1.

Tổ chức và khai thác các bảng tính trong Excel

1

1.1 Một số khái niệm cơ bản

─ Bảng tính

─ Trang tính (không hạn chế/ phụ thuộc vào bộ nhớ của từng máy tính)

─ Dòng (1.048.576)

─ Cột (16.384)

─ Ô tính

─ Các loại địa chỉ ô tính

─ Vùng dữ liệu và địa chỉ vùng dữ liệu

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

 1. Tổ chức và khai thác các bảng tính trong Excel
2

1.2 Tạo lập và định dạng bảng tính

─ Nhập dữ liệu vào ô tính, hiệu chỉnh dữ liệu

─ Lựa chọn một hoặc nhiều vùng dữ liệu

─ Định dạng font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, mầu chữ, căn lề,…

─ Thay đổi độ rộng dòng, cột, kẻ bảng

─ Sao chép dữ liệu nâng cao (paste special)

─ Thêm, sửa, xóa, đổi tên trang tính

─ Liên kết dữ liệu từ nhiều trang tính

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
3

2.1 Tổng quan về sử dụng hàm trong Excel

 Khái niệm hàm

 Hàm chuẩn: là các chương trình con được tích hợp sẵn trong excel, khi cần
người sử dụng chỉ việc sử dụng đúng tên hàm cùng các đối số liên quan của
hàm đó, việc tính toán giá trị cho hàm là do Excel tự thực hiện

 Quy cách chung của hàm

 TÊN_HÀM(danh sách các đối số)

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
4

2.1 Tổng quan về sử dụng hàm trong Excel

- Tên hàm là một từ tiếng Anh viết đầy đủ hoặc rút gọn nhưng mang tính gợi nhớ
- Các đối số của hàm có thể là:
+ Giá trị cụ thể
+ Địa chỉ ô
+ Địa chỉ khối ô
+ Tên khối ô
+ Hàm tính toán
- Các đối số của hàm cách nhau bởi dấu phẩy. Nếu hàm không có đối số ta vẫn
phải nhập cặp () sau tên hàm.

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
5

2.2 Một số hàm toán học

 Hàm Sum – Tính tổng các trị số trong danh sách

= SUM(number1,number2, …)

= SUM(5,10,15,20)  50

 Hàm Average – Tính giá trị trung bình

 Hàm Round – Làm tròn đến cột số lẻ chỉ định

= ROUND(number, number digits)

= ROUND(12345.678,2)  12345.68 ; = ROUND(12345.678,-3)  12000

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
6

2.3 Một số hàm chuỗi ký tự

 Hàm Left – Cắt lấy bên trái của chuỗi một số ký tự

=LEFT(text,num-chars) ; =LEFT(“Tran Van Hoa”, 4)  Tran

 Hàm Right – Cắt lấy bên phải của chuỗi một số ký tự

 Hàm Mid – Cắt lấy một số ký tự của chuỗi

=MID(text,start-num,num-chars) ; =MID(“Trường Đại học KTQD”,8,7)  Đại học

 Hàm Len – Trả về số chỉ chiều dài của chuỗi

=LEN(text) ; =LEN(“ĐH KTQD”)  7

Hàm Find – Cho biết vị trí của ký tự trong chuỗi =FIND("n","hoabinh")  6

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD
2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
7

2.4 Một số hàm thời gian

 Hàm Today – Ngày hiện hành của máy (không đối số)  = TODAY()
 Hàm Day – Cho biết ngày trong tháng của một biểu thức ngày
=DAY(serial_Number) ; =DAY(“04/30/1975”)  30
 Hàm Month – Cho biết tháng của một biểu thức ngày
=MONTH(serial_Number) ; =MONTH(“04/30/75”+365*2)  4
 Hàm Year – Cho biết năm của một biểu thức ngày
=YEAR(“04/30/75”+365*2)  1977
 Hàm Date – Đổi trị gồm năm, tháng, ngày thành một ngày

=DATE(year,month,day) ; =DATE(94,1,25)  01/25/94

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
8

2.5 Một số hàm Logic

 Hàm And – Cho giá trị TRUE (đúng) nếu mọi đối số đều TRUE

=AND(logical1,logical2,…..) ; =AND(2 >1 ,5 > 3,6 >= 6)  TRUE

 Hàm Or – Cho giá trị FALSE (sai) nếu mọi đối số đều FALSE
=OR(logical1,logical2,…..) ; =OR(2 <1 ,5 <3,6 > 6)  FALSE

 Hàm If
=IF(logical_test ,value_if_True,value_if_False)
=IF(5>3 ,10,20)  10 ; =IF(5<3 ,10,20)  20

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
9

2.5 Một số hàm tính toán thống kê

 Hàm SumIf – Tính tổng các ô thoả điều kiện
=SUMIF(range,criteria) ; =SUMIF(B2:B25,">5")  Tính tổng các ô có giá trị >5
 Hàm CountIf – Đếm số ô thỏa mãn 1 điều kiện
=COUNTIF(range,criteria) ; =COUNTIF(B2:B25,"Nam")  đếm số ô có giá trị "Nam"
 Hàm CountIfs - Đếm số ô thỏa mãn nhiều điều kiện
=COUNTIFS(range1,criteria1,range2,criteria2,…)
=COUNTIFS(B2:B25,"Nam”,D2:D25,”Giỏi”)  Đếm số bạn Nam có điểm tổng kết
đạt loại giỏi
(Lưu ý: Hàm COUNTIFS chỉ có ở Excel 2007 hoặc Version mới hơn)

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
10

 Hàm Rank – Cho biết thứ hạng của ô trong chuỗi các giá trị
=RANK(number,ref,[order])
order=0 hoặc để trống  sắp xếp giảm dần
(order=1, sắp xếp tăng dần)
Hai ô có cùng giá trị thì có cùng thứ hạng.
thứ hạng của ô có giá trị lớn hơn gần nhất với
giá trị của ô đúp = thứ hạng của ô đúp + 2
(đối với sắp xếp tăng dần)

=RANK(B2,B2:B13,1)  1
=RANK(B2,B2:B13,0)  12

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

 Bài tập 2
11
Stt Họ và tên Ngày sinh Giới tính Chuyên cần (10%) KT (20%) Thi (70%) Tổng kết Xếp loại

1 Trần Văn An 5/5/1995 Nam 10 9 9

2 Nguyễn Thị Hương 5/20/1995 Nữ 10 9 10
3 Nguyễn Văn Bình 6/25/1995 Nam 8 7 7
4 Vũ Thành Long 2/3/1995 Nam 9 9 8
5 Trương Tuyết Mai 5/7/1995 Nữ 6 7 6
6 Nguyễn Thanh Tùng 11/20/1995 Nam 7 6 6
7 Nguyễn Minh Ngọc 12/30/1995 Nữ 10 10 9
8 Trần Bình Minh 5/18/1995 Nam 6 5 6
9 Nguyễn Thanh Bình 6/15/1995 Nam 9 9 10
10 Tạ Đức Bình 1/28/1995 Nam 5 5 3
11 Nguyễn Thị Bình 5/19/1995 Nữ 8 9 9

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

 Bài tập 2 (tiếp)
* Yêu cầu:
12
- Tính điểm tổng kết (ĐTK) cho mỗi bạn
- Xếp loại học lực theo tiêu chí: ĐTK >= 8.5  Giỏi; 8.5 > ĐTK >=6.5 Khá;
6.5 > ĐTK >=5.0 TB; ĐTK < 5.0  Yếu
- Đếm số bạn Nam, số bạn Nữ
- Đếm số bạn có điểm chuyên cần từ 8 trở lên
- Đếm số bạn được xếp loại Giỏi
- Đếm số bạn có ngày sinh nhật vào tháng 5
- Đếm số bạn có tên là Bình
- Đếm số bạn có họ Nguyễn
- Đếm số bạn có họ khác họ Nguyễn
- Đếm số bạn họ Nguyễn được xếp loại Giỏi
- Vẽ biểu đồ hình bánh mô tả tỷ lệ phần trăm số bạn xếp loại Giỏi, Khá, TB, và Yếu

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
13

2.5 Một số hàm tính toán thống kê (tiếp)

 Hàm Frequency – Cho biết tần suất xuất hiện của các giá trị trong một phạm
vi giá trị, rồi trả về một mảng giá trị theo chiều dọc
Cú pháp: FREQUENCY(data_array, bins_array)
Số thành phần trong mảng trả về nhiều hơn số thành phần trong bins_array một thành
phần. Thành phần phụ trội trong mảng trả về này cho biết số lượng của bất kỳ giá trị nào
cao hơn khoảng cao nhất. Ví dụ, khi đếm ba phạm vi giá trị (các khoảng) được nhập vào
ba ô, hãy bảo đảm bạn nhập hàm FREQUENCY vào bốn ô để có kết quả. Ô phụ trội này
trả về số giá trị trong data_array, mà những giá trị đó lớn hơn giá trị khoảng thứ ba.

 FREQUENCY({4,5,6,7,8,9},{5,6})  2, 1, 3

 Chọn 3 ô liền nhau theo chiều dọc để lưu kết quả. Nhập công thức tính rồi nhấn
tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

 2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
14

2.6 Một số hàm tra cứu

 Hàm Vlookup – Dò tìm Lookup_value bên trái của Table_Array và trả về giá
trị tương ứng ở cột Col_index_num
= VLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Col_index_num, {range_lookup})
Range_lookup: có thể nhập True (hoặc 1) hoặc False (hoặc 0). Nếu nhập TRUE, hoặc
bỏ trống đối số, hàm sẽ trả về kết quả gần khớp với giá trị bạn đã chỉ ra trong đối số thứ
nhất. Nếu nhập FALSE, hàm sẽ khớp giá trị mà đối số thứ nhất cung cấp. Như vậy, nếu ta
muốn tìm kiếm một cách chính xác thì tham số cuối cùng ta cần nhập là 0 ( hay FALSE).
= VLOOKUP("SGN",{"CLN",12;"GDH",24;"SGN",36},2)  36
= VLOOKUP("SGN",{"CLN",12;"GDH",24;“TGN",36},2,FALSE)  #N/A

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

 2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
15

2.6 Một số hàm tra cứu (tiếp)

 Hàm Hlookup – Dò tìm Lookup_value ở hàng đầu tiên của Table_Array và
trả về giá trị tương ứng ở hàng Row_index_num
=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, {range_lookup})
Range_lookup: có thể nhập True hoặc False. Nếu nhập TRUE, hoặc bỏ trống đối số,
hàm sẽ trả về kết quả gần khớp với giá trị bạn đã chỉ ra trong đối số thứ nhất. Nếu nhập
FALSE, hàm sẽ khớp giá trị mà đối số thứ nhất cung cấp.
=HLOOKUP("SGN",{"CLN","GDH","SGN";12,24,36},2)  36
=HLOOKUP("SGN",{"CLN","GDH",“TGN";12,24,36},2,FALSE)  #N/A

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

 2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
16

2.6 Một số hàm tra cứu (tiếp)

 Hàm Index – Chọn một giá trị trong mảng thông qua các chỉ số hàng, cột

=INDEX (Array, Row_num, Col_num)

=INDEX({"CLN","GDH","SGN";12,24,36},2,3)  36

 Hàm Match – tìm kiếm một giá trị đã xác định trong một phạm vi ô, rồi trả
về vị trí tương đối của giá trị trong phạm vi đó.
Ví dụ, nếu phạm vi A1:A3 có chứa các giá trị 5, 25 và 38, thì công thức
=MATCH(25,A1:A3,0) trả về số 2, do giá trị 25 là mục thứ hai trong phạm vi đó.
Cú pháp: =MATCH(giá trị tìm kiếm, mảng tìm kiếm,[kiểu khớp])
Trong đó kiểu khớp có thể là -1, 0, 1 hoặc bỏ qua

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

 2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
17

2.6 Một số hàm tra cứu (tiếp)

 Hàm Match (tiếp) – Ý nghĩa của kiểu khớp

 1 hoặc bỏ qua: Hàm MATCH tìm kiếm giá trị lớn nhất mà giá trị đó nhỏ hơn
hoặc bằng giá trị tìm kiếm. Giá trị trong đối số mảng tìm kiếm phải được sắp
theo thứ tự tăng dần, ví dụ: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSE, TRUE.

 0: Hàm MATCH tìm kiếm giá trị thứ nhất bằng chính xác giá trị tìm kiếm. Các
giá trị trong đối số mảng tìm kiếm có thể được sắp theo bất kỳ trật tự nào.

 -1: Hàm MATCH tìm kiếm giá trị nhỏ nhất mà giá trị đó lớn hơn hoặc
bằng giá trị tìm kiếm. Các giá trị trong đối số mảng tìm kiếm phải được sắp
theo thứ tự giảm dần, ví dụ: TRUE, FALSE, Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2 v.v.

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD

 2. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý bảng biểu kinh tế
18

2.6 Một số hàm tra cứu (tiếp)

 Hàm Match (tiếp) – Chú ý

1. Hàm MATCH trả về vị trí của giá trị khớp đúng trong mảng tìm kiếm, chứ
không trả về chính giá trị đó. Ví dụ,MATCH("b",{"a","b","c"},0) trả về
2, là vị trí tương đối của "b" trong mảng {"a","b","c"}.
2. Hàm MATCH không phân biệt chữ hoa và chữ thường khi so khớp các giá
trị văn bản.
3. Nếu hàm MATCH không tìm thấy giá trị khớp nào, nó trả về giá trị lỗi
#N/A.

GV. Đoàn Quang Minh - Khoa THKT - ĐH KTQD