BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA

KERTAS PENERANGAN
( INFORMATION SHEET )
KOD DAN NAMA
PROGRAM /
FB-018-3:2012 SALES & MARKETING OPERATION
PROGRAM’S CODE &
NAME
TAHAP DAN SEMESTER /
LEVEL 3 (SEMESTER 4)
LEVEL & SEMESTER

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI /
FB-018-3:2012-C05 - ONLINE SALES
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE
1. IDENTIFY ONLINE SALES REQUIREMENT
2. PREPARE ONLINE SALES COLLATERAL
NO. DAN PENYATAAN
3. CARRY OUT ONLINE SALES ACTIVITY
AKTIVITI KERJA / WORK
ACTIVITIES NO. AND 4. CARRY OUT ONLINE SALES PERFORMANCE
STATEMENT
REVIEW
5. PREPARE ONLINE SALES REPORT
Muka / Page : 1
NO. KOD / CODE NUM. FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
Drpd/of : 11

TAJUK/TITLE : LAPORAN JUALAN ATAS TALIAN

TUJUAN/PURPOSE:

Kertas penerangan ini memberi pendedahan kepada pelatih tentang prosedur untuk
menulis laporan jualan atas talian bagi kegunaan organisasi serta rujukan pada masa
akan datang. Selain itu, pelatih juga diterangkan tentang kaedah untuk menghantar
laporan jualan kepada pihak atasan.
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 2
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11

PENERANGAN/INFORMATION:

1.0 MENULIS LAPORAN PENILAIAN JUALAN SENDIRI

1.1 Laporan Penilaian Jualan Sendiri
i. Laporan Jualan
Laporan jualan sangat penting dalam meningkatkan prestasi syarikat.
Antara fungsi-fungsi laporan jualan ialah :
a) Menilai perkhidmatan sedia ada.
b) Memberi penjelasan tentang jumlah kuantiti yang dijual dalam tempoh
yang ditetapkan.
c) Untuk memberi maklumat tentang aset dan research & development
(R&D) berkaitan produk yang dijual atau perkhidmatan yang
disediakan.

Walau bagaimanapun, terdapat juga faedah-faedah daripada membuat

laporan ini. Antaranya seperti berikut:

a) Memberikan kepelbagaian yang lebih tinggi

b) Memberikan maklumat terdahulu tentang prestasi jualan
c) Untuk memberi keyakinan kepada jurujual semasa bertemu dengan
pelanggan

ii. Ciri-ciri laporan penilaian kendiri

a) Menyatakan semula objektif jualan anda dengan jelas.

b) Menyatakan pencapaian jualan yang tertinggi. Penilaian ini tidak perlu
menjadi panjang. Walau bagaimanapun ia perlu menyerlahkan semua
pencapaian utama dalam tempoh kajian semula. Jangan lupa tentang
pencapaian yang dibuat pada awal tempoh kajian prestasi.
c) Menyatakan dengan jelas mengapa pencapaian tinggi. Menunjukkan
sebab dan akibat daripada sumbangan. Terangkan bagaimana
pencapaian telah mendapat keuntungan syarikat.
d) Menekankan tindakan atau tingkah laku yang penting dalam kejayaan.
e) Cabaran yang pernah diatasi. Mengatasi cabaran menunjukkan anda
mampu untuk mencapai matlamat walaupun terdapat kekangan atau
halangan.
f) Cadangkan pelbagai cara untuk meningkatkan prestasi anda dan
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 3
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11
syarikat pada masa akan datang.
iii. Data Penilaian Jualan Kendiri
Key Performance Index (KPI) penting bagi memastikan pencapaian syarikat
bertambah baik dengan cara membantu melakukan penilaian prestasi agar syarikat
sentiasa berada di dalam trek perniagaan yang betul dan mencapai sasaran
pendapatan yang dikehendaki.

Bagaimana mahu menentukan KPI bagi perniagaan atas talian yang masih kecil dan
bilangan stafnya tidak berapa ramai?

Langkah 1:
Tentukan berapa gaji yang diperlukan oleh pengurus dan staff. Contohnya jumlah
semua gaji staf termasuk pengurus ialah RM15,000.
Langkah 2:
Berapa bil bulanan perniagaan yang perlu di bayar? Contohnya internet, sewa, tol dan
sebagainya. Contoh anggaran RM5,000.
Langkah 3:
Jika kos produk RM5.00 dan di jual RM25, maka margin produk RM20.00 sahaja.
Jadi, setiap 1 unit yang dijual memberi pulangan RM20.00.
Langkah 4:
Jika mahu pulangan modal kena cari RM5000 + RM15,000 = RM20,000.
Maka untuk balik modal dengan kuantiti jualan, perlu jual: RM20,000/RM20 = 1,000
unit.
Langkah 5:
Jika syarikat yakin boleh mencapai 1,500 unit, maka target 1,500 unit atau nilai sale
sebanyak 1,500 unit x RM25.00 = RM 37,500 boleh dijadikan KPI bulanan untuk
permulaan kerana ianya melebihi nilai balik modal.

Dengan cara ini dapat mendapatkan semula kos barang dan ada profit bulanan yang
boleh disimpan untuk tujuan kajian dan pembangunan produk, insentif jualan, dan
mengembangkan kegunaan produk tersebut.

Pastikan setelah beberapa bulan jika perniagaan sudah stabil, cuba naikkan 5% ke
10% nilai KPI jualan syarikat.

Kebiasaannya untuk menilai prestasi jualan atas talian, langkah-langkah yang perlu
diikuti ialah menyediakan laporan jualan yang lengkap. Ia mestilah merangkumi
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 4
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11
volume jualan, jualan KPI, sasaran jualan, dan jualan sebenar. Ini termasuklah
menganalisis penyata kewangan yang mengandungi aset, liabilitI, inventori, kunci kira-
kira, penyata kewangan, imbangan duga dan sebagainya. Bagaimanapun, ia
bergantung kepada sebesar mana perniagaan serta jualan sesebuah syarikat atau
individu.

Dalam menilai prestasi jualan kendiri, sesebuah syarikat perlu mengetahui jualan
volum, KPI jualan serta jualan sebenar bagi setiap pekerja. Ini kerana dengan
mengetahui maklumat maklumat berkaitan dapat membantu syarikat membuat
penilaian dengan sebaiknya dan dapat memberikan keputusan yang tepat

iii. Penulisan Laporan Penilaian Jualan Kendiri

Antara sistem prestasi penilaian jualan yang boleh digunakan adalah Customer
Relationship Managemet (CRM). Salah satu perisian yang mempunyai sistem CRM
adalah dari Office Central. Office Central merupakan aplikasi web yang direka khas
untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk membantu mereka
menguruskan syarikat mereka dengan baik. Untuk mengakses sistem ini, para
pengguna boleh menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox (atau mana-mana
Internet Browser yang bersesuaian).

Paling mudah adalah dengan menggunakan Microsoft Excel untuk melengkapkan

laporan jualan. Selepas dianalisis barulah diteruskan dengan laporan yang akan
dihantar kepada penilai syarikat.

Berikut adalah contoh penggunaan sistem perisian Office Central:

Modul ini untuk menilai keupayaan seseorang jurujual secara individu untuk mencapai
sasaran yang ditetapkan dalam sistem Office Central.

Untuk mengakses modul ini, pergi ke modul CRM dan pilih bahagian “KPI”.
Pilih bahagian “Dashboard” . Dashboard KPI digunakan untuk melihat KPI terhadap
jualan setiap dari staff dalam syarikat.
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 5
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11

Rajah 1:
Dashboard KPI pada sistem Office Central

“Potentials” merupakan senarai projek atau jualan yang berpotensi untuk syarikat

anda. Contoh: Tender. Anda boleh melihat potensi jualan syarikat anda dengan
memilih bahagian “Sales Projection”.

Rajah 2: Cara melihat Sales Projection pada sistem Office Central

Apabila anda memilih “Sales Projection”, anda boleh melihat graf potensi

jualan syarikat anda.
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 6
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11

Rajah 3: Graf potensi jualan syarikat pada sistem Office Central

Apabila anda memilih bahagian Salespeople KPI dalam bahagian KPI di CRM, anda
boleh melihat sejauh mana staff anda mencapai KPI masing-masing.

Pilih bahagian “ Salespeople KPI” dan “View List”

Rajah 4: Untuk melihat prestasi jurujual pada sistem Office Central

Klik pada “Salespeople KPIs” dan klik “ View List” seperti yang ditunjukkan

dalam Rajah 2 di atas untuk melihat butiran KPI mereka atau untuk
mengemaskini KPI mereka secara menyeluruh.
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 7
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11

 Rajah 5: Paparan prestasi jurujual dan KPI yang ditetapkan pada sistem Of-
fice Central

2.0 PROSEDUR MENGHANTAR LAPORAN KEPADA PENGURUS ATASAN

Laporan jualan atas talian haruslah dihantar kepada pihak atasan dalam masa yang
ditetapkan.

Laporan jualan atas talian boleh dihantar dalam dua kaedah:

a) Menghantar secara terus kepada pihak atasan
b) Email kepada pihak atasan.

Sekiranya medium kedua (email) yang digunakan, berikut adalah beberapa garis
panduan berguna tentang cara menulis email yang lebih baik kepada pihak atasan
semasa menghantar laporan.
a) Baris subjek adalah kawan terbaik anda - termasuk penerangan yang ringkas
tentang apa yang ada dalam email. Untuk menghantar laporan jualan, anda
boleh meletakkan tajuk “ Selesai: Nama Tugasan”. Untuk contoh yang lebih
jelas adalah seperti berikut:
“ Selesai: Laporan Jualan Atas talian”
b) Jika pihak atasan perlu mengambil tindakan yang spesifik pada kandungan
email, sebutkannya dalam baris subjek seperti berikut:
 Tuan / puan: “Meminta kelulusan pada 24-30 November” atau
 Maklum balas diperlukan pada seksyen tiga cadangan yang disemak
semula
c) Bersikap ramah - bergantung pada hubungan anda dengan bos anda tetapi
yang utama pastikannya ringkas.
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 8
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11
d) Teruskan kepada point utama dalam ayat pertama.
e) Pastikan ayat-ayat anda pendek dan jelas - menjadikan email anda mudah
dibaca, diproses dan diambil tindakan.
f) Berikan pihak atasan anda maklumat yang tepat seperti yang mereka perlukan
- jangan membuatkan mereka perlu melakukan kerja tambahan
g) Pastikan anda menyertakan semua yang diperlukan oleh pihak atasan dalam
email tersebut.
h) Pastikan pihak atasan tahu apa yang anda perlukan. Jika mereka perlu
mengambil tindakan tertentu, nyatakan secara langsung.
i) Jika anda mempunyai masalah dengan laporan tersebut, fikirkan penyelesaian
terbaik. Sebutkan dalam email dan dapatkan pandangan pihak atasan anda.
Pastikan penyelesaian tersebut yang mampu menjimatkan masa dan tenaga
mereka.
j) Jangan lupa melampirkan apa sahaja yang diperlukan sebagai sokongan
kepada laporan tersebut.
k) Gunakan perenggan yang mudah untuk dibaca. Jika perlu, gunakan senarai
bulleted untuk membantu anda.
l) Jika laporan tersebut hanya maklumat dan tidak memerlukan respon, tulis “
Tiada jawapan yang diperlukan” pada akhir email anda.
m) Mengesahkan email. Pastikan anda membaca semula email tersebut bagi
memastikan tiada kesilapan.
n) Terima kasih - menamatkan email dengan terima kasih. Ia menunjukkan anda
menghormati pihak atasan anda

Bagi pihak atasan pula, selepas menerima laporan jualan atas talian tersebut
penilaian keseluruhan prestasi jurujual juga bergantung kepada aspek- aspek yang
lain selain KPI jualan yang diperolehi. Berikut adalah contoh penilaian selain jualan:
a) Kecekapan tugasan
b) Ilmu dan kemahiran
c) Disiplin dan kepatuhan
d) Keterampilan
e) Perhubungan awam
f) Sikap dan daya usaha
g) Kerjasama dan team building
h) Berdikari
i) Kepimpinan dan tanggungjawab
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 9
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11
j) Pencapaian dan hasil

Setelah laporan disediakan dan dihantar, penilai akan menilai secara keseluruhan
aspek-aspek yang berkaitan dan seterusnya ganjaran akan diberikan mengikut
markah dan skala yang telah diperolehi.
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 10
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11
SOALAN/QUESTIONS :
1. Apakah LIMA (5) ciri-ciri laporan kendiri?
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………….……..

2. Nyatakan prosuder menentukan KPI bagi perniagaan atas talian yang masih kecil.
……………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………………..…
…………………………………………………………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………….………………

3. Nyatakan DUA (2) kaedah untuk menghantar laporan jualan atas talian kepada
pihak atasan syarikat.
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………..……………
……………………….……………..………………………………………………………..
ID UNIT KOMPETENSI / Muka / Page : 11
FB-018-3:2012-C05/P(5/5)
COMPETENCY UNIT ID Drpd/of : 11
RUJUKAN/REFERENCE :
1. Philip Kotler. (2009). Kotler on Marketing (Edisi Bahasa Melayu). PTS
Professional Publishing. Kuala Lumpur, Malaysia.

2. Zamri Aminuddin. (2008). Mengapa Gagal Menjual. PTS Professional

Publishing. Kuala Lumpur, Malaysia.

3. MD. Ali Berahim.(2010).Pelanggan Setia. PTS Professional Publishing. Kuala

Lumpur, Malaysia.

4. Jennifer Denham & Mohd Rizal Saidin. (2000). Mengenali Aduan Pelanggan.
Mengubah Cabaran kepada Keperluan. Prentice Hall: Petaling Jaya. Selangor.

5. Mohd Shamsuriyadi. (2013). Internet+Produk Digital=Duit. PTS Professional

Publishing. Kuala Lumpur, Malaysia.

6. How to Shop Online Savely (1999) at:

http://www.wikihow.com/Shop-Online-Safely