Zintegrowany system zarządzania, to system w którym spójnie funkcjonują co najmniej dwa

podsystemy. Najczęściej, podstawą do budowy systemy zintegrowanego jest norma ISO 9001
oraz coraz bardziej popularne ISO 14001, PN-N 18001.

PN-EN ISO 9001:2008 Systemy zarządzania jakością - Wymagania (z ang. EN ISO 9001:2008
Quality management systems - Requirements) - międzynarodowa norma określająca wymagania,
które powinien spełniać system zarządzania jakością w organizacji.

PN-EN ISO 14001:2005 Systemy zarządzania środowiskowego - Wymagania i wytyczne

stosowania. Norma pozwala zbudować System Zarządzania Środowiskowego w oparciu o tzw.
podejście procesowe. Jednym z najważniejszych elementów, podobnie jak w ISO 9001, jest
uwzględnienie ciągłego doskonalenia w działaniach danej organizacji.

PN-N-18001: 2004 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania.

Wymagania zawarte w tych dokumentach umożliwiają organizacji odpowiednie do potrzeb
sformułowanie polityki i celów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz skuteczne
realizowanie tej polityki przez osiąganie przyjętych celów. Norma PN-N-18001 stanowi
podstawę do certyfikacji systemu zarządzania organizacją w zakresie dotyczącym
bezpieczeństwa i higieny pracy.

Definicja jakości
PN-EN ISO 9001:2008 Systemy zarządzania jakością – Wymagania
"Jakość to stopień, w jakim zbiór inherentnych właściwości spełnia wymagania" wg PN-EN
9000:2001
"Jakość jest to pewien stopień doskonałości" Platon
"Jakość to zgodność z wymaganiami" Crosby

Jakość odnosi się zarówno do produktów jak i do sektora usług – wspólnie określanych w normie
jako wyroby.

Cechy charakterystyczne usług:

– Niematerialność – brak materialnego efektu jej świadczenia i stąd materialnego postrzegania
jej przez konsumentów; przekłada się to na trudność z oceną jakości świadczonej usługi.
– Nierozdzielność usługi z osobą wykonawcy – w związku z tym sposób sprzedaży tych usług
ma bezpośredni związek z wielkością sprzedaży i opinią o firmie świadczącej usługi.
– Jednoczesność świadczenia i korzystania z usługi – nie można świadczyć usług na zapas bądź
ich magazynować.
– Heterogeniczność (niejednorodność) usług – trudność w standaryzacji, co wiąże się z
dostosowywaniem jej do indywidualnego odbiorcy i jego wymagań
– Nietrwałość
– Niemożność nabycia praw własności usługi
– Złożoność usługi– która częstokroć wymaga bezpośredniego kontaktu pracowników z
klientami.

Atrybuty jakości usług:

– Czynniki materialne – wygląd budynku, urządzeń, personelu świadczącego i
komunikującego się z klientem.
– Niezawodność – pewność, że usługa zostanie wykonana tak, jak obiecał usługodawca.
– Wrażliwość – chęć zaoferowania klientowi natychmiastowej pomocy.
– Kompetencja – dysponowanie wiedza i umiejętnościami niezbędnymi do świadczenia usługi.
– Uprzejmość – grzeczność i szacunek oferowany klientom przez pracowników kontaktujących
się z nimi, przyjacielski stosunek i zainteresowanie ich potrzebami.
– Wiarygodność – budowanie zaufania.
– Bezpieczeństwo – ograniczenie ryzyka i niepewności klientów.

1/35
– Dostępność – łatwość pozyskania usług i łatwy kontakt z usługodawcą.
– Komunikatywność – utrzymanie z klientami kontaktu poprzez przesyłanie zrozumiałych dla
nich komunikatów i wsłuchiwanie się w ich opinie.
– Zrozumienie – wykazywanie chęci poznania potrzeb klientów.

Norma - dokument normatywny stosowany na zasadzie dobrowolności, powszechnie dostępny i

zaakceptowany przez uznaną jednostkę normalizacyjną. Norma ustala zasady, wytyczne lub
charakterystyki dotyczące różnej działalności i jej wyników jest zatwierdzana na zasadzie
konsensu, przeznaczona do powszechnego i wielokrotnego stosowania, zaakceptowana przez
wszystkie zainteresowane strony jako korzyść dla wszystkich i wprowadza kodeks dobrej
praktyki i zasady racjonalnego postępowania przy aktualnym poziomie techniki.

Normy ISO 9000 są powszechnie uznawane za podstawę budowania systemów zarządzania

jakością we wszystkich organizacjach, bez względu na rodzaj ich działalności. Normy te
zawierają terminologie, wymagania i wytyczne dotyczące wprowadzania, doskonalenia i
kontrolowania systemu zarządzania jakością.

Cykl DEMINGA
PDCA, czyli Plan, Do, Check, Act zakłada, że ORGANIZACJA stale musi doskonalić swój
system poprzez cykliczne identyfikowanie

Planowanie procesu (PLAN)

Właściwe zaplanowanie procesu jest pierwszym elementem cyklu PDCA. Na tym etapie
określamy co i kiedy mamy osiągnąć oraz za pomocą jakich zasobów. W zależności od tego jaki
to jest proces stosuje się różne metody planowania.
Na tym etapie planowania należy zwracać uwagę na:
– Wymagania klientów (zewnętrznych i wewnętrznych)
– Ustalenie działań niezbędnych do realizacji planu / celu procesu
– Ustalenie zasad monitorowania wyników pozwalających na analizę i doskonalenie procesu
– Ustalenie zapisów niezbędnych do potwierdzenia zgodności procesu / wyrobu z wymogami
klienta, norm i przepisów prawnych
– Dostępność zasobów (ludzie, maszyny, infrastruktura, finanse itp.)
– Potencjalne zagrożenia (zalecam przeprowadzenie analizy ryzyka)

Wykonanie zaplanowanych czynności - (DO)

W tym etapie realizujemy uprzednio zaplanowane działania, wykorzystując dostępne zasoby.
Podczas realizacji tych czynności gromadzone są informacje o funkcjonowaniu procesu. Posłużą
one do późniejszego sprawdzenia czy zaplanowane wyniki są osiągane.

Sprawdzenie (CHECK)
Po wykonaniu zaplanowanych czynności sprawdzamy czy osiągnięty wynik jest zgodny z
uprzednio zaplanowanym. Do tego celu w danym procesie powinny być opracowane metody
pomiaru parametrów procesu. Tam gdzie to możliwe zaleca się stosowanie technik
statystycznych.

2/35
Parametry procesu powinny także wynikać z celu procesu. Przykładowo jeżeli cel procesu brzmi:
"Terminowa produkcja wyrobu o wysokiej jakości przy jednoczesnej minimalizacji kosztów
wytwarzania" to możemy monitorować: terminowość produkcji, jakość (np. poziom strat) i
koszty wytwarzania (wykorzystane zasoby i koszty jakości).

Podjęcie działań korygujących lub zapobiegawczych - (ACT)

Po etapie sprawdzenia osiągniętych wyników i porównaniu ich z zaplanowanymi możemy mieć
dwie sytuacje:
– Zaplanowane cele są zrealizowane
– Zaplanowane cele nie są zrealizowane (plan nie został w pełni zrealizowany)

Ciągle doskonalenie procesu jest rezultatem stosowania cyklu P-D-C-A. Każde "zamknięcie"
koła pozwala na coraz większe podnoszenie skuteczności procesu (stopnia spełniania
postawionych celów) oraz efektywności procesu (relacji pomiędzy stopniem spełniania celów a
użytymi zasobami).
Także każde działanie korygujące lub zapobiegawcze jest elementem tegoż doskonalenia. Każde
zaplanowanie bardziej ambitnych celów, zmniejszenie wymaganych zasobów to kolejne kroki w
doskonaleniu procesu.

System Zarządzania Jakością zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2008 zawiera wymagania
mające zastosowanie dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i rodzaju, która chce
wykazać zdolność do ciągłego dostarczania wyrobów zgodnych z wymaganiami klienta i
mających zastosowanie przepisów oraz dąży do zwiększenia zadowolenia klienta.

ISO 9000 - model systemu zarządzania

Organizacja (firma, instytucja) funkcjonuje w powiązaniu ze swoimi klientami i dostawcami.

Wewnątrz organizacji istnieje grupa wzajemnie powiązanych procesów, których celem jest
spełnianie wymagań klienta.

3/35
Odpowiedzialność kierownictwa
Kierownictwo organizacji odpowiada za właściwe jej funkcjonowanie. To właśnie kierownictwo
ustala misję i politykę organizacji, następnie określa odpowiednie cele do osiągnięcia. Do
realizacji tych celów opracowuje plan działań i przyznaje odpowiednie zasoby do ich realizacji.
Następnie kierownictwo regularnie weryfikuje jak organizacja działa i czy spełnia stawiane jej
cele (przegląd zarządzania). Na tej podstawie kierownictwo przydziela zasoby i podejmuje
odpowiednie działania doskonalące.
Ten element modelu jest opisany w normie ISO 9001:2008 w punkcie 5.

Zarządzanie zasobami
Jest to zespół procesów związanych z zasobami jakie występują w organizacji. Te zasoby to
ludzie (zasoby ludzkie), infrastruktura (maszyny, narzędzia, budynki, sieć IT itp.) oraz
środowisko pracy. Zarządzanie zasobami leży w gestii kierownictwa bo to właśnie kierownictwo
decyduje o przydzieleniu zasobów (głównie finansowych) niezbędnych do właściwego
funkcjonowania pozostałych procesów w organizacji. Przykładem działań związanych z tym
elementem jest zatrudnienie i szkolenie personelu, zakup nowych maszyn i utrzymanie
istniejącej infrastruktury.
Ten element modelu jest opisany w normie ISO 9001:2008 w punkcie 6.

Realizacja wyrobu
To zespół procesów bezpośrednio związany z realizacją wyrobu lub usługi. Wejściem są
wymagania klienta (np. specyfikacja wyrobu, zamówienie, warunki handlowe i inne warunki
dostawy, wymagania prawne i inne normy związane z wyrobem lub usługą itp.). a wyjściem jest
dostarczony wyrób lub usługa.
Ten element modelu jest opisany w normie ISO 9001:2008 w punkcie 7.

Pomiary, analiza i doskonalenie

Procesy w organizacji i zadowolenie klienta wymagają systematycznego monitoringu, analizy i
podejmowania działań doskonalących, aby wiedzieć jak postrzega nas klient (zadowolenie) oraz
jak funkcjonują procesy w organizacji (zielona strzałka)
Przykładowo zadowolenie klienta możemy mierzyć za pomocą ilości składanych reklamacji,
terminowości dostaw lub ankiet i na tej podstawie dokonać analizy i następnie podjąć
odpowiednie działania doskonalące (korygujące lub zapobiegawcze)
Ten element modelu jest opisany w normie ISO 9001:2008 w punkcie 8.

Ciągłe doskonalenie
Ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością możemy rozumieć jako ciągłe zwiększanie
skuteczności i efektywności w realizacji polityki, strategii i celów organizacji. Doskonalenie jest
rezultatem działań doskonalących (korygujących i zapobiegawczych) podejmowanych pod
wpływem danych z własnych procesów i zadowolenia klienta. Ten proces doskonalenia trwa
dopóki system zarządzania jest właściwie utrzymywany i stosowany przez najwyższe
kierownictwo.

Podejście procesowe
Czym jest proces w organizacji?
Definicja procesu jest zawarta w normie ISO 9000:2000 pkt. 3.4.1 – jest to:
Każde działanie, które przekształca wejście (dane wejściowe) na wyjście (dane wyjściowe)
możemy uważać za proces. Proces może w swoim "wnętrzu" zawierać zbiór różnych operacji
(działań) wzajemnie ze sobą powiązanych i na siebie oddziałujących.

4/35
Model procesu

Wejścia i wyjścia w procesie

Praktycznie każdy proces jest powiązany z innymi procesami za pomocą swoich "wejść" i
"wyjść". Poniższy rysunek przedstawia przykładowe powiązania pomiędzy procesami:

Wyjście z procesu magazynowania jest wejściem do procesu produkcji. Jednocześnie wyjście z

procesu produkcji jest wejściem do procesu sprzedaży. Wejścia i wyjścia mogą być materialne
(materiały, produkty, sprzęt, ludzie) i niematerialne (informacja, dane w systemach
komputerowych itp.).

Zasoby
Funkcjonowanie procesu jest możliwe dzięki zasobom jakie posiada. Przykładowo zasobami są:
– Zasoby ludzkie (pracownicy)
– Maszyny, urządzenia i narzędzia
– Systemy komputerowe (do przetwarzania informacji)
– Procedury i instrukcje postępowania
– Pozostała infrastruktura (pomieszczenie, budynek, niezbędne instalacje)
Wymagania związane z zarządzaniem zasobami są określone w pkt. 6 normy ISO 9001:2008.

Monitorowanie procesu
Podczas realizacji danego procesu musimy wiedzieć jak ten proces funkcjonuje i czy osiąga
zaplanowane wyniki [pkt. 8.2.3 normy ISO 9001:2008]. Dlatego ustala się co, jak i jak często
mierzymy w danym procesie.

Jeżeli cele nie są osiągane to należy prowadzić działania korygujące [pkt. 8.2.3 i 8.5.2 normy
ISO 9001:2008]. Wyniki tych działań musza być udokumentowane

Jeżeli cele są osiągane to działań korygujących na poziomie zarządzania tym procesem nie
musimy prowadzić. Jeżeli jednak obserwujemy niepokojące trendy (np. spadek wydajności) to
możemy podejmować działania zapobiegawcze [pkt. 8.5.3 normy ISO 9001:2008]. Wyniki tych
działań musza być udokumentowane.

Cel procesu
Proces posiada swój cel, który powinien być spójny z polityką jakości organizacji (logicznie z tej
polityki wynikać) i powinny być mierzalne.[5.4.1 normy ISO 9001:2008]. Realizację tych celów
należy monitorować (mierzyć) [8.2.3 normy ISO 9001:2008].

5/35
Skuteczność procesu
Norma określa skuteczność jako: "stopień w jakim planowane działania są zrealizowane i
planowane wyniki osiągnięte" [pkt. 3.2.14 normy ISO 9000:2005]. Czyli inaczej mówiąc
skuteczność procesu to stopień w jakim proces realizuje zaplanowane działania i cele.

Efektywność procesu
Relacja pomiędzy osiąganymi wynikami a wykorzystywanymi zasobami [pkt. 3.2.15 normy ISO
9000:2005]. Pomiar efektywności procesu nie jest wymagany przez ISO 9001:2008 - jest
zalecany przez ISO 9004:2000.

Dokumentacja SZJ

Polityka jakości [5.3]

Polityka jakości jest nadrzędnym dokumentem, w którym kierownictwo organizacji określa
swoje zasady i ramy dla całego systemu zarządzania jakością. Polityka jakości powinna:
– Być spójna z celem istnienia organizacji (spójna z wizją i strategią organizacji,
ukierunkowana na spełnianie wymagań klienta dzięki któremu organizacja istnieje, wspierająca
rozwój pracowników itp.)
– Zawierać zobowiązanie do zapewnienia zgodności z normą i ciągłego doskonalenia systemu
zarządzania jakością.
– Zawierać takie deklaracje i zobowiązania, które będą podstawą do opracowania celów
dotyczących jakości.

Cele dotyczące jakości [5.4.1]

Cele dotyczące jakości określa kierownictwo dla poszczególnych szczebli w organizacji. Cele te
określają do czego ma dążyć organizacja. Podczas opracowania celów należy zwrócić uwagę na
następujące aspekty:
– Polityka jakości stanowi "ramy" dla wyznaczania celów, więc cele powinny być spójne z tą
polityką ("wspierać" to co w niej zadeklarowano).
– Cele powinny być mierzalne - po to aby można było je skutecznie przeglądać i oceniać w
jakim stopni są spełniane.
– Cele powinny prowadzić do doskonalenia organizacji (doskonalenie jest jednym z
wymaganych elementów polityki jakości).

Księga jakości [4.2.2]

Księga jakości jest to dokument opisujący system zarządzania jakością zaimplementowany w
danej organizacji. Norma ISO 9001:2000 wymaga, aby organizacja opracowała księgę jakości,
która musi zawierać minimum:
– Zakres systemu zarządzania.
– Ewentualne wyłączenia (wraz z uzasadnieniem).

6/35
– Mapę procesów.
– Udokumentowane procedury wymagane przez normę ISO 9001:2000 lub odniesienie się do
tych procedur jako zewnętrznych dokumentów.
Z racji, że księga jakości jest dokumentem, który udostępnia się innym organizacjom często w
niej umieszcza się inne dodatkowe informacje, takie jak:
– Historia organizacji.
– Struktura organizacyjna (schemat organizacyjny).
– Opis systemu zarządzania. Można tu zastosować strukturę normy lub kolejno opisać
poszczególne zidentyfikowane procesy (cele, metody monitorowania itp.).
– Stosowane terminy i definicje.
– Historia zmian (rejestr zmian wprowadzonych w księdze).

Procedury i instrukcje
ISO 9001:2000 wymaga aby organizacja udokumentowała w formie procedur 6 elementów
systemu zarządzania jakością:
– Nadzorowanie dokumentacji [4.2.3]
– Nadzorowanie zapisów [4.2.4]
– Audit wewnętrzny [8.2.2]
– Nadzorowanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami [8.3]
– Działania korygujące [8.5.2]
– Działania zapobiegawcze [8.5.3]

Zapisy
Zapis to specyficzny rodzaj dokumentu, który stwierdza osiągnięty rezultat (np. wynik testu /
osiągów wyrobu) lub dostarcza dowodu na przeprowadzenie danego działania (np. raport z
auditu, raport z przeglądu zarządzania itp.). Definicja zapisu jest określona w ISO 9000:2000 pkt.
3.7.6
Zapisy w systemie zarządzania są wynikiem funkcjonowania tegoż systemu i są jednocześnie
dowodem potwierdzającym jego zgodność z wymaganiami (prawa, klienta, normy i innych
specyfikacji).

Szerokie rozumienie jakości:

– jakość produktów i usług;
– jakość środowiska (wewnętrznego i zewnętrznego);
– jakość warunków pracy.

Jakość warunków pracy

– Pomieszczenie pracy;
– Stanowisko pracy;
– Pomieszczenia higieniczno-sanitarne;
– Maszyny i inne urządzenia techniczne;
– Instalacje energetyczne, elektryczne itp.
– Czynnik ludzki (wiedza, umiejętności, doświadczenie).

Podstawy nauki o bezpieczeństwie

– Słowniku Języka Polskiego – „Bezpieczeństwo to stan niezagrożeni, spokoju, pewności”,
– Bezpieczeństwo to również jedna z najważniejszych potrzeb człowieka. Zapewnienie
bezpieczeństwa ludziom świadczy zawsze o stopniu rozwoju cywilizacyjnego i organizacyjnego
społeczeństwa,
– W literaturze anglojęzycznej, ale również i w Polsce rozróżnia się pojęcie bezpieczeństwa i
higieny pracy. Bezpieczeństwo związane jest wówczas z ochroną życia, natomiast higiena z
ochroną zdrowia.

7/35
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Według normy PN-N-18001 bezpieczeństwo i higiena pracy to stan warunków i organizacji
pracy oraz zachowań pracowników zapewniających wymagany poziom ochrony zdrowia i życia
przed zagrożeniami występującymi w środowisku pracy.

Raport Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy w Bilbao (2000)

Procent populacji pracowniczej UE
Rodzaj zagrożenia narażonej na zagrożenie
Zbyt duża intensywność czynności powtarzalnych 57%
Wymuszona pozycja ciała 45%
Obciążenie wynikające z dźwigania ciężarów 34%
Niekorzystne warunki mikroklimatu 21%
Niekorzystne czynniki psychospołeczne 67%

Przyczyny wypadków przy pracy

Nieprawidłowe zachowanie się pracownika
53,82
Niewłaściwy stan czynnika materialnego 12,38

Brak lub niewłaściwe posługiwanie się

czynnikiem materialnym
8,35

Niewłaściwe samowolne zachowanie się

pracownika 8,15

Niewłaściwa organizacja pracy 6,47

Niewłaściwa organizacja stanowiska pracy 6,43

Niewłaściwy stan psychofizyczny pracownika 2,86

Nieużywanie sprzętu ochronnego 1,54

0 10 20 30 40 50 60
Cel zarządzania bhp - Minimalizacja strat [%]
Straty związane z działalnością wytwórczą
STRATY ZWIĄZANE Z
DZIAŁALNOŚCIĄ WYTWÓRCZĄ

Straty wewnętrzne

Straty zewnętrzne

Straty materialne
Straty środowiskowe
Straty zdrowotne
Straty społeczne

Straty ciągłe

Straty chwilowe

8/35
Relacja pomiędzy stratami ubezpieczonymi a nieubezpieczonymi
Straty ubezpieczone: dla zatrudnionych, produkcji, społeczeństwa, straty zdrowotne, majątkowe,
środowiskowe
Straty nieubezpieczone: straty w produktach i materiałach, koszty sądowe; straty w budynkach,
maszynach i urządzeniach; czas badań; kary; strata czasu itp.
Stosunek 1: 8-36

Podejście do bezpieczeństwa i higieny pracy

– Tradycyjne podejście - do połowy lat 90-tych XX wieku. Działania niezbędne do spełnienia
wymagań prawnych z zakresu BHP.
– Systemowe podejście do BHP – od połowy lat 90-tych XX wieku.

Typy strategii zarządzania bhp

1) strategia proaktywna, zapobiegania
Bezpieczne miejsce pracy/proces,
Bezpieczny człowiek.
2) strategia reaktywna.
Badania powypadkowe,
Plany ratowniczo-operacyjne na wypadek awarii,
Działania łagodzące skutki.

Zasady zarządzania BHP Sformułowane przez Dana Petersena

Niebezpieczne zachowanie, niebezpieczne warunki i wypadek to symptomy
nieprawidłowości w systemie zarządzania bezpieczeństwem.
Niektóre okoliczności, które mogą być przyczynami poważnych wypadków i chorób
zawodowych mogą być łatwo określone poprzez identyfikację potencjalnych skutków
wypadków.
Bezpieczeństwo winno być tak samo istotne jak inne obszary działalności przedsiębiorstwa,
np. koszty, jakość, ochrona środowiska.
Wypadek lub inna strata finansowa jest wynikiem błędu ludzkiego lub niedopatrzeń
systemowych.
W większości przypadków niebezpieczne zachowanie człowieka, które prowadzi do
wypadku to normalna reakcja na niewłaściwe środowisko pracy, a nie niefrasobliwość lub
wina pracownika.
Istnieją trzy główne obszary, które należy brać pod uwagę dla zapewnienia efektywnego
systemu bezpieczeństwa:
a) warunki fizyczne – sprzęt,
b) warunki behawioralne – odpowiednie przygotowanie ludzi,
c) system zarządzania.
Nie ma jedynie słusznej drogi do osiągnięcia bezpieczeństwa w danej organizacji.

Brak jest międzynarodowej normy dotyczącej bhp opracowanej przez Międzynarodową

Organizację Standaryzacji ISO

Polskie normy dotyczące zarządzania bezpieczeństwem

– PN-N-18001: 2004 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania.
– PN-N-18002: 2000 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Ogólne wytyczne
oceny ryzyka zawodowego.
– PN-N-18004: 2001 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wytyczne.

System zarządzania bezpieczeństwem i higiena pracy jest systemem dobrowolnego stosowania.

Nie istnieje prawny obowiązek wdrażania systemu w przedsiębiorstwie.

9/35
System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy PN-N-18001
Jest to ogólna część systemu zarządzania, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie,
odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania,
wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy

Struktura systemu zarządzania bhp według PN-N-18001

Zaangażowanie kierownictwa i polityki BHP

Planowanie

Wdrożenie i funkcjonowanie

Sprawdzanie oraz działania korygujące i zapobiegawcze

Przegląd wykonywany przez najwyższe kierownictwo

Ciągłe doskonalenie

Powiązania pomiędzy elementami normy 18001

System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy - wymagania normy PN-N-18001:2004

4.1 Wymagania ogólne
4.2 Zaangażowanie kierownictwa oraz polityka BHP
- Zaangażowanie najwyższego kierownictwa
- Polityka BHP
- Współudział pracowników
4.3 Planowanie
- Wymagania ogólne
- Wymagania prawne i inne
- Cele ogólne i szczegółowe
- Planowanie działań
4.4 Wdrażanie i funkcjonowanie
- Struktura, odpowiedzialności i uprawnienia
- Zapewnienie zasobów
- Komunikowanie się
- Dokumentacja systemu
- Zarządzanie ryzykiem zawodowym
- Organizowanie prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami

10/35
- Zapobieganie, gotowość i reagowania na wypadki przy pracy i poważne awarie
- Zakupy
- Podwykonawstwo
4.5 Sprawdzanie oraz działania korygujące i zapobiegawcze
- Monitorowanie
- Badanie wypadków przy pracy, chorób zawodowych i zdarzeń potencjalnie wypadkowych
- Auditowanie
- Niezgodności i działania korygujące i zapobiegawcze
- Szkolenie, świadomość, kompetencje i motywacja
4.6 Przegląd wykonywany przez kierownictwo i ciągłe doskonalenie
4.7 Ciągłe doskonalenie

Pkt. 3 normy – Definicje

3.1. Audit systemu zarządzania bhp – systematyczne i niezależne badania, mające na celu
określenie, czy działania podejmowane w ramach systemu oraz osiągnięte rezultaty odpowiadają
planowanym ustaleniom i czy te ustalenia zostały skutecznie wdrożone oraz czy są odpowiednie
do realizacji polityki bhp, a także do osiągnięcia celów organizacji.
3.2. Bezpieczeństwo i higiena pracy – stan warunków i organizacji pracy oraz zachowań
pracowników zapewniający wymagany poziom ochrony zdrowia i życia przed zagrożeniami
występującymi w środowisku pracy;
3.3. Cel ogólny zarządzania bhp – cel dotyczący działań w zakresie bhp, wynikający z polityki
bhp, który organizacja ustaliła do osiągnięcia;
3.5.Ciągłe doskonalenia systemu zarządzania bhp – powtarzające się działania mające na celu
zwiększenie zdolności do spełnienia wymagań.
3.6. Działania korygujące – działania podjęte w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej
niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji oraz podejmowane w celu niedopuszczenia do ich
ponownego wystąpienia;
3.7. Działania zapobiegawcze – działania podjęte w celu wyeliminowania przyczyny
potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji;
3.8. Identyfikacja zagrożenia – proces rozpoznawania tego, czy zagrożenie istnieje oraz
określenie jego charakterystyk;
3.22. Zagrożenie – stan środowiska pracy mogący spowodować wypadek lub chorobę;
3.24. Zagrożenie potencjalnie wypadkowe – niebezpieczne zdarzenie związane z wykonywana
pracą, podczas którego nie dochodzi do urazów lub pogorszenia stanu zdrowia.
3.16. Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy – deklaracja organizacji dotycząca jej intencji i
zasad odnoszących się do ogólnych efektów działalności w zakresie bezpieczeństwa i higieny
pracy, określająca ramy do działania i ustalania celów organizacji dotyczących bhp.
3.17. Poważna awaria – zdarzenie, w szczególności emisja, pożar lub eksplozja, powstałe w
trakcie procesu przemysłowego, magazynowania lub transportu, w których występuje jedna lub
więcej niebezpiecznych substancji, prowadzące do natychmiastowego powstania zagrożenia
życia lub zdrowia ludzi lub środowiska lub powstania takiego zagrożenia z opóźnieniem.
3.18. Ryzyko zawodowe – prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń
związanych z wykonywaną pracą powodujących straty, w szczególności wystąpienia u
pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych
występujących w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy.

4. Wymagania dotyczące systemu zarządzania bhp

4.2. Zaangażowanie najwyższego kierownictwa i polityka bhp
Osobiste zaangażowanie najwyższego kierownictwa jest niezbędnym warunkiem osiągnięcia
sukcesu w postaci wdrożonego i skutecznie funkcjonującego SZ BHP.
Norma stanowi, że „najwyższe kierownictwo organizacji powinno wykazywać silne i widoczne
przywództwo i zaangażowanie w działaniach na rzecz bezpieczeństwa i higieny pracy”

11/35
Najwyższe kierownictwo jest odpowiedzialne za:
– Ustalenie i aktualizowanie polityki i celów bhp;
– Przeprowadzanie przeglądów systemu zarządzania bhp;
– Udostępnienie niezbędnych środków do zaprojektowania, wdrożenia i utrzymania system z
bhp.

4.2.2. Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy

Deklaracja organizacji dotycząca jej intencji i zasad odnoszących się do ogólnych efektów
działalności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, określająca ramy do działania i ustalania
celów organizacji dotyczących zarządzania bhp.

Polityka BHP powinna wyrażać zobowiązanie do

1. zapobiegania wypadkom przy pracy, chorobom zawodowym oraz zdarzeniom potencjalnie
wypadkowym;
2. dążenia do stałej poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy;
3. spełniania wymagań przepisów prawnych z zakresu bhp;
4. ciągłego doskonalenia działań w zakresie bhp;
5. zapewniania odpowiednich zasobów i środków do wdrażania tej polityki;
6. podnoszenia kwalifikacji oraz uwzględniania roli pracowników i ich angażowania na rzecz
bhp.

Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy powinna być odpowiednia do charakteru działań

organizacji i związanych z nimi zagrożeń oraz stanowić ramy do ustalenia i przeglądu celów
ogólnych i szczegółowych organizacji dotyczących bhp.
Najwyższe kierownictwo powinno ogłosić politykę bhp wszystkim pracownikom oraz zapewnić,
aby była przez nich zrozumiana.

Przy opracowywaniu polityki bhp można ponadto rozważyć:

– Wyniki wstępnego przeglądu zarządzania bhp;
– Koordynację z polityką organizacji;
– Misją, wizją organizacji, jej podstawowymi wartościami (np. etycznymi);
– Wymagania i oczekiwania zainteresowanych stron;
– Współdziałanie wszystkich pracowników;
– Zobowiązanie do projektowania wyrobów w sposób minimalizujący zagrożenia;
– Zachęcanie partnerów, poddostawców, wykonawców do stosowania systemowego podejścia
do bhp.

Cechy polityki bhp:

– Udokumentowana,
– Napisana językiem prostym i zrozumiały,
– Zakomunikowana wszystkim pracownikom,
– Publicznie dostępna,
– Polityka stanowi podstawę wyznaczania celów bhp.

4.2.3. Współudział pracowników

– Najwyższe kierownictwo powinno zapewnić konsultacje z pracownikami i ich
przedstawicielami oraz ich informowanie w zakresie wszystkich aspektów bhp związanych z ich
pracą;
– Najwyższe kierownictwo powinno wprowadzić takie rozwiązania organizacyjne, aby
pracownicy i ich przedstawiciele mieli czas i środki umożliwiające im aktywne uczestnictwo w
procesach planowania, wdrażania, sprawdzania, działań korygujących i zapobiegawczych oraz
wszelkich innych działań na rzecz ciągłego doskonalenia realizowanych w ramach systemu
zarządzania bhp;

12/35
– Najwyższe kierownictwo powinno zapewnić skuteczne rozwiązania organizacyjne
gwarantujące pełny współudział pracowników i ich przedstawiciele w realizacji polityki bhp, a
także współudział pracowników lub ich przedstawicieli w pracach komisji ds.. Bhp, tam gdzie
została powołana.

4.3. Planowanie

4.3.1. Wymagania ogólne

Organizacja powinna określić i udokumentować plany działań ukierunkowanych na
osiągnięcie celów ogólnych i szczegółowych organizacji dotyczących bhp. Przy planowaniu
działań powinny być wykorzystywane wyniki wstępnego przeglądu, jeśli został
przeprowadzony;
Planowanie działań w ramach systemu powinno być udokumentowane;
W procesie planowania przy ustalaniu odpowiednich celów ogólnych i szczegółowych
organizacja powinna uwzględniać wyniki identyfikacji zagrożeń i oceny ryzyka
zawodowego;

4.3.2. Wymagania prawne i inne

Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedurę identyfikacji o dostępu do
aktualnych wymagań prawnych i innych dotyczących bhp w odniesieniu do jej działań, a w
szczególności w odniesieniu do stanowisk pracy oraz wyrobów i usług podlegających jej
nadzorowi lub tych na które może wpływać;
Procedura ta powinna określać sposób wprowadzania postanowień wymienionych
dokumentów.

4.3.3. Cele ogólne i szczegółowe

– Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać udokumentowane cele ogólne i szczegółowe
dotyczące bhp dla wszystkich odpowiednich poziomów zarządzania wewnątrz organizacji;
– Cele ogólne i szczegółowe powinny być wyrażane ilościowe, gdy tylko jest to możliwe;
– Ustanawiając swoje cele i dokonując ich przeglądu organizacja powinna uwzględniać
wymagania prawne i inne, a także zidentyfikowane zagrożenia oraz wyniki oceny ryzyka
zawodowego, możliwości techniczne i finansowe, wymagania operacyjne i biznesowe, a także
interes organizacji i punkt widzenia zainteresowanych stron;
– Cele powinny być spójne z polityką bhp, a zwłaszcza z zobowiązaniem kierownictwa do
zapobiegania wypadkom, chorobom zawodowym oraz do ciągłego doskonalenia systemu
zarządzania bhp.

Cele ogólne i szczegółowe

13/35
4.3. Planowanie
4.3.4. Planowanie działań
Plany osiągania celów ogólnych i szczegółowych powinny obejmować:
– Wyznaczenie odpowiednich służb, szczebli organizacji lub osób odpowiedzialnych za
osiągnięcie celów;
– Określenie środków niezbędnych do osiągnięcia celów;
– Wyznaczenie terminów osiągnięcia celów.
Organizacja powinna okresowo przeglądać i w miarę potrzeb korygować plany, a w
szczególności każdorazowo w przypadku wprowadzania zmian np. W organizacji stanowisk
pracy, w procesach wytwarzania, produkowanych wyrobach, świadczonych usługach, itp..
4.4. Wdrożenie i funkcjonowanie
4.4.1. Struktura, odpowiedzialność i uprawnienia.
4.4.2. Zapewnienie zasobów.
4.4.3. Szkolenie, świadomość, kompetencje, motywacja.
4.4.4. Komunikowanie się.
4.4.5. Dokumentacja systemu
4.4.6. Zarządzanie ryzykiem zawodowym.
4.4.7. Organizowanie prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami;
4.4.8. Zapobieganie, gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i poważne awarie.
4.4.9. Zakupy.
4.4.10. Podwykonawstwo

4.4.1. Struktura, odpowiedzialność i uprawnienia.

Najwyższe kierownictwo powinno wyznaczyć swojego przedstawiciela, który niezależnie od
innych obowiązków powinien mieć określony zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności, aby:
– zapewnić, że system zarządzania jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z
ustalonymi wymaganiami;
– Przedstawiać najwyższemu kierownictwu sprawozdania dotyczące funkcjonowania systemu
zarządzania w celu dokonania przeglądu będącego podstawą jego doskonalenia.
Na poziomie najwyższego kierownictwa, należy wyznaczyć osobę (lub osoby) i określić jej (ich)
zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, do promowania współudziału wszystkich
członków organizacji w działaniach na rzecz bhp;
W celu zapewnienia skutecznego zarządzania bhp powinny być określone, udokumentowane i
zakomunikowane zadania, uprawnienia i odpowiedzialność oraz wzajemne zależności i
powiązania:
– Personelu zarządzającego, wykonującego i weryfikującego prace mające wpływ na bhp;
– Pracowników na stanowiskach robotniczych, pracowników nadzoru, dostawców,
podwykonawców oraz osób odwiedzających organizację;
– Personelu wyznaczonego do postępowania w sytuacjach awaryjnych.

4.4.2. Zapewnienie zasobów

Najwyższe kierownictwo powinno zapewnić niezbędne zasoby do wdrożenia, funkcjonowania i
nadzorowania systemu zarządzania bhp;
Zasoby te obejmują zasoby finansowe; środki rzeczowe, sprzęt techniczny, technologię, zasoby
ludzkie oraz wiedze i umiejętności specjalistyczne.

4.4.3. Szkolenie, świadomość, kompetencje i motywacja

– Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać udokumentowane procedury określania
potrzeb dotyczących szkolenia w dziedzinie bhp oraz sposobów jego realizacji.
– Programy szkoleniowe powinny być dostosowane do potrzeb poszczególnych grup
pracowników.
– Wszyscy pracownicy powinni mieć właściwe kompetencje w zakresie bhp udokumentowane
wykształceniem, wyszkoleniem i/lub doświadczeniem odpowiednio do określonych wymagań.

14/35
– Organizacja powinna wdrożyć i stosować odpowiednie metody motywowania pracowników
do ich angażowania się w działania na rzecz poprawy bhp
– Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury, w celu uświadomienia
pracownikom organizacji lub jej członkom, w każdej komórce organizacyjnej i na każdym
szczeblu:
a) Rodzajów zagrożeń występujących w całej organizacji i na poszczególnych stanowiskach
oraz związanego z nimi ryzyka zawodowego;
b) Korzyści dla pracowników i organizacji wynikających z eliminacji zagrożeń i
ograniczania ryzyka zawodowego;
c) Ich zadań i odpowiedzialności w osiągania zgodności działania z polityka bhp oraz
procedurami i wymaganiami systemu zarządzania bhp, łącznie z wymaganiami dotyczącymi
gotowości i reagowania na wypadki przy pracy i poważne awarie;
d) Potencjalnych konsekwencji nieprzestrzegania ustalonych procedur.

4.4.4. Komunikowanie się:

W ramach systemu zarządzania bhp organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury
dotyczące:
– wewnętrznego komunikowania się różnych szczebli i komórek organizacji oraz pracowników
i ich przedstawicieli;
– otrzymywania i przekazywania informacji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, ich
dokumentowania i reagowania w procesie komunikowania się z zainteresowanymi zewnętrznymi
stronami;
– przekazywania odpowiednich informacji o zagrożeniach związanych z działaniami
organizacji oraz wynikających z nich wymaganiach bhp i sposobach postępowania wszystkim
podwykonawcom, klientom i innym osobom, które mogą być na nie narażone;
– przyjmowania i analizowania uwag, pomysłów i informacji związanych z bezpieczeństwem i
higieną pracy pochodzących od pracowników i ich przedstawicieli oraz udzielania im
stosownych odpowiedzi.

4.4.5. Dokumentacja systemu zarządzania bhp

4.4.5.1. Postanowienia ogólne

Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać dokumentację systemu zarządzania bhp w formie
zapisu na papierze lub w postaci elektronicznej. Dokumentacja ta powinna zawierać:
Udokumentowaną deklarację polityki bhp oraz udokumentowane cele ogólne i szczegółowe
dotyczące bhp;
Udokumentowane procedury wymagane postanowieniami niniejszej normy;
Dokumenty potrzebne organizacji do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i
nadzorowania jej działań w ramach SZ BHP;
Zapisy wymagane przepisami prawnymi oraz postanowieniami niniejszej normy;
Zapisy wskazujące inna dokumentacje związaną.

4.4.5.2. Nadzór nad dokumentami

Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury nadzorowania dokumentów
wymaganych w normie, w celu zapewnienia aby dokumenty:
były możliwe do zlokalizowania;
były poddawane okresowym przeglądom, w miarę potrzeb aktualizowane oraz zatwierdzane
przez upoważniony personel;
w aktualnej wersji są dostępne we wszystkich miejscach, w których wykonywane są operacje
związane z funkcjonowaniem systemu zarządzania bhp;
nieaktualne były bezzwłocznie usuwane ze wszystkich miejsc, w których były wydawane i
stosowane, lub w inny sposób zabezpieczone przed ich użyciem;

15/35
 nieaktualne, zachowywane ze względów prawnych i/lub zabezpieczenia zawartych w nich
informacji, były odpowiednio oznaczone.

Dokumentacja powinna być:

– czytelna;
– datowana (z datami nowelizacji);
– łatwa do identyfikacji;
– utrzymywana w uporządkowany sposób;
– przechowywana przez ustalony czas.

Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury oraz określić zakres obowiązków i

odpowiedzialności dotyczące tworzenia i aktualizacji dokumentów systemu zarządzania bhp.

4.4.5.3. Nadzór nad zapisami

Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury identyfikacji, utrzymywania i
dysponowania zapisami dotyczącymi bhp. Powinny one obejmować w szczególności:
– Zapisy wynikające z przepisów prawnych oraz funkcjonowania systemu zarządzania bhp, w
tym zapisy z monitowania, szkoleń, wyniki auditów i przeglądów oraz zapisy dotyczące działań
korygujących i zapobiegawczych.

Rodzaje dokumentów
dokumenty ogólne – polityka bezpieczeństwa, cele ogólne i szczegółowe, zadania, plany
bhp, wykaz wymogów prawnych i innych,
procedury - stanowiące szczegółowe wskazania, jakie działania i przez kogo mają być
podejmowane i realizowane dla spełnienia wymagań normy PN-N18 001 i zapewnienia
efektywnego wdrożenia systemu,
instrukcje – definiują w jaki sposób mają być realizowane poszczególne działania np. na
stanowisku pracy,
zapisy i inne dokumenty – gromadzone w czasie funkcjonowania systemu.

Zapisy
– Są specjalnym rodzajem dokumentów,
– Powinny być nadzorowane,
– Zapisy stanowią dowód pewnych działań,
– Nie można formułować niezgodności bez dowodów,
Zapisy a dokumenty
– Dokument może się zmieniać w czasie, musi być aktualizowany;
– Zapisy się nie zmieniają, zapisy są źródłem dowodów (np. raport z przeglądu)
Wskazane jest posiadać
– Wykaz nadzorowanych dokumentów;
– Wykaz nadzorowanych zapisów.

Poziomy dokumentacji

16/35
Elementy każdej procedury
– Cel jaki chcemy osiągnąć dzięki opracowaniu procedury;
– Zakres stosowana określający zakłady, komórki, obszar stosowania dokumentu, jak również
proces którego dotyczy;
– Dokumenty nadrzędne, związane wskazują dokumenty bazowe, dokumenty zgodnie z
którymi opracowanie procedury jest wymagane;
– Odpowiedzialność wskazuje osoby funkcyjne odpowiedzialne za realizację czynności
składających się na daną procedurę;
– Sposób postępowania – w układzie chronologicznym zadania służące realizacji procedury;
– Zapisy jakie są utrzymywane przy realizacji danej procedury
– Załączniki;
– Formularz zmian - miejsce gdzie odnotowywane są wszelkie różnice w stosunku do wersji
wcześniejszych procedury;
– Rozdzielnik

Do najczęściej występujących niezgodności należy zaliczyć:

– Brak procedur w obszarach, gdzie wymagane są udokumentowane procedury;
– Niespełnienie przez procedurę wymagań normy;
– Brak odnośników w procedurach do innych istotnych dokumentów.

Procedura nadzoru nad dokumentacją powinna definiować:

– Kto jest odpowiedzialny za opracowywanie i wydawanie dokumentów SZBHP?
– Jakie są sposoby nadzorowania dokumentacją SZBHP?
– Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie dokumentacji?
– Na jakiej podstawie wydawane są odpowiednie dokumenty właściwym użytkownikom i kto
za to odpowiada?
– Kto jest odpowiedzialny za usuwanie i przechowywanie nieaktualnych dokumentów?
– Kto przeprowadza okresowe przeglądy dokumentacji?
– Kto jest odpowiedzialny za wprowadzanie i dokonywanie zmian w dokumentacji SZBHP.

Nadzór nad dokumentacją polega głównie na zapewnieniu, że właściwy użytkownik dysponuje

aktualną wersją danego dokumentu.

Podstawowe niezgodności podnoszone podczas auditu:

– Niekompletna procedura nadzoru nad dokumentacją;
– Brak przypisania odpowiedzialności za weryfikację i aktualizację dokumentacji SZBHP;
– Zbyt krótkie terminy przechowywania nieaktualnej dokumentacji, co często nie jest zgodne z
prawem;
– Brak dostępności dokumentów w odpowiednich komórkach.

Udokumentowana procedura
– Procedura jest ustanowiona, udokumentowana, wdrożona i utrzymywana;
– Dokumentacja może mieć dowolna formę i rodzaj nośnika

4.4. Wdrożenie i funkcjonowanie

4.4.6. Zarządzanie ryzykiem zawodowym
– Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać udokumentowane procedury identyfikacji
zagrożeń oraz oceny związanego z nimi ryzyka zawodowego;
– Identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyka zawodowego powinna być przeprowadzona okresowo
z uwzględnieniem współudziału pracowników. Na podstawie wyników tej oceny organizacja
powinna planować i wdrażać odpowiednie rozwiązania techniczne i organizacyjne w celu
zapobiegania i ograniczania ryzyka zawodowego;

17/35
 – Identyfikacja zagrożeń o ocena ryzyka zawodowego powinny być wykonywane także przed
każda modyfikacją i po każdej modyfikacji lub po wprowadzeniu nowych metod pracy,
materiałów, procesów i maszyn;
– Organizacja powinna oceniać wpływ zmian wewnętrznych na bhp oraz zmian zewnętrznych
(wynikających z nowelizacji przepisów prawnych oraz rozwoju wiedzy i techniki w zakresie
bhp).

Pojęcie ryzyka w aktach prawnych Wspólnoty Europejskiej

Pojęcie ryzyka zawodowego zostało wprowadzone do prawa europejskiego dyrektywą nr
89/391/EWG z dnia 12 czerwca 1989 r. w sprawie wprowadzenia środków sprzyjających
poprawie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ocena ryzyka jest obowiązkiem nakładanym na pracodawcę przez obowiązujące przepisy

prawne:
– Art. 226 Kodeksu Pracy zobowiązuje pracodawcę do informowania pracowników o ryzyku
zawodowym, które wiąże się z wykonywana pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.
– Art. 39 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w
sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy stwierdza, że pracodawca jest
obowiązany ocenić i dokumentować ryzyko zawodowe, występujące przy określonych pracach
oraz stosować niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko.

Na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 kwietnia 2005 r. w sprawie badań i

pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, pracodawca został
zobowiązany do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia i
podejmowania środków ograniczających ryzyko zawodowe.

– W ustawie z dnia 27 czerwca 1997 roku o służbie medycyny pracy, służba ta została
określona jako właściwa do realizowania zadań z zakresu rozpoznawania i oceny ryzyka
zawodowego w środowisku pracy oraz informowania pracodawców i pracujących o
możliwościach wystąpienia niekorzystnych skutków zdrowotnych będących jego następstwem
– Do udziału w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego została również zobowiązana służba
bezpieczeństwa i higieny pracy (Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w
sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy).

Kiedy przeprowadzamy ocenę ryzyka zawodowego

– Jeżeli na stanowisku występuje czynnik szkodliwy lub niebezpieczny, który może
spowodować ujemne skutki dla organizmu ludzkiego analiza ryzyka musi zostać bezwzględnie
wykonana;
– Ocena ryzyka powinna być cykliczna;

Nie istnieje nic co byłoby absolutnie bezpieczne

Ryzyko = Prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia X Skutki spowodowane przez zdarzenie
Kategoria ryzyka Rodzaje skutków
Ryzyko zawodowe Skutki dla zdrowia człowieka
Ryzyko ekologiczne Skutki dla środowiska
Ryzyko procesowe Skutki materialne, ekologiczne i zdrowotne

Pojęcie ryzyka
Ryzyko zawodowe = Zagrożenia wynikające z procesu pracy - Środki ograniczające ryzyko

18/35
Źródła wiedzy w zakresie oceny ryzyka:
– Obserwacja przebiegu pracy,
– Wyniki pomiaru czynników szkodliwych i uciążliwych na stanowiskach pracy,
– ocena zdrowo rozsądkowa występujących zagrożeń,
– bazy danych o substancjach, materiałach, stosowanych maszynach, urządzeniach i
narzędziach,
– porównanie z dobrze znanymi przypadkami, spotykanymi w innych zakładach
(benchmarking),
– dane historyczne o dotychczas zaistniałych wypadkach gromadzone w różnych bazach
danych zarówno zakładowych, narodowych i międzynarodowych oraz dane epidemiologiczne,
– testowanie niezawodności i bezpieczeństwa wytwarzanych wyrobów i ich certyfikacja,
– doświadczenia naukowe na ludziach i innych organizmach,
– analiza ryzyka.

Podstawowe informacje potrzebne do oceny ryzyka zawodowego

– lokalizacja stanowiska pracy i/lub realizowane na nim zadanie;
– osoby pracujące na stanowisku;
– środki pracy, materiały, operacje technologiczne;
– wykonywane czynności oraz sposób i czas ich wykonywania;
– zagrożenia, które już zostały zidentyfikowane;
– odpowiednie wymagania przepisów prawnych i norm;
– możliwe skutki występujących zagrożeń;
– stosowane środki ochronne;
– wypadki, choroby zawodowe oraz inne choroby pracujących na stanowiskach.

Ocena ryzyka stanowi podstawowy element w zarządzaniu bezpieczeństwem i higiena pracy

Analiza ryzyka nie może być poprawna i kompletna jeśli nie jest wykonywana zespołowo
Aktualne przepisy nie określają zasad przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego oraz metod
przeprowadzania tej oceny

Ogólny algorytm wykonywania oceny ryzyka

Identyfikacja zagrożeń
występujących w procesie pracy

Określenie osób narażonych

na zagrożenia i innych strat

Określenie ryzyka

Ocena ryzyka

Określenie środków
kontroli ryzyka

ETAP I: Identyfikacja zagrożeń

– zagrożenia związane z maszynami i wyposażeniem,
– zagrożenia związane z materiałami i substancjami,
– zagrożenia związane ze środowiskiem pracy,
– zagrożenia związane z organizacja i metodami pracy.
Podstawowym źródłem informacji przy identyfikacji zagrożeń są przeglądy stanu
bezpieczeństwa oraz zestawy list kontrolnych.
Do rozpoznania zagrożeń można wykorzystać opracowane przez PIP listy kontrolne
(www.pip.gov.pl) lub inne przygotowane przez specjalistów branżowych

19/35
Przykładowa lista kontrolna
Czy pracownik na stanowisku pracy może: Tak N Uwagi
ie
Potknąć się, poślizgnąć lub upaść na płaszczyźnie?
Upaść z wysokości lub do zagłębień?
Uderzyć się o ruchome przedmioty?
Wejść w kontakt z przedmiotami ostrymi?
Wejść w kontakt z powierzchniami gorącymi lub zimnymi?
Być porażony prądem elektrycznym?
Być narażony na hałas?
Być narażony na drgania mechaniczne?
Być narażony na oddziaływanie substancji chemicznych?
Być narażony na substancje rakotwórcze?
Być obciążony dużym wysiłkiem fizycznym?
Być poddany dużemu obciążeniu psychicznemu?
Doznać urazu podczas pożaru lub wybuchu?
Doznać urazu w wąskich przejściach?
Metody analizy zagrożeń:
– Metoda wstępnej analizy zagrożeń (PHA)
– Metody systemowe: drzewa błędu oraz drzewa zdarzeń.

Metoda wstępnej analizy zagrożeń (PHA)

Jest metoda ekspercką identyfikacji zagrożeń dla poszczególnych operacji i działań. Identyfikuje
możliwości występowania zagrożeń, przyczyny które to powodują oraz określa stosowane
systemy zabezpieczeń.
Czynność Zagrożenie Skutek Stosowane środki
bezpieczeństwa
Przygotowanie Upadek podczas transportu  uraz kręgosłupa  procedura
materiału ręcznego do mieszalnika  uszkodzenie ciała transportu ręcznego

Metody systemowe: drzewa błędu oraz drzewa zdarzeń.

– Drzewa błędu są logicznym rozwinięciem powstania wypadku, które zwane jest zdarzeniem
szczytowym (TE) za pomocą logiki dedukcyjnej
Akumulator

Żarówka nr 1 i 2

Bezpieczni
k

Przełącznik

20/35
 BRAK OŚWIETLENIA

Nie działające
żarówki 1 i 2 Brak zasilania

Nie działająca Nie działająca Nie działa Spalony Awaria

żarówka 1 żarówka 2 przycisk P bezpiecznik B akumulatora

Nie dokręcona Spalona Uszkodzenie Otwarty

żarówka 1 żarówka 1 przełącznika P przełącznik P

Drzewo błędu formułuje przyczyny powstania zdarzeń inicjujących na drodze "myślenia wstecz"
To drzewo zdarzeń określa jakie mogą być potencjalne skutki tego zdarzenia. Jest to proces
"myślenia do przodu".

ETAP II: Określenie osób narażonych

– Osoby lub osoba wykonujące daną pracę.
– Osoba lub osoby zatrudnione w otoczeniu.
– Goście.
– Inne osoby z otoczenia.

ETAP III: Określenie ryzyka

Proces określania ryzyka sprowadza się do odpowiedzi na pytania:
– Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń?
– Jaka jest skala potencjalnych skutków zagrożeń i ilu pracowników może ponieść urazy?

ETAP IV. Ocena ryzyka

Metody oceny ryzyka:
– Matryca ryzyka;
– Metoda wskaźnika ryzyka;
– Metoda kalkulatora ryzyka;
– Metoda grafów ryzyka;

Proces przygotowywania oceny ryzyka obejmuje

– Zapewnienie zasobów niezbędnych do przeprowadzenia oceny ryzyka;
– Wyznaczenie odpowiednich osób do przeprowadzenia oceny ryzyka;
– Określenie potrzeb szkoleniowych i zapewnienie szkolenia osobom przeprowadzającym
ocenę ryzyka zawodowego;
– Określenie sposobu dokumentowania wyników oceny ryzyka zawodowego;
– Zapewnienie udziału pracowników w ocenie ryzyka zawodowego;
– Zapewnienie dostępu do niezbędnych informacji i zasobów;
– Przeprowadzenie analizy struktury organizacyjnej w celu sporządzenia wykazu stanowisk
pracy;
– Określenie sposobu informowania pracowników o wynikach oceny ryzyka zawodowego.

Informacje niezbędne przy ocenie ryzyka zawodowego

– Lokalizacja stanowiska pracy i realizowanych zadań, czynności;
– Osoby pracujące na stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem osób uprzywilejowanych
(młodociani, kobiety w ciąży, osoby niepełnosprawne);
– Stosowane środki pracy, materiały i wykonywane operacje techniczne;
– Wykonywane czynności i sposób ich wykonywania;
– Wymagania prawne dotyczące stanowiska pracy;

21/35
– Zagrożenie, które zostały zidentyfikowane i ich źródła;
– Możliwe skutki zagrożeń;
– Stosowane środki ochronne.

Metoda grafów ryzyka

Rodzaj skutków S Czas Ekspozycji E Prawdopodobieństwo P

S1 – lekkie urazy E1 – rzadka do częstej P1 – niemożliwe

S2 – ciężkie urazy, E2 – częsta do ciągłej P2 – możliwe w określonych
śmierć warunkach

Proces oceny ryzyka zawodowego według PN-N-18002

22/35
Kryteria oceny ryzyka zawodowego
– Liczba osób podlegających ryzyku;
– Niekorzystne skutki podjęcia ryzyka;
– Korzyści płynące z podjęcia ryzyka;
– Poziom odczuwalności ryzyka;
– Możliwość uniknięcia i kontrolowania ryzyka;
– Autonomia i dobrowolność w podejmowaniu decyzji;
– Ocena ekspercka.

Kryteria oceny wynikają z:

– Aktualnie obowiązujących przepisów i norm;
– Ekonomicznych uwarunkowań;
– Poziomu wiedzy technicznej;
– Poziomu kultury technicznej.

ETAP V: Określenie środków kontroli ryzyka

Hierarchia działań przy wyborze środków ograniczania ryzyka:
– Eliminacja zagrożenia (np. zastąpienie niebezpiecznych chemikaliów mniej
niebezpiecznymi)
– Izolacja źródeł zagrożeń (np. umieszczenie głośnych maszyn w pomieszczeniu
dźwiękoszczelnym, stosowanie zamkniętych aparatów)
– Wprowadzenie technicznych środków bezpieczeństwa (np. wentylacja stanowisk i
pomieszczeń pracy)
– Odizolowanie pracownika od prowadzonego procesu
– Środki organizacyjne (np. ograniczenie czasu ekspozycji pracownika, rozdział ciężkich prac
na większą liczbę osób)
– Stosowanie środków ochrony indywidualnej.

Przy ocenie środków kontroli ryzyka należy uwzględnić:

– Możliwość zaakceptowania aktualnego poziomu ryzyka;
– Możliwość wprowadzenia środków prewencyjnych oraz możliwość kontroli poziomu ryzyka;
– Prawdopodobieństwo wystąpienia bezpośredniego zagrożenia;
– Wysokość potencjalnych strat materialnych w przypadku wystąpienia bezpośredniego
zagrożenia.

Poziom dopuszczalności ryzyka zawodowego

– Nie jest istotne samo stwierdzenie ilościowe i jakościowe zagrożeń, ale
– Uzyskanie odpowiedzi na pytanie: czy praca na danym stanowisku jest możliwa i
uzasadniona?
– Analizie należy poddać prawne ograniczenia dotyczące zatrudniania pracowników w
niekorzystnych warunkach.

Przykłady ograniczeń:
– Poziom ekspozycji na hałas odniesiony do 8-godzinnego dobowego wymiaru czasu pracy nie
może przekraczać 85 dB;
– Maksymalny poziom dźwięku wynosi 115 dB;
– Mikroklimat dla pracy lekkiej 29-30 0C;
– Wykaz prac wzbronionych młodocianym;
– Wykaz prac uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia kobiet;

Zgodnie z Dyrektywami UE – środki ochrony indywidualnej stosuje się w ostateczności – kiedy

nie ma możliwości lub przedsiębiorstwo nie jest w stanie zastosować środków
technicznych i organizacyjnych

23/35
Ryzyko resztkowe to ryzyko pozostające po zastosowaniu środków bezpieczeństwa.

Na ogół stosuje się zasadę, że ryzyko zawodowe należy obniżyć do najniższego poziomu,
uzasadnionego z punktu widzenia rachunku ekonomicznego. Jeżeli przewidywane nakłady na
obniżenie poziomu ryzyka zawodowego są wyższe od spodziewanych korzyści, ryzyko to należy
przyjąć.

Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego

– wyniki oceny – karta oceny ryzyka zawodowego;
– potwierdzenie, że wszyscy pracownicy znają wyniki oceny;
– plany działań wynikające z oceny ryzyka.

Zasady dokumentowania ryzyka zawodowego

– Końcowym efektem dokumentowania procesu oceny ryzyka jest sporządzenie karty oceny
ryzyka zawodowego

4.4. Wdrożenie i funkcjonowanie

4.4.7. Organizowanie prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami

– Organizacja powinna identyfikować te prace i obszary działań, które są związane ze
znaczącymi zagrożeniami;
– Zagrożenie znaczące – zagrożenie mogące spowodować poważne i nieodwracalne
uszkodzenie zdrowia lub śmierć, występujące w szczególności podczas wykonywania prac
szczególnie niebezpiecznych lub w sytuacjach poważnych awarii;
– Organizacja powinna planować prace i działania związane ze znaczącymi zagrożeniami, aby
zapewnić, że będą one prowadzone w ustalonych warunkach, poprzez:
a) ustanowienie i utrzymywanie udokumentowanych procedur i instrukcji;
b) określenie w tych procedurach lub instrukcjach sposobów pracy, postępowania i
nadzorowania zapewniających zgodność z wymaganiami bhp;
Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury lub instrukcje dotyczące postępowania
w przypadku możliwych do zidentyfikowania znaczących zagrożeń związanych z wyrobami i
usługami, na które może wpływać, a także informowania odpowiednio klientów o takich
procedurach i wynikających z nich wymaganiach.

4.4.8. Zapobieganie, gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i poważne awarie

– Organizacja powinna wprowadzić i utrzymywać rozwiązania organizacyjne w zakresie
zapobiegania, gotowości i reagowania na wypadki przy pracy i poważne awarie;
– Rozwiązania te powinny obejmować identyfikację możliwości wystąpienia sytuacji
awaryjnych oraz określenie środków zapobiegających związanemu z nimi ryzyku zawodowym;
– Ćwiczenie z normy – co te działania obejmują

4.4.9. Zakupy
Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury zapewniające, że:
– zgodność z wymaganiami bhp obowiązującymi w organizacji zostanie określona, oceniona i
włączona do specyfikacji dotyczących zakupów i umów leasingowych;
– Wymagania krajowych przepisów prawnych oraz wewnętrzne wymagania organizacji
dotyczące bhp zostaną zidentyfikowane przed zakupem towarów i usług;
– Przed użyciem zakupionych towarów i usług zostaną wprowadzone rozwiązania
zapewniające ich zgodność z wymaganiami zakresie bhp.

4.4.10. Podwykonawstwo
– Organizacja powinna wprowadzić i utrzymywać rozwiązania organizacyjne zapewniające, że
jej wewnętrzne wymagania w zakresie bhp lub inne przynajmniej równorzędne wymagania są
stosowane w stosunku do podwykonawców i ich pracowników.

24/35
– Zadanie – w normie zobaczyć jakie to rozwiązania

4.5. Sprawdzanie oraz działania korygujące i zapobiegawcze

4.5.1. Monitorowanie
– Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury monitorowania bhp, które powinny
obejmować zapisywanie i przechowywanie wyników monitorowania;
– Wyposażenie wykorzystywane do monitorowania powinno być wzorcowane i utrzymywane
w należytym stanie technicznym, a zapisy z tym związane powinny być przechowywane zgodnie
z procedurami organizacji.

4.5.2. Badanie wypadków przy pracy, chorób zawodowych i zdarzeń potencjalnie wypadkowych
– Badanie przyczyn wypadków przy pracy, chorób zawodowych i zdarzeń potencjalnie
wypadkowych powinno służyć identyfikowaniu niezgodności; wyniki tych badan powinny być
dokumentowane;
– Wyniki badan powinny być przedstawione odpowiednim osobom odpowiedzialnym za
działania korygujące, pracownikom, a także objęte przeglądem zarządzania;
– Działania korygujące powinny być wdrożone w celu uniknięcia powtórnego ich wystąpienia.

4.5.3. Auditowanie
– Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać udokumentowane procedury służące
przeprowadzeniu okresowych auditów, mające na celu ustalenie czy system zarządzania bhp oraz
jego elementy są wdrożone właściwie i skutecznie;
– Organizacja powinna ustanowić program prowadzenia auditów;
– Audity powinny być prowadzone przez kompetentne osoby z lub spoza organizacji, które
powinny być niezależne w stosunku do auditowanych działań;

Audit systemu zarządzania BHP

Dlaczego powinien być przeprowadzany?
– obowiązek wynikający z wymagań norm PN-N 18001;
– monitoring i weryfikacja systemu zarządzania bhp;
– skuteczne narzędzie doskonalenia efektów działalności w zakresie bhp;
– potrzeba wykazania odpowiedzialności za stan warunków bhp;
– potwierdzenie zgodności systemu;
– do celów certyfikacji.

Ciągłe doskonalenie według PN-N 18001

Powtarzające się działanie mające na celu zwiększenie zdolności do spełnienia wymagań.
Wymagania – potrzeba lub oczekiwanie, które zostało ustalone, przyjęte zwyczajowo lub jest
obowiązkowe.

Auditowanie c.d.
Wyniki auditu powinny określić, czy elementy wdrożonego systemu zarządzania bhp lub ich
części:
są skuteczne w realizacji polityki i celów organizacji w zakresie bhp;
są skuteczne w promowaniu pełnego współudziału pracowników;
uwzględniają wyniki monitorowania bhp i poprzednich auditów;
umożliwiają organizacji przestrzeganie odpowiednich krajowych przepisów prawnych;
uwzględniająca zasadę ciągłego doskonalenia i stosowania najlepszych praktyk w zakresie
bhp.
Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać udokumentowane procedury służące
prowadzeniu okresowych auditów, mających na celu ustalenie:
Czy system zarządzania bhp oraz jego elementy są wdrożone,

25/35
 Są właściwe i skuteczne dla zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników.
Organizacja powinna ustanowić program prowadzenia auditów, obejmujący ustalenia
dotyczące kompetencji auditorów, zakresu auditów, ich częstotliwości, metodologii i
dokumentowania wyników.
Audity powinny być prowadzone przez kompetentne osoby z lub spoza organizacji, które
powinny być niezależne w stosunku do auditowanych działań;
Wyniki i wnioski z auditów powinny być przedstawione przedstawicielowi najwyższego
kierownictwa do spraw systemu zarządzania bhp oraz innym osobom odpowiedzialnym za
działania korygujące;
Program i procedury przeprowadzania auditów powinny być konsultowane z pracownikami
lub ich przedstawicielami.

Realizacja auditu
– Audit powinien być pozytywnie odebrany przez stronę audytowaną
– Powinien pomóc usprawnić system
– Jest szukaniem zgodności, a wykryte niezgodności są okazją do działania / poprawy
– Nie jest szukaniem winnych
– Jest szukaniem rozwiązań
– Powinien dostarczać wartości dodanej

PN-N 18011: 2006

Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wytyczne auditowania

Wymagania dotyczące audytów systemów zarządzania i audytorów

Audit - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów z auditu

oraz obiektywna ocena stopnia spełnienia kryteriów auditu
Kryteria auditu - polityki, procedury, wymagania - stosowane jako odniesienie
Dowody auditu - możliwe do zweryfikowania spostrzeżenia, zapisy lub stwierdzenia faktów,
oparte na wywiadach, badaniu dokumentów, obserwacji działań i warunków, istniejących
wyników pomiarów możliwe do zweryfikowania
Auditor – osoba mająca kompetencje do przeprowadzenia auditu
Zespół auditujący – jeden lub więcej auditorów przeprowadzających audit, wspomaganych przez
ekspertów technicznych jeżeli jest to wymagane
Auditowany – organizacja, która jest auditowana

19011 – PDCA

26/35
Struktura normy ISO 19011
0.- 3. Wstęp, zakres, normy odniesienia, definicje
4. Zasady auditowania
5. Zarządzanie programem auditów
6. Działania Auditowe
7. Kompetencje i ocena auditorów

Rodzaje auditów
AUDITY

WEWNĘTRZNE ZEWNĘTRZNE

PIERWSZEJ STRONY DRUGIEJ STRONY TRZECIEJ STRONY

3.1. Audit
systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu (3.3) oraz
jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu (3.2)
– UWAGA 1 Audity wewnętrzne, nazywane czasami auditami strony pierwszej, są
przeprowadzane przez samą organizację lub w jej imieniu dla potrzeb przeglądu zarządzania oraz
do innych celów wewnętrznych i mogą stanowić dla organizacji podstawę do zadeklarowania
przez nią zgodności.
– UWAGA 2 Audity zewnętrzne obejmują audity nazywane ogólnie auditami strony drugiej
lub strony trzeciej. Audity strony drugiej są przeprowadzane przez strony zainteresowane
organizacją, takie jak klienci, lub przez inne osoby występujące w ich imieniu. Audity strony
trzeciej są przeprowadzane przez niezależne organizacje zewnętrzne, takie jak te, które prowadzą
certyfikację lub rejestrację na zgodność z wymaganiami ISO 9001 lub ISO 14001.
– UWAGA 3 Jeżeli systemy zarządzania jakością, środowiskowegoczy bhp są auditowane
razem, to audit taki nazywa się auditem połączonym.
– UWAGA 4 Jeżeli dwie lub więcej organizacji auditujących współpracuje w celu
przeprowadzenia auditu jednego auditowanego, to audit taki nazywa się auditem wspólnym.

3.10. Ekspert techniczny

osoba, która służy zespołowi auditującemu, specjalistyczną, wiedzą lub umiejętnościami
– UWAGA 1. Określona wiedza lub umiejętności specjalistyczne odnoszą się do organizacji,
procesu lub działalności podlegających auditowaniu oraz do znajomości języka lub kultury.
– UWAGA 2. Ekspert techniczny nie działa w zespole auditującym jako auditor.

3.11. Program auditów

zestaw auditów, jednego lub więcej, zaplanowanych w określonych ramach czasowych i
mających określony cel
– UWAGA Program auditów obejmuje wszystkie działania niezbędne do
zaplanowania, zorganizowania i przeprowadzenia auditów.

3.12. Plan auditu - opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych z auditem

3.13. Zakres auditu - obszar i granice auditu

– UWAGA Zakres auditu zwykle obejmuje opis fizycznych lokalizacji jednostek
organizacyjnych, działalności i procesów, jak również ramy czasowe.

3.14. Kompetencje

27/35
wykazane cechy osobowości oraz wykazana zdolność stosowania wiedzy i umiejętności

Zasady auditowania

Audit – ciągłe doskonalenie

Częstotliwość auditów zależy między innymi od:

– Ważności auditowanego obszaru dla organizacji;
– Istotnych zmian w systemie, dokumentacji, technologii itp.;
– Wyników poprzednich auditów;
– Wyników jakościowych;
– Problemów z bhp, ewentualnych wypadków przy pracy, chorób zawodowych, zdarzeń
potencjalnie wypadkowych.

Wdrożenie
– komunikowanie programu auditów odpowiednim stronom;
– koordynowanie i harmonogramowanie auditów;
– ustanowienie i utrzymanie procesu pierwszej oceny auditorów i ciągłej oceny potrzeb
szkoleniowych oraz ciągłego rozwoju zawodowego auditorów;
– zapewnienie i wyznaczenie zespołów auditujących;
– zapewnienie zespołom auditującym wymaganych zasobów;
– zapewnienie prowadzenia auditów zgodnie z programem auditów;
– zapewnienie nadzoru nad zapisami z działań auditowych;
– zapewnienie przeglądu i zatwierdzenia raportów z auditu oraz zapewnienie ich dystrybucji;
– zapewnienie przeprowadzenia działań poauditowych.

Przygotowanie do działań auditowych prowadzonych na miejscu

28/35
– Przygotowanie planu auditu
– Przydzielenie pracy zespołowi auditujacemu
– Przygotowanie dokumentów roboczych

PLAN AUDITU WEWNĘTRZNEGO nr ..........

przeprowadzanego w dniu...............
Cel auditu: .............................................
Kryteria auditu: ...............................................................
Nazwa auditowanej komórki

Czas Auditor wiodący Auditor I Auditor II

(godzina)
............................ ........................... ............................
imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko
Np. 900 - 915 Spotkanie otwierające
Np. 915 - 1100 np. DP

Spotkanie zamykające

Wdrożenie – działania auditowe

Inicjowanie auditu

Przeprowadzenie przeglądu dokumentów

Przygotowanie do działań auditowych

Przeprowadzenie działań auditowych

Przygotowanie i zatwierdzenie oraz rozpowszechnienie raportu z auditu

Zakończenie auditu

Prowadzenie działań poauditowych

Audit pierwszej strony (wewnętrzny)

Powody
– Wymaganie norm
– Mechanizm sterowania wykorzystywany przez kierownictwo
– Analiza skuteczności i efektywności systemu jakości
– Wykrycie i skorygowanie niezgodności zanim zostaną wykryte przez jednostki zewnętrzne
Cechy
– Robiony u siebie i przez siebie
– Zasady ustalane wewnętrznie
– Systematyka i niezależność
– Brany pod uwagę status i ważność procesów oraz auditowanych obszarów
– Planowany

Główne cele wg normy:

ocena zgodności systemu zarządzania jakością z:
zaplanowanymi ustaleniami

29/35
 wymaganiami normy ISO 9001:2000
wymaganiami systemu zarządzania jakością
ocena skuteczności wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością

Główne cele:
– analiza uwag, problemów jakościowych
– poprawa skuteczności działań w organizacji
– szukanie możliwości ciągłego doskonalenia
– wykrycie „słabych punktów” realizowanych procesów
– zmiany w kulturze organizacji

Strategie auditu

Audit procesu

Cel i zakres auditu

W ujęciu ogólnym:
– Cel i zakres auditu powinien być jednoznacznie zrozumiały dla prowadzących audit i
auditowanych.
– Zadaniem auditu jest sprawdzenie zgodności systemu jakości z wymaganiami, poprzez
zbadanie dokumentów i zapisów i odniesienie ich do przyjętych w pracy praktyk.

Cel auditu
– określić stopień spełnienia kryteriów opisanych w procedurach, dokumentacji szj, oraz
wymagań norm i skuteczności szj,
– ocenić na ile opracowany system pracy pozwala na osiągnięcie zaplanowanych celów /
wyników
– znaleźć dowody na realizację założonych efektów procesów (m.in. poprzez analizę
wskaźników)

30/35
– sprawdzić zdolność procedury / dokumentu jakości do zapewnienia jakości oraz celowości
ich istnienia,
– zbadać prowadzoną działalność pod kątem jej zgodności ze zdefiniowanymi wymaganiami
m.in. z oczekiwaniami klienta
– wskazać potencjalne miejsca poprawy procesu i identyfikować bezpośrednie przyczyny
powstawania niezgodności i umożliwić ich wczesne usunięcie.
– sprawdzić czy szj jest w stanie przełożyć założenia strategii firmy na działania operacyjne i
szybko dawać sygnały o odchyleniach,
– zbadać skuteczność i efektywność wdrożonego szj.

Skuteczność
– Skuteczność – stopień, w jakim planowane działania są zrealizowane i planowane wyniki
osiągnięte (norma ISO 9000).
– Skuteczny to taki, który daje oczekiwane rezultaty.
– Skuteczność to pomiar stopnia osiągnięcia założonego celu.
Skuteczność można określać procentowo (np. skuteczność 50% = osiągnięcie celu w połowie)
lub w systemie zero-jedynkowym (skuteczne-nieskuteczne).

Efektywność
– Efektywność - relacja między osiągniętymi wynikami a wykorzystanymi zasobami (norma
ISO 9000).
– Z punktu widzenia firmy można efektywność tłumaczyć jako zdolność do realizacji strategii i
założonych celów.
– Najogólniejsza miara efektywności - relacja pomiędzy osiągniętymi wynikami a wielkością
poniesionych nakładów.

Wymiary efektywności
– finansowy - np. zysk
– operacyjny - dotyczy efektywności procesów np. produkcji - zmniejszenie zużycia środków
produkcji na jednostkę produktu, skracanie cyklu produkcyjnego, zwiększenie wydajności pracy,
zmniejszenie kosztów
– rynkowy - stopień zaspokojenia potrzeb klientów, większy udział w rynku
– dynamiczny (rozwojowy) - zdolność tworzenia nowych wyrobów i pozyskiwania nowych
umiejętności. Pomiar tempa wprowadzania nowych produktów i poszerzania rynku odbiorców

Poziomy efektywności
I. poziom organizacji - czynniki wpływające na efektywność na tym poziomie: strategia, cele i
metody ich pomiaru, struktura organizacyjna, sposób wykorzystania zasobów.
II. poziom procesu - wpływa na sprawną realizacje procesów i wzajemne korelacje pomiędzy
nimi
III. poziom stanowiska pracy - metody rekrutacji i awansowania, zakresy zadań i obowiązków,
stosowane standardy pracy, przekazywane informacje zwrotne, nagrody i szkolenia.

Podczas auditu należy sprawdzić:

– system zarządzania procesami a nie poprawność poszczególnych procesów,
– prawidłowość identyfikacji procesów,
– prawidłowość określenia uprawnień i odpowiedzialności właścicieli procesów,
– zapoznać się, na przykładach, z praktykowanymi na co dzień procesami i czynnościami i
skonfrontować je ze stosowanymi opisami w dokumentacji,
– prawidłowość określenia zestawu wskaźników do poszczególnych procesów,
– znajomość wartości tych wskaźników obecnych i docelowych,
– istnienie systemu reagowania na odchylenia od zakładanych wskaźników i wprowadzania
zmian do procesów.

31/35
 Audity – planowanie
Program auditów - zestaw auditów jednego lub więcej, zaplanowanych w określonych ramach
czasowych i mających określony cel
Najczęściej tzw. harmonogram auditów
Plan auditu - opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych z auditem

Najczęściej zawiera informacje o:

– celu auditu (pod jakim kątem należy przeprowadzić audit)
– zakresie auditu (obszar i granice auditu),
– terminie auditu,
– składzie auditorów,
– informacje organizacyjne dotyczące przebiegu auditu (gdzie, kiedy, ile czasu)

Audity– przygotowanie
Przygotowanie do auditu
– zebranie informacji
– ustalenie strategii
– podzielenie pracy
– komunikacja z audytowanym
– przygotowanie list kontrolnych

Zebranie informacji na podstawie m.in..

– dokumentacji
– raportów z poprzednich auditów
– zapisów dotyczące działań korygujących i zapobiegawczych
– reklamacji
– informacji dotyczące wyników monitorowania procesów
– wyników monitorowania i pomiarów wyrobów
– innych dostępnych informacji

Lista kontrolna
– precyzuje cele auditu (pomaga utrzymać kurs)
– ułatwia planowanie i prowadzenie auditu
– konkretyzuje problemy
– wprowadza element systematyki - pomaga utrzymać dyscyplinę i tempo auditu
– ułatwia ocenę systemu
– może zostać wykorzystana w raportowaniu
– odciąża auditora w czasie auditu m.in.. od pamiętania tego co usłyszał i zobaczył
– podnosi notowania auditora u auditowanego

Lista kontrolna – przykład

DOWÓD SPEŁNIA WYMAGANIA,
WYMAGAN UDZIELAJĄCY
Lp TREŚĆ ZAGADNIENIA / Pytanie UWAGI, SPOSTRZEŻENIA,
IE ODPOWIEDZI
OBSERWACJE

1. Czy mają odpowiednie instrukcje?

2. Jaki jest cel procesu, mierniki, czy
robią monitoring realizacji, zapisy,
wnioski?
3. Sprawdzić legalizację wagi
4. Sprawdzić stan magazynowy
wybranego wyrobu faktyczny z
ewidencją

32/35
AUDITY – badanie auditowe
Przeprowadzenie działań auditowych

Przeprowadzenie spotkania otwierającego podczas, którego Auditor wiodący:

1. przedstawia zespół auditorów
2. przedstawia cel i zakres auditu
3. ustala plan przebiegu auditu
4. informuje o próbkowaniu
5. ustala przewodnika/-ów
6. ustala datę i miejsce spotkania zamykającego

1. Przeprowadzenie auditu na stanowiskach pracy

rozmowa z auditowanym
stworzenie atmosfery wzajemnego zrozumienia i zaufania
analiza dokumentów i zapisów
badanie próbek w celu oceny zgodności z kryteriami auditu

2. Sposoby na zdobycie dowodu podczas auditu:

dokumenty, zapisy, rozmowa, …………… kombinacja ww.

Dowód z auditu – zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne ze względu na
kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania

Dowód obiektywny - dane potwierdzające istnienie lub prawdziwość czegoś (dowód można
uzyskać przez obserwację, pomiar, badanie lub innymi środkami)

Spostrzeżenie z auditu jakości - stwierdzenie faktu, dokonane podczas auditu jakości i poparte
obiektywnym dowodem

Sposób prowadzenia rozmowy

Przebieg rozmowy podczas auditu
wstęp: przedstawienie, powitanie
część zasadnicza: zadawanie pytań
zakończenie: podsumowanie, podziękowanie
Techniki zadawania pytań
na początek pytania ogólne, otwarte
pytania szczegółowe
pytania zamknięte dla potwierdzenia obserwacji

Typowe błędy
zbyt długie i skomplikowane pytania
zbyt duża liczba pytań jednocześnie
angażowanie się w spory i kłótnie
niedopuszczanie do głosu osób auditowanych
krytykowanie auditowanych
poddawanie w wątpliwość wyjaśnień
zadawanie pytań sugerujących odpowiedź

Definiowanie niezgodności
precyzyjne stwierdzenie faktów
możliwość odtworzenia
gdzie została wykryta niezgodność
dlaczego jest to niezgodność?

33/35
 pomocne są wszelkie notatki
należy stosować lokalną terminologię

Definiowanie niezgodności
Wymaganie (stan oczekiwany)
Opis (stanu rzeczywistego)
Dowody(potwierdzające wystąpienie niezgodności)

Wymaganie np.:
tekst z dokumentu
przytoczony punkt z dokumentu
wraz z informacją o nazwie, nr wydania, dacie wydania dokumentu stanowiącego kryterium
Opis stanu rzeczywistego, zaistniałej sytuacji
Dowód np.:
tekst oświadczenia osoby
numer, data, nazwa zapisu
identyfikator wyrobu, urządzenia, dokumentu
obserwacja auditora

Zakończenie auditu – spotkanie zamykające

podziękowanie
przypomnienie celu i zakresu auditu
przedstawienie:
pozytywnych obserwacji
stwierdzonych niezgodności
zauważonych problemów jakościowych
wniosków końcowych
udzielenie wszelkich wyjaśnień
ewentualne omówienie działań korygujących
ustalenie terminu opracowania i dostarczenia raportu

Audity – raportowanie
Raport z auditu
Raport powinien opracowywać Auditor wiodący w terminie ustalonym w procedurze auditu.
Kopie Raportu powinien otrzymać auditowany.
Raport powinien zawierać uwagi, spostrzeżenia, zauważone problemy jakościowe,
podsumowanie i wnioski auditorów, przywołane niezgodności, i inne ważne informacje.

Działania poauditowe
Korekcja - działanie w celu wyeliminowania wykrytej niezgodności
(może zostać dokonana w powiązaniu z działaniem korygującym)

Działanie korygujące - działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub

innej niepożądanej sytuacji

Działanie zapobiegawcze - działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej

niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej

Działania poauditowe: rodzaje weryfikacji, ponowny audit, sprawdzenie przez Przedstawiciela

Kierownictwa lub Auditora Wiodącego, raport z realizacji działań, ...

34/35
10 zaleceń skutecznego auditu
1. Auditor powinien być moderatorem dla podejmowanych działań korygujących.
2. Zachowanie auditora powinno być przyjazne, nie budzące obaw i stresu.
3. Dialog z auditowanymi powinien być motorem dla działań korygujących.
4. Auditor powinien pomóc auditowanym poznać ich problemy i usunąć ich przyczyny.
5. W czasie auditu system musi zostać zweryfikowany na:
· zgodność z założonymi / zaplanowanymi celami procesów
· aktualność i skuteczność podejmowanych działań dla osiągnięcia celu,
· adekwatność i skuteczność narzędzi i środków dla osiągnięcia celu.
6. Audit powinien oceniać czy podejmowane są właściwe działania doskonalące szj.
7. Najlepszą listę kontrolną stanowi opis procesu.
8. Audit musi odnosić się do celów komórki / procesu / obszaru.
9. Potrzebne jest konsekwentne śledzenie poznanych problemów.
10. Należy zadbać o przejrzystość wyników auditu.

KOMPETENCJE AUDITORÓW
Wiedza i umiejętności
Ogólna wiedza i umiejętności auditorów systemu zarządzania jakością i/ lub systemu
zarządzania środowiskowego
– zasady/procedury i techniki audytowania
– system zarządzania i dokumenty odniesienia
– sytuacje związane z organizacją
Ogólna wiedza i umiejętności auditorów wiodących
– planowanie auditu i skuteczne wykorzystanie zasobów podczas auditu
– reprezentowanie zespołu auditującego w kontaktach z klientem i audytowanym
– organizowanie zespołu auditującego i kierowanie nim
– prowadzenie zespołu auditującego w celu określenia wniosków z auditu
– zapobieganie i rozwiązywanie konfliktów
– przygotowanie i sporządzanie raportu z auditu
Specyficzna wiedza i umiejętności auditorów systemu zarządzania środowiskowego
metody i techniki zarządzania środowiskowego
nauki i techniki w dziedzinie środowiska
techniczne i środowiskowe aspekty działań

Cechy osobowości
etyczny - prawy, prawdomówny, szczery, uczciwy i dyskretny
dyplomatyczny - taktowny w postępowaniu z ludźmi
obserwator - stale i aktywnie uświadamia sobie fizyczne warunki otoczenia i działania
percepcyjny - świadomy i zdolny do zrozumienia i przystosowania się do sytuacji
elastyczny- zdolny do przystosowania się do różnych sytuacji
wytrwały - ciągle ukierunkowany na osiąganie celów
zdecydowany - wyciągający w porę wnioski logicznie uzasadnione i oparte na analizie
niezależny – działa i funkcjonuje niezależnie, a jednocześnie skutecznie współdziała z
innymi

Ocena auditorów
Ocena początkowa - dla osób, które chcą zostać auditorami
Dalsza ocena kompetencji auditora
Ciągła ocena pracy auditorów w celu określenia potrzeb w zakresie utrzymywania i
pogłębiania wiedzy oraz doskonalenia umiejętności

Metody oceny: przegląd zapisów, rozmowa, obserwacja, przegląd po audicie, badanie,

informacje zwrotne

35/35