Buku Panduan Latihan

BUKU PANDUAN LATIHAN
SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA
(HUMAN RESOURCE MANGEMENT
INFORMATION SYSTEM)
MODUL DATA PERJAWATAN
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

FEBRUARI 2009
BUKU PANDUAN LATIHAN – DATA PERJAWATAN
© Kerajaan Malaysia 2007
Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan

Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia
sahaja.
Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula,

disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk
atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau
sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009

Buku Panduan Latihan Mukasurat 2 dari 128
KANDUNGAN
OBJEKTIF KURSUS .............................................................................................................. 4

1.0 PENGENALAN.............................................................................................................. 5
1.1 LATARBELAKANG .............................................................................................. 5
1.2 ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN ........................................................... 6
1.3 FUNGSI DAN CIRI MODUL DATA PERJAWATAN ............................................ 16
1.4 PERANAN PENTADBIR MODUL DATA PERJAWATAN ................................... 18
2.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL DATA PERJAWATAN ............................. 20
2.1 AKTIVITI ORGANISASI ...................................................................................... 25
2.1.1Papar Struktur Aktiviti Organisasi................................................................... 25
2.1.2Selenggara Aktiviti Organisasi ....................................................................... 29
2.1.2.1 Kes 1 - Pertambahan Program, Aktiviti, Sub-Aktiviti........................... 29
2.1.2.2 Kes 2 - Perubahan Program, Aktiviti, Sub-Aktiviti ............................. 33
2.1.2.3 Kes 3 - Perpindahan Program, Aktiviti, Sub-Aktiviti ke Aktiviti
Organisasi lain ............................................................................................... 38
2.1.2.4 Kes 4 - Pemansuhan Program, Aktiviti, Sub-Aktiviti .......................... 41
2.1.3 Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi .......................................................... 47
2.2 UNIT ORGANISASI ............................................................................................ 50
2.2.1 Papar Struktur Unit Organisasi ...................................................................... 50
2.2.2 Selenggara Unit Organisasi ........................................................................... 54
2.2.2.1 Kes 1 - Pertambahan Unit Organisasi ................................................ 54
2.2.2.2 Kes 2 - Perubahan Unit Organisasi ................................................... 59
2.2.2.3 Kes 3 - Perpindahan Unit Organisasi ke Unit Organisasi lain ............ 65
2.1.2.4 Kes 4 - Pemansuhan Unit Organisasi ............................................... 68
2.2.3 Selenggara Turutan Unit Organisasi .............................................................. 73
2.3 JAWATAN SEBENAR ........................................................................................ 76
2.3.1 Selenggara Jawatan Sebenar ........................................................................ 76
2.3.1.1 Kes 1 - Pertambahan Jawatan ........................................................... 76
2.3.1.2 Kes 2 - Perubahan Jawatan ............................................................... 82
2.3.1.3 Kes 2 - Mansuh Jawatan.................................................................... 85
2.4 KEMASKINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN .............................................. 88
2.4.1Kemaskini Hubungan Jawatan Sebenar / Jawatan Standard ......................... 88
2.4.2Kemaskini Hubungan Klasifikasi / Kumpulan / Skim Perkhidmatan ............ 94
2.5 PINDAH JAWATAN SEBENAR ........................................................................ 100
2.5.1 Pindah Jawatan Sebenar Ke Unit Organisasi / Aktiviti Organisasi Lain........ 100
2.5.2 Pindah Jawatan Sebenar Ke Unit Organisasi / Aktiviti Organisasi Lain (Secara
Pukal) .......................................................................................................... 106
3.0 PENUTUP ................................................................................................................. 105
4.0 LAMPIRAN ...................................................................................................... 106 - 128
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinianterkini : 04/08/2009

OBJEKTIF KURSUS
Di akhir kursus ini, peserta akan dapat;
Menerangkan:
• Objektif Modul Data Perjawatan

• Elemen-elemen Data Perjawatan
• Fungsi dan Ciri Modul Data Perjawatan
• Peranan Pentadbir Modul Data Perjawatan
Menggunakan Modul Data Perjawatan
• Selenggara Unit Organisasi

• Selenggara Aktiviti Organisasi
• Selenggara Jawatan Sebenar
• Kemaskini Hubungan Data Perjawatan
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinianterkini : 04/08/2009

1.0 PENGENALAN
1.1 LATARBELAKANG
Modul Data Perjawatan adalah salah satu modul di dalam sistem EG-
HRMIS. Ianya mengandungi maklumat-maklumat asas yang berkaitan
dengan organisasi kerajaan dan perkhidmatan yang mesti disediakan
sebelum modul-modul Pengurusan Sumber Manusia (PSM) dalam EG-
HRMIS boleh beroperasi.
Modul Data Perjawatan akan dikemaskini di pusat dan agensi yang akan
digunakan oleh semua modul atau hampir semua modul yang ada dalam
HRMIS.
Melalui Data Perjawatan, pihak kerajaan (Jabatan Perkhidmatan Awam)

akan dapat menyalurkan maklumat (input) berkaitan kepada fungsi sumber
manusia yang lain. Maklumat ini adalah kritikal sebagai garis panduan
dalam perlaksanaan aktiviti-aktiviti pengurusan sumber manusia di pelbagai
peringkat agensi pusat dan agensi-agensi.
Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

1.2 ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

Gambarajah di bawah merupakan elemen-elemen yang terdapat dalam
modul Data Perjawatan:
Skim
Klasifikasi
Klasifikasi
SkimGrade
Grade
Perkhidmatan
Perkhidmatan
Criteria
Criteria Skim
Skim Gred
Gred
Perkhidmatan
Perkhidmatan Gaji
Gaji
Bidang
Bidang
Kumpulan
Kumpulan
Perkhidmatan
Perkhidmatan
Jawatan
Jawatan
Standard
Standard
Unit
UnitOrganisasi
Organisasi
Jawatan
Jawatan
Sebenar
Sebenar
Aktiviti
Aktiviti Tanggungjawab Agensi
Organisasi
Organisasi xxx
xxx Pusat
Jawatankuasa
Jawatankuasa Tanggungjawab Agensi
xxxx
xxxx Operasi
Rajah 1.2-1: Elemen-elemen Data Perjawatan

Modul Data Perjawatan mengandungi maklumat-maklumat berkenaan organisasi

dan juga perkhidmatan yang boleh dibahagikan kepada empat kategori:
a) Elemen berkaitan Organisasi

• Unit Organisasi (Business Unit)
• Aktiviti Organisasi(Business Activity)
• Jawatan Sebenar (Actual Position)
• Jawatan Standard (Standard Position)
• Jawantankuasa (Committee)
b) Elemen berkaitan Perkhidmatan

• Skim Perkhidmatan (Scheme of Service)
• Kumpulan Perkhidmatan (Service Group)
• Klasifikasi Perkhidmatan (Service Classification)
• Gred Gaji (Salary Grade)
c) Elemen berkaitan Jawatan

• Tugas (Task)
• Skop Bidang Kuasa (Scope of Authority)
• Keperluan Logistik (Logistical Resources)
• Keperluan Kompetensi (Competency Required)
• Kriteria (Criteria)
• Bidang Hasil Utama (Key Result Areas - KRA)
• Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators - KPI)
d) Elemen-elemen Rujukan (Look-up Elements)
e) Berikut adalah penerangan dan contoh-contoh untuk setiap kategori data

dalam Modul Data Perjawatan Jadual 1.2-1.
Jadual 1.2-1: Elemen-elemen di dalam Data Perjawatan
No ELEMEN PENERANGAN CONTOH

1. Unit Organisasi Unit organisasi di dalam • Kementerian Kesihatan,
(Business Unit) sesebuah agensi. Hubungan Bahagian Gaji dan Elaun
di antara suatu Unit JPA, Unit Hasil, Sekolah
Organisasi dengan yang lain Menengah Sikamat dsb.
mewujudkan suatu struktur
organisasi.
2. Aktiviti Organisasi Aktiviti atau fungsi yang • Maksud bekalan,

(Business Activity) dijalankan oleh sesebuah program pengurusan


Unit Organisasi. sumber manusia, aktiviti
kawalan penyakit
berjangkit.
3. Jawatan Standard Elemen yang menerangkan • Pegawai Perubatan
(Standard Position) tentang keperluan umum Pakar Ortopedik
sesuatu jawatan seperti
kompetensi, tugas, bidang
kuasa dsb.
Terletak di antara Skim

Perkhidmatan dan Jawatan
Sebenar.
4. Jawatan Sebenar Suatu jawatan yang unik • Pegawai Perubatan
(Actual Position) (atau post) yang wujud di Pakar Ortopedik No 13
dalam sesuatu organisasi, HKL
yang boleh diisi oleh seorang
Pemilik Kompetensi sahaja.
5. Jawatankuasa Entiti yang mempunyai identiti • Lembaga Kenaikan
(Committee) yang unik dan formal. Ia Pangkat P&P,
mempunyai tugas dan fungsi Kementerian Kesihatan
tertentu dalam pengurusan Malaysia
sumber manusia,
berdasarkan kepada terma-
terma tertentu. Dianggotai
oleh jawatan-jawatan
sebenar.
6. Skim Perkhidmatan Elemen yang mengumpul • Pegawai Teknologi
(Scheme of jawatan-jawatan dan syarat- Maklumat dan Pegawai
Service) syarat lantikan. Perubatan
7. Kumpulan Elemen yang mengumpulkan • Kumpulan sokongan,
Perkhidmatan skim-skim perkhidmatan ada Kumpulan Pengurusan
(Service Group) aras tertentu. Tertinggi dsb.
8. Klasifikasi Elemen yang mengumpulkan • Klasifikasi Kesihatan dan
Perkhidmatan skim-skim perkhidmatan pada Perubatan, Pentadbiran
(Service klasifikasi tertentu, dan Diplomatik dsb.
Classification) berdasarkan kepada bidang
pengurusan.
9. Gred Gaji (Salary Elemen yang menerangkan • U3, N11, F2, VU7, M54
Grade) kelayakan ganjaran
seseorang Pemilik
Kompetensi, juga
menerangkan tentang tahap
sesuatu jawatan.
10. Tugas (Task) Tugas-tugas yang perlu • Menyelenggara


dilakukan oleh penyandang peralatan elektrik
sesuatu Jawatan Sebenar. JKMNS, menyediakan
laporan perbelanjaan
bulanan dsb, merangka
succession planning
jawatan kritikal Skim
PTD.
11. Bidang Kuasa Bidang dan had-had di mana • Meluluskan perolehan
(Scope of Authority) penyandang sesuatu Jawatan peralatan komputer Ibu
Sebenar itu boleh membuat Pejabat Mara berjumlah
keputusan atau tindakan. tidak lebih RM 50 juta.
12. Keperluan Logistik Sumber (dari segi peralatan • Peralatan komputer,
(Logistical fizikal, atau akses kepada peralatan pertukangan,
Resource) maklumat) yang diperlukan akses ke dalam sistem
untuk melaksanakan dengan maklumat dsb.
jayanya tugas-tugas.
13. Keperluan Pengetahuan, kemahiran dan • Komunikasi level 3
Kompetensi kebolehan yang diperlukan
(Competency untuk melaksanakan dengan
Required) jayanya tugas-tugas sesuatu
jawatan.
14. Kriteria (Criteria) Kriteria-kriteria yang perlu • Kriteria untuk lantikan,
dipenuhi untuk mencapai “Berumur antara 25
sesuatu tahap berhubung hingga 45 tahun”
dengan sesuatu Jawatan.
15. Bidang Hasil Utama Bidang utama sesuatu • Kawalan Kos, Khidmat
(Key Results Area - jawatan, di mana pengurusan Pelanggan.
KRA) prestasi penyandang jawatan
tersebut akan diberikan
tumpuan.
16. Petunjuk Prestasi Petunjuk-petunjuk yang • Masa diambil untuk
Utama (Key digunakan untuk mengukur meluluskan permohonan
Performance prestasi penyandang sesuatu pinjaman yang lengkap
Indicators – KPI) jawatan.

f) Berikut merupakan Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment Data

Look-ups):
Jadual 1.2-2: Elemen-elemen di dalam Rujukan Data Perjawatan

NO ELEMEN DATA ELEMEN RUJUKAN CONTOH
1. Unit Organisasi • Kategori Unit Organisasi • Kementerian, Bahagian,
(Business Unit) (Business Unit category) Hospital
• Status Unit Organisasi • Aktif Tetap, Sementara,
(Business Unit Status) Jumud
• Kumpulan Agensi Unit • PAP, PAN, PBT
Organisasi (Agency Group)
2. Aktiviti Organisasi • Kategori Aktiviti Organisasi • Maksud Bekalan, Program,
(Business Activity) (Business Activity Aktiviti
Category)
• Status Aktiviti Organisasi • Aktif Tetap, Sementara
(Business Activity Status)
3. Jawatan Sebenar • Status Jawatan Sebenar • Tetap, Sementara,
(Actual Position) (Actual Position Status) Tambahsentara.
• Status Bekalan Jawatan • Gunasama, Bukan-

Sebenar (Actual Position Gunasama.
Supply Status)
• Status Kekosongan • Disi,
Jawatan Sebenar (Actual • Diisi-Dijangka Kosong
Position Vacancy Status) • Perlu Diisi
• Calon Dikenalpasti.
• Kod ‘Objek Sebagai’ (AP • 11000, 29000.
OS Code)
4. Jawatan Standard • Status Jawatan Standard • Aktif, Jumud, Mansuh.
(Standard (Standard Position Status)
Position)
5. Petunjuk Prestasi • Kategori KPI (KPI • Masa, Kualiti, Kos.
Utama (Key category)
Performance
Indicators - KPI)
6. Keperluan Logistik • Kategori Sumber Logistik • Komputer, Kenderaan
(Logistical (Logistical resource Bermotor, Perumahan.
Resources) category)
• Definisi Keperluan Logistik • Komputer Notebook
(Logistical resource Pentium III,
definition) • Kuarters Kelas A.
7. Bidang Kuasa • Kategori Bidang Kuasa • Kewangan
(Scope of (Scope of authority • Perolehan
Authority) category)

Jadual 1.2-2: Elemen-elemen di dalam Rujukan Data Perjawatan

NO ELEMEN DATA ELEMEN RUJUKAN CONTOH
8. Bidang Hasil • Bidang Hasil Utama(KRA) • Kawalan Kos,
Utama Perkhidmatan Pelanggan.
(Key Result Area -
KRA)
9. Keperluan • Keperluan Kompetensi • Teknikal, Komunikasi,
Kompetensi (Competency required) Pengurusan.
(Competency
Required) • Definisi Tahap Kompetensi • Level 1 - familiarity
(Competency level • Level 2 – kebolehan
definition) melaksana tugas
• Level 3 – kebolehan
membuat analisa
10. Kriteria • Kategori Kriteria (Criteria • Lantikan, Pengesahan
(Criteria) Category) Dalam Perkhidmatan.
11. Jawatankuasa • Jawatan dalam • Pengerusi, Setiausaha.

(Committee) Jawatankuasa (Committee
Designation)
12. Skim • Status Rujukan • Tinggi, Sederhana,
Perkhidmatan Pengesahan (Approval Rendah.
(Scheme of Preference Status)
Service)
13. Skim • Status Perkhidmatan • Aktif, Jumud, Mansuh.

Perkhidmatan, (Service Status)
Kumpulan
Perkhidmatan and
Klasifikasi
Perkhidmatan
(Scheme of
Service, Service
Group and Service
Classification)
14. Gred Gaji • Jenis Perkhidmatan • JKK, SSB, SSM
(Salary Grade) (Service Type)
• Status Gred Gaji (Salary • Aktif, Jumud, Mansuh.
Grade Status)
• Kategori Gred Gaji (Salary • I, II, III, IV.
Grade Category)

g) Gambarajah-gambarajah di bawah merupakan hubungkait antara elemen-

elemen Data Perjawatan:
Klasifikasi
Klasifikasi
Perkhidmatan
Perkhidmatan
1 1
m m
Skim
Skim Gred
Gred
Perkhidmatan
Perkhidmatan m m Gaji
Gaji
1 m
1
m
Kumpulan
Kumpulan
Perkhidmatan
Perkhidmatan
Jawatan
Jawatan
Standard
Standard
Unit
UnitOrganisasi
Organisasi 1
m
m 1
m Jawatan
Jawatan Pemilik
1 1 Pemilik
m Sebenar
Sebenar Kompetensi
m 1 m m Kompetensi
m
Aktiviti
Aktiviti m Sandangan
Organisasi Sandangan
Organisasi
Jawatan
JawatanKuasa
Kuasa
Rajah 1.2-2: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan
Status
StatusRujukan
Rujukan
Pengesahan Klasifikasi
Klasifikasi
Pengesahan
Perkhidmatan
Perkhidmatan
Status
Status
Skim
Skim Gred
Gred
Perkhidmatan
Perkhidmatan Perkhidmatan Gaji
Perkhidmatan Gaji
Kumpulan
Kumpulan
Perkhidmatan
Perkhidmatan
Gred
GredGaji
GajiSkim
Skim
Kategori
KategoriGred
Gred Status
StatusGred
GredGaji
Gaji
Gaji
Gaji
Jenis
Jenis
Perkhidmatan
Perkhidmatan
Rajah 1.2-3: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)

Tugas
Tugas
Status
Status
Jawatan Bidang
Bidang Status
Status
Jawatan
Sebenar Kuasa Jawatan
Jawatan
Sebenar Kuasa Standard
Standard
Status
Status Keperluan
Bekalan
Keperluan
Bekalan Logistik
Logistik
Jawatan
Jawatan
Sebenar
Sebenar Jawatan
Jawatan Jawatan
Jawatan
Sebenar Keperluan
Keperluan Standard
Sebenar Kompetensi
Standard
Status Kompetensi
Status
Kekosongan
Kekosongan
Jawatan
Jawatan Kriteria
Sebenar Kriteria
Sebenar
KRA
KRA
Kod
Kod“Objek
“Objek
Sebagai”
Sebagai”
KPI
KPI
Tugas
Tugas
Kategori
Kategori Bidang
Bidang
Bidang
BidangKuasa
Kuasa Kuasa
Kuasa
Kategori
Kategori Definisi
Definisi
Kepeluan
Kepeluan
Keperluan
Keperluan Keperluan
Keperluan
Logistik Logistik
Logistik Logistik
Logistik Logistik
Kategori
Kategori Keperluan
Keperluan
Kompetensi
Kompetensi Kompetensi
Kompetensi
Kategori
Kategori
Kriteria
Kriteria
Kriteria
Kriteria
KRA
KRA
Kategori
KategoriKPI
KPI KPI
KPI

Kategori
KategoriUnit
Unit Status
StatusUnit
Unit Kumpulan
Kumpulan
Organisasi
Organisasi Organisasi
Organisasi Agensi
Agensi
Unit
Unit
Organisasi
Organisasi
Kategori
Kategori
Aktiviti
Aktiviti
Organisasi
Organisasi
Activiti
Activiti
Organisasi
Organisasi Status
StatusAktiviti
Aktiviti
Organisasi
Organisasi
Jawatan
Jawatan
Dalam
Jawatan
JawatanKuasa
Kuasa
Dalam
Jawatan
Jawatan
Sebenar
Sebenar

Wujudkan
Wujudkan Wujudkan
Wujudkan
Kumpulan
Kumpulan Gred
GredGaji
Gaji
Perkhidmatan
Perkhidmatan
Padankan
PadankanGred
Gred
ke
keSkim
Skim
Wujudkan
Wujudkan Wujudkan
Wujudkan Wujudkan
Wujudkan
Senarai
Senarai Klasifikasi
Klasifikasi Skim
Skim
Rujukan
Rujukan Perkhidmatan
Perkhidmatan Perkhidmatan
Perkhidmatan
Wujudkan
Wujudkan Wujudkan
Wujudkan
Jawatan
Jawatan Jawatan
Jawatan
Standard
Standard Sebenar
Sebenar
Wujudkan
Wujudkan
Wujudkan
WujudkanUnit
Unit Aktiviti
Aktiviti
Organisasi
Organisasi Organisasi
Organisasi
Rajah 1.2-8: Turutan Pengujudan Elemen-elemen Data Perjawatan

1.3 FUNGSI DAN CIRI MODUL DATA PERJAWATAN

Modul Data Perjawatan adalah dibentuk dengan fungsi dan ciri yang
membantu para pentadbir modul menguruskan sistem dengan lebih
berkesan. Contohnya mesej gesaan yang memberitahu pentadbir modul
sekiranya ada kesilapan dalam proses memasukkan data yang tidak
bersesuaian dengan spesifikasi sesuatu ruang dalam skrin tertentu.
Fungsi-fungsi umum seperti berikut boleh dilaksanakan di dalam Modul

Data Perjawatan.
• Paparan Senarai – Memaparkan senarai rekod-rekod yang sudah

wujud
• Paparan Terperinci – Memaparkan maklumat terperinci rekod yang

telah diwujudkan
• Carian - Carian rekod yang telah diwujudkan berdasarkan kepada

kriteria carian tertentu
• Tambah (Add) - Menambah atau mewujudkan rekod
• Kemaskini (Edit) - Mengemaskini maklumat rekod sedia ada
• Hapus (Delete) - Menghapus rekod sedia ada
Antara ciri-ciri yang ada sekarang termasuk:
• Medan Mandatori – Medan-medan yang wajib diisi.
• Duplikasi Kod – Memastikan bahawa tiada kod yang sama

digunakan untuk dua rekod yang berbeza.
• Pewujudan Semula Rekod Terhapus – sekiranya suatu rekod

dihapuskan, dan kemudian suatu rekod lain diwujudkan dengan
menggunakan kod yang sama, sistem akan bertanya sama ada
pentadbir ingin mewujudkan semula rekod tersebut. Sekiranya ya,
kesemua data asal akan dikembalikan semula.

• Pemeriksaan Integriti – sekiranya suatu rekod mempunyai rekod

lain yang bergantung kepadanya, ia tidak boleh dihapuskan sehingga
hubungan tersebut diputuskan. Sebagai contoh, sekiranya suatu
Skim Perkhidmatan sudah diwujudkan di bawah suatu Klasifikasi
Perkhidmatan, Klasifikasi Perkhidmatan tersebut tidak boleh
dihapuskan.
• Kesahihan Tarikh – memastikan bahawa tarikh dimasukkan dengan

betul:
• Memeriksa kesahihan, contohnya nilai bulan tidak boleh
melebihi 12,
• Tarikh mula lebih awal dari tarikh luput,
• Memasukkan ‘/’ secara otomatik antara hari, bulan dan tahun.
• Pengesahan Kemasukan Data Ke Medan

• Format – memastikan data yang dimasukkan ke sesuatu
medan adalah dalam format yang betul. Contohnya
sesetengah medan hanya boleh diisi dengan angka sahaja.
• Saiz – memastikan bahawa data yang dimasukkan
mempunyai saiz yang betul. Contohnya, sesetengah medan
hanya boleh dimasukkan dengan data sepanjang 5 aksara
sahaja.

1.4 PERANAN PENTADBIR MODUL DATA

PERJAWATAN
Pentadbir Modul Data Perjawatan adalah terdiri daripada beberapa kategori
pentadbir di peringkat agensi pusat dan juga agensi operasi yang
bertanggungjawab mengendalikan fungsi-fungsi tertentu.
Penerangan mendalam mengenai setiap kategori pentadbir di kedua-dua

peringkat Agensi Pusat dan Agensi Operasi adalah seperti di jadual berikut:
Jadual 1.4-1: Peranan Pentadbir di Peringkat Agensi Pusat dan Agensi Operasi Bagi
Modul Data Perjawatan
NO SUB-MODUL PENTADBIR AGENSI PENTADBIR
1. Senarai Rujukan. Pentadbir Sistem • JPA, BPO, BGE, BKP sebagai
HRMIS, Pakar Saraan, Agensi Pusat.
dan Pakar Jawatan
Standard.
2. Skim Pakar Skim. • JPA BPO sebagai Agensi Pusat
Perkhidmatan.
3. Gred Gaji. Pakar Saraan. • JPA BGE sebagai Agensi Pusat
4. Unit Organisasi. Pakar Pembangunan • JPA BPO sebagai Agensi Pusat
Organisasi. • JPA BKP sebagai Agensi
Operasi
Pentadbir Unit • Unit Sumber Manusia
Organisasi. (Pembangunan Organisasi) di
Agensi-agensi Operasi
5. Jawatan Pakar Jawatan • JPA BPO sebagai Agensi Pusat
Standard. Standard. • JPA BPK sebagai Ketua
Perkhidmatan
• Semua Ketua Perkhidmatan
6. Jawatan Pakar Keperluan • JPA BPO sebagai Agensi Pusat
Sebenar. Sumber Manusia. • JPA BKP sebagai Agensi
Operasi
• Unit Sumber Manusia
(Perjawatan) di Agensi-agensi
Operasi
7. Jawatankuasa. Pentadbir • JPA BPO sebagai Agensi Pusat
Jawatankuasa. • JPA BKP sebagai Agensi
Operasi
(Pembangunan Organisasi) di

Jadual 1.4-1: Peranan Pentadbir di Peringkat Agensi Pusat dan Agensi Operasi Bagi
Modul Data Perjawatan
NO SUB-MODUL PENTADBIR AGENSI PENTADBIR
8. Aktiviti Pakar Pembangunan • JPA BPO sebagai Agensi Pusat
Organisasi. Organisasi. • JPA BKP sebagai Agensi
Operasi
Pentadbir Aktiviti • Unit Sumber Manusia
Organisasi. (Pembangunan Organisasi) di
agensi-agensi Operasi
9. Struktur Pakar Pembangunan • JPA BPO sebagai Agensi Pusat
Organisasi. Organisasi. • JPA BKP sebagai Agensi
Operasi
• Pengguna Biasa
Pentadbir Struktur • Unit Sumber Manusia
Organisasi. (Pembangunan Operasi) di
agensi-agensi Operasi
• Pengguna Biasa

2.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL DATA

PERJAWATAN
Modul Data Perjawatan merupakan salah satu dari beberapa modul yang
terdapat di dalam sistem HRMIS. Ia mengandungi maklumat-maklumat
yang berkaitan dengan organisasi kerajaan seperti Skim Perkhidmatan,
Gred Gaji, Unit Organisasi dan lain-lain. Ianya merupakan maklumat asas
yang mesti diwujudkan dan dikemaskini sebelum modul-modul
Pembangunan Sumber Manusia (PSM) dalam sistem HRMIS boleh
beroperasi.
Modul ini membolehkan pengguna mencapai, menyelenggara dan

maklumat perjawatan untuk sesebuah organisasi kerajaan. Ia memudahkan
perkongsian maklumat antara modul, fungsi serta organisasi dalam
Kerajaan Malaysia di samping memastikan keseragaman maklumat asas
yang digunapakai oleh semua modul HRMIS yang lain.
Data Perjawatan merangkumi maklumat-maklumat berikut:
Organisasi: semua maklumat mengenai organisasi yang termasuk

maklumat-maklumat mengenai operasi dan aktiviti agensi Kerajaan seperti
Kementerian dan Jabatan Kerajaan,
Perkhidmatan: maklumat-maklumat asas mengenai perkhidmatan seperti

kumpulan, klasifikasi dan skim perkhidmatan, gred gaji serta gred
perjawatan.
Peranan-peranan yang boleh digunakan dalam mencapai submodul Data

Perjawatan adalah seperti berikut:
• Pentadbir Jawatankuasa (Committee Administrator)

• Penganalisa Sumber Manusia (Manpower Analyst (ED))
• Pakar Pembangunan Organisasi (Organizational Development
Specialist (ED))
• Pakar Saraan (Remuneration Specialist (ED))
• Pentadbir Laporan (Report Administrator (ED))
• Pakar Skim (Scheme Specialist)
• Super Manpower Analyst
• Super Organizational Development Specialist
• Pakar Jawatan Standard (Standard Position Specialist)

Modul Data Perjawatan mengandungi fungsi-fungsi berikut:
• Aktiviti Organisasi
• Papar Struktur Aktiviti Organisasi
• Selenggara Aktiviti Organisasi
• Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi
• Unit Organisasi
• Papar Struktur Unit Organisasi
• Selenggara Unit Organisasi
• Selenggara Turutan Unit Organisasi
• Jawatan Sebenar
• Selenggara Jawatan Sebenar
• Kemaskini Maklumat Jawatan Sebenar Secara Pukal
• Selenggara Turutan Jawatan Sebenar
• Jawatan Standard
• Selenggara Jawatan Standard
• Skim Perkhidmatan
• Selenggara Skim Perkhidmatan
• Selenggara Kumpulan Perkhidmatan
• Selenggara Klasifikasi Perkhidmatan
• Gred Gaji
• Selenggara Gred Gaji
• Selenggara Turutan Gred Gaji
• Jawatankuasa
• Selenggara Jawatankuasa
• Penjanaan Semula Kod BU/BA/AP
• Penjanaan Semula Kod – Unit Organisasi
• Penjanaan Semula Kod – Jawatan Sebenar
• Penjanaan Semula Kod – Jawatan Standard
• Penjanaan Semula Kod – Aktiviti Organisasi
• Kemaskini Hubungan Data Perjawatan
• Kemaskini Hubungan Jawatan Sebenar/Jawatan Standard
• Kemaskini Hubungan Klasifikasi/Kumpulan/Skim
Perkhidmatan
• Laporan Perjawatan
• Senarai Nama Anggota dan Jawatan Sebenar
• Senarai Kekosongan Jawatan Sebenar
• Maklumat Jawatan Mengikut Skim Perkhidmatan (jawatan
standard)

• Senarai Nama Anggota dan Jawatan Sebenar berdasarkan

Aktiviti Organisasi
• Senarai Kekosongan Jawatan Sebenar berdasarkan Aktiviti
Organisasi
• Maklumat Jawatan mengikut Skim Perkhidmatan (jawatan
standard) berdasarkan Aktiviti Organisasi
• Buku Perjawatan
• Paparan Senarai Perjawatan Berdasarkan Jawatan Sebenar
• Selenggara Senarai Perjawatan
Berikut merupakan cara-cara untuk mencapai Modul Data Perjawatan

(Menu Utama):
Jadual 2-1: Langkah-langkah untuk Mencapai Modul Data Perjawatan (Menu Utama)
LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP
1. Klik “Microsoft Internet Tiada.
Explorer”.
2. Pada ruang “Address” http://www.eghrmis.g Paparan Skrin EG-HRMIS –
taipkan alamat web. ov.my Sila rujuk Rajah 2-1.
3. Klik pada pautan HRMIS. Tiada. Paparan skrin Log-On ke
Sistem HRMIS – Sila rujuk
Rajah 2-2.
4. Pilih maklumat Bahasa Contoh: Bahasa
dari senarai drop-down. Malaysia.
5. Masukkan ID Pengguna Masukkan ID Paparan skrin Laman
dan Kata Laluan dalam Pengguna dan Kata Utama Sistem Pengurusan
ruang berkenaan dan klik Laluan. Maklumat Sumber Manusia
butang Hantar untuk (HRMIS) – Sila rujuk Rajah
memasuki Laman Utama 2-3.
Sistem Pengurusan
Maklumat Sumber
Manusia.
6. Jika klik butang Set - ID Pengguna
Semula, masukkan - Kata Laluan
semula ID Pengguna.
7. Jika klik butang Keluar,
Pentadbir Sistem akan
keluar dari sistem.
8. Klik Data Perjawatan Tiada. Paparan skrin Laman
dari Laman Utama Utama Menu Data
Sistem Pengurusan Perjawatan – Sila rujuk
Maklumat Sumber Rajah 2-4.
Manusia (HRMIS).

Langkah 3
Klik pada pautan HRMIS
2-1: Paparan Skrin EG-HRMIS
Langkah 5 Maklumat-
maklumat yang
Klik butang Hantar perlu dimasukkan
Rajah 2-2: Paparan Skrin Log-on Ke Sistem HRMIS

Langkah 8
Klik Data Perjawatan
Rajah 2-3: Laman Utama Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia
Rajah 2-4: Menu Data Perjawatan

2.1 AKTIVITI ORGANISASI

2.1.1 PAPAR STRUKTUR AKTIVITI ORGANISASI
Fungsi ini membolehkan pengguna memaparkan maklumat terperinci
mengenai aktiviti, sesuatu Struktur Organisasi.
PENGGUNA:
- Pakar Pembangunan Organisasi (Organizational Development

Specialist (ED))
- Super Organizational Development Specialist
Langkah-langkah:-
1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Aktiviti Organisasi
Langkah 1
Klik Aktiviti
Organisasi

2) Dari Aktiviti Organisasi, klik Papar Struktur Aktiviti Organisasi
Langkah 2
Klik Papar Struktur

Aktiviti Organisasi
3) Pengguna akan melihat skrin Struktur Aktiviti Organisasi seperti rajah

dibawah
4) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau

sebahagian.
a. Kod Aktiviti Organisasi
b. Nama Kategori Organisasi
c. Kategori : Pilih dari senarai drop-down
d. Tahap
e. Status

5) Kaedah Carian menggunakan wildcard dengan menggunakan simbol

Cthnya Bagi Kod Aktiviti Organisasi :
- Contoh Pertama
- Masukkan input bagi kod ini : PAP*101*108*
- Hasilnya seperti di rajah dibawah
- Contoh Kedua
Langkah 7
Klik Kod Aktiviti

Organisasi yang
dikehendaki
6) Pengguna akan melihat skrin Keputusan Carian Aktiviti Organisasi

seperti rajah di atas
7) Klik Kod Aktiviti Organisasi yang dikehendaki

8) Pengguna akan melihat skrin Aktiviti Organisasi, Jawatan Sebenar dan

Pemilik Kompetensi seperti rajah dibawah
9) Klik tanda untuk melihat keseluruhan paparan Aktiviti Organisasi
Klik Hyperlink Nama Aktiviti

Organisasi Yang Berwana Hitam
untuk melihat maklumat terperinci
Aktiviti Organisasi
Klik Hyperlink Nama Jawatan

Sebenar Yang Berwana Biru untuk
melihat maklumat terperinci Jawatan
Sebenar.
Klik Hyperlink Nama Pemilik

Kompetesi yang berwarna
Hijau untuk melihat maklumat
terperinci Pemilik Kompetensi

2.1.2 SELENGGARA AKTIVITI ORGANISASI
Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara (menambah,

mengemaskini dan menghapus/mansuh) rekod Aktiviti Organisasi.
PENGGUNA:

Specialist (ED))
2.1.2.1 KES 1 – PERTAMBAHAN PROGRAM, AKTIVITI, SUB-AKTIVITI

DALAM WARAN PERJAWATAN
Langkah-langkahnya adalah :-
1) Dari Aktiviti Organisasi, klik Selenggara Aktiviti Organisasi
Langkah 1
Klik Selenggara
Aktiviti Organisasi

2) Dari skrin Selenggara Aktiviti Organisasi, Klik Cari untuk

mendapatkan Kod Aktiviti Induk Organisasi – Rujuk LAMPIRAN
CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
Langkah 2
Klik Cari
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Aktiviti Organisasi.

Skrin Senarai Aktiviti Organisasi dibawah Kod Aktiviti Induk Organisasi
yang dipilih akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
Langkah 4
Klik Tambah
4) Dari skrin Senarai Aktiviti Organisasi, Klik Tambah
5) Pengguna akan melihat mesej seperti rajah dibawah

6) Klik Yes untuk menambah Aktiviti Organisasi, atau klik No untuk

proses pembatalan
7) Pengguna akan melihat skrin TAMBAH AKTIVITI ORGANISASI

seperti rajah dibawah
8) Isikan maklumat-maklumat berikut:

a. Bekalan/Program/Aktiviti/Sub-Aktiviti
b. Nama Aktiviti Organisasi
c. Kategori Aktiviti Organisasi
d. Status Aktiviti Organisasi
e. No Rujukan Dokumen Pengesahan
Langkah 9
Klik Cari

9) Klik Cari untuk cari Dokumen Sokongan – Rujuk LAMPIRAN

CARIAN DOKUMEN SOKONGAN
10) Pengguna akan kembali ke skrin Tambah Aktiviti Organisasi yang

menunjukkan maklumat telah diisi
Langkah 11
Klik Hantar
11) Klik Hantar
13) Klik Yes untuk tambah data, atau klik No untuk proses pembatalan
14) Jika Yes, Pengguna akan melihat mesej Makluman seperti rajah
dibawah

15) Klik OK

2.1.2.2 KES 2 – PERUBAHAN PADA PROGRAM, AKTIVITI, SUB-

AKTIVITI DALAM WARAN PERJAWATAN
Langkah 1
Klik Selenggara
Aktiviti Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Aktiviti Organisasi, Klik Kemaskini untuk

mendapatkan Kod Aktiviti Organisasi yang mengalami perubahan –
Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
Langkah 2
Klik Kemaskini

Skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi akan dipaparkan berdasarkan
pilihan di Langkah 2

4) Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu:

a. Bekalan/Program/Aktiviti/Sub-Aktiviti
b. Nama Aktiviti Organisasi
c. Keterangan Aktiviti Organisasi
d. Kategori Aktiviti Organisasi
e. Kod Aktiviti Organisasi Induk
f. Status Aktiviti Organisasi
g. Tarikh Kuatkuasa Status
h. No. Rujukan Dokumen Pengesahan
Contoh Tukar :
- Contohnya Nama Organisasi kepada ‘CAWANGAN
PEMBANGUNAN APLIKASI SISTEM’
- Tarikh Kuatkuasa Status kepada ‘30/4/2007’
Langkah 5
Klik Kemaskini Status

Aktiviti Organisasi
untuk kemaskini Tarikh
Kuatkuasa

5) Dari skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi, klik Kemaskini Status

Aktiviti Organisasi
6) Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Kewujudan Dan Sejarah

Tarikh Status Aktiviti Organisasi seperti rajah dibawah
Langkah 7
Klik Kod Status
7) Klik Kod Status untuk memilih rekod yang dikehendaki
8) Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Status Aktiviti Organisasi

Langkah 8
Klik ikon Kalendar

untuk tukar Tarikh
Kuatkuasa
9) Klik ikon Kalendar untuk tukar Tarikh Kuatkuasa – Rujuk

LAMPIRAN KALENDAR
10) Klik Hantar

12) Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk proses
pembatalan
dibawah
14) Klik OK
15) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Kewujudan Dan Sejarah

Tarikh Status Aktiviti Organisasi
Maklumat
yang telah
dkemaskini
Langkah 14
Klik Keluar
16) Klik Keluar untuk keluar dari skrin
17) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi

Maklumat yang
telah dkemaskini
Langkah 18
Klik Hantar
18) Klik Hantar
pembatalan
dibawah
22) Klik OK

2.1.2.3 KES 3 – PERPINDAHAN PROGRAM, AKTIVITI,SUB-AKTIVI KE

AKTIVITI ORGANISASI LAIN
Langkah 1
Klik Selenggara
Aktiviti Organisasi

mendapatkan Kod Aktiviti Organisasi yang hendak dipindahkan –
Langkah 2
Klik Kemaskini


Langkah 4
Klik Cari
4) Dari skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi, klik Cari bagi Kod Aktiviti
Organisasi Induk - Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI
ORGANISASI
5) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi yang

menunjukkan Kod Aktiviti Organisasi Induk telah dikemaskini
Langkah 6
Klik Hantar
6) Klik Hantar


pembatalan

dibawah
10) Klik OK

2.1.2.4 KES 4 – PEMANSUHAN PROGRAM, AKTIVITI,SUB-AKTIVI
Langkah 1
Klik Selenggara
Aktiviti Organisasi

mendapatkan Kod Aktiviti Organisasi yang hendak dimansuhkan –
Langkah 2
Klik Kemaskini


4) Dari skrin Kemaskini Aktiviti Organisasi, Klik Kemaskini Status

Aktiviti Organisasi
Langkah 4
Klik Kemaskini
Status Aktiviti
Organisasi

Tarikh Status Aktiviti Organisasi seperti rajah dibawah
6) Klik Tambah
Langkah 6
Klik Tambah
7) Pengguna akan melihat skrin Tambah Status Aktiviti Organisasi

Baru seperti rajah dibawah.


a. Status – Mansuh
b. Tarikh Kuatkuasa – Rujuk LAMPIRAN KALENDAR
c. Tarikh Luput - Rujuk LAMPIRAN KALENDAR
9) Lihat Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
Langkah 10
Klik Hantar
10) Klik Hantar
12) Klik Yes untuk menambahkan rekod, atau No untuk proses

pembatalan
13) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat mesej makluman seperti
rajah dibawah

14) Klik OK
15) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Kewujudan Dan Sejarah

Tarikh Status Aktiviti Organisasi
Maklumat yang telah

dkemaskini
Langkah 25
Klik Keluar
17) Klik OK

19) Klik Yes untuk kemaskini secara manual, klik No untuk kemaskini
secara auto
21) Klik Yes untuk kemaskini rekod, klik No untuk proses pembatalan
rajah dibawah
23) Klik OK
24) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Kewujudan dan Sejarah

Tarikh Status Aktiviti Organisasi yang menunjukkan operasi
kemaskini telah selesai dilakukan
25) Klik Keluar untuk keluar dari skrin

2.1.1 SELENGGARA TURUTAN AKTIVITI ORGANISASI
Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara turutan atau kedudukan

Aktiviti Organisasi.
PENGGUNA:

Specialist (ED))
1) Dari Aktiviti Organisasi, klik Selenggara Turutan Aktiviti

Organisasi
Langkah 1
Klik Selenggara
Turutan Aktiviti
Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi, Klik Cari untuk

mendapatkan Kod Aktiviti Organisasi Induk yang hendak dibuat
turutan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
Langkah 2
Klik Cari

3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Turutan Aktiviti

Organisasi yang menunjukkan maklumat telah diisi berdasarkan
Langkah 4
Klik Teruskan
4) Klik Teruskan
5) Pengguna akan melihat skrin Senarai Aktiviti Organisasi Dibawah

Aktiviti Organisasi Induk yang dipilih seperti rajah dibawah
Langkah 7
Isikan atau
kemaskini angka
turutan
Langkah 6
Klik di petak
(satu atau lebih)
bagi rekod yang
dikehendaki Langkah 8
Klik Kemaskini
6) Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki.
7) Isikan atau kemaskini angka turutan bagi Aktiviti Organisasi yang

dipilih
Contoh: Tukar turutan bagi PAP101.108.B07.003.008.003.006 kepada
‘50’ dan PAP101.108.B07.003.008.003.006 kepada ‘60’
8) Klik Kemaskini

9) Pengguna akan melihat mesej seperti dibawah
rajah dibawah
12) Klik OK

2.2 UNIT ORGANISASI

2.2.1 PAPAR STRUKTUR UNIT ORGANISASI
Fungsi ini membolehkan pengguna memaparkan maklumat terperinci

mengenai Struktur Unit Organisasi.
PENGGUNA:

Specialist (ED))
Langkah-langkah:-
1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Unit Organisasi
Langkah 1
Klik Unit
Organisasi

2) Dari Unit Organisasi, klik Papar Struktur Unit Organisasi
Langkah 2
Klik Papar Struktur

Unit Organisasi
3) Pengguna akan melihat skrin Struktur Unit Organisasi seperti rajah

dibawah
Langkah 5
Klik Teruskan

sebahagian.
a. Kod Unit Organisasi
b. Nama Unit Organisasi
c. Nama Kumpulan Agensi
d. Kategori : Pilih dari senarai drop-down
e. Tahap
f. Status
g. Agensi
5) Klik Teruskan

6) Kaedah Carian menggunakan wildcard dengan menggunakan simbol

* Cthnya Bagi Kod Unit Organisasi :
Langkah 8
Klik Kod Unit

Organisasi yang
dikehendaki
7) Pengguna akan melihat skrin Keputusan Carian Unit Organisasi

seperti rajah di atas
8) Klik Kod Aktiviti Organisasi yang dikehendaki
Contohnya : PAP02-101-108-000-000-000-000-0000
9) Pengguna akan melihat skrin Unit Organisasi, Jawatan Sebenar dan

Pemilik Kompetensi seperti rajah dibawah
10) Klik tanda untuk melihat keseluruhan paparan Unit Organisasi

Klik Hyperlink Nama Unit

Organisasi Yang Berwana Hitam
untuk melihat maklumat terperinci
Aktiviti Organisasi
Klik Hyperlink Nama Jawatan

Sebenar Yang Berwana Biru untuk
melihat maklumat terperinci Jawatan
Sebenar.
Klik Hyperlink Nama Pemilik

Kompetesi yang berwarna
Hijau untuk melihat maklumat
terperinci Pemilik Kompetensi

2.2.2 SELENGGARA UNIT ORGANISASI

Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara maklumat mengenai
sesebuah Unit Organisasi yang terdapat di dalam agensi kerajaan.
PENGGUNA:

Specialist (ED))
2.2.2.1 KES 1 – PERTAMBAHAN UNIT ORGANISASI
1) Dari Unit Organisasi, klik Selenggara Unit Organisasi
Langkah 1
Klik Selenggara Unit

Organisasi

2) Dari skrin Selenggara Unit Organisasi, Klik Cari untuk mendapatkan

Kod Induk Unit Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT
ORGANISASI
Langkah 2
Klik Cari
3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Unit Organisasi. Skrin

Senarai Unit Organisasi dibawah Kod Induk Unit Organisasi yang
dipilih akan dipaparkan berdasarkan pilihan di Langkah 2
Langkah 4
Klik Tambah
4) Dari skrin Senarai Unit Organisasi, Klik Tambah

6) Klik Yes untuk menambah Aktiviti Organisasi, atau klik No untuk

proses pembatalan
7) Pengguna akan melihat skrin TAMBAH AKTIVITI ORGANISASI


a. Nama Unit Organisasi
b. Nama Kumpulan Agensi
c. Kategori Unit Organisasi
d. Status Pendalaman
e. Petunjuk Agensi Rasmi
f. Petunjuk Agensi Untuk Tujuan Sekuriti
g. Status Unit Organisasi
h. No Rujukan Dokumen Pengesahan
9) Klik Cari untuk cari Dokumen Sokongan – Rujuk LAMPIRAN

CARIAN DOKUMEN SOKONGAN

Langkah 9
Klik Cari
10) Pengguna akan kembali ke skrin Tambah Unit Organisasi yang

menunjukkan maklumat telah diisi
Langkah 11
Klik Hantar
11) Klik Hantar

dibawah
15) Klik OK
17) Klik Yes untuk tambah alamat Unit Organisasi, atau klik No untuk
proses pembatalan
dibawah
19) Klik OK

2.2.2.2 KES 2 – PERUBAHAN UNIT ORGANISASI
Langkah 1

Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Unit Organisasi, Klik Kemaskini untuk

mendapatkan Kod Unit Organisasi yang mengalami perubahan –
Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
Langkah 2
Klik Kemaskini

Kemaskini Unit Organisasi akan dipaparkan berdasarkan pilihan di
Langkah 2


a. Kod Unit Organisasi Induk – Gunakan Kaedah carian –
b. Nama Unit Organisasi
c. Nama Kumpulan Agensi
d. Kategori Unit Organisasi
e. Status Pendalaman
f. Petunjuk Agensi Rasmi
g. Petunjuk Agensi Untuk Tujuan Sekuriti
h. Status Unit Organisasi
i. No Rujukan Dokumen Pengesahan
Contoh Tukar.
- Contohnya Nama Unit Organisasi kepada ‘SEKSYEN
INTEGRASI & SISTEM LEGASI’
- Perubahan alamat unit organisasi

Langkah 5
Klik Lokasi Unit

Organisasi yang
dikehendaki
5) Dari skrin Kemaskini Unit Organisasi, klik Lokasi Unit Organisasi
6) Pengguna akan melihat skrin Senarai Alamat Unit Organisasi seperti

rajah dibawah
Langkah 7
Klik alamat yang

dikehendaki
7) Klik alamat untuk tukar alamat Unit Organisasi
8) Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Alamat Unit Organisasi


Langkah 10
Klik Hantar

a. Alamat 1, Alamat 2, Alamat 2
b. Poskod
c. Negara
d. Negeri
e. Bandar
f. No. Telefon
g. No Faks
h. Status
10) Klik Hantar
12) Klik Yes untuk mengemaskini alamat, atau klik No untuk proses
pembatalan

dibawah
14) Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Alamat Unit Organisasi
Langkah 15
Klik Batal
15) Klik Batal untuk keluar dari skrin
16) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Unit Organisasi
Maklumat yang
telah dkemaskini Langkah 15
Klik Hantar
17) Klik Hantar

pembatalan
dibawah

2.2.2.3 KES 3 – PERPINDAHAN UNIT ORGANISASI KE UNIT

ORGANISASI LAIN
Langkah 1

Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Unit Organisasi, Klik Kemaskini untuk

mendapatkan Kod Unit Organisasi yang mengalami perubahan –
Langkah 2
Klik Kemaskini

Langkah 2

Langkah 4
Klik Cari
4) Dari skrin Kemaskini Unit Organisasi, klik Cari bagi Kod Unit
Organisasi Induk - Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
5) Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Unit Organisasi yang

menunjukkan Kod Aktiviti Organisasi Induk telah dikemaskini
Maklumat yang
telah dkemaskini
Langkah 6
6) Klik Hantar Klik Hantar


pembatalan

dibawah
10) Klik OK

2.2.2.4 KES 4 – PEMANSUHAN UNIT ORGANISASI
Langkah 1

Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Unit Organisasi, Klik Cari untuk mendapatkan

Kod Unit Organisasi yang mengalami perubahan – Rujuk LAMPIRAN
CARIAN UNIT ORGANISASI
Langkah 2
Klik Kemaskini

Langkah 2

4) Dari skrin Kemaskini Unit Organisasi, Klik Kemaskini Status Unit

Organisasi
Langkah 4
Klik Kemaskini
Status Unit
Organisasi

Tarikh Status Unit Organisasi seperti rajah dibawah
6) Klik Tambah
Langkah 6
Klik Tambah
7) Pengguna akan melihat skrin Tambah Status Unit Organisasi Baru

seperti rajah dibawah.


a. Status – Mansuh
b. Tarikh Kuatkuasa – Rujuk LAMPIRAN KALENDAR
c. Tarikh Luput - Rujuk LAMPIRAN KALENDAR
9) Lihat Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi
Langkah 10
Klik Hantar
10) Klik Hantar
Langkah 11
Klik Keluar
11) Klik Kemaskini
13) Klik OK

15) Klik Yes untuk kemaskini secara manual, klik No untuk kemaskini
secara auto
rajah dibawah
19) Klik OK

2.2.3 SELENGGARA TURUTAN UNIT ORGANISASI

Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara turutan atau kedudukan
Unit Organisasi.
PENGGUNA:

Specialist (ED)
Langkah 1
Klik Selenggara
Turutan Unit
Organisasi
2) Dari skrin Selenggara Turutan Unit Organisasi, Klik Cari untuk

mendapatkan Kod Unit Organisasi Induk yang hendak dibuat turutan
– Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI
Langkah 2
Klik Cari

3) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Turutan Unit

Organisasi yang menunjukkan maklumat telah diisi berdasarkan
Langkah 4
Klik Teruskan
4) Klik Teruskan
5) Pengguna akan melihat skrin Senarai Unit Organisasi Dibawah Unit 7

Langkah
Organisasi Induk yang dipilih seperti rajah dibawah
Isikan atau
kemaskini angka
turutan
Langkah 6
Klik di petak
(satu atau lebih)
bagi rekod yang
dikehendaki
Langkah 8
Klik Kemaskini
7) Isikan atau kemaskini angka turutan bagi Unit Organisasi yang dipilih
Contoh: Tukar turutan bagi PAP06-101-108-003-006-004-003-0000
kepada ‘10’ dan PAP06-101-108-003-006-004-004-0000 kepada ‘20’
8) Klik Kemaskini

9) Pengguna akan melihat mesej seperti dibawah
rajah dibawah

2.3 JAWATAN SEBENAR

2.3.1 SELENGGARA JAWATAN SEBENAR
Fungsi ini membolehkan pengguna melihat dan menyelenggara maklumat
mengenai sesuatu Jawatan Sebenar dari segi Keperluan Kompetensi,
Petunjuk Utama Prestasi, Hasil Bidang Utama, Tugas, Tanggungjawab
dan Skop Bidang Kuasa di dalam sesebuah organisasi kerajaan.
PENGGUNA:
• Manpower Analyst (ED)

2.3.1.1 KES 1 – PERTAMBAHAN JAWATAN
1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Jawatan Sebenar
Langkah 1
Klik Jawatan
Sebenar

2) Dari skrin Jawatan Sebenar, klik Selenggara Jawatan Sebenar
Langkah 2
Klik Selenggara
Jawatan
Sebenar
3) Pengguna akan melihat skrin Selenggara Jawatan Sebenar seperti

rajah dibawah
Langkah 5
Klik Cari
Langkah 6
Klik Cari
Langkah 7
4) Isikan maklumat-maklumat berikut :
Klik Cari
Jawatan
5) Kod Unit Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT
Standard
ORGANISASI
6) Kod Aktiviti Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI

ORGANISASI
7) Kod Jawatan Standard – Rujuk LAMPIRAN CARIAN JAWATAN

STANDARD

8) Lihat rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
Langkah 9
Klik Teruskan
9) Klik Teruskan
10) Pengguna akan melihat skrin Senarai Jawatan Sebenar seperti rajah
dibawah
Langkah 11
Klik Tambah
11) Klik Tambah
13) Klik Yes untuk tambah rekod, klik No untuk proses pembatalan

14) Pengguna akan melihat skrin Tambah Jawatan Sebenar seperti rajah
dibawah

a. Nama Jawatan Sebenar
b. Gred Minima dan Gred Maksima
c. Berperanan Sebagai Ketua Perkhidmatan
d. Status Perancangan Pengesahan
e. Berperanan Sebagai Ketua Jabatan
f. Status Bekalan
g. Pembekal Kader
h. Kod Objek Sebagai
i. Gelaran Jawatan Sebenar
j. Keterangan
k. Kod Jawatan Penyelia – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
JAWATAN SEBENAR
l. Ketua Jabatan Untuk Perakuan Pergerakan Gaji – Rujuk
LAMPIRAN CARIAN JAWATAN SEBENAR
m. No Rujukan Dokumen Pengesahan Waran – LAMPIRAN
CARIAN JAWATAN SEBENAR
n. Kod Status Jawatan Sebenar
o. Tarikh Mula dan Tarikh Akhir Jawatan Sebenar
p. Status Kekosongan Jawatan

q. Tarikh Mula dan Tarikh Akhir Kekosongan Jawatan
16) Lihat rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang diisi.
Langkah 17
Klik Simpan
17) Klik Simpan

dibawah
21) Klik OK

2.3.1.2 KES 2 – PERUBAHAN JAWATAN SEBENAR
Langkah 1
Klik Selenggara
Jawatan
Sebenar

rajah dibawah
Langkah 3
Klik Cari
Jawatan
Sebenar
3) Dari skrin Selenggara Jawatan Sebenar, Klik Cari Jawatan Sebenar

untuk mendapatkan Jawatan Sebenar yang mengalami perubahan –
Rujuk LAMPIRAN CARIAN JAWATAN SEBENAR

4) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Jawatan Sebenar. Skrin

Kemaskini Jawatan Sebenar akan dipaparkan berdasarkan pilihan di
Langkah 3
Langkah 6
Klik Hantar

d. Status Perancangan Pengesahan
e. Berperanan Sebagai Ketua Jabatan
f. Status Bekalan
g. Pembekal Kader
h. Kod Objek Sebagai
j. Keterangan
k. Kod Jawatan Penyelia – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
JAWATAN SEBENAR
l. Ketua Jabatan Untuk Perakuan Pergerakan Gaji – Rujuk
m. No Rujukan Dokumen Pengesahan Waran – LAMPIRAN
CARIAN JAWATAN SEBENAR
n. Kod Status Jawatan Sebenar

o. Tarikh Mula dan Tarikh Akhir Jawatan Sebenar

p. Status Kekosongan Jawatan
q. Tarikh Mula dan Tarikh Akhir Kekosongan Jawatan
6) Klik Hantar
8) Klik Yes untuk mengemaskini Jawatan Sebenar, atau klik No untuk

proses pembatalan

dibawah
10) Klik OK

2.3.1.2 KES 2 – PEMANSUHAN JAWATAN SEBENAR
Langkah 1
Klik Selenggara
Jawatan
Sebenar

rajah dibawah
Langkah 3
Klik Cari
Jawatan
Sebenar
3) Dari skrin Selenggara Jawatan Sebenar, Klik Cari Jawatan Sebenar

untuk mendapatkan Jawatan Sebenar yang mengalami perubahan –
Rujuk LAMPIRAN CARIAN JAWATAN SEBENAR

4) Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Jawatan Sebenar. Skrin

Kemaskini Jawatan Sebenar akan dipaparkan berdasarkan pilihan di
Langkah 3
Langkah 5
Klik Batal
5) Klik Batal

dibawah
Langkah 7
Klik di petak
(satu atau lebih)
bagi rekod yang
dikehendaki Langkah 8
Klik Hapus
8) Klik Hapus

10) Klik Yes untuk mansuhkan Jawatan Sebenar, atau klik No untuk
proses pembatalan
dibawah
12) Klik OK

2.4 KEMASKINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN
2.4.1 KEMASKINI HUBUNGAN JAWATAN SEBENAR / JAWATAN

STANDARD
Fungsi ini membolehkan pengguna mengemaskini hubungan Jawatan
Sebenar dengan Jawatan Standard
PENGGUNA:
• Manpower Analyst
1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Kemaskini Hubungan Data

Perjawatan
Langkah 1
Klik Kemaskini
Hubungan Data
Perjawatan

2) Dari skrin Kemaskini Hubungan Data Perjawatan, klik Kemaskini

Hubungan Jawatan Sebenar / Jawatan Standard
Langkah 2
Klik Kemaskini Hubungan

Jawatan Sebenar / Jawatan
Standard
3) Skrin Selenggara Jawatan Standard dipaparkan seperti rajah

dibawah
Langkah 4
Klik Cari

a. Kod Jawatan Standard
b. Nama Jawatan Standard : Akan diisi oleh sistem
i.Klik Cari
ii.Skrin carian Jawatan Standard dipaparkan
iii.Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang telah
diisi

Langkah 5
Klik Terukan
5) Klik Teruskan
6) Skrin senarai Jawatan Standard dipaparkan seperti rajah dibawah
Langkah 7
Klik Kod
untuk memilih 7) Klik Kod untuk memilih rekod yang dikehendaki
rekod yang Contoh : F-PP-001-002
dikehendaki
8) Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang telah diisi.
Langkah 9
Klik Cari Jawatan
9) Klik Cari Jawatan Sebenar

10) Skrin Carian Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
11) Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan proses carian melalui 2 cara
iaitu:
a. Carian Jawatan Sebenar melalui Jawatan Sebenar
b. Carian Jawatan Sebenar melalui Pemilik Kompetensi
(Sandangan Terkini)

sebahagian
a. Jawatan Sebenar
b. Jawatan Standard
c. Unit Organisasi
d. Aktiviti Organisasi
e. Skim Perkhidmatan
f. Klasfikasi Perkhidmatan
g. Kumpulan Perkhidmatan
h. Status Kekosongan
i. Gred Maksimum dan Gred Minimum

13) Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang diisi
Langkah 14
Klik Terukan
14) Klik Teruskan
15) Skrin Senarai Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
Langkah 16
Klik di petak ( satu

atau lebih untuk
memilih rekod
yang dikehendaki Langkah 17
Klik Terukan
16) Klik di petak (satu atau lebih) untuk memilih rekod yang dikehendaki

17) Klik Hantar
18) Pengguna akan melihat Mesej seperti rajah dibawah
19) Klik Yes untuk menghantar rekod, atau klik No untuk proses
pembatalan
20) Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej makluman seperti
rajah dibawah
21) Klik Ok
23) Klik Yes untuk terus ke proses menyelenggara Kod Jawatan Sebenar
iaitu Penjanaan Semula Kod – Jawatan Sebenar. Jika tidak klik No
untuk proses pembatalan.

2.4.2 KEMASKINI HUBUNGAN JAWATAN SEBENAR / JAWATAN

STANDARD
Fungsi ini membolehkan pengguna mengemaskini hubungan Klasfikasi,
Kumpulan dan Skim Perkhidmatan
PENGGUNA:
• Scheme specialist
1) Dari Menu Data Perjawatan, klik Kemaskini Hubungan Data

Perjawatan
Langkah 1
Klik Kemaskini
Hubungan Data
Perjawatan
2) Dari skrin Kemaskini Hubungan Data Perjawatan, klik Kemaskini

Hubungan Jawatan Sebenar / Jawatan Standard

Langkah 2
Klik Kemaskini Hubungan

Klasfikasi / Kumpulan/
Skim Perkhidmatan
3) Skrin Pindahan Skim Perkhidmatan Antara Kumpulan/Klasfikasi

dipaparkan seperti rajah dibawah
Langkah 4
Klik Cari

sebahagiannya. Jika tidak, terus klik Teruskan
a. Kod Skim Perkhidmatan
b. Nama Skim Perkhidmatan
c. Klasfikasi Perkhidmatan
d. Kumpulan Perkhidmatan

5) Skrin Senarai Skim Perkhidmatan dipaparkan seperti rajah dibawah
Langkah 6
Klik Kod Skim Perkhidmatan

yang dikehendaki
6) Klik Kod Skim Perkhidmatan yang dikehendaki

Contoh : - N-SOK-001
7) Skrin Pindah dan Pinda Maklumat Skim Perkhidmatan dipaparkan

8) Isikan maklumat-maklumat berikut

a. Klasfikasi Perkhidmatan Dicadangkan
b. Kumpulan Perkhidmatan Dicadangkan
c. Kod Skim Perkhidmatan Dicadangkan
d. Nama Skim Perkhidmatan Dicadangkan

10) Klik Simpan
12) Klik Yes untuk menyimpan rekod, atau klik No untuk proses
pembatalan
rajah dibawah
14) Klik OK

16) Klik OK
18) Klik OK
19) Skrin Senarai Skim Perkhidmatan dipaparkan seperti rajah dibawah
20) Klik Batal untuk keluar dari skrin

2.5 PINDAH JAWATAN SEBENAR
2.5.1 PINDAH JAWATAN SEBENAR KE UNIT ORGANISASI /

AKTIVITI ORGANISASI LAIN
Fungsi ini membolehkan pengguna membuat pindahan Jawatan sebenar ke

Unit Organisasi atau Aktiviti Organisasi lain.
PENGGUNA:
Langkah 1
Klik Jawatan
Sebenar
2) Dari skrin Jawatan Sebenar, klik Pindah AP ke BU/BA Lain

Langkah 2
Klik Pindah AP ke
BU/BA Sebenar
3) Skrin Selenggara Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
Langkah 4
Klik Cari Jawatan

Sebenar
6) Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan proses carian melalui 2 cara
iaitu:

a. Carian Jawatan Sebenar melalui Jawatan Sebenar

b. Carian Jawatan Sebenar melalui Pemilik Kompetensi
(Sandangan Terkini)

sebahagian
a. COID
b. No Kad Pengenalan
c. No Passport
d. Nama
Langkah 10
Klik Terukan
9) Klik Teruskan
Langkah 12
Klik Kod Jawatan

Sebenar yang
dikehendaki
11) Klik Kod Skim Perkhidmatan yang dikehendaki
Contoh : - F-SOK-004-001-101-108-003-000173

12) Skrin Kemaskini Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
13) Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan aktiviti kemaskini seperti
berikut
d. Berperanan sebagai Ketua Jabatan
e. Status Bekalan
f. Unit Organisasi – Pindah Jawatan Sebenar Ke Unit Organisasi
Lain
g. Aktiviti Organisasi – Pindah Jawatan Sebenar Ke Aktiviti
Organisasi Lain
h. Pembekal Kader/Gunasama
j. Pegawai Penyelia
k. No Rujukan Dokumen Sokongan
l. Kemaskini Status Jawatan Sebenar
m. Status Kekosongan Jawatan

14) Skrin dibawah menunjukkan contoh maklumat yang telah dipindah Unit
Organisasi
Rekod yang
telah
dikemaskini
Langkah 16
15) Klik Hantar Klik Hantar
17) Klik Yes untuk kemaskini rekod, atau klik No untuk proses pembatalan
rajah dibawah


2.5.2 PINDAH JAWATAN SEBENAR KE UNIT ORGANISASI /

AKTIVITI ORGANISASI LAIN (SECARA PUKAL)
Fungsi ini membolehkan pengguna membuat pindahan Jawatan sebenar ke
Unit Organisasi atau Aktiviti Organisasi lain secara pukal
PENGGUNA:
Langkah-langkahnya adalah
Langkah 1
Klik Jawatan
Sebenar

2) Dari skrin Jawatan Sebenar, klik Pindah AP ke BU/BA Lain (Secara

Pukal)
Langkah 2
Klik Pindah AP ke
BU/BA Sebenar
3) Skrin Selenggara Jawatan Sebenar dipaparkan seperti rajah dibawah
Langkah 4
Klik Cari Jawatan

Sebenar

6) Isikan salah satu daripada maklumat-maklumat berikut.

a. Unit Organisasi – Kaedah Carian
b. Aktiviti Organisasi – Kaedah Carian
7) Skrin dibawah menunjukkan contoh Carian Jawatan Sebenar.
Langkah 7
Klik Teruskan
8) Klik Teruskan

Langkah 9
Klik di petak
(satu atau lebih
untuk memilih
rekod yang
dikehendaki
10) Klik di petak (satu atau lebih) untuk memilih rekod yang dikehendaki
11) Isikan maklumat-maklumat bagi Jawatan Sebenar ditempatkan di Unit

Organisasi atau Aktiviti Organisasi baru
12) Skrin dibawah menunjukkan contoh Carian Jawatan Sebenar.

Langkah 12
Klik Hantar
13) Klik Hantar
3.0 PENUTUP
Penggunaan Buku Kerja ini diharap dapat membantu pengguna khususnya

pegawai yang terlibat dalam perjawatan dan pegawai sumber manusia untuk
melaksanakan mengemaskinian data perjawatan agensi masing-masing

LAMPIRAN

LAMPIRAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
CARA 1 : -
1) Pengguna akan melihat SKRIN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI

menggunakan senarai seperti dibawah
2) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagian.

a. Kod
b. Nama
d. Tahap
3) Skrin dibawah menunjukkan contoh sebahagian maklumat yang

diisi.
Langkah 4
Klik Teruskan
4) Klik Teruskan
5) Pengguna akan melihat skrin SENARAI AKTIVITI ORGANISASI seperti

rajah dibawah

Langkah 6
Klik Kod yang

dikehendaki
6) Klik Kod yang dikehendaki
CONTOH : PAP101.108.B07.003.008.000.000.000
CARA 2 :-
1) Pengguna akan melihat SKRIN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI

menggunakan paparan hierarki seperti dibawah
Langkah 2
Klik Radio Button
2) Pilih nama aktiviti organisasi yang dikehendaki

LAMPIRAN CARIAN UNIT ORGANISASI

CARA 1 : -
1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN UNIT ORGANISASI menggunakan

senarai seperti dibawah

a. Kod
b. Nama
d. Tahap
e. Nama Kumpulan Agensi
3) Skrin dibawah menunjukkan contoh sebahagian maklumat yang diisi.
Langkah 4
Klik Teruskan
4) Klik Teruskan

5) Pengguna akan melihat skrin SENARAI UNIT ORGANISASI seperti rajah

dibawah
Langkah 6
Klik Kod yang

6) Klik Kod yang dikehendaki
dikehendaki
CONTOH : PAP05-101-108-003-006-003-000-0000
CARA 2 : -
1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN UNIT ORGANISASI menggunakan

paparan hierarki seperti dibawah
Langkah 2
Klik Radio Button
2) Pilih nama unit organisasi yang dikehendaki

LAMPIRAN CARIAN DOKUMEN SOKONGAN
1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN DOKUMEN SOKONGAN / WARAN/

SURAT KUATKUASA seperti dibawah
Langkah 3
Klik Teruskan

a. Kod
b. Nama
d. Tahap
e. Nama Kumpulan Agensi
3) Klik Teruskan
Langkah 4
Klik No Rujukan
Dokumen yang
dikehendaki
4) Klik No Rujukan Dokumen yang dikehendaki

LAMPIRAN CARIAN JAWATAN STANDARD

1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN JAWATAN STANDARD seperti

dibawah

sebahagiannnya
a. Jawatan Standard
i. Kod
ii. Nama
b. Skim Perkhidmatan
i. Kod
ii. Nama
c. Kumpulan Perkhidmatan
d. Klasfikasi Perkhidmatan

Langkah 4
Klik Teruskan
4) Klik Teruskan
5) Pengguna akan melihat skrin Senarai Jawatan Standard seperti rajah
dibawah
Langkah 6
Klik Kod yang

dikehendaki
6) Klik Kod untuk memilih rekod yang dikehendaki
Contoh : F-PP-001-001

1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN JAWATAN SEBENAR seperti

dibawah
2) Terdapat 2 Kaedah dalam mencari Jawatan Sebenar dengan menggunakan

:-
a. Aktviti Organisasi atau
b. Unit Organisasi atau
c. Jawatan atau
d. Pemilih Kompetensi (Penyandang Terkini)
KAEDAH 1 : MENGGUNAKAN CARIAN AKTIVITI ORGANISASI
1) Klik skrin Carian Jawatan Sebenar, klik Aktiviti Organisasi

Langkah 1
Klik Aktiviti Organisasi
2) Pengguna akan melihat skrin Carian Aktiviti Organisasi, Jawatan

Sebenar dan Pemilik Kompetensi seperti di bawah

Langkah 2
Klik Radio Button
3) Pilih jawatan sebenar yang dikehendaki

KAEDAH 2 : MENGGUNAKAN CARIAN UNIT ORGANISASI
1) Klik skrin Carian Jawatan Sebenar, klik Unit Organisasi
2) Pengguna akan melihat skrin Carian Unit Organisasi, Jawatan Sebenar

dan Pemilik Kompetensi seperti di bawah
Langkah 2
Klik Radio Button
3) Pilih jawatan sebenar yang dikehendaki

KAEDAH 3 : MENGGUNAKAN CARIAN MELALUI JAWATAN SEBENAR
1) Klik skrin Carian Jawatan Sebenar, klik Jawatan

Langkah 1
Klik Jawatan
Sebenar
2) Pengguna akan melihat skrin Carian Jawatan Sebenar seperti di bawah

sebahagiannnya.
a. Kod, Nama, dan Status Jawatan Sebenar
b. Status Kekosongan Jawatan Sebenar
c. Kod dan Nama Unit Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN UNIT
ORGANISASI
d. Kod dan Nama Aktiviti Organisasi – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
AKTIVITI ORGANISASI
e. Kod dan Nama Jawatan Standard – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
JAWATAN STANDARD
f. Kod dan Nama Skim Perkhidmatan – Rujuk LAMPIRAN CARIAN
SKIM PERKHIDMATAN

Langkah 5
Klik Teruskan
5) Klik Teruskan

dibawah
Langkah 7
Klik Kod Jawatan

Sebenar yang hendak
dikemaskini
Contoh : F-PP-001-001-101-108-103-000174

KAEDAH 4 : MENGGUNAKAN CARIAN MELALUI PEMILIK KOMPETENSI
1) Klik skrin Carian Jawatan Sebenar, klik Pemilik Kompetensi

(Penyandang Terkini)
Langkah 1
Klik Pemilik
Kompetensi
(Penyandang Terkini)
2) Pengguna akan melihat skrin Pemilik Kompetensi seperti di bawah

sebahagiannnya.
a. COID
b. No Kad Pengenalan
c. No Passport
d. Nama

Langkah 5
Klik Teruskan
5) Klik Teruskan

dibawah
Langkah 7
Klik Kod Jawatan

Sebenar yang hendak
dikemaskini
Contoh : C-PP-005-001-139-101-002-000016

LAMPIRAN CARIAN SKIM PERKHIDMATAN

1) Pengguna akan melihat skrin CARIAN SKIM PERKHIDMATAN seperti

dibawah

a. Kod Skim
b. Nama Skim
c. Klasfikasi Perkhidmatan
d. Kumpulan Perkhidmatan
Langkah 4
Klik Teruskan
4) Klik Hantar
5) Pengguna akan melihat skrin Senarai Jawatan Sebenar seperti rajah dibawah
Langkah 7
Klik Kod Skim

Perkhidmatan yang
hendak dikemaskini
Contoh : F-PP-001

LAMPIRAN KALENDAR
1) Pengguna akan melihat skrin KALENDAR seperti dibawah
Langkah 3
Langkah 2
Langkah 4
Langkah 4
Klik OK
2) Pilih Bulan yang dikehendaki
Contoh : NOVEMBER
3) Pilih Tahun yang dikehendaki
Contoh : 2007
4) Klik Haribulan yang dikehendaki
Contoh : 24
5) Klik OK

SENARAI
SEMAK

TUGASAN
TAKLIMAT DAN MESYUARAT KERJA PELAKSANAAN APLIKASI HRMIS
AKTIVITI : MENYELENGGARA MAKLUMAT DATA PERJAWATAN (AGENSI) BAGI MODUL DATA

PERJAWATAN
TUGASAN: Setiap agensi perlu menyelenggara (Kemaskini, Pindah, Tambah/Wujud,

Hapus/Mansuh dan Turutan) maklumat Data Perjawatan yang berkaitan bagi perkara
berikut dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.
RINGKASAN TANGGUNG
BIL AKTIVITI
AKTIVITI JAWAB √ CATATAN
A BUSINESS AKTIVITY(BA) –
AKTIVITI ORGANISASI
(1) KEMASKINI BA YANG Menyemak BA bagi Organizational
TELAH WUJUD Kementerian masing-masing. Development
Jika ada kesalahan/tidak Specialist
lengkap, perlu kemaskini BA [Kod : 006]
tersebut (mengikut waran
perjawatan kementerian masing-
masing)
(2) PINDAH BA Memindahkan BA yang telah -sama-

wujud mengikut BA induk yang
betul.
(3) TAMBAH/WUJUD BA Menambah BA -sama-
(4) HAPUS/MANSUH BA Menghapuskan BA yang -sama-

telah wujud
(5) TURUTAN BA Mengatur BA mengikut -sama-

turutan yang betul.
B BUSINESS UNIT(BU) – UNIT
ORGANISASI
(1) KEMASKINI BU YANG Menyemak BU bagi -sama-
TELAH WUJUD Kementerian masing-masing.
Jika ada kesalahan/tidak
lengkap, perlu kemaskini BU
tersebut.
(2) PINDAH BU Memindahkan BU yang telah -sama-
wujud mengikut BU induk yang
betul.
(3) TAMBAH/WUJUD BU Menambah BU -sama-

RINGKASAN TANGGUNG
BIL AKTIVITI
AKTIVITI JAWAB √ CATATAN
(4) HAPUS/MANSUH BU Menghapuskan BU yang -sama-
telah wujud
(5) TURUTAN BU Mengatur BU mengikut -sama-
turutan yang betul.
C ACTUAL POSITION(AP) –
JAWATAN SEBENAR
(1) KEMASKINI AP YANG Menyemak AP bagi Manpower
TELAH WUJUD Kementerian masing-masing. Analyst
Jika tidak lengkap, perlu [Kod: 008]
kemaskini AP tersebut.
(2) PINDAH AP Memindahkan/letakkan -sama-

kedudukan AP yang telah wujud
mengikut BA/BU yang betul.
(3) TAMBAH/WUJUD AP Menambah AP Manpower
Analyst
[Kod: 008] atau
HR Administrator
(Personal
Record)
[Kod: 017]
(4) HAPUS/MANSUH AP Menghapuskan AP yang -sama-
telah wujud


Buku Panduan Latihan - Modul Data Perjawatan

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Buku Panduan Latihan - Modul Data Perjawatan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

MODUL DATA PERJAWATAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

© Kerajaan Malaysia 2007

Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan

Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula,

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009

OBJEKTIF KURSUS .............................................................................................................. 4

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinianterkini : 04/08/2009

Di akhir kursus ini, peserta akan dapat;

• Objektif Modul Data Perjawatan

 Menggunakan Modul Data Perjawatan

• Selenggara Unit Organisasi

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinianterkini : 04/08/2009

Melalui Data Perjawatan, pihak kerajaan (Jabatan Perkhidmatan Awam)

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

1.2 ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

Modul Data Perjawatan mengandungi maklumat-maklumat berkenaan organisasi

a) Elemen berkaitan Organisasi

b) Elemen berkaitan Perkhidmatan

c) Elemen berkaitan Jawatan

d) Elemen-elemen Rujukan (Look-up Elements)

e) Berikut adalah penerangan dan contoh-contoh untuk setiap kategori data

Jadual 1.2-1: Elemen-elemen di dalam Data Perjawatan

No ELEMEN PENERANGAN CONTOH

2. Aktiviti Organisasi Aktiviti atau fungsi yang • Maksud bekalan,

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

Jadual 1.2-1: Elemen-elemen di dalam Data Perjawatan

No ELEMEN PENERANGAN CONTOH

Terletak di antara Skim

10. Tugas (Task) Tugas-tugas yang perlu • Menyelenggara

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

Jadual 1.2-1: Elemen-elemen di dalam Data Perjawatan

No ELEMEN PENERANGAN CONTOH

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

f) Berikut merupakan Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment Data

Jadual 1.2-2: Elemen-elemen di dalam Rujukan Data Perjawatan

• Status Bekalan Jawatan • Gunasama, Bukan-

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

Jadual 1.2-2: Elemen-elemen di dalam Rujukan Data Perjawatan

11. Jawatankuasa • Jawatan dalam • Pengerusi, Setiausaha.

13. Skim • Status Perkhidmatan • Aktif, Jumud, Mansuh.

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

g) Gambarajah-gambarajah di bawah merupakan hubungkait antara elemen-

Rajah 1.2-3: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

Rajah 1.2-4: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)

Rajah 1.2-5: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

Rajah 1.2-6: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)

Rajah 1.2-7: Hubungkait Antara Elemen-elemen Data Perjawatan (Samb)

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

Rajah 1.2-8: Turutan Pengujudan Elemen-elemen Data Perjawatan

Data Perjawatan Tarikh pengemaskinian terkini: 04/08/2009

1.3 FUNGSI DAN CIRI MODUL DATA PERJAWATAN

Fungsi-fungsi umum seperti berikut boleh dilaksanakan di dalam Modul

• Paparan Senarai – Memaparkan senarai rekod-rekod yang sudah

• Paparan Terperinci – Memaparkan maklumat terperinci rekod yang

• Carian - Carian rekod yang telah diwujudkan berdasarkan kepada

• Tambah (Add) - Menambah atau mewujudkan rekod

• Kemaskini (Edit) - Mengemaskini maklumat rekod sedia ada

• Hapus (Delete) - Menghapus rekod sedia ada

Menggunakan Modul Data Perjawatan