Professional Documents
Culture Documents
ISSN: xxxxxxx
Volume 1 ∣ Issue 1 ∣ April 2020
ABSTRACT
This research entitled Analysis of Official Digitalisasi Online Arsip (DOA) Application of Civil
Servant Script Management in Personnel and Human Resource Development Agency (BKPSDM)
of Bone Regency. The objectives of this study are analyzing the Official Digitalisasi Online Arsip
(DOA) Application of Civil Servant Script Management in Personnel and Human Resource
Development Agency (BKPSDM) of Bone Regency and analyzing the supporting and inhibiting
factors of Official Digitalisasi Online Arsip (DOA) Application of Civil Servant Script Management
in Personnel and Human Resource Development Agency (BKPSDM) of Bone Regency. This study
uses a qualitative research method with a descriptive type and study case category. Data collection
uses observation, interviews, and documentation. Informants are determined by a purposive
sampling method with 5 informants. Data analysis uses data reduction, data presentation, and
concluding. The result of this study explains that personnel script management in the BKPSDM
office of Bone Regency base on the Regulation of the Head of National Civil Service Agency,
Number 18 of 2011 about Guidelines on Civil Servant Script Management. These activities are
filling the script online and the files are stored in pdf format. Inputting the script through any
verification and validation process which aims to receive, sorting, and grouping the script. After
recording, the script officer will give the operator to scanning and uploading on the Civil Servant
DOA. For searching the script on electronic by searching the document image that is stored in the
computer and manual searching by script officer can be done and searching manually by script
officer can search the physical script in the script box or the script cabinet by the Civil Servant ID
Number.
Key word: script, digitalitation, bkpsdm bone
ABSTRAK
Penelitian ini berjudul analisis penerapan digitalisasi online arsip (doa) pegawai pada
pengelolaan tata naskah aparatur sipil negara badan kepegawaian dan pengembangan sumber
daya manusia (BKPSDM) Kabupaten Bone. Tujuan penelitian ini yaitu Untuk menganalisis
Penerapan Digitalisasi Online Arsip (DOA) Pegawai Pada Pengelolaan Tata Naskah Aparatur Sipil
Negara Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten
Bone dan Untuk menganalisis Faktor-faktor yang mendukung dan menghambat Penerapan
Digitalisasi Online Arsip (DOA) Pegawai Pada Pengelolaan Tata Naskah Aparatur Sipil Negara
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten Bone. Pada
penelitian ini metode yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif dengan jenis deskriptif
dengan kategori studi kasus. Pengumpulan data menggunakan observasi, interview, dan
dokumentasi. Cara penentuan informan menggunakan metode purposive sampling dengan
jumlah informan lima orang. Analisis data dalam penelitian ini menggunakan reduksi data,
penyajian data, menarik kesimpulan. Hasil penelitian menjelaskan bahwa Pengelolaan arsip
kepegawaian di Kantor BKPSDM Kab. Bone berbasis digital berpedoman pada Peraturan Kepala
Badan Kepegawaian Negara, Nomor 18 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah
Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil. Kegiatan tersebut seperti melakukan pengarsipan secara
online dan berkas tersimpan dalam bentuk pdf. Penginputan arsip meliputi tahap verifikasi dan
validasi yang bertujuan untuk menerima, menyortir, dan mengelompokkan arsip. Setelah
pencatatan, petugas arsip juga menyerahkan kepada operator untuk dilakukan scan kemudian
Corresponding Author: Nurfaisyah ; email: nurfaisyah_cnr@yahoo.com
Jurnal homepage: http://ojs.lppmuniprima.org/index.php/jurdikmas ISSN: ISSN: 26886-164X
diupload pada aplikasi DOA Pegawai. Pencarian arsip secara elektronik dilakukan melalui
pencarian image document yang tersimpan dalam komputer dan pencarian manual petugas arsip
dapat mencari fisik arsip pada box arsip atau lemari arsip berdasarkan Nomor Induk Pegawai.
Kata Kunci: arsip. digitalisasi, bkpsdm bone
1. Pendahuluan
Dalam praktik pengelolaan arsip berbasis kertas, banyak permasalahan yang dihadapi,
sehingga memberikan ruang pada media elektronik sebagai alternatif dalam pengelolaan arsip.
Dalam terminologi kearsipan, media elektronik dikelompokan sebagai arsip media baru. Salah
satu bentuk penyimpanan arsip media baru adalah media digital. Media digital biasanya
memerlukan alat bantu berupa komputer, karena tidak dapat dibaca secara langsung. Arsip yang
disimpan dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau lainnya yang dapat
dijadikan sebuah data dalam bentuk biner (binary), dapat diolah dalam program komputer dan
disimpan dalam media penyimpanan data digital.
Saat ini beberapa bidang kehidupan sedang mengalami proses migrasi ke teknologi
digital, dengan tujuan untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi. Antara lain digitalisasi
bidang telekomunikasi, bidang penyiaran, data-data pemerintah, dsb. Digitalisasi Arsip
Kepegawaian bertujuan untuk menyimpan arsip atau dokumen dari pegawai negeri sipil secara
digital, sehingga memudahkan bagi pegawai untuk mencari dokumen pribadi pegawai.
Digitalisasi (bahasa Inggris: digitizing) merupakan sebuah terminologi untuk
menjelaskan proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital.
Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan
untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Digitalisasi memerlukan peralatan seperti
komputer, scanner, operator media sumber dan software pendukung. Dokumen tercetak dapat
dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pendukung scanning dokumen
seperti Adobe Acrobat dan Omnipage.
Fungsi digitalisasi tidak lain adalah untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi
dalam banyak hal antara lain efisiensi dan optimalisasi tempat penyimpanan, keamanan dari
berbagai bentuk bencana, untuk meningkatkan resolusi, gambar dan file lebih stabil.
Pengelolaan arsip juga harus memiliki tumpuhan yang mana dalam melakukan
pengelolaan arsip tentu harus mengacu pada pedoman atau petunjuk pelaksanaan agar suatu
arsip yang dikelola dapat dengan mudah untuk dikerjakan. Untuk mengelola suatu arsip tentu
harus menuntut pengetahuan dan pemahaman tentang manajemen kearsipan, fungsi dan tugas
organisasi, serta peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. Teori-teori kearsipan
merupakan komponen utama dalam pengelolaan arsip. Hal ini karena dari teori inilah teknis
pengelolaan arsip dengan mudah dapat dilaksanakan.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:
48 Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Sosiosaintifik (JurdDikMas) - Volume 1 │ Issue 1 │ Agustus 2019
Jurnal homepage: http://ojs.lppmuniprima.org/index.php/adanagau ISSN: xxxxxx
a. Manual
Menyimpan dan menemukan kembali arsip yang dilakukan dengan tangan /tidak tidak
dibantu tenaga listrik, contoh: Penggunaan map, penggunaan filling cabinet, dan lainnya.
b. Elektronik
Menyimpan dan menemukan kembali arsip yang dibantu tenaga listrik, contoh:
penggunaan computer. Penggunaan microfilm, dan lain-lain. Sedarmayanti (2015:67-68)
2. Tinjauan Pustaka
a. Konsep Arsip Digital
Pengertian arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arivum” yang
artinya tempat untuk menyimpan, sering pula kata tersebut ditulils “Archeon” yang berarti Balai
Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa
belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti:
1) Tempat untuk menyimpanan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2) Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan
sebagainya.
3) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.
Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa Indonesia,
mempunyai arti:
1) Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
2) Bahan bahan baik, baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar-gambar hasil
kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan
pengingatan.
Arsip menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan memiliki
pengertian rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan,
yaitu :
1) Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip
2) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterimaoleh
lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
sangat tergantung dari ketetapan penerapan sistem penataan berkasnya serta penggunaan
indeks yang merupakan identitas sesuatu arsip dokumen. Martono Boedi (1992:72)
3. Metode
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif pada usaha mengungkapkan
suatu masalah atau keadaan maupun peristiwa sebagaimana adanya sehingga bersifat
mengungkapkan fakta dan memberikan gambaran secara obyektif tentang keadaan sebenarnya
dari objek yang diteliti, Fokus dalam penelitian yaitu Penerapan Digitalisasi Online arsip pegawai
pada pengelolaan tata Naskah Aparatur Sipil Negara Badan Kepegawaian dan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Kabupaten Bone serta faktor - faktor pendukung dan penghambat yang
mempengaruhinya, adapun informan dalam penelitian sebanyak 5 (lima) orang terdiri dari
Kepala Bidang Pengadaan, Pemberhentian dan informasi, 2 (dua) orang Kasubag Umum dan
Kepegawaian, 1 (satu) orang Kepala Tata Usaha, Operator, dan 1 (satu) orang Aparatur Sipil
Negara sebagai penerima manfaat, sumber data penelitian ini meliputi data primer dan data
sekunder yang diperoleh dengan melakukan observasi, wawancara dan dokumentasi.
tahun menggunakan metode pengarsipan manual, maka pengarsipan digital adalah solusi yang
jauh lebih aman daripada pengarsipan fisik menggunakan kertas.
Salah satu terobosan yang mendukung perkembangan IT dalam hal memudahkan
pengelolaan pelayanan kepegawaian tentang tata naskah ASN adalah DOA Pegawai. Dokumen
yang tersimpan selain tersimpan lebih aman pada DOA Pegawai, dapat pula diakses dimanapun
dan kapanpun melalui jaringan internet.
Berdasarkan hasil penelitian dari petikan wawancara terhadap informan utama,
menyatakan bahwa penerapan Digitalisasi Online Arsip (DOA) Pegawai pada pengelolaan Tata
Naskah aparatur sipil negara badan kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia
(BKPSDM) Kabupaten Bone sangat efektif. Dimana dalam hal ini pelayanan kepegawaian menjadi
cepat dan lancar karena tata kelola pengarsipan yang tertib. Selain itu pengelolaan arsip dalam
bentuk digital/elektronik dapat diakses lebih luas sehingga fungsinya mampu menggantikan fisik
arsip. Dengan demikian akan mengurangi penggunaan kertas yang menumpuk dan mobilitas
fisik arsip yang berdampak pada pengurangan tingkat kerusakan serta menghindarkan dari
kehilangan. Dengan tersedianya data arsip elektronik pada aplikasi DOA Pegawai khususnya
dapat mengurangi mobilitas keluar-masuknya arsip dari rak penyimpanan.
c. Faktor yang menghambat penerapan DOA Pegawai
1) Jaringan Internet yang kurang kuat menjadi kendala terutama yang di daerah terpencil yang
sulit dijangkau jaringan internet. Begitupula masih ada beberapa instansi yang tidak memiliki
sambungan WIFI. Sehingga menghambat proses Digialisasi arsip pegawai secara online.
Koneksi internet yang lambat
2) Berkas atau dokumen asli yang akan dialihmediakan hilang atau rusak
3) ASN yang kurang mengerti IT
4) Kurang Sarana dan Prasarana pendukung
d. Pemecahannya
1) untuk daerah/instansi yang belum terjangkau internet, maka dapat dilakukan upaya
yaitu semua dokumen asli discan pdf. Kemudian dibuat dalam folder masing-masing
ASN disimpan dalam bentuk softcopy. setelah itu mencari daerah atau posisi yang ada
jaringan internetnya untuk melakukan upload berkas yang sudah di pdf.kan.
2) untuk berkas yang hilang atau rusak, bilamana masih punya fotocopyannya diusahakan
sebisa mungkin hasil fotocopy tersebut tidak kabur, supaya hasil pdf,nya juga jelas. Jika
dokumen ada dalam agunan bank, diharapkan dapat meminjam di bank untuk sementara
waktu dengan tujuan bisa discan untuk pengarsipan di DOA Pegawai dan setelahnya
dikembalikan ke bank yang bersangkutan.
3) Mengadakan Bimtek atau pelatihan bagi ASN yang tidak mengerti IT tentang penggunaan
Aplikasi DOA Pegawai. Selain itu dapat mengoptimalkan tenaga honorer sebagai operator
52 Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Sosiosaintifik (JurdDikMas) - Volume 1 │ Issue 1 │ Agustus 2019
Jurnal homepage: http://ojs.lppmuniprima.org/index.php/adanagau ISSN: xxxxxx
khusus untuk pengarsipan Dokumen. Bagi yang tidak bisa mengoperasikan computer dapat
menggunakan jasa operator yang dianggap mengerti IT untuk mengarsipkan dokumen pada
DOA Pegawai secara kolektif.
4) Menyediakan sarana dan prasarana pendukung dalam menjalankan DOA Pegawai. Yaitu
pengadaan perangkat Komputer dan alat scanner pada setiap instansi. Dan khusus pada pihak
BKPSDM, telah dianggarkan pengadaan printer untuk masing-masing kepala seksi. Jadi
bilamana ada permintaan kelengkapan berkas, maka masing-masing kepala seksi yang
berwenang akan memprint berkas yang dimaksud kemudian langsung mengesahkannya.
5. Kesimpulan
a. Penerapan Digitalisasi Online Arsip (Doa) Pegawai Pada Pengelolaan Tata Naskah
Aparatur Sipil Negara Badan Kepegawaian Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
(BKPSDM) Kabupaten Bone efektif dan efisien sebagai sarana penyimpanan arsip ASN
berbasis digital , dan tata kelola arsip lebih tertib sehingga pelayanan kepegawaian
menjadi cepat dan lancar.
b. Faktor antusias dan dukungan dari seluruh ASN serta stakeholder pemerintah Kabupaten
Bone terhadap pelaksanaan Penerapan Digitalisasi Online Arsip (Doa) Pegawai Pada
Pengelolaan Tata Naskah Aparatur Sipil Negara Badan Kepegawaian Dan Pengembangan
Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten Bone, sehingga mampu menggerakkan kurang
lebih 90% ASN secara serentak melaksanakannya.
c. Namun kadang terhambat oleh masalah jaringan internet yang kurang kuat pada daerah-
daerah tertentu, masih kurangnya sarana dan prasarana serta masih terdapat sumber daya
manusia yang tidak mengerti IT untuk mengaplikasikan DOA Pegawai.
Referensi
Asep, Syamsul dan Romli. (2012). Panduan Mengelola Media Online, Bandung ; Nuansa Cendikia.
Basuki, Sulistyo. 2008. Manajemen Arsip dinamis : Pengantar memahami dan mengelola
informasi dan dokumen. Jakarta : Gramedia
Budiman dan Rosyid, Muhammad. (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta :
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan ANRI. (2005). Modul : Manajemen Arsip Elektronika,
Jakarta: ANRI.
Rosyid, Budiman, Muhammad. (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Saggaf, Said. (2018). Reformasi Pelayanan Publik di Negara Berkembang, Makassar: Sah Media.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono (2005). Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke
Basis Komputer. Yogyakarta: Gaya Media
Sulistyo, Basuki. (2008). Manajemen Arsip dinamis : Pengantar memahami dan mengelola
informasi dan dokumen. Jakarta : Gramedia
Sugiyono. (2014). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta
Syihabuddin Qalyubi dkk (2003) Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta :
IAIN Sunan Kalijaga
54 Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Sosiosaintifik (JurdDikMas) - Volume 1 │ Issue 1 │ Agustus 2019