TỔNG QUAN VỀ WORD

Word là một cách nói gọn của từ Word processor (Phần mềm xử lý văn bản).
Quá trình xử lí văn bản bao gồm hai giai đoạn chính: Soạn thảo(editing) và Xử lý
(Processing). Soạn thảo văn bản là công việc rất thường gặp trong văn phòng và là công
việc nhàm chán khi người ta còn dùng máy đánh chữ (Typewrite) để thực hiện.
Với máy đánh chữ, mỗi lần baạn gõ phím thì lập tức một ký tự được in ra giấy.
Muốn canh lề bạn phải thực hiện bằng tay. Văn bản khi được tạo xong, nếu có lỗi thì bạn
phải gõ lại từ đầu.
Với máy vi tính và Word, văn bản chỉ hiện ra trên màn hình để bạn kiểm tra và
hiệu chỉnh. Mỗi khi bạn gõ đến cuối hàng, Word sẽ tự động xuống hàng và sắp
xếp từ trong khuôn khổ các mức canh lề (Margin) đã được khai báo trước đó. Khi
phát hiện lỗi, bạn có thể chỉnh sửa cho đến khi cảm thấy thật ưng ý thì mới in ra
giấy.
Ngoài ra, với những công cụ (Tools) xử lý văn bản như chỉnh đoạn, chia cột,
tạo ký tự Drop Cap, ... cùng với rất nhiều công cụ đồ họa làm cho Word trở thành người
bạn đồng hành không thể thiếu của người thư ký văn phòng.
Nguyên tắc soạn thảo văn bản.
Các dấu: phẩy (,), chấm (.), chấm phẩy (;),... phải liền kề với kí tự cuối
cùng (không được cách khoảng trống).
Như thế này mới đúng, bạn xem câu sau.
Như thế này là sai ,sửa lại như câu trên.
Muốn sang đoạn khác phải bấm phím <Enter>. Các đoạn nên cách nhau một khoảng
bằng định dạng đoạn (Paragraph), phân cách với đoạn trên (Before), và đoạn dưới (After)
...
Khi tiến hành nhập văn bản yêu cầu là phải gõ nhanh, chính xác. Một vài kinh nghiệm
có thể giúp chúng ta thực hiện nhanh văn bản:
1. Hạn chế gõ sai, vì khi gõ sai, thời gian cho việc sửa từ sai gấp nhiều lần nhập từ
đúng. Để khắc phục điều này, khi nhập văn bản nên chọn font chữ rõ ràng, dễ đọc và luôn
tâm niệm rằng: “nhập văn bản chậm mà đúng, còn hơn nhanh mà sai”.
2. Không nên vừa nhập vừa định dạng, khi nhập văn bản 2 tay bạn đang bận rộn trên
các phím, còn khi trình bày bạn phải dùng chuột. Do đó, nếu vừa đánh vừa định dạng thì
tốc độ làm việc không cao. Tóm lại, nên nhập văn bản thô trước rồi định dạng sau.
 3. Tập đánh máy bằng các chương trình: Stamina Typing Tutor, Mario
Typing, ...