Дейност Честота Забележка Контакти

Два sheet-a:
Поддържане на таблица "T Tracking" - информация за изпратени и приети оферти.
Информация за извършени дейности без предварително направени оферти - call backs. 1. T OFFERS 2021
Всеки ден 2. Comp WO Offers_22 (попълване на инфо от къмперативи
K:\COMMON FILES\SERVICE\Offers - Dilyana and Zvezdalina, таблица: T OFFERS_ORDERS TRACKER без оферти)
2022

Офертите се разпределят по папки по клиенти като във всяка папка има къмператив и
съответно офертата към него, също така снимки на рез. части и доп. информация При необходимост от оферта
K:\COMMON FILES\SERVICE\Offers - Dilyana and Zvezdalina\Offers

Предаване на информация към финансов отдел за извършените ремонти и дейности

(chargable call backs), които трябва да се фактурират - къмператив, оферта и протокол.
Преглеждат се протоколите от предходния ден и се отсяват
Файловете за извършените ремонти се слагат в папка наименована със съответната дата в Всеки ден тези с извършени дейности, които трябва да се фактурират.
следната директория:
K:\COMMON FILES\SERVICE\Offers - Dilyana and Zvezdalina\Comparatives

Изготвяне на оферти към клиенти съгласно препоръка от механици, належащи ремонти, При наличие на нова информация, след При наличие на цялата информация се калкулира общата
запитване от клиенти. Идентифициране на части, тяхната цена и срок на доставка. Получаване
на информация от Боби и техниците за необходимите часове труд. преглеждане на всички протоколи стойност на офертата и се изпраща към клиента в pdf файл.

Поръчката на части за извърши в различни платформи,

различни доставчици, в зависимост от типа съоръжение. В
T Поръчка на резервни части - при одобрение от страна на клиент се пуска искане в система
таблица "Orders 2021" (K:\COMMON FILES\SALES\Orders),
помощна таблица от предходни години, която ми помага за
ReGet, при одобрение от страна на управител се поръчват необходимите части, към които се
търсене на части "Orders 2017_2020" се описва всичко
D изисква получаване на фактура от страна на доставчика. При необходимост
свързано с поръчката - пореден PO номер, наименование
повече информация в sheet полезни контакти
Поръчка на резервни части - при клиенти с договори ОМ (включени части), пуска се ReGet
U отново, при одобрение се поръчва частта. на частта, номер на частта, за кой клиент се отнася, какво
количество се поръчва, от кой доставчик се поръчва, на коя
T дата. При доставка на частта се описва датата на доставка,
I номер на фактура и дата на фактура.
E
S
Доставка на резервни части - при доставка се описва датата на доставка върху Отразява се датата на доставка и в таблица "Orders 2021"
товарителницата и се предава частта към Боби Б. или Тео. При наличие на доставка (K:\COMMON FILES\SALES\Orders)

Рециклиране на части/платки

OTIS RECYCLING CENTER20 Rue des Charretiers95100 Argenteuil,epccommunication@otis.com

France

Обработка на фактури от доставчици - върху фактурата се описва за кой клиент е стоката,

дали ще се фактурира или е съгласно договор ОМ. Към фактурата се прилага товарителница с Отразява се информация в таблица "Orders 2021" (K:\
датата на доставка и/или информация за дата на доставка получена чрез сайтa на COMMON FILES\SALES\Orders)
При получаване на фактури
логистичната компания, която е доставила частта. Също така се прилага информация от IMS invoice: K:\COMMON FILES\SERVICE\Offers - Dilyana\
системата ReGet - одобрение. При пълно окомплектоване се предават към финансов отдел.
IMS_invoice
Същото това, може да се опише и в имейл и да се изпрати към финансов отдел.

Информация за части по сметка 30901 Финансов отдел изпраща файла към сервизния отдел,
Всеки месец
K:\COMMON FILES\SERVICE\Offers - Dilyana\30901 отбелязва се кои части са вложени.

Работна таблица: T OFFERS_ORDERS TRACKER 2021 (K:\

Сим карти - поддържане на база данни с информация за сим картите - на кой обект кой При наличие на нова информация - COMMON FILES\SERVICE\Offers - Dilyana), sheet Razgovorni
номер сим карта. Преиздаване на такса свързаност със съдействие от страна на Малина. Тя
попълване на база данни. После информацията я прехвърлям в SIM CARDs LIST (K:\
следи коя такса кога изтича и всеки месец изпраща информация кои клиенти поддлежат на
Веднъж в месеца - преиздаване COMMON FILES\SERVICE\Offers - Dilyana\SIM CARDS\SIM
преиздаване на такса свързаност
cards), main sheet: Customer data base

Ежеседмично, след като Боби е одобрил

Преглед на работните справки от механиците и нанасяне на данните в "Working Hours
2021.xls" (намира се на сървъра K:\HR\Working Hours\2021) справките и уточнил часовете с
момчетата.

При ползване на отпуск от някого от служителите се изисква представяне на попълнено

заявление, което да бъде подписано от служителя и от прекия ръководител - Гери, в случай, че
Със Стаси на тримесечна база правим проверка/засичане
техниците подават заявление е необходим подпис и от техните преки ръководители - Боби, При ползване на отпуск от служителите.
Крум, Тео. Това се отразява в "Working Hours 2021.xls" и в "Report for Paid Leaves" (K:\COMMON на информацията - ползвани дни и оставащи дни.
FILES\HR\Paid Leaves)

Информацията се изисква от съответните ръководители -

Подаване на информация за дежурствата към Стаси, в копие на имейла слагам Виорел, Гери, Веднъж в месеца Боби за София и Крум за Шумен (при Крум ги редуваме

H Боби и Крум тримата, освен ако някой не е в отпуск, болничен или

командировка. При такъв тип казус се дискутира с Крум.

R
Изисква се информация от Малина за фактурираните
ремонти през предходния месец. На базата на получената
Подаване на информация за бонусите на момчетата към Гери, в копие Стаси.
Веднъж в месеца справка срещу всеки ремонт се записва името/имената на
K:\COMMON FILES\SERVICE\Offers - Dilyana\Field Mechanics\Bonus\2021 техника/техниците, които са го извършили съгласно
протокол.

Изготвяне на месечна работна справка за отработените часове от всички служители и

изпращане към Gugushev Finance & Accounting (с копие до Виорел, Гери, Стаси), за
Веднъж в месеца, след получаване на Месечната работна справка, която се изпраща, съдържа
оформянето на заплатите. Заедно с работната справка се изпращат и сканирани всички
имейл Monthly closing от страна на страниците от "Working Hours 2021.xls", които се отнасят за
заявления за отпуск, болничните листове и справките на механиците. Ако е имало служители,
които са ползвали болнични, то оригиналите на болничните листове се изпращат по куриер на Стаси със срокове кое кога трябва да отработените часове на служителите от администрацията и
до Гугушеви. бъде извършено механиците за текущия и предходния месец.
Преди да се изпратят файловете по имейл задължително се криптират (с парола).

A Когато трябва да се направи ревизионен преглед на

D даден/и асансьор/и през следващия месец, се изпраща на
клиента заявление по образец, което той след това трябва
M Поддържане на таблица "Official body inspections for customers 2021" (K:\SERVICE\E - ELEVATOR да изпрати попълнено заедно с платежното нареждане,
I INSPECTION\Revision BOOKS log), която съдържа информация за ревизионните прегледи на удостоверяващо, че таксата за прегледа е заплатена, на
N асансьорите на сервиз. имейла на съответния регионален отдел на Инспекцията
При наличие на нова информация. или към нас и ние от своя страна препращаме към вече поето от Тишо
I K:\COMMON FILES\SERVICE\ELEVATOR INSPECTION\Revision BOOKS log\Letters\Customers\Letters съответната агенция.
S for inspection - писма до клиенти, LETTER файл - с темплейт за писмо. Ако клиентът е загубил ревизионната книга на
съоръжението, трябва да попълни и молба за издаване на
T дубликат на книгата. Когато се изпраща молбата за
R издаване на дубликат, към нея задължително се прибавя
една празна ревизионна книга (в Meeting room-a).
A
T
I
O
N Попълване на справка по образец за промените в сервизното портфолио за тримесечието
(сключени и прекратени сервизни договори) на територията на съответния РО ИДТН) и На сървъра K:\COMMON FILES\SERVICE\ELEVATOR
изпращане по имейл с изх. номер. Хартиено копие се запазва в папката "Справки РО ИДТН На всяко тримесечие. INSPECTION\IDTN Uvedomiavane\2021 вече поето от Тишо
2021"
# Доставчик Информация Лице за контакт Имейл тел. Доп. инфо Доп. инфо Доп. инфо

1 OTIS France - EPC, Liftmall http://ofrrya38.otis.com/

поръчка на части за асансьори/ескалатори
завода във Франция; EPC Lift mall - система за EPC Technical Service
поръчки EPC Customer Service epctechnical@otis.comEPCCS@Otis.Com
2 OTIS Spain поръчка на части за асансьори/ескалатори ES ATT CLIENTE SERVICE поръчки чрез имейл
завод в Испания CENTER atencionalclientesc@otis.com

In the future, please contact me in case of requirements for escalators and travalators
In case of requirements for elevators, please contact Mrs. Brablcová
mlada.brablcova@otis.com
3 OTIS Breclav - eKIS http://oczbrd0a.otis.com/eKIS/Public/LogIn.aspx?ReturnUrl=%2feKIS%2fPages%2fShoppingBasket.aspx%3fnew&new
Dear Mlada,
please process the request

Renata Wágnerová Thank you

Best regards / S pozdravem / Mit freundlichen Grüßen
поръчка на части за ескалатори/асансьори Ivana Spáčilová user: gerganay User ID: AlexovaZ Renáta Wagnerová
завод в Брецлав; eKIS - система за поръчки Mlada Brablcová Renata.Wagnerova@otis.comIvana.Spacilova@otis.com Mlada.Brablcova@otis.com pass: parola01 Password: escalator Escalator Modernization and Spare Part Sales

4 OTIS Elevator China поръчка на части за асансьори/ескалатори с Wendy Wang (8622) 2810-1183 поръчки чрез имейл
марка ОТИС, Китай Bob Bao Xiaojun.Wang@otis.comXianHua.Bao@otis.com
5 Anliger поръчки чрез имейл
поръчка на части за асансьори/ескалатори, Китай Jessica jessica@anliger.com
6 OHF - Ölhydraulische Fördertechnik Malsch GmbH поръчка на части за асансьори с марка OHF 49 (0)7204 9202 30 поръчки чрез имейл
(пример: обект Саневиан) Robin Siegwarth rsiegwarth@oehf-aufzuege.de

7
Draka EHC поръчка на handrails (ръкохватки) за ескалатори 421,905,967,320
за предпочитане пред завода ни в Брецлав,
Prysmian Group и траволатори Paweł Filus pawel.filus@prysmiangroup.com тъй като е по-евтино

8 Orona Spain поръчка на части за асансьори марка Орона, https://area.orona-group.com/group/guest user: dilyana.kyoreva@otis.com
поръчва се чрез портала на Орона globalspares@orona-group.com pass: SparePartOrona

9 Kleemann https://login.kleemannlifts.com/auth/realms/3s/protocol/openid-connect/auth?response_type=code&redirect_uri=https://eshop.kleemannlifts.com/PCMSalesPortal81/Login.aspx&client_id=eshop&scope=openid
поръчка на части за асансьори/ескалатори -
Клеман, Ферматор; поръчва се чрез портала на v.politidou@kleemannlifts.com user: zvezdalina.alexova@otis.com
Клеман Valinta, Elena e.sidiropoulou@kleemannlifts.com pass: Otis2022@
10 А+Т 96 (0) 888 25 65 28 поръчки чрез имейл
поръчка на лагери Николай Костов at96@omega.bg; n.kostov@at96bg.com
11 Ал и Ко /Шумен/ масла masla@al-co.bg повече инфо Крум
mvarbanova@Alphalift.com
12 Алфа Лифт mmasurska@Alphalift.com 02-9745625 поръчки чрез имейл
релета, табла, разг. у-ва office@alphalift.com
13 Викиват Електроника и електронни компоненти sales@vikiwat.com поръчки чрез имейл
14 Дакс – 96 огледала и стъкла Велина sales@daks-96.com (0) 885569120 поръчки чрез имейл
15 Декотекс 99 (0) 888 602 833 поръчки чрез имейл
Електроматериали и кабели Боян deko99@mail.bg boyan@dekotex99.com
16 Елимекс Електронни компоненти (аз съм купувала от тях elimex@elimex.bg поръчки чрез имейл
батерии и вентилатори) sofia_gd@elimex.bg

17 Елиф Трейд поръчка на части за български асансьори, марка (0) 879277036 поръчки чрез имейл
Fermator части (най-вече за БПС) и асансьорите в
Шумен; поръчка на флексир кабели. Сунай Ибрямов eliftrade@abv.bg
18 Ехнатон България Контактори Васил vi@akhnaton.biz (0) 28176008 поръчки чрез имейл
19 Тераком (0) 875137965 поръчки чрез имейл
разг. у-ва Даниела Йовчева d.yovcheva@teracom-bg.comoffice@teracom-bg.com
20 Хас Лифт hasliftbulgaria@gmail.com (0) 2 967 65 65 поръчки чрез имейл
Асансьорни компоненти Орхан o.cakir@hasasansor.com
21 Шрак техник Контактори Лозан Радев l.radev@schrack.bg (0) 2 8907911 поръчки чрез имейл

22 Юлитрейд поръчка на масла за асансьори и ескалатори; (0) 888834778 поръчки чрез имейл
услуги - източване на масла; доливане на нови;
проверка състоянието на маслото Юлиана Николова yulitrade_23@abv.bg

Hauer GmbH - elevatorshop https://www.elevatorshop.de/en/account/ user: zvezdalina.alexova@otis.com

части - KONE и всякакъв тип pass: elevator