TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP – VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ VMAIL

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Mã hiệu dự án: QT05_14111_Email_TD

Mã hiệu tài liệu: HDSD_QT05_14111_Email_TD_v1.0

Hà Nội, 02/2018
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI

*A – Tạo mới, M – Sửa đổi, D – Xóa bỏ

Ngày Vị trí A* Nguồn gốc Phiên Mô tả thay đổi Phiên

thay đổi thay M, bản bản
đổi D cũ mới

26/03/2015 Toàn A BM.18.QT.15.KHCL.02 NA Toàn bộ v1.0

bộ Huong dan su dung.doc

26/02/2018 M Thay đổi tên gọi

tập đoàn

BM.18.QT.09.QLCL.03 2/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

TRANG KÝ

Người lập: Bùi Văn Thành Ngày: 26/02/2018

<CBGP>

BM.18.QT.09.QLCL.03 3/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

MỤC LỤC

1. GIỚI THIỆU ................................................................................................................................... 5

1.1. Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu: ........................................................................................... 5

1.2. Phạm vi tài liệu:....................................................................................................................... 5

1.3. Các thuật ngữ và từ viết tắt ..................................................................................................... 5

1.4. Cấu trúc Tài liệu: ..................................................................................................................... 6

2. TỔNG QUAN ................................................................................................................................. 7

2.1. Giới thiệu tổng quan chương trình .......................................................................................... 7

2.2. Các nội dung khác: .................................................................................................................. 7

3. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG ................................................................................................. 8

3.1. Các chức năng trong Phân hệ / Module AAA: ........................................................................ 8

4. HưỚng DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG: ........................................................ 9

4.1. Webmail Vmail ....................................................................................................................... 9

4.1.1. Tính năng cơ bản ............................................................................................................. 9

4.1.2. Tùy chọn (Preferences) ................................................................................................. 13

4.1.3. Tính năng hỗ trợ ............................................................................................................ 15

4.2. Cấu hình mail trên Microsoft Outlook .................................................................................. 21

4.3. Cấu hình mail trên hệ điều hành Android ............................................................................. 25

4.4. Cấu hình mail trên hệ điều hành IOS .................................................................................... 30

4.5 Cấu hình mail trên hệ điều hành Window Phone .................................................................. 35

5. PHỤ LỤC ...................................................................................................................................... 42

5.1. Tài liệu tham khảo ................................................................................................................. 42

BM.18.QT.09.QLCL.03 4/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

1. GIỚI THIỆU

1.1. Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu:

Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng được hệ
thống Thư điện tử Viettel, biết cách quản lý mail và khai thác các tiện ích trên hệ thống.

1.2. Phạm vi tài liệu:

Tài liệu này hướng dẫn cách sử dụng quản lý mail trên hệ thống Thư điện tử Viettel với các
chức năng chính sau đây:
- Các tính năng cơ bản trên hệ thống webmail Viettel
- Hướng dẫn cấu hình trên outlook
- Hướng dẫn cấu hình trên android
- Hướng dẫn cấu hình trên IOS
Tài liệu này phục vụ cho toàn bộ người dùng cuối là các cán bộ công nhân viên của Tập đoàn
Công nghiệp - Viễn thông quân đội.

1.3. Các thuật ngữ và từ viết tắt

Các khái niệm, thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu này:
Thuật ngữ Định nghĩa Ghi chú
HĐH Hệ điều hành
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
Theme Giao diện
Language Ngôn ngữ
Email Thư điện tử
Webmail Trang web cho phép người sử dụng đọc thư, gửi
thư, chuyển tiếp thư và thực hiện một số tính
năng khác

BM.18.QT.09.QLCL.03 5/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

1.4. Cấu trúc Tài liệu:

Tài liệu này gồm 5 phần, được bố trí như sau:
Phần 1: Giới thiệu các tính năng của hệ thống thư điện tử Zimbra
Phần 2: Hướng dẫn cấu hình trên Microsoft Outlook
Phần 3: Hướng dẫn cấu hình trên Android
Phần 4: Hướng dẫn cấu hình trên IOS

BM.18.QT.09.QLCL.03 6/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

2. TỔNG QUAN

2.1. Giới thiệu tổng quan chương trình

Ngày nay, với sự phát triển nhanh của phương tiện thông tin đại chúng, hệ thống mail đã
trở thành một phần không thể thiếu trong việc trao đổi thông tin. Để đáp ứng được nhu cầu trên,
Trung tâm Phần mềm Viettel I đã đưa vào triển khai một hệ thống mail mới - VMAIL với đầy
đủ tính năng như: khả năng lọc spam (thư rác), quét virus tốt, đảm bảo an toàn dữ liệu của mail,
cho phép lưu trữ danh sách liên hệ (Address Book), lập lịch làm việc (Calendar), khả năng chat
nội bộ, tổ chức và lưu trữ document, khả năng tìm kiếm thư nhanh,… Đặc biệt, hệ thống mail
mới này có giao diện rất thân thiện giúp người sử dụng nhanh chóng làm quen. Đây là một bộ
tích hợp các tính năng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của người sử dụng. Ngoài ra hệ thống còn
dễ dàng được tích hợp với hệ thống quản lý mail thông dụng trên PC và thiết bị di động như :
microsoft outlook, hệ thống quản lý mail trên android, hệ thống quản lý mail trên IOS

2.2. Các nội dung khác:

– Hệ thống để chế độ mặc định là giao diện tiếng Anh
– Yêu cầu tối thiểu đối với người sử dụng: người sử dụng phải biết sử dụng máy vi tính và
có kiến thức cơ bản về tin học.

BM.18.QT.09.QLCL.03 7/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

3. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG

3.1. Các chức năng trong Phân hệ / Module AAA:

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

Quản lý Email Quản lý thư nhận gửi, filter EndUser
(Mail)
Quản lý sổ địa chỉ Quản lý danh bạ cá nhân EndUser
(Address Book)
Lịch (Calendar) Quản lý lịch làm việc, gần giống với lịch EndUser
của Voffice
Lịch làm việc Quản lý công việc cá nhân EndUser
(Task)
Quản lý thư viện Quản lý các file tài liệu cá nhân được up EndUser
(Briefcase) lên server
Bao gồm cấu hình chung cho tài khoản và EndUser
Tuỳ Chọn
các cấu hình riêng cho từng chức năng ở
(Preferences)
trên.

BM.18.QT.09.QLCL.03 8/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

4. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG:

4.1. Webmail Vmail

4.1.1. Tính năng cơ bản
4.1.1.1. Đăng nhập
Mở trình duyệt web (chẳng hạn Mozilla Firefox 3.6 ), gõ địa chỉ Webmail Client: địa
chỉ https://mail.viettel.com.vn (với mạng internet) . Màn hình đăng nhập Webmail:

Giao diện chính sau khi đăng nhập:

4.1.1.2. Đổi password

Để thực hiện đổi password, người dùng có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
- Cách 1: vào Preferences/ General/ Change password
- Cách 2: Click vào icon góc trên bên phải/ Chọn Change password

BM.18.QT.09.QLCL.03 9/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

4.1.1.3. Tính năng gửi/ nhận email

Mặc định khi đăng nhập vào hệ thống mail https://mail.viettel.com.vn, hệ thống mặc
định đưa đến tab Mail. Panel bên trái chứa các thư mục phục vụ cho việc lưu trữ mail, nhận
mail về… bao gồm: Thư đến, Thư đã gửi, Thư nháp, Thư rác, Thùng rác…
4.1.1.4. Tạo email mới
Trên thanh công cụ, có các button để phục vụ cho nhu cầu gửi nhận mail, bao gồm:
Bước 1: Nhấn vào view (xem)  Chọn By conversation (Theo cuộc trò chuyện) hoặc By
Message (Theo thư) để nhóm các thư theo cuộc hội thoại hoặc theo từng thư. Đây là tính năng
rất hay của hệ thống mail. Điều này giúp cho chúng ta dễ dàng theo dõi cuộc hội thoại với
những user khác.

Bước 2: Chọn Mail/ New message để tạo một mail mới:

BM.18.QT.09.QLCL.03 10/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 3: Nhập thông tin trước khi gửi mail:

 To: Địa chỉ mail của người nhận
 Cc: Gửi Cc mail thêm cho người nhận.
 Subject: Tên chủ đề
 Nội dung: Soạn thảo nội dung thư trong Text field
 Attach: nếu có nhiều hơn 1 file đính kèm, thì chọn nhấn Button Thêm tệp đính kèm 
Browser  Chọn tập tin cần gửi.
 Nhấn Send để tiến hành gửi mail
Sau khi gửi mail thành công sẽ có thông báo “Thư đã được gửi” (Message sent)

4.1.1.5. Nhận email

Bước 1: Chọn nút “update my current view” (ở góc trên bên phải) để tải thư mới về

BM.18.QT.09.QLCL.03 11/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Chế độ mặc định đang để sau 2 phút, hệ thống sẽ tự động tải thư mới về. Người dùng có thể
chỉnh preferences/ mail để thay đổi chế độ mặc định này:

Ngoài ra, còn một số Button khác như: Xóa bỏ, di chuyển thư vào thư mục nào đó, in thư, Hồi
âm hoặc Chuyển tiếp thư, đánh dấu thư là Thư rác (Spam)…
4.1.1.6. Đọc email
Bước 1: Đọc thư ở cửa sổ xem trước: clich chuột 1 lần vào tiêu đề thư cần đọc:

BM.18.QT.09.QLCL.03 12/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 2: Nếu muốn đọc thư ở chế độ màn hình rộng thì double click vào tiêu đề thư:

4.1.2. Tùy chọn (Preferences)

4.1.3.1. Thay đổi ngôn ngữ (Language)
Cũng như phần giao diện người dùng. Người quản trị sẽ đặt ngôn ngữ mặc định cho tất
cả người dùng chung. Nhưng mỗi tài khoản người dùng cũng có khả năng tùy chọn thay đổi
ngôn ngữ. Cách thay đổi ngôn ngữ (Language) như sau:
Bước 1: Vào tab Preferences ở thanh công cụ toolbar

BM.18.QT.09.QLCL.03 13/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 2: Vào General/ Language để lựa chọn ngôn ngữ:

Bước 3: Nhấn vào Lưu lại để lưu thay đổi

4.1.3.2. Chuyển tiếp email
Để chuyển tiếp email sang tài khoản thư khác, thực hiện các bước sau: Vào Preference/
mail/ receiving message/ Điền địa chỉ mail cần forward để chuyển tiếp. Cuối cùng nhấn Save
để lưu thông tin

BM.18.QT.09.QLCL.03 14/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

4.1.3.3. Bộ lọc thư

Để tạo 1 bộ lọc thư, người sử dụng vào Preference/ filter/ new filter/ nhập tên và quy
tắc lọc thư

4.1.3. Tính năng hỗ trợ

4.1.3.1. Lịch (Calendar)
Calendar cho phép người sử dụng tạo, xóa, sửa lịch của mình và có thể chia sẻ cho người
khác, đồng thời người dùng có thể dễ dàng tổ chức họp, mời họp.

BM.18.QT.09.QLCL.03 15/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Ấn nút New appointment, người dùng có thể nhập vào các chi tiết của cuộc họp như:
tên cuộc họp, địa điểm, thời gian họp, thành phần tham dự…

Sau khi hoàn thành việc điều chỉnh, người dùng có thể kết thúc bằng cách nhấn nút Save
& close để lưu lại lịch họp.
4.1.3.2. Sổ địa chỉ (Address Books)
Bước 1: Address Book là công cụ dùng để lưu lại địa chỉ email của người dùng khác…. Chọn
tab Address Book để xem danh sách các địa chỉ liên hệ. Address Book của hệ thống được
phân loại theo thứ tự ABC, do đó rất dễ dàng cho việc quản lý.

BM.18.QT.09.QLCL.03 16/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 2:
Bước 2.1: Để tạo mới một sổ địa chỉ, nhấn vào Address book/ New contact. Một khung thoại
mới hiện lên, nhập các thông tin địa chỉ tài khoản cần thêm vào đó.

Bước 2.2: Ngoài ra, Sổ địa chỉ còn có một số tính năng như: Sửa đổi, Xóa liên hệ… bạn có thể
sử dụng tùy theo yêu cầu. Hơn nữa, hệ thống Sổ địa chỉ còn cho phép quản lý liên hệ theo nhóm.
Vào Actions/ Contact group/ New contact group: nhập tên nhóm

BM.18.QT.09.QLCL.03 17/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Để nhập thông tin mỗi nhóm thì nháy đúp vào tên của nhóm để nhập thông tin:

4.1.3.3. Tính năng Quản lý tài liệu (Briefcase)

Với tính năng này, hệ thống cho phép người sử dụng có thể lưu trữ các tập tin document
như: file .doc, .xls….để có thể truy xuất bất cứ đâu thông qua giao diện webmail. Ở tab Cặp tài
liệu, người dùng có thể tạo nhiều cặp tài liệu mới bằng cách chọn New document/ Nhập DL/
Save.

Tải tài liệu lên hệ thống Webmail: chọn Briefcase/ upload file/ chọn tập tin đính cần
tải lên/ OK:

BM.18.QT.09.QLCL.03 18/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

4.1.3.4. Tính năng lọc SPAM (Thư rác)

Để tiến hành lọc spam mail cho mailbox của mình, người sử dụng cần đăng nhập vào
Webmail của hệ thống. Cụ thể, đối với các mail là spam nhưng hệ thống hiểu là không phải
spam thì người dùng cần click chuột phải vào mail này và nhấn nút Đánh dấu thư rác (mark
as spam).

Đối với các mail không phải là spam nhưng hệ thống hiểu là spam thì người dùng cần
vào thư mục Thư rác - Junk (khung điều khiển bên trái), click chuột phải vào mail cần lọc và
nhấn nút Không phải thư rác – Mark as not spam.

BM.18.QT.09.QLCL.03 19/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

4.1.3.5. Tính năng Quản lý công việc (Task)

Tính năng Tác vụ cho phép người dùng lập ra các tác vụ công việc, dễ dàng theo dõi tiến
độ công việc cũng như việc quản lý công việc một cách dễ dàng.
Tạo một Công việc mới, nhấn vào tab Task/ New task/ nhập thông tin Chủ đề, Vị trí,
ngày bắt đầu và kết thúc…. Sau khi hoàn thành, nhấn Save để lưu lại:

Nhiệm vụ (task) sau khi tạo xong sẽ được hiển thị. Trong trường hợp người dùng ko nhìn thấy
task vừa tạo thì chú ý vào phần view để điều chỉnh lại chế độ xem theo trạng thái (status) của
nhiệm vụ (task):

BM.18.QT.09.QLCL.03 20/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

4.2. Cấu hình mail trên Microsoft Outlook

Bước 1: Bật cửa sổ Add new account

Bước 2: Chọn “Manually configure server settings or additional servers types”

BM.18.QT.09.QLCL.03 21/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 3: Chọn “Internet E-mail”

BM.18.QT.09.QLCL.03 22/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 4: Điền đầy đủ các thông tin kết nối POP3, SMTP
Lưu ý:
- Cấu hình khi dùng mạng internet:
o POP3 Server: pop3.viettel.com.vn– port: 995 (dùng SSL – any)
o SMTP Server: smtp.viettel.com.vn – Port: 465 (dùng SSL – any)

BM.18.QT.09.QLCL.03 23/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 5: Click vào “More Setting…” để cấu hình chi tiết

Vào tab “Outgoing Server” check vào dòng “My outgoing server (SMTP) requires
authentication”

Tab “Advanced” điền các thông số như dưới hình rồi ấn OK:

BM.18.QT.09.QLCL.03 24/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 6: Test xem cấu hình đúng hay chưa, nếu đúng thì chọn OK

Lưu ý: khi cấu hình như trên hệ thống sẽ tự thêm mail zimbra vào data file của outlook,
do đó, có thể đẫn đến lần get mail đầu tiên, 1 số mail bị lặp do đã đc get từ cả 2 server SUN
và Zimbra.

4.3. Cấu hình mail trên hệ điều hành Android

Hướng dẫn được tạo tạo trên Galaxy note 3. Đối với các thiết bị android khác (Điện
thoại, máy tính bảng), cách cấu hình cũng tương tự.
SMTP SERVER: smtp.viettel.com.vn – port (SSL) 465
POP3 SERVER: pop3.viettel.com.vn – port (SSL) 995
Bước 1: Thiết lập tài khoản

BM.18.QT.09.QLCL.03 25/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 2: Thêm tài khoản Email

Có 2 lựa chọn :
- Thiết lập tài khoản sử dụng POP3
- Thiết lập tài khoản sử dụng IMAP

Bước 3: Cài đặt server nhận (POP3 server)

Điền đầy đủ các thông tin như :
UserName: thanhbv4
Password : *********

BM.18.QT.09.QLCL.03 26/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

POP3 server : pop3.viettel.com.vn

Loại bảo mật : SSL (Chấp nhận mọi chứng chỉ )
Port: 995

Bước 4: Khai thông tin server SMTP

- SMTP server: smtp.viettel.com.vn
- Loại bảo mật: SSL (Chấp nhận mọi chứng chỉ)
- Port: 465

BM.18.QT.09.QLCL.03 27/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

- Sau khi khai xong bạn click vào Mũi tên sang phải “>” để sang cửa sổ “tuỳ chọn tài
khoản”

Bước 5: Cấu hình tuỳ chọn tài khoản

BM.18.QT.09.QLCL.03 28/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 6: Đặt tên cho tài khoản của bạn và tên hiển thị khi gửi Email

BM.18.QT.09.QLCL.03 29/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

- Click button “Xong” để kết thúc cài đặt.

4.4. Cấu hình mail trên hệ điều hành IOS

Hướng dẫn được tạo tạo trên Iphone 6. Nhưng đối với các thiết bị IOS khác (Iphone 4,
5, 6,7,8,X, Ipad) cũng tương tự.
SMTP SERVER: smtp.viettel.com.vn – port (SSL) 465
POP3 SERVER: pop3.viettel.com.vn – port (SSL) 995

BM.18.QT.09.QLCL.03 30/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 1: Thêm tài khoản mới:

Bước 2: Chọn loại Emai là “Khác”

Sau đó chọn Thêm tài khoản Mail

BM.18.QT.09.QLCL.03 31/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 5: Cấu hình Pop3 Server và Smtp Server

- Pop 3 Server: pop3.viettel.com.vn– Port: 995
- Smtp Server: smtp.viettel.com.vn – Port: 465

BM.18.QT.09.QLCL.03 32/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 6: Cấu hình SMTP nâng cao

BM.18.QT.09.QLCL.03 33/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

BM.18.QT.09.QLCL.03 34/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 7: Cấu hình POP3 nâng cao

4.5 Cấu hình mail trên hệ điều hành Window Phone

Bước 1: Trên giao diện màn hình chọn “Cài đặt ”. Tiếp theo chọn Email + Tài khoản

BM.18.QT.09.QLCL.03 35/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 2: Chọn tài khoản khác

BM.18.QT.09.QLCL.03 36/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 3: Thiết lập tài khoản

BM.18.QT.09.QLCL.03 37/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Nhập các thông tin người dùng  Đăng nhập

BM.18.QT.09.QLCL.03 38/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 4: Thiết lập tài khoản Email

Bước 5: Nhập thông tin máy chủ gửi đi SMTP

BM.18.QT.09.QLCL.03 39/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Bước 6: Thiết lập cấu hình tùy chọn

BM.18.QT.09.QLCL.03 40/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

BM.18.QT.09.QLCL.03 41/42
QT05_14111_Email_TD – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

5. PHỤ LỤC

5.1. Tài liệu tham khảo

https://mail.viettel.com.vn/help/en_US/advanced/zimbra_user_help.htm?locid=en_US

BM.18.QT.09.QLCL.03 42/42