Chương 4.

Lập kế hoạch
và ngân sách dự án
 Nội dung chương 4

Thời lương: Cơ cấu phân chia

Các vấn đề chung Ngân sách DA
công việc WBS
2 tiết
(Tự học) • Khái niệm, ý • Khái niệm • Phương pháp
nghĩa • Phương pháp • Ước lượng các
• Trình tự lập WBS yếu tố CP
Giáo trình: • Nội dung • Trình tự lập
WBS
Trang 107 - 129 • Ma trận trách
nhiệm

Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 2
 • Lập kế hoạch dự án là:
• Xác định những công việc cần làm
• Sắp xếp theo thứ tự hợp lý
• Các vấn đề chung • Xác định nguồn lực và thời gian thực hiện các công việc nhằm hoàn
• Khái niệm, ý
nghĩa thành mục tiêu.
• Trình tự
• Ý nghĩa
• Nội dung
• Cơ cấu phân chia • Cơ sở đảm bảo mục tiêu dự án
công việc WBS • Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng → dự toán ngân sách &
• Khái niệm
kiểm tra tài chính
• Phương pháp
• Trình tự lập WBS • Có sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực
• Ma trận trách nhiệm • Điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ
• Ngân sách DA • Kiểm tra, theo dõi, giám sát, kiểm soát, đánh giá tiến trình
• Phương pháp
• Ước lượng các yếu • Giảm rủi ro
tố CP Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 3
 Xây dứng Dự toán chị
Xác lập mục sơ đồ kế phí, phân bổ
tiêu hoạch nguồn lực

• Các vấn đề chung Phát triển Lập tiến độ báo cáo kết
kế hoạch thúc
• Khái niệm, ý nghĩa
(Nguồn hình: Trịnh Thuỳ Anh, 2016, Giáo trình Quản trị dự án)
• Trình tự
• Nội dung Xác lập mục tiêu Phát triển kế hoạch Xây dựng sơ đồ kế
• Tuyên bố mục tiêu • Lập danh mục mã hóa hoạch
• Cơ cấu phân chia • Liệt kê mốc TG quan CV • Xác định mối liên hệ
công việc WBS trọng • Xây dựng WBS công nghệ, thứ tự trước
• Bổ nhiệm nhân lực sau giữa các CV
• Khái niệm
• Phương pháp
• Trình tự lập WBS
• Ma trận trách nhiệm
Chuẩn bị báo cáo và Dự toán CP và phân Lập tiến độ thực
• Ngân sách DA kết thúc dự án bổ nguồn lực hiện
• Phương pháp • Báo cáo tiến độ TG-CP • CP • TG bắt đầu – kết thúc
• Lao động • Độ dài từng CV
• Ước lượng các yếu • Máy móc, NVL…
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 4
 1. Tổng quan chung về DA
2. Các mục tiêu dự án

• Các vấn đề chung 3. Khía cạnh kỹ thuật và quản trị DA

• Khái niệm, ý nghĩa
• Trình tự
4. Tiến độ
• Nội dung
5. Nguồn lực và ngân sách
• Cơ cấu phân chia
công việc WBS 6. Nhân sự
• Khái niệm
• Phương pháp
7. Vấn đề hợp đồng
• Trình tự lập WBS
• Ma trận trách nhiệm
8. Phương pháp kiểm tra – đánh giá
• Ngân sách DA
• Phương pháp 9. Các vấn đề rủi ro tiềm ẩn
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 5
 • WBS = Work Breakdown Structure: Cấu trúc phân
chia công việc
• Là việc phân chia một DA thành các nhóm nhiệm vụ
và những công việc cụ thể
• Các vấn đề chung
• Khái niệm, ý nghĩa • Cần phải xác định, liệt kê, lập bảng giải thích cho
• Trình tự từng công việc
• Nội dung
• Cơ cấu phân chia Cấp 1 Dự án
công việc WBS
• Khái niệm Công việc Công việc Công việc
Cấp 2 ...
• Phương pháp A B C
• Trình tự lập WBS
• Ma trận trách nhiệm Cấp 3 A1 A2 A3
• Ngân sách DA
• Phương pháp Cấp n (Nguồn hình: Trịnh Thuỳ Anh, 2016, Giáo trình Quản trị dự án)
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 6
 • WSB phải phản ánh cách thức thực hiện DA

• Thông thường:
• 3 cấp độ đầu → quản trị
• Các vấn đề chung
• Khái niệm, ý nghĩa • 3 cấp độ sau → yêu cầu kỹ thuật
• Trình tự
• Nội dung • Cấp độ cuối → chi tiết đủ để phân phối nguồn lực và kinh phí
• Cơ cấu phân chia
công việc WBS • Đảm bảo yêu cầu dễ quản trị, phân chia trách nhiệm theo từng
• Khái niệm công việc
• Phương pháp
• Trình tự lập WBS
• Các công việc độc lập tương đối nhưng có liên quan với nhau
• Ma trận trách nhiệm
• Ngân sách DA
• Phương pháp
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 7
 • Phân tích CV

• Lập danh mục và mã hóa CV

• Các vấn đề chung • Xác định thời gian, nguồn lực cho mỗi CV
• Khái niệm, ý nghĩa
• Trình tự • Xác lập ma trận trách nhiệm
• Nội dung
• Cơ cấu phân chia
công việc WBS
• Khái niệm
• Phương pháp
• Trình tự lập WBS
• Ma trận trách nhiệm
• Ngân sách DA
• Phương pháp
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 8
 • Ma trận trách nhiệm (Responsible matrix) là ma trận trong đó mô tả
vai trò và trách nhiệm của mỗi tổ chức, cá nhân tham gia dự án.
• Ma trận trách nhiệm mô tả và thống nhất cơ cấu trách nhiệm thực
hiện các công việc/gói công việc DA
• Các vấn đề chung • Ma trận trách nhiệm được xây dựng dựa trên OBS và WBS
• Khái niệm, ý nghĩa
• Trình tự OBS
• Nội dung
• Cơ cấu phân chia
công việc WBS
• Khái niệm
• Phương pháp
WBS

X
• Trình tự lập WBS
• Ma trận trách
nhiệm
• Ngân sách DA
• Phương pháp (Nguồn hình: Trịnh Thuỳ Anh, 2016, Giáo trình Quản trị dự án)
• Ước lượng các yếu
tố CP Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 9
 • Khái niệm
• Ngân sách DA (ngân quỹ DA) là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho
các hoạt động DA nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí,
• Các vấn đề chung tiến độ và đảm bảo yếu tố kỹ thuật của DA.
• Khái niệm, ý nghĩa
• Trình tự • Được xác định dựa trên cơ sở WBS.
• Nội dung
• Phụ thuộc vào ngân sách, chính sách, điều kiện, khả năng của tổ
• Cơ cấu phân chia
công việc WBS chức.
• Khái niệm
• Phương pháp • Phương pháp
• Trình tự lập WBS
• Dự toán NS từ trên xuống
• Ma trận trách nhiệm
• Ngân sách DA • Dự toán NS từ dưới lên
• Phương pháp • Dự toán NS kết hợp
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 10
 Dự toán NS từ trên xuống
Thứ
• Các vấn đề chung Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách
tự
• Khái niệm, ý nghĩa
• Trình tự
• Nội dung Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu
Các nhà quản lý
1 của tổ chức, các chính sách và những điều kiện
• Cơ cấu phân chia cấp cao
ràng buộc về nguồn lực
công việc WBS
• Khái niệm
• Phương pháp Các nhà quản lý Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ
2
• Trình tự lập WBS chức năng phận chức năng phụ trách
• Ma trận trách nhiệm
• Ngân sách DA Các nhà quản lý Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và
3
• Phương pháp dự án từng công việc cụ thể
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 11
 Dự toán NS từ trên xuống
• Ưu:

• Các vấn đề chung • phù hợp với tình hình chung

• Khái niệm, ý nghĩa • được xem xét trong mối quan hệ với các dự án khác
• Trình tự • Giữa chỉ tiêu dự án với khả năng tài chính
• Nội dung
• Nhược
• Cơ cấu phân chia
công việc WBS • đòi hỏi phải có sự kết hợp để đạt hiệu quả → không dễ dàng.
• Khái niệm • sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng về lượng
• Phương pháp ngân sách được cấp và thời điểm được nhận.
• Trình tự lập WBS • cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng trong
• Ma trận trách nhiệm
đơn vị.
• Ngân sách DA • Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên
• Phương pháp
nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của dự án.
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 12
 Dự toán NS từ dưới lên
Thứ
Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách
• Các vấn đề chung tự
• Khái niệm, ý nghĩa
• Trình tự Các nhà quản lý Xây dựng khung ngân sách, xác định mục tiêu
1
• Nội dung cấp cao và lựa chọn dự án
• Cơ cấu phân chia
công việc WBS Các nhà quản lý Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho
2a
• Khái niệm chức năng từng bộ phận chức năng phụ trách
• Phương pháp
Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng
• Trình tự lập WBS Các nhà quản lý
2b công việc dự án gồm cả chi phí nhân công,
• Ma trận trách nhiệm dự án
nguyên vật liệu…
• Ngân sách DA
• Phương pháp
Các nhà quản lý Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách
3
cấp cao dài hạn
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 13
 Dự toán NS từ dưới lên
• Ưu điểm:
• Các vấn đề chung
• dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết.
• Khái niệm, ý nghĩa
• Trình tự • là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự
• Nội dung
toán ngân sách.
• Cơ cấu phân chia
công việc WBS
• Nhược điểm:
• Khái niệm
• Phương pháp • cần phải có danh mục đầy đủ các công việc của dự án → khó có
• Trình tự lập WBS
thể đạt được trong thực tế.
• Ma trận trách nhiệm
• Ngân sách DA • Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá
• Phương pháp
trình lập ngân sách của cấp dưới.
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 14
 Dự toán NS kết hợp
• Xây dựng khung kế hoạch cho mỗi năm tài chính
• Các vấn đề chung • Cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị
• Khái niệm, ý nghĩa
• Trình tự • Quá trình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn.
• Nội dung
• Ngân sách chi tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó
• Cơ cấu phân chia
tổng hợp thành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị.
công việc WBS
• Khái niệm • Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết.
• Phương pháp
• Sau khi được duyệt sơ bộ, các trưởng phòng chức năng và giám đốc dự án tiếp tục
• Trình tự lập WBS
• Ma trận trách nhiệm điều chỉnh ngân sách của các bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.

• Ngân sách DA
• Phương pháp
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 15
 Dự toán NS kết hợp
• Ưu điểm:
• Các vấn đề chung
• Khái niệm, ý nghĩa • Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản
• Trình tự lý → tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ
• Nội dung
động của đơn vị.
• Cơ cấu phân chia
công việc WBS
• Khái niệm • Nhược điểm:
• Phương pháp
• Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian.
• Trình tự lập WBS
• Ma trận trách nhiệm • Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách
• Ngân sách DA
của đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn.
• Phương pháp
• Ước lượng các yếu
tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 16
 • Chi phí trực tiếp : NVL, lao động, máy móc
• Chi phí chung : Quản lý và hành chính
• Lợi nhuận định mức và thuế
• Các vấn đề chung
• Khái niệm, ý nghĩa
• Trình tự
• Nội dung • Nên chuẩn bị 2 loại ngân sách:
• Cơ cấu phân chia • CP trực tiếp + CP chung → ước lượng lợi nhuận
công việc WBS
• Khái niệm
• CP trực tiếp → điều hành DA
• Phương pháp
• Trình tự lập WBS
• Ma trận trách nhiệm
• Ngân sách DA
• Phương pháp
• Ước lượng các
yếu tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 17
 Các bước lập ngân sách công việc
Bước 1. Chọn một hoạt động (công việc) để lập dự toán chi phí.

• Các vấn đề chung Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc
• Khái niệm, ý nghĩa
Hạn chế về nguồn lực Giới hạn về thời gian Không bị giới hạn
• Trình tự nguồn lực và thời gian
• Nội dung
B3. Xác định các nguồn B3. Xác định thời gian B3. Xác định định
• Cơ cấu phân chia lực cần thiết để thực hiện. mức từng
công việc WBS B4. Xác định định mức B4. Xác định mức nguồn lực
• Khái niệm từng nguồn lực phù nguồn lực và phù hợp cho
• Phương pháp hợp. những đòi hỏi kỹ công việc.
• Trình tự lập WBS B5. Xem xét những tác thuật cần thiết B4. Tính toán chi
• Ma trận trách nhiệm động có thể xảy ra B5. Tính toán chi phí phí thực hiện
nếu kéo dài thêm thời thực hiện công công việc.
• Ngân sách DA gian. việc
• Phương pháp B6. Tính toán chi phí thực
• Ước lượng các hiện công việc đó.
yếu tố CP
Bài giảng Quản trị dự án - ThS.Võ Ngàn Thơ, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Nông Lâm Tp.Hồ Chí Minh 18