РЕФЕРАТ

КОНТРОЛЪТ КАТО ПРОЦЕС

1. СЪЩНОСТ, СЪДЪРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ НА

КОНТРОЛА
Вземането на разнообразни решения от мениджмънта на

организацията, планирането и организирането на дейностите и

тяхната координация и изпълнение изискват провеждането на

системен контрол по отношение постигане на набелязаните цели и

резултати от мениджмънта. Контролът е онази функция на

управлението, която осигурява постигането на целите на

организацията. Функция, изпълнението на която позволява да се

откриват проблемите и да се коригира дейността с оглед

отстраняване недостатъците и причините. Влияещи върху

реализирането на целите на организацията.

Контролът по своята същност е сложна функция на

управлението с критично предназначение, обхващаща всички

дейности на организацията и явяваща се неразделна част от

елементите на мениджмънта - планирането, организирането и

мотивирането, чиято особеност е всеобхватност на

контролната дейност. Другите елементи на мениджмънта също

така са неразделна част от системата за контрол в

организацията. По принцип контролът не може и не трябва да

се предоставя само на ръководителя и на неговите сътрудници

от отдела по контрол. Всеки ръководител независимо от своя

ранг и място в мениджмънта трябва да осъществява контрол за

изпълнението на задачите, които са му възложени. Той трябва

да се разглежда като неразделна част от задълженията и

предоставените му права. Контролът в организацията започва

от общия контрол на нейното състояние и резултатите от

дейността й, за да стигне до контролиране на отделни стоки,

услуги, срокове и данни в обем и количество. В кооперациите и

предприятията за целта са създадени системи от звена за

извършване на организационен, функционален, продуктов и

регионален контрол. Контролът е най-вече действен при

наличието на план и планиране на дейностите, извършвани в

организациите. Той е неразделно свързан с планирането и

изпълнението на мероприятията, залегнали в плана. На тази

основа контролът е зависим от планирането, което е източник

на данни за това, как е трябвало да бъде, докато контролът е

сравнение, съпоставяне на това, което е трябвало да бъде, с

това, което е в действителност. На съвременния етап от

развитие-то на мениджмънта контролът започва все повече да

се разглежда не само като проверка на резултатите, а по-скоро

като самостоятелно, независимо от планирането поле от

задачи, подлежащо на програмиране, процес на постепенно

провеждане на предварителен, текущ и заключителен контрол и

селекция на сфери и проблеми, подлежащи на компетентен

контрол до равнище на отделните стратегически мероприятия,

провеждани от организацията.
Ролята и задачите на отделните видове контрол са ясно

определени и разграничени.

Предварителният контрол има място и значение в

процеса на разработването на плана, организационните

структури и другите дейности, т.е. дали това става на

основание на предварително разработени процедури, правила,

линия на поведение и други, дали тяхното извършване се

реализира на основата на приетите и предписани правила.

Доколкото тези правила и линии на поведение са

предназначени за осигуряване изпълнението на плана, тяхното

спазване е начин за осигуряване изпълнението на плана, начин

за убеждаване, че работа се извършва в правилна насока.

Това, от една страна, от друга, доколкото плановете,

организационната структура и други се извършват на основата

на определени предпоставки и хипотези, чрез предварителния

Контрол може и трябва да се осъществяват проверка на

правилността на предположенията, използвани при

разработването на различните планове и проекти, спазване на

икономическите принципи, степенуване наложителност-та от

контрол, неговата селективност и интензивност.

Предварителният контрол е свързан най-вече със

следните основни ресурси на организацията: човешки,

материални и финансови.

По отношение на човешките ресурси предварителният

контрол изисква извършването на задълбочен анализ на

деловите и професионалните качества на лицата, приемани за

работа в организацията, доколко те отговарят на задълженията

и отговорностите, определени за съответните длъжности, а

тяхната подготовка и квалификация е най-добра от

кандидатствалите за работа. За нормалното изпълнение на

задълженията им към тях трябва да се предявяват изисквания

за определено образование, трудов стаж по специалността, а

така също заплатите да съдействат за привлича-нето на

компетентни работници в организацията. За целта да се

използват различни тестове за подбор на кадрите и

възможности за тяхното обучение и придобиване на

допълнителни знания и опит, необходим им за ефективно

изпълнение на целите и задачите. Това също е обект на

предварителния контрол, осъществяван в организациите.

По отношение на материалните ресурси особено

внимание се обръща на качеството на материалите,

използвани за произвежданата продукция, доколкото от тях

зависи производството на търсени на пазара стоки и услуги.

Освен това трябва да се контролира изборът на доставчиците,

които със своята дейност са доказали, че снабдяват със

стандартни и доброкачествени материали и не създават

затруднения при поддържането на необходимите запаси в

организацията.

За извършването на предварителния контрол по

отношение на финансовите ресурси е необходимо наличието

на добре обоснован бюджет, т.е. финансов план в

организацията. С него трябва да се осигурят необходимите

средства за изпълнение на предвидените задачи, а така също

да се определят лимитите, които отделните звена или

организации могат и трябва да изразходват за извършваните

операции, за да не се окаже, че са изхарчени всички средства

на предприятието.

Текущият контрол се провежда в процеса на

изпълнението на съответните дейности и работи от

сътрудниците на организацията. По своята същност той е

контрол върху резултатите, постигнати от извършваните

работи. Необходим е, за да може своевременно да се

осъществява промяна в изпълнението на задачите, когато това

е необходимо, както и за откриване отклоненията в

протичането на производствения или трудовия процес.

Най-често текущият контрол се прави от непосредствения

ръководител върху изпълнението на задачите от сътрудниците

му, за да се предотвратят, да не се допуснат по-сериозни

трудности в дейността на организацията. Този контрол

обикновено се основава на съизмерване на фактическите

резултати, получени след извършването на дадена работа,

имаща отношение към изпълнение на желаните цели. За

осигуряването на такъв контрол на ръководството е

необходимо да разполага с обратна връзка за резултатите от

извършваните дейности по изпълнение на поставените цели и

задачи.

Почти всички системи, използвани за обратна връзка,

включват следните елементи:

• имат определени цели, към постигането на които е

насочена дейността им;

• използване на външни ресурси;

• преобразуване на външните ресурси за външно

използване от организацията;

• следене за недопускане на съществени отклонения при

изпълнението на дейностите за постигане на определени цели;

• коригиране на допуснатите отклонения с оглед

осигуряване изпълнението на поставените цели.

Чрез системата на обратната връзка организациите

влияят на входа върху всички ресурси, влизащи в тях отвън -

материални, човешки и финансови, за да се постигнат с тях

желаните резултати, намиращи най-често израз в стоките и

услугите, предлагани на изхода. В организационните системи

контролът, осъществяван с обратна връзка, се отнася към

откритите системи. Характерно за тях е, че външният елемент -

ръководителят или мениджърът, редовно оказва въздействие

върху системата, правейки изменения както в нейните цели,

така и в нейното функциониране. Тази система (откритата)

оказва съществена роля в управлението на организацията,

доколкото върху нейната дейност влияят много вътрешни

фактори.

Особено голямо е влиянието на външните фактори, т.е.

тези на обкръжаващата среда: приеманите закони,

конкуренцията, промените в технологиите, влошаването на

общоикономическата ситуация, измененията в системата на

културните ценности и много други. Управлението на

организациите в своята дейност трябва да се съобразява с

действието на външните и вътрешните фактори и на основата

на изградената система на обратна връзка да може да осигури

функционирането на организацията, адекватно да реагира на

възникващите проблеми и се адаптира към променящите се

условия с цел нейното дългосрочно и ефективно съществуване

на пазара.
Текущият контрол при промяна на обстановката

обикновено се задоволява с направата на изменения (промени)

вътре в рамките на дадена стратегия, възприета от

организацията, докато стратегическият контрол, свързан с

изпълнението на дейностите, се различава от текущия по това,

че при промяна на условията и обстановката той изисква и

налага да се приеме нова стратегия, т.е. да има промяна в

стратегията на организацията.

Заключителният (последващият) контрол и

обратната връзка се правят след извършването на дадена

дейност или работа. Целта е организацията да получи

информация, която да се използва при разработването на

планове за извършване на аналогични дейности и работи в

бъдеще. Сравнението на постигнатите резултати с планираните

дава възможност за по-обективно отчитане действието на

причините и факторите на обкръжаващата среда и на

вътрешните за разкриване на резервите и използването им при

бъдещите планове. Освен това със заключителния контрол

може и трябва да се открие връзката между мотивационните

възнаграждения и степента, равнището на постигнатата

резултативност с цел по-добро обвързване в бъдеще на

фактическите резултати с възнагражденията, давани от

организацията.
Всичко това дава основание ролята и значението на

контрола в управлението на организацията да не се

подценяват, а той да се провежда системно и на необходимото

равнище.

2. ПРОЦЕС НА КОНТРОЛА

Най-общо различните видове контрол се осъществяват на

основата на процедура, обхващаща три различни етапа -

разработване на критерии и стандарти, съизмерване на

постигнатите резултати с критериите и стандартите и

предприемането на коригиращи действия.

Първият етап, контролната процедура, подчертава

близостта, съществуваща между планирането и

контролирането на дейностите в организациите. Стандартите

най-вече са свързани с целите, които организацията си е

поставила конкретно за постигане и които са измерими.

Стандартите, използвани за контрол, по принцип трябва

да се избират от многобройните цели и стратегии на

организацията.
Използваните цели като стандарти за контрол трябва да

притежават две характерни особености - временна рамка за

изпълнение на дадена работа и конкретен критерий, по който

може да се оцени извършената работа. Използваният

конкретен критерий и определеният период от време при

контрола се наричат резултативен показател. Например делта

на организацията да постигне 100 000 лв. печалба през 1995 г.

може да се използва в качеството на стандарт за контролиране

дейността на организацията. Определянето на показателя за

резултативност е сравнително лесно за величини като печалба,

обем на продажбите, производителност на труда и други

подобни. Които се поддават на количествено измерение. По-

големи са трудностите при цели и задачи, за които няма

определено числено изражение, като повишаване моралното

равнище на персонала, НИРД и други. Независимо от това

организации, които работят ефективно, се стремят да

преодолеят трудностите, свързани с количествено изразяване

на своите цели. Те търсят и определят резултативни

показатели в областта на приблизително и относително

количествено оценяване на извършваните дейности като

приноса за достигане целите на организацията, като процент

на изследванията и разработките, приети от управлението на

организацията, или като намаляване процента на уволненията

на персонала и др. Трябва да е ясно, че ръководството не може

да осигурява ефективен контрол без използването на някакъв

резултативен показател. Липсата на такъв превръща

управлението в интуитивно, в реакция на дадена ситуация, но

неподдаващо се на контрол.

Вторият етап на контролния процес е свързан със

съпоставяне на резултатите със съществуващите в

организацията стандарти. Тук се определя до каква степен

постигнатите резултати отговарят на очакваните. Дава се

оценка на отклоненията от стандартите и се вземат решения за

тяхното отстраняване. Това е най-важната част от провеждания

в организацията контрол.

За провеждането на ефективен и действен контрол е

много важно определението на онзи размер (мащаб) на

отклонение от резултативния показател, при който се налага

предприемането на решения и коригиращи действия. При малки

и незначителни отклонения, например при продажби-те в

дадено тримесечие, месец, не се налага вземането на сериозни

мерки, защото тези отклонения при неизпълнението на плана

за продажбите могат да се покрият през следващото

тримесечие. Обаче ако отклоненията са големи, трябва да се

вземат спешни мерки. Дали са малки или големи отклоненията,

не трябва да се предоставя за тълкува-не от служителите, а е

необходимо да има точно определен размер за допустими

отклонения, при наличието на които контролът става много по-

действен и ефективен, недопускащ появата на големи пропуски

в дейността на организацията.

Контролът трябва да бъде не само действен, но и

икономичен, което ще рече, че преимуществата, които

организацията получава от системата на контрола, трябва да

бъдат по-големи от разходите, правени за неговото

функциониране.

Третият етап от процеса на контрола е свързан с

вземането на решения и предприемането на определени

действия. Линията на поведението си мениджърът може и

трябва да избере от следните три алтернативи: нищо да не

предприема, да се отстранят отклоненията или да се прегледат

и ревизират стандартите.

Обикновено при съвпадение на резултатите със

стандартите и изпълнение на поставените задачи в плана не се

предприемат никакви промени от страна на управлението на

организацията. Независимо от това то е длъжно да предприеме

мерки за проверка и измерване на резултатите.

Отстраняването на отклоненията е дейност, която

управлението предприема, когато е налице отклонение на

получените резултати от стандартите. Коригирането трябва да

се насочи към отстраняване на истинските причини, довели до

отклонението. Това е така, защото за отклонени-ето са

действали много причини, понякога завоалирани, което изисква

те много точно да се определят и да се вземат мерки за

привеждане организацията към правилното й функциониране с

оглед реализиране на поставените цели.

Когато самите стандарти се окажат нереални, а това може

да се случаи, ако са разработени на базата на нереални

прогнозни планови задачи, необосновано или твърде

оптимистично съставени, се налага да се прегледат

стандартите и да се вземат мерки за тяхното коригиране с

оглед мотивиране на персонала към изпълнение на

поставените цели.

3. ОСНОВНИ МЕТОДИ ЗА КОНТРОЛ

Контролирането на дейността може да се осъществява с

използването на различни методи. Що се отнася до

управленския контрол, то най-често използваните методи са:

- Бюджетен контрол. Той се осъществява чрез

разработените за всяка дейност, група, дейност, звена и за

фирмата като цяло бюджети. Контролът чрез бюджетите се

осъществява чрез поставяне на ограничения върху разходите

за отделните дейности и чрез възможността да се сравняват

постигнатите резултати с планираните.

- Контрол чрез графици. Разработването на графици за

изпълнение на задачите е не само инструмент за детайлно

планиране и организиране, но и за действен контрол.

- Контрол чрез финансови съотношения. Финансовите

съотношения се изчисляват, като отношения на различни

показатели за фирмените резултати.

- Контрол чрез статистически данни и отчети. За целите

на фирмения контрол се събират и обработват различни

статистически данни, подготвят се рутинни и специални отчети.

Те дават възможност на мениджърите и техните екипи да

направят съответните анализи и да вземат необходимите

управленски решения.

- Контрол чрез метода на критичната точка. Чрез този

метод, мениджърите контролират съотношението между

приходите от продажбите и направените разходи и дейностите

довели до това.

- Оудит. Оудитът е два вида – финансов (счетоводен) и

управленски. Финансовият оудит е оценка на фирмените

финансови и счетоводни резултати и документи. Той може да е

външен, т.е. извършван от външни за фирмата специалисти, и

вътрешен – извършван от служители на фирмата.

Управленският оудит е вътрешен оудит и е ефективен

инструмент за обхватен контрол на цялостната управленска

дейност. Той включва не само финансова оценка, но и цялостна

оценка на всички фирмени дейности – от оценката на

политиките, целите и стратегиите до оценката на решенията и

действията на мениджърите.

- Други методи за контрол – симулиране, линейно

програмиране, изследване на операциите, теория на опашките,

теория на игрите и др.

В заключение трябва да се посочи, че контролът е

ефективен, когато има стратегически характер и е в унисон със

заложените стратегически цели и задачи в стратегическия план

на организацията, насочен е към постигане на конкретни

резултати, извършва се своевременно, гъвкав е, прост и

икономичен. За всичко това в организациите са създадени

необходимите условия и предпоставки, изградени са

определени звена и служби, осъществяващи организационен,

финансов и стоков контрол, а така също оперативен - от

мениджмънта и ръководителите на дейностите в

организацията. В кооперациите контролът е уреден законово и

с уставите, приемани от общите събрания, функционирането и

изграждането на които са от съществено значение за

развиваните дейности в тях, а така също и за общия

просперитет на кооперацията.

ИЗПОЛЗВАНА ЛИТЕРАТУРА

1. Александров, Крум, Мениджмънт на организации и

предприятия, изд. ЛИА, София, 2000 г.

2. Доралийски, А., Основи на управлението, София, 2001г.

3. Иван Илиев, Икономика и мениджмънт, изд. Мартилен,

София, 2000 г.