FAKULTET ZA MAINSTVO I GRAEVINARSTVO U KRALJEVU UNIVERZITETA U KRAGUJEVCU

Planiranje projekta
- Seminarski rad -

Profesor: Kolarevi Milan

Student: Kovrlija Nikola Broj indeksa: M 85/12

Kraljevo, 2014. godina

Sadraj Proces planiranja 1.

Kreirati plan projekta..1. Kreirati plan resursa....2. Kreirati finansijski plan...2. Kreirati plan kvaliteta.2. Kreirati plan rizika..2. Kreirati plan prihvatanja.2. Kreirati komunikacioni plan...2. Kreirati plan nabavki...3. Unajmiti dobavljae3. Sprovesti pregled faza.3.

Korak 1: Kreirati plan projekta

3.

Definisati strukturne inioce poslovanja.4. Identifikovati neophodna sredstva..5. Kreirati raspored projekta...6.

Korak 2: Kreirati plan resursa

7.

Navesti neophodna sredstva8. Odrediti koliinu neophodnih sredstava 8. Kreirati raspored resursa.8.

Korak 3: Kreirati finansijski plan

9.

Navesti finansijske trokove...9. Odrediti koliinu finansijskih trokova...9. Kreirati raspored trokova...9. Definisati finansijske trokove..10.

Korak 4: Kreirati plan kvaliteta

10.

Definisati ciljeve kvaliteta10. Kreirati plan osiguranja kvaliteta..11. Kreirati plan kontrole kvaliteta.11. Definisati proces kvaliteta.11.

Korak 5: Kreirati plan rizika

11.

Identifikovati rizike...11. Poreati rizike po stepenu prioriteta.12. Kreirati raspored rizika.12. Definisati proces upravljanja rizikom...12.

Korak 6: Kreirati plan prihvatanja

13.

Navesti kriterijum prihvatanja..13. Kreirati raspored prihvatanja14. Definisati proces upravljanja prihvatanjem..15.

Korak 7: Kreirati komunikacioni plan

15.

Analiza situacije15. Komunikacioni ciljevi...15. Komunikacione odrednice15. Ciljne grupe...16. Potrebe zainteresovanih strana..16. Kljune poruke..16. Kanali dostavljanja16. Raspored komuniciranja...16. Komunikativni dogaaji16. Komunikaciona matrica16.

Korak 8: Kreirati plan nabavki

17.

Identifikovati zahteve za nabavkom.18. Istraiti ponude trita...18. Istraiti segmente trita...18. Istraiti ponude koje su na raspolaganju...19. Kreirati raspored nabavki..19. Definisati proces nabavki..21.

Korak 9: Unajmiti dobavljae Korak 10: Pregled plana Zakljuak

21. 22. 22.

Proces planiranja
Veina ljudi misli da je planiranje projekta jednostavno stvar listinga zadataka i dodeljivanja resursa tim zadacima da se stvori raspored projekta. Meutim, postoji mnogo vie od toga. Nije dovoljno samo planiranje resursa i zadataka da se isporui projekat. Takoe, treba planirati trokove, kvalitet, rizik, komunikacije i nabavke.

Kreirati plan projekta

Kreirati plan nabavki

Unajmiti dobavljae

Kreirati plan resursa

Kreirati komunikacioni plan

Sprovesti pregled faza

Kreirati finansijski plan

Kreirati plan preduzimanja

Kreirati plan kvaliteta

Kreirati plan rizika

Evo kratkog opisa svakog od koraka prikazanih na dijagramu praeno g detaljnijim objanjenjem o tome kako ih sprovesti.

Kreirati plan projekta

Kreiranje sveobuhvatnog plana projekta je od kljune vanosti za uspeh projekta. Plan projekta identifikuje strukturne inioce poslovanja, aktivnosti i zadatke koje treba preduzeti da se projekat zavri. On identifikuje sekvenciranja, trajanje i zavisnost zadataka, kao i generikih resursa i finansijskih trokova neophodnih za zavretak projekta.

Kreirati plan resursa

Kada je kreiran plan projekta, potrebno je da se napravi detaljna procena resursa potrebnih da se sprovede projekat. Potreban rad, oprema i materijal treba da budu navedeni u iznosima i kvantifikovani u svakom resursu. Upotreba resursa treba da bude rasporeena da prui potpunu sliku o ukupnom iznosu sredstava potrebnih za svaku fazu projekta.

Kreirati finansijski plan

Finansijski plan opisuje ukupnu koliinu finansijskih sredstava potrebnih tokom svake faze projekta. Ukupne trokove svog rada, opreme i materijala treba izraunati, kao i ukupne trokove preduzimanja svake aktivnosti u okviru projektnog plana.

Kreirati plan kvaliteta

Da bi se osiguralo da rezultati projekta ispune zahteve korisnika, mora da se razvije plan kvaliteta. Ovaj plan eksplicitno navodi ciljeve kvaliteta koje treba postii, a paket za obezbeenje kvaliteta i aktivnosti kontrole kvaliteta treba da bude rasporeen tako da se osigura da je potreban nivo kvaliteta postignut tokom celog projekta.

Kreirati plan rizika

Upravljanje rizikom projekta je kritian proces u okviru ivotnog ciklusa projekta. Da bi se rizik ublaio efikasno, svi predvidivi rizici projekta treba da budu identifikovani i ocenjeni u smislu njihove verovatnoe javljanja i potencijalnog uticaja na projekat. Rizici se moraju poreati po prioritetu i potrebno je identifikovati niz akcija da se smanji verovatnoa svakog rizika i njegovog uticaja na projekat koji treba da se ostvari.

Kreirati plan prihvatanja

Klju za zadovoljstvo kupaca je u sticanju odobrenja od strane kupca, odnosno potvrda da je isporuen proizvod ispunio kriterijume kvaliteta navedene u planu kvaliteta. Plan prihvatanja treba da bude kreiran kako bi se osiguralo prihvatanje kupca za svaku isporuku u produkciji projekta. Plan prihvatanja predvia zakazan pregled prihvatanja koji je preduzet da bi se steklo prihvatanje kupca po zavretku svakog dostavljanja u okviru projekta.

Kreirati komunikacioni plan

Plan komunikacija opisuje informacije koje e biti obezbeene za projekat informisanja zainteresovanih strana o napretku projekta. U njemu je naveden svaki od aktera i jasno su identifikovani njihovi zahtevi za informacijama. Raspored komunikacionih dogaaja i aktivnosti

treba odrediti kako bi se osiguralo da se prave informacije prenesu pravim ljudima u pravo vreme

Kreirati plan nabavki

Plan nabavke pomae da se nabave proizvodi i usluge od spoljnih dobavljaa. Pri paljivom planiranju nabavki, treba proveriti da li su kupljeni pravi proizvodi za poslovanje, po pravoj ceni. U njemu su definisane stavke koje je potrebno nabaviti, proces za njihovu nabavku i raspored za isporuku svake stavke.

Unajmiti dobavljae
Kada su definisane potrebe za odreenim sredstvima ili proizvodima neophodno je pronai adekvatnog dobavljaa. Neophodno je ispitati trite, kreirati listu dostupnih dobavljaa, napraviti pregled njihovih ponuda i na osnovu njega doneti odluku o saradnji sa jednim odreenim (ili vie njih ukoliko su potrebe projekta takve). Nakon toga se uspostavlja kontakt sa potencijalnim dobavljaima, po potrebi se raspisuje tender i potpisuje ugovor sa dobavljaima po ugovorenim uslovima.

Sprovesti pregled faza

Pregled faza treba da se sprovodi na kraju faze planiranja projekta. Pregled pokazuje sponzoru projekta da li je projekat postigao svoje ciljeve do sada, i da li bi trebalo nastaviti u narednu fazu projekta.

Korak 1: Kreirati plan projekta

Prvi korak u procesu planiranja projekta je kreiranje projektnog plana. Ovaj plan deluje kao "tap za merenje" za projekat pruajui osnovu pomou koje se redovno ocenjuju performanse projekta. Plan projekta obuhvata kompletnu listu aktivnosti potrebnih da se projekat zavri, kao i prekretnice, zavisnosti, resurse i rokove koji su ukljueni u sprovoenju projekta. Kreiranje sveobuhvatnog plana projekta je kritian korak u ivotnom ciklusu projekta, jer se koristi za: Praenje i kontrolu ukupnog napretka projekta Kreiranje resursnih, finansijskih i kvalitativnih planova za projekat Pomo menaderu projekta da identifikuje svako posustajanje zadatka i prekoraenja budeta Utvrivanje da li su projektne aktivnosti kompletne i da li je projekat spreman za zatvaranje Procenu nivoa uspeha projekta nakon to je zatvoren.

Definisati strukturne inioce poslovanja

Identifikovati neophodna sredstva

Kreirati raspored projekta

Prethodni dijagram naglaava 3 faze koje su ukljuene u kreiranje plana projekta. Prvo je neophodno definisati strukturne inioce poslovanja. To znai listing procesa, aktivnosti i zadataka neophodnih da se realizuje projekat, kao i kljune prekretnice projekta. Zatim je neophodno kvantifikovati ljudske resurse potrebne za obavljanje svake navedene aktivnosti. Poslednji korak obuhvata izgradnju projekta pratei raspored koji opisuje protok projektnih aktivnosti i rokove koji su ukljueni, kao i bilo kakve planske pretpostavke i ogranienja.

Definisati strukturne inioce poslovanja

Prvi korak ka stvaranju detaljnog plana projekta je da se razvije sveobuhvatna definicija strukturnih inilaca poslovanja, navodei sve aktivnosti i zadatke potrebne za pokretanje projekta.

Aktivnosti
Aktivnost je skup zadataka koje treba preduzeti da bi se zavrio deo projekta. Sledea tabela omoguava da se navede svaka projektna aktivnost, opisuje aktivnosti i identifikuje redosled gde je to mogue. Naziv aktivnosti Navesti naziv aktivnosti Opis aktivnosti Redosled aktivnosti svake Navesti svrhu i kljune ishode Navesti svaku aktivnost po svake aktivnosti redu

Zadaci
Zadatak je stavka posla koja mora da se zavri u okviru projekta. Donja tabela pomae da se navede svaki zadatak, opie zadatak i identifikuje redosled gde je to mogue. Definicija

strukturnih inilaca poslovanja e sadrati liste zavrenih aktivnosti i zadataka, ali takoe ove liste slue da daju specifikaciju kritinih projektnih prekretnica.

Naziv aktivnosti Naziv zadatka Navesti aktivnost Navesti naziv zadatka kojoj zadatak pripada

Opis zadatka Redosled zadataka Navesti svrhu i Navesti redni broj kljune ishode svakog zadatka zadatka

Prekretnica
Prekretnica je vaan dogaaj u okviru projekta, kao to je postizanje kljunog projektnog rezultata. Sledea tabela omoguava da se navede svaka prekretnica projekta, opie prekretnica i zabelei datum na koji je verovatno da e se dogoditi. Naziv prekretnice Navesti naziv prekretnice Opis prekretnice Datum prekretnice svake Opisati prekretnicu i zato je Navesti datum kada to bitan dogaaj u projektu najverovatnije da e prekretnica odigrati

je se

Identifikovati neophodna sredstva

Poto su navedeni svi zadaci potrebni za preduzimanje projekta, potrebno je identifikovati generike resurse potrebne da se zavri svaki zadatak, kao to je opisano u tabeli ispod. Potrebno je kreirati detaljan spisak potrebnih sredstava za projekat kada se kreira plan neophodnih sredstva u narednoj fazi (Korak 2: Kreirati plan resursa). Naziv zadatka Navesti naziv zadatka u projektu Resurs projektni tim svakog Navesti odgovoran za ispunjavanje zadatka Uloeni napor (trud) Kvantifikovati priblinu koliinu napora (npr. dana, meseci) neophodnih da se zadatak izvri

Kreirati raspored projekta

Sada su prikupljene sve informacije potrebne za izgradnju detaljnog rasporeda projekta i spiska zavisnosti.

Raspored projekta
Kreirati detaljan plan projekta navoenjem procesa, aktivnosti i zadataka neophodnih da se projekat zavri, kao i zavisnosti, redosled i resurse koji su ukljueni u proces.

Kratak primer projekta Priloga sledi:

Zavisnosti
Zavisnosti su logini odnos izmeu procesa, aktivnosti ili zadataka koji utiu na nain na koji e projekat biti preduzeti. Oni mogu biti interni u projektu (npr. izmeu projektnih aktivnosti) ili eksterni za projekat (npr. zavisnost izmeu projektne aktivnosti i delatnosti). Postoje 4 vrste zavisnosti: Zavriti-da-bi-poelo: stavka ove aktivnosti mora da se zavri pre nego to ova aktivnost moe da pone. Zavriti-da-bi-zavrilo: stavka ove aktivnosti mora da se zavri pre nego to se ova aktivnost moe zavriti Poeti-da-bi-poelo: stavka ove aktivnosti mora poeti pre nego to ova aktivnost moe da pone. Poeti-da-bi-zavrilo: stavka ove aktivnosti mora poeti pre nego to se ova aktivnost moe zavriti. Moraju da se identifikuju kljune zavisnosti u projektnom rasporedu, i navedu u tabeli kao to sledi Naziv aktivnosti Zavisi od Vrsta zavisnosti Identifikovati svaku Nabrojati stavku u odnosu na Identifikovati tip zavisnosti (npr. Zavriti-da-bi-poelo ili projektnu aktivnost koja je koju je aktvinost zavisna Poeti-da-bi-poelo) ukljuena u neku zavisnost

Pretpostavke
Navesti pretpostavke napravljene tokom ovog procesa planiranja. Na primer, moe se pretpostaviti da : Se projekat nee promeniti u obimu. Identifikovana sredstva e biti dostupna na zahtev. Odobrena sredstva e biti dostupna na zahtev.

Ogranienja
Kreirati listu bilo kojih ogranienja identifikovanih tokom ovog procesa planiranja. Na primer: Projektni tim mora da stvori sve fizike isporuke u okviru planiranog budeta Rad se mora preduzeti samo u okviru normalnih radnih sati.

Korak 2: Kreirati plan resursa

Uspena isporuka projekta moe biti teak posao. Treba upravljati osobljem, izvoaima radova, opremom i materijalom za postizanje ciljeva projekta i ispunjavanju zahteva klijenta. Plan resursa opisuje fizike resurse potrebne da se zavri projekat. On navodi svaki od tipova resursa, kao to su rad, oprema i materijal, i to daje raspored za respektivno korienje svakog resursa. Da bi se definisao sveobuhvatan plan resursa za projekat, potrebno je da se identifikuju razliite vrste sredstava potrebnih da se projekat zavri, odreivanje koliine svake vrste potrebnih resursa i zakazati potronju svakog resursa u okviru projekta.

Navesti neophodna sredstva

Treba poeti nabrajanjem resursa potrebnih da se projekat zavri. Radna snaga: Identifikovati sve uloge koje su ukljuene u sprovoenje projekta, ukljuujui sve radnike sa punim radnim vremenom, skraenim radnim vremenom i ugovornim ulogama Oprema: Identifikovati svu opremu koja je ukljuena na sprovoenju projekta. Na primer, to moe ukljuiti kancelarijsku opremu (npr. raunari, fotokopir, mobilni telefoni), telekomunikacionu opremu (npr. kablovi, prekidai) i maine (npr. teke i lake maine). Materijali: Identifikovati sve potrone materijale potrebne da se zavre projektne aktivnosti kao to su kancelarijski materijal (npr. fotokopirni papir, pribor, kertridi) i materijal potreban za izgradnju fizike isporuke (npr. drvo, elik, beton).

Odrediti koliinu neophodnih sredstava

Opisati specifikaciju svakog resursa. Za rad, napraviti spisak potrebnih vetina i iskustva za svaku ulogu. Za opremu, spisak specifikacija svake stavke opreme. Za materijale, navesti tip svake stavke potrebnog materijala.

Zatim kvantifikovati koliinu svakog resursa navodei ukupnu koliinu potrebnu, datum u kojem mora biti steeno i datum kada se oekuje da se konzumira.

Kreirati raspored resursa

U ovoj fazi su prikupljene informacije potrebne za izgradnju detaljnog rasporeda resursa u kome se navode: Potrebni resursi za zavretak projekta Rokovi za potronju svakog resursa Koliina svakog resursa potrebnih nedeljno Ukupna koliina resursa konzumiranih nedeljno Identifikovane pretpostavke i ogranienja
8

Korak 3: Kreirati finansijski plan

Rano u procesu planiranja projekta, mora se definisati ukupan budet za realizaciju projekta. Meutim, postavljanje budeta nije lak zadatak. Izazovno kao to jeste, postoje 4 koraka koji se mogu preduzeti da se stvori taan i realan budet po dokumentovanju projekta finansijskog plana.

Navesti finansijske trokove

Prilikom izrade finansijskog plana i postavljanja budeta projekta, potrebno je poeti od identifikacije svih vrsta trokova do kojih je verovatno da e doi tokom ivotnog ciklusa projekta. Tipino, veina projekata troi veinu svog budeta na kupovinu, lizing, zakup ili ugovaranje sredstava za projekat (npr. rad, opreme i materijala). Meutim, druge vrste trokova mogu da ukljue one koji se odnose na: Nabavku sredstava od dobavljaa Otvaranje kancelarije projekta Upravu projekta

Odrediti koliinu finansijskih trokova

Kada je identifikovan detaljan spisak trokova koji e nastati tokom projekta, sledei korak je da se navedu oekivani jedinini trokovi za svaku vrstu navedenih trokova. Trokovi jedinica su jednostavno cena jedne jedinice odreene stavke rashoda. Na primer, trokovi jedinice: Rada, mogu se izraunati kao troak po utroenom satu. Opreme, se mogu izraunati kao troak najma po danu. Materijala, se mogu izraunati kao nabavna cena po kvantitetu.

Posle nabrajanja jedininih trokova, treba izraunati ukupnu koliinu svake stavke trokova potrebnih za pokretanje projekta. Na primer: Identifikovati broj potrebnih uloga Kvantifikovati stavke potrebne opreme Odrediti koliinu potrebnih materijala Kvantifikovati stavke koje treba nabaviti od dobavljaa Izraunati administrativne trokove projekta

Kreirati raspored trokova

U ovoj fazi su prikupljene sve informacije koje su potrebne da se izgradi detaljan raspored trokova.

Ovaj raspored omoguava da se izraunaju ukupni trokovi preduzimanja projekta na dnevnom, nedeljnom ili mesenom nivou. Da bi se napravio raspored trokova, potrebno je izgraditi tabelu koja navodi sve tipove trokova na levoj strani, a sve nedelje u godini na suprotnoj strani. Onda se identifikuju iznosi finansijskih rashoda u budetu za svaku nedelju i za svaki tip trokova. Jednom zavrena tabela ovog tipa, moe da sumira sve trokove za jednu odreenu nedelju i da dobije nedeljni budet za ceo projekat. Naravno, na ovaj nain se moe izraunati dnevni, meseni ili godinji pogled, na osnovu konkretnog projekta potrebe. Takoe, ne sme se zaboraviti da se navedu bilo pretpostavke napravljene tokom stvaranja ovog finansijskog plana. Na primer, moe se pretpostaviti da: Se datumi isporuke nee promeniti tokom ovog projekta. Su oekivani jedinini trokovi tani u mogunosti greke od 5%. e sredstva navedena u ovom planu biti dostupna po potrebi.

Konano, potrebno je navesti bilo kakva ogranienja identifikovana tokom ovog procesa finansijskog planiranja. Na primer: Ograniene informacija su bile dostupne prilikom identifikovanja trokova. Nedostatak trita je doveo do visokih trokova rada.

Definisati finansijske trokove

Sada kada je napravljen detaljan plan o trokovima, potrebno je definisati proces za praenje i kontrolu trokova (odnosno cena) tokom ivotnog ciklusa projekta. Proces upravljanja trokovima se definie kroz dokumentovanje: Svrhe procesa Koraka u preduzimanju procesa Uloga i odgovornosti koji su ukljueni u preduzimanju procesa ablona korienih da podre proces.

Korak 4: Kreirati plan kvaliteta

Veina projektnih menadera je svesna da je isporuivanje projekta u okviru "vremena, cene i kvaliteta" kritino za uspeh. Meutim, pojam kvaliteta moe biti nedostian i esto nije jasno definisan. ta termin "kvalitet" znai? www.method123.com definie kvalitet kao "proizvodnju isporuka koje zadovoljavaju zahteve kupca".

Definisati ciljeve kvaliteta

Prilino je teko ispuniti oekivanja kupaca, osim ako se ne nacrta liniju u pesku pre nego to se pone. Postavljanjem pitanja kupcima da navedu unapred tano ta je to to oni zahtevaju, u velikoj meri poboljava anse za uspeh. Potrebno je traiti kupcu da obezbedi listu svojih zahteva za reenje za isporuku projekta. Onda im treba pomoi da sastave listu kljunih isporuka, koje e kada budu proizvedene
10

zadovoljiti njihove zahteve. Za svaku isporuku sastaviti spisak sastojaka, a zatim otii korak dalje i tako opisivati detaljne ciljeve kvaliteta (tj. kriterijume kvaliteta i standarde kvaliteta) koji moraju biti ostvareni za svaku komponentu. To e obezbediti sveobuhvatno razumevanje o tome ta je tano to to mora biti proizvedeno od strane projekta da ispuni oekivanja kupca.

Kreirati plan osiguranja kvaliteta

Sledei korak je da se napravi plan kako bi se kupac uverio da se ciljevi kvaliteta mogu ispunit. Potrebno je napraviti sistem kvalitativnih osiguravajuih kritika koje e biti preduzimane od strane nezavisnog lica na projektu. To e dati kupcu realan pogled na ukupan napredak projekta i verovatnou da e isporuka produkata zapravo ispuniti ciljeve kvaliteta koji su dogovoreni.

Kreirati plan kontrole kvaliteta

Za kontrolu stvarnog nivoa kvaliteta svake isporuke, dok se proizvodi, mora se napraviti raspored mera kontrole kvaliteta. Primeri ukljuuju uspostavljanje kritike radnika na istom nivou, recenzije, pregled isporuka, pregled dokumentacije i pregled zavretka procesa. Svaki pregled e izmeriti proizvedene isporuke i identifikovati bilo kakvo odstupanje od kvaliteta postavljenih ciljeva.

Definisati proces kvaliteta

Kreiranje planova za obezbeivanje i kontrolu kvaliteta produkata je dobar poetak. Takoe je potrebno da se uspostavi proces upravljanja kvalitetom kako bi se osiguralo da se svaka od akcija navedenih u planu kvaliteta vri najbre i najefikasnije mogue.

Korak 5: Kreirati plan rizika

Biti menader projekta nije lak posao. Potrebno je upravljati vremenom, cenom, kvalitetom, dobavljaima, kupcima i osobljem. Nije iznenaenje injenica da visok procenat projekata ne isporui oekivane poslovne prednosti - preko 70% prema Standish grupi. Da bi se osiguralo da se projekat ostvari uspeno, potrebno je kreirati sveobuhvatan plan rizika za taj projekat. Plan rizika je dokument koji identifikuje sve rizike predvidivih projekata i akcije potrebne da se sprei deavanje svakog rizika. Da bi se dobili najbolji rezultati, potrebno je napraviti plan rizika za projekat to je ranije u ivotnom ciklusu projekta mogue, idealno bi bilo ubrzo nakon to je plan projekta stvoren. Potrebno je preduzeti 4 kritina koraka da se izgradi plan rizika za projekat:

Identifikovati rizike
Veina rukovodioca projekata e se sloiti da je identifikovanje svih visokih prioriteta rizika za dugotrajan projekat vie umetnost nego nauka. Prvo, potrebno je da se identifikuju sve od potencijalnih kategorija rizika (odnosno oblasti u okviru projekta koji e verovatno sadr ati rizike) kao to su obim, raspored i budet. Tada je potrebno za svaku kategoriju, sastaviti spisak rizika za koje je verovatno da e negativno uticati na projekat. Na primer:
11

Zakazani rok za isporuku e biti premaen. Projekat e potroiti vie od izdvojenog budeta. Promene zahteva e dovesti do nekontrolisanog rasta obima projekta i kanjenja.

Imajui sveobuhvatnu listu rizika je od kljunog znaaja za uspenu realizaciju projekta.

Poreati rizike po stepenu prioriteta

Sledei korak je da se porea po prioritetu svaki rizik odreivanjem verovatnoe njegovog nastanka i uticaja na projekat koji tek treba da se ostvari. To se radi na sledei nain: Za svaku identifikovanu opasnost, dodeliti ocenu (izmeu 1 i 10) da opie verovatnou nastanka iste. Na primer, rizik do kog e gotovo izvesno doi e postii od 8 do 10, dok e rizik sa niskom verovatnoom postii izmeu 1 i 3. Dodeliti svakom riziku rezultat uticaja (izmeu 1 i 10) da se utvrdi ozbiljnost u uticaju rizika na obim projekta, zavrni datum, budet ili druge kljune kriterijume uspeha. Uzeti u proseku verovatnou i rezultat uticaja za odreivanje ukupnog prioriteta rizika. Vea prosena ocena - vei prioritet rizika. Visoko prioritetni rizici ne samo da e biti praeni od strane rukovodioca projekta, ali projektni odbor e ih takoe pratiti kako bi se osiguralo da oni ne utiu negativno na projekat tokom ivotnog ciklusa projekta.

Kreirati raspored rizika

U ovoj fazi obezbeena je puna lista rizika i njihovih prioriteta neophodna za projekat. Sledei korak je da se identifikuju mere potrebne da se smanje verovatnoa i uticaj svakog rizika, stvaranjem rasporeda rizika. Raspored rizika navodi sve od rizika identifikovanih do danas i za svaki rizik on opisuje: Prosean prioritet rizika (nizak, srednji, visok) Preventivne akcije da se smanji verovatnoa javljanja rizika Potencijalna akcija da se smanji uticaj rizika na projektu Resurs odgovoran za preduzimanje utvrenih radnji Rokove za preduzimanje navedenih radnji.

Definisati proces upravljanja rizikom

Uz detaljan raspored rizika, potreban je jo jedan alat da bi moglo da se upravlja rizikom efikasno u okviru projekta - jasan proces upravljanja rizikom. Ovaj proces e omoguiti da se reaguje na nove rizike koji su identifikovani tokom trajanja projekta i da se gde god je mogue oni ublae. Posedovanje projektnog odbora, ne znai da nema politike. To samo olakava upravljanje. Menader projekta, i dalje mora da smanji politiku u okviru odbora izgradnjom bliskih odnosa sa svakim lanom odbora. Potrebno je sastajati se sa svakim od njih redovno kako
12

bi se dolo do toga ta im je zapravo potrebno od projekta, od kada i zato. To je od pomoi u usmeravanju u pravom smeru kada se sastanu kao grupa. Sluajui njihove potrebe, obezbeuje se njihovo finansijsko uestvovanje i stvara se mogunost da se izbegnu burni sastanci odbora predstavljajui se sa reenjima umesto problemima.

Korak 6: Kreirati plan prihvatanja

Osnovni princip projektnog menadmenta je da proizvod za isporuku nije 100% zavren sve dok kupac nije to prihvatio kao potpuno. Da bi se osiguralo da su svi projektni rezultati prihvaeni (tj. otpisani) za kompletiranje projekta, potrebno je da se dokumentuje prihvatanje plana. Sledei dijagram navodi korake koje treba preduzeti da bi se kreirao plan prihvatanja:

Navesti kriterijume prihvatanja

Kreirati raspored prihvatanja

Definisati proces prihvatanja

Prvo, potrebno je da se identifikuju kriterijumi za prihvatanje koji obezbeuju osnovu za merenje kompletnosti rezultata projekta pre konanog potpisivanja od strane kupca. Dalje, zakazati paket testova prihvatljivosti za merenje procenta kompletnosti svakog proizvoda za isporuku protiv navedenih kriterijuma. I na kraju, dokumentovati proces za dobijanje konanog odobrenja kupca da potvrdi da su isporueni proizvodi u potpunosti zadovoljili kriterijume prihvatanja koji su dogovoreni. Plan prihvatanja se kreira na sledei nain:

Navesti kriterijum prihvatanja

Prvi korak prilikom kreiranja plana prihvatanja je da se identifikuju kriterijumi koji e biti korieni da se utvrdi da li kupac treba da odobri rezultate. Za svaki projekat spreman za isporuku (ili skup povezanih produkata) naveden u povelji projekta, koristiti sledeu tabelu da se identifikuju kriterijumi za prihvatanje i standardi koje treba ispuniti:

13

Proizvod za isporuku Kriterijum prihvatanja Navesti svaki projekat Za svaki projekat spreman za isporuku navesti kriterijum spreman za isporuku koji mora biti ispunjen da bi se osiguralo da ga kupac odobri kao 100% kompletnog

Standardi prihvatanja Za svaki projekat spreman za isporuku navesti standarde koji moraju biti ispunjeni da bi se osiguralo da ga kupac odobri kao 100% kompletnog

Ponekad e biti korisno koristiti kriterijume i standarde koji se odnose na: Vreme potrebno da se izgradi isporueno (videti plan projekta). Trokovi izgradnje isporuka (videti finansijski plan). Kvalitet produkata koji se grade (videti plan kvaliteta).

Kreirati raspored prihvatanja

U ovoj fazi kreator projekta je spreman da zakae testove prihvatanja potrebne za sticanje klijentovog prihvatanja produkata proizvedenih u okviru projekta. Proizvod za isporuku Proizvod za Datum zavretka isporuku Navesti zakazan Navesti proizvode za datum zavretka isporuku koji e koji e pokrenuti biti proizvedeni test prihvatanja u okviru projekta Test prihvatanja Metoda testiranja Testeri Opisati metodu korienu da se utvrdi da li je proizvod za isporuku ispunio definisane kritertijume I standarde

Datum testiranja

Identifikovati Navesti datum resurs odgovoran kada e svaki test za prihvatanje biti zavren svakog testa

14

Definisati proces upravljanja prihvatanjem

Kada je napravljen detaljan raspored testova prihvatljivosti, potrebno je definisati proces za preduzimanje ovih testova tokom ivotnog ciklusa projekta. Definisati proces upravljanja prihvatanjem za projekat po dokumentovanju: Svrhe procesa Koraka u preduzimanju procesa Uloge i odgovornosti koji su ukljueni u proces preduzimanja.

Korak 7: Kreirati komunikacioni plan

Jasna komunikacija sa svim uesnicima u projektu je od sutinskog znaaja. Potrebno je isporuiti prave poruke, pravim ljudima u pravo vreme. Napraviti plan komunikacije za identifikaciju komunikacijskih ciljeva, ciljanu publiku, kljune poruke, kanale isporuke i raspored komunikacionih aktivnosti. Ovo e obezbediti da svi ostanu informisani o projektu, to e fokusirati tim na zadatak koji im je pri ruci i obezbedie akterima da uvek budu aurni sa informacijama kako projekat napreduje. U plan komunikacije treba ukljuiti:

Analiza situacije
Prvi korak pri kreiranju plana komunikacije je da se izvri analiza situacije. Ovo je moderan izraz za istraivanje ivotne sredine postojeih komunikacionih ekipa. Potrebno je pregledati uinak svih komunikacija u okviru projekta i identifikovati prednosti, slabosti, mogunosti i pretnje. Onda se identifikuju nauene lekcije iz prethodnih vebi komunikacije, tako da se iste greke iz prolosti ne ponavljaju.

Komunikacioni ciljevi
U ovoj fazi su poznate komunikacione snage i gde treba da se poboljaju, Mogu se postaviti komunikacioni ciljevi. Navesti top tri cilja koje elimo da postignemo projektnim komunikacijama. Moda e to biti potreba da se obaveste zainteresovane strane o toku projekta, poveaju ulaganja mendmenta ili pobolja produktivnost tima.

Komunikacione odrednice
Postaviti odrednice za kontrolu komunikacija u okviru projekta. Na primer, moe se doneti odluka da: Sve poruke budu distribuirane preko unapred definisanih kanala. Sve kritine komunikacije budu unapred odobrene od strane menadmenta. Sva komunikacija bude prilagoena, na osnovu potreba zainteresovanih.

15

Ciljne grupe
Definisati tano ko je taj sa kime tim formalno komunicira. Formalna komunikacija je metod za kontrolu poruke poslate od strane tima. Ona promovie jedan konzistentan prikaz projekta odreenoj publici, tako da svako dobija istu verziju dogaaja.

Potrebe zainteresovanih strana

Svaka ciljna grupa e imati svoje potrebe. Ovi akteri e zahtevati informacije koje su specifine za njihovu ulogu u projektu. Na primer, sponzori projekta e morati da budu informisani o rizicima i prioritetnim pitanjima, dok e recenzenti kvaliteta moda morati da budu obaveteni o trenutnom statusu projekta.

Kljune poruke
Navesti kljune poruke koje je potrebno poslati svakom akteru. Kljune poruke mogu biti status projekta, projektna pitanja, rizici projekta, projektni rezultati ili resursi projekta. Potrebno je definisati kako e im se isporuiti svaka poruka, i kroz koje kanale.

Kanali dostavljanja
Postoji veliki izbor naina na koji mogu da se isporue kljune poruke akterima, ukljuujui e-potu, biltene, sastanke i konferencije. Za svakog od aktera, identifikuje se kanal koji e se koristiti da se dostave kljune poruke.

Raspored komuniciranja
U ovoj fazi se moe kreirati raspored komunikacionih dogaaja, aktivnosti i akcija koje su potrebne da se isporue prave poruke pravim ljudima u pravo vreme tokom celog projekta. Napraviti detaljan raspored deavanja i za svaku stavku na listi, odrediti rokove za zavretak i sve zavisnosti od drugih dogaaja u rasporedu.

Komunikativni dogaaji
Za svaki dogaaj koji je naveden u rasporedu, neophodno je opisati temeljno. Uveriti se da je definisana svrha dogaaja, kako e se odrati i kada trebalo da se odigra.

Komunikaciona matrica
Kada su nabrojani dogaaji i opisani detaljno, potrebno je identifikovati ko e njima upravljati i ko e pregledati njihovu efikasnost. Kreirati matricu komunikacije koja navodi ko je odgovoran za taj dogaaj, ko e uestvovati i ko e pregledati uspeh projekta. Potrebno je da plan komunikacije bude odobren od strane menadera, a zatim izvren da bi isporuio komunikaciju efikasno preko projekta.

16

Za uspenost projekta potrebno je iskreno miljenje o efikasnosti tima. Sprovesti povratne mere kao to su upitnici, povratne forme i istraivanja koja imaju za svrhu da naue kako da se stalno poboljava komunikaciju u okviru projekta tima.

Korak 8: Kreirati plan nabavki

Menaderi projekta esto moraju da nude rad spoljnim dobavljaima, kako bi se ispunili ciljevi projekta. Menader projekta obino ima vrlo malo kontrole nad delokrugom rada koji potie spolja, i zavisi od efikasnosti i pouzdanosti dobavljaa. Proces nabavke je stoga kljuni rizik projekta u okviru ivotnog ciklusa projekta. Izbor pravog dobavljaa za projekat je od kljunog znaaja za uspeh projekta. Stvaranjem plana nabavke, mogu se definisati potrebe spoljnih resursa i preduzeti formalna selekcija procesa da bi se izabrao pravi dobavlja za projekat. Sledei dijagram prikazuje korake koji su ukljueni u kreiranje plana nabavke za projekat:

Identifikovati zahteve nabavki

Istraiti ponude trita

Kreirati plan nabavki

Definisati proces nabavke

Za poetak, potrebno je identifikovati zahteve nabavke navodei ta je to to je potrebno nabaviti od spoljnih dobavljaa. Onda je neophodno izvriti istraivanje trita kako bi se osiguralo da postoje odgovarajui dobavljai koji mogu zadovoljiti zahteve nabavke i korienjem ovih informacija, moe se kreirati raspored nabavke koji navodi aktivnosti potrebne za: Izbor i sklapanje ugovora sa eljenim dobavljaem Nabavku potrebnih stavki za projekat Upravljanjem performansama dobavljaa.

17

ta god da je to to treba da se nabavi od dobavljaa potrebno je eksplicitno opisati ove stavke nabavke u planu nabavki. Stavke nabavke su svaka stavka koju je ugovorom obavezan da obezbedi dobavlja na projektu, kao to su: Proizvodi (npr. proizvodi, materijali, oprema, alati, maine) Usluge (npr. radne snage, tehnike i konsultantske usluge) Rezultati ( npr efikasniji proces, visoko kvalifikovan tim i reorganizovana organizacija).

Sledei odeljci opisuju detaljnije korake koji su ukljueni u kreiranje plana nabavke.

Identifikovati zahteve za nabavkom

Da bi se napravio plan nabavke, prvo je potrebno definisati ta je to to se nabavlja od spoljnih dobavljaa u projektu. Koristei sledeu tabelu, moe se navesti i opisati svaka stavka nabavke koja je potrebna projektu. Potrebno je opravdati svaku stavku opisujui obrazloenje za odluku nabavke ove stavke od spoljnih dobavljaa i konano, spisak potrebnih koliina i budet (ako je primenljivo). Koliina Identifikovati kompletnu koliinu svake potrebne stavke Budet Navesti budet koji je dostupan za nabavku navedene stavke

Stavka nabavke Navesti stavke koje je neophodno nabaviti od spoljnih dobavljaa

Opis Opisati stavku koju je neophodno nabaviti

Pravdanje Dati razuman razlog zato je ovu stavku neophodno nabaviti od spoljnih dobaljaa umesto iz postojeih sredstava

Istraiti ponude trita

Kada je poznato ta je neophodno nabaviti van postojeih sredstava, sledei korak je istraivanje lokalnog trita da bi se utvrdilo da li postoje prikladni dobavljai ije ponude ispunjavaju zahteve nabavke za projekat.

Istraiti segmente trita

Istraiti trite kako bi se osiguralo da postoje odgovarajui dobavljai na raspolaganju odgovaranjem na sledee tipove pitanja: Koja je veliina relevantnog trinog segmenta?
18

Koliko dobavljai rade u tom trinom segmentu? Koji dobavljai imaju najvei trini udeo? Koliko dobavljaa trenutno nude stavke nabavke potrebne za projekat? Da li e stavke verovatno biti dostupne u okviru rokova koji su potrebni za projekat? Da li postoje rizici u vezi sa nabavkom u ovom trinom segmentu?

Ishod ovog istraivanja treba da potvrdi da trite obuhvata niz odgovarajuih dobavljaa koji su u stanju da zadovolje potrebe nabavke projekta.

Istraiti ponude koje su na raspolaganju

Sledei korak je da se dokae da su ponude koje su dostupne na tritu verovatno pogodne da ispune zahteve projekta. Navesti primere takvih ponuda u sledeoj tabeli: Stavka nabavke Navesti stavke koje je neophodno nabaviti Dobavlja Navesti primere dobavljaa koji trenutno imaju ponude koje se poklapaju sa navedenim stavkama nabavke Ponuda Navesti primere ponuda tih dobavljaa Cena Identifikovati cenu svake ponude da bi se utvrdilo da li budet dozvoljava nabavku iste Dostupnost Identifikovati vreme potrebno za obezbeivanje ponude kako bi se utvrdilo da li e ista biti dostupna kada to bude bilo neophodno

Kreirati raspored nabavki

U ovoj fazi je steeno saznanje da li trite ima ponude koje e verovatno ispuniti zahteve projekta. Sada je potrebno napraviti detaljan raspored nabavke za projekat navodei aktivnosti i rokove potrebne za:

Pravljenje selekcije
Ovo ukljuuje izdavanje zahteva za informacije suenom izboru dobavljaa, zahteva za predlog da bi se izabrao dobavlja i ugovor dobavljaa kako bi se sklopio ugovor sa eljenim dobavljaem za projekat. Isporuku stavki nabavke

To podrazumeva proizvodnju i isporuku stavki nabavke, kao i prihvatanje istih u ime projektnog tima.

19

Pregled dobavljaa

Ovo podrazumeva preduzimanje niza kritikih pregleda dobavljaa kako bi se osiguralo da dobavlja ispunjava obaveze definisane u ugovoru dobavljaa. Sledei grafikon je primer rasporeda nabavki za projektni tim.

Dokumentovati bilo kakve pretpostavke i ogranienja identifikovanih tokom ove vebe planiranja nabavki.

20

Definisati proces nabavki

Kada je napravljen detaljan raspored nabavke, potrebno je definisati proces za upravljanjem spoljnim nabavkama i ispunjenje predmeta nabavke kroz ivotni ciklus projekta. Definisati proces upravljanja nabavkama za projekat dokumentovanjem: Svrha procesa Koraka koji se preduzimaju u procesu Uloga i odgovornosti koji su ukljueni u preduzimanju procesa ablona koji se koriste da podre proces nabavke.

Korak 9: Unajmiti dobavljae

Bilo da je potrebno itav aspekt okvira projekta potkrepiti spoljnim sredstvima ili jednostavno nabaviti proizvode za isporuku, proizvode ili usluge, morae da se pokrene formalni proces selekcije za ugovorne dobavljae na projektu. Da bi se pokrenuo formalni proces selekcije, potrebno je da se preduzmu sledei koraci:

Definisati proces selekcije

Kreirati izjavu o radu

Izdati zahtev za informacijama

Izdati zahtev za predlog

Pregovarati o ugovoru dobavljaa

U cilju definisanja naina na koji e se proces selekcije preduzeti, navesti aktivnosti potrebne da bi se izabrao eljeni dobavlja, kao i uloge i odgovornosti potrebne za obavljanje te delatnosti. Kreiranjem izjave o radu moe se definisati ta je to to e obezbediti dobavlja na projektu. Tokom faze planiranja nabavke su istraivani dostupni potencijalni dobavljai, tako da se verovatno zna kako i kome e se objaviti ovaj tender na tritu. Distribucijom zahteva za informacije i zahteva za dostavljanje ponude (zahteva za predlog) e se obavestiti dobavljai o informacijama koje su potrebne da bi se izaberao eljeni dobavlja na projektu. Tada smo spremni da pregovaramo o ugovoru dobavljaa, saglaavajui se o odgovornosti obe strane i uslovima za snabdevanje.
21

Korak 10: Pregled plana

Poslednji korak u procesu planiranja projekta je zavretak procesa revizije. Ovaj pregled se preduzima da se utvrdi da li su sve planirane aktivnosti i zadaci uspeno zavreni i da se zatrai odobrenje da se nastavi sa izvravanjem faze projekta. Sledei dijagram prikazuje korake koji su ukljueni u preduzimanje ove recenzije:

Identifikovati kriterijume faze pregleda

Zapoeti fazu pregleda

Zavriti fazu pregleda

Traiti odobrenje za nastavak

Proces recenzije se zavrava na kraju faze pokretanja, planiranja i izvrenja da bi se razmotrio napredak projekta do danas, i da bi se trailo odobrenje da se nastavi u sledeu fazu. Ne postoji proces revizije na kraju faze zatvaranja jer je odobrenje da se zatvori projekat pokriveno u izvetaju projekta zatvaranja. Menader projekta dokumentuje rezultate svakog procesa revizije pomou formulara pregleda plana. Da bi se dobilo odobrenje da se nastavi, morae da se predstavi trenutni status projekta projektnom odboru za razmatranje. Projektni odbor, kojim je predsedavao sponzor projekta, moe da odlui da izda odobrenje za poetak sledee faze projekta, zapone dalji rad na postojeoj fazi projekta, ili otkae projekat.

Zakljuak
Nakon predstavljenih deset koraka u planiranju projekta, upoznati smo sa injenicom da je kreiranje plana projekta mnogo vie od pukog navoenja zadataka i dodeljivanja resursa. Planiranje projekta obuhvata upravljanje novcem, kvalitetom, rizikom, komunikacijama, materijalima, opremom i dobavljaima. To zahteva mnogo posla ali ukoliko se uradi kako treba umnogome olakava voenje projekta. Proces planiranja ne treba pourivati, potrebno je odvojiti vreme ne ophodno da se podrobno isplanira svaki korak pre nego to se pristupi izvravanju. Jer, kao i u svim drugim ivotnim situacijama dobar plan je pola zavrenog posla.
22