TECHNIK EKONOMISTA

TEMAT: PLAN TREŚCI PISMA

Podstawowe znaczenie dla skuteczności pisma ma prawidłowe zredagowanie jego treści pod
względem merytorycznym i stylistycznym. W związku z tym przed przystąpieniem do redagowania
pisma należy sporządzić plan treści. Planując treść pisma, należy wziąć pod uwagę wszystkie
elementy, z których powinna się ona składać:
• wprowadzenie,
• przedstawienie problemu,
• uzasadnienie,
• wnioski.
1. Wprowadzenie to część wstępna i zarazem nieobowiązkowa. Celem wprowadzenia jest ogólne
zorientowanie adresata w sprawie, która będzie w piśmie poruszona. Często nawiązuje się do poprzedniej
korespondencji w danej sprawie, podając zawsze znak i datę oraz określenie sprawy pisma, na które się
odpowiada, np.:
Odpowiadając na Wasze pismo z dnia 7 maja 2022 roku, znak DN-II-3/453/2022. w sprawie
nawiązania współpracy przy produkcji mebli tapicerowanych, uprzejmie informujemy, że...
Stosownie do Waszej prośby, przekazanej nam w piśmie z dnia 28 maja 2022 roku, znak NA-IV-
5/56/278/2022, w sprawie zakupu oprogramowania komputerowego...
Nawiązując do Waszego pisma z dnia 06.06.2022 roku, znak DR- V/76/l 89/2022, w sprawie
reklamacji...
Informujemy, że stosownie do Waszego zamówienia nr 12/DA-U-34/2022, z dnia 26 kwietnia 2022
roku, na sprzęt komputerowy...
Można też nawiązać do innego faktu, jaki miał miejsce w tej sprawie przed napisaniem pisma, np.:
Nawiązując do Waszego ogłoszenia, zamieszczonego w „Gazecie Poznańskiej" nr 125 z dnia 15 maja
2022 roku, uprzejmie informujemy, że...
Stosownie do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej dnia 4 maja 2022 roku z Waszym
pracownikiem, Panem Janem Kowalskim...
Jak to już ustaliliśmy podczas rozmowy przeprowadzonej z Waszym pracownikiem, Panem Adamem
Misiem...
W związku z zasłyszaną informacją, że zamierzacie sprzedać samochód osobowy marki Opel Vectra,
informuję, że jestem zainteresowany jego kupnem.
Można wprowadzić adresata w zagadnienie, które chce się w piśmie omówić, np.:
W związku ze zmianą rozporządzenia, jaka miała miejsce w kwietniu br. ... Z uwagi na to, że w ostatnim
czasie nasze przedsiębiorstwo znacznie zwiększyło liczbę sklepów, poszukujemy nowych dostawców.
Jeśli nie było wcześniejszej korespondencji ani też innego faktu poprzedzającego redagowane
pismo, nie ma potrzeby wprowadzania adresata w zagadnienie, wprowadzenie można pominąć.

2. Przedstawienie problemu jest zasadniczą i obowiązkową częścią treści każdego pisma. Nadawca
powinien szczegółowo wyjaśnić sprawę, z którą zwraca się do adresata. Problem powinien być
zredagowany jasno, zwięźle, wyczerpująco i jednoznacznie. Błędy w tej części powodują dodatkową
korespondencję i wydłużają czas załatwiania sprawy. W decyzjach administracyjnych ta część tekstu
pisma zwana jest osnową.

3. Uzasadnienie ma na celu przekonanie adresata o słuszności stanowiska zajmowanego przez

nadawcę pisma. Nadawca podaje motywy swojego postępowania i zajętego stanowiska. Jest to
obowiązkowa część treści pisma. Uzasadnienie jest z reguły dłuższe niż przedstawienie problemu.
Powinno być płynne, jasne, zwięzłe i jednoznaczne, powinno zawierać właściwe argumenty.
Wyróżnia się dwa rodzaje uzasadnień:
• uzasadnienie faktyczne - podaje się w nim:
- stan faktyczny sprawy, np. Mam wykształcenie średnie... ~ dowody świadczące o tym fakcie,
np. ... na dowód czego w załączeniu przesyłam kopię świadectwa dojrzałości;

1
TECHNIK EKONOMISTA

• uzasadnienie prawne - podaje się w nim podstawę prawną zajętego stanowiska lub prawną ocenę
stanu faktycznego, np.:
Zgodnie z § 19, ust. 3. umowy o dostawę nr 27/2022, z dnia 22 marca 2022 roku, reklamacje z tytułu
wad jakościowych w wyrobach mają być zgłaszane dostawcy w ciągu 14 dni od dnia otrzymania
przesyłki.
Jednocześnie informuję, że posiadam prawo jazdy kategorii B, co zgodnie z art. 65. ustawy z dnia 1
lutego 1983 roku, prawo o ruchu drogowym (DzU nr 6, poz. 35), jest wystarczające do wykonywania
zawodu kierowcy.

4. Wnioski są końcową częścią treści pisma i zarazem nieobowiązkową. Stanowią podsumowanie

pisma i ponowne podkreślenie jego istoty. Jeżeli przedstawienie problemu oraz uzasadnienie zostały
zredagowane prawidłowo, w tej części można ograniczyć się do jednego zdania, np.:
Biorąc powyższe pod uwagę, uprzejmie prosimy o pozytywne załatwienie naszej sprawy i...
Podsumowując powyższe, uprzejmie proszę o przychylne ustosunkowanie się do mojego wniosku i...
Rekapitulując, uprzejmie prosimy o pozytywne i szybkie załatwienie naszej sprawy oraz...

Powyższe zdania należy uzupełnić istotą sprawy, np.: ...przyjęcie mnie do pracy, wydanie decyzji o
pozwoleniu na budowę, przydzielenie mi mieszkania komunalnego. Zdania te nie zawierają
podsumowania treści, skłaniają jednak adresata do dokonania takiego podsumowania, czyli
przypomnienia sobie treści przed chwilą przeczytanego pisma.

Z uwagi na to, że wprowadzenie i wnioski nie są obowiązkowymi częściami treści pisma, prawidłowo
zredagowane pismo może zawierać wszystkie cztery elementy, trzy albo tylko dwa.