Baøi 5: COÂNG TAÙC TOÅ CHÖÙC

1
Nội dung
1. Khaùi nieäm
2. Tieán trình xaây döïng cô caáu toå chöùc
3. Caùc daïng caáu truùc toå chöùc
4. Söï phaân chia vaø thieát laäp caùc moái quan heä
quyeàn haïn trong cô caáu toå chöùc
5. Caùc caáp baäc quaûn trò vaø coâng taùc toå chöùc

2
Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc,
giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho
chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu
chung của doanh nghiệp

 Xác định và phân chia công việc phải làm như thế nào?
 Những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì?
 Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào?
 Các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào?
 Ai sẽ báo cáo cho ai?
 Những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào?

3
Caáu truùc toå chöùc:
- Laø boä khung chính thöùc cuûa toå chöùc;
- Theå hieän söï phaân chia/saép xeáp/phoái hôïp giöõa caùc
boä phaän vaø moái quan heä giöõa chuùng.

4
6 yếu tố cần quan tâm
 Chuyên môn hoá công việc (work specialization)
 Phân chi bộ phận (departmentalization)
 Dòng mệnh lệnh (chain of command)
 Tầm hạn kiểm soát (span of control)
 Tập quyền hay phân quyền (centralization and
decentralization)
 Chuẩn hoá (formalization)

5
Moái quan heä haøng ngang trong toå chöùc

Moái quan heä haøng doïc trong toå chöùc

6
Cấu trúc tổ chức

7
 Caùc nguyeân taéc trong coâng taùc toå chöùc:

- Thoáng nhaát chæ huy

- Thoáng nhaát vôùi muïc tieâu
- Hieäu quaû
- Caân ñoái giöõa:
+ Nguoàn löïc vaø coâng vieäc caàn hoaøn thaønh giöõa caùc
boä phaän
+ Taàm quaûn lyù vaø tuyeán thoâng tin
+ Söû duïng tham möu vaø thoáng nhaát trong quyeàn
haïn chöùc naêng
- Linh hoaït: nhaèm ñaùp öùng kòp thôøi söï thay ñoåi cuûa
moâi tröôøng
8
Caùc nguyeân taéc trong coâng taùc toå chöùc (tt)

- Phaïm vi kieåm soaùt hôïp lyù

- Phaân coâng lao ñoäng theo:
+ chöùc naêng/loaïi coâng vieäc => chuyeân moân hoùa
+ saûn phaåm hoaøn chænh/boä phaän

9
 MOÄT SOÁ VAÁN ÑEÀ KHOA HOÏC TRONG
COÂNG TAÙC TOÅ CHÖÙC
1. Taàm haïn quaûn trò
Laø soá löôïng nhaân vieân döôùi quyeàn maø moät nhaø
quaûn lyù coù theå ñieàu khieån moät caùch toát nhaát
Taàm haïn quaûn trò lieân quan ñeán soá caáp trung gian
trong coâng ty
VD: Vôùi 4000 coâng nhaân vaø taàm haïn quaûn lyù n = 4 vaø
n = 8 => caàn bao nhieâu nhaø quaûn lyù, bao nhieâu caáp
baäc quaûn lyù?

10
Taàm kieåm soaùt / taàm quaûn trò
Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8

1 1 1

2 4 8

3 16 64

4 64 512

5 256 4096

6 1024

7 4096
Số nhà quản trị (1 – 6) Số nhà quản trị (1 – 4)
1.365 585 11
 MOÄT SOÁ VAÁN ÑEÀ KHOA HOÏC TRONG COÂNG
TAÙC TOÅ CHÖÙC (tt)
Quyeàn haønh trong quaûn trò
Laø naêng löïc cho pheùp nhaø quaûn trò yeâu caàu ngöôøi khaùc
haønh ñoäng theo chæ ñaïo cuûa mình
Lyù thuyeát veà nguoàn goác cuûa quyeàn haønh:
Theo Max Weber:
- Söï hôïp phaùp khi ñaûm nhaän chöùc vuï
- Caáp döôùi thöøa nhaän quyeàn haønh ñoù laø chính ñaùng
- Nhaø quaûn trò coù ñuû khaû naêng vaø ñöùc tính caàn thieát =>
caáp döôùi töï nguyeän chaáp haønh

12
 MOÄT SOÁ VAÁN ÑEÀ KHOA HOÏC TRONG
COÂNG TAÙC TOÅ CHÖÙC (tt)

 Quyeàn haïn trong toå chöùc: laø quyeàn ñöôïc ra moät soá
quyeát ñònh vaø meänh leänh nhaát ñònh; bao goàm:
- Tröïc tuyeán
- Tham möu
- Chöùc naêng
 Cơ cấu dạng cơ giới va cơ cấu dạng hữu cơ

13
Tieán trình xaây döïng cô caáu toå chöùc

Muïc tieâu
DN

Ñaët
Xaùc Nhoùm
Giao caùc
ñònh, caùc
quyeàn moái
phaân hoaït
Muïc haïn quan
loaïi ñoäng
tieâu cho heä veà Nhaân Kieåm
caùc theo
KH hoã ngöôøi quyeàn söï tra
hoaït nguoàn
trôï laõnh haïn
ñoäng löïc vaø
ñaïo vaø
caàn hoaøn
nhoùm thoâng
thieát caûnh
tin
14
Caùc daïng caáu truùc toå chöùc

1. Caùc tieâu chuaån ñeå hình thaønh caùc boä phaän trong toå
chöùc
- Soá löôïng nhaân vieân laøm nhöõng coâng vieäc nhö nhau
- Thôøi gian laøm vieäc
- Chöùc naêng/nhieäm vuï chuû yeáu
- Laõnh thoå/khu vöïc ñòa lyù
- Saûn phaåm
- Khaùch haøng
- Quy trình hay thieát bò

15
Caùc daïng caáu truùc toå chöùc (tt)

2. Cô caáu toå chöùc phaân theo CHÖÙC NAÊNG

16
2. Cô caáu toå chöùc
CHÖÙC NAÊNG

17
 Caùc daïng caáu truùc toå chöùc (tt)
Öu ñieåm:
- Phaûn aùnh logic caùc chöùc
naêng
- Tuaân theo nguyeân taéc
chuyeân moân hoùa ngaønh
ngheà
- Giöõ ñöôïc söùc maïnh vaø uy
tín cuûa caùc chöùc naêng chuû
yeáu
- Ñôn giaûn hoùa vieäc ñaøo taïo
- Taïo ra caùc bieän phaùp kieåm
tra chaët cheõ cuûa caáp cao
nhaát
Nhöôïc ñieåm:
- Chæ coù caáp cao nhaát coù traùch
nhieäm veà lôïi nhuaän
- Quaù chuyeân moân hoùa vaø taïo
ra caùch nhìn quaù heïp ñoái vôùi
nhaân vieân chuû choát
- Haïn cheá söï phaùt trieån cuûa
nhöõng ngöôøi quaûn lyù chung
- Giaûm söï phoái hôïp chöùc naêng
- Laøm cho söï phaùt trieån cuûa DN
trôû neân khoù khaên
18
Caùc daïng caáu truùc toå chöùc (tt)

3. Caáu truùc toå chöùc phaân ngaønh

Caáu truùc toå chöùc theo saûn phaåm naêm 2001 – Viacom

19
Product,
Market, and
Geographic
Structures

Figure 9.4
 Caùc daïng caáu truùc toå chöùc (tt)
Öu ñieåm:
- Höôùng söï chuù yù vaø noã löïc
vaøo tuyeán s/phaåm
- Ñaët tr/nhieäm veà lôïi nhuaän
cho caû caáp kh.vöïc
- Caûi thieän vieäc phoái hôïp hoaït
ñoäng chöùc naêng
- Taïo ra nhöõng cô sôû ñaøo taïo
coù yù nghóa ñoái vôùi caùc nhaø
toång quaûn trò
- Cho pheùp ña daïng hoùa saûn
phaåm vaø dòch vuï
Nhöôïc ñieåm:
- Caàn coù nhieàu ngöôøi coù
naêng löïc q/lyù chung
- Coù xu theá laøm cho vieäc
duy trì caùc dòch vuï kinh
teá taäp trung trôû neân khoù
khaên
- Laøm naûy sinh khoù khaên
trong quaù trình kieåm soaùt
cuûa caáp quaûn lyù cao nhaát
21
Caùc daïng caáu truùc toå chöùc (tt)

4. Toå chöùc theo MA TRAÄN

22
 Caùc daïng caáu truùc toå chöùc (tt)

Ưu điểm Nhược điểm

 Tổ chức linh động
 Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả
 Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh
doanh nhiều biến động
 Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh
chóng
 Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa
người lãnh đạo và các bộ phận
 Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có
ảnh hưởng lớn
 Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì một trình
23
độ nhất định
 Moái quan heä quyeàn haïn trong cô caáu toå chöùc

CAÙC LOAÏI QUYEÀN HAÏN (tröïc tuyeán, tröïc tuyeán - tham

möu, tröïc tuyeán – chöùc naêng)
 Tröïc tuyeán:
- Quyeàn giao coâng vieäc vaø kieåm tra thöïc hieän (laøm gì? Khi
naøo phaûi baét ñaàu? Khi naøo phaûi hoaøn thaønh?)
- Quyeàn chæ ñònh ngöôøi/boä phaän thöïc hieän nhieäm vuï (ai
laøm?)
 Tröïc tuyeán – tham möu: Quyeàn ñöa ra caùc yù kieán, ñeà
xuaát caùc phöông aùn giaûi quyeát cho ngöôøi quaûn lyù tröïc
tuyeán
 Tröïc tuyeán – chöùc naêng: ñöa ra nhöõng höôùng daãn laøm
nhö theá naøo vaø kieåm tra quaù trình thöïc hieän 24
 Cô caáu quaûn trò tröïc tuyeán

Ưu điểm Nhược điểm

 Đảm bảo chế độ một thủ trưởng  Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện
 Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh  Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có
từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp trình độ
 Chế độ trách nhiệm rõ ràng  Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

25
 Cô caáu quaûn trò chöùc naêng
Ưu điểm
 Sử dụng được các chuyên gia giỏi
trong việc ra các quyết định quản trị
 Không đòi hỏi nhà quản trị phải có
kiến thức toàn diện
 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị
Nhược điểm
 Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy
 Chế độ trách nhiệm không rõ ràng
 Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận
chức năng khó khăn
26
 Cô caáu quaûn trò tröïc tuyeán chöùc naêng

 Ưu điểm  Nhược điểm

Có được ưu điểm của cơ cấu trực Nhiều tranh luận vẫn xảy ra
tuyến và cơ cấu chức năng Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị
chức năng 27
 Moái quan heä quyeàn haïn trong cô caáu toå chöùc (tt)

XU HÖÔÙNG THÖÏC HIEÄN QUYEÀN LÖÏC:

- Taäp quyeàn (centralization)

- Phaân quyeàn (decentralization): phaân taùn caùc quyeàn

ra quyeát ñònh (theå hieän möùc ñoä uûy quyeàn)

28
29
Moái quan heä quyeàn haïn trong cô caáu toå chöùc (tt)

Öu ñieåm cuûa phaân quyeàn:

- Caùc nhaø quaûn lyù caáp thaáp saâu saùt vôùi thöïc teá hôn
=> ñöa ra quyeát ñònh phuø hôïp hôn; quyeát ñònh
ñöôïc thöïc hieän kòp thôøi hôn
- Laø nhaân toá ñoäng vieân caáp döôùi
- Giuùp ñaøo taïo, phaùt trieån caáp döôùi
- Giaûm bôùt khoái löôïng coâng vieäc cuûa nhaø quaûn lyù
caáp cao => coù thôøi gian ñeå ñaàu tö vaøo caùc keá
hoaïch vaø chieán löôïc chung cuûa toå chöùc

30
Moái quan heä quyeàn haïn trong cô caáu toå chöùc (tt)

NHÖÕNG YEÁU TOÁ AÛNH HÖÔÛNG ÑEÁN TAÄP

QUYEÀN HAY PHAÂN QUYEÀN:
1. Chi phí cuûa caùc quyeát ñònh
2. Söï thoáng nhaát veà chính saùch
3. Neàn vaên hoùa cuûa coâng ty
4. Söï saün saøng cuûa caùc nhaø quaûn trò
5. Cô cheá kieåm soaùt
6. AÛnh höôûng cuûa moâi tröôøng

=> Möùc ñoä PHAÂN QUYEÀN caøng lôùn khi naøo?

31
 Caùc yeáu toá aûnh höôûng ñeán phaân quyeàn & taäp quyeàn
Tập quyền
 Môi trường ổn định
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn thiếu
khả năng và kinh nghiệm ra quyết định
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn không
sẳn lòng tham gia làm quyết định
 Quyết định rất quan trọng
 Tổ chức đang đối mặt với nguy cơ
khủng hoảng/phá sản
Phân Quyền
 Môi trường phức tạp và biến động
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn có
khả năng và kinh nghiệm ra quyết
định
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn
muốn tham gia làm quyết định
 Quyết định kém quan trọng
 Công ty phân tán rộng theo lãnh thổ
 Moái quan heä quyeàn haïn trong cô caáu toå chöùc (tt)

UÛY QUYEÀN:
Laø vieäc trao quyeàn hoaït ñoäng vaø ra quyeát ñònh
trong nhöõng phaïm vi naøo ñoù cho caáp döôùi
NGHEÄ THUAÄT UÛY QUYEÀN
 Saün saøng taïo cô hoäi cho ngöôøi khaùc
 Saün saøng chia seû
 Chaáp nhaän thaát baïi cuûa ngöôøi khaùc
 Tin caäy caáp döôùi
 Saün saøng laäp ra vaø kieåm tra roäng raõi

33
Tieán trình uyû thaùc coâng vieäc hieäu quaû

 Chuẩn Bị Ủy Thác
Quyết Định Công Việc Ủy Thác

Lựa Chọn Người Để Ủy Thác

 Thực Hiện Ủy Thác

34
Moái quan heä quyeàn haïn trong cô caáu toå chöùc (tt)

CAÙC NGUYEÂN TAÉC UÛY QUYEÀN:

1. Theo keát quaû mong muoán
2. Theo chöùc naêng
3. Nguyeân taéc baäc thang
4. Quyeàn haïn theo caáp baäc
5. Tính tuyeät ñoái veà traùch nhieäm
6. Thoáng nhaát trong meänh leänh
7. Söï töông xöùng giöõa traùch nhieäm vaø quyeàn haïn
 Quyeàn haïn > traùch nhieäm???
 Quyeàn haïn < traùch nhieäm???
35
Caáp baäc quaûn trò vaø coâng taùc toå chöùc
Caáp quaûn trò Keá hoaïch muïc tieâu Coâng taùc toå chöùc

Caáp cao Keá hoaïch chieán löôïc ???

Caáp trung Keá hoaïch chieán thuaät ???

Caáp thaáp Keá hoaïch taùc nghieäp ???

36