AJK PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-39
SMK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH
23 Februari 2019 | SABTU | 800 pagi
Pengerusi : TN HJ AZIZAN BIN YUSOFF SIS(Pengetua)
Naib Pengerusi : PN QARYANIS BINTI A.AZIZ
: PN RAJA NOR FADZILAH BINTI RAJA IZHAR
: PN SITI SALWA BINTI ARSHAD
Setiausaha : PN NUR IZAWATI OTHMAN
Pen. Setiausaha : PN EZRINA SUHAINI BINTI JAMSARI
Bendahari : PN SITI HAJAR BT ABAS
Bil Perkara
1 Protokol
EN ISMAIL BIN MARNI
Sambutan VIP & Ibubapa
PENOLONG KANAN
GKMP
2 SETIAUSAHA
PN NUR IZAWATI BINTI OTHMAN
PN EZRINA SUHAINI BINTI JAMSARI
3 Merumus Usul/Cadangan Ibu bapa
PN BADARIAH BT BAHARUDDIN(K)
CIK ARBIAH BT MOHD ARIFF
4 Buku Program dan Banner
PN AFIZAH BT ABDUL RAHIM(K)
PN HJH HALIMATON SAADIAH BINTI
MOHAMMAD
PN KHAIRIN AZIAN BT LOKMAN
(Kata-kata aluan Pengetua & YDP)
5 Bendahari
PN SITI HAJAR BINTI ABAS
6 Bacaan Doa
UST NOR AZMI BIN MOKHTAR
Senarai Tugas
 mengiringi dan meraikan VIP
 menyediakan buku pelawat untuk
ditandatangani VIP
 meraikan kedatangan ibu bapa
 bantuan pengawas sebagai petunjuk arah
 menghubungi VIP & ”follow-up” untuk
merasmikan majlis
 menyediakan surat jemputan VIP yang perlu
ditandatangani YDP melalui pengetua (letter
head PIBG)
 menyerahkan satu salinan untuk difailkan
 Menyediakan laporan tahunan PIBG untuk
dimasukkan dalam buku program
 memastikan surat diedar melalui anak murid
 mengutip semula borang usul dan maklum
balas kehadiran
 mengira jumlah kehadiran berdasarkann
maklumbalas ibu bapa & memaklumkan
kepada AJK Jamuan dan AJK buku program
untuk anggaran penyediaan makanan dan
buku program.
 memastikan usul ditaip kemas dan tersusun
untuk diriso
 menyerahkan usul kepada AJK buku program
 menyediakan buku program lengkap
 menyerahkan kepada AJK Pendaftaran
 menyediakan laporan kewangan lengkap dan
menyerahkan kepada AJK buku program
 menyediakan bahan untuk laporan aktiviti
 memimpin bacaan doa
1
7 Juruacara
PN SITI MERIAM BINTI HASSIN(K)
EN ASMADI BIN ABDUL MALIK
8 Persiapan dewan & Hiasan pentas
(SEBELUM MAJLIS)
PN NOORAZLINDA BT MOHD NOOR (K)
EN MOHD ISNIZAM B. MAHAMUD
PN NURUL HUDA BT SUBKI
PN NORSUHAILIZA BT KHAIRUDIN
(SELEPAS MAJLIS )
PN ANIS AZILA BT MAT DAUD(K)
PN SAERAH SURIA BT AYUB ZAMBIRI
PN HASNIDA BINTI HARUN
PN JAYANTHI A/P PALANANDY
10 Fotografi & Dokumentasi
PN ERNA YUSMA BT MOHAMAD
KELAB FOTOGRAFI
11 Pencatat Minit
PN EZRINA SUHAINI BINTI JAMSARI (K)
PN NOORHANIIZZATI BT NORDIN
PN NOORASHIKIN BINTI MANSOR
12 Pendaftaran Ibu bapa dan Guru
PENYELARAS TINGKATAN
1. PN SYALWANI BT BEKRI @ OTHMAN
2. PN MARZILA BT MOHAMED
3. PN NORASHIDAH BT MOHAMAD
4. PN HAZAMI BT MUHAMAD
5. PN NORRINI BT ISHAK
 mengacarakan majlis perasmian AGM
 mendapatkan maklumat program daripada
S/U
 mohon pelajar menyediakan kerusi meja dan
perhiasan yang bersesuaian jika perlu.
 Mengendalikan majlis sebagai pengerusi
sementara semasa perlantikan ahli
jawatankuasa baru
 memastikan dewan bersih
 menyusun kerusi dengan kedudukan jarak
yang sesuai untuk pergerakan tetamu
 menyusun mengikut jenis dan warna yang
seragam
 jumlah kerusi mengikut anggaran kehadiran
dengan mengambil kira kehadiran sepasang
ibu dan bapa (kebiasaan 140-150 kerusi)
 memastikan sofa untuk VIP di sediakan
ditempat yang sesuai lengkap dengan
perhiasan yang sesuai
 memastikan dikemas kembali selepas majlis
perasmian sebelum AGM bermula.
 menyediakan 4 meja kantin yang lengkap
dengan ”skirting”
 menyediakan 20 kerusi yang sesuai
 menyediakan ”back-drop” dan hiasan pentas
yang sesuai.
 memastikan dikemas kembali
 memastikan kerusi dan peralatan lain disimpan
semula
 memastikan dewan dikunci semula
 memastikan mengambill gambar yang
bersesuaian untuk laporan
 menyediakan laporan lengkap mengikut
format.
 mencatat minit mengikut bahagian seperti
contoh bahan yang diberi oleh S/U PIBG
 menyerahkan minit bertulis tangan yang
mudah dibaca dan sempurna kepada S/U PIBG
dalam tempoh 7 hari
 mendapatkan borang pendaftaran daripada
S/U PIBG dan Penyelaras gotong royong
 menyediakan meja pendaftaran dengan hiasan
dan lebel mengikut tingkatan
 disediakan kerusi dan alat tulis untuk
pendaftaran ibu bapa
 memantau pendaftaran ibu bapa agar
maklumat yang ditulis lengkap untuk rekod
 mendapatkan buku program dan
mengedarkan kepada hadirin
2
 13 Pameran dan pamplet Genosis  Menyediakan bahan pameran genosis
PN NORHASNITA BT MD NOR (K)  Menyediakan pamplet berkaitan genosis
EN MOHD NOR FAHMY BIN MOHAMAD  Mengedarkan pamplet bekaitan genosis
JILANI
PN ZAHARAH BINTI A. WAHID
PN. NORMAH BT. CHE LAH

14 Teks Ucapan  menyediakan teks ucapan

PN MAHANI BT ABD RAHMAN (VIP)  menghantar emel teks ucapan kepada su (jika
PN NORMAH BINTI RUSLAINI (Pengetua) perlu)
PN NORAISHAH BT MANSOR ( YDP)  menyediakan salinan teks ucapan secara
’hardcopy’
15 Siaraya  memastikan siaraya berfungsi dengan baik
EN NOOR AZAM BIN ABDUL MANAF  menyediakan pelajar bertugas
GURU X  memastikan alatan disimpan semula selepas
PENGAWAS majlis

16 Sijil & Cenderamata  menyediakan alatan untuk penyampaian sijil
PN ASYULIANA BINTI AZMI sijil AJK sesi 2018 & cenderamata

17 Pembentangan Genosis  menyediakan bahan pembentangan Genosis

PN FARIZA BT LOKMAN

18 Tayangan video genosis  memastikan tayangan video genosis dapat

PN NORIANA BT ALI (K) ditayangkan dengan lancar
PN RAJA NORMI BT RAJA MOHAMAD
19 Gimik Pelancaran  menyediakan gimik pelancaran yang menarik
EN AHMAD NAZRI BIN ISMAIL (K)
PN SITI NORAINI BINTI MOHAMAD
PN RABI’ATUL ’ADAWIYAH BINTI OSMAN
EN MOHD FIRDAUS KHAIRI

20 Jurukira undi/ Pencatat papan putih  menyediakan papan putih dan maker pen
PN SURAINI BT SAMSU (K) untuk mencatat semasa pelantikan AJK sesi
PN RONI BT MUSA 2019
EN SAIFUL REDWAN BIN ABDUL KARIM  mencatat dan mengira undian
 memastikan papan putih diletakkan semula
ditempat asal
21 Seranta / Publisiti dan ’backdrop’ pentas  menempah kain rentang
EN MANSOR BIN MUDA  memastikan kain rentang dipasang di pentas
GURU R dewan dan pagar sekolah
 memastikan kain rentang disimpan kembali

22 Jamuan VIP & Ibu Bapa  menempah makanan dan mengagihkan

PN SAMIHAH BT HASSAN (K) makanan kepada ibubapa
PN SITI MARLINA BT SARAN (VIP)  menyediakan makanan kepada VIP
PN AZLIND BINTI ABD AZIZ  memastikan kebersihan sebelum dan selepas
majlis
Catatan: 1.Sila serahkan resit perbelanjaan yang dibuat kepada bendahari untuk tuntutan.

3
 ATURCARA MAJLIS
7.30 pagi : Pendaftaran guru dan ibubapa

Jamuan pagi

Ketibaan tetamu VIP

Nyanyian lagu Negaraku

8.00 pagi : Bacaan doa

Tayangan video GENOSIS

Pembentangan Genosis PN FARIZA BT LOKMAN

Ucapan pengetua TN HJ AZIZAN BIN YUSOFF S.I.S

Ucapan Perasmian

Pegawai Pendidikan Daerah Petaling Perdana

TN ABDUL GHAFFAR BIN BAKAR

Penyampaian sijil dan cenderamata ajk PIBG 2018/2019

Tayangan multimedia laporan projek tahunan PIBG 2018/2019

9.00 pagi : Mesyuarat Agung PIBG SMK SSAAS Kali ke-38

Aluan pengerusi YDP PIBG SMK SSAAS

Membentang dan mengesahkan Mesyuarat lalu

Perkara berbangkit

Membentang dan mengesahkan laporan kewangan

Perkara Baharu

Hal-hal lain

Ucapan penangguhan

Lantikan AJK PIBG sesi 2019/2020

Ucapan YDP baharu

Bersurai