Huong Dan Su Dung MS Outlook 2003

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Outlook
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 – 2007
Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 1

http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn
ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
I. Đăng nhập vào phần mềm:

Microsoft Outlook là một bộ phần mềm đi kèm cùng Bộ phần mềm công cụ
văn phòng Microsoft Office. Chức năng của Microsoft Outlook là một phần mềm E-
mail client Công cụ quản lý E-mail trên máy tính, cho phép quản lý và sử dụng nhiều
tài khoản E-mail từ các máy chủ dịch vụ E-mail của nội bộ Doanh nghiệp hoặc công
cộng.
Để đăng nhập vào phần mềm Microsoft Outlook, khi cài đặt bộ công cụ văn
phòng Microsoft Office người dùng cũng cần phải lựa chọn cài đặt thêm gói phần
mềm này. Sau cài đặt, người dùng vào trình đơn “Start” của Windows, nằm bên góc
trái đươi cùng của màn hình, lựa chọn “Programs”.
Sau đó lựa chọn mục “Microsoft Office” và lựa chọn “Microsoft Office Outlook”.
Ngoài ra người dùng có thể truy cập thông qua các biểu tượng phím tắt trên các thanh
công cụ như sau:
Sau khi đã lựa chọn phần mềm Microsoft Outlook để đăng nhập, màn hình sử dung
phần mềm sẽ xuất hiện như sau:

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Hình 1: Giao diện chính của phần mềm Microsoft Outlook
II. Cách khởi tạo tài khoản E-mail:

Để có thể sử dụng phần mềm thì người dùng ngoài việc lựa chọn cài đặt gói
phần mềm thì việc quan trọng tiếp theo là phải khởi tạo các tài khoản E-mail. Các tài
khoản E-mail này là các tài khoản nếu là trong Doanh nghiệp thì sẽ do quản trị mạng
của Doanh nghiệp đó khởi tạo còn nếu là công cộng (Ví dụ: Gmail , Yahoo mail…) sẽ
do người dung tự đăng ký khởi tạo trên các dịch vụ trực tuyến.
Một tài khoản e-mail có dạng như sau: tennguoidung@tenmien.
Để cài đặt một tài khoản trong Microsoft Outlook người dùng cần làm nhưng
bước như sau:
- Sau khi đăng nhập vào giao diện chính của phần mềm, người dùng lựa
chọn chức năng Tool Æ Acount setting… như hình dưới.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Hình 2: Truy cập vào chức năng cài đặt tài khoản E-mail
- Sau khi lựa chọn bảng Account setting xuất hiện:
Bắt đầu
cài đặt
một tài
khoản mới
Danh mục
các tài
khoản E-
mail được
cài đặt.
- Trong bảng “Account setting” lựa chọn “New..” để cài đặt tài khoản.
- Sau khi nhấn vào “New” bảng cài đặt tài khoản E-mail mới hiện thị, người
dùng cần khai báo đầy đủ các khai báo vào bảng.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Người dùng điền

đầy đủ Họ và
tên
Điền thông tin

địa chỉ E-mail
Điền mật khẩu

hòm thư.
- Sau khi điền các thông tin khai báo, nếu người dùng không lựa chọn Mục
“Manually configure server settings or additional server types” (Cấu
hình thủ công) thì hệ thống sẽ tự động dò tìm E-mail. Tuy nhiên nếu để tự
động dò tìm sẽ khó thực hiện nếu E-mail không xác thực trên Internet. Do
đó bước cài đặt ban đầu người dùng lựa chọn vào cấu hình thủ công, để cài
đặt với hệ thống E-mail của Doanh nghiệp.
- Sau khị chọn chức năng “cấu hình thủ công”, tiếp tục ấn “Next” để chuyển
sang bảng cài đặt cấu hình tiếp theo.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
- Trong bảng trên người dùng để mặc định giá trị là “Internet E-mail” vì đa
phần máy chủ E-mail của các Doanh nghiệp sử dụng giao thức
POP,IMAP.. để giao tiếp với các E-mail client. Sau đó ấn “Next” để tiếp
tục các bước sau:
Địa chỉ máy chủ

gửi, nhận E-mail
Cài đặt mở rộng
Tên truy cập và

mật khẩu truy
cập E-mail.
- Trong bảng trên người dùng sẽ khai báo các thông tin của tài khoản E-
mail mà người dùng được quản trị hệ thống của Doanh nghiệp cấp phát.
o Tại đây đối với E-mail của Tổng công ty Sông Đà, các đồng chí cần
khai báo các thông tin quan trọng như sau:
o Tại mục “Server information”, thông tin về máy chủ nhận, gửi
mail của Tổng công ty:
Account Type(Loại tài khoản): để mặc định là POP3
Incoming mail server(Địa chỉ máy chủ nhận mail): khai
báo mail.songda.com.vn
Outgoing mail server(Địa chỉ máy chủ gửi mail): khai báo
mail.songda.com.vn
o Tại mục “Login Information” người dùng khai báo tên đăng nhập
hòm thư và mật khẩu hòm thư:
User name(tên đăng nhập): điền đầy đủ E-mail
Password(mật khẩu): mật khẩu đăng nhập E-mail của người
dùng.
o Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin, đối với E-mail của TCT cần
thiết lập thêm một số chức năng để Hệ thống MS Outlook có thể

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
giao tiếp với máy chủ E-mail để thực hiện việc gửi nhận thư.Để
thực hiện việc này người dùng cận lựa chọn mực “More setting”
cài đặt mở rộng.
Máy chủ gửi

mail
Xác thực tài

khoản gửi mail
- Khi truy cập vào phần cài đặt mở rộng, trên phần thanh công cụ của hộp
thoại cài đặt mở rộng, người dùng chọn tab “Outgoing server” (máy chủ
gửi mail) và lựa chọn mục “My outgoing server (SMTP) require
authentication” để xác thực địa chỉ E-mail với máy chủ gửi mail.
- Sau hoàn thành việc xác thực gửi mail, người dùng có thể nhấp OK để kết
thúc việc cài đặt cấu hình để có thể sử dụng E-mail. Tuy nhiên để phục vụ
cho việc quản lý E-mail được thuận tiện hơn, người dùng có thể cấu hình
thêm một số chức năng, như tự động lưu thư trên máy chủ E-mail, tự động
xóa thư trong một khoảng thời gian nhất định…
- Để thực hiện các chức năng trên, sau khi hoàn thanh việc xác thực tài
khoản, người dung không thoát ra mà tiếp tục chuyển sang tab Advanced
trong hộp thoại “Internet E-mail setting” để cấu hình.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Để mặc định các

giá trị nếu không
có thay đổi từ hệ
thống, do quản
trị cấp
Lựa chọn chức

năng để lưu thư
trên máy chủ
Lựa chọn thời

gian tự động xóa
thư.
- Việc lựa chọn chức năng lưu thư trên máy chủ có nhiều tiện ích cho người
dùng:
o Nếu người dùng có nhu cầu dùng Webmail để kiểm tra thư khi
không dùng máy tính cá nhân để kiểm tra mail với Microsoft
outlook. Hoặc người dùng có nhu cầu kiểm tra e-mail với máy tính
cá nhân tại nơi làm việc và tại gia đình.
o Tuy nhiên dụng lượng hòm thư cá nhân của mỗi người dùng là có
giới hạn, nên việc thiết lập một khoảng thời gian nhất định để các e-
mail này tự xóa giúp cho các hòm thư không bị đầy, ảnh hưởng đến
việc gửi nhận E-mail.
o Khi đã đặt các chức năng trên Microsoft outlook chính là công cụ
giúp người dùng quản lý, lưu trữ e-mail một cách dễ dàng nahnh
chóng nhất,
- Sau khi đã hoàn thành các bước cài đặt và cấu hình người dùng có thể lựa
chọn OK để hoàn tất các việc cài đặt.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
- Sauk hi cài đặt trên bảng “Account setting”, người dùng sẽ thấy E-mail vừa
được cài đặt nằm trong bảng cấu hình, lúc này người dùng có thể đóng
Hộp thoại để bắt đầu sử dụng E-mail.
III. Cách thức sử dụng:

1. Tìm hiểu về các chức năng:
- Trong Microsoft Outlook cơ bản được chia làm 04 phần:

o A: Thanh công cụ cơ bản của Microsoft Office.
o B: Thanh công cụ chức năng của Microsoft Outlook
ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
o C: Danh mục các thư điện tử

o D: Hiển thị nội dung chi tiết của một bức thư.
a. Trên thanh công cụ cơ bản bao gồm có nội dung như sau:
o File: Khợi tạo một nội dung thư mới, truy cập đến các tác vụ, xuật,
nhập dữ liệu, in ấn(Print), định dạng, căn chỉnh khổ giấy …
o Edit: các công cụ cơ bản của Office, như sao chép (copy/cut), dán
nội dung sao chép(paste), khôi phục (Undo) các tác vụ vừa thực
hiện, đánh dâu(mask), di chuyển/sao chép thư mục…

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
o View: Cho phép sắp xếp cách trình bày các nội dung thư, sắp xếp
các cột chức năng, vị trí hiển thị trong Microsoft Outlook…
o Go: truy cập nhanh đến các tác vụ, danh mục thư (Mail), lịch biểu
(Calendar), đánh dấu việc (Task), ghi chú (Notes)…

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
o Tools: nhận e-mail từ các tài khoản đã cài đặt, hoặc nhận toàn bộ
cùng lúc, cấu hình chức năng cho Outlook, cài đặt các tài khoản,
thiết lập các luật (Rule)…
o Actions: thực hiện nhanh một số tác vụ, đáh dấu thư, phản hồi thư,
lọc thư rác, soạn thảo thư mới (New Mail Message..)…
o Tiếp tục trên thanh công cụ cơ bản người dùng có các chức năng tắt
cho phép tạo các tác vụ mới như thư điện thử, đánh dấu công việc,
ghi chú…, in ấn, phản hồi thư, nhận thư từ các tài khoản E-mail…

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Tạo các tác vụ Chức năng phản Nhận thư từ các

mới. hồi E-mail. tài khoản mail.
o
2. Gửi và nhận thư trong Microsoft Outlook
Để tạo một bức thư mới, người dùng có thể sử dụng phím tắt là Ctrl + N hoặc
sử dụng phím tắt trên thanh công cụ cơ bản “New” sau đó lựa chọn mục là
“Mail Message”. Sau khi đã thực hiện tác vụ, hộp thoại soạn thảo E-mail mới
xuất hiện, người dùng bắt đầu tiến hành các bước soạn thảo E-mail.
Ô điền địa chỉ

mail của người
nhận.
Khung soạn thảo

nội dung thư.
- Trong hộp thoại soạn thảo E-mail mới bao gồm các chức nưng như sau:
o To: địa chỉ người nhận mail trực tiếp xử lý, tiếp nhận công việc.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
o CC: địa chỉ người nhận mail gián tiếp (mục đích báo cáo, thông báo
nội dung.
o Subject: tiêu đề của bức thư
o Trên thanh công cụ của hộp thoại soạn thảo thư mới cũng có các
chưng năng như Microsoft word cho phép định dạng văn bản,
phông chữ, chèn các ký tự đặc biệt…
o Trong trưởng hợp nội dung bức thư cần gửi một file đính kèm,
người dùng có thể chọn chức năng “Attach File” để đưa một hoặc
nhiều file đính kèm đi cùng bức thư. Lưu ý: thường các máy chủ
gửi nhận thư, thường giới hạn dung lượng file đính kèm, tránh
trường hợp file đính kèm gửi quá nặng ảnh hưởng đến việc gửi thư
hoặc hệ thống E-mail đối với người gửi và người nhận thư.
o Trong trường hợp người dùng có nhiều tài khoản E-mail để phục vụ
cho các công việc khác nhau, người dùng có thể chọn chức năng
“Account” để lựa chọn, tài khoản E-mail có thể dùng để gửi thư.
Trường hợp người dùng có một tài khoản E-mail thì khi người dùng
gửi thư thì tài khoản đó sẽ mặc định là tài khoản thực hiện việc gửi
mail.
b. Lưu trưc các E-mail đến và đi:

Trong phần các tác vụ chính của Microsoft Outlook người dùng sẽ thấy một
tab là Mail, tại đây hiển thị các Folder mail, các danh mục mail…

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Lưu thư đến
Các thư đến

nhưng chưa đọc
Lưu các thư gửi

đi.
Các Thư mục

lưu trữ mail
tương ứng với
các e-mail cá
nhân
Lịch biểu
Quản lý danh
sách Liên hệ
Quản lý các nội

dung nhắc việc
cá nhân.
o Đối với các E-mail đến sẽ được lưu tự động vào mục “Inbox”.
o Các E-mail gửi đi sẽ được lưu vào mục “Sent Items”.
o Số lượng E-mail gửi đến sẽ được hiện thị trong bảng đóng (1) màu
xanh cạnh Inbox.
o Các thư gửi đến nhưng chưa được đọc sẽ hiển thị trong mục
“Unread Mail”.
o Ngoài ra người dùng có thể tạo ra các rule, để với mỗi địa chỉ e-
mail sẽ được tự động chuyển đến một thưu mục tương ứng, thuận
tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu và quản lý E-mail một cách nhanh
trong dễ dàng (Cụ thể sẽ được hướng dẫn trong phần sau).
c. Danh mục thư điện tử:

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Khi người dùng lựa chọn vào các tác vụ trong cột chức năng của Microsoft thì
trong cột bên phải thể hiện danh mục thư gửi đi, đến được quản lý thời gian
theo ngày, tuần.
d. Hiện thị chi tiết một nội dung thư:

Khi người dùng lựa chọn một bức thư, nội dung bức thư sẽ được thể hiện chi
tiết tại cột ngoài cùng bên phải.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Tiêu đề bức thư.
Địa chỉ người

gửi.
Tên, địa chỉ E-

mail người nhận
Các file đính

kèm theo thư
Nội dung chữ

của bức thư.
3. Thiết lập luật (Rule) để tự động chuẩn thư đến một thư mục xác định:
Khi đã dùng E-mail người dùng sẽ nhận được nhiều thư điện tử từ
nhiều người dùng khác nhau gửi đến, số lượng E-mail sẽ tăng dần lên theo thời
gian. Nếu chúng ta luôn để mặc định E-mail gửi đến trong thư mục Inbox thì
việc tìm kiếm thư sẽ rất mất thời gian nếu khi số lượng E-mail tăng lên hàng
trăm hàng nghìn bức thư, chưa kể thời gian tính theo hàng năm… Do đó việc
tạo ra các luật(Rule) cho phép lọc thư gửi đến và tự động chuyển về các thư
mục đã được định danh sẵn sẽ giúp việc quản lý và tìm kiếm E-mail trở nên dễ
dàng hơn.
Để thực hiện được công việc này, đâu tiên người dùng cần tạo ra các
thư mục định danh, có thể là tên riêng, tên công ty… tương ứng với một E-
mail của đồng nghiếp, đối tác, khách hàng.
Người dùng sư dụng cột công cụ chức năng của Microsoft Outlook
Trong mục “Mail Folder”, nhấn chuột phải vào mục “Personal Folder”,chọn
“New Folder” và đặt tên cho thự mục này, ví dụ ở đây tôi có một đối tác là
Công ty A. (Thứ tự các thư mục sẽ được sắp xếp theo bảng chữ cái).

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Tạo thư mục

mới.
Tên thư mục
Sắp xếp thư mục

là thư mục chính
hoặc thưu mục
con của một thư
mục đã tồn tại.
Sau khi điền đầy đủ thông tin người dùng sẽ thấy Thư mục vừa tạo xuất hiện
trong phần Mail Folder.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Việc tiếp theo là tạo các luật để quản lý E-mail. Người vào thanh công cụ cơ
bản chọn “Tools” tiếp theo chọn “Rules and Alerts...”
Hộp thoại “Rules and Alerts” xuất hiện.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Danh mục các

rule được thiết
lập
Tạo rule mới
Chọn “New rule” để tạo một luật mới, hộp thoại “Rule wizard xuất hiện.
Bước 1, để
nguyen giá tị
mặc định
Bước 2: Chỉ
định E-mail và
thư mục đã được

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Trong bước 2, người dùng nhấn chọn vào dòng chữ “people or distribution list” để đừa
vào địa chỉ e-mail của đồng nghiệp, khách hàng, đối tác để tạo luật. Bảng Rule Adress
xuất hiện. Điền địa chỉ E-mail sau đó, nhấp OK để tiếp tục.
Điền tên E-mail

cần tạo luật.
Tiếp tục trong bảng “Rule Wizard” nhập chọn chữ “Specifield” để lựa chọn thư mục cần
chuyển thư đến như bảng dưới đây. Sau đó nhấp OK để hoàn tất.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Sauk hi tạo xong luật, người dùng sẽ quay trở lại bảng “Rule and Alert” sẽ thấy rule mới
đã được cập nhập. Sau khi tạo xong luật này, bất cứ nội dung thư nào chuyển từ e-mail
congtya@tenmien.com sẽ được chuyển tự động đến thư mục Công ty A.
4. Thiết lập chữ ký điện tử (Signature):

Trong e-mail việc dùng chữ ký điện tử nhằm cho người nhận thư biết
được các thông tin liên quan đến người gửi thư như Họ tên đầy đủ, chức danh,
số điện thoại, công ty… các nội dung do người gửi đưa vào. Chữ ký điện tử sẽ
được tự động thêm vào cuối mỗi bức thư khi người gửi tạo thư mới hoặc phản
hồi thư.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Một mẫu chữ ký

điện tử.
Để thiết lập và cấu hình chữ ký điện tử người dùng cần thực hiện như sau:
Trên thanh công cụ cơ bản, người dùng vào “Tools” chọn “Options”
Hộp thoại “Options” xuất hiện, chọn tab “Mail Format” và lựa chọn mục
“Signatures” để tiến hành tạo chữ ký.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Tạo chữ ký
Trong hộp thoại “Signatures and Stationery” người dùng tiến hành tạo mẫu
chữ ký cá nhân.
Danh mục
chữ ký
Nhấp New
tạo một chữ
ký
Soạn thảo Lựa chọn một tài

chữ ký. khoản tương ứng
với chữ ký.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359
Sau khi đã tạo ra mẫu chữ ký cá nhân, khi người dùng gửi thư, hoặc phản hồi
thư, chữ ký sẽ được tự động chèn vào cuối trang nội dung của mỗi bức thư. Người
dùng có thể tạo một hoặc nhiều định dạng chữ ký tướng ứng với mỗi tài khoản E-
mail mà họ có.

ĐT: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359

Huong Dan Su Dung MS Outlook 2003

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Huong Dan Su Dung MS Outlook 2003

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Outlook

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 1

I. Đăng nhập vào phần mềm:

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 2

Hình 1: Giao diện chính của phần mềm Microsoft Outlook

II. Cách khởi tạo tài khoản E-mail:

Một tài khoản e-mail có dạng như sau: tennguoidung@tenmien.

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 3

- Sau khi lựa chọn bảng Account setting xuất hiện:

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 4

Người dùng điền

Điền thông tin

Điền mật khẩu

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 5

Địa chỉ máy chủ

Cài đặt mở rộng

Tên truy cập và

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 6

Máy chủ gửi

Xác thực tài

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 7

Để mặc định các

Lựa chọn chức

Lựa chọn thời

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 8

III. Cách thức sử dụng:

- Trong Microsoft Outlook cơ bản được chia làm 04 phần:

o C: Danh mục các thư điện tử

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 10

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 11

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 12

Tạo các tác vụ Chức năng phản Nhận thư từ các

Ô điền địa chỉ

Khung soạn thảo

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 13

b. Lưu trưc các E-mail đến và đi:

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 14

Lưu thư đến

Các thư đến

Lưu các thư gửi

Các Thư mục

Quản lý các nội

c. Danh mục thư điện tử:

d. Hiện thị chi tiết một nội dung thư:

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 16

Tiêu đề bức thư.

Địa chỉ người

Tên, địa chỉ E-

Các file đính

Nội dung chữ

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 17

Tạo thư mục

Tên thư mục

Sắp xếp thư mục

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 18

Hộp thoại “Rules and Alerts” xuất hiện.

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 19

Danh mục các

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 20

Điền tên E-mail

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 21

4. Thiết lập chữ ký điện tử (Signature):

Công ty cổ phần Tự động hoá & CNTT Sông Đà 22