Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19 1

Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt

động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19
dành cho các Doanh nghiệp nhỏ và vừa
 Thời gian: Tháng Tư 2020

Công cụ này được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) tự xây dựng Kế hoạch duy
trì hoạt động doanh nghiệp (BCP) trong cuộc khủng hoảng COVID-19. Công cụ sẽ giúp doanh nghiệp:

1. Đánh giá mức độ rủi ro và khả năng bị tổn thương cho doanh nghiệp; và
2. Phát triển hệ thống phát hiện rủi ro và xử lý khủng hoảng hiệu quả cho doanh nghiệp.
Công cụ này giúp doanh nghiệp thiết lập hồ sơ đánh giá rủi ro và khả năng bị tổn thương đối với các
tác động do COVID-19 gây ra cho Con người, Quy trình, Lợi nhuận và Quan hệ đối tác của doanh
nghiệp (4P).
 Con người (People): cuộc sống của người lao động và gia đình họ
 Quy trình (Process): khả năng vận hành của doanh nghiệp
 Lợi nhuận (Profit): khả năng tạo doanh thu
 Quan hệ đối tác (Partnership): môi trường để thực hiện các hoạt động kinh doanh

Công cụ này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa với nguồn lực hạn chế và được chia thành
hai phần.
1. Phần đầu tiên là một bảng đánh giá rủi ro doanh nghiệp có thể tự thực hiện nhanh và sẽ giúp xác
định mức độ rủi ro/ khả năng bị tổn thương của doanh nghiệp.
2. Phần thứ hai là một quy trình gồm sáu bước để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng Kế hoạch duy trì
hoạt động doanh nghiệp (BCP), trong đó có sử dụng một ví dụ minh họa giả định về một doanh
nghiệp nhỏ và vừa.
2 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19

Phần 1: Thiết lập hồ sơ đánh giá rủi ro - Tự đánh giá

Đánh dấu X vào câu trả lời cho câu hỏi đúng/ sai tương ứng. Có tổng cộng 60 câu hỏi, chia thành bốn
bốn phần xoay quanh “4P” bao gồm Con Người - People, Quy trình - Process, Lợi nhuận – Profit và
Quan hệ đối tác – Partnership. Bạn sẽ ước tính được khả năng bị tổn thương của doanh nghiệp bằng
cách cộng số lần bạn trả lời “đúng” cho các câu hỏi.
Hãy trả lời ĐÚNG nếu bạn không chắc chắn hoặc không biết.

I. Đánh giá rủi ro về con người

Môi trường làm việc an toàn

1. Hiện tại đang có những rủi ro về an toàn cá nhân trên địa bàn doanh nghiệp Đúng Sai
bạn đang hoạt động, chẳng hạn như có nhiều trường hợp mắc COVID-19.

2. Tình hình hiện tại không an toàn cho người lao động di chyển từ nơi ở đến Đúng Sai
nơi làm việc và ngược lại (ví dụ: sử dụng phương tiện giao thông công cộng,
v.v.).

3. Tình trạng nghỉ ốm/ vắng mặt gia tăng. Đúng Sai

4. Do tính chất công việc của doanh nghiệp, không thể sắp xếp lại công việc để Đúng Sai
người lao động có thể làm việc tại nhà.

5. Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tìm nguồn cung cấp các trang Đúng Sai
thiết bị vệ sinh (bồn rửa tay, dung dịch khử trùng, nước rửa tay, găng tay,
khẩu trang, v.v.).

6. Các phương tiện giao thông mà doanh nghiệp sử dụng (ví dụ: giao hàng, Đúng Sai
đưa đón nhân viên) chưa được trang bị dung dịch khử trùng và chưa có quy
trình vệ sinh thường xuyên.

7. Người lao động phải dành thêm thời gian chăm sóc gia đình do trường học Đúng Sai
đóng cửa hoặc do người thân bị bệnh.

8. Đã có trường hợp người lao động mắc COVID-19 do bị lây từ người lao Đúng Sai
động khác trong doanh nghiệp hoặc người thân trong gia đình.

9. Người lao động không hăng hái làm việc vì môi trường làm việc căng thẳng Đúng Sai
do các biện pháp phòng chống COVID-19.

10. Người lao động xin nghỉ việc vì lo ngại về những sự cố gây mất an toàn đã Đúng Sai
hoặc sẽ xảy ra.

11. Hành vi phân biệt đối xử/ kỳ thị trong doanh nghiệp đã dẫn đến việc một số Đúng Sai
người lao động bị đồng nghiệp hăm dọa.
 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19 3

12. Công việc của doanh nghiệp cần phải tiếp xúc gần với khách hàng/ nhà Đúng Sai
cung cấp.

13. Người lao động phải trải qua sang chấn tâm lý do người thân bị ốm hoặc tử Đúng Sai
vong vì mắc COVID-19.

14. Người lao động cần làm việc gần nhau để thực hiện sản xuất/ cung cấp dịch Đúng Sai
vụ.

15. Không có nhân viên nào chịu trách nhiệm cập nhật hàng ngày những thông Đúng Sai
tin chính thức về các rủi ro và khuyến nghị liên quan tới COVID-19.

16. Không có hoặc ít có quy trình tự kiểm tra nhằm xác định các mối nguy có thể Đúng Sai
dẫn đến lây lan COVID-19 (ví dụ: kiểm tra sức khỏe và an toàn thường
xuyên).

17. Không có hoặc ít có đánh giá thường xuyên tại các cơ sở kinh doanh của Đúng Sai
doanh nghiệp nhằm xác định các mối nguy hiện tại hoặc tiềm tàng (ví dụ:
các khu vực thường xuyên có tiếp xúc vật lý).

18. Người lao động chưa được đào tạo trực tiếp (hoặc được tiếp cận đào tạo) Đúng Sai
về COVID-19 và các biện pháp cơ bản để bảo vệ bản thân và những người
khác.

19. Doanh nghiệp chưa có quy trình báo cáo cho cơ quan y tế về các trường Đúng Sai
hợp người lao động hoặc người dân mắc hoặc nghi mắc COVID-19 tại các
cơ sở kinh doanh của doanh nghiệp.

Tổng điểm __________ / 19

II. Đánh giá rủi ro về quy trình

Nhà xưởng và máy móc

20. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc mua các thiết bị và máy móc cần Đúng Sai
thiết cho việc sản xuất từ các nhà cung cấp.

21. Các dịch vụ bảo trì các thiết bị và máy móc quan trọng bị gián đoạn hoặc Đúng Sai
chậm trễ đáng kể.

22. Doanh nghiệp không được bảo hiểm toàn bộ hoặc từng phần (ví dụ: bảo Đúng Sai
hiểm người lao động, máy móc, thiết bị và gia súc)

Hàng hóa và nguyên phụ liệu

23. Phần lớn nguyên liệu thô của doanh nghiệp được nhập khẩu. Đúng Sai
4 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19

24. Việc nhập nguyên vật liệu phục vụ sản xuất từ các cảng bị chậm trễ. Đúng Sai

25. Doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc đảm bảo nguồn cung hàng Đúng Sai
hóa và các nguyên liệu thô chính.

26. Doanh nghiệp của bạn chịu những tác động tiêu cực từ các yêu cầu và quy Đúng Sai
định của chính phủ (ví dụ: việc kiểm tra sức khỏe khiến việc giao nhận hàng
hóa của doanh nghiệp bị chậm trễ).

27. Hàng hóa hoặc nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp chỉ đặt ở một nơi. Đúng Sai

Tổng điểm __________ / 8

III. Đánh giá rủi ro về lợi nhuận

Thị trường

28. Dịch bệnh COVID-19 đang tác động tiêu cực đến khách hàng của doanh Đúng Sai
nghiệp và khả năng họ mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

29. Các biện pháp chính thức của chính phủ để bảo vệ sức khỏe người dân nói Đúng Sai
chung đang ảnh hưởng tiêu cực đến doanh số kinh doanh của doanh
nghiệp.

30. Doanh nghiệp có tỷ lệ hàng hóa hoặc dịch vụ phục vụ thị trường ngoài nước Đúng Sai
cao.

31. Những thị trường này nằm ở các quốc gia có mức độ rủi ro trung bình đến Đúng Sai
cao.

32. Doanh số bán hàng cho các thị trường này đã sụt giảm. Đúng Sai

Nhà cung cấp

33. Sự gián đoạn đang tác động tiêu cực đến các nhà cung cấp chính của Đúng Sai
doanh nghiệp và khả năng họ cung cấp nguyên phụ liệu đầu vào bạn.

34. Doanh nghiệp gặp phải gián đoạn trong nguồn cung nguyên phụ liệu do các Đúng Sai
yêu cầu và quy định của chính phủ.

35. Doanh nghiệp chỉ có một tuyến cung cấp duy nhất để tiếp cận các nhà cung Đúng Sai
cấp chính.

36. Doanh nghiệp không có nhà cung cấp thay thế có thể cung cấp hàng hóa và Đúng Sai
dịch vụ trong trường hợp nguồn cung chính bị gián đoạn.
 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19 5

37. Doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào các nhà cung cấp nước ngoài cho hầu Đúng Sai
hết các đầu vào chính và nguyên liệu thô cần thiết (hơn 75% các đầu vào
chính).

Xã hội

38. Các hành vi chống đối xã hội và thành kiến xã hội đã gia tăng, được thể hiện Đúng Sai
qua các phương tiện truyền thông, biểu tình trên đường phố và các phát
ngôn chính trị.

39. Tin tức truyền thông hiện tại đã ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm Đúng Sai
việc.

Môi trường kinh tế

40. COVID-19 đang tác động đến các hoạt động kinh tế ảnh hưởng trực tiếp Đúng Sai
đến doanh nghiệp của bạn hoặc thị trường doanh nghiệp đang hoạt động
hoặc đang muốn mở rộng tới.

41. Tỷ lệ thất nghiệp đang tăng ở các thị trường doanh nghiệp đang hoạt động. Đúng Sai

42. Hoạt động tội phạm hoặc nguy cơ hoạt động tội phạm nhắm vào doanh Đúng Sai
nghiệp đang gia tăng do suy thoái kinh tế.

43. Giá đầu vào và các hàng hóa khác cần thiết để tiến hành các hoạt động kinh Đúng Sai
doanh tăng đột biến.

Tổng điểm __________ / 16

IV. Đánh giá rủi ro về quan hệ đối tác

Tiện ích công cộng (nước, điện, y tế, vệ sinh)

44. Việc gián đoạn các tiện ích công cộng chính (nước, điện, viễn thông, y tế và Đúng Sai
vệ sinh) đã ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn hoặc thị trường
doanh nghiệp đang hoạt động.

45. Việc gián đoạn các tiện ích công cộng chính (nước, điện, viễn thông, y tế và Đúng Sai
vệ sinh) đã ảnh hưởng tiêu cực đến người lao động của doanh nghiệp (ví dụ
như các công trình vệ sinh tại nhà).

46. Các chi phí liên quan đến các tiện ích công cộng có sự thay đổi tiêu cực Đúng Sai
hoặc đột ngột.
6 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19

47. Gia tăng các hành vi gian lận để sử dụng các tiện ích công cộng hoặc cơ sở Đúng Sai
hạ tầng công cộng (như chăm sóc sức khỏe).

Các bên thứ ba (khách hàng, đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp tài chính)

48. Dịch bệnh COVID-19 đang tác động tiêu cực đến đối thủ của doanh nghiệp Đúng Sai
và khả năng duy trì cạnh tranh của họ.

49. Không có hoặc ít có khả năng cộng tác với các đối thủ cạnh tranh - để chia Đúng Sai
sẻ các thực hành tốt/ các thiết bị đảm bảo sức khỏe và an toàn.

50. Không có hoặc ít có khả năng cộng tác với các đối thủ cạnh tranh - để chia Đúng Sai
sẻ hàng hóa và nguyên phụ liệu.

51. Không có hoặc ít có khả năng cộng tác với các đối thủ cạnh tranh - để chia Đúng Sai
sẻ trang thiết bị.

52. Khó tiếp cận tài chính hơn hoặc hành vi của các nhà cung cấp dịch vụ tài Đúng Sai
chính (ví dụ: nghĩa vụ nhận khoản vay tăng lên, ít lựa chọn nhà cung cấp
hơn, v.v.) đang ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp.

Cơ sở hạ tầng công cộng (viễn thông, đường bộ, cảng)

53. Những quy định về hạn chế sử dụng cơ sở hạ tầng công cộng đã ảnh Đúng Sai
hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn, thị trường doanh nghiệp đang
hoạt động hoặc người lao động của doanh nghiệp.

54. Việc tăng chi phí sử dụng cơ sở hạ tầng công cộng chính đã ảnh hưởng tiêu Đúng Sai
cực đến doanh nghiệp của bạn hoặc thị trường doanh nghiệp đang hoạt
động.

Môi trường chính trị và pháp lý

55. Những thay đổi tiêu cực hoặc đột ngột về các quy định (luật pháp và quy Đúng Sai
định) đã ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn hoặc thị trường
doanh nghiệp đang hoạt động.

56. Những điểm chưa chắc chắn trong môi trường chính sách/ quy định có thể Đúng Sai
ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn hoặc thị trường doanh
nghiệp đang hoạt động.

57. Những thay đổi tiêu cực hoặc đột ngột về các quy định (luật pháp và quy Đúng Sai
định) đã ảnh hưởng tiêu cực đến người lao động của doanh nghiệp

58. Chính phủ chưa công bố các khoản trợ cấp (ví dụ: trợ cấp tiền thuê nhà Đúng Sai
xưởng hoặc tiền lương) để hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động trong
thời gian dịch bệnh COVID-19 bùng phát.

Tình hình sức khỏe chung của doanh nghiệp

 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19 7

59. Các biện pháp như “Tình trạng Khẩn cấp” hay các quy định về hạn chế di Đúng Sai
chuyển đã được thực thi hoặc có thể chuẩn bị được thực thi.

60. Doanh nghiệp của tôi không có kế hoạch dự phòng cho các tình huống Đúng Sai
khủng hoảng.

Tổng điểm __________ / 17

Từ phần tự đánh giá này, doanh nghiệp sẽ xác định được yếu tố nào (con người, quy trình, lợi nhuận
và quan hệ đối tác) dễ bị tổn thương nhất (và ở khía cạnh nào). Để tính tổng mức độ dễ bị tổn thương
của doanh nghiệp, bạn cần đếm số lần bạn trả lời là “đúng” cho từng phần đánh giá. Hãy tổng hợp lại
các con số đó vào bảng bên dưới.

Điểm rủi ro

Con người Quy trình Lợi nhuận Quan hệ đối tác Tổng điểm

/ 19 /8 / 16 / 17 / 60

Giải thích điểm số của bạn: hồ sơ rủi ro của doanh nghiệp

Điểm số này không đánh giá doanh nghiệp của bạn tốt hay chưa tốt. Đây chỉ là một con số thể hiện
mức độ dễ bị tổn thương của doanh nghiệp đối với các tác động của COVID-19 và giúp xác định các
lĩnh vực doanh nghiệp có thể cải thiện để gia tăng khả năng chống chịu với cuộc khủng hoảng COVID-
19. Quan trọng nhất là nó sẽ cho doanh nghiệp thấy mắt xích nào đang có nguy cơ cao nhất – người
lao động, chuỗi cung ứng hay sự phụ thuộc vào bên thứ ba.
Dưới đây là mô tả ngắn gọn dựa trên điểm số của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn đạt điểm:

40-60 Doanh nghiệp của bạn rất dễ bị tổn thương trước các tác động tiêu cực của cuộc khủng
hoảng COVID-19. Doanh nghiệp của bạn có khả năng bị ảnh hưởng nghiêm trọng, gây
gián đoạn lâu dài trong trường hợp tình hình xấu đi. Kế hoạch hành động tiếp theo cho
doanh nghiệp của bạn là xác định xem doanh nghiệp dễ bị tổn thương nhất trước các mối
đe dọa bên trong hay bên ngoài và thực hiện các biện pháp để giảm rủi ro và khả năng
tổn thương do COVID-19.
20-40 Mặc dù đã thực hiện một số hành động ứng phó, doanh nghiệp của bạn vẫn dễ bị tổn
thương. Doanh nghiệp cần xác định xem doanh nghiệp dễ bị tổn thương nhất trước các
mối đe dọa bên trong hay bên ngoài và đảm bảo ưu tiên các yếu tố dễ bị tổn thương khi
thiết lập Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp.

0-20 Doanh nghiệp của bạn đang đi đúng hướng để tăng cường khả năng chống chịu, nhưng
vẫn còn một số lĩnh vực mà bạn có thể tiếp tục điều chỉnh để giảm khả năng bị tổn thương.
Hãy đảm bảo Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp của doanh nghiệp bạn có thể quản
lý các rủi ro từ các mối đe dọa bên trong và bên ngoài.
8 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19

Phần 2: Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh
nghiệp trong thời kỳ Covid-19

Sau đây là sáu bước doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng một Kế hoạch duy trì hoạt động doanh
nghiệp (BCP):

Bước 1: Xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ chính của doanh nghiệp
Sản phẩm hoặc dịch vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp là gì? Hãy xem xét các tiêu chí sau:
 Doanh thu từ sản phẩm hoặc dịch vụ đó;
 Lượng khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ đó; và
 Những tổn thất nếu không thể giao hàng: hậu quả tiêu cực về tài chính, năng suất và uy tín.

Bước 2: Thiết lập mục tiêu cho BCP của doanh nghiệp
Bạn muốn đạt được điều gì qua việc xây dựng BCP cho doanh nghiệp mình?

Bước 3: Đánh giá tác động của sự gián đoạn đối với doanh nghiệp và người lao động
Doanh nghiệp của bạn có thể chống chịu với những gián đoạn trong bao lâu? Doanh nghiệp cần những
nguồn lực nào và các nhà cung cấp, đối tác và nhà thầu nào để tiến hành các hoạt động kinh doanh
quan trọng?

Step 4: Bước 4: Liệt kê các việc làm để bảo vệ doanh nghiệp của bạn
Sử dụng khung 4P để làm điều này. Các hành động cần giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro cho các
yếu tố: Con người, Quy trình, Lợi nhuận và Quan hệ đối tác (4P).
 Con người (People): cuộc sống của công nhân và gia đình họ
 Quy trình (Process): vận hành của doanh nghiệp
 Lợi nhuận (Profit): tạo doanh thu
 Quan hệ đối tác (Partnership): môi trường để thực hiện các hoạt động kinh doanh

Bước 5: Thiết lập danh sách liên lạc

Doanh nghiệp bạn sẽ giao tiếp từ xa nhiều hơn (cuộc gọi WhatsApp, cuộc họp trên ứng dụng Zoom,
v.v.). Hãy chắc chắn rằng bạn có danh sách chính xác và cập nhật thông tin của tất cả các bên liên
quan quan trọng.

Bước 6: Duy trì, rà soát và liên tục cập nhật BCP của doanh nghiệp
Sau đây là một ví dụ về cách một chủ doanh nghiệp quy mô nhỏ xây dựng BCP cho doanh nghiệp của
mình.

****
 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19 9

Cách một chủ doanh nghiệp quy mô nhỏ xây dựng BCP để giảm thiểu tác
động của COVID-19

Joyce Mkumura là chủ sở hữu một công ty sản xuất cá mòi đóng hộp ở Mombasa, khu vực bờ biển
thuộc Kenya. Công ty bán sản phẩm của mình trực tiếp trên khắp Kenya và cho các công ty xuất khẩu
lớn hơn. 80% khối lượng kinh doanh của Joyce dựa vào các đơn đặt hàng từ ba công ty. Các công ty
này có kết nối với thị trường xuất khẩu và đặt hàng rất thường xuyên. Khi dịch bệnh COVID-19 lan
rộng ở Kenya Joyce đã phát triển BCP để bảo vệ doanh nghiệp của mình. Công ty của Joyce có tổng
cộng 30 lao động.1
Joyce đã hoàn thành bảng đánh giá rủi ro do COVID-19 gây ra và nhận ra hồ sơ rủi ro của doanh
nghiệp mình rất cao. Joyce giao dịch với nhiều nhà cung cấp hàng ngày. Người lao động của cô làm
việc rất gần nhau. Joyce phụ thuộc vào hoạt động của cảng để có phần lớn doanh thu. Phần doanh
thu bán hàng còn lại chủ yếu từ các thành phố khác của Kenya và do đó cần các mối vận chuyển đáng
tin cậy. Joyce nhận ra mình cần một BCP.

Bước 1: Joyce xác định các sản phẩm chính

Đối với Joyce, sản phẩm chính của doanh nghiệp là các loại cá mòi đóng hộp. Doanh nghiệp chỉ có
thể tạo ra doanh thu bằng việc bán các sản phẩm này. Lượng khách hàng của doanh nghiệp tương
đối nhỏ. Joyce có ba khách hàng chính, cho 80% doanh số. Những tổn thất nếu không thể giao hàng
cho những khách hàng này sẽ rất lớn đối với hoạt động kinh doanh.

Bước 2: Joyce thiết lập mục tiêu cho BCP của mình
Mục tiêu là phát triển các quy trình nội bộ đơn giản cho doanh nghiệp, giúp bảo vệ cho nhóm 4P: con
người, quy trình, lợi nhuận và quan hệ đối tác. Điều này có nghĩa là:
 Tối đa hóa sự an toàn về thể chất và tinh thần của bản thân và người lao động;
 Tiếp tục hoạt động trở lại càng sớm càng tốt sau gián đoạn;
 Đảm bảo các sản phẩm chính của công ty có khả năng phục hồi trước những gián đoạn liên quan
đến COVID-19;
 Bảo vệ chuỗi cung ứng; và
 Đảm bảo doanh nghiệp thực hiện các cam kết theo hợp đồng với khách hàng.

Bước 3: Joyce đánh giá tác động của sự gián đoạn đối với doanh nghiệp và người lao động
của mình
Joyce đánh giá tác động của sự gián đoạn đến các hoạt động chính của mình. Những hoạt động nào
cần thiết cho sản xuất và cung cấp sản phẩm, hoạt động nào có thể tạm dừng trong sức chịu đựng
của doanh nghiệp: các hoạt động chính có thể ngừng hoạt động trong bao lâu trước khi điều này gây
tổn hại đến khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Joyce xác định những hoạt động cần thiết cho sản
xuất và cung cấp sản phẩm và những rủi ro tiềm tàng. Việc này đòi hỏi Joyce phải thực hiện phân tích
ngắn gọn về các bên có liên quan. Có năm bên liên quan quan trọng đối với doanh nghiệp của Joyce:
Người lao động, khách hàng, nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ và cơ quan quản lý.

1
Đây là một ví dụ tổng hợp về BCP dựa trên kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp ở Kenya. Joyce Mkumura là một nhân vật không có
thật.
10 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19

 Người lao động: Joyce có ba mươi nhân công tuyển tại địa phương (may mắn là họ chủ yếu sống
tại địa phương và đi bộ tới nơi làm việc).
 Khách hàng: 80% sản phẩm của công ty phục vụ cho ba công ty xuất khẩu ra thị trường nước
ngoài. 20% còn lại dành cho thị trường Kenya (15% cho các nhà bán buôn có trụ sở tại Nairobi).
 Nhà cung cấp: Joyce phụ thuộc vào ba nhà cung cấp. Đầu tiên là nhà sản xuất (hộp) kim loại; thứ
hai là một công ty in có trụ sở tại Nairobi, chuyên sản xuất các nhãn cho sản phẩm; và cuối cùng,
cũng là quan trọng nhất, những ngư dân địa phương được tập hợp thành các hợp tác xã. Joyce
phải giao tiếp thường xuyên với tất cả các nhà cung cấp này, và tiếp xúc trực tiếp thường xuyên
nhất với nhóm ngư dân.
 Các dịch vụ hỗ trợ: Bao gồm một công ty vận tải và một công ty bảo mật.
 Tiện ích công cộng và cơ quan quản lý: Bao gồm một cơ quan quản lý Tiêu chuẩn Thực phẩm có
quyền cấp giấy phép; cơ quan thuế và một cơ quan chính quyền địa phương giám sát các tiêu
chuẩn an toàn và sức khỏe.

Hoạt động phân tích này đã cho Joyce thấy doanh nghiệp của mình phụ thuộc như thế nào vào tình
trạng hoạt động của các yếu tố bên ngoài và Joyce cần các nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ và khách
hàng của cô để có thể tiếp tục kinh doanh. Joyce nhanh chóng nhận ra rằng mình có khả năng phá
sản trong vòng bốn đến sáu tuần nếu các mắt xích gặp khó khăn nghiêm trọng. Joyce đã đánh giá
những tác động của việc ngưng trệ các hoạt động quan trọng của công ty. Joyce xem xét từng bên
liên quan nói trên và nhận ra rằng nếu có bất kỳ gián đoạn nào đối với họ, việc kinh doanh của Joyce
cũng sẽ chịu gián đoạn.
Joyce đánh giá một số gián đoạn có khả năng xảy ra như sau:
 Người lao động mắc bệnh (bản thân/các nhà cung cấp/các dịch vụ hỗ trợ);
 Quy định về hạn chế di chuyển của chính phủ có thể ảnh hưởng đến Joyce (và các nhà cung cấp)
trong việc đi tới nơi làm việc;
 Quy định về hạn chế tới cảng của chính phủ có thể ảnh hưởng của khách hàng để đưa sản phẩm
của Joyce tới thị trường;
 Các dịch vụ tiện ích công của chính phủ ngừng cung cấp dịch vụ ( nước và điện là hai mối lo lớn
nhất); và
 Giảm nhu cầu về sản phẩm của công ty Joyce.

Joyce suy nghĩ về những sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của mình và cách chúng có thể tác động
đến các nhà cung cấp và những gì nằm trong tầm kiểm soát và có thể kiểm soát được ở một mức độ
nào đó. Về mặt tiêu cực, Joyce phụ thuộc quá nhiều vào người khác, chủ yếu là các nhà cung cấp và
không thể tạo ảnh hưởng lên các quy định về hạn chế của chính phủ. Về mặt tích cực, nhu cầu đối
với các sản phẩm đóng hộp đang tăng lên.

Bước 4: Joyce đã hành động để bảo vệ việc kinh doanh của mình
Con người
 Joyce quyết định giới hạn các điểm liên lạc ở một nơi duy nhất trong doanh nghiệp của mình và
dựng lên một khu vệ sinh ở đó để mình và người lao động giảm nguy cơ mắc bệnh.
 Ngoài các biện pháp an toàn/ vệ sinh, Joyce đã xem xét các cách làm việc tiêu chuẩn và áp dụng
các tiêu chí giãn cách xã hội. Để thực hiện điều này Joyce đã thảo luận với người lao động và sắp
xếp lại các ca làm việc.
 Joyce chuẩn bị cho trường hợp người lao động vắng mặt nhiều hơn.
 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19 11

Quy trình
 Trong khi lãnh đạo sáng kiến tổng thể, Joyce đã yêu cầu người lao động tình nguyện thực hiện
các nhiệm vụ sau: đảm bảo các khu vệ sinh được trang bị đầy đủ hàng ngày; thiết lập một trạm
kiểm tra thân nhiệt ở lối vào cho tất cả người lao động/ nhà cung cấp/ khách hàng/ khách tham
quan; trao đổi hàng ngày với các nhà cung cấp và khách hàng để đánh giá tình hình của họ và
mọi thay đổi đã xảy ra; và đảm bảo tất cả mọi người đều nắm được các cách giữ an toàn tại nhà.
 Joyce đã thảo luận với tất cả khách hàng và nhà cung cấp về hệ thống an toàn của họ và việc họ
tuân thủ các quy định mới.
 Joyce vẫn trả một số nhà cung cấp (ví dụ như những ngư dân) bằng tiền mặt. Joyce tận dụng cơ
hội này để chuyển tất cả các khoản thanh toán (hiện tại hoặc tương lai) sang hình thức kỹ thuật
số.
 Joyce sao lưu tất cả dữ liệu của mình thường xuyên hoặc tự động và giữ chúng ở nhà trong trường
hợp bản thân phải tự cách ly.

Lợi nhuận
 Joyce nhận thấy rằng nhu cầu về các sản phẩm đóng hộp đang tăng lên. Đây là cơ hội để tăng
doanh số bán hàng. Joyce đã thương lượng với một khách sạn năm sao tại địa phương để có
thêm không gian lưu trữ lạnh cho các nguyên liệu đầu vào chính và thêm không gian cho các sản
phẩm hoàn thiện. Sản phẩm của Joyce có thời hạn sử dụng lâu hơn, và đó là một lợi thế thực sự.
 Joyce đã thảo luận với các nhà cung cấp chính của mình. Hợp tác xã thủy sản nói với Joyce rằng
họ có liên kết với các hợp tác xã khác dọc bờ biển. Nếu khu vực Mombasa bị gián đoạn nghiêm
trọng, các nguồn cung thay thế luôn sẵn sàng và đã thỏa thuận về vấn đề này.
 Joyce đã tính toán chi phí hoạt động hàng ngày của công ty (lương, tiền thuê nhà xưởng, vật tư,
v.v.) và thực hiện các tính toán giả định dựa trên nhu cầu tài chính nếu xảy ra gián đoạn quan
trọng.
 Joyce thường xuyên trao đổi với ngân hàng đã cung cấp tín dụng cho công ty của mình. Ngân
hàng đã biết về kế hoạch BCP của Joyce và đồng ý sẽ linh hoạt hơn với các yêu cầu vay vốn, nếu
cần thiết.

Quan hệ đối tác

 Joyce đã thảo luận với ba khách hàng chính (xuất khẩu) của mình. Joyce đề nghị họ yêu cầu Liên
đoàn sử dụng lao động Kenya và các hiệp hội doanh nghiệp khác thảo luận với chính phủ để xác
nhận rõ ràng về khả năng mở cửa các cảng.
 Joyce đã ký một thỏa thuận với bốn doanh nghiệp nhỏ và vừa khác để chia sẻ các biện pháp và
thực hành an toàn cho mỗi doanh nghiệp. Họ thống nhất một bộ quy trình chung để giữ an toàn
cho người lao động. Họ cũng đồng ý chia sẻ chi phí nhận thông tin về cách xử lý các vấn đề tại
nơi làm việc như thay đổi thời gian làm việc, các phương án dự phòng; và các vấn đề nhân sự
khác.
 Joyce đã thảo luận với cơ quan thuế về quyền lợi chậm nộp thuế mà được thông báo trên các
phương tiện truyền thông.

Bước 5: Joyce thiết lập danh sách liên lạc

 Joyce liệt kê các số liên lạc chính của chính quyền và các bên thứ ba (cảnh sát, dịch vụ khẩn cấp,
cứu hỏa, bệnh viện gần nhất, công ty bảo hiểm) có thể giúp đỡ trong trường hợp khẩn cấp.
 12 Sáu bước xây dựng Kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ Covid-19

 Joyce lập một danh sách những người lao động của doanh nghiệp mình, vị trí công việc và thông
tin liên lạc của họ (điện thoại di động và địa chỉ email) cũng như thông tin liên lạc khẩn cấp của
từng người.
 Joyce lập một danh sách khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu và cơ quan chính phủ mà mình làm
việc cùng, bao gồm đầu mối liên lạc và thông tin chi tiết (điện thoại di động, địa chỉ email và địa
chỉ đường phố), tất cả các thông tin sẽ giúp Joyce giữ liên lạc.
 Joyce đã chọn các phương thức liên lạc để kết nối với người lao động của mình trong khủng
hoảng COVID-19 (Facebook, WhatsApp, Google form) và thiết lập một cây điện thoại khẩn cấp
cho nhân viên.

Bước 6: Joyce duy trì, rà soát và cập nhật liên tục BCP
Joyce đã rà soát và cập nhật kế hoạch của mình mỗi tuần để:
 Cập nhật các mục tiêu của BCP và nâng cao hiệu quả của chúng;
 Cập nhật đánh giá rủi ro, các chiến lược để tiếp tục kinh doanh và các quy trình khác trong BCP;
và
 Đảm bảo cải tiến liên tục tất cả các quy trình có trong BCP.

  Liên hệ
Văn phòng Hoạt động giới chủ của ILO (ACT/EMP)
4, route des Morillons
Genève 22, Switzerland, CH-1211
E: actemp@ilo.org
W: www.ilo.org/actemp