So Tay Le Tan Ngoai Giao

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC
SỞ NGOẠI VỤ
SỔ TAY
LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI
Vĩnh Phúc, tháng 5 năm 2018

MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU 7
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ LỄ TÂN NGOẠI GIAO VÀ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI 9

1. Khái niệm 9
2. Đối tượng phục vụ 9
3. Nguyên tắc cơ bản 10
4. Quy định về ngôi thứ trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ 11
quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế
5. Một số lưu ý trong tiếp xúc đối ngoại 17
PHẦN II: HƯỚNG DẪN VỀ NGHI LỄ ĐỐI NGOẠI VÀ ĐÓN, TIẾP 21

KHÁCH NƯỚC NGOÀI THĂM ĐỊA PHƯƠNG
1. Quy định chung 21
2. Đón tiếp khách nước ngoài theo lời mời của địa phương : 25
3. Cách sắp xếp xe và chỗ ngồi trên xe 41
4. Cách treo cờ trong hoạt động đối ngoại 45
5. Khẩu hiệu chào mừng và trang trí pa nô, phông 50
6. Cách sắp xếp chỗ ngồi tiếp khách và hội đàm 51
7. Vị trí ngồi ký kết văn bản 54
8. Ký sổ vàng, sổ lưu niệm 55
9. Vấn đề tặng hoa và quà tặng trong đối ngoại 55
10. Trang phục 57
11. Tổ chức tiệc chiêu đãi 59
PHẦN III: MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG LỄ 95

TÂN ĐỐI NGOẠI
1. Cách chào 95
2. Cách bắt tay 96
3. Cách ôm hôn 97
4. Cách giới thiệu và tự giới thiệu 98
5. Cách nói chuyện 99
6. Cách sử dụng danh thiếp 100
7. Cách xưng hô 104
PHẦN IV: GIAO TIẾP ĐA VĂN HÓA – NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý 107
1. Những điều cần biết khi giao tiếp với những người từ các 107
nền văn hóa khác nhau
2. Cư dân Âu - Mỹ 107
3. Cư dân châu Á 109
4. Tâm lý người châu Phi 110
5. Một số tập quán, nghi lễ của các dân tộc 110
PHẦN V: MỘT SỐ LƯU Ý CHO CÁC ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC 129
NGOÀI VÀ ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN NƯỚC NGOÀI ĐẾN TỈNH
1. Hướng dẫn thủ tục cho đoàn ra 129
2. Các quy định về tổ chức đón tiếp và quản lý các đoàn vào 130
MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY 135
PHỤ LỤC 138
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 155

LỜI MỞ ĐẦU
Thực hiện mục tiêu Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XII về
công tác đối ngoại cần “chủ động và tích cực hội nhập quốc tế để phát triển
đất nước, nâng cao vị thế và uy tín của Việt Nam trong khu vực và trên thế
giới”; tỉnh Vĩnh Phúc đã không ngừng mở rộng quan hệ giao lưu, chủ động
và tích cực hội nhập quốc tế, triển khai đồng bộ các hoạt động đối ngoại trên
cả ba trụ cột: ngoại giao chính trị, ngoại giao kinh tế, ngoại giao văn hóa và
đã đạt được những kết quả quan trọng, góp phần phát triển kinh tế - xã hội
địa phương.
Trong những năm gần đây, hoạt động đối ngoại của tỉnh Vĩnh Phúc diễn
ra ngày càng sôi động trên tất cả các lĩnh vực và mở rộng ở các cấp, ngành,
địa phương. Là bộ phận cấu thành của hoạt động đối ngoại, công tác lễ tân
đối ngoại là nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của
hoạt động này. Nhằm đáp ứng việc triển khai các hoạt động đối ngoại đảm
bảo tuân thủ những nguyên tắc lễ tân đã trở thành chuẩn mực của cộng
đồng quốc tế, năm 2016 Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc đã phát hành cuốn “Sổ tay
Lễ tân ngoại giao” đến tất cả các sở, ban, ngành, huyện, thành, thị, các tổ
chức chính trị xã hội trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, lễ tân
ngoại giao bao gồm nhiều quy tắc phức tạp cần được hệ thống đầy đủ và
cập nhật, bổ sung thường xuyên để ứng dụng lâu dài trong công việc. Do
vậy, Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc tiếp tục xuất bản cuốn “Sổ tay Lễ tân đối ngoại”
nhằm hệ thống hóa, cập nhật hướng dẫn các quy trình thủ tục, quy định của
Nhà nước về công tác lễ tân đối ngoại; nguyên tắc, trình tự, cách thức đón
tiếp các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại địa phương theo
Thông tư số 05/2017/TT-BNG của Bộ Ngoại giao ngày 17/10/2017 Hướng
dẫn về nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài thăm địa phương;
cung cấp thông tin về giao tiếp đa văn hóa và những lưu ý, cách thức xử lý
tình huống phát sinh.
Chúng tôi hy vọng cuốn “Sổ tay Lễ tân đối ngoại” này sẽ là tài liệu hữu ích
để các cơ quan, đoàn thể và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh
tham khảo và vận dụng trong xử lý các tình huống lễ tân đối ngoại góp phần
thực hiện tốt công tác của ngành nói riêng và nâng cao hiệu quả công tác đối
ngoại tại địa phương nói chung.
Thực tế luôn luôn vận động và phát triển, do vậy tài liệu này khó tránh
khỏi những hạn chế, khiếm khuyết. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý
của độc giả để có thể hoàn thiện hơn trong các lần tái bản sau.
BAN BIÊN TẬP

Sổ tay Lễ tân đối ngoại
9
PHẦN I:
TỔNG QUAN VỀ LỄ TÂN NGOẠI GIAO
VÀ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI
1 KHÁI NIỆM
1.1. Lễ tân ngoại giao

Lễ tân ngoại giao là sự vận dụng tổng hợp những nguyên tắc và quy
định của luật pháp quốc tế, phù hợp luật pháp quốc gia của nước hữu quan,
đồng thời phù hợp truyền thống và tập quán lịch thiệp quốc tế, cũng như
đặc điểm văn hóa, tôn giáo của các dân tộc. Có những thói quen hình thành
từ lâu, trở thành nề nếp trong sinh hoạt và giao tiếp quốc tế mà ngày nay lễ
tân ngoại giao bắt buộc phải tuân thủ, mặc dù không có quy định trong bất
cứ điều ước quốc tế nào.
1.2. Lễ tân đối ngoại
Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại cơ bản giống nhau về tính chất, vai
trò và nguyên tắc ứng xử, chỉ khác nhau về cách vận dụng như thế nào cho
phù hợp, tức là có thể linh hoạt trong cách thể hiện nhưng nhất thiết phải
chặt chẽ trong nguyên tắc.
2 ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ
Đối tượng phục vụ của lễ tân ngoại giao hẹp hơn lễ tân đối ngoại. Lễ tân
ngoại giao có quan hệ chủ yếu với các vị đứng đầu nhà nước và chính phủ,
các bộ ngoại giao, các đại sứ quán và viên chức ngoại giao... Lễ tân đối ngoại
có quan hệ với các địa phương quốc tế, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài,
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc
10
cơ quan đại diện kinh tế, thương mại, văn hóa, xã hội, từ thiện nước ngoài,
hàng triệu du khách nước ngoài thuộc đủ loại cộng đồng các dân tộc, các tôn
giáo, nghề nghiệp.
3 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN
3.1. Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau
Nguyên tắc này được hiểu là sự tôn trọng những gì là biểu trưng cho độc
lập, chủ quyền quốc gia của nhau, tôn trọng những đại diện quốc gia của
nhau, tôn trọng phong tục tập quán của nhau.
Những biểu tượng quốc gia gồm có:
- Quốc hiệu: tên gọi chính thức của một nước;
- Quốc kỳ: cờ tượng trưng của một nước;
- Quốc ca (nhạc và lời): bài hát chính thức của một nước, được hát trong
các dịp trọng đại;
- Quốc thiều: nhạc của quốc ca;
- Quốc huy: huy hiệu tượng trưng cho một nước.
Các biểu tượng quốc gia mang tính chất thiêng liêng, là vật tượng trưng
cho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, cần được xử lý hết sức trân trọng
và chu đáo.
3.2. Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử

Đây là một nguyên tắc rất cơ bản của luật pháp quốc tế, được ghi rõ trong
Hiến chương Liên Hợp Quốc và Công ước Viên 1961 về quan hệ ngoại giao.
Không phân biệt đối xử về dân tộc, văn hóa, cần khắc phục phân biệt đối xử
về màu da, tôn giáo, tự cao và tự ti dân tộc, lịch sự với khách nước ngoài nhưng
không ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử chỉ trái thuần phong mỹ tục Việt Nam.
11
3.3. Nguyên tắc có đi có lại

Nguyên tắc này là hệ quả lô-gích của hai nguyên tắc trên, hàm ý rằng khi
một bên đối xử như thế nào thì bên kia có quyền đáp lại như vậy. Nguyên tắc
này được áp dụng trong những trường hợp mức độ hưởng các quyền ưu đãi,
miễn trừ ngoại giao rộng hay hẹp.
3.4. Nguyên tắc kết hợp luật pháp quốc tế với quy định quốc gia
và truyền thống dân tộc
Theo “Pháp lệnh số 25-L/CTN của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ngày
23/8/1993 về Quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ
quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam quy định các
đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ có nghĩa vụ:
- Tôn trọng luật pháp và phong tục, tập quán của Việt Nam;
- Không can thiệp vào công việc nội bộ của Việt Nam;
- Không được sử dụng trụ sở của cơ quan và nhà ở của các thành viên cơ
quan vào mục đích trái với chức năng chính thức của mình.
4
Quy định về ngôi thứ trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan
lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế
4.1. Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao
- Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao được phân làm ba cấp
như sau:
(1) Cấp Đại sứ (hoặc Cao ủy đối với Khối Thịnh vượng chung).
(2) Cấp Công sứ.
(3) Cấp Đại biện (Đại biện lâm thời thường là người đứng thứ hai sau
Đại sứ).
12
- Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao chỉ được coi là đã nhậm
chức khi đã trình chính thức Quốc thư lên Nguyên thủ quốc gia nước tiếp
nhận.
- Khi tổ chức hoạt động nếu mời cả Đại sứ, Đại biện, Trưởng đại diện của
tổ chức quốc tế thì xếp vị trí theo thứ tự: Đại sứ, Đại biện (lâm thời), Trưởng
đại diện của tổ chức quốc tế.
4.2. Ngôi thứ giữa các viên chức trong các cơ quan đại diện ngoại
giao được sắp xếp theo hàm ngoại giao như sau:
- Đại sứ
- Công sứ
- Tham tán Công sứ
- Tham tán
- Bí thư thứ nhất
- Bí thư thứ hai
- Bí thư thứ ba
- Tùy viên (Lưu ý: Tùy viên Quốc phòng là trường hợp đặc biệt,
thường được xếp sau vị trí người thứ hai hoặc thứ ba của cơ quan đại
diện ngoại giao).
4.3. Các cơ quan đại diện ngoại giao gồm:

- Đại sứ quán (do Đại sứ đặc mệnh toàn quyền đứng đầu)
- Công sứ quán (do Công sứ toàn quyền đứng đầu)
- Đại biện quán (do Đại biện thường trú đứng đầu).
Trong thực tiễn ngoại giao hiện nay, hầu hết các nước thiết lập quan hệ
ngoại giao cấp Đại sứ và mở cơ quan đại diện ở cấp Đại sứ quán.
13
4.4. Cơ quan lãnh sự gồm:

- Tổng Lãnh sự
- Phó Tổng Lãnh sự
- Lãnh sự
- Phó Lãnh sự
- Tùy viên Lãnh sự.
4.5. Cách sắp xếp các cơ quan
Trong một hoạt động đối ngoại có sự tham gia của cơ quan đại diện ngoại
giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế thì xếp theo thứ tự:
- Cơ quan đại diện ngoại giao
- Cơ quan lãnh sự
- Cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế
4.6. Quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao

Theo Công ước Viên về quan hệ ngoại giao (1961), Pháp lệnh của Ủy ban
Thường vụ Quốc hội Việt Nam ngày 23/8/1993 về Quyền ưu đãi, miễn trừ
dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện
của tổ chức quốc tế tại Việt Nam và Nghị định 73/CP của Chính phủ ngày
30/7/1994 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh về quyền ưu đãi, miễn trừ
dành cho cơ quan Đại diện ngoại giao, cơ quan Lãnh sự nước ngoài và cơ
quan Đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Việt Nam như sau:
Quyền bất khả xâm phạm về thân thể: Đây là một trong những quyền cốt
yếu và cơ bản nhất đối với viên chức ngoại giao. Người được hưởng quyền
bất khả xâm phạm về thân thể không bị bắt, giam giữ, đánh đập; không bị
xúc phạm đến nhân phẩm, danh dự; nước tiếp nhận có trách nhiệm đối xử
14
lịch thiệp đối với họ và áp dụng mọi biện pháp thích hợp để ngăn chặn mọi
hành vi xâm phạm đến thân thể, tự do và nhân cách của họ.
Quyền bất khả xâm phạm đối với trụ sở, nhà ở và tài sản khác: Trụ sở, nhà
ở và tài sản khác của cơ quan, cá nhân viên chức ngoại giao, nhân viên hành
chính - kỹ thuật là bất khả xâm phạm. Bất kỳ người nước ngoài nào đều
không được vào đó nếu không được sự đồng ý của đại diện cơ quan hoặc chủ
nhà. Nước tiếp nhận có trách nhiệm đảm bảo bằng mọi biện pháp để các tài
sản đó không bị xâm phạm, bị làm hư hại. Trụ sở, nhà ở và các tài sản khác
của họ được miễn khám xét, miễn trưng dụng, trưng thu, miễn tịch biên
hoặc bị phá hại.
Quyền bất khả xâm phạm đối với hồ sơ, tài liệu, thư tín và vật dụng lưu
trữ: hồ sơ, tài liệu, thư tín và vật dụng lưu trữ của cơ quan, cá nhân viên chức
ngoại giao, nhân viên hành chính - kỹ thuật được hưởng quyền bất khả xâm
phạm ở bất kỳ chỗ nào, bất kỳ lúc nào.
Quyền bất khả xâm phạm đối với túi ngoại giao: túi ngoại giao là các túi
hoặc các kiện hàng được gắn xi, đóng dấu, trong đó chứa đựng tài liệu chính
thức hoặc các đồ vật dùng cho công việc chính thức của cơ quan đại diện. Túi
ngoại giao được hưởng quyền bất khả xâm phạm, không bị giữ hoặc bị gây
trở ngại. Giao thông viên ngoại giao (người mang túi ngoại giao) phải mang
theo giấy tờ chính thức xác nhận tư cách của họ, ghi rõ số kiện tạo thành túi
ngoại giao. Khi thi hành chức năng họ được nước tiếp nhận bảo hộ, được
hưởng quyền bất khả xâm phạm về thân thể, không bị bắt hoặc bị giam giữ
dưới bất kỳ hình thức nào. Nếu túi ngoại giao được ủy nhiệm cho người chỉ
huy máy bay (hoặc tàu thủy, tàu hỏa) thì người đó phải mang theo giấy tờ
chính thức ghi rõ số kiện tạo thành túi ngoại giao, nhưng người đó không
được coi là giao thông viên ngoại giao. Cơ quan đại diện có thể cử thành viên
đến nhận túi ngoại giao trực tiếp và không bị cản trở từ tay người chỉ huy
máy bay đó.
15
Quyền về thông tin liên lạc: cơ quan đại diện ngoại giao được quyền tự
do thông tin liên lạc cho các mục đích chính thức, bao gồm việc sử dụng mọi
phương tiện cần thiết như điện đài, mật mã, thu phát vô tuyến. Tuy vậy, việc
lắp đặt, sử dụng hệ thống thu phát vô tuyến phải được sự đồng ý của nước
tiếp nhận.
Quyền được miễn xét hình sự: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình
họ được hưởng quyền miễn xét xử hình sự tại nước tiếp nhận.
Quyền được miễn xét xử về dân sự và hành chính: viên chức ngoại giao và
thành viên gia đình họ được miễn xét xử dân sự và hành chính tại nước tiếp
nhận, ngoại trừ các trường hợp sau đây: một hành động liên quan đến bất
động sản tư nhân ở nước tiếp nhận; một hành động liên quan đến thừa kế
mà người đó có dính líu (ví dụ: người thi hành di chúc, người quản lý tài sản
cho người vị thành niên hoặc người đã chết, người thừa tự, người thừa kế
với tư cách cá nhân và không thay mặt nước cử); một hành động liên quan
đến hoạt động nghề nghiệp hoặc thương mại do người đó thực hiện tại nước
tiếp nhận.
Quyền miễn trách nhiệm pháp lý đối với việc làm chứng: viên chức ngoại
giao và thành viên gia đình họ được miễn trách nhiệm làm chứng khi xảy
ra một vấn đề gì kể cả khi họ biết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp viên
chức ngoại giao vẫn có thể làm chứng để giúp cho các cơ quan pháp lý thụ
lý hồ sơ một sự việc. Trong trường hợp này họ phải tự rút bỏ quyền được ưu
đãi, miễn trừ của mình.
Quyền phản tố: nếu một người đã được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ
ngoại giao mà khởi tố một vụ kiện tại nước tiếp nhận thì người đó không còn
có quyền đòi hỏi được miễn trừ xét xử đối với bất kỳ một phản tố liên quan
trực tiếp đến họ. Trường hợp này họ cũng phải tự rút bỏ quyền được ưu đãi,
miễn trừ của mình.
16
Quyền được miễn thuế và lệ phí: viên chức ngoại giao và thành viên gia
đình họ được miễn mọi thứ thuế và lệ phí, trừ những loại thuế trực thu, thuế
môn bài (hiện nay nhiều nước áp dụng chính sách thuế này trên cơ sở có đi
có lại), thuế và lệ phí đánh vào bất động sản tại nước tiếp nhận trừ khi tài sản
đó được sử dụng chính thức cho cơ quan đại diện.
Quyền được miễn thuế hải quan: cơ quan đại diện ngoại giao, viên chức
ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn thuế thu nhập, xuất khẩu
đối với các đồ vật sử dụng cho cơ quan và cá nhân. Số lượng và chủng loại
được miễn trừ nhiều hay ít còn tuỳ thuộc quy định của từng nước.
Quyền được miễn khám xét hành lý cá nhân: viên chức ngoại giao và
thành viên gia đình họ được miễn khám xét hành lý cá nhân, trừ khi nhà
đương cục khẳng định chắc chắn là trong kiện hành lý đó có chứa đựng
những đồ vật cấm nhập, cấm xuất hoặc vượt quá phạm vi ưu đãi cho phép.
Trường hợp cần khám xét thì phải có sự chứng kiến của đương sự hoặc đại
diện được ủy quyền; nếu khám thấy không có sự vi phạm pháp luật thì viên
chức hải quan phải có trách nhiệm đối với danh dự của người được hưởng
quyền ưu đãi, miễn trừ đó.
Quyền tự do đi lại: tất cả các thành viên của cơ quan đại diện ngoại giao
được quyền tự do đi lại trên lãnh thổ nước tiếp nhận, trừ những khu vực quy
định cấm vì lý do an ninh quốc gia hoặc khu vực hạn chế chung.
Trong ngoại giao, nguyên tắc “bình đẳng, không phân biệt đối xử” và
nguyên tắc “có đi có lại” được áp dụng phổ biến. Vì vậy, nếu nước nào không
tôn trọng những điều đã quy định trong công ước sẽ bị áp dụng nguyên tắc
“có đi có lại” trừ những điều mà nước đó bảo lưu khi ký hoặc tham gia. Các
cơ quan lãnh sự và viên chức lãnh sự được hưởng ưu đãi, miễn trừ theo Công
ước Viên về quan hệ lãnh sự gần như ưu đãi, miễn trừ ngoại giao. Tại Việt
17
Nam, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế và các quan chức của cơ quan
được hưởng ưu đãi, miễn trừ gần như cơ quan đại diện ngoại giao và các
nhà ngoại giao.
5 MỘT SỐ LƯU Ý TRONG TIẾP XÚC ĐỐI NGOẠI
- Thái độ của chúng ta khi tiếp xúc với người nước ngoài cần chân thành,
tự nhiên, không khách khí nhưng cũng nên tránh tùy tiện, xuề xòa.
- Cần khiêm tốn nhưng nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự
ti, tránh thái độ không tốt là tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích của
dân tộc mình. Đối với những người ở nước nhỏ, cần chú ý: không nên làm gì,
nói gì, thái độ gì để khách cảm thấy là ta không coi trọng nước nhỏ.
- Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị xã hội, luật lệ, phong
tục, tập quán, tôn giáo của khách nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trính
những người lãnh đạo nước họ. Cần tôn trọng những điều thiêng liêng của
khách (quốc huy, quốc kỳ).
- Trong tiếp xúc với khách không nên đưa ra những vấn đề chính trị, thời
sự gay cấn và nên tránh tranh luận gay gắt. Nếu như khách chủ động nêu ra
những vấn đề gay cấn thì ta cũng nên tìm cách lái sang những chuyện khác.
- Trong lúc vui chuyện với khách nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ
những điều bí mật. Song cũng cần tránh thái độ quá dè dặt làm cho khách
không dám chuyện trò cởi mở.
- Cần giữ lời hứa, do vậy, cần cân nhắc kỹ những đề xuất của khách.
Trường hợp đã hứa nhưng vì lý do nào đó mà không đáp ứng được thì cần
nói lại cho khách biết để thông cảm, ta không nên lờ đi mà không nói lại lý
do không làm được.
- Cần giữ đúng cương vị, xã hội nào cũng có trật tự nhất định. Giao thiệp
giữ đúng cương vị là cần thiết, nếu không khách sẽ hiểu lầm cho là ta coi
18
thường họ. Nhưng nếu ta ở cấp cao hơn khách thì cần cân nhắc. Cần phân
biệt khi ta đứng cương vị chiêu đãi khách, hoặc tiếp khách đến thăm có khác
với khi ta đứng cương vị phụ trách đàm phán, thảo luận công việc.
- Cần biết tên và chức vụ của khách để tiện xưng hô. Gặp lại khách lần
thứ hai thì nên nhớ tên và chức vụ hoặc nghề nghiệp của khách.
- Nếu mời cơm cần nghiên cứu kỹ thực đơn sao cho phù hợp với khẩu vị
của khách. Tránh làm những món ăn mà khách kiêng kỵ không ăn vì lý do
tôn giáo, sức khỏe.
- Cần tôn trọng tập quán sinh hoạt của khách. Quan hệ nam, nữ giữa
người châu Âu họ rất tự nhiên khác với người châu Á (hôn tay, hôn trán, hôn
má...).
- Các nước công nghiệp phát triển thường có thói quen giữ đúng giờ
giấc. Ta cũng nên học tập thói quen làm việc đúng giờ, họp hành chiêu đãi
đúng giờ. Hẹn đến đúng giờ hẹn, nếu vì lý do đột xuất đến chậm cần điện
thoại xin lỗi vì chậm trễ.
- Trước khi vào nhà cần phải gõ cửa, đợi người ở trong phòng trả lời cho
phép mới mở cửa vào, khi vào hay ra khỏi phòng nhớ đóng cửa lại.
- Xin lỗi, cảm ơn là những từ luôn luôn ở cửa miệng, khi làm điều gì
phiền toái đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp một việc nhỏ cũng cần
phải cảm ơn. Ở những nơi công cộng đông người không nên nói to. Nếu
muốn hút thuốc thì nên tìm đến nơi cho phép hãy hút thuốc. Nếu ngồi cạnh
phụ nữ, muốn hút thuốc cần hỏi ý kiến trước khi hút.
- Không nên chủ động hỏi đời tư của khách, nhất là đối với phụ nữ (tuổi
tác, hôn nhân, gia đình, lương bổng, doanh thu...).
- Nét mặt bao giờ cũng nên vui tươi ngay cả trong trường hợp mình có
chuyện riêng đáng buồn hoặc có chuyện gì không hài lòng về khách. Nên
19
cười đúng chỗ, đúng lúc, đúng mức khi có chuyện thật sự đáng cười. Nét mặt
tỏ ra thông cảm trước mọi khó khăn của khách mà mình biết được.
- Đôi mắt còn được gọi là “cửa sổ tâm hồn”, có thể giúp các bên đối tác
nhìn sâu vao phía trong tâm hồn, những suy nghĩ của nhau nên khi nói, nên
thỉnh thoảng nhìn vào mặt người nghe để thăm dò phản ứng đối với vấn đề
mình đang nói, tránh gầm mật xuống đất, xuống bàn hoặc ngó nơi khác. Đối
với những vấn đề tế nhị, nhạy cảm, tránh nhìn chằm chằm vào mặt người
nghe làm họ ái ngại, mất tự nhiên. Khi cần khống chế và tác động vào đối
phương thì cần nhìn thẳng vào mắt họ.
- Khi nói cần có điệu bộ thích hợp để thêm phần sinh động và linh hoạt,
tuy nhiên cũng không nên có quá nhiều điệu bộ. Việc dùng ngón tay trỏ chỉ
thẳng vào mặt người nghe là điều hết sức mất lịch sự. Cần tránh những cử
chỉ như: nhổ râu, thọc tay vào mũi, ngoáy tai... khi nói chuyện với khách.
- Dáng đi khoan thai, đừng đi chân “chữ bát”, tay cà bơi, mất tư thế. Khi
ngồi không rung đùi. Không đứng chàng hảng hoặc hai tay chống nạnh khi
nói chuyện.
- Về mùa đông đi ngoài đường thường đội mũ, mặc áo choàng chống rét
nhưng khi vào trong nhà nên bỏ mũ, cởi áo ngoài ra.
- Trong lúc ăn không nên xỉa răng, nếu có xỉa răng thì nên dùng một tay
che miệng. Sau bữa ăn không nên ngậm tăm. Uống nước sau bữa ăn không
nên xúc miệng gây thành tiếng (òng ọc), nhất là nên tránh xúc rồi nhổ toẹt
ra gần chỗ ngồi.
- Nếu đi cùng phụ nữ cần thể hiện sự quan tâm lúc lên xe, xuống xe, xách
đỡ những đồ vật nặng khi lên xuống xe.
- Ngoài ra, trong tiếp xúc đối ngoại, các cán bộ cần phải lưu ý một điểm
như sau:
20
+ Trình độ hiểu biết: hiểu, nắm vững đường lối chính sách chung và
chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước ta. Có sự hiểu biết cơ bản về lịch
sử, địa lý, kinh tế, văn hóa, phong tục tập quán của nước mình. Có sự hiểu
biết tối thiểu về kinh tế, khoa học kỹ thuật, lịch sử thế giới, địa lý thế giới...
+ Những đức tính cần phải có: Tuyệt đối trung thành và trung thực với
Đảng và Tổ quốc, với dân tộc và đặt quyền lợi của Tổ quốc lên trên hết. Có tính
chiến đấu, biết tiến công và biết phòng ngự để giành thắng lợi cho Tổ quốc.
Chủ động, nhạy cảm, linh hoạt, khôn ngoan giành thế mạnh để tiến công,
luôn luôn tỉnh táo cảnh giác, không để bị đối phương kích động. Luôn luôn
vững vàng đối phó với những tình huống bất ngờ và phức tạp nhất.
+ Những điều cần phải chống: Chống chủ nghĩa cá nhân, luôn luôn đặt
lợi ích của tổ quốc và nhân dân lên trên hết, ý thức tổ chức kỷ luật cao, không
tự cao tự đại. Chống tự ty, chống bừa bãi, cẩu thả, hành động thiếu suy nghĩ.
Chống bị mua chuộc bằng vật chất, tiền bạc... Trong mọi hoàn cảnh và điều
kiện, người cán bộ ngoại giao không được để cho đối phương có ấn tượng có
thể mua chuộc được ta.
21
PHẦN II:
HƯỚNG DẪN VỀ NGHI LỄ ĐỐI NGOẠI VÀ ĐÓN, TIẾP
KHÁCH NƯỚC NGOÀI THĂM ĐỊA PHƯƠNG
Để đón tiếp các đoàn khách nước ngoài một cách trọng thị, chu đáo, cơ
quan chủ trì đón tiếp cần xây dựng kế hoạch, chương trình, kịch bản chi tiết
từ khi đón khách đến khi tiễn khách trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Nội dung của kế hoạch, chương trình, kịch bản đón tiếp cần phải tập trung
vào một số điểm sau đây:
1 QUY ĐỊNH CHUNG
1.1 Giải thích từ ngữ
Các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:

- “Địa phương nước ngoài” là một chủ thể trực thuộc Trung ương nước
ngoài, tùy theo tổ chức hành chính của mỗi nước có thể là nước cộng hòa,
bang, khu tự trị, tỉnh, thành phố hay vùng lãnh thổ tương đương với cấp tỉnh
hay thành phố trực thuộc Trung ương của Việt Nam.
- “Lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài” là Người đứng đầu tổ chức
Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền
hay Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài đồng thời là
lãnh đạo Đảng cầm quyền hay lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa
22
phương nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài,
Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài và là đối tác của Bí
thư Tỉnh ủy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh
(sau đây gọi tắt là lãnh đạo cao cấp tỉnh).
- “Đoàn thể cấp tỉnh” là cơ quan cấp tỉnh của các tổ chức chính trị - xã hội,
tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
xã hội, tổ chức kinh tế. “Đoàn thể cấp huyện” là cơ quan cấp huyện, quận, thị
và tương đương các tổ chức trên.
- “Lãnh đạo huyện địa phương nước ngoài” là Người đứng đầu tổ chức
Đảng cầm quyền cấp huyện, Người đứng đầu Chính quyền cấp huyện hay
Người đứng đầu Cơ quan dân cử cấp huyện đồng thời là lãnh đạo tổ chức
Đảng cầm quyền, Người đứng đầu Chính quyền cấp huyện, Người đứng đầu
Cơ quan dân cử cấp huyện và cấp hành chính tương đương của nước ngoài
và các cấp phó, là đối tác đồng cấp của Bí thư và Phó Bí thư Huyện ủy, Chủ
tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch và Phó Chủ tịch Hội
đồng nhân dân huyện và lãnh đạo cấp hành chính tương đương trực thuộc
tỉnh hay thành phố trực thuộc Trung ương của Việt Nam (sau đây gọi tắt là
lãnh đạo huyện).
- “Thăm chính thức tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung
ương)” “Thăm làm việc tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung
ương)” và “Thăm tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương)”
là danh nghĩa chuyến thăm, chỉ tính chất của chuyến thăm dành cho khách
nước ngoài thăm địa phương theo lời mời của địa phương, trong đó thăm
chính thức là chuyến thăm được địa phương tổ chức đón, tiếp với mức độ lễ
tân cao nhất.
- “Thăm cá nhân” là chuyến thăm Việt Nam của khách nước ngoài với tư
cách cá nhân và với mục đích là thăm quan, du lịch, chữa bệnh hay nghỉ dưỡng.
23
- “Khách mời tham dự sự kiện tại địa phương” là khách nước ngoài được
địa phương mời tham dự các sự kiện do địa phương tổ chức: Lễ kỷ niệm ngày
lễ lớn của đất nước, ngày lễ của địa phương; Tết; hội chợ; hội nghị, hội thảo
quốc tế; lễ hội; thi đấu thể thao quốc tế; lễ khởi công, lễ khánh thành công
trình, dự án.
-“Đoàn Lãnh sự” là tập thể các vị đứng đầu các Tổng Lãnh sự quán, Lãnh
sự quán nước ngoài (sau đây gọi tắt là Cơ quan Lãnh sự) đóng tại một địa
phương Việt Nam.
- “Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam” là Đại sứ quán; Tổng Lãnh
sự quán, Lãnh sự quán và Văn phòng đại diện các tổ chức quốc tế thuộc Liên
hợp quốc hay liên chính phủ tại Việt Nam.
1.2. Nguyên tắc về tổ chức nghi lễ đối ngoại và đón tiếp khách
nước ngoài đến thăm địa phương
- Nghi lễ đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương phải
phù hợp với yêu cầu chính trị, đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước,
phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, luật pháp và thông lệ quốc
tế nhằm góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác của
Việt Nam nói chung và tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng với các quốc gia, vùng lãnh
thổ và các tổ chức quốc tế.
- Mức độ và nghi lễ tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài thăm địa phương
phù hợp với quy định về thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại của
Đảng và Nhà nước và của tỉnh; trên cơ sở yêu cầu, mục đích của chuyến
thăm; nguyên tắc đối đẳng trong quan hệ quốc tế; trọng thị, chu đáo, an
toàn, hiệu quả, thiết thực và tiết kiệm, không lãng phí, không phô trương
hình thức và phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương.
24
1.3. Đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương theo lời mời
của Lãnh đạo cấp cao và các cơ quan Trung ương
1.3.1. Khách nước ngoài thăm Việt Nam theo lời mời của Lãnh đạo Đảng,
Nhà nước; lãnh đạo các bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội và lãnh đạo
cơ quan Trung ương các đoàn thể trong chương trình thăm Việt Nam có
chương trình thăm địa phương: Nghi lễ tổ chức đón, tiếp các khách này tại
địa phương thực hiện theo quy định tại Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày
29 tháng 10 năm 2013 của Chính phủ quy định về tổ chức ngày kỷ niệm;
nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua;
nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài (sau đây gọi tắt là Nghị định
số 145/2013/NĐ-CP) và hướng dẫn trực tiếp của cơ quan Trung ương chủ trì
đón tiếp.
1.3. 2. Khách nước ngoài thăm Việt Nam (chương trình khách chỉ thăm
địa phương) trên danh nghĩa theo lời mời của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước;
lãnh đạo các bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội và cơ quan Trung ương các
đoàn thể mà lãnh đạo tỉnh hay lãnh đạo đoàn thể cấp tỉnh được ủy quyền
thay mặt chủ trì đón tiếp: Tùy theo cấp bậc, chức vụ của khách và danh nghĩa
chuyến thăm, mức độ và nghi lễ tổ chức đón, tiếp theo quy định tại Nghị
định số 145/2013/NĐ-CP hoặc quy định của Thông tư này và chỉ đạo, hướng
dẫn của cơ quan Trung ương liên quan, cụ thể như sau:
a) Ban Đối ngoại Trung ương: Nếu là khách mời của Lãnh đạo Đảng, lãnh
đạo Văn phòng Trung ương và các ban của Đảng.
b) Bộ Ngoại giao: Nếu là khách mời của Chủ tịch và Phó Chủ tịch nước,
Thủ tướng Chính phủ và Phó Thủ tướng Chính phủ, lãnh đạo Bộ Ngoại giao.
c) Văn phòng Quốc hội: Nếu là khách mời của Chủ tịch Quốc hội và Phó
Chủ tịch Quốc hội, lãnh đạo Văn phòng Quốc hội, lãnh đạo các Ủy ban và ban
của Quốc hội.
25
d) Tương ứng với bộ, ngành và cơ quan Trung ương các đoàn thể: Nếu
là khách mời của lãnh đạo bộ, ngành và cơ quan Trung ương các đoàn thể.
1.4. Đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương theo quan hệ
đảng và lực lượng vũ trang
1.4.1. Khách là lãnh đạo Đảng cầm quyền nước ngoài hoặc tổ chức Đảng
cầm quyền tại địa phương nước ngoài có quan hệ chính thức với Đảng Cộng
sản Việt Nam (sau đây gọi tắt là Đảng cầm quyền) thăm địa phương theo lời
mời của Tỉnh ủy, lãnh đạo Tỉnh ủy và Đảng ủy các cấp, lãnh đạo các cấp ủy
Đảng của địa phương theo quan hệ đảng, nghi lễ và tổ chức đón, tiếp theo
quy định của Đảng và hướng dẫn của Ban Đối ngoại Trung ương.
1.4. 2. Khách nước ngoài là quân đội, cảnh sát, công an, an ninh nước
ngoài thăm địa phương theo lời mời của các đơn vị lực lượng vũ trang nhân
dân tại địa phương (quân đội và công an), nghi lễ tổ chức đón tiếp theo quy
định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Quốc phòng
hoặc Bộ Công an.
2 ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI THEO LỜI MỜI CỦA ĐỊA PHƯƠNG
2.1. Khách nước ngoài thăm theo lời mời địa phương
Khách nước ngoài thăm theo lời mời của địa phương, bao gồm:
1. Nguyên lãnh đạo cấp cao nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo bộ,
ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo
địa phương nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo các tổ chức quốc tế liên
chính phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc; lãnh đạo các cơ quan
thuộc bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo các cơ quan
thuộc tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp
quốc và cấp tương đương.
26
2. Lãnh đạo sở, ngành của địa phương nước ngoài; lãnh đạo huyện địa
phương nước ngoài; lãnh đạo các đoàn thể cấp tỉnh, lãnh đạo các đoàn thể
cấp huyện của địa phương nước ngoài và cấp tương đương.
3. Người đứng đầu và thành viên các Cơ quan đại diện nước ngoài tại
Việt Nam.
4. Đại diện các tổ chức kinh tế, thương mại, phi chính phủ nước ngoài và
các tổ chức, cá nhân nước ngoài khác.
Danh nghĩa khách nước ngoài thăm địa phương
1. “Thăm chính thức tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc
Trung ương)” là danh nghĩa chuyến thăm dành cho khách nước ngoài là lãnh
đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; thành viên Hoàng gia
nước ngoài; lãnh đạo các tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện, tổ
chức thuộc Liên hợp quốc; lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài và cấp
tương đương, thăm địa phương theo lời mời chính thức của lãnh đạo cao
cấp tỉnh (Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng
nhân dân tỉnh).
2. “Thăm làm việc tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung
ương)” là danh nghĩa chuyến thăm dành cho khách nước ngoài là cấp phó
của “lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài”; lãnh đạo các cơ quan thuộc
bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo các cơ quan thuộc
tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc
và cấp tương đương, thăm địa phương theo lời mời chính thức của Phó Bí
thư Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân
dân tỉnh.
3. “Thăm tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương)” là
danh nghĩa chuyến thăm đối với khách nước ngoài là lãnh đạo sở, ngành địa
phương nước ngoài; lãnh đạo huyện địa phương nước ngoài; lãnh đạo các
27
đoàn thể cấp tỉnh và cấp huyện địa phương nước ngoài và các khách nước
ngoài khác thăm địa phương theo lời mời của lãnh đạo tỉnh; lãnh đạo sở,
ngành; lãnh đạo huyện; lãnh đạo các đoàn thể cấp tỉnh, lãnh đạo các đoàn
thể cấp huyện của địa phương Việt Nam.
2.2. Đón tiếp khách nước ngoài thăm chính thức địa phương
2.2.1. Đón, tiễn tại sân bay:
a) Thành phần:
Chủ trì: Giám đốc Sở Ngoại vụ hoặc Chánh Văn phòng Tỉnh ủy (nếu khách
là Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài, lãnh
đạo Đảng cầm quyền nước ngoài hoặc là lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền
tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Chính quyền hay Cơ quan dân
cử địa phương nước ngoài là khách mời của Bí thư Tỉnh ủy và khách mời khác
của Bí thư Tỉnh ủy)/Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh (nếu khách là
Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài là khách mời của
Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh và khách mời khác của Chủ tịch Hội đồng
nhân dân tỉnh).
Đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách; Văn phòng đại diện
tổ chức quốc tế khách tại Việt Nam (nếu có và tham dự). Đại diện các tổ chức
và công dân nước khách tại địa phương (nếu có và có yêu cầu tham dự).
b) Cách thức:
Thu xếp phòng VIP đón, tiễn khách tại sân bay. Tùy theo điều kiện và quy
định về an ninh hàng không tại sân bay, thu xếp đón, tiễn đoàn tại chân cầu
thang máy bay, đầu đường ống hoặc tại một điểm trang trọng phù hợp với
khách VIP.
Tặng hoa Trưởng đoàn và Phu nhân/Phu quân (nếu có).
28
2.2.2. Lễ đón:
a) Địa điểm: Tại Trụ sở cơ quan tỉnh/Nhà khách tỉnh hay tại một địa điểm
thích hợp.
b) Tổ chức:
Chủ trì: Người đứng ra mời khách (sau đây gọi là chủ chính);
Thành phần: Phu nhân/Phu quân chủ chính (nếu có); thành phần
tham gia đón, tiễn đoàn tại sân bay; lãnh đạo các sở, ngành, huyện, đoàn
thể tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với nội dung, mục đích, yêu
cầu chuyến thăm.
Trường hợp chủ chính là Bí thư Tỉnh ủy:
Nếu khách là Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương
nước ngoài, lãnh đạo Đảng cầm quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng cầm
quyền tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Chính quyền địa phương
nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài: Một lãnh
đạo Ủy ban nhân dân tỉnh tham dự.
Nếu khách là lãnh đạo Đảng cầm quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng
cầm quyền tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Cơ quan dân cử
địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước
ngoài: Một lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tham dự.
Đối với các khách nước ngoài khác: Bố trí lãnh đạo Ủy ban nhân dân
tỉnh, lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tham dự lễ đón do Bí thư Tỉnh ủy
quyết định tùy theo yêu cầu quan hệ giữa hai bên và mục đích, nội dung
chuyến thăm.
Cách thức:
Chủ chính và Phu nhân/Phu quân (nếu có) đón Trưởng đoàn khách và
Phu nhân/Phu quân (nếu có) tại nơi xe đỗ.
29
Tặng hoa Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có).
Chủ chính giới thiệu với Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu
có) các thành viên chủ nhà. Trưởng đoàn khách giới thiệu với chủ chính và
Phu nhân/Phu quân (nếu có) các thành viên của đoàn.
Chủ chính, Trưởng đoàn khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) chụp
ảnh chung. Vị trí chụp ảnh theo hướng đối diện nhìn vào, từ trái qua phải
thứ tự như sau: Phu nhân/Phu quân khách (nếu có), Trưởng đoàn khách, chủ
chính và Phu nhân/Phu quân chủ chính (nếu có).
Chủ chính cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) tiếp xã giao chào
mừng đoàn.
2.2.3. Hội đàm làm việc:
Chủ trì: Hai Trưởng đoàn.
Địa điểm: Tại Trụ sở cơ quan tỉnh/Nhà khách tỉnh hoặc tại một địa điểm
thích hợp.
Thành phần tham dự phía tỉnh: Tương ứng với thành phần tham dự
hội đàm của đoàn khách và yêu cầu nội dung trao đổi.
Nếu Bí thư Tỉnh ủy chủ trì hội đàm làm việc, cùng tham dự có:
a) Nếu khách là Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm quyền địa phương
nước ngoài, lãnh đạo Đảng cầm quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng cầm
quyền tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Chính quyền địa phương
nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài: Một lãnh
đạo Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Nếu khách là lãnh đạo Đảng cầm quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng
cầm quyền tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Cơ quan dân cử
địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước
ngoài: Một lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh.
30
c) Đối với các khách nước ngoài khác: Bố trí lãnh đạo Ủy ban nhân dân
tỉnh, lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tham dự hội đàm do Bí thư Tỉnh ủy
quyết định tùy theo yêu cầu quan hệ giữa hai bên và nội dung hội đàm.
Gặp hẹp: Căn cứ vào yêu cầu và điều kiện cụ thể của chuyến thăm, hai
Trưởng đoàn có thể gặp riêng.
2.2.4. Hội đàm với đối tác:
a) Nếu chủ chính là Bí thư Tỉnh ủy, ngoài hội đàm làm việc với tỉnh do Bí
thư Tỉnh ủy chủ trì, phù hợp với nội dung làm việc và nguyện vọng của khách
có thể tổ chức hội đàm làm việc riêng:
Nếu khách là Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài đồng
thời là lãnh đạo Đảng cầm quyền hay lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền
tại địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước
ngoài, có thể tổ chức hội đàm làm việc riêng với Ủy ban nhân dân tỉnh do
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì.
Nếu khách là Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài
đồng thời lãnh đạo Đảng cầm quyền hay lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền
tại địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước
ngoài, có thể tổ chức hội đàm làm việc riêng với Hội đồng nhân dân tỉnh do
Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh chủ trì.
Đối với các khách nước ngoài khác: Thu xếp hội đàm làm việc riêng với
lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tùy theo
yêu cầu quan hệ giữa hai bên, mục đích chuyến thăm, nội dung làm việc và
đề nghị của khách.
b) Làm việc riêng với thành viên đoàn: Lãnh đạo sở, ngành, huyện, đoàn
thể có thể tổ chức làm việc riêng với đối tác là thành viên đoàn.
31
2.2.5. Chiêu đãi:

a) Chủ trì: Chủ chính cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có).
b) Thành phần tham dự:
Phía Việt Nam: Thành phần tham gia lễ đón, hội đàm làm việc, đón tiễn
tại sân bay.
Phía khách: Các thành viên đoàn; đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự
nước khách, Văn phòng đại diện tổ chức quốc tế khách tại Việt Nam (nếu có).
c) Nghi thức: Chủ chính phát biểu chào mừng, chúc rượu. Trưởng đoàn
khách phát biểu đáp từ.
Tùy theo điều kiện của địa phương có thể tổ chức một số tiết mục biểu
diễn nghệ thuật đặc trưng của địa phương trong chiêu đãi.
2.2.6. Tiếp xã giao: Bí thư Tỉnh ủy tiếp xã giao Người đứng đầu Chính
quyền, Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài và các khách
nước ngoài khác thăm chính thức tỉnh theo lời mời của Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh hay Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh, phù hợp yêu cầu, mục đích
chuyến thăm và nguyện vọng của khách.
2.2.7. Tiễn đoàn kết thúc chuyến thăm: Không tổ chức lễ tiễn.
2.2.8. Thăm quan: Nếu thời gian chuyến thăm cho phép và yêu cầu
đón tiếp, nguyện vọng của khách, thu xếp cho khách đi thăm quan, làm việc
với các tổ chức, cơ sở hoặc di tích lịch sử hay danh lam thắng cảnh.
Tùy theo yêu cầu và tính chất của chương trình thăm quan, một lãnh đạo
tỉnh hoặc người chủ trì đón, tiễn sân bay (quy định tại Mục a, Khoản 2.2.1,
trang 27) tháp tùng đoàn tham quan.
2.2.9. Đối với khách có quan hệ đặc biệt: Có thể xem xét biện pháp
lễ tân sau:
32
a) Đón tại sân bay: Một lãnh đạo tỉnh hoặc chủ chính trực tiếp đón đoàn
tại sân bay.
b) Chiêu đãi: Mời cùng tham dự chiêu đãi một số lãnh đạo tỉnh, đoàn
thể, hội hữu nghị với quốc gia khách (nếu có), nhân sĩ, trí thức, đại diện
tổ chức và doanh nghiệp có nhiều quan hệ với nước khách tại địa phương
(doanh nghiệp của Việt Nam, đầu tư của nước khách hay liên doanh với nước
khách) và đại diện một số tổ chức, công dân tiêu biểu nước khách đang làm
việc, học tập tại địa phương (nếu có).
c) Mời cơm thân: Ngoài chiêu đãi do chủ chính chủ trì, có thể thu xếp một
lãnh đạo cao cấp khác của tỉnh cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) mời cơm
thân mật. Thành phần mời dự cơm thân mật chỉ gồm một số đoàn viên quan
trọng hoặc chỉ mời Trưởng đoàn khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có).
2.3. Đón tiếp khách nước ngoài thăm làm việc địa phương
a) Thành phần:
Chủ trì: Lãnh đạo Sở Ngoại vụ hoặc lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy (nếu
khách thăm theo lời mời của lãnh đạo tỉnh với chức danh là Phó Bí thư Tỉnh
ủy)/lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh (nếu khách thăm theo lời
mời của lãnh đạo tỉnh với chức danh là Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh).
Đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách, Văn phòng đại diện
tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có và có yêu cầu tham dự).
b) Cách thức:
Tặng hoa Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có).
Đối với khách là lãnh đạo địa phương nước ngoài và cấp tương đương:
Cách thức đón, tiễn tại sân bay tương tự như đối với khách thăm chính thức
địa phương.
33
Đối với khách mời khác: Đón, tiễn khách tại ga đi, ga đến.
2.3.2. Đón, hội đàm làm việc và các hoạt động:
Không tổ chức lễ đón.
Người chủ trì, địa điểm, thành phần tham dự hội đàm làm việc giữa hai
đoàn và tổ chức các hoạt động khác trong chuyến thăm: Nguyên tắc tương
tự như đối với khách nước ngoài thăm chính thức địa phương.
2.3.3. Chào lãnh đạo cao cấp của tỉnh:
Căn cứ vào quan hệ, yêu cầu đón tiếp, đề nghị của khách và nội dung trao
đổi, bố trí lãnh đạo cao cấp tỉnh tiếp:
a) Bí thư Tỉnh ủy tiếp: Cấp phó của Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm
quyền địa phương nước ngoài, cấp phó của Người đứng đầu Chính quyền
hay Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài đồng thời là lãnh đạo Đảng cầm
quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài và
là khách mời của Phó Bí thư Tỉnh ủy.
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp: cấp phó của Người đứng đầu
Chính quyền địa phương nước ngoài và là khách mời của Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh.
c) Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp: Cấp phó của Người đứng đầu
Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài và là khách mời của Phó Chủ tịch Hội
đồng nhân dân tỉnh.
d) Đối với các khách nước ngoài khác: Bố trí Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh hay Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp đoàn tùy theo
yêu cầu quan hệ giữa hai bên, mục đích của chuyến thăm, nội dung làm việc
và đề nghị của khách.
b) Thành phần dự:
34
Phía Việt Nam: Thành phần tham gia đón, tiễn tại sân bay; hội đàm
làm việc.
nước khách; Văn phòng đại diện tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có).
2.3.5. Đối với khách có quan hệ đặc biệt: Có thể xem xét biện pháp
lễ tân sau:
a) Mời cơm thân mật: Có thể thu xếp một lãnh đạo cao cấp của tỉnh cùng
Phu nhân/Phu quân (nếu có) mời cơm thân mật. Thành phần mời dự cơm
thân mật chỉ gồm một số đoàn viên quan trọng hoặc chỉ mời Trưởng đoàn
khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có).
b) Bí thư Tỉnh ủy tiếp xã giao: Ngoài việc chỉ Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh hay Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp, thu xếp cho khách chào Bí thư
Tỉnh ủy phù hợp với nguyện vọng của khách.
2.4. Đón tiếp nguyên lãnh đạo cấp cao nước ngoài; nguyên lãnh
đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; nguyên lãnh
đạo địa phương nước ngoài; nguyên lãnh đạo các tổ chức quốc tế
liên chính phủ, liên nghị viện và nguyên lãnh đạo các tổ chức thuộc
Liên hợp quốc thăm địa phương theo lời mời của địa phương
a) Thành phần:
Chủ trì: Lãnh đạo Sở Ngoại vụ hoặc lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy (nếu
khách thăm theo lời mời của lãnh đạo Tỉnh ủy)/lãnh đạo Văn phòng Hội
đồng nhân dân tỉnh (nếu khách thăm theo lời mời của lãnh đạo Hội đồng
nhân dân tỉnh).
35
Đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách; Văn phòng đại diện
tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có và có yêu cầu tham dự).
b) Cách thức: Tương tự như đối với khách thăm chính thức địa phương.
2.4.2. Tiếp đoàn:
Phía Việt Nam: Thành phần tham gia đón, tiễn tại sân bay; đại diện các
cơ quan, tổ chức liên quan đến mục đích chuyến thăm của khách.
nước khách, Văn phòng Đại diện tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có).
Phía Việt Nam: Thành phần tham gia đón, tiễn tại sân bay và tham dự
tiếp đoàn; nguyên lãnh đạo tỉnh (là người xây dựng quan hệ với khách khi
đương chức).
nước khách; Văn phòng Đại diện tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có).
2.4.4. Các hoạt động khác: Việc tổ chức các hoạt động khác cho khách
trong thời gian thăm Việt Nam phù hợp với yêu cầu, mục đích của chuyến
thăm và nguyện vọng của khách.
2.4.5. Tiếp xã giao đối với khách mời của Phó Bí thư Tỉnh ủy, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân
tỉnh: Một lãnh đạo cao cấp tỉnh tiếp hoặc tiếp và mời cơm thân mật đoàn.
36
2.5. Đón, tiếp khách nước ngoài là lãnh đạo sở, ngành địa
phương nước ngoài; lãnh đạo huyện địa phương nước ngoài; lãnh
đạo các cơ quan trực thuộc bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội
nước ngoài; lãnh đạo các cơ quan thuộc tổ chức quốc tế liên chính
phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc và cấp tương đương
thăm địa phương.
2.5.1. Tổ chức đón, tiễn, làm việc, chiêu đãi và các chương trình
hoạt động
a) Tổ chức đón tiếp: Khách của cơ quan, đoàn thể nào, cơ quan, đoàn thể
đó chủ trì tổ chức đón, tiễn và các hoạt động của đoàn trong thời gian khách
thăm địa phương.
b) Chủ trì đón tiếp: Chủ chính.
c) Thành phần phía địa phương tham dự làm việc, chiêu đãi: Tương ứng
với thành viên đoàn và đại diện lãnh đạo Sở Ngoại vụ/đại diện các sở, ngành
liên quan đến nội dung của chuyến thăm.
2.5.2. Tiếp xã giao: Một lãnh đạo tỉnh tiếp đoàn nếu là khách mời của
lãnh đạo sở, ngành, huyện và đoàn thể cấp tỉnh của địa phương.
Đối với khách mời thăm, làm việc tại huyện thị vùng xa, căn cứ vào yêu
cầu và điều kiện cụ thể của chuyến thăm để thu xếp.
2.6. Đón tiếp khách nước ngoài tham dự sự kiện do tỉnh chủ trì
tổ chức
Việc đón tiếp khách nước ngoài tham dự sự kiện do địa phương tổ chức
hoặc đăng cai tổ chức, thực hiện theo đề án và kế hoạch được cấp có thẩm
quyền phê duyệt; phù hợp với các quy định có liên quan của Việt Nam, thông
lệ quốc tế và thông lệ của sự kiện quốc tế đó và điều kiện thực tế địa phương.
37
2.6.1. Đón, tiễn: Chỉ tổ chức đón, tiễn tại sân bay khi khách đến và đi.
Một tổ công tác gồm một số cán bộ do một lãnh đạo cấp sở chịu trách nhiệm
chủ trì đón, tiễn và hỗ trợ các thủ tục cho khách khi đến và khi đi.
2.6.2. Chiêu đãi: Khách nước ngoài tham dự sự kiện được mời tham dự
chiêu đãi chung theo chương trình chung.
Một lãnh đạo cao cấp của tỉnh và Phu nhân/Phu quân (nếu có) có thể tổ
chức chiêu đãi hẹp với thành phần là các Trưởng đoàn cùng Phu nhân/Phu
quân (nếu có) và có thể một số thành viên quan trọng của mỗi đoàn.
2.6.3. Làm việc: Ngoài chương trình chung của sự kiện, nếu do yêu cầu
trao đổi về quan hệ giữa hai bên, tỉnh tổ chức làm việc riêng với đoàn.
2.6.4. Thăm quan: Thu xếp chương trình cho khách thăm quan cơ sở
tại địa phương liên quan đến sự kiện, danh lam, thắng cảnh Việt Nam như là
một hoạt động của sự kiện hoặc như một hoạt động bên lề sự kiện.
2.7. Đón, tiễn khách nước ngoài thăm tỉnh bằng đường bộ
(khách thăm hai hay nhiều địa phương trong chương trình thăm
Việt Nam)
Tại địa giới tỉnh, tổ chức chức đón, tiễn kỹ thuật với thành phần tương tự
như đón, tiễn tại sân bay.
Nếu cơ sở vật chất trên đường tại khu vực địa giới tỉnh cho phép, đoàn xe
có thể dừng lại để tỉnh tiễn, chào tạm biệt và tỉnh đón, chào đón đoàn. Nếu
điều kiện cơ sở vật chất không phù hợp, đoàn xe không dừng lại, xe cảnh
sát dẫn đường (nếu có) và xe chở cán bộ tỉnh đi tiễn tách ra khỏi đoàn xe, xe
cảnh sát dẫn đường (nếu có) và xe chở cán bộ tỉnh đi đón nhập vào đoàn xe
phù hợp với sơ đồ đội hình đoàn xe.
38
2.8. Đón tiếp Người đứng đầu Cơ quan đại diện nước ngoài tại
Việt Nam chào xã giao, chào từ biệt lãnh đạo tỉnh hay đi thăm, làm
việc tại tỉnh và thành viên Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam
đi thăm, làm việc tại địa phương
2.8.1. Thu xếp chuyến thăm:

a) Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam: Phối hợp với tỉnh để thu
xếp chương trình và tự thu xếp về hậu cần, ăn ở, đi lại trong thời gian thăm,
làm việc tại địa phương.
b) Tỉnh phối hợp với Bộ Ngoại giao thu xếp đón tiếp:
Với Cục Lễ tân Nhà nước và Vụ Khu vực: Đối với Đại sứ, Đại biện nước
ngoài tại Hà Nội chào xã giao sau khi nhận nhiệm vụ và chào từ biệt lãnh đạo
tỉnh trước khi kết thúc nhiệm kỳ công tác tại Việt Nam.
Với Vụ Khu vực: Đối với Đại sứ, Đại biện và viên chức ngoại giao nước
ngoài tại Hà Nội đi thăm, làm việc với địa phương.
Với Vụ các Tổ chức quốc tế: Đối với Trưởng đại diện hay thành viên Văn
phòng đại diện tổ chức quốc tế thuộc Liên hợp quốc và tổ chức quốc tế liên
chính phủ khác tại Việt Nam chào xã giao, chào từ biệt lãnh đạo tỉnh; đi
thăm, làm việc với địa phương.
Với Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (nếu Cơ quan
Lãnh sự nước ngoài tại Thành phố Hồ Chí Minh): Tổng Lãnh sự, viên chức
lãnh sự nước ngoài chào xã giao, chào từ biệt lãnh đạo tỉnh; đi thăm, làm
việc với địa phương.
2.8.2. Tổ chức đón tiếp:
a) Tổ chức chương trình: Thu xếp cho khách chào, làm việc với lãnh đạo
tỉnh và làm việc với sở ngành, đoàn thể hay cơ sở phù hợp với yêu cầu và mục
đích chuyến thăm của khách và của địa phương.
39
b) Thành phần tham dự cùng lãnh đạo tỉnh tiếp, làm việc: Lãnh đạo Sở
Ngoại vụ (nếu lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp) hoặc lãnh đạo Văn phòng
Tỉnh ủy (nếu lãnh đạo Tỉnh ủy tiếp)/lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân
(nếu lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp) và đại diện các sở, ngành, huyện,
thị phù hợp với yêu cầu, nội dung buổi tiếp, làm việc.
2.9. Đón tiếp Đoàn Ngoại giao, Đoàn Lãnh sự thăm địa phương
hoặc tham dự sự kiện do địa phương tổ chức
2.9.1. Phối hợp tổ chức đón tiếp:
a) Lãnh đạo tỉnh chủ trì mời Đoàn Ngoại giao tại Hà Nội, Đoàn Lãnh sự
tại địa phương hoặc một số Người đứng đầu Cơ quan đại diện nước ngoài tại
Việt Nam thăm hay tham dự sự kiện do địa phương tổ chức.
b) Tỉnh có văn bản chính thức trao đổi thống nhất với Bộ Ngoại giao trước
khi mời.
2.9.2. Nguyên tắc xếp chỗ các Cơ quan đại diện nước ngoài tại
Việt Nam khi tham dự sự kiện:
a) Xếp thứ tự giữa các Đại sứ quán hay các giữa Tổng Lãnh sự quán: Theo
thứ tự vần chữ cái A, B, C tên nước cử bằng tiếng Việt.
b) Xếp chỗ trong Đoàn Ngoại giao (các vị Đại sứ, Đại biện và Đại biện
lâm thời):
Theo thứ tự Người đứng đầu Đại sứ quán: Trưởng đoàn Ngoại giao và các
vị Đại sứ khác theo thứ tự thời gian trình Quốc thư lên Chủ tịch nước, tiếp
theo là các Đại biện và Đại biện lâm thời theo thứ tự thời gian được giới thiệu
với Bộ Ngoại giao.
Theo thứ tự khối Người đứng đầu Đại sứ quán: Trưởng đoàn Ngoại giao,
khối các Đại sứ, khối các Đại biện và khối các Đại biện lâm thời.
40
c) Xếp chỗ trong Đoàn Lãnh sự (các vị Tổng Lãnh sự):

Theo thứ tự các Tổng Lãnh sự: Trưởng đoàn Lãnh sự và các vị Tổng Lãnh
sự khác theo thứ tự thời gian chính thức nhận Giấy Chấp nhận lãnh sự
(Exequatur).
Theo thứ tự khối Người đứng đầu Cơ quan Lãnh sự: Trưởng đoàn Lãnh sự,
khối các Người đứng đầu Cơ quan Lãnh sự và khối các đại diện Cơ quan Lãnh
sự (thay mặt Người đứng đầu Cơ quan Lãnh sự).
d) Xếp chỗ theo khối Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam: Khối các
Đại sứ quán, khối các Văn phòng Đại diện tổ chức thuộc Liên hợp quốc và tổ
chức quốc tế liên chính phủ, khối các Cơ quan Lãnh sự.
đ) Cục Lễ tân Nhà nước có trách nhiệm thường xuyên cập nhật danh
sách Đoàn Ngoại giao; Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
(đối với Cơ quan Lãnh sự tại Thành phố Hồ Chí Minh) có trách nhiệm thường
xuyên cập nhật danh sách Đoàn Lãnh sự tại địa phương và cung cấp cho địa
phương khi được yêu cầu.
2.10. Đón tiếp khách nước ngoài thăm cá nhân
- Đối với lãnh đạo cấp cao nước ngoài thăm cá nhân tại địa phương thực
hiện theo quy định của Đảng, Nghị định số 145/2013/NĐ-CP và hướng dẫn
của cơ quan Trung ương chủ trì đón tiếp.
- Đối với lãnh đạo địa phương nước ngoài thăm cá nhân: Trên cơ sở trao
đổi thống nhất với phía khách, nếu điểm khách đến và đi thuộc địa phận
tỉnh, lãnh đạo Sở Ngoại vụ/lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc
lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy hay Hội đồng nhân dân tỉnh phù hợp với chức
danh của khách, đại diện cho tỉnh đón, tiễn và thu xếp một lãnh đạo tỉnh
phù hợp với chức vụ của khách tiếp xã giao và mời cơm thân mật.
41
- Đối với lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; tổ
chức thuộc Liên hợp quốc, tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện
thăm cá nhân tại địa phương: Trên cơ sở trao đổi thống nhất với cơ quan
Trung ương (bộ, ngành, Ban Đối ngoại Trung ương hay Văn phòng Quốc hội)
và thống nhất với khách, cách thức đón tiếp tương tự như với lãnh đạo địa
phương nước ngoài thăm cá nhân.
2.11. Thu xếp chào Lãnh đạo Đảng, Nhà nước và lãnh đạo bộ, ban,
ngành, Ủy ban của Quốc hội và Cơ quan Trung ương các đoàn thể
Căn cứ vào yêu cầu và điều kiện cụ thể của chuyến thăm để thu xếp Lãnh
đạo Đảng, Nhà nước; lãnh đạo bộ, ban, ngành và Ủy ban của Quốc hội; lãnh
đạo cơ quan Trung ương các đoàn thể tiếp.
- Thủ tục thu xếp cho khách chào Lãnh đạo Đảng, Nhà nước: Thực hiện
theo quy định của Đảng và Nghị định số 145/2013/NĐ-CP.
- Thủ tục thu xếp cho khách chào lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của
Quốc hội và cơ quan Trung ương các đoàn thể: Tỉnh liên hệ trực tiếp với bộ,
ngành; Ban Đối ngoại Trung ương; Văn phòng Quốc hội hay cơ quan Trung
ương các đoàn thể liên quan để thu xếp.
3 CÁCH SẮP XẾP XE VÀ CHỖ NGỒI TRÊN XE
3.1. Xe ô tô phục vụ đoàn
3.1.1. Khách nước ngoài thăm theo lời mời của địa phương:
a) Đoàn khách với trưởng đoàn là nguyên lãnh đạo cấp cao nước ngoài;
thành viên Hoàng gia nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo bộ, ban,
ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo các tổ
chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện và tổ chức thuộc Liên hợp quốc;
lãnh đạo và nguyên lãnh đạo địa phương nước ngoài và cấp tương đương:
42
Bố trí xe riêng (xe 4 chỗ) cho Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu
có), các đoàn viên khác bố trí xe chung nhiều chỗ trong các chương trình
hoạt động chung.
Trong trường hợp Phu nhân/Phu quân có hoạt động riêng hoặc đoàn
viên có hoạt động làm việc riêng tách khỏi đoàn, việc bố trí loại xe cho các
hoạt động riêng tùy thuộc vào số lượng người cùng tham gia một cách hợp
lý (cho cả khách và chủ nhà tháp tùng).
b) Đoàn khách nước ngoài khác: Bố trí xe chung cho toàn đoàn, loại xe
phù hợp với số lượng đoàn viên.
3.1.2. Khách nước ngoài tham dự sự kiện do địa phương tổ chức:
Bố trí xe cho khách như đối với một đoàn khách nước ngoài thăm tỉnh
theo quy định tại mục 3.1.1, trang 41, khi từng đoàn hoạt động riêng.
Các hoạt động chung theo chương trình của sự kiện, bố trí xe phù hợp
với thông lệ lễ tân của sự kiện, điều kiện thực tế của địa phương. Tùy theo
cách thức tổ chức về lễ tân và chương trình hoạt động, có thể bố trí đội hình
xe cho từng đoàn hoặc bố trí xe chung nhiều chỗ riêng cho các Trưởng đoàn
khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) và xe chung nhiều chỗ cho đoàn
viên của các đoàn.
3.2. Xe cảnh sát dẫn đường:
3.2.1. Khách nước ngoài thăm theo lời mời của địa phương:
a) Nguyên lãnh đạo cấp cao nước ngoài; thành viên Hoàng gia nước
ngoài; Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo các
tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện và tổ chức thuộc Liên hợp quốc;
lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài và cấp tương đương: Có xe cảnh sát
dẫn đường trong các hoạt động chính thức.
43
b) Khách nước ngoài khác: Trên cơ sở tình hình thực tế giao thông của
địa phương, yêu cầu an ninh và an toàn giao thông đối với khách, việc đề
xuất bố trí xe cảnh sát dẫn đường trong các hoạt động của đoàn phù hợp với
hướng dẫn của Bộ Công an.
3.2.2. Khách nước ngoài tham dự sự kiện do địa phương tổ chức:
a) Các đoàn khi hoạt động riêng: Bố trí xe cảnh sát dẫn đường theo quy
định tại mục 3.2.1, trang 42.
b) Các hoạt động chung theo chương trình của sự kiện: Bố trí xe cảnh sát
dẫn đường cho đoàn xe gồm các xe của Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu
quân (nếu có) hoặc một đội hình chung gồm xe cho tất cả các đoàn để đảm
bảo an ninh và an toàn giao thông, phù hợp với đề án tổ chức được cấp có
thẩm quyền phê duyệt và hướng dẫn của Bộ Công an.
3.3. Vị trí ngồi trong xe ô tô
Cách sắp xếp chỗ ngồi trong ô tô khi đi đón hoặc di chuyển đoàn khách
được thực hiện theo nguyên tắc sau (nhìn theo hướng nhìn của người ngồi
trong xe):
- Khách chính/người có chức vụ cao nhất: ngồi vào chỗ ngồi danh dự bên
phải ghế sau xe (chếch với ghế lái xe). Nếu treo cờ thì cờ của nước khách treo
bên phải, cờ nước chủ nhà treo bên trái.
- Vị trí của chủ nhà là ở sau ghế lái xe.
- Nếu có 3 người cùng ngồi chung ghế phía sau lái xe thì chỗ giữa được
coi là chỗ có tầm quan trọng thứ ba sau hai vị trí nêu trên.
- Bảo vệ, phiên dịch hay cán bộ tháp tùng ngồi ghế phía trước, ngang
hàng với lái xe. Nếu yêu cầu phải có phiên dịch đi cùng thì người bảo vệ sẽ
đi xe trước.
44
- Nếu xe ôtô có ghế phụ (ghế gấp), thì xếp người thứ ba ngồi ghế phụ,
không nên xếp ba người cùng ngồi ghế sau với khách chính và chủ nhà.
- Nếu trong đoàn khách có Phu nhân/Phu quân của khách chính đi cùng
thì chủ nhà và khách chính sẽ lên xe đầu/sau xe bảo vệ, xe tiếp theo sẽ là xe
của Phu nhân/Phu quân khách chính. Trường hợp nếu khách chính yêu cầu
được ngồi cùng xe thì vị trí của khách chính và Phu nhân/Phu quân là vị trí
thứ nhất và thứ ba.
* Lưu ý:
- Người lái xe bao giờ cũng phải đỗ xe phía người khách chính ngồi,
trước cửa nhà khách, cửa ga... để khách xuống xe là trực diện với chủ nhà
đón khách và là người bắt tay chủ nhà trước tiên.
- Người tháp tùng không bao giờ xuống xe trước khách, trừ người phiên
dịch hoặc lái xe, bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách.
- Đối với khách quý, thường bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và
đóng cửa xe cho khách.
- Khách chính có phu nhân đi cùng, có thể xếp phu nhân ngồi bên phải
và khi xe đỗ, phu nhân xuống trước chồng và bắt tay chủ nhà trước tiên.
- Sơ đồ chỗ ngồi trong xe ô tô (nhìn theo hướng của người ngồi trong xe):
+ Trường hợp 3 người:
Vị trí 3.
Vị trí lái xe
Bảo vệ/Phiên dịch
Vị trí 2. Vị trí 1.
Chủ nhà Khách chính
45
+ Trường hợp 4 người: (xếp 3 người cùng ngồi ghế sau, tuy nhiên nên
hạn chế trường hợp này)
Vị trí lái xe Vị trí 4. Phiên dịch
Vị trí 3.
Khách (có cấp bậc
Vị trí 2. Vị trí 1.
thấp hơn khách
Chủ nhà Khách chính
chính hoặc Phu
nhân/Phu quân
4
CÁCH TREO CỜ TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI
4.1. Treo Quốc kỳ hai nước:

Nếu treo Quốc kỳ hai nước thì Quốc kỳ nước chủ nhà treo bên phải, Quốc
kỳ nước ngoài treo bên trái (theo hướng nhìn từ ngoài vào), theo sơ đồ sau:
Cờ khách
4.2. Treo Quốc kỳ nhiều nước:

Có hai cách thông thường:
- Cách 1: Treo Quốc kỳ thứ tự từ trái sang phải (theo hướng nhìn từ ngoài
vào) theo chữ đầu tên nước tiếng Anh. Đây là cách theo quy định của ASEAN,
được áp dụng ở nhiều hội nghị quốc tế. Một số nước xếp theo chữ cái tên
nước chủ nhà. Sơ đồ như sau (theo hướng nhìn từ ngoài vào):
A B C ASEAN
46
- Cách 2: Treo Quốc kỳ nước chủ nhà ở giữa, tiếp theo thứ tự bên trái rồi
đến bên phải theo chữ cái tên nước tiếng Anh/tiếng chủ nhà. Sơ đồ như sau
C A B D
* Lưu ý: Khi tiến hành ký kết văn bản, vị trí nước chủ nhà bên tay phải,
khách bên tay trái, từ ngoài nhìn vào. Do đó cờ sẽ được đặt trên bàn ký kết
theo thứ tự của chủ và khách. Nếu ký kết giữa Việt Nam với từ hai đối tác trở
lên: chủ nhà Việt Nam ở giữa, các đối tác được sắp xếp lần lượt hai bên theo
vần A, B, C tên nước theo tiếng Việt, sơ đồ như sau:
- Nếu là số lẻ:
C A B D
- Nếu là số chẵn:
C A B
4.3. Treo cờ nước ngoài đón tiếp khách nước ngoài tại địa
phương:
4.3.1. Quy định chung:
a) Chỉ treo Quốc kỳ nước ngoài; cờ Liên hợp quốc hay cờ tổ chức quốc tế
liên chính phủ, liên nghị viện khi treo cùng Quốc kỳ Việt Nam.
b) Chỉ treo Quốc kỳ nước ngoài khi quốc gia đó đã thiết lập quan hệ ngoại
giao chính thức với nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
47
c) Đối với chuyến thăm của lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài, chỉ
treo cờ địa phương khách thăm (nếu có và khách có yêu cầu) khi treo cùng
với Quốc kỳ Việt Nam và Quốc kỳ nước khách.
d) Treo Quốc kỳ Việt Nam cùng Quốc kỳ nước khách hoặc cờ Liên hợp
quốc, cờ của tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện: Quốc kỳ Việt Nam
ở bên phải, Quốc kỳ nước khách hay cờ Liên hợp quốc, cờ của tổ chức quốc tế
liên chính phủ, liên nghị viện ở bên trái theo hướng nhìn từ ngoài vào hoặc
từ dưới lên.
đ) Trường hợp địa phương khách thăm có cờ địa phương và khách có yêu
cầu treo cờ địa phương khách trong chuyến thăm, Quốc kỳ Việt Nam, Quốc
kỳ nước khách và cờ địa phương khách thăm được treo theo thứ tự như sau:
Cờ Việt Nam ở giữa, cờ nước khách bên trái và cờ địa phương khách thăm bên
phải theo hướng nhìn từ ngoài vào hoặc từ dưới lên.
e) Trong phòng khánh tiết có đặt tượng hoặc treo ảnh Chủ tịch Hồ Chí
Minh, cờ được treo theo thứ tự như sau: Tượng hoặc ảnh Chủ tịch Hồ Chí
Minh ở giữa, bên phải là Quốc kỳ Việt Nam, bên trái lần lượt từ giữa ra là
Quốc kỳ nước khách và tiếp theo là cờ địa phương khách thăm (nếu có và
khách có yêu cầu) theo hướng nhìn từ dưới lên.
4.3.2. Đón tiếp thành viên Hoàng gia nước ngoài; lãnh đạo cao
cấp địa phương nước ngoài; lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của
Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên
nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc và cấp tương đương trở lên
thăm chính thức địa phương:
Treo Quốc kỳ Việt Nam, Quốc kỳ nước ngoài, cờ Liên hợp quốc hay cờ tổ
chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện và cờ địa phương khách thăm
48
(nếu có và khách có yêu cầu) tại các địa điểm phù hợp với yêu cầu đối ngoại,
không gian nơi tổ chức, điều kiện của địa phương và chương trình đón tiếp:
Lễ đón (ngoài trời nơi tổ chức lễ đón), nơi ở của Trưởng đoàn khách và trong
các phòng: Phòng tiếp xã giao của lãnh đạo tỉnh, phòng hội đàm làm việc
với lãnh đạo tỉnh, phòng họp báo, phòng chiêu đãi do lãnh đạo tỉnh chủ trì
và đặt Quốc kỳ Việt Nam và Quốc kỳ nước ngoài hay cờ tổ chức quốc tế có kích
thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn hội đàm và bàn ký kết thỏa thuận giữa hai bên.
4.3.3. Đón tiếp cấp phó của lãnh đạo cao cấp địa phương nước
ngoài và cấp tương đương thăm làm việc địa phương:
Treo Quốc kỳ Việt Nam, Quốc kỳ nước ngoài và cờ địa phương khách
thăm (nếu có và khách có yêu cầu) tại các địa điểm phù hợp với yêu cầu đối
ngoại, không gian nơi tổ chức, điều kiện của địa phương và chương trình đón
tiếp: Phòng hội đàm, phòng tiếp xã giao của lãnh đạo tỉnh và đặt Quốc kỳ
Việt Nam, Quốc kỳ nước ngoài có kích thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn hội đàm
và bàn ký kết thỏa thuận giữa hai bên.
4.3.4. Đón tiếp Đại sứ, Tổng Lãnh sự nước ngoài và Trưởng đại diện
các tổ chức thuộc Liên hợp quốc, tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt
Nam chào xã giao lãnh đạo tỉnh, đi thăm, làm việc tại địa phương:
Phù hợp chương trình đón tiếp, thông lệ lễ tân ngoại giao và điều kiện của
địa phương, đặt Quốc kỳ Việt Nam và Quốc kỳ nước khách, cờ Liên hợp quốc
hoặc cờ tổ chức quốc tế liên chính phủ có kích thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn khi
lãnh đạo tỉnh tiếp xã giao, hội đàm làm việc với lãnh đạo tỉnh và ký kết thỏa
thuận giữa địa phương với Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
4.3.5. Đón tiếp lãnh đạo sở, ngành, huyện địa phương nước
ngoài; lãnh đạo các cơ quan trực thuộc bộ, ban, ngành, Ủy ban của
49
Quốc hội nước ngoài, tổ chức thuộc Liên hợp quốc, tổ chức quốc tế
liên chính phủ, liên nghị viện và cấp tương đương; thành viên các
Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam; lãnh đạo, đại diện các
tổ chức nước ngoài là đối tác của các đoàn thể cấp tỉnh, cấp huyện;
lãnh đạo, đại diện các tổ chức kinh tế, tổ chức phi chính phủ nước
ngoài thăm và làm việc tại địa phương:
Phù hợp với thông lệ lễ tân ngoại giao và điều kiện thực tế của địa
phương trong tổ chức đón tiếp, nếu có ký kết thỏa thuận giữa sở, ngành,
huyện của địa phương nước ngoài; cơ quan thuộc bộ, ban, ngành, Ủy ban
của Quốc hội nước ngoài; cơ quan trực thuộc tổ chức thuộc Liên hợp quốc, tổ
chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện; cơ quan đại diện nước ngoài tại
Việt Nam với địa phương, có thể đặt Quốc kỳ Việt Nam và Quốc kỳ nước ngoài
hoặc cờ Liên hợp quốc, tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện có kích
thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn ký kết.
Nếu đoàn thể mời khách và tổ chức đối tác có cờ riêng (cờ của tổ chức
và khách có yêu cầu) thì đặt cờ của đoàn thể và cờ tổ chức khách thăm kích
thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn làm việc và bàn ký kết thỏa thuận giữa hai bên.
4.3.6. Đón tiếp khách nước ngoài tham dự sự kiện do địa phương
tổ chức:
Treo Quốc kỳ Việt Nam, Quốc kỳ nước ngoài, cờ tổ chức quốc tế, cờ địa
phương nước ngoài, cờ tổ chức nước ngoài theo quy định của Việt Nam, quy
định tại mục 4.3.1 và phù hợp với thông lệ lễ tân ngoại giao, quy định hay
tiền lệ lễ tân trong tổ chức sự kiện đó.
Nếu chưa có quy định hay chưa có tiền lệ lễ tân về việc treo cờ khi tổ chức
sự kiện đó, tỉnh xin ý kiến Bộ Ngoại giao (Cục Lễ tân Nhà nước) về việc treo
50
cờ nước ngoài, cờ tổ chức quốc tế, cờ địa phương nước ngoài, cờ tổ chức nước
ngoài tham dự sự kiện và thứ tự cờ khi treo.
4.4. Những điều cần chú ý khi sử dụng Quốc kỳ:
- Tránh treo nhầm Quốc kỳ
- Tránh treo ngược Quốc kỳ
- Khi treo Quốc kỳ Việt Nam nên chú ý treo đầu ngôi sao lên trên, nếu
không sẽ treo ngược Quốc kỳ (đầu ngôi sao năm cánh lộn xuống dưới).
Treo đúng Treo sai
5 Khẩu hiệu chào mừng và trang trí pa nô, phông

5.1. Đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương:
Không trang trí băng rôn, pa nô, khẩu hiệu chào mừng khách nước ngoài
thăm địa phương. Nếu trong chương trình đón tiếp có lễ ký kết thỏa thuận
giữa hai bên, tại phòng ký kết có thể trang trí phông.
5.2. Đón tiếp khách nước ngoài tham dự sự kiện:
Việc trang trí băng rôn, pa nô, khẩu hiệu chào mừng phù hợp với thông
lệ lễ tân tổ chức của sự kiện, theo đề án và kế hoạch được cấp có thẩm quyền
phê duyệt với số lượng hợp lý, hình thức phù hợp và tại những địa điểm cần
thiết. Cách thức bài trí băng rôn, pa nô và sử dụng tiếng nước ngoài phù hợp
với quy định của Việt Nam và thông lệ tổ chức sự kiện đó.
51
5.3. Trình bày và sử dụng tiếng nước ngoài viết phông và khẩu hiệu
5.3.1. Trình bày phông, khẩu hiệu bằng hai thứ tiếng:
Nếu thứ tự từ trên xuống dưới, nội dung bằng tiếng Việt ở trên, nội dung
bằng tiếng nước ngoài ở dưới. Nếu chia hai bên, nội dung bằng tiếng Việt
ở bên phải, nội dung bằng tiếng nước ngoài ở bên trái theo hướng đối diện
nhìn vào.
Cỡ chữ tiếng Việt và tiếng nước ngoài tương đương nhau. Nếu tiếng Việt
và tiếng nước ngoài cùng hệ ngôn ngữ thì viết bằng cùng một phông chữ.
5.3.2. Dùng tiếng nước ngoài:
a) Đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương: Tiếng nước ngoài là
ngôn ngữ phổ thông nước khách thăm hoặc bằng một ngôn ngữ quốc tế
thông dụng trên cơ sở thỏa thuận với khách.
b) Sự kiện quốc tế được địa phương đăng cai hoặc do địa phương tổ
chức: Tiếng nước ngoài là ngôn ngữ theo quy định hay thông lệ của sự kiện
hoặc bằng một ngôn ngữ quốc tế thông dụng.
6 Cách sắp xếp chỗ ngồi tiếp khách và hội đàm:

6.1. Cách xếp chỗ ngồi tiếp khách theo hình thức ngồi salon:
- Chủ, khách ngồi đối diện nhau (chủ ngồi bên trái, khách ngồi bên
phải), phiên dịch ngồi sau hoặc bên cạnh trưởng đoàn.
Lưu ý: Chủ chính thường là Bí thư/ Phó Bí thư tỉnh, Chủ tịch/ Phó Chủ tịch
UBND tỉnh, lãnh đạo các sở, ngành, đoàn thể... trong tỉnh.
- Sơ đồ như sau:
52
KC CC
PD PD
Giải thích ký hiệu:

CC: Chủ chính
K1 C1
(Trưởng đoàn)
KC: Khách chính
(Trưởng đoàn)
K2 C2 PD: Phiên dịch
K: Khách
C: Chủ
K3 C3
Cửa ra vào
* Lưu ý: Trường hợp ngồi bàn tròn thì phải bố trí phiên dịch ngồi giữa
khách chính và phu nhân chủ nhà, giữa chủ chính và phu nhân khách thăm.
6.2. Cách sắp xếp chỗ ngồi hội đàm:

- Đa phần các quốc gia xếp chỗ ngồi hội đàm theo bàn dài hoặc bàn ô
van; mỗi đoàn ngồi một bên, trưởng đoàn ngồi giữa, phiên dịch ngồi bên
trái của trưởng đoàn (vị trí của phiên dịch không được coi là thành viên của
đoàn); các vị trí tiếp theo xếp theo thứ tự ngôi thứ từ phải sang trái.
Sơ đồ như sau:
K7 K5 K3 K1 KC PDK K2 K4 K6
* * * * * * * * *
Cờ khách
Cờ chủ
* * * * * * * * *
C6 C4 C2 PDC CC C1 C3 C5 C7
53
6.3. Cách chuẩn bị phòng tiếp khách/hội đàm:

- Phòng tiếp khách/hội đàm phải thoáng khí, sáng, sạch sẽ, trang trí lịch
sự, trang nhã; không nên dùng các loại nước hoa, xịt phòng.
- Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu sa lông; phòng hội đàm thì nên kê
kiểu hình vuông/ ô van.
- Trong phòng khách, bố trí chỗ ngồi của chủ và khách hướng ra phía cửa
chính. Trong phòng hội đàm, bố trí hai bên ngồi đối diện nhau. Trường hợp
đông người có thể bố trí thêm hàng ghế phía sau. Trên bàn làm việc, bố trí
cờ của hai nước ở vị trí chính giữa của dãy bàn, nước nào thì để cờ nước đó;
trước mặt mỗi người nên để một bảng tên (có ghi tên và chức danh), giấy
trắng, bút viết, nước (tránh để nhân viên phục vụ vào phòng khi hai bên
đang phát biểu, bàn luận các vấn đề).
- Bố trí hệ thống micro, âm thanh, cabin dịch, tai nghe… phục vụ cho
buổi tiếp khách/hội đàm.
- Bố trí khánh tiết, phông bằng tiếng Việt và tiếng nước đến thăm.
6.4. Sắp xếp vị trí theo ngôi thứ, chức vụ:
Sắp xếp vị trí theo ngôi thứ, chức vụ là vấn đề không đơn giản, thậm
chí khá phức tạp. Muốn xếp chỗ đúng thì cần biết rõ ngôi thứ, chức vụ của
những người được mời. (Đã không ít trường hợp mắc sai lầm khi xác định
ngôi thứ dẫn đến sai lầm về xếp chỗ gây ra phản ứng. Vì vậy, khi thực hiện
nghiệp vụ lễ tân phải hết sức chú ý điều này).
Đối với những đoàn cấp cao, quan trọng có thể vẽ sơ đồ và thống nhất
với phía bạn trước qua đường thư điện tử.
Ngôi thứ được chia thành hai loại, gồm ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã
giao. Cụ thể như sau:
Ngôi thứ pháp lý được quyết định bởi các văn bản quy phạm pháp luật.
54
Ngôi thứ xã giao là ngôi thứ dựa trên những nguyên tắc của phép lịch sự
xã giao. Đối tượng của ngôi thứ xã giao là những nhân vật lịch sử, chính trị,
các vị Lãnh đạo đã nghỉ hưu…
Trong một hoạt động có thể có cả những người có ngôi thứ pháp lý và
ngôi thứ xã giao cùng dự thì ưu tiên ngôi thứ pháp lý. Ví dụ đồng chí Chủ
tịch UBND tỉnh đã nghỉ hưu được mời dự một hoạt động của tỉnh thì nên
xếp đồng chí đó thấp hơn Chủ tịch UBND tỉnh đương nhiệm nhưng trên hoặc
ngang với đồng chí Phó chủ tịch đương nhiệm. Đối với khách nước ngoài
cũng áp dụng như vậy. Trong ngôi thứ xã giao cần chú ý một số điểm như:
trong chiêu đãi có mời vợ/chồng thì vợ được xếp theo ngôi thứ của chồng,
đàn bà goá được xếp theo ngôi thứ trước đây, phụ nữ có chồng xếp trên phụ
nữ ly dị chồng, phụ nữ xếp trên thiếu nữ, trừ trường hợp thiếu nữ có chức vụ
hoặc tước vị cao.
7 Vị trí ngồi ký kết văn bản:
Vị trí ngồi ký kết văn bản giữa hai đại diện, ba đại diện trở lên được sắp
xếp khác nhau, cụ thể như sau:
7.1 Hai đại diện ký:
Sơ đồ như sau (nhìn từ phía dưới lên):
Khách Chủ nhà
* Lưu ý: Phông treo tại lễ ký kết song phương được quy định như sau:
- Quốc kỳ Việt Nam và chữ tiếng Việt ở phía bên phải, Quốc kỳ nước ngoài
và tiếng nước ngoài ở phía bên trái.
- In tiếng Việt ở trên, tiếng nước ngoài ở dưới.
55
7.2. Ba đại diện trở lên ký kết văn bản:

Sơ đồ như sau (nhìn từ dưới lên):
K2 K1 Chủ nhà K3 K4
8 Ký sổ vàng, sổ lưu niệm:

Đơn vị chủ trì tiếp đón cần lưu ý phải chuẩn bị sổ vàng, sổ lưu niệm và
bút để các bên ghi lại những hoạt động, cảm nhận… tại các nơi đến thăm,
làm việc.
9 Vấn đề tặng hoa và quà tặng trong đối ngoại:
Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quà
nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm giữa hai/nhiều bên trong
những chuyến thăm, làm việc…
- Tặng hoa:
Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì
lịch sự.
Trong những dịp trọng thể như Quốc khánh, lễ hội, hội nghị lớn… nên
tặng lẵng hoa hoặc bó hoa to. Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng
hoa nên là nữ giới, ăn mặc lịch sự (áo dài hoặc vest). Nếu có Phu nhân/Phu
quân của trưởng đoàn đi cùng thì nên tặng hoa cho cả hai người.
- Quà tặng:
Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cũng muốn có một món quà
kỷ niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng,
giàu giá trị kỷ niệm và mang tính độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn
vị mình.
56
Quà tặng mang tính độc nhất, đó là quà tặng dành riêng cho một cá
nhân cần được đặc biệt trọng thị, để tác động vào tình cảm riêng của khách.
Có khi chỉ có quà tặng dành riêng cho trưởng đoàn. Cũng có khi quà tặng
được trao cả cho các thành viên chủ yếu trong đoàn. Cần lưu ý sao cho mỗi
người nhận được một quà tặng có giá trị tương đương, nhưng không giống
hệt nhau.
Quà tặng là kết hợp việc tôn vinh đặc thù địa phương và thỏa mãn sở
thích của khách, nhưng tốt hơn hết là ưu tiên sở thích của khách. Thực tế
là nên áp dụng một cách tốt nhất thông lệ trong đời tư: tặng những thứ gì
đang được mong đợi, những gì phù hợp với tính cách của người mà chúng
ta muốn gây tình cảm.
Để lựa chọn được món quà phù hợp, cần tìm hiểu ở những người cộng
tác với đối tượng cần tặng quà như: chánh văn phòng, thứ trưởng, phó chủ
tịch hoặc thậm chí là thư ký riêng. Hoàn toàn có thể báo trước ý định tặng
quà và xin một lời khuyên, hoặc tìm hiểu trước sở thích hoặc mong muốn
của người được tặng. Việc báo trước như vậy có thể làm mất yếu tố bất ngờ
nhưng ít ra vẫn nhằm trúng mục tiêu, đi thẳng vào lòng người, tạo ra một
bằng chứng hiện hữu vừa lâu bền vừa dễ chịu.
Cách thức tặng quà kín đáo nhất là gửi quà đến phòng khách sạn hoặc
tại nơi ở của khách, trước khi khách tới. Khi đến, khách cũng gửi quà đến cho
chủ nhà theo cách thức như vậy. Trong buổi tiếp kiến đầu tiên, cả khách và
chủ cảm ơn lẫn nhau một cách nhẹ nhàng hơn là phải tham gia vào một buổi
lễ trao quà hình thức trước công chúng. Tuy nhiên cũng có thể tặng quà trực
tiếp ở nơi sẽ diễn ra cuộc gặp gỡ.
Tặng quà vào lúc đầu hơn là vào cuối chuyến thăm vì cử chỉ đó làm cho
việc tặng có ý nghĩa. Thực tế là nếu việc tặng quà diễn ra vào cuối chuyến
thăm, khi đã có những sự cố và nếu buổi lễ không được thuận buồm xuôi
57
gió thì quà tặng khó có ý nghĩa. Quà tặng sẽ làm cho người ta suy nghĩ rằng
người tặng muốn làm quên đi những phiền toái hoặc là để xin lỗi đối với
những sai xót trước đó.
Lưu ý: Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà tặng được
bao gói rất lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người
nhận quà. Ví dụ như đất nước Nhật Bản, Hàn Quốc nơi mà hình thức gói quà
là một nghệ thuật rất kỳ công, nó có ý nghĩa ngang với món quà tặng. Vì vậy,
bên cạnh việc chọn lựa quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt
chú ý đến việc gói quà.
Phải gỡ bỏ giá tiền của món quà trước khi tặng.
10 Trang phục
Trang phục là vấn đề thuộc phạm trù cá nhân nên mọi kiến nghị hay chỉ
thị về vấn đề này giống như một sự vi phạm tự do cá nhân. Tuy nhiên, trang
phục là một công cụ giao tiếp đầy sức mạnh và có thể bất lợi nếu chúng ta
không chú ý đến hậu quả của việc ăn mặc không thích hợp với những thông
điệp mà chúng ta mang theo và không thích hợp với hoàn cảnh của nó.
Trang phục biểu hiện cách xử sự lịch thiệp mà không cần phát ngôn. Ăn
mặc thích hợp là biết cách xử sự và vì vậy phải tính đến tập quán của từng
môi trường, nghề nghiệp và hoàn cảnh cụ thể. Bởi vậy trong những hoạt
động chính thức, ban tổ chức thường có những chỉ dẫn về trang phục in ở
góc trái giấy mời cho từng hoạt động cụ thể. Bởi vậy, nếu vì một lý do nào
đó, nếu ban tổ chức không có chỉ dẫn mà ta còn băn khoăn về trang phục
thích hợp thì tốt nhất là nên hỏi trực tiếp ban tổ chức hoặc chủ nhà. Thông
thường, trên giấy mời đều có chỉ dẫn về trang phục. (Ví dụ: Trang phục trang
trọng hoặc Formal (tiếng Anh)).
Thông thường đối với đón các đoàn cấp cao, cán bộ phải mặc vest và đeo
58
cà vạt (đối với nam) và áo dài (đối với nữ). Tuy nhiên, trang phục có thể trao
đổi với đoàn để ăn mặc cho phù hợp, tương xứng với khách.
Ngoài ra có thể mặc trang phục dân tộc (đối với người dân tộc ít người);
trang phục chuyên ngành theo quy định (đối với lực lượng vũ trang hay
ngành, tổ chức có quy định trang phục riêng).
10.1. Trang phục đối với nam
Mặc vest - Ở hầu hết mọi nơi, một chiếc áo sơ mi cổ mở và áo vest là lựa
chọn phù hợp. Mặc các màu tối như: xanh, đen, nâu hoặc xám.
Áo sơ mi - Theo nguyên tắc điều gì càng đơn giản càng tốt, không sử
dụng màu sắc hay hoa văn sặc sỡ hay cổ tay áo Pháp. Bạn nên chọn áo sơ mi
màu trắng, trắng nhạt hay màu nhạt, màu xanh. Áo sơ mi nam phải có cổ.
Cà vạt - Hãy chọn một chiếc cà vạt lụa, không có màu hoặc hoa văn sặc
sỡ. Cà vạt nên hợp với bộ trang phục. Tránh dùng cà vạt với các hình ảnh và
lo-gô nhà thiết kế.
Tất - Chọn màu hợp với bộ quần áo (như màu đen, xám đậm, nâu đậm
hoặc xanh đậm) và dài vừa để không bị lộ da khi ngồi xuống.
Trang sức và nước hoa nhẹ - Càng ít càng tốt. Tránh sử dụng quá nhiều
nước hoa và trang sức. Chỉ nên đeo một chiếc nhẫn. Nam giới không được
đeo khuyên tai.
10.2. Trang phục đối với nữ
Áo dài - Trong các hoạt động ít nhiều mang tính chất lễ tân chính thức,
phụ nữ nên mặc áo dài vừa đậm đà bản sắc dân tộc, vừa tăng vẻ duyên dáng
cho nữ giới, được nhiều người nước ngoài trầm trồ khen ngợi.
Mặc vest - Vest và juyp là một lựa chọn được ưu tiên, nên chọn những
màu như xanh da trời, đen, xám hoặc nâu.
59
Mặc váy có độ dài phù hợp, tránh mặc váy quá chật, bó hay váy ngắn. Ăn
mặc lịch sự và chú ý sức mạnh của lời nói để gây ấn tượng với đối tác.
Áo nữ - Bạn có thể mặc áo cotton hoặc áo lụa với màu sắc tự nhiên và cổ
áo đơn giản. Không mặc áo hở tay/áo không tay, phòng khi bạn phải bỏ áo
khoác ra. Hầu hết người ta không xem loại áo này là phù hợp cho giới văn
phòng. Áo nên vừa với cơ thể, không được chật, nhăn hay gây mất tập trung
do màu quá chóe.
Khăn - một chiếc khăn lụa vuông có màu sắc và hoa văn hợp với bộ vest
bạn mặc. Ít là tốt, ít màu và ít hoa văn. Hãy đơn giản hóa.
Giầy - Giầy cao gót với màu phù hợp với vest/trang phục và túi của bạn
như đen, nâu, đỏ tía hay xanh hải quân.
Tránh dùng giầy hở mũi chân, bốt cao, giầy gót nhọn và giầy trắng. Hãy
chắc chắn là đôi giầy của bạn phải sạch, sáng bóng và gót phải vững chắc.
Đi giầy da, tránh dùng giầy da lộn và giầy vải màu sáng bởi chúng rất
bắt bụi.
Tất – Không đi tất phản màu với quần áo. Tránh tất màu đục và tất mỏng
có hình in.
Trang sức và nước hoa - Đeo những đồ trang sức giản dị, tinh tế kết
hợp với việc trang điểm nhẹ nhàng, lịch sự. Dùng nước hoa chỉ cần thoang
thoảng, nếu quá nồng nặc sẽ làm cho người xung quanh khó chịu và tìm
cách tránh xa.
11 Tổ chức tiệc chiêu đãi:
11.1. Chuẩn bị:
a. Chuẩn bị đặt tiệc
Chiêu đãi là một nội dung lễ tân quan trọng trong công tác ngoại giao.
Muốn tổ chức tốt một cuộc chiêu đãi cần chuẩn bị chu đáo một số việc sau đây:
60
- Dựa vào yêu cầu chính trị mà quyết định mức độ và hình thức cuộc
chiêu đãi, tiệc ngồi hay tiệc đứng; xác định danh nghĩa người làm chủ tiệc,
thành phần và số lượng người dự chiêu đãi.
- Xác định ngày, giờ và địa điểm tổ chức chiêu đãi.
- Căn cứ tên gọi và tính chất của bữa tiệc để chuẩn bị thực đơn (chú ý tìm
hiểu khách có ăn chay, ăn kiêng hay không, nhất là những người theo đạo).
- Giấy mời được in theo mẫu và chuyển sớm cho khách (nếu có).
- Tiệc ngồi thì cần khẳng định ai đến, ai không để sắp xếp biển tên cho
phù hợp ngôi thứ.
- Trước khi chiêu đãi phải kiểm tra kỹ công việc chuẩn bị để tránh sai sót.
b. Chuẩn bị thực đơn:
Việc lựa chọn thực đơn xuất phát từ mục đích để khách ăn ngon miệng
và an toàn về thực phẩm. Nếu lựa chọn thực đơn không đúng khẩu vị khách
hoặc không an toàn thì bữa ăn đó coi như thất bại. Khi chuẩn bị thực đơn cần
thực hiện những yêu cầu sau:
Không bao giờ được áp đặt thực đơn cho đầu bếp và không nên xuất
phát từ sở thích cá nhân của một người nào đó để ra thực đơn. Trước tiên cần
tiếp thu những gợi ý về những món ăn mà đầu bếp quen thuộc hoặc những
món ăn dễ thành công nhất.
Lưu ý những chế độ ăn đặc biệt của khách (nếu có) như những món ăn
cấm kỵ tôn giáo, chế độ ăn kiêng, ăn chay (Đạo Hồi kiêng thịt lợn, không
uống rượu; Người Hindu không ăn thịt bò; Đạo người Do Thái cấm thịt lợn và
động vật có vỏ cứng…).
Thông thường không nên phục vụ khách nước ngoài những món ăn dân
tộc của nước họ bởi vì những món ăn đó sẽ không bao giờ được nấu ngon
như ở nước họ. Thay vào đó nên thiết đãi khách những món ăn dân tộc hoặc
61
địa phương của nước chủ nhà, tuy nhiên, cần tránh những món quá độc đáo
như thịt rắn, chuột, rùa…
Trong bữa tiệc có nhiều loại món ăn Âu, Á khác nhau. Nói chung chọn
thực đơn nào tuỳ thuộc vào chủ tiệc. Song tại các bữa tiệc trang trọng
thường theo trật tự sau:
- Món khai vị: Thường là nem các loại, nộm hoặc bánh;
- Món súp: Đối với châu Âu, món súp thường ăn ngay sau món khai vị.
Một số nước châu Á ăn vào cuối buổi; Trung Quốc lại ăn hai loại súp khác
nhau trong bữa tiệc. Súp có thể đựng trong bát hoặc đĩa sâu lòng. Nhưng
thông thường, nên bố trí món súp trước các món chính.
- Món chính: tuỳ thuộc vào quy mô tổ chức, có thể là hai hoặc ba món.
Các món chính nên bố trí đa dạng như thịt, hải sản…
11.2. Các loại hình tiệc:
Tiệc chiêu đãi là một loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng và phổ
biến. Tiệc ngoại giao không những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện
tính văn hóa. Tổ chức một bữa tiệc chiên đãi khách là một dịp để bày tỏ sự
trọng thị, mến khách nhằm tăng cường mối quan hệ và giới thiệu văn hóa
ẩm thực đến khách. Một số loại hình tiệc hay được tổ chức tại địa phương
như tiệc chiêu đãi, tiệc trưa, tiệc tối, tiệc buýp-phê. Ngoài ra còn có tiệc tiếp
khách, tiệc làm việc, tiệc rượu, tiệc trà,… Tuy nhiên, ở cấp tỉnh ít khi sử dụng
loại hình tiệc này.
Tiệc chiêu đãi của lãnh đạo tỉnh: Đây là hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể
nhất. Tiệc này do lãnh đạo tỉnh chiêu đãi trong các dịp các đoàn lãnh đạo cấp
cao của Nhà nước, chính quyền địa phương các nước đến thăm và làm việc
tại tỉnh. Tiệc chiêu đãi thường là tiệc ngồi; thực đơn được lựa chọn kỹ lưỡng
thường gồm món khai vị, món súp, món chính, món tráng miệng; đồ uống
62
thường là rượu vang hoặc sản phẩm của tỉnh; phòng tiệc, bàn tiệc được sắp
xếp trang trọng; thời gian tổ chức thường vào buổi tối.
Tiệc trưa hoặc Tiệc tối: Là tiệc ngồi được tổ chức vào buổi trưa hoặc tối.
Thực đơn không cần cầu kỳ; đồ uống thường là rượu vang (tiệc tối), nước
khoáng. Hai bên vừa ăn vừa trao đổi. Thông thường xếp chỗ ngồi xen kẽ giữa
chủ và khách.
Tiệc đứng (buýp-phê): Được sử dụng cho cả bữa tối và bữa trưa. Đây là
loại tiệc đứng, nhiều món ăn, phần lớn được để trong lồng hấp nóng, khách
tự lấy thức ăn. Có thể kê bàn ghế để khách lấy thức ăn đến ngồi tại bàn,
không cần xếp chỗ.
11.3. Một số quy tắc lễ tân khi ăn tiệc ngồi và tiệc đứng
a. Tiệc ngồi
- Cách ngồi:
Khi ngồi vào bàn tiệc phải đảm bảo cho không mặt chạm vào đường
vuông góc với cạnh bàn. Lưng không tựa vào ghế mà chỉ chạm vào lưng ghế.
Chân không choải ra hai bên, không bắt chéo lên nhau để không chạm phải
chân của người bên cạnh mà co lại quanh ghế của mình;
Cách sử dụng khăn ăn: Khăn ăn bằng vải được trải trên đầu gối, không
giắt khăn ăn vào cổ, không nhét khăn ăn vào chỗ hở giữa hai cúc áo. Khăn
ăn bằng giấy để trên bàn cạnh đĩa thức ăn trong suốt bữa tiệc. Khăn ăn dùng
để lau miệng giữa lúc ăn và uống để mỡ khỏi dính vào miệng ly, cốc. Không
dùng khăn ăn để lau dĩa và bộ đồ ăn. Sau khi ăn xong xếp một cách tự do và
để trên bàn phía bên trái cạnh dĩa thức ăn;
- Cách sử dụng dụng cụ ăn:
Lấy dụng cụ ăn theo nguyên tắc bắt đầu bằng dụng cụ xa nhất và kết
thúc bằng dụng cụ gần nhất;
63
Phải sử dụng dụng cụ ăn đúng mục đích, chức năng như dao để cắt thức
ăn, thìa để ăn súp, canh và cầm tay phải, dĩa dùng để xiên thức ăn và đưa lên
miệng. Không dùng dụng cụ ăn để khua múa, chỉ trỏ, không dùng dao để
xiên thức ăn đưa lên miệng, không húp súp, canh từ bát;
Thức ăn lấy từ bát, đĩa chung phải dùng dao, dĩa chung để lấy, sau đó
không được chạm vào đĩa của mình và đặt lại bát, đĩa chung;
Khi uống cà phê hoặc trà phải bỏ thìa ra khỏi cốc, ly, tách;
Khi không sử dụng dao thì gác nó lên thành đĩa, lưỡi dao quay vào phía
trong, chuyển dĩa lên tay phải để xúc thức ăn.
Khi nhai thức ăn thì tỳ nhẹ mũi dao và dĩa lên thành đĩa ăn;
Nếu tạm dừng ăn (để nói chuyện chẳng hạn) thì gác chéo dao dĩa trong
lòng đĩa, chuôi dao hướng về phía phải, chuôi dĩa hướng về phía trái;
Khi đã ăn xong hoặc không muốn ăn tiếp chỗ thức ăn còn lại trên đĩa của
mình thì đặt dao dĩa song song với nhau, chuôi hướng về phía phải của đĩa
để người phục vụ biết và dọn đi;
Ăn theo kiểu Pháp: Dĩa cầm ở tay trái, răng dĩa hướng lên trên, tay phải
cầm dao cắt thức ăn và gạt thức ăn vào dĩa đưa vào miệng. Cầm ba ngón tay
phải cầm thìa đưa vào miệng theo chiều nhọn;
Ăn theo kiểu Anh: Dao cầm tay phải, dĩa cầm tay trái, răng dĩa hướng
xuống phía dưới để lấy thức ăn bằng cách xiên thức ăn vào dĩa đưa lên
miệng. Dùng ba ngón tay phải cầm thìa đưa lên miệng theo chiều tròn;
- Cách ăn:
Hai tay nếu không dùng để cắt thức ăn thì có thể đặt trên mép bàn,
không bao giờ đặt khuỷu tay lên mặt bàn;
Bánh mỳ và bánh sừng bò không cắt bằng dao hoặc bẻ vụn ra cho vào
64
đĩa súp, mà chỉ có thể cầm cả lát cắn ăn từng miếng hoặc phết bơ lên đó và
cắn từng miếng;
Không dùng tay xé hoặc cầm thức ăn;
Khi đang ăn lỡ đánh rơi đồ dùng ăn hoặc đánh vỡ ly, cốc thì không cúi
xuống nhặt, để người phục vụ bàn tự lo dọn và họ sẽ đưa cho bạn bộ đồ
dùng mới;
Khi cần lấy thức ăn hoặc đồ gì đó như gia vị mà chúng lại ở quá xa mình
thì không nên đứng dậy nhoài người ra để lấy mà có thể nhờ người thuận
tiện hơn chuyển giúp cho. Cần tế nhị hơn khi người khác đang gắp thức ăn
hoặc đang đưa thức ăn vào miệng thì không nhờ hoặc hỏi điều gì;
Ăn uống phải tự nhiên nhưng không gây ồn ào;
Trong bữa tiệc khi nói chuyện với người bên trái thì không quay hẳn lưng
lại người bên phải, nếu cần chỉ quay đầu;
Khi dùng thìa ăn súp hoặc canh chỉ nên múc vơi thìa, không cho hẳn cả
thìa vào miệng;
Khi ăn tiệc chỉ nên ăn thức ăn đã có trong thực đơn và lấy thức ăn vừa
đủ, không lấy nhiều quá để ăn sao cho vừa hết. Không để thừa thức ăn quá
nhiều trên đĩa làm cho chủ tiệc nghĩ rằng món ăn không ngon, bị khách chê;
Không nên xin thêm thức ăn, nếu cần thiết thì chỉ nên xin thêm món
chính, không yêu cầu thêm pho mát, món tráng miệng;
Nếu muốn từ chối món ăn nào đó thì chỉ cần nói: “Cảm ơn, tôi ăn đủ rồi”
mà không cần giải thích “Món đó tanh”, “Món đó ghê ghê” “Tôi không ưa
món đó”;
Trong khi ăn tiệc không nên phê phán món ăn, bình luận về những
người xung quanh;
65
Không theo dõi việc người khác ăn bao nhiêu;

Khi ăn không bới tung đĩa, bát thức ăn lên;
Nhai thức ăn nhẹ nhàng, không nghiến răng, nhăn mặt, nhai nuốt ngấu
nghiến, nhai nhồm nhoàm hoặc tóp tép. Khi nhai cần ngậm miệng lại để
tránh gây ra tiếng động và tránh người khác nhìn thấy thức ăn trong miệng.
Không vừa nhai vừa nói. Không gặm xương, liếm bát, thìa, dĩa…
Không ăn miếng quá to có thể gây nghẹn, ói hoặc ho văng thức ăn.
Việc nhằn xương cũng phải nhẹ nhàng, không dùng tay lấy xương từ
trong miệng ra mà dùng lưỡi đẩy nhẹ xương ra, lấy thìa hoặc dĩa hứng lấy
và để nhẹ nhàng bên cạnh mép đĩa, sao cho không rơi vào lòng đĩa và cũng
không rơi xuống khăn bàn;
Nếu súp, canh quá nóng cần đợi cho nguội bớt rồi ăn, không thổi phù
phù, không húp sụp soạt;
Khi muốn ăn thêm súp cứ để nguyên thìa trong đĩa, người phục vụ sẽ
mang thêm súp cho;
Không uống rượu say;
Chủ tiệc không ăn xong trước khách. Nếu có khách muốn ăn thêm chút
ít thì chủ tiệc cũng cần lịch sự lấy thêm chút thức ăn để cùng ăn với khách;
Khi ăn xong muốn xỉa răng cũng phải lịch sự, không quẹt tăm xoèn xoẹt,
thổi phù phù giữa các kẽ răng. Nên dùng khăn mùi xoa hoặc bàn tay che
miệng khi xỉa răng;
Khi mãn tiệc chủ tiệc đứng lên trước, mọi người cùng đứng lên và cúi
đầu chào chủ tiệc;
Nam giúp nữ kéo ghế đứng lên, rời khỏi bàn cần đẩy ghế vào chỗ cũ;
Đã đứng dậy thì không ăn cố, uống cố chỗ còn lại trong cốc, đĩa;
66
Khi ra về người có chức vụ thấp hơn ra về sau, tất cả đợi khách chính ra
về trước rồi mới lần lượt ra về không chen lấn, xô đẩy nhau;
Khi ra về cần cảm ơn và chào chủ tiệc.
b. Tiệc đứng (buýp-phê):
Tiệc đứng trong ngoại giao có các đặc điểm cơ bản sau:
- Không sắp xếp chỗ ngồi. Trong buổi tiệc, khách đến bàn gắp thức ăn và
đứng hoặc di chuyển trong phòng trong lúc ăn. Tuy nhiên nếu cần có thể sắp
xếp một bàn VIP dành cho chủ tiệc và khách chính, đặt ở phía bên tay phải
của phòng. Trong phòng tiệc cũng có thể sắp xếp một số bàn tròn để khách
để thức ăn và đứng nói chuyện xung quanh.
- Số lượng khách: Tùy vào tính chất bữa tiệc mà số lượng khách có thể là
vài chục, vài trăm, thậm chí cả nghìn khách.
- Thời lượng/thời gian: một buổi tiệc đứng thường diễn ra trong khoảng
từ 1 đến 1 tiếng rưỡi. Tiệc đứng có thể tổ chức buổi trưa hoặc buổi tối, trong
đó tiệc buổi tối thường trọng thị hơn.
Đặc biệt, với tiệc đứng, khách chính bao giờ cũng đến muộn và về sớm
hơn so với các khách khác. (Khách chính thường đến khi buổi tiệc bắt đầu
được khoảng 5-10 phút và thường chỉ tham dự khoảng 30 phút là về. Khách
chính về rồi các khách khác mới được về).
- Lý do: có nhiều lý do để tổ chức tiệc đứng, trong đó phổ biến là:
+ Các đoàn đông người sang thăm và làm việc.
+ Các sự kiện lớn của tỉnh;
Địa điểm: tiệc đứng có thể tổ chức trong một số khách sạn lớn trên địa
bàn tỉnh hoặc tại Trung tâm hội nghị, Nhà ăn Ủy ban…), tùy vào lượng
khách, điều kiện…
67
- Thực đơn: Thực đơn trong tiệc đứng rất đa dạng, tùy thuộc vào nhiều
yếu tố (tính chất, khách mời, phong tục…). Tuy nhiên cần lưu ý những vấn
đề sau:
+ Không có các món ăn lỏng (như súp), các món phải dùng dao cắt, các món
có lẫn xương. Nếu muốn bố trí các món này cần có người/bàn phục vụ riêng.
+ Đa số là các món nguội.
+ Đồ uống được bày ở một bàn riêng.
- Cách thức phục vụ: Đặc điểm nổi trội trong tiệc đứng là khách tự phục
vụ (tự lấy đĩa, dĩa, tự gắp đồ ăn). Bên cạnh đó vẫn có bố trí một số người để
phục vụ đồ uống hoặc phục vụ một số món nóng.
- Một số lưu ý đối với tiệc đứng:
+ Quy luật chọn món: Tiệc đứng (Buýp-phê) là tiệc tự chọn với nhiều
đồ ăn khác nhau được đặt trên bàn theo hàng dãy. Có thể chọn những món
thích ăn nhưng nên theo quy luật từ món khai vị đến món tráng miệng, từ
mặn tới ngọt, từ món khô rồi mới đến món nước, món nguội trước rồi món
nóng sau, nhưng cái hay của tiệc đứng là người ăn không bị ép hay phải ăn
tất cả các món như thế. Tốt nhất nên dành một chút thời gian xem qua bàn
tiệc để có thể lựa chọn những món bạn thích.
+ Chuẩn bị dụng cụ: Có thể chọn dao, dĩa hay thìa, còn phụ thuộc vào
món bạn chọn. Chú ý một tay cầm đĩa thức ăn, một tay cầm dụng cụ để
tránh làm rơi dao, dĩa.
+ Trong khi chọn thức ăn không nên chen lấn, không nên đứng trước
một món quá lâu để nhường chỗ cho người khác chọn, trong khi gắp thức
ăn phải dùng dụng cụ gắp riêng không được dùng thìa dĩa của mình. Khi ăn
không nên phát ra tiếng động quá to, ăn nhỏ nhẹ, lần lượt từng món, không
nên ngậm thìa hay dĩa. Khi ăn xong hãy gác dao dĩa chéo theo hình chữ X
68
lên đĩa có nghĩa là đã ăn xong để phục vụ đến thu dọn. Sau đó có thể chọn
món khác theo ý thích.
+ Một điều tối kị trong tiệc buýp-phê đó là bạn không nên để thừa thức
ăn trên đĩa, như vậy sẽ bị coi là lãng phí, hãy lấy đủ lượng dùng.
+ Một lưu ý nhỏ là nếu vẫn còn thấy lúng túng trong khi ăn uống thì hãy
quan sát người khác rồi “bắt chước” theo. Cách này có thể khiến ăn chậm hơn
người khác nhưng chỉ số an toàn lại rất cao. Hoặc nếu gặp khó khăn gì có thể
nhờ phục vụ giúp đỡ, họ sẽ luôn sẵn lòng phục vụ.
Đón/tiễn khách trong tiệc đứng
Như đã nói ở trên, một điều cần lưu ý trong tiệc đứng là khách chính luôn
đến muộn và về sớm hơn các khách khác. Từ đó dẫn đến một số quy tắc đón/
tiễn khách trong tiệc đứng như sau:
- Đón khách:
+ Khách tự đi thẳng đến phòng tiệc (Có thể bố trí người đón từ ngoài
cổng để chỉ dẫn đường cho khách).
+ Chủ tiệc dẫn khách chính vào phòng tiệc.
- Tiễn khách:
+ Chủ tiệc tiễn khách chính ra khỏi phòng tiệc
+ Sau khi khách chính về, các khách khác có thể ra về (khách lẻ tẻ ra về.
Tùy tính chất tiệc và đối tượng, chủ tiệc có thể chào hỏi một số khách)
11.4. Cách sắp xếp bàn tiệc, chỗ ngồi trong tiệc chiêu đãi:
Sắp xếp chỗ ngồi trong chiêu đãi tiệc ngồi phải thật chú trọng về ngôi
thứ; Sắp xếp xen kẽ khách và chủ; không nên xếp hai nữ ngồi với nhau trừ khi
số lượng nữ lớn hơn nam; tránh xếp phụ nữ ngồi cuối bàn.
Đối với tiệc chiêu đãi, trên bàn tiệc trước mặt từng người phải có danh
69
thiếp/bảng tên. Nếu không chuẩn bị được sơ đồ chỗ ngồi đặt trước cửa
phòng tiệc thì phải sắp xếp người giúp khách tìm chỗ ngồi, tránh để khách
đi lại tìm chỗ ngồi trong phòng tiệc.
Có nhiều cách bố trí sắp xếp chỗ ngồi cho khách dự tiệc nhưng thông
thường bố trí bàn 6 người hình chữ nhật hoặc bàn tròn cho 8 -10 người. Sau
đây là một số cách sắp xếp bàn tiệc thông dụng:
Sơ đồ 1: Bàn chữ nhật hay còn gọi là bàn chữ I

* C5 * K3 * C1 *KC * C2 *K4 *C6
* C4 * K2 *PDC *CC * K1 * C3 * K5
Sơ đồ 2: Bàn chữ U
C* *K *C *K
K* *C *K *C
C* *K *C *K
K* *C *K *C
C* *K
K* *C
C* *K
*K3 *C2 *K1 *CC *KC *C1 *K2 *C3
*PD
Ghi chú: Có thể xếp phiên dịch ngồi ở phía trước, bên trái chủ chính hoặc kê
ghế ngồi sau chủ chính.
70
Sơ đồ 3: Bàn tròn; Chủ chính, khách chính ngồi đối diện

(không có phu nhân/phu quân)
Sơ đồ 4: Bàn tròn; không có phu quân/phu nhân; chủ chính, khách chính
ngồi bên nhau (Không có phiên dịch)
71
Sơ đồ 5. Bàn tròn; có phu nhân/phu quân, hai vợ chồng

chủ chính ngồi đối diện.
Sơ đồ 6. Bàn tròn; Có phu nhân/phu quân, ông chủ chính và

ông khách chính ngồi đối diện
72
11.5.Giấy mời tham dự tiệc chiêu đãi

- Khi tổ chức tiệc đãi khách, chủ nhà nên chuẩn bị giấy mời để mời khách
và thông báo cho khách biết thời gian, địa điểm, loại hình tiệc…
- Giấy mời tiệc chiêu đãi thường làm bằng loại giấy dày, kích thước
khoảng 12x18 cm (chú ý kích thước của phong bì cho thích hợp), nội dung
thường được viết ở ngôi thứ ba.
- Nếu mời dự tiệc nên gửi giấy mời ít nhất từ 2 đến 3 tuần. Tốt nhất là
trước 1 tháng. Nếu mời dự chiêu đãi, phải mời trước ít nhất là 10 ngày và tốt
nhất là 14 ngày. Nếu vì lý do kỹ thuật như phải chờ khẳng định về địa điểm
mà gửi giấy mời chậm thì phải sử dụng các phương tiện khác (điện thoại,
thư điện tử, fax…) để thông báo trước cho khách cùng với các chi tiết như
ngày, giờ. Những chỉ dẫn bổ sung sẽ được nêu trong giấy mời và gửi tới tay
khách sau đó.
* Lưu ý: Nên dùng cả tiếng Anh trong giấy mời và ghi rõ loại hình tiệc.
- Mẫu giấy mời như sau:
Nhân dịp ……………………………..
sang thăm và làm việc tại tỉnh Vĩnh Phúc
Tên người đứng đầu đơn vị tiếp đón

(Ví dụ: Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn A)
Kính mời
Ông/bà: …………………………………..
đến dự tiệc chiêu đãi vào hồi … giờ ….
Thứ … ngày … tháng … năm …
tại ………………………………………….
Trang phục: Xin trả lời trước
- Nam: (hoặc xin báo trước nếu không dự)
- Nữ: Số điện thoại:
73
MỘT SỐ HÌNH ẢNH ĐÓN TIẾP VÀ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH

NƯỚC NGOÀI ĐẾN THĂM VÀ LÀM VIỆC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
Đồng chí Bí thư Tỉnh ủy Hoàng Thị Thúy Lan tặng hoa Bộ trưởng Bộ Kế hoạch
và Đầu tư Lào Xu-phăn Kẹo-mi-xay
74
Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc và đoàn công tác Bộ Kế hoạch và Đầu tư,
nước Cộng hòa DCND Lào chụp ảnh lưu niệm
75
Bí thư Tỉnh ủy Hoàng Thị Thúy Lan tặng bức tranh Tháp Bình Sơn
cho Tỉnh trưởng tỉnh Gyeonggi Nam Kyung Pil
76
Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc và đoàn lãnh đạo cấp cao tỉnh Gyeonggi - Hàn Quốc
chụp ảnh lưu niệm
77
Lãnh đạo tỉnh tiếp lãnh đạo Tập đoàn SCG Thái Lan
Lễ ký kết giữa UBND tỉnh Vĩnh Phúc và các nhà đầu tư tại
Hội nghị xúc tiến đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc
78
Hội nghị xúc tiến đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc năm 2016
Lãnh đạo tỉnh làm việc với đoàn khách Nhật Bản
theo cách xếp chỗ ngồi cho bàn hình ô van
79
Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc và đại diện Bộ Ngoại giao, Đại học Portland State
(Hoa Kỳ) chủ trì Hội thảo Chương trình Sáng kiến Việt Nam - Oregon tại Vĩnh Phúc
Toàn cảnh buổi Hội thảo

80
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lê Duy Thành và bà Erin Flynn - Phó Hiệu trưởng
Trường Đại học Portland State ký Ý định thư về hợp tác đào tạo
Đồng chí Trần Văn Vinh - Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh tiếp
Bí thư, Tỉnh trưởng tỉnh Luông-nậm-thà, nước CHDCND Lào
81
Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc và tỉnh Luông-nậm-thà (CHDCND Lào)

ký Bản ghi nhớ về tăng cường hợp tác giữa hai tỉnh
Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì tặng hoa cho Ngài Đại sứ
Cộng hòa Pháp tại Việt Nam Bertrand Lortholary
82
Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì tiếp và làm việc với Giáo sư
Marcus Ingle (Hoa Kỳ)
Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì tặng tranh lưu niệm cho bà Đại sứ
Cộng hòa Italia tại Việt Nam
83
Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì và ông Dư Đăng Ba - Tổng Giám đốc
Công ty TNHH quốc tế Đông Phương tại buổi làm việc
Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì tiếp và làm việc với lãnh đạo Tập đoàn
Sumitomo (Nhật Bản) tại Phòng Khánh tiết trụ sở UBND tỉnh Vĩnh Phúc
84
Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc hội đàm với lãnh đạo tỉnh Luông-pha-băng,
nước CHDCND Lào theo cách xếp chỗ ngồi bàn dài
Đồng chí Nguyễn Văn Trì - Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh tặng
tranh lưu niệm cho Đoàn lãnh đạo cấp cao tỉnh U-đôm-xay, nước CHDNND Lào
85
Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc chụp ảnh lưu niệm cùng đoàn đại biểu
cấp cao tỉnh U-đôm-xay, nước CHDCND Lào
Đoàn Đại sứ quán Sri Lanka tại Việt Nam chụp ảnh lưu niệm cùng
Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc
86
Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì cùng lãnh đạo sở, ngành
tiếp đoàn doanh nghiệp Đài Loan
Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì và Đại sứ đặc mệnh toàn quyền
nước Cộng hòa In - đô - nê - xi - a tại Việt Nam
87
Lễ trao tặng huy chương hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào cho
các tập thể cá nhân tỉnh Vĩnh Phúc
Lễ ký kết biên bản ghi nhớ giữa tỉnh Vĩnh Phúc

và tỉnh Chungcheongbuk- Hàn Quốc
88
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lê Duy Thành tặng hoa cho ngài Đại sứ
Ấn Độ Parvathaneni Harish
Đoàn công tác xúc tiến đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc và đại diện trường Đại học
Portland State, Hoa Kỳ tại lễ ký kết biên bản ghi nhớ
89
Phó Chủ tịch UBND Lê Duy Thành tiếp đại diện tổ chức PAMWF, Hàn Quốc
Cách sắp xếp chỗ ngồi theo bàn tròn hướng lên sân khấu
90
Các đại biểu chụp ảnh lưu niệm tại chương trình Ngày văn hóa ASEAN
tại Vĩnh Phúc
Các đại biểu tham quan triển lãm tại chương trình Ngày văn hóa ASEAN
tại Vĩnh Phúc
91
Các đại biểu chụp ảnh lưu niệm cùng ban nhạc Namo - Ấn Độ
Chương trình Gặp mặt kỷ niệm 55 năm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao
Việt Nam - Lào
92
Liên hiệp Hội phụ nữ tỉnh tiếp và làm việc với Đoàn cán bộ học viên
Hội Phụ nữ Lào
Đoàn học viên lớp bồi dưỡng cán bộ phụ nữ nước CHDCND Lào
chụp ảnh lưu niệm cùng Liên hiệp Hội Phụ nữ tỉnh Vĩnh Phúc
93
Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh tiếp và làm việc với Quân đội hoàng gia
Cam-pu-chia
Lãnh đạo Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh Vĩnh Phúc và Lãnh đạo Bộ Chỉ huy
quân sự tỉnh Luông-nậm-thà, nước CHDCND Lào tại buổi ký kết
94
Cách sắp xếp chỗ ngồi tại tiệc chiêu đãi của Lãnh đạo tỉnh
Tiệc đứng (Tiệc buffet)

95
PHẦN III:
MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP ỨNG XỬ
TRONG LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI
1 Cách chào
1.1. Cách chào
- Khi chào cần tỏ thái độ đúng mực, thân thiện và tôn trọng nhau. Người
có chức vụ thấp chào người có chức vụ cao trước;
- Người ít tuổi chào người lớn tuổi hơn;
- Nếu giữa những người có cùng độ tuổi, địa vị xã hội tương đương thì
nam chào phụ nữ trước;
- Người từ ngoài phòng bước vào chào người trong phòng. Người mới
đến chào người đến trước.
- Người được chào có nghĩa vụ trả lời.
1.2. Tư thế chào
- Khi đang ngồi, chào khách hay đáp lại lời chào cần đứng dậy, nhưng
phu nhân có thể vẫn ngồi và chào đáp lại, tuy nhiên đối với người có chức vụ
cao, người lớn tuổi, người được kính trọng thì nên đứng dậy;
- Khi chào nam bỏ mũ, nữ được phép đội mũ nón;
- Không nhai kẹo, ăn uống, ngậm thuốc lá khi chào;
- Không đút tay vào túi quần khi chào;
96
- Tư thế hơi cúi đầu, mắt nhìn người cần chào;

- Thái độ vui vẻ, kính trọng, lễ độ, lịch thiệp.
2 Cách bắt tay
2.1. Mục đích
- Để chào khi gặp hoặc tạm biệt;
- Để bày tỏ thái độ kính trọng, thân tình hay lạnh nhạt, xã giao.
2.2. Cách bắt tay
- Bàn tay phải siết chặt bàn tay phải người kia;
- Không dùng tay trái để bắt tay;
- Không dùng tay chụp bổ vào nhau;
- Không siết quá chặt khi bắt tay phụ nữ;
- Không nắm tay hờ hững tỏ vẻ lạnh nhạt;
- Không nắm tay lâu hoặc rung lắc mạnh;
- Nam đứng dậy để bắt tay, nữ có thể ngồi;
- Phụ nữ, người có chức vụ cao, người cao tuổi đưa tay ra trước bạn mới
được bắt;
- Không đút tay vào túi tay kia bắt tay;
- Không vừa ăn uống, nhai kẹo vừa bắt tay;
- Thái độ niềm nở, vui vẻ, lịch thiệp;
- Đầu hơi cúi, mắt nhìn vào người đó;
- Không bắt tay chéo nhau;
- Không dùng 2 tay bắt tay 2 người cùng lúc; nếu cần phải bắt tay với
nhiều người cùng một lúc, khi bắt tay phải tính đến thứ tự trước sau, từ bên
trên đến bề dưới, từ trưởng lão đến thiếu niên, nữ rồi mới đến nam, từ người
97
đã kết hôn rồi mới đến người chưa kết hôn, từ cấp trên đến cấp dưới.
- Khi giao tiếp nếu số lượng người tương đối lớn, có thể chỉ bắt tay một
số người ngay cạnh mình, gật đầu với những người xung quanh thay cái bắt
tay chào hỏi, hoặc hơi cúi thấp người để thể hiện phép lịch sự.
- Khi bắt tay nam bỏ găng tay, nữ không cần;
- Không đứng trên bậc thang bắt tay người ở dưới;
- Không đứng trong ngưỡng cửa bắt tay người ngoài cửa;
- Chủ nhà chủ động bắt tay khách;
- Khi chủ nhà ít tuổi, khách lớn tuổi hoặc chức vụ cao thì cả hai người bắt
tay đồng thời.
- Khi gặp đôi vợ chồng thì bắt tay vợ trước;
- Nếu không quen biết nhau mà chưa giới thiệu thì chưa bắt tay.
Chú ý:
- Tại một số nước như Thái Lan, Lào, Campuchia, Miến Điện không bắt
tay mà chắp hai tay trước ngực, đầu hơi cúi và nói câu chào;
- Tại các nước Hồi giáo không bắt tay phụ nữ và trẻ em gái.
3 Cách ôm hôn.
- Ôm hôn vào má hoặc hôn tay là một cách chào;
- Chỉ ôm hôn má hoặc hôn tay phụ nữ khi đã quen biết hoặc thân quen
với nhau;
- Người Pháp: Hôn 4 lần, lần lượt vào 2 bên má;
- Người Nga, Bỉ, Thụy sĩ: Hôn 3 lần vào 2 má;
- Người Hungary, Bungary, Ba lan, Hy Lạp: Hôn má 1 lần;
- Người Mỹ-la-tinh vừa hôn má vừa vỗ lưng;
98
- Nếu khách thân quen tiến gần tới, dang tay tỏ ý muốn ôm hôn thì bạn
mới nên ôm hôn;
- Hôn tay: Khi người phụ nữ quen biết giơ tay phải ra hơi thòng xuống,
úp bàn tay thì nam cầm nhẹ các ngón tay đưa lên hôn nhẹ vào mu bàn tay;
- Người Pháp chỉ hôn tay phụ nữ đã có chồng và không hôn ở ngoài
đường;
- Người Đức có thể hôn tay phụ nữ có chồng hoặc chưa và bất kỳ ở đâu.
- Người Tây- Ban- Nha hôn tay phụ nữ ngay trên đường phố;
- Người Hy Lạp chỉ hôn tay các vị tu sĩ.
- Không vừa ăn, uống, nhai kẹo vừa hôn tay;
- Không vừa đút tay túi quần, vừa hôn tay.
4 Cách giới thiệu và tự giới thiệu
4.1. Mục đích: Để làm quen hoặc thiết lập quan hệ.
4.2. Cách giới thiệu:

- Thông thường: Giới thiệu họ tên rồi đến chức vụ.
- Chỉ giới thiệu họ tên, chức vụ mà không giới thiệu rườm rà như khai
lý lịch;
- Người được giới thiệu cần đứng dậy cúi chào;
- Nữ có thể ngồi khi giới thiệu trừ trường hợp người kia cao tuổi, tu hành
hoặc chức vụ cao thì nữ cũng cần đứng dậy;
- Nếu thấy hai người không muốn làm quen với nhau thì không nên giới
thiệu với nhau;
- Thái độ của người được giới thiệu cần lịch sự, vui vẻ, tươi cười, thân
thiện, mắt nhìn vào người kia;
99
- Sau khi được giới thiệu, hai bên làm quen, bắt tay, mỉm cười chào và
nói:”Rất hân hạnh được làm quen với anh (chị)”.
4.3. Đối tượng giới thiệu:
- Giới thiệu nam cho nữ, người ít tuổi cho người cao tuổi, người có chức
vụ thấp cho người có chức vụ cao, anh em thân quyến cho khách lạ, bạn bè
cho cha mẹ;
- Nếu hai người cùng tuổi, cùng chức vụ, cùng là nam hoặc cùng là nữ thì
giới người đến sau cho người đến trước;
- Nếu người ít tuổi có chức vụ cao, người cao tuổi có chức vụ thấp thì áp
dụng nguyên tắc “kính lão đắc thọ”.
- Tự giới thiệu: Tiến gần đến người muốn làm quen, chào hỏi hoặc bắt
tay rồi nói: “Xin tự giới thiệu: Tôi là Nguyễn Văn A - Trưởng phòng Hợp tác
quốc tế, Sở Ngoại vụ. Rất hân hạnh được làm quen với anh (chị)”, sau đó có
thể trao đổi danh thiếp.
5 Cách nói chuyện
- Thái độ khi nói chuyện: Vui vẻ, hòa nhã, niềm nở, không thô tục, suồng
sã, chân tình, lễ phép, lịch sự;
- Giọng nói: Không quá to, quá nhỏ, quá nhanh, quá chậm
- Yêu cầu:
+ Nơi đông người không nói tiếng lóng, tiếng nước ngoài, thì thầm to
nhỏ với người khác;
+ Không nói câu chuyện chỉ có hai hoặc vài người biết và hiểu với nhau;
+ Không vừa nói, vừa nhìn chằm chằm hoặc chỉ trỏ người khác; không
bình luận người khác khi vắng.
+ Không châm chọc, nói xấu, bình luận về bệnh tật, tuổi tác, đời tư,
100
khiếm khuyết của người khác;

+ Không nổi khùng, cáu giận khi nói chuyện;
+ Không ngắt lời người khác, nói đế, nói leo;
+ Cần chăm chú lắng nghe, không tỏ ý sốt ruột, cần dùng cử chỉ phi
ngôn ngữ tỏ ý tán đồng;
+ Không nói thô tục, chửi thề, chửi đổng, nói trống không, nói cộc lốc;
+ Không hỏi tuổi phụ nữ nước ngoài;
+ Không hỏi về đời tư, thu nhập, chuyện riêng tư;
+ Cần thường xuyên nói từ cảm ơn, xin lỗi đúng lúc.
+ Không nói to, cười hô hố ở nơi công cộng.
6 Cách sử dụng danh thiếp
6.1. Kiểu danh thiếp
Kiểu ngang, thứ tự hàng từ trên xuống dưới, thứ tự chữ từ trái qua phải.
Hàng thứ nhất viết tên đơn vị người dùng danh thiếp; Hàng thứ hai ghi họ
tên người dùng danh thiếp, chữ viết to vào chính giữa tấm thiếp. Chức vụ,
tên gọi chức vụ thường viết chữ nhỏ bên cạnh phía dưới, bên phải họ và tên.
Hàng thứ ba ghi địa chỉ đầy đủ, điện thoại, mã số bưu điện của người dùng
thiếp.
Kiểu dọc, đứng, thứ tự hàng từ trái qua phải, thứ tự chữ từ trên xuống
dưới. Hàng thứ nhất ghi tên đơn vị người dùng danh thiếp, viết ở cạnh trái
tấm thiếp; hàng thứ hai viết họ tên người dùng thiếp, chữ viết to ở giữa danh
thiếp. Chức vụ - tên gọi chức vụ được viết bằng chữ nhỏ ở bên phải, phía dưới
họ và tên; hàng thứ ba ghi đầy đủ địa chỉ, điện thoại, mã số bưu điện.
Chữ viết trên danh thiếp, giống chữ viết thường dùng, trước hết phải
phù hợp với quy phạm, nếu không dễ gây hiểu lầm, ảnh hưởng đến hiệu quả
101
trong giao tiếp. Sau khi đã phù hợp với quy phạm rồi, có thể coi trọng đến
phong cách riêng của mình, biểu hiện cá tính của mình. Phong cách, cá tính
của danh thiếp, biểu hiện chủ yếu ở phần bố cục danh thiếp, chọn kiểu chữ
và thiết kế mặt danh thiếp. Về thể loại, kiểu chữ viết nhỏ, viết thường, viết in,
viết hoa, các kiểu chữ có dáng mỹ thuật đều được chấp nhận.
6.2. Thái độ khi trao danh thiếp
Khi rút danh thiếp ra phải nghiêm túc từ tốn, không thể với thái độ tùy
tiện. Lần đầu gặp gỡ, có thể căn cứ vào thái độ rút, trao danh thiếp của nhân
viên phục vụ khách để đoán trước nhân phẩm, xem có đáng giao tiếp hay
không. Danh thiếp nên cất vào chỗ dễ lấy, có thể lấy ra đúng lúc, đúng thời
cơ, cung kính đưa tận tay, và hơn thế phải nói thêm: Đây là danh thiếp của
tôi, xin được gặp gỡ trao đổi nhiều hơn về sau này. Làm vậy, tất sẽ để lại ấn
tượng tốt đẹp với phía bạn.
6.3. Thời điểm trao danh thiếp
Nếu lần đầu mới quen, bạn cảm thấy khách này có thể quan hệ lâu dài,
thì lúc vừa gặp gỡ, có thể đưa ngay danh thiếp của mình, điều này có lợi cho
việc khách nhanh chóng biết tình hình cơ bản về mình, tăng tiến trình trao
đổi và giao tiếp. Nếu là cuộc gặp gỡ có hẹn trước, đã biết khách là người như
thế nào, thì khi chia tay ra về có thể lấy danh thiếp gửi cho khách để tăng
thêm ấn tượng.
6.4. Cách trao danh thiếp
Trong lần đầu tiên gặp mặt đối tác, việc đầu tiên bạn nên làm là hỏi
thăm họ một cách thân thiện, đồng thời nêu rõ tên cơ quan mình, sau đó
đưa danh thiếp của mình cho đối tác. Việc đầu tiên phải nhớ, danh thiếp có
thể để trong túi áo comple nhưng không được đút trong túi quần và lôi ra, vì
đó là một hành động không lịch sự.
102
Khi trao danh thiếp, tốt nhất nên dùng tay trái, mặt chính của danh
thiếp nên hướng lên phía trên, hướng đặt danh thiếp nên để phần họ tên
thuận theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được tên trên
danh thiếp.
Khi đưa danh thiếp cho người đối diện, bạn nên mỉm cười, ánh mắt nhìn
tập trung vào họ, nên dùng ngón tay cái kết hợp với ngón tay trỏ cầm góc
trên của danh thiếp và trao danh thiếp cho người đối diện.
Phải trao trước mặt, phía tay phải của khách, nên dùng hai tay để trao
danh thiếp.
Nếu bạn đang ở tư thế ngồi thì bạn nên đứng dậy để đưa danh thiếp
hoặc hơi cúi người về phía trước khi đưa, khi trao danh thiếp nên nói vài
câu như: “Tôi là X, đây là danh thiếp của tôi” hoặc giả dụ: “Xin gửi ngài danh
thiếp của tôi”.
Khi trao danh thiếp bạn nên chú ý: Người có chức vụ thấp hơn nên trao
danh thiếp cho người có chức vụ cao hơn trước; người nam nên trao danh
thiếp ra trước cho người nữ. Khi bạn tiếp xúc một lúc với nhiều người, bạn
nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao nhất và người nhiều tuổi nhất.
Nếu trong trường hợp bạn không thể phân biệt được tuổi tác và chức vụ của
họ thì bạn nên trao danh thiếp cho những người ở phía bên trái bạn.
6.5. Tiếp nhận danh thiếp
Phải tỏ ra lễ độ trước khi tiếp nhận danh thiếp. Nguyên tắc cơ bản là:
đứng lên để nhận danh thiếp và mỉm cười, cung kính dùng hai tay nhận
nâng, sau khi nhận phải gật đầu cảm ơn.
Sau khi nhận được danh thiếp, phải chăm chú đọc 1 lần, không được vô
ý nhét luôn vào túi. Càng không được tùy tiện để bừa bãi, không nên ghi chú
vào danh thiếp, hoặc viết chữ vào danh thiếp.
103
Cùng lúc trao danh thiếp vài ba người, lại là mới gặp nhau lần đầu, phải
lần lượt theo thứ tự chỗ ngồi đặt lên bàn phía trước mặt. Khi cùng trao đổi,
vừa bàn bạc, vừa ghi nhớ tên họ, dáng vẻ của họ và chỉ cất danh thiếp đi khi
thấy thuận tiện.
Không được để đồ vật khác đè lên trên danh thiếp, đây là điều quan
trọng nhất.
6.6. Các vấn đề cần chú ý khác
Danh thiếp cũng giống như lý lịch trích chéo của một người, khi bạn trao
danh thiếp cho một ai đó, nghĩa là bạn muốn cho họ biết rằng bạn là ai, bạn
đang ở đâu và làm cách nào để liên lạc lại được với bạn. Do đó, biết nắm bắt
đúng thời điểm nên đưa ra danh thiếp sẽ khiến cho chúng phát huy được
hiệu quả tốt nhất.
Khi chúng ta mới tham gia vào một công việc nào đó, thì thiết kế và in
danh thiếp là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp
thiết kế tinh xảo sẽ khiến cho ấn tượng của người khác về bạn sẽ sâu sắc hơn
rất nhiều. Nhưng việc đưa danh thiếp đúng lúc và đúng khung cảnh lại là
một nghệ thuật mà không hẳn người nào cũng nắm được.
Khi tham gia vào các hoạt động như các buổi tiệc trọng đại, bạn phải nhớ
rõ nên mang danh thiếp theo bên mình. Cho dù bạn tham dự vào một buổi
yến tiệc do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất ngoại giao,
không nên đưa danh thiếp khi đang dùng cơm.
Nếu như đưa một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì tốt nhất là không
đưa. Bạn nên thu gọn danh thiếp, để ngay ngắn chỉnh tề và có thứ tự trong
sổ kẹp danh thiếp, trong hộp hoặc trong túi, tránh cho danh thiếp bị rách,
hỏng. Những danh thiếp đã cũ và không lành lặn thì nên vứt đi.
104
7 Cách xưng hô
Xưng hô là vấn đề khá hệ trọng trong công tác đối ngoại. Tên một quốc
gia, tên một tổ chức, tên một cá nhân cùng với chức vụ cần được gọi đúng và
đầy đủ, chuẩn xác. Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Đặc mệnh toàn quyền
nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
Mỗi quốc gia, tổ chức đều có tên gọi chính thức đầy đủ của quốc gia hay
tổ chức đó. Đối với quốc gia, tên gọi chính thức đầy đủ chính là quốc hiệu
của quốc gia đó. Sẽ khó chấp nhận được khi gọi tên một quốc gia hay một
tổ chức theo cảm tính, tự tiện thêm vào những từ không phù hợp, ví dụ như
thêm từ Cộng hòa vào Liên bang Nga thành Cộng hòa Liên bang Nga; gọi các
nền kinh tế thành viên APEC là các quốc gia thành viên APEC; gọi Hội nghị
các quốc gia và vùng lãnh thổ có sử dụng tiếng Pháp là Hội nghị các nước
nói tiếng Pháp...
Trong giao tiếp trực tiếp hoặc những cuộc tiếp xúc không chính thức,
đặc biệt là những người ngang cấp, có xu hướng gọi nhau ngắn gọn và xưng
hô với nhau một cách thân mật. Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Việt Nam.
Mỗi dân tộc có truyền thống trong cách gọi tên riêng một người, có nước
yêu cầu gọi tên đầy đủ kể cả họ, tên và cả tên đệm hoặc cả tên thánh, có dân
tộc khi gọi tắt và thân mật thì gọi bằng họ, cũng có nước trong trường hợp
gọi tắt và thân mật thì gọi bằng tên, cũng có nước bên cạnh tên khai sinh
còn có tên gọi thân mặt hoặc bí danh thường dùng. Việc gọi tên một người
tưởng chừng đơn giản, nhưng trong giao tiếp đối ngoại lại là việc đòi hỏi rất
cẩn trọng. Một mặt yêu cầu phải phát âm đúng, mặt khác tùy hoàn cảnh
giao tiếp, tùy mối quan hệ cá nhân mà cách gọi tên có khác nhau. Việc gọi
tên một cá nhân không đúng có thể gây ra những hiểu nhầm đáng tiếc, nhẹ
thì có thể bị coi là thiếu lịch sự, nặng thì có thể bị coi là trịnh thượng hay lỗ
mãng.
105
Trong giao tiếp quốc tế, khi xưng hô cũng rất cần lưu ý đến chức vụ của
cá nhân. Mỗi quốc gia, mỗi tổ chức có hệ thống tổ chức điều hành không
hoàn toàn giống với một quốc gia hay một tổ chức khác. Ngay cả khi giữa các
quốc gia hay tổ chức có các chức vụ tương đương với nhau, nhưng cách gọi
tên lại không hoàn toàn giống nhau. Ví dụ: Tên gọi chức vụ Bộ trưởng Ngoại
giao ở Anh hay ở Mỹ không giống như tên gọi chức vụ này bằng tiếng Anh
ở nhiều nước. Chính vì vậy trong giao tiếp quốc tế khi gọi tên chức vụ của
một người nào đó, đặc biệt là khi dùng bằng ngôn ngữ của quốc gia đó hay
bằng ngoại ngữ khác, cần được tìm hiểu kỹ, tránh trường hợp dịch ngược
một cách máy móc.
Trong quan hệ quốc tế, một số chức vụ lãnh đạo cao cấp có những danh
từ chung để gọi. Khi dùng những danh từ này, chúng ta cần phân biệt và
hiểu một cách chính xác. Danh từ Nguyên thủ Quốc gia để gọi Người đứng
đầu nhà nước của quốc gia đó, tùy theo hình thức tổ chức nhà nước của quốc
gia, đó có thể là Tổng thống, Chủ tịch nước, Vua, Nữ hoàng, Quốc vương,
Hoàng đế hay Sultan. Đối với các vị lãnh đạo của một quốc gia có chức vụ
Thủ tướng, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Chính phủ hay Chủ tịch Hội đồng
Bộ trưởng,… tùy theo hệ thống tổ chức Chính phủ của mỗi quốc gia, được
gọi chung là Người đứng đầu Cơ quan hành pháp. Ví dụ, nếu nói trong thời
gian diễn ra Hội nghị APEC tại Việt Nam năm 2006, có 5 Nguyên thủ Quốc gia
nước ngoài thăm song phương Việt Nam là chưa chính xác. Thực tế, trong 5
chuyến thăm song phương thì có 4 vị là Nguyên thủ Quốc gia (Tổng thống
Hoa Kỳ, Chủ tịch Trung Quốc, Tổng thống Nga và Tổng thống Chi-lê) và một
chuyến thăm là của người đứng đầu Chính phủ (Thủ tướng Nhật Bản).
Bên cạnh chức vụ, ở một số nước, đặc biệt là những nước theo chế độ
quân chủ, nhiều người còn có tước hiệu được phong tặng. Đối với các tước
hiệu này, ở mỗi quốc gia có những quy định khác nhau. Có nước có tập quán
106
khi gọi tên một người luôn luôn đi liền với tước hiệu mà người đó có, nhưng
cũng có nước tập quán quy định chỉ trong những nghi lễ chính thức thì mới
cần gọi tên với đầy đủ tước hiệu, còn trong những giao tiếp thông thường
thì không cần.
Ngoài việc gọi tên, chức vụ, tước hiệu đối với một cá nhân trong giao
tiếp quốc tế còn có những quy tắc lịch thiệp trong thưa gửi và xưng hô. Khi
thưa gửi và xưng hô với một người cần lưu ý thưa gửi và xưng hô phải phù
hợp với chức vụ và tước hiệu của người đó, tuân thủ những quy tắc chung
theo tập quán quốc tế và các quy định hay thông lệ của quốc gia hay tổ chức
của người đó.
Trong tiếng Việt các đại từ danh xưng khi thưa gửi và xưng hô trong giao
tiếp quốc tế được sử dụng là ngài, ông/bà/cô. Dùng từ ngài, đại từ danh
xưng có mức độ kính trọng cao nhất trong tiếng việt cho đối tượng nào là
vấn đề còn có nhiều cách hiểu khác nhau. Có người cứ thấy người phương
Tây là gọi “ngài”. Có người gọi ngài không chỉ đối với một vị đại sứ nước ngoài
mà với bất kỳ một cán bộ nhân viên nào của đại sứ quán nước ngoài. Ở nhiều
nước, việc gọi ai là ngài có quy định khá chặt chẽ và cụ thể, ví dụ từ cấp Bộ
trưởng và tương đương trở lên và Đại sứ mới được gọi là Ngài. Ở nước ta, do
đến nay chưa có quy định cụ thể, nên việc sử dụng đại từ danh xưng còn
tương đối tùy tiện. Tuy nhiên, có thể dựa theo chuẩn mực khá phổ biến là chỉ
nên gọi “ngài” đối với những người có chức vụ lãnh đạo từ cấp Bộ và tương
đương trở lên và Đại sứ.
107
PHẦN IV.
GIAO TIẾP ĐA VĂN HÓA - NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý
1 Những điều cần biết khi giao tiếp với những người từ các nền văn
hóa khác nhau
- Để có ứng xử phù hợp với từng đối tác nước ngoài, trước hết phải hiểu
sự khác biệt về văn hóa ứng xử giữa các khu vực, quốc gia mà chúng ta sẽ
làm việc.
- Mỗi quốc gia, vùng đất trên thế giới sẽ có truyền thống và văn hóa ứng
xử đa dạng khác nhau. Theo đó, việc tìm hiểu đặc trưng tính cách, tâm lý của
các vị khách ở khắp nơi trên thế giới để trang bị cho mình phong cách phục
vụ và cách cư xử phù hợp là cần thiết.
2 Cư dân Âu - Mỹ
Tâm lý của người châu Âu
- Sống thực tế, cởi mở, đề cao chủ nghĩa cá nhân
- Tác phong nhanh nhẹn, giờ giấc chuẩn xác
- Không thích nói chuyện về đời tư, sòng phẳng, làm việc có kế hoạch
- Chú trọng các nghi thức giao tiếp
Tâm lý người châu Mỹ
- Thẳng tính, thực tế, cởi mở, thân thiện, coi trọng nghi thức
- Hiếu khách, khi trò chuyện thích ngồi cạnh khách
- Khi tranh cãi thường có cử chỉ mạnh, quan tâm đến địa vị và giàu sang.
108
Giữa cư dân châu Âu và châu Mỹ có những sự khách biệt trong văn hóa
ứng xử, song họ cũng có những điểm chung trong lĩnh vực này:
+ Khi gặp gỡ, họ thường chào hỏi nhau một cách hồ hởi và nhanh chóng.
Phong cách chung là bắt tay, ôm hôn hoặc gật đầu. Họ luôn tỏ thái độ tự
tin, bình đẳng, ít coi trọng cương vị xã hội.
Trong công việc, họ luôn tỏ rõ bản lĩnh và lòng nhiệt tình của mình, đồng
thời cũng đánh giá người khác qua công việc của họ. Cương vị xã hội, trong
quan niệm của họ là do mỗi người tự đặt lấy. Họ rất ngưỡng mộ ai bằng
năng lực và lòng kiên trì giành được thành công. Họ cũng có sự kính trọng
với truyền thống gia đình, dòng họ.
+ Họ luôn có ý thức và coi trọng quyền công dân của mỗi người.
Họ luôn tin vào quy định của luật pháp để thực hiện công lý trong xã hội
và luôn coi trọng, bảo đảm cho quyền sở hữu cá nhân. Vì thế, những câu hỏi
tỏ sự ân cần quá mức về cuộc sống riêng tư không được ưa chuộng như với
người châu Á. Tính độc lập này còn thể hiện trong cả sinh hoạt gia đình (kể
cả khi đi du lịch). Họ thường nuôi dạy con cái từ nhỏ theo tinh thần luôn có
nguyện vọng, xu hướng và khả năng sống tự lập.
Họ ít coi trọng quan hệ láng giềng như người châu Á. Khi rảnh rỗi, họ có
thể vui thú với bạn bè hoặc trong câu lạc bộ chứ không nhất thiết thăm hỏi
những người xung quanh.
+ Người Âu - Mỹ rất coi trọng tri thức khoa học và tư duy tuyến tính, nên
muốn mọi việc phải được sắp xếp theo kế hoạch và vận động theo một hướng.
Với quan niệm, cuộc sống chỉ diễn ra có một lần, nên họ rất quý và coi
trọng thời gian. Họ thường sắp đặt công việc theo thời gian chính xác, hoạt
động phải đúng giờ và thời gian phải được sử dụng một cách hợp lý, các công
việc được giải quyết càng nhanh càng tốt. Đối với họ, thời gian là tiền bạc và
cái gì đã trôi qua là thuộc về quá khứ, ít lưu luyến.
109
Tuy vậy, những người ở vùng Nam Mỹ và Địa Trung Hải thường ít khắt
khe về thời gian hơn.
3 Cư dân châu Á
Tâm lý người châu Á

- Đời sống tình cảm kín đáo, nặng tình
- Ăn uống rất cầu kỳ và ngồi lâu
- Chi tiêu hay tính toán, tiết kiệm
- Xưng hô thân mật, thích mời chào vồn vã
- Tôn trọng lễ nghi, tín nghĩa, chú trọng vấn đề chào hỏi
- Kín đáo, dè dặt trong giao tiếp, ít bộc lộ cá tính
Cư dân ở châu Á khi gặp gỡ, chào hỏi thường dè dặt và có xu hướng tôn
trọng địa vị xã hội của cá nhân.
Họ luôn luôn tôn kính người lớn tuổi hoặc những người có địa vị xã hội cao
hơn. Thái độ biểu cảm và cử chỉ, điệu bộ trong giao tiếp của họ cũng cụ thể.
Trong công việc, người châu Á thường bày tỏ lòng biết ơn, sự khiêm nhường
và trung thành với cấp trên, sẵn sàng thích ứng với công việc do yêu cầu của
cấp trên hay người chủ đề ra.
Họ coi trọng truyền thống gia đình, địa vị xã hội và học vấn. Phần lớn
trong số họ thường tự bằng lòng với những gì có sẵn được sắp đặt trong cuộc
sống. Họ bằng lòng với số phận và thường có ý thức về việc thực hiện vai trò
của mình trong cuộc sống một cách hài hòa với môi trường xã hội.
Người châu Á thường ít tin vào pháp luật, mà coi đó như sự áp đặt từ bên
ngoài vào cuộc sống và lợi ích của họ.
Vì vậy mức độ tôn trọng luật pháp của họ phụ thuộc vào địa vị xã hội, học
vấn, truyền thống và danh dự của gia đình. Tuy nhiên, trong cộng đồng dân
110
cư sống ở nông thôn châu Á, mức độ hiểu biết và tin tưởng luật pháp còn hạn
chế và thường có xu hướng ứng xử theo tập quán truyền thống.
Cũng vì vậy, trong quan hệ, họ coi trọng cộng đồng và thích phụ thuộc
lẫn nhau. Gia đình rất được coi trọng và đôi khi có ba, bốn thế hệ chung sống
trong một ngôi nhà. Người châu Á thường coi trọng việc đón tiếp khách và
trân trọng tình thân hữu với láng giềng. Con cái của họ được giáo dục về tính
cộng đồng từ sớm, để có thể thích hợp với các mối quan hệ ứng xử trong
công việc, đời sống.
Mặc dù cũng coi trọng thời gian theo lịch trình, song người châu Á chịu ảnh
hưởng tôn giáo khá đậm, họ quan niệm thời gian là vòng luân hồi và có sự gắn
kết quá khứ với hiện tại và tương lai.
Họ có thái độ ứng xử hài hòa với nhau và với giới tự nhiên. Cũng vì vậy,
nhịp thời gian thường có sự co giãn theo thời vụ nông nghiệp và lễ hội. Trong
việc sắp xếp thời gian, đôi khi có sự xen kẽ hay lẫn lộn giữa chơi và làm việc.
Người châu Á nhiều khi sử dụng thời gian theo cảm hứng trong cả hoạt động
khoa học, sản xuất và đi du lịch. Họ thích sự ngẫu hứng và tin vào sự may rủi,
số phận và sự ngẫu nhiên.
4 Tâm lý người châu Phi
- Sống theo đại gia đình với chủ nghĩa “Gia tộc trị”
- Tôn sùng đạo giáo: có nhiều phong tục kỳ cục, khắt khe
- Rất hiếu khách và lễ phép
5 Một số tập quán, nghi lễ của các dân tộc
a. Châu Âu
- Người Anh, người Scotland và người Ailen
Tránh nói về vấn đề độc lập dân tộc vì đây là vấn đề chính trị nhạy cảm.
Những người này đều có chung ngôn ngữ: tiếng Anh. Họ thận trọng trong
111
giao tiếp, ăn mặc và chú ý đến địa vị xã hội, danh tiếng, luôn đúng giờ và
có thói quen luôn bắt tay khi làm quen. Nam giới thường thích đeo cavat kẻ
sọc. Những chủ đề ưa thích: lịch sử, văn chương, kiến trúc. Những vấn đề cần
tránh là: tôn giáo, tiền nong.
- Người Pháp
Họ luôn chú ý đến tính trang trọng và lễ nghi trong các cuộc gặp gỡ giao
dịch và rất ít khi dùng tên thân mật. Họ có thói quen bắt tay nhanh và nhẹ.
Họ sử dụng các bữa ăn tối để đàm đạo về những vấn đề quan trọng và cân
nhắc khá kỹ trước khi quyết định một vấn đề. Người Pháp rất tự hào về lịch
sử, ngôn ngữ, hệ thống giáo dục, thành tựu nghệ thuật của đất nước. Họ
có yêu cầu khá cao về chất lượng món ăn và chất lượng phục vụ, bữa chính
thường là bữa ăn trưa. Chủ đề ưa thích của họ là: món ăn, thể thao, văn hóa
nghệ thuật. Họ tránh các chủ đề về tiền bạc, giá cả, đời tư, chính trị.
- Người Nga
Họ rất niềm nở và trân trọng khi giao tiếp. Khi chào nhau, họ thường bắt
tay và xưng danh, trừ khi gặp bạn bè họ ôm hôn ở má. Người Nga ưa thích
các chủ đề: nghệ thuật, văn chương, tình bạn, hòa bình. Họ ưa thích các món
quà là một cuốn sách, album nhạc, bút....
- Người Đức
Họ có thói quen bắt tay chặt khi làm quen, chào hỏi và chỉ gọi tên thân
mật khi đã quen. Họ có tác phong đúng giờ và khá sòng phẳng. Khi giao tiếp,
họ không đút tay vào túi và không xỏ tay vào vạt áo khi ăn và xưng danh đầy
đủ khi trả lời điện thoại. Họ thường bàn luận công việc vào sau bữa ăn. Chủ
đề ưa thích là bóng đá, món ăn và tránh các chủ đề về chiến tranh, về thể
thao Mỹ.
- Người Thụy Điển
Họ bắt tay khi giao tiếp và rất nghiêm túc. Họ ưa chuẩn xác về giờ giấc và
thận trọng trong công việc, không thích nắm tay hay vỗ sau lưng. Họ có thói
112
quen chúc tụng nhau trong bữa ăn. Người Thụy Điển luôn tự hào về lịch sử,
văn hóa, xã hội của mình và di sản của bộ tộc Viking. Chủ đề yêu thích của
họ: mức sống, cảnh quan thiên nhiên, thể thao. Họ tránh các chủ đề: tuổi tác,
nghề nghiệp, ăn uống, gia đình.
- Người Thụy Sỹ
Họ là dân tộc có sự giao thoa của văn hóa Pháp, Đức, Italia, sử dụng
thông thạo cả ba ngôn ngữ này. Họ rất đúng giờ và kín đáo. Họ luôn tự hào
về nền độc lập, trung lập, mức sống, lịch sử, cảnh quan của đất nước. Họ
thường chúc nhau về sức khỏe và có thói quen tặng hoa, quả. Chủ đề ưa
thích là thể thao, di sản và cảnh quan Thụy Sỹ, du lịch, chính trị, đồng thời
tránh các chủ đề về: tuổi tác, nghề nghiệp, ăn uống, gia đình.
- Người Áo
Họ có thói quen bắt tay chặt khi giao tiếp và rất đúng giờ, trang trọng
trong việc xưng hô, ít khi dùng tên thân mật. Họ có thói quen tặng hoa hay
sô cô la khi được mời tới nhà và rất không thích bị nhầm là người Đức dù sử
dụng tiếng Đức. Chủ đề ưa thích là nhạc, thể thao, nghệ thuật, lịch sử, các
loại rượu. Họ tránh các chủ đề: tiền bạc, tôn giáo, chính trị.
- Người Bỉ
Họ có thói quen bắt tay khi chào hỏi và tiễn biệt, không dùng tên thân
mật trừ khi là bạn bè. Khi ôm hôn, họ hôn đều lên cả hai bên má ba lần. Họ
rất đúng giờ. Người Bỉ sử dụng tiếng Pháp và tiếng Hà Lan. Đối với họ, khi đi
mà xỏ tay vào túi hay nắm tay nhau là thiếu lịch sự. Chủ đề ưa thích: bóng
đá, lịch sử, dạo chơi bằng xe đạp. Họ tránh né những vấn đề chính trị và
không thích bị nhầm là người Pháp.
- Người Bungari
Họ thường bắt tay khi giao tiếp và hầu hết đều biết nói tiếng Nga và
tiếng Đức. Họ có thói quen hẹn trước và rất đúng giờ. Điều đáng chú ý nhất
trong phong cách của họ là: lắc đầu là đồng ý và gật đầu là không đồng ý. Họ
113
thường mang tặng hoa, kẹo, rượu khi được mời. Bữa tối của họ hay có bánh
mì với nước xốt thịt. Chủ đề ưa thích là gia đình, cuộc sống riêng tư, nghề
nghiệp. Họ tránh các chủ đề: chính trị, tôn giáo.
- Người Hà Lan
Họ có thói quen tự giới thiệu và cũng muốn người đối thoại tự giới thiệu,
sau đó bắt tay với tất cả mọi người, kể cả trẻ em. Họ không xoay người khi
giao tiếp và không phô trương. Người Hà Lan thông thạo tiếng Anh và một
số tiếng châu Âu khác. Họ thường đưa ra những ý kiến chính xác và không
nói quá sự thật. Họ rất đúng giờ và khi tặng quà thường gói theo kiểu truyền
thống dân tộc. Người Hà Lan tự hào về việc lấn biển và lịch sử đất nước, về
thương mại. Chủ đề ưa thích là chính trị, du lịch, thể thao và đánh giá cao sự
chân thực trong thương mại.
- Người Italia
Họ có thói quen bắt tay và nắm khuỷu tay khi giao tiếp. Họ có thể biểu lộ
thái độ, tình cảm qua các cử chỉ, điệu bộ nhưng ít khi xưng hô bằng tên thân
mật. Tuy vậy, các cuộc tiếp xúc xã giao họ luôn chú ý tới giờ giấc và không ưa
kéo dài, không nói chuyện kinh doanh trong buổi gặp gỡ xã giao, họ ăn bữa
chính vào buổi trưa. Chủ đề ưa thích là sự kiện thế giới, bóng đá và gia đình.
Họ tránh các chủ đề về chính trị, tôn giáo, thuế.
- Người Ba Lan
Khi tiếp đón và tạm biệt, nam giới có thói quen hôn tay phụ nữ và chỉ
dùng tên thân mật khi nói với bạn. Họ thường tặng quà cho nữ chủ nhà khi
được mời và chúc tụng nhau vào bữa tối, bữa tiệc. Họ theo Thiên chúa giáo
và tự hào về truyền thống lịch sử, văn hóa của mình. Chủ đề ưa thích là lịch
sử, văn hóa, phong trào đoàn kết. Họ tránh các chủ đề: mối quan hệ với Liên
Xô (cũ), Đông Đức (cũ)...
- Người Tây Ban Nha
Họ khá nồng nhiệt trong giao tiếp và nếu thân mật thường hay ôm hôn
114
khi gặp và chia tay. Trong tiếp xúc, họ hay nói chuyện vui trước khi vào công
việc chính. Họ cần thông tin về địa chỉ rất ngắn gọn. Người Tây Ban Nha ăn
tối muộn: từ 10 giờ tối trở đi và bữa chính là buổi trưa, thường từ 13 giờ 00
tới 16 giờ 30. Họ kiêng kỵ hoa cúc. Khi giao tiếp đôi khi họ chen ngang hoặc
ngắt lời để thể hiện sự nhiệt tình. Chủ đề ưa thích là thể thao, du lịch, lịch sử.
Họ tránh các chủ đề về chính trị, tôn giáo, gia đình, nghề nghiệp.
b. Châu Á
- Người Trung Quốc
Khi gặp nhau, họ thường khom người hoặc cúi đầu để chào hỏi, đôi khi
bắt tay, họ chú ý đến địa vị xã hội và tuổi tác của người đối thoại. Họ không
có thói quen vỗ lưng và ôm người khác khi gặp nhau. Họ có thể hỏi những
câu về địa vị của cá nhân (thu nhập, nhà cửa, con cái...). Họ rất chú ý đến mối
quan hệ cá nhân khi quan hệ thương mại. Khi tặng quà, họ chỉ giới hạn ở
mức rất khiêm tốn và có thể chỉ cần một món quà chung. Chủ đề ưa thích là
lịch sử, văn hóa, gia đình, sự tiến bộ của Trung Quốc. Họ tránh các chủ đề về
Đài Loan, Cách mạng văn hóa, sức khỏe, chính trị.
- Người Nhật
Khi tiếp xúc họ trao danh thiếp rồi cúi người thấp để chào hoặc bắt tay
một cách nhẹ nhàng và không nhìn chằm chằm vào mắt khách. Họ rất chú ý
tới tác phong và đánh giá cao đức tính kiên nhẫn, lịch sự, khiêm nhường. Ít
khi họ xưng hô bằng tên thân mật. Họ cũng tiếp thu văn hóa ứng xử phương
Tây, song ít khi dùng từ “không” trong đối thoại. Họ đánh giá cao vai trò cá
nhân trong kinh doanh thương mại. Chủ đề chủ yếu là lịch sử, văn hóa, nghệ
thuật. Họ tránh các đề tài chiến tranh thế giới, những tranh luận gay gắt.
Khi tặng quà đối tác Nhật Bản, cần phải được gói đẹp, cẩn thận bằng
giấy gói tặng phẩm. Người Nhật coi việc đóng gói và nghi thức trao quà là
nghệ thuật văn hóa giao tiếp tinh tế và nhiều ý nghĩa. Đặc biệt đừng bao
giờ tặng người Nhật món quà có bộ 4 hoặc 9 (ví dụ 4 bông hoa, bộ khăn bàn
115
gồm 4 khăn ăn hoặc 9 cái ly…) và không nên tặng người Nhật những món
quà sau: lược chải tóc vì từ chiếc lược trong tiếng Nhật là “kushi” thể hiện sự
bất hạnh; quà có in hình con cáo, vì họ cho rằng con cáo tượng trưng cho tính
tham lam, giảo hoạt; trà vì trà có ý nghĩa là người nhận không trong sạch;
đồ vật làm bằng thủy tinh, sành sứ và vật có hình dáng như bình hay hũ, vì
điều đó thể hiện sự mau vỡ, không bền; dao, kéo hay các vật sắc nhọn khác
vì điều đó thể hiện sự chia cắt, không trọn vẹn và không nên tặng cà vạt, dây
đeo cổ vì người nhận sẽ nghĩ rằng mình muốn trói buộc họ.
Sự đúng giờ được người Nhật đặc biệt coi trọng, đây là một trong những
mấu chốt quan trọng trong mọi mối quan hệ với người Nhật.
Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế
giới. Việc không có hay hết danh thiếp khi giao dịch hoặc gặp mặt chính thức
không bao giờ để lại ấn tượng tốt với khách hàng.
- Người Thái Lan
Họ thường chắp hai tay trước ngực và hơi cúi khi tiếp đón với một thái
độ khiêm nhường. Người Thái Lan thường gọi nhau bằng tên thân mật. Riêng
vùng Tây Bắc Thái Lan, người ta có thói quen bắt tay khi đón và tiễn khách.
Người Thái Lan cũng ít khi sử dụng lối hài hước kiểu phương Tây, vì sợ bị hiểu
lầm. Họ tỏ ra rất kiên nhẫn và chân thực, thận trọng. Cử chỉ tối kỵ là hất hàm
hay dùng chân, cũng như việc vỗ tay lên đầu người khác. Chủ đề ưa thích là văn
hóa, lịch sử, món ăn Thái. Chủ đề cần tránh là chính trị, Hoàng gia, tôn giáo.
- Người Lào
Xét về thái độ giao tiếp, người Lào rất ưa giao tiếp và coi trọng sự lễ phép
trong giao tiếp, người dưới chắp tay chào người trên, trẻ em chắp tay cúi chào
người lớn, rất lễ phép và kính trọng. Do bản tính hiền lành, thật thà và chất
phác, nên khi giao tiếp họ thường đi thẳng vào vấn đề, tuy nhiên họ cũng rất
kín đáo, khiêm tốn khi nói về bản thân hay gia đình của mình.
116
Trong giao tiếp với người Lào dù có ân cần cởi mở đến đâu cũng không
được suồng sã thái quá. Người dân nơi này rất kỵ các hành động như ôm eo, vỗ
vai đặc biệt là sờ đầu nhất là nam giới. Bởi vậy, đến đây, tuyệt đối không được
đụng chạm vào đầu người khác hoặc xoa đầu trẻ em. Khi đi qua trước mặt các
cụ già phải xin lỗi và cúi thấp người xuống một chút.
Xuất phát từ lòng thành kính và tín ngưỡng lâu đời, khi đến thăm chùa
chiền, bạn tuyệt đối không được làm mất trật tự, ăn mặc hở hang hay có những
lời nói khiếm nhã, trêu ghẹo, không nên quay lưng vào tượng Phật hay í ới gọi
nhau trong chùa.
- Người Triều Tiên (Hàn Quốc)
Khi tiếp xúc, người Triều Tiên có thói quen bắt tay, cúi người khi gặp
nam giới, song với nữ giới ít khi có động tác bắt tay. Trong xưng hô, họ gọi
tên trước và gọi họ sau. Những đức tính chủ yếu là khiêm nhường, kiên trì
và tôn trọng tuổi tác. Họ tránh há to miệng và không nói chen ngang. Chủ
đề ưa thích của họ và văn hóa, thể thao. Chủ đề họ tránh né là chính trị, vai
trò của phụ nữ.
- Người Hàn Quốc
Việc cúi đầu chào hỏi là thói quen, nghi thức của người Hàn Quốc thay
cho câu nói “xin chào” hay “chào tạm biệt” cho mỗi cuộc gặp gỡ. Người Hàn
hay sử dụng danh thiếp đặc biệt là những người làm kinh doanh nếu họ đưa
cho bạn danh thiếp và không được nhận lại danh thiếp từ bạn thì họ nghĩ
rằng bạn không muốn làm quen với bạn.
Tại Hàn Quốc thì việc tặng quà là để thể hiện sự thân hữu và nó luôn luôn
được đáp lại, tuy nhiên đối với người Hàn thì số 7 là số may mắn, nên gói
quà bằng giấy màu đỏ và vàng, quà tặng phải được gói cẩn thận, nên trao
và nhận quà bằng hai tay để thể hiên sự tôn trọng. Không được tặng quà có
bội số của 4 (ở Hàn Quốc thì số 4 được cho là không may mắn), không nên
117
gói quà bằng giấy màu xanh lá cây, trắng hoặc đen, không nên mở quà trước
mặt người tặng.
Một số quy tắc khác: Không bao giờ viết tên người Hàn bằng mực đỏ.
Nếu bạn làm điều đó, họ sẽ ngầm hiểu là bạn rủa người đó chết. Tuyệt đối
đừng để đôi đũa móc vào thức ăn. Muỗng cắm vào trong chén cơm bị xem
là điềm gở. Ăn cơm bằng thìa đối với người Hàn được xem là có văn hóa.
Khi viếng thăm nhà của người Hàn, luôn tháo giày để ngoài cửa nhà. Nên
dùng 2 tay để nhận hoặc đưa một vật gì đó cho người khác, đặc biệt là
người cao niên.
- Người Mã Lai
Đây là những người cư trú chủ yếu trên bán đảo Mã Lai, liên bang
Malaixia. Họ có thói quen gặp gỡ là giơ hai bàn tay chào và bắt tay song rất
ít khi cầm tay nhau và không dùng ngón tay trỏ ra hiệu với người khác. Trong
khi đang ăn uống, họ tránh hắng giọng hoặc xịt mũi. Họ khá thận trọng và
chậm rãi trong việc quyết định những vấn đề làm ăn, buôn bán. Chủ đề ưa
thích của họ là văn hóa, thể thao, cảnh quan thiên nhiên. Chủ đề tránh đề
cập là chính trị, tôn giáo.
- Người Singapo
Người Singapo nguyên là thuộc địa của Anh và giao lưu văn hóa với châu
Âu sớm nên người Singapo có phong cách giao tiếp gần với châu Âu. Họ bắt
tay theo phong cách Âu, trao danh thiếp bằng hai tay, tác phong rất đúng
giờ, có tính thực tiễn và thẳng thắn. Họ có thể nói thông thạo tiếng Anh và
tiếng Trung Quốc. Họ ít khi tặng quà trong quan hệ làm ăn. Bữa sáng được
coi là bữa chính của người Singapo và bữa trưa thường kéo dài song không
có nghi lễ. Rất ít người Singapo hút thuốc lá. Họ coi trọng tính thực dụng của
người Mỹ, có quan niệm bình đẳng với phụ nữ trong công việc. Chủ đề ưa
thích của họ là môi trường sinh thái, kinh tế (cả tiền bạc), sức khỏe. Chủ đề
họ tránh là sự chênh lệch thành thị và nông thôn.
118
- Người Indonexia
Họ có tập quán đón tiếp là bắt tay và gật đầu. Họ rất coi trọng cá nhân,
rất đúng giờ. Tuy vậy, trong quan hệ thương mại, họ thường chậm chạp và
thận trọng. Họ coi việc từ chối các món quà tặng là bất lịch sự. Chủ đề ưa
thích là lịch sử, văn hóa, truyền thống. Họ tránh các chủ đề về chính trị, viện
trợ nước ngoài. Đa số dân Indonexia theo đạo Hội nên còn có những tập tục
của đạo này.
- Người Philippin
Họ khá hồ hởi trong giao tiếp nên khi gặp bắt tay và có thể còn vỗ nhẹ
vào lưng. Nói chung họ có thái độ cởi mở, nhiệt tình và dễ tạo sự thân mật.
Ngôn ngữ trong giáo dục, kinh doanh hành chính là tiếng Anh. Họ thích tặng
những món quà nhỏ cho bà chủ sau bữa tối. Chủ đề ưa thích của họ là gia
đình, văn hóa, lịch sử, thương mại. Họ tránh các chủ đề chính trị, tôn giáo,
viện trợ nước ngoài, sự suy đồi.
- Người Ấn Độ
Người Ấn Độ thích bắt đầu buổi gặp mặt với những câu hỏi thăm về gia
đình, con cái, chuyến bay… hay cảm nhận của cá nhân bạn về đất nước
Ấn Độ. Những lời chỉ trích và bất đồng phải được thể hiện chỉ với ngôn ngữ
ngoại giao nhẹ nhàng nhất. Tuyệt đối tránh gây hấn vì sự nóng nảy được
hiểu như là một dấu hiệu của sự thiếu tôn trọng.
Ngoài ra, thứ bậc các cấp làm việc được tôn trọng nghiêm ngặt tại Ấn Độ.
Giám sát/ quản lý là người sẽ theo dõi công việc của một cá nhân và gánh vác
trách nhiệm cho thời hạn hoàn thành dự án, kết quả công việc. Nếu có bất
cứ điều gì không đúng theo thoả thuận/ cam kết, tốt nhất nên than phiền,
thảo luận vấn đề với người giám sát/ quản lý hơn là nói chuyện trực tiếp với
nhân viên.
Hầu hết người Ấn Độ truyền thống là người ăn chay và nền văn hóa
Ấn Độ là đa tôn giáo, đa sắc tộc. Nhiều người Ấn Độ tuân thủ việc ăn chay
119
nghiêm ngặt, có nghĩa là họ không dùng rượu, bia, thức uống có cồn và chế
độ ăn uống của họ là rau củ, thực vật mà không có tỏi và hành tây. Một số
thậm chí nhịn ăn, nhịn uống trong một số ngày đặc biệt theo tôn giáo, do đó
thói quen ăn uống của họ cần phải được tôn trọng.
- Người Ả Rập
Thấm đượm tinh thần đạo Islam, người Ả Rập rất coi trọng các nghi thức
trong giao tiếp. Sau khi giới thiệu, chào hỏi họ thường bắt tay, nắm chặt
khuỷu tay hoặc vai. Khi đã quen thân, các cuộc gặp gỡ có thể ôm hôn, nhưng
chỉ với nam giới. Họ thích tặng những món quà đắt tiền. Họ tuân thủ rất
chặt chẽ chế độ ăn kiêng và các lễ nghi tôn giáo. Khi ra nước ngoài họ được
mang theo vợ và không chỉ có một vợ (luật hồi giáo cho phép có bốn vợ). Họ
tôn trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, chặt chẽ, nghiêm túc. Chủ đề ưa
thích của họ là lịch sử văn hóa, sự tôn sùng đạo Hồi, tinh thần thượng võ. Họ
tránh các chủ đề về các tôn giáo khác, về Israel, vai trò và địa vị phụ nữ, các
trò đùa cợt nhả.
c. Châu Mỹ
Người Bắc Mỹ có thói quen bắt tay nắm chặt, mắt nhìn thẳng khi giao
tiếp nhưng tránh những va chạm, ôm ấp trừ khi là hai người nam đã thân
quen. Họ có tính thực tiễn cao, đúng giờ và luôn tiết kiệm thời gian trong
sản xuất và kinh doanh. Họ coi trọng việc kiếm tiền. Bữa chính của họ là bữa
tối. Họ nhận quà tặng xong có thể trao lại hoặc trao cho người khác ngay.
Họ cũng thích tiếp khách tại nhà. Chủ đề ưa thích là thể thao, gia đình, buôn
bán, văn hóa. Họ tránh các chủ đề về siêu cường Mỹ, về chiến tranh. Với
người Mỹ La Tinh, ngoài những ảnh hưởng văn hóa chung, họ còn chịu ảnh
hưởng của văn hóa Tây Ban Nha và Bồ Đào Nha. Họ rất tôn trọng thời gian và
sở thích cá nhân, tránh các chủ đề về chính trị tôn giáo.
d. Châu Phi
- Người Nam Phi
Người da trắng có gốc Anh và Hà Lan (người Boers) chiếm khoảng 17%
120
dân số nhưng có phong cách giao tiếp châu Âu. Người Phi da đen chiếm đa
số, có tính cởi mở, hồn nhiên khi giao tiếp. Người Nam Phi nói chung luôn
đúng giờ. Họ sử dụng thông thạo tiếng Anh và ngôn ngữ bộ lạc. Họ thích các
chủ đề về thể thao, cảnh quan thiên nhiên, tài nguyên, văn hóa châu Phi. Họ
tránh các chủ đề về chủ nghĩa phân biệt chủng tộc, tôn giáo.
- Những người Nam Phi ở các quốc gia khác
Nói chung, họ rất hồn nhiên, cởi mở trong giao tiếp và có thói quen nhìn
thẳng, bắt tay nhau. Trong công việc làm ăn, họ thích tặng quà. Họ tiếp thu
văn hóa châu Âu và sử dụng các ngôn ngữ châu Âu thành thạo. Họ ưa thích
chủ đề về văn hóa châu Phi, thể thao, cảnh quan thiên nhiên, săn bắn và
tránh các chủ đề về chính trị, tôn giáo, sắc tộc.
e. Nam Thái Bình Dương
- Người Úc
Tiếp thu văn hóa Anh và Mỹ, họ có thái độ giao tiếp niềm nở, tình cảm,
thân mật nhưng không khách sáo. Họ thường bắt tay chặt và thích nói trực
tiếp vào vấn đề, thẳng thắn. Họ rất tôn trọng tình bạn bè, đồng nghiệp và cư
xử một cách bình đẳng giữa người với người. Họ chính xác về giờ giấc nhưng
không chặt chẽ như người Mỹ. Khi thân quen, họ hay dùng tên thân mật và
rất thích sự hài hước ngay cả khi có những vấn đề phức tạp. Họ ưa thích các
chủ đề về văn hóa, món ăn, phong cảnh, thể thao. Chủ đề họ tránh là chính
trị đảng phái, chiến tranh.
- Người Niu Di Lân
Họ có thói quen bắt tay khi giao tiếp và coi trọng hình thức ban đầu. Khi
thân quen, việc giao tiếp rất cởi mở, thân ái. Họ không thích nhầm với người
Úc. Trong giao tiếp và làm ăn buôn bán, họ coi trọng chất lượng công việc
và sự thẳng thắn, chân thành. Chủ đề ưa thích là đất nước, cảnh quan, con
121
người, văn hóa Niu Di Lân, biển khơi. Chủ đề cần tránh: đời tư, tôn giáo, năng
lượng nguyên tử.
- Các nước khác ở Nam Thái Bình Dương
Dân ít, nước nhỏ, ảnh hưởng của văn hóa Anh hoặc Pháp khá sâu đậm.
f. Một số quy tắc cần biết khi đến đất nước Hồi giáo
Hồi giáo là một tôn giáo có những quy định rất nghiêm ngặt và khắt khe,
do vậy, cần đặc biệt lưu ý đến quy tắc của đất nước Hồi giáo:
Quy tắc ăn mặc, đặc biệt là với nữ giới ở các quốc gia Hồi giáo khá nghiêm
ngặt. Do đó, dù bạn chọn loại trang phục nào thì cũng cần đảm bảo sự kín
đáo và lịch sự. Không nên mặc áo phông, quần soóc, váy trên đầu gối đến
những nơi linh thiêng hay khu vực dân cư của người bản địa.
Ở một số nhà thờ, phụ nữ được phát một bộ áo và khăn choàng đầu để
che phủ. Mọi người đều phải bỏ giày dép, mũ, rửa tay chân, lau mặt trước khi
vào thánh đường. Không đụng chạm vào sách Kinh Koran hay chụp ảnh và
tránh đi trước mặt những tín đồ trong lúc họ đang cầu nguyện.
Thứ Năm và thứ Sáu là hai ngày cầu nguyện chính nơi đất nước Hồi giáo,
bạn nên tránh vào tham quan các thánh đường.
Các nước Hồi giáo kiêng ăn thịt lợn và những con vật đã chết trước khi
được cắt tiết theo nghi thức. Ở một số nơi, họ cũng kiêng ăn các loại gia cầm
có thể bay, những động vật vừa sống trên cạn hay ăn thịt sống và ăn tạp
(như chó, mèo, chuột…). Uống các chất kích thích như rượu, bia cũng là
điều cấm kỵ.
Nếu được mời vào các gia đình Hồi giáo, đừng ngạc nhiên nếu bạn và
người bạn khác giới phải ăn riêng bởi đôi khi phụ nữ không được dùng bữa
cùng đàn ông. Đặc biệt, nam và nữ luôn phải có giới hạn nhất định. Dù là vợ
chồng, bạn cũng không nên bày tỏ tình cảm quá lộ liễu ở chốn đông người
như ôm, hôn, khoác vai…
122
Một số nước Hồi giáo quan niệm tay trái là không sạch sẽ do đó, bạn cần
tránh việc cầm đồ ăn hay đồ lễ bằng tay trái. Khi tặng quà hoặc đỡ đồ ăn, bạn
có thể dùng hai tay, tay trái đặt dưới đỡ tay phải.
123
Cúi chào là cử chỉ hàng ngày và quan trọng trong đời sống
của người Nhật Bản
124
Nhật Bản là một trong những nước sử dụng danh thiếp nhiều nhất thế giới
125
Nên gói quà bằng giấy màu đỏ và màu vàng tặng cho người Hàn Quốc
126
Không nên gói quà bằng giấy màu xanh lá cây, mày trắng và màu đen
để tặng người Hàn Quốc
127
Văn hóa bắt tay của người Châu Âu

128
Văn hóa chắp tay cúi chào của người Lào

129
PHẦN V.
MỘT SỐ LƯU Ý CHO CÁC ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI
(ĐOÀN RA)
VÀ ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN NƯỚC NGOÀI ĐẾN TỈNH
(ĐOÀN VÀO)
1 HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CHO ĐOÀN RA

1.1. Một số quy định về thủ tục và quản lý đoàn ra
Các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành, thị muốn thành lập đoàn
đi công tác nước ngoài cần phải đăng ký vào chương trình đối ngoại hàng
năm, gửi Sở Ngoại vụ tổng hợp và được Chủ tịch UBND tỉnh và Ban Thường
vụ Tỉnh ủy phê duyệt.
Khi phát sinh các hoạt động đối ngoại (đoàn ra) không nằm trong
Chương trình hoặc đã có trong Chương trình được cấp có thẩm quyền phê
duyệt nhưng có sự thay đổi, bổ sung, điều chỉnh cơ bản về nội dung, phương
thức tổ chức, thành phần tham gia, các cơ quan, đơn vị, địa phương trình
Chủ tịch UBND tỉnh qua Sở Ngoại vụ, (đối với đoàn ra phát sinh về xúc tiến
đầu tư, các cơ quan chủ trì trình qua Sở Kế hoạch và Đầu tư). Thời gian trình
trước khi thực hiện ít nhất 10 ngày làm việc.
Khi thành lập đoàn hoặc cử cán bộ đi công tác nước ngoài cần gửi hồ
sơ về Sở Ngoại vụ; hồ sơ cần nêu rõ mục đích chuyến đi, thành phần đoàn,
nước đến, thời gian đi, chương trình làm việc và kinh phí sử dụng để báo cáo
UBND tỉnh và Thường trực Tỉnh ủy.
130
Trong phạm vi được ủy quyền, Ban Thường vụ các huyện, thành ủy, Thủ
trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có văn bản đồng ý (hoặc không đồng
ý) cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị không thuộc diện Ban
Thường vụ Tỉnh ủy quản lý đi nước ngoài về việc riêng (thăm thân, du lịch,
chữa bệnh) bằng nguồn kinh phí của cá nhân. Văn bản đồng ý cho đi nước
ngoài đề nghị gửi Sở Ngoại vụ để tổng hợp, theo dõi và báo cáo UBND tỉnh.
Trường hợp cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý, cơ quan
chủ quản gửi văn bản đề nghị về Sở Ngoại vụ đề xuất, xin ý kiến đồng chí Chủ
tịch UBND tỉnh và đồng chí Bí thư Tỉnh ủy.
Kết thúc chuyến công tác, trong vòng 05 ngày làm việc sau khi về nước,
cán bộ hoặc Trưởng đoàn phải có văn bản báo cáo kết quả công tác với UBND
tỉnh hoặc các cấp ủy, tổ chức Đảng quản lý; đồng thời gửi Sở Ngoại vụ để
tổng hợp, theo dõi.
Cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài có thể sử dụng hộ
chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc hộ chiếu phổ thông.
1.2. Một số vấn đề liên quan đến Hộ chiếu ngoại giao (HCNG) và
Hộ chiếu công vụ (HCCV)
1.2.1 Đối tượng được xét cấp HCNG, HCCV tại địa phương:
Đối tượng được xét cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được quy
định tại Điều 6, Điều 7, Nghị định 94/2015/NĐ-CP ngày 16/10/2015 sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 về
xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. Cụ thể như sau:
a. Hộ chiếu ngoại giao:
Ủy viên Ban Chấp hành Trung ương Đảng; Ủy viên dự khuyết Ban Chấp
hành Trung ương Đảng; Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy; Chủ tịch, Phó Chủ tịch
131
HĐND tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh; đại biểu Quốc hội; Sỹ quan có
cấp hàm từ Thiếu tướng, Chuẩn đô đốc Hải quân trở lên phục vụ trong Quân
đội nhân dân và Công an nhân dân; vợ hoặc chồng của những người được
nêu trên cùng đi công tác với người đó.
b. Hộ chiếu công vụ:
Cán bộ, công chức, viên chức quản lý, hưởng lương từ ngân sách nhà
nước hoặc được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo
quy định của pháp luật, đang làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị sau:
- Tỉnh ủy; Huyện ủy, Thị ủy, Thành ủy thuộc tỉnh; Văn phòng Đoàn đại
biểu Quốc hội; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Viện kiểm sát nhân
dân, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;
- Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh, cấp huyện, thành phố
thuộc tỉnh.
- Các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện gồm: Liên đoàn Lao
động, Hội Nông dân, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ, Hội Cựu
Chiến binh;
- Người được cấp có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước luân chuyển sang
giữ chức vụ chủ chốt tại các hội mà vẫn xác định là công chức;
- Cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn;
- Công chức, viên chức quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập:
+ Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của đơn vị sự nghiệp
công lập; người giữ chức vụ cấp trưởng, cấp phó tổ chức cấu thành đợn vị sự
nghiệp công lập thuộc Tỉnh ủy; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban Mặt trận
Tổ quốc Việt Nam và tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh;
+ Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công thuộc huyện ủy, thị ủy, thành
ủy; cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân
cấp huyện;
132
+ Người giữ các vị trí việc làm gắn với nhiệm vụ quản lý nhà nước trong
đơn vị sự nghiệp công lập được giao thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước.
- Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân và Công
an nhân dân.
- Trong trường hợp cần thiết, căn cứ vào yêu cầu và tính chất của chuyến
đi, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao xem xét quyết định cấp hộ chiếu công vụ theo
đề nghị của Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh.
1.2.2 Sử dụng và quản lý HCNG, HCCV:
Tại Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND của UBND tỉnh, ngày 10/6/2013
quy định việc sử dụng và quản lý HCNG, HCCV trên địa bàn tỉnh như sau:
a) Nguyên tắc sử dụng, quản lý HCNG, HCCV:
- Hộ chiếu là tài sản của Nhà nước Việt Nam. Việc sử dụng, quản lý HCNG,
HCCV phải được thực hiện theo quy định của pháp luật và không được gây
thiệt hại cho uy tín và lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
- Người có hành vi sử dụng, quản lý HCNG, HCCV sai quy định thì tùy theo
tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị
truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
b) Trách nhiệm của người được cấp HCNG, HCCV:
- Người được cấp HCNG, HCCV có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản cẩn
thận, không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung trong giấy tờ đó, không được
cho người khác sử dụng, không được sử dụng trái với pháp luật Việt Nam.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh trở lại Việt Nam
sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, phải nộp lại HCNG, HCCV cho
Sở Ngoại vụ quản lý.
- Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải báo cáo Sở Ngoại vụ nơi chuyển đi
và chuyển đến.
133
- Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến
đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất
công việc thực hiện ở nước ngoài.
- Phải khai báo với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc Công an
tỉnh, Sở Ngoại vụ về việc mất HCNG, HCCV.
- Không sử dụng HCNG, HCCV để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.
1.2.3. Địa chỉ tư vấn và làm HCNG, HCCV
Người đủ tiêu chuẩn cấp HCNG, HCCV có thể liên hệ Trung tâm Thông tin
đối ngoại và Xúc tiến viện trợ (Địa chỉ: Tầng 3, Sở Ngoại vụ, đường Trần Phú,
Khu đô thị Hà Tiên, TP Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc; ĐT: 0211 3616 586) để được
tư vấn, hỗ trợ làm HCNG, HCCV và công hàm.
2 CÁC QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP VÀ QUẢN LÝ CÁC ĐOÀN VÀO:
- Các cơ quan, đơn vị, địa phương trước khi đón tiếp các đoàn khách nước
ngoài vào làm việc tại tỉnh phải gửi văn bản thông báo cho Sở Ngoại vụ và
Công an tỉnh trước khi tiến hành trước ít nhất 05 ngày làm việc, nêu rõ mục
đích, thành phần đoàn, thời gian, địa điểm, nội dung làm việc và các điều
kiện phục vụ. Trong trường hợp đột xuất thì có thể thông báo qua điện thoại,
fax, hoặc email để Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh biết và thực hiện công tác quản
lý theo chức năng.
- Đối với các đoàn do các cơ quan Trung ương giới thiệu vào làm việc tại
tỉnh, cơ quan, đơn vị chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ xây dựng kế hoạch,
chương trình tiếp và làm việc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Trường hợp khách nước ngoài đến làm việc về những lĩnh vực nhạy
cảm và những vấn đề phức tạp như: Dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng,
cơ quan chủ quản phải thống nhất nội dung, chương trình tiếp và làm việc
134
với Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh sau đó xin ý kiến chỉ đạo của Trung ương,
Thường trực Tỉnh ủy và UBND tỉnh. Sau khi được sự đồng ý thì chủ trì phối
hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan triển khai đón tiếp và làm việc
đảm bảo trọng thị, tiết kiệm.
- Khi tổ chức đón tiếp khách nước ngoài, cơ quan, đơn vị chủ trì phải chủ
động phối hợp với Công an tỉnh để đảm bảo an ninh trật tự; phối hợp với Sở
Ngoại vụ để đảm bảo nghi lễ, lễ tân đối ngoại. Sau khi kết thúc chương trình
làm việc, cơ quan chủ trì thực hiện việc báo cáo kết quả với các cơ quan chức
năng theo quy định hiện hành.
135
MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY
1 PHÁP LUẬT QUỐC TẾ

- Công ước Viên về Quan hệ ngoại giao, năm 1961.
- Công ước Viên về Quan hệ lãnh sự, năm 1963.
- Công ước về Quyền ưu đãi và miễn trừ của Liên hợp quốc, năm 1946.
- Các điều ước, hiệp ước quốc tế song phương và đa phương khác mà
Việt Nam tham gia ký kết.
2 - LUẬT VIỆT NAM
PHÁP
2.1. Văn bản pháp luật do Trung ương ban hành
- Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013.
- Luật các cơ quan đại diện nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ở
nước ngoài năm 2009.
- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ngày 12/6/1995 về Hàm,
cấp ngoại giao.
- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ngày 23/8/1993 về Quyền
ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ
quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam.
- Nghị định số 73/CP ngày 30/7/1994 của Chính phủ Quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh về quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại
giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam.
- Nghị định 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 của Chính phủ về Quy
136
định về tổ chức ngày lễ kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức
khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước
ngoài.
- Nghị định 136/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 17/8/2007 về xuất
cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.
- Nghị định 94/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16/10/2015 Sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 về xuất
cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.
- Thông tư 26/2006/TT-BNG ngày 02/8/2006 của Bộ Ngoại giao về
Hướng dẫn gửi và nhận túi ngoại giao, túi lãnh sự của các cơ quan đại diện
ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt
Nam vận chuyển bằng đường hàng không do Bộ Ngoại giao ban hành.
- Thông tư 03/2009/TT-BNG ngày 09/7/2009 của Bộ Ngoại giao về
Hướng dẫn dịch quốc hiệu, tên các cơ quan, đơn vị và chức danh lãnh đạo,
cán bộ công chức trong hệ thống hành chính nhà nước sang tiếng Anh để
giao dịch đối ngoại.
- Thông tư số 05/2006/TT-BCA-C11của Bộ Công an ngày 09/5/2006,
các đoàn khách nước ngoài đến Việt Nam có xe cảnh sát giao thông
dẫn đường.
- Thông tư liên tịch 03/2007/TTLT-BCT-BTC-BNG ngày 15/10/2007 của
Bộ Công thương, Bộ Tài chính và Bộ Ngoại giao về Hướng dẫn tạm nhập
khẩu, nhập khẩu hoặc mua miễn thuế tại Việt Nam, xuất khẩu, tái xuất
khẩu, chuyển nhượng và tiêu hủy những vật dụng cần thiết phục vụ cho nhu
cầu công tác và sinh hoạt của các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh
sự và cơ quan đại diện các tổ chức quốc tế được hưởng quyền ưu đãi.
- Thông tư số 05/2017/TT-BNG của Bộ Ngoại giao ngày 17/10/2017
Hướng dẫn về nghi lễ đối ngoại và đón,tiếp khách nước ngoài thăm
địa phương.
137
2.2. Văn bản pháp luật do tỉnh ban hành

- Quyết định số 151-QĐ/TU của Tỉnh ủy, ngày 25/5/2016 về việc ban
hành Quy chế Quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh
Vĩnh Phúc.
- Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND của UBND tỉnh, ngày 10/6/2013 quy
định việc sử dụng và quản lý Hộ chiếu ngoại giao, Hộ chiếu công vụ trên địa
bàn tỉnh.
138
PHỤ LỤC I
TỜ KHAI ĐỀ NGHỊ CẤP HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO/

HỘ CHIẾU CÔNG VỤ/CÔNG HÀM XIN THỊ THỰC
139
Mẫu 01/2016/XNC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỘ NGOẠI GIAO
- Nộp 03 ảnh, cỡ 4x6cm,
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
phông nền màu sáng, mắt nhìn
-------------- thẳng, đầu để trần, không đeo
kính màu, mặc thường phục.
- Ảnh chụp cách đây không
TỜ KHAI ĐỀ NGHỊ quá 1 năm.
CẤP HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO - Dán 1 ảnh vào khung này.
HỘ CHIẾU CÔNG VỤ - Đóng dấu giáp lai vào ¼

ảnh đối với các trường hợp phải
CÔNG HÀM XIN THỊ THỰC xác nhận Tờ khai
(Đọc kỹ hướng dẫn ở mặt sau trước khi điền tờ khai)
I. Thông tin cá nhân:

1. Họ và tên:..............................................................................................
2. Sinh ngày:...........tháng.........năm....... 3. Giới tính Nam Nữ
4. Nơi sinh: ...............................................................................................
5. Hộ khẩu thường trú:.............................................................................
...................................................................................................................
6. Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân số:......................
cấp ngày...................................tại:............................................................
7. Cơ quan công tác...................................................................................
8. Chức vụ:........................................Điện thoại: ......................................
a. Công chức/viên chức quản lý: loại.......... bậc.........ngạch ....................
b. Cán bộ (bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm): ................................................
c. Cấp bậc, hàm (lực lượng vũ trang): ......................................................
9. Đã được cấp hộ chiếu ngoại giao số.........cấp ngày .../.../... tại ............
hoặc/và hộ chiếu công vụ số......cấp ngày ......./......./....... tại ...................
10. Thông tin gia đình:
Gia đình Họ và tên Năm sinh Nghề nghiệp Địa chỉ
Cha
Mẹ
140
Vợ/chồng
Con
Con
Con
II. Thông tin chuyến đi:
1. Đi đến:..........................dự định xuất cảnh ngày .................................
2. Đề nghị cấp công hàm xin thị thực nhập cảnh...........quá cảnh............
/Schengen.....................tại ĐSQ/TLSQ/CQĐD...............tại ....................
3. Chức danh (bằng tiếng Anh) của người xin thị thực cần ghi trong công
hàm...........................................................................................................
Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm trước pháp luật.
XÁC NHẬN
Ông/bà............................................................... : ........ ngày ..... tháng .... năm 20.....
- Là cán bộ, công chức, viên chức quản lý, sỹ Người khai
quan, quân nhân chuyên nghiệp và những lời (Ký và ghi rõ họ tên)
khai trên phù hợp với thông tin trong hồ sơ quản
lý cán bộ ;
- Được phép đi thăm, đi theo thành viên Cơ
quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc đi
theo hành trình công tác của cán bộ, công chức,
viên chức quản lý, sỹ quan, quân nhân chuyên
nghiệp ;
……, ngày…….tháng…….năm 20....

(Người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên,
chức vụ và đóng dấu)
141
HƯỚNG DẪN CÁCH ĐIỀN TỜ KHAI
Hướng dẫn chung:

Tờ khai phải được điền chính xác và đầy đủ. Trường hợp chỉ đề nghị gia hạn
hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thì không cần có Tờ khai. Trường hợp chỉ
đề nghị cấp công hàm xin thị thực thì không cần điền Điểm 10 phần I, không
cần dán ảnh trong Tờ khai.
Hướng dẫn cụ thể:
Phần tiêu đề: Đánh dấu x vào ô vuông thích hợp.
Phần I Thông tin cá nhân:
- Điểm 1: Viết chữ in hoa theo đúng họ và tên ghi trong Giấy chứng minh
nhân dân;
- Điểm 7: Ghi rõ đơn vị công tác từ cấp Phòng, Ban trở lên;
- Điểm 8: Ghi rõ chức vụ hiện nay: (ví dụ: Phó Vụ trưởng, Trưởng phòng…).
+ Mục a: Ghi rõ công chức, viên chức quản lý loại (ví dụ: A1, A2), bậc (ví dụ:
1/9, 3/8) ngạch (ví dụ: chuyên viên, chuyên viên chính).
+ Mục b: Ghi rõ chức danh của cán bộ và nhiệm kỳ công tác (ví dụ: Ủy viên
BCH Tổng liên đoàn lao động Việt Nam nhiệm kỳ 2011 - 2016...).
+ Mục c: Ghi rõ cấp bậc, hàm (ví dụ: Thiếu tướng, Đại tá...).
Phần II Thông tin chuyến đi:
- Điểm 1: Ghi rõ tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi đến hoặc quá cảnh.
- Điểm 2: Ghi rõ tên nước xin thị thực nhập cảnh, xin thị thực quá cảnh.
Trường hợp xin thị thực Schengen thì ghi rõ tên nước nhập cảnh đầu tiên. Ghi
142
rõ tên Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán hoặc Cơ quan đại diện nước ngoài nơi
nộp hồ sơ xin thị thực.
Phần xác nhận: - Cơ quan, tổ chức nơi người đề nghị cấp hộ chiếu đang
công tác, làm việc xác nhận Tờ khai và đóng dấu giáp lai ảnh. Trường hợp
người đề nghị cấp hộ chiếu có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cũ còn
giá trị và không có sự thay đổi về chức danh, chức vụ hoặc Cơ quan, tổ chức nơi
công tác, làm việc so với thời Điểm cấp hộ chiếu trước đây cũng như không thay
đổi cơ quan cấp hộ chiếu thì Tờ khai không cần có xác nhận.
- Trường hợp người đề nghị cấp công hàm xin thị thực đã được cấp hộ chiếu
ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị thì Tờ khai không cần có xác nhận.
- Trường hợp vợ, chồng đi theo hành trình công tác; vợ, chồng và con dưới
18 tuổi đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo
chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài mà không thuộc biên chế
của cơ quan, tổ chức nào thì Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự của
người được cử đi công tác nước ngoài xác nhận Tờ khai./.
143
PHỤ LỤC II
BẢNG HƯỚNG DẪN DỊCH QUỐC HIỆU,

TÊN CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ VÀ CHỨC DANH
LÃNH ĐẠO, CÁN BỘ CÔNG CHỨC
TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
SANG TIẾNG ANH ĐỂ GIAO DỊCH ĐỐI NGOẠI
(Ban hành kèm theo Thông tư số:
03/2009/TT-BNG ngày 9/7/2009)
144
1 Quốc hiệu, chức danh Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước
Tên tiếng Việt Tên tiếng Anh Viết tắt (nếu có)
Nước Cộng hòa xã hội chủ
Socialist Republic of Viet Nam SRV
nghĩa Việt Nam
Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội President of the Socialist

chủ nghĩa Việt Nam Republic of Viet Nam
Phó Chủ tịch nước Cộng hòa Vice President of the Socialist

xã hội chủ nghĩa Việt Nam Republic of Viet Nam
2 Tên của Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ

Chính phủ nước Cộng hòa xã hội Government of the Socialist
GOV
chủ nghĩa Việt Nam Republic of Viet Nam
Bộ Quốc phòng Ministry of National Defence MND
Bộ Công an Ministry of Public Security MPS
Bộ Ngoại giao Ministry of Foreign Affairs MOFA
Bộ Tư pháp Ministry of Justice MOJ
Bộ Tài chính Ministry of Finance MOF
Bộ Công Thương Ministry of Industry and Trade MOIT
Bộ Lao động - Thương binh và Xã Ministry of Labour, War invalids
MOLISA
hội and Social Affairs
Bộ Giao thông vận tải Ministry of Transport MOT
Bộ Xây dựng Ministry of Construction MOC
Ministry of Information and
Bộ Thông tin và Truyền thông MIC
Communications
Bộ Giáo dục và Đào tạo Ministry of Education and Training MOET
145
Bộ Nông nghiệp và Phát triển Ministry of Agriculture and Rural

MARD
nông thôn Development
Ministry of Planning and
Bộ Kế hoạch và Đầu tư MPI
Investment
Bộ Nội vụ Ministry of Home Affairs MOHA
Bộ Y tế Ministry of Health MOH
Ministry of Science and
Bộ Khoa học và Công nghệ MOST
Technology
Ministry of Culture, Sports and
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch MOCST
Tourism
Ministry of Natural Resources and
Bộ Tài nguyên và Môi trường MONRE
Environment
Thanh tra Chính phủ Government Inspectorate GI
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam The State Bank of Viet Nam SBV
Ủy ban Dân tộc Committee for Ethnic Affairs CEMA
Văn phòng Chính phủ Office of the Government GO
* Ghi chú:
- Danh từ “Viet Nam” tiếng Anh chuyển sang tính từ là “Vietnamese”
- “Người Việt Nam” dịch sang tiếng Anh là “Vietnamese”
- Sở hữu cách của danh từ “Viet Nam” là “Viet Nam’s”
3 Tên của các Cơ quan thuộc Chính phủ
Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Ho Chi Minh Mausoleum
HCMM
Minh Management
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Viet Nam Social Security VSI
146
Thông tấn xã Việt Nam Viet Nam News Agency VNA

Đài Tiếng nói Việt Nam Voice of Viet Nam VOV
Đài Truyền hình Việt Nam Viet Nam Television VTV
Học viện Chính trị - Hành chính Ho Chi Minh National Academy of
HCMA
Quốc gia Hồ Chí Minh Politics and Public Administration
Viện Khoa học và Công nghệ Việt Viet Nam Academy of Science and
VAST
Nam Technology
Viet Nam Academy of Social
Viện Khoa học Xã hội Việt Nam VASS
Sciences
4 Chức danh Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ, các Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa xã Prime Minister of the Socialist Republic
hội chủ nghĩa Việt Nam of Viet Nam
Phó Thủ tướng Thường trực Permanent Deputy Prime Minister
Phó Thủ tướng Deputy Prime Minister
Bộ trưởng Bộ Quốc phòng Minister of National Defence
Bộ trưởng Bộ Công an Minister of Public Security
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao Minister of Foreign Affairs
Bộ trưởng Bộ Tư pháp Minister of Justice
Bộ trưởng Bộ Tài chính Minister of Finance
Bộ trưởng Bộ Công thương Minister of Industry and Trade
Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Minister of Labour, War Invalids and
Xã hội Social Affairs
147
Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải Minister of Transport

Bộ trưởng Bộ Xây dựng Minister of Construction
Minister of Information and
Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông
Communications
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Minister of Education and Training
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Minister of Agriculture and Rural
nông thôn Development
Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Minister of Planning and Investment
Bộ trưởng Bộ Nội vụ Minister of Home Affairs
Bộ trưởng Bộ Y tế Minister of Health
Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Minister of Science and Technology
Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Minister of Culture, Sports and Tourism
Minister of Natural Resources and
Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường
Environment
Tổng Thanh tra Chính phủ Inspector-General
Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Governor of the State Bank of Viet Nam
Minister, Chairman/Chairwoman of the
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc
Committee for Ethnic Affairs
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính Minister, Chairman/Chairwoman of the
phủ Office of the Government
5 Văn phòng Chủ tịch nước và chức danh Lãnh đạo Văn phòng
Văn phòng Chủ tịch nước Office of the President
Chairman/
Chủ nhiệm Văn
Chairwoman of the
phòng Chủ tịch nước
Office of the President
148
Vice Chairman/Chairwoman of the

Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước
Office of the President
Trợ lý Chủ tịch nước Assistant to the President
6 Tên chung của các đơn vị thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ

Văn phòng Bộ Ministry Office
Thanh tra Bộ Ministry Inspectorate
Tổng cục Directorate
Ủy ban Committee/Commission
Cục Department/Authority/Agency
Vụ Department
Học viện Academy
Viện Institute
Trung tâm Centre
Ban Board
Phòng Division
Vụ Tổ chức Cán bộ Department of Personnel and Organisation
Vụ Pháp chế Department of Legal Affairs
Vụ Hợp tác quốc tế Department of International Cooperation
7 Chức danh từ cấp Thứ trưởng và tương đương đến Chuyên viên
các Bộ, cơ quan ngang Bộ
Thứ trưởng Thường trực Permanent Deputy Minister

149
Thứ trưởng Deputy Minister

Tổng Cục trưởng Director General
Phó Tổng Cục trưởng Deputy Director General
Phó Chủ nhiệm Thường trực Permanent Vice Chairman/Chairwoman
Phó Chủ nhiệm Vice Chairman/Chairwoman
Trợ lý Bộ trưởng Assistant Minister
Chủ nhiệm Ủy ban Chairman/Chairwoman of Committee
Phó Chủ nhiệm Ủy ban Vice Chairman/Chairwoman of Committee
Chánh Văn phòng Bộ Chief of the Ministry Office
Phó Chánh Văn phòng Bộ Deputy Chief of the Ministry Office
Cục trưởng Director General
Phó Cục trưởng Deputy Director General
Vụ trưởng Director General
Phó Vụ trưởng Deputy Director General
Giám đốc Học viện President of Academy
Phó Giám đốc Học viện Vice President of Academy
Viện trưởng Director of Institute
Phó Viện trưởng Deputy Director of Institute
Giám đốc Trung tâm Director of Centre
Phó Giám đốc Trung tâm Deputy Director of Centre
Trưởng phòng Head of Division
Phó Trưởng phòng Deputy Head of Division
150
Chuyên viên cao cấp Senior Official

Chuyên viên chính Principal Official
Chuyên viên Official
Thanh tra viên cao cấp Senior Inspector
Thanh tra viên chính Principal Inspector
Thanh tra viên Inspector
8 Chức danh của Lãnh đạo các cơ quan thuộc Chính phủ
Trưởng ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Director of Ho Chi Minh Mausoleum
Minh Management
Phó Trưởng ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Deputy Director of Ho Chi Minh
Chí Minh Mausoleum Management
General Director of Viet Nam Social
Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Security
Phó Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Deputy General Director of Viet Nam Social
Nam Security
Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam General Director of Viet Nam News Agency
Deputy General Director of Viet Nam News
Phó Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam
Agency
Tổng Giám đốc Đài Tiếng nói Việt Nam General Director of Voice of Viet Nam
Deputy General Director of Voice of Viet
Phó Tổng Giám đốc Đài Tiếng nói Việt Nam
Nam
Tổng Giám đốc Đài Truyền hình Việt Nam General Director of Viet Nam Television
Phó Tổng Giám đốc Đài Truyền hình Việt Deputy General Director of Viet Nam
Nam Television
151
Giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính President of Ho Chi Minh National Academy
Quốc gia Hồ Chí Minh of Politics and Public Administration
Vice President of Ho Chi Minh National
Phó Giám đốc Học viện Chính trị - Hành
Academy of Politics and Public
chính Quốc gia Hồ Chí Minh
Administration
Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt President of Viet Nam Academy of Science
Nam and Technology
Phó Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Vice President of Viet Nam Academy of
Việt Nam Science and Technology
President of Viet Nam Academy of Social
Chủ tịch Viện Khoa học Xã hội Việt Nam
Sciences
Phó Chủ tịch Viện Khoa học Xã hội Việt Vice President of Viet Nam Academy of
Nam Social Sciences
9 Tên của các đơn vị và chức danh Lãnh đạo của các đơn vị cấp
tổng cục (Tổng cục, Ủy ban …)
Văn phòng Office

Chánh Văn phòng Chief of Office
Phó Chánh Văn phòng Deputy Chief of Office
Cục Department
Cục trưởng Director
Phó Cục trưởng Deputy Director
Vụ Department
Vụ trưởng Director
Phó Vụ trưởng Deputy Director
152
Ban Board
Trưởng Ban Head
Phó Trưởng Ban Deputy Head
Chi cục Branch
Chi cục trưởng Manager
Chi cục phó Deputy Manager
Phòng Division
10 Tên thủ đô, thành phố, tỉnh, quận, huyện, xã và các đơn vị trực thuộc
Thủ đô Hà Nội Hà Nội Capital
Thành phố City
Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh Ví dụ: Ho Chi Minh City
Tỉnh: Province
Ví dụ: Tỉnh Hà Nam Ví dụ: Ha Nam Province
Quận, Huyện: District
Ví dụ: Quận Ba Đình Ví dụ: Ba Dinh District
Xã: Commune
Ví dụ: Xã Quang Trung Ví dụ: Quang Trung Commune
Phường: Ward
Ví dụ: Phường Tràng Tiền Ví dụ: Trang Tien Ward
Thôn/Ấp/Bản/Phum Hamlet, Village
153
Ủy ban nhân dân (các cấp từ thành phố

trực thuộc Trung ương, tỉnh đến xã, People’s Committee
phường)
Ví dụ: Ví dụ:
- UBND Thành phố Hồ Chí Minh - People’s Committee of Ho Chi Minh City
- UBND tỉnh Lạng Sơn - People’s Committee of Lang Son Province
- UBND huyện Đông Anh - People’s Committee of Dong Anh District
- UBND xã Mễ Trì - People’s Committee of Me Tri Commune
- UBND phường Tràng Tiền - People’s Committee of Trang Tien Ward
Văn phòng Office
Department
Sở
Ví dụ: Ha Noi External Relations
Ví dụ: Sở Ngoại vụ Hà Nội
Department
Ban Board
Phòng (trực thuộc UBND) Committee Division
Thị xã, Thị trấn: Town
Ví dụ: Thị xã Sầm Sơn Ví dụ: Sam Son Town
11 Chức danh lãnh đạo, cán bộ công chức chính quyền địa phương
các cấp
Chairman/Chairwoman of the People’s

Chủ tịch Ủy ban nhân dân
Committee
Ví dụ: Ví dụ:
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà - Chairman/Chairwoman of Ha Noi
Nội People’s Committee
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hồ - Chairman/Chairwoman of Ho Chi Minh
Chí Minh City People’s Committee
- Chairman/Chairwoman of Ha Nam
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam
People’s Committee
154
- Chairman/Chairwoman of Hue People’s

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Huế
Committee
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Đông - Chairman/Chairwoman of Dong Anh
Anh District People’s Committee
- Chairman/Chairwoman of Dinh Bang
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Đình Bảng
Commune People’s Committee
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Tràng - Chairman/Chairwoman of Trang Tien
Tiền Ward People’s Committee
Permanent Vice Chairman/Chairwoman of
Phó Chủ tịch Thường trực Ủy ban nhân dân
the People’s Committee
Vice Chairman/Chairwoman of the
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
People’s Committee
Ủy viên Ủy ban nhân dân Member of the People’s Committee
Giám đốc Sở Director of Department
Phó Giám đốc Sở Deputy Director of Department
Chánh Văn phòng Chief of Office
Phó Chánh Văn phòng Deputy Chief of Office
Chánh Thanh tra Chief Inspector
Phó Chánh Thanh tra Deputy Chief Inspector
Chuyên viên cao cấp Senior Official
Chuyên viên chính Principal Official
Chuyên viên Official
155
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Ngoại giao, Sổ tay công tác ngoại vụ, Hà Nội.

2. Bộ Ngoại giao, Hỏi và đáp Những vấn đề cơ bản Lễ
tân ngoại giao, Hà Nội.
3. Trung tâm đào tạo cán bộ đối ngoại, Tài liệu tập
huấn Lễ tân ngoại giao, Hà Nội.
4. Bộ Ngọai giao, Tài liệu Bồi dưỡng nghiệp vụ Lễ tân
đối ngoại trong giai đoạn mới dành cho cán bộ, công
chức các tỉnh, thành phố khu vực phía Bắc tại Hải Phòng
từ ngày 15 - 17/11/2017.
5. Website của Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao: http://
lanhsuvietnam.gov.vn/
6. Website của Cục Lễ tân Nhà nước - Bộ Ngoại giao:
http://stateprotocol.mofa.gov.vn/
SỔ TAY LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI
Chịu trách nhiệm xuất bản:

Đỗ Thị Kim Dung
Giám đốc Sở Ngoại vụ
Trưởng Ban Biên tập:

Nguyễn Thị Sâm
Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ
Biên tập viên:

Nguyễn Đức Thành
Giám đốc Trung tâm TTĐN&XTVT
Hoàng Văn Tuân
Chánh Văn phòng Sở
Nguyễn Thị Thơm
Chuyên viên Trung tâm TTĐN&XTVT
Thiết kế, chế bản:

Hoàng Lũy
Sửa bản in:

Thu Hiền
In 500 cuốn khổ 13x19 cm tại Công ty Cổ phần in Duy Đạt. Giấy
phép xuất bản số: 60/GP-STTTT do Sở Thông tin và Truyền thông
Vĩnh Phúc cấp ngày 8 tháng 5 năm 2018. In xong và nộp lưu chiểu
tháng 6 năm 2018.

So Tay Le Tan Ngoai Giao

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

So Tay Le Tan Ngoai Giao

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC

Vĩnh Phúc, tháng 5 năm 2018

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ LỄ TÂN NGOẠI GIAO VÀ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI 9

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VỀ NGHI LỄ ĐỐI NGOẠI VÀ ĐÓN, TIẾP 21

PHẦN III: MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG LỄ 95

MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY 135

PHỤ LỤC 138

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 155

BAN BIÊN TẬP

1.1. Lễ tân ngoại giao

3.2. Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử

3.3. Nguyên tắc có đi có lại

4.3. Các cơ quan đại diện ngoại giao gồm:

4.4. Cơ quan lãnh sự gồm:

4.6. Quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao

1 QUY ĐỊNH CHUNG

1.1 Giải thích từ ngữ

Các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:

2.2.5. Chiêu đãi:

2.8.1. Thu xếp chuyến thăm:

c) Xếp chỗ trong Đoàn Lãnh sự (các vị Tổng Lãnh sự):

3.3. Vị trí ngồi trong xe ô tô

Vị trí lái xe Vị trí 4. Phiên dịch

4.1. Treo Quốc kỳ hai nước:

4.2. Treo Quốc kỳ nhiều nước:

Treo đúng Treo sai

5 Khẩu hiệu chào mừng và trang trí pa nô, phông

6 Cách sắp xếp chỗ ngồi tiếp khách và hội đàm:

Giải thích ký hiệu:

6.2. Cách sắp xếp chỗ ngồi hội đàm:

6.3. Cách chuẩn bị phòng tiếp khách/hội đàm:

Khách Chủ nhà

7.2. Ba đại diện trở lên ký kết văn bản:

8 Ký sổ vàng, sổ lưu niệm:

Không theo dõi việc người khác ăn bao nhiêu;

Sơ đồ 1: Bàn chữ nhật hay còn gọi là bàn chữ I

Sơ đồ 3: Bàn tròn; Chủ chính, khách chính ngồi đối diện

Sơ đồ 5. Bàn tròn; có phu nhân/phu quân, hai vợ chồng

Sơ đồ 6. Bàn tròn; Có phu nhân/phu quân, ông chủ chính và

11.5.Giấy mời tham dự tiệc chiêu đãi

Tên người đứng đầu đơn vị tiếp đón

MỘT SỐ HÌNH ẢNH ĐÓN TIẾP VÀ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH

Toàn cảnh buổi Hội thảo

Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc và tỉnh Luông-nậm-thà (CHDCND Lào)

Lễ ký kết biên bản ghi nhớ giữa tỉnh Vĩnh Phúc

Tiệc đứng (Tiệc buffet)

- Tư thế hơi cúi đầu, mắt nhìn người cần chào;

4.2. Cách giới thiệu:

khiếm khuyết của người khác;

Tâm lý người châu Á

Văn hóa bắt tay của người Châu Âu

Văn hóa chắp tay cúi chào của người Lào

1 HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CHO ĐOÀN RA

MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY

1 PHÁP LUẬT QUỐC TẾ

2.2. Văn bản pháp luật do tỉnh ban hành

TỜ KHAI ĐỀ NGHỊ CẤP HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO/

HỘ CHIẾU CÔNG VỤ - Đóng dấu giáp lai vào ¼

I. Thông tin cá nhân:

……, ngày…….tháng…….năm 20....

HƯỚNG DẪN CÁCH ĐIỀN TỜ KHAI

Hướng dẫn chung:

BẢNG HƯỚNG DẪN DỊCH QUỐC HIỆU,

2 Tên của Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ