ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.

00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 1 of 12

1. Цел
Целта на тази процедура е да регламентира организацията и реда при
управление на закупуването, както и уреждане на взаимоотношенията с
доставчиците на материали и консумативи, да се намери най-разумната цена
и срок на доставка за определените от клиента качествени изисквания.

2. Отговорни изпълнители
- Главен Мениджър (ГМ)
- Мениджър закупуване (МЗ)
- Мениджър на проекта (ПМ)
- Мениджър по качество (МК)

3. Описание

3.1. Общи положения

Главната цел на закупуването е да се открият и поддържат доставчици, които

могат да доставят в срок, стоките да бъдат с висока надеждност, с най-добро
качество, на най-достъпна цена, така че да изпълняват всички клиентски
изисквания.

В съответствие с BOM  и заявките за производство, одобрени от клиента,

мениджъра по закупуване започва разглеждане по съответните критерии. МЗ
стриктно спазва предоставените от клиента спецификации.

Закупуване от местни доставчици се свежда до закупуване на

консумативи, офис материали или крайно необходими електронни компоненти.

В електронен вид се поддържа спецификация за всички консумативи и

материали (SYS 06.00.24) .В спецификацията са включени продуктите,
доставчиците ,цените и специфичните изисквания на продуктите.

Главните задачи на МЗ са:

 Подготовка на BOM ;
 Реализиране на закупуването;
 Проверка на закупените продукти;
 Предприемане на коригиращи и превантивни действия;
 Aнализ на ефективността на процеса;

Разработил: Проверил: Одобрил:

Page |1
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 2 of 12

Закупуването на всички необходими компоненти, комплекти от материали,

консумативи, резервни части се осъществява само от одобрени доставчици.
Tехния избор, одобряване и изчисляване, и съответния входящ контрол се
осъществяват от немската компания EIS GmbH. Syscoset е отговорен за
проверки по качество, количество, идентичност и опаковка и да изпраща тези
данни на EIS GmbH.

Между EIS и фирма Syscoset се сключва споразумение за качеството

(SYS 06.00.14).

Настоящата процедура определя правилата за закупуване на материали и

консумативи, от местни доставчици от България и международни доставчици.
Поради вида на закупените материали и консумативи от местни доставчици, не
се изисква одобрение на продукти, процеси и оборудване, изисквания за
квалификация на персонала. Според вида на закупените материали не се
изисква верификация и реализиране на закупените продукти.

3.2. Подготовка на закупуването

Подготовката на закупуването обхваща изготвяне и утвърждаване на

документите за закупване и избор и утвърждаване на доставчици.

ПМ определят необходимите материали и консумативи, които трябва да се

закупят и предава своите заявки на МЗ. Формата има номер SYS 06.00.01.

Заявките се базират на одобрени от клиента документи, описания и

спецификации на продукта се основават на одобрения BOM.
Количествата се вземат от клиентските прогнози за съответната година.

След като МЗ е изчислил и одобрил, че всички данни са коректни, ГМ трябва

да даде своето одбрение. След писменно одобрение от ГМ, проверката
може да започне.

Задължение на МЗ да използва вече одобрени доставчици и да спестява

разходи. В случай, че изискваните стоки не могат да бъдат доставени от
одобрени доставчици, съответно МЗ иска да увеличи броя на доставчиците,
поради различни причини (Втори източник, конкуренция, елиминиран
доставчик (ци) започване работа с нови доставчици).

В случай, че нов и по-добър доставчик е открит, първо трябва да се изчисли

доставчика, и да се въведе в списъка с одобрени доставчици.

Разработил: Проверил: Одобрил:

Page |2
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 3 of 12

3.2.1 Изпращане на искане за оферта на нов не одобрен

доставчик

Първо, потенциалния нов доставчик контактува с МЗ, по имейл, със

запитване за изпращане на оферта, относно срок на доставка, качество и
цена на изискваните стоки.

След получаване на официална оферта и формиране на цена, на

потенциалния доставчик се изпраща ROHS въпросник (SYS 06.00.09, SYS
06.00.10 и SYS 06.00.11) и карта за собствена оценка.

След получаване на въпросника обратно, се извършва сравняване между

стария и новия доставчик. В случай, че всички доставчици за този проект са
нови, два от най-добрите са избрани за допълнителни преговори.

Следващата стъпка на МЗ е поръчка на мостри от възможния нов

доставчик, които се проверяват според стандартите за входящ контрол и
ако има допълнителни клиентски спецификации. Когато тези проверки са
положителни, и материалите са одобрени от PM и MК, МЗ изпраща
конфиденциално споразумение на доставчика.

В случай, че новия доставчик ще бъде заменен от клиентски одобрен

доставчик, мостри за одобрение (изцяло асемблирани и тествани модули),
се изпращат на клиента за проверка с писмено одбрение. На МЗ не е
позволено да закупува алтернативни компоненти, ако няма писмено
одбрение от клиента.

След подписването и изпращането отново в организацията, доставчика се

записва като одобрен доставчик. При наличието на всички
документи, одобрения доставчик от ПM и MК, се осъществява първата
заявка, ВК е информиран за нов и изчисляването се осъществява според
GP 06.00 точка 3.5.1.
Между Syscoset и всички доставчици се сключва споразумение за
качеството (SYS 06.00.15) и споразумение за доставките (SYS 06.00.16).
С всички представители на фирми, с които Sysco Set има бизнесотношения
или е в процес на преговори за възможно коопериране помежду им, се
подписва споразумение за конфиденциалност (SYS 06.00.18), засягащо
злоупотреби с данни и информация предоставени от Sysco Set и негови
служители. Допълнително се изпраща Нормативи за качеството за
доставчиците на Sysco Set ( SYS 06.00.19 ). Допълнително на всеки
доставчик се изпраща общи условия на фирма Sysco Set (SYS 06.00.23).

Разработил: Проверил: Одобрил:

Page |3
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 4 of 12

3.2.2 Изпращане цените на доставчика

МЗ изпраща искане на одобрения доставчик, съдържащо всички данни за

Закупуване.
След сравняване на получените котировки МЗ решава от кой доставчик да
купува.

3.2.3 Одобрениена втори източник за компонент, фиксиран

източник

В случай, че МЗ открие втори интересен източник, относно срок на

доставка, качество или цена, който може да замени съществуващия
доставчик или компонент, задължение на МЗ е да организира лист с
технически данни, мостри и да ги представи първо на ПМ.
След положително решение от ПM, се предоставят мостри на
производството. Тези мостри се изпращат на клиента за одобрение и за
одобрение на новия доставчик. Без писменно одбрение от клиента, не е
позволено на МЗ да закупува от този източник.

3.2.4 Забавени отговори на искания

В случай, че офертата не е изпратена в споменатото време на искането,

доставчика се подсеща писменно още веднъж от МЗ, когато по това време
друг доставчик не е избран. Подсещането се изпраща по e-mail.

Доставчика трябва да реагира на подсещането в рамките на един работен

ден, като информира МЗ, кога ще бъде изпратена информацията.

3.3 Сравняване на получените оферти

Крайното решение за избор на доставчик се основава на :

Качество, срок на доставка, цена, условия на срокове, условия на плащане,
собствена оценка на доставчика и възможна обратна връзка от
производството, отдела по проектиране, репутация и позиция на пазара.

3.4 Краен BOM

След получаване на цялата необходима информация от доставчиците, BOM

Разработил: Проверил: Одобрил:

Page |4
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 5 of 12

се създава от МЗ включително оферти от доставчици предлагащи най-добри

условия, включващи всички важни критерии. Този BOM е изпратен за
одобрение от ПM. Одобрения BOM се използва от ПM или ГM за крайни
калкулации, като се прави оферта на клиента .

След като преговорите с клиента са успешни ПM или ГM информират и

дават
одобрение на МЗ за закупуване на компоненти според цените от одобрените
доставчици.

3.5 Избор и критерии за одобрение на нов и одобрен доставчик

Избора и критерии за одобрение на нов и одобрен доставчик се основават на :

- Критерии за качество, изпълняване на всички задължения. Придружено със

сертификат
- Срокове на доставка
- Приемливи цени
- Надеждност на източниците и репутация на пазара
- Отговори на отворени въпроси, несъответствия
- Комуникация
- Гъвкавост
- Отговорност

Одобрението на доставчика от страна на клиента не ни освобождава от пълна

отговорност за качеството на доставените стоки, материали или обслужване

В случай на позитивна оценка доставчика се записва в таблицата с одобрените

доставчици и съответното сътрудничество с доставчика може да започне.
Изпраща се документ за самооценка на доставчика (SYS 06.00.03).

3.5.1 Изчисляване на доставчици

Доставчиците се оценяват текущо с оглед на качеството на техните услуги.

Критерии за оценяване на доставчиците са:

- Критерии 1 (резултат от входящ контрол на стоките по отношение на

количество)
- Критерий 2 (резултат от входящия контрол на стоките по отношение на
качество)
- Критерий 3 (изпълнение на доставката по отношение на срока)
Разработил: Проверил: Одобрил:

Page |5
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 6 of 12

- Критерий 4 (изпълнение на доставката по отношение на документи)

- Критерий 5 (изпълнение на доставката по отношение на опаковка)
- Критерий 6 (изпълнение на доставката по отношение на идентичност)

Всеки доставчик се изчислява по съответните формули.

СОК – стойност за обозначение на качеството

COK съдържа резултати от 6 споменати критерии. Стойността за критерии (СК)

се изчислява според споменатите стойности и броя на доставките за определен
период. За по-лесно прослядаване по време на входящия контрол, стойностите
се съхраняват в съответните таблици.

 По отношение на Критерий 1: Резултати от входящия контрол на стоките по

отношение на количеството се дава оценка в следната градация:

Безупречно = 100 % = A
Липса до 10 % = 60 % = В
Липса над 10 % = 0% = С

 По отношение на Критерий 2: Резултати от входящия контрол на стоките по

отношение на качеството се дава оценка в следната градация:

Безупречно = 100 % = A
Основна грешка = 60 % = В
Критична грешка в качеството = 0% = С

 По отношение на Критерий 3: Изпълнение на доставката по отношение на срока

В срок според потвърдена доставка = 100% = A

Закъснение ,но без последици (по-малко от 1 седмица) = 60 % = В
Престой на производството (повече от 1 седмица зкъснение) = 0 % = С

 По отношение на Критерий 4: Резултати от входящия контрол на стоките по

отношение на документи

Безупречно = 100 % = А
Непълен комплект от документи = 60 % = В
Документите липсват = 0% = С

Разработил: Проверил: Одобрил:

Page |6
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 7 of 12

 По отношение на Критерий 5: Резултати от входящия контрол на стоките по

отношение на качеството на опаковка,

Безупречно = 100 % = А
Не според спецификация,но няма повредени стоки = 60 % = В
Повредена доставка = 0% = С

 По отношение на Критерий 6: Изпълнение на доставката по отношение на

идентичност между заявени и доставени стоки.

Безупречно = 100% = А
Не според зяаявка,но може да бъде използвано = 60 % = В
Не според зяаявка,не може да бъде използвано = 0% = С

Стойността на критерия (СК) се изчислява според :

СК = ( брой на доставки с „А” х 1 +

брой на доставки с „В” х 0,6 +
брой на доставки с „С” х 0 + ) / брой на всички доставки

Стойността за обозначаване на качеството (СОК) се изчислява според

СОК = 0,15 х СК1 +0,25 х СК2 +0,20 х СК3 +0,15 х СК4 +0,10 х СК5 +0,15 х СК6

След заместване на стойностите на критериите във формулата се получава СОК

за съответния доставчик. Изчисляване на доставчик се прави два пъти в
годината, всеки 6 месеца.

Годишен СОК
А-приемливо качество на доставка Повече от 95%
В-незадоволително качество на доставка 85 – 95%
С-неприемливо кчество на доставката По – малко от 85%

На базата на годишното процентно изражение на СОК става степенуването на

доставчиците.
Доставчици В – се третират съгласно инструкциите за оценка на доставчиците
Разработил: Проверил: Одобрил:

Page |7
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 8 of 12

Доставчици С – те трябва да се блокират, от доставчиците, и заедно с тях да

работят по подобрение, което ще ги върне на по-високото ниво, като един
доставчик.
В случай че това е втори или трети доставчик, никакви допълнителни действия няма
да се правят, доставчикът ще бъде изваден от листа с доставчици.

В дружеството се поддържа и непрекъснато се актуализира Списък на

одобрените доставчици на материали, консумативи и услуги (SYS 06.00.02),
отговорен е МЗ.

Доставчиците се изчисляват периодично и списъка се актуализира. Когато

изискванията не са изпълнени или доставчика няма интерес да работи с
организацията, съответния доставчик се изписва от листа.

Доставчиците в компанията са избрани на база способността да доставят

продукти или услуги, които да изпълняват изискванията.

Данните от изчисленията се съхраняват в MS Excel или могат да бъдат взети

от базата данни.

Следните данни оказват влияние върху изчисленията:

 Критерии 1 (количество) 15%

 Критерии 2 ( качество) 25%
 Критерии 3 (срок на доставка) 20%
 Критерии 4 ( документи) 15%
 Критерии 5 (опаковка) 10%
 Критерии 6 (идентичност) 15%

Всички тези критерии ще помогнат за да се изчисли доставчика като A, B

или C. Данните относно качество се съхраняват във Входящия контрол,
всички останали данни се съхраняват в отдел закупуване .

Изчисляването на доставчиците се извършва от екип сформиран от МЗ. Като

формуляр за решението може да се използва SYS 06.00.03.
Листа с одобрените доставчици се обновява и се представя за одобрение
на
ГМ.
Продукти, които не оказват влияние върху качеството на крайния продукт и
не са ограничени до един източник, могат да се закупят от одобрен
доставчик, без да се подписва договор.
Разработил: Проверил: Одобрил:

Page |8
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 9 of 12

В случай на увеличаване на количествата, получаване на многобройни

доставки, трябва да се сключи договор за закупуване.

Обновения списък с доставчици е достъпен за всеки в компанията или може

да се изпрати по искане.

3.6. Контрол на доставчиците

МЗ в сътрудничество с МК и ВК са отговорни, дали доставчиците изпълняват

техните изисквания.
В случай на несъответствие с определените критерии трябва да се
предприемат незабавни действия:

 Предварително уведомява устно – в случай на първо несъответствие и

възможност за елиминиране на отклонението. Писменна информация и
протокол за рекламация трябва да се изготвят в рамките на два работни
дни.

 Информиране писменно за второ несъответствие. Когато това писменно

уведомяване няма влияние върху качеството на доставените стоки
доставчика се елиминира от списъка с одобрените доставчици с третата
несъответстваща доставка, или повтарящи грешки за по-дълъг период.
Три пъти една и съща грешка за три месеца води до елиминация също.

Целта е винаги да се решават проблемите заедно с доставчика и

намиране на решения ако доставчика покаже готовност да го направи.

Листа с одобрените доставчици се обновява най-малко веднъж в годината.

Доставчици, които не изпълняват критерии се изключват от списъка с
одобрените доставчици. Задължение на МЗ да започне преглед за нови
доставчици при второ несъответствие и да има подготвен допълнителен
доставчик.

Доставчици, които са монополисти на съответния компонент, ще им бъде

предоставена възможност за откриване на първопричината за грешка. В най-
лошия случай ако не може да се намери решение с местен доставчик,
компонентите трябва да бъдат внасяни от чужбина. Тази елиминация се
основава на процедурата за коригиращи действия. GP 11.00

3.7 Извършване на закупуване

Разработил: Проверил: Одобрил:

Page |9
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 10 of 12

Закупуването се извършва от доставчици, основано на Заявка за доставка и

Приложение за заявка (SYS 06.00.17), в оригинал и копие. Оригиналът
остава в доставчика, копието в клиента.
Доставки от случайни доставчици се допускат, в случай на спешни доставки
еднократно или в спешни производствени ситуации, когато одобрени
доставчици не могат да бъдат използвани и всички критерии по качеството
са изпълнени.

След закупуване продуктите се доставят до компанията. Закупуваните

консуамтиви се тестват според точка 3.2 от WP 07.02. В случай ,че
качествени проблеми се открият се предприемат действия според процедура
GP 09.00 Управление на несъответстващ продукт. С формуляр SYS 06.00.06
Репорт за рекламация се документира несъответствието и се изпраща до
доставчика. В случай, че доставката се върне на доставчика поради
несъответствие и отклонение в качеството, всеки кашон се маркира със
SYS 06.00.21, като се описват причини за рекламацията. В последния кашон
се добавя копие от SYS 06.00.06 – Репорт за рекламация.
Рекламациите се описват в списък SYS 06.00.07 – Списък на рекламации.
Доставчика се информира устно предварително; документа се изготвя по-
късно.
След приключване на закупуването, МЗ е отговорен за съхраняването на
необходимата документация.

3.8 Контрол на цените

МЗ започва през определени интервали, най-малко веднъж годишно,

проверка за правдоподобността на цените на всички компоненти. Целта е да
се изчисляват, поддържат и обновяват цените нак омпонентите. ГM and ПM
се информират по имейл за промени в цените на всички компоненти.

3.9 Публикуване на цени, цени за нови проекти

Задължение на МЗ е да получава, поддържа и обновява ERP цените в

базата данни постоянно. Всички цени на всички компоненти, консумативи са
достъпни по всяко време на ГM, ПM и съответните служители в
производството.

Цените за новите проекти трябва да бъдат събирани в срокове от ГM или

ПM. В случай, че времето не може да бъде спазано, МЗ има задължение да
Информира предварително три работни дни, така че клиента да бъде
Разработил: Проверил: Одобрил:

P a g e | 10
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 11 of 12

информиран предварително за закъснението.

МЗ въвежда цените на материалите и консумативите в BOM. Алтернативите
за компонентите се представят в по-късен етап.
Цените се въвеждат в ексел BOM, МЗ изпраща дневно на ПM или ГM
обновените цени.
Отворените и неясните въпроси се обсъждат от МЗ с ПМ, ако МЗ не може да
ги разреши.

3.10 Проверка на закупените продукти

Когато е необходимо служители на “Сиско Сет” ЕООД могат да проверят

закупувания продукт при доставчика. Това става по взаимно споразумение
между фирмата и доставчика.

3.11 Анализ на процеса на закупуване, предприемане на коригиращи и

превантивни действия

Периодично комисия под ръководството на МЗ анализира регистрираните

рекламации към доставчиците на фирмата. Въз основа на анализа се
предприемат коригиращи (GP 11.00) и превантивни действия (GP 12.00), като
това се отразява, чрез Теста за оценка в техния статут.
Чрез механизма на вътрешните одити МК проверява ефективността от
предприетите действия.

4. Препратки

 GP 09.00 “Управление на несъотвестващ продукт”

 GP 11.00 “Коригиращи действия”
 GP 12.00 “Превантивни действия”
 WP 07.02 “Контрол”

5. Приложения

Приложение 1 - Заявка за доставка (SYS 06.00.01)

Приложение 2 - Списък на одобрените доставчици (SYS 06.00.02)
Приложение 3 - Тест за предварителна оценка на доставчик (SYS 06.00.03)
Приложение 4 - Данни за доставчик (SYS 06.00.04)
Приложение 5 - Протокол за оценка на доставчик (SYS 06.00.05)

Разработил: Проверил: Одобрил:

P a g e | 11
 ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА GP О6.00
„СИСКО СЕТ
ЕЛЕКТРОНИКС ” Редакция: 9
Управление на процеса
ЕООД Издание: 1
Закупуване Дата: 15.05.2013
Стр. 12 of 12

Приложение 6 - Claim report (SYS 06.00.06)

Приложение 7 - Списък на рекламациите (SYS 06.00.07)
Приложение 8 - Оценка на доставчици (SYS 06.00.08) – не се използва
Приложение 9 - Поверителен договор (SYS 06.00.09) – не се използва
Приложение 10 - Самооценка на доставчика (SYS 06.00.10)
Приложение 11 - ROHS въпросник (SYS 06.00.11)
Приложение 12 - Бланка за искане за оферта (SYS 06.00.12)
Приложение 13 - Бланка за вътрешна заявка за доставка (SYS 06.00.13)
Приложение 14 - Споразумение за осигуряване на качеството между EIS и
Syscoset (SYS 06.00.14)
Приложение 15 - Споразумение за осигуряване на качеството между Syscoset и
Доставчик (SYS 06.00.15)
Приложение 16 - Споразумение за доставка (SYS 06.00.16).
Приложение 17 - Приложение към заявка (SYS 06.00.17)
Приложение 18 - Споразумение за конфиденциалност (SYS 06.00.18)
Приложение 19 - Нормативи за качеството за доставчиците на Сиско Сет
(SYS 06.00.19)
Приложение 20 - Документ за самооценка на дсотавчик (SYS 06.00.20)
Приложение 21 - Несъответставщи материали от доставчик (SYS 06.00.21)
Приложение 22 - Потвърждение за доставка (SYS 06.00.22)
Приложение 23 - Общи условия на фирма Сиско Сет ( SYS 06.00.23)
Приложение 24 - Спецификация за всички консумативи и материали ( SYS
06.00.24)

Разработил: Проверил: Одобрил:

P a g e | 12