QUẢN TRỊ

CHUỖI CUNG
ỨNG

GV: ThS Nguyễn Thị Thảo Quỳnh

Email:quynhntt.010428@ueh.edu.vn
Chương 3: Quản trị dự án

Khái niệm dự án Mô hình hoạch định mạng lưới

Tầm quan trọng Quản trị hiệu quả dự án

Mục tiêu học tập
LO4–1: Giải thích dự án là gì và các
dự án được tổ chức như thế nào.
LO4–2: Phân tích các dự án bằng
cách sử dụng các mô hình hoạch định
mạng lưới.
LO4–3: Đánh giá hiệu quả dự án
bằng EVM – earned value
management
LO4–4: Ứng dụng phần mềm trong
quản trị dự án
Quản trị dự án
Dự án là gì?
ü Một chuỗi các công việc có
liên hệ nhau, thường hướng
đến một kết quả trực tiếp và
đòi hỏi một khoảng thời gian
cụ thể để thực hiện.
Quản trị dự án là:
ü Hoạch định, chỉ đạo, kiểm
soát tài nguyên (con người,
thiết bị, vật liệu…) để đáp
ứng các ràng buộc về kỹ
thuật, chi phí và thời gian
thực hiện dự án.
 Phân loại dự án
Mức độ thay đổi

Kiểu dự
án
 Tổ chức dự án

Dự án thuần túy/độc lập (pure project)

• Một nhóm tự quản làm việc toàn thời gian cho dự án.

Dự án chức năng (functional project)

• Trách nhiệm đối với dự án nằm trong phạm vi một chức năng nào đó của công ty. Nhân viên
từ khu vực đó làm việc cho dự án, nhưng thường là dưới dạng bán thời gian.

Dự án ma trận (matrix project)

• Một kiểu cấu trúc pha trộn giữa dự án thuần túy và dự án chức năng – con người từ các khu
vực chức năng khác nhau cùng làm chung dự án, có thể là bán thời gian.
 Tổ chức dự án thuần túy

• Giám đốc dự án có toàn quyền quyết định

• Thống nhất mệnh lệnh
Thuận lợi • Kênh giao tiếp được rút ngắn => ra quyết định nhanh
chóng
• Tinh thần đội nhóm, động lực và cam kết cao.

• Trùng lặp về chức năng, nguồn lực sử dụng

• Các mục tiêu chung và các chính sách của tổ chức
Bất lợi không được tập trung
• Hạn chế về chuyển giao công nghệ.
• Các thành viên nhóm không thuộc “biên chế” công ty =>
bất lợi khi dự án kết thúc/trì hoãn.
Tổ chức dự án chức năng
 Tổ chức dự án chức năng

• Một thành viên nhóm có thể làm việc đồng thời các dự
án khác nhau.

Thuận lợi • Hoạt động chuyên môn được đảm trách bởi phòng
ban chức năng trong trường hợp dự án không còn
• Chuyên môn hoá trong từng phòng ban có thể hỗ trợ
giải quyết các dự án.

• Các khía cạnh của dự án mà không liên quan trực tiếp

đến các khu vực chức năng có thể bị loại bớt.
Bất lợi • Động lực làm việc thường không cao.
• Yêu cầu của khách hàng không phải sự ưu tiên hàng
đầu và thường được phản hồi chậm chạp.
Tổ chức dự án ma trận
 Tổ chức dự án ma trận

• Kênh giao tiếp giữa các phòng ban được nâng cao
• Giám đốc dự án chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án
• Hạn chế việc trùng lắp tài nguyên
Thuận lợi • Các thành viên nhóm đều thuộc “biên chế” phòng ban nhất
định.
• Các chính sách của công ty mẹ được gắn với các hoạt động
của dự án.

• Báo cáo với hai quản lý trực tiếp.

• Thành công/thất bại tùy thuộc khá nhiều vào kỹ năng
Bất lợi thương lượng của project manager
• Tối ưu hoá cục bộ => tranh giành nguồn lực cho dự án
của mình
 Các khái niệm liên quan

¨ Bảng báo cáo công việc (statement of work – SOW)

¤ Mô tả các mục tiêu cần đạt, liệt kê sơ lược các công việc cần đạt,
thời gian bắt đầu, ngày dự kiến hoàn thành
¨ Nhiệm vụ (task)
¤ Các khoản mục chia nhỏ của 1 dự án – thường thực hiện trong
khoảng vài tháng và được thực hiện bởi một nhóm nhỏ => các
tiểu mục (subtask)
¨ Gói công việc (work package)
¤ Một nhóm các hoạt động/công việc liên quan được giao cho một
đơn vị tổ chức
 Các khái niệm liên quan

¨ Các mốc dự án (Project Milestone)

¤ Các sự kiện quan trọng trong một dự án.
¨ Bảng cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown
Structure - WBS)
¤ Cơ cấu tổ chức các mục tiêu, các nhiệm vụ và các gói công việc
¨ Hoạt động (Activities)
¤ Các phần công việc đòi hỏi thời gian thực hiện
 Ví dụ về WBS

Overview

Details
Ví dụ về WBS– Thiết kế máy quét quang học cỡ lớn
Overview

Details 4-18
Mô hình hoạch định mạng lưới CPM/PERT

Một dự án được hình thành bởi một trật tự các hoạt động làm hình
thành một mạng lưới thể hiện dự án đó.

Đường găng/ Đường tới hạn (Critical path) là chuỗi hoạt động dài
nhất, dựa trên thời gian cần thiết để thực hiện dự án

Phương pháp này nhằm xác định thông tin về tiến độ thực hiện mỗi
hoạt động trong dự án

Phương pháp này tính toán khi nào một hoạt động phải bắt đầu, khi
nào cần hoàn thành, và xem xét hoạt động này có thuộc đường tới
hạn hay không
Phương pháp đường tới hạn (Critical
Path Method – CPM)

Xác định các hoạt động cần được thực hiện

và ước lượng thời gian cần thiết để thực hiện.

Xác định trình tự thực hiệnvà vẽ sơ đồ mạng

lưới thể hiện thứ tự ưu tiên thực hiện

Xác định đường tới hạn/đường găng.

Thời gian rỗi Xác định thời gian bắt đầu/kết thúc sớm và
(slack time) thời gian bắt đầu/kết thúc trễ.
Ví dụ về CPM Xác nh trình t thc hinvà v s mng
li th hin th t u tiên thc hin
 Xác nh thi gian bt u/kt thúc sm và

t/g som nhat de bat dau tg som nhat de ket thuc

tg tre nhat de ket thuc

tg tre nhat de bat dau

slack time: some leeway (su cham tre) in when an activity can start and finish.
 Xác nh ng ti hn/ng gng.

1+2=3
thoi gian
uoc luong
hoan thanh
cong viec
time early finish (EF)
time early start (ES)
AOA: cvc
tren mui
Công vic ten
AOM

LS= 4
1 (bng 1 LS= 4-1=3
0 thì B mi
bt u sm
dc)

2 3
Ví dụ 4.1: Dự án SX máy tính bảng
¨ Giả sử công ty của bạn tin rằng có nhu cầu lớn ở thị trường này vì các
Cần xây sản phẩm hiện có chưa được thiết kế chính xác. Chúng quá nặng, quá
dựng sơ đồ lớn hoặc quá nhỏ để có bàn phím kích thước tiêu chuẩn. Máy tính dự
mạng lưới dự định của bạn sẽ đủ nhỏ để có thể bỏ vào túi áo khoác nếu cần. Kích
án và xem thước lý tưởng sẽ không lớn hơn 12,7cm x 24,1cm x 2,5cm với bàn
phím gập. Nó sẽ nặng không quá 0,5kg và có màn hình LCD, ổ đĩa
xét tính khả micro và kết nối không dây. Điều này sẽ thu hút các doanh nhân đi du
thi của việc lịch, nhưng nó có thể có thị trường rộng hơn nhiều, bao gồm cả sinh
sản xuất ra viên. Nó sẽ có giá trong khoảng $175–$200.
mẫu máy tính ¨ Sau đó, dự án này sẽ được tiếp tục đi vào thiết kế, phát triển và sản
mới trong 35 xuất bản mẫu (prototype) của chiếc máy tính bảng này. Trong ngành
công nghiệp máy tính đang thay đổi nhanh chóng, điều quan trọng là
tuần. phải tung ra thị trường một sản phẩm thuộc loại này trong vòng chưa
đầy một năm. Do đó, nhóm dự án đã được phép khoảng tám tháng (35
tuần) để sản xuất prototype.
 Ví dụ: xác định các công việc và vẽ sơ đồ mạng lưới

cvc bat dau truoc, vi ko co cvc nao bat

dau trc do

C(7) F(8)

A(21) G(2)

B(5) D(2) E(5)

4-25

Note: Trong 1 du an co the co nhieu dg toi han

Determine Early Start/Early Finish and Late Start/Late
Finish Schedule

Critical 21 28 28 36
Path 1:
ACFG C(7) F(8)

21 28 28 36
0 21 36 38

A(21) G(2)
0 21 36 38
21 26 26 28 28 33

Critical B(5) D(2) E(5)

Path 2:
ABDFG 21 26 26 28 31 36

Excel: Critical
Paths
CPM với ước lượng 3 loại thời gian hoạt động
(three activity time estimates)

Ø Khi thời gian công việc thay đổi, ước lượng thời gian đơn có
thể không còn đáng tin cậy. Thay vào đó, ước lượng 3 giá trị:
ü Tối thiểu
ü Tối đa
ü Có khả năng nhất
Ø Điều này cho phép tính toán một ước lượng xác suất về thời
gian hoàn thành.
Ø Đây chính là phương pháp PERT.
Phương pháp PERT: cách tính
pp uoc luong thoi gian

do lech chuan

Excel: PERT
Calculations
Ví dụ: ước lượng 3 loại thời gian

ET: t/g uoc luong

4-30
 Ví dụ: mạng dự án và ước lượng
21 28 28 36

C(7) F(8)

21 28 28 36
0 21 36 38

A(21) G(2)
0 21 36 38
21 26 26 28 28 33

B(5) D(2) E(5)

21 26 26 28 31 36
 Ví dụ: ước lượng 3 loại thời gian
¨ Xác suất hoàn tất dự án trong 35 tuần (hay
sớm hơn)
D: t/g muc tieu
Te: t/g du kien
35

tong phuong
sai cac cvc
gang
(nhung cvc
nam tren dg
gang la cvc
gang)

- tinh tong phuong sai

tren dg gang thu nhat
- tinh tong phuong sai
tren dg gang thu hai
=> Chon tong phuong
sai lon nhat de tinh toan
cho he so Z
Ví dụ: ước lượng 3 loại thời gian
¨ Xác suất hoàn thành trong 35 tuần (hay sớm
hơn) là khoảng 19% so voi gia tri trogn bang de tim % chenh lech
Note: Nhap
ham
NORSMDIST
(z) tren exel
de ra % xac
suat
Mô hình chi phí-thời gian và rút ngắn thời gian dự án

¨ Mô hình chi phí-thời gian (time-cost model) là sự mở

rộng mô hình CPM để cân nhắc sự đánh đổi giữa thời gian
đòi hỏi để hoàn tất một công việc và tổng chi phí của dự án.
¤ Cân nhắc chi phí hoạt động trực tiếp, gián tiếp của dự án và thời
gian hoàn tất công việc
¨ Nó thường được gọi là mô hình rút ngắn thời gian hoàn
thành dự án (“crashing”).
 Rút gọn dự án
Thiết lập sơ đồ tìm đường găng CPM.

Xác định chi phí trên mỗi đơn vị thời gian để thực
hiện mỗi công việc.

Tính toán đường găng.

Rút gọn đường găng tại điểm mà chi phí là thấp

nhất.

Vẽ sơ đồ đường cong chi phí trực tiếp, gián tiếp và

tổng chi phí để tìm lịch trình có chi phí thấp nhất.
Ví dụ: rút gọn dự án

the hien do doc mqh giua

cp va tg

CC: chi phí khi rut ngan t/g (van hoan thanh cvc)
NC: chi phi thong thuong
NT: tg thong thuon
CT: tg rut gon

Excel: Project
Crashing
 Ví dụ: rút gọn dự án

Dự án đã đạt mức
thời lượng tối thiểu

Hoạt động D không

thể bị rút gọn hơn tại
điểm này

Hoạt động A không

thể rút gọn hơn tại
điểm này

4-37
Quản trị các nguồn lực
Ø Cùng với việc lên thời biểu công việc, các nguồn lực cũng cần
được phân bổ cho các công việc cụ thể.
Ø Phần mềm có thể được sử dụng để phát hiện các nơi phân bổ
thừa nguồn lực.
ü Mức sử dụng dự kiến vượt mức khả năng chu cấp hiện có
Ø Khi nguồn lực bị phân bổ thừa, cần tiến hành phân bổ lại, nếu
không sẽ tốn kém nhiều nguồn lực hơn.
ü Tận dụng các khoảng thời gian rỗi (slack).
Sơ đồ kiểm soát dự án

ü Sơ đồ cung cấp một

cách trực quan hình ảnh
các tiến trình giúp dễ
nhận ra tình hình
ü Có thể sử dụng các phần
mềm để trích xuất.
ü Sơ đồ Gantt cho thấy
lượng thời gian cần thiết
và trình tự công việc.
Mẫu báo cáo hoàn thành dự án
 Quản trị giá trị thu được (EVM)
¨ Một kỹ thuật để đo lường tiến độ của dự án một cách
khách quan.
¨ Có khả năng kết hợp các đo lường về qui mô, lịch trình và
chi phí của một dự án.
¨ Mục tiêu: đánh giá sự tương đối một cách tương đối của 1
dự án tại một thời điểm.
¨ Áp dụng cho các dự án tập trung vào tạo ra doanh thu
hoặc chi phí, tuỳ loại hình dự án.
 Phương pháp EMV – Các đặc trưng cơ bản
EVM

Đánh giá mỗi công việc:

- Dựa vào doanh thu: PV Các quy tắc định trước về
Một kế hoạch dự án xác thu nhập và chi phí (thang
định các công việc cần (planned value)
đo) để lượng hóa mức độ
được hoàn thành - Dựa vào chi phí: BCWS hoàn thành công việc (EV
(budgeted cost of work hoặc BCWP)
scheduled)

4-42
Các biểu đồ Quản trị giá trị thu được
Chi phí dự toán (theo lịch) và chi phí thực tế Chi phí của các công việc theo lịch và việc
được thực hiện

Chi phí dự toán (công việc

theo lịch và thực tế) và chi
phí thực tế
Chi phí dự toán (công việc được thực hiện) và
chi phí thực tế

4-43
Theo dõi dự án không sử dụng EVM

Không cần Sau tuần 5, dự

phương tiện án nằm trong
để lượng hóa Dự án có vẻ phạm vi dự toán.
bao nhiêu vượt dự toán
công việc đã trong tuần 1 – 4.
được hoàn Chi phí thực tế
thành, đây là vượt dự toán.
loại thông tin
duy nhất có
sẵn.

4-44
Theo dõi dự án dùng EVM

EVM cung Sau tuần 6, dự

cấp thông tin án rơi lại sau tiến
về thành quả độ (chậm hơn
theo lịch trình. tiến độ).
Dự án hoàn
thành trước tiến
độ trong tuần 1 –
5.

4-45
Theo dõi dự án với EVM

Dự án nằm trong
phạm vi dự toán
về phương diện
các công việc
thực tế được
hoàn thành

4-46
Theo dõi dự án với EVM

4-47
VD 4.4 – Quản trị giá trị thu được
Vào thời điểm “X”, Hoạt
động A được hoàn tất 100%
(dự toán chi phí là $18K).

Tại thời điểm “X”, hoạt động

B được hoàn tất 80% (chi
phí dự toán là $10K).

Tại thời điểm “X”, hoạt động

C được hoàn tất 70% (chi
phí dự toán là $20K). 80%
của hoạt động này nên
được hoàn tất ngay bây giờ.
Tại thời điểm “X”, hoạt động
D được hoàn thành 0% (chi
phí dự toán là $40K). 15%
của hoạt động này nên hoàn
tất ngay bây giờ. 4-48
Ví dụ – Chi phí dự toán của công việc theo lịch trình -
Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)

¨ Hoạt động A – 100% of $18K = $18K

¨ Hoạt động B – 100% of $10K = $10K
¨ Hoạt động C – 80% of $20K = $16K
¨ Hoạt động D – 15% of $40K = $6K
¨ BCWS = $18K + $10K + $16K + $6K = $50K
Ví dụ – Chi phí dự toán của công việc được thực
hiện - Budgeted Cost of Work Performed (BCWP)

¨ Hoạt động A – 100% of $18K = $18K

¨ Hoạt động B – 80% of $10K = $8K
¨ Hoạt động C – 70% of $20K = $14K
¨ Hoạt động D – 0% of $40K = $0K
¨ BCWP = $18K + $8K + $14K + $0K = $40K
Ví dụ – Đo lường thành quả

Chi phí thực tế

$45K được lấy
từ các báo cáo
Các chỉ số thành quả: kế toán
PI < 1 nghĩa là chi phí cao hơn dự toán
PI = 1 nghĩa là chi phí bằng dự toán
PI > 1 nghĩa là chi phí thấp hơn dự toán
Quản trị dự án: Hệ thống thông tin
¨ Xem website của Viện quản trị dự án (www.pmi.org).
¨ Hai công ty hàng đầu Microsoft, với Microsoft Project, và
Primavera, với Primavera Project Planner.
¨ Chương trình Microsoft Project có chương trình huấn luyện trên
mạng, là lý do tại sao nó trở nên rất phổ biến cho các dự án cỡ
vừa.
¨ Để quản lý các dự án cỡ lớn hay cần quản lý nhiều dự án cùng
lúc, Primavera Project Planner thường được lựa chọn.
Primavera là chương trình đầu tiên về loại này và có khả năng
xử lý các bài toán phức tạp.
Các khả năng khác của phần mềm
¨ Ngoài chức năng lập thời biểu công việc, chức năng lớn của
mọi phần mềm là để bố trí tài nguyên cho các công việc hay
dự án phải được thực hiện đồng thời.
¤ VD các hệ thống có thể tính ngược lại số lao động và thiết
bị cần thiết cho một dự án.
¨ Hệ thống thông tin từ trung đến cao của quản trị dự án
(PMIS) cũng có thể giải quyết việc bố trí dư thừa tài nguyên
thông qua tính năng cân đối (“leveling”). Một số quy tắc ngón
tay cái có thể được sử dụng như :
¤ Bạn có thể chỉ định các công việc có ưu tiên thấp nên
được hoãn lại cho đến khi các công việc có ưu tiên cao
được hoàn thành
¤ Hoặc dự án nên kết thúc trước hay sau mốc hạn chót về
thời gian (deadline)