WEBSITE KARTU IZIN KELUAR PONDOK PESANTREN

MAHASISWA DAN ALUMNI NAILUL ULA

CENTER

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh
Ahmad Kuswanto 14.02.8841
Achmad Nurrohman 14.02.8885
Mukhamad Anang Thoyfur 14.02.8856

kepada
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2017
 WEBSITE KARTU IZIN KELUAR PONDOK PESANTREN
MAHASISWA DAN ALUMNI NAILUL ULA
CENTER

Achmad Nurrohman1), Ahmad Kuswanto2), Mukhamad Anang Thoyfur3), Ali Mustopa4)

1,2,3) Manajemen Informatika Universitas AMIKOM Yogyakarta 4)Informatika Universitas AMIKOM

Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283
Email : achmad8885@students.amikom.ac.id1),ahmad8841@students.amikom.ac.id2),
mukhamad8856@students.amikom.ac.id3), ali.m@amikom.ac.id4)

Abstract - Islamic boarding house of Nailul Ula center
located in Plosokuning, Minomartani, Ngaglik, Sleman,
Yogyakarta. This islamic boarding house of Nailul Ula
Center is reserved for those who are studying in college,
this islamic boarding house has rules that are similar to
other islamic boarding house, the important regulation in
this boarding house is permission leave boarding house.
Because the student who study in this islamic boarding
house are college students, then they must have activities
on their campus, so it will very ineffective if still using the
old manual system.
With the information system of permission based website
will provide convenience for students and officer, With
the information system of permission baseb website Is
expected to reduce the offender of permission to leave
islamic boarding house
Keyword: permission application, website, islamic
boarding house
1. Pendahuluan  database  dan  web  server  menggunakan  Xampp  for
 
1.1. Latar Belakang 
Peraturan atau tata tertib adalah hal yang sangat
penting dalam lingkungan pondok pesantren, Salah satu
peraturan yang sangat ditekankan dipondok pesantren
nailul ula ini adalah masalah perizinan. Santri yang
menghendaki keluar meninggalkan pondok pesantren
melebihi 24 jam atau minimal tidak ikut serta dalam
jamaah sholat maghrib, ngaji Al-Quran, jamaah sholat
isya’, dan pengajian malam rutinan maka ia diharuskan
mengajukan izin kepada lurah pondok atau pengurus.
Dikarenakan santri yang belajar di pesantren ini adalah
mahasiswa yang semuanya pasti memiliki kegiatan di
kampusnya masing – masing maka akan sangat tidak
efektif jika sistem perizinannya masih menggunakan
manual yaitu dengan cara mendatangi kantor dan menemui
pengurus untuk kemudian menuliskan formulir perizinan
yang berlaku.
1.2. Perumusan Masalah 
Berdasarkan latar belakang diatas, perumusan
masalahnya adalah bagaimana membuat sistem informasi
perizinan berbasis website, dimana sistem tersebut dapat
membatu memudahkan proses perizinan dan pemantauan
aktivitas santri diluar lingkungan pondok pesntren?
1.3. Batasan Masalah 
Terkait permasalahan tersebut diatas, penulis
membatasi permasalahan dengan identifikasi masalah
sebagai berikut:
1. Melakukan  analisis  dan  perancangan  sistem 
pendataan  izin  santri  dalam  lingkup  pondok 
pesantren Nailul Ula Center. 
2. Penelitian  tidak  melibatkan  aktifitas  kepengurusan 
yang  lain  seperti  penerbitan  surat  menyurat  dan 
sebagainya 
3. Sistem  dapat  melayani  pencarian  data  aktifitas 
perizinan santri secara online. 
4. Sistem  ini  dirancang  menggunakan  bahasa 
pemrograman  PHP,  MySQL  sebagai  pengolah 
 
windows 
1.4. Tujuan Penelitian 
juan yang ingin dicapai dalam penelitian ini
berdasarkan rumusan masalah dan batasan masalah adalah:
1. Sebagai  sarana  untuk  mempermudah  pengawasan 
aktifitas santri diluar pondok pesantren. 
2. Mempermudah  santri  dalam  melakukan  perizinan 
keluar dari podok pesantren. 
3. Sebagai  syarat  untuk  menyelesaikan  pendidikan 
program Diploma 3 jurusan Management Informatika 
Universitas AMIKOM Yogyakarta 
 
1.5. Manfaat Penelitian 
Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Meningkatklan  kualitas  kenyamanan  santri  dalam 
melakukan proses perizinan. 
2. Lebih  mudah  dalam  perekapan  data  santri  yang 
melakukan izin. 
 

1
1.6. Metode Penelitian   
1.6.1. Metode Pengumpulan Data  Informasi  adalah  data  yang  telah  diolah  menjadi 
sebuah  bentuk  yang  berarti  bagi  penerimanya  dan 
Dalam pengumpulan data penulis menggunakan
berbagai sumber yang digunakan untuk menyelesaikan bermanfaat  dalam  pengambilan  keputusan  saat  ini 
penelitian ini, diantaranya: atau mendatang (Davis, 1995). [3] 
 
1. Metode Studi Pustaka 
2.3. Definisi Sistem Informasi 
Mengumpulkan  beberapa  teori  terkait  dengan 
 
penelitian dari berbagai sumber media berhubungan 
Sistem  Informasi  adalah  suatu  alat  untuk 
dengan sistem logika pemrograman website. 
menyajikan  informasi  dengan  cara  sedemikian  rupa 
2. Metode Observasi 
sehingga  bermanfaat  bagi  penerimanya  (Kertahadi, 
Melakukan  pengamatan  pola  atau  alur  proses 
1995).[3] 
perizinan  yang  telah  berjalalan  di  pondok  pesantren 
2.4. Definisi Izin 
Nailul Ula tersebut. 
 
3. Metode Wawancara 
berdasarkan  Kamus  besar  Bahasa  Indonesia, 
Melakukan  wawancara  terhadap  Pengurus  pondok 
perizinan  diartikan  sebagai  hal  pemberian  izin. 
pesantren  dan  beberapa  santri  mengenai  sistem 
Sedangkan izin itu sendiri, dalam kamus tersebut izin 
perizinan yang berlaku di pondok pesantren. 
diartikan  sebagai  pernyataan  mengabulkan  (tidak 
 
melarang  dsb),  persetujuan  membolehkan.  Dengan 
1.6.2. Metode Perancangan Sistem 
demikian,  secara  umum  perizinan  dapat  diartikan 
 
sebagai  hal  pemberian  pernyataan  mengabulkan 
1. Analisis 
Analisi  yang  digunakan  dalam  pembuatan  sistem  (tidak  melarang  dsb)  atau  persetujuan 
ini  adalah  analisis  kebutuhan  sistem,  yang  meliputi  membolehkan.[1] 
kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.   
2. Desain  2.5. Pemodelan Sistem 
Pada  tahap  ini  akan  dilakukan  desain  halaman  2.5.1. Pengertian Flowchart 
 
utama website dan desain rancangan database yang 
Bagan  alir  (flowchart)  adalah  bagan  (chart)yang 
akan digunakan 
menunjukkan  alir  atau  arus  (flow)  di  dalam 
3. Implementasi 
Pada  tahap  ini  akan  dilakukan  pengerjaan  atau  program  atau  prosedur  sistem  secara  logika 
implementasi dari perencanaan yang akan dibuat.  (Jogiyanto, 2005).[2] 
4. Pengujian   
Pada tahap ini akan dilakukan pengujian terhadap  2.5.2. Pengertian DFD 
program  yang  telah  dibuat.  Dari  hasil  pengujian  ini   
akan dilakukan analisa  DFD  adalah  diagram  yang  menggunakan  notasi 
  simbol  untuk  menggambarkan  arus  data  sistem 
2. Landasan Teori  (Jogiyanto HM, 2005).[2] 
2.1. Definisi Sistem   
  2.5.3. Pengertian ERD 
Secara  etimologi  sistem  berasal  dari  bahasa   
inggris  yaitu  system  yang  berarti  susunan  atau  cara.  ERD (Entity Relationship Diagram) adalah gambar 
Sistem  pada  dasarnya  adalah  sekumpulan  objek  –  atau  diagram  yang  menujukan  informasi  dibuat, 
objek  yang  saling  berelasi  dan  berinteraksi  serta  disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. [3] 
hubungan  antar  objek  bisa  dilihat  sebagai  satu   
kesatuan  yang  dirancang  untuk  mencapai  satu  2.6. Definisi Website 
tujuan.[3]   
  Website adalah salah satu aplikasi yang berisikan 
2.2. Definisi Informasi  dokumen–  dokumen  multimedia  (teks,  gambar, 

2
 suara,  animasi,  video)  didalamnya  yang   
menggunakan  protokol  HTTP  (hypertext  transfer  3.4.2. Halaman Santri 
protocol)  dan  untuk  mengaksesnya  menggunakan   
perangkat lunak yang disebut browser.   1. Santri dapat menambahkan dan melihat data izin 
   
3. Tinjauan Umum  3.5. Perancangan Sistem 
3.1. Profil Pondok Pesantren Nailul ULA  3.5.1. Flowchart Sistem  
   
Pondok  pesantren  Nailul  Ula  adalah  sebuah 
lembaga  pendidikan  nonformal  yang  betujuan 
memfasilitasi  mahasiswa  di  Yogyakarta  untuk 
melanjutkan  belajar  agama,  Pondok  pesantren  ini 
didirikan  pada  tahun  2006  oleh  almarhum 
almaghfurllah KH Aliy As’ad, MM. 
 
3.2. Sistem Yang Berjalan 
 
Sistem perijinan di pondok pesantren nailul ula ini 
masih  mengunakan  sistem  manual,  dari  santri  input  Gambar 1 Flowchart Sistem
data  hingga  pengurus  merekap  laporan  tiap  bulan 
dan melaporkan kepada pengasuh pondok pesantren 
s3emua  dilakukan  dengan  menggunakan  kertas. 
Kemudian  untuk  merekap  tiap  bulannya  pengurus 
harus  menghitung  jumlah  santri  yang  meng‐input 
data di form ijin yang disediakan. 
 
3.3. Kelemahan Sistem Lama  3.5.2. 3DFD 
 
Dikarenakan  masih  menggunakannya  cara 
manual  dalam    proses  perizinan  maka  dirasa  masih 
banyak kekurangan yang penulis temui, diantaranya: 
1. Terlalu banyak memakan ruang penyimpanan 
2. Masih  sering  terjadi  kesalahan  perekapan  data  izin 
santri 
3. Kesilitan dalam melakukan rekap tiap bulannya   
4. Memerlukan  waktu  lama  untuk  melakukan  proses  Gambar 2 DFD 
perekapan  3.5.3. ERD 
5. Form  izin  yang  disediakan  masih  sering  terselip 
dengan dokumen lain 
 
3.4. Rancangan Sistem Yang Diusulkan 
3.4.1. Halaman Pengurus 
 
1. Pengurus  dapat  melihat  semua  data  santri,  data  izin 
dan data pengurus itu sendiri 
2. Pengurus dapat menyetujui atau menolak pengajuan 
izin santri 
3. Pengurus  dapat  menambahkan  data  santri  data  izin   
dan data pengurus   Gambar 3 ERD 
4. Pengurus dapat menambahkan data izin santri 

3
  
3.5.4. Rancangan Antarmuka 
 
1. Rancangan Halaman Pengurus 
 

 
 
Gambar 7 Struktur Tabel User (santri 

Gambar 7 merupakan struktur tabel user atau santri

berguna untuk menyimpan data santri. Tabel ini terdiri dari
9 (sembilan) field dengan username sebagai primary key.
  4.1.3. Tabel Izin 
Gambar 4 Rancangan Halaman Pengurus   
 
 
2. Rancangan Halaman Santri 
 

 
 
Gambar 8 Struktur Tabel Izin 

Gambar 8 merupakan struktur tabel izin berguna

untuk menyimpan data izin santri, tabel ini terdiri dari 7
field. Dalam tabel ini Id menjadi primary key.
 
 
Gambar 5 Rancangan Halaman Santri 
4. Pembahasan 
4.1. Implementasi Basis Data 
4.1.1. Tabel Admin (Pengurus) 
 
4.2. Implementasi Sistem 
4.2.1. Tampilan dashboard Pengurus (Halaman Utama) 
 

Gambar 6 Struktur Tabel Admin (Pengurus)

Tabel ini berguna untuk menyimpan data pengurus.

Terdiri dari 5 (empat) field yang dapat dilihat pada gambar
4.9 dan username sebagai primary key.

4.1.2. Tabel User (santri)   
  Gambar 9 Tampilan Dashboard Pengurus 

Halaman ini menampilkan semua informasi umum

yang ada di dalam website sistem informasi perizinan ini,

4
diantaranya: daftar pengurus, daftar santri, daftar izin aktif, mengisikan formulir tambah data izin, setelah semua 
izin ditinjau, izin tidak aktif atau kadaluarsa dan izin yang data terisi klik tombol simpan. 
ditolak. 4. Sistem  dapat  membuat  laporan  dari  daftar  santri 
yang melakukan perizinan. 
4.2.2. Tampilan Dashboard SantrI  5. Bahasa  pemrograman  yang  digunakan  dalam 
  membuat  website  adalah  PHP  dan  MySql  sebagai 
databse. 
6. Berdasarkan  rancangan  database,  tabel  yang 
terbentuk adalah tiga tabel. 
 
5.2. Saran  
 
1. Sebisa  mungkin  menambahkan  menu  dan  fitur  baru 
pada sistem yang telah dibuat ini. 
  2. Dalam hal keamanan, sistem yang baru ini masih perlu 
Gambar 10 Tampilan Dashboard Santri  dilakukan pembenahan. 
3. Pada beberapa fitur, terkadang masih berjalan belum 
Halaman ini menampilkan semua informasi secara umum, sesuai dengan yang diharapkan,  oleh sebab itu perlu 
diantaranya, daftar izin ditinjau, daftar izin aktif, daftar izin pantauan dan pembenahan secara mendetail. 
ditolak dan daftar izin yang tidak aktif kadaluarsa
Daftar Pustaka
4.2.3. Tampilan Tambah Data Izin 
[1] Pusat Bahasa Depdikbud. 2001. Kamus Besar
Bahasa Indonesia, Edisi Ketiga. Jakarta : Balai
Pustaka. Hal : 447

[2] Jogiyanto, HM. 2005 Analisis & Disain Sistem

Informasi. Yogyakarta:Andi Offset

[3] Al-Fatta, Hanif, 2007. Analisis & Perancangan

Sistem Informasi, Penerbit Andi.Yogyakarta

[4] Hakim, Lukmanul. 2009. Trik Rahasia

MasterPHP Terbongkar Lagi. Yogyakarta:
Lokomedia
 
Gambar 11 Tampilan Tambah Izin Baru  [5] Suyanto, M. 2004. Analisis dan Desain Aplikasi
Multimedia Untuk Pemasaran. Yogyakarta: Andi
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan untuk
menambahkan daftar izin baru santri
[6] Nugroho, Bunafit, 2004. PHP dan MYSQL
5. Penutup 
Dengan Editor Dreamweaver MX, Yogyakarta:
5.1. Kesimpulan 
  Andi
1. Proses  perancangan  sistem    yaitu  menggunakan 
flowchart dan data flow diagram sebagai pemodelan 
proses  dan  entity  relation  diagram  sebagai 
pemodelan data.  Biodata Penulis
2. Santri  yang  hendak  melakukan  izin  dapat  dilakukan 
dimana  saja  dan  kapan  saja,  tanpa  harus  datang  ke 
kantor.  Achmad Nurrohman, memperoleh gelar Ahli Madya
3. Untuk  melakukan  mengajukan  izin  satnri  harus  (A.Md), Jurusan Manajemen Informatika Universitas
mempunyai  akases  kedalamn  sistem,  kemuadian  AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2017

5
Ahmad Kuswanto, memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md),
Jurusan Manajemen Informatika Universitas AMIKOM
Yogyakarta, lulus tahun 2017

Mukhamad Anang Thoyfur, memperoleh gelar Ahli

Madya (A.Md), Jurusan Manajemen Informatika
Universitas AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2017

Ali Mustopa, memperoleh gelar Sarjana Komputer

(S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM
Yogyakarta, lulus tahun 2008. Memperoleh gelar Magister
Komputer (M.Kom), Magister Teknik Informatika STMIK
AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2014. Saat ini menjadi
Dosen di Universitas AMIKOM Yogyakarta pada program
studi Informatika.