GARIS PANDUAN PELAKSANAAN KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF DAN

KREATIF ( KIK ) PERKHIDMATAN AWAM PERINGKAT NEGERI SELANGOR

DARUL EHSAN KE 27 TAHUN 2014

1. TUJUAN

1.1 Garis panduan ini adalah bertujuan untuk memaklum dan memberikan

maklumat kepada Jabatan / Agensi di negeri Selangor mengenai

pelaksanaan Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif ( KIK )

Perkhidmatan Awam Peringkat Negeri Selangor Darul Ehsan Ke 27

Tahun 2014. Garis panduan ini juga boleh digunakan oleh Jabatan /

Agensi dalam menganjurkan Konvensyen KIK di peringkat Jabatan /

Agensi masing-masing.

2. PENDAHULUAN

2.1 Anugerah Kumpulan Inovatif dan Kreatif ( KIK ) telah diperkenalkan dalam

perkhidmatan awam pada tahun 1984 di atas kesedaran tentang peranan

serta sumbangannya di dalam peningkatan kualiti khususnya di dalam

penyelesaian masalah serta pembinaan semangat berpasukan. Projek-

projek KIK yang dilaksanakan didapati telah berjaya menjimatkan kos,

masa, tenaga, meningkatkan output dan tahap kepuasan hati pelanggan.

2.2 Persekitaran kerja yang mencabar dan banyak dipengaruhi oleh faktor-

faktor luaran dan kehendak pelanggan yang mementingkan kesempurnaan

GARIS PANDUAN KIK 2014 1
 dalam mendapatkan perkhidmatan telah memberikan cabaran besar

kepada Jabatan / Agensi untuk mencari jalan penyelesaian terbaik bagi

memenuhi standard dan ekpektasi serta penambahbaikan dalam

perkhidmatan awam.

2.3 Sebagai salah satu langkah bagi mendorong warga kerja di negeri Selangor

memperkenalkan cara kerja baru yang lebih cekap dan berkesan serta

menghasilkan output dan outcome yang berimpak tinggi, Kerajaan Negeri

akan menganjurkan Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif ( KIK ).

Konvensyen ini akan memberi ruang dan peluang kepada kumpulan-

kumpulan KIK di peringkat Jabatan / Agensi untuk mempersembahkan hasil

cetusan idea kreatif dan inovatif masing-masing sebagai langkah

meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam khususnya di

negeri Selangor ke tahap yang lebih membanggakan dan disegani.

3. OBJEKTIF KIK

Objektif utama KIK adalah untuk menambahbaik dan meningkatkan kualiti serta

produktiviti kerja khususnya dalam sistem penyampaian perkhidmatan kepada

pelanggan melalui:

a) Keupayaan mencipta cara bekerja yang baru atau menghasilkan

inovasi;
b) Kebolehan menyelesaikan masalah atau membuat penambahbaikan
kerja;

c) Semangat bekerja secara berpasukan;

GARIS PANDUAN KIK 2014 2

 d) Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja positif;

e) Penglibatan dan peningkatan komitmen terhadap kerja;

f) Dorongan kerja yang tinggi;

g) Kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri sendiri,

kumpulan,organisasi dan negara;

h) Penggalakan penghasilan idea-idea yang inovatif dan kreatif; dan

i) Kewujudan hubungan yang harmoni di antara pihak pengurusan dan

pekerja;

4. PELAKSANAAN KIK

4.1 SYARAT-SYARAT PENYERTAAN

4.1.1 Penyertaan adalah terbuka kepada Kumpulan-kumpulan KIK dari semua

Jabatan Negeri, Jabatan Persekutuan ( yang mempunyai 2

kerakyatan ), Pihak Berkuasa Tempatan, Pejabat Daerah dan Badan

Berkanun. Penyertaan oleh GLC adalah tidak dibenarkan.

4.1.2 Kumpulan yang mengambil bahagian adalah merupakan kumpulan yang

telah mempersembahkan projek mereka kepada pihak pengurusan

sebelum pelaksanaan projek di Jabatan / Agensi masing-masing pada

tahun 2013 / 2014 dan dicalonkan oleh Ketua Jabatan / Agensi.

GARIS PANDUAN KIK 2014 3

4.1.3 Projek KIK hendaklah merupakan karya asli kumpulan dan tidak pernah

menyertai mana-mana pertandingan atau konvensyen sama ada di

peringkat Negeri / Kebangsaan sebelum ini.

4.1.4 Projek kumpulan mestilah telah selesai dilaksanakan selewat-lewatnya

pada 30 Mei, 2014.

4.1.5 Bilangan minimum ahli-ahli bagi setiap Kumpulan KIK yang mengambil

bahagian adalah seramai 6 orang dan bilangan maksimum ialah seramai

10 orang sahaja termasuk Ketua Kumpulan.

4.1.6 Kumpulan KIK yang ingin menyertai konvensyen hendaklah mempunyai

alamat / cawangan di negeri Selangor sahaja.

4.1.7 Setiap Jabatan / Agensi hanya dibenarkan mencalonkan dua (2)

Kumpulan KIK ( satu dari kategori teknikal dan satu lagi dari kategori

pengurusan atau mana-mana kombinasi antara kedua-dua kategori ) yang

dipilih melalui apa jua platform yang dirasakan bersesuaian bagi

menyertai Konvensyen KIK Peringkat Negeri. Penetapan kategori ini

adalah berdasarkan kriteria projek.

Contoh:

JABATAN KATEGORI KATEGORI JUMLAH

PENGURUSAN TEKNIKAL

Jabatan A 1 1 2
(maksima)

GARIS PANDUAN KIK 2014 4

 Jabatan B 2 Tiada 2
(maksima)

Jabatan C Tiada 2 2
(maksima)

4.1.8 Pihak Urusetia berhak menerima atau menolak penyertaan dari mana-

mana kumpulan KIK berdasarkan syarat-syarat yang telah ditetapkan dan

juga di atas kuasa pertimbangan ( sekiranya perlu ).

4.1.9 Keputusan Jemaah Panel ( Pemeriksa dan Penilai ) bagi Konvensyen KIK

Peringkat Negeri Selangor terhadap projek kumpulan KIK adalah

muktamad. Sebarang bantahan dan semakan semula keputusan adalah

tidak dibenarkan.

4.2 KELAYAKAN MENYERTAI KONVENSYEN KIK PERKHIDMATAN

AWAM PERINGKAT KEBANGSAAN

4.2.1 Jabatan / Agensi yang berstatus negeri sahaja yang layak untuk

mewakili negeri bagi menyertai Konvensyen KIK Perkhidmatan Awam

Peringkat Kebangsaan.

4.2.2 Walau bagaimanapun, Jabatan / Agensi Persekutuan yang beroperasi di

negeri dan mempunyai dua ( 2 ) kerakyatan iaitu negeri dan persekutuan

seperti JKR, JPS dan lain-lain jabatan yang berkaitan akan

dipertimbangkan oleh pihak Urusetia Konvensyen KIK Peringkat Negeri

GARIS PANDUAN KIK 2014 5

 untuk mewakili negeri bagi menyertai Konvensyen KIK Perkhidmatan

Awam Peringkat Kebangsaan. Namun begitu, Jabatan / Agensi

Persekutuan yang mempunyai dua kerakyatan perlu mendapatkan

pengesahan dan kebenaran secara bertulis daripada ibu pejabat

masing-masing untuk mewakili negeri di Konvensyen KIK

Perkhidmatan Awam Peringkat Kebangsaan. Pengesahan dan

kebenaran bertulis itu perlu dikemukakan sebagai dokumen

tambahan semasa mengemukakan pencalonan di peringkat

Konvensyen KIK Peringkat Negeri.

4.2.3 Kumpulan KIK yang memenangi tempat pertama bagi Kategori

Pengurusan dan Kategori Teknikal pada Konvensyen KIK Peringkat

Negeri akan dipertimbangkan untuk mewakili Kerajaan Negeri di

Konvensyen KIK Perkhidmatan Awam Peringkat Kebangsaan.

4.2.4 Sekiranya tempat pertama bagi kedua-dua kategori dimenangi oleh

Jabatan / Agensi Persekutuan ( 2 kerakyatan ), ia akan dipilih secara

automatik untuk mewakili Kerajaan Negeri tetapi tertakluk kepada syarat /

kelayakan seperti yang terkandung dalam Perkara 4.2.2 di atas.

4.3 KONSEP DAN CIRI-CIRI PROJEK

4.3.1 Kategori Teknikal

Sesuatu projek teknikal ialah projek yang menggunakan bidang

pengetahuan yang tertentu seperti kejuruteraan, seni perusahaan

GARIS PANDUAN KIK 2014 6

 ( industrial arts ) dan sains gunaan ( applied sciences ). Masalah yang

dikenal pasti dan yang telah diselesaikan oleh kumpulan adalah masalah

yang berhubung kait dengan bidang yang telah dinyatakan. Cadangan

penyelesaian yang dikemuka dan dilaksanakan juga adalah dalam bidang

yang sama. Contoh projek teknikal ialah penciptaan peralatan baru,

pengubahsuaian rekabentuk peralatan lama kepada yang baru,

pembangunan sistem komputer atau perisian komputer, perubahan dalam

penggunaan bahan atau komponen kimia dan pewujudan kaedah teknikal

baru.

4.3.2 Kategori Pengurusan

Sesuatu projek yang bukan teknikal akan di masukkan di bawah kategori

pengurusan. Projek-projek di bawah kategori ini adalah yang berkaitan

dengan penyelesaian masalah-masalah pentadbiran atau pengurusan

sistem dan prosedur kerja. Contoh projek dalam kategori ini ialah

penggabungan borang permohonan, komposit lesen, pengenalan borang

baru, pelaksanaan prosedur kerja baru, pengenalan sistem kerja yang

baru atau pengubahsuaian sistem lama kepada yang baru yang boleh

menjimatkan masa, meningkatkan produktiviti atau hasil kerja,

meningkatkan tahap kepuasan hati pelanggan atau meningkatkan kutipan

hasil kerajaan.

GARIS PANDUAN KIK 2014 7

4.3.3 Klasifikasi Projek Campuran

Sesuatu projek KIK yang pada asalnya meneliti masalah teknikal atau

masalah pengurusan akan tetapi mempunyai cadangan berbentuk kedua-

duanya sekali iaitu teknikal dan pengurusan, maka projek tersebut akan

diklasifikasikan dalam kategori teknikal atau kategori pengurusan

berdasarkan cadangan penyelesaian yang dikemukakan. Sekiranya

cadangan utama lebih mirip teknikal maka projek tersebut akan

diklasifikasikan dalam kategori teknikal. Sekiranya cadangan utama

adalah berkaitan dengan sistem dan prosedur kerja maka projek tersebut

akan diklasifikasikan dalam kategori pengurusan. Keputusan untuk

mengklasifikasikan penyertaan adalah di bawah bidang kuasa

Jemaah Panel.

4.4 PENILAIAN

4.4.1 Skema Pemarkahan

Skema Pemarkahan bagi pelaksanaan Konvensyen KIK Perkhidmatan

Awam Peringkat Negeri Selangor Darul Ehsan pada tahun ini adalah

seperti berikut:

BIL KATEGORI PEMARKAHAN % PEMARKAHAN

1 Pemeriksaan Projek KIK 30

 Pemeriksaan terhadap validitasi data dan

GARIS PANDUAN KIK 2014 8

 sumber data projek
 Pemeriksaan terhadap penyeragaman projek
dan penilaian kumpulan

2 Penilaian Projek KIK Melalui Dokumentasi 40

 Penilaian ini diadakan secara bersemuka

antara panel dan peserta berdasarkan
dokumentasi projek

3 Penilaian Persembahan Projek KIK 20

 Penilaian ke atas keberkesanan

mempersembahkan projek selama 10 minit
semasa konvensyen

4 Penilaian Pameran Projek KIK 10

 Penilaian ke atas kreativiti dan inovasi

kumpulan dalam mempamerkan dan
mempromosikan projek yang
dipertandingkan

4.4.2 Mekanisme Penilaian

Penilaian ke atas projek Kumpulan KIK adalah seperti berikut:

(a) Penyertaan peringkat pertama akan ditapis oleh ketua jabatan

masing-masing berdasarkan kepada cadangan 2 projek kumpulan
yang terbaik daripada kategori pengurusan atau teknikal.

(b) Penyertaan seterusnya akan diperhalusi dan ditapis di peringkat

Urus Setia Konvensyen bagi memastikan Kumpulan KIK yang
bertanding adalah layak dan memenuhi syarat-syarat seperti para
4.1.

GARIS PANDUAN KIK 2014 9

 (c) Pemeriksaan Projek KIK ( lawatan tapak ) akan dilaksanakan bagi
menentukan validitasi data dan sumber data projek.

(d) Penyertaan yang berjaya seterusnya akan dinilai berdasarkan

dokumentasi dan persembahan semasa konvensyen.

(e) Keputusan Jemaah Panel akan di bawa ke Mesyuarat

Jawatankuasa Pemandu Inovasi Pejabat Setiausaha Kerajaaan
Negeri Selangor untuk disah dan diluluskan.

5. GANJARAN DAN PENGIKTIRAFAN

Kategori Pengurusan

KEDUDUKAN GANJARAN DAN PENGIKTIRAFAN

Johan  RM 9,000.00
 Piala Pusingan
 Piala Iringan
 Sijil Penghargaan

Naib Johan  RM 7,000.00

 Piala Iringan
 Sijil Penghargaan

Tempat Ketiga  RM 5,000.00

 Piala Iringan
 Sijil Penghargaan

Saguhati  RM 1,500.00
 Sijil Penghargaan

GARIS PANDUAN KIK 2014 10

 Kategori Teknikal

KEDUDUKAN GANJARAN DAN PENGIKTIRAFAN

Johan  RM 9,000.00
 Piala Pusingan
 Piala Iringan
 Sijil Penghargaan

Naib Johan  RM 7,000.00

 Piala Iringan
 Sijil Penghargaan

Tempat Ketiga  RM 5,000.00

 Piala Iringan
 Sijil Penghargaan

Saguhati  RM 1,500.00
 Sijil Penghargaan

Pameran Terbaik

KEDUDUKAN GANJARAN DAN PENGIKTIRAFAN

Tempat Pertama  RM 1,000.00

 Sijil Penghargaan

6. TATACARA PENYERTAAN

6.1 Jabatan/Agensi yang menyertai Konvensyen KIK Peringkat Negeri perlu

menyempurnakan perkara-perkara berikut:

GARIS PANDUAN KIK 2014 11

a. Melengkapkan borang penyertaan Konvensyen KIK Peringkat
Negeri seperti di Lampiran A.

b. Menyerahkan Dokumen Laporan Projek KIK ( 4 Naskhah berwarna

). Laporan perlu menggunakan font Arial, bersaiz 12 dan 1.5
spacing.

c. Memberikan salinan persembahan projek KIK dalam bentuk CD

dengan menggunakan format Microsoft Powerpoint.

d. Mengemukakan surat kelulusan/ kebenaran bertulis bagi mewakili

negeri di Konvensyen KIK Perkhidmatan Awam Peringkat
Kebangsaan. ( bagi Jabatan / Agensi Persekutuan yang mempunyai
dua kerakyatan sahaja )

e. Perkara-perkara di para 6.1(a), 6.1(b) dan 6.1(c) perlu dikemukakan

kepada Urusetia Konvensyen KIK Perkhidmatan Awam Peringkat
Negeri Selangor Darul Ehsan seperti di bawah sebelum atau pada 1
Julai 2014.

Urusetia Konvensyen KIK Perkhidmatan Awam

Peringkat Negeri Selangor Darul Ehsan,
Bahagian Korporat,
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor,
Tingkat Bawah,Bangunan SSAAS,
40503 SHAH ALAM.
u.p. : Encik Azli Bin Jamal
Cik Siti Zuraida Binti Osman
Tel : 03-5544 7775 / 7968 / 7450
Faks : 03-5513 5569

GARIS PANDUAN KIK 2014 12

 LAMPIRAN A

BORANG PENYERTAAN UNTUK KONVENSYEN KIK PERKHIDMATAN AWAM

PERINGKAT NEGERI SELANGOR DARUL EHSAN KE 27 TAHUN 2014

1. Maklumat Pemohon

Nama Kumpulan : .................................................................................

Nama Jabatan / Agensi : .................................................................................
Alamat Lengkap :

Saiz Jabatan / Bahagian

( Bilangan Pekerja ) : ..................................................................................
Telefon : ..................................................................................
Faks : ..................................................................................

2. Nama Pegawai Yang Boleh Dihubungi:

Nama Fasilitator : ..............................................................................

Telefon / HP: ..............................................................................
Faks :

Nama Ketua Kumpulan : ..............................................................................

Telefon / HP : ..............................................................................
Faks : ..............................................................................

Nama dan Bilangan

Ahli Kumpulan : ..............................................................................

3. Keterangan Ringkas Projek

Tajuk Projek :

Kategori Projek :

Tarikh Projek dimulakan :

Tarikh Projek dipersembahkan kepada Pihak Pengurusan :

Tempoh Pelaksanaan Projek :

GARIS PANDUAN KIK 2014 13

Ringkasan Huraian Projek ( 35 patah perkataan sahaja )

Ringkasan Punca-punca masalah ( 30 patah perkataan sahaja )

Ringkasan Cadangan Penyelesaian / Penambahbaikan ( 50 patah perkataan sahaja ) :

Perakuan :

...........................................................
Tandatangan Ketua Jabatan / Agensi Tarikh :

*Semua perincian adalah wajib diisi

*Sila pastikan ringkasan tidak melebihi jumlah perkataan yang telah ditetapkan

GARIS PANDUAN KIK 2014 14