QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH GIÁ CÔNG NHẬN TỪ XA /

REGULATION OF REMOTE ASSESSMENT

Mã tài liệu / Ngày hiệu lực /
Cấp bảo mật / 0 22/07/202
Document GR-18
Security level 1 1
code Date of effect

THEO DÕI HIỆU CHỈNH TÀI LIỆU

DOCUMENT UPDATE AND REVIEW FOLLOWUP

Ngày / Date Tóm lược hiệu chỉnh / Update and Review Summary

Ban hành mới

27/03/2020
First issue
Bổ sung quy định và hướng dẫn tiến hành đánh giá từ xa đối với hoạt động đánh
20/07/2021
giá tái công nhận và công nhận lần đầu.

Duyệt / Approved Kiểm tra / Checked Soạn / Compiled

Chức vụ /
Position Giám đốc / Director QMR

Ký tên /
Signatory

Nguyễn Thị Khánh Nguyễn Thị Yến Nguyễn Thị Yến

Họ và tên / Trâm
Nguyen Thi Yen Nguyen Thi Yen
Name Nguyen Thi Khanh
Tram
Quy định về đánh giá công nhận từ xa
Regulation of remote assessment
QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH GIÁ CÔNG NHẬN TỪ XA
1. Phạm vi áp dụng
Nhằm hạn chế sự gián đoạn trong hoạt động
cung cấp dịch vụ cho khách hàng, trong bối cảnh
dịch bệnh cũng như trong những điều kiện đặc
biệt, thông qua việc thực thi các quy định, AOSC
có thể sử dụng các công nghệ và công cụ mới
trong hoạt động đánh giá công nhận của mình .
Tài liệu này đưa ra các quy định và hướng dẫn
đoàn đánh giá cũng như khách hàng của AOSC
khi tiến hành hoạt động đánh giá từ xa.
Hoạt động đánh giá từ xa thông thường sẽ áp
dụng cho các cuộc đánh giá giám sát hoặc đánh
giá bổ sung; trong điều kiện bất khả kháng (như
dịch bệnh, thiên tai, chuyên gia gặp khó khăn
trong việc tiếp cận trực tiếp cơ sở của khách
hàng),…. Ngoài ra, phương thức đánh giá từ xa
có thể áp dụng cho các cuộc đánh giá giám sát
có kết hợp mở rộng trong điều kiện các phép thử
Tổ chức được đánh giá xin mở rộng có cùng kỹ
thuật, sử dụng cùng thiết bị với các phép thử đã
được công nhận trước đó; hoặc áp dụng cho
hoạt động đánh giá tái công nhận trong điều kiện
tổ chức được công nhận cung cấp đầy đủ thông
tin theo yêu cầu của Tổ chức công nhận.
Trong trường hợp sử dụng kỹ thuật đánh giá từ
xa cho hoạt động đánh giá công nhận lần đầu thì
cuộc đánh giá tiếp theo đối với tổ chức được
công nhận bắt buộc phải tiến hành đánh giá tại
chỗ và có hoạt động đánh giá kỹ thuật đối với
phạm vi được công nhận bởi các chuyên gia có
đủ năng lực kỹ thuật thích hợp.
Tài liệu này nhằm giải thích các cách tiếp cận và
kỹ thuật khác nhau có thể được sử dụng trong
việc đánh giá từ xa và trong trường hợp nào các
kỹ thuật đánh giá từ xa có thể được áp dụng như
một phần của quy trình đánh giá của AOSC.
Tài liệu này cũng chứa các yêu cầu của AOSC
liên quan đến việc sử dụng các kỹ thuật đánh giá
từ xa trong quá trình đánh giá. Khả năng chấp
nhận và mức độ của các kỹ thuật đánh giá từ xa
sẽ khác nhau tùy theo từng tổ chức và sẽ phụ
thuộc vào các trường hợp như mức độ công
nghệ có sẵn của tổ chức, yêu cầu đánh giá của tổ
chức, tài nguyên, v.v...
Đánh giá từ xa không phải là chuẩn mực và
thường được sử dụng phối hợp hoặc như là một
phần bổ sung cho cuộc đánh giá tại chỗ.
2. Thuật ngữ và Định nghĩa
Các định nghĩa sau đây được lấy từ ISO/IEC
Page 2/7
GR 18
REGULATION OF REMOTE ASSESSMENT
1. Scope of Application
Nowaday, information and communication
technology is becoming more advanced.
Moreover, in the currently context of diseae
outbreak caused by corona virus, AOSC realizes
the need to apply technology into assessment
activities in order to overcome this situation and
to avoid interrupt service supplement of AOSC.
By implementing policies and procedures, AOSC
can utilize new technologies and tools in our
operations.
The remote assessment activity will be applied to
the surveillance assessment from the second
cycle or form the second serveillence assessment
of CAB, or to supplement assessment, in force
majeure (such as disease outbreak, natural
disaster, difficulty to access to client’s physical
location…). Remote assessment might apply to
surveillance assessment with extent scope of
accreditation if the scope of extent is within the
previous accrediated scope.
This document is intended to explain the different
approaches and techniques that can be utilized in
remote assessments and in what instances
remote assessment techniques could be applied
as part of the AOSC assessment process.
This document also contains the AOSC
requirements pertaining to use of remote
assessment techniques in the assessment
process. The acceptability of and the extent of
remote assessment techniques will vary from
organization to organization and will depend on
circumstances such as level of technology
available to the organization, the organization’s
assessment preference, resources, etc.
Remote assessment is not the norm and is
typically used in coordination with or as a
supplement to an onsite assessment.
2. Definition and Terms
The following definitions are taken from ISO/IEC
Rev: 00; March 2020
Quy định về đánh giá công nhận từ xa
Regulation of remote assessment
17011:2017: Yêu cầu đối với các cơ quan công
nhận công nhận các cơ quan đánh giá sự phù
hợp.
Đánh giá từ xa - đánh giá tại địa điểm thực tế
hoặc trang web ảo của cơ quan đánh giá sự phù
hợp, sử dụng phương tiện điện tử.
CHÚ THÍCH 1: Ví dụ về đánh giá từ xa bao gồm:
web/cuộc họp qua ứng dụng web, đàm thoại từ
xa, Video trực tuyến/âm thanh, truy cập từ xa vào
tổ chức hệ thống quản lý và xử lý dữ liệu, cơ sở
dữ liệu, video ghi hình về các hoạt động thử
nghiệm của tổ chức đăng ký công nhận v.v.
CHÚ THÍCH 2: để vào: Một trang web ảo là một
môi trường trực tuyến cho phép mọi người thực
hiện các quy trình, ví dụ: trong môi trường đám
mây.
.
3. Tài liệu tham khảo
- ISO/IEC 17011:2017
- Quy trình công nhận GP-10
- Quy định công nhận GR-01
4. Nội dung
Tiêu chuẩn cho việc sử dụng Đánh giá từ xa
trong quá trình đánh giá:
Thông thường, đánh giá từ xa sẽ được sử dụng
phối hợp với hoặc như là một hoạt động bổ sung
cho đánh giá tại chỗ. Mức độ đánh giá từ xa
được sử dụng sẽ khác nhau tùy thuộc vào cấu
trúc của tổ chức và các cân nhắc khác, chẳng
hạn như loại đánh giá được thực hiện (ví dụ:
giám sát, bổ sung, tái công nhận, mở rộng phạm
vi công nhận, v.v.).
Khi cuộc đánh giá công nhận lần đầu phải sử
dụng kỹ thuật đánh giá từ xa, chúng được ưu tiên
thực hiện phối hợp với đánh giá tại chỗ, hoặc khi
điều kiện không cho phép thực hiện phối hợp hai
kỹ thuật thì cuộc đánh giá tiếp theo đối với tổ
chức được công nhận bắt buộc phải tiến hành
đánh giá tại chỗ và AOSC phải lựa chọn thành
viên đoàn đánh giá có năng lực đánh giá kỹ thuật
thích hợp đối với phạm vi PTN đã được công
nhận.
Tổ chức được công nhận có thể yêu cầu một
cuộc đánh giá từ xa và sẽ được AOSC thông báo
về quyết định về kỹ thuật đánh giá sẽ được sử
dụng.
Cấp quản lý của AOSC sẽ đưa ra quyết định cuối
cùng về việc khi nào và làm thế nào để đánh giá
từ xa có thể được sử dụng.
Page 3/7
GR 18
17011:2017: Requirements for accreditation
bodies accrediting conformity assessment bodies.
Remote Assessment - assessment of the physical
location or virtual site of a conformity assessment
body, using electronic means
NOTE 1: Examples of remote assessment
include: webinars/web meetings, teleconferences,
online video/audio services, remote access to
organization’s data processing and management
systems, databases, etc.
NOTE 2: to entry: A virtual site is an online
environment allowing persons to execute
processes, e.g. in a cloud environment
3. Reference
- ISO/IEC 17011:2017
- AOSC’s accreditation procedure GP-10
- AOSC’s accreditation regulation GR-01
4. Content
Qualifications for the use of Remote Assessment
during the Assessment Process:
Typically, remote assessments will be used in
coordination with or as a supplement to an onsite
assessment. The level of remote assessment
used will vary depending on the structure of the
organization and other considerations such as the
type of assessment being performed (e.g.
surveillance, renewal, expansion of scope of
accreditation, etc.).
Accredited organizations may request the remote
assessment option and then they will be informed
by AOSC regarding the decision on the
assessment technique to be used.
AOSC management will make the ultimate
decision as to when and how a remote
assessment can be utilized
When a remote assessment is used to assess
conformity for activities during an accreditation
cycle those activities will likely need to be
observed onsite during the next accreditation
cycle. As such, it should not be expected that
once approved for remote assessment that those
activities will be assessed remotely on a routine
basis.
Rev: 00; March 2020
Quy định về đánh giá công nhận từ xa
Regulation of remote assessment
Khi đánh giá từ xa được sử dụng để đánh giá sự
phù hợp cho các hoạt động trong chu kỳ công
nhận, các hoạt động này có thể sẽ cần phải được
quan sát tại chỗ trong lần đánh giá tiếp theo. Vì
vậy, PTN không nên nghĩ rằng một khi được
chấp thuận cho đánh giá từ xa thì các hoạt động
đó sẽ được đánh giá từ xa trên cơ sở một cách
thường xuyên
Yêu cầu cụ thể
Các yêu cầu sau đây cần được đáp ứng để đánh
giá từ xa:
4.1 Yêu cầu đối với bên được đánh giá:
4.1.1 Tổ chức phải có các nguồn lực phù hợp để
tạo điều kiện thuận lợi cho mức độ đánh giá từ xa
đang được sử dụng trong quá trình đánh giá.
Nghĩa là, cấp quyền truy cập và băng thông phù
hợp, cho phép truy cập từ xa (các) hệ thống quản
lý và xử lý dữ liệu của PTN, có máy tính, thiết bị
thu/phát âm thanh/hình ảnh phù hợp và các thiết
bị khác để tạo thuận lợi cho quá trình đánh giá,
v.v. (các) tổ chức cần chỉ định nhân viên chịu
trách nhiệm tạo điều kiện cho quá trình đánh giá
từ xa. Điều này bao gồm tất cả các cân nhắc về
hậu cần và kỹ thuật cần thiết để đảm bảo rằng
các nhân viên và nguồn lực phù hợp luôn sẵn
sàng vào những thời điểm mà chuyên gia đánh
giá yêu cầu.
4.1.2 Tổ chức được đánh giá chuẩn bị sẵn:
a) Cơ sở vật chất:
- Phòng họp hoặc phòng làm việc có máy tính
hoặc màn hình trực tuyến có kết nối internet,
camera và micro. Nếu có micro đa tần (giảm thiểu
tiếng vọng) là tốt nhất.
- Có điện thoại smart cài phần mềm họp trực
tuyến của AOSC để chuyển tải hình ảnh trực tiếp
khi di chuyển trong trường hợp đánh giá có hoạt
động chứng kiến phép thử online.
- Chuẩn bị sẵn sàng trang thiết bị để phục vụ quá
trình phát hình ảnh trực tiếp từ labo của Tổ chức
được công nhận khi được đoàn đánh giá yêu cầu
tiếp cận khu vực làm việc của Lab thông qua màn
hình trực tuyến.
b) Nhân sự:
- Cử người phối hợp với IT của AOSC cài đặt
phần mềm trực tuyến và xác nhận trước khi đánh
giá từ xa ít nhất 1 ngày để đảm bảo rằng các
nguồn lực và khả năng tương thích của hệ thống
phù hợp được thực hiện để đánh giá từ xa;
Page 4/7
GR 18
Specific Requirements
The following requirements shall be met for
remote assessment:
4.1 Requirement to CAB:
4.1.1 The organization shall have the appropriate
resources to facilitate the level of remote
assessment that is being used during the
assessment process. That is, have appropriate
internet access and bandwidth, have capabilities
for remote access of their data processing and
management system(s), have the appropriate
computers, audio/visual, and other equipment to
facilitate the process, etc. The organization must
identify a member(s) of staff who is responsible
for facilitating the remote assessment process.
This includes all the logistical and technical
considerations necessary to ensure that the
appropriate staff and resources are available at
the times requested by the assessor(s).
4.1.2 The CAB shall prepare:
a) Facilities:
- Meeting room or working room have the
appropriate computers, audio/visual, and other
equipment access to the internet. If possible,
prepare multi channel micro (to minimize the echo
sound).
- Have smart phone to install AOSC meeting
software to transfer the visual while transporting
within the lab for the assessment include
witnessing activities online.
b) Personnel:
- Arrange staff who is responsible to co-operate
with IT staff of AOSC to install the online-meeting
software for remote assessment, this shall be
done 1 day before the assessment date to ensure
resources are available for facilitating the remote
assessment process;
- Inform to AD of AOSC the members who are
going to work with assessor team;
c) Dossier:
Prepare necessary dossier that relate to
accreditated standard to save time for document
traciability, base on the pre-requirement send by
Accreditation Department according to AOSC’s
regulation.
4.1.3 Remote assessment shall be capable of
facilitating the conformity assessment process to
the same level as a onsite assessment.
4.4 The organization shall request the use of
remote assessment using the “Remote
Rev: 00; March 2020
Quy định về đánh giá công nhận từ xa
Regulation of remote assessment
- Thông báo danh sách tiếp đoàn đánh giá online
cho VP AOSC;
c) Tài liệu, Hồ sơ:
Chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến tiêu chuẩn
được công nhận tại phòng đánh giá để giảm thiểu
thời gian truy xuất hồ sơ dựa trên list các hồ sơ
cần thiết do Văn phòng AOSC yêu cầu theo quy
định. Chuẩn bị các bản scan hồ sơ và các video
theo danh mục được Đoàn đánh giá yêu cầu
(Xem phụ lục II – Danh sách hồ sơ phục vụ đánh
giá từ xa – đối với ISO/IEC 17025 ;
Phụ lục III: Danh sách hồ sơ phục vụ đánh giá từ
xa đối với ISO 15189;)
- Chuẩn bị ghi hình để ghi nhận lại quá trình thao
tác thử nghiệm thực tế đối với các phép thử đăng
ký công nhận theo yêu cầu của đoàn đánh giá.
PTN/PHC/PXN phải có trách nhiệm gửi các video
thực hiện phép thử cho Đoàn đánh giá trước 03
ngày theo lịch đánh giá.
4.1.3 Tổ chức được đánh giá phải tạo điều kiện
cho quá trình đánh giá sự phù hợp ở mức tương
tự như đánh giá tại chỗ. Tổ chức được đánh giá
cần hiểu rằng thời lượng đánh giá từ xa có thể
kéo dài hơn so với thời lượng đánh giá tại chỗ do
hạn chế tương tác giữa đoàn đánh giá và PTN
khi tiến hành đánh giá từ xa.
4.1.4 Tổ chức được công nhận khi muốn sử dụng
hình thức đánh giá từ xa vui lòng gửi đề nghị
bằng cách sử dụng “Phiếu đề nghị đánh giá từ
xa” theo Form trong Phụ lục I của tài liệu này tới
AOSC.
4.1.5 Tổ chức phải cấp quyền truy cập bảo mật
và hồ sơ thích hợp cho (các) chuyên gia đánh giá
để cho phép thu thập bằng chứng khách quan từ
xa nhằm hỗ trợ đảm bảo hoạt động đánh giá từ
xa phù hợp với các tiêu chí đánh giá. Điều này
không có nghĩa là chuyên gia đánh giá phải có
quyền truy cập đầy đủ vào các hệ thống điện tử
của tổ chức nhưng họ phải có khả năng xem xét
các tài liệu và hồ sơ liên quan đủ để đánh giá sự
phù hợp với các yêu cầu công nhận.
4.1.6 Nếu tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình
đánh giá, tổ chức không thể hỗ trợ quy trình đánh
giá từ xa hoặc (các) chuyên gia đánh giá không
thể thực hiện đánh giá đầy đủ bằng cách sử dụng
phương pháp đánh giá từ xa thì tổ chức phải
đánh giá tại chỗ đối với các chức năng không thể
đánh giá khi sử dụng đánh giá từ xa.
Page 5/7
GR 18
Assessment Request Form” found in Appendix 1
of this document and send to AOSC.
4.1.5 The organization must grant the appropriate
security and profile access to the assessor(s) to
allow for remote collection of objective evidence
to support conformity to the assessment criteria.
This does not mean the assessor must have full
access to the organization’s electronic systems
but they must have the ability to review
documents and records sufficient to assess
conformance to the accreditation requirements.
4.1.6 If at any time during the assessment
process, the organization cannot support the
remote assessment process or the assessor(s)
cannot not perform the assessment sufficiently
using the remote assessment approach then the
organization must have an onsite assessment for
those functions that could not be assessed using
remote assessment.
4.2 Requirement to the AB:
4.2.1 The AB shall prepare:
a) Dekstop for online meeting + multie channel
micrco, speaker, use the current online meeting
software. Prepare accounts for: the CAB, AB, and
ensure to have all visual of CAB and AB.
b) Another desktop and account if the CAB have
to show the moving during the assessment (if
having method witness activity).
4.2.2 Preparations:
a) AD together with IT staff shall contact client
before the assessment date to help client install
the online-meeting software;
b) Guidance and support to share the screen of
LA to client;
c) AD shall send report of the previous
assessment to assessor;
d) Audit team prepare the request of document,
dossier that client need to prepare, send
requirement to client at least 2 days before the
assessment date. Ask client send the name of
member who will participate in the assessment
with their roles.
Note: During the assessment, all the image,
conversation will be recorded, and will be
considerd as report of assessment. For list of
participant in online meeting, client will scan the
list with their signature, send scanned-document
to LA, LA take the photo of the meeting and keep
it as record of the meeting.
5. Review and approve documents
Rev: 00; March 2020
Quy định về đánh giá công nhận từ xa GR 18
Regulation of remote assessment

The document “Regulation of remote

4.2 Yêu cầu với bên đánh giá: assessment” is reviewed by QMR, approved by
4.2.1 Bên đánh giá chuẩn bị sẵn: the AOSC director.
a) Màn hình cho họp trực tuyến + Hệ loa/micro đa QMR is responsible for monitoring the
tần+ máy tính -sử dụng phần mềm họp trực tuyến implementation of these requirements.
hiện có. Các account/camera họp gồm: Toàn
cảnh bên được đánh giá; Toàn cảnh bên đánh
giá, cận cảnh chuyên gia đánh giá (khi phỏng
vấn); Khi cần, mỗi thành viên đoàn đánh giá cần
được cung cấp 1 account để thực hiện hoạt động
đánh giá của mình một cách độc lập
b) Màn hình cho tài khoản di động;
c) Video mô phỏng các thao tác kỹ thuật khi được
đoàn đánh giá yêu cầu. (Chi tiết theo Phụ lục II và
III tương ứng)

4.2.2 Công tác chuẩn bị:

a) PCN phối hợp với Đoàn đánh giá thống nhất
các tài liệu, hồ sơ cần cung cấp cho đoàn đánh
giá trước ngày đánh giá chính thức 03 ngày;
b) PCN phối hợp với bộ phận IT phải liên hệ
trước để hỗ trợ khách hàng cài đặt phầm mềm
họp trực tuyến trước ngày đánh giá 01 ngày;
c) Chia sẻ màn hình của Trưởng đoàn cho bên
được đánh giá;
d) Phòng công nhận chuẩn bị hồ sơ đánh giá lần
trước cho Chuyên gia;
d) Đề nghị khách hàng phân công, xác định cụ
thể nhân sự sẽ tham gia và trả lời đoàn đánh giá.
Lưu ý:
Trong cuộc đánh giá, toàn cảnh cuộc đánh giá và
nội dung đánh giá (bao gồm âm thanh) được ghi
lại thành hồ sơ đánh giá. Sau khi lập xong danh
sách tham dự, Khách hàng chụp ảnh/scan danh
sách chuyển lại Đoàn đánh giá. Chuyên gia bổ
sung thêm hồ sơ: ảnh chụp toàn cảnh họp khai
mạc và kết thúc đánh giá của các bên tham gia
vào hoạt động đánh giá.

5 Xem xét và Phê duyệt tài liệu

Tài liệu “Quy định về đánh giá công nhận từ xa”
được xem xét bởi QMR, phê duyệt bởi giám đốc
AOSC.
QMR có trách nhiệm giám sát việc thực hiện các
yêu cầu này.

Phụ lục I/ Annex I

Phiếu Yêu cầu đánh giá từ xa
Phiếu yêu cầu này được sử dụng khi Tổ chức được công nhận muốn đề nghị AOSC tiến
hành một cuộc đánh giá từ xa hoặc một phần của hoạt động đánh giá công nhận sự phù
hợp. Vui lòng hoàn thiện nội dung dưới đây và gửi Phiếu này tới AOSC theo địa chỉ email

Page 6/7 Rev: 00; March 2020

Quy định về đánh giá công nhận từ xa GR 18
Regulation of remote assessment

của nhân viên phụ trách hồ sơ của Quý đơn vị. Sau khi nhận được đề nghị của Quý đơn vị,
AOSC sẽ tiến hành xác nhận yêu cầu và nếu phù hợp, phương thức đánh giá từ xa sẽ
được áp dụng cho cuộc đánh giá sự phù hợp theo yêu cầu.

Đề nghị Quý khách hàng điền đầy đủ thông tin sau:

Tên cơ quan chủ quản: ……………….
Tên PTN: ………………………………..
Lĩnh vực thử nghiệm: ……………………
Mã số PTN: ……………………………….
Tên người liên hệ: ……………………….
Thông tin người liên hệ: ……………………
A. Thông tin cung cấp bởi Tổ chức được công nhận:
1. Lý do đề nghị tổ chức đánh giá từ xa:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
2. Ghi rõ hoạt động đánh giá phù hợp đề nghị được đánh giá từ xa (thử nghiệm, hiệu
chuẩn, hệ thống quản lý, lấy mẫu, ….):
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
3. Cung cấp địa chỉ mà hoạt động đánh giá từ xa sẽ được thực hiện:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
4. Vui lòng liệt kê các các nguồn lực và khả năng tương thích của hệ thống phù hợp được
thực hiện để đánh giá từ xa (web/cuộc họp qua ứng dụng web, đàm thoại từ xa, Video trực
tuyến/âm thanh, truy cập từ xa vào tổ chức hệ thống quản lý và xử lý dữ liệu, cơ sở dữ liệu,
video ghi hình hoạt động thử nghiệm/hiệu chuẩn …)
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
………………………
5. Lưu ý: AOSC có quyền yêu cầu Tổ chức được đánh giá cung cấp thêm các thông tin
nhằm đảm bảo có khả năng thực hiện hoạt động đánh giá từ xa.

B. Sau khi Yêu cầu này được gửi tới AOSC, PCN AOSC sẽ xem xét yêu cầu, xác định về
tính khả thi và khả năng được chấp nhận cũng như các yêu cầu bổ sung để tiến hành đánh
giá từ xa. Tổ chức được công nhận sẽ được thông báo về quyết định cuối cùng của AOSC
cũng như các yêu cầu tiếp theo nếu Yêu cầu đánh giá từ xa được chấp nhận. Nếu Quý đơn
vị có bất cứ thắc mắc gì, vui lòng liên lạc với Bộ phận chăm sóc khách hàng của AOSC để
được hỗ trợ thông qua Email: info@aosc.vn.

Page 7/7 Rev: 00; March 2020