22.01.

2016

END 418 Proje Yönetimi

Bahar 2016
- Proje Süreçleri -
Yrd. Doç. Dr. Bülent Gümüş

Bilgi Alanları (Knowledge Areas)

Proje Paydaş Yönetimi

1
 22.01.2016

Sayfa 3

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi

(Develop Project Charter )
Proje Beratı (Project Charter) projenin resmen başladığını duyurur,
üst yönetimin destek ve onay verdiğini gösterir. Basit ama çok
önemli bir dokümandır.
 Proje varlığını onaylar.
 Proje yöneticisi formal olarak atanır ve duyurulur.
 Proje ürünü/hizmetini tanımlar.
 Projenin hedeflediği iş gereksinimini tarifler
 Proje Yöneticisini ihtiyaç duyacağı kaynakları tedarik etmesi için
yetkilendirir.

2
 22.01.2016

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi

(Develop Project Charter )

 Project Statement of Work (Proje Beyanatı):

 Bir projenin finansal veya operasyonel amacını veya
ihtiyacını belgeler.
 Müşteri veya Sponsor tarafından oluşturulur.

 Business Case: (İş Gerekçesi - Olurluk incelemesi) Proje

beyanatını daha net olarak, bir takım tekniklerle destekler.
 Net Present Value(NPV)
 Internal Return of Rate (IRR)
 Cost-Benefit Ratio
 Payback Period

Uzman Görüşleri
(Expert Judgement)

 PMI birçok proje yönetim sürecinin Araç ve Teknikler

kısmında Uzman Görüşleri’ne yer verir.
 Uzmanlar sürecin planlanması ve yürütülmesi
sırasında fikir beyan edebilecek kişilerdir.
 Profesyonel ve teknik kişiler/kuruluşlar
 Endüstri grupları
 Organizasyondaki diğer birimleri
 Danışmanlar
 Konuyla ilgili uzmanlar
 Proje Yönetim Ofisi

3
 22.01.2016

Proje Beratı Neler İçerir?

1. Projenin adı
2. Projenin amacı ve gerekçesi
3. Ölçülebilir proje hedefleri ve başarı kriterleri
4. Üst seviye proje tanımı, ürün karakteristikleri
5. Aşamalar ve kilometre taşı listesi
6. Özet bütçe
7. Üst seviye riskler
8. Atanmış proje yöneticisi ve takımı, sorumlulukları ve
yetkileri
9. Proje duyurusunu onaylayacak kişiler
7

Proje Başlangıcı
• Proje kısıtları
• Kısıt türleri
– Zaman
– Bütçe
– Kalite
– Kaynak kısıtları
– Teknolojik kısıtlar
– Yönetimin talimatları

4
 22.01.2016

Proje Başlangıcı

• Proje Varsayımları
– Proje paydaşlarının proje ile ilgili varsayımlarının
anlaşılması ve dökümante edilmesi gereklidir
– Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış
çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla
sonuçlanabilir

10

5
 22.01.2016

Kaynak: Zen ve Uygulamalı Proje Yönetimi Sanatı, 2006 11

Proje Başlatma Belgesi- Örnek

12

6
 22.01.2016

Proje Hikayesi

13

Paydaların Belirlenmesi
(Identify Stakeholders)

• Proje paydaşları, projeden doğrudan/dolaylı

etkilenen/etkileyen şahıs, grup ve kurumlardır.
• Proje paydaşlarının belirlenmesi süreci projeden olumlu
veya olumsuz etkilenen şahıs ve organizasyonların
belirlenmesi ve onların proje başarısına yönelik olarak
ilgi, katılım ve etkilerini belgelemek üzere yapılan
çalışmadır.

14

7
 22.01.2016

Paydaş Analizi
• Paydaşlar belirlenir.
• Paydaşların ilgi sahaları belirlenir.
• Paydaşların güç ve etkileri belirlenir.
• Paydaların projeye ne amaçla dahil edileceği belirlenir.
• Bilgi alışverişi amacıyla mı paydaş?
• Danışılmak üzere mi paydaş?
• Uzlaşma sağlaması için mi paydaş?
• Sorumluluk taşıması için mi paydaş?
• Paydaşlar için katılım şekli belirlenir. Paydaşları katılım
için motive etmenin yöntemlerini araştırın.
15

Paydaş Analiz Matrisi

16

8
 22.01.2016

Proje Paydaş Listesi

 Tanımlama Bilgisi: Ad-Soyad, organizasyondaki yeri,
görev yeri, projedeki rolü, iletişim bilgileri

 Değerlendirme Bilgisi: Temel gereksinimleri,

beklentileri, projedeki potansiyel etkisi, hangi
aşama ile en çok ilgili olduğu

 Paydaş Sınıfı: İç/Dış veya Destek/Tarafsız/Karşıt

17

Proje Başlatma Toplantısı

Kickoff Meeting
 Proje yöneticisi ve projede görev alacak birimler belli
olduktan sonra proje başlangıç toplantısı (kickoff
meeting) organize edilir.
 Amacı, projeye katılacak olan tüm partilerin aynı masa
etrafında bir araya gelerek projenin yapılma nedeni,
amaçları ve hedefleri hakkında fikir birliğine varmasını
sağlamaktır.
 Toplantıda hem işi yapacak olan taraf, hem de
projeyi kabul edecek olan iş sahibi/müşteri bulunur.

18

9
 22.01.2016

END 418 Proje Yönetimi

Bahar 2016

Planlama Süreçleri Grubu

20

10
 22.01.2016

21

Proje Yönetim Planı

22

11
 22.01.2016

Proje Planlaması

Planlar hiçbir şeydir, planlama her şeydir!

“Plans are nothing, planning is everything.”
-- Dwight Eisenhower

23

Proje Planlaması
• Proje planlama, projenin başlangıcında ve proje süresince
yapılması gereken sürekli bir aktivitedir.
• Proje planlamanın öncelikli amacı, proje takımına, nelerin
yapılmasına ilişkin gerekli detay yönlendirmeyi sağlamaktır.
• “Planlar hiçbir şeydir” çünkü:
– Tam olmayan bilgiye dayanarak üretilmiş tahminleri gösterir
– Planlar tamamlandığı anda eskimiş olurlar
• Ancak, bu demek değildir ki planlar kullanılmamalıdır!

PMBOK’ta yer alan toplam 47 adet süreçten 23 tanesi

planlama ile ilgilidir. 24

12
 22.01.2016

Proje Planı ne işe yarar?

 Bütün katılımcıların aşağıdaki sorularına cevap verir
 Ne yapılacak?
 Nasıl birlikte çalışılacak?
 Ne bekleniyor?
 Kimlerin dahil edileceğinin organize edilmesinde kullanılır
 Kaynakların işlere atanmasında kullanılır
 Kilometre taşlarında tamam/devam kararları vermekte kullanılır
 Sorunları anlamamıza ve daha iyi kararlar vermemize yardımcı olur
 Potansiyel güçlükleri keşfetmeye, geleceği görmeye yarar.
 Sırasal ilişkileri düzenler.
 İletişimin nasıl olacağını belirler
 Kayıt oluşturma, geleceğe aktarmayı sağlar.
25

Planlama her şeydir! Çünkü…

Planlama, meseleleri anlamanızı sağlar
Bilgi

Edindiğiniz bilgi, daha iyi kararlar vermenizi sağlar

Beklenen gelişmeler
Beklenmeyen problemler

Edindiğiniz bilgi sayesinde, planlara ne zaman ve neden

uymayacağınızı bilirsiniz!

26

13
 22.01.2016

Planlamada Problemler
 Beklentilerin bilinmemesi
 Bilgi seviyesinin yeterli olmaması
 Bir tarihe yetişme paniği ile planlamanın hızlı
yapılması veya hiç yapılmaması
 Amaçların değişmesi
 Belirsizliklerin doğru planlamaya izin vermeyecek
kadar fazla oluşu.

27

Plan Yapmaya İsteksizlik

 Ekstra zaman ve efor gerektirmesi

 Üretken olmadığının düşünülmesi

 Yapan kişiye sorumluluk yüklemesi

 Planların gerçekleşeceğine dair güvensizlik

 Nasıl planlama yapılacağının bilinmemesi

28

14
 22.01.2016

Proje Planlama Süreci

SÖZLEŞME

"NASIL"
"KİM" Ağ yapısı
Kapsam Organizasyon
Tanımlama

TL/$
"KİM"
"NE"
YAPAR
"NE" Sorumluluk "NE ZAMAN" "NE KADAR"
WBS Matrisi İş Programı Bütçe Planı

"NE OLUYOR"
Sapma Çözümlemeleri
29

Planlama Nasıl Başlar?

 Kaba Plan
 Proje Yöneticisi atandıktan sonra 2-4 hafta arasında
oluşturulur.
 Taslak Plan
 Kapsam belli olduktan sonra yapılır
 Her faz sonunda güncellenir.

30

15
 22.01.2016

Proje Planının İçeriği

• Ürün bilgileri

• Proje bilgileri

• Proses/Süreç bilgileri

31

Ürün bilgileri – Sistem

• Sistemin kısa tanımı:
– Sistemin kullanım senaryoları
– Mimarinin ve ana parçaların özeti
– Kullanılacak teknolojinin açıklanması
– Anahtar performans amaçları ve sistem kısıtları
– Riskler

32

16
 22.01.2016

Proje bilgileri
• Kontrat tipi (sabit fiyat, maliyet +, vb.)
• Raporlama yapısı
• Müşteri ile ilişki
• Projenin yapılacağı yer(ler)
• Güvenlik ile ilgili konular
• Riskler

33

Proje bilgileri – Takvim

• Ürün geliştirme modeli (ör. Şelale, spiral, vb.)
• Ana (Mastır) plan (Başlıca aktiviteler)
• Ana (Mastır) takvim
– Ana kilometre taşları ve amaçlar
– Önemli aktivitelerin zamanlaması
– Ana gözden geçirmeler (ör. Gereksinim gözden geçirme
toplantısı, öntasarım gözden geçirme, detay tasarım
gözden geçirme, vb.)

34

17
 22.01.2016

Proje bilgileri – Organizasyon

• Organizasyon kırılım ağacı (Organizational breakdown
structure)
– Önemli roller ve sorumluluklar
– Proje dahilinde raporlama yapısı
– Önemli ilişkiler ve iletişim yolları
– Önemli roller için gerekli kabiliyet ve beceriler
• İş kırılım ağacı, İKA (Work breakdown structure, WBS)
• Alt-yüklenici (taşeron) ve ortak (co-contractor) ilişkileri

35

Proje bilgileri – Örnek proje ölçümleri

• Hangi aktiviteler tamamlandı
– Planlanan – Gerçekleşen karşılaştırması
• Efor ve bütçe harcamaları

36

18
 22.01.2016

Süreç bilgisi
• Sistem geliştirmede, değerlendirme ve testinde kullanılacak
metot ve süreçler
• Kilometre taşları ve gözden geçirmeler (reviews)
• Alt-yüklenici yönetimi metotları
• Kullanılacak araçlar
• Süreç iyileştirme teknikleri
• Risk analiz ve yönetim teknikleri
• Kalite kontrol ve konfigürasyon yönetimi gibi diğer destek
aktivitelerinde kullanılan süreçler
• Riskler
37

Örnek süreç ölçümleri

• Kontrol ve gözden geçirmelerde hataları bulabiliyor muyuz?
• Bulunan hatalar ve hata düzeltme oranları
• Hatalar yüzünden tekrar işlerin sayısı/büyüklüğü

Tanımlanan süreçler takip ediliyor mu?

Süreçler amaçlarına ulaşabiliyor mu?

38

19
 22.01.2016

Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik)

• Giriş
– Geçmiş çalışmalar
– Sözleşme ve müşteri bilgileri
• Proje Tanımı
– Projenin amacı
– Sistem (ürün veya hizmet) tanıtımı
– Beklenen çıktılar (Ürün ve dokümanlar)
• Proje Organizasyonu
– Organizasyon şeması
– Görev, yetki ve sorumluluklar
• İş Dağılım Ağacı ve İş Tanımlar (Özet)
• Proje Takvimi(Özet)
• Proje Bütçesi (Özet)
39

Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik)

• Proje Takibi ve Kontrolü
– Toplantılar
– Dokümanlar / Planlar / Raporlar
– Teknik Performans ve Maliyet/Program Kontrolü
– Teknik Problem Kontrolü
– Değişiklik Kontrolü
– Malzeme Tedarik ve İzleme
• Dokümanların Saklanması
– Yazışmalar
– Proje Dokümanları
• Gizlilik Önlemleri
• Ekler
– Ana Program
– WBS / Sorumluları / İş Tanımları
– Proje Bütçesi
– Proje Ekibi 40

20
 22.01.2016

Plan statik (durağan) ancak

planlama dinamiktir (devamlıdır)

 Planlar genellikle olduğu gibi takip edilmezler!

 İlerledikçe, daha fazla bilgiye sahip olursunuz.
 Planların güncellenmesiyle herkes etken bir şekilde koordine
edilir ve sağlıklı iletişim sağlanır.

41

Gereksinimlerin Toplanması
Collect Requirements
Proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının
ihtiyaçlarını tanımlama ve belgeleme sürecidir.

42

21
 22.01.2016

Gereksinim Dökümanı
 Mevcut Durum - Ulaşılmak istenen hedef
 İş ve proje hedefleri
 Ürünle ilgili fonksiyonel gereksinimler
 Hizmet, performans, güvenlikle ilgili ihtiyaçlar
 Kalite ihtiyaçları
 Destek ve eğitim ihtiyaçları
 Gereksinim takip matrisi (requirment traceability matrix)

43

Gereksinimlerin Toplanması
ve Dengelenmesi

 Görüşmeler
 Belirli bir konuda uzman paydaşların bir araya geldiği odak gruplar
 Farklı perspektifteki paydaşların bir araya gelmesi (tasarımcı ve
son kullanıcı)
 Beyin Fırtınası (Brainstorming)
 Zihin Haritaları (Mind Maps)
 Anketler
 Gözlem yapma
 Prototip oluşturma 44

22
 22.01.2016

45

Kapsamın Tanımlanması
Define Scope
 Proje Başarısı için kritik faktörlerin başında «kapsamın
doğru ve eksiksiz anlaşılması» ve kapsamın doğru
yönetilmesi gelir.
 Kapsamın iyi yönetilememesi
 Gecikmelere
 Kalitesiz ürünlere ve
 Aşılmış bütçelere yol açar….!

46

23
 22.01.2016

Kapsamın Tanımlanması
 Gereksinimlerin toplanması ile birlikte Proje Kapsam
Bildirimi (Scope Statement) hazırlanır.

 Başarısız projelerin çoğunda ya bu belge hiç

hazırlanmamıştır veya başlangıçta anlaşılan kapsam
fazlasıyla değişmiştir.
 Proje Kapsam Bildiriminde, proje temel kısıtları
teslimatlar ve tahminler başlangıç sürecine göre daha
detaylı olarak belirlenir.

47

Kapsamın Tanımlanması
PROJE KAPSAM BİLDİRİMİ
Proje Başlatma Belgesi’nin detaylandırılması ile oluşur
 Projenin yapılış amacı
 Projenin temel teslimatları (deliverables)
 Proje kabul kriterleri
 Kısıtlar ve varsayımlar
 Öngürülen temel riskler ve söylenebiliyorsa
alınabilecek potansiyel önlemler
 Kaba maliyet ve tarih tahminleri

48

24
 22.01.2016

49

İş Kırılım/Dağılım Ağacı/Yapısı
• İş Kırılım Ağacı, İKA (Work Breakdown Structure – WBS)
proje sonuçlarına ulaşmak için gerçekleştirilecek
(önemsediğiniz/kontrol etmek istediğiniz) bütün faaliyetleri
içerir.
– Ürün geliştirme aktiviteleri
– Yönetim aktiviteleri
– Destek aktiviteleri
– Dokümantasyon, eğitim, seyahat, vb.
• İKA, hiyerarşik iş birimlerine bölünmüş, alt görevlere ayrılmış
ve iş paketleri oluşturulmuş projeleri resmeder
50

25
 22.01.2016

WBS proje yönetimini kolaylaştırır

 Büyük hedefe ulaşmak için ara hedefler belirlenir.
 Sorumlulukların atanmasını kolaylaştırır.
 Maliyetlerin çıkartılmasını kolaylaştırır.
 Kapsam değişikliklerinin takibini kolaylaştırır.
 Risk yönetimini kolaylaştırır.
 Ekip ihtiyacı daha kolay belirlenir.
 Projenin genel takibi kolaylaşır.

51

Ürün Bazlı WBS

52

26
 22.01.2016

Süreç Bazlı WBS

53

WBS Örneği
1 Software for “C” Compiler
1.1 Build a “C” Compiler
1.1.1 Build a User Interface
1.1.2 Build a File System
1.1.3 Build a Parser
1.1.4 Build a Code Generator
1.1.5 Build a Run Time System
1.2 Build the Test Suite for the Compiler
1.2.1 etc.
1.3 Write Documentation
1.4 Write Installation Software
1.5 Manage Software Development
54

27
 22.01.2016

İKY – Faz temelli ayrışım örneği

55

WBS’in Süreçlerle Etkileşimi

56

28
 22.01.2016

İKA - Terminoloji
• Aktivite (Activity)

• İş Paketi (Work Package)

• Tahminlerin Temeli (Basis of Estimate)

• İş Paketi Şablonu

57

İKA - Aktivite
• İKA’nın her seviyesinde yapılacak işler.
• Her bir aktivite bir gereksinime karşı gelir / gelmesi
gerekir.
• Yönetim, kaynakların bulunması, geliştirme sürecinin
detayları gibi işler direk gereksinimlere karşı
gelmeyebilir

58

29
 22.01.2016

İş Paketi (Work Package)

 İş paketi, İKA’nın en alt seviyesindeki aktivitelerdir.
 Başlangıcı ve bitimi belirlidir
 Maliyeti tahmin ve takip edilebilir
 Yönetebilecek kadar küçük ancak ayrıca yönetilmeyi
gerektirecek kadar büyüktür
 Bütçeden atama yapmak için uygundur
 İnsan, saat, maliyet/para, bilgisayar, makine, vb.

59

Tahminlerin Temeli (Basis of Estimate)

• İş paketinin ve maliyet tahminin sebeplerinin tanımı

Tahminlerin Temeli
Aktivite: Müşteri toplantıları için seyahat
İKA #: 1.5.2.3 Maliyet: $16,800
Tanım: Müşteri toplantıları için 4 seyahat. Her bir
seyahate 3 mühendis katılacak ve 2 gün sürecek
Maliyet hesabı: 4 * 3 * 2 * $700/day = $16,800
60

30
 22.01.2016

İş Paketi Şablonu / WBS Dictionary

Aktivite: Dosyalama sisteminin tasarımı
WBS #: 1.1.3.2 Süre: 3 ay
Girdiler: Dosyalama sistemi için müşteri isterleri
Çıktılar: Dosyalama sistemi tasarım dokümanı
Gözden geçirme (review): Ön tasarım gözden geçirmesi, detay
tasarım gözden geçirmesi ve ara emsal (peer) gözden
geçirmeleri
Çıkış kriteri: Dosyalam sistemi tasarımı bütün isterleri
karşılayacak ve tasarım standartlarına uyacak
Detaylı Tanımı: Booch metot ve nesneye dayalı tasarım
yaklaşımı kullanılarak dosyalama sisteminin tasarımının
yapılması.

61

WBS Dictionary (İKY Sözlük)

62

31
 22.01.2016

İKY - Riskler
• Çok detaylı olabilir
• İş tanımları çok muğlak olabilir
• Bazı aktiviteleri unutulabilir
– 0 zaman, 0 bütçe!

• Önlemler: Gözden geçirmeler, aktivitelerin gereksinimlere

takibi, periyodik güncelleştirmeler…

63

Sorular & Cevaplar

64

32