Proje Yönetimi

Proje Değerlendirme ve Kontrol

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.

 PMBOK

1. PMBoK 6.7
2. PMBoK 7.4
3. PMBoK 7.4.2.1
4. PMBoK 7.4.2.2
5. PMBoK 7.4.2.4

2
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Giriş

• Proje izleme ve kontrol, proje yaşam döngüsü boyunca ilerledikçe

proje takımının bu ilerleyişe hakim olmasını sağlayan
mekanizmalardır.
• Projenin kontrolünün en iyi şekilde yapılabilmesi için izleme süreciyle
ilgili iki önemli soru cevaplanmalıdır:
• Projeyle ilgili hangi bilgiler ölçülmelidir?
• Bu bilgileri ne zaman ölçülmelidir?
• Projelerin kapsamlı ve doğru bir şekilde ve zamanında kontrol
edilmesi için sistematik bir yaklaşım geliştirilmelidir.

3
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Proje Kontrol Döngüsü – Genel Model

1. Hedef belirle

2. Mevcut durumu ölç

3. Mevcut durumu ve planı karşılaştır

4. Düzeltmek için harekete geç

4
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Proje Kontrol Döngüsü
1. Hedefleri belirle

4. Düzeltmek için 2. Durumu ölç

harekete geç

3. Plan ve gerçek durumu

karşılaştır
5
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Proje Performansını İzlemek

6
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Proje S-Eğrisi
Toplam Maliyet (bin dolar)

Süre (Hafta)

7
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Negatif Sapma Gösteren S-Eğrisi
Toplam Maliyet (bin dolar)

10000$ negatif sapma

Süre (Hafta)
Plananan toplam maliyet
Gerçekleşen toplam maliyet
8
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 S-Eğrisi Dezavantajları

• S-eğrileri pozitif ve negatif sapmaları saptayabilir ama

sapmanın sebebi ile yorum yapmamıza yardımcı olmaz.
• İyi haber mi, kötü haber mi?
• Negatif sapma projenin planın gerisine düştüğünü mü
gösterir?
• veya maliyetleri düşürmenin bir yolu mu bulundu?
• Pozitif sapma projenin planın ilerisinde gittiğini mi gösterir?
• veya projenin kaynakların verimsiz mi kullanılıyor?
• S-eğrileri reaktif araçlardır, proaktif faydaları yoktur.

9
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kilometre Taşı Analizi
Kilometre taşları bir projenin tamamlanması için önemli olan aşamaları
veya olayları simgeler.

Kilometre taşları
• Önemli aşamaların tamamlandığını gösterir
• Motivasyonu artırabilir
• Tedarikçilerin zaman planının yapılmasına yardımcı olur
• Proje aşamalarının ne zaman başlayıp bittiğini net olarak
gösterir
• Proje değerlendirme aşamalarının ne zaman yapılacağını
gösterir
• Müşterinin değişiklik isteklerini yapması için zaman
aralıkları belirler
• İş paketlerine odaklanmış çalışanların projenin bütününü
görmesine yardımcı olur
10
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Gantt Şemasında Kilometre Taşları

FIGURE 13.5
11
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kilometre Taşları ile ilgili Dezavantajlar

• S-eğrileri gibi reaktif kontrol sistemleridir.

• O noktaya gelene kadar iş önemli derecede aksatılmış
ise, geçmişte yapılan yanlışların sonuçlarının
düzeltilmeye çalışılması dışında bir aksiyon planı
vermez.

12
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kontrol Eden Gantt Şeması

• Aktivite tamamlanışlarını çizelge temel planıyla

karşılaştırıp kontrol eder.
• Projedeki her aktivitenin kontrol tarihindeki
tamamlanma seviyesini belirler.

13
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kontrol Eden Gantt Şeması

FIGURE 13.6
14
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kontrol Eden Gantt Şeması ve Zaman Sapmaları

Aktivitelerin tamamlanma
yüzdeleri girilerek projenin
durumu izlenir

15
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kontrol Eden Gantt Şemasının Avantaj ve
Dezavantajları
• Anlaması kolay ve görsel
• Hızlı bir şekilde güncellenebilir
• Hedefler tutturulamadığında problemlerin kaynağını
göstermez
• Projenin geleceğiyle ilgili projeksiyonlar yapmaz
• Daha fazla açıklama gücü olan yöntemlerle birlikte
kullanılmalıdır

16
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Değer Yönetimi
(Earned Value Management)

Proje kontrolü ve gidişatın değerlendirilmesi için zaman,

maliyet ve performansı birlikte analiz etmek gerekir.

Kazanılmış Değer Yönetimi üç ana proje başarı kriterini

(maliyet, zaman, performans) birleştirerek ölçmeye
yönelik bir kontrol yöntemidir.

17
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Değer Yönetimi
(Earned Value Management)
Maliyet
S-Eğrisi

Maliyet

Performans Zaman

Kazanılan Maliyet
Değer
Performans Zaman

Performans Zaman
İzleme Şeması
18
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Değer Yönetimi (KDY) Terimler

• Planlanan Değer (PD) – çizelgelenen işe atanan resmi bütçe

• Kazanılmış Değer (KD) – tamamlanan işin o işe atanmış bütçe

cinsinden ifadesi

• Gerçekleşen Maliyet (GM) – takvimde berlirli bir noktada bir işin

tamamlanmış olan kısmı için gerçekleşen maliyet

• Zaman sapması (ZS) – kazanılmış değer ve planlanan değer arasındaki

fark, KD - PD

• Maliyet sapması (MS) – kazanılmış değer ve gerçekleşen maliyet

arasındaki fark, KD - GM
19
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Değer Yönetimi (KDY) Terimler

• Zaman Performans Indeksi (ZPI) – belirli bir tarihe kadar proje

performansının zaman çizelgesi beklentilerini ne kadar karşıladığı,
KD/PD

• Maliyet Performans Indeksi (MPI) - belirli bir tarihe kadar proje

performansının maliyet beklentilerini ne kadar karşıladığı, KD/GM

• Toplam Bütçe (TB) – proje tamamlandığında ulaşılması bütçelenmiş

olan miktar

20
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Değer Yönetiminin Adımları

1. Aktiviteleri ve her aktivite için ne kadar kaynak

gerektiğini belirle

2. Kaynakların ne zaman kullanılacağını gösteren zaman

planı yap
3. Zaman Bazlı Bütçe hazırla (PD)
4. Her aktivite için gerçekleşen maliyeti hesapla (GM)

5. Maliyet sapması (MS) ve zaman sapmasını (ZS)

hesapla

21
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Proje Bütçesi ve Kazanılmış Değer

Planlanan Değer
Toplam Maliyet (bin dolar)

Kazanılmış Değer

Süre (Hafta)

22
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 KDY Performans Değerleri

MPI = KD / GM

ZPI = KD / PD PD

MS
$ ZS
GM

KD

Zaman

23
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Değer Örneği
Nisan Sonu

Aktivite Oca Şub Mar Nis Plan %T

Personel 8 7 100

Plan 4 6 80

Prototip 2 8 60

Dizayn 3 33

Aylık Plan 8 7 6 17

Kümülatif Pl.

Aylık Gerç 8 11 8 13

Kümülatif Gerç

24
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Değer Örneği Değer
Nisan Sonu 8=0,80*10
Aktivite Oca Şub Mar Nis Plan %T KD

Personel 8 7 15 100 15

Plan 4 6 10 80 8

Prototip 2 8 10 60 6

Dizayn 3 3 33 1

Aylık Plan 8 7 6 17 38 ∑ 30

Kümülatif Pl. 8 15 21 38

Aylık Gerç 8 11 8 13 Kazanılmış Değer

30=15+8+6+1
Kümülatif Gerç 8 19 27 40
Planlanan Değer
Toplam Maliyet 38=15+10+10+3
40=8+11+8+13 25
 Kazanılmış Değer Örneği

Zaman Sapmaları
Planlanan Değer (PD) = 38 = 15+10+10+3
Kazanılan Değer (KD) = 30 = 15+8+6+1
Zaman Performans Indeksi = 30/38 = 0,79 = KD/PD
Tahmin Edilen Tamamlanma Zamanı = (1/0,79)x4=5,06

Maliyet Sapmaları
Gerçekleşen Maliyet (GM) = 40 = 8+11+8+13
Maliyet Performans Indeksi = 30/40 = 0,75 = KD/GM
Tahmin Edilen Tamamlanma Maliyeti = (1/0,75)x38 = 50,67
26
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Değer Örneği 2
Haziran Sonu

Planlanan % Tamamlanma
Aktivite Oca Şub Mar Nis May Haz Tem Değer (Haziran Sonu)
A 8 7 15 100.00%
B 4 6 10 80.00%
C 2 8 10 60.00%
D 3 8 10 21 33.00%
E 2 30 32 25.00%
F 10 10 0.00%
G 15 5 20 0.00%
Aylık Gerçekleşen Maliyet 8 11 8 11 10 30
Toplam Gerçekleşen
Maliyet 8 19 27 38 48 78

27
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Değer Örneği 2

Zaman Sapmaları
Planlanan Değer (PD) = 15+10+10+21+32+15=103
Kazanılan Değer (KD) = 15+8+6+7+8=44
Zaman Performans Endeksi = KD/PD = 44/103 = 0,43
Tamamlanma Zamanı Tahmini = 7x(1/0,43)=16,3 ay

Maliyet Sapmaları
Toplam Gerçekleşen Maliyet = 78
Maliyet Performans Endeksi = KD/GM = 44/78 = 0,56
Tamamlanma Maliyeti Tahmini= (1/0,56)x$118,000 = $210,714
28
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 KDY’deki Tamamlanma Değerleri

Tamamlanma yüzdelerinin doğru ve zamanında

belirlenmesi, Kazanılmış Değer Analizinin doğru
sonuçlar vermesi için son derece önemlidir.
• 0/100 kuralı
• 0/50/100 kuralı
• Yüzdelik tamamlanma kuralı

29
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 30
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Kazanılmış Çizelge (KÇ) Kontrol Sistemi
• KDY projenin çizelgesini bütçe üzerinden kontrol eder.
• Zaman boyutu üzerinden kontrol yapılmak istenirse KÇ kullanılabilir.
• KDY’nin çizelge performans metrikleri projenin sonuna doğru
güvenilmez hale gelebilir, çünkü bütçe üzerinden hesap yapılır
(ZPI = KD/PD değeri proje gecikse de projenin sonuna doğru hep 1’e
yakın olur)
• KDY kullanılırken, PD proje toplam bütçesine eşit olduğu andan
itibaren proje daha da gecikemez, hesaplar bunu yansıtamaz.
• Bu durumlarda KÇ alternatif bir kontrol sistemidir.

31
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 ZPI($) = KD / PD ZS($) = KD - PD
ZPI(t) = KÇ / GÇ (gerçek zaman) ZS(t) = KÇ - GÇ

KD ve PD PD
karşılaştırması

KÇ = Nisan’ın tamamı ve Mayıs’ın bir bölümü

KD

• Projenin bugünkü KD’sini (gerçek zaman), planlanan değer eğrisine göre bu

değerin erişilmesi gereken noktayla karşılaştır. İkisi arasındaki fark, zaman
bazlı bir çizelge sapması değeri verir.
• Haziran sonuna bakıldığında, proje çizelgesinden sapıldığı görülmektedir.
Ocak-Nisan arası ve Mayıs’ın bir kısmı tamamlanabilmiştir.

32
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 • Genel formül:
KÇ = C + (KD – PDC) / (PDC+1 – PDC)

C, planlan proje çizelgesine göre KD >= PD olan birim zamanların

sayısıdır.
• Önceki örnek için:
KÇ = 4 + (KD – PD4(Nisan)) / (PD5(Mayıs) – PD4(Nisan))

• Zaman Sapması ZS(t) = KÇ - GÇ

• ZPI(t) = KÇ / GÇ (gerçek zaman)

33
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 KÇ Örnek
PD ($)
KD ($)
ZS ($)
ZPI ($)
Ay sayısı
KÇ (ay)
ZS (t)
ZPI (t)

KD(January) = 95, PD(January) = 105 KD(Mar) = 470, PD(Mar) = 515

KÇ = 0 + (95 – 0)/(105 – 0) = 0.90 KÇ = 2 + (470 – 200)/(515 – 200) = 2.86
ZS(Jan) = 0.90 – 1 = – 0.10 ZS(Mar) = 2.86 – 3 = – 0.14
ZPI(Jan) = 0.90/1 = 0.90 ZPI(Mar) = 2.86/3 = 0.95

KD(Feb) = 180, PD(Feb) = 200

KÇ = 1 + (180 – 105)/(200 – 105) = 1.79
ZS(Feb) = 1.79 – 2 = – 0.21
ZPI(Feb) = 1.79/2 = 0.90
34
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
 Proje İzleme ve Kontrolünde İnsan Faktörleri

• Proje paydaşları arasında ilişkiler ve koordinasyon

• Proje organizasyonu ve kontrolünün yeterliliği

• Başarı kriterlerinin açıklığı ve paydaşlar tarafından kabulü

• Bütçe baskısının azaltılması

• Başlangıç iyimserliğinin azaltılması

35
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.