ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ THƯ VIỆN

LỚP 11CĐ-TM1

NHÓM 6 : NGUYỄN HỒNG KỲ

HUỲNH QUỐC HUY

LÂM ANH TUẤN

TỪ BÁCH HUY

I. BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN HỆ

THỐNG VÀ CÁC BẢNG PHỎNG VẤN TỪNG CHỦ ĐỀ
1. BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN HỆ THỐNG
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN
Hệ thống : Quản lý thư viện
Nhóm 6. Ngày phỏng vấn:28/9/2013
STT Chủ đề Yêu cầu Ngày phỏng vấn Ngày kết thúc
1 Quản lý đọc giả -Nắm bắt thông tin 1/10/2013 1/10/2013
và phân loại đọc giả
2 Quản lý sách -Phân loại theo nội 1/10/2013 1/10/2013
dung….
3 Quản lý mượn - trả -Qui trình lập phiếu 2/10/2013 2/10/2013
mượn
-Số sách mượn trả
trong ngày, tháng…
4 Quản lý sự cố - thống kê -Các sự cố thưởng 2/10/2013 2/10/2013
xảy ra….
-Thống kê số lượng
sách.
 2. Bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Trương Kiến Luân
Đối tượng được hỏi : Thủ thư
-Cần thu thập thông tin gì của đọc giả.
-Làm thế nào để phân loại đọc giả.
Chương trình :
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
 Vấn đề 1
 Vấn đề 2
 Các nội dung chính
 Ý kiến của người được hỏi.
 Kết thúc
(dự kiến thời gian 38 phút)
Phiếu phỏng vấn
Người hỏi : Từ Bách Huy
Câu hỏi :
 Thư viện lấy những thông tin gì của người
đọc để đăng ký thẻ.
 Phân loại đọc giả như thế nào ?
 Nếu chưa là thành viên , có cần đăng ký
thành viên để tham khảo sách không ?
 Khi đăng ký có cần đóng lệ phí gì không ?
Nếu có, những đối tượng nào được miễn
giảm phí này ?
 Thẻ thư viện của người này có thể đưa cho
người khác mượn được không ?
Người hỏi : Từ Bách Huy
Ngày hẹn : 1/10/2013
Thời gian bắt đầu : 8h30
Thời gian kết thúc : 9h15
Các yêu cầu :
-Vai trò , vị trí, trình độ, kinh nghiệm người phỏng
vấn.
Ước lượng thời gian:
 2p
 5p
 5p
 10p
 8p
 5p
 2p
 1p
Tiểu dự án : Quản lý đọc giả
Người được hỏi : Trương Kiến Luân
Trả lời:
 Chúng tôi thường ghi lại các thông
tin như : họ tên ,ngày tháng năm sinh,
CMND(nếu có)địa chỉ, số đt, ngày
lập thẻ.
 Chúng tôi phân loại đọc giả bằng
cách :
+ Là thành viên ( có thẻ)
+ Chưa là thành viên (chưa có thẻ).
 Đối với những người chưa là thành
viên chỉ cần xuất trình chứng minh để
có thể vào tham khảo tại chỗ . CÒn
nếu muốn mượn về bắt buộc phải
đăng ký thành viên.
 Cần đóng phí hằng tháng. Khi đăng
ký , nếu có thẻ HS-SV sẽ được giảm
40% lệ phí.
 Không. Mỗi người chỉ có duy nhất 1
thẻ. Chúng tôi không chấp nhận việc
 cho mượn thẻ, nếu vi phạm 2 lần
chúng tôi sẽ hủy thẻ đó.

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi : Trần Anh Văn
Đối tượng được hỏi : Nhân viên
-Quá trình nhập sách
-Phân loại sách
Người hỏi : Huỳnh Quốc Huy
Ngày hẹn : 1/10/2013
Thời gian bắt đầu : 14h30
Thời gian kết thúc : 15h20
Các yêu cầu :
-Vai trò , vị trí, trình độ, kinh nghiệm người phỏng
vấn.

Chương trình : Ước lượng thời gian:

 Giới thiệu  2p
 Tổng quan về dự án  5p
 Tổng quan về phỏng vấn  5p
 Vấn đề 1  10p
 Vấn đề 2  10p
 Vấn đề 3  10p
 Các nội dung chính  2p
 Ý kiến của người được hỏi.  1p
 Kết thúc
(dự kiến thời gian 45 phút)

Phiếu phỏng vấn

Tiểu dự án : Quản lý sách
Người hỏi : Huỳnh Quốc Huy Người được hỏi : Trần Anh Văn
Câu hỏi : Nội dung :

 Khi nào thư viện cần nhập sách ?  Thư viện nhập thêm sách khi có
nhiều sách bị mất , hư hỏng – rách.
Các loại sách mới nhất.

 Khi nhập sách bạn quan tâm đến vấn đề gì ?  Số lượng sách nhập về phụ thuộc vào
số lượng đọc giả quan tâm, ngoài ra
còn có tác giả , nội dung, nhà xuất
bản.

 Có nhiều nhà cung cấp trên thì trường , khi  Chúng tôi chọn nhà cung cấp có uy
cập nhật mua sách mới, thư viện sẽ chọn tính và giá rẻ nhất.
nhà cung cấp nào ?

 Hình thức thanh toán phí nhập sách?  Khi sách được nhập về thì chúng tôi
sẽ tiến hành thanh toán hóa đơn

 Qúa trình phân loại sách như thế nào?  Sách được phân loại theo nội
dung,mỗi cuốn sách có 1 mã xác
định.Nếu là sách mới lần đầu được

 Sách được sắp xếp như thế nào?
nhập về thì sẽ đặt 1 mã mới,còn sách
cũ được tái bản thì sẽ được nhập mã
tương tự
 Sách được sắp xếp thành từng khu
vực theo nội dung để người đọc dễ
dàng tìm kiếm.

 Thư viên có đủ số lượng sách để phục vụ  Có đủ số lượng nếu như loại sách đó
đọc giả hay không ? được nhiều người quan tâm thì sẽ tiến
hành nhập thêm sách.

 Sau khi nhập sách , thư viện có kiểm tra  Có. Chúng tôi có lập phiếu kiểm tra
ngay không ? tình trạng sách để đảm bảo sách
không có vấn đề gì.

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi : Phạm Hữu Khang Người hỏi : Nguyễn Hồng Kỳ
Ngày hẹn : 2/10/2013
Thời gian bắt đầu : 8h
Thời gian kết thúc : 9h15
Đối tượng được hỏi : Thủ thư Các yêu cầu :
-Cần thu thập thông tin quá trình cho mượn -Vai trò , vị trí, trình độ, kinh nghiệm người phỏng
và trả sách vấn.
Chương trình : Ước lượng thời gian:
 Giới thiệu  2p
 Tổng quan về dự án  5p
 Tổng quan về phỏng vấn  5p
 Vấn đề 1  10p
 Các nội dung chính  5p
 Ý kiến của người được hỏi.  2p
 Kết thúc
(dự kiến thời gian 29 phút)
Phiếu phỏng vấn
Người hỏi : Nguyễn Hồng Kỳ Người được hỏi : Phạm Hữu Khang
Câu hỏi Nội dung
 Những đối tượng nào thường hay tới  Chủ yếu là HS-SV ,nhưng đôi khi cũng có
thư viện mượn sách ? những đối tượng khác như : giáo viên ,
nhân viên công sở….

 Họ thường tới đọc sách tại thư viện
hay mượn về ? Nếu muốn mượn về thì
phải làm sao ?
 Đa số thành viên mượn sách về, cũng có 1
số ít tham khảo tại chỗ. Đối với những đối
tượng tham khảo sách tại chỗ, chúng tôi chỉ
cần xuất thẻ thư viện, Trong quá trình
mượn sách, thư viện giữ lại thẻ sinh viên và
trả thẻ sau khi sinh viên trả hết sách cho
thư viện và không được đem sách mượn

 Qui trình lập phiếu mượn ?
 Vậy trên phiếu mượn cần những thông
tin gì ?
 Qui trình trả sách như thế nào ?
 Trên phiếu trả có thông tin gì ?
 Nếu như đọc giả làm mất phiếu mượn
, làm sao thư viện biết họ có trả sách
đúng hạn hay đúng số sách mượn ?
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Đào Cẩm Hồ
Đối tượng được hỏi : quản lý
- QUản lý tình trạng sách
- Các vấn đề liên quan đến thành viên
- QUản lý thiết bị.
Chương trình :
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
 Vấn đề 1
đọc tại chỗ ra khỏi khu vực thư viện.
Còn muốn mượn về nhà thì phải gặp quản
lý để lập phiếu mượn để có thể mượn sách
về nhà. Phải đặt tiền thế chân tương đương
giá trị cuốn sách.
 Chỉ cần gặp thủ thư, xuất trình thẻ thư viện
và sách bạn cần mượn về . Thủ thư sẽ kiểm
tra tình trạng sách và ghi lại các thông tin
cần thiết trên phiếu mượn. Bạn đóng thế
chân và lấy sách về.
 Số phiếu mượn, mã thẻ , mã sách , tên sách
, tác giả ,ngày mượn, ngày trả , tình trạng
sách lúc mượn , số cuốn mượn về, phí thế
chân.
 Người mượn xuất trình thẻ thư viện , phiếu
mượn và sách cần trả . Thủ thư lập phiếu
trả sách , kiểm tra tình trạng sách khi trả,
đối chiếu với phiếu mượn. Nếu sách không
hư hỏng nào thì sẽ hoàn tiền thế chân lại
cho đọc giả.
 Số phiếu mượn, mã thẻ , mã sách , tên sách
, tác giả ,năm xuất bản , ngày mượn, ngày
trả , số ngày mượn, tình trạng sách lúc trả
, số cuốn đem trả,số tiền hoàn trả.
 Ngoài 1 phiếu mượn viết cho người mượn ,
chúng tôi còn lưu lại những thông tin đó
trên máy tính để đề phòng trường hợp mất
phiếu.
Người hỏi : Lấm Anh Tuấn
Ngày hẹn : 2/10/2013
Thời gian bắt đầu : 14h15
Thời gian kết thúc : 15h30
Các yêu cầu :
-Vai trò , vị trí, trình độ, kinh nghiệm người phỏng
vấn.
Ước lượng thời gian:
 2p
 5p
 5p
 10p
  Vấn đề 2
 Vấn đề 3
 Các nội dung chính
 Ý kiến của người được hỏi.
 Kết thúc
(dự kiến thời gian 45 phút)
Phiếu phỏng vấn
Người hỏi : Lâm Anh Tuấn
Câu hỏi :
 Làm sao quản lý được tính trạng sách trong
thư viện ?
 Những lỗi nào đọc giả hay vi phạm ?
 Đối với những trường hợp vi phạm như trên
thì xử lý ra sao ?
 Bao lâu thì thư viện tiến hành kiểm kê lại
sách ?
 Trường hợp thành viên làm mất thẻ thì xử lý
như thế nào ?
 Đối với những đọc giả không sử dụng thẻ
trong thời gian dài thì sẽ sử lý ra sao ?
 Thư viện có sử dụng phần mềm nào giúp hỗ
trợ quản lý ko ? Nếu có chúng có được cập
 10p
 10p
 2p
 1p
Tiểu dự án : Quản lý sự cố - thống kê
Người được hỏi : Đào Cẩm Hồ
Nội dung :
 Chúng tôi đã có lập 1 phiếu theo dõi
sách dựa theo mã sách. Sau khi đọc
giả trả sách , chúng tôi kiểm tra tình
trạng sách và cập nhật lại tình trạng
sách.
 Nhiều nhất là làm bẩn sách và trả
sách trễ, mất phiếu mượn , sau đó là
rách hoặc mất trang. Trường hợp mất
sách rất hiếm.
 Nếu làm bẩn sách hoặc mất phiếu
mượn thì nhắc nhở, còn làm rách
hoặc mất trang thì bồi thường 50%
giá trị sách. Còn mất sách thì bắt
buộc bồi thường 100% giá trị sách.
Trả sách trễ thì với mỗi ngày trễ đóng
phạt 1000VNĐ.
 Khoảng 1 tháng 1 lần. Kiểm tra số
lượng sách , tình trạng sách để tiến
hành nhập sách mới.
 Nếu thành viên làm mất thẻ cần liên
lạc ngay với thư viện để làm lại thẻ
khác . Chúng tôi sẽ so sánh số
CMND của bạn vs số CMND từ
thông tin đăng ký lần trước , nếu
trùng khớp sẽ cấp cho bạn 1 mã số
thẻ mới và hủy thẻ cũ.
 Những trường hợp này , không sử
dụng thẻ từ 6 tháng trở lên chúng tôi
sẽ hủy thẻ và dùng mã thẻ này để cấp
cho người mới.
 Có , chúng tôi sử dụng phần mềm ,
 nhật thường xuyên không ?
 Máy sử dụng OS gì ? Có hay được bảo trì
ko ?
có cập nhật phiên bản mới thường
xuyên nhưng thấy không được tối ưu
nhất.
 Máy sử dụng win xp , máy thường
được bảo trì 1 tháng / 1 lần.

II. MÔ TẢ HỆ THỐNG.
1.Thư viện phân loại sách theo nội dung , tác giả , nhà xuất bản , năm
xuất bản. Mỗi sách có 1 mã số xác định.
2.Người đọc đăng ký thành viên sẽ được cấp 1 mã số duy nhất bao gồm
các thông tin : họ tên ,ngày tháng năm sinh, CMND(nếu có), địa chỉ, số
đt. Ngoài thông tin ghi trên thẻ cho thành viên , thông tin còn được lưu
trữ trong máy tính.
3. Khi muốn mượn sách về cần lập phiếu mượn. Thử thư sẽ kiểm tra
thông tin sách, thông tin đọc giả và cho mượn sách. Thông tin phiếu
mượn được lưu thêm 1 bãn trong máy tính để dễ dàng kiểm tra khi mất
phiếu.
4. khi trả sách : từ thông tin từ thẻ thư viện , phiếu mượn , so sánh với
thông tin lưu trên máy để đối chiếu. Thủ thư kiểm tra thông tin và tình
trạng sách . Hợp lý thì lập phiếu trả sách, ghi thông tin lại vào phiếu
theo dõi sách.
III.HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG.
1. Thư viện hoạt động từ thứ 2 đến thứ 7 , sáng làm việc từ 7h30 đến
11h , chiều làm từ 1h30 đến 5h. Chủ nhật làm việc buổi sáng từ 8h
đến 10h30 , nghĩ buổi chiều và các ngày lễ.
2. Khi vào thư viện tham khảo sách cần trình thẻ thư viện. Đối với
người chưa có thẻ thư viện có thể trình CMND nhưng chỉ được thma
khỏa sách tại chỗ không được mượn về. Sách mượn đọc tại chỗ , thư
viện không thu bất cứ phí nào.
3. Có thể đăng ký thành viên tại bàn thủ thư. Thông tin trên thẻ bao
gồm : họ tên , ngày – tháng - năm sinh , địa chỉ , số CMND , điện
thoại , ngày lập thẻ. Khi lập thẻ thư viện sẽ thu một khoản phí.
4. Khi muốn mượn sách , đến gặp thủ thư để lập phiếu mượn sách, thủ
thư sẽ kiểm tra thông tin, tình trạng sách.Mỗi lần mượn tối đa 3
cuốn. Sách mượn về ko tính phí , nhưng nếu trả sách trễ thì bị phạt
1000/ngày , còn nếu làm mất hoặc hư hỏng thì sẽ phải bồi thường.
Cần đóng 1 khoản phí thế chân khi mượn sách về.
5. Thông tin trên phiếu mượn bao gồm : Số phiếu mượn, mã thẻ , mã
sách , tên sách , tác giả ,ngày mượn, ngày trả ,năm xuất bản , tình
trạng sách lúc mượn , số cuốn mượn về, phí thế chân. Ngoài 1 bản
giao cho người mượn , sẽ còn 1 bản lưu trong máy.
6. Sách được cho mượn có các thông tin : mã sách , tên sách , tên tác
giả , năm xuất bản, tình trạng sách để đối chiếu xem có bị hư hỏng
trong thời gian cho mượn về.
7. Khi trả sách , từ thông tin từ thẻ thư viện và phiếu mượn sách , thủ
thư sẽ tiến hành kiểm tra thông tin sau đó tiến hành lập phiếu
trả.Kiểm tra tình trạng sách sau đó hoàn lại phí thế chân nếu đọc giả
không mượn sách nữa. Ghi lại thông tin tình trạng sách sau khi trả và
phiếu tình trạng sách.
8. Thông tin phiếu mượn : Số phiếu mượn, mã thẻ , mã sách , tên sách ,
tác giả ,năm xuất bản , ngày mượn, ngày trả , số ngày mượn, tình
trạng sách lúc trả , số cuốn đem trả,số tiền hoàn trả.
9. Cuối tháng tổng hợp lại thông tin các phiếu mượn – trả sách , phiếu
tình trạng sách để thống kê tình hình hoạt động , các khoản thu chi ,
kiểm tra tình trạng sách để thay các sách bị hư , mất….
MÔ HÌNH BFD

Quản lý thư viện

Quản lý thành viên Quản lý sách Quản lý mượn trả Quản lý sự cố-thống kê

Đăng ký thẻ Nhập sách Lập phiếu mượn Tình trạng sách

Kiểm tra thông tin-

Phân loại đọc giả Phân loại sách Lỗi vi phạm
thu phí – giao sách

Quản lý thông tin Kiểm kê số lượng

Kiểm kê Lập phiếu trả

Kiểm tra thông tin- Mất thẻ - hủy thẻ

Hủy thẻ Lập phiếu kiểm thanh toán –trả sách
tra tình trạng
Quản lý tài nguyên
sách
Update thông tin máy tính
phiếu tình trạng sách