Tài liệu khóa học:

Lập và triển khai

kế hoạch
*Lưu ý: Hãy in/ghi chú những thông tin cần lưu ý vào bộ slide này để đảm
bảo nắm vững kiến thức của khóa học bạn nhé!
Khái niệm lập kế hoạch
Việc lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn
các phương thức hành động cụ thể để đạt được các mục tiêu đó.
Bản chất lập kế hoạch
+ Xác định rõ mục tiêu
+ Khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn lực
+ Thống nhất được nhiệm vụ cụ thể và các hoạt động tương tác
giữa các thành viên và các bộ phận trong tổ chức
-> Mối tương quan giữa các yếu tố.
Lợi ích lập kế hoạch
+ Có bức tranh tổng thể về công việc cần thực hiện
+ Mỗi thành viên trong dự án nắm rõ công việc của mình
+ Nhanh chóng thích nghi với những thay đổi
+ Dễ dàng giám sát và đánh giá quá trình thực hiện.
 “Bạn được sinh ra để giành chiến thắng, nhưng
để trở thành một người chiến thắng, bạn phải
lập kế hoạch để
chiến thắng, chuẩn bị để chiến thắng, và tin
tưởng sẽ chiến thắng!”

“You were born to win, but to be a winner, you

must plan to win, prepare to win, and expect to
win!”

Zig Ziglar
3 bước lập kế hoạch theo mô hình GAP

Xác định mục tiêu Chốt kế hoạch triển khai

theo SMART và dự phòng
Bước 1 Bước 3
Goal Plan

Bước 2
Analysis
Phân tích các nguồn
lực và tình hình hiện
tại
Bước 1: Goal
Khái niệm:
+ Mục đích là điều chúng ta hướng đến
+ Mục tiêu là điều chúng ta cần đạt được.

Ví dụ:
+ Mục đích: Tôi muốn có một thân hình đẹp
+ Mục tiêu: Tôi sẽ giảm 3 kg trong 3 tháng, đạt 50kg
trong tháng 12.
Bước 1: Goal
Khác biệt giữa mục đích và mục tiêu:
MỤC ĐÍCH MỤC TIÊU
Điều chúng ta hướng đến Điều chúng ta cần đạt được

Có trước mục tiêu Các cột mốc cần đạt để đến được mục đích

Chỉ có một Có thể có nhiều

Điều ta muốn thấy Điều ta nhìn thấy được, đánh giá được

Trừu tượng Cụ thể

Mục tiêu được tạo ra vì mục đích
Mục tiêu có thể điều chỉnh, thay đổi, nhưng mục đích thì không
Bước 1: Goal
Tầm quan trọng của việc xác định đúng mục tiêu:
+ Tạo động lực
+ Đảm bảo trách nhiệm từ các thành viên
+ Duy trì phong độ và chất lượng công việc.
Bước 1: Goal
Sử dụng mô hình SMART trong thiết lập mục tiêu:
S – Specific (cụ thể)
M – Measurable (đo thể lường được, lượng hóa đến mức cao
nhất có thể)
A – Attainable (có tính khả thi)
R – Realistic (có tính thực tế)
T – Time bound (có mốc thời gian).
Bước 2: Analysis
Quy trình phân tích, đưa ra phương án thực hiện:

Nguồn lực

Đưa ra các
Chọn phương
phương án
án phù hợp
khả thi
Yếu tố khách
quan - chủ
quan
Bước 2: Analysis
Phân tích nguồn lực: Mô hình 5M

*Cần tập trung Method

Man chú ý nguồn lực Money Phương
Con người này Chi phí pháp

Material Machine
Nguyên liệu Máy móc
Bước 2: Analysis
Công cụ phân tích yếu tố khách quan
P – Politics: yếu tố chính trị và luật pháp
E – Economics: yếu tố kinh tế
S – Social: yếu tố xã hội
T – Technology: yếu tố công nghệ.
Công cụ phân tích yếu tố khách
quan và chủ quan
S – Strengths: điểm mạnh
W – Weaknesses: điểm yếu
O – Opportunities: cơ hội
T – Threats: thách thức.
Bước 2: Analysis

Đưa ra các phương án giải đáp được cái câu hỏi:

+ Phải làm gì để thực hiện mục tiêu?
+ Để làm được những điều đó cần phương thức thực hiện,
nguồn lực gì?
Bước 2: Analysis
Lựa chọn phương án tối ưu với các tiêu chí:
+ Phương án nào có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu?
+ Phương án nào sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của tổ chức?
+ Phương án nào có chi phí thấp nhất?
+ Phương án nào có ủng hộ của đội ngũ thực hiện và quản lý nhiều
nhất?
Bước 3: Plan
Khái niệm WBS (work breakdown structure):
Là một cấu trúc thuộc dạng cấp bậc mô tả việc chia nhỏ các đối tượng
công việc giúp việc triển khai và kiểm soát toàn bộ dự án được dễ dàng
và thuận tiện hơn.
Bước 3: Plan
Xây dựng WBS (work breakdown structure):

WBS theo WBS theo

mảng công timeline công
việc việc

Liệt kê các công Sắp xếp các công

việc cần thực việc theo thứ tự
hiện, phân chia cần thực hiện
theo các nhóm
Bước 3: Plan
Lợi ích của việc sử dụng WBS:
+ Công việc sẽ được hệ thống hóa tránh thiếu sót
+ Ước lượng được thời gian và các nguồn lực cần thiết
+ Có thể điều chỉnh linh hoạt khi cần
+ Tạo nhận thức chung về phạm vi công việc cho cả nhóm.
Bước 3: Plan
Xây dựng kế hoạch triển khai (action plan):
Sử dụng các tiêu chí 3W1H1C:
+ What – Công việc là gì?
+ Who – Ai phụ trách? Ai hỗ trợ?
+ When – Khi nào bắt đầu? Khi nào hoàn thành?
+ How – Thực hiện bằng cách nào?
+ Check – Cách thức theo dõi, kiểm tra (đưa ra tiêu chí để xác định kết
quả đạt được có như mong đợi hay không).
Các sai lầm trong quá trình
triển khai kế hoạch
+ Không cân đối thời gian giữa các kế hoạch dẫn đến việc bỏ quên
các nhiệm vụ quan trọng khác
+ Không follow up sau khi lập kế hoạch
+ Không tin tưởng nhân viên không giao quyền
+ Khi có sự cố, không xử lý được.
Các nguyên tắc trong quá trình triển khai
kế hoạch
+ Tất cả thành viên nắm được kế hoạch tổng quan và chi tiết
+ Hướng dẫn thực hiện khi cần
+ Đảm bảo giám sát, đánh giá
+ Có phương án dự phòng (quản trị rủi ro).
Tổng quan các bước lập và triển khai kế hoạch
Bước 1: Đặt mục tiêu Bước 2: Phân tích Bước 3: Lên kế hoạch
(Goal) (Analysis) (Plan)

Phân tích Xây dựng work

nguồn lực breakdown
(5M) structure (WBS)

Đặt mục tiêu Phân tích yếu tố Xây dựng bảng kế

khách quan và hoạch hành động
theo mô hình (action plan)
chủ quan
SMART (SWOT và PEST)

Triển khai,
Chọn phương giám sát và
án phù hợp đánh giá
Kết thúc!
Chúc bạn phát triển và thành công hơn trong quá trình xây dựng và
phát triển sự nghiệp của mình.