Professional Documents
Culture Documents
Naziv projekta:
Sadraj:
1.Uvod i opis projekta ................................................................................................... 2 2.Ciljevi projekta ........................................................................................................... 4 3.Izbor projektnog menadera ....................................................................................... 5 4.Formiranje projektnog tima........................................................................................ 5 5.Kljuni dogaaji ......................................................................................................... 6 6.Izrada globalnog plana realizacije projekta ............................................................... 7
6.1.Gantogram globalnog plana projekta .........................................................................................8
8.Karta odgovornosti-raspodela zadataka ................................................................... 14 9.Planiranje trokova ................................................................................................... 16 10.Analiza rizika ......................................................................................................... 18 11.Praenje i kontrola realizacije ................................................................................ 19 12.Zakljuak ................................................................................................................ 21 13.Literatura ................................................................................................................ 22 14.Prilog ...................................................................................................................... 23
3 mogunosti. Ukupna raspoloiva novana sredstva za realizaciju projekta iznose 50.000 evra. Celokupan iznos finansira se iz sopstvenih sredstava vlasnika, Borisa Petrovia koji otvara ovo preduzee. Planirano je da datum poetka realizacije projekta bude 01.02.2011., a datum zavretka 26.08.2011. Ukupno trajanje projekta: 149 dana Za realizaciju projekta bie formiran projektni tim i projekat e biti realizovan kroz niz faza i aktivnosti koje e u nastavku biti objanjene.
2. Ciljevi projekta
Realizacijom ovog projekta se ele postii sledei ciljevi:
(1) Unaprediti ponudu na tritu kurirskih usluga u oblasti dostave dokumentacije i ostale opreme na teritoriji grada Beograda do kraja 2011. godine. (2) Pozicionirati se u svesti korisnika (preduzea) kao vodea kurirska sluba do kraja 2012.godine. (3) Potpisati ugovor sa velikim brojem kompanija o pruanju kurirskih usluga do kraja prve godine poslovanja. (4) Ostvariti trini udeo od 12% do kraja prve godine poslovanja. (5) Ostvariti trini udeo od najmanje 20% u kategoriji ekskluzivnih klijenata u toku prvih 24 meseci poslovanja. (6) Ostvariti povraaj uloenih sredstava do kraja tree godine eksploatacije projekta. (7) Zauzeti poziciju trinog lidera na polju pruanja kurirskih usluga na teritoriji grada Beograda, uz ostvarivanje 30% trinog uea do kraja 2014. godine.
Realizacija ovog projekta je poverena vlasniku koji je u isto vreme i investitor, koji ima bogato iskustvo u ovoj delatnosti, obzirom da je licno radio za jednu od vodeih svetskih kurirskih slubiDhl International. Projektni menader formira projektni tim koji e obezbediti efikasnu realizaciju projekta, odnosno planiranih ciljeva u okviru raspoloivih finansijskih sredstava.
Izbor projektnog menadera je izvren na osnovu sledeih kriterijuma: Sposobnost da upravlja projektnim timom Prethodno iskustvo Dobar organizator i komunikator vrsta i stabilna linost
Projektni tim 1. 2. 3. 5. Projektni menader Finansijski menader Menader marketinga, nabavke i prodaje Konsultant-racunovodja
Tabela 1. Sastav projektnog tima
PM FM MM K
5. Kljuni dogaaji
Kljuni dogaaji u projektu predstavljaju izuzetno vane dogaaje koji oznaavaju zavretak odreenog dela projekta ili odreene znaajne faze rada u projektu. Najee su to znaajni dogaaji vezani za poetak ili zavretak odreenih delova projekata. Takoe, to mogu biti vani dogaaji koji su kritini u pogledu zavretka celokupnog projekta. Kao kljuni dogaaji su uzeti poeci i zavreci odreenih celina koje e biti definisane u WBS dijagramu, a koji mogu uticati na zavretak celokupnog projekta.
R.br. 1 2 3 4 5 6 10
Kljuni dogaaji Zavretak registracije preduzea Poetak izrade projektne dokumentacije Poetak pripreme voznog parka Poetak pripreme ljudskih resursa Zavretak pripreme radnih prostorija Zavretak izrade neophodnih izvetaja Zavretak realizacije projekta
Tabela 2. Kljuni dogaaji
GLOBALNI PLAN 1 2 3 4 5 6 7 REGISTRACIJA PREDUZEA ANALIZA TRITA I PRIPREMA ADAPTACIJA PROSTORA NABAVKA OPREME I OPREMANJE PROSTORA IZRADA DOKUMENTACIJE PROCES ZAPOLJAVANJA RADNIKA OTVARANJE PREDUZEA Ukupno trajanje projekta
Tabela 3. Globalni plan projekta
U prilogu.
Detaljni plan realizacije projekta Otvaranje kurirske slube Beokurir se sastoji iz sledeih faza i aktivnosti:
Projekat: OTVARANJE KURIRSKE SLUBE BEOKURIR 1. REGISTRACIJA PREDUZEA 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. Prikupljanje potrebne dokumentacije Uplata osnivakog uloga Imenovanje direktora i zastupnika Overa dokumentacije u sudu Uplata taksi Izrada peata preduzea Upis preduzea u Republiki zavod za statistiku Otvaranje tekueg rauna Registrovanje u Agenciji za privredne registre Ugovaranje saradnje sa raunovodstvenom agencijom Istraivanje trita Analiza konkurencije Izrada projektne dokumentacije Izrada ponude i definisanje prodajnih cena Izbor dobavljaa opreme Izbor dobavljaa materijala Izbor dobavljaa kancelarijske opreme Izbor dobavljaa vozila Ugovaranje saradnje sa dobavljaima Potpisivanje ugovora sa dobavljaima
2. ANALIZA TRITA I PRIPREMA 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11.
4. NABAVKA OPREME I OPREMANJE PROSTORA 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. Nabavka racunarske opreme Nabavka dodatne i pratee opreme i ureaja Nabavka sitnog inventara Nabavka pick-up vozila Nabavka motora (skutera za razvoz) Povezivanje Internet i telefonske mree
5. IZRADA DOKUMENTACIJE 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. Izrada bilansa stanja Izrada pro forma bilansa uspeha Izrada izvetaja o novanim tokovima Izrada plana zapoljavanja radnika i zarada Izrada izvetaja o proceni budue prodaje Analiza definisanih izvetaja Provera dokumentacije
6. PROCES ZAPOLJAVANJA RADNIKA 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. Objavljivanje konkursa Ugovaranje saradnje sa web portalom infostud.com Obrada prijava Selekcija kadrova Izbor i zapoljavanje radnika
7. OTVARANJE PREDUZEA 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. Planiranje velikog otvaranja Angaovanje konobara Pozivanje zvanica (potencijalne klijentele) Otvaranje preduzea Beokurir
11
Pomou WBS dijagrama ondnosno tehnike, projekat se deli na manje segmente, podsisteme, odnosno funkcionalne celine. Uproeno, ceo projekat se razbija na podzadatke i to tako to se krene od krajnjeg cilja projekta a onda se podela vri po kriterijumima vanosti, veliine i sloenosti. Elementi na najniem nivou su nedeljivi dalje i nazivaju se paketi ili zadaci. Na ovaj nain nastaju podsistemi, komponente, podzadaci, itd. Ova metoda je korisna za sloene projekte ali ima veliki nedostatak. Ne pokazuje tok vremena odnosno vreme aktivnosti na projektu. Problem se reava tako to se, pored WBS metode, koriste i druge alatke (Gantogram). Ovom metodom odreuju se osobe koje e biti odgovorne za rad na projektu, procenjuje se iznos trokova, meri uinak rada, kontrolie izvrenje poslova, izrauju terminski planovi i inicira izrada ostalih pomonih planova (izmene, kontrola kvaliteta, zatita na radu, itd.).
12 Na osnovu globalnog plana izradjen je detaljan plan realizacije projekta. Izrada detaljnog plana podrazumeva dalje struktuiranje sve cetiri faze globalnog plana do nivoa pojedinacnih aktivnosti. Strukturu detaljnog plana prikazacemo pomocu WBS dijagrama.
1.1.
2.1.
3.1.
4.1.
5.1.
6.1.
7.1.
1.2.
2.2.
4.2.
5.2.
6.2.
7.2.
1.4.
2.4.
4.4.
5.4.
6.4.
7.4.
6.5.
1.8.
2.8.
1.9.
2.9.
2.10.
2.11.
13
Izumitelj gantogramske tehnike je jedan od pionira menadmenta H. Gantt. Ova alatka je bila koriena za planiranje proizvodnje, a potom je iroku primenu nala i u drugim oblastima menadmenta. Danas u vreme korienja raunara i savremenih softverskih reenja i dalje se veoma uspeno koristi za planiranje poslova koje obavlja pojedinac, za planiranje i praenje proizvodnje, realizacije graevinskih i drugih projekata i poduhvata, i dr. Iako se koristi za globalno planiranje projekata, gantogram je naao veu primenu kod operativnog planiranja i praenja realizacije dela ili jedne faze projekta.
Terminski raspored aktivnosti je napravljen u okviru softverskog reenja Microsoft Project-a. Gantogram detaljnog plana je prikazan u Prilogu.
14
Redni broj 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 3 3.1. 4
AKTIVNOST
ODGOVORNOST
REGISTRACIJA PREDUZEA Prikupljanje potrebne dokumentacije Uplata osnivakog uloga Imenovanje direktora i zastupnika Registrovanje u Agenciji za privredne registre Uplata taksi Izrada peata preduzea Upis preduzea u Republiki zavod za statistiku Otvaranje tekueg rauna Overa dokumentacije u sudu ANALIZA TRITA I PRIPREMA Ugovaranje saradnje sa raunovodstvenom agencijom Istraivanje trita Analiza konkurencije Izrada projektne dokumentacije Izrada ponude i definisanje prodajnih cena Izbor dobavljaa opreme Izbor dobavljaa materijala Izbor dobavljaa kancelarijske opreme Izbor dobavljaa vozila Potpisivanje ugovora sa dobavljaima Ugovaranje saradnje sa dobavljaima ADAPTACIJA PROSTORA Definisanje prostornog rasporeda NABAVKA OPREME I OPREMANJE PROSTORA
Konsultant-racunovodja Projektni menadzer, finansijski menadzer Projektni menadzer Konsultant-racunovodja, finansijski menadzer Konsultant-racunovodja Finansisjki menadzer Finansisjki menadzer, konsultantracunovodja Finansijski menadzer Finansijski menadzer
Finansijski menadzer Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Finansijski menadzer Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga, finansijski menadzer Finansijski menadzer Projektni menadzer
15
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 5 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 6 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 7 7.1. 7.2. 7.3. 7.4.
Nabavka racunarske opreme Nabavka dodatne i pratee opreme i ureaja Nabavka sitnog inventara Nabavka pick-up vozila Nabavka motora (skutera za razvoz) Povezivanje Internet i telefonske mree IZRADA DOKUMENTACIJE Izrada bilansa stanja Izrada pro forma bilansa uspeha Izrada izvetaja o novanim tokovima Izrada plana zapoljavanja radnika i zarada Izrada izvetaja o proceni budue prodaje Analiza definisanih izvetaja Provera dokumentacije PROCES ZAPOLJAVANJA RADNIKA Ugovaranje saradnje sa web portalom infostud.com Objavljivanje konkursa Obrada prijava Selekcija kadrova Izbor i zapoljavanje radnika OTVARANJE PREDUZEA Planiranje velikog otvaranja Angaovanje konobara Pozivanje zvanica (potencijalne klijentele) Otvaranje preduzea Beokurir
Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Finansijski menadzer Finansijski menadzer Finansijski menadzer Projektni menadzer, finansijski menadzer Finansijski menadzer Finansijski menadzer Finansijski menadzer
Finansijski menadzer Finansijski menadzer Finansijski menadzer Projektni menadzer, finansijski menadzer Projektni menadzer, finansijski menadzer Projektni menadzer Menadzer nabavke, prodaje I marketinga Projektni menadzer, finansijski menadzer Projektni menadzer, finansijski menadzer, konobar
16
9. Planiranje trokova
Za realizaciju projekta, raspoloivi budet je 50.000 . Iz budeta e biti izdvojena sredstva za resurse angaovane na projektu i za fiksne trokove po aktivnostima. U karti raspodele budzeta definisani su troskovi aktivnosti, kao i ukupni troskovi realizacije projekta za pojedine faze i aktivnosti.
Redni broj 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 3 3.1. 4
AKTIVNOST
TROAK 350.000.00 20.000.00 250.000.00 10.000.00 50.000.00 5.000.00 1.000.00 8.000.00 1.000.00 5.000.00 200.000.00 0.00 10.000.00 10.000.00 150.000.00 30.000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 500.000.00 500.000.00 2.000.000.00
REGISTRACIJA PREDUZEA Prikupljanje potrebne dokumentacije Uplata osnivakog uloga Imenovanje direktora i zastupnika Registrovanje u Agenciji za privredne registre Uplata taksi Izrada peata preduzea Upis preduzea u Republiki zavod za statistiku Otvaranje tekueg rauna Overa dokumentacije u sudu ANALIZA TRITA I PRIPREMA Ugovaranje saradnje sa raunovodstvenom agencijom Istraivanje trita Analiza konkurencije Izrada projektne dokumentacije Izrada ponude i definisanje prodajnih cena Izbor dobavljaa opreme Izbor dobavljaa materijala Izbor dobavljaa kancelarijske opreme Izbor dobavljaa vozila Potpisivanje ugovora sa dobavljaima Ugovaranje saradnje sa dobavljaima ADAPTACIJA PROSTORA Definisanje prostornog rasporeda (preuredjenje) NABAVKA OPREME I OPREMANJE PROSTORA
17
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 5 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 6 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 7 7.1. 7.2. 7.3. 7.4.
Nabavka racunarske opreme Nabavka dodatne i pratee opreme i ureaja Nabavka sitnog inventara Nabavka pick-up vozila Nabavka motora (skutera za razvoz) Povezivanje Internet i telefonske mree IZRADA DOKUMENTACIJE Izrada bilansa stanja Izrada pro forma bilansa uspeha Izrada izvetaja o novanim tokovima Izrada plana zapoljavanja radnika i zarada Izrada izvetaja o proceni budue prodaje Analiza definisanih izvetaja Provera dokumentacije PROCES ZAPOLJAVANJA RADNIKA Ugovaranje saradnje sa web portalom infostud.com Objavljivanje konkursa Obrada prijava Selekcija kadrova Izbor i zapoljavanje radnika OTVARANJE PREDUZEA Planiranje velikog otvaranja Angaovanje konobara Pozivanje zvanica (potencijalne klijentele) Otvaranje preduzea Beokurir (koktel)
100.000.00 200.000.00 200.000.00 1.000.000.00 450.000.00 50.000.00 50.000.00 10.000.00 5.000.00 5.000.00 5.000.00 10.000.00 10.000.00 5.000.00 300.000.00 0.00 200.000.00 100.000.00 0.00 0.00 200.000.00 0.00 50.000.00 50.000.00 100.000.00
18
10.
Analiza rizika
Da bi se efikasno upravljalo realizacijom projekta, potrebno je identifikovati, analizirati i isplanirati mogue reakcije na sve potencijalne rizike koji na bilo koji nain mogu imati negativan uticaj na projekat. Stepen uticaja na projekat, verovatnoa nastupanja rizinog dogaaja su oznaeni kao veliki (V), srednji (S), mali (M).
Uticaj V
Verovatnoa M
Eksterni
Interni Eksterni
S V
M M
Potpisivanje ugovora sa proverenim dobavljaima Penali za kanjenje kao stavka ugovora Angaovanje proverenih ljudi i mogunost zamene. Izvriti analizu trita i ustanoviti tranju za ovom vrstom usluga, kao i postojeu konkurenciju
19
11.
Prema optem konceptu upravljanje projektom, projektni tim na elu sa projektnim menaderom, e za praenje i kontrolu realizacije projekta koristiti znanja iz projektnog menadmenta i softverski paket Microsoft Project 2003., pomou koga je uraen osnovni plan projekta, sa poetkom realizacije na dan 01.02.2011. Planirani zavretak projekta je na dan 26.08.2011.
Pracenje i kontrola ce se vrsiti na osnovu operativnih planova koji se donose za pojedine faze projekta i odredjeni vremenski period. Oni ce biti prikazani u vidu terminskog izvestaja sa racunara. U njima se daju osnovni podaci o svakoj aktivnosti. U cilju boljeg pracenja napretka projekta, jednom nedeljno ce se organizovati sastanci projektnog tima na kojima se se resavati eventualno nastali problemi. Da bi se omoguilo efikasno praenje, potrebno je obezbediti sistem praenja i izvetavanja. Ovaj sistem e obezbediti sve potrebne informacije o stvarnom stanju realizacije projekta u pogledu vremena izvravanja pojedinih aktivnosti, utroka pojedinih vrsta resursa, kao i u pogledu trokova realizacije projekta.
Osnovni cilj praenja i kontrole realizacije projekta je da se uporedi da li se realizacija odvija u skladu sa planiranom realizacijom. Zatim se na osnovu tih podataka definiu i sprovode upravljake akcije koje bi izvrile potrebne korekcije odstupanja i na taj nain vratile tok realizacije projekta u planirane okvire.
Procedura operativnog planiranja i praenja realizacije projekta e se odvijati po sledeim fazama: Definisanje i izrada mesenog operativnog plana realizacije projekta Izrada nedeljnih operativnih planova realizacije projekta Praenje realizacije nedeljnih operativnih planova realizacije projekta Izrada izvetaja o realizaciji nedeljnih operativnih planova i celog projekta Razmatranje izvetaja i definisanje potrebnih korektivnih mera i akcija
20 Sistem izvetavanja i redovni kratki sastanci sa rukovodiocem projekta e omoguiti kontinuirano praenje i kontrolu realizacije projekta.
Projektni tim na elu sa projektnim menaderom e na ovaj nain planiranja, praenja i kontrole realizacije projekta, uspeti da ovaj projekat dovede do zavretka u okviru planiranog roka, planiranih resursa i planiranog budeta.
21
12. Zakljuak
Uspena realizacija projekta je zahtevala izradu plana za izbor projektnog menadera i formiranje projektnog tima koji e izraditi globalni i detaljni plan projekta. Taj plan je ukljuio definisanje odgovornosti lanova projektnog tima, kao i vreme potrebno da se dodeljene aktivnosti realizuju. Takoe, plan je ukljuio i planiranje trokova i analizu rizika koji mogu imati uticaja na realizaciju projekta. Za uspenu realizaciju projekta takoe je potrebno i praenje i kontrola same realizacije projekata. Samo uz potovanje ovih uslova mogue je uspeno ostvariti ciljeve ovog projekta.
22
13. Literatura
Jovanovic P., Petrovic D., Obradovic V., Mihic M., Metode i tehnike upravljanja projektom, FON Beograd 2007
Jovanovic P., Upravljanje projektom, VSPM Beograd 2006
Jovanovic P., Lecic R., Ljajsic Dj., Drobnjakovic S., Projektni menadzer VSPM, Beograd 2007 Mary Grace Menadment projekata, Data status, Beograd Stojanovic Ana., Otvaranje kurirske sluzbe Beokurir 2011
23
14. Prilog
Gantogram detaljnog plana realizacije projekta Gantogram globalnog plana realizacije