Proje Planlama ve Kontrol

Kapsam Yönetimi

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.

 PMBOK Bölümleri
1. Proje beratı (charter) (PMBoK 4.1)
2. Kapsam yönetimi (PMBoK 5.1)
3. Gereksinimler (PMBoK 5.2)
4. Proje kapsamı (PMBoK 5.3)
5. İKY (WBS) (PMBoK 5.4)
6. Kapsam validasyonu (PMBoK 5.5)
7. Kapsam kontrolu (PMBoK 5.6)

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-1

Planlama

• "Planlar genelde faydasızdır, fakat planlama

vazgeçilmezdir"
Dwight D. Eisenhower

• Projenin amaçları ve kontrol planı detaylı bir

şekilde planlanıp raporlanana kadar proje
sadece bir hayaldir.
• İşi tamamlamak için ne, kim tarafından, ne
zaman yapılacak?

5-2
Planlama

• Planlama bir süreçtir, devamlıdır.

• Adapte edilir / uyarlanır: plan sabit, planlama

devamlıdır.

• Proje planı onaylandıktan sonra değişim için

resmi onay gerekir (üst yönetim ve müşteri).

5-3
 Proje Kapsamı
Proje kapsamı projeyle ilgili her şeydir – projede yapılacak olan iş ve
beklenen çıktılar.
Yapılacak tüm aktiviteleri isimlendirmeyi, kullanılacak kaynakları
belirlemeyi, üretilecek çıktıyı açıkça ortaya koymayı içerir. Hedefleri ve
kısıtları gözetir.

Kapsam yönetimi projeyi hedefleri ve amaçları açısından kontrol etmeye

denir. Kapsam yönetimi detaylı planlamadan ibarettir ve aşağıdaki
bölümlerden oluşur.
1) Kavramsal geliştirme 4) Kapsam raporlaması
2) Kapsam beyanatı 5) Kontrol sistemleri
3) İş izni (çalışma yetkisi) 6) Proje kapanışı

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-4

 1. Kavramsal Geliştirme

Proje amaçlarının ve onlara nasıl ulaşılacağının belirlendiği

aşamadır.

Temel adımlar aşağıdakilerdir.

• Problem (ihtiyaç) tanımı
• Gereksinimlerin belirlenmesi (müşteri isteklerinin listesi)
• Bilgi toplanması
• Kısıtlar
• Alternatiflerin analizi
• Proje amaçları (spesifik; çıktı, zamanlama ve kaynaklarla)
• Olurluk incelemesi (organizasyonun projeyi yapmasının haklı
gerekçelendirilmesi)

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-5

 Olurluk incelemesi şunları karşılamaladır:
• projenin gerekli olduğunu göstermelidir
• projenin olurlu olduğunu teyit etmelidir
• stratejik iç ve dış faktörleri değerlendirmelidir
• bu projeyi diğerleri yerine seçmenin avantajlarını ve
maliyetini göstermelidir
• yatırım fonlarının harcanması gerekecek olan
zamanları belirtmelidir

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-6

 Proje Beyanatı (Statement of Work )

Proje beyanatı, proje için gerekli olan işin detaylı anlatımıdır.

Proje beyanatında aşağıdakiler bulunmalıdır:

1. Giriş ve arka plan
2. Projenin teknik açıklaması
3. Zaman çizelgesi ve kilometre taşları

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-7

 Proje Beyanatı Bölümleri

• Giriş ve arka plan

• Amaçlar
• Kapsam
• İş veya gereksinimler
• Performans kriterleri
• Teslimatlar, teslimat takvimi
• Güvenlik (işin yapılması için sağlanması gereken koşullar)
• Yer
• Zaman

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-8

 Proje Beratı (Project Charter)

• Proje sponsoru tarafından onaylanan, projenin resmen

başladığını ve proje yöneticisinin kaynak kullanımına
ve aktivitelere başlayabileceğini gösteren belgedir.

• Projenin onaylandığının resmi belgesidir.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-9

 Proje Beratı Örneği

• Proje İsmi
• Önbilgi
• Genel amaçlar
• Detaylı (ölçülebilir) amaçlar
• Proje takımı
• Proje yöneticisinin sorumlulukları
• Bütçe (çok kısa)
• Zaman planı (çok kısa)
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-10
 2. Proje Kapsam Bildirimi

1. Aşağıdakileri kapsayan proje hedef kriterlerini belirle:

• Maliyet
• Zaman
• Performans
• Teslimatlar
• Değerlendirme ve Onay Zamanları
2. Proje yönetim planı hazırla
• Proje takımının organizasyonu
• Politika ve prosedürler
• İş tanımları
• Raporlama yapısı
3. İş Kırılım Yapısı hazırla
4. Kapsam Temeli hazırla (projenin hedeflerinin özeti)

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-11

 İş Kırılım Yapısı
(Work Breakdown Structure)
• İş Kırılım Yapısı, İKY (Work Breakdown Structure –
WBS) proje sonuçlarına ulaşmak için
gerçekleştirilecek (önemsediğiniz/kontrol etmek
istediğiniz) bütün faaliyetleri içerir.
– Ürün geliştirme aktiviteleri
– Yönetim aktiviteleri
– Destek aktiviteleri , vb.
• İKY, hiyerarşik iş birimlerine bölünmüş, alt görevlere
ayrılmış ve iş paketleri oluşturulmuş projeleri
resmeder.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-12

 Kısmi İş Kırılım Yapısı
(figure 5.3)

Teslimatlar ana
proje
bileşenleridir.

İş paketleri
İKY’nin en alt
seviyesindeki iş
aktiviteleridir

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-13

 İKY – WBS: Hiyerarşik Yapı

Seviye İKY – WBS Terimi Açıklama

1. Seviye Proje Söz konusu olan proje
2. Seviye Ana Çıktı / Teslimat Ana proje bileşenleri
(Deliverable)
3. Seviye Alt çıktı / teslimat Destekleyici çıktılar
(Subdeliverable)
4. Seviye İş paketi Proje aktiviteleri (tekil)
(Work package)

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-14

 İş Paketi Tanımlamak

1. İş paketi İKY’nin en alt seviyesindedir.

2. İş paketinin teslim edilebilen sonucu vardır.
3. İş paketinin tek sorumlusu vardır.
4. İş paketi, sorumlusu için küçük bir proje
sayılabilir.
5. Bir iş paketi birçok kilometre taşı içerebilir.
6. İş paketlerinin ideal boyutu işçi saat, takvim
zamanı, maliyet, raporlama süresi ve risk ile
belirtilebilir.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-15

İKY Örneği – İş Yemeği Düzenleme
WBS Example - Banquet

Proje İşProvide
yemeği
Level 1 1.0
düzenle
Banquet

Ana çıktılar /
teslimatlar
Level 2
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Planand
Plan ve Mekan
Room andve Konuşma
Supervise Yemek
Dinner
Equipment Misafirler
Guests Personel
Staff Speakers
Yönetim teçhizat cılar

1.1.1. 1.2.1. 1.3.1 1.5.1. Satın

1.1.1 Create 1.2.1 Make 1.3.1. Mekanı 1.4.1
1.4.1Make
Davet 1.5.1 Hire 1.6.1.Invite
Davet et
Planı
Plan
Menüyü
Menu
Identify Site/
Guest almacı al 1.6.1
listesi List
hazırla Shoppers
hazırla hazırla Roombelirle
1.1.2. 1.2.2
1.3.2. Masa ve 1.4.2
1.1.2 Make
Bütçe 1.2.2. Alışveriş
Create 1.3.2 Set up 1.4.2. LCV’yi 1.5.2 Hire 1.6.2. Ulaşım
1.6.2
sandalyeleri Receive 1.5.2. Aşçı al
Budget
hazırla listesini hazırla
Shopping Tables/Chairs ayarla Cooks sağla
Transport
düzenle RSVPs
List
1.1.31.1.3.
Prepare 1.3.3. 1.6.3
1.2.3Shop
Alışveriş 1.3.3 LayServisi
out 1.4.3.
1.4.3 İsim
Create 1.5.3 Hire 1.6.3. Konuları
Paydaşlarla
Disbursements/ 1.2.3 düzenle kartlarını 1.5.3. Garson al Coordinate
yap Settings/Utensils Name Tags Servers belirle
Reconciliation
görüş (banket) hazırla Topics

1.1.41.1.4.
Aktiviteleri 1.4.4 Review 1.5.41.5.4.
Hire 1.6.4
1.6.4.Backup
Gelmeyenler
Coordinate 1.2.4 Cook 1.3.4 Decorate 1.4.4 Özel Resepsiyonist al
1.2.4. Pişir 1.3.4. Süsle Special Needs Hosts for No-shows
için yedek belirle
Koordine et
Activities istekleri ayarla

Level 1.3.5 Prepare 1.5.5.Hire

Temizlikçi
İş 3 1.2.5 Serve 1.3.5. Mutfak 1.5.5 1.6.5
1.6.5. Send
Teşekkür notu
Equipment, Pots,
paketleri 1.2.5. Servis
Dinner teçhizatı hazırla Cleanupal Thank Yous
yolla
Etc.
et

5-16
Seviyeler Açıklama İKY Kodu

İş Yemeği Düzenle 1.0

Teslimat 1 Plan ve Yönetim 1.1

İş paketi 1 Planı hazırla 1.1.1
İş paketi 2 Bütçe hazırla 1.1.2
Seviyeler Açıklama İKY Kodu
İş paketi 3 Paydaşlarla Görüş 1.1.3
Teslimat 5 Personeli işe al 1.5
İş paketi 4 Aktiviteleri koordine et 1.1.4
İş paketi 1 Satın almacı al 1.5.1
Teslimat 2 Yemeği organize et 1.2
İş paketi 2 Aşçı al 1.5.2
İş paketi 1 Menüyü hazırla 1.2.1
İş paketi 3 Vestiyerci al 1.5.3
İş paketi 2 Alışveriş listesini hazırla 1.2.2
İş paketi 4 Garson al 1.5.4
İş paketi 3 Alışveriş yap 1.2.3
İş paketi 4 İş paketi 5 Temizlikçi al 1.5.5
Pişir 1.2.4
İş paketi 5 Servis et 1.2.5 Teslimat 6 Konuşmacıları organize et 1.6

Teslimat 3 Mekanı kirala ve teçhizatı hazırla 1.3 İş paketi 1 Davet et 1.6.1

İş paketi 1 Mekanı belirle 1.3.1 İş paketi 2 Ulaşım ayarla 1.6.2
İş paketi 2 Masa ve sandalyeleri düzenle 1.3.2 İş paketi 3 Konuları belirle 1.6.3
İş paketi 3 Servisi düzenle 1.3.3 İş paketi 4 Yedekleri ayarla 1.6.4
İş paketi 4 Süsle 1.3.4 İş paketi 5 Teşekkür notu ilet 1.6.5
İş paketi 5 Mutfak teçhizatı hazırla 1.3.5

Teslimat 4 Misafirleri davet et 1.4

İş paketi 1 Misafir listesi hazırla 1.4.1
İş paketi 2 LCV’yi ayarla 1.4.2
İş paketi 3 İsim kartlarını hazırla 1.4.3
İş paketi 4 Özel istekleri ayarla 1.4.4

5-17
 İş Kırılım Yapısının Amaçları

İKY, 6 temel amaca hizmet eder:

1.Projenin hedeflerini yansıtmak
2.Projenin organizasyon şemasını sunmak
3.Maliyet, zaman ve performansı takip etmek için uygun bir yapı
sunmak
4.Proje ilerleyişini göstermek
5.Projedeki iletişimi artırmak
6.Proje için kontrol yapısı sunmak

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-18

 MS Project 2013/2016’dan örnek İKY
(figure 5.6)

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-19

 Organizasyon Kırılım Yapısı

Organizasyon Kırılım Yapısı (OKY) aşağıdaki maddeleri

mümkün kılar:
• İş tanımlarının yapılması
• İş paketlerinin sorumlularının belirlenmesi
• Fonksiyonel bölümlere bütçe tayini yapılması

OKY maliyet, aktivite ve sorumluluğu birbirine bağlar.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-20

 Organizasyon Kırılım Yapısı (OKY)
(Organizational Breakdown Structure – OBS)

Proje
IT kurulumu

IT danışmanı bul IT desteği bul Teslimatlar

Teklif hazırla

Mülakat kurulu İşe alma kriteri Danışmanı işe al İş Paketleri

kur belirle
Bölümler

Bilişim X X X
Sistemleri

İnsan X X
Kaynakları

X
Satın Alma

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-21

 Organizasyon Kırılım Yapısı
Maliyet Atama

Proje
IT kurulumu

IT danışmanı bul IT desteği bul Teslimatlar

Teklif hazırla

Mülakat kurulu İşe alma kriteri Danışmanı işe al İş Paketleri

kur belirle
Bölümler

Bilişim
Sistemleri $0 $500 $1000

İnsan
Kaynakları
$0 $500

Satın Alma $500

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-22

 Sorumluluk Atama Matrisi
(figure 5.10)

Sorumlu Destek

Bilgi Onay

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-23

 3. İş İzni (Çalışma Yetkisi)

Projenin resmi olarak başlaması için gereken imzalar.

İş İzninin kapsaması gerekenler:
• Sözleşme şartları (iki taraf da performans kriterleri üzerinde
anlaşmalıdır)
• İki tarafın sorumlulukları
• Kontrat maddeleri (denetim kriterleri, hataların
düzeltilmesinde sorumluluk, anlaşmazlıkların çözümü, yasal
konular)

Anahtar teslim Maliyet + kar

sözleşme sözleşmesi

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-24

 4. Kapsam Raporlaması

Ne tip bilginin, kime, ne zaman ve nasıl ulaştırlacağını

belirtir.

Proje raporları genelde aşağıdakileri bulundurur:

1. Maliyet durumu
2. Zaman durumu
3. Teknik performans durumu

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-25

 Projelerin Başarısız Olma Sebepleri

• Planlama zamanını ve bütçesini çok büyük oranlarda aşan

projeler

• Gerçekçi zaman, bütçe ve kaynak gereksinimlerinin %50

altında zaman veya kaynağa sahip projeler.
• Sebepler
• Politik (şirket içi çekişmeler)
• Tecrübe eksikliği
• “Startup” mentalitesi (yeni işe başlayan girişimci şirketlerin
agresifliği)
• “Uyumaz yine yaparız” mentalitesi
• Rekabet (globalleşme, yeni teknolojiler)
• Yeni düzenleme, yasa ve yönetmelikler
• Beklenmeyen krizler

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-26

 5. Kontrol Sistemleri
Proje kapsam temelinde oluşan değişikliklerin sistematik ve kapsamlı bir
şekilde işlenmesini sağlar.
• Konfigürasyon kontrolü – kapsama uyuluyor mu
• Tasarım kontrolü – yapılan tasarım kapsam, çizelge ve maliyete uyuyor
mu
• Trend kontrolü – planlanan maliyet, zaman ve kaynak kullanımına göre
durum ne
• Raporlama kontrolü – dokümantasyon ve dağıtım
• Satın alma kontrolü
• Teknik özellik kontrolü
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-27
 Konfigürasyon Yönetimi

Konfigürasyon Yönetimi:
Proje kapsamını kapsam temeliyle (scope baseline) karşılaştırarak
izleyen süreçlere denir. Kapsam temelindeki herhangi bir
değişikliğin onay ve raporlanmasını gerektirir.

Kapsam Temeli:
Kapsam temeli, proje kapsamının belirli bir zamanda
sabitlenmiş halidir.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-28

 Projedeki Değişiklikler

Sebeplerden bazıları şunlardır:

 İlk planlamadaki hatalar (teknolojik veya insan
faktörü)
 Proje ve çevresel koşullar hakkında yeni bilgi edinme
 Kontrol edilemeyen ve sonradan oluşan kurallar
(yasalar gibi)
 Müşteri talepleri

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-29

 6. Proje Kapanışı

Evrak işi bitene kadar iş bitmez…

Kapanış dökümanı şunlar için kullanılır:
• Anlaşmazlıkları çözmek
• Proje yöneticileri yetiştirmek
• Denetimi kolaylaştırmak
Kapanış raporu şunları bulundurur:
• Geçmiş kayıtlar
• Proje sonu analizi
• Finansal kapanış

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 5-30