CÔNG TY TNHH TƯ VẤN PHÁT TRIỂN BẢN THÂN S - SOLUTION

NỘI DUNG BUỔI HỌC VỀ TRUYỀN THÔNG CỘNG ĐỒNG

I. Truyền thông cơ bản

1. Khái niệm về truyền thông theo Philip Kotler: là các hoạt động truyền thông tin
một cách gián tiếp hay trực tiếp các thông tin liên quan đến sản phẩm và thông tin
doanh nghiệp tối khách hàng và các đối tượng cần hướng đến
2. Vai trò của truyền thông trong việc phát triển thương hiệu cá nhân
- Định hướng khách hàng: Thông qua hoạt động truyền thông bạn có thể dễ
dàng tạo dựng niềm tin trong lòng khách hàng và hướng họ đến chính sản
phẩm của mình.
- Tương tác đa chiều: bạn có thể nhận về cho mình ý kiến phản hồi từ khách
hàng về những yếu điểm cũng như thế mạnh. Từ đó, chúng ta có thể thay đổi
sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
- Tiếp cận chính xác đối tượng khách hàng tiềm năng
3. Người làm truyền thông cần có những kỹ năng cơ bản nào
- Giao tiếp tốt:. Bạn cần khéo léo trong lời nói của mình để làm sao có thể thu
hút sự quan tâm của người nghe trước những thông tin mình truyền tải.
- Kỹ năng xử lý tình huống: Trong bất kể hoàn cảnh nào, bạn cũng cần tích lũy
cho mình kỹ năng xử lý tình huống trôi chảy.
- Ngoại ngữ tốt: Khi bạn có vốn ngoại ngữ hoàn chỉnh, sẽ giúp bạn tự tin và có
cơ hội tham gia nhiều chương trình quốc tế. Và đặc biệt có thể tiến tới nhiều vị
trí quan trọng trong tương lai.
4. Cách làm truyền thông hiệu quả
a. NGHIÊN CỨU VÀ PHÂN TÍCH Để bắt tay vào thực hiện kế hoạch truyền thông
cần thực hiện những nghiên cứu, phân tích, đánh giá. Đây là cơ sở giúp chúng
ta có một kế hoạch truyền thông đúng hướng & hiệu quả.
- Xác định đối tượng truyền thông: Để xác định đối tượng truyền thông chúng ta
nên dựa vào những đặc điểm nhân khẩu học: Độ tuổi Giới tính Khu vực địa lý
sinh sống Nghề nghiệp Thu nhập trung bình Sở thích Thói quen
- Xác định mục tiêu truyền thông: Mục tiêu truyền thông dựa vào 5 yếu tố
SMART: S – Specific: Mục tiêu phải cụ thể, rõ ràng• M – Measurable: Mục tiêu
 phải đo đếm được• A – Attainable: Mục tiêu phải khả thi• R – Relevant: Mục
tiêu phải phù hợp, thích hợp• T – Time-bound: Thời gian thực thiện

b. CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG

- Thông điệp truyền thông: Một thông điệp truyền thông thường được xây dựng
theo 4 tiêu chí mô hình AIDA: ( A – Attention – Phải gây được sự chú ý• I –
Interest – Tạo được sự quan tâm• D – Desire – Khơi dậy được mong muốn• A
– Action – Thúc đẩy được hành động )

- Chọn lựa phương tiện truyền thông

+ Truyền thông trực tiếp : nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm với khách
hàng.• Chuyên viên: Hình thức của các chuyên viên thuyết trình về sản phẩm
với khách hàng, đối tác mục tiêu.• Kênh xã hội:Đây là hình thức truyền thông
truyền miệng thông qua các mối quan hệ: gia đình, bạn bè…
+ Truyền thông gián tiếp được thực hiện thông qua các phương tiện truyền
thông đại chúng, sự kiện• Ấn phẩm: catalogue, brochure, báo, tạp chí• Truyền
thông quảng bá: truyền thanh, truyền hình• Truyền thông điện tử: đĩa CD•
Truyền thông trực tuyến: bằng các hình thức truyền thông trên internet, mạng
xã hội facebook, Instagram, …….

c. THỜI GIAN & NGÂN SÁCH

- Truyền thông theo nhu cầu sản phẩm: Dựa vào tính năng của sản phẩm để
thực hiện chiến dịch truyền thông, nhằm khơi gợi nhu cầu sử dụng sản phẩm
của khách hàng.
- Truyền thông theo mùa: Đa số các sản phẩm được lên kế hoạch truyền thông
dựa trên các thời điểm quan trọng trong năm như: lễ 30/4, 1/5, tết trung thu, lê
tình nhân,...
- Truyền thông theo dòng sự kiện: Sản phẩm dựa theo các sự kiện lớn để thực
hiện các chiến dịch quảng bá như các giải bóng đá…

II. Cách ứng phó khủng hoảng truyền thông

Bước 1: Lập team xử lý khủng hoảng.

 - Khi có sự cố xảy ra, Doanh nghiệp lên lập ngay một team để xử lý khủng
hoảng đó. Đồng thời có sự phân công rõ ràng chức năng và trách nhiệm của
từng người.
- Ban xử lý khủng hoảng truyền thông thường bao gồm: Ban giám đốc; Người
phụ trách pháp lý của Doanh nghiệp; Trưởng phòng nhân sự; Các cán bộ an
toàn và trưởng phòng PR; Trưởng bộ phận nơi xảy ra khủng hoảng…

Bước 2: Hợp tác với báo chí và chính quyền nơi kinh doanh.

- Luôn sẵn sàng tiếp đón giới truyền thông và chính quyền địa phương. Theo
một tình huống được đưa ra rành mạch theo một kịch bản đã lên sẵn.
- Hãy học cách lắng nghe và luôn trong tư thế hòa giải tất cả mọi chuyện. Ngay
cả khi Doanh nghiệp có bị cáo buộc nhưng chưa rõ ràng.

Bước 3: Hãy phát ngôn và hành động một cách nhất quán.

- Để dư luận có thể nhận thấy sự quan tâm đặc biệt của Doanh nghiệp đến sự
việc đang xảy ra. Đồng thời thấy được tính nhất quán trong quá trình xử lý
khủng hoảng truyền thông; Và đồng tình với Doanh nghiệp.
- Để cộng đồng xem rằng: Sự việc đang xảy ra với Doanh nghiệp chỉ mang tính
hiện tượng chứ không thuộc về bản chất. Thì Doanh nghiệp cần phải thực
hiện xử lý khủng hoảng đồng bộ. Đảm bảo mọi thứ thống nhất từ khâu phát
ngôn của Doanh nghiệp; Cho tới các biện pháp xử lý khủng hoảng. Không
nên thể hiện tinh thần tránh né, hứa hẹn, vòng vo trước truyền thông.

Bước 4: Cách ly, xử lý thông tin trong khủng hoảng.

- Khủng hoảng xảy ra có thể không liên quan nhiều tới các thị trường khác của
Doanh nghiệp. Vì vậy, chúng ta nên chặn ngay trước khi chúng lan rộng.
- Hãy tìm đồng minh khi xử lý khủng hoảng truyền thông. Điều này không phải
Doanh nghiệp nào cũng làm được. Nhưng hãy đảm bảo nó được cho vào
phương án xử lý của bạn.
- Hãy tìm những cá nhân, tổ chức có tiếng nói và tầm ảnh hưởng tới công
chúng. Và có liên quan tới lĩnh vực rủi ro của bạn. Để có được những phát
 ngôn khách quan và giữ uy tín của Doanh nghiệp. Hãy sắp xếp khéo léo để
những thông tin được đưa ra và xuất hiện trên thị trường một cách có lợi nhất
cho Doanh nghiệp.

Bước 5: Đặt lợi ích cộng đồng lên trên:

- Khủng hoảng xảy ra là một thiệt hại với Doanh nghiệp. Nhưng nhìn ở một
cách khách quan hơn thì đây cũng là cơ hội để bạn chứng minh mình “Trong
sạch”, uy tín với cộng đồng. Và “trung thành phục vụ” khách hàng mục tiêu.
- Hãy lấy lợi ích của cộng đồng (khách hàng) làm trung tâm trong quá trình
hành động xử lý khủng hoảng truyền thông. Hãy tạm bỏ qua những tổn thất
nhỏ để bảo vệ hình ảnh. Để giữ vị trí đẹp của thương hiệu trong tâm trí của
khách hàng.

Bước 6: Rút ra bài học sau khủng hoảng truyền thông.

- Sau chương trình xử lý khủng hoảng sẽ là một bài học quý giá của công ty.
Hãy xem xét lại thương hiệu của bạn, từ nhận diện đến cảm xúc của khách
hàng.
- Hình ảnh mới xây dựng lại nên được xem xét. Nếu khủng hoảng xảy ra trầm
trọng và ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu cũ.
- Hãy lập cho Doanh nghiệp một hệ thống phòng ngự rủi ro vững chắc với
những người làm PR chuyên nghiệp.