3.1.

Khái quát về lập kế hoạch dự án

Chương 03

3.1. KHÁI QUÁT VỀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

HOẠCH ĐỊNH VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN

1 2

1 2
3.1. Khái quát về lập kế hoạch dự án

3.1. Khái quát về lập kế hoạch dự án

Khái niệm, vai trò lập kế hoạch dự án Khái niệm, vai trò lập kế hoạch dự án

Khái niệm : Vai trò

Việc lập kế hoạch một cách đúng đắn và đầy đủ,
có vai trò quan trọng việc quản lý dự án:
Kế hoạch dự án xác định những phần việc
cần làm theo một trình tự hợp lý, cũng như • Là cơ sở giúp đảm bảo đạt mục tiêu dự án
nguồn lực và thời gian thực hiện để hoàn 1 như thời gian, chi phí, chất lượng, …
thành dự án.
Lập kế hoạch bao gồm các tiến trình được • Là cơ sở để tuyển dụng, đào tạo, bố trí và
2 điều hòa nguồn nhân lực cho dự án
thực hiện để thiết lập phạm vi những nỗ
lực, cụ thể các mục tiêu, phát triển những • Là căn cứ để dự toán ngân sách cũng như
công việc cần thiết nhằm đạt được các mục 3 chi phí cho từng công việc trong dự án
tiêu đề ra của dự án.
3 4

3 4

1
 Khái niệm, vai trò lập kế hoạch dự án
3.1. Khái quát về lập kế hoạch dự án

3.1. Khái quát về lập kế hoạch dự án

Nội dung cơ bản kế hoạch dự án
Vai trò
Việc lập kế hoạch một cách đúng đắn và đầy đủ, có vai
trò quan trọng việc quản lý dự án: Tổng quan về dự án
• Là cơ sở giúp đảm bảo đạt mục tiêu dự án như thời gian, chi phí,
1 chất lượng, … Cái gì cần
được thực
• Là cơ sở để tuyển dụng, đào tạo, bố trí và điều hòa nguồn nhân lực hiện?
2 cho dự án Yêu cầu
Ai sẽ thực
cần đạt
hiện?
• Là căn cứ để dự toán ngân sách cũng như chi phí cho từng công được?
3 việc trong dự án KẾ
HOẠCH
• Là cơ sở để điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ các công việc DỰ ÁN
4 dự án Nguồn
Thời điểm
lực để
thực hiện?
• Là căn cứ để kiểm tra, theo dõi, giám sát, đánh giá tiến trình thực thực hiện?
5 hiện, và kiểm soát dự án Nên thực
hiện như
• Mức độ chính xác của kế hoạch dự án giúp giảm thiểu hoặc tránh thế nào?
được các yếu tố rủi ro tác động đến sự thành công dự án; tránh được
6 tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực trong quá trình thực
hiện dự án.
5 6

5 6
3.1. Khái quát về lập kế hoạch dự án

3.1. Khái quát về lập kế hoạch dự án

Nội dung cơ bản kế hoạch dự án Phân loại kế hoạch dự án

1 • Mục tiêu cụ thể của dự án 1 • Kế hoạch phạm vi

2 • Phương pháp tiếp cận chung 2 • Kế hoạch chi phí

3 • Tiến độ dự án 3 • Kế hoạch tiến độ

4 • Nguồn lực dự án • Kế hoạch chất lượng

4
5 • Nhân sụ dự án • Kế hoạch nhân lực
5
6 • Khía cạnh hợp đồng dự án • Kế hoạch truyền thông
6
7 • Quản lý rủi ro dự án • Kế hoạch quản lý rủi ro
7
8 • Vấn đề vềmôi trường • Kế hoạch quản lý cung ứng
8
• Phương pháp kiểm soát thực hiện dự án và hệ thống • Kế hoạch cơ sở dự án
9 báo cáo 9

7 8

7 8

2
 3.1. Khái quát về lập kế hoạch dự án

3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

Tiến trình lập kế hoạch dự án

Xác lập mục

tiêu cụ thể Phát triển kế Xây dựng sơ
Dự toán chi
phí, phân bổ
Báo cáo, kết
3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN
dự án hoạch đồ kế hoạch thúc dự án
nguồn lực

9 10

9 10
3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

Cơ cấu tổ chức dự án Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Giám Đốc

Trưởng phòng
Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng
kế toán tài
kỹ thuật kinh doanh hành chánh
chính

Cơ cấu tổ Cơ cấu tổ Cơ cấu tổ Kỹ sư Nhân viên Nhân viên Nhân viên

Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1
chức theo chức theo chức ma
chức năng dự án trận Kỹ sư Nhân viên Nhân viên Nhân viên
Dự án 2 Dự án 2 Dự án 2 Dự án 2

Kỹ sư Nhân viên Nhân viên Nhân viên

11 12

11 12

3
 3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

Cơ cấu tổ chức theo chức năng Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Sơ đồ tổ chức của một nhà thầu thi công xây dựng Ưu điểm
- Mức độ linh hoạt cao trong việc sử dụng nhân sự.
Ban Giám Đốc Những phòng chức năng có tham gia thực hiện dự
Trợ lý án trực tiếp chỉ quản lý hành chính và tạm thời một
Khối P.Kế Khối Khối P. Vật
số khía cạnh đối với các thành viên tham gia dự án.
Ban an P.Tổng
toàn
phòng
kỹ thuật
toán tài
chính
phòng
xây lắp
hợp
phòng
M&E
tư thiết
bị
Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình tại các phòng chuyên
môn khi kết thúc dự án.
P. Đấu thầu P. Đấu thầu - Mức độ phân công chuyên môn hóa cao nên các
P. Kiểm soát chi phí P. Kiểm soát chi phí thành viên có năng lực, kiến thức, kinh nghiệm sẽ
HĐ
HĐ
P. Quản lý thi công
Dự án
phát huy tối đa hiệu quả khi thực hiện công việc dự
Kết cấu án. Ngoài ra, họ có thể tích lũy thêm được nhiều
P. Quản lý thi công
hoàn thiện
kinh nghiệm từ việc thực hiện các dự án khác nhau.
13 14

13 14
3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

Cơ cấu tổ chức theo chức năng Cơ cấu tổ chức kiểu dự án

Nhược điểm
- Sự trao đổi thông tin, phối hợp khi có những vấn
đề phát sinh khi thực hiện dự án sẽ gặp khó khăn, Tổng Giám Đốc

do các thành viên tham gia dự án đến từ các phòng

chức năng khác nhau trong công ty. Đôi khi các yêu Giám đốc dự án
A
Trưởng phòng
kinh doanh
Trưởng phòng
kế toán tài chính
Giám đốc dự án
B
cầu từ khách hàng của dự án cũng không được quan
tâm đúng mức. Kỹ sư tiến độ

- Các phòng chức năng thường có xu hướng quan Kỹ sư kỹ thuật

tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ
Chuyên viên kiểm
chuyên môn, không tập trung nhiều nỗ lực vào giải soát khối lượng
quyết hiệu quả các vấn đề của dự án. Do đó, dự án
…
thường không nhận được mức độ ưu tiên cần thiết,
hoặc có thể không đủ nguồn lực để thực hiện.
15 16

15 16

4
 3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

Cơ cấu tổ chức kiểu dự án
Ưu điểm
- Phù hợp với yêu cầu của khách hàng nên có thể
phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường
- Mức độ ổn định nhân sự tham gia dự án là lớn, nên
việc điều hành và quản lý của giám đốc dự án thống
nhất, phát huy được hiệu quả thực hiện của thành
viên dự án, so với cơ cấu tổ chức theo chức năng.
Ngoài ra, mỗi thành viên thực hiện dự án đều có
quyền hạn và trách nhiệm chuyên trách với công việc
dự án.
- Mối liên hệ giữa các thành viên thực hiện dự án,
cũng như việc trao đổi thông tin được dễ dàng hơn và
khuyến khích được các ý tưởng và phương pháp mới
để giải quyết các vấn đề.
Cơ cấu tổ chức kiểu dự án
Nhược điểm
- Lãng phí nguồn lực khi công ty thực hiện đồng thời
nhiều dự án ở các địa điểm khác nhau với đặc điểm
các dự án là tương tự.
- Do yêu cầu về mục tiêu dự án nên nhiều giám đốc
dự án có xu hướng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu
dự phòng nhiều hơn là nhu cầu thực của dự án.
- Các thành viên trong từng dự án sẽ không có vị trí
ổn định trong công tyđể có thể phát triển, do khi kết
thúc công việc sẽ có thể được điều động sang thực
hiện dự án khác.
17 18

17 18
3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

Cơ cấu tổ chức dạng ma trận Cơ cấu tổ chức dạng ma trận

Ưu điểm
- Nguồn nhân lực của tổ chức được phân phối hợp lý cho
các dự án khác nhau, sử dụng nhân viên linh hoạt, phân
Tổng Giám Đốc
công và chuyên môn hóa.
- Hình thức ma trận mạnh trao quyền nhiều hơn cho giám
đốc dự án, kết cấu tổ chức chặt chẽ, có sự phân định giới
T. Giám đốc Giám đốc kỹ Giám đốc tài hạn về quyền lực và chức trách của giám đốc dự án, giám
…
dự án thuật chính kế toán
đốc phòng chức năng và thành viên đội dự án.
Giám đốc - Mức độ ổn định nhân sự sẽ lớn hơn so với hình thức cơ
3 2 1
dự án A cấu tổ chức quản lý kiểu dự án.Khi kết thúc dự án, các
Giám đốc thành viên thực hiệncó thể trở về tiếp tục công tác tại phòng
1
dự án B
2 0 ban chức năng của mình.
- Tạo điều kiện phản ứng linh hoạt hơn trước yêu cầu của
Giám đốc khách hàng cũng như thích ứng nhanh với các nhu cầu của
2 1 1
dự án C
công ty.

19 20

19 20

5
 3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

3.2. Cơ cấu tổ chức dự án

Cơ cấu tổ chức dạng ma trận Lựa chọn cơ cấu tổ chức dự án
Nhược điểm
- Khi quyền quyết định trong quản lý dự án tồn tại sự không rõ ràng
hoặc trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến công việc của dự án. Thêm nữa,
trong trường hợp quyền lực giám đốc dự án và lãnh đạo các bộ phận ?
chức năng không được cân đối hợp lý sẽ gây ra vấn đề phức tạp cho cơ
cấu tổ chức này.
- Sự mâu thuẫn, xung đột về việc xác định giới hạn quyền quản lý điều
hành dự án của giám đốc dự án và quản lý chuyên môn của giám đốc
các bộ phận chức năng của công ty. Điều này đòi hỏi có sự kết nối cùng
hướng về mục tiêu chung của tổ chức và kỹ năng thương lượng của họ.
- Hình thức cơ cấu tổ chức này vi phạm nguyên tắc thống nhất mệnh
lệnh vì nhân viên dự án có đồng thời hai cấp trên là giám đốc dự án và
trưởng bộ phận chức năng.
- Phải tiến hành nhiều cuộc họp và quyết sách tập thể. Khi phát sinh một
vấn đề trong thực hiện dự án, lãnh đạo cũng như nhân viên từ các bộ
phận chức năng khác nhau phải tham gia các cuộc họpđể đưa ra giải
pháp, nên có thể dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực.

21 22

21 22
3.3. Cơ cấu phân chia công việc WBS

3.3. Cơ cấu phân chia công việc WBS

Cơ cấu phân chia công việc WBS

Khái quát về WBS ( word breakdown structure )

- Cơ cấu phân chia công việc WBS là việc phân tách dự án
thành các cấp bậc những hạng mục, công việc để quản lý
một cách hiệu quả.
- Về hình thức thể hiện, sơ đồ WBS như một cây đa hệ
3.3. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC WBS phản ánh tuần tựtheo cấpbậc các công việc cần thực hiện
dự án. Cấp bậc cao hơn trong WBS thể hiện các hạng mục
hoặc các giai đoạn chính để thực hiện dự án. Các cấp bậc
thấp hơn thể hiện mức độ chi tiết của cấp bậc cao hơn, và
là cơ sở để phát triển tiến độ, chi phí thực hiện.
- Số lượng cấp bậc trong WBS tùy thuộc vào quy mô, mức
độ phức tạp, cũng như mức độ chi tiết cần thiết để quản lý
dự án. Thông thường, để thể hiện được hệ thống công việc
dự án cần từ ba đến sáu cấp bậc.

23 24

23 24

6
 3.3. Cơ cấu phân chia công việc WBS

3.3. Cơ cấu phân chia công việc WBS

Sơ đồ cơ cấu phân chia công việc của dự án Sơ đồ cơ cấu phân chia công việc của dự án chung cư

Chương trình/Dự án

Dự án/ gói thầu

Hạng mục chính

Hạng mục thành

phần/cấu kiện/ bộ
phận

Gói công tác

Công tác cụ thể

25 26

25 26
3.3. Cơ cấu phân chia công việc WBS

3.3. Cơ cấu phân chia công việc WBS

Tiến trình lập sơ đồ cơ cấu phân chia công việc Lợi ích thực hiện WBS
- Giúp xác định ranh giới những việc cần thiết để hoàn thành
dự án và những công việc nằm ngoài phạm vi thực hiện của
dự án.
- Dựa vào sơ đồ WBS, có thể giao nhiệm vụ cụ thể của từng
bộ phận, cá nhân đối với mỗi công việc trong dự án.
Bước 4: - WBS là cơ sở xác lập các kế hoạch thành phần và điều
Xác nhận chỉnh kế hoạch tiến độ, phân bổ các nguồn lực cho từng công
Bước 3:
Lập danh việc dự án, cũng như lập dự toán chi phí và ngân sách thực
Bước 2: mục mã hiện dự án.
Phân chia hóa công - WBS cung cấp khung sườn giúp cho thành viên quản lý dự
Bước 1: công việc
Xác định việc án tạo lập các báo cáo về tình trạng và tiến trình thực hiện dự
kết quả/ án.
hạng mục - WBS tạo tiền đề xây dựng thành dữ liệu mẫu về hạng mục,
chính công việc chính … cho các dự án tương tự được thực hiện
trong tương lai.
27 28

27 28

7
 3.4. Thành lập đội ngũ thực hiện dự án

3.4. Thành lập đội ngũ thực hiện dự án

Tiến trình thành lập đội ngũ dự án PMBok 2008
PMP : Project Management Professional

Công cụ
• Phân công đội
• Kế hoạch dự án ngũ thực hiện
3.4. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN (PMP)
• Phân công trước • Lịch làm việc
• Các yếu tố về môi của nguồn lực
trường tổ chức • Thương lượng
• ... • Cập nhật PMP
• Quy trình tổ chức
Yếu tố đầu
vào Kết quả

29 30

29 30
3.4. Thành lập đội ngũ thực hiện dự án

3.4. Thành lập đội ngũ thực hiện dự án

Các bước xây dựng đội ngũ Ma trận trách nhiệm RAM

WBS
1. Xác định mục tiêu và nhiệm
vụ đội ngũ

2. Xác định vai trò và vị trí đội X X X

ngũ X X

X X X

3. Xây dựng quy tắc đội ngũ

OBS

X X

X X

4. Lựa chọn thành viên thực X X X

hiện dự án X X

31 32

31 32

8
 3.4. Thành lập đội ngũ thực hiện dự án

3.5. Lập kế hoạch trao đổi thông tin dự án

Ma trận trách nhiệm RAM của một dự án

RACIS Nhân sự
Công việc Ông A Ông B Ông C Bà C Bà D Ông E
Lập kế hoạch A I R C C C
Xác định WBS A R C S C
Lập tiến độ dự I A S C C R
3.5. LẬP KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI THÔNG TIN DỰ ÁN
án
Ước tính chi phí I A C R S C
Lập kế hoạch A I C C R S
marketing

Trong đó: R: thực hiện trực tiếp; A- giám sát và chịu trách nhiệm; C-
được tham khảo ý kiến; I- phải được thông báo; S- hỗ trợ.

33 34

33 34
3.5. Lập kế hoạch trao đổi thông tin dự án

Nội dung trao đổi thông tin cho dự án

✓ Những yêu cầu về truyền thông của các bên liên quan.
✓ Thông tin gồm ngôn ngữ, định dạng, nội dung,mức độ .
✓ Lý do cho sự phân phối thông tin.
✓ Khung thời gian, tần suất thực hiện truyền thông tin. THE END
✓ Đối tượng chịu trách nhiệm thực hiện truyền thông tin.
✓ Đối tượng chịu trách nhiệm về độ tin cậy của thông tin
✓ Đối tượng tiếp nhận thông tin
✓ Phương thức để truyền thông tin thư điện tử, sổ ghi nhớ…
✓ Thời gian và chi phí cho các hoạt đồng truyền thông.
✓ Phương pháp để cập nhật và tinh lọc thông tin.
THANK YOU !
✓ Sơ đồ thể hiện luồng thông tin với trình tự xác định về
mức độ cho phép có thể, danh sách kế hoạch cuộc họp,…
✓ Yêu cầu bắt buộc truyền thông khác do chính sách pháp
luật, hoặc các quy định về kỹ thuật, tổ chức.
✓ Các biểu mẫu và chỉ dẫn
35 36

35 36