БЪЛГАРСКИ ИНСТИТУТ ПО МЕТРОЛОГИЯ

ГЛАВНА ДИРЕКЦИЯ „НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР ПО МЕТРОЛОГИЯ”

ПРОЦЕДУРА
ЗА ПРЕГЛЕД НА ЗАЯВКИ И ДОГОВОРЕНОСТИ

Код на документа: НЦМ-П-701-01

Път за достъп и име на файла:

\\Ncm_qs\gd_ncm\QS\QS_Documents\Procedure\NCM-P-701-01_Edition2_Ver03.pdf

Елемент от:
 БДС EN ISO/IEC 17025: 2017 т. 7.1;
 БДС EN ISO 17034: 2016 т. 4.1.1;
 БДС EN ISO/IEC 17043: 2010 т. 5.4.

Съставил: Прегледал: Одобрил: Издание: 2

Версия: 03
Галина Найденова Росица Чипанова Сашо Недялков
Общо стр.: 5
Дата: 16.07.2019.г. Дата: 17.07.2019.г. Дата: 19.07.2019. г.
Важи от:

Този документ е собственост на БИМ - ГД НЦМ. Всяко позоваване, разгласяване и публикуване се

разрешава единствено с писмено съгласие на собственика.
 Код: Наименование на документа:
НЦМ-П-701-01 Процедура за преглед на заявки и договорености

СЪДЪРЖАНИЕ

1. ОБЩИ ПРИНЦИПИ........................................................................................ 3

2. ОПИСАНИЕ НА ПРОЦЕСА .............................................................................. 4

3. СВЪРЗАНИ ДОКУМЕНТИ................................................................................ 5

Съставил: Прегледал: Одобрил: Издание: 2

Версия: 03
Галина Найденова Росица Чипанова Сашо Недялков
Стр.: 2/5
Дата: 16.07.2019 г. Дата: 17.07.2019 г. Дата: 19.07.2019 г.
Важи от:
Код: Наименование на документа:
НЦМ-П-701-01 Процедура за преглед на заявки и договорености

1. ОБЩИ ПРИНЦИПИ
Процедурата се отнася за управлението на документи от СУ за определяне на реда
при извършване на преглед на заявките и договореностите с клиенти (извън
системата на БИМ и от системата на БИМ), за постигане на увереност в пълното
удовлетворяване на изискванията на клиента и обхваща:
 преглед на постъпилите заявки;
 писмо - отговор на регистрираните заявки (НЦМ-П-403-02-Ф01);
 записи от договаряне с клиента.
Информацията, която е получена или създадена при извършване на
предоставяните услугите е служебна/професионална тайна, с изключение на
информацията, която клиентът прави обществено достъпна или когато това е
договорено между ГД НЦМ и клиента.
Прегледът на заявките и договореностите е свързан с извършване на услугите:
калибриране на средствa за измерване (СИ) / референтни материали (РМ),
приготвяне, охарактеризиране и сертифициране на PМ, организиране и
провеждане на изпитвания за пригодност чрез междулабораторни сравнения (PT)
и др.
Служителите от гише „Административни услуги”/деловодство регистрират всяка
постъпила заявка за услугите, които се извършват в ГД НЦМ (попълнен формуляр
или заявление в свободен текст) и носят отговорност за регистрирането им.
Заявка за калибриране се разпределя от служител по координация и обслужване в
административните дейности на ГД НЦМ до началника на отдела (НО) за
съответната област на измерване. Срокът за изготвяне на отговора на заявката за
калибриране е до 5 (пет) работни дни след получаването й.
Заявка за услуги, различни от калибриране, се представя за резолюция на
Главния директор на ГД НЦМ с пощата за деня от служител по координация и
обслужване в административните дейности на ГД НЦМ. Същият служител
разпределя и разпространява заявката и писмото съгласно процедура НЦМ-П-403-
02.
При рутинни, повтарящи се задачи и за регистрирана заявка на клиенти от
системата на БИМ, тя изпълнява ролята на договореност. В тези случаи се допуска
само съответен запис в НЦМ-П-404-01-Ф01, който се потвърждава с подписа на НО
и не се изготвя официално писмо (НЦМ-П-403-02-Ф01).
Ако заявката не може да бъде изпълнена, се изготвя писмо (с мотивиран отказ)
съгласно НЦМ-П-403-02-Ф01.
Срокът за изпълнение на заявката се определя индивидуално в зависимост от
вида на СИ и величината, броя на точките за калибриране, натовареността на
отдела и др. НО или упълномощен експерт съгласува заявката и подготвя отговор
за клиента. Заявката е приета за изпълнение по договорените условия и при
изискване от клиента го информира по какъв метод ще извърши калибрирането.
Задължително условие за приемане на средството за измерване за калибриране е
да се представи от клиента техническа документация с метрологичните му
характеристики, включваща измервателния обхват и точността му. В зависимост от
вида на СИ и величината се допуска да не се представя техническа документация
в случаите, когато точността му е определена по друг начин (клас на точност, в
нормативен документ и др.).
Когато клиентът няма документирани възражения след получаване на писмо
(НЦМ-П-403-02-Ф01) от ГД НЦМ, регистрираната заявка се счита за договорена.
Заявките със съответните записи се съхраняват по ред, определен в документите
за управление на технически записи и съгласно спецификата на дейността в
отдела.
За провеждането на изпитвания за пригодност чрез междулабораторно сравнение
(PT) се сключва „Договор за съвместна дейност”, между БИМ и лабораторията,
участник в съответствие с процедурите на БИМ.

Съставил: Прегледал: Одобрил: Издание: 2

Версия: 03
Галина Найденова Росица Чипанова Сашо Недялков
Стр.: 3/5
Дата: 16.07.2019 г. Дата: 17.07.2019 г. Дата: 19.07.2019 г.
Важи от:
 Код: Наименование на документа:
НЦМ-П-701-01 Процедура за преглед на заявки и договорености

2. ОПИСАНИЕ НА ПРОЦЕСА
Отговорност, съгласно Дейност Документ
НЦМ-НК-401-Сп01
Клиент на ГД НЦМ Заявка за услугата Заявка (попълнен формуляр или
заявление в свободен текст)

Служител от АУ/
Регистриране на заявката
Деловодство

ГлД/ Служител по
координация и обслужване в Разпределяне на заявката
админ. дейности на ГД НЦМ

Служител по координация и
Разпространение на заявката
обслужване в админ. дейности
на ГД НЦМ

Преглед на заявката за:

- коректност при попълването Запис след комуникация с
клиента върху НЦМ-П-404-01-
- възможност и ресурси за изпълнение
НО/Ръководител РТ/ Ф01 или НЦМ-П-403-02-Ф01
Експерт - срокове за изпълнение до клиента с искане за
- предоставяне на техн. документация за допълнителна информация
СИ със заявката

НО/Ръководител РТ/ Да Приема ли се по Не

Експерт принцип заявката
за изпълнение?

НО/Ръководител РТ/
Уведомяване Уведомяване
Служител по координация и НЦМ-П-403-02-Ф01,
обслужване в админ. дейности на на клиента на клиента НЦМ-П-404-01-Ф01
ГД НЦМ

НО/Ръководител РТ/ Разрешаване на различията между Запис след комуникация с клиента

Експерт заявката и офертата на отдела върху НЦМ-П-404-01-Ф01 и НЦМ-
П-403-02-Ф01 до клиента

Не
Документирано изразено
Постигнато ли е
несъгласие
съгласие?

Да

НО/Ръководител РТ/ Записи

Изпълнение на услугата
Експерт

Записи за приключване
Край на заявката

Съставил: Прегледал: Одобрил: Издание: 2

Версия: 03
Галина Найденова Росица Чипанова Сашо Недялков
Стр.: 4/5
Дата 16.07.2019 г. Дата: 17.07.2019 г. Дата: 19.07.2019 г.
Важи от:
 Код: Наименование на документа:
НЦМ-П-701-01 Процедура за преглед на заявки и договорености

3. СВЪРЗАНИ ДОКУМЕНТИ
НЦМ-НК-401-Сп01, „Списък на отговорности и пълномощия при извършване на
дейностите по калибриране, приготвяне, охарактеризиране и
калибриране на ССМ и организиране на РТ в ГД НЦМ”
НЦМ-П-403-02, „Управление на административните и финансово-
счетоводните документи“
НЦМ-П-404-01-Ф01, „Заявка за калибриране на средства за измерване (СИ)/
референтни материали (РМ) в ГД НЦМ”.
НЦМ-П-404-01-Ф02, „Заявка за утвърждаване на национален еталон на Република
България в БИМ/ ГД НЦМ”
НЦМ-П-403-02-Ф01, „Писмо ”
НЦМ-И-403РТ-01-07, „Инструкция за управление на документите и координация
на изпитване за пригодност (PT)”

Съставил: Прегледал: Одобрил: Издание: 2

Версия: 03
Галина Найденова Росица Чипанова Сашо Недялков
Стр.: 5/5
Дата: 16.07.2019 г. Дата: 17.07.2019 г. Дата: 19.07.2019 г.
Важи от: