Pengajian Perniagaan 2 [946/2]

Latihan 2

Arahan : Jawab semua soalan

Bahagian A

1. Berikan maksud pengorganisasian. [2]

2. Terangkan tiga kepentingan pengorganisasian. [6]
3. Huraikan dua jenis penjabatanan organisasi mengikut divisyen. [4]
4. Terangkan tiga jenis manual organisasi. [6]
5. Takrifkan konsep-konsep pengorganisasian yang berikut :
a. Autoriti [2]
b. Akauntabiliti [2]
c. Pemusatan dan pemencaran autoriti [2]
d. Empowermen [2]
6. Huraikan langkah-langkah yang terlibat dalam proses pengorganisasian. [5]
7. Terangkan tiga kelemahan penjabatanan mengikut fungsi. [6]

Bahagian B

8. Jelaskan lima struktur organisasi. [20]

Skema jawapan.

1. Maksud pengorganisasian ialah:

- pengorganisasian merupakan satu proses penyusunan dan penyelarasan yang
melibatkan sumber manusia dan sumber fizikal
- yang melibatkan pengagihan sumber fizikal dan tugas secara cekap dan
berkesan bertujuan mencapai matlamat organisasi

2. Terangkan tiga kepentingan pengorganisasian [6]

Tiga kepentingan pengorganisasian dlm organisasi :
i. Dapat mengagihkan sumber dgn cekap dan berkesan.
Ini dapat mengelakkan pembaziran sumber manusia dan fizikal

ii. Membolehkan penyelarasan antara bahagian

Menyesuaikan/menyusun aktiviti2 agar sesuai dgn matlamat organisasi

iii. Dapat menetapkan bidang tugas pekerja.

Setiap pekerja akan mengetahui autoriti dan tanggungjawab yg perlu dilakukan

iv. Mewujudkan rantaian arahan yang jelas.

Membentuk susur galur arahan yg jelas dan tidak putus dari pihak atasan
hingga ke pihak bawahan

v. Dapat membentuk struktur organisasi.

Menghuraikan kedudukan dan jawatan setiap individu dalam organisasi dgn
jelas berdasarkan carta organisasi yg dibentuk.

3. Dua jenis penjabatanan organisasi mengikut divisyen ialah:

i. Divisyen produk
- divisyen produk berdasarkan jenis barangan dan perkhidmatan yang
dikeluarkan seperti barangan pengguna dan barangan industri.
ii. Divisyen geografi
- divisyen geografi berdasarkan sasaran kawasan pasaran atau
perniagaan seperti kawasan Malaysia Barat dan Malaysia Timur

4. Dua jenis manual organisasi ialah:

a. Fail meja.
- fail meja merupakan satu dokumen rasmi kepada pekerja yang menyandang
satu jawatan berteraske individu di pejabat dalam sesebuah organisasi
- sebagai contoh tugas utama Pengurus Kewangan ialah mengurus sumber
kewangan dan membelanjakan kewangan ke arah memaksimumkan
keuntungan
b. Prosedur kualiti
- prosedur kualiti merupakan satu dokumen yang mengandungi maklumat proses
tindakan kualiti yang perłu dipatuhi
- contoh prosedur kualiti ialah pengeluar kereta boleh menggunakan satu langkah
kerja bagi mengeluar kereta berkualiti dapat memenuhi Cita rasa pengguna.

5. Huraikan langkah-langkah yang terlibat dalam proses pengorganisasian. [5]

Langkah2 yg terlibat dalam proses pengorganisasian ialah:
i. Penentuan objektif iaitu menetapkan matlamat dan objektif yg ingin dicapai
ii. Penganalpastian aktiviti iaitu aktiviti-aktiviti setiap jabatan yg kritikal
iii. Pengelasan aktiviti iaitu ikut pengkhususan / persamaan tugas/kemahiran
pekerja
iv. Pengelempokan aktiviti iaitu aktiviti dikelompokkan ikut fungsi/katagori
(jabatan/unit)
v. Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab ikut kelayakan/keupayaan dan
kemahiran/kepakaran pekerja

6. Terangkan tiga kelemahan penjabatanan mengikut fungsi. [6]

Tiga kelemahan penjabatanan ikut fungsi ialah:
i. Melambatkan proses pembuatan keputusan
Sukar mengkoordinasi kerja antara jabatan.

ii. Sukar membuat penyelarasan antara jabatan

Pekerja2 cenderung mengutamakan jabatan masing-masing berbanding
organisasi secara keseluruhan

iii. Sukar memupuk kerjasama antara jabatan.

Konflik antara jabatan akan mudah berlaku

7. Lima struktur organisasi ialah:

1. Penjabatanan organisasi mengikut matriks
- penjabatanan organisasi mengikut matriks ialah pergabungan dua jenis
penjabatanan iaitu penjabatanan mengikut fungsi dan produk (projek)
dalam satu carta organisasi
- seorang pekerja melaporkan dan bertanggungjawab kepada dua ketua.
- Sebagai contoh sebuah syarikat menjalankan projek membina jambatan
dan bangunan memerlukan pengurus kewangan dan pengurus sumber
manusia.
2. Struktur berdasarkan pasukan
- struktur berdasarkan pasukan sesuai untuk menyiapkan sesuatu kerja
khusus atau projek yang mementingkan konsep kerjasama, keseluruhan
pekerja dalam organisasi
 - struktur berdasarkan pasukan tiada rantaian arahan dan tiada
hirarki pengurusan dalam organisasi untuk mencapai matlamat
tertentu
- sebagai contoh pasukan meningkatkan kualiti produk

3. Struktur berdasarkan projek

- struktur berdasarkan projek ialah penyusunan pekerja dan aktiviti
berdasarkan pelaksanaan sesuatu projek yang memerlukan penyesuaian
kepakaran fungsi dan projek berteraskan konsep kerjasama.
- pekerja akan melibatkan diri berterusan pelaksanaan projek dan
memerlukan kepakaran dan aktiviti bergantung jenis-jenis projek
- Sebagai contoh ialah projek membina lebuh raya.

4. Unit perniagaan strategik (SBU)

- unit perniagaan strategik ialah setiap unit menjalankan tugas yang
spesifik serta mempunyai strategi perniagaan tersendiri
- Objektif bahagian/unit tersendiri yang berbeza daripada syarikat induk
dan sesuai bagi sebuah organisasi yang melibatkan kepelbagaian dari segi
produk dan kerja
- Contoh ialah unit pengeluaran produk bahagian produk kecantikan
wanita boleh membuat visi unit tersebut berbeza dengan organisasi
induk perniagaan.

5. Organisasi tanpa sempadan

- organisasi tanpa sempadan ialah reka bentuk organisasi yang melangkaui
semua bahagian/unit
- tidak terhad terhadap hubungan mendatar, menegak (sempadan dalam
organisasi) dan sempadan luar organisasi dan perniagaan yang
kepelbagaian memerlukan kreativiti dan inovatif daripada pelbagai pihak
dalam dan luar organisasi
- sebagai contoh pekerja boleh berhubungan terus dengan Ketua Eksekutif
dalam membuat pelaporan pencapaian jualan kereta.