Sök...

Sök Logga in 

1 / 20

Liknande
Year end procedures in M3  64

presentationer
Publicerades av Wenche Mikalsen

 Bädda in  Ladda ner presentationen

En presentation över ämnet: "Year end procedures in M3"—

Presentationens avskrift:

1 Year end procedures in M3

Year End Routines
ToYear
makeend procedures
this website work, weinlog
M3user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy. I agree.
 2 Agenda Befor Closure During Closure After Closure The Checklist
Before
Step-by-step
During Closure
The checklist during
After Closure
The checklist after
Agendan för idag kommer att vara uppdelad i 3 delar. Före / Under /Efter
årsbokslutsprocessen. Vi kommer att gå igenom checklistor och program i
varje del.
Jag tar gärna emot frågor löpande men om vi stannar kvar vid en fråga för
länge så parkerar vi den och återupptar den i slutet.
Jag kommer att visa er min presentation och om det finns tid över så
kommer jag att visa utvalda program i M3.

3 Before Closure The checklist before CRS900 – System Calendar

CRS910 – System Periods
GLS985 – Open new fiscal year
CRS400 - Journal number Series
MFS165/CRS Invoice number Series
CRS410 – Voucher number Series (Optional)
CRS165 – Other Number Series
GLS Column Templates for the Balance File
DRS Time Zones
Det finns en del man kan förbereda innan årsbokslutsarbetet kommer
igång. Att förbereda inför det nya året kan man göra när som helst på året,
dock är vissa program känsliga (aktivering av år)

4 Before Closure System Calendar & System Period

Check system calendar and periods exist for at least the next 12 months
(CRS900) & (CRS910) at center and division
Note: Activation in CRS900 – F13 + F13 + F13
Open new fiscal year
Open next year by activating all periods in GLS985.
Journal, Invoice and Voucher number Series
Define a journal number series and Invoice number series (CRS400) &
(MFS165, CRS165) for the new fiscal year. Required to order the
transactions chronologically. Define the voucher number series (CRS410)
used in the FAM functions (CRS405). If a new number series is not defined,
the same series from the prior year will be used until it runs out.
Systemkalendern är ofta genererad flera år i förväg men det är bra att
checka ifall det finns datum framåt i tiden upplagda. Om inte, så genererar
man år genom F13+F13, ange åren från/till och tryck F13.
Systemperioderna anges per år och här är det bra om man känner till
vilken periodtyp vi använder i vårt företag. Om man vill kolla detta så titta
Topå divisionsinställningarna
make (MNS100)
this website work, we log user Panel
data and share F (Periodtyp
it with processors. ToFIN) Närwebsite,
use this man youvet must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.
 det så anger man periodtyp, År och trycker på skapa.
Man kan förbereda det nya året genom att öppna det via alternativ 11, här
inne kan du välja att aktivera alla perioderna (F14) eller enbart några. VÄLJ
ALDRIG AVSLUTA ALLA (F15)
Journalnr-serier & fakturanr-serier måste läggas upp till varje år. Sen finns
det även andra nr-serier såsom verifikat och övriga nr-serier som inte är
beroende av året. Dock forstätter de om man inte lägger upp nya.

5 Before Closure Time Zones (DRS045)

If your business runs across multiple time zones and you’re using this
functionality, you’ll need to create a new record for the coming year.
Column templates for the Balance file – GLS216
If you’re created a new budget version for the next year, you’ll need to
review templates which include budgets and make sure they pick up the
new budget for the next year. This also goes for the following related
template functions: (ARS066,, APS065, and CAS065). ). “From periods”
should be ‘00’.
Tidszonen &SYS måste anges. Detta är den tidszon som används internt i
M3. Om ingen tidszon anges för en lagerplats används lokal tid. Detta
innebär att ingen tidsomräkning görs.
Slutligen så behöver man underhålla kolumnmallarna i
huvudboksvisningsprogrammet (GLS215) Det kan finnas kolumnmallar som
innehåller budgetvärden mm
ARS066 tillhör kundreskontran – ARS225
APS065 tillhör leverantörreskontran – APS225
CAS065 tillhör internredovisningen och efterkalkyl – CAS330

6 During Closure The checklist during OIS180/OIS196 – Transfers

from CO
GLS037/GLS047 – Check error jobs and interrupted jobs
CAS950/CAS Create internal accounting transactions
PCS Purchase/Distribution Costing
PCS200 – Product Costing
CAS320 – Release MO for Costing
CAS Revaluate WIP value
CAS180 – Inventory Revaluation
CAS950/CAS Create internal accounting transactions (Again)
I slutet av december börjar årsbokslutsprocessen. Tiden för start och slut
varierar givetvis från företag till företag. Jag gissar att ni i era egna företag
har just en årsbokslutskalender med deadline på olika saker.
I M3 innebär årsbokslutsarbetet en del program som man normaltvis kör
regelbundet och dels en del felsökningsprogram som måste gås igenom.

7 During Closure The checklist during

APS580/CAS515/CAS530 – Reconciling list PO/CO/Stock
CRS055/CRS Currencies & currency rates
ToGLS100
make this–website
Yearendwork,adjustments
we log user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.
 GLS960 - Check voucher numbers
GLS Check journals
GLS975 – Check balance journal/voucher
GLS980 – Print Control list Balance file
Print various reports: company-, statutory- and tax reports
GLS Close Period or from FAM function (CRS405)
Även om programmen körs regelbundet är det extra viktigt att få till den
extra sista körningen av kalkylerna – kanske för att det finns ett behov att
per 1/1 nästa år uppdatera kalkylrates, avtal mm.
Det viktigaste av allt i denna period är – har vi fått med allt? Är alla
reserveringar som de skall?

8 During Closure The checklist during Close Period – GLS990

This is a function you want to run early on in the process, to make sure
nothing gets posted into the old year by mistake. The AP and OI modules
should be closed down pretty early on in this process. You can open the
preferred modules you want to keep open during the YEAR-END bookings
(only accounting department).
Transfers from CO
Check accounting generated by jobs scheduled overnight, e.g. CO Invoice.
Print (OIS180). Ensure all invoices transferred to financials. Check all COs in
‘CO Invoice. Display’ (OIS350) view 3 has a voucher. If not use: CO Invoice
Post Process (OIS196) to process them. Check CO invoice restart processing
(OIS980).
Så har vi kommit till tiden under årsbokslutet.
Först och främst vill man utestänga andra moduler för att uppdatera
huvudboken. Detta gör man genom en sk kontrollerad stängning. Jag ser till
att ha öppet de moduler som jag fortfarande vill kuna boka på.
Efter det kontrollerar man att alla skall alla nattjobb mm ha gått klart. Har
man fakturerat allt? Behövs det köras en separat överföring av fakturering?
Och när detta är konstaterat kan man gå tillbaka till GLS990 och stänga OI
modulen

9 During Closure GLS037/GLS047 – Check error jobs and

interrupted jobs
Create internal accounting transactions
For additional changes/booking to the old year – you need to create and
transfer all internal accountings. E.g. order costing, closing of PO will create
internal accounting transactions.
Feljobben är en regelbunden process i m3 men det är extra viktigt att rensa
detta program. Ibland får man kontrollera detta många gånger under ett
årsbokslut.
Avbrutna/pågående jobb är ett att program man dels regelbundet
kontrollerar. Här är det dock viktigt att komma ihåg att programmet visar
både avbrutna jobb och pågående jobb. Dvs återstarta aldrig ett jobb med
samma datum som idag. Kontrollera med användaren på jobbet om de har
stängt ner M3 eller blivit utkastade.
To make this website work, we log user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.
 Internredovisningstransaktioner skapas i CAS950 – normalt körs jobbet
som ett nattjobb men man kan för säkerhet skull köra det i samband med
årsbokslutet. Det finns även aktiviteter som medför att en extra köring av
CAS950. Glöm inte att ha koll på error-loggen i CAS300 samt överföring via
CAS960 ifall det behövs

10 During Closure Purchase/Distribution Costing ( costing run

PCS280)
Will purchase price change in the New Year? Any new purchase agreement
(PPS100) or pricing clauses affecting the standard cost? Also is there a need
for change in purchase costing elements (PPS280/PPS282)
Product Costing (costing run PCS200)
Most likely, purchase prices will change from the 1st of January, so we’ll
need to update the standard cost for all of our manufactured items. But
important: never update the costing used for accounting (most common=3)
first. Update e.g. costing type=2 (or one of the simulations types) and then
use PCS410 to compare what will happen given the current inventory
levels, if we do go ahead and update the costing. Also are all components
valid for next year? Any changes in rates (PCS010/ PCS115/PCS120)
Alla kalkylmodeller som behövs köras per den siste körs. Efter detta jobb
kan man påbörja förändringar i kalkylmodellen. Måste inköpsavtalen
uppdateras med nya priser (datum)? Påverkar detta även %-satser eller
beräkningar i kalkylelementen ?
Har man gjort en forecast/budget som medför att
standardkostberäkningen måste ändras? Är kostnaden för
mantid/maskintid/ledtid exempelvis mer eller mindre ? Har vi högre
oveheadkostnader som medför ändringar i Kalkylkompontenterna i
standardkostnadsmodellen?
Finns det några andra förändringar som träder i kraft nästa år ? Kommer vi
att lägga ut viss produktion på lego? Alla frågor och förändringar som sker i
produktionslinjen påverkar produktkalkylen både i värde och i vissa fall
påslagen som man satt från början

11 During Closure Release MO for Costing

We need to make sure we don’t have an excess of Work in Progress (WIP),
so lean on your manufacturing managers to close any open MO’s – so you
can release them for post-calculation (Order Costing). You can check your
open MO’s in CAS310 (Order Costing Display).
Inventory Revaluations
Revaluate WIP value
See separate instruction on how the Group revaluates the Work in Progress
(CAS170). (Accounting principles)
Run inventory revaluation (CAS180) according to Group standards.
If this process is used make sure that all costing programs (PCS200/PCS280)
in use are run before and after CAS180.
Använder man sig av standardkostmodell och har tillverkningsordrar i sitt
företag är det viktigt att rensa ”Wippen” , dvs produkter i arbete. Är alla TO
Tostängda som kan
make this website work,stängas?
we log user När detta
data and shareärit with
konstaterat kan
processors. To useman köra you
this website, sin must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.
 efterkalkyl och skapa upp de transaktioner som efterkalkylen medför.
Om man har ett värde kvar i ”Wippen” kan man köra ett omvärderingsjobb
att saldot via CAS170. Här är det viktigt att ert förtags redovisningsprinciper
följs och det kan vara olika från företag till företag.
Färdigvarulagret kan också värderas om via ett separat program och ännu
en gång så är det viktigt att ert förtags redovisningsprinciper följs och det
kan vara olika från företag till företag. Hur ert lager värderas om är upp till
er och i samråd med era revisioer.

12 During Closure Create internal accounting transactions

For additional changes/booking to the old year – you need to create and
transfer all internal accountings. E.g. order costing, closing of PO will create
internal accounting transactions.
Reconciling list PO/CO/Stock
Run APS580 for GRNI on PO and analyze against the account in General
ledger. If there is a need for a closure of PO, use program APS370. Run
CAS515 for analyzing GDNI against the account in General ledger. Run
CAS530 for reconciling the stock of finished goods.
Currencies & Currency rates
Any currencies that are no longer legal to use will need to be disabled. If
you’re using rate types for internal purposes such as product costing, or
transfer prices, they’ll need to be reviewed and updated. If you use a year-
end rate you need to update this.
Yearend adjustments
Make all you necessary bookings from programs such as: GLS100, GLS130,
GLS140, GLS160, FAS100..
Än en gång – transaktioner som påverkar interredovisningstransaktioner
måste köras upp via CAS950. Efter varje körning gör man en rutin att även
kontrollera error-loggen som jag tidigare pratade om. CAS960 säkerställer
att alla internredovisningstransaktioner blir överförda till huvudboken.
Nu börjar det bli dags att köra avstämningslistor och de första man kör är
Godsmottaget ej fakturerat, listan skall visa alla öppna inköpskordrar som
finns och jämföras med saldot på respektive konto i huvudboken.
Detsamma gäller för omvänt, dvs fakturerat ej godsmottaget.
I sällsynta fall (men det skall dock ej finnas) kan man ha ett saldo på
levererat ej fakturerat men i dessa fall rekommenderar jag en extra
faktureringskörning OM utfallet skall tillföras mitt nuvarande år.
Lagret stäms av efter att en eventuell omvärdering har utförts.
Valutakurser uppdateras på alla de kurstyper som man har behov för.
Detta är olika från företag till företag men i vissa fall har man även inom
koncernen en monthendkurs eller en yearendkurs.
Slutligen återstår alla andra rutiner/processer som man kör normalt sätt i
varje månad. Omvalutering av orealiserade kursvinster/förluster,
periodiseirng, allokeringskörning, påläggskörning, avskrivningar mm. Sist
men inte minst har man alla unika reserveringar som dels skall bokas,
analyseras och i många fall revideras vid ett årsbokslut. Det kan vara
reserveringar som skall bokas tillbaka delvis eller helt. Nya reserveringar
(fakturor som ej inkommit mm)
To make this website work, we log user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.
 13 During Closure Check voucher numbers
Check Voucher Numbers (GLS960). Run for all options except active.
Missing vouchers may be due to being held in or deleted from restart
(GLS047). Inactive vouchers may be due to being held in or deleted from
incorrect jobs (GLS037).
Check journals(GLS965) - Run for all options except active.
Check balance journal/voucher (GLS975) - If you do come across
unbalanced journals/vouchers you have a problem and you will need help
to adjust this (SQL or other M3 solutions).
Print Control list Balance file - GLS980
A very useful printout that checks that you balances (FBAVAL) correspond
the sum of the details in FGLEDG. (The total sum of an account in GLS215
should be the same as the sum of all details in GLS210). If the totals don’t
match the details, you need to run an update program (ask a M3 consultant
for advice). !!!
BUT BE VERY CAREFUL WITH THIS PROGRAM ONLY RUN AFTER
INSTRCUTIONS FROM A CONSULTANT AND WHEN NO-ONE IS UPDATING
THE GENERAL LEDGER!!!!
När man har alla transaktioner inne och inte förväntar sig fler – kan man
påbörja den systemmässiga kontrollen via olika program.
Den första checken rör verifikatnr – här kan man få ut 3 olika listor (och :
Kontroll ifall det finns luckor? Kontroll ifall inaktiva verifikat (makulerade)?
Eller aktiva (pågående verifikat?
Nästa kontroll rör journalnr. Kontroll ifall det finns luckor? Kontroll ifall
inaktiva journalnr (makulerade)? Eller aktiva (pågående) journalnr?
Den tredje kontrollen (på nr) berör både verifikatnr och journalnr.
Kontrollen utför en check på att dels alla journalnr balanserar och att
verifikatnr balanserar.
En sista kontroll är för att kontrollera att saldofilerna är lika med
transaktionsfilerna. Och för att förklara detta lite bättre så vill jag illustrera
M3s huvubok med 2 olika tabeller. En innehåller alla transaktioner och en
innehåller summerade saldon. Dessa 2 är alltid kompisar och summa i
transktionsfilen är detsamma som i saldofilen. Men ibland ”hänger inte
saldofilen med”
Det är detta som GLS980 visar. Stämmer inte detta måste en extra körning
som uppdaterar saldofilen med rätt ”summa”. Här rekommenderar jag att
en erfaren M3-person utför detta jobb.
Slutligen återstår alla andra rutiner/processer som man kör normalt sätt i
varje månad. Omvalutering av orealiserade kursvinster/förluster,
periodiseirng, allokeringskörning, påläggskörning, avskrivningar mm. Sist
men inte minst har man alla unika reserveringar som dels skall bokas,
analyseras och i många fall revideras vid ett årsbokslut. Det kan vara
reserveringar som skall bokas tillbaka delvis eller helt. Nya reserveringar
(fakturor som ej inkommit mm)

14 During Closure
Print various reports: company-, statutory- and tax reports
You can use the standard reports in M3 such as (examples):
To make this website work, we log user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
GLS510 – Balance list policy.
 GLS520 – Statement of Income
GLS535 – Account printing detailed specification
APS500 – Accounts payable ledger
ARS500 – Accounts receivable ledger
Close Period
At last you close down the modules you kept open during the Year end
bookings.
Nu kan vi snart andas ut. När alla bokningar är inne. Allt är avstämt. Alla
körningar är gjorda kan påbörja sina rapportköringar. Dels de som vi har
uppbyggda i M3 och standardrapporterna. Det finns åtskilliga rapporter i
M3 och här är ett exempel på ett par av dem.
Till sist – stäng alla perioder och alla moduler via GLS990

15 After Closure The checklist after GLS995 – calculate Profit/Loss

GLS905 - Annual run in Balance file
ARS910 - Annual run AR
APS910 - Annual run AP
FAS190 - Annual run FA
CAS905 - Annual run Order Costing
När bokslutet är färdigt. Rapporterat och klubbat så kan man börja med
det sista jobbet. Nämligen årskörningar och bokning av årets resultat.

16 After Closure
Before running this function (GLS995) you need to update GL99 in CRS405.
There are 4 different ways to close the year:
Each account is closed out individually against a balance sheet account on
the last day of the fiscal year. Note that this leads to a balance of zero on
each P/L account on the last day of the year.
Balance sheets accounts are closed out at year’s end and automatically
reopened.
The total of all P/L account is offset to ONE P/L account representing the
year’s profit or loss.
Same as number 3 but done manually and from a GLS100 – booking. Not
using function GL99 and not using GLS995. (Recommended process)
Det man först börjar med är beräkningen av årets resultat. Det finns ett
eget program för detta. Här kan man be M3 räkna ut årets resultat och
bokföra detta på 3 olika sätt.
Det 4:e sättet är det som många faktiskt använder. Man vet sitt resultat och
bokar om det via en vanlig bokföringsorder via GLS100.
Vilket som är att fördra är antingen alternativ 3 eller 4 och bokningen
brukar enbart bestå av 2 rader BR-kontot och RR-kontot. Glöm inte att
öppna GL-modulen ifrån GLS990 innan du utför bokningen och stänga den
igen när du är klar. Lätt hänt att glömma detta.

17 After Closure Close fiscal year permanently

To make this website work, we log user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.
 Don’t use GLS985 before auditors approval of the year… once updated this
function closes a fiscal year permanently. VERY PERMANENTLY.
(Recommends NOT to use this)
Annual Runs
The annual runs generate the Opening Balances for the next year from the
closing balance of this year.
For GL – GLS905 is used.
For AP – APS910 is used.
For AR – ARS910 is used.
For FA – FAS190 is used.
For CA order costing – CAS905 is used.
Det finns ett program som man öppnar perioder med och i det
programmet finns tyvärr en fuktion som heter stäng år. ANVÄND INTE
DENNA FUKTION. För om ni i värsta fall måste öppna ett år i efterhand och
boka något (kanske en revidering ifrån era revisiorer) så kan året enbart
öppnas med hjälp av en databasuppdatering (SQL)
Slutligen så finns det 5 årskörningar som skall uföras – dessa medför inga
bokningar men lägger informationen ”rätt” i visningsprogrammen och i
databasen. I FA medför det även en värdetypsflytt på avskrivningarna …
årets avskrivningar flyttas till accumulerade avskrivningar.

18 Goodbye 2019 Welcome 2020 & Good Luck!!

19 Johan Paulsson Eva-Lotta Månsson Junior Business Consultant,

Finance
Columbus, Malmö
Eva-Lotta Månsson
Senior Business Consultant, Finance
Tack för att jag har fått låna er tid idag. Lycka till med årsbokslutet och som
vi säger i Sverige.
God Jul och Gott nytt år!!!

Ladda ner ppt "Year end procedures in M3"

 Liknande presentationer

To make this website work, we log user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.
To make this website work, we log user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.
 © 2024 SlidePlayer.se Inc. Kontakta oss Om projektet
All rights reserved.
Sekretesspolicy SlidePlayer
Kontakta oss Användarvillkor

To make this website work, we log user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.
 Sök... Sök

To make this website work, we log user data and share it with processors. To use this website, you must agree to our Privacy Policy, including cookie
policy.