1/13

Thao tác cơ bản trên bảng tính

Làm quen với các thao tác soạn thảo, định dạng bảng tính

1. Di chuyển & Chọn vùng làm việc trên bảng tính

Bảng tính được chia làm nhiều ô, tại mỗi thời điểm thường có một ô được chọn để làm việc
(active cell, selected cell, current cell), để đơn giản sẽ gọi là “ô làm việc”.

Mặc định trên bảng tính mới mở, ô A1 là ô làm việc.

Có thể dùng mouse hoặc phím để chọn ô làm việc, thao tác thay đổi vị trí ô làm việc còn được gọi
là thao tác di chuyển trên bảng tính.

Một số phím, tổ hợp phím thường dùng để di chuyển trên bảng tính:

Phím, tổ hợp phím Hiệu ứng di chuyển

←, →, ↑, ↓
Ctrl + (←, →, ↑, ↓)
Page Up, Page Down
Alt + (Page Up, Page Down)
Home, Ctrl + Home
F5 hoặc Ctrl + G
Di chuyển sang ô liền kề (theo hướng mũi tên)
Di chuyển đến biên vùng dữ liệu (hoặc biên worksheet)
Di chuyển lên, xuống một trang màn hình
Di chuyển qua trái, qua phải một trang màn hình
Di chuyển về đầu dòng (cột A), đầu bảng tính (ô A1)
Mở hộp thoại Go To để nhập địa chỉ ô muốn di chuyển đến

Ngoài ra, cũng có thể dùng con lăn (nút giữa) của mouse hoặc các thanh cuộn (scroll bar) để
cuộn nhanh đến vùng bảng tính muốn làm việc.

Chọn vùng làm việc

Có thể chọn một vùng nhiều ô để thực hiện cùng một thao tác (định dạng, nhập liệu, …), vùng
lựa chọn có thể bao gồm các ô nằm liền kề (vùng liên tục) hoặc rời rạc (vùng không liên tục)

• Chọn vùng làm việc liên tục bằng một trong các cách:

 Dùng mouse quét chọn vùng (chỉ nên dùng khi vùng quét chọn nhỏ)
 Nhấn giữ phím Shift và dùng các phím/tổ hợp phím di chuyển để mở rộng vùng lựa chọn

Chọn vị trí xuất phát Chọn toàn dòng dữ liệu: Shift + Ctrl + →

 Chọn ô ở góc trên-trái của vùng, nhấn giữ phím Shift và chọn ô ở góc dưới-phải của
vùng (nên dùng khi vùng lựa chọn lớn)
 2/13

• Chọn vùng làm việc không liên tục

 Sử dụng thao tác chọn vùng liên tục

 Nhấn giữ phím Ctrl, dùng mouse để chọn thêm đầu vùng mới

Chọn vùng làm việc liên tục Chọn vùng làm việc không liên tục

• Chọn toàn bộ cột

Chọn toàn bộ worksheet Chọn toàn bộ cột
 Nhấn chọn trên phần tên cột
 Kết hợp nhấn giữ phím Shift hoặc Ctrl để chọn
nhiều cột liên tiếp hoặc rời nhau
Chọn toàn
• Chọn toàn bộ dòng bộ dòng
 Nhấn chọn trên phần tên dòng
 Kết hợp nhấn giữ phím Shift hoặc Ctrl để chọn
nhiều dòng liên tiếp hoặc rời nhau

• Chọn toàn bộ trang (worksheet)

 Nhấn chọn điểm giao giữa phần tên dòng và tên cột, hoặc
 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A trên vùng trống
(nhấn Ctrl + A trong phạm vi một vùng dữ liệu → chọn toàn vùng dữ liệu)

2. Nhập liệu cho bảng tính

Nhập liệu cho từng ô
• Chọn ô cần nhập liệu, thực hiện nhập liệu
• Kết thúc nhập liệu bằng một trong các cách:

 Nhấn phím Enter → vị trí làm việc chuyển

xuống ô bên dưới (thường dùng khi nhập các
cột dữ liệu)
 Nhấn phím mũi tên → vị trí làm việc chuyển
sang ô kế cận theo hướng mũi tên (thường dùng khi nhập các dòng dữ liệu)
 Nhấn phím Ctrl + Enter → vị trí làm việc không đổi (thường dùng khi muốn thực hiện
thêm thao tác khác tại ô nhập liệu)
 3/13

Nhập liệu giống nhau cho nhiều ô

• Chọn vùng (nhiều ô) cần nhập liệu
• Thực hiện nhập liệu (tại một ô)
• Nhấn phím Ctrl + Enter để kết thúc nhâp liệu → dữ liệu sẽ được điền cho tất cả các ô trong
vùng đã chọn

Nhập dữ liệu cho vùng Nhấn Ctrl + Enter, dữ liệu lắp đầy toàn vùng

Sao chép, di chuyển nội dung đã nhập

• Chọn vùng muốn sao chép, di chuyển

 Sao chép: Chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + C)

 Di chuyển: Chọn Cut (hoặc nhấn Ctrl + X)

• Chọn vị trí đích (vị trí chép/chuyển đến), chọn

Paste (hoặc nhấn Ctrl + V).
• Nhấn nút để chọn cách thức dán (Paste)

 Dán giống như nguyên gốc (mặc định)

 Chỉ dán công thức, không giữ định dạng gốc
 Dán công thức, giữ định dạng số
 Chỉ dán giá trị của công thức
 Dán giá trị của công thức, giữ định dạng số
 …

(Tự trải nghiệm)

Hiệu chỉnh nội dung đã nhập

• Chọn ô muốn hiệu chỉnh, thực hiện một trong các
cách:

 Hiệu chỉnh nội dung xuất hiện trên thanh công

thức (Formula bar)
 Nhấn phím F2 (hoặc nhấp đúp mouse), hiệu chỉnh trực tiếp tại ô

• Nhấn phím Enter để kết thúc hiệu chỉnh

(Nhấn phím Esc để kết thúc và hủy bỏ các hiệu chỉnh)
 4/13

Xóa nội dung đã nhập

• Chọn ô hay vùng muốn xóa
• Nhấn phím Delete → xóa nội dung, không xóa
định dạng

Sử dụng nút Clear (menu Home) để có nhiều lựa chọn

xóa:

• Clear All → xóa cả nội dung lẫn định dạng

• Clear Format → xóa định dạng
• Clear Contents → xóa nội dung (tương tự như
nhấn phím Delete)
• Clear Comments and Notes → xóa các chú thích
• Clear Hyperlinks → xóa các liên kết, không xóa
hình thức định dạng của liên kết
• Remove Hyperlinks → xóa các liên kết và định
dạng liên kết

Sử dụng AutoFill
AutoFill giúp điền đầy nội dung cho một vùng liên tục
(dòng hoặc cột).
AutoFill hỗ trợ các hình thức điền đầy:

• Sao chép mẫu dữ liệu nhập (Copy Cells)

• Điền chuổi số theo quy luật chỉ định (Fill Series)
• Điền theo danh sách mẫu
Copy Cells Fill Series
Sử dụng AutoFill để sao chép mẫu dữ liệu nhập, điền
chuỗi số

• Quét chọn các ô chứa dữ liệu muốn điền

• Dùng mouse nắm kéo nút fill handle () theo hướng dọc/ngang (để điền theo cột/dòng)
• Thả mouse khi kéo đến cuối phạm vi muốn điền dữ liệu
• Chọn lại cách thức điền đầy (nếu muốn)

 Copy Cells, Fill Series

 Fill Formatting Only, Fill Without Formatting

AutoFill với nút chính của mouse AutoFill với nút phụ của mouse

Trường hợp nắm kéo fill handle bằng nút phụ của mouse, khi thả mouse sẽ xuất hiện menu để
lựa chọn cách thức điền đầy hoặc chọn mở hộp thoại mô tả chi tiết về chuỗi số muốn điền (loại
chuỗi, bước tăng, giá trị dừng, …)
 5/13

Sử dụng AutoFill để điền theo danh sách mẫu

• Nhập một phần tử có trong danh sách mẫu

• Thực hiện AutoFill

Excel có sẵn một số danh sách mẫu như tên ngày, tên
tháng (tiếng Anh). Người dùng có thể bổ sung thêm danh sách mẫu bằng cách:

• Chọn File > Options, chọn Advanced

• Chọn nút Edit Custom List … 
• Chọn một trong các cách:

 Nhập danh sách mới

o Chọn NEW LIST

o Nhập nội dung danh sách
o Chọn Add để thêm vào bộ danh sách mẫu

 Nạp danh sách đã nhập sẵn trên bảng tính

o Chọn vùng chứa danh sách trên bảng tính

o `Chọn Import để nạp vào bộ danh sách mẫu

Ngoài cách sử dụng AutoFill, có thể thực hiện điền đầy

bằng công cụ Fill có trên menu Home

• Chọn phạm vi muốn điền

• Chọn công cụ Home > Fill
• Chọn cách thức điền

 Down, Right, Up, Left → điền theo hướng lựa chọn

 Across Worksheets… → điền dữ liệu, định dạng
giữa các worksheets
 Series… → điền chuỗi số
 Justify → điền có điều chỉnh theo phạm vi hiển thị
 Flash Fill → điền theo kiểu “bắt chước”

Justify, Flash Fill chỉ dùng với dữ liệu dạng văn bản

Minh họa kết quả điền theo hướng:

Phạm vi lựa chọn A1:C3 Kết quả điền sang phải/sang trái
 6/13

.
Fill - Down

Fill - Up

Phạm vi lựa chọn A1:C3 Kết quả điền hướng xuống /hướng lên

Minh họa kết quả điền theo cách thức Justify

Kết quả Fill Justify khi phạm vi chọn hẹp Kết quả Fill Justify khi phạm vi chọn đủ rộng

Minh họa kết quả điền theo kiểu Flash Fill

Dữ liệu tại C1 =
Dữ liệu tại A1 ghép
với dữ liệu tại B1

Kết quả Flash Fill Các lựa chọn

Dữ liệu họ, tên nhập sẵn Kết quả Flash Fill bắt chước theo mẫu tại ô C1
Ô C1 được chọn làm mẫu để Flash Fill và các lựa chọn thao tác thực hiện trên kết quả

Minh họa kết quả điền chuỗi số

Giá trị khởi đầu của chuổi số

Các thiết lập:

• Điền theo dòng
• Chuỗi số tuyến tính
• Bước tăng = 2
• Giá trị dừng = 10

Thông số của chuỗi muốn điền Kết quả điền chuỗi số

 7/13

Sử dụng AutoComplete
AutoComplete giúp nhập liệu nhanh bằng cách tự động
hoàn chỉnh nội dung nhập khi nội dung đang nhập khớp với
các mẫu nhập đã có trong cùng cột.
Có thể bật/Tắt tính năng AutoComplete bằng cách:

• Chọn File > Options, chọn Advanced

• Bật/tắt lựa chọn AutoComplete

Thực hành
1. Thử nghiệm các thao tác di chuyển, nhập liệu, hiệu chỉnh dữ liệu đã nhập

2. Thử nghiệm các thao tác AutoFill

3. Sử dụng thao tác AutoFill để điền danh sách tên ngày trong tuần (tiếng Việt), tên các
mùa trong năm

3. Nạp dữ liệu từ nguồn dữ liệu có sẵn

Excel cung cấp chức năng nạp dữ liệu cho bảng tính từ các
nguồn dữ liệu có sẵn, nguồn dữ liệu có thể là:

• Tập tin loại CSV, XML, JSON, …

• Tập tin cơ sở dữ liệu lấy từ các hệ quản trị cơ sở dữ
liệu (Access, SQL Server, Oracle, …)
• Nguồn dữ liệu từ các dịch vụ trực tuyến, …

Tập tin CSV (Comma Separated Values) là tập tin văn bản
chứa dữ liệu theo dạng danh sách:

• Dữ liệu được chứa theo từng dòng

• Các thành phần giá trị của dữ liệu trên mỗi dòng được
ngăn cách bởi ký hiệu ngăn cách

Ví dụ: nội dung của một tập tin CSV →

Các thành phần của dữ liệu trên mỗi dòng
được ngăn cách bởi dấu ‘,’ - comma

Nạp dữ liệu từ tập tin CSV

• Trong cửa sổ Excel, chọn Data > From Text/CSV để
mở hộp thoại Import Data
• Trên hộp thoại Import Data

 Chọn tập tin chứa dữ liệu muốn nạp

 Chọn nút Import

• Trên cửa sổ hiển thị kết quả nạp

 Chọn dấu phân cách dữ liệu (delimiter)

(thường Excel tự nhận biết)
 8/13

 Chọn nút Transform Data để điều chỉnh kết quả nạp dữ liệu
 Nạp dữ liệu

o Chọn Load để nạp dữ liệu vào đầu một

worksheet mới
o Chọn Load To … để nạp dữ liệu vào vị trí chỉ
định trên worksheet đang mở

Có thể chọn mở tập tin CSV bằng thao tác Open và thực
hiện từng bước theo Wizard

Thực hành
4. Nạp dữ liệu từ tập tin StudentData.csv đính kèm

5. Thử nạp dữ liệu từ tập tin cơ sở dữ liệu Northwind.accdb đính kèm

(Data > Get Data > From Database > From Microsoft Access Database)

4. Định dạng bảng tính

Định dạng bảng tính nhằm mục đích trình bày bảng tính một cách rõ ràng.

Một số lưu ý khi định dạng:

• Hình thức định dạng dữ liệu phù hợp, nhất quán

 Dữ liệu trong cùng cột, dữ liệu cùng ý nghĩa có cùng một hình thức hiển thị
 Dữ liệu số (lớn) có dấu phân cách ngàn (thousands separator)
 Dữ liệu số thực (real number) có cùng độ chính xác hiển thị
(cùng số chữ số lẻ hay số chữ số sau dấu chấm thập phân)
 Dữ liệu thể hiện tỷ lệ có hình thức định dạng phần trăm (percentage)

• Kích thước dòng/cột cân đối, phù hợp với nội dung hiển thị
• Phần tiêu đề phân biệt rõ với phần dữ liệu

Điều chỉnh, định dạng hình thức trình bày bảng

• Chèn cột/dòng

 Nhấn nút phụ của mouse trên phần tên cột/dòng

 Chọn Insert để chèn → cột/dòng mới được chèn vào bên trái/trên cột/dòng được chọn
 Chọn nút Insert option để điều chỉnh cách thức định dạng của cột/dòng mới

Các lựa chọn định dạng cho cột mới Các lựa chọn định dạng cho dòng mới
• Xóa cột/dòng

 Nhấn nút phụ của mouse trên phần tên cột/dòng

 Chọn Delete để xóa cột/dòng đã chọn
 9/13

• Chèn/xóa ô

 Nhấn nút phụ của mouse trên ô

 Chọn thao tác muốn thực hiện

o Insert… → chèn thêm ô

o Delete… → xóa ô

 Chọn cách thức thực hiện thao tác

Các lựa chọn khi chèn thêm ô Các lựa chọn khi xóa ô

Nhóm Cells trên menu Home cũng có các nút chức năng để chèn, xóa và
định dạng cột/dòng

• Điều chỉnh kích thước cột/dòng

Dùng mouse nắm kéo biên cột/dòng ở phần tên

cột/dòng

Lưu ý, kích thước cột/dòng phải thỏa các điều kiện:

 Phù hợp với nội dung hiển thị

 Bảo đảm tính cân đối Ví dụ thay đổi độ rộng của cột B

Thay cho việc nắm kéo, có thể nhấp đúp mouse trên biên cột/dòng ở phần tên cột/dòng để
tạo độ rộng/độ cao vừa khớp với kích thước hiển thị của nội dung.

Để định kích thước chính xác cho cột/dòng có thể nhấn nút phụ của mouse trên phần tên
cột/dòng và chọn Column Width/Row Height hoặc sử dụng nút Format trong nhóm Cells của
menu Home.

Mã báo lỗi #### cho biết độ rộng của cột không đủ để hiển thị nội dung → tăng độ rộng cột

• Điều chỉnh cách thức hiển thị nội dung trong ô

 Canh chỉnh nội dung hiển thị trong ô

o Phương đứng: top, middle, bottom

o Phương ngang: left, center, right

 Bật chế độ xuống dòng Wrap Text (hiển thị văn bản
dài ở dạng nhiều dòng trong phạm vi của ô)
 Thay đổi hướng hiển thị nội dung (hướng hiển thị mặc định: ngang, từ trái sang phải)
 10/13

• Gộp các ô

 Gộp các ô và canh giữa (Merge & Center)

 Gộp các ô theo từng dòng (Merge Across)
 Gộp các ô, không canh chỉnh (Merge Cells)

• Đổi màu ô, màu chữ

• Tạo đường viền (Border)

 Chọn mẫu đường viền thiết kế sẵn

 Thay đổi thuộc tính của đường viền (Line Color,
Line Style)
 Chọn chế độ tự vẽ đường viền (Draw Border)
 Chọn mở hộp thoại lựa chọn chi tiết (More
Borders…)

Định dạng dùng kiểu dáng thiết kế sẵn

• Sử dụng Format as Table để định dạng bảng
(thực chất thao tác này tạo một đối tượng Table và định dạng theo mẫu đã chọn)
• Sử dụng Cell Styles để định dạng cho các ô

More

Vùng hiển thị các kiểu dáng khi chọn nút More
 11/13

Cách thức sử dụng kiểu dáng tương tự như trong Microsoft Word, ta có thể:

• Chọn sử dụng kiểu dáng có sẵn

• Điều chỉnh thuộc tính của kiểu dáng
• Tạo kiểu dáng mới

Định dạng hình thức hiển thị dữ liệu số

Có thể thực hiện nhanh bằng cách sử dụng các công
cụ trong nhóm Number hoặc chọn mở hộp thoại
Format Cells để định dạng chi tiết hơn.

Trên hộp thoại Format Cells:

• Chọn thẻ Number

• Chọn hình thức định dạng trên danh sách
Category
• Điều chỉnh các thông số định dạng

Lưu ý, với dữ liệu ngày giờ (Date, Time) cần thực hiện
theo trình tự

• Chọn thông số vị trí (Locale - location) phù hợp

• Chọn hình thức định dạng ngày gi

Thử nghiệm các lựa chọn định dạng để biết rõ chi tiết

Trường hợp muốn tự thiết kế hình thức định dạng:

• Chọn Custom trên danh sách Category

• Chọn mẫu có hình thức định dạng gần giống với yêu cầu
• Hiệu chỉnh để có hình thức định dạng đúng theo yêu cầu

Chọn mẫu #,##0.00 và bổ sung vào mẫu Mẫu có sẵn Mẫu điều chỉnh
ký hiệu tiền tệ đ (đặt trong cặp “”) để #,##0.00 #,##0.00 “đ”
tạo hình thức định dạng số luôn có hai
chữ số lẻ, có dấu phân cách ngàn và
Dữ liệu nhập Kết quả hiển thị
kèm ký hiệu tiền Việt nam.
1234 1,234.00 đ

Chọn mẫu #,##0.00 và bổ sung vào mẫu Mẫu có sẵn Mẫu điều chỉnh
ký hiệu _) để tạo hình thức định dạng số #,##0.00 #,##0.00_)
luôn có hai chữ số lẻ, có dấu phân cách
ngàn và có khoảng thụt so với biên
Dữ liệu nhập Kết quả hiển thị
phải của ô (để dễ đọc).
1234 1,234.00_

Thực hành
6. Thử nghiệm các thao tác định dạng bảng tính

7. Thử nghiêm các thao tác định dạng dữ liệu

 12/13

5. Thao tác trên worksheet

Workbook (tập tin Excel) có thể bao gồm nhiều worksheets, mỗi worksheet chứa các bảng tính có
cùng vai trò, ý nghĩa.

Thứ tự sắp xếp các worksheets

• Thứ tự thời gian

• Từ chính đến phụ
• Từ tổng quát đến chi tiết

Worksheet cần được đặt tên gợi nhớ về nội dung của worksheet để tiện lựa chọn khi làm việc

Workbook mới tạo thường có sẵn một worksheet, tùy nhu cầu người dùng có thể thêm
worksheet khi cần hoặc quy định số lượng worksheet tạo sẵn cho mỗi workbook.

Quy định số worksheet tạo sẵn

• Trong cửa sổ Excel, chọn File > Options
• Trên hộp thoại Excel Options, mục General chọn số
lượng worksheet trong phần “When creating new
workbooks”

Thêm worksheet
• Nhấn nút ⊕ để thêm worksheet mới vào sau worksheet đang chọn
• Nhấn nút phụ của mouse trên thẻ (tab) của worksheet,
chọn Insert để thêm worksheet mới vào trước Thêm sheet mới ở
trước sheet đang
worksheet đang chọn chọn (sheet1)

Đổi tên worksheet

Excel đặt tên mặc định cho các worksheet là “SheetN” (N là
số thứ tự của worksheet), cần đặt lại tên các worksheet để Thêm sheet mới ở
gợi nhớ về nội dung trình bày trên worksheet sau sheet đang
chọn (sheet1)
Nhấn nút phụ của mouse
• Nhấn nút phụ của mouse trên thẻ (tab) của worksheet
• Chọn Rename để đổi tên

(Có thể thực hiện nhanh bằng cách nhấp đúp mouse trên thẻ của worksheet muốn đổi tên)

Sao chép, di chuyển

• Nhấn chọn trên thẻ của worksheet muốn sao chép
hoặc di chuyển (kết hợp nhấn giữ phím Shift hoặc Ctrl
để chọn nhiều worksheet cùng lúc)
• Nhấn nút phụ của mouse trên thẻ (tab) đã chọn, chọn
Move or Copy …
• Trên hộp thoại Move or Copy

 Chọn workbook muốn chép/chuyển đến

 Chọn vị trí đặt worksheet (đặt trước worksheet chỉ
định hoặc đặt ở cuối – move to end)
 Chọn Create a copy nếu muốn sao chép
 13/13

Đặt chế độ bảo vệ

Để an toàn khi sử dụng, các bảng tính cần được bảo vệ
ngăn cản các thao tác trái phép (thí dụ, sửa đổi nội dung).

• Nhấn nút phụ của mouse trên thẻ (tab) của worksheet
• Chọn Protect Sheet …
• Trên hộp thoại Protect Sheet

 Chọn thao tác cho phép khi sử dụng bảng tính ở

chế độ bảo vệ
 Đặt mật khẩu bảo vệ
 Nhấn OK, nhập xác nhận mật khẩu

Tắt chế độ bảo vệ

• Nhấn nút phụ của mouse trên thẻ (tab) của worksheet
• Chọn Unprotect Sheet …
• Nhập mật khẩu bảo vệ