FAIL PENGURUSAN PSS BAHAGIAN A.

2 FAIL DAN REKOD PSS

FAIL PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAHAGIAN A : PENILAIAN DOKUMEN [15%]
A.2 FAIL DAN REKOD PSS
Berdasarkan Pecahan Fail adalah mengikut Instrumen APSSK 2020 , GPM perlu memberi
fokus kepada 4 bahagian utama dalam bidang pengurusan.

2.1 FAIL KUASA & MyPORTFOLIO*

( Fail Meja telah digantikan dengan MyPORTFOLIO menggunakan Punca Kuasa yang
dikeluarkan pada tahun 2018 )

I. Fail Kuasa harus dilihat dari segi definisinya yang merupakan sebuah rekod yang
mengandungi :
a. Peraturan atau garis panduan dan keputusan yang diambil mengenai sesuatu
prosedur yang dijalankan di Pusat Sumber sekolah masing-masing.
b. Segala perkhidmatan, proses kerja, program dan aktiviti yang dirancang untuk
dilaksanakan mengikut ketetapan yang dipersetujui oleh semua AJK induk PSS.

- Mengapa perlu ada Fail Kuasa ?

a. Pengurusan PSS tidak terjejas sekiranya berlaku pertukaran GPM.
b. Rujukan GPM baharu untuk meneruskan kerja dan tugas.
c. Mengelakkan percanggahan idea semasa proses kerja antara AJK PSS.
d. Mewujudkan penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan
pentadbiran PSS.

- Terdapat 15 bab dalam Fail Kuasa. [ sila rujuk Buku Panduan Pusat Sumber
Sekolah Abad ke 21.

- Fail Kuasa disimpan dalam bentuk Ring–File agar mudah ditukarganti tanpa
menjejaskan keseluruhan isi asal jika ada sebarang perubahan atau pindaan yang
telah diluluskan.

- Pihak pengurusan dapat mengenal pasti prosedur yang perlu diutamakan apabila
membuat penyemakan semula. [ Biasanya dilakukan dalam tempoh 5 tahun sekali
atau mengikut keperluan ]

- Bahagian-bahagian Dalam Fail Kuasa :

FAIL PENGURUSAN PSS BAHAGIAN A.2 FAIL DAN REKOD PSS

a) Muka surat judul ,

b) Pengenalan Fail Kuasa,
c) Isi Kandungan Fail Kuasa,
d) Kandungan & Pindaan mengikut bab.

- Susunan Kandungan Fail Kuasa :

a) Bab yang dinamakan mengikut Tajuk Utama,
b) Borang Pengesahan,
c) Kandungan Bab,
d) Borang Pindaan (disusun di akhir bab –jika ada pindaan)

II. MyPORTFOLIO :
- Merupakan satu panduan kerja sektor awam menggantikan Fail Meja selepas
punca kuasa PKPA Bil 4 dikeluarkan pada tahun 2018 (seiring dengan era
pendigitalan). Sila rujuk HRMIS 2.0.
- Terdapat 10 komponen dalam MyPORTFOLIO yang merangkumi bidang
tugas AJK Induk, AJK Kerja PSS dan lain-lain.

- GPM juga boleh menyemak Deskripsi Tugas / JD GPM di dalam

MyPORTFOLIO tersebut bagi mengenalpasti akauntabiliti, dan tugas
utama sebagai seorang GPM.
- Cetak skrin paparan untuk dimasukkan di dalam folder penilaian.

2.2 REKOD PINJAMAN BUKU & BUKAN BUKU

- Terdapat 2 cara untuk mempamerkan rekod pinjaman buku dan bukan buku :
a) Secara automasi – dijana , dicetak secara bulanan dan difailkan.
b) Secara manual – menyediakan rekod pinjaman yang direkodkan secara manual
berserta analisa yang dibuat sepertimana yang dirancang di dalam fail kuasa.
Rekod dicatatkan dengan penggunaan kad dan rekod pinjaman.
FAIL PENGURUSAN PSS BAHAGIAN A.2 FAIL DAN REKOD PSS

2.3 REKOD PELUPUSAN / HAPUS KIRA.

- Rekod Pelupusan boleh dibuat dengan melampirkan :
a) surat permohonan kepada Arkib Negara dan surat kebenaran untuk pelupusan.
b) senarai buku yang telah dilupuskan atau dihapuskira.
c) lampiran bergambar jika ada.

- Contoh surat dan carta allir pelupusan boleh dilampirkan di dalam folder penilaian
sekiranya GPM belum pernah membuat sebarang pelupusan.

2.4 SEMAKAN STOK PEROLEHAN BUKU

- Disemak menggunakan system automasi : semakan buku dibuat dengan imbasan
barkod dan rekod buku terkini boleh dijana dan difailkan, atau
- Disemak secara manual dengan menggunakan cetakan borang yang mempunyai
nombor perolehan. Sistem semakan secara manual dibuat sepertimana yang telah
dirancang di dalam Fail Kuasa masing-masing.

- Cadangan penggunaan pen berwarna untuk mengenalpasti buku yang masih ada,
perlu diselenggara , dilupuskan atau dihapuskira sekiranya semakan dijalankan
secara manual.

- Jika ada buku yang telah hilang, buku tersebut boleh dikategorikan sebagai
hapuskira.
*Sekiranya semakan stok perolehan buku belum pernah dilakukan, GPM boleh mencetak carta
alir semakan stok perolehan buku seperti yang telah dirancang di dalam Fail Kuasa.