08-Aug-22

08-AUG-22

Chương 2: 1

Phân tích công việc

ThS. Nguyễn Đức Nhân - Bộ môn Quản trị nhân lực
Khoa Kinh tế và Quản lý nguồn nhân lực

0 8 -AU G -2 2

Mục tiêu
• Hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

• Hiểu rõ các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó trong các hoạt động
2

quản trị nhân lực

• Biết được các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân tích công việc

trong tổ chức.

• Biết được tiến trình phân tích công việc trong tổ chức

1
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

NỘI DUNG

• 2.1. Các khái niệm

• 2.2. Phân tích công việc 3

• 2.2.1. Tầm quan trọng phân tích công việc

• 2.2.2. Các pp thu thập thông tin trong PTCV

• 2.2.3. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân tích công việc

0 8 -AU G -2 2

2.1. Các khái niệm

Công việc Vị trí CV A Nhiệm vụ
A
4

Vị trí CV B 1
Nghề Công việc
B
Vị trí CV B 2
Công việc
C

2
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

2.1. Khái niệm công việc

 Nhiệm vụ (tasks): biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà
mỗi người lao động phải thực hiện

 Vị trí (positions): biểu thị tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao 5

động.

 Công việc (Jobs): là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất
cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.

 Nghề (Career): là tập hợp các công việc tương tự về mặt nội dung và có liên quan với nhau
ở mức độ nhất định

08-AUG-22

Khái niệm PTCV 6

Phân tích công việc (PTCV): là quá trình thu thập
các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các
thông tin quan trọng có liên quan đến một công
việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất
của từng công việc.

3
 08-Aug-22

08-AUG-22

0 8 -AU G -2 2

2.2. Phân tích công việc

2.2.1. Tầm quan trọng phân tích công việc

2.2.2. Các pp thu thập thông tin trong PTCV 8

2.2.3. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân tích công việc

4
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

Bản chất của PTCV

Để làm rõ được bản chất của từng công việc, cần trả lời được những câu hỏi sau:
• Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì? Thủ tục? Quy trình?

• Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó? 9

• Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?

• Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?

• Thực hiện các nhiệm vụ đó như thế nào thì được coi là hoàn thành?

• Người lao động cần có những yêu cầu gì về năng lực để hoàn thành công việc đó?

0 8 -AU G -2 2

Tầm quan trọng của PTCV

 Kế hoạch hóa NNL: đưa ra các loại công việc

 Tuyển mộ NL: xác định vị trí trống, và thông tin để quảng cáo về các vị trí việc làm mới.
10
 Tuyển chọn NL: tiêu thức sàng lọc ứng viên

 Định hướng: giúp người lao động biết các hoạt động mà họ phải làm.

 Đánh giá thực hiện công việc: xác định tiêu thức và tiêu chuẩn đánh giá

 Đào tạo & phát triển NNL: sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo

 Thù lao lao động: Cơ sở để xây dựng hệ thống thù lao trong tổ chức

10

5
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

Các kết quả của PTCV

• Bản mô tả công việc (Job Description)

11
• Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện (Job Specification)

• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Performance Standards)

11

08-AUG-22

Bản mô tả công việc

(Job Description)
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích
về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm
việc và những vấn đề có liên quan đến một công 12
việc cụ thể.
Nội dung:
• Phần xác định công việc
• Phần tóm tắt công việc
• Các điều kiện làm việc

12

6
 08-Aug-22

08-AUG-22

Data People Things

Synthesizing Mentoring Setting up

Worker Coordinating Negotiating Precision working

Basic Activities
Analyzing Instructing Operating/
Functions Compiling Diverting
Controlling

Manipulating
13

Copying Persuading Tending

Comparing Speaking/signaling Feeding/

Offbearing

Serving Handling

Taking instructions/
helping

13

08-AUG-22

Dữ liệu Con người Vật dụng

1. Tổng hợp 1. Cố vấn 1. Xếp đặt, bố trí

Chức năng 2. Phối hợp 2. Đàm phán 2. Làm việc chính xác
3. Phân tích 3. Chỉ dẫn 3. Thao tác kiểm tra
công việc 4. Sưu tập, biên 4. Thanh tra,
4. Điều khiển
soạn giám sát
cơ bản 5. Tính toán
5. Tiêu khiển, 5. Thực hiện thao tác 14
giải trí bằng tay
6. Sao chép 6. Thuyết phục 6. Chăm nom, giữ gìn
7. So sánh 7. Nói ra hiệu 7. Nuôi nấng
8. Phục vụ 8. Giao nhận
9. Giúp đỡ theo
chỉ dẫn

14

7
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện (Job
Specification)
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện liệt kê các đòi hỏi của công việc
đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình
độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các 15

yêu cầu cụ thể khác.

Nội dung:

- yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức, …)

- yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, …)

15

08-AUG-22

ESSENTIAL DESIRABLE CONTRA-INDICATED

Good looking, Able to stand for >4 > 55 years old

Physical
healthy hour per day Health problems

Job Education Bachelor MBA

No mgt
experience

Specifications Intelligence
Analytical Intelligence
Emotional intelligence 16

Social: team Leading / coaching Time-consuming

Interests
activities teams hobby

Personality Conscientious Curious Neurotic

Special French, German,

abilities language skills

16

8
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

(Performance Standards)
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí
phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các
17
nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.

Nội dung:

- Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần,…)

- Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách hàng, …)

17

0 8 -AU G -2 2

Thông tin cần thu thập cho PTCV

• Các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ trong công việc: Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến
hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong THCV, cách thức làm việc với
khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động của các nhân viên khác và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang
bị kỹ thuật. 18

• Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và kết quả của công việc (như
số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật, và tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo
quản tại nơi làm việc).

• Điều kiện làm việc: chế độ lương bổng, khen thưởng, điều kiện về VS-ATLĐ; điều kiện về chế độ thời gian làm việc;
sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc, v.v...

• Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu cầu về trí lực (khả năng và
kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc) cần thiết.

18

9
 08-Aug-22

08-AUG-22

2.2.2. Các phương pháp thu

thập thông tin trong PTCV

• Bảng hỏi (Questionnaire)

• Phỏng vấn (Interview) 19
• Quan sát (Observation)
• Ghi chép các sự kiện quan trọng (Critical Incidents)
• Nhật ký công việc (Employee Diary/Records)
• Hội thảo chuyên gia (Technical Conference Method)

19

0 8 -AU G -2 2

Bảng hỏi (Questionnaire)

 Đặc điểm
 Liệt kê những câu hỏi đã được chuẩn bị
 Đưa bảng hỏi tới người lao động mà ta cần thu thập thông tin.
20
 Người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi
 Tổng hợp số liệu và thông tin

 Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc

 Ưu/ nhược điểm :

 Nhanh, tiết kiệm chi phí.
 Ít chính xác, chi phí thiết kế bảng hỏi cao.

20

10
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

Phỏng vấn (Interview)

 Đặc điểm
 Hỏi trực tiếp cá nhân / nhóm người lao động thực hiện công việc
 Tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin thu thập được
21
 Đối tượng áp dụng:
 Áp dụng cho công việc mà người nghiên cứu khó quan sát (người quản lý, chuyên môn, kỹ thuật,…)

 Ưu/ nhược điểm:

 Tìm hiểu sâu về công việc, phát hiện nhiều thông tin về các mối quan hệ trong công việc, các yêu cầu và chức
năng của công việc

 Tốn thời gian, người bị pv có thể cung cấp thông tin sai lệch

21

0 8 -AU G -2 2

Quan sát (Observation)

 Đặc điểm
 Quan sát quá trình làm việc
 Ghi lại đầy đủ các hoạt động lao động theo trình tự thực hiện
22
 Đối tượng áp dụng:
 Chỉ thích hợp với những công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi hỏi kỹ năng cao.
 Áp dụng cho công việc làm việc theo quá trình như công nhân sản xuất

 Ưu/nhược điểm:
 Thông tin phong phú và thực tế
 Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan

22

11
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

Ghi chép các sự kiện quan trọng (critical incidents)

 Đặc điểm
 Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc cuả những người lao động
làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả 23

 Đối tượng áp dụng:

 Áp dụng cho mọi vị trí công việc

 Ưu /nhược điểm
 Thích hợp trong việc mô tả các công việc và xây dựng các TCTH công việc.
 Tốn thời gian, hạn chế xây dựng hành vi trung bình

23

0 8 -AU G -2 2

Nhật ký công việc (Employee Diary/Records)

• Đặc điểm
• Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc.

• Đối tượng áp dụng: 24

• Áp dụng cho mọi vị trí công việc

• Ưu /nhược điểm:
• Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế
• Độ chính xác của thông tin bị hạn chế
• Ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán.

24

12
 08-Aug-22

08-AUG-22

Hội thảo chuyên gia

(Technical Conference
Method)
 Đặc điểm 25
 Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để thảo luận
về những công việc cần tìm hiểu
 Đối tượng áp dụng:
 Áp dụng cho mọi vị trí công việc mới mà các phương
pháp trên không thu thập được thông tin
 Ưu nhược điểm:
 Bổ sung các thông tin cần thiết
 Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan

25

0 8 -AU G -2 2

2.2.3. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình

phân tích công việc
• 2.2.3.1. Vai trò của phòng nhân lực trong PTCV

• 2.2.3.2. Tiến trình phân tích công việc

26

26

13
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

Vai trò phòng nhân lực trong PTCV

 Xác định mục đích của PTCV.

 Kế hoạch hoá và điều phối toàn bộ các hệ thống, các quá trình có liên quan
27
 Xác định các bước tiến hành PTCV

 Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thu thập thông tin

 Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân tích công việc.

 Chịu trách nhiệm chính trong xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với
người thực hiện???

27

08-AUG-22

3.2.1. Trình tự thực hiện phân tích công việc

Xác định các công việc cần phân tích

28
Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin

Tiến hành thu thập thông tin

Xử lý thông tin và viết các văn bản Phân tích công

việc

28

14
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích

• Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình PTCV lần đầu tiên được tiến hành.

• Khi xuất hiện các công việc mới.

29

• Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương
pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.

• Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc (thường là ba
năm một lần).

29

0 8 -AU G -2 2

Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin

• Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của

phân tích công việc và bản chất của công việc; thiết kế các biểu mẫu ghi 30

chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết.

30

15
 08-Aug-22

0 8 -AU G -2 2

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

• Có thể tiến hành với một trong 3 đối tượng sau đây:

• Người chuyên trách làm nhiệm vụ PTCV 31

• Người quản lý trực tiếp

• Chính bản thân người thực hiện công việc

31

0 8 -AU G -2 2

Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào

các mục đích của phân tích công việc

• Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực

hiện công việc, và ứng dụng các bản trên vào các hoạt động quản trị nhân 32

lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, ..

32

16
 08-Aug-22

08-AUG-22

Conducting a Job Analysis

Step 6:
Develop a job
Step 5: Verify description
the job analysis and job
Step 4: Actually information specification 33

analyze the job

Step 3: Select by collecting
representative data
Step 2: Review positions
relevant
Step 1: Decide background
how you’ll use information
the information

33

08-AUG-22

Đánh giá sản phẩm PTCV

• Đưa ra sự mô tả công việc kỹ lưỡng và rõ ràng

• Đánh giá được tần suất và tầm quan trọng của các hành vi nhiệm vụ
34
• Đánh giá chính xác về kiến thức, kỹ năng, khả năng và những đặc điểm khác (KSAOs) cần có
trong công việc

• Cung cấp các thông tin về mối liên hệ giữa các nhiệm vụ công việc và các KSAOs này.

34

17
 08-Aug-22

08-AUG-22

Đặt chức danh công việc

35

• Ở bộ phận, phòng ban nào?

• Có thể sáng tạo nhưng không nên quá phá cách

• Có thể kết hợp giữa tiêu chuẩn và sáng tạo

35

08-AUG-22

Nội dung Job Ads

• Viết 2-3 câu mô tả ngắn gọn tóm tắt về vị trí
công việc, nên thể hiện ý nghĩa công việc
(summary)
36
• Mô tả các nhiệm vụ: 7-8 nhiệm vụ thường
làm, làm rõ vai trò trong chuỗi quy trình
• Mô tả yêu cầu (xác định chân dung ứng
viên)
• Mô tả quyền lợi, nên theo thứ tự ưu tiên

36

18

08-AUG-22
Chọn công việc nào?
• Sản phẩm xu hướng, thị trường tăng trưởng
nhanh, đánh không hết khách chỉ thiếu người
triển khai. Thế nên thu nhập cũng sẽ không
phải là vấn đề lớn.
• Cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp quá lớn.
Cơ hội trở thành 1 Quản lý bán hàng chất lừ
sau 2 năm sẽ trong tầm tay.
• KHÔNG CẦN KINH NGHIỆM THẬM CHÍ
MÌNH CHẤP NHẬN BẠN FRESHMAN nhưng
QUAN TRỌNG BẠN PHẢI CAM KẾT, MÁU
KIẾM TIỀN, KHÔNG SỢ KHÓ.
• Các bạn nào thật sự muốn làm SALES và
MUỐN TẠO RA SỐ MÁ trong nghề inbox hoặc
cmt mình trao đổi thông tin chi tiết nhé.
37
Activity
• Identify at least 5 ways that the hiring (recruitment and
selection) process is different between a company with
5,000 employees and a company with 7 employees.
38
08-Aug-22
• Bạn yêu thích và mong muốn có cơ hội làm
việc trong lĩnh vực Nhân sự, nhưng lo ngại về
kinh nghiệm làm việc mà không dám apply. Tin
vui cho các bạn đây, hiện tại Tiki đang mở
tuyển vị trí Recruitment Intern phù hợp cho các
bạn sinh viên năm tư/mới ra trường có định 37
hướng nghề nghiệp, yêu thích mảng Nhân sự.
• YÊU CẦU:
• Sinh viên năm cuối/mới ra trường có thể làm
việc trong giờ hành chinh.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, yêu thích làm việc với
con người.
• Yêu thích lĩnh vực nhân sự, tuyển dụng.
• Có tinh thần năng động, sáng tạo .
8 -Au g-2 2
38
19
 08-Aug-22

08-AUG-22

Size & Prestige of the

Organization: SMEs
39
• cannot afford sophisticated recruitment
• Is unlikely to have rigid JD
• might be more concerned with retention
• might be less concerned with succession planning
• has fewer options how to deal with bad hire
• the owner is more likely to directly approve all new hires
• less likely to do broad canvassing (booths at univ.)

39

08-AUG-22

40

Q&A

40

20