Công ty TNHH Billions Diamonds Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾN

CÔNG TY TNHH BILLIONS DIAMONDS

Giới thiệu:

Tìm kiếm các tour du lịch uy tín luôn là nhu cầu của du khách khi khởi hành khám phá
bất kỳ điểm đến nào. Thuật ngữ “tour du lịch” khá phổ biến – đây là hình thức hội tụ đầy
đủ các dịch vụ mà công ty lữ hành sẽ cung cấp cho bạn, cụ thể là về: phương tiện di
chuyển, khách sạn, nhà hàng, địa điểm vui chơi, giải trí… từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
hành trình

Mục tiêu chiến lược:

- Mục tiêu phát triển phải dựa trên năng lực cốt lõi mà Công ty đã xây dựng và phát triển
trong gần 20 năm qua. Đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh nhằm phân tán rủi ro nhưng
phải bám vào ngành nghề truyền thống mà Công ty đang có lợi thế cạnh tranh để phát
triển, nếu xa rời nó Công ty sẽ gặp nhiều rủi ro.

- Mục tiêu phát triển của Công ty từ nay 2020 là đưa Công ty Cổ phần Du lịch và dịch vụ
trở thành một công ty dịch vụ có quy mô lớn, có hiệu quả cao chiếm lĩnh.

BAN GIÁM ĐỐC

• Ban giám đốc là những người đứng đầu trong tổ chức, họ có chức năng định
hướng mục tiêu và xây dựng chiến lược, đảm bảo sự phát triển bền vững của
doanh nghiệp. Những định hướng này bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa doanh
nghiệp.
 • Đây là một trong những chức năng trọng tâm của ban giám đốc. Nhờ những định
hướng này, ban giám đốc sẽ cùng với cấp dưới của mình thực hiện hóa chiến lược
theo từng giai đoạn nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
• Nếu ban giám đốc không định hướng mục tiêu và chiến lược đúng đắn, tổ chức có
thể gặp phải nhiều khó khăn và rủi ro, mất đi đà phát triển, không thể cạnh tranh
trên thị trường và khó có thể tồn tại bền vững.

Phòng Giám Đốc - QL Điều Hành

(Gồm 1 trưởng phòng, 1 trưởng phòng ban điều hành, 1 trưởng phòng ban hướng
dẫn)

Phòng Giám đốc Quản lý Điều hành chịu trách nhiệm quản lý và giám sát các hoạt động
hàng ngày của công ty du lịch. Bao gồm theo dõi các dự án, quản lý lịch trình, kiểm soát
nguồn lực, tuân thủ các quy định và quy trình nội bộ.

• Phòng Điều Hành (trưởng phòng):

Nhiệm vụ của phòng điều hành tour du lịch bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng để đảm
bảo rằng các chuyến du lịch diễn ra một cách suôn sẻ và đáp ứng được mong đợi của
khách hàng:

+ Chịu trách nhiệm lên kế hoạch và thiết kế các chuyến đi để mang lại trải nghiệm tốt
nhất cho khách du lịch.
+ Tư vấn các tour và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng.
+ Điều phối dịch vụ: làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ như vận chuyển, ăn uống, vui
chơi giải trí… để đàm phán về phương thức, chất lượng và giá cả, xử lý các vấn đề xuất
phát khi có sự cố.
+ Quản lý vận chuyển: đảm bảo các phương tiện vận chuyển cho tour được sắp xếp và
quản lý một cách hiệu quả, giám sát lịch trình và đảm bảo rằng khách hàng có một
phương tiện vận chuyển an toàn và thoải mái.
+ Điều chỉnh và phân công trách nhiệm cho hướng dẫn viên phụ trách trong chuyến đi.
+ Hỗ trợ khách hàng: cung cấp thông tin, giải đáp câu hỏi, giúp đỡ khách hàng trong suốt
chuyến du lịch và xử lý các yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.
+ Quản lý vấn đề khẩn cấp: Trong trường hợp có sự cố hoặc vấn đề khẩn cấp (chẳng hạn
như thời tiết xấu hoặc vấn đề an ninh), phòng điều hành tour phải đảm bảo rằng khách
hàng an toàn và được hỗ trợ trong việc thay đổi lịch trình hoặc điều hướng.
+ Quản lý nguồn lực: điều chỉnh và phân công trách nhiệm cho hướng dẫn viên phụ trách
trong chuyến đi, quản lý nguồn lực nhân viên, vận chuyển, và nguồn tài chính để đảm
bảo hoạt động của tour diễn ra một cách hiệu quả và có lợi nhuận.
+ Khảo sát các công ty đối thủ để đưa ra các chương trình phù hợp nhằm thu hút khách
hàng
+ Kiểm tra và đánh giá tour: lập báo cáo nêu rõ những thuận lợi, khó khăn của công ty lữ
hành trong việc thực hiện hoạt động du lịch, kiểm tra kỹ lưỡng từng phần của tour sau khi
kết thúc để đảm bảo rằng dịch vụ đã được cung cấp đúng chất lượng và đáp ứng các tiêu
chuẩn của tổ chức và lắng nghe phản hồi từ khách hàng để cải thiện dịch vụ trong tương
lai.

• Phòng Hướng Dẫn (trưởng phòng):

Phòng Ban hướng dẫn viên trong một công ty du lịch có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo và
quản lý hướng dẫn viên. Họ lập kế hoạch và phân công hướng dẫn viên cho các chuyến đi
du lịch, giám sát hoạt động của hướng dẫn viên và đảm bảo chất lượng dịch vụ. Họ cũng
quản lý tài nguyên, lịch trình và cung cấp đào tạo để nâng cao kỹ năng của hướng dẫn
viên.
• Hướng dẫn viên du lịch có nhiệm vụ hướng dẫn và cung cấp thông tin cho khách
hàng trong suốt chuyến đi du lịch. Họ phải có kiến thức sâu về các địa danh, điểm
tham quan, lịch sử, văn hóa và thông tin liên quan khác về địa điểm du lịch. Bằng
cách truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu và hấp dẫn, hướng dẫn viên giúp khách
hàng hiểu rõ hơn về nơi mình đến và tăng cường trải nghiệm của họ. Ngoài việc
cung cấp thông tin, hướng dẫn viên còn đảm bảo an toàn và sự thoải mái cho
khách hàng. Họ phải kiểm tra và tuân thủ các biện pháp an toàn, quy định và quy
tắc địa phương. Họ phải sẵn lòng giải quyết các vấn đề phát sinh như mất mát đồ
đạc, thay đổi lịch trình hoặc khó khăn giao tiếp. Sự linh hoạt và sáng tạo của
hướng dẫn viên giúp khách hàng cảm thấy được chăm sóc và đảm bảo sự hài lòng.

• Trách nhiệm của một hoạt náo viên du lịch là mang lại trải nghiệm giải trí và vui
vẻ cho khách du lịch. Họ biểu diễn các tiết mục nghệ thuật như múa, hài kịch,
nhạc sống và trò chơi để tạo sự vui vẻ và phấn khích cho khách du lịch. Đồng thời,
hoạt náo viên cũng truyền đạt thông tin về địa điểm du lịch, lịch sử và văn hóa đến
khách hàng. Tạo ra một môi trường thoải mái và vui vẻ cho khách du lịch, giúp
khách hàng thư giãn và có trải nghiệm du lịch tích cực. Hoạt náo viên du lịch có
kỹ năng giao tiếp tốt và tương tác vui vẻ với khách hàng, thể hiện sự quan tâm và
sẵn lòng giải đáp các câu hỏi sẽ thúc đẩy sự tương tác và tham gia của khách hàng
trong các hoạt động giải trí.

Phòng quản lí hành chính - nhân sự

(Gồm 26 người )
- Giám đốc quản lí hành chính - nhân sự ( 1 người ): Trực tiếp quản lí điều hành
phòng ban hành chính nhân sự và phòng ban kế toán.
 - Trưởng phòng Nhân sự (1 người ): Điều hành nhân sự ở 3 khâu tiếp tân, chăm
sóc khách hàng và kĩ thuật viên
• Lễ tân ( 6 người / homestay ): phụ trách đón tiếp khách hàng ở khu vực sảnh ra
vào của các doanh nghiệp. Hình ảnh ban đầu của công ty trong tâm trí khách hàng
phụ thuộc khá nhiều vào cách làm việc và ứng xử của bộ phận lễ tân. Lưu giữ
thông tin liên quan đến khách hàng và đối tác nếu cần như: họ tên, chứng minh
nhân dân, lời nhắn,
• Chăm sóc khách hàng ( 6 người ): người trực tiếp liên hệ với khách hàng nhằm
giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng có liên quan đến sản phẩm/dịch
vụ của doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng là đạt tối ưu sự hài lòng, thỏa mãn của
khách hàng.
• Kĩ thuật viên, bảo dưỡng sửa chữa (6 người): bảo dưỡng sửa chữa các thiết bị,
máy móc, khi có yêu cầu. Bảo đảm an toàn cho khách hàng khi sử dụng các
phương tiện. Quản lý việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang
thiết bị, máy móc
Trưởng phòng kế toán (1 người): người đứng đầu bộ phận kế toán, phụ trách điều hành,
định hướng công tác chiến lược tài chính cho doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp lớn,
kế toán trưởng làm việc dưới quyền và báo cáo cho Giám đốc tài chính (CFO), họ định
hướng và tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các chiến lược, kế hoạch tài
chính, báo cáo tình hình kinh tế của công ty. Kế toán trưởng thường có nhiều kinh
nghiệm làm kế toán hoặc kiểm toán viên trước khi được thăng chức vào vai trò này. Điều
này mang lại cho họ sự hiểu biết sâu sắc về cách hoạt động của bộ phận kế toán và cách
làm phù hợp với tổ chức lớn hơn.
• Kế toán viên (5 người): Thu thập thông tin, kế toán sẽ thu thập thông tin từ các
hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp và đưa vào chứng từ kế
toán dưới dạng phiếu thu, phiếu chi tiền, phiếu nhập, xuất kho, hóa đơn bán
hàng,… Kiểm tra các khoản thu và chi thì đảm nhận việc quản lý mọi khoản thu,
chi phát sinh theo quy định của tổ chức, quỹ tiền mặt và chứng từ đính kèm.
 Phòng giám đốc - Quản trị chiến lược: (Gồm 11 người)
Phòng quản trị chiến lược là bộ phận chịu trách nhiệm hoạch định, triển khai và đánh giá
các chiến lược của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, phòng quản trị chiến
lược thường được phân chia thành các bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận sẽ đảm nhận một nhiệm
vụ cụ thể.
Các bộ phận trong phòng quản trị chiến lược bao gồm:
• Phòng theo dõi và nghiên cứu thị trường: (Gồm 7 người)
1. Bộ phận thu thập thông tin thị trường: (Gồm 2 người): chịu trách nhiệm thu thập
thông tin thị trường về nhu cầu của khách hàng, xu hướng thị trường, đối thủ cạnh
tranh,... trong lĩnh vực du lịch. Bộ phận thu thập thông tin thị trường về mảng
Tour du lịch đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin thị trường cho
các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Thông tin thị trường chính xác và đầy đủ sẽ
giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, hiệu quả, từ đó
nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường du lịch.

Công việc của bộ phận thu thập thông tin thị trường về mảng Tour du lịch bao gồm các
bước sau:

Xây dựng kế hoạch thu thập thông tin: Kế hoạch thu thập thông tin thị trường cần
xác định rõ mục tiêu thu thập thông tin, phạm vi thu thập thông tin, nguồn thu thập
thông tin, phương pháp thu thập thông tin, thời gian thu thập thông tin,...

Thu thập thông tin: Thông tin thị trường có thể được thu thập bằng nhiều phương
pháp khác nhau, như:

• Phương pháp định lượng: Sử dụng các phương pháp thống kê để thu thập
và phân tích số liệu.
• Phương pháp định tính: Sử dụng các phương pháp nghiên cứu định tính để
thu thập và phân tích thông tin.

Một số thông tin thị trường cần thu thập về mảng Tour du lịch bao gồm:
 • Nhu cầu của khách hàng: Nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ du lịch của khách hàng.
• Xu hướng thị trường: Xu hướng du lịch của khách hàng.
• Đối thủ cạnh tranh: Các doanh nghiệp cung cấp Tour du lịch khác.
• Tình hình kinh tế - xã hội: Ảnh hưởng của tình hình kinh tế - xã hội đến thị trường
du lịch.

2. Bộ phận phân tích thông tin thị trường: (Gồm 3 người): chịu trách nhiệm phân
tích thông tin thị trường về nhu cầu của khách hàng, xu hướng thị trường, đối thủ cạnh
tranh,... trong lĩnh vực du lịch. Bộ phận phân tích thông tin thị trường về mảng Tour du
lịch đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin thị trường được phân tích cho
các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Thông tin thị trường được phân tích chính xác và
đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, hiệu quả, từ đó
nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường du lịch.

Công việc của bộ phận phân tích thông tin thị trường về mảng Tour du lịch bao gồm các
bước sau:

Nhận thông tin thị trường từ bộ phận thu thập thông tin thị trường: Bộ phận phân
tích thông tin thị trường sẽ nhận thông tin thị trường từ bộ phận thu thập thông tin
thị trường. Thông tin thị trường này bao gồm các thông tin về nhu cầu của khách
hàng, xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh,...

Phân tích thông tin thị trường: Bộ phận phân tích thông tin thị trường sẽ phân tích
thông tin thị trường để xác định các cơ hội và thách thức của doanh nghiệp trong
lĩnh vực du lịch.

Báo cáo kết quả phân tích: Bộ phận phân tích thông tin thị trường sẽ báo cáo kết
quả phân tích cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp.
3. Bộ phận đánh giá thông tin thị trường: (Gồm 2 người): chịu trách nhiệm đánh giá
thông tin thị trường được thu thập và phân tích bởi bộ phận thu thập thông tin thị trường
và bộ phận phân tích thông tin thị trường. Thông tin thị trường được đánh giá sẽ được sử
dụng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin thị trường, từ đó giúp doanh
nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, hiệu quả.

Công việc của bộ phận đánh giá thông tin thị trường về mảng Tour du lịch bao gồm các
bước sau:

Nhận thông tin thị trường từ bộ phận thu thập thông tin thị trường và bộ phận phân
tích thông tin thị trường: Bộ phận đánh giá thông tin thị trường sẽ nhận thông tin
thị trường từ bộ phận thu thập thông tin thị trường và bộ phận phân tích thông tin
thị trường.

Đánh giá thông tin thị trường: Bộ phận đánh giá thông tin thị trường sẽ đánh giá
thông tin thị trường về tính chính xác, đầy đủ và phù hợp với nhu cầu của doanh
nghiệp.

Báo cáo kết quả đánh giá: Bộ phận đánh giá thông tin thị trường sẽ báo cáo kết
quả đánh giá cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp.

Các tiêu chí đánh giá thông tin thị trường về mảng Tour du lịch bao gồm:

Tính chính xác: Thông tin thị trường phải được thu thập và phân tích một cách
chính xác, tránh sai sót.

Đầy đủ: Thông tin thị trường phải được thu thập và phân tích một cách đầy đủ,
tránh thiếu sót.
 Phù hợp: Thông tin thị trường phải phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, giúp
doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, hiệu quả.

P. hoạch định chiến lược ( gồm 4 người)

là phòng đảm bảo chất lượng đầu ra cho các chiến lược kinh doanh

1. bộ phận tổng hợp báo cáo số liệu (2 người): Là team đảm bảo các dữ liệu, thông
số chính xác và đạt yêu câu

.bộ phận đề xuất chiến lược ( 2 người): là team đưa ra kết quả cuối cùng, ra những chiến
lược được trực tiếp đưa vào tác nghiệp

Phòng Giám đốc Quản lý kinh doanh

(1 giám đốc, 1 trưởng phòng kinh doanh, 1 trưởng phòng marketing) là bộ phận chịu
trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm việc nghiên cứu, phát
triển, bán hàng và chăm sóc khách hàng.

● Phòng kinh doanh ( Trưởng Phòng Kinh Doanh ) là bộ phận chịu trách nhiệm nghiên
cứu, phát triển và bán sản phẩm hoặc dịch vụ.(4 người)

- Nhân viên sales tours là một vị trí quan trọng trong các công ty du lịch, chịu trách
nhiệm tìm kiếm và tư vấn khách hàng về các tour du lịch.( 2 người)

- Nhiệm vụ Nhân viên sales tours, bao gồm:

◦ Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Nhân viên sales tours sẽ sử dụng các phương
pháp như tiếp thị trực tiếp, tiếp thị qua điện thoại, tiếp thị qua email,... để tìm kiếm
khách hàng tiềm năng.
◦ Tư vấn và bán tour du lịch: Khi có khách hàng tiềm năng, nhân viên sales tours
sẽ tư vấn cho khách hàng về các tour du lịch phù hợp với nhu cầu và ngân sách
của khách hàng. Nhân viên sales tours cần có kiến thức và kỹ năng tốt về các tour
du lịch để có thể tư vấn cho khách hàng một cách hiệu quả.
 ◦ Theo dõi và chăm sóc khách hàng: Sau khi bán tour du lịch cho khách hàng,
nhân viên sales tours cần theo dõi và chăm sóc khách hàng để đảm bảo khách hàng
hài lòng với tour du lịch và có thể giới thiệu khách hàng mới cho công ty.

- Nhân viên booking homestay là vị trí chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các yêu
cầu đặt phòng homestay của khách hàng. (2 người)
- Nhiệm vụ nhân viên homestay, bao gồm:

◦ Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng: Nhân viên booking homestay sẽ
tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng của khách hàng qua các kênh như điện thoại,
email, website,... Nhân viên booking homestay cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có
thể hiểu rõ yêu cầu của khách hàng và xử lý các yêu cầu một cách nhanh chóng và
hiệu quả.
◦ Xác nhận và hoàn tất đặt phòng: Sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt phòng, nhân
viên booking homestay sẽ xác nhận thông tin đặt phòng với khách hàng và hoàn
tất các thủ tục đặt phòng. Nhân viên booking homestay cần có kiến thức và kỹ
năng tốt về các homestay để có thể tư vấn cho khách hàng về các homestay phù
hợp.
◦ Xử lý các yêu cầu thay đổi hoặc hủy đặt phòng: Trong quá trình đặt phòng,
khách hàng có thể yêu cầu thay đổi hoặc hủy đặt phòng. Nhân viên booking
homestay cần có kỹ năng xử lý tình huống tốt để có thể giải quyết các yêu cầu
thay đổi hoặc hủy đặt phòng một cách nhanh chóng và hợp lý.
◦ Theo dõi và chăm sóc khách hàng: Sau khi hoàn tất đặt phòng, nhân viên
booking homestay cần theo dõi và chăm sóc khách hàng để đảm bảo khách hàng
hài lòng với dịch vụ đặt phòng của homestay.

● Phòng marketing( trưởng phòng) trong một công ty du lịch homestay chịu trách
nhiệm về các hoạt động tiếp thị và quảng bá sản phẩm/dịch vụ homestay của công ty.
• Nhân viên PR và quan hệ công chúng ( 4 người ) chịu trách nhiệm xây dựng và
quảng bá hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp, tổ chức thông qua các hoạt động
truyền thông.
• Xây dựng và triển khai chiến lược PR: Nhân viên PR và quan hệ công chúng sẽ
nghiên cứu, phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng để xây
dựng chiến lược PR phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
• Quản lý mối quan hệ với giới truyền thông: Nhân viên PR và quan hệ công
chúng sẽ xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với giới truyền thông để có thể cung cấp
thông tin chính xác và kịp thời về doanh nghiệp.
• Tổ chức các sự kiện: Nhân viên PR và quan hệ công chúng sẽ tổ chức các sự kiện
như hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm, dịch vụ,... để quảng bá hình ảnh, uy tín
của doanh nghiệp.
• Viết và phát hành các ấn phẩm truyền thông: Nhân viên PR và quan hệ công
chúng sẽ viết và phát hành các ấn phẩm truyền thông như báo cáo thường niên, tạp
chí nội bộ, tài liệu marketing,... để cung cấp thông tin về doanh nghiệp cho các
bên liên quan.
• Quản lý khủng hoảng truyền thông: Nhân viên PR và quan hệ công chúng sẽ
lên kế hoạch và triển khai các biện pháp xử lý khủng hoảng truyền thông để giảm
thiểu tác động tiêu cực đến hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp.

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾN

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾN (SAU 3 NĂM)