Функционална характеристика на звеното по контролинг и

длъжностни характеристки на неговия персонал.

1. Въвеждането на контролинга като елемент на управленския

цикъл
Теоретичните спекти на контролинга започват активно да се
разработват след 50-те години на ХХ век, когато той се пренася от
Америка в Германия. Докато в САЩ, контролингът се разглежда
изключително в приложен аспект, то в Германия и други немскоезични
страни през 70-те години се формира теоретична концепция на
контролинга.
Под концепция в случая се разбира „съвкупност от цели, задачи,
инструменти, субекти и организационни структури”. Независимо от
високата степен на структуриране на концепцията към края на века, в
нейните рамки продължават да се запазват важни различия относно
същността, теоретичната база, основните направления и перспективи на
развитие на контролинга.
В разработката ще се представи концепция, свързана с въвеждане на
контролинг система в застрахователно дружество.
 Наличие на единна управленската информационна
система, обхващаща цялостната застрахователна дейност.
Липсата на пряка връзка значително затруднява обмена на
информация, както и води до дублиране на модули и данни. Ето защо е
необходима оценка на приложимостта и целостта на системата
 Критерии, отнасящи се до използването на системата от
отделните служители.
Контролинг система трябва да предлага гъвкави начини за
отдалечена работа на отделните служители, както следва:

1
  Улесняване на административните мерки и по-бързо
обработване на документите.
 Развитие на координацията между отделните филиали на
дружеството.
 Упълномощаване на по-ниските нива с административни
задачи.
 Критерии, отнасящи се до използването на системата от
висшето ръководство, както следва:
 Подготвяне на финансови доклади за висшето
управление
 Намаляване на материалните разходи, необходими за
изпълнението на отделните дейности
 Подготовка на статистически данни и информация,
необходими за различните отдели
 Създаване и оценка на алтернативите и избор между тях
за максимално кратко време.
 Анализ на информация за повтарящи се проблеми и
предлагане на решения.
 Подаване на точна информация на управлението в
подходящо време и на подходящото ниво.
 Критерии, отнасящи се до клиента на дружеството.
 Обработката на документите се извършва своевременно
с тяхното подаване, при което клиентът разходва минимално време.
 Процедурите за извършване на отделните дейности са
максимално опростени от гледна точка на застрахования – не е
необходимо да се попълват сложни документи или ако има такива, това се
извършва от служителя.

2
  Управленската информационна система предлага
възможности за интернет следене на щетите, при което се постига
значително удобство за клиента.
Всичко това налага създаването на подобна система, като
предварително е необходимо да се тества нейната приложимост. В
таблицата е представен в табличен вид въпросника за оценка на
необходимостта и приложимостта от тестване на системата:

Таблица 1. Въпросник за оценка и тестване на новата контролинг система

Теглови Теглови
Дадени
№ Наименование на критерия коефициент в коефициент на
точки
групата групата
Критерии, породени от характера на системата 0,25
1 Наличие на управленска информационна система. 0,25
Единна управленската информационна система,
2 обхващаща цялостната дейност . 0,25
Управленската информационна система е от
3 централизиран тип. 0,25
Управленската информационна система повишава и
подобрява качеството на предлаганите
4 застрахователни услуги. 0,25
Критерии, отнасящи се до използването на
системата от отделните служители 0,25
Управленската информационна система предлага
гъвкави начини за отдалечена работа на отделните
5 служители. 0,25
Улесняване на административните мерки и по-бързо
6 обработване на документите. 0,25
Развитие на координацията между отделните
7 филиали . 0,25
Упълномощаване на по-ниските нива с
8 административни задачи. 0,25

3
 Критерии, отнасящи се до използването на
системата от висшето ръководство 0,25

9 Подготвяне на финансови доклади 0,15

Намаляване на материалните разходи, необходими
10 за изпълнението на отделните дейности . 0,15
Подготовка на статистически данни и информация,
необходими за различните отдели и филиали, в това
11 число и за КФН 0,15
Създаване и оценка на алтернативите и избор между
12 тях за максимално кратко време. 0,15
Анализ на информация за повтарящи се проблеми и
13 предлагане на решения. 0,15
Подаване на точна информация на управлението в
14 подходящо време и на подходящото ниво. 0,25
Критерии, отнасящи се до застрахования 0,25
Обработката на документите се извършва
своевременно с тяхното подаване, при което
15 клиентът разходва минимално време. 0,34
Процедурите за извършване на отделните дейности
и щети са максимално опростени от гледна точка на
застрахования – не е необходимо да се попълват
сложни документи или ако има такива, това се
16 извършва от дадения служител. 0,33
Управленската информационна система предлага
възможности за интернет следене на плащанията по
17 щетите 0,33
Сума от теглата 100

2. Интегриране на тази концепция във фирмената структура

Проектираната система е насочена към холдингова структура на
застрахователно дружество. При този тип структура е необходимо добър

4
синхрон при планирането, при между фирмените операции и
консолидацията на финансово – счетоводна информация.
Основните характеристики на системата са следните:
- обща номенклатура
Така, застраховките могат да се предлагат от различни лица, в това
число и от брокери, като застраховките ще бъдат едни и същи. Освен това
синхронизираните номенклатури са предпоставка за друго важно
предимство: синхронизация на отделните операции по продажби на
застраховки, плащания на щети и пр.
- общо планиране
Обобщеното планиране дава възможност за цялостна автоматизация
на процеса на планиране, независимо от броя отчетни обекти, през които
преминават стоките или разположението на производствените мощности.
- консолидация в реално време.
Обикновено, под консолидация се разбира консолидация на
финансово счетоводна информация. Информационната система обаче ще
включва такава възможност, като при това консолидацията и изчистването
на отделните обороти става автоматично, което често е основен проблем
при счетоводната консолидация. На практика има възможност за
консолидация на почти всички отчети, което едновременно с факта, че се
използват общи номенклатурни позиции между обектите дава възможност
за лесно обобщено следене на плащания по щети и пр.
Контролинг системата трябва да се разглежда като съставна част от
стратегическото управление на застрахователното дружество.
Изграждането на контролинг системата е необходима предпоставка за
ефективно ръководство на застрахователната дейност.
Контролинг системата в застрахователното дружество ще включва
няколко етапа:

5
 • определяне на информационните потоци в застрахователната
дейност;
• определяне на източниците на информация;
• анализ на информацията;
• представяне на информацията.
Като комплексен механизъм за управление на стопанските единици
тази система ще включва четири блока (основни елемента):
- аналитичен;
- счетоводен;
- организационен;
- програмно- технически.
На следващата фигура е представена общата концепция за
контролинг системата в застрахователното дружество.
Принципи, залегнали при изработката на контролинг системата ще
са следните:
 Единна база данни
 Общи правила и процедури
 Функционална всеобхватност на процесите
 Гъвкава реакция при промени
 Всестранно и незабавно използване на всички данни
 Информационна свързаност на всички специалисти
 Лекота на внедряване, обучение и използване
 Управление на риска

6
 Надзорен съвет или друг управляващ орган

Отчети на Актюерски разчети, отчети

директора за към КФН
връзки с
инвеститорите

Организационен блок Счетоводен блок

- Човешки ресурси; - отчети
- Маркетинг - финансова дейност и
- Брокерска и разплащания
агентска дейност - управление на риска

Програмно- технически
Аналитичен блок - поддържане на
- нови продукти системата
- актюерски разчети - мерки за сигурност
- ликвидация на щети

фигура 1 Контролинг система на ЗД

3. Кадрово обезпечаване
В случая е подходящо да се наемат служители ,които са въвеждали
подобни проекти, тъй като, това ще доведе до оптимизиране на бързината
на въвеждане на системата, както и ще намали риска от неуспех.

4. Трите вида контролинг (счетоводно ориентиран, ориентиран

към действия или ориентиран към управлението)
Структурата на системата ще бъде следната:
 Управление на връзките с клиентите (CRM)

7
 Включва управление на връзките с клиентите и модули за
Продажби, Маркетинг, Контакти и задачи и Парични потоци.
 Логистика
Управление на материалните и офис запаси във фирмата.
 Финанси
Счетоводна и финансова отчетност. Включва счетоводство,
сметкоплан, оборотна ведомост, главни книги и пр, заедно с възможност за
генериране на отчети, насочени към КФН.
 Завеждане на щетите.
Завеждането на щетите се облекчава значително, тъй като отпадат
някои рутинни дейности, които отнемат значително време. Това са
дейностите по писане на антетка върху бланката за оглед и въвеждането на
данните за заведените щети “Дневник на заведените щети”.
Когато едни и същи данни се въвеждат на повече места –
вероятността за допускане на грешка при въвеждането е много голяма. С
намаляването на броя на местата за въвеждане на данни, системата
подпомага намаляването на риска от грешки. Освен това, там където е
възможно, данните се въвеждат чрез избор от установени списъци, като по
този начин риска от допускане на правописна грешка е нулев.
Унификация на терминологията, използвана за описване на щетите.
Описите на щетите се въвеждат чрез избор на позиции от предварително
установени списъци на части.
Оперативно следене и отчитане на дейността на служителите.
Следва да има възможност за регистриране и отчитане на дейността на
служителите по завеждане на щети, извършване на огледи и изготвяне на
калкулации. Също така, трябва да може да се балансира натоварването на
служителите, като натоварването се разпределя равномерно.
Следователно, в случая се разчита на контролинг, ориентиран към
управлението.

8
 Основните функционални особености на системата ще бъдат:
планиране (съставяне, координиране и администриране на фирмените
планове);
- съставяне на отчети и консултиране (планово -фактически
сравнения, отчети и анализи на дейността на фирмата);
- оценка и консултиране (консултиране на ръководството по
всички въпроси на планирането, регулирането и контрола);
- регулиране (изпълняване на всички регулационни функции,
т.е. планиране, контрол и администриране на регулирането);
- изготвяне на отчетността за държавните служби (наблюдение и
контрол на отчетите, изготвяне на държавните служби);
- осигуряване на имуществото (вътрешен контрол, реализация,
застраховки на имуществото);
- управление на риска;
- калкулиране на застрахователната услуга и продукт;
- управление на взаимоотношенията с брокери и клиенти;
- икономически изследвания (текущ анализ на околната
икономическа среда).
Първото направление ще има за цел усъвършенствуване на
системата за отчетност в дружеството. По-конкретни задачи за нейното
осъществяване са следните:
- анализ на продуктивността на отчетното дело;
- формиране на контролни единици;
- преустройство на отчетното дело, съгласно целите на
информационната система (напр. създаването на т.нар. "профит"-центрове
и др.);
- съдържателно отчитане на разходите;
- специални изследвания (анализ на ефективността,
инвестиционни разчети, фирмени сравнения и др.);

9
 Второто направление е ориентирано към усъвършенствуване на
системата за информационно осигуряване на бъдещото развитие на ЗД.
По-конкретни задачи за осъществяването и са:
- съставяне на общ, ориентиран към успех план;
- консултиране при целеполагането (определяне на реални,
достижими, конкуриращи цели);
- координация на отделните планове;
- наблюдение на външната за фирмата икономическа среда;
- ориентация към "тесните места", набелязване на пътища за
бъдещото развитие.
Третото направление се отнася до усъвършенствуването на
системата за осигуряване на нормативна и регулираща информация. Към
нея могат да се обособят следните основни задачи:
- текущо наблюдаване на плановите цели;
- установяване на отклоненията и вземане на съответни мерки;
- стимулиране на иновациите;
- изготвяне на текущи отчети;
- изготвяне на числови анализи за вземане и поддръжка на
решенията.
Четвъртото направление осигурява усъвършенствуване на
системата за контролната информация на наблюдаваните дейности в ЗД.
Задачите към тази подцел са:
- контрол на планирането (съставяне на отделните планове,
проверка на тяхната съгласуваност и формална точност);
- контрол на успеха;
- установяване на отклоненията, причините и параметрите им;
- контрол на резултатите (установяване и проверка на
резултатите);
- общи контролни задачи (например изготвяне на нормативи).

10
 Системата на отчети и информацията трябва да съдържа следните
основни съставни части:
а) Отчет на успеха: продажби; променливи производствени
разходи по видове разходи; постоянни производствени разходи по видове;
реализационни и административни разходи; други разходи; резултати;
разходи по отделни застрахователни продукти и направления;
б) Реализация: продажби общо; продажби по продуктови групи;
продажби по региони в страната и чужбина;
в) Персонал: заетост; показатели за персонала; разходи за заплати
по групи персонал; заболеваемост; текучество и др.;
г) Финанси: състояние на ликвидността; състояние на
инвестициите; други финансови показатели;
д) Управление на риска.
Посочената структура на системата на отчета трябва добре да се
мотивира за особеностите на фирмата. Трябва да се избягва безсмисленото
трупане на отчетна информация, която не обслужва никого.
Информацията, която се създава и потребява при въвеждането на
информационната система е със специфично значение. Получаването и в
оперативен порядък не може да стане без въвеждането на система за
електронна обработка на информация. Тя осигурява следните по-важни
предимства:
- оперативното доставяне на информация подпомага
ръководителите на акционерното застрахователно дружество при вземане
на важни решения;
- своевременно се откриват негативните тенденции в развитието
и управлението на риска;
- правят се точни анализи на пазара; конкурентите и
асортимента;
- подпомага се плановата работа и др.

11
 Създаването на система за електронна обработка на информацията
трябва да бъде съобразено с големината и особеностите на ЗД. Само тогава
тя ще бъде ефективен инструмент за управление.

Източници:
1. Каменов, К., Бизнесконтролинг, АИ Д. Ценов, Свищов, 2006
2. Кирилов, Р., Ефективност на застрахователните компютърни
информационни системи, Икономически алтернативи, 6, 2008, с 67 – 80
3. Симеонов, О., Контролинг. Основи на контролинга.
Оперативен контролинг. Тракия- М, София, 2004

12