CHƯƠNG 3

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mục tiêu:
- Hiểu và trình bày được các khái niệm có liên quan và
phân biệt được các loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện.
- Hiểu và phân tích được một số yêu cầu cơ bản và quy
trình chung trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Hiểu và mô tả được việc hệ thống hóa các hoạt động
trong sự kiện.
3.1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3.1.1. Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội
dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện),
được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép
nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như
thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các
mục tiêu của tổ chức sự kiện

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện được đánh giá trên hai mặt:
- Về hình thức
- Về nội dung
3.1.2. Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện
3.1.2.1. Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) của kế hoạch
Có thể chia thành:
Kế hoạch
Kế Kế hoạch
thực hiện
hoạch chi tiết hoạt
nhiệm vụ
tổng thể động
của cá nhân

là kế hoạch chi tiết

là kế hoạch
cho từng hoạt
liên quan đến
động trong quy
toàn bộ nội chỉ rõ mục tiêu
trình tổ chức sự
dung trong và công việc cần
kiện, các nội dung
quy trình tổ làm của từng
trong bản kế
chức sự kiện, nhân viên tham
hoạch này mang
các nội dung gia vào quá trình
tính chi tiết, cụ thể
thường mang tổ chức sự kiện
và đảm bảo tính
tính định
cụ thể, hướng dẫn
hướng
cao
3.1.2.2. Theo phương pháp lập kế hoạch
-Kế hoạch "cuốn chiếu": Các hạng mục công việc
thường được xâu chuỗi theo dòng chảy thời gian
thống nhất, thực hiện hết hạng mục công việc này
mới chuyển sang hạng mục công việc khác tiếp theo

-Kế hoạch “dòng chảy song song”: được thực hiện

bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra thành
các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các công việc, tiến
hành các hạng mục công việc theo trình tự trong các
nhóm.

Kế hoạch "hỗn hợp" là sự kết hợp giữa kế hoạch "cuốn

chiếu" và kế hoạch "dòng chảy song song"
3.1.2.3. Theo quy trình tổ chức sự kiện
Theo cách phân loại này có thể căn cứ vào các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự
kiện để chia thành:
- Kế hoạch chuẩn bị sự kiện
- Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện
- Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện
- Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh
- Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện
- Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện
Trong mỗi giai đoạn còn có thể chia nhỏ ra thành các kế hoạch chi tiết khac.
- Kế hoạch đón tiếp khách
- Kế hoạch khai mạc sự kiện..
● Theo cách phân loại này, dựa trên các nguồn lực cần có trong quá
trình chuẩn bị và triển khai thực hiện sự kiện, như:
- Kế hoạch về nhân sự
- Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện
- Kế hoạch về trang thiết bị
- Kế hoạch về an ninh, an toàn..
3.1.3. Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện
- Cho phép nhà tổ chức sự kiện hình dung được một cách vừa hệ thống, vừa
chi tiết các hạng mục công việc
- Giúp nhà tổ chức sự kiện xác định được tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển
khai các hạng mục công việc, cũng như tính toán được thời gian triển khai
- Kế hoạch tổ chức sự kiện xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá
nhân
- Trong kế hoạch tổ chức sự kiện không thể thiếu nội dung xác định các sự
cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng, khắc phục
- Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sẽ giúp việc dự trù, tính toán và điều
chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện một cách đầy đủ chính xác hơn
3.2. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3.2.1. Một số yêu cầu cơ bản và quy trình chung khi lập kế
hoạch tổ chức sự
kiện
3.2.1.1. Một số yêu cầu cơ bản
- Lập kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính
của sự kiện
- Lập kế hoạch dựa trên hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa
thuận với nhà đầu tư sự kiện
- Lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện.
- Lập kế hoạch phải tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng
đến quá trình tổ chức sự kiện
- Lập kế hoạch phải xem xét yếu tố thời gian
- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ
- Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng.
- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi.
 3.2.1.2. Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức sự
kiện
Hệ thống hóa Lập kế Lập kế hoạch
các hoạt động Lập kế hoạch
hoạch về việc triển
sẽ diễn biến chuẩn bị chi
chuẩn bị khai thực hiện
trong sự kiện tiết
tổng thể sự kiện

Kiểm tra đánh giá và

hoàn thiện kế hoạch
tổng thể.

Lập kế
Tiến hành hoạch cho
Điều chỉnh dự toán
thảo luận và Lập kế các công
ngân sách tổ chức
lấy ý kiến của hoạch xử lý việc bổ trợ
sự kiện và lập kế
các bên tham các sự cố trong sự
hoạch chuẩn bị
gia về các nội trong sự kiện
kinh phí cho sự
dung kiện kiện
nói trên
3.2.2. Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện
Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện là việc lập danh mục các hoạt động
sẽ có trong sự kiện cùng với các thông tin cơ bản về các hoạt động này

3.2.2.1.Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết

Sau bước hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện nhà tổ chức sự kiện có
được bảng danh mục mô tả các công việc. Đây là cơ sở là căn cứ để lập kế
hoạch chuẩn bị chi tiết
Cần lập một bảng liệt kê các công tác chuẩn bị cho từng sự kiện với các thông
tin cơ bản cần thiết để có thể chuẩn bị một cách chu đáo nhất (xem ví dụ dưới
đây
● 3.2.2.1.Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết
3.2.2.2. Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể
Từ kế hoạch chuẩn bị chi tiết như đã trình bày ở trên, mặc dù vẫn có thể
áp dụng để tiến hành chuẩn bị sự kiện. Tuy nhiên, kế hoạch này mang
tính rời rạc đối với một người phải tham gia chuẩn bị nhiều công việc,
hoặc các nhóm yếu tố cần chuẩn bị (như trang thiết bị, dịch vụ đi thuê...)
có thể trùng lặp. Do đó, cần có kế hoạch chuẩn bị tổng thể.

3.2.2.3. Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

- Để triển khai thực hiện sự kiện cần có bản nội dung cho hoạt động (có
vai trò như kịch bản), người phụ trách thực hiện hoạt động phải đảm
bảo hạng mục hoạt động do mình phụ trách sẽ được tiến hành đúng
như các nội dung đã được đặt ra.
- Trong những nội dung quan trọng, cần có bước diễn tập
3.2.2.4. Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện
Các công việc bổ trợ trong sự kiện rất đa dạng như: quay phim, chụp ảnh, tổ
chức tham quan, tặng quà, giao lưu, đưa đón khách mời... Các công việc bổ trợ
trong sự kiện có thể do doanh nghiệp tổ chức sự kiện trực tiếp thực hiện hoặc
do nhà tổ chức sự kiện đi thuê các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ khác.

3.2.2.5. Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế

hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện
Song song với việc lập kế hoạch chi tiết nói trên, tiến hành điều chỉnh dự toán
ngân sách tổ chức sự kiện.
Cần căn cứ vào file (tập tin) lập dự toán ngân sách trước đây, sao lưu (save as)
sang một file mới (để có 2 file tiện cho việc so sánh), từ file này tiến hành bổ
sung hoặc cắt giảm các hạng mục chi phí có liên quan