CÁCH VIẾT THƯ

1. Cấu trúc bạn cần nắm khi viết thư bằng tiếng Anh
Salutation & Greeting (Chào hỏi).
Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu).
Reasons for writing (Lý do viết thư).
Main point (Nội dung chính).
Concluding sentence (Kết thúc email).

1.1. Greeting – Chào hỏi

o Trong trường hợp bạn đã biết tên người nhận thư,

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Ex: Dear Mrs. Le, Dear Mr. White, Dear Ms. Ly,

o Nếu người nhận có mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name

Ex: Hi Chloe, Dear Chloe….

o Nếu bức thư cần sự trang trọng hơn, hay bạn chưa biết thông tin người nhận

“To whom it may concern” hay “Dear Sir/Madam”.

1.2. Opening comment – Hỏi thăm

1/ Hỏi thăm sức khỏe (một cách thân mật):

o How are you? (Bạn có khỏe không?)

o How are you doing? (Anh dạo này thế nào?).
o Are you well? ( Bạn có khỏe không?)
o In good shape, are you? ( Bạn khỏe mạnh chứ?)
o How are you ? ( Bạn có khỏe không ?)
o How have you been ? ( Dạo này bạn thế nào ?)
o Are you better now? ( Bây giờ khá hơn rồi chứ?)
o How have you been lately? ( Dạo này (sức khỏe) bạn thế nào?)
o How are you feeling? ( Bạn sức khỏe thế nào?)
o How are you going? ( Bạn thế nào rồi?)
o How are you keeping? ( Bạn có khỏe không/ Bạn sức khỏe thế nào?)
o I trust you are keeping well? ( Chắc là bạn vẫn khỏe?)

2/ Hỏi thăm sức khỏe (một cách trang trọng):

o I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.).
o I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe).
3/ Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”:

o Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC).
o Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp).
o Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp).

1.3. Reasons for writing – Lý do viết thư

o I am writing to + ….
o I am writing to ask for the information about the English courses.(Tôi viết email này để yêu cầu
quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.).
o I recently read/heard about ….. and would like to know ….(Tôi gần đây được biết tin về.. và
muốn biết..).
o I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và
muốn được biết…).
o I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….).
o We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to
complain/explain/apologize.
o I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm
trong hợp đồng.).
o I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để
kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.).
o I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….).
o I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau).
o Having seen your advertisement in …, I would like to … (Qua quảng cáo của các anh tại.. Tôi
muốn được biết về…).
o I would be interested in (obtaining / receiving) …(Tôi quan tâm tới việc nhận được.. về..).

1.4. Main point – Nội dung chính.

Ở phần nội dung sẽ đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, sau đó là phần lý do viết
thư. Có thể chia phần nội dung chính theo một số dạng sau. Để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian thì
bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết.

Dạng 1: Referring to previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó).

o for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch
hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.).
o As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…).
o Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan
với…).
o As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…).
o As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …).
o As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…).
Dạng 2: Making a request (Yêu cầu).

o Could you please help me …(inform the student of ¦nal exam…), please? (Ông có thể vui lòng
giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?).
o I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về
việc…).
o Could you tell me something about …? (Bạn có thể cho tôi biêt về…).
o I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… ).
o I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…).
o I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…).
o I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…).

Dạng 3: Giving good news (Thông báo tin tốt).

o We are pleased to announce that …(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..).
o You will be pleased to learn that …(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….).
o I am delighted to inform you that ..(Tôi rất vui khi báo với anh rằng…).

Dạng 4: Giving bad news (Thông báo tin xấu).

o I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết
thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của
công ty ông/bà).
o It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…).
o We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…).
o After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi
đã quyết định…).

Dạng 5: Complaining (Phàn nàn).

o We regret to inform you that our order No. —– is now considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc
phải thông báo với các anh rằng đơn hàng của chúng tôi số…. thì đã quá hạn lâu).
o I am writing to complain about … (Tôi viết thư này để phàn nàn về…).
o I would like to query the transport charges which seemunusually high (Tôi muốn thắc mắc về phí
vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường).
o I am writing to express my dissatisfaction with …(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình
về…).
o Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. (Làm ơn lưu ý rằng hàng
chúng tôi đặt vào ngày… vẫn chưa được giao..).

Dạng 6: Apologizing (Xin lỗi).

o I would like to apologise for the (delay, inconvenience)… (Tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất
tiện..).
o We are sorry for the delay in replying to … (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…).
o Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi
về..).
 o I regret any inconvenience caused (by) … (Tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…).

Dạng 7: Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng).

o Thank you for your quotation of … (Cảm ơn về báo giá của anh về..).
o It will take about (two/three) weeks to process your order. (Sẽ mất khoảng 2/3 tuần để xử lý
đơn hàng của các anh).
o I am pleased to acknowledge receipt of your order n° …..(Tôi muốn xác nhận đã nhận đơn đặt
hàng của các anh số…).
o Please confirm receipt of our order. (Làm ơn xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi).
o We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng
với các anh cho sản phẩm…).
o We would like to cancel our order n° ….. (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số…).
o Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của các anh sẽ được xử lý sớm
nhất có thể).
o We can guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo việc giao hang trước
ngày…).
o Unfortunately these articles are no longer available /are out of stock. (Rất tiếc mặt hang đó
không còn/hết hàng).

Dạng 8: Prices (Giá cả).

o Please send us your price list. (Làm ơn gửi cho chúng tôi báo giá).
o We have pleasure in enclosing a detailed quotation. (Chúng tôi xin được đính kèm bảng báo giá
chi tiết).
o Please note that our prices are subject to changewithout notice. (Làm ơn chú ý rằng giá cả của
chúng tôi có thể thay đổi không báo trước).
o You will find enclosed our most recent catalogue and price list. (Anh vui lòng xem bảng báo giá
và danh mục hàng hóa gần nhất đính kèm).
o We can make you a firm offer of … (Chúng tôi có thể xác nhận giá chính xác…).

1.5. Concluding Sentence – Kết thúc thư

o Bức thư có thể kết thúc bằng việc sử dụng một trong các cụm từ dưới đây tùy tình huống:
o Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further
information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).
o Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
o Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.).
o If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần
thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.).
o Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin).
o I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.).
o I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu
ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.).
o I look forward to… (Tôi rất trông đợi…).
1.6. Signning off – Ký tên
Nếu thân mật:

 Best wishes,
 Take care,
 Best,
 Bye,

Trường hợp cần sự trang trọng (như đã đề cập tên ở phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…):

 Yours sincerely,
 Best regards,
 Warm regards,
 Best regards,

Trường hợp cần sự trang trọng (chưa đề cập tên ở phần chào hỏi – Dear Sir/Madam):

 Yours faithfully,

2. Một số lưu ý khi viết thư tiếng Anh

 Tránh viết tắt: Phải viết rõ ràng đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … tránh viết I’m, I’ll, I
don’t, I’ve seen.
 Không được dùng từ tiếng lóng, thông tục, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
 Không dùng want cho ngôi thứ nhất, mà hãy dùng would like. Không dùng động từ should với
ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ được phép dùng cho ngôi thứ nhất.
 Xin lời khuyên: Nên dùng may hoặc could thay thế cho can; would thay thế cho will, …
 Dù cho bạn đang bực tức đi chăng nữa thì hãy lễ độ bằng cách: dùng Dear ở đầu thư, và dùng
Please khi muốn yêu cầu.
 Viết ngắn gọn, súc tích, đủ ý. Câu văn ngắn, nên dùng câu đơn có 1 mệnh đề. Câu phải có đủ
subject, verb, direct object và indirect object nếu có.
 Hãy để ý khi dùng và dùng chính xác các dấu câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm.
 Nếu 1 ý chính của bạn có nhiều ý phụ, thì bạn nên dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế đến mức
tối thiểu đến mức tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
 Không mắc những lỗi như: lỗi chính tả, lỗi văn phạm.
 Tránh những lỗi về ambiguity: câu, từ gây hiểu lầm, nhiều nghĩa. Hãy dùng từ đơn giản, không
được dùng từ bác học.

Cuối thư:

o “Sincerely Yours,” Dùng trong thư khiếu nại, thư mời, thư xin việc vì mang nghĩa “chân thành”–
o “Faithfully Yours,” Dùng trong khi nhà cung cấp trả lời khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.
o “Regards, Best Regards,” Hai cách này có thể sử dụng thông dụng trong nhiều tình huống.
FORMAL LETTER

1. Cách viết phần beginning

Phần beginning là phần chào hỏi đầu thư dành cho người nhận, thường dùng những cụm từ sau:

 Dear Mr/Ms + surname

Ví dụ: Dear Mr. Harvey, Dear Mrs. Smith,…

 Dear Sir/Madam: khi không biết rõ người nhận là nam hay nữ.

2. Cách viết phần body

2.1 Lý do gửi thư/email

Nên dùng những mẫu câu sau để nêu lên lý do viết thư một cách lịch sự:

 I am writing/write to … (tell about … / let you know about …)

 I would like to … (tell/send/let …)

 I enjoy/ really like …(+V_ing)

 I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to…(+N)

 I am writing on behalf of …(+N)

Ví dụ: I am writing to ask for further information about your produces.

Phần body của các dạng thư tiếng Anh:

2.2 Yêu cầu hay đề nghị

Khi muốn yêu cầu, đề nghị hay hỏi một vấn đề nào đó một cách trang trọng, người ta thường dùng các
mẫu câu:

 I would be grateful if …

 I wonder if you could …

 Could you please …? Could you tell me something about …?

 I would particularly like to know …

 I would be interested in having more details about …

 Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?

 I would like to ask your help …

Ví dụ: Could you please let me know if you can arrange time to attend our anniversary party 6th?

2.3 Thông báo tin xấu

Khi thông báo tin xấu, nhằm xoa dịu người đọc, bạn nên dùng những mẫu câu như:

 I regret to … (tell/inform …)

 I am (very) sorry about/for …

 I would like to apologize for …

Ví dụ: We regret to inform you that the show has been cancelled due to the heavy rain.

2.4 Trao đổi tiếp vấn đề trước đó

Những mẫu câu thường dùng như:

 As you started in your letter, …

 Regarding … Concerning … With regards to …

 As you told me,…

 As you mentioned in the previous one,…

 As I know what you wrote me,…

Ví dụ: As you mentioned in the previous one, we will have a meeting on Monday.

2.5 Phàn nàn

Các mẫu câu phàn nàn như:

 I am writing to complain about …

 You said … but in fact what happened …

Ví dụ: I am writing to express my dissatisfaction with your staff.

3. Cách viết thư bằng tiếng Anh phần ending

3.1 Mẫu câu để người đọc liên hệ lại

 If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me.

 I look forward to hearing from you.

 Please contact me if you have any further questions.

 I am very happy to get your feedback.

 It is very kind of you if you drop me a line back.

Ví dụ: If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know and we will give you the
answer as soon as possible
3.2 Kết thư

 (If Dear surname): Yours sincerely,

 (If Dear Sir/Madam): Yours faithfully,

 Best Regards,

 Best Wishes,

 Regards,

 All the best!

 Continues success,

 Sincerely yours,

 Sincerely,

 Bye for now,

 Talk to you later,

 Talk to you soon,

 Take care,

 Have a nice/good/great/wonderful day!

 Have a nice/good/great/wonderful weekend!

 Have a good one!

4. Tiêu chuẩn của thư formal

Cách viết thư formal bằng tiếng Anh tuân theo những tiêu chuẩn sau:

 Không viết tắt bất kỳ từ nào như I’ll, I’ve seen, I don’t,…, mà phải viết đầy đủ ra như I do, I do
not, I will, I am,…

 Không dùng từ lóng, văn nói hay từ thân mật: wanna, gonna, kid, dad, mate,…

 Không dùng từ want cho ngôi 1, hãy dùng từ would like. Không dùng từ should cho ngôi 2
(không khuyên bảo đối tác, khách hàng, sếp), chỉ dùng cho ngôi thứ 1 (xin lời khuyên). Dùng
may/could thay cho can, would thay cho will.

 Dùng từ lịch sự ngay cả khi bạn đang bực bội khi viết thư phàn nàn: dùng Dear mở đầu, dùng
Please khi muốn yêu cầu.

 Viết ngắn gọn nhưng đủ ý. Câu văn gãy gọn, đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu
có. Không nên dùng complex sentence (câu phức) vì dài dòng, nhiều mệnh đề.

 Dùng chính xác dấu câu: chấm phẩy, hai chấm, chấm hỏi,…Nếu có nhiều ý phụ hãy gạch đầu
dòng. Hạn chế tối đa hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than.
 Tránh lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

 Không dùng từ nhiều nghĩa dễ gây hiểu lầm. Không dùng từ hàn lâm, bác học khi viết thư. Nên
dùng từ đơn giản, dễ hiểu.

 Cuối thư dùng Regards, Best Regards cho trường hợp thông dụng. Sincerely Yours dùng cho thư
xin việc, thư mời, thư khiếu nại với ý nghĩa chân thành. Faithfully Yours dùng trong thư trả lời
khách hàng, đối tác vì hàm ý “trung thành”.