P HẦ N M Ề M HỖ T R Ợ C HĂ M S Ó C Y T Ế (A CI S 1)

Tài liệu Hướng dẫn Sử dụng

Bản hướng dẫn sử dụng phần mềm

ACIS phiên bản 3.1

1
Access to Care Information System
Mục lục
❶ Một số điều cơ bản cần biết ......................................................................................... 2
①Mục đích của tài liệu ............................................................................................... 2
②Thông tin cơ bản về phần mềm ACIS .................................................................... 2
Thông tin chung ..................................................................................................... 2
Thông tin về kĩ thuật .............................................................................................. 2
❷ Bắt đầu sử dụng phần mềm ......................................................................................... 3
①Truy cập vào phần mềm ......................................................................................... 3
②Sử dụng các chức năng phần mềm ....................................................................... 3
Đăng nhập vào phần mềm ...................................................................................... 3
Lựa chọn ngôn ngữ hiển thị .................................................................................... 3
Xem số liệu thống kê .............................................................................................. 3
Xuất số liệu thống kê .............................................................................................. 4
Chuyển bệnh nhân đi .............................................................................................. 4
Thay đổi thông tin hoặc điểm đến của một ca chuyển đi ............................................ 5
Huỷ bỏ một ca chuyển đi ......................................................................................... 5
Tiếp nhận bệnh nhân được chuyển đến ................................................................... 5
Tìm kiếm bệnh nhân được chuyển đến, chuyển đi ..................................................... 6
Tìm kiếm bệnh nhân được chuyển đến không theo kế hoạch ..................................... 6
Chức năng phản hồi thông tin với cơ sở chuyển gửi .................................................. 6
Cập nhật thông tin của cơ sở, phòng khám .............................................................. 7
④ Chức năng tiếp cận nhanh các cơ sở y tế ............................................................. 7
③Thoát khỏi phần mềm ............................................................................................ 7
❸ Giải quyết các sự cố thường gặp ................................................................................. 8
①Không truy cập được phần mềm ........................................................................... 8
②Không đăng nhập được ......................................................................................... 8
③Phòng khám không nhận được tin nhắn, email.................................................... 8
④Bệnh nhân không nhận được tin nhắn.................................................................. 8
⑤Phần mềm xảy ra lỗi ............................................................................................... 9
⑥Thông tin liên lạc khi cần trợ giúp ......................................................................... 9
❶ Một số điều cơ bản cần biết
Nội dung của mục này sẽ giúp bạn nắm được các vấn đề như sau
1. Mục đích sử dụng của tài liệu này,
2. Căn bản về phần mềm ACIS phiên bản 3.1

Nội dung tài liệu này được dùng cho phần mềm ACIS phiên bản 3.1, và có thể được cập
nhật để phù hợp với các phiên bản tiếp theo của phần mềm. Hãy liên hệ với cán bộ
chương trình khi bạn gặp khó khăn và không giải quyết được với tài liệu này.

①Mục đích của tài liệu

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng này giúp cho người dùng có thể tra cứu nhanh cách sử dụng các
chức năng trong phần mềm ACIS phiên bản 3.1.
 Bạn có thể dùng tài liệu này để tra cứu trong khi đang sử dụng phần mềm, hoặc dùng để tìm
hiểu trước khi có thể sử dụng phần mềm.
 Nếu trong quá trình sử dụng phần mềm và bạn gặp vấn đề gì không được hướng dẫn trong
tài liệu này, hãy liên hệ tới một trong các địa chỉ sau:

 098 988 6669, gặp dược sĩ Lưu Hồ Thanh Tuấn

 098 333 1085, gặp kỹ sư Nguyễn Tuấn Anh

②Thông tin cơ bản về phần mềm ACIS

Thông tin chung

Phần mềm Hỗ trợ Chăm sóc Y tế, tên tiếng Anh là ACIS – viết tắt của cụm từ Access to Care
Information System, được liên kết xây dựng bởi Tổ chức Sáng kiến Tiếp cận Y tế Clinton (CHAI)
và Trung tâm Phòng chống Bệnh tật Hoa Kỳ tại Việt Nam (CDC). Mục tiêu là giúp nâng cao hiệu
quả của công tác giới thiệu, chuyển gửi bệnh nhân giữa các dịch vụ/cơ sở y tế cũng như hiệu quả
của quá trình chăm sóc, điều trị cho bệnh nhân.

Thông tin về kĩ thuật

 ACIS là phần mềm chạy trên Internet, giống như một trang báo mạng, và có thể truy cập vào
bằng địa chỉ http://acis.eclinica.vn
 ACIS có khả năng bảo mật thông tin cao, có chế độ sao lưu dữ liệu định kỳ để đảm bảo an
toàn cho dữ liệu

2
❷ Bắt đầu sử dụng phần mềm
Nội dung của mục này sẽ giúp bạn nắm được các vấn đề sau
1. Truy cập vào phần mềm,
2. Sử dụng các chức năng dành cho người dùng thông thường, và
3. Thoát khỏi phần mềm

①Truy cập vào phần mềm

Phần mềm ACIS có thể được mở ra thông qua 2 bước sau đây:

 Bước 1: Bật trình duyệt web bạn hay dùng (tốt nhất nên  Truy cập nhanh:
dùng trình duyệt Google Chrome), Bookmark địa chỉ truy cập
 Bước 2: Gõ chính xác địa chỉ http://acis.eclinica.vn vào sẽ giúp bạn truy cập nhanh
thanh địa chỉ của trình duyệt và nhấn nút Enter. vào phần mềm.

②Sử dụng các chức năng phần mềm

 Đăng nhập vào phần mềm

Để có thể bắt đầu sử dụng các chức năng của phần mềm, bạn cần phải sử dụng chức năng này.

 Mẹo hay cho bạn:

Nếu bạn quên tên đăng
nhập hoặc mật khẩu, hãy
liên hệ với các cán bộ
chương trình theo số điện
thoại được cung cấp trong
tài liệu này.

 Lựa chọn ngôn ngữ hiển thị

 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành công vào phần mềm,
 Bước 2: Lựa chọn ngôn ngữ để hiển thị ở góc trái phía trên màn hình. Nếu giao diện của
phần mềm đang là tiếng Anh, và bạn muốn chuyển sang tiếng Việt thì nhấn chuột vào nút có
chữ “Tiếng Việt”, ngược lại hãy tìm và nhấn chuột vào nút có chữ “English”.

 Xem số liệu thống kê

Chức năng này cho phép bạn xem một số thông tin thống kê cơ bản (ở dạng biểu đồ) về lượng
bệnh nhân chuyển đi, chuyển đến và tỉ lệ chuyển gửi thành công. Màn hình này có thể được truy
cập qua 2 bước sau:

 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành công vào phần mềm,
3
 Bước 2: Hãy tìm và nhấn chuột vào menu “Số liệu thống kê”.
 Bước 3: Tùy vào phân quyền của TK của bạn, bạn có thể xem số liệu tại cơ sở của bạn hoặc
những cơ sở bạn đang quản lý

 Xuất số liệu thống kê

Chức năng này cho phép bạn xuất ra file excel và word (theo mẫu) về số lượng bệnh nhân
chuyển đi, chuyển đến và số lượng chuyển gửi thành công hay không thành công. Màn hình này
có thể được truy cập qua 2 bước sau:

 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành  Xuất excel và Word:
công vào phần mềm, Nếu file excel không tự động
 Bước 2: Hãy tìm và nhấn chuột vào menu mở bạn có thể tìm nó trong
phần download.
.
 Bước 3: Chọn các tiêu chí cần lọc (VD ngày tháng, dạng
chuyển gửi, hoạt xuất tất cả thông tin)
 Bước 4:Chọn xuất excel, lựa chọn nội dung và khoản
thời gian cần xuất dữ liệu

 Chuyển bệnh nhân đi

Khi bạn giới thiệu/chuyển môt bệnh nhân tới cơ sở khác, hãy thực hiện các bước như sau để ghi
nhận ca chuyển gửi này:

 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành

công vào phần mềm,  Chức năng trao đổi thông
tin với đơn vị nhận:
 Bước 2: Nhấn chuột vào menu Bạn có thể trao đổi thông tin
với đơn vị nhận VD cung cấp
 Bước 3: Nhấn chuột vào nút “Chuyển bệnh nhân” có
phát đồ đang điều trị Lao,
nền màu xanh,
ngày bắt đầu điều trị bằng
 Bước 4: Nhập đầy đủ các thông tin vào biểu mẫu trên cách điền câu hỏi vào phần
màn hình theo yêu cầu “thêm ghi chú cho ca chuyển
 Bước 5: Chọn Tỉnh, Chọn hình thức chuyển gửi (Vd Lao, gửi”.
HIV…)  Mã số chuyển gửi:
 Bước 6:Chọn cơ sở tiếp nhận Cần giới thiệu cho bệnh nhân
biết đây là mã số của ca
 Bước 7: Nhập phiếu chuyển gửi theo mẫu chuyển gửi, nó sẽ được sử
 Bước 8: Nhập thông tin cần trao đổi với đơn vị nhận nếu dụng khi cần thiết, tuyệt đối
có KHÔNG đề cập đến việc giúp
xác định bệnh nhân khi
 Bước 9: Nhấn vào nút “Lưu thông tin” để ghi nhận ca không đến đúng phòng
chuyển gửi. khám như đã đăng ký
 Bước 10: Giới thiệu cho bệnh nhân về MÃ SỐ CHUYỂN
GỬI (nằm ở góc phải bên dưới của phiếu chuyển gửi)

4
 Thay đổi thông tin hoặc điểm đến của một ca chuyển đi
Bệnh nhân đã được giới thiệu tới một cơ sở và một lý do nào đó Bệnh nhân hay chính bạn cần
phải thay đổi thông tin hoặc thay đổi địa điểm đến. Khi đó, bạn hãy thực hiện các bước sau để
thay đổi ca chuyển gửi.

 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành

 Đây là thao tác dành cho
công vào phần mềm,
đơn vị chuyển bệnh nhân đi
 Bước 2: Nhấn chuột vào menu
 Bước 3: Tìm trong danh sách “Bệnh nhân chuyển đến chờ tiếp nhận” để xác định bệnh nhân
vừa xác nhận sẽ không tới, và bấm vào tên bệnh nhân
 Bước 4: Nhập lại các thông tin cần thay đổi HOẶC thay đổi  Thay đổi thông tin trong
địa điểm đến vào biểu mẫu trên màn hình, phiếu chuyển:
 Bước 5: Nhấn vào nút “LƯU THÔNG TIN” để lưu lại thông Bạn có thể thay đổi nội dung
tin bạn vừa thay đổi. trong phiếu chuyển bằng
cách bấm vào nút điền phiếu.
 Huỷ bỏ một ca chuyển đi
Bạn giới thiệu một bệnh nhân tới cơ sở khác và sau 60 ngày không thấy tới, bạn đã gọi điện và
không liên lạc được hoặc được thông báo là bệnh nhân sẽ không tới vì một lý do nào đó. Khi đó,
bạn hãy thực hiện các bước sau để ghi nhận ca chuyển gửi đã bị huỷ bỏ.

 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành

 Đây là thao tác dành cho
công vào phần mềm,
đơn vị chuyển bệnh nhân đi
 Bước 2: Nhấn chuột vào menu
 Bước 3: Tìm trong danh sách “Bệnh nhân chuyển đến chờ tiếp nhận” để xác định bệnh nhân
vừa xác nhận sẽ không tới, và bấm vào tên bệnh nhân
 Bước 4:Trong giao diện “Thông tin bệnh nhân” trong phần trạng thái chuyển gửi đổi ô
trạng thái từ “Đang chờ” thành “Đã huỷ”,
 Bước 5: Nhấn vào nút “LƯU THÔNG TIN” để lưu lại thông tin bạn vừa thay đổi.

 Tiếp nhận bệnh nhân được chuyển đến

Một bệnh nhân được giới thiệu/chuyển tới cơ sở của bạn và đã đến để đăng ký, bạn hãy thực
hiện các bước sau để ghi nhận ca chuyển gửi thành công:  Mẹo hay cho bạn:
Bạn có thể truy cập nhanh
 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành công
vào phần mềm, vào biểu tượng để biết
bệnh nhân chuyển đến và
 Bước 2: Nhấn chuột vào menu những thông tin khác.
 Bước 3: Tìm trong danh sách “Bệnh nhân chuyển đến chờ
tiếp nhận” để xác định bệnh nhân đã tới đăng ký,
 Bước 4: Thay đổi ô trạng thái từ “Đang chờ” thành “Đã tới”,
 Bước 5: Nhấn vào nút “Có” để xác nhận tiếp nhận.

5
 Tìm kiếm bệnh nhân được chuyển đến, chuyển đi
Chức năng tìm kiếm giúp bạn tìm kiếm nhanh và chính xác
bệnh nhân được chuyển đi hay bệnh nhân được chuyển đến.  Mẹo hay cho bạn:
Hãy thực hiện các bước sau để tìm kiếm bệnh nhân. Bạn chỉ cần gõ vào TÊN
hoặc TÊN ĐỆM,HỌ hoặc số
 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành công điện thoai của bệnh nhân để
vào phần mềm, tìm kiếm.

 Bước 2: Nhấn chuột vào menu nếu bạn muốn tìm bệnh nhân
được chuyển đến (và nhấn chuột vào menu “Bệnh nhân chuyển đến” nếu bạn muốn tìm
bệnh nhân được chuyển đi,)
 Bước 3: Bạn hãy gõ số điện thoại HOẶC tên của bệnh nhân vào ô có chữ “Tìm kiếm...”, sau
đó nhấn vào nút màu xám có hình chiếc kính lúp ở bên cạnh.

 Tìm kiếm bệnh nhân được chuyển đến không theo kế hoạch
Chức năng tìm kiếm giúp bạn tìm kiếm nhanh và chính xác bệnh nhân được chuyển đến một có
sở khác NHƯNG vì một lí do nào đấy bệnh nhân đến đăng ký tại có sở của bạn khi đấy trên giao
diện làm việc của bạn không có tên/ID của bệnh nhân. Hãy thực hiện các bước sau để tìm kiếm
bệnh nhân.
 Mẹo hay cho bạn:
 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành công
vào phần mềm, Nếu bạn bệnh nhân làm
mất phiếu chuyển chỉ
 Bước 2: Nhấn chuột vào menu còn một cách để lấy lại
nếu bạn muốn tìm bệnh nhân được chuyển đến (và nhấn MÃ SỐ CHUYỂN GỦI là
chuột vào menu “Bệnh nhân chuyển đến” nếu bạn muốn liên lạc lại với đơn vị
tìm bệnh nhân được chuyển đi,) chuyển .
 Bước 3: Bạn hãy gõ MÃ SỐ CHUYỂN GỬI của bệnh nhân (nằm dưới góc phải của phiếu
chuyển gửi) vào ô có chữ “Tìm kiếm...”, sau đó nhấn vào nút màu xám có hình chiếc kính lúp
ở bên cạnh.
 Bước 4: Bấm nút đồng ý tiếp nhận bệnh nhân về cơ sở của bạn

 Chức năng phản hồi thông tin với cơ sở chuyển gửi

Bạn có thể sử dụng chức năng này để phản hồi thông tin với cơ sở chuyển bệnh nhân, việc này
có thể làm ngày khi tiếp nhận bệnh nhân hoặc trước khi tiếp nhận bệnh nhân (nếu có thể đáp
ứng được câu hỏi của đơn vị gửi mà không cần chờ bệnh nhân đến)

Tính năng này còn giúp cho cơ sở nhận phản hồi thông tin một khoản thời gian sau khi đã tiếp
nhận bệnh nhân VD cập nhật kết quả chẩn đoán LAO, phác đồ điều trị và thời gian bắt đầu điều
trị. Có 2 cách để làm điều đó
 Mẹo hay cho bạn:
Cách 1:
Có thể trả lời thông tin cho
 Bước 1: xác định bệnh nhân hoặc tìm kiếm bệnh nhân có sở chuyển rất nhanh VD
kết quả chẩn đoán Lao và
phác đồ điều trị.

6
 Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng hoặc kích đúp lên tên bệnh nhân hoặc mã số để
trả lời hoặc cập nhật thông tin có liên quan về bệnh nhân
 Bước 3: Đóng hộp thoại bằng cách đóng “Lịch sử ca chuyển gửi”
Cách 2: Dành cho vừa tiếp nhận bệnh nhân vừa phản hồi thông tin

 Bước 1: xác định bệnh nhân hoặc tìm kiếm bệnh nhân  Bạn có thể tiếp nhận và
hỏi lại:
 Bước 2: Nhấn chuột vào cột “trạng thái” chọn đã tới
Cơ sở chuyển lần làm xét
 Bước 3: Thêm ghi chú nếu có hoặc kích núp nút “Có” để nghiệm TL virut của bệnh
đóng hộp thoại và tiếp nhận bệnh nhân nhân là từ khi nào.

 Cập nhật thông tin của cơ sở, phòng khám

Bạn có thể tự thay đổi thông tin về cơ sở, phòng khám của
 Mẹo hay cho bạn:
mình bao gồm tên, địa chỉ, người liên hệ, mật khẩu và một số
Nếu bạn muốn thay đổi
thông tin khác. Các bước để thay đổi thông tin như sau: mật khẩu đăng nhập, hãy
nhập mật khẩu mới và
 Bước 1: Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập thành công
nhấn nút “Lưu thông tin”,
vào phần mềm,
ngược lại bạn hãy để
trống các ô mật khẩu và
 Bước 2: Nhấn chuột vào
nhấn nút “Lưu thông tin”
 Bước 3: Nhập vào các thông tin cần thay đổi, để lưu các thay đổi khác.
 Bước 4: Nhấn vào nút “Lưu thông tin” có nền màu xanh để ghi nhận các thông tin vừa thay
đổi.

④ Chức năng tiếp cận nhanh các cơ sở y tế

Bạn có thể chọn để trực tiếp chuyển bệnh nhân đến nơi mình
mong muốn, danh sách này sẽ hiển thị tất cả các cơ sở trên cả nước đang được kết nối trên hệ
thống ACIS

③Thoát khỏi phần mềm

Bạn hãy nhớ thoát khỏi phần mềm sau khi kết thúc buổi làm việc, hoặc khi không sử dụng phần
mềm nữa. Các bước để thoát khỏi phần mềm như sau:

 Bước 1: Nhấn vào nút “Thoát” ở góc phía trên bên phải của màn hình (bên cạnh nút thay đổi
ngôn ngữ hiển thị),
 Bước 2: Tắt trình duyệt web.

7
❸ Giải quyết các sự cố thường gặp
Mục này sẽ giúp bạn giải quyết được các sự cố cơ bản và thường gặp trong quá trình sử dụng
phần mềm ACIS phiên bản 2.0

①Không truy cập được phần mềm

Khi bạn không truy cập vào phần mềm, ví dụ bạn
nhìn thấy nội dung trình duyệt web như ở hình bên
thì nguyên nhân của sự cố này có thể là:

 Đường truyền Internet của bạn đang bị ngắt:

Bạn hãy tự mình kiểm tra hoặc nhờ người có
chuyên môn về IT kiểm tra xem máy tính của
bạn có đang kết nối Internet không.
 Bạn gõ chưa đúng địa chỉ trang web: Hãy kiểm
tra và chắc chắn là bạn đã truy cập vào đúng
địa chỉ của trang web là http://acis.eclinica.vn

②Không đăng nhập được

Khi bạn đăng nhập vào hệ thống và nhận được thông báo “Sai tên đăng nhập hoặc mật khẩu”
thì nguyên nhân có thể là:

 Bạn gõ chưa đúng tên đăng nhập hoặc mật khẩu: Hãy  Mẹo hay cho bạn:
kiểm tra lại và chắc chắn rằng bạn đã gõ đúng tên đăng Bạn hãy lưu tên đăng nhập
nhập và mật khẩu được cấp. và mật khẩu vào danh bạ
 Quản trị viên hệ thống đang tiến hành thay đổi mật khẩu điện thoại của bạn.
của người dùng: Điều này có thể được thực hiện để đảm  Liên hệ với Trung tâm
bảo tính an toàn, bí mật của thông tin. Nếu điều này xảy phòng, Chống HIV/AIDS
ra, bạn vui lòng liên hệ với các cán bộ chương trình theo hoặc đường dây nóng để
số điện thoại được cung cấp ở tài liệu này. xin trợ giúp

③Phòng khám không nhận được tin nhắn, email

Bạn hãy chắc chắn ĐÃ CHỌN vào mục “Nhận thông báo qua SMS, Email” trong chức năng cập
nhật thông tin của phòng khám, đồng thời KIỂM TRA lại địa chỉ email và số điện thoại xem đã
đúng chưa.

④Bệnh nhân không nhận được tin nhắn

Có thể bạn đã thay đổi nội dung tin nhắn trước khi gửi cho bệnh nhân, hoặc do lỗi không mong
muốn trong hệ thống, hoặc do trục trặc kĩ thuật xuất phát từ phía nhà mạng Vinaphone, Viettel
hoặc Mobifone.

8
⑤Phần mềm xảy ra lỗi
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm mà bắt gặp
một màn hình lạ (ví dụ như hình bên) thì có thể
đã có lỗi xảy ra với phần mềm. Bạn vui lòng liên
hệ với các cán bộ chương trình theo số điện
thoại được cung cấp trong tài liệu này.

⑥Thông tin liên lạc khi cần trợ giúp

 098 988 6669, gặp dược sĩ Lưu Hồ Thanh Tuấn

 098 333 1085, gặp kỹ sư Nguyễn Tuấn Anh