ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN SÁP NHẬP PHÒNG

Sau buổi trao đổi hôm trước thông báo công ty thay đổi lại sơ đồ tổ chức cho năm tài chính
2024. Em cũng đã về trao đổi với các anh em trong phòng dịch vụ để xem mong muốn nguyện
vọng của từng anh em như thế nào.
Chúng em thấy cách làm, thay đổi lần này là đúng với định hướng phát triển của công ty.
Nhưng chúng em thấy giai đoạn này chưa thực sự phù hợp bởi một số lý do sau:
- Thứ nhất: Bộ phận nhà máy chưa hình thành, sắp tới đây mới cân đối lại nhân sự giữa
các phòng ban về phòng sản xuất.
- Thứ hai: Tất cả anh em của phòng kỹ thuật thiết kế, kỹ thuật dịch vụ về kinh nghiệm
triển khai vẫn còn ít.
Do đó chúng em đề xuất phương án phòng kỹ thuật mới như hình 1:

Mr. Đức:
Phòng kỹ
thuật

Mr. Công R&D (Mr.

Mr. Quang
Hiếu Đức)

Team phần Team phần

Team R&D
cứng mềm

Figure 1 Sơ đồ phòng kỹ thuật mới đề xuất

Phòng kỹ thuật nên chia thành 2 nhóm nhỏ gồm: Team phần cứng và team phần mềm. Khi đó
sẽ có anh em chuyên môn hoá về phần cứng, anh em chuyên môn hoá về phần mềm.
 Làm bất kì dự án nào, chỉ cần trao đổi 2 lead team cùng anh Đức. Anh Đức vẫn là người
có kinh nghiệm nhất về mặt kỹ thuật. Anh đứng ra điều phối và quản lý chất lượng thiết kế sẽ
đảm bảo được tiến độ cũng như chất lượng cho từng dự án. Tối ưu được nhân sự của phòng kỹ
thuật. Phòng kỹ thuật sẽ thành một tập thể hoà đồng, đoàn kết, học hỏi lẫn nhau.
- Nếu dự án đã triển khai rồi, anh em phần mềm đã triển khai rồi, có thể bàn giao cho anh
em phần cứng đi xử lý tại site hoặc ngược lại.
 - Nếu dự án mới, thì sẽ cần 2 anh em của 2 team triển khai đến khâu tại site, đồng thời
phối hợp với anh em dưới kỹ thuật sản xuất.
Kết quả: Điều đó giúp cho 1 người nhân viên từ các phòng ban có thể được trải nghiệm các lĩnh
vực, các khâu trong dự án. Khi đó có cái nhìn thực tiễn để quay trở lại hoàn thiện thiết kế cho
các dự án sau đồng thời tối ưu được năng suất của nguồn nhân lực hiện có.
Về nguyện vọng, và một số câu hỏi thắc mắc của từng anh em trong phòng kỹ thuật dịch vụ
trong việc gộp phòng, em thay mặt anh em liệt kê chi tiết trong bảng 1.
STT Câu hỏi
1.
Lý do gộp nhóm là gì?
Quản lý bị chồng chéo giữa các
2.
phòng cụ thể là khâu nào?
Thưa anh, trong quá trình gộp nhóm
như này, chúng em sẽ làm việc trực
3. tiếp với ai, phối hợp với các phòng
ban như nào?
Vấn đề nhìn thấy ở sơ đồ cấu trúc
mới: Đang nhiều tầng quản lý mà
công việc của các tầng đó đang
chung chung, giống nhau. +> Nhiều
người đang cùng quản lý 1 việc.
4. 1dự án đang chia 2 kiểu quản lý:
1 khâu về chất lượng thiết kế,
1 khâu về tiến độ dự án
Vậy ai giữ vài trò gì trong 2 khâu
trên của dự án?
Như sơ đồ mới:
Định hướng cty phát triển kth theo
5. hướng chuyên môn hoá hay vẫn làm
theo kiểu đa nhiệm?
(nếu đa nhiệm thì k còn câu hỏi).
Đề xuất
N/A
N/A
N/A
Mr. Đức vẫn quản lý trực tiếp
các nhóm (SW-, HW, Service
và R& D) – Quản lý về tiến độ
Còn các leader các nhóm sẽ
quản lý về chất lượng thiết kế.
Nếu chỉ có SW, HW thì
Service DCS SW kiêm luôn
mảng đó.
Đề xuất theo hướng chuyên
môn hoá
Câu trả lời BLĐ
‘- Thay đổi theo định hướng của
công ty: thêm KTSX
- Do thêm phần R&D: bài toán
mới lâu dài của Nova
- Hiệu quả công việc: Lãng phí
nguồn lực, nguồn lực không
dược sử dụng 1 cách tối ưu.
Kick off, ông kỹ thuật sẽ troa
đổi => ông phó phòng sẽ đề xuất
ý kiến đưa vào PM
Tiến độ do từng dự án cụ thể do
PM
Khoa học kỹ thuật bc trưởng
phòng
GĐ thuật chưa có.
Phó phòng kiểm tra bản vẽ, TP
phê duyệt bản vẽ.
- Tuân thủ theo PM đề ra
(tiến độ).
- TP lâp ra file quản lý
tiến độ tk
- Giao check chéo chất
lượng dự án.
- Việc bố trí nhân sự cần
trao đổi phó với trưởng.
Kỹ thuật báo Phó, phó báo
trưởng, trưởng phòng bc
lãnh đạo: Hàng tuần,
Còn dự án báo cáo Mr.
Thiện.
- Đi site, bcct cho PM, cc
PP, TP. KT
Vẫn điều phối qua lại nếu có yêu
cầu- Hạn chế tối đa.
Xây dựng thành 2 nhóm chuyên
môn hoa, xây dựng thành
typical.
SW: yêu câu DCS tách

Có leader cho từng nhóm chuyên
môn không? HW and SW?
Nếu có leader từng nhóm chuyên
6. môn, vậy chức năng của Leader có bị
chồng chéo với câu 4 hay không?
Vậy sau 1 thời gian nữa công ty lại
thay đổi cấu trúc phòng kth ah?
Ví dụ: 1 ông định hướng ptr là tập
trung về SW, khi chưa dự án về SW,
ông làm HW or đi Sevice. Tuy nhiên
có dự án mới cắt ngang yêu cầu về
SW. thì nhừng ông đang định hướng
7.
ptr SW không tham gia được dự án
đó vì đang dang dở dự án cũ.,… =>
Khi đó dần dần 1 2 dự án như này thì
ae cũng bị quá tải và không làm đúng
định hướng?
Như trước khi gộp, mỗi trưởng nhóm
care 1 lĩnh vực. Thì chúng e đang
8.
muốn hiểu sơ bộ cách thức quản lý
của TP. KT
Về chức năng của ae kỹ thuật ở sản
9.
xuất là làm gì?
KTSX tập trung phần sản xuất tại
nhà máy, và kiểm soát chật lượng
KCS.
10. >>>>Các vướng mắc khi ae ktsx đi
site sẽ lại phải yêu cầu hỗ trợ từ
phòng kth
Khụng bậc lương của 2 nhóm đang
có sự khác nhau (theo thông tin cuối
năm trao đổi giữa các phòng với
LĐ).
11. Vậy khi gộp lại như này, các nhân sự
có được điều chỉnh cho phù hợp với
bậc lương hiện hành của công ty
không?
12.
13.
Việc phòng kỹ thuật tự trao đổi
để đề xuất leader mà không
Chuẩn hoá bộ hướng dẫn SW,
thông báo chính thống thì
HW.
không phù hợp => có thông
SW: Quang
báo public cho các phòng ban
HW:Hiếu
nắm được thông tin, để thuận
DCS: Kiêm service DCS
tiên phối hợp trao đổi trong
công việc.
Đề xuất chia định hướng
chuyên môn hoá ngay từ đầu?
Trong thời gian k có dự án, ae
nghiên cứu đào tạo lẫn nhau
trong nhóm.
Ngoài hãng ABB, sẽ tổ chức
đào tạo trainning về Siemens,
….
Nhóm SW DCS sẽ tách riêng, k
điều phối nhân sự vào các nhóm
khác. – Đề xuất thêm người.
Đi site, FAT, phụ trách cơ điện
nhà máy.
Precom
Dự án xác định ngày từ đầu.
KTSX chỉ hỗ trợ bàn giao, còn
tư vấn kỹ thuật tại site vẫn là
Việc ktsx đi hay k do PM điều
ông kth trực tiếp dự án này
phối xác nhận ngay từ đầu.
support và nếu k hỗ trợ từ xa
được phải đào tạo chuyển giao
từ nhà máy.
Thực hiện ngay khi có thông
báo sáp nhập phòng ban.
Tổng hợp các contact KH của
các dự án đã triển khai gửi lại
TP. KT