Upravljanje projektima – skripta 2015.

13.2. Planiranje resursa

13.2.1. Opšti pristup planiranju resursa

Planiranje resursa obuhvata utvrđivanje potrebnih količina pojedinih vrsta resursa, zatim utvrđivanje
termina u kojima su potrebni resursi, i obezbeđenje resursa u potrebnim količinama i kvalitetu i u
potrebnim terminima. Pod resursima se u konceptu upravljanja projektom podrazumeva raznovrstan
materijal i delovi, radna snaga, oprema i finansijska sredstva. Celovit proces planiranja resursa, u
okviru koncepta upravljanja projektom, podrazumevao bi planiranje materijala i delova, planiranje
radnika i planiranje opreme, odnosno planiranje svih vrsta resursa neophodnih za realizaciju projekta.
13.2.2. Planiranje materijala

Planiranje materijala je proces koji obuhvata utvrđivanje potrebnih količina pojedinih vrsta materijala
i delova i naručivanje i nabavku potrebnog materijala. Postoje dva ključna aspekta potrebe za
planiranjem i kontrolom materijala u realizaciji projekta. Prvo, ukoliko je materijal nabavljen pre
potrebnog vremena, onda ova ranija nabavka izaziva povećane troškove materijala, zbog povećanih
troškova kredita, skladištenja itd. Drugo, ukoliko materijal nije raspoloživ u potrebno vreme, u
potrebnim količinama i potrebnom kvalitetu, to izaziva kašnjenje završetka projekta i povećanje
troškova materijala i ukupnih troškova projekta. Dakle, cilj je da se nadje optimalno rešenje između
ova dva navedena rešenja, odnosno obezbediti raspoloživost materijala u potrebno vreme, u
potrebnim količinama i potrebnom kvalitetu.
U procesu planiranja materijala kreće se od utvrđivanja specifikacije materijala i delova koji su
potrebni za realizaciju projekta. Ova aktivnost se obavlja tako što se iz izrađene dokumentacije
glavnih i drugih projekata i studija vade podaci o pojedinim potrebnim materijalima i utvrđuju
potrebne količine i kvalitet materijala. Zbog procesa nabavke i utvrđivanja troškova, materijali i delovi
se grupišu po vrstama, a moguće je i grupisanje po objektima ili tehnološkim celinama ako se javlja
više izvođača. Pored određivanja količina materijala i delova, neophodno je utvrditi i termine u
kojima su potrebne vrste i količine materijala, zatim procenu troškova materijala, stanje na zalihama,
kao i proceniti koje materijale moramo nabaviti a koje možemo sami proizvesti.
Sledeći korak je naručivanje i nabavka materijala. Nabavne aktivnosti su najčešće kritične aktivnosti
u pogledu vremena realizacije projekta. Najpre se polazi od utvrđivnja dobavljača, pa se onda prilazi
definisanju i slanju porudžbine, da bi se onda ugovaralo vreme i dinamika isporuke i na kraju prešlo
na praćenje, prijem i kontrolu isporuke materijala i opreme.
13.2.3. Planiranje i nabavka opreme

Planiranje i nabavka opreme je podproces globalnog procesa planiranja realizacije projekta, koji
obuhvata utvrđivanje pojedinih vrsta i količina opreme, uređaja i instalacija, njihovo naručivanje i
nabavku. Planiranje i nabavka opreme je tesno povezana sa planiranjem vremena. Vremenski plan
realizacije projekta tačno određuje termine u kojima su potrebne opeme i instalacija. Ukoliko oprema
ne bude nabavljena na vreme, to će uticati na zakašnjenje realizacije projekta. Sa druge strane, ako
se oprema nabavi pre utvrđenih termina u vremenskom planu, to će povećati troškove realizacije
projekta. Iz ovoga sledi da je glavni zadatak procesa planiranja i nabavke opreme da obezbedi da
oprema bude raspoloživa na vreme. Ovaj proces otpočinje izradom specifikacije potrebne opreme,
zatim se odvija istraživanje mogućih proizvođača i pregovaranje o uslovima nabavke, pa naručivanje i
nabavka opreme, pa pristizanje, prijem i skladištenje opreme, pa montaža.

56
Upravljanje projektima – skripta 2015.

13.2.4. Planiranje radne snage

Planiranje radne snage obuhvata utvrđivanje potreba za pojedinim vrstama radnika za obavljanje
određenih aktivnosti na projektu, raspoređivanje angažovanih radnika, i optimizaciju raspoređivanja
u skaldu sa protrebama i ciljevima projekta.
13.2.5. Nivelisanje resursa

Nivelacija resursa podrazumeva smanjivanje potreba za resursima u određenom vremenu, odnosno

poboljšano raspoređivanje i korišćenje resursa u vremenu. Nju je neophodno obavljati u procesu
planiranja realizacije projekta zbog činjenice da su raspoloživi resursi skoro uvek ograničeni. To je
postupak optimalnog raspoređivanja rspoloživih i ograničenih resursa na planirane aktivnosti, kako bi
se one obavile u najmanjem mogućem vremenu i sa najmanjim troškovima. Nivelisanje dovodi do
produženja vremena realizacije projekta, ali istovremenao omogućava da ne dođe do znatnog
povećanja troškova angažovanjem dodatnih resursa, onda kada nedostaju. Najčešće se vrši kod radne
snage, ali može i kod krupne opreme. Procedura nivelacije resursa se obavlja na sledeći način:
1) Napravi se mrežni dijagram i gantogram sa podacima o vremenu izvršenja i resursima.
2) Pravi se dijagram potrebnih resursa po svakoj vremenskoj jedinici.
3) Utvrđuje se višak/manjak resursa.
4) Utvrđuje se spisak aktivnosti u vremenskim periodima gde se stvara višak/ manjak.
5) Određuju se kriterijumi za odalganje aktivnosti i dodeljivanje resursa tamo gde fale.

13.3. Planiranje troškova realizacije projekta

13.3.1. Opšti pristup

Početni korak u planiranju troškova je određivanje troškova pojedinih aktivnosti, i to na osnovu

detaljno analiziranog sadržaja aktivnosti u smislu načina izvođenja, korišćenja sredstava rada,
sirovina i materijala, ljudskog rada, vremena izvođenja itd. Planiranje troškova se vrši pomoću
mrežnih dijagrama i to nakon vremenske analize i planiranja resursa.
13.3.2. Procena troškova

Kod realizacije većih investicionih projekata procena troškova treba da se vrši na nivou organizacionih
jedinica, odnosno izvođačkih organizacija koji izvode pojedine delove projekta. Izvođačke organizacije
moraju izvršiti detaljne procene i planiranje troškova na nivou aktivnosti, da bi se u realizaciji uklopile
u planiranu ukupnu cenu dela projekta, koju su ponudile i ugovorile. Planiranje troškova obuhvata
dve osnovne vrste direktnih troškova, tj. troškove materijala koji je neophodan za realizaciju projekta
i troškove radne snage, kao i neke indirektne troškove kao što su troškovi energije, korišćenja
opreme, režije itd. Da bi seadekvatno upravljalo projektom neophodno je podeliti projekat na
pojedine aktivnosti i onda za svaku od njih odrediti troškove materijala i rada. Osnov za planiranje i
procenu troškova predstavljaorganizaciono-tehnološko raščlanjavanje projekta na logičke celine, sve
do pojedinačnih aktivnosti. Potrebne informacije i podatke za planiranje i procenu troškova dobijamo
iz glavnih projekata koji daju predračunske vrednosti troškova rada i materijala, zatim raznih
informacija i ponuda od dobavljača, izvođača radova itd., kao i izvedenih projekata za pojedine
vrste radova.
U procenu ukupnih troškova investicionih projekata treba uključiti i inflaciju, jer realizacija projekta
dugo traje pa je uticaj inflacije na ukupne troškove projekta veoma važan.

57
Upravljanje projektima – skripta 2015.

13.3.3. Optimizacija troškova realizacije projekta

Pošto su vreme i troškovi realizacije projekta međusobno zavisni, nekad je moguće skratiti vreeme
realizacije projekta, na račun povećanja troškova. Pri tome se teži da se vreme skrati što više i da to
izazove što manje troškove, odnosno da se uspostavi optimalan odnos vremena i troškova. Ovo se
postiže određivanjem uobičajnog (normalnog) vremena trajanja aktivnosti, koje izaziva normalne
troškove realizacije aktivnosti, i određivanjem skraćenog vremena trajanja aktivnosti koje se dobija
uz povećane (usiljene) troškove.

Glava 14. Praćenje i kontrola realizacije projekta

Praćenje i kontrola realizacije projekta se odvija u skladu sa procesom planiranja realizacije projekta i
sa prethodno definisanim planovima. Ono obuhvata kontrolu vremena realizacije projekta, praćenje
i kontrolu utrošenih resursa i troškova realizacije projekta i njihovo poređenje sa planiranim. Da bi
se izvršilo dobro praćenje i kontrola realizacije projekta neophodno je da se efikasno postavi i
organizuje sistem praćenja i izveštavanja, pomoću koga se dobijaju protrebne informacije o
stvarnom stanju realizacije projekta, u pogledu vremena i troškova. Nakon obrade, informacije se
dostavljaju upravljačkim organima kako bi oni doneli odluke oko eventualnih korektivnih akcija.
Cilj praćenja i kontrole realizacije projekta je poređenje da li se realizacija na terenu odvija uskladu sa
planiranom realizacijom, i da se na osnovu tih podataka definišu upravljačke akcije koje bi izvršile
korekciju odstupanja i vratile tok realizacije projekta u planirane okvire. Do odstupanja od planiranih
tokova realizacije projekta najčešće dolazi usled trenutnog ili privremenog nedostatka pojedinih
resursa. Kontrola realizacije projekta mora se odvijati uz pomoć odgovarajuću IT podršku, koja
omogućava brzu obradu velike količine podataka dobijenih sistemom izveštavanja.

14.1. Praćenje i kontrola vremena realizacije projekta

Cilj praćenja i kontrole vremena realizacije projekta je da se utvrdi da li odvijanje realizacije projekta
ide u skladu sa planiranim, i da se stalno procenjuje da li će se ceo projekat realizovati u planiranom
vremenu. Osnova za postizanje ovog cilja je stalno praćenje realizacije projekta na terenu i
evidentiranje podataka neophodnih za vremensku kontrolu. Kod investicionih projekata evidencija
ovih podataka se vrši na samom gradilištu uz pomoć standardne dokumentacije kao što su
građevinski dnevnik i knjiga koji sadrže podatke o količini izvršenih radova u određenom vremenu, ali
i uz pomoć specijalne dokumentacije koncipirane za određene namene. Nakon prikupljanja i obrade
podataka, koncipiraju se kontrolni izveštaji o vremenskim okvirima realizacije projekta. Te izveštaje
razmatra projekti menadžer zajedno sa projeknim timom, i može ga dostaviti top menadžmentu kako
bi oni stekli uvid u napredovanje projekta i eventualno intervenisali ako treba.
Bitan segment u ovom procesu je praćenje radova po svakom izvođaču. Ovo operativno praćenje i
kontrola omogućava da se planira odvijanje radova po izvođačima i po njihovim odeljenjima. Tako da
operativni planovi daju osnovne podatke o svakoj aktivnosti, tj, o vremenskom trajanju aktivnosti,
početku, kraju, potrebnum materijalu, radnoj snazi i dr. Operativno praćenje i kontola se vrši tako što
se podaci sređuju i formiraju u vidu kontrolnog izveštaja o vremenskom napredovanju radova. Ovaj
izveštaj je koncipiran po aktivnostima jednog odeljenja, i sadrži osnovne podatke o napredovanju
radova, tj. procenat izvršenih radova, zakašnjenja aktivnosti itd.)
Projektni tim, na čelu sa projektnim menadžerom je glavni nosilac obavljanja svih ključnih poslova
oko praćenja, analiziranja i izveštavanja o realizaciji projekta. Parametri po kojima se vrši praćenje i
kontrolisanje vremenskog odvijanja realizacije projekta su odnos utrošenog i planiranog vremena
izvršenja pojedinih aktivnosti i procena izvršenja aktivnosti.
Praćenje i kontrola vremenskog napredovanja realizacije projekta podrazumeva stalne sastanke na
kojima se razmatra i analizira vremensko napredovanje projekta, i rešavaju i otklanjaju određeni

58
Upravljanje projektima – skripta 2015.

nesporazumi između učesnika i dogovaraju akcije za poboljšanje nepovoljnih situacija. I to uglavnom

sastanci projektnog tima sa vrhovnim menadžerom, investitorom, pojedinim izvođačima itd.
14.2. Praćenje i kontrola resursa
Praćenje i kontrola resursa obuhvata praćenje i kontrolu utrošenog materijala, korišćene opreme i
angažovane radne snage, i poređenje ovih ostvarenih veličina sa planiranim veličinama. Osnovni cilj
je da se utvrdi da li se realizacija projekta u pogledu resursa odvija kako jeplanirano, i da se
pravovremeno uočavaju odstupanja koja se najčešće ogledaju u nedostatku resursa, i da se hitno
reaguje sa odgovarajućim odlukama i akcijama kako bi se eliminisala ili umanjila odstupanja.
Praćenje i kontrola trošenja resursa je sistem koji obuhvata praćenje dinamike stvarno angažovanih
resursa u realizaciji projekta i njihovo poređenje i usklađivanje sa planiranim. Osnova za
funkcionisanje sistema praćenja i kontrole trošenja resursa je dobar sistem praćenja realizacije,
prikupljanja i obrade podataka i formiranja kontrolnih izveštaja.
14.2.1. Praćenje i kontrola utrošenog materijala

Dva su osnovna razloga koja uslovljavaju neophodnost praćenja i kontrole utrošenog materijala.
Prvo, u procesu realizacije može doći do nedostatka određenih materijala i delova, što bi izazvalo
zastoje u procesu realizacije projekta. Ovde je neophodna kontrola utrošenog materijala i procena
nedostataka, a u ovu svrhu koristi se metod ABC kontrole zaliha. Drugo, neophodna je zbog
utvrđivanja troškova materijala i za određivanje troškova realizacije pojedinih delova, kao i projekta u
celini. Ova dva cilja se realizuju samo preko dobro organizovanog informaciono-upravljačkog centra i
projektnog tima, tako da se na osnovu praćenja dobijaju informacije, koje se kasnije analiziraju preko
izveštaja o utrošku materijala.
Što se tiče ABC metoda, on služi za klasifikaciju i kontrolu zaliha u proizvodnji. Cilj je održavati zalihe
koje će omogućiti kontinuiranu i efikasnu izgradnju, a istovremeno neće zalediti finansijska sredstva u
nepotrebno velike zalihe. Ovaj cilj se postiže preko kriterijuma stope obrta sredstava za koji se teži da
bude što veći. Stopa obrta sredstava je stopa koja pokazuje koliko se puta prosečna vrednost zaliha
obrne u toku jedne godine. Pravilo na kojem se zasniva ABC metod glasi:
 Grupa A obuhvata materijale i delove koji čine 70% od ukupnih vrednosti zaliha i 10% od
ukupnog broja materijala na zalihama.
 Grupa B – obuhvata materijale i delove koji čine 20% od ukupnih vrednosti zaliha i 20% od
ukupnog broja materijala na zalihama.
 Grupa C obuhvata materijale i delove koji čine 10% od ukupnih vrednosti zaliha i 70% od
ukupnog broja materijala na zalihama.
Neophodno je sprovođenje odgovarajuće kontrole i to u odnosu na vrednost grupe materijala. Npr.
troškove grupe A treba treba smanjiti, sa što manjim nabavkama, ali da se ipak obezbedi kontinuitet,
dok za grupe B i C je bitno da su količine raspoložive u pravo vreme.

14.3. Praćenje i kontrola troškova realizacije projekta

Osnovni cilj praćenja i kontrole troškova realizacije projekta je ažurno praćenje dinamike trošenja
planiranih finansijskih sredstava, da se pravovremeno uoče i utvrde odstupanja učinjenih troškova u
odnosu na planirane i da se preduzmu potrebne akcije da se stvarni troškovi usklade sa planiranim.
Praćenje i kontrola investicionih projekata se odvija na terenu pomoću građevinskog dnevnika,
građevinske knjige, radnog naloga, radnog lista, itd. U građevinskoj knjizi se prate i evidentiraju
podaci o utrošenim količinama materijala za pojedine delove projekta, a u građevinskom dnevniku se
prate i evidentiraju podaci o broju radnika i radnom vremenu koje je utrošeno.
Što se tiče troškova, dve najznačajnije grupe za praćenje u okviru direktnih troškova su troškovi
materijala i troškovi rada, a treba pratiti i indirektne troškove.

59
Upravljanje projektima – skripta 2015.

Kad se prikupe svi podaci, onda se uz pomoć odgovarajuće dokumentacije, podaci se slivaju u
računovodstvo i formira se posebno knjigovodstvo posmatranog projekta. Na ovaj način prate se
ukupno ostvareni troškovi i formiraju se izveštaji koji su neophodni za kontrolu troškova, odnosno za
upravljanje troškovima.

60