ZRTI Bhusawal Bilingual (Accounts)

युनिट मोड्युल सन्ख्या एक
रे ल्वे संगठि
रेल्वे संगठि
अभ्यास सं्या 01(ए)
भारतीय रेल एक सरकारी संस्था है और साथ हीं मे यह एक व्यापाररक संस्था भी है। व्यापाररक संस्था
होिे के कारण रेल्वे का मु्य उद्देश्य यातायात बेचिा होता है। इस यातायात में यात्री, यात्री का सामाि,
छोटे परे षण, पिू पक्षी, सामान्खय माल, रासायनिक पदाथथ आदद िानमल हैं।
यातायात बेचिे का कायथ रेल प्रिासि की ओर से निि स्थािों में दकया िाता है उसे रेल्वे स्टेिि कहते
हैं।
यातायात ढोिे के नलये रेल्वे को साधिों की आवश्यकता होती है। उदा - चल स्टाक, पटररयॉ नबछािे के
नलये िमीि, कायाथलय तथा कारखािों के भवि, मिीिें एवं सयंत्र इत्यादद।
भारतीय रेल्वे सुचारू रूप से चलाई िािे के उदेश्य से रे ल्वे का अपिा एक अच्छा संगठि है। भारतीय
रेल्वे का कारोबार भारतीय रेल्वे अनधनियम के अिुसार चलाया िाता है। भारतीय रेल्वे का मु्य
उदेश्य निम्न है।
1. यात्री और माल के पररवहि के नलये पयाथप्त व्यवस्था उपलब्ध करिा।

2. न्खयूितम लागत पर रेल पररवहि की व्यवस्था करिा।
3. रेल उपभोक्ता के नलये पररचालि मे सुरक्षा की व्यवस्था करिा।
4. रेलों के नवषय में ऐसी सामूनहक भाविा निमाथण करिा निसमे की वह ििता और राष्ट्र के नहत
का मु्य उदेश्य के नलये एक अच्छा सामूनहक संगठि है।
5. संगठिात्मक रूप में प्रभावकारी कमथचारी तैयार करिा निन्खहें अपिे कायों पर गवथ हो और प्रबंध
में निष्ठा हो।
भारतीय रेल्वे संगठि की नविेषतायें
सभी नवनवध प्रकार की रेल्वे प्रणानलयों का एकनत्रकरण एवं राष्ट्रीयीकरण होिे के पश्चात भारतीय रे ल्वे
मे सुचारू तरीके से कायथ होिे के उदेश्य से तथा रे ल्वे के पररचालि मे कु िलता प्राप्त होिे के उदेश्य से इि
रेल्वे प्राणाली को 16 प्रकार की क्षेनत्रय रेलों में नवभानित दकया गया है। यह करते समय निम्ननलनखत
बातों का नविेष ध्याि रखा गया था ।
1. िहॉ तक हो सके एक क्षेनत्रय प्रिासि की सेवायें संबंनधत राज्यों के नलये उपलब्ध हो सके ।
2. हर एक क्षेनत्रय रेल्वे प्रिासि का एक मु्यालय निधाथररत दकया गया है , िहॉ कार्मथक,
तकिीकी, सं्याकीय आदद सेवाओं का प्रबंध दकया िा सके ।
3. रेल्वे के पररचालि में कम से कम अस्तव्यस्तता हो तथा अनच्छ व्यवस्था हो।
•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

1
अभ्यास सं्या 01(बी)
उपर नलखे हुए उदेश्य सामिे रखते हुए भारतीय रेल्वे िैां क्षेत्रों में नवभानित की गई है , िो निम्न प्रकार
की है ।
क्रमांक सं्या क्षेनत्रय रे ल्वे का िाम मंडलों की मु्यालय

सं्या
1. उत्तर रे ल्वे 5 ददल्ली
2. मध्य रेल्वे 5 सी.एस.टी.एम
3. पूवथ रेल्वे 4 कोलकाता
4. उत्तर पूवथ रेल्वे 3 गोरखपुर
5. उत्तर पूवथ सीमांत रेल्वे 5 मालीगॉव
6. दनक्षण रेल्वे 5 चेिई
7. दनक्षण मध्य रे ल्वे 6 नसकन्खदराबाद
8. दनक्षण पूवथ रेल्वे 4 कोलकाता
9. पनश्चम रेल्वे 6 मुंबई
10. पूवथ तटीय रेल्वे 3 भुविेश्वर
11. पूवथ मध्य रेल्वे 5 हािीपुर
12. उत्तर मध्य रेल्वे 3 ईलाहाबाद
13. उत्तर पनश्चम रेल्वे 4 ियपुर
14. दनक्षण पनश्चम रेल्वे 3 हुबली
15. पनश्चम मध्य रेल्वे 3 िबलपुर
16. दक्क्षंण पूवथ मध्य रेल्वे 3 नबलासपुर
17. मेट्रो 1 कोलकाता
अभ्यास सं्या 01(सी)
ऊपर नलखे हुए क्षेनत्रय रेलों पर नियंत्रण होिे के नलये रेल्वे बोडथ। रेल मंत्रालय होता है। इिका संगठि
निम्ननलनखत प्रकार का होता है।
रेल मंत्री
रेल राज्य मंत्री
रेल मंत्रालय में उप मंत्री

2
अध्यक्ष, रेल्वे बोडथ
सदस्य सदस्य सदस्य सदस्य सदस्य नवत्त

यातायात कार्मथक यांनत्रक अनभयांनत्रक नवद्युत आयुक्त
अध्यक्ष रेल्वे बोडथः- अध्यक्ष रेल्वे बोडथ, रेल मंत्रालय में भारत सरकार का पदेि मु्य सनचव होता है। वह
रेल मंत्री के अधीि तकिीकी मामलों में निणथय लेिे और रेल्वे के निनत संबंधी मामलों में भारत सरकार
को परामिथ देिे के नलये अिन्खय रूप से उत्तरदानय होता है। यह अध्यक्ष समय समय पर ददये गये निणथय
के अिुसार अन्खय नवषय के संबंध में सदस्य के रूप में कायथ करता है और उसके अनतररक्त बोडथ के आंतररक
समन्खवय के नलये भी उत्तरदानय होता है।
नवत्त आयुक्त- रेल्वे का नवत्त आयुक्त रेल्वे बोडथ में नवत्त मंत्रालय का प्रनतनिनधत्व करता है और नवनत्तय
मामलों के नलये रेल मंत्रालय में भारत सरकार के सनचव का भी पदेि रूप में कायथ करता है। नवत्त आयुक्त
का नवत्त मंत्री के साथ प्रत्यक्ष रूप से संबंध होता है और वह रेल मंत्रालय की गनतनवनधयों की िािकारी
समय समय पर प्रदाि करता है।
सदस्यः- हर एक सदस्य निि तकिीकी नवषय एवं नवषयों के प्रभारी होते हैं, उि नवषयों के प्रत्येक कायथ
के निपटाि के नलये वह उत्तरदानय होते हैं। बोडथ के सदस्य अपिे अपिे क्षेत्रों में भारत सरकार के पदेि
सनचव के रूप में कायथ करते हैं।
अभ्यास सं्या 02(ए,बी,सी)
इि सदस्यों की सहायता के नलये नवनभन्न सलाहकार होते हैं। रेल्वे बोडथ का दैनिक कायथ करिे के नलये इि
सलाहकारो के अधीि वरीष्ठ प्रिासिीक स्तर के निदेिक होते है, तथा संयुक्त निदेिक, उप निदेिक,
सहायक निदेिक आदद होते हैं। मंत्रालय की नवनभन्न िाखाओं का प्रत्यक्ष नियंत्रण इिका होता है। ओर
वह नविेष तकिीकी मामलों एवं निनत संबंधी मामलों को छोड़कर अन्खय सभी कायों के निपटाि के नलये
निम्मेदार होते हैं। यह निदेिक रेल्वे प्रिासि को अिुदेि िारी कर सकते हैं, अतः उिके संदभथ को सीधे
प्राप्त करिे और उि पर कायथवाही करिे के नलये भी निम्मेदार होते हैं। वह अपिे संबंनधत िाखाओं के
प्रधाि होिे के बाविूद अपिे अपिे क्षेत्र के अन्खतथगत रेल प्रिासि सामान्खय ििता तथा भारत सरकार के
नवनभन्न मंत्रालय के साथ सीधा सम्पकथ कर सकते हैं।
निम्ननलनखत निदेिालय रेल्वे बोडथ के कायाथलय में कायथरत है।

3
1. लेखा
2. नसनवल इंिीनियरींग
3. दक्षता ब्युरो (Efficiency Bureau)
4. नवद्युत इंिीनियरींग
5. संस्थापिा
6. नवत्त
7. स्वास्थ
8. इंटेनलिेंस (Intelligence)
9. कािुि (Law)
10. मेकनिकल इंिीनियरींग
11. मेकनिकल इंिीनियरींग (कारखािा)
12. महािगर यातायात परीयोििा
13. रािभाषा
14. वेति आयोग
15. ििसम्पकथ
16. रेल कािुि संिोधि
17. रेल नवद्युतीकरण
18. रेल यातायात (कोयला नियमि) (Rail Movement (Coal Planning))
19. रेल परीयोििा (Railway Planning)
20. भंडार
21. सुरक्षा एवम कोचींग
22. संरक्षा
23. नसग्नल एवम दुरसंचार
24. सां्यीकी एवम अथथिास्त्र (Statistic and Economics)
25. यातायात (वानणज्य एवम सामान्खय)
26. यातायात (परीवहि) ( Transportation)
27. दक्षता
28. अिुसंधाि अनभकल्प एवं मािक संगठि, लखिऊ
निम्ननलनखत संस्थायें रेल्वे बोडथ के सीधे नियंत्रण में कायथ करती है। इसे उत्पादि ईकाइयॉ कहते हैं।
1. नचत्तरंिि लोकोमोरटव कारखािा, नचत्तरंिि ।

2. डीिल लोकोमोरटव कारखािा, वाराणसी ।
3. इन्खटेग्रल कोच फ़क्ट्ट्री, पेराम्बुर चेिई ।
4. व्हील और एक्ट्सल कारखािा, बेंगलुरु ।
5. डीिल कलपुिे कारखािा, परटयाला ।
6. सवारी नडब्बा कारखािा, कपूरथला ।

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निम्ननलनखत संस्थायें भी सीधे रे ल्वे बोडथ के नियंत्रण में कायथ करती है ।
1. अनखल भारतीय रेल पथ प्रयोनगक संस्था, पुणे ।

2. अनखल भारतीय यांनत्रक नबिली इंिीनियररं ग संस्था, िमालपुर ।
3. अनखल भारतीय संकेत एवं दूरसंचार संस्था, नसकं दराबाद ।
4. रेल्वे स्टाफ कॉलेि, बड़ोदरा ।
5. श्री िगिीवि राम आर पी एफ कॉलेि, लखिऊ ।
6. के न्खगीय संगठि कारखािा आधुनिकरण, ददल्ली ।
भारतीय रेल्वे के आवश्यक कमथचारी का चयि करिे के नलये रे ल्वे भती बोडथ भी होते हैं , िो दक निम्नािुसार
है ।
1. अहमदाबाद ।
2. अिमेर ।
3. ईलाहाबाद ।
4. भोपाल ।
5. बंगलोर ।
6. भुबिेश्वर ।
7. मुम्बई ।
8. कोलकाता ।
9. चंडीगढ ।
10. गोवाहाटी ।
11. गोरखपुर ।
12. िम्मू तावी ।
13. चेन्नई ।
14. मालदा ।
15. मुज्जफरपुर ।
16. पटिा ।
17. रॉची ।
18. नसकं दराबाद ।
19. नत्रवेंगम।

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क्षेनत्रय रे ल्वे का संगठि -
हर एक क्षेनत्रय रेल्वे का प्रिासि एवं संचालि करिे के नलये एक मु्यालय होता है और इसके प्रमुख
महाप्रबंधक होते हैं । महाप्रबंधक की सहायता के नलये नवनवध प्रकार के नवभानगय प्रमुख भी होते हैं। एक
क्षेनत्रय रेल्वे को आवश्यकता के अिुसार
अलग अलग मंडल में नवभानित दकया गया है और इस मंडल के प्रमुख प्रिासदकय अनधकारी मंडल रेल
प्रबंधक होते हैं।
अभ्यास सं्या 02(बी)

महा प्रबंधक
अनतररक्त महाप्रबंधक अनतररक्त महाप्रबंधक वररष्ठ उप महा-

पररचालि व्यय नियंत्रण प्रबंधक
क्रमांक नवभाग प्रमुख कायथ

नवभाग का िाम
सं्या
वररष्ठ उप महा प्रबंधक,सामान्खय प्रिासि, नवनवध,
1. सामान्खय प्रिासि मु्य सतकथ ता अनधकारी ििसंपकथ , कायथ कु िलता, कायथ
अध्ययि, सतकथ ता, इत्यादद ।
मु्य पररचालि प्रबंधक, चलि समय का अनधक उपयोग
मु्य सुरक्षा अनधकारी करिा,पररचालि से संबंनधत
2. पररचालि सभी िांनत व सुरक्षा से संबंनधत
सभी मामलों का निपटारा
करिा ।
मु्य वानणज्य प्रबंधक, यातायात की स्वीकृ नत एवं
मु्य दावा अनधकारी बुककं ग करिा, माल का नवतरण
3. वानणज्य करिा, दर व भाड़े की वसूली
करिा, रेल्वे प्रिासि पर दावा
का निपटारा करिा ।

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नवत्त सलाहकार एवं मु्य आय तथा व्यय का लेखा िोखा

लेखा अनधकारी करिा, सभी कायथकारी
अनधकाररयों को नवनत्तय सलाह
प्रदाि करिा, रेल्वे की ओर से
4. लेखा
भुगताि करिा, आंतररक िॉच
करिा, रेल बिट का संकलि
करिा एवं उिके अिुपालि पर
ध्याि देिा, इत्यादद ।
मु्य यांनत्रक अनभयंता रेल्वे का चल भंडार, ईंिि
इत्यादद का मरम्मत एवं
5. यांनत्रक अिुरक्षण करिा, कारखािों से
संबंनधत गनतनवनधयों पर
निगरािी रखिा ।
मु्य अनभयंता रेल पथ एवं निमाथण कायों की
6. अनभयंनत्रकी मरम्मत एवं अिुरक्षण तथा
निमाांण।
मु्य नवद्युत अनभयंता रेल्वे के नवद्युत संबंनधत सभी
कायथ, गानड़यों में नबिली की
7. नवद्युत
व्यवस्था, पररक्षण, नवद्युत
कषथण, इत्यादद ।
मु्य संकेत एवं दूर संचार गानड़यों के पररवहि के नलये
अनभयंता पयाथप्त संकेत व्यवस्था या सभी
प्रकार से दूर संचार व्यवस्था
8. संकेत एवं दूर संचार
करिा और एैसी सभी व्यवस्था
की मरम्मत एवं अिुरक्षण तथा
निमाथण करिा ।
मु्य कार्मथक अनधकारी रेल्वे प्रिासि को आवश्यक
कमथचारी की भरती करिे की
9. कार्मथक व्यवस्था करिा, नियुनक्तयॉ,
पदोन्ननत, स्थािांतरण, कल्याण,
इत्यादद ।
मु्य भंडार नियंत्रक रेल्वे प्रिासि की आवश्यक
सभी प्रकार की भंडार सामग्री
अथवा माल आदद की खरीदी
10. भंडार
करिा और आवश्यकता के
अिुसार भंडार िारी करिा,
इसी प्रकार से भंडार डीपो में

7
भंडार पयाथप्त मात्रा में हमेिा

उपलब्ध रखिा, उसकी सुरक्षा
रखिा और आवश्यकता के
अिुसार भंडार सत्यापि करिा
।
मु्य नचदकत्सा अनधकारी, रेल्वे कमथचारी के स्वास्थ एवं
11. नचदकत्सा मु्य नचदकत्सा निदेिक कल्याण से संबंनधत सभी कायथ
इस नवभाग द्वारा दकये िाते हैं ।
मु्य योििा अनधकारी रेल्वे प्रिासि में आवश्यक
12. पररयोििा योििायें तैयार करिा और
उिका अमल करिा।
मु्य ििसम्पकथ अनधकरी रेल्वे से संबंनधत
नवज्ञापि, वृत्त नवतरण और
13. ििसम्पकथ
सम्पकथ , सभी मामलों का
निपटारा।
मु्य सुरक्षा निदेिक रेल्वे की संपनत्त एवं नवनवध
प्रकार की सुरक्षा, यात्री एवं
14. सुरक्षा
माल गानड़यों के पररवहि के
दैाराि सुरक्षा प्रदाि करिा।
मंडल स्तर पर मंडल रेल प्रबंधक मंडल के प्रमुख होते हैं। मंडल रेल प्रबंधक के सहायक अनतररक्त मंडल
रेल प्रबंधक, मंडल अनधकारी, वररष्ठ अनधकारी, कनिष्ठ अनधकारी एवं कमथचारी, अपिे अपिे नवभाग को
सुचारू रूप से चलािे के नलये होते हैं। मध्य रे ल्वे पर 05 मंडल हैं, िो दक निम्नािुसार हैं -
मंडल कोड मु्यालय

मुम्बई सी.एस.टी.एम मुम्बई सी.एस.टी
भुसावल बी.एस.एल भुसावल
िागपुर एि.िी.पी िागपुर
सोलापुर एस.यू.आर सोलापुर
पूणे पी.ए पूणे

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अभ्यास सं्या 03(बी , सी)
मंडल स्तर पर संगठि निम्नािुसार है –

मंडल रेल प्रबंधक
अनतररक्त मंडल रेल प्रबंधक मंडल रेल प्रबंधक के अनतररक्त मंडल

(पररचालि) कायथकारी सहायक रेल प्रबंधक(सा)
वररष्ठ मंडल पररचालि प्रबंधक। वररष्ठ मंडल सुरक्षा अनधकारी । वररष्ठ मंडल वानणज्य प्रबंध क । वररष्ठ
मंडल नवत्त प्रबंधक । वररष्ठ मंडल कार्मथक अनधकारी । वररष्ठ मंडल यांनत्रक अनभयंता । वररष्ठ मंडल
नवद्दुत अनभयंता । वररष्ठ मंडल अनभयंता । सुरक्षा कमांडन्खट । निला भंडार प्रबंधक। वररष्ठ मंडल संकेत
एवं दूर संचार अनभयंता ।
अपिे अपिे नवभागों के ददि प्रनतददि कायों के नलये नवनभन्न मंडल अनधकाररें निम्मेदार होते हैं।लेदकि
लेखा नवभाग, भंडार नवभाग, कारखािा कायथकारी, िो दक मंडल मे कायथ करते हैं, इिका नियंत्रण
मु्यालय के नवभाग प्रमुख द्वारा दकया िाता है।
लेखा नवभाग का कायथ -
लेखा नवभाग का मु्य कायथ निम्नािुसार है -
1. रेल्वे के आय तथा व्यय से संबंनधत सभी लेि देि का नियमािुसार आंतररक िॉच करिा ।
2. रेल्वे के आय तथा व्यय का लेखा िोखा करिा ।
3. रेल्वे के सभी दावों का िीघ्र निपटारा करिा ।
4. रेल प्रिासि को नवनत्तय सलाह प्रदाि करिा ।
5. यह सुनिनश्चत करिा दक रेल्वे लेि देि में कोई नवनत्तय अनियनमततायें िहीं है।
6. मिेिमेन्खट अकाउन्खटेंट की भूनमका निभािा ।
आय की संवीक्षा -
रेल्वे को प्राप्त होिे वाली आय की संवीक्षा करते समय निम्न बातों पर ध्याि ददया िािा चानहये -

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1. रेल्वे प्रिासि द्वारा उपलब्ध करायी गई सेवायें माल की पूती एवं अन्खय कायों के नलये होिे वाली
प्रानप्तयों की रािी सही तरीके से अिुमानित की गई है और िैसे हीं वह रेल्वे को देय बिती है ,
उसे पुस्तांदकत दकया िािा चानहये ।
2. सभी प्रानप्तयों को नमलते हीं लेखांदकत दकया िािा चानहये ।
3. प्रानप्तयों को सही वगीकरण ददया िािा चानहये और यदद ऐसी प्रानप्तयों में से अन्खय क्षेनत्रय रेल्वे
को रकम देिी होती है तो प्रानप्तयों का उनचत बटवारा संबंनधत रेल्वे में दकया िािा चानहये ।
व्यय की संवीक्षा -
रेल्वे प्रािासि की ओर से भुगताि दकये िािे वाले सभी दावों की संवीक्षा करते समय निम्ननलनखत मदों
पर नविेष ध्याि ददया िािा चानहये -
1. प्रस्तानवत व्यय अथवा प्रानप्तयों को बही खाते में दिथ करािे के नलये सक्षम अनधकारी की मंिूरी
प्राप्त की गई है और संबंनधत व्यय करिे के नलये अनधकारी सक्षम है।
2. प्रस्तानवत व्यय का उनचत अिुमाि तैयार करिा, सक्षम अनधकारी की मंिूरी प्राप्त करिा आदद
प्रकार की निधाथररत गनतनवनधयों का पालि संबंनधत अनधकाररयों द्वारा दकया िािा चानहये ।
3. प्रस्तानवत व्यय के नलये संबंनधत अनधकारी के पास पयाथप्त अिुदाि की रािी उपलब्ध होिा
चानहये ।
4. प्रस्तानवत व्यय करिे से प्रचनलत नियम एवं आदेिों का उलंघि िहीं होिा चानहये ।
5. प्रस्तानवत व्यय करिे से नवनत्तय औनचत्य के मािकों के नियमों का उलंघि िहीं होिा चानहये ।
6. निधाथररत समय के नलये मंिूर दकया गया व्यय , समय समाप्त होिे के बाद, नबिा कोई मंिूरी
से िहीं दकया िािा चानहये ।
7. प्रस्तानवत व्यय सही तरीके से और पूणथ रूप से व्हाऊचर में ददखाया िािा चानहये और उससे
संबंनधत भुगताि इस तरीके से ररकाडथ दकया िािा चानहये दक उसी मामले के नलये दुबारा
भुगताि होिा असंभव हो।
8. प्रस्तानवत व्यय का वगीकरण सही तरीके से दकया िािा चानहये और यदद सं बंनधत रािी वसूल
करिे के नलये कहा िाता है तो संबंनधत अथवा ठे केदार इिके खाते में सही तरीके से नलखा िािा
चानहये ।
9. आवृत व्यय के बारे में यह देखिा आवश्यक होता है दक संबंनधत अनधकारी द्वारा आवृत व्यय
करिे के नलये िो ितें निधाथररत कर दी गई है , उससे संबंनधत प्रमाण पत्र भी ददया गया है ।
10. नवभागीय प्रनप्तयों का उपयोग दकसी भी प्रकार का खचथ करिे के नलये िहीं दकया िािा चानहये
। नवनिष्ठ पररनस्थनत में सक्षम अनधकारी की मंिूरी से हीं इस प्रकार का व्यय दकया िा सकता
है ।
लेखा नवभाग के अिेक कायों, मेसे एक काम यह भी होता है दक रेल्वे प्रिासि के नवरुद्ध प्रस्तुत दकये गये
दावे सही है या िहीं , इसकी िीघ्र िांच करिा और इसका िीघ्र भुगताि करिा। यह सभी प्रकार के दावे

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चाहे वे दकसी माल पूती के नलये अथवा अन्खय सेवाओं के नलये हो नवनवध प्रकार के नबलों के फ़ामथ से
संबंनधत व्यनक्तयों द्वारा लेखा कायाथलय को भेिे िाते हैं। लेखा कायाथलय में इिकी पूरी िांच के बाद
भुगताि की व्यवस्था की िाती है । नबलों का भुगताि करिे के नलये लेखा अनधकाररयों द्वारा ररझवथ बैंक
अथवा स्टेट बैंक इत्यादद से धिादेि द्वारा रकम निकाली िाती है ।
उपरोक्त लेखा नवभागों के कायों को सही ढ़ंग से अमल होिे हेतु, लेखा नवभाग की एक अपिी अच्छी
संगठि है, निसके द्वारा लेखा नवभाग पर सौंपी गई निम्मेदारी निभाई िाती है।
लेखा कायाथलय के नवनभन्न अिुभागों क ाा कायथ -
1. प्रिासि अिुभाग - इस अिुभाग द्वारा लेखा नवभाग के कमथचाररयों से संबंनधत मामले निपटाये िाते
हैं। िैसे - नियुनक्त, पोक्स्टंग, स्थािांतरण, वेति निधाथरण, वररयता सूची तैयार करिा, इत्यादद ।
2. संस्थापिा अिुभाग - मु्यालय में नस्थत सभी कमथचारी के संस्थापि से संबंनधत मामले, महाप्रबंधक
की मंिूरी के नलये पयाथप्त संस्थापि प्रस्ताव, नवनवध प्रकार के उचन्खत लेखा का अिुरक्षण, रािपनत्रत
एवं अरािपनत्रत कमथचारी से संबंनधत वेति एवं भत्तों के नबल, कमथचारी को प्रचनलत नियमों के
अिुसार देय नवनवध प्रकार के अनग्रम तथा किथ के मामले , इत्यादद इस अिुभाग द्वारा दकया िाता
है।
3. भनवष्य निधी - रेल्वे कमथचारी के भनवष्य निधी खातों का अिुरक्षण, भनवष्य निधी से नवनवध प्रकार
के अनग्रम भुगताि की व्यवस्था, स्थािांतररत रेल्वे कमथचारी के भनवष्य निधी खाते संबंनधत इकाई
को स्थािांतररत करिा और अन्खय इकाईयों से प्राप्त भनवष्य निधी खातों का एकनत्रकरण करिा,
भनवष्य निधी के रूप में प्राप्त कु ल रकम का रेल्वे के सामान्खय दकताबों से हर महीिें में तथा साल में
एक बार समाधाि करिा, भनवष्य निधी खातेदारों को नवनत्तय साल समाप्त हो िािे पर भनवष्य
निधी की नस्लप भेििा इत्यादद कायथ इस अिुभाग द्वारा दकये िाते हैं।
4. निपटारा एवं निवृनत्त वेति अिुभाग - िो रेल्वे कमथचारी सेवा निवृत्त होते हैं, िो एनच्छक सेवा
निवृत्त होते हैं, सेवा के दौराि नििकी मृत्यु होती है , अथवा िो रेल्वे कमथचारी को काम से हटाया
िाता है, ऐसे कमथचारी का भनवष्य निधी से देय रािी के भुगताि करिे की व्यवस्था करिा, रेल्वे
कमथचारी के सेवा निवृत्त वेति, छु ट्टी के वेति, उपदाि की रािी का भुगताि, इत्यादद मामलों का
निपटारा करिा यह इस अिुभाग का मु्य काम होता है।
5. बुककं ग अिुभाग - रेल्वे की सामान्खय दकताबें िैसे दक सामान्खय रोकड़ पुस्तक, दैनिक पंिीगत एवं
रािस्व खाते का अिुरक्षण करिा, मानसक तथा वार्षथक चालू लेखे (पूंिीगत एवं रािस्व) तैयार
करिा, नवनवध प्रकार के नववरण का संकलि करिा और हर एक महीिें में रेल्वे बोडथ को रवािा
करिा, रेल्वे के सभी व्यवहार से संबंनधत वार्षथक नववरण रे ल्वे बोडथ को भेििा, अन्खय रेल्वे। अन्खय
मंडल। अन्खय सरकारी नवभागों द्वारा िारी दकये गये िामे। िमा को स्वीकृ त करिा और रेल्वे की
सामान्खय दकताबों में समायोनित करिा। नवनभन्न प्रकार के नबल िो लेखा कायाथलय में अलग अलग
अिुभागों द्वारा भुगताि के नलये स्वीकृ त एवं पास दकये िाते हैं, ऐसे नबलों के नलये धिादेि तैयार
करिा, भुगताि दकये गये नबलों की पश्चलेखा करिा इत्यादद कायथ इस अिुभाग द्वारा दकये िाते हैं।

11
6. बिट अिुभाग - नवनवध कायथकारी अनधकारी के कायाथलय के समय समय पर प्राप्त बिट से संबंनधत
िािकारी एकनत्रत करिा, एकनत्रत िािकारी समय समय पर रेल्वे बोडथ को भेििा, रे ल्वे बोडथ से
प्राप्त बिट से संबंनधत िािकारी नवनवध कायथकारी अनधकारी एवं लेखा नवभाग के सभी इकाईयों
को सूनचत करिा, एक नवनत्तय साल के लेखे बन्खद होिे के बाद नवनियोिि लेखे तैयार करिा और
रेल्वे बोडथ को भेििा, इत्यादद कायथ इस अिुभाग द्वारा दकये िाते हैं।
7. व्यय अिुभाग - रेल्वे से संबंनधत सभी कायथ तथा रािस्व व्यय का नवनवध सार नववरणों में तथा
कायथ पंिी में लेखांदकत करिा, अन्खय सरकारी नवभाग, निनि संस्थायें इत्यादद को रेल्वे प्रिासि द्वारा
उपलब्ध कराई गई सेवाये अथवा माल की पूती से संबंनधत नबलों को तैयार करिा और ऐसे नबलों
की वसूली पर निगरािी रखिा, मालपूती कताथओ एवं ठे केदारों से प्राप्त नबलों की आंतररक िॉच
करिा और भुगताि व्यवस्था करिा, नवनवध सार नववरण में लेखांदकत करिा, व्यय के बारे में मानसक
व्यय नियंत्रण नववरण तैयार करिा और संबंनधत अनधकाररयों को भेििा इत्यादद कायथ इस अिुभाग
में दकये िाते हैं।
8. नवत्त अिुभाग - इस अिुभाग द्वारा सभी कायथकारी अनधकाररयों को नवनत्तय प्रस्ताव पर नवनत्तय
सलाह प्रदाि की िाती है। इसके अलावा िये पदों की नियुनक्त, पदों की कायथ अवनध बढ़ािा, इत्यादद
प्रस्ताव पर सलाह इस अिुभाग द्वारा दी िाती है। निनवदा संबंधी डॉक्ट्युमेंट, ठे के-करार संबंधी
डॉक्ट्युमेंट इत्यादद इस अिुभाग द्वारा िॉच दकये िाते हैं।
9. निरीक्षण अिुभाग - कायथकारी अनधकारी के कायाथलय, मंडल लेखा कायाथलय, अन्खय लेखा इकाईयॉ
इत्यादद द्वारा अिुरनक्षत दकताबें। प्रलेख का निरीक्षण करिा, लेखा परीक्षा नवभाग द्वारा िारी दकये
गये निरीक्षण ररपोटथ- लेखा परीक्षा िोट, ड्राफ़्ट पॅरा आदद से संबंनधत पत्राचार एवं निपटारा करिा
इस अिुभाग का कायथहोता है।
10. टेस्ट चैक अिुभाग - लेखा कायाथलय में दकये िािे वाले कायों की कु छ प्रनतित िॉच और उिके
पररणामों की िािकारी तैयार करिा तथा लेखा नवभाग की कायथ कु िलता बढ़ािे के नलये समय
समय पर प्राप्त आदेिों एवं सूचिायें आदद का सभी संबंनधत द्वारा पालि दकया िाता है अथवा िहीं,
यह सुनिनश्चत करिा आदद काम इस अिुभाग द्वारा दकया िाता है।
11. प्राप्ती एवं प्रेषण । ररकाडथ अिुभाग - लेखा नवभाग में प्राप्त सभी प्रकार के पत्र नबल आदद का िीघ्र
बटवारा करिे की व्यवस्था करिा। लेखा नवभाग की ओर से अन्खय कायाथलय, सरकारी नवभाग, निनि
आदद को िारी दकये गये पत्रों का प्रेषण करिा और इससे संबंनधत दकताबों का अिुरक्षण करिा, यह
प्राप्ती एवं प्रेषण अिुभाग का मु्य कायथ होता है। लेखा नवभाग द्वारा भुगताि दकये गये सभी नबलों
को (पैड व्हाऊचर) ठीक तरीके से ररकाडथ में रखिा और आवश्यकता के अिुसार उसे उपलब्ध करिा।
उसी प्रकार से लेखा नवभाग को आवश्यक लेखा सामग्री, दकताबें, फ़ामथ, पंनियॉ, इत्यादद का स्थाि
उपलब्ध करिा और उसे िारी करिा यह इस अिुभाग के कायथ होते हैं।
यातायात लेखा िाखा -
यातायात लेखा िाखा के वल मु्यालय में ही के नन्खगत है। इस िाखा के नवनभन्न अिुभाग एवं उिके कायथ
निम्ननलनखत हैं।

12
1. कोक्चंग अिुभाग - यात्री वगीकरण नववरण, यात्री सामाि नववरण, पासथल यातायात नववरण,
स्टेिि तुलि पत्र, रटकट मॉग पत्र अथवा रटकट इन्खडेन्खट इत्यादद िो दक कोक्चंग यातायात के
नववरण एवं नववरणीयॉ हैं, निन्खहें नवनवध स्टेििों से यातायात लेखा कायाथलय में प्राप्त होते हैं ,
उिकी आंतररक िॉच करिा, आंतररक िॉच से पाई गई अनियनमततायें संबंनधत स्टेििों को
सूनचत करिा, त्रुरट पत्र िारी करिा इत्यादद कायथ इस अिुभाग में दकये िाते हैं।
2. माल अिुभाग - इस अिुभाग द्वारा स्टेिि से प्राप्त माल यातायात के सभी नववरण तथा
नववरणीयो िैसे नबिक, माल तुलि पत्र, मिीि निर्मथत सार, इ. की िॉच दक िाती है। आन्खतररक
िॉच के पररणाम स्वरुप पायी गयी त्रुटीयो को त्रुटी पत्र के माध्यम से स्टेिि को तथा कायथकारी
अनधकारी को आवश्यक कायथवाही हेतु सूनचत दकया िाता है।
3. सामान्खय अिुभाग - यातायात लेखा पंिी (ट्रैदफ़क बुक) अिुरक्षण करिा, यातायात लेखा िाखा
में नवनवध कायथ से संबंनधत होिे वाली गनतनवनधयों में कायथ कु िलता निनश्चत करिा, यातायात
लेखा िाखा में कायथ करिे वाले लेखा नवभाग के कमथचारी के कार्मथक मामलों से संबंनधत मामलों
का निपटारा करिा, नवनवध प्रकार लेखि सामग्री फ़ामथ, दकताबें, आदद की व्यवस्था करिा, यह
कायथ इस अिुभाग द्वारा दकये िाते हैं।
4. निरीक्षण अिुभाग - रेल्वे स्टेिि िहॉ नवनवध प्रकार की कोक्चंग अथवा माल यातायात की
स्वीकृ नत तथा बुककं ग दकया िाता है, उससे संबंनधत सभी प्रकार की लेखा की प्रारनम्भक दकताबें,
व्हाउचर, इत्यादद का निररक्षण करिे की व्यवस्था चल लेखा निरीक्षकों द्वारा करिा। चल लेखा
निरीक्षक के प्राप्त निरीक्षक ररपोटथ की संवीक्षा तथा उनचत कायथवाही इसी अिुभाग द्वारा की िाती
है।
5. टेस्ट चैक अिुभाग - लेखा कायाथलय में दकये िािे वाले कायों की कु छ प्रनतित िॉच और उिके
पररणामों की िािकारी तैयार करिा तथा लेखा नवभाग की कायथ कु िलता बढ़ािे के नलये समय
समय पर प्राप्त आदेिों एवं सूचिायें आदद का सभी संबंनधत द्वारा पालि दकया िाता है अथवा
िहीं, यह सुनिनश्चत करिा आदद काम इस अिुभाग द्वारा दकया िाता है।
6. प्राप्ती एवं प्रेषण । ररकाडथ अिुभाग - लेखा नवभाग में प्राप्त सभी प्रकार के पत्र नबल आदद का िीघ्र
बटवारा करिे की व्यवस्था करिा। लेखा नवभाग की ओर से अन्खय कायाथलय, सरकारी नवभाग,
निनि आदद को िारी दकये गये पत्रों का प्रेषण करिा और इससे संबंनधत दकताबों का अिुरक्षण
करिा, यह प्राप्ती एवं प्रेषण अिुभाग का मु्य कायथ होता है। लेखा नवभाग द्वारा भुगताि दकये
गये सभी नबलों को (पैड व्हाऊचर) ठीक तरीके से ररकाडथ में रखिा और आवश्यकता के अिुसार
उसे उपलब्ध करिा। उसी प्रकार से लेखा नवभाग को आवश्यक लेखा सामग्री, दकताबें, फ़ामथ,
पंनियॉ, इत्यादद का स्थाि उपलब्ध करिा और उसे िारी करिा यह इस अिुभाग के कायथ होते
हैं।
रोकड़ एवं वेति नवभाग -

13
रेल्वे प्रिासि को समय समय पर प्राप्त होिे वाली रोकड़ नियनमत रूप से ररिवथ बैंक में िमा करिे की
व्यवस्था करिा और रेल्वे प्रिासि की ओर देय सभी प्रकार के नबलों का भुगताि करिे की ठीक व्यवस्था
करिा यह कायथ इस अिुभाग के होते हैं ।
भंडार लेखा िाखा -
रेल्वे प्रिासि द्वारा खरीदी दकया गया भंडार तथा माल से संबंनधत प्राप्त नबलों की आंतररक िॉच करिा
तथा सम्बनन्खधत पुर्तथकताथ के नबलों की रकम का भुगताि करिा, भंडार लेखा से संबंनधत नवनवध प्रकार
का सवेक्षण करिा , अन्खय सरकारी नवभाग तथा रेल से प्राप्त भंडार तथा उिको सुपुदथ कीये गये भंडार की
लागत को समायोनित करिा, भंडार बिट सन्खतुनलत करिा, नवनवध प्रकार के भंडार नडपो में/ कारखािो
मे/ कायाथलय मे रखे गये भंडार का सत्यापि करिा, भंडार सत्यापि से संबंनधत बातो का निपटारा करिा
आदद इस िाखा मे दकये िाते हैं ।
कारखािा लेखा िाखा -
रेल्वे कारखािों में होिे वाली मरम्मत एवं अिुरक्षण गनतनवनधयों का मुल्यांकि करिा, कारखािा
अनधकाररयों को समय समय पर नवनत्तय सलाह प्रदाि करिा, कारखािा श्रनमकों को भुगताि करिा,
इत्यादद कायथ इस िाखा द्वारा दकये िाते हैं।
मंडल स्तर - निमाथण स्तर - कारखािा स्तर -
वरर.मं.नवत्त प्रबंधक वरर.लेखा अनध.(निमाथण) कारखािा ले.अनध.
मं . नवत्त. प्रबंधक लेखा अनधकारी / सहा. कारखािा.

सहा. लेखा. अनध. लेखा अनधकारी
सहायक मंडल नवत्त प्रबंधक
लेखा नवभाग का क्षेनत्रय स्तर का संगठि
नव.स.एवं मु.ले.अनध. नव.स.एवं मु.ले.अनध. नव.स.एवं मु.ले.अनध.

(प्रमुख) (नवत्त एवं बिट) (निमाथण)

14
उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं

मु.ले.अनध. मु.ले.अनध. मु.ले.अनध. मु.ले.अनध.
(सामान्खय) (नवत्त) (बिट) (निमाथण)
वरर.सहा. वरर. सहा. वरर. सहा. वरर. सहा.

नवत्त सलाहकार नवत्त सलाहकार नवत्त सलाहकार नवत्त सलाहकार
(प्रिासि) (नवत्त) (बिट) (निमाथण)
सहा.नवत्त सलाहकार सहा. नवत्त सलाहकार सहा. नवत्त सलाहकार सहा.नवत्त सलाहकार
(प्रिासि) (नवत्त) (बिट) (निमाथण)
नव.स.एवं मु.ले.अनध. नव.स.एवं मु.ले.अनध.

(कारखािा एवं भंडार) (यातायात)
उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं

मु.ले.अनध. मु.ले.अनध. मु.ले.अनध. मु.ले.अनध.
(कारखािा) (भंडार) (यातायात) (रोकड़ एवं
भुगताि)
वरर.सहा. नवत्त सलाहकार वरर.सहा.नवत्त सलाहकार
(कारखािा) (भंडार) वरर.सहा.नवत्त.सलाहकार वरर.सहा.
(यातायात) नवत्त.सलाहकार
(रोकड़ एवं भुगताि)
सहा. नवत्त सलाहकार सहा.नवत्त सलाहकार
(कारखािा) (भंडार) सहा.नवत्त सलाहकार सहा.नवत्त सलाहकार
(यातायात) (रोकड़ एवं भुगताि)

15
RAILWAY ORGANIZATION
Lesson No.1(a)
The Railways in India are Government concern as well as a Commercial concern.

Since Indian Railway is a Government undertaking, its major decisions are subject to
control of Parliament and it cannot spent any money without approval of the Parliament
through Railway budget.
Indian Railway is a public sector organization engaged in providing transport

services both passenger and goods to the country.
For the purpose of sale of transportation, the places which have been authorized
for and behalf of Indian Railways are technically known as a Railway Station. In order to
meet the requirements of transportation the Railway requires the means of the business
i.e. rolling stock, Railway tracks, buildings, Goods sheds, workshops etc.
The objectives of Indian Railways :-
Every Organization has some financial objectives and whether these are being
achieved or not is also monitored. The Objectives of Indian Railways are as under:-
1. Efficient management of a transportation of a passengers and goods.

2. To provide the transportation services at the minimum cost as far as possible.
3. To ensure the safety in transportation of all the railway users.
4. To create such feelings in the railway organization that it is basically meant for the
welfare of the nation itself.
5. To have efficient management in the Railway activity as a whole training of a staff and
the allied works etc.
Salient features of the Indian Railway Organization:
As a result of Nationalization and integration of various systems of Railways in India

these have been divided into different Zones to ensure the efficient transportation and the
working of the Railways. The following points were kept in view to ensure the above
intentions.
1. As far as possible the services of one Zonal Railway may be made available for one
state.
2. Each Zonal Railway will have a Head Quarter duly equipped with a Personnel,
Technical, Statistical, Management services.
Lesson No. 1(b)
3. To ensure minimum dislocation in the services of the Railway keeping in view the
above intentions, the Railways have been divided into various zones as under:
Sr.No. Name of the Zonal Railway No. of HQs.

Division
1. Northern Railway (NR) 7 Delhi
2. Central Railway (CR) 7 Mumbai
3. Eastern Railway (ER) 7 Calcutta
4. North Eastern Railway (NER) 5 Gorakhpur
5. North East Frontier Railway 4 Maligaon

(NEFR)
6. Southern Railway (SR) 7 Chennai
7. South Central Railway (SCR) 5 Secunderabad
8. South Eastern Railway (SE) 7 Calcutta
9. Western Railway (WR) 8 Mumbai
Further, it is again recently divided into six more zones. They are as under
10. East coast Railway Bhubaneshwar
11. East Central Railway Hajipur
12. North Central Railway Allahabad
13. North western Railway Jaipur
14. South Western Railway Bangalore
15. West Central Railway Jabalpur

For the purpose of monitoring on the working of zonal railways, there exists Railway
Board / Ministry of Railways, the organization at the Board’s level is as under:
Lesson No. 1(c)

Railway Minister
Minister of State for Railways (MOSR)
Dy. Minister in the Ministry of Railways
CRB
Member Member Member Member Member FC

(Traffic) Staff (Mech) (Engg.) (Elect.)
CRB – The Chairman Railway Board is an Ex-officio Principal Secretary to the Govt. of
India in the Ministry of Railway. He is responsible for giving the day to day information to
the Railway Minister in connection with the policies of the Govt. of India in respect of
technical and the non-technical matters pertaining to Railway. He also functions as one
of the members of the Railway Board and the responsibility for internal co-ordination
vests with him.
FC : The Financial Commissioner in the Board’s Office represents the ministry of a

finance and he is also an ex-officio secretary to the Govt. of India in respect of a financial
matters. He has a direct contact with the finance Minister and the Railway Minister and
he is responsible to appraise the financial activities in respect of railways to the ministers
concerned.
Member: Each member is responsible to ensure that the matters relating to his
department are dealt with as early as possible and they are responsible to chairman
Railway Board in respect of their portfolios. They are also considered as ex-officio
secretary to Govt. of India. To assist the members, some advisors are also provided.
Lesson No. 2(a), (b) & (c)
The following directorates are also functioning in the Board’s Office:
1. Accounts
2. Civil Engg.
3. Efficiency Bureau
4. Electrical Engg.
5. Establishment.
6. Finance
7. Health
8. Intelligence
9. Law
10. Mech. Engg.
11. Mech. Engg. (Workshop)
12. Metropolitan Transport Project
13. Official Language
14. Pay commission
15. Public Relations
16. Railway Act Revision
17. Railway Electrification
18. Rail Movement (Coal Planning)
19. Railway Planning
20. Stores
21. Safety and Coaching
22. Security
23. Signal and Telecommunication
24. Statistic and Economics
25. Traffic (commercial and General)
26. Traffic Transportation
27. Vigilance.
Advisors are assisted by Directors in SA Grade
Joint Director, Dy. Director & Astt. Directors who are directly in-charge of the various
branches of the Railway Ministry and they are responsible for the disposal of all the day to
day work of the Ministry. They also deal with the GM’s of the various Zonal Railways,
General public and various Ministries of the Govt. of the India.
The following Organizations are working directly under the Railway Board control which
are also known as a production units.
1. Chittaranjan Locomotive Works (Chittaranjan) – CLW
2. Diesel Locomotive works (Varanasi) DLW
3. Integral Coach Factory (Perambur) Chennai (ICF)
4. Wheel and Axle plant (Bangalore)
5. Diesel components works (Patiala) DCW
6. Rail Coach Factory (Kapurthala)
In addition to above, the following institutions are also controlled by the Board’s Office:
1. Indian Railways Institute of Advances Track Technology – Pune (IRIATT).
2. Indian Railway Institute of Mechanical & Electrical Engg. Jamalpur (IRMEE).
3. Indian Railway Institute of Signal Engg. & Tele communication Secunderabad (IRISET).
4. Railway Staff College – (Vadodara)
5. Shri. Jagjiwanram RPF College. (Lucknow).
6. Central Organization for Modernization of Workshops Delhi (COF MOW)
7. Indian Railway Institute of Civil Engineering Pune(IRICEN)
For the purpose of fulfilling the Railways recruitment in respect of various categories the
"Railway Recruitment Board" is functioning at the following places.
1. Ahmedabad
2. Ajmer
3. Allahabad
4. Bhopal
5. Bangalore
6. Bhubaneshwar
7. Mumbai
8. Calcutta
9. Chandigarh
10. Guwahati
11. Gorakhpur
12. Jammu Tawi (Shrinagar)
13. Chennai
14. Maldah
15. Muzaffarpur
16. Patna
17. Ranchi
18. Secunderabad
19. Trivandram
Lesson No. 2(a)
Organization of Zonal Railways
For the purpose of Administration and working of Zonal Railways there exists a General
Manager at HQrs. of the Railway concerned. The GM is assisted by Addl. GM’s , Head of
the Departments at HQs. level who are further assisted by Divisional Railway Manager at
various divisions and also the Division executive authorities in respect of daily working of
Zonal Railways. G. M. is responsible for over all supervision of zonal Railway.
In the following lines the organization of Central Railway has been described showing the
various department of the Central Railway. The names of the departments, Official
designation of their HOD, as also the nature of duties entrusted with these departments is
also explained in brief.
Lesson No. 2(b)
GM
Additional GM (Optg.) Additional GM (Tfc.)
Lesson No. 2(c)
Sr.No. Name of the HOD Duties

Dept.
1. Genl. SDGM General Admn., Law Affairs, Public
Management CVO Relations, efficiency, Works Study etc.
To ensure that no malpractices are
taking place in the organization.
2. Optg. COM Movement of freight, passenger &
CFTM other traffic Ensuing proper indication
CPTM of the Rly. Stock with safety.
CSO
3. Commercial CCM Acceptance & booking of various
CMM types of traffic offered to the Rly. &
CCO prompt disposal of claims against the
Railways.
4. Accounts FA&CAO Bringing into accounts all the receipts
& expenditure of the Rly., compilation /
maintenance submission of various
accounts in a prescribed manner from
time to time & tendering the financial
advice as & when required desired by
Exe. Department etc. are the main
functions of account Dept.
5. Mechanical CME Repairs & maintenance of a various
CWE types of rolling stock, the works in
CRSE respect of the rolling stock are some of
CMPE the important duties of this dept.
6. Engineering CE(G) Repairs & maintenance of the
permanent ways, bridges, Engg.
structural works including office /
stations / yards, workshop building,
conducting of a surveys for new lines
projects, execution of new
construction works are some of the
functions of this dept.
7. Electrical CEE This dept. is responsible for repairs
and maintenance of electrical
installation supply of energy for
traction and general services of the
Rlys. including R&M of Elect. Locos.
8. S&T CSTE Repairs & maintenance of a various
types of signalling arrangements,
communication including public
announcing system are main functions
of this dept.
9. Personnel CPO Recruitment, Appointment, Training,
Posting, Transfers, Promotions etc. in
respect of the personnel are the main
functions of this dept. as also looking
after welfare of the Rly. employees.
10. Stores COS procurement, purchases, storing &
supply of varieties of stores and
material required by Rlys.
11. Medical CMO This Dept. is responsible for ensuring
health & medical welfare of the Rly.
employees, sanitation in the Rly.
premises etc.
12. Planning CPLO Preparation of various plannings for
the Rly. Admn. and its implementation.
13. Public Relation CPRO Release of a press communication in

respect of various Rlys. activities,
public relations & the disposal of a
suggestions / complaints received
from the general public.
14. Security CSC Security of the Railway property &
security of goods and passengers
while in transit are the main functions
of this dept.
Lesson No. 3(a)
At divisional level the DRM is the head of that particular division. The DRM is assisted by
ADRM, Divisional officers, Sr. Officers, Jr. Officers & staff for efficient functioning of each
dept. The five divisions of Central Railway are as follows: -
Division Code HQ
Mumbai MB Mumbai CST
Bhusawal BSL Bhusawal.
Nagpur NGP Nagpur
Solapur SUR Solapur
Pune(under formation) PA Pune
The organization at divisional level is as under:
Lesson No. 3(b) & (c)

DRM
ADRM (Optg.) EA. to DRM ADRM (G)
Sr.DOM/ Sr.DSO/ Sr. DCM/ Sr. DAO/ Sr. DPO/ Sr. DME/ Sr. DEE/ Sr.DEN/ Security
Commandant/ DCOS/ Sr. DSTE
The divisional officers of various depts. are responsible to DRM, in respect of day to day
functioning of their depts. However, the Accounts Officers, Stores Officers, Workshop
Executives who are functioning at divisions are directly controlled by the respective
HODs so far as profession control is concerned.
Functions of Accounts Dept.
Every organization has some objectives and whether these are achieved or not is also
monitored. It is only possible when all the transactions are evaluated in terms of money
and are recorded in a meaningful manner. The process of keeping these records is called
"Accounting" and the department which does it is called "Accounts department".
The main task of Railway Accounts department is to advice management on financial
matters and maintains account in the prescribed proforma. A necessary part of this
function is to scrutinize all transactions and bring to record only those transactions which
are legitimately chargeable to railway revenues. This function is known as "internal
check". It is also the duty of the accounts department to settle all claims against the
railways arising out of those transactions which is found to be legitimate and regular.
The cost accounting is done particularly in the workshops of Indian Railways where costs
are collected separately for each item of work done. It is essential to control cost of each
item of work and also to decide the rates at which the shop manufactured items, the
expenses may be transferred to user department and credit taken into workshop
manufacturing suspense.
Railway accounts department also renders management accounting service while
furnishing various information to management and carrying out its function of tendering
financial advice. All managerial decisions regarding new investments and other proposals
for fresh expenditure are taken only in the light of the financial advice given by the
accounts department.
The main functions of Accounts dept. are as under:
1. Internal check with reference to Extant Rules / Orders of all the transactions affecting
the Railway receipts and expenditure.
2. Maintenance of account as per prescribed procedures.
3. Prompt disposal of all the claims against the Rlys.
4. Tendering of financial advice to the Rly. Administration as and when required.
5. To ensure that there are no financial irregularities in the Rly. Transactions.
6. To play role of management accountant
Scrutiny of Receipts:
In scrutinizing the receipts, it should be seen that –
1. The amount due to railway for services rendered, supplies made or for any other
reason are correctly and promptly assessed and recorded as soon as this become
due.
2. All receipts are properly brought into accounts.
3. All receipts are correctly classified and if these pertain to more than one Railway, the
same are correctly apportioned among the Railways concerned.
Scrutiny of Expenditure:
All the claims against the Railways should be scrutinized with a view to ensure:
1. The expenditure or remission of revenue has been sanctioned by the competent
authority and that the expenditure is incurred by the Officer competent to incur the
same.
2. All prescribed preliminaries to the expenditures have been observed such as framing
proper estimate, approval by competent authority, provision of funds etc.
3. It is covered by the grant at the disposal of the Officer incurring the same.
4. The expenditure does not contravene (against) any rules or orders in force.
5. The expenditure does not involve any breach of canons of a financial propriety.
6. The expenditure for a limited period is not admitted beyond that period without further
sanction.
7. The expenditure has been properly and fully supported by vouchers and the payment
has been so recorded as to render a second claim on the same account impossible.
8. The charges are correctly classified and if the amount is debitable to the personal
account of the contractor / employees / other individual are recoverable from him
under any rule or order; it is so recorded in the prescribed form.
9. In case of recurring charges payable on fulfillment of certain conditions, a certificate
is forthcoming from the drawing Officer to the effect that necessary conditions have
been fulfilled.
10. Departmental receipts are not utilized to meet any expenditure except where it has
been specially authorized by the Competent Authority.
One of the important functions of a Accounts Department is to see that the claims
preferred against the railways are carefully checked and promptly settled. All the claims
against the Railway for services rendered are submitted in the form of bills by the
concerned parties or by the departmental officers and the payment thereof is arranged by
the Accounts Officers by drawing requisite funds from the RBI / SBI.
In order to enable, the FA&CAO to carry out his functions successfully, he has a well
organized office under his control divided into different branches consisting of a several
district units / sections and each such unit / section is to look after some specific portion
of the work relating to the Railway finance and accounting etc.
Functions of a various sections in the Accounts Office:
i) Administration Section: All the staff matters of Accounts Dept. such as

appointment, posting, transfers, fixation of pay, preparation of seniority list and all
other personal matters are dealt with in this section.
ii) Establishment Section: Establishment matters of all the staff at HQ, Cash and
pay work in connection with proposals for GM’s sanction, school subsidy,
maintenance of suspense account, court attachments, passing of payment of pay /
allowances in respect of gazetted / non-gazetted staff including advances and
loans to the staff etc. are dealt with in this section.
iii) Finance Section ; Scrutiny of all the proposals affecting Rly finances and
tendering financial advice to the executive concerned is one of the main functions
of this section .Scrutiny of the proposals for creation of new posts, extension of the
currency of temporary posts , up-gradation of certain posts , critical examination of
the tender documents including contract agreements etc. are few examples of the
work done in this section.
iv) Provident Fund Section : Maintenance of PF accounts in favour of all the

employees under different earnings CSRPF, NCSRPF , VPF, etc. passing of
various advances and withdrawals from PF , transfer of PF account, in case of
transferred employees amalgamation of such accounts when received from other
units , monthly and annual re-conciliation of individual PF balances with the
general books of the Rlys , issue of PF slips to the employees concerned are some
of the items dealt with in the PF section .
v) Pension and Settlement Section : This section deals with all the matters in
connection with arranging the payments of final settlement dues ,DCRG. (Death
cum retirement gratuity )pension , leave salary etc. in favour of the Rly employees
who have retired from the Rly service or ceased to be a Rly employee due to
various reasons.
vi) Booking section : Maintenance general books of the Rlys ie cash book , journal ,
ledger ,etc. preparation of monthly and annual account current in respect of capital
and REVENUE transactions , consolidations and submission of monthly and
annual account current in respect of capital and Revenue transaction
consolidation and submission of monthly and annual returns to the Rly Board
raising and accepting debits/ credits issued to any by various divisions / Rlys .
other govt dept. etc. preparation of cheques and post audit of all the paid vouchers
are dealt with in this section, unpaid wages payorders are passed by this section.
vii) Budget section : Compilation of the information received from various executives
departments in respect of budget and timely submission of the same to the Boards
office is the main function of this section . Compilation of Budgetory information
on the scheduled dates/ occasionally keeping informed all the executives
deparments as regards to there Budgetory provisions, compilation of appropriation
accounts after the close of the financial year are also dealt with in this section.
viii) Expenditure Section : To book the expenditure on all the works and revenue, to
prefer bills against the public and private bodies for services rendered and supplies
made, to make prompt payment of all the bills preferred against the Rlys. including
contractors bills for works done, check of estimates submitted by the executives,
timely preparation of control over statements etc. are the items of work carried out
in this section.
ix) Inspection Section: This section is responsible to examine the initial

books/records maintained by various executive departments including Accounts
Offices through the periodical inspection of these offices and ensure that no
irregularities are committed by the Executive Officers in the initial records on the
basis of which various statements/returns/bills etc. have been sent to the Accounts
Office from time to time. Prompt disposal of all audit objections including Audit
Inspection Reports/Draft para/Audit Notes is also to be done by this section.
x) Test Check Section: This section carries out the Test checks subject to
prescribed percentages of the work done in various sections of the Accounts Office
to see that proper procedures have been followed at all the stages and thereby
increasing the efficiency of the Accounts Office.
xi) Receipt & Despatch / Record section: Receipt and despatch of all the
communications in the Accounts Office, other departmental offices, sections in the
offices, Govt. Dept. and proper distribution of the concerned communication to the
section concerned are the main functions of R&D section. Similarly systamatic
maintenance of various types of paid vouchers making available the same as and
when required, storing of forms and stationery including various types of books and
Registers and supply of the same to various section when demanded for, are the
main duties of the Record section.
Traffic Accounts Branch:
This branch is centralized in the HQrs. only. The sub-sections of this branch are as
under:
Coaching section: This section deals with internal check of various coaching returns
received from the stations in respect of various types of traffic passenger, classification,
excess fare return, luggage return parcel traffic return, station B / S etc. are some of the
important returns checked in this section. Similarly check of Ticket indents received from
the station is also carried in the section. Results of internal check are intimated to the
stations concerned generally through advice of internal check. Similarly any irregularities
detected during the course of check are taken up with the staff concerned through
respective executive officers. The work in connection with the computer print in respect
of coaching returns is also done in this section.
Goods section: This section deals with the internal check of all the returns received from
the stations in respect of Goods Traffic such as check of invoice, goods B/S, MPA,
handling bills etc. The results of internal check are communicated to the stations
concerned by issue of error sheets and irregularities if any are reported to the executive
concerned for necessary action.
General Section: Maintenance of Traffic book, Compilation of T / ACs, efficiency of work

of the various sub-sections in the T / ACs branch and disposal of all the personnel
matters of the accounts staff working in the T.A/Cs. branch. Similarly provision of books,
forms, stationary etc. and maintenance of T.A/Cs. record are dealt with by the section.
Traffic Inspection section: This section in entrusted with the job of inspecting through
the agency of TIA, the initial books, records, vouchers etc. at the Railway stations where
the traffic transactions are originally initiated and to ensure that the same are maintained
correctly. Prompt disposal of the various communications including Inspection reports
received from the inspectorial staff of the Accounts dept. is also done by this section.
Test Check Section : This section carries out test check subject to prescribed
percentages of the work done in various sections of the account s office to see that
proper procedures have been followed at all the stages and there by increasing the
efficiency of the accounts office .
Receipt Despatch /Record section: Receipt and Dispatch of all the communications in
the accounts office, other departmental offices, sections in the offices ,Govt Dept.and
proper distributions of the concerned communication to the section concerned are the
main functions of R&D section. similarly systematic maintenance of various types of paid
vouchers making available the same as and when required, storing of forms and
stationary including various types of books and Registers and supply of the same to
various section when demanded for, are the main duties of the Record Section.
Cash & Pay Section: This section is responsible for the receipt of all the Dept.Cash
receivable to the Rly Admn. on account of various services rendered by the Rlys, prompt
deposit of the same in to RBI/SBI and disbursement of all the cash in respect of various
types of bills passed for payment by the accounts officers from time to time.
Stores Accounts Branch : SAB is responsible for all the accounts work and the work in
respect of the financial matters of the Stores Dept. It has to see that the check of initial
documents of Receipts and issues of the stores is carried out . it has to compile and
prepare periodical returns and also to verify effectively the stock/stores lying in the
Stores depot, offices, on the line etc.
Work Shop Accounts Branch : This branch of accounts office mainly deals with the
Costing & Accounting work of the work shop , rendering all the assistance and co-
operation required by the Head of the Work shop in financial matters , maintenance of
accounts of expenditure in the W/shop in connection with Labour & materials ,arranging
payments of W/shop labours, maintenance of suspense registers ,payment of incentive
bonus to the work shop staff etc.
Lesson No. 3(c)
Organization of Accounts Department
FA & CAO FA&CAO FA & CAO FA & CAO

(Principal) (F/B) (C) (S&C)
Dy CAO(G) Dy FA&CAO Dy FA&CAO Dy FA&CAO

(F/B) (C) (S&C)
SAO SAO SAO SAO
AAO(Adm.) AAO AAO AAO
FA & CAO
(Traffic)
FA & CAO(S & W)
Dy FA & CAO Dy FA & CAO Dy FA & CAO CC

(Workshop) (Store) (T)
SAO SAO SAO (T) ACC

MB CST
AAO AAO AAO (T) ACC (JHS)
Open Line Constructions Workshop
Sr. DAO SAO (C) WAO
DAO AAO (C) WAAO
ADAO
AO(P)
युनिट मोड्युल सन्ख्या 2
पुस्तक पालि
अभ्यास सं्या 01-ए
पुस्तक पालि एक कला और नवज्ञाि है निसके अिुसार नवत्तीय सौदों को पुस्तकों में इतिा सही नलखा
िाता है ताकक यह ज्ञात हो सके कक ककसी निनित अवनि में ककतिा लाभ या हानि हुई और इस अवनि
के अंत मे वास्तनवक नवत्तीय नस्थनत क्या रहीं ।
व्यापाररक सौंदों को नहसाब के नियत पुस्तकों में नियमािुसार नलखिे की कला ही पुस्तक पालि
हैं ।
पुस्तक पालि का उददेि :-

1. कोई भी व्यापारी ककतिा ही तीक्ष्ण बुध्दी वाला क्यों ि हो अपिे समस्त लेि याद िही रख
सकता ।
2. निनित अवनि में व्यापारी को व्यापार की नस्थनत का पता लगािा आवश्यक होता है ।
3. पुंिी तथा दानयत्व और संपत्ती की नस्थनत ज्ञात करिा ।
4. लाभ या हानि ककस मदों के विह से हुई है इसका पता लगािा ।
5. लेिदार तथा देिदार की नस्थनत क्या है इसका पता लगािा ।
6. हस्तस्थ रोक ड एवं अनिकोष बैंक में रोकड ककतिा है इसका पता लगािा ।
7. किज िारकोंसे संबंनित िािकारी प्राप्त करिा ।
उपरोक्त उदेश्यों के साथ साथ व्यापारी तुलिात्मक अध्ययि कर सकता ह,ैै इससे निनतनििाजरण
में भी सहायता नमलती है ।
अभ्यास सं्या 01-बी
पुस्तक पालि की नदद प्रनवनि प्रणाली -

यह लेिदेि अंककत करिे की वह प्रणाली है निसमें यह स्वीकार ककया िाता है कक प्रत्येक लेिदेि के दो
रूप होते है । एक वह निसमें एक खाते को मूल्य प्राप्त होता है तथा दुसरा वह निसमें एक खाते
को मूल चुकािा होता है । प्रथम खाते को िामे (डेनबट) तथा दुसरे को िमा (क्रेनडट) ककया िाता
है। ऐसा कोई भी व्यवहार िही ककया िा सकता है िहा के वल एक ही खाता प्रवानभत होता है
। िब भी व्यापारी को ककसी भी चीि का लाभ होता है तो उसके बदले में माल िगद या ककसी
सेवा के रूप में पाता है या पािे की अपेक्षा या इच्छा रखता हैं । दुसरे िब्दों में हम यह कह सकते
है कक एक को लाभ खोिा पडता है तथा दुसरे को लाभ होता हैं ।
दोहरा लेखा प्रणाली की नविेषतायें :-
1. हर व्यवहार दो खातों को प्रभानवत करता है ।
• क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

17
2. हर खाते के दो पक्ष होते है - िामे (डेनबट ) तथा िमा (क्रेनडट ) ।
3. एक खाता िामे होता है तथा एक खाता िमा होता है ।
दो खातों में एक साथ ही प्रनवनि लेखांककत होती है ।
कु छ पररभाषायें:-
देिदार :- निस संस्था या व्यनक्त को माल पर िि रानि उिार दी िाती है वह तब तक देिदार कहलाता
है िब तक उस रकम को वापस लौटाता िहीं है या उसे चुकता िही कर सकता ।
लेिदार:- निस व्यनक्त से माल या िि रानि उिार ली िाती है उसे तब तक लेिदार कहा िाता है , िब
तक की पूरी रकम का भुगताि िहीं कर पता ।
खाता :- ककसी व्यनक्त नविेष वस्तु संपत्ती लाभ या हानि के मद या व्यय से संबंनित व्यवहारों का
संनक्षप्त ररकाडज नहसाब ककताब की पुस्तक में निस िाीषज में रखा िाता हो उसे खाता कहते हैं । खातों के
प्रकार निम्ननलनखत हैं :-
1. व्यानक्तगत खाते
2. वास्तनवक खाते
3. अवास्तनवक खाते
माल :- िो वस्तूए लाभ पर बेचिे के नलए खरीदी िाती है या िो कच्ची सामग्री निर्मजत वस्तु में पररवतजत
करके बेचिे हेतु खरीदी िाती है उसे माल कहते है ।
पुंिी :- अपिे व्यापार को प्रारंभ करिे के नलए व्यापार का स्वामी िो भी िि (िगद या माल के रूप में
) लगाता है उसे पुंिी कहते है । संपत्तीयों दानयत्व पर िो अनिक्य होता है उसे भी पुंिी कहते है ।
कदवानलयााँ :- िो व्यापारी अपिे ऋण दाताओं का भुगताि करिे से असमथज हो िाता है और भारतीय

कदवालीया कािूि के अंतगजत सक्षम न्खयायालय ददारा
निसके नवरूध्द निणजय आदेि िारी कर कदया गया है उसे कदवालीया कहते हैं ।
संपत्ती :- व्यापार या व्यवसाय के संचालि के नलए िो वस्तुयें आवश्यक होती है उन्खहें पररसंपत्तीयां या
संपत्ती कहते हैं ।
दानयत्व :- व्यापार को अपिे स्वामी तथा अन्खय व्यनक्तयों अथवा संस्थाओं के प्रनत िो ऋण चुकािा होता
है उसे दायनत्व कहते हैं ।

18
प्रनवनि:- प्रनवनि से आिय है लेि देि को नहसाब ककताब की पुस्तकों में दिज करिा । प्रनवनि के आिार
पर ही नहसाब ककताब की सारी प्रकक्रया संपन्न होती है।
सौदां :- व्यापार में माल मुद्गा या सेवा में पारस्पररक लेिदेि या आदाि-प्रदाि को सौदा की संज्ञा दी
गई हैं ।
ब्यौरा :- िब भी ककसी व्यवहार की प्रनवनि िरलि में कक िाती है तो उसके संबंि में संनक्षप्त में िो
िािकारी िरिल में नलखी िाती है उसे ब्यौरा कहते हैं ।
ब्यौरा नलखे बगैर प्रनवनि अिुरी मािी िाती है।
िरिल :- िरिल प्रारं नभक लेखे की उस पुस्तक को कहते है निसमें व्यापारी ददारा अपिे सौदों की
नतनथवार क्रमांक अिुसार तथा दौहरा लेखा प्राणाली के नसध्दान्खत के अिुसार संनक्षप्त नववरण सनहत
नवनिवत िामे तथा िमा पक्ष में प्रनवनि की िाती है।
आहरण :- अपिे निनि उपयोग के नलए िब व्यापार का स्वामी व्यापार से माल या रूपया निकाल
लेता है उसे आहरण कहते हैं ।
अभ्यास सं्या 2
पुस्तक पालि के नलए िामे तथा िमा का नियम
नदद प्रनविी प्रणाली के अिुसार नवनभन्न खातों िामे तथा िमा खािों में प्रनविी के नियम निम्नािुसार
है
व्यनक्तगत खाता:- पािे वाले को िामे तथा देिे वाले को िमा करते हैं ।
01. वास्तनवक खाता :- िो वस्तु व्यापार में आती है उसे िामे तथा िो वस्तु व्यापार से िाती है उसे
िमा करते हैं ।
अवास्तनवक खाता :- खचज व हानि को िामे तथा आय और लाभ को िमा कहते हैं ।
खातों के प्रकार :- खातों का अथज ककसी वस्तु सेवा या व्यनक्त नविेष से संबंनित समस्त लेिदेि का एक
निनित स्थाि एक नतनथ वार एवं नियमािुसार लेखा करिा खाता कहलाता है । खातों का वगीकरण
निम्नप्रकार से हैं :-
व्यनक्तगत खातें वास्तनवक खाते तथा अवास्तनवक खातें

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व्यनक्तगत खातें :- िैसे श्याम,मोहि ,राम इत्याकद के खाते िब लेिदेि कृ नत्रम व्यनक्त िैसे कं पिी ,बैंक
फमज सरकारी नवभाग क्लब सनमनत आकद इिके खातें व्यनक्गत श्रेणी मं आतें हैं । व्यनक्तगत खाते या देिदार
के रूप में या लेिदार के रूप में हो सकते है ।
वास्तनवक खाते :- वे खाते है िो व्यावसानयक की संपत्ती या िि से संबंनित रखते है यह दो श्रेणी में

नवभानित होते है - मूतज और अमूतज ।
मूतज खाते :- निि संपत्तीयों को छु आ िा सकता है िैसे फिीचर , वह मूतज श्रेणी में आते है ।
अमूतज खाते :- निि संपत्तीयों को छु आ िहीं िा सकता लेककि नििका भौनतक मूल ज्ञात ककया िा
सकता है िैसे ्याती ,ट्रेडमाकज , अनिकार आकद इिके खाते अमूतज वास्तनवक खाते कहलाते है ।
अवास्तनवक खाते या लाभ हानि खाते :- ये ऐसे खाते होते है नििमें लाभ हानि या आय व्यय का नहसाब
ककताब रखा िाता है िैसे मिदूरी कमीिि इत्याकद
पुस्तक पालि कक मुल पुस्तक - दैनिकी (िरिल)
पहचाि - पुस्तकपालि कक दोहरा लेखा प्रणाली सभी व्यापारीक व्यवहारोंका पूणज रुपसे नवश्लेिण कक
सुनविा प्रदाि करता है। यदी लेखा प्रणालीसे व्यापारीक व्यवहारोंका बहुमुल्य नवश्लेषण प्राप्त करिा
चाहते हो तो समस्त व्यापारीक व्यवहारोंका लेखािोखा दैनिकक मे प्रनतदीि रखिा अनिवायज हेैै।
इनसलीये समस्त व्यापारीक व्यवहारोंका सवज प्रथम दैनिकी मे दिज करिा अनिवायज होता है।
लेखा पुस्तके एवम लेखा व्यवहारांैेैंका चक्र।
लेखा व्यवाहारों के चक्र में निम्ननलनखत बातें सनललत होती है -
1. व्यवहार का मूल दस्तावेिों के आिार पर पृथकरण ।

2. व्यवहारों को िरिल में नलखिा ।
3. लेिर का योग लेिा ।
4. लेिर का िेष निकालिा ।
5. व्यवहार का तुलि करिा ।
6. समयोिि प्रनवनियोंको नलखिा ।
7. अंनतम प्रनवनियोंको को नलखिा ।
8. अंनतम नववरण तैयार करिा ।

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स्त्रोत दस्तावेि:- व्यापार के प्रत्येक लेिदेि को निस दस्तावेि के आिार पर पुस्तकों में नलखा िाता है
उसे स्त्रोत दस्तावेि कहा िाता है । यह दस्तावेि ऐसे कागिात होते है निन्खहें सबूत के रूप में प्रस्तुत
ककया िा सकता है । इन्खहें वाउचर इस िाम से भी िािा िाता हैं ,यह व्यापार के संबंि में तैयार ककया
िािे वाला पहला दस्तावेि है ,निसमें व्यवहार की नतनथ, रानि ,स्वरूप तथा व्यनक्त से संबनित
िािकारी होती हैं । निम्ननलनखत दस्तावेि स्त्रोत दस्तावेि कहलाते हैं ।
1. रोकड पची :-यह दस्तावेि रोकड व्यवहार होिे पर िारी ककया िाता है । िब माल बेचिे पर रोकड
स्वीकृ त की िाती है तो उिके बदले रोकड पची िारी की िाती हैं । निसमें व्यवहार की संपूणज
िािकारी होती हैं ।लेखा पुस्तकों में रोकड व्यवहारों को इस पची के आिार पर नलखा िाता हैं ।
2. नबल या नबिक :- इस दस्तावेि को व्यवहार उिार होिे पर िारी ककया िाता है । इस दस्तावेि
में भी व्यवहार की संपूणज िािकारी होती हैं । इस मूल प्रनत को ग्राहक को भेिा िाता है निसके
आिार पर ग्राहक ददारा अपिे पैुस्तकों में तथा व्यापारी व्यापारी ददारा दुसरी प्रनत के आिार पर
अपिे पैुस्तकों में आिार प्रनवनिठ की िाती हैं ।
3. रसीद :- यह दस्तावेि रोकड की स्वीकृ ती कताज ददारा िारी ककया िाता है । इसे सामान्खय: दो
प्रनतयों में तैयार ककया िाता है ,मूल प्रनत को अदाकताज को कदया िाता हैं ।
चेक :- इस दस्तावेिों को अदाकताज ददारा हस्ताक्षर करते हुए बैंक को ककसी व्यनक्त को भुगताि करिे के
नलए िारी ककया िाता हैं ।
5. खाते में पैसे िमा करिे की पची :- इसी पची की सहायता से व्यनक्त अपिे बैैेैंक खाते में पैसे एवं
ििादेि िमा कर सकता है इस पची का आिा नहसा उसे पावती के रूप में कदया िा सकता हैं 1
6. डेनबट िोट और क्रेनडट िोट :- डेनबट िोट से इस बात का पता चलता है कक व्यनक्तगत खाते में निस
डेनबट िोट भेिा गया है, डेनबट ककया गया है ।
क्रेनडट िोट से इस बात का पता चलता है कक व्यनक्तगत खाते में निसे क्रेनडट िोट भेिा गया है
िमा कर कदया गया है ।
िरिल का अथज :- िरिल लेखा की प्रारंनभक पुस्तक होती है निसमें प्रनतकदि व्यापारी लेिदेिों को प्रनवि
ककया िाता है निसमें प्रनविी प्रारं नभक वाउचर के आिार पर लेखा करिे के नियम के अिुसार की िाती
हैं ।
1. िरिल की नविेषतायें :-
2. यह लेखा की मूल एवं प्रारंनभक पुस्तक होती है ।
3. इस में सभी लेिदेिों को नियमािुसार व्यनस्ित रूप से ररकाडज ककया िाता है ।
4. इस में प्रत्येक लेिदेि को डेनबट एवं क्रेनडट के रूप में दिाजया िाता हैं ।
इस के आिार पर लेखा की अंनतम पुस्तक खाता वही तैयार की िाती है ।
िरिल की उपयोगता :- िरिल की निमांककत कारणों से आवश्यकता होती है :-

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1. उसमें प्रनतकदि के लेिदेिों का ररकाडज रखा िाता है ।
2. यह लेिदेिों का रूप ररकाडज प्रदाि करती हैं । इसमें लेिदेि की दोिों अविारणा एक साथ दिाजई
िाती है ।
3. इस में प्रत्येक लेिदेिों का संनक्षप्त नववरण कदया िाता है ,इसनलए खाता वही में नववरण की
आवश्यकता िहीं होती है ।
4. इस के आिार पर लेिदेिों की क्रोस िांच हो िाती है ।
5. प्रत्येक लेिदेि को इस में नलखा िाता है इसनलए खाता वही तैयार करिे की िल्दी िहीं रहती हैं ।
6. कािूिी मामलों के नलए िरिल को एक आवश्यक प्रमाण मािा गया है । न्खयायलय ददारा दावों की
स्वीकृ नत एवं अस्वीकृ नत के नलए इसे प्रमाण मािा िाता हैं ।
इस के आिार पर गलती रोकिा एवं गलतीयों की तलासिा ।
अभ्यास क्रमांक 3 बी
िरिल की रूप रेखा
इस पुस्तक में निम्ननलनखत पांच खािे होते है :-
1. नतनथ :- इस खािे में वह नतनथ नलखी िाती है निस नतनथ को लेिदिे ककया गया है ।
2. नववरण :- इस खािे में लेिदेि का पुरा नववरण नलखा िाता है । लेिदेि से संबंिी खातों के िाम
नलखे िाते है ,और प्रत्येक लेिदेि के लेखा के िीचे उसका पूरा नववरण नलखा िाता है निसे व्यौरा
कहते है ।
3. खाता पन्ना:- इस खािे में उस पृि की सं्या नलखी िाती है निस पृि पर खाते वही में िरिल के
लेिदेि की खतोिी की िाती है ।
4. वाउचर क्रमांक :- प्रत्येक लेिदेि का एक अनिकृ त वाउचर होता है निसकी सं्या निस खािे में
नलखी िाती है ।
िि रानि :- इस खािे को दो भागों में वांटा गया है पहले भाग में डेनबट की रानि नलखी िाती है और
दुसरे भाग में िमा की रानि नलखी िाती है ।
कदिांक नववरण खाता पृि वाउचर सं्या डेनबट रानि क्रेनडट रानि
अभ्यास सं्या 3 सी
01. निम्ननलनखत लेिदेिों का गुप्ता बद्गासज की िरिल में लेखा कीनियें :-

02. 1 िुलाई 1999 व्यापार प्रारंभ ककया गया है - 50000/- रूपये
03. 2 िुलाई 1999 देिा बैंक में खाता खोला रूपये 500/-
04. 3 िुलाई 1999 रोकड में माल खरीदा रूपये 10000/-

22
05. 4 िुलाई 1999 फरिीचर रोकड में खरीदा रूपये 1000/-
06. 5 िुलाई 1999 माल बेचा रूपये 280/-
07. 6 िुलाई 1999 महेि से उिार में माल खरीदा रूपये 500/-
08. 7 िुलाई 1999 रनहम को माल उिार में माल बेचा रूपये 3800/-
09. 8 िुलाई 1999 मिदूरी चुकाई रूपये 160/-
10. 9 िुलाई 1999 महेि से रूपया प्राप्त ककया रूपये 300/-
11. 10 िु लाई 1999 रहीम को रूपये का भुगताि ककया गया रूपये 2500/-
12. 11 ि ैुलाई 1999 स्वंय के उपयोग के नलए रूपये नलये रूपये 350/-
13. 12 िु लाई 1999 कमीिि प्राप्त ककया रूपये 70/-
14. 13 िुलाई 1999 गोववंद एण्ड संन्खस से माल उिार में खरीदा रूपये 1280/-
15. 14 िुलाई 1999 ककराया भुगताि ककया रूपये 700/-
15 िुलाई 1999 गोववंद एण्ड संन्खस को माल वापस ककया रूपये 480/-
गुप्ता बद्गसज का िरिल

Journal of Gupta Brothers
Date Particulars L.F. Dr. Rs. Cr. Rs.

July 1, 99 Cash A/c Dr 50,000
To Capital A/c
50,000
(Being business started with cash)
July 2, 99 Bank A/c Dr 500

500
To Cash A/c
(Being A/c open with Dena Bank)
July 3, 99 Goods A/c Dr 10,000
To Cash A/c 10,000
(Being Goods purchased for Cash)
July 4, 99 Furniture A/c Dr 1,000
To Cash A/c 1,000
(Being furniture purchased for cash)
July 5, 99 Cash A/c Dr 280
To Goods A/c 280
(Being Goods sold for Cash)
July 6, 99 Mahesh A/c Dr 500
To Goods A/c 500
(Being Goods sold on Cr to
Mahesh)

23
To Rahims A/c 3,800
(Being Goods purchases from
Rahim on Credit)
July 8, 99 Wages A/c Dr 160
To Cash A/c 160
(Being Wages paid)
To Mahesh A/c 300
(Being Cash received)
July 10, 99 Rahims A/c Dr 2,500
To Cash A/c 2,500
(Being Cash paid)
July 11, 99 Drawings A/c Dr 350
To Cash A/c 350
(Being amount withdrawn for
personal use)
To Commission A/c 70
(Being commission received)
To Govind & Sons A/c 1,280
(Being Goods purchased on Cr)
July 14, 99 Rent A/c Dr 700
To Cash A/c 700
(Being Rent paid)
July 14, 99 Govind & Sons A/c Dr 480
To Goods A/c 480
(Being Goods returned)
Total :- 71,920 71,920
अभ्यास सं्या 4 ए, बी एवम सी
खाता वही के खातों को निम्नाककं त प्रकार से वगीकृ त ककया िाता सकता है -
1. व्यनक्तगत खाते

24
अव्यनक्तगत खाते
ए. वास्तनवक खाते
बी. अवास्तककवक खाते
व्यनक्तगत खाते :- व्यापारी निि व्यनक्तयों संस्थाओं फामो और

कं पिीयों के साथ व्यापार करता है उिके खातों को व्यनक्तगत खाते कहते हैं ये खाते व्यापार के
स्वामी की पुंिी, देिदारों और लेिदारों से संबंनित हो सकते है िैसे संिय का खाता , बैंक का
खाता , बीमा कं पिी का खाता इत्याकद ।
अव्यनक्गत खाते :- ऐसे खाते िौ व्यनक्तगत िहीं होते लेनिक व्यापार से संबंनित होते है उन्खहें अव्यनक्तगत
खाते कहते हैं ।व्यनक्तगत खातों के अनतररक्त अन्खय सभी खातों को अव्यनक्तगत खाते कहा िाता हैं । ये
खाते दो प्रकार के होते हैं :-
(ए) वास्तनवक खाते :- व्यापार में व्यापार से संबंनित सभी मूतज और अमूतज संपत्तीयों के खाते
नििमें अथवा नििकी सहायकता से व्यापार ककया िाता है वास्तनवक खाते कहलाते हैं ।मूतज
संपत्तीयों के खाते - रेकाडज खाता , मिीि खाता फिीचर खाता, माल खाता इत्याकद ।अमूतज
संपत्तीयों के खाते व्यापार की ्याती, ट्रेड माकज इत्याकद ।
(बी) अवास्तनवक खाते :- व्यापार के आय व्यय से संबंनित खाते अवास्तनवक या िाम मांत्र के
खाते कहलाते है इिकों आय व्यय खाते भी कहते हैं िैसे मिदूरी खाता , ककराया खाता , कनमिि
खाता , मूल्य -हास खाता इत्याकद ।
वास्तनवक खाते और अवास्तनवक खाते में अंतर

अवास्तनवक खाते
वास्तनवक खाते
1.ये खाते व्यापार की संपत्तीयों से संबंिीत होते है 1.ये खाते व्यापार की आय व्यय ,से संबंनित होते
है ।
2.इि खातों ददारा मूतज एवं वास्तनवक संपत्तीयाँैा 2.इि खातो ददारा कोई संपत्ती प्रदर्िजत िही की
प्रदर्िजत की िाती है । िाती है
3.ये खाते प्रनतवषज आगे आिे वाले वषज में ले िाये 3.ये खाते अगले वषज में िहीं ले िाये िाते है
िाते है िब तक कक संबंनित संपत्ती को बेचा िही ।इिकों उसी वषज बंद कर कदया िाता है ।
गया है ।
4.वषज के अंत में इि खातों के िेष को तुलि पत्र 4.इि खातों को लाभ हानि खाते में हस्तांनत्रत करते
में संपत्तीयों के पक्ष में बताया िाता है । हुए बंद कर कदया िाता हैं ।

25
अभ्यास सं्या 5ए
बट्टा या छू ट:- व्यापारी प्रथा के अिुसार व्यापारी ददारा अन्खय व्यापारीयों को कई प्रकार की छू ट
दी िाती है निसें बट्टा कहा िाता है, बट्टा या छू ट दो प्रकार की होती है :-
िगद बट्टा :- पाटीयों से िीघ्र भुगताि प्राप्त करिे के नलए व्यापारी भुगताि की रानि में से कु छ
रानि कम कर देता है निसे िगद बट्टा कहा िाता है ।िगद छू ट भुगताि के समय दी िाती है ।
यकद ककसी लेिदेि में रोकड भुगताि ककया गया है तो यह छू ट प्राप्त की िाती है और यकद भुगताि
प्राप्त ककया गया है ये छू ट दी िाती है । छू ट कदये िािे पर बट्टा खाता को रोकडज खाता के साथ
डेनबट ककया िाता है और छू ट प्राप्त करिे पर रोकडज खाता के साथ बट्टा खाता को िमा ककया
िाता है यह एक अवास्तनवक खाता होता है ।
Cash A/c Dr.

Discout A/c Dr.
To Party's Ac
(Received cash and allowed discount)
Party's A/c Dr.

To Cash A/c
To Discount A/c
(Made cash payment and received
discount)
व्यापारी बट्टा :- यह छू ट बडे व्यापारीयों ददारा छोंटे व्यापारीयों को दी िाती है । निससे की फु टकर व्यापारी ग्राहकों
को छपे हुए मूल्य पर वस्तु बेच सकें और लाभ कमा सकें । यह छू ट पुरािे माल को बेचिे के नलए भी दी
िगद छू ट और व्यापारी छू ट में अंतर व्यापारी छू ट

िगद छू ट

26
1.िगद छू ट ग्राहक को निनित समय के अंदर 1.व्यापारी छू ट बडे व्यापारी ददारा छोंटे
भुगताि करिे के नलए दी िाती है । व्यापारीयों को छपे हुए मूल्य पर वस्तुयें बेचिे के
नलए दी िाती है
2.इसका लेखा रोकडज वही में ककया िाता है । 2.इस छू ट का कोई लेखा िही ककया िाता है ।
3.िगद छू ट नबिक की रानि में से िही घटायी 3.व्यापारी छू ट नबिक की रकम से ैे घटायी
िही िाती है । िाती है ।
4.िगद छू ैुट भुगताि प्राप्त करिे के नलए दी 4.व्यापारी छू ट छोटे व्यापारी ददारा बडे व्यापारी
िाती है एवं भुगताि करिे के नलए प्राप्त की िाती से प्राप्त की िाती है ।
है ।
अभ्यास सं्या 5 बी
अिोध्य या डू बत ऋण :- व्यापारी ददारा कई पाटीयों के साथ उिार लेिदेि ककया िाता है कई

ग्राहकों को माल उिार बेचा िाता है निसके पररणाम स्वरूप व्यापार के कई देिदार होते है ।
कु छ देिदारों से पूरी वसूली िहीं हो पाती है और भनवष्य में वसूली की संभविा भी िहीं रहती
है िैसे देिदार कदवालीयां घोनषत कर कदया गया है इस प्रकार देिदारों से िो रानि वसूल िहीं
हो पाती है एवं उसकी वसूली की कोई संभाविा िहीं है ऐसी रानि को डू बत ऋण कहा िाता है
, यह व्यापार के नलए हानि के रूप में होती है इस को डू बत ऋण खाता में डेनबट ककया िाता है
और संबंनित देिदार के खाता को िमा ककया िाता है ।पूरी डू बत ऋण रानि लाभ हानि खाते
में डेनबट की िायेगी ।
Bad-Debt A/c Dr.

To Party's A/c
(Party became insolvent)
माल का अनि से िलिा या चोरी हो िािा :- व्यापार में कभी दुघजटिा के कारण माल अनि से
िल िाता है या कभी माल की चोरी भी हो िाती है इिका व्यापार की नवत्तीय नस्थनत पर
प्रभाव होता है इससे व्यापार को हानि होती है इसनलए इिका लेखा ककया िाता है लेखा करिे
के नलए अनि से हानि / चोरी से हानि खाता को डेनबट ककया िाता है और माल खाता को िमा
ककया िाता है यकद इसकी वसूली बीमा कं पिी से की िािी होती है तो बीमा कं पिी के खाते को
डेनबट ककया िायेगा ।
Loss by Theft/Fire A/c Dr.
To Purchases A/c
(Goods burnt by fire/stolen)

27
Insurance Co. Dr.
To Purchases A/c
(Gods burnt by fire and claim
to be recovered from Insurance Co.)
आहरण :- व्यापारी ददारा कभी कभी व्यापार में से स्वंय के उपयोग के नलए रोकड या माल
नलया िाता है निसे आहरण कहा िाता है । इसके नलए व्यापार की पुस्तकों में आहरण खाता
खोला िाता है निसके नलए आहरण खाता को डेनबट और रोकड खाता / माल खाता को िमा
ककया िाता है। यकद वषज के अंत में इस खातो में िेष होंता है तो इसे पूैुैंिी खाते में घटाया
िाता है । यकद व्यापारी की िीवि बीमा पानलसी के नलए व्यापार में से भुगताि ककया िाता है
तो इसके नलए आहरण खाते को डेनबट ककया िायेगा ।
Drawings A/c Dr.

To Cash A/c /Goods A/c
(Cash/Goods drawn for persional use)
Drawings A/c Dr.

To Cash A/c
(Paid LIC premium)
अभ्यास सं्या 6 ए
दैनिकक का उपनवभािि
प्रारंभ मे ििजल ही प्रारं नभक लेखा कक पुस्तक होती थी एवम सभी व्यापारीक लेिदेिांका इसमे
लेखा ककया िाता था । लेककि व्यापार कक उन्नती और व्यापारीक लेिदेिों मे वुध्दी हो िािे के
कारण ििजल यािे दैनिकी का उपनवभािि ककया गया है।
एक नवषेि प्रकारके लेिदेिोंके नलये अलग ििजल रखा िाता है। ििजल का नवभािि करते हुए
ििजल के स्थाि पर निम्ननलनखत लेखा पुस्ताकें रखी िाती हैं :-
1.क्रय पुस्तक
2.नवक्रय पुस्तक
3.क्रय वापसी पुस्तक
4.नवक्रय वापसी पुस्तक
5.रोक ड पुस्तक
6.प्राप्य नबल पुस्तक
7. देय नबल पुस्तक

28
8.ििजल सामान्खय
उपरोक्त लेखा पुस्तकों में निम्ननलनखत वाउचरों के आिार पर प्रनवनि की िाती है -
वाउचर
सहायक पुस्तकें
1.क्रय पुस्तक आवक नबिक
2.नवक्रय पुस्तक िावाक नबिक
3.क्रय वापसी पुस्तक डेनबट िोट
4 .नवक्रय वापसी पुस्तक िमा िोट
5.रोकड पुस्तक रोंकड रसीद
6.प्राप्य नबल पुस्तक प्राप्य नबल
7.देय नबल पुस्तक देय नबल
8.ििजल सामान्खय ििजल वाउचर
क्रय पुस्तक :-वतजमाि में िगद देलदेिों के साथ साथ व्यापार में उिार लेिदेिों की सं्या बढती िा रही
है । िगद क्रय ककये गये माल का लेखा रोकडज पुस्तक में ककया िाता है उिार क्रय ककये गये माल का लेखा
अलग पुस्तक में ककया िाता हे निसे क्रय पुस्तक कहा िाता है
क्रय पुस्तक का प्रारूप :-
कदिांक नववरण नबिक सं्या खाता पृि रानि
खािों का नववरण :- क्रय पुस्तक में निम्नाककं त खािे होते है /-

29
1.कदिांक :- इस खािे में माल क्रय करिे की कदिांक नलखी िाती है यह नबिक के आिार में नलखी
िायेगी ।
2.नववरण :-इस में निस पाटी से उिार माल खरीदा गया है उसका िाम नलखा िाता है और लेिदेि का
पूरा नववरण नलखा िाता हैं ।
3.नबिक सं्या :- इस खािे में नबिक सं्या नलखी िाती है ।
4.खाता पृि :- इस खािे में लेिदेि की खाता वही में खतोिी करते समय खाता वही की संबनित पृि
सं्या नलखी िाती है ।
5.रानि :- इस खािे में नबिक के आिार पर िुध्द रानि नलखी िाती है ।
नवक्रय पुस्तक :-व्यापारी ददारा उिार बेचे गये माल का लेखा निस पुस्तक में ककया िाता है उस पुस्तक
को नवक्रय पुस्तक कहा िाता है िगद में बेचे गये माल का लेखा रोकड पुस्तक में ककया िाता है ।
नवक्रय पुस्तक का प्रारूप
कदिांक नववरण नबिक सं्या खाता पृि रानि
खािों का नववरण :-नवक्रय पुस्तक में निम्नाककं त खािे होते है /-
1.कदिांक :- इस खािे में माल नवक्रय करिे की कदिांक नलखी िाती है यह नबिक के आिार में नलखी
िायेगी ।
2.नववरण :-इस में निस पाटी को उिार माल बेचा गया है उसका िाम नलखा िाता है और लेिदेि का
पूरा नववरण नलखा िाता हैं ।
3.नबिक सं्या :- इस खािे में नबिक सं्या नलखी िाती है ।
4.खाता पृि :- इस खािे में लेिदेि की खाता वही में खतोिी करते समय खाता वही की संबनित पृि
सं्या नलखी िाती है ।
5.रानि :- इस खािे में नबिक के आिार पर सुध्द रानि नलखी िाती है ।

30
क्रय वापसी पुस्तक:-इस पुस्तक में यकद पाटीयों से उिार खरीदा गया माल वापस ककया िाता है तो
उसका लेखा ककया िाता है । माल आदेि के अिुसार िही होिे पर वापस ककया िाता है । यकद उिार
खरीदे गये माल पर पाटीयों ददारा ककसी भी कारण से कोई छु ट दी िातीैे है तो उसे क्रय वापसी ही
मािा िाता है । इसका भी इस पुस्तक में लेखा ककया िाता है ।
क्रय वापसी पुस्तक का प्रारूप:-
कदिांक नववरण डेनबट/िमा िोट खाता पृि रानि
नवक्रय वापसी पुस्तक :-इस पुस्तक में यकद पाटीयों ददारा उिार बेचा गया माल वापस कर कदया िाता
है तो उसका लेखा ककया िाता है ।पाटीरﾠ ददारा माल आदेि के अिुसार िही होिे या रास्ते में टुट फु ट
के कारण वापस ककया िाता है । यकद उिार बेचे गये माल पर ककसी भी कारण से पाटी को भनवष्य में
कोई छु ट दी िाती है तो उसे क्रय वापसी ही मािा िाता है ।
नवक्रय वापसी पुस्तक का प्रारूप :-
कदिांक नववरण डेनबट/िमा िोट खाता पृि रानि
अभ्यास सं्या : 07 सी
ििजल सामान्खय -
व्यापार के इस प्रकार के लेि-देि नििको अन्खय ककसी लेखा पुस्तक में ररकॉडज िहीं ककया िा सकता है
उिके नलए लेखा की एक अलग पुस्तक रखी िाती है निसे ििजल सामान्खय कहा िाता है । िैसे- प्रारंनभक
प्रनवनियााँ, अंनतम प्रनवनियााँ, समायोिि प्रनवनियााँ, भल सुिार प्रनवनियााँ इत्याकद ।
ििजल सामान्खय का प्रारूप:

31
कदिांक नववरण दहाउचर खाता पृि रानि

सं्या िाम िमा
उदाहरण निम्नांककत लेि-देिों का उनचत सहायक पुस्तकों में लेखा कीनिए और इिके खाता वही में
खतौिी कररए ।
Example: - Record the following transactions in the proper subsidiary books and
post ledger accounts
नसतंबर 01 /2000 अनिल से माल खरीदा रुपया 1000/-
01. नसतंबर 02/2000 रनहम को माल बेचा रुपया 5000/-

02. नसतंबर 03/2000 अनिल को माल वापस ककया रुपए 100/-
03. नसतंबर 04/ 2000 माल की टूट-फू ट के कारण रहीम को बेचे गए माल पर 500/- रुपए की छू ट
दी गई ।
04. नसतंबर 05/2000 अिोक को माल बेचा रुपए 2700/-
05. नसतंबर 06/2000 मोहि से उिार में फर्िजचर खरीदा रुपए 700/-
06. नसतंबर 07/2000 अिोक द्वारा माल वापस ककया गया रुपए 200/-
07. नसतंबर 08/2000 आग लगिे से माल िल गया । रुपए 150/-
08. नसतंबर 09/2000 महेि द्वारा माल कम भेिे िािे के नलए छू ट दी गई । रुपए 350/-
09. नसतंबर 10/2000 मोहि से 2000/-रुपए मूैुल्य का माल 10 प्रनतित बट्टा पर खरीदा ।
10. नसतंबर 11/2000 सुरेन्खद्ग को 500/- मूल्य का माल 05 प्रनतित बट्टा पर बेचा।
11. नसतंबर 12/2000िीविबीमा प्रीनमयम चुकाया रुपए 300/-
नसतंबर13/2000 गोववंद से 3000/- मूल्य का माल 05 प्रनतित बट्टा पर खरीदा ।
13. नसतंबर 14/2000 सुरेन्खद्ग को माल की कम सुपुदजगी कदए िािे के कारण 95 रुपए की
छू ट दी गई ।
Sept. 1, 2000 Purchased goods from Anil Rs. 1000/-

Sept. 2,2000 Sold goods to Rahim Rs. 5000

32
Sept. 3,2000 Returned goods to Anil Rs. 100
Sept. 4, 2000 Allowance granted to Rahim due to damage of goods Rs. 500
Sept. 5,2000 Sold goods to Ashok Rs. 2700
Sept. 6, 2000 Purchased furniture from Mohan Rs. 700
Sept. 7,2000 Returned goods by Ashok Rs. 200
Sept. 8, 2000 Burnt goods by fire Rs. 150
Sept. 9,2000 Allowance granted by Mahesh for short delivery Rs. 350
Sept.10, 2000 Purchased goods worth Rs. 2000 from Mohan on 10% discount.
Sept.11, 2000 Sold goods worth Rs. 500 to Surendra on 5% discount.
Sept.12, 2000 Paid life insurance premium Rs. 300
Sept.13,2000 given goods worth Rs. 3000 on 5% discount from Govind.
Sept.14,2000 Purchased goods worth Rs.3000 on 5% discount from Govind.
Sept.15, 2000 Allowance granted to Surendra Rs. 95 for short delivery.
Purchases Particulars L.F. Invoice Amount

Book No. Rs.
Date
Sept.,01,2000 To Anil A/c 1000/-
Sept.10,2000 To Mohanङs A/c 1800/-
Sept.14,2000 To Govindङs A/c 2850/-
Purchased A/c Dr. 5650/-
Ledger Posting of Purchases Book
Purchas Particulars J. Amt. Date Particulars J. Amt.

es F. Rs. F. Rs.
Account
Date
Sept.30 To Sundries as 5650/-
2000 per Purchases
Book
Anilङ Particulars J.F. Amt. Date Particulars J. Amt.

s Rs. F. Rs.

33
Acco
unt
Date
Sept.1, By Purchases 1000/-
2000 A/c
Sales Book Particulars L.F. Invoice No. Amount

Date Rs.
Sept. 2,2000 By Rahimङs A/c 5000/-
Sept. 5 2000 By Ashokङs A/c 2700/-
Sept.11,2000 By Surendra A/c 475/-
Sales A/c Cr. 8175/-

Particulars J.F. Amt. Date Particulars J.F. Amt.
Sales Rs. Rs.
Acco
unt
Date
Sept.30 By Sundries 8175/-
2000 as per Sales
Book
Rahim Particulars J.F. Amt. Date Particulars J.F. Amt.

ङs Rs. Rs.
Accou
nt
Date
Sept.2 To Sales a/c 5000/-
2000

34
Purchases Particulars L.F. Invoice No. Amount Rs.

Return Book
Date
3rd Sept. 2000 By Anilङs A/c 100/-
9th Sept. 2000 By Maheshङs A/c 350/-
PurchasesReturnA/c Cr 450/-
Purc Particulars J.F. Amt. Date Particulars J.F. Amt.

hase Rs. Rs.
s
Retur
n
Acco
unt
Date
Sept30 By Sundries as 450/-
2000 per Purchase
Return Book
Anilङs Particulars J.F. Amt. Date Particulars J.F. Amt.

Accou Rs. Rs.
nt
Date
Sept3 ToPurchases 100/-
2000 Return A/c

35
Sales Return Particulars L.F. Invoice No. Amount Rs.

Book
Date
Sept.4,2000 To Rahimङs a/c 500/-
Sept.7, 2000 To Ashokङs A/c 200/-
Sept.15, To Surendraङs A/c 95/-
2000
Sales Return A/c Dr. 795/-
Ledger Posting of Sales Return Book

Sales Particulars J.F. Amt. Date Particulars J.F. Amt.
Return Rs. Rs.
Accou
nt
Date
Sept30 To Sundries as 795/-
, 2000 per Sales
Return Book
Rahi Particulars J.F. Amt. Date Particulars J.F. Amt.

mङs Rs. Rs.
Acco
unt
Date
Sept.4, By Sales 500/-
2000 Return A/c
Journal Particulars L. Voucher Debit Rs. Credit No.

Proper F. No.
Date

36
Sept.6, Furniture A/c Dr. 700/-
2000 To Mohanङs A/c 700/-
(Being furniture purchased)
Sept.8, Loss by fire A/c Dr. 150/-
2000 To Goods A/c 150/-
(Burnt goods by fire) 100/-
Sept.13 Charity A/c Dr. 100/-
2000 To Goods A/c
(Being goods given in
charity)
Total 950/- 950/-
Ledger Posting
Particulars J.F. Amt. Date Particulars J.F. Amt.
Furnitu Rs. Rs.
re
Accou
nt
Date
Sept.6, To Maheshङs 700/-
2000 A/c
Mohanङ Particulars J.F. Amt. Date Particulars J. Amt.

s Rs. F. Rs.
Account
Date
Sept.6, By Furniture 700/-
2000 A/c
वतजमाि में िगदी लेिदेिों की सं्या अन्खय लेिदेिों की अपेक्षा अनिक होती है िगदी लेिदेिों का लेखा
करिे के नलए अलग लेखा पुस्तक रखी िाती है निसे रोकड पुस्तक कहा िाता हैं ।
रोकड पुस्तक के प्रकार :-

37
1. व्यापारी अपिे व्यापार के आकार और सुनविा को ध्याि में रखकर नवनभन्न प्रकार की रोकड पुस्तकों
का प्रयोग करता है । सामान्खयतह: रोकड पुस्तक तीि प्रकार की होती है :-
2. सािारण रोकड पुस्तक/एक खािा वाली रोकड पुस्तक
3. दो खािों वाली रोकड पुस्तक
तीि खािों वाली रोकड पुस्तक
एक खािा वाली रोकड पुस्तक:-इस रोकड पुस्तक का प्रयोग छोटे व्यापारी ददारा ककया िाता है प्राय:
ऐसे व्यापारी िो बैंक में नहसाब िहीं रखते और ि ही छू ट का लेिदेि करते है । अपिा नहसाब ककताब
इस पुस्तक में नलखते ह।ैै रोकड पुस्तक में दो पक्ष होते है - प्राप्ती पक्ष एवं भुगताि पक्ष । प्राप्ती पक्ष में
रोकड प्राप्तीयों का लेखा ककया िाता है, और भुगताि पक्ष में चुकाई गई रोकड का लेखा ककया िाता है
।
रोकड पुस्तक का प्रारूप :-

CASH BOOK
Particulars L. V. Amou Date Particulars L. V.N Amou
Rece F. No. nt F. o. nt
ipts
Pay
ment
s
Date
अभ्यास सं्या 08बी

38
2. दो खािे वाली रोकड पुस्तक:- यह रोकड पुस्तक उि व्यापारीयों ददारा रखी िाती है िो
िगद छू ट लेते तथा देते है इस पुस्तक में रोकड तथा छू ट का लेखा साथ साथ ककया िाता है
,क्योकक रोकड का छू ट का सीिा संबंि है रोकड प्राप्त करिे पर छू ट दी िाती है निसका इसके
डेनबट पक्ष में लेखा ककया िाता है और रोकड भुगताि करिे पर छू ट प्राप्त की िाती है निसका
इसके िमा पक्ष में लेखा ककया िाता है ।
Particulars L. V.N Amou Dat Particulars L. V.N Amou
F. o. nt e F. o. nt
Di C Di C
TW s. a s. a
O s s
CO h h
LU
MN
CA
SH
BO
OK
Dat
e
अभ्यास स्या 08 सी
लघु रोकड पुस्तक:- छोटे छोटे खचज एवं भुगताि का रोकड पुस्तक में लेखा करिे से रोकनडयों
को असुनविा होती है अत: छोटे छोटे भुगताि का लेखा करिे के नलए अलग रोकड पुस्तक रखी
िाती है निसे लघु रोकड पुस्तक कहते है । यह पुस्तक लघु रोकनडयां ददारा रखी िाती है इसमें
छोटे छोटे खचज िैसे डाक खचज , ढु लाई प्रभार , मिदूरी , स्टेििरी , नवज्ञापि , गाडी भत्ता
इत्याकद का लेखा ककया िाता है । इस प्रकार के खचज के नलए रोकनडयां ददारा लघु रोकनडयों को
एक निनित रानि दी िﾠैाती हैं । लिु रोकनडये से रानि प्राप्त की िाती है तो इसके डेनबट पक्ष

39
में लेखा ककया िाता है िब छोटे छोटे खचज के नलए भुगताि ककया िाता है तो इसके िमा पक्ष
में लेखा ककया िाता है इिका नववरण खािे में नववरण कदया िाता है । इस पुस्तक में प्रत्येक
प्रकार के खचज के नलए अलग खािा रखा िाता है भुगताि ककये िािे पर संबनित खािे में भी
प्रनवनि की िाती है।
D Particulars L. V.N Pay P.& T. Wage Statio Sundr

at F. o. ment s nery ies
PETTY e Rs.
CASH
BOOK
Receip
ts
Rs.
अभ्यास सं्या : 09 ए एवं बी
बैंक लेिदेि :- पररचय - आिुनिक युग में बैंक व्यापारीयों को अिेक प्रकार की सेवा प्रदाि करता है
व्यापारी अपिे अनिकांि रानि बैंक में िमा रखता है और प्राय: भुगताि भी बैंक ददारा करता है । बैंक
ददारा भुगताि करिा सुरनक्षत होता है इस के नलए व्यापारी ददारा बैंक में चालू खाता खोला िाता है ।
चालू खाता व्यापारी एवं बैंक के बीच एक रविंग लेखा होता है निसमें व्यापारी ददारा एक ही
कदि में कई बार लेिदेि ककया िाता है व्यापारी ददारा अन्खय पाटीयों को भुगताि करिे के नलए चेक िारी
ककया िाता है िो अंनतम रूप से उसके चालू खाता में प्रनवनि होता है । व्यापारी ददारा अन्खय पाटीयों से
भुगताि प्राप्त करिे के नलए चेक संग्राह ककये िाते है निसकों बैंक में िमा ककया िाता है । निससे चेक
चालू खाता में प्रनवनि होते है । बैंक ददारा व्यापारी के स्थाई निदेि के आिार पर व्यापारी की ओर से
आवर्तज खचज का भुगताि ककया िाता है, और व्यापारी की प्राप्तीयों का संग्राह ककया िाता हैं ।
व्यापारी को बैंक में चालू खाता रखिे से निम्ननलनखत सुनविायें होती है :-
1.व्यापार की िेष रानि बैंक में सुरनक्षत रहती है ।

2.बैंक ददारा व्यापारी के चेक एवं नवनिमय नबलों की रानि संग्रनहत की िाती है

40
3.यकद व्यापारी चाहता है तो बैंक ददारा व्यापारी के नलए लभांि, ब्याि इत्याकद का संबंनित पाटीयों
से संग्राह करता है । इसके नलए बैंक ददारा नियमािुसार बैंक प्रभार प्रभानवत ककया िाता है ।
4.बैंक ददारा खाता में िेष रानि के नलए नियमािुसार ब्याि कदया िाता है ।
5.नविेष पररनस्थनत में बैंक ददारा व्यापारी को नवत्तीय सहायता अथाजत अनिनवकषज की सुनविा दी
चेक :- िब व्यापारी ददारा अपिे लेिदार को भुगताि ककया िाता है तो अपिे बैंक को निनित रानि
के नलए नलनखत में पाटी को भुगताि करिे का प्रानिकार कदया िाता है निसे चेक कहा िाता है । निसके
आिार पर बैंक ददारा संबंनित पाटी को भुगताि ककया िाता है एवं व्यापारी के खाता को डेनबट ककया
िाता है ।
1. चेक के संदभज में तीि पाटीयां होती है -
2. ड्रावी - बैंक निस पर चेक िारी ककया गया है ।
ड्रावर - निस पाटी ददारा चेक िारी ककया गया है अथाजत चेक हस्ताक्षरकताज ।
पेई -व्यनक्त या पाटी निस के पक्ष में चेक िारी ककया गया ।
बैंक लेिदेिों का निम्ननलनखत प्रकार से रोकड पुस्तक में लेखा ककया िाता है :-
1.इस प्रकार के चेक िो प्राप्त हो गये है लेककि बैंक खाता में िमा िही ककये गये हैं ,
रोकड के रूप में मािे िाते है और उिका रोकड पुस्तक के रोकड खािे में िामे की ओर
लेखा ककया िाता है । िब इि चेक को बैंक में िमा ककया िाता है तो रोकड पुस्तक के
िमा की तरफ रोकड खािे में और िामे की तरफ बैंक खािे में प्रनवनि की िाती है ।
Cash A/c Dr.
To Party's /Earning A/c
(Cheques collected but not deposited
into Bank)
Bank A/c Dr.

To Cash A/c
(Collected cheques deposited into Bank)
2.इस प्रकार के चेक िो प्राप्त ककये गये है एवं उसी कदि बैंक में िमा कर कदये गये है
रोकड पुस्तक के िामे पक्ष की ओर बैंक खािे में प्रनवनि की िाती है ।
Bank A/c Dr.
To Party's A/c/Earning A/c
(Cheques received and deposited into Bank)

41
3.व्यापारी ददारा पाटीयों को भुगताि करिे या खचज का भुगताि करिे के नलए चेक
िारी ककये िाते है , चेक िारी करिे पर रोकड पुस्तक के िमा की ओर बैंक खािे में
प्रनवनि की िाती है। इसके नववरण खािे में संबंनित पाटी या संबंनित खचज खाते का
नववरण कदया िाता है ।
Party'sA/c /Expenditure A/c Dr.
To Bank A/c
(Cheque issued for payment to party /
for the expences)
4.बैंक ददारा नवनभन्न प्रकार की सेवायें प्रदाि की िाती है निसके नलए बैंक प्रभार या
कनमिि प्रभानवत ककया िाता है इसके नलए रोकड पुस्तक के िमा की ओर बैंक खािे
में प्रनवनि की िाती है और नववरण खािे में बैंक प्रभार या कनमिि नलखा िाता है ।
Bank Charges A/c Dr.
To Bank A/c
(Bank charges charged by the Bank)
5. बैंक ददारा खाता में िमा िेष के नलए ब्याि कदया िाता है निसके नलए रोकड पुस्तक
के िामे की ओर बैंक खािे में प्रनवनि की िाती है और नववरण खािे में ब्याि खाता
नलखा िाता है । बैंक ददारा बैंक अनिनवक्रि के नलए ब्याि प्रभानवत ककया िाता है
निसके नलए रोकड पुस्तक के िमा की ओर बैंक खािे में प्रनवनि की िाती है और नववरण
खािे में ब्याि खाता नलखा िाता है ।
Bank A/c Dr.
To Interest A/c
(Interest given by the Bank)
Interest A/c Dr.

To Bank A/c
(Interest charged by the Bank)
6.व्यापारी के स्थाई निदेि के अिुसार व्यापार के आवर्तज खचज का बैंक ददारा एक निनित समय अवनि
से भुगताि ककया िाता है । इस के नलए रोकड पुस्तक के िमा की ओर बैंक खािे में प्रनवनि की िाती
है और नववरण खािे में संबंनित खचज खाता का िाम नलखा िाता है ।
Expenditure A/c Dr.

To Bank A/c
(Payment made by the Bank)

42
7. बैंक ददारा व्यापारी के निदेि के अिुसार व्यापार की आवर्तज प्राप्तीयों का संग्राह ककया िाता है इसके
नलए रोकड पुस्तक के िामे की ओर बैंक खािे में प्रनवनि की िाती है । और नववरण खािे में संबंनित आय
खाते का िाम नलखा िाता है ।
Bank A/c Dr.

To Earning A/c
(Earnings collected by the Bank)
तीि खािो वाली रोकड पुस्तक :-आिुनिक युग में व्यापारीयों ददारा लेिदेि अनिकांि तय बैं क के
माध्यम से ककये िाते है निि व्यापारीयों ददारा िगद छू ट प्राप्त की िाती है एवं दी िाती है और बैंक के
माध्यम से व्यापारीक लेिदेि ककये िाते है उिके ददारा तीि खािों वाली रोकड पुस्तक रखी िाती है ।
इस रोकड पुस्तक में बैंक से संबंनित लेिदेिों का बैंक खािे में लेखा ककया िाता है ।
इस पुस्तक में कु छ लेिदेि ऐसे नलखे िाते है नििका संबंि रोकड एवं बैंक दोिों से होता है इस
प्रकार के लेिदेिों का रोकड पुस्तक में डेनबट और िमा दोिों भागों में लेखा करके ककया िाता है । इस
प्रकार की प्रनवनियों को नवपररत प्रनवनियां कहा िाता है । इिके नलए खाता दोिों ओर खाता पृि खािे
में (सी) नलखा िाता है ।
तीि खािों वाली रोकड पुस्तक का प्रारूप
THREE COULM CASH BOOK

Particul L. Disc Cas Ban Date Particul L Disc Cas Ban
ars F. ount hRs. kRs. ars . ount hRs. kRs.
Rec Rs. F Rs.
eipts .
Pay
men
ts

43
Date
Example: - Enter the following transactions in the three column cash book of
M/s. Rajkumar:-
Sept. 1, 2000 Started business with cash Rs. 50,000/-

Sept. 2,2000 Opened an account with Dena Bank Rs. 500/-
Sept. 3,2000 Purchased goods Rs. 6700/-
Sept. 4,2000 Remitted cash into Bank Rs. 32800/-
Sept. 5,2000 purchased goods Rs. 10,000/- and issued a cheque on 1% discount.
Sept. 6,2000 Sold goods Rs. 800/- to Narendra and received a cheque for Rs.
790/- in full settlement and deposited into bank on the same day.
Sept. 7,2000 Paid wages Rs. 100/-
Sept. 8,2000 Purchased furniture worth Rs. 2000/- on 10% discount from Akbar
and made payment on 2% discount by cheque.
Sept. 9,2000 Purchased stationary Rs. 250/-
Sept.10,2000 Sold goods worth Rs. 5000/- to Govind on 10% discount and
received a cheque on 2% discount and cheque remitted into bank.
Sept.11,2000 Charged bank charges by Bank Rs. 200/-
Sept.12, 2000 Withdrawn Rs. 1000/- for personal use.
Sept.13, 2000 Sold goods Rs. 1800/- to Rahim and received cheque and
deposited into bank.
Sept.14,2000 Made payment to Mahesh by cheque Rs. 3000/-
Sept.15, 2000 Sold goods worth Rs. 700/- on 5% discount to Mukesh for cash.
Solution : Three Column Cash Book of M/s. Rajkumar

44
Da Particulars V L. Amt.(in Thous) Da Particulars V L Amt.(Thous.)
te . Dis. Ca Ba te. . . Dis. Ca Ba
F. .Rs. sh nk Rs. sh nk
N Rs. Rs N F Rs. Rs
o . o . .
. .
1st To Capit. 50- 2n By Bank C .5
A/c d A/c
2n To Cash C .5 3r By purch. 6..7
d A/c d A/c
4th To Cash C 32 4t By Bank C 32.
A/c .8 h A/c 8
6th To Sales .01 .7 5t By Purch. .1 9.
A/c 9 h A/c 9
10 To Sales .09 4. 7t By Wages .1
A/c 41 h A/c
13 To Sales 1. 8t By Furn. .03 1.
A/c 8 h A/c 6 76
4
15 To Sales .66 9t By Stat. .25
A/c 5 h A/c
11 By Bank .2
Ch. A/c 00
12 By Draw. 1.0
A/c 0
14 By Mahesh 3.
A/c 00
30 By Balance 9.3 25
15 .4
36
Total .100 50. 40 Total .13 50. 40
665 .3 6 665 .3
0 0
30 To Bal. B/d 9.3 25
15 .4
36

45
लेखा की अंनतम पुस्तक - खाता वही

खाता वही वह पुस्तक होती है निसमें लेिदेि करिे वाले सभी व्यनक्तयों , फामो , संस्थाओं , कं पिीयों ,
वस्तुओं एवं आय - व्यय की मदों के खाते खोले िाते है और खातों में उिसे संबंनित सभी लेिदेिों का
लेखा ककया िाता है ।
खाता वही :- दोहरा लेखा प्राणली की प्रिाि पुस्तक होती है। लेखाकं ि से संबंनित सभी महत्वपूणज
सुचािायें सही और व्यवस्थीत ठं ग से इस पुस्तक से िािी िा सकती है । लेखाकं ि का प्रमुख उददेि होता
है कक व्यापारी को ककि व्यनक्तयों या पाटीयों से ककतिा ककतिा रूपया लेिा है और ककि व्यनक्तयों या
पाटीयों को ककतिा रूपया देिा है , कु ल ककतिा माल खरीदा एवं बेचा गया है । ककि ककि मदों पर
ककतिा खचज हुआ है एवं ककि ककि मदों से ककतिी आय हुई है, व्यापार की संपत्तीयों दानयत्वों तथा पुंिी
में ककस प्रकार का पररवतजि हुआ है , इत्याकद िाििा होता है । ये सभी सुचिायें खाता वही से एक स्थाि
पर प्राप्त की िा सकती है ।
अभ्यास सं्या 12 बीैै
खाता वही का प्रारूप

Dr. Name of A/c Cr.
Date Particulars J. Amoun Date Particulars J.F. Amount
F. t Rs.
Rs.
खाता वही को दो भागों में नवभानित ककया िाता है प्रथम भाग डेनबट कहलाता है और दुसरा भाग िमा
कहलाता है प्रत्येक भाग में निम्नाककं त चार खािे होते है -
1. नतनथ:- इस खािे में लेिदेि की नतनथ नलखी िाती है ।

2. नववरण:-इस खािे में संबंनित खाता का िाम नलखा िाता है ।
3. ििजल पृि इस खािा में ििजल के संबंनित पृि की सं्या नलखी िाती है निस पृि से खाता वही
में खतोिी की गई है ।
रानि :- इस खािे में लेिदेि की रानि नलखी िाती है ।

46
खाता वही में ििजल से खतोिी करिा :-ििजल में िो खाते डेनबट ककये गये है खाता वही में खतोिी करते
समय उि खातों को डेनबट ककया िाता है और िो खाते ििजल में िमा ककये गये है उन्खहें खाता वही में
िमा ककया िाता है । खातों के नववरण वाले खािे में एक दुसरे का िाम नलखा िाता है और ििजल पृि
खािे में ििजल की पृि सं्या नलखी िाती है निसपर से खाता वही में खतोिी की गई है ।
Journal of ..................
Cash A/c Dr. 5000/-

To Capital A/c 5000/-
(Started business with cash)
Bank A/c Dr. 4000/-

To Cash A/c 4000/-
(Opened a bank with Dena Bank)
Wages A/c Dr. 80/-

To Cash A/c 80/-
(Paid wagesto the labour)
Dr. Paticulars J. Amount Date Particulars J. Amount

F. Rs. F. Rs.
Capit
al A/c
Cr.
Date
---- By Cash A/c -- 5000/-

47
Dr. Paticulars J. Amount Dat Particulars J.F. Amount
F. Rs. e Rs.
Cash
A/c
Cr.
Date
--- To Capital A/c -- 5000/- --- By Bank A/c -- 4000/-
--- By Wages A/c -- 80/-
Example :- Journalise the following transaction in the Journal of Shri Mahesh and
post in the ledger Goods A/c and Cash A/c only
1. May 1, 2000 Purchased goods Rs. 2000/-

2. May 2, 2000 Sold goods Rs. 300/-
3. May 3, 2000 Paid wages Rs. 70/-
4. May 4, 2000 Received cash from suresh on accout Rs. 700/-
5. May 5, 2000 Sold goods to Ramesh Rs. 900/-
6. May 6, 2000 Given goods in charity Rs. 50/-
7.s May 7, 2000 Paid cash to Ganesh on account Rs.
300/-

48
Journal Particulars L.F. Debit Rs. Credit Rs.

of Shri
Mahes
h
Date
May1, Goods A/c Dr. 2000/-
2000 To Cash A/c 2000/-
(Being goods purchased)
May2, Cash A/c Dr. 300/-
2000 To Goods A/c 300/-
(Being goods sold)
May3, Wages A/c Dr. 70/-
2000 To Cash A/c 70/-
(Being wages paid)
May4 Cash A/c Dr. 700/-
2000 To Sureshङs A/c 700/-
(Being cash received on account)
May5, Rameshङs A/c 900/-
2000 To Goods A/c 900/-
(Being goods sold to Ramesh)
May6, Charity A/c Dr. 50/-
2000 To Goods A/c 50/-
(Being goods given in charity)
May7, Ganeshङs A/c Dr. 300/-
2000 To Cash A/c 300/-
(Being cash paid)
Grand Total 4320/- 4320/-
Ledger of Shri. Mahesh

Goods A/c

49
Dr. Particulars JF Amt. Date Particulars JF Amount
Cr. Rs. Rs.
Date
May 1, To Cash A/c 2000/- May 2 By Cash A/c 300/-
2000 2000
May 5 By Ramesh A/c 900/-
2000
May 6 By Charity A/c 50/-
2000
Cash A/c
Dr. Cr.
Date Particulars J Amt. Date Particulars JF Amount
F Rs. Rs.
---- To Balance ------ May 1, By Goods A/c 2000/-
May 2, To Goods A/c 2000
2000 300/- May 3 By Wages A/c 70/-
may 4, To Suresh A/c 2000
2000 700/- May 7 By Ganeshङs 300/-
2000 A/c
खातों का िेष निकालिा :- एक निनित समय अवनि के अंत में खाता वही के खातों का िेष निकाला
िाता है , खातों का िेष निकालिे के नलए निम्नाककं त कायजवाही की िाती है :-
1. सबसे पहले खाता के दो ओर का अलग अलग योग ककया िाता है यह कायज रफ पेपर पर ककया
िािा चानहए ।
2. इस के पिात दोिों ओर के योग का अंतर ज्ञात ककया िाता है इस अंतर रानि को निस ओर
योग कम है उस ओर नलखा िाता है । डेनबट पक्ष में नलखे िािे पर नववरण खािे में To Balance
c/d और िमा पक्ष में नलखे िािे पर By Balance c/d नलखा िाता है !
इसके पिात दोिों ओर का योग ककया िाता है िो कक एक समाि होगा । योग की सं्या के िीचे दो
लाईि की िाती है ।
इस के पिात खाता की अंतर रानि को नवपररत पक्ष में नलखा िाता है । निसके नववरण खािे में डेनबट
पक्ष में नलखे िािे To Balance b/d और िमा पक्ष में नलखे िािे पर By Balance b/d नलखा िाता

50
है । अंतर रानि रानि खािे में नलखी िायेगी ।
Dr. Paticulars J. Amount Date Particulars J. Amount

F. Rs. F. Rs.
Capit
al A/c
Cr.
Date
--- To Balance c/d 5000/- ---- By Cash A/c -- 5000/-
5000/- ---- 5000/-
T0 Balance b/d 5000/-
Dr. Paticulars J. Amount Dat Particulars J.F. Amount

F. Rs. e Rs.
Cash
A/c

51
Cr.
Date
--- To Capital A/c -- 5000/- --- By Bank A/c -- 4000/-
--- By Wages A/c -- 80/-
By Balance c/d 920/-
5000/- 5000/-
To Balance b/d 920/-
खाता वही के खातों के िेष के आिार पर लेखाकं ि की आगे की कायजवाही की िाती है ।
तलपट :- व्यापारी अपिे समस्त लेिदेिों का खाता वही में खतोिी करिे के पिात यह िाििा चाहता
है कक िो खतौिी की गई है उसमें कोई गलती िहीं है यह िाििे के नलए कक खाता वही में की गई खतौिी
िुध्द है अथवा िही खाता वही के खातों के िेष के आिार पर एक नववरण तैयार ककया िाता है निसे
तलपट कहते है । तलपट को खातो सारांि भी कहा िाता हैं । अंनतम खाते तैयार करिे के नलए भी
तलपट तैयार ककया िािा आवश्यक होता है ।
एम.िे.कीलर के अिुसार तलपट में खातों की सूची एवं उिके िेष कदये रहते है िो इस बात का
प्रमाण होते है कक खाता वही में डेनबट और िमा पक्ष बराबर है अथाजत प्रत्येक लेिदेि का दौहरा लेखा
नसध्दात के अिुसार लेखा ककया गया है ।
तलपट के उद्देि :- तलपट तैयार करिे निम्ननलनखत उद्देि होते है :-
1. गनणतीय िुध्दता की िाँैाच :- तलपट के डेनबट और िमा योग अथवा िेषों के नमल िािे से
यह प्रमानणत हो िाता है कक खाता वही में कोई गनणत संबिी गलती िहीं है ।
2. खातों का संनक्षप्त नववरण - तलपट ददारा ककसी भी खाते के संबंि मे संनक्षप्त सुचिा ककसी भी
समय ज्ञात की िा सकती है और व्यापार की संपत्त्तीयों , देिदाररयों का ज्ञाि प्राप्त ककया िा
सकता है ।
3. अंनतम खातों के तैयार करिे का आिार:- अंनतम खाते तलपट के आिार पर तैयार ककये िाते है
। तलपट बिाकर अंनतम खाते बिािे सुनविा रहती है ।
4. समायोििों का ज्ञाि करािे में सहायक :- तलपट नहसाब की िाँैाच करिे वाले को इस बात
का ज्ञाि करािे में सहायक होती है कक गनणत संबंनित अिुध्दी के नलए कौि कौि समायोिि
ककये गये है ।

52
अिुध्दी का पता लगािा तलपट का तैयार करिे से अिुध्दीयां का पता चल िाता है , िैसे िोड की
अिुध्दी , गलत पक्ष में खतौिी , गलत रानि से खतौिी ककसी लेिदेि के एक पक्ष का लेखा छू ट िािा
इत्याकद ।
तलपट का प्रारूप एवं तलपट तैयार करिा :-तलपट तैयार करिे के नलए खाता वही के खातों के िेष
डेनबट एवं िमा में खाते के िाम के आगे नलखे िाते है । इस में चार खािे होते है - .1. खाता का िाम .2.
खाता पृि .3.डेनबट िेष .4.िमा िेष। इस प्रकार तैयार ककये गये तलपट को िेष नवनि ददारा तैयार
ककया गया तलपट कहा िाता है और यह सवज श्रेि तलपट मािा िाता है ।
TRIAL BALANCE OF ..................AS ON ---------
Name of Account L.F. Debit Balance Credit Balance

Rs. Rs.
अभ्यास क्रमांक 14 सी
तलपट का योग और उचन्खत खाता :- तलपट में खाता वही के सभी खातों के िेष नलखिे के पिात इस के
डेनबट एवं िमा िेष का अलग अलग योग ककया िाता है िो कक एक समाि होता है । दोिों ओर का योग
बराबर होिे पर समान्खयत: यह मािा िायेगा कक खाता वही में कोई गनणतीय अिुध्दी िहीं है । यकद कोई
अतर पाया िाता है तो िाँैाच करते हुए गलती को दुर करिे के नलये कोनिि की िाती है। यकद अिुध्दी
का कारण मालूम िही चलता है तो तलपट में उचन्खत खाता खोला िाता है और डेनबट / िमा िेष निस
ओर का योग कम है रानि नलखी िायेगी । भनवष्य में गलती मालूम चलिे पर उचन्खत खाता का िेष के
साथ समायोिि करते हुए संिोिि प्रनवनि की िाती है ।
Trail Balance of ............... as on........

Name of Accounts L.F. Debit Amount Credit Amount
Rs. Rs.
Capital A/c -----
Bank A/c -----
Purchases A/c -----
Wages A/c -----
Carriage Inward A/c ------
Sales A/c -----

53
Cash A/c -----
Furniture A/c -----
Opening Stock A/c -----
Salaries A/c ------
Discount A/c -----
Debtors A/c -----
Creditors A/c ----
Intrest A/c -----
Drawings A/c -----
Suspence A/c (If difference ----
between Total of Dr &Cr
side)
Total ------ -----
तलपट से प्रकट िही होिे वाली अिुध्दीयां :- तलपट लेखा की गनणत गनणतीय िुध्दता की िाँैाच करिे
के नलए तैयार ककया िाता है यकद इसके डेनबट एवं िमा िेष के योग बराबर है तो सामान्खयत: यह मािा
िायेगा की लेखा में कोई गलती िहीं है लेककि कफर भी कई इस प्रकार की अिुध्दीयां होती है िो तलपट
के योग नमलिे के पिात भी प्रकट िही होती है अथाजत तलपट ित प्रनतित िुध्दता का प्रमाण िही होता
है । तलपट से प्रकट िही होिे वाली अिुध्दीयां निम्नाककं त होती है :-
1. नसध्दांनतक अिुध्दीयां
2. क्षनतपूरक अिुध्दीयां
3. भूलचूक की अिुध्दीयां
नहसाब की अिुध्दीयां
1.नसध्दांनतक अिुध्दीयां :- यकद ककसी लेिदेि का लेखा करिे में लेखांकि के नियमों का पालि िही ककया
गया है तो इसे अिुध्दी तलपट से प्रकट िही होती है । िैसे फिीचर खरीदा गया लेककि इस का लेखा
क्रय खाता में ककया गया , माल का अहरण ककया गया लेककि लेखा नबक्रय खाता में कर कदया गया
इत्याकद । इस प्रकार की गलतीयों को नसध्दानतक अिुध्दीयां कहा िाता है ।
Purchases A/c Dr. ----

54
To Cash /Party's A/c -----
(Purchased furniture)
Drawings A/c Dr. ----

To Sales A/c -----
(Drawn goods for domestic use)
अभ्यास क्रमांक 15 बी
क्षनतपूरक अिुध्दीयां :-व्यापारीक लेिदेिों का ििजल में प्रारंनभक लेखा करते समय या खाता वही में
खतौिी करते समय कु छ इस प्रकार की गलतीयां हो िाती है िौ आपस में एक दुसरे की कमी को दुर कर
देती हैं । निससे तलपट के योग पर कोई प्रभाव िही होता है अथाजत योग बराबर ही रहता है । िैसे
500/- रूपये का माल बेचा गया निसका लेखा माल खाता में 50/- रूपये से ककया गया , और 500/-
रूपये का फिीचर खरीदा गया निसका लेखा फिीचर खाता में ककया गया । या दोिों लेिदेि का प्रारंनभक
लेखा 500/- से ककया था लेककि खाता वही में खतौिी के समय दोिों खतैािी 50/- रूपये से की गई ।
इस प्रकार की गलतीयों को क्षनतपूरक अिुध्दीयां कहा िाता है ।
भूलचूक की अिुध्दीयां :- यकद ककसी लेिदेि का लेखा प्रारंनभक लेखा की पुस्तक अथवा ििजल में िही
ककया िाता है तो तलपट पर उसका कोई प्रभाव िही पडता है क्योकक ऐसे लेिेदेि के डेनबटऔर िमा
दोिों पक्षों का लेखा होिे से रह िाता है या लेिदेि का लेखा ककया िाता है लेककि दोिों पक्षों में रानि
गलती नलख दी गई है । इस प्रकार की गलतीयों भूलचूक अिुध्दीयां कहा िाता है ।
नहसाब की अिुध्दीयां : िब ककसी व्यापारी लेिदेि का प्रारं नभक वाउचर बिाते समय िोड बाकी या
गुणा से संबंिीत गलती हो िाती है तो लेिदेि का प्रारंनभक लेखा गलत रानि से ककया िायेगा । इस
गलती का वास्तव में व्यापार की लेखा पुंस्तकों में कोई प्रभाव िही होता है लेककि व्यापार की नवत्तीय
नस्थनत पर प्रभाव हो िाता है । इस पकार की अिुध्दीयों को नहसाब की अिुध्दीयां कहा िाता है ।
अंनतम लेखे /खाते :-लेखा अवनि की समाप्ती के पिात व्यापारी ददारा खाता वही के खातों के िेष के
आिार पर तलपट तैयार ककया िाता है । तलपट अंनतम लेखे का भाग िही होती है बनल्क तलपट के
आिार व्यापार के अंनतम लेखे तैयार ककये िाते है । व्यापार का मूल उद्देि लाभ कमािा होता है एक
निनित अवनि में व्यापार के लाभ एवं हानि और व्यापार की नवत्तीय नस्थनत को िाििे के नलए दो

55
नववरण व्यापार एव लाभ हानि खाता और नस्थनत नववरण / तुलि पत्र तैयार ककये िाते है निन्खहें
सामूनहक रूप से अंनतम खाते कहा िाता है ।अंनतम खाते में निम्नाककं त सनलमनलत है -
1. व्यापार खाता
2. लाभ हानि खाता
नस्थनत नववरण /तुलि पत्र
व्यापार खाता :- एक निनित अवनि में व्यापारी ददारा खरीदे गये माल और उस से संबंनित प्रत्येक व्यय
, माल का नवक्रय और अवनि के अंत में बचे िेष माल की रकम से अनिक है या कम यह िाििे के नलए
व्यापार खाता तैयार ककया िाता है यकद नवक्रय एवं िेष माल की रकम माल क्रय की रानि और व्यय से
अनिक है
तो व्यापार में सकल लाभ होता है, यकद उसका उलटा है तो व्यापार में सकल हानि होती है ।
वषज के प्रारंभ में व्यापारी के पास िो माल बचता है उसे प्रारंनभक स्टॉक कहा िाता है । व्यापार
खाता बिाते समय प्रारंनभक स्टॉक का मूल्य क्रय की रानि में िोडा िाता है । व्यापार खाता में क्रय में से
क्रय वापसी और नवक्रय में से नवक्रय वापसी की रानि को घटाया िाता है । इस खाता में प्रत्यक्ष व्यय के
रूप में मिदूरी ,आवक डु लाई ,चुंगी इत्याकद को क्रय के साथ नलया िाता है ।
इस के आिार पर सकल लाभ या सकल हानि को लाभ हानि खाते में हस्तानत्रत ककया िाता है
।
अभ्यास सं्या16 बी
लाभ- हानि खाता :-व्यापार का िुध्द लाभ या िुध्द हानि िाििे के नलए लाभ हानि खाता तैयार ककया
िाता है इसमें सकल लाभ या सकल हानि व्यापार खाता के आिार पर नलखी िाती है । सकल लाभ
उसके िमा पक्ष / सकल हानि इसके िाम पक्ष की ओर दिाजयी िातीैे है । इसके पिात व्यापार के व्यय
खातों का िेष इसके डेनबट पक्ष में और आय खातों का िेष इसके िमा पक्ष में नलखा िाता है । दोिों ओर
का अलग अलग योग करते हुए व्यापार का िुध्द लाभ या िुध्द हानि ज्ञात की िाती है । यकद इसके िमा
पक्ष का योग अनिक होता है तो व्यापार में िुध्द लाभ होगा और डेनबट पक्ष का योग अनिक होता है तो
िुध्द हानि होगी िुध्द लाभ या िुध्द हानि को नस्थनत नववरण में ले िाया िाता है ।
नस्थनत नववरण /तुलि पत्र :- व्यापार का लाभ हानि ज्ञात करिे के पिात व्यापारी अपिे संपूणज व्यापार
की आर्थजक नस्थनत िाििा चाहते है । व्यापार की आर्थजक नस्थनत िाििे के नलए एक नववरण तैयार
ककया िाता है निसमें व्यापार की समस्त संपतैीयों एवं दानयत्वों को दिाजया िाता है । इस नववरण के
दो भाग होते है बायी ओर के भाग में दानयत्वों और दहीिे ओर के भाग में संपत्तीयों को बताया िाता

56
है। लाभ हानि खाते के आिार पर ज्ञात ककया गया िुध्द लाभ दानयत्व पक्ष में पुंिी के साथ िोडा िाता
है । यकद व्यापार में िुध्द हानि हुई है तो पुंिी में से घटाई िायेगी इसके दोिों पक्षों का योग बराबर
होता है ।

57
UNIT MODULE NO. 02
ELEMENTS OF BOOK KEEPING
Elements of Book Keeping

Lesson No. 1(a)
Book- Keeping is an art and science of recording the business

transactions in a set of books.
Every business involves exchange of goods or services. A trader or a

businessman purchases and sells goods and services with a view to make
profit that means any businessman or a concern deal with other parties in
exchange of goods or services. Such dealings in business are called as
business transactions. The transactions may be made either on cash or credit
basis The business transactions include purchase of goods/services, sale of
goods or services, payments, receipts etc. In a business transactions are
numerous. All the details of these transactions may not be remembered by
businessman. Further the business transactions take place daily throughout
the accounting year Therefore it is very necessary to keep a detailed record of
such transactions. The record of such transactions should be systematic, so
that it may render valuable information to the owner of the business.
Bookkeeping is such a system by which the business transactions are
recorded systematically in a set of books
Objects of Book keeping.
The objects of Bookkeeping are as under: -

1) To ascertain the amount of profit or loss sustained during the year.
2) To ascertain the amount of capital in the business.
3) The businessman will know the amount of his assets and liabilities in the
business on a particular date.
4) To know the amount due to his creditors at any time and amount due to
him from each of his customers at any time.
5) He will know the cash balance, bank balance, his stock of goods on hand
on any date.
6) To know the amount of profit or loss made on and to ascertain the amount
of liability by way of various taxes payable to the government.
In conclusion, the object of book-keeping is to have a permanent

record of all business transactions and to show the effect of each transaction
and the combined effect of all the transactions upon the financial position of
the business.
What is Accounting?
Accounting is a wider concept, which includes bookkeeping. Book

keeping is the recording aspect of Accounting. Accounting is the act of
recording, classifying and summarizing transactions of an enterprise and
ZONAL RAILWAY TRAINING INSTITUTE, BHUSAWAL

ACCOUNTS FACULTY
15
UNIT MODULE NO. 02
interpreting the result thereof. Accounting involves not only maintaining
records but it also involves balancing of accounts, interpreting the balances,
preparation of summaries, drawing conclusions from the summaries,
ascertaining the results of financial transactions etc. Book keeping is an
essential part of accounting.
Accounting has been defined as, "the art of recording, classifying and
summarizing in a significant manner of all the business transactions and
events and interpreting the results thereof for a particular period."
Objects of Accounting
The primary object of Accounting is to enable a businessman or business

concern to know the following information accurately and with minimum time
and effort: -
1) The amount of profit earned or the amount of loss suffered during the
accounting period.
2) The amount of his capital in the business.
3) The amount of his assets, liabilities in the business on any particular date
i.e. what he owns, what he has to receive from others and what he owes to
others.
4) To know the amounts due to others (his creditors) at any time.
5) To know the amount of profit or loss how he had made.
6) His cash balance and bank balance on a particular date.
7) Stock of goods he has in hand.
Systems of Accounting
There are various methods of maintaining accounts. Businessman

adopts any one of the following methods for their accounts suited for
business: -
1. Indian System: - Since time immemorial, the Indian trades have been
keeping the accounts of their business. The businessmen write their
accounts in vernacular of Indian languages like Hindi, Marathi etc. The
accounts are written in the long account books called “Bahis” and the
system is known as “Bahikhata”. This system is mainly known as Mahajani
System. It is based on the principle of the Double Entry System as this
system also adopts principle of debit and credit.
2. English System: - The organizations, which undertake large-scale

economic activities, prefer to adopt the English system for maintaining the
accounts. The system is further classified as, (a) Single Entry System (b)
Double Entry System.
a) Single Entry System: - Really speaking this is not a system at all.
This is a system in which double entry system is adopted in an
ACCOUNTS FACULTY
16
UNIT MODULE NO. 02
incomplete way. Only cash accounts and personnel accounts are
maintained in this system and impersonal accounts are ignored.
This is not a reliable system, since lack of double aspects of
transactions does not assure correctness of accounting.
b) Double Entry System: -The Double Entry System of Book-keeping

is the most satisfactory and a scientific system of maintaining the
accounts of the business. Really speaking it is a complete, accurate
and perfect system of accounting, which records both the aspects
of each transaction. Every transaction has two aspects just as there
are two parties to every contract or agreement.
3. Cash System: -This system is based on the principle that all transactions
are cash transactions and credit transactions have no place in this system.
The importance is given to cash receipts and cash payments and non-cash
transactions are not at all recorded in the books, even if credit transactions
have taken place. They will not be recorded unless they are converted into
cash transactions. This is not a complete system of bookkeeping and
therefore not adopted by the business concerns.
Lesson No. 1(b)
Double entry system of Book keeping
It involves writing up of accounts in a set of books. Accounts are record of

facts relating to business transactions. Double entry system of book keeping
denotes that every business transaction has two fold effects. There can not be
business transaction unless it has effect on two accounts or parties. When a
businessman gives some thing he gets something else in return of that. In
other words one account receives the benefit whereas the other account gives
benefit. In short, the following are the main features of double entry system of
book keeping: -
1) Every business transaction has two fold effect and an account has two
sides for recording that effect
2) One account is the receiver of benefit and other one is giver of the benefit.
It must be noted that amount of benefit received by one account is

equal to the amount of benefit given by the other party. This enables us to
record two effect of any business transaction.
GLOSSARY OF ACCOUNTS TERMS:-

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 02
Purchases: - The goods bought for resale or manufacture and resale are called
purchases. These may be classified as -
I) Cash purchases - When goods are purchased and payment is made on

the spot, the purchases are said to be 'Cash purchases'.
II) Credit purchases - When goods are purchased and payment is postponed
to some future agreed date, the purchases are said to be 'Credit
purchases'.
Sales: - The goods sold by a business are called sales. The sales may be
classified as -
I) Cash sales - When the goods are sold and payment is received
immediately, the sales are said to be 'Cash sales'.
II) Credit sales - When the goods are sold and it is agreed to receive the
payment on some other future date, the sales are said to be 'Credit
sales'.
Transaction: - A transaction is an exchange of money or money's worth between

two parties. It involves transfer of goods and services for money or money's worth
between two or more persons or parties. E.g.) Purchase and sales of goods for
cash or on credit cash payments, purchase and sale of asset, payment of salary
and wages etc.
Drawings: - Drawing is the total amount withdrawn by a trader from his business
for meeting personal expenses. Trader becomes a debtor of business by the
amount withdrawn by him. The drawings may be in cash or in kind.
Capital: - Capital is the total amount invested in business. The capital of a

business is the claim of the owner to the business.
In accounting sense, capital is the excess of assets over liabilities. The

equation will be capital = Assets - liabilities.
Liabilities: - Debts owned by a person or businesses are called liabilities.

Liabilities represent the total amount payable to the creditors. Debts arise due to
purchase of goods for which payment is not made at the time of purchase. Taxes
payable to Government and expenses which are unpaid are also liabilities.
Lesson No. 2
Entry: - means recording of two-fold effect of the transactions. The entry has to
be passed for recording the transactions for purchase or sales of goods, for
receipts and payment of cash and for each adjustment. It forms the very basis for
writing the books of accounts.
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 02
Account: -An account is the summarized record of transactions effecting one

person, one kind of property and possession, and one class of gains or losses
Debtor: - A person, who owe us something.
Creditor: -A person, to whom we owe something.
Goods: -The form goods are used for the article or things in which a trader
trades. Example-Furniture is goods for a trader who does the business of
furniture but not for a general merchant.
Assets: -Property of every description owned by a business or a businessman is

called as assets.
The Rules for Debit and Credit
Under Double Entry System of accounting, both the aspects of the

transaction are recorded. The two aspects involve, receiving of values and giving
of values of each transaction. The two aspects are distinguished in terms of Debit
and Credit. Every account is capable of receiving and giving values. It is debited,
when it receives benefit and it is credited when it gives benefit. Hence, the rule is:
“Debit the account that receives the benefit and Credit the account that
gives the benefit.”
Every transaction affects at least two accounts. When one account

receives the benefit of certain value, another account gives the benefit of the
same value. Hence the rule is:
“Every debit must have a corresponding credit and every credit must
have corresponding debit”
The rules of Debit and Credit for different types of accounts are given
below:
1) Personal Accounts:“Debit the receiver and Credit the giver.”
For example: If cash is paid in Bank, debit the Bank Accounts

the Bank is receiver of the benefit. If cash is received from
Bank, credit the Bank Accounts it is the giver of the benefit.
2) Real Accounts: “Debit what comes in and Credit what goes out.”

ACCOUNTS FACULTY
19
UNIT MODULE NO. 02
For example: When machinery is purchased, debit the
Machinery Account as it comes in the business. When goods
are sold out, credit the Goods Account as the goods are going
out.
3) Nominal Accounts: “Debit expenses and losses and Credit gains or incomes”
For example: If rent is paid, debit the Rent Account, as it is an

expense. If a Bad Debt occurs, debit the Bad Debt Account, as it
is a loss. If commission is received, credit the Commission
Account, as it is a gain.
Lesson No. 3(a)
The JOURNAL or BOOKS OF ORIGINAL ENTRY
Introduction: -The Double Entry System of Bookkeeping provides a basic

framework for analysis of business transactions. If the accounting process is to
generate valuable information, the transactions, which have taken place during
the accounting period must be recorded in a systematic manner. Hence the
business transactions are recorded in financial books or books of accounts.
Accounting Cycle and Books of Accounts
The process of accounting cycle consists of the following steps: -
1. Analysis of transactions from source of documents.

2. Journalizing of transactions.
3. Ledger Posting.
4. Balancing of each ledger account.
5. Preparation of a Trial Balance
6. Recording of adjustment entries.
7. Posting of adjustment entries.
8. Recording of closing entries.
9. Preparation of financial statements
Source Documents: - Every business transaction is recorded in the books of

accounts on the basis of some documentary evidence which is called as a source
document or supporting document or business paper or voucher. It is the first
record prepared for a business transaction. The source document shows the
date, the amount, the nature of business transaction and the persons involved in
its preparation. Following are some of the source documents: -
1. Cash Memos: -The document results from a cash transaction. When goods
are sold for cash, the business unit receives cash and gives cash memos
which provide detailed information about the transaction. Cash transactions
are recorded in the books of accounts on the basis of cash memos.
ACCOUNTS FACULTY
20
UNIT MODULE NO. 02
2. Bill or Invoice: -This document is prepared when business transactions are

regarding purchase or sale of goods on credit. The invoice gives details of the
transaction. The original invoice is sent to the customers who record
purchases on this basis.
3. Receipt: - The document is an acknowledgement of money. It is prepared in

duplicate or with counterfoil. The original copy is given to the person who pays
money. The duplicate copy or the counterfoil is the basis of record. It is
signed by a responsible person in the office of the businessman who receives
the cash.
4. Cheque:- It is an instrument in writing signed by the drawer directing the bank

to pay a certain sum of money to or to the order of a third person or to the bearer.
1. Pay-in-Slip: -This slip is used for deposing money in a bank.

Counterfoil of the slip gives the deposits made.
2. Debit Note and Credit Note: -Debit note indicates that a debit has
been given in our books of accounts to the personal account to
which it has been sent.
Credit note is a document, which indicates to the businessman, to

whom it is given that his account has been credited in our books of
accounts.
Meaning of Journal: - A Journal is a book of “Original entry” or

“Primary entry”. It is a book of daily record. First of all the business transactions
are recorded in the “Journal” and subsequently they are posted in the “Ledger”. A
Journal is divided into various books know as “Subsidiary Books” .To study
“Book-keeping” one must learn first how to journalise the transactions. To
journalise the transactions means to record the two-fold effects of a transaction in
terms of debit and credit. This has to be done by observing the rules of debit and
credit.
Features of a Journal: -
1. It is a book of prime, original and first entry.

2. It records transactions in a systematic manner.
3. It analyses the transactions into their debits and credits.
4. It is a gateway to the Ledger.
Utility of a Journal: -

ACCOUNTS FACULTY
21
UNIT MODULE NO. 02
A Journal is needed for the following reasons: -
1. It contains a record of various transactions that take place every day.

2. It provides a complete record of transactions as both the aspects of
transactions are recorded at one place.
3. Since narration of a transaction is written in the Journal, there is no need
to give an explanation in the Ledger.
4. It facilitates cross checking of transactions.
5. Since transactions are recorded in the Journal, there is no need to post the
transactions to the Ledger immediately.
6. From the legal point of view also a Journal becomes necessary. Courts
recognize the journal as evidence in approving or disapproving claims.
7. It helps to locate and prevent errors
Lesson No. 3(b)
Form of a Journal
Date Particulars Voucher No. L.F. Debit Credit

Rs. Rs.
Explanation of the form of Journal: -
1. Date Column: In this column, the date of the transaction is written. The
year is also written in the beginning of the page.
2. Particulars Column: -This column is the most important column. Before

the details are written in this column, the bookkeeper decides as to what
accounts are affected and which account is to be debited and which
account to be credited. The account to be debited is written on the first line
just near the date column. On the same line the word “Dr” is written
against the account to be debited. After that, on the second line the
account to be credited is written.The name of this account should be
preceded by the word “To” and while writing on the second line a little
space should be left from the date column.
On the third line, a brief description of the transaction is written which is

known as “Narration”. Such a narration should be written in between the date
line and the folio line. It should not cross these two lines on either side.
A thin line should be drawn between each transaction across the page
from the date column to the foil column immediately below the journal entry.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 02
3. Voucher No.: - In this column, serial number of the source voucher or
document is written.
4. Ledger Folio: - While recording the transactions nothing has to be written

in this column. The journal entries are required, to be posted to the debit
and credit of accounts in the Ledger. At that time, the page number of the
ledger on which the two accounts appear are entered in this column.
5. Debit Amount Column:-In this column, the amount of transaction is

written against the word “Dr” in particulars column on that line.
6. Credit Amount Column: - In this column, the amount of transactions

written against the name of the account credited On that line. –
At the end of each page of a journal the debit and credit amount
columns are totaled up and the total of the debit and credit amount
columns must be equal, as the amount debited and credited are equal
for every transaction. These totals are carried forward to the next page.
THE LEDGER
A Ledger is the principal or final book of accounts. A Journal is meant

for passing the entries of business transactions. It facilitates posting of
transactions to respective ledger accounts. All the entries made in the journal
must be posted into the Ledger.
A group of accounts is knows as a Ledger. The Ledger is the main

book of accounts, it contains an account for each asset, liability,
proprietorship, revenue and expense account. The Ledger contains the same
information as the journal. However, in the journal each transaction is
completely recorded as a unit. The entire effect of a transaction completely
recorded at one place in the Ledger. The Ledger where it is accumulated
includes all the basic accounts needed for the preparation of the financial
statements.
A businessman cannot get information about the transactions from the

Journal. For example, the amount receivable from debtors, the amount
payable to creditors, total payments on any head of expenditure etc. In order
to get information about the above, a Ledger has to be maintain.
In conclusion, the Ledger helps to achieve the following results:-
1. All personal accounts would show how much money is payable to

creditors and receivable from debtors.
2. The real accounts would show the value of assets and properties.
3. The nominal accounts would show the sources of income and the amount
spent various heads of expenses.
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 02
Example: - Journalize the following transactions in the Books of Gupta

Brothers: -
Lesson No. 3(c)
1st July 1999 Started Business with cash Rs. 50,000.

2nd July 1999 opened an account with the Dena Bank Rs. 500.
3rd July 1999 Purchased goods for cash Rs. 10,000.
4th July 1999 Purchased furniture for cash Rs. 1000
5th July 1999 sold goods Rs. 280.
6th July 1999 sold goods on Credit to Mahesh Rs. 500
7th July 1999 purchased good on Credit from Rahim Rs. 3800
8th July 1999 paid wages Rs. 160
9th July 1999 received cash on account from Mahesh Rs. 300
10th July 1999 Paid cash on account to Rahim Rs. 2500
11th July 1999 Withdraw cash for personal use Rs. 350
12th July 1999 received commission Rs. 70
13th July 1999 purchased goods from Govind & Sons on Credit Rs. 1280
14th July 1999 Paid rent Rs. 700
15th July 1999 returned goods to Govind & Sons Rs. 480
Date Particulars L.F. Debit Rs. Credit Rs.
st
1 July 99 Cash A/c Dr. 50,000
To Capital A/c 50,000
(Being business started with
cash)
2nd July 99 Bank A/c Dr. 500
To Cash A/c 500
(Being opened an account with
Dena Bank)
3rd July 99 Goods A/c Dr. 10,000
To Cash A/c 10,000
(Being goods purchased for
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 02
cash)
4th July 99 Furniture A/c Dr. 1000
To Cash A/c 1000
(Being furniture purchased for
cash)
5th July 99 Cash A/c Dr. 280
To Goods A/c 280
(Being goods sold for cash)
th
6 July 99 Mahesh’s A/c Dr. 500
To Goods A/c 500
(Being goods sold on credit to
Mahesh)
7th July 99 Goods A/c Dr. 3800
To Rahim’s A/c 3800
(Being goods purchased from
Rahim on credit)
8th July 99 Wages A/c Dr. 160
To Cash A/c 160
(Being wages paid)
th
9 July 99 Cash A/c Dr. 300
To Mahesh’s A/c 300
(Being cash received)
th
10 July Rahims A/c Dr. 2500
99 To Cash A/c 2500
(Being cash paid)
th
11 July Drawings A/c Dr. 350
99 To Cash A/c 350
(Being cash withdrawn)
th
12 July Cash A/c Dr. 70
99 To Commission A/c 70
(Being commission received)
th
13 July Goods A/c Dr. 1280
99 To Govind & Sons A/c 1280

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 02
(Being goods purchased on
credit)
14th July Rent A/c Dr. 700
99 To Cash A/c 700
(Being rent paid)
th
15 July Govind & Sons A/c Dr. 480
99 To Goods A/c 480
(Being goods returned)
Grand 71920 71920
Total
Example No. 2 Journalise the following transactions in the books of

Shri Anil Kumar.
1st Sept. 2000 Started business with cash Rs. 20,000, Goods Rs. 2000, Land
& Building Rs. 18000
2nd Sept. 2000 Purchased goods from Ibrahim on credit Rs. 5000
3rd Sept. 2000 Opened an Bank account with State Bank of India Rs. 500
4th Sept.2000 Sold goods for cash Rs. 640
5th Sept. 2000 Returned goods to Ibrahim Rs. 525
6th Sept.2000 Purchased goods for cash Rs. 3000
7th Sept.2000 Paid cash to Ibrahim on account Rs. 2000
8th Sept.2000 Sold goods on credit to Suresh Rs. 700
9th Sept.2000 Paid commission Rs. 80
10th Sept.2000 Returned goods by Suresh Rs. 100
11th Sept.2000 Burnt goods by fire Rs. 200
12th Sept.2000 Received cash from Suresh in full settlement of his account.
13th Sept.2000 Purchased stationary Rs. 50
14th Sept.2000 Given goods in charity Rs. 120
15th Sept.2000 Deposited into Bank Rs. 1500

1st Sept 99 Cash A/c Dr. 20000
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 02
Goods A/c Dr. 2000
Land & Buildings A/c Dr. 18000
To Capital A/c 40,000
(Being business started with
cash, goods, L & B)
2ndSept 99 Goods A/c Dr. 5000
To Ibrahim’s A/c 5000
(Being goods purchased on
credit)
3rdSept 99 Bank A/c Dr. 500
To Cash A/c 500
(Being an account opened with
SBI)
4thSept 99 Cash A/c Dr. 640
To Goods A/c 640
(Being goods sold for cash)
th
5 Sept 99 Ibrahim’s A/c Dr. 525
To Goods A/c 525
(Being goods returned to
Ibrahim)
6thSept 99 Goods A/c Dr. 3000
To Cash A/c 3000
7thSept 99 Ibrahim’s A/c Dr. 2000
To Cash A/c 2000
(Being cash paid to Ibrahim)
8thSept 99 Suresh’s A/c Dr. 700
To Goods A/c 700
(Being goods sold on credit)
9thSept 99 Commission A/c Dr. 80

To Cash A/c 80
(Being commission paid)

ACCOUNTS FACULTY
27
UNIT MODULE NO. 02
10thSept99 Goods A/c Dr. 100
To Suresh’s A/c 100
(Being goods returned by
Suresh)
11thSept99 Loss by fire A/c Dr. 200
To Goods A/c 200
(Being goods burnt by fire)
th
12 Sept99 Suresh’s A/c Dr. 600
To Cash A/c 600
(Being cash paid in full
settlement of Suresh’s account)
13thSept99 Stationary A/c Dr. 50
To Cash A/c 50
(Being stationary purchased)
14thSept99 Charity A/c Dr. 120
To Goods A/c 120
15thSept99 Bank A/c Dr. 1500
To Cash A/c 1500
(Being cash deposited)
Grand Total 56015 56015
Example ;- Journalise the following transactions in the Journal of ---------
i) Purchased motor-car for cash Rs. 150000

ii) Paid premium of life polity Rs. 460
iii) Paid premium to General insurance company Rs. 740
iv) Burnt goods by fire Rs. 300
v) Ashok became insolvent and received cash Rs. 2000 on account
balance Rs. 5000
vi) Purchased goods worth Rs. 5000 to 10% discount to Rahim
vii) Sold goods worth Rs. 1000 on 10% discount
viii) Received cash Rs. 4455 from Rahim and allowed discount to us.
ix) Paid Rs. 6930 to Govind and received discount Rs. 70
ACCOUNTS FACULTY
28
UNIT MODULE NO. 02
Journal of ______________
i) Motor - Car A/c Dr. 150000
To Cash A/c 150000
(Being purchased motor car)
ii) Drawing A/c Dr. 460
To Cash A/c 460
(Being paid LIC premium)
iii) Insurance Premium A/c Dr. 740
To Cash A/c 740
(Being insurance premium paid)
iv) Loss by fire A/c Dr. 300
To Goods A/c 300
(Being goods burnt by fire)
v) Cash A/c Dr. 2000
Bad Debts A/c Dr. 3000 5000
To Ashok’s A/c
(Being received cash from Ashok
and he became insolvent)
vi) Goods A/c Dr. 4500
(Being goods purchased on 10%
discount)
vii) Cash A/c Dr. 900
To Goods A/c 900
(Being sold goods on 10% dis.)
viii) Cash A/c Dr. 4455

Discount A/c Dr. 45

ACCOUNTS FACULTY
29
UNIT MODULE NO. 02
(Being received cash and
allowed discount)
ix) Govind’s A/c Dr. 7000
To Cash A/c 6930
To Discount A/c 70
(Being cash paid & received dis.)
Classification of Accounts.
The ledger accounts may be classified as under: -
1) Personal Accounts
2) Impersonal Accounts a) Real or Property Accounts.

b) Nominal or Fictitious Accounts.
1) Personal Accounts: -Personal accounts are the accounts of

individuals, firms, private and limited companies, local authorities,
associations with whom businessman deals. A separate account is
maintained for every person or a firm or a company. Examples Mr.
Anil's Account, Bank of India Account, Govt. of Maharashtra Account,
Grasim Industries Account, Rotary Club Account etc. These accounts
may be of creditors, debtors, banker etc.
2) Impersonal Accounts: These are the accounts, which relate to other

than persons. These are again further divided into two types, viz.:
A) Real Accounts: -Real accounts are the accounts of properties,

assets or the possession of the businessman such as Plant & Machinery A/c,
Motor Car A/c, Cash A/c, Furniture A/c etc. A separate account is maintained for
each class of asset or property. Real accounts may assume the following two
forms:
i) Tangible Real Accounts: -These accounts consists of assets and

properties which can be seen, touched, felt and measured such as
Cash, Buildings, Goods Furniture, Machinery etc.
Ii) Intangible Real Accounts: -These accounts consists of assets and

properties which cannot be seen, touched, felt but they are capable of
measurement in terms of money such as Goodwill, Patents, Trade
Marks etc.
ACCOUNTS FACULTY
30
UNIT MODULE NO. 02
c) Nominal Accounts: - These are the accounts of expenses or

losses and incomes or gains such as Interest A/c, Discount A/c,
Rent A/c, Charity A/c etc. These accounts are called fictitious
accounts, as they do not represent any tangible assets. A separate
account is maintained for each head of expenses or losses and
incomes or gains.
Difference between Real Accounts and Nominal Accounts

Real Accounts Nominal Accounts
1. These are the accounts of assets 1.These are the accounts of expenses,
and properties losses or income and gains.
2. They represent something 2.They do not represent anything
tangible or real asset. tangible or real.
3. Real Accounts represent assets, 3.They do not continue year after year.
which continue year after year They appear in the accounts of the
until they are sold of. year in which they are incurred.
4. At the end of the year, the balance 4.At the end of the year, the balance of
of a Real Account is shown in the the Nominal Account is transferred to
asset side of the Balance Sheet. Profit and Loss Account.
Notes:
1. Bank Account is not a real account. It is a personal account since it is the

account of some banking company.
2. Some of the accounts are impersonal in name but they are personal. For
example, Capital Account and Drawings Account are personal accounts of
proprietors of business.
3. Outstanding expenses or incomes, though nominal in nature, are really

personal accounts.
Special Transaction:
Lesson No. 5(a)
Discount
ACCOUNTS FACULTY
31
UNIT MODULE NO. 02
Discount may be of two kinds :-
1) Cash Discount 2) Trade Discount
1) Cash Discount
It is an allowance to the debtor to recover the debts earlier. It is allowed
in order to induce the debtor to make the payment immediately or within a
stipulated period. Obviously, a cash discount is allowed when payment is
received and a cash discount is received when the payment is made if a cash
discount is given to debtor, the amounts are recovered immediately. A
businessman prefers to give a cash discount to debtors instead of borrowing
money from a bank at a higher rate of interest. Again, there is no fear of bad
debt if the amount is recovered early. The debtors also make the payment
earlier to obtain the advantage of a cash discount. Discount allowed is a loss,
while when it is received is a gain to the business. Hence it appears in the
books of accounts.
2. Trade Discount
It is an allowance given by a wholesaler or manufacture to a retailer in
order to retailer to sell the articles at list or print price and earn a reasonable
margin of profit. The amount of Trade Discount is deducted from the invoice.
Therefore it has no connection as to the receipt of cash and payment of cash.
Hence the trade discount does not appear in the books of accounts.
Lesson No. 5(b)
Bad – debts
When a customer is declared insolvent and the amount due is
irrecoverable, Bad debts accounts are debited and the customer’s account is
credited for unrealized amount.
Lesson No. 5(c)
Loss of Goods by fire

ACCOUNTS FACULTY
32
UNIT MODULE NO. 02
When goods are damaged by fire, the loss should be debited to loss
by fire account and credited to Goods account. If any part of the loss is
recoverable from the insurance company, the insurance company’s account is
debited and loss by fire account is credited.
Expenses on the Purchases of Assets

All the expense in connection with purchase of assets increase the cost
of asset. Hence the asset account is debited and the cash account is credited.
Debt should not be given to the expenses account.
Premium of Life Policy

Insurance premium paid on a life policy of the proprietor should be
debited to the Drawings Account and Credited to Cash A/c.
Lesson No. 6(a)
Subsidiary Books
Sub Division of Journal :-
In earlier times, the volume of business was small and number of
transactions very few, Journal as a book of accounts was convenient. But with
the growth of business, the number of transactions increased manifold and
the need was felt to have a better method of recording business transactions.
Therefore, in order to meet the requirements of modern business, the original
journal is divided into the following :-
1. Purchases Books
2. Sales Book
3. Purchases return book / return outward book
4. Sales return book / return inward book
5. Cash book
6. Bills receivable book
7. Bills payable book
8. Journal proper
The documents which are used as the evidence or basis of writing the
various Journals.

ACCOUNTS FACULTY
33
UNIT MODULE NO. 02
Subsidiary Journal Document used as the basis
1. Purchases book Inward invoice
2. Sales Book Outward invoice
3. Purchases return book Debit Note
4. Sales return book Credit Note
5. Cash book Cash receipt, Cash memo, Cash
vouchers
Bills received duly accepted by drawee
6. Bills receivable book
Bills sent to Drawer duly accepted by
us
7. Bill payable book
Depends on the type of transaction
8. Journal proper
Lesson No. 6(b)
Purchases Book
This book is maintained to record credit purchases of goods only.
Credit purchase means the purchase of goods, without making payment on
the spot.
Ruling of the book
Purchases Book
Date Particulars L.F. Inward Invoice No. Amount Rs.
Explanation of Columns :-
1. Date: - Date of purchases is written in this column.
2. Particulars: - In this column, the names of the suppliers are entered and
also given narration.
3. L.F.: - Page number of the “ Ledger ”, on which the account of the supplier
appears, is entered in this column.
4. Journal Invoice No.: - All inward invoices are filed properly and the
consecutive number of the invoice is shown in this column.

ACCOUNTS FACULTY
34
UNIT MODULE NO. 02
5. Amount: - The net amount of purchases is entered in this column.
Ledger posting of the purchases book :-
At the end of a certain period debit “ Purchases Account ” in the Ledger
with the total of the purchases book as “ To Sundries as per Purchases Book ”
And credit the personal accounts of the suppliers with the respective amount
of purchases as “ By Purchases A/c ”
Lesson No. 6(c)
Sales Book :-
A separate book is maintained to record all credit sales of goods. The
manner of recording sales in this book is the same as in the case of
purchases book.
Ruling of sales book: -
Sales book
Date Particulars L.F. Outward Invoice Amount Rs.
No.
Explanation of the accounts: -

1. Date: - The date on which the sales took place is entered in this column.
2. Particulars: - The name of the customer is written in this column and also
given narration of transaction.
3. L.F.: - The page number of the ledger on which the customer’s account
appears is shown.
4. Outward Invoice No. :- The serial number of the invoice is entered.
5. Amount: - The net amount of sales is recorded (amount arrived at, after
deducting the trade discount from the gross value of the sales.)
Ledger posting of the sales Book: -

The personal accounts of the customers are debited with the
respective amount of the sales and sales account is credited with the total of
the sales book as “ By Sundries as per sales book .”
Lesson No. 7(a)
Purchases Return Book

ACCOUNTS FACULTY
35
UNIT MODULE NO. 02
This book is also called the “ Returns Outward Book ”. It records all
returns of goods purchased on credit. The goods purchased may be returned
for one or two of the following reasons, the goods supplied are: -
1. Not as per the sample
2. In excess of the requirements
3. Of different design and colour
4. Of inferior quality
5. Damaged in transit
6. Delayed supply
A debit note is sent to the supplier when the goods purchased from him
are returned. A debit note is a statement sent by the buyer to the supplier
stating the full details of the goods returned.
Rulings of purchase return book: -

Purchases return book
Date Particulars L.F. Debit Note No. Amount Rs.
Ledger posting of the purchases return book :-

Following two steps should be taken for posting after the transactions
are recorded in the book: -
1. At the end of the day each entry is posted to the debit side of the
respective individual account to update the account.
2. At the end of the month, the grant total of the book is posted to purchases
return account as “ By sundries as per purchases return book ”.
Lesson No. 7(b)
Sales Return Book

This book is also called as the “ Returns Inward Book ”. The book is
meant for the purpose of recording the return of goods sold on credit. Goods
sold to customers may also be returned by them if the goods supplied to them
are not upto the sample or if inferior quality or damaged etc. A credit note is
sent to the customers when we receive goods returned from them. It gives full
details of the goods returned by the customers.

ACCOUNTS FACULTY
36
UNIT MODULE NO. 02
Ruling of sales return book

Sales Return Book
Date Particulars L.F. Credit Note Amount Rs.
No.
Ledger Posting of sales return book: -

After entries of all the transactions in the sales return book following
steps should be taken to complete the posting: -
1. At the end of the day, each entry is posted to the credit side of the
respective individual account to update the accounts.
2. At the end of the month, the grant total of the book is posted to sales
return account as “ To sundries as per sales return book ”.
Lesson No. 7(c)
Journal Proper
This book is used for recording those transactions, which do not find
any place in any of the foregoing books of original entry. Such as opening
entries, transfer entries, rectification entries, adjustment entries etc.
Ruling of Journal Proper
Journal Proper
Date Particulars Voucher No. L.F. Debit No. Credit No.
Example: - Record the following transactions in the proper subsidiary

books and post ledger accounts.
1st Sept. 2000 Purchased goods from Anil Rs. 1000

2nd Sept. 2000 Sold goods to Rahim Rs. 5000
3rd Sept. 2000 Returned goods to Anil Rs. 100
4th Sept. 2000 Allowance granted to Rahim due to damage of goods Rs. 500
ACCOUNTS FACULTY
37
UNIT MODULE NO. 02
5th Sept. 2000 Sold goods to Ashok Rs. 2700
6th Sept. 2000 Purchased furniture from Mohan Rs. 700
7th Sept. 2000 Returned goods by Ashok Rs. 200
8th Sept. 2000 Burnt goods by fire Rs. 150
9th Sept. 2000 Allowance granted by Mahesh for short delivery Rs. 350
10th Sept. 2000 Purchased goods worth Rs. 2000 from Mohan on 10%
discount.
11th Sept. 2000 Sold goods worth Rs. 500 to Surendra on 5% discount.
12th Sept. 2000 Paid life insurance premium Rs. 300
13th Sept.2000 given goods worth Rs. 3000 on 5% discount from Govind.
14th Sept.2000 Purchased goods worth Rs.3000 on 5% discount from Govind.
15th Sept. 2000 Allowance granted to Surendra Rs. 95 for short delivery.
Purchases Book
Date Particulars L.F. Invoice No. Amount Rs.
1st Sept.2000 To Anil A/c 1000
10th Sept.2000 To Mohan’s A/c 1800
14th Sept.2000 To Govind’s A/c 2850
Purchased A/c Dr. 5650

Purchases Account
Date Particulars J.F. Amt. Date Particulars J.F. Amt.
Rs. Rs.
30th To Sundries as 5650
Sept per purchases
2000 book
Anil’s Account
Rs. Rs.

ACCOUNTS FACULTY
38
UNIT MODULE NO. 02
1st By Purchases 1000
Sept A/c
2000
Purchases Book
2nd Sept.2000 By Rahim’s A/c 5000
5th Sept. 2000 By Ashok’s A/c 2700
11th Sept. 2000 By Surendra A/c 475
Sales A/c Cr. 8175

Sales Account
Rs. Rs.
30th By Sundries as 8175
Sept per sales book
2000
Rahim’s Account
Rs. Rs.
2nd To Sales a/c 5000
Sept.
2000
Purchases Return Book

rd
3 Sept. 2000 By Anil’s A/c 100
9th Sept. 2000 By Mahesh’s A/c 350
Purchased A/c Cr. 450

Purchases Return Account

ACCOUNTS FACULTY
39
UNIT MODULE NO. 02
Rs. Rs.
30th By sundries as 450
Sept per purchase
2000 return book
Anil’s Account
Rs. Rs.
3rd To Purchases 100
Sept Return A/c
2000
Sales Return Book

4th Sept.2000 To Rahim’s a/c 500
th
7 Sept. 2000 To Ashok’s A/c 200
th
15 Sept. 2000 To Surendra’s A/c 95
Sales Return A/c Dr. 795

Sales Return Account
Rs. Rs.
30th To Sundries as 795
Sept per Sales return
2000 book
Rahim’s Account
Rs. Rs.
4th By Sales 500
Sept Return A/c
2000
Journal Proper
Date Particulars L. Voucher Debit Rs. Credit No.
ACCOUNTS FACULTY
40
UNIT MODULE NO. 02
F. No.
6th Sept. Furniture A/c Dr. 700
2000 To Mohan’s A/c 700
(Being furniture purchased)
8th Sept. Loss by fire A/c Dr. 150
2000 To Goods A/c 150
13th Charity A/c Dr. 100
Sept. To Goods A/c 100
2000
Total 950 950
Ledger Posting
Furniture Account
Rs. Rs.
6th Sept. To Mahesh’s 700
2000 A/c
Mohan’s Account
Date Particulars J.F. Amt. Date Particulars J. Amt.
Rs. F. Rs.
6th Sept. By Furniture 700
2000 A/c
Lesson No. 8
Cash Book
A cash book is one of the subsidiary books. All the cash transactions
are recorded in the cash book. It serves both purposes of being a book of
original entry as well as a ledger. Since the cash book enables the traders to
find out the daily cash and bank balance, it serves the purpose of a cash
account. Therefore, there is no need to open a separate cash account in the
ledger. Similarly, writing in the cash book saves a lot of time and labour by
enabling recording of cash and bank transactions without posting journal
entries. Hence the cash book is very useful and results in economy of time
and labour.

ACCOUNTS FACULTY
41
UNIT MODULE NO. 02
Types of Cash book

The following are the different types of cash books and a businessman
maintains a cash book as per his requirements –
1. Single column cash book
2. Double column cash book
3. Three column cash book
Lesson No. 8(a)
1. Single Column Cash book :-

The debit side of the cash book is meant for recording all the receipts
and therefore, it is known as “ Receipt Side ”. The credit side of the cash book
is meant for recording all the transactions pertaining to payment and therefore
it is known as “ Payment Side ”. After recording all the transactions in the cash
book it is balanced daily and carrying forward the balance to the next day.
Single Column
Proforma of a cash book
Cash Book
Date Particulars V.No. L.F. Amt. Date Particulars V.No. L.F. Amt.
Rs. Rs.
In order to complete the double entry of each and every transaction

that has been recorded in the cash book, posting of such transactions is to be
made to the respective ledger accounts.
Lesson No. 8(b)
2. Double Column Cash Book

The double column cash book has two columns on both the sides of the
cash book as under –
i) Cash and discount columns
ii) Cash and bank columns.
iii) Bank and discount columns.

ACCOUNTS FACULTY
42
UNIT MODULE NO. 02
However, of the three types of double column cash book, the most
common cash book used is with cash and discount columns.
Date Particulars V. L. Dis. Cash Date Particulars V. L. Dis. Cash
Rs. Rs. Rs. Rs.
No. F. No. F.
Lesson No. 8(c)
3. Petty Cash Book

A businessman who deposits all receipts into bank and makes all
payments by means of issuing cheques maintains a Petty Cash Book. This
book is maintained for recording all petty expenses as all payments cannot be
made by cheque.
Payment of coolie charges, cartage, taxi fare and such other expenses
cannot be made by issuing cheques. Therefore, Petty cash book is
maintained to record the payment of such expenses by cash.
When the amount is received from the chief cashier it is entered on the
receipt side of the petty cash book and when payments are made they are
first entered in the total column of the expenditure. At the end of certain period
the expenditure columns are totaled. The petty cashier prepares a statement
showing the summary of expenses paid and submit it to the chief cashier
passes an entry in the journal as sundry expense a/c debited and petty cash
a/c credited.
The totals of each head of expenditure are posted in the debit side of
respective accounts in the ledger so that double entry is complete.
Ruling of Petty Cash Book
Dr. Cr.
Receipts D Parti- V. Total Postage Stat- Conve- Adverti- Misc.
a culars No Amt. ionary yance sement Exps
t
e
Example : From the following particulars, prepare the petty cash book having
analysis columns –
1st Oct. 2000 Received from the chief cashier Rs. 200
rd
3 Oct.2000 Paid for postal stamps Rs. 20
th
5 Oct.2000 Paid Telephone charges Rs. 18
ACCOUNTS FACULTY
43
UNIT MODULE NO. 02
6th Oct.2000 Purchased pencils Rs. 15
7th Oct.2000 Paid for conveyance of the officer Rs. 25
9th Oct.2000 Purchased revenue stamps Rs.20
14th Oct.2000 Paid for advertisement Rs. 25
15th Oct.2000 Purchased files Rs. 15
Petty Cash Book

Rec Date Particulars V. Total Postage Telephone Stationary Conveyance Advertisement
eipts Amt.
No.
Rs. 2000 Rs. Rs Rs. Rs. Rs. Rs. Rs. Rs.
.
200 Oct 1st To Cash
3rd By 20 20
Postal
5th By Tele. 18 18
6th By 15 15
pencil
7th By 25 25
Conve.
9th By 20 20
Reve.
Stamps
14th By advt. 25 25
15th Files 15 15
138 40 18 30 25 25
16th By Bal. 62
Lesson No.9(a)&(b)
Banking Transactions
Introduction
When a trader has at his disposal an amount in excess of his
immediate requirements, he lodges the same with a banker. He opens an
account with the banker with a certain sum and is at liberty to add thereto or
withdraw therefrom amounts from time to time, as the occasion may require.
The cash so deposited with the banker is said to be on Current Account.
ACCOUNTS FACULTY
44
UNIT MODULE NO. 02
A Bank Current Account may thus be defined as a running account
between a bank and a customer. On a current account being opened, there
arises an implied undertaking that the banker will honour cheques drawn
against him by his customer as long as there are sufficient funds to the
customer’s credit, and he will not pay away any part of the moneys against
the wishes of the customer.
The advantages of opening a Current Account with a Banker are:-
(a) The money remains with the Bank in safe custody.
(b) The banker collects for his customers the amounts of all cheques, bills of
exchange, etc. paid in.
(c) If desired, the banker takes charge of the customer’s securities, collects
periodical dividends and interest thereon, and credits the same in the
current account of the customer.
(d) The banker allows the certain rate of interest on the cash placed in his
keeping.
(e) The payments by the merchant to his creditors are greatly facilitated, as
these would be made by means of Cheques, i.e. orders on the banker;
and
(f) Under certain circumstances, the banker renders financial help to his
customer by allowing him to overdraw his current account.
CHEQUES:-
On a trader wishing to discharge a debt, he signs a written order on his
banker, authorizing him to pay a certain sum of money as mentioned therein
to his creditors. This order is termed a Cheque. A Cheque may be defined as
an order addressed by a customer to his banker to pay on demand a stated
sum of money to or to the order of a specified person or to bearer.
There are three parties to a cheque:-
(1) The Drawee, i.e. the Bank on whom the cheque is drawn.
(2) The Drawer, i.e. the person who signs the order to the Bank.
(3) The Payee, i.e. the person in whose favour the cheque is made payable.
Accounting Treatment of Banking Transactions in a Cash Book:-

(!) A Cheque is received but not deposited in the Bank: Every cheque
received, so long as it is not paid into the Bank, should be treated as cash and
should be recorded in the cash column.
(2) A Cheque is received and deposited in the bank on the same day: In this
case, the amount of such a cheque should be entered on the receipt side of
the Cash Book in the bank column as “To XYZ”.

ACCOUNTS FACULTY
45
UNIT MODULE NO. 02
(3) A Cheque received on the previous day deposited into a Bank: In this
respect, a contra entry should be passed on the day on which the cheque is
deposited in the bank. It will appear in the cashbook on the receipt side as “To
Cash” bank column, and on payment side as “By Bank” Cash column.
(4) Payment by issuing a Cheque: Whenever payments are made by cheque
they should appear in the CashBook on the payment side as Party’s
Account, Expenditure Account- Bank column.
(5) Collection of interest on investment by the bank: When, the Bank collects
on investment or allows interest on deposits the credit entry of such a
collection is made in the pass book by the Bank. On receiving advice or
the passbook from the Bank, it will be entered on the receipt side of the
CashBook as “To Interest on Investment”.
(6) Bank charges and Bank commission: A Bank charges some amount for
the services rendered to the customers. The Bank makes a credit entry in
the passbook. On receiving the passbook or advice, it is entered on the
payment side of the CashBook as “By Bank Charges” or “By Commission”.
(7) Payments made by the Bank under standing instructions: As per standing
instructions, a Bank makes payment on behalf of customer, on account of
insurance premium, interest on loan taken, call money on shares, etc. On
making such payments, the Bank passes a debit entry in the passbook.
After receiving the advice or passbook, it is entered on the payment side of
the CashBook as “By Insurance Premium or By Interest or By Calls on
Shares” as the case may be.
Lesson No. 10(a)
4.Three Column Cash Book

Under this type of cash book the use of cash book is extended to record
the transactions involving discount, cash and bank alos. When the bank
transactions are numerous, instead of having a separate bank account in the
ledger to record the bank transactions bank a/c is maintained in the cash book
itself by providing bank column on each side of the cash book. As and when
discount is allowed on receipts of cash both the amounts are recorded on the
debit side whenever the discount is received on payment of cash both the
amounts are recorded on the credit side. Cash and bank account respectively
and therefore the balances are extracted at the time of closing the cash book.
But the discount column in the cash book is not treated as an account. And as
such it is not balanced. Separate discount account is opened in the ledger for
discount allowed and discount received.
Lesson No. 10(b)

ACCOUNTS FACULTY
46
UNIT MODULE NO. 02
Dat
L. Parti V Amount. Date Parti V. L Amt.
e culars . .
D Cas Ban culars No Dis Cas Ban
N is h k . F . h k
o . Rs. Rs. . Rs. Rs. Rs.
. L R
/ s.
F
Lesson No. 10(c) & 11
Example: - Enter the following transactions in the three column cash book
of M/s. Rajkumar:
1st Sept. 2000 Started business with cash Rs. 50,000
2nd Sept.2000 Opened an account with Dena Bank Rs. 500
3rd Sept.2000 Purchased goods Rs. 6700
4th Sept.2000 Remitted cash into Bank Rs. 32800
5th Sept.2000 purchased goods Rs. 10,000 and issued a cheque on 1%
discount.
6th Sept.2000 Sold goods Rs. 800 to Narendra and received a cheque for Rs.
790 in full settlement and deposited into bank on the same day.
7th Sept.2000 Paid wages Rs. 100
8th Sept.2000 Purchased furniture worth Rs. 2000 on 10% discount from
Akbar and made payment on 2 discount by cheque.
9th Sept.2000 Purchased stationary Rs. 250
10th Sept.2000 Sold goods worth Rs. 5000 to Govind on 10% discount and
received a cheque on 2% discount and cheque remitted into bank.
11th Sept.2000 Charged bank charges by Bank Rs. 200
12th Sept. 2000 Withdrawn Rs. 1000 for personal use.
13th Sept. 2000 Sold goods Rs. 1800 to Rahim and received cheque and
deposited into bank.
14th Sept.2000 Made payment to Mahesh by cheque Rs. 3000
15th Sept. 2000 Sold goods worth Rs. 700 on 5% discount to Mukesh for
cash.
Solution :
Dt Particulars V L Amt. Dt. Particula V. L Amt.

ACCOUNTS FACULTY
47
UNIT MODULE NO. 02
. . . Dis. Cash B rs N . Dis. Cash B
.Rs. Rs. a o. F Rs. Rs. k
N F
n R
o . .
k s.
.
R
s.
1s To Capital 50000 2nd By Bank C 500
t
A/c
2n To Cash C 5 3rd By 6700
d
A/c 0 purch.
0
4t To Cash C 3 4th By Bank C 32800
h
A/c 2
8
0
0
6t To Sales 10 7 5th By 100 9
h
A/c 9 Purch. 9
0 0
0
1 To Sales 90 4 7th By 100
0 A/c 4 Wages
1
0
1 To Sales 1 8th By 36 1
3 A/c 8 Furni. 7
0 6
0 4
1 To Sales 665 9th By Stati. 250
5 A/c
11 By Bank 2
Charges 0
0
12 By 1000
Drawing
14 By 3
Mahesh 0
0
0

ACCOUNTS FACULTY
48
UNIT MODULE NO. 02
30 By 9315 2
Balance 5
4
3
6
100 50665 4 136 50665 4
0 0
3 3
0 0
0 0
3 To Bal. B/d 9315 2
0 5
4
3
6
Lesson No. 12(a)
Final Book of Account – Ledger: -

A ledger is the principle book of accounts. A Journal is meant for
passing the entries of business transactions. A businessman cannot get
information about the business transactions from the Journal. For example,
the amount received from debtors, the amount payable to creditors, total
payments on any head of expenditure etc. In order to get such information, a
ledger has to be maintained. While transferring the transactions from the
Journal to the ledger, the transactions are classified. For each person, head of
1income, head of expenditure, assets etc. separate accounts are opened in
the ledger.
The ledger contains the same information as the Journal. However, in
the Journal each transaction is completely recorded as a unit. The entire
effect of a transaction is completely recorded in one place in the Journal.
Periodically the same information is posted to the ledger where it is
accumulated according to individual items.
In conclusion, the ledger helps to achieve the following results :-
a) All personal accounts would show how much money is payable to
creditors and received from debtors.
b) The real accounts would show the value of assets and properties.
c) The nominal accounts would show the sources of income and the amount
spent on various heads of expenses.

ACCOUNTS FACULTY
49
UNIT MODULE NO. 02
Nature of a Ledger :-
A Ledger is a bound book. It contains many pages, which are called
folios. These pages are consecutively numbered. For each account a
separate page is kept. Every ledger has an index.
Standard form of Ledger Account

Each ledger account is divided into two sides, having columns of
varying sizes. The left-hand side is known as “Dr” side and the right hand side
is known as “Cr” side of a ledger account. The column date, particulars, J.F.
and amount appear on both sides of ledger account.
Lesson No. 12(b)

Name of A/c_________________
Dr.
Date Particulars J.F. Amount Dat Particular J.F. Amount
Rs. e s Rs.
Explanation: -
1. Date column is used to show the date of the transaction.
2. Particular columns are used to write the names of the accounts debited or
credited.
3. Folio column is used to show the page number of the Journal on which the
transaction is recorded.
4. Dr. amount column shows the amount of the account debited.
5. Cr. Amount column shows the amount of the account credited.
Lesson No. 12(c)
Ledger Posting :-
The process of transfer of entries from Journal to Ledger account is
called ledger posting. Posting may be made immediately after the entry has
been passed or at any convenient time.
Ledger posting process :-
1. Date column :- Write date of the transaction as recorded in the Journal.

ACCOUNTS FACULTY
50
UNIT MODULE NO. 02
2. Particulars Column :-
On Debit side – Write name of the credited account in the Journal entry
after the word “To”
On Credit side – Write name of the Debited account in the Journal entry
after the word “By”
3. J.F. Column – Write page number of the Journal from where the entry is
posted.
4. Amount column – Write the amount in the debit column of the Journal on
the debit side and the amount in the credit column of the Journal on the
credit side.
A special mark is marked in the Journal against entry which is posted
in the ledger
Lesson No. 13
Example :- Journalise the following transaction in the Journal of Shri Mahesh

and post in the ledger Goods A/c and Cash A/c only
1st May 2000 Purchased goods Rs. 2000

2nd May 2000 Sold goods Rs. 300
3rd May 2000 Paid wages Rs. 70
4th May 2000 Received cash from suresh on accout Rs. 700
5th May 2000 Sold goods to Ramesh Rs. 900
6th May 2000 Given goods in charity Rs. 50
7th May 2000 Paid cash to Ganesh on account Rs. 300
Journal of Shri Mahesh

st
1 Goods A/c Dr. 2000
May
To Cash A/c 2000
2000
nd
2 Cash A/c Dr. 300
May To Goods A/c 300
2000
(Being goods sold)
rd
3 Wages A/c Dr. 70
May

ACCOUNTS FACULTY
51
UNIT MODULE NO. 02
2000 To Cash A/c 70
(Being wages paid)
4th Cash A/c Dr. 700
May To Suresh’s A/c 700
2000
(Being cash received on account)
5th Ramesh’s A/c 900
May To Goods A/c 900
2000
(Being goods sold to Ramesh)
6th Charity A/c Dr. 50
May To Goods A/c 50
2000
7th Ganesh’s A/c Dr. 300
May To Cash A/c 300
2000
(Being cash paid)
Ledger of Shri. Mahesh

Goods A/c
Dr. Cr.
Date Particulars JF Amt. Date Particulars JF Amount
Rs. Rs.
May To Cash 2000 May 2 By Cash A/c 300
1 A/c 2000 By Ramesh 900
May 5 A/c 50
2000 By Charity A/c
May 6
2000
Cash A/c
Dr. Cr.
Date Particulars J Amt. Date Particulars J Amount Rs.
F Rs. F
May To Balance ------ May 1 By Goods A/c 2000
2 2000
To Goods 300 By Wages A/c 70
4 A/c May 3 By Ganesh’s A/c
700 300
ACCOUNTS FACULTY
52
UNIT MODULE NO. 02
To Suresh 2000
A/c May 7
2000
Balancing of Accounts
At the end of a certain period, the accounts are balanced. The following
steps should be taken in balancing in an account :-
1. Make a total of both the sides of a ledger account. This may be done on a
rough sheet.
2. Complete the difference between the totals of both the sides.
3. Put the difference on the right side of the accounts, by writing against it in “
Particulars ” column as “ By Balance C/d ” or “ To Balance C/d ” as the
case may be. If the debit side is heavier the difference will appear on the
credit side as “ By Balance C/d ” and if the credit side is heavier, the
difference will appear on the debit side of the account as “ To Balance
C/d”.
4. Make the total of both sides. The total of the debit side will now agree with
the total of the credit side of the account.
5. Draw a single line before making the totals.
6. Draw a double line across the amount column after the totals are made.
7. Bring down the balance on the opposite side of the account. That means, “
To Balance C/d ” is brought down on the credit side below the totals in the
particulars columns as “ By Balance b/d ” and “ By Balance C/d ” is
brought down on the debit side as “ To Balance B/d ”.
Lesson No. 14(a)
Trial Balance :
Trial balance is a statement showing the list of debit and credit
balances standing in the ledger of a trader at any date. It is prepared at the
end of the month or at the end of the accounting period or at the end of the
financial year after the ledger accounts are balanced.
The system of preparing trial balance based on the principles of double
entry system of book keeping. That means every debit should have a
corresponding credit and total debits must tally with total credit. When all the
ledger accounts are balanced the total of all the accounts showing debit
balance must agree with the total of all the accounts showing credit balances.
Purposes of Trial Balance :- It serves the following purposes :-
1. To ascertain arithmetical accuracy of the accounts opened in the ledger.
ACCOUNTS FACULTY
53
UNIT MODULE NO. 02
2. To know the balance of any ledger account.
3. To serve as an evidence of the fact that the double entry has been
completed in respect of every transactions.
4. To facilitate preparation of final accounts promptly.
5. To help the proprietor to draw conclusions by comparing trial balances of
past and present.
Lesson No. 14(b)
Ruling of Trial Balance

Trial Balance as on --------
Sr. Name Of the Accounts L.F. Debit Totals or Credit Totals or
No. Debit Balance Credit Balance
Rs. Rs.
Total --------- ------------
Lesson No. 14(c)
TOTALLING AND SUSPENSE ACCOUNT: -

Trial balance may be prepared on a loose sheet of paper. All the accounts
with their debit and credit balances are listed serially. The cash and bank
balances as shown by the cashbook are also included in a trial balance.
Closing stock of goods at the end of the year is not included in the trial
balance. After all the accounts are included in the trial balance, the totals of
the two sides are made, which should be equal.
In case the two sides of the trial balance is not found to be equal, the same is
re-checked and even though if the difference exists, the difference amount is
kept under a suspense head of account and thus the two sides of the trial
balance are made equal. Later on, the actual heads of accounts are traced
and the suspense account is cleared.
Lesson No. 15
TRIAL BALANCE – NOT TRACEABLE ERRORS: -

The trial balance is prepared to check the arithmetical accuracy of the books
of account. If the total of the trial balance agree, it can be reasonably
ACCOUNTS FACULTY
54
UNIT MODULE NO. 02
presumed that the books of accounts are correct. However, even if there is an
agreement of the totals, it is not a conclusive proof of the correctness of the
books of Accounts.
Following are the errors not disclosed by the trial balance –
Lesson No. 15(a)
1) Errors of Principle: -These are the errors arising from not observing the
accounting principles correctly. For e.g.) Purchased furniture worth
Rs.5000/-, In this case, instead of debiting the furniture account, if the
purchase account is debited, the mistake will not be disclosed by the trial
balance.
Lesson No. 15(b)
2) Errors of Compensatory: - Whenever, one error exists and another error

takes place, as a result of which, the effect of the previous error is
counterbalanced, there is said to be a Compensatory error. For e.g.) If
sales account total is under cast by Rs.5000/- and also the purchase
account total is under cast by Rs.5000/-, the error so called is a
compensatory error, which will not be disclosed by the trial balance.
Lesson No. 15(c)
3) Error of Omission and Commission: - When a transaction is completely

not recorded in the books of accounts, such error is called error of
Omission, which will not be disclosed by the trial balance.
When the bill is prepared and in case the arithmetical error exists in the
bill, due to which less or excess amount of billing is done, the actual
accounting for – of such bills will not be disclosed by the trial balance.
Such errors are called errors of Commission.
In view of above, it can be concluded that the agreement of total of debit and
credit of the trial balance do not all the time ensure that the books of accounts
are correct.

ACCOUNTS FACULTY
55
UNIT MODULE NO. 02
Lesson No. 16
FINAL ACCOUNTS: -
At the end of an accounting period, all the ledger accounts are balanced and
then a trial balance is prepared. A trial balance is not a part of the final
accounts. The trial balance helps in the preparation of the final accounts. The
final accounts are prepared to find out the net profit or net loss and to know
the financial positions of the business. These accounts consist of –
1) Trading Account.
2) Profit and Loss Account.
3) Balance Sheet.
Lesson No. 16(a)
1) Trading Account: -
A Trading account shows the trading results in the form of Gross profit or
Gross loss, as the case may be. The Gross profit or Gross loss is transferred
to the Profit and Loss account. The Gross profit is the difference between the
cost of Goods sold and the sales proceeds, without any deduction of indirect
expenses. Hence, in the trading account, it is necessary to include all items of
expenses directly affecting the cost of Goods sold.
Lesson No. 16(b)

2) Profit and Loss Account: -
Profit and Loss account is summary account, which is prepared after
preparation of Trading Account. Trading account does not disclose the net
profit or net loss. There are other expenses to be incurred for operating the
business. Therefore, Profit and Loss account is prepared to consider other
business operating expenses in order to ascertain net profit or net loss. The
net profit or net loss is transferred to the balance sheet.
Lesson No. 16(c)
3) Balance Sheet: -
The balance sheet is a statement of the financial position of a business on a
given date. The entire situation of a business concern can be understood at a
glance. Hence, it is rightly said that the balance sheet is a mirror of the
business, which shows the liabilities and assets of the business on a
particular date.

ACCOUNTS FACULTY
56
रे लवे लेखा संरचिा
रेलवे लेखा संरचिा
अभ्यास सं्या : 01-ए
भारतीय रेलवे यह एक सरकारी संस्था है और उसी प्रकार से व्यापाररक संस्था भी है । रेलवे में जो पूँजी
निवेि ककया गया है वह पणण रूप से भारत सरकार द्वारा ककया गया है । इसनलए रेलवे को भारत सरकार
की संस्था समझा जाता है । भारतीय रेलवे द्वारा यातायात बेचिे का व्यापार ककया जाता है इसनलए
रेलवे को व्यापाररक संस्था भी कहा जाता है। रेल्वे के उद्येश्य यातायात बेचिा यह है उसे ठीक तरह से
निभािे के नलए रेलवे की अपिी पररसंपनियाूँ एवं साधि भी है । यह पररसंपनियाूँ तथा साधि भारत
सरकार द्वारा उपलब्ध कराए गए निनध से ही खरीदे गए हैं अथवा तैयार ककए गए हैं । इसनलए
पररसंपनियाूँ तथा साधिों की लागत पर रेलवे द्वारा हर साल भारत सरकार को एक निनित रानि
भुगताि करिा पड़ता है इस रानि को लाभांि कहते हैं । यह लाभांि ठीक तरीके से कदए जािे के उद ेेश्य
से तथा रेलवे के नवनवध उद्देश्यों के नवनिय पररणाम कदखािे के नलए रेलवे द्वारा जो लेखाओं का अिुरक्षण
ककया जाता है वह सरकारी एवं िासकीय लेखा के तत्व और व्यापारी लेखाओं के तत्व ध्याि में रखते हुए
ही ककया जाता है ।
अभ्यास सं्या : 01 बी एण्ड सी
वानणज्य एवं सरकारी लेखा - वानणﾠनज्यक संस्था को अपिे नविीय लेि-देि का ररकॉडण इस प्रकार रखिा
चानहए कक उससे यह प्रकट हो जाये कक उसकी पूँजी का उपयोग कै से ककया गया है । अपिे ऋण लेिे देिे
वालों के नलहाज से उसकी क्या नस्थनत है वह हानि उठा रही है अथवा लाभ, उसके लाभ अथवा हानि के
स्रोत क्या हैं और उसमें ऋण िोधि की क्षमता है अथवा कदवानलया हैं । दसरी तरफ सरकारी लेखा पद्दनत
की मु्य आवश्यक्ता यह है कक सभी प्रानियों का और व्यय को एक सुव्यवनस्थत ररकॉडण कु छ उपयुक्त
िीर्षों के अंतगणत वगीकृ त ककया हुआ उपलब्ध रहे।
िासकीय एवं सरकारी लेखाओं के तत्व या आवश्यक्ताएं -

1.सभी प्रानियाूँ एवं भुगताि व्यवहारों का सही तरीके से ररकाडण अिुरनक्षत करिा
i) 2.िासकीय लेखा का पुस्िांकि के वल रोकड़ के आधार पर ही ककया जाता है वानणज्य लेखांकि
की मु्य आवश्यकतायें निम्ननलनखत होती है ।
ii) निवेनित पूँजी कहाूँ तक उपयोग में लाई गई,व्यापार की नस्थनत कदवानलया है अथवा िहीं आकद
का पता लगािा ।
iii) धि को एवं ऋणों की नस्थनतयों की जािकारी प्राि करिा ।
iv) आमतौर पर व्यापार में लाभ हो रहा है अथवा हानि हो रही है ।
प्राि होिे वाली आमदिी के आधार पर लेखे अिुरनक्षत है अथवा िहीं यह सुनिनित करिा ।

55
भारत का संनचत निनध - भारतीय संनवधाि की धारा 266(I) के अिुसार यह निनध अिुरनक्षत की जाती
है सरकार को प्राि सभी राजस्व ,राजस्व नबलों के अिुसार सरकार द्वारा आमंनत्रत खचण आकद इस निनध
में जमा ककए जाते हैं और सरकारी गनतनवनधयों से संबंनधत सभी प्रकार का व्यय इस निनध में संकनलत
रानि के नलये संसद की अिुमनत से ही ककया जाता है । भाग क्रमांक 01 में निम्न प्रकार के उप-भाग भी
होते हैं जैसे कक
क. राजस्व
ख . पूँजी
ग. ऋण िीर्षण (इसमें लोक ऋण /कजण एवं एडवांस िामील है )
इस निनध में यातायात से प्राि आय ,पररसंपनियाूँ, सरकार द्वारा आमंनत्रत कजण उिकी वापसी और दि
अनिम एवं वापसी िानमल होते हैं ।
अभ्यास सं्या : 02-बी
भारत का आकनस्मक निनध -

भारतीय संनवधाि की धारा 267 (II) के अंतगणत एक अिदाय रानि के रूप में यह निनध अिुरनक्षत की
जाती है । यह निनध राष्ट्रपनत के नियंत्रण में होती है । आकनस्मक कारणों के नलए अथवा जब संसद का
कोई सत्र िहीं होता है उस समय इस निनध से उपलबध रानि का उपयोग राष्ट्रपनत कक अिमती से करािे
के नलए और उिकी अिुमनत के पिात नह ककया जाता है इसके बाद समेककत निनध से प्राि रानि संसद
की अिुमनत से मंजर कक जाती है और आकनस्मक निनध में जमा कक जाती है। यह कायण संसद का सत्र
िुरू होते ही तुरंत ककया जाता है ।
i) जहाूँ तक रेलवे का संबंध आता है आकनस्मक निनध से पयाणि रानि उपलबध करिे के नलए यह
निनध नवि आयुक्त के नियंत्रण में हाती है इस निनध में से अनिम रानि प्राि करिे के नलए संबंनधत
रेल प्रिासि को नवि आयुक्त से प्राथणिा की जाती है उस समय निम्ननलनखत प्रकार की जािकारी
भी दी जाती है -
ii) प्रस्तानवत अनतररक्त व्यय का संक्षेप में नववरण ।
iii) सामान्खय तौर पर प्रस्तानवत व्यय की रानि कौि से पररनस्थनतयों के कारण बजट अिुमािों में
िानमल िहीं की गई उसका नववरण ।
iv) प्रस्तानवत व्यय कौि सी पररनस्थनतयों के कारण स्थनगत िहीं ककया जा सकता है ।
v) इस निनध से आवश्यक रकम की जािकारी और प्रस्तानवत कायण की लागत।
माूँग क्रमांक /नवनियोजि नजसके अंतगणत प्रस्तानवत व्यय के नलए अिुपरक प्रावधाि ककया गया हे ।
अभ्यास सं्या : 02-सी

56
भारत के लोक-लेखा -
उपर निदेनित दो लेखा िीर्षों के अलावा जो तीसरा लेखा िीर्षण अिुरनक्षत ककया जाता है उसे भारत
के लोक लेखा कहते हैं । समेककत निनध और आकनस्मक निनध इि दो लेखा िीर्षों के अलावा जो अन्खय
प्रानियाूँ सरकार को नमलती है यह सभी लोक लेखा में जमा ककया जाता है । यह लोकलेखा को दो
उपभागों में अिुरनक्षत ककया जाता है-
(क).जैसे की ऋण लेखा (भाग क्रमांक 01 में दिाणये गए मदों के अलावा और -
निक्षेप लेखा - भारत की समेककत निनध से ऋण िीर्षण के बारे में प्रानियाूँ एवं भुगताि सें संबंनधत
प्रनवनियों का लेखांकि इसमें ककया जाता हे । इसी प्रकार से सरकार द्वारा प्राि ऋण रानियों की वापसी
करिे के नलए नजि मदों के नलए सरकार नजम्मेदार होती हे एसे मद ही इस लेखा में कदखाए जाते हैं ।
सरकार द्वारा भेुेंगताि की गई नजि रानियों की पुिणवापसी के नलए सरकार हकदार होती है ऐसे मद
भी इस लेखा िीर्षण में दिाणए जाते हैं ।
(ख). रेमीटेंस लेखा िीर्षण - नवनवध सरकारी लेखा इकाइयाूँ और रेलवे लेखा इकाइयाूँ में होिे वाले
व्यवहारों से संबंनधत रानियों का समायोजि इस िीर्षण के द्वारा ककया जाता है ।
अभ्यास सं्या : 03 -ए बी और सी
सरकारी लेखा का वगीकरण -

सरकारी लेखा को निम्ननलनखत तीि भागों में अिुरनक्षत ककया जाता है -
भाग 01- भारत का संनचत निनध
भाग 02- भारत का आकनस्मक निनध
भाग 03- भारत का लोक लेखा
i) अभ्यास सं्या - 03-ए
भारत का संनचत निनध - इस भाग में तीि मु्य उपभाग होते हैं - राजस्व,पूँजी और ऋण िीर्षण । प्रथम
भाग में करों की आय तथा अन्खय राजस्व प्रानियों से संबंनधत नहसाब रखा जाता है नजसे राजस्व और
उससे होिे वाले व्यय के वगण में रखा गया है। नद्वतीय प्रभाग में भौनतक ककस्म की पररसंपनियों में वृनद्व
करिे के उद्येश्य से ककए जािे वाले खचण का नहसाब और पूँजीगत खचण को संतुनलत करिे के नलए लगाए
जािे वाली प्रानियों का नहसाब रखा जाता है । तृतीय भाग में जहाूँ तक रेलवे लेखा का संबंध है सरकार
द्वारा कदए गए ऋणों एवं अनिमों का नहसाब तथा उि ऋणों की अदायगी और अनिमों की वसलीयों का
नहसाब रखा जाता है ।
अभ्यास सं्या : 03 बी
भारत का आकनस्मक निनध - इस भाग में भारत सरकार द्वारा संनवधाि के अिुच्छेद 267 के अंतगणत
स्थानपत आकनस्मकता निनध से संबंनधत लेि-देि का नहसाब रखा जाता है ।

57
01- भारत का लोकलेखा - इसमें दो मु्य प्रभाग हैं अथाणत

02- कजण ( भाग ए में िानमल कजों के अलावा ) और निक्षेप ।
धि प्रेर्षणाऐं ।
प्रथम प्रभाग में भाग 01 से संबंनधत कजण वाले िीर्षों के अंतगणत आिे वाली प्रानियों और भुगतािों से
भीन्न प्रानियाूँ और भुगतािों का नहसाब रखा जाता है , नजिके संबंध में प्राि धि की अदायगी की देयता
सरकार की होती है और भुगताि की गई रानियों की वसली का अनधकार भी उसे होता हे । साथ ही
प्रानियों की अदायगी और भुगताि की वसली का नहसाब भी रखा जाता है । जैसे - अंिदायी ,गैर
अंिदायी भनवष्य निनध लेखा , कमणचारी नहत निनध और नवकास निनध इत्याकद । नद्वतीय भाग में सभी
समायोजि िीर्षण जैसे - नवनभन्न लेखा सर्कण लों के बीच अंतरण लेि-देिों से संबंनधत अंतरण आते हैं ।
अभ्यास सं्या :04
लेखा िीर्षों के अिुसार नवभाजि - भारत की समेककत निनध, भारत की आकनस्मक निनध एवं भारत की
लोके लेखा इि तीिों निनधयों के अंतगणत जो व्यवहार आते हैं उि व्यवहारों को राजस्व ,पूँजीगत कजण एवं
निवेि तथा प्रेर्षण इत्याकद समहों में समहबद्ध ककया जाता है । इि अिुभागों को मु्य लेखा िीर्षण तथा
उप लेखा िीर्षों में नवभानजत ककया जाता है । मु्य लेखा िीर्षण को एक नवनिनि िंबर आबंरटत ककया
जाता है । उसके बाद उसे उप िीर्षों में नवभानजत ककया जाता हे । उप लेखा िीर्षण आगे नवस्तृत लेखा
िीर्षण तथा प्राइमरी यिीट के द्वारा उल्लेनखत ककया जाता हैं ।
मु्य िीर्षण - राजस्व :
3002/3003 भारतीय रेलवे संचालि व्यय वानणज्य/सामररक लाईि

उपरोक्त मु्य िीर्षण के अंतगणत उप-मु्य लेखा िीर्षण निम्ननलनखत है -
03- सामान्खय पयणवेक्षण एवं सेवाएं
04 मरम्मत एवं अिुरक्षण -कायण एवं पटररयाूँ
13-भनवष्य निनध पेंिि तथा सेवानिवृनि पिताप लाभ
मु्य /उपमु्य लेखा िीर्षों को आगे निम्न पद्धनि से नवभानजत ककया गया है ।
लघु िीर्षण उप-िीर्षण नवस्तृत िीर्षण

58
100-सामान्खय प्रबंधि 110 111
112
113
120 121
122
123
200-नवि प्रबंधि 210 211
212
213
220 221
222
223
अभ्यास सं्या : 06 ए.बी. सी
वानणज्य लेखे और सरकारी लेखों में श्ृंखला तथा बही रखिे हेतु अिुरनक्षत लेखा िीर्षण :-
रेल्वे लेखाओं का अिुरक्षण करते समय वानणज्य लेखा तत्वों का पालि तो ककया जाता ही है लेककि साथ
ही में िासकीय लेखा तत्वों की पर्त्िण भी की जाती है । वह उद्देश्य सफल बिािे हेतु नियनमत िासकीय
लेखों के अलावा रेलवे के लेखे वानणज्य लेखा तत्वों पर तैयार ककए जाते हैं और रेलवे प्रिासि द्वारा
िासकीय राजस्वों में ककतिी आमदिी जोड़ी जाती हे तथा रेलवे के नलए पूँजी एवं राजस्व के रूप में
ककतिा व्यय ककया जाता है इससे निरंतर एक श्ृंखला रखी जाती है ।
वानणज्य लेखे और सरकारी लेखों में श्ृंखला तथा बही रखिे हेतु अिुरनखत लेखा िीर्षण :-
1. रेल्वे लेखाओं का अिुरक्षण करते समय वानणज्य लेखा तत्वों का पालि तो ककया जाता ही है लेककि
साथ ही में िासकीय लेखा तत्वों की पर्त्िण भी की जाती है । वह उद्देश्य सफल बिािे हेतु नियनमत
िासकीय लेखों के अलावा रेलवे के लेखे वानणज्य लेखा तत्वों पर तैयार ककए जाते हैं और रेलवे
प्रिासि द्वारा िासकीय राजस्वों में ककतिी आमदिी जोड़ी जाती हे तथा रेलवे के नलए पूँजी एवं
राजस्व के रूप में ककतिा व्यय ककया जाता है इससे निरंतर एक श्ृंखला रखी जाती है और इसके
नलए निम्ननलनखत प्रकार के उच्चंत लेखे रेलवे में अिुरनक्षत ककए जाते हैं ।
देय माूँगे (नडमांड पेयेबल ) 3002/3003 भारतीय रेलवे कायण व्यय इस मु्य लेखा के अंतगणत यह उच्चंत
लेखा अिुरनक्षत ककया जाता है। एक नवनिनि अवनध अथवा महीिे का कायण व्यय /राजस्व नजम्मेदाररयाूँ
चाहे इसका वास्तनवक भुगताि ककया गया है अथवा िहीं उसी महीिे के नहसाब में वानणज्य लेखा के
तत्वािुसार लेखांककत करिे के उदेेश्य से जो उच्चंत लेखा अिुरनक्षत ककया जाता है उसे देय माूँगे कहते
हैं ।

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ऐसे कायण व्यय राजस्व नजम्मेदाररयों की प्रस्तानवत रानि इस लेखे में जमा की तरफ प्राथनमक रूप से
कदखाई जाती है और जैसे जैसे वास्वनतक खचण का भुगताि ककया जाता है उस समय इस लेखे के िामे
की तरफ उिकी प्रनवनियाूँ कदखाई जाती है । हरेक महीिे के नलए अलग-अलग लेखा तैयार ककया जाता
है जैसे कक देय माूँगे अप्रैल ,मई आकद । अत: इस लेखे का िेर्ष हमेिा जमािेर्ष होता है जो ऐसे राजस्व
व्यय दिाणते हैं नजिका भुगताि करिा अभी बाकक होता है ।
1. ऐसे लेखों के नलए हमेिा िुद्ध िेर्षों के आधर पर माूँग क्रमांक 12 के अंतगणत बजट अिुमाि तैयार
ककए जाते हैं ,लेककि निम्ननलनखत प्रकार के राजस्व व्यय देय माूँगे इस उच्चंत लेखा में लेखांककत ककए
नबिा ही सीधे अंनतम लेखा िीर्षों में प्रभाररत ककए जाते हैं ।
2. भनवष्य निनध के नलए नविेर्ष उपदाि और मृत्यु उपदाि ।
3. सेवा-निवृनि से संबंनधत निपटारे की रानियाूँ ।
4. फटकर भंडार पर्त्िण के प्रभार ।
5. पंजीकरण ।
6. टपाल या डाकखचण ।
7. नवनवध प्रभार ।
8. श्नमक क्षनतपर्त्िण अनधनियम के अंतगणत देय रानि ।
क्षनतिस्त एवं खोये हुए माल से संबंनधत देय क्षनतपर्त्िण की रानियाूँ ।
श्नमक अथवा लेबर :- देय माूँगें इस उच्चंत लेखे का कायण ही श्नमक इस उच्चंत लेखे के अिुरक्षण रेल्वे
कारखािों में ककया जाता हे । यांत्रीकी एवं अन्खय नवभंगों में नियुक्त श्नमक की लागत संबंनधत कायों को
उसी महीिे में प्रभंररत होिा चानहए नजस महीिे वह कायण ककए जाते हैं इसीनलए कारखािा के नवनवध
अिुभागों में नियुक्त ककए गये श्नमकों की कु ल लागत श्नमक इस उच्चंत लेखे में प्राथनमक रूप से जमा
की तरफ कदखाई जाती है और जैसे-जैसे इि श्नमकों के वेति का भुगताि ककया जाता है संबंनधत वेति
नबलों की रानियां इस लेखे के िामे की तरफ कदखाई जाती है अत: इस लेखे का जो िेर्ष कदखाया जाता
है वह जमा िेर्ष रहता है और श्नमकों की प्रभाररत लागत नजसका वास्तनवक भुगताि िहीं ककया गया
है वह दिाणया जाता है । यह उच्चंत लेखा 131 भारतीय रेलवे पंजी निवेि व्यापारर लाईन्खस इस मु्य
लेखे में अिुरनक्षत ककया जाता है ।
रेलवे के नजि लेखाओं का अिुरक्षण वानणज्य लेखा तत्वों के अिुसार ककया जाता है इिको रेलवे के पूँजी
एवं राजस्व लेखे कहते हैं और िासकीय लेखों के तत्वािुसार जो लेखे तैयार ककए जाते हैं उिको रेलवे के
नविीय लेखे (फाइिांस एकाउं ट) कहते हैं ।

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यातायात लेखा - एक महीिे में बक की गई यातायात आय उसी महीिे के नहसाब मे लेखांककत करिे के
नलए और ऐसी बुक की गई आय की वसली पर निगरािी रखिे के उद ेेश्य से जो उच्चंत लेखा अिुरनक्षत
ककया जाता है उसे यातायात लेखा कहते हैं ।
स्थािीय अथवा इतर यातायात से प्राि आय नजसकी वसली करिे के नलए निजी रेलवे नजम्मेदार होती
है ऐसी आय यातायात लेखे की िामे (डेनबट साइड ) की तरफ कदखालाई जाती है । प्राि आय की वसली
जमा पक्ष (क्रेनडटसाइड ) की तरफ कदखलाते हैं । अत: इस उच्चंत लेखे का िेर्ष हमेिा स्टेििों द्वारा एवं
लेखा कायाणलय द्वारा वसल िहीं की गई यातायात आय कदखाया जाता है और यह िामे िेर्ष होता है ।
रेलवे के व्यय के बारे में देय माूँगे (नडमांड पेयेबल) यह उच्चंत लेखा जो उद ेेश्य निभाता है वही कायण
यातायात लेखा यातायात आय के बारे में करता है । रेलवे के भारतीय रेलवे वानणनज्यक लाईन्खस राजस्व
आय इस मु्य लेखा के अंतगणत यह उच्चंत लेखा अिुरनक्षत ककया जाता है ।
प्राप्य माूँगे - इस उच्चंत लेखा िीर्षण को एक अप्रैल 1988 से लाग ककया गया है । इसका उदेेश्य यह है
कक भनम का ककराया साइडडंगों के मरम्मत एवं अिुक्ष ण तथं ब्याज आकद का जमा लेखा करिे के नलए
इसका उपयोग ककया जाता है । एक लेखा वर्षण के नलए जो प्राप्य आय होती हे उसका जमा लेखा इस
लेखा िीर्षण के अंतगणत ककया जाता है । उपरोक्त प्रभारों के नलए जब नबल तैयार ककया जाता है तब प्राप्य
नबल की रानि से इस लेखा िीर्षण को िामे ककया जाता है तथा सार नववरण को क्रेनडट ककया जाता है ।
जब ऐसे नबलों की रानि वसल हो जाती है तब प्राप्य माूँगे इस उच्चंत लेखा िीर्षण को क्रेनडट ककया जाता
है और चेक्स एण्ड नबल इस लेखा िीर्षण को अथवा समायोजि लेखा िीर्षण को िामे ककया जाता है । प्राप्य
माूँगे इस लेखा िीर्षण का िेर्ष हमेिा डेनबड िेर्ष होता है वह यह दिाणता है कक भाड़े तथा ब्याज के रूप में
जो रानि वसल करिी है उसकी बकाया ककतिी है ।
कु छ अन्खय लेखा िीर्षण

नवनवध अनिम - यह प्रमुख िीर्षण 3002/3003 "भारतीय रेल वानणज्यक लाइिें/सामररक लाइिें संचालि
व्यय " के अंतगणत एक उच्चंत लेखा िीर्षण है यह िीर्षण अस्थाई रूप से निम्ननलनखत ककस्म के लेि -देिों को
तब तक लेखाबद्ध करके रखिे के नलए है जब तक अंनतम लेखा िीर्षों में उिका समायोजि ि कर कदया
जाये ।

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क. ऐसे प्रभार नजिका आबंटि ज्ञात ि हो या नजन्खहें ककसी अंनतम िीर्षण में तत्काल समायानजत ि ककया
जा सके ।
ख. अंतर नवभागीय ऐसे लेि-देि नजिकी स्वीकृ नत की प्रतीक्षा हो ।
ग. निक्षेपों की प्रािी में या खचण की गई रानि की वसली होिे तक, सरकारी निमाणण कायों से नभन्न मदों
पर ककया गया खचण ।
घ. सप्लाई ककए जािे वाले भंडार के नलए अनिम भुगताि ।
ड:. सामाि की स्थािीय खरीद और अन्खय प्रयोजिों के नलए नहसाब कदए जािे तक रेल पदानधकाररयों
को ककए गए अनिम भुगताि ।
अन्खय रेलें - यह प्रमुख िीर्षण 1002/1003 " भारतीय रेल राजस्व प्रानियाूँ - वानणनज्यक लाइिें / सामररक
लाइिें " के अंतगणत एक उच्चंत लेखा है । सरकारी रेलों के बीच आमदिी के नवभाजि संबंधी सभी लेि -
देि इस लेखे के माध्यम से ककए जाएंगे । इस लेखे में बचा िेर्ष ऐसी रेलों के साथ समायोनजत थ्र यातायात
के लेि-देि को प्रदर्त्िणत करता है ।
01. निक्षेप - प्रमुख िीर्षण 8445 रेलवे निक्षेप ( के - निक्षेप एवं अनिम में ख - नबिा ब्याज वाले निक्षेप
) के अंतगणत िाखा लाईि कं पनियों के निक्षेपों के नलए और दावाहीि भनवष्य निनध निक्षेपों के नलए
अलग-अलग लघु िीर्षणक रखे गए हैं । लघु िीर्षण अन्खय निक्षेप के अंतगणत आिे वाले उप िीर्षणकों का
वणणि िीचे ककया गया है -
अदि वेति - कमणचाररयों के नजस वेति और भिे का भेुेंगताि खजांची द्वारा निधाणररत अवनध के
भीतर िहीं ककया जाता है उसे इस लेखा िीर्षण के अंतगणत रेलवे के जमा खाते
(क्रेनडट )में डाल कदया जाता है । बाद में कमणचाररयों को जो भुगताि ककए जाते हैं वे सभी भुगताि
राजस्व यापूँजी लेखा िीर्षों को अंतररत की गई अदि वेति रानि भी इस िीर्षण में डेनबट की जाती है ।
अभ्यास सं्या 08-सी
नवनवध - इस उप िीर्षण के अंतगणत िगद जमाित निक्षेप,ठे कों के नलए टेंडर दाताओं द्वारा कदया गया
बयािा , ककी से हुई वसली , रेलों द्वारा अन्खय पार्टणयों के नलए ककए जािे वाले निमाणण कायों की
अिुमानित लागत के संबंध में उि पार्टणयों द्वारा ककया गया निक्षेप आकद िामील हैं । ठे केदारों के अदि
नबल भी इस उपिीर्षण के जमा खाते डाले जाते हैं । डेनबट में नपछले क्रेनडट की वापसी या पुि: भुगताि
और बट्टे खाते की रानियाूँ भी िानमल है ।
प्राइवेट कं पनियाूँ - जब सक्षम प्रानधकारी के आदेिों के अधीि,ऐसी कं पनियों अथवा अन्खय वाहकों के साथ
, जो सरकारी ट्रेजरी के साथ बैंक व्यवहार ि रखते हों थ्रु बककं ग की अिुमती दी जाये तो महीिे के

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यातायात के नवभाजि पर उिको जो धि राﾠनियाूँ देय हो वे निक्षेप लेखे के इस उप-िीर्षण में क्रेनडट की
जाती है । यह क्रेनडट या तो वास्तनवक भुगताि द्वारा चुकता ककया जाता है अथवा भारतीय रेलों की ओर
से प्राईवेट कं पनियों द्वारा उगाही गई धिरानियों के िाम डेनबट करके चुकता ककया जाता है ।
पूँजी पररव्यय - अंनतम िीर्षों के अंतगणत सभी पूँजीगत लेि-देि इस लेखे पर बंद कर कदए जाते हैं ।
िुद्ध राजस्व - अंनतम िीर्षों के अंतगणत प्रानि और खचण से संबंनधत सभी राजस्व लेि -देि इस लेखे पर
बंद कर कदए जाते हैं ।

63
UNIT MODULE NO. 03
STRUCTURE OF RAILWAY ACCOUNTS
Lesson No. 1(a)
The Railways in India are considered as a Govt. undertaking as well as

commercial organization. The capital for acquiring various assets required by
Railways has been fully invested by the Indian Govt. The Railways have been
entrusted with the main function of sale of transportation.
In order to discharge efficiently the responsibility of transportation the Railways

requires the means of business i.e. the land, rolling stock, various types of plant
and machinery etc. Which are made available by Indian Govt. from certain funds.
Railways have to pay certain fixed amount on the total capital invested to the
general revenue which is known as Annual Dividend to General Revenue. To
enable the Railway to work out accurately the amount of dividend payable to
general revenue every year keeping in view the capital invested by the Indian
Govt., the accounts are required to be maintained in such a way which will fulfill
the principles of Govt. Accounting and Commercial Accounting.
Commercial Accounts and Government Accounts
The financial transactions of a commercial concern are recorded in such a

way as to show how its capital has been utilized, how it stands in relation to its
debtors and creditors, whether it is gaining or losing, what the sources of its
gains or losses are, and whether it is solvent or insolvent. The main requirement
of Government Accounting, on the other hand, is that a systematic record of all
receipts and expenditure classified under certain appropriate heads should be
available.
Lesson No. 2(a)
Consolidated Fund of India
According to Article 266 of the Constitution of India, the Central

Government have a consolidated fund entitled the “Consolidated Fund of India”,
into which flow all the revenues received by the Central Government, loans
raised by the Government by the issue of treasury bills, loans or ways and
means advances and moneys received by the Government in repayment of loans
and from which all expenditure of the Central Government is met when so
authorized by the Parliament in accordance with law. The Railways traffic
earnings are also the main source of income. The procedure to be followed for
ACCOUNTS FACULTY
57
UNIT MODULE NO. 03
the payment into, and the withdrawal, transfer or disbursement of moneys from
and for the custody of moneys standing in the Fund is regulated by law made by
Parliament and pending such legislation, by the rules made by the President
under Article 283 of the Constitution.
Lesson No. 2(b)
Contingency Fund of India
The Central Government also have, as authorized in Article 267 of the

Constitution, a Contingency Fund entitled the “Contingency Fund of India”. This
Fund is placed at the disposal of the President to enable advances to be made
by him for meeting unforeseen expenditure, pending authorization of such
expenditure by Parliament under Article 115 or 116. The procedure to be
followed for the custody of the payment of moneys into and the withdrawal of
moneys from, the Fund is regulated by law made by Parliament.
Lesson No. 2(c)
Public Accounts of India
According to the Article 266 of the Constitution of India, the Central

Government also have a public account entitled the “Public Accounts of India”,
into which all other public moneys received by or on behalf of Government such
as PF, Staff Benefit Fund, Railway Funds etc are credited and from which
disbursements are made in accordance with the prescribed rules. The procedure
to be followed for the payment into, and the withdrawal, transfer or disbursement
of moneys from and for the custody of moneys standing in the Fund is regulated
by law made by Parliament and pending such legislation, by the rules made by
the President under Article 283 of the Constitution.
Classification in Government Accounts

The Government accounts are kept in the following three parts:-
Part i- Consolidated Fund of India
Part ii-Contingency Fund of India
Part iii- Public Account of India
Lesson No. 3(a)
I) Consolidated Fund of India – In this part of the Account there are three
main divisions, namely (1) Revenue, (2) Capital and (3) Debt.

ACCOUNTS FACULTY
58
UNIT MODULE NO. 03
The first division deals with the proceeds of taxation and other receipts, classed
as revenue and the expenditure therefrom. In the case of the Railways, the traffic
earnings are the main source of revenues. The second division deals with
expenditure incurred with the object of increasing assets of a material character
and also receipts intended to be applied as a set-off to capital expenditure. The
third division comprises, so far as Railway Accounts are concerned, of loans and
advances made by the Government together with the repayments of the former
and recoveries of the latter.
Lesson No. 3(b)
II) Contingency Fund of India – In this part are recorded transactions

connected with the Contingency Fund set up by the Government of India
under Article 267 of the Constitution.
Lesson No. 3(c)
III) Public Account of India – In this part there are two main divisions, namely
(1) Debt and Deposits (2) Remittance.
The first division comprises receipts and payments other than those falling under
“Debt” heads pertaining to part I, in respect of which Government incurs a liability
to pay the moneys received or has a claim to recover the amounts paid, together
with repayments of the former and the recoveries of the latter such as Provident
Fund Accounts, Staff Benefit Fund and all Railway Funds etc. The second
division comprises all adjusting heads, such as transfers between different
accounting circles.
Lesson No. 4
Division by Heads of Accounts
Within each of the divisions Consolidated Fund of India, Contingency

Fund of India and Public Account of India, the transactions are grouped into
sections namely Revenue, Capital, Debt and Deposits, Remittances etc.
Sections are further sub-divided into major heads of accounts. The main unit of
classification is the major, which has been allotted a distinct number. There are
sub-major heads under some of the major heads. The major/sub-major heads
are further divided into minor heads, the minor heads into sub heads and the sub
heads into detailed heads.

ACCOUNTS FACULTY
59
UNIT MODULE NO. 03
Lesson No. 4(b)
Major Heads – Revenue
346/347 Indian Railway – Working Expenses – Comm./Strategic Lines
Sub-major Heads under the above major head

03-General Superintendence and Services
04-Repairs and Maintenance – Permanent Way and Works
13-Provident Fund, Pension and other Retirement Benefits.
Major/sub-major Heads further divided into :-
Minor Heads Sub Heads Detailed Heads
100-General Management 110 111

112
113
120 121
122
123
200-Financial Management 210 211
212
213
220 221
222
223
Lesson No. 6(a)
Linking Heads – Government Accounts and Commercial Accounts
Indian Railways are Government commercial organization. Therefore

Railway Accounts should not only secure the essential requirements of
commercial accounting but also conform to the practices of Government
accounting. This objective is achieved by keeping the accounts of the railways on
a commercial basis outside the regular Government account and by maintaining
a link between the two. The following linking heads of accounts are operated in
the railways:-
1-Demands Payable
2-Labour
3-Traffic Accounts
4-Demands Recoverable
ACCOUNTS FACULTY
60
UNIT MODULE NO. 03
Lesson No. 6(c)
Demands Payable: -
Government accounts which record expenditure only when actually

disbursed or receipts only when actually realized. However the railway accounts
maintained on a commercial basis will record the expenditure incurred or earning
accrued in a month irrespective of whether they have actually been paid or
realized. On expenditure side, the revenue liabilities of the railway for a month,
which are not payable within the same month, are brought to account as working
expenses for the month by taking contra credit to a suspense head called
“Demands Payable”. When the liabilities are actually discharged by payments,
this suspence head is debited with the amount of the payment so made. This
head always shows credit balance, which represents revenue liability of the
railway incurred, but not actually discharged, during that month.
Demands Payable is a suspense head of account under the major head
346 / 347 Indian Railways – working expenses – commercial / Strategic Lines. A
separate account is opened for each month such as Demands Payable for April,
Demand Payable for May etc.
Expenditure Head of Account Dr.

To Demands Payable
(Being unpaid revenue expenses are accounted for)
Lesson No. 7(a)
Labour: -
The wages and allowance for a month of workshop staff are paid to them
only in the beginning of the following month. However, to ascertain the cost
incurred on a job in a month, it is essential the value of the Labour employed in
the shops is charged in the same month to the jobs on which the work of staff
have been engaged. For this purpose, the operation of a suspense head similar
to Demands Payable is necessary. The total wages and allowances of staff
employed in the shops during any month is credited to the head under the
Workshop Manufacturing Suspense termed as Labour. As the Labour pay -
sheets are passed in the Account Office for payment, the amount passed is
debited to the head Labour by credit to Transfers Revenue. The balance of the
accounts labour at the end of the month represents liabilities on account of the
wages and allowances charged, but not as yet cleared by actual payment to the
Labour.
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 03
Lesson No. 7(b)
Traffic Accounts: -
This is a suspense Head of account under the major head 146/147 Indian
Railway Revenue Receipts – Commercial / Strategic Lines. This account serves
the same purpose for earnings as Demands Payable does for expenses. This
head is debited with all earnings for the realization of which a Railway is
responsible, irrespective of whether the earnings relate to its own traffic or to
traffic interchange with other Railways. This account is credited with realization
of all such earnings. The balance in this account thus represents unrealized
earnings either at the stations or in the account office.
Lesson No. 7(c)
Demands Recoverable: -
In order to bring into account the amount recoverable in respect of the rent
or lease charges of railway land and buildings, interest and maintenance charges
of sidings, a new suspense head Demands Recoverable has been introduced
with effect from April 1,1988 on the same lines of Traffic Account.
The amounts recoverable are billed promptly and while billing, the amount
is adjusted through a Journal Slip by debiting Demands Recoverable and
crediting Abstract. Z. As and when amounts against Bills recoverable are actually
recovered in cash or adjusted the suspense head Demands Recoverable is
credited by debit to cash or adjustment head of account. The head Demands
Recoverable will therefore always have debit balance representing the yet to be
realized or adjusted in respect of rent or lease charges of railway land and
buildings and interest and maintenance charges of sidings.
Lesson No. 8(a)
Some Other Accounts Heads

Miscellaneous Advances: - This is a suspense head of account under the
major head 346 / 347 Indian Railway – Working Expenses – Comm. / Strategic
Lions. This head is intended for the booking of the following classes of
transactions pending adjustment to final heads of account –
(a) Charges the allocation of which is not known or which cannot immediately
be adjusted to a final head,
(b) Inter – departmental transactions awaiting acceptance.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 03
(c) Expenditure incurred for other than Govt. works in anticipation of receipt
of deposits or pending realization of the amount spent.
(d) Payments made in advance for stores to be supplied.
(e) Payments made in advance to Railway officials for local purchases of
material and other purpose pending rendering of accounts.
Other Railways: - This is a suspense account under the major head 146 / 147
Indian Railway – Revenue Receipts – Comm. / Strategic Lines. All transactions
regarding division of earnings between Government railways are passed through
this account. The balance of this account represents unadjusted through traffic
transactions with such railways.
Lesson No. 8(b)

Deposits: - Under the major head 845 Railway Deposit, in K-Deposit and
Advances (b) not bearing interest, there are separate minor heads for Deposits of
Branch Line Companies and unclaimed provident fund Deposits. The sub-heads
under the minor head „other deposits‟ are described as below –
(a) Deposit – Unpaid Wages – Wages and allowances of staff not paid to
them by the cashier within the stipulated period are taken to the credit of
the railway under this head of account. This head is debited with all
subsequent payments made to staff and is also debited with the amount of
unpaid wages transferred to Revenue or capital heads of accounts.
Lesson No. 8(c)

(b) Deposit – Miscellaneous – Under this sub-head are included cash security
deposits, earnest money paid by tenders for contracts, court attachment
recoveries, deposits by other parties on account of estimated cost of
works to be executed for them by the Railway etc. unpaid bills of
contractors are also credited to this sub head. The debit consists of the

ACCOUNTS FACULTY
63
UNIT MODULE NO. 03
refund or repayment of previous credits and of amounts written off under
rules.
(c) Deposit – Private Companies – When under orders of the competent
authority, through booking is permitted with companies or other carriers
who do not bank with a Government Treasury, money due to them on the
apportionment of traffic for the month are credited to this sub head of the
Deposit account. This credit is cleared by actual payment or by debit
against moneys collected by private companies on behalf of Indian
Railways.
Capital Out pay: - All capital transactions under final heads are closed to this
account.
Net Revenue: - All revenue transactions on account of receipts and expenditure
under final heads are closed to this account.

ACCOUNTS FACULTY
64
आबंटि के नियम
अभ्यास सं्या : 01 -ए
सभी व्यय तथं प्रानियों का अध्ययि एक नवत्तीय नियंत्रण के नलए बहुत आवश्यक है यह लेखा वर्गीकरण
का मु्य उद्येश्य है । इससे बजट एवं प्राक्कलि की तैयारी आसाि हो जाती हे । प्रानि एवं भुर्गताि को
सही रूप से आबंटटत करिा काययकारी अनिकाटरयों की नजम्मेदारी है । ले खा नवभार्ग की भी यह
नजम्मेदारी है कक वह सुनिनित करे की ककया र्गया आबंटि सही है ।

व्यय का वर्गीकरण :
1. रेलवे पर जो व्यय होता है वह दो प्रकार का होता है ।

पूँजीर्गत व्यय - इसमें ऐसे मद आते हैं जो पटरसंपत्तीयों का निमायण अनिग्रहण बदलाब और
िवीिीकरण सें संबंनित होते हैं जैसे की भनम खरीदिा, क्वाटयर का निमायण करिा , फट ओवर ब्रीज
या पादचारी पुल निमायण करिा इत्याकद
यात्री सुनविा कायय ,अन्खय रेलवे उपभोक्ता इसको दी जािे वाली सुनविाएं और इसके ऊपर ककया
जािे वाला व्यय तथा अलाभप्रदकारी परंतु पटरचालि में सुिार लािे के नलए कु छ कायय आवश्यक
होते हैं । इसके ऊपर ककया जािे वाला व्यय पूँजीर्गत व्यय िहीं मािा जाता है ।
लेककि इस व्यय को नवकास निनि, चाल लाईि कायय (राजस्व ) इिके अंतर्गयत वर्गीकरण ककया जाता है
। िवीिीकरण या बदलाव के संबंि में जो व्यय होता है उसे भी मल्य ह्रास आरक्षण निनि इस लेखा िीर्य
के अंतर्गयत वर्गीकृ त ककया जाता है ।
राजस्व व्यय - इसमें ऐसे मद आते हैं जो रेलवे को सुचारू रूप से काययरत करिे के नलए आवश्यक होते हैं
।
सार किया माूँर्ग सं्या

ए सामान्खय अनिक्षण एवं सेवाएं 03
बी मरम्मत एवं अिुरक्षण -रेल पथ एवं निमायण 04
सी मरम्मत एवं अिुूरक्षण -इंजि 05
डी मरम्मत एवं अिुरक्षण-सवारी एवं माल नडब्बा 06
ई मरम्मत एवं अिुरक्षण - संयंत्र एवं औजार 07
एफ पटरचालि खचय -चल भंडार एवं औजार 08
जी पटरचालि खचय -यातायात 09
एच पटरचालि खचय-इंिि 10
क्षेत्रीय रे ल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

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जे कमयचारी कल्याण सुनविाएं 11
के नवनवि संचालि खचय 12
एल पी.एफ.पेंिि एवं अन्खय सेवानिवृनत्त लाभ 13
एम रेल निनियों में नवनियोजि 14
नवनभन्न संपनत्तयाूँ जैसे - रेल-पथ, पुल,कमयचारी क्वायटर इत्याकद मदों पर होिे वाला मरम्मत एवं रक्षण
खचय कदि-प्रनतकदि का खचय होता है । उपलब्ि संपनत्तयों को सुचारू रूप से चलािे के नलए राजस्व
संचालि खचय रेलवे पर नवनभन्न सार के अंतर्गयत वर्गीकृ त ककया र्गया है । प्रत्येक सार को एक नविेर्
अलफाबेट से दिायया र्गया है ।
राजस्व संचालि व्यय के नलए माूँर्ग िमांक 03 से 13 तक इि माूँर्गों का उपयोर्ग ककया जाता है । आबंटि
देते समय 08 सं्या का आंबंटि कदया जाता है उसमें से पहले 02 अंक राजस्व माूँर्ग का िमांक दिायता
है । दसरे तीि 03 अंक उप-िीर्य या उसका नवभाजि ककया हुआ व्यौरे की जािकारी देता है छटवा अंक
ब्लूँक होता है तथा अंनतम दो अंक (02) खचें का प्रकार या प्राइमरी यिीट के बारे में बताता है । राजस्व
आबंटि देिे के बाद नजस नवभार्ग का खचय होर्गा उसके नलए आबंटि पत्र में जािकारी देिी पड़ती है । यह
जािकारी पाूँच(05) अंकों में दी जाती है ।
राजस्व वयय के नलए निम्ननलनखत प्राइमरी यिीट दिाययी जाती हे जो कक दो (02) अंको में होता है ।
01-वेति और मजदरी ।
02-महूँर्गाई भत्ता ।
03-उत्पादकता संबंि बोिस ।
04- मकाि ककराया भत्ता ।
05-िर्गर क्षतीपती भत्ता ।
06- िहीं है ।
07-िहीं है ।
08- िहीं हैं ।
09- िैनमत्तीक श्रनमकों की मजदरी ।
10- ककलोमीटर दरी भत्ता ।
11- समयोपटर भत्ता ।
12- रानत्र ड्यटी भत्ता ।
13- अन्खय भत्ता ।
14- िल्क और मािदेय ।
15- स्थािांतरण भत्ता ।
16- यात्रा व्यय ।
17- सुनविा पासों के बदले में स्वीकृ त ककया र्गया हवाई भत्ता ।
18- कायायलय व्यय ।

66
19- डाक घर व टेनलफोिों का ककराया और ट्रंक कॉल नबल , अन्खय प्रभार ।
20- िहीं है ।
21- नवज्ञापि व्यय ।
22- जल-नबजली आकद से संबंनित व्यय ।
23- कायायलय उपस्कर का ककराया ।
24- मुद्गण एवं लेखि सामग्री नजसमें प्रकािि िानमल हैं ।
27- स्टॉक से ली र्गई सामग्री से लार्गत ।
28- सामग्री की लार्गत सीिी खरीद ।
31- कर्यण से नवनभन्न प्रयोजि के नलए ईंिि ।
32- सनवदार्गत भुर्गताि , ठे केदारों का कदया जािे वाला भुर्गताि ।
33- अंत ईकाइयों से नबल , डेनबट/िे नडट का आंतरण ।
34- पी.ओ.एच. और अन्खय मरम्मत कायों पर प्रभाटरत की र्गई मजदरी का अन्खय राजस्व िीर्ों के अंतर्गयत
।
35- पी.ओ.एच. और अन्खय मरम्मत कायों पर सामग्री के नलए जो लार्गत डब्लयु.एम.एस. को प्रभाटरत
की र्गई उसका राजस्व िीर्ों के अंतर्गयत हस्तांतरण ।
36- एक्साईज ड्यटी देय अथवा दी र्गई या नजसका भुर्गताि ककया र्गया है ।
37- सीमा-िुल्क पवय दत्त या अदत्त ।
38- नबिी कर पवय दत्त या अदत्त ।
99- अन्खय व्यय ।
निमायण कायय के व्यय की प्राथनमक इकाइयाूँ निम्ननलनखत हैं -

01 नवभार्गीय संस्थापिों के वेति और भत्ते इकाइयाूँ ।
02 िैनमत्तीक श्रनमकों को भुर्गताि इकाई ।
03 इंजीनियररंर्ग निमायण कायय अथवा पर्त्त्तय के नलए सपलाई ठे केदारों को ककया जािे वाला भुर्गताि
04 सामग्री की सीिी पर्त्त्तय ।
05 स्टॉक से पर्त्त्तय ककया र्गया भंडार ।
06 भंडार पर भाड़ा ।
07 निमुयक्त सामग्री के नलए जमा ।
08 अन्खय ।
09 पूँजी निमायण कायय व्यय /उच्चंत लेखा को प्रभानवत करिे वाले डेनवड तथा िे नडट का अंतरण 10
उत्पादकता संबंिी वोिस ।
11 उत्पादि िुल्क चाहे पहले ही कदया र्गया हो या सामग्री के खरीदी पर कदया जािे वाला हो ।
12 सीमा िुल्क ।
13 नबिी कर ।

67
निमायण कायों पर होिे वाले व्यय का संिोनित वर्गीकरण के अिुसार इसे माूँर्ग िमांक 16 के अंतर्गयत
जमा लेखा ककया जाता है । चाहे वह पूँजी के नलए ककया र्गया हो अथवा मुल्य ह्रास आरनक्षत निनि के
अंतर्गयत या दुघयटिा क्षनतपर्त्त्तय अिुरक्षण या चाल लाईि निमायण राजस्व के अंतर्गयत ।
निमायण व्यय के नलए लेखा वर्गीकरण आठ अंकोंमे 03 मॉड्यल वाले वर्गय मे अंकीय कट के रूप में है। प्रथम
मॉडल दो अंकोमे निनि के स्रोत पूँजी , मल ह्रास आरनक्षत निनि नवकास निनि या चाल लाईि निमायण
राजस्व कायों की जािकारी देता हैं । चार अंकों वाला नितीय मॉडल जो कक सं्यात्म है मािक नवसृत
िीर्य को प्रदर्त्ियत करता है इसमें अनिग्रहीत, निर्त्मयत तथा बदली र्गई पटरसंपनत्तयों का ब्यौरा देिे वाले
उप-िीर्ों और ब्योरेवार निर्य दो/दो अंकों में होते है । अंनतम मॉडल जो दो अंक का है प्राथनमक इकाई
अथायत व्यय के उद्येश्य को प्रदर्त्ियत करता है । निमायण कायय के निम्ननलनखत योजिाएं िीर्य उपयोर्ग में
लाये जाते हैं ।
योजिा िीर्य कायय

11 िई निमायण लाईि ।
12 िई लाइिों की खरीदी ।
13 उखाड़ी र्गई लाइिों को पि: नबछािा ।
14 लाइिों का पटरवतयि ।
15 दोहरी लाईि नबछािा ।
16 यातायात सुनविाएं ।
21 चल स्टॉक ।
31 रेल-पथ िवीिीकरण ।
32 पुल कायय ।
33 नसर्गिल और दर -संचार कायय ।
34 डाक -तार नवभार्ग से लाइि तारों का अनिग्रहण ।
35 नवद्युतीय पटरयोजिा ।
36 अन्खय नबजली संबंिी कायरﾠ ।
41 मिीिें एवं संयंत्र ।
42 उत्पादि क्षेत्र सनहत कारखािें ।
51 कमयचारी क्वाटयस ।
52 कमयचाटरयों के नलए सुनविाएं ।
53 यात्री सुनविाएं और अन्खय रेल उपभोक्ता सुनविाएं ।
61 सरकारी वाﾠनणज्य उपिम से निवेि एवं नवनियोर्ग सड़क सुनविाएं ।
62 सरकारी वाﾠनणज्य उपिम से निवेि एवं निनियों सावयजनिक उपकताय ।
64 अन्खय निक्षेप कायय ।
71 भंडार उच्चंत ।
68
72 निमायण उच्चंत ।
73 नवनवि अनग्रम ।
80 महािर्गर पटरवहि योजिाएं ।
उपयुयक्त लेखा-िीर्ों में नवत्त निम्नािुसार प्रदाि ककया जाता है ।

पुूँजी - सामान्खय राजस्व से कजय लेकर ।
मल्य ह्रास आरनक्षत निनि /नवकास निनि एवं पूँजी निनि - रेल्वे की अर्त्जयत आय से ।
खुली लाईि राजस्व कायय ,राजस्व -चाल राजस्व से ।
01. अभ्यास सं्या 02-ए
पूँजी (पी.)
पूँजी को निम्नािुसार तरीके से डेनबट ककया जाता है ।
पूँजी निम्ननलनखत व्यय का वहि करती है ऐसे निमायण कायय और उपस्कर की प्रथम लार्गत जो िई लाइिों
नजसमें सामटरक लाइि भी िानमल है,चाहे वह लाभप्रद हो अथवा अलाभप्रद तथा िई उत्पादि इकाइयों
से संबंनित हो ।
लाईि के उस खंड की अिुरक्षण लार्गत जो संचालि के नलए ि खोला र्गया हो।
लाईि के नवस्तार या लाईि उपस्कर में कोई वृनि करिे की लार्गत नजस पर िए छोटे निमायण कायों की
व्यय सीमा से अनिक खचय होिे का अिुमाि हो और जब यह नवकास निनि ,दुघयटिा क्षनतपर्त्त्तय, सुरक्षा
और यात्री सुनविा निनि या चाल लाईि निमायण राजस्व को प्रभाटरत ि हो ।
ककसी पटरसंपनत्त के बदलाव की परी लार्गत जहाूँ मल लार्गत िए छोटे निमायण कायों की सीमा में होिे
के कारण राजस्व को प्रभाटरत की र्गई हो ककन्खतु यह खचय अब एक लाख रुपए से अनिक बितें कीयह
नवकास निनि या चाल लाईि निमायण राजस्व को प्रभाटरत ि हो ।
ककसी अनतटरक्त संयंत्र या मिीिरी की लार्गत जो ककसी नवनिष्ट कायय से संबंनित ि हो,नजस पर िए छोटे
निमायण कायों की व्यय सीमा से अनिक खचय होिे का अिुमाि हो ।
ककसी नवनिष्ट उद्येश्य के नलए खरीदे र्गए औजार या संयंत्र की लार्गत और ककसी निमायण का प्रवेक्षण या
निमायण के नलए नविेर् रूप से सृनजत लार्गत ।
01.04.74 के बाद हुई क्वायटर पर खचय ।इसमें रेलवे क्वायटर टाईप 01 ओैर 02 के पंखे और अन्खय सुनविाओं
का खचय िानमल है जो 01.04.1974 से पहले बिे हैं।
पूँजी में निम्ननलनखत स्रोतों से िि जुटाया जाता है ।

69
1. ककसी ऐसी पटरसंपनत्त भनम से नभन्न के पूँजी के िामे डाली र्गई लार्गत नजसका बदलाव ककए नबिा
पटरत्यार्ग ककया र्गया हो या सींचा र्गया हो ।
2. पूँजी से अनिग्रहण की र्गई भनम को बेचिे या समर्त्पयत करिे पर पयायि मल्य ।
3. ककसी पटरसंपनत्त या उसके ककसी भार्ग को लर्गािे पर मल रूप से मजदरी के रूप में व्यय की र्गई
रानि एवं ऐसी पटरसंपनत्त को बाद में ककसी िए निमायण कायय पर स्थािांतटरत ककया र्गया हो ।
4. ककसी ऐसी पटरसंपनत्त की पूँजी के िामे डाली र्गई मल लार्गत (यकद वास्तनवक लार्गत ज्ञात ि हो तो
अिुमानित लार्गत ) नजसका मल्य ह्रास आरनक्षत निनि से बदलाब ककया र्गया हो ।
5. ककसी पटरसंपनत्त की नजसका बदलाव ककया र्गया हो,पूँजीर्गत निनि के िामे डाली र्गई लार्गत और
उसके बदलाव के लार्गत का अंतर जब बदलाव की लार्गत मल्य ह्रास आरनक्षत निनि को प्रभाटरत
हो और पूँजी की िामे डाली र्गई लार्गत से कम हो ।
ककसी ऐसी पटरसंपनत्त की पूँजीर्गत निनि के िामे डाले र्गए मल लार्गत (यकद ज्ञात ि हो तो अिुमानित
लार्गत ) नजसका चाल लाईि निमायण राजस्व से बदलाव ककया र्गया हो ।
पुज
ं ी निनि - वतयमाि में नस्थत राजस्व आरनक्षत निनि को 1992-1993 से खत्म कर कदया र्गया है ।
अनिक पटरसंपदा को कम करिे तथा पूँजी खचय को अर्त्जयत आय से परे करिे के उद्येश्य से पूँजी फं ड का
निमायण हुआ । इस निनि में वे सभी खचय िानमल हैं जो पूँजी में है । बिते निनि में िि उपलब्ि हो तथा
स्वीकृ त बजट में रानि का प्राविाि हो ।
योजिा िीर्य 12 से 16 , 21,31, 32, 34 से 36 , 42 ,52,53,61,62,64 पर होिे वाला व्यय पूँजी

निनि से उपलब्ि कराया जाता है तथा योजिािीर्य 11(िई लाईि) 51 (कमयचारी क्वायटर) ,
81(एम.टी.पी.) पर होिे वाला खचय पूँजी से ककया जाता है जो कक सामान्खय राजस्व से कजय लेकर होता
है ।
मल्य ह्रास आरनक्षत निनि - रेलवे प्रिासि में व्यय का वर्गीकरण दो प्रकार से ककया र्गया है । पहले प्रकार
में व्यय का वर्गीकरण पूँजीर्गत व्यय में ककया र्गया है । पूँजीर्गत व्यय के नलए रेलवे प्रिासि को नििायटरत
दर से सामान्खय राजस्व को ब्याज देिा पड़ता है । इस ब्याज को घटािे के नलए पूँजीर्गत व्यय के अलावा
रेलवे प्रिासि माूँर्ग िमांक 16 के अंतर्गयत कायय व्यय करती है नजसके अंतर्गयत ब्याज देिा आवश्यक िहीं
होता और इसनलए निम्ननलनखत आबंटि के नियम नििायटरत ककए र्गए हैं। कायय व्यय के अंत र्गयत जो भी
व्यय ककया जाता है उसे मल ह्रास आरनक्षत निनि या नवकास निनि इत्याकद में लेखा ककया जाता है ।

70
मुल्य ह्रास आरनक्षत निनि के नलए वणायक्षर क्य उपयोर्ग में लाया जाता है । मुल्य ह्रास आरनक्षत निनि
निम्न व्यय का वाहि करती है -
1. बदलाव और िवीिीकरण संबंिी कायों की लार्गत नजसके अिुसार ककसी भी पटरसंपनत को तोड़िा
उठािा और दसरे स्थाि पर ले जािे की लार्गत । इसमें भंडार नडपो को देय भाड़ा भी िानमल है ।
2. उन्नत ककस्म की नर्गट्टी की व्यवस्था करिे के नलए नर्गट्टी के बदलाव की लार्गत ।
3. चल स्टॉक के आिुनिकीकरण पर ककया र्गया कल व्यय ।
ककसी नवनिष्ट उद्येश्य के नलए खरीदे र्गए औजार एवं संयत्र की लार्गत और निमायण कायों के पययवेक्षण
या निमायण के नलए नविेर् रूप से सृनजत ककसी पद की लार्गत ।
1. मुल्य ह्रास आरनक्षत निनि में निम्ननलनखत साििों से रानि जुटाई जाती है ।
2. रेलवे राजस्व से प्रनतवर्य अंिदाि की र्गई रकम ।
3. ककसी ऐसी पटरसंपनत्त के नबिय से प्राि रकम नजसकी मल लार्गत [पूँजी या नवकास निनि के िामे
डाली र्गई लार्गत ] 5000/- रु. से अनिक को और मल ह्रास आरनक्षत निनि से ककए र्गये बदलाव कायय
से निमुयक्त हुई सामग्री के नबिय से प्राि रकम ।
निनि के बकाया रकम पर अर्त्जयत ब्याज की रकम ।
1. नवकास निनि : नवकास निनि का निमायण 01.04.1950 से ककया र्गया है । इस निनि को चार भार्गों
में नवभानजत ककया र्गया है नजिपर होिे वाला व्यय निम्नािुसार है-
2. डी.एफ . I - सभी यात्री एवं अन्खय उपभोक्ता कायय पर होिे वाला खचय नजसमें वतयमाि कायय का
बदलाव एवं संस्करण िानमल है तथा िए कायय ।
3. डी.एफ II- श्रम कल्याण पर होिे वाला व्यय नजसमें वतयमाि कायय का संस्करण िानमल है तथा िया
कायय ।
4. डी.एफ III - वतयमाि कायय का वही संस्करण तथा बदलाव एवं िए कायय जो अलाभप्रद हैं लेककि
काययकुिलता को बढ़ािे में सहायक हाते हैं - नजसका मल्य दस लाख रुपयों से ज्यादा हो ।
डी.एफ IV - सुरक्षा सें संबंनित कायय ।

71
अभ्यास सं्या 04 -बी
01. नवकास निनि में निम्ननलनखत स्रोतों से जमा होती है -
02. राजस्व आरनक्षत निनि से स्थािांतटरत ििरानि ।
03. प्रनतवर्य सरप्लस से नवनियोनजत ििरानि ।
04. नबिा बदलाव ककए उि संपनत्तयों का ियमल्य नजसे नवकास निनि के िामे ककया र्गया था और
नजसका अनस्तत्व खत्म हो र्गया हो या निपटारा हो र्गया हो ।
निनि में उपलब्ि िि से अर्त्जयत ब्याज की रानि ।
01. चाल लाईि निमायण राजस्व - यह निनि निम्ननलनखत व्यय का वहि करता है ।
02. ऐसे निमायण कायों की लार्गत जो यात्री तथा अन्खय रेल उपयोर्गकताय सुनविा संबंनि निमायण कायों
से नभन्न है और ऐसे निमायण कायों से नभन्न है चाहे वह िए कायय हैं अथवा पटरवर्त्तयत बदलाव या
िवीनिकरण संबंिी कायय हो, जो िए छोटे निमायण कायों के सीमा के अंतर्गयत आते हों और नजिकी
लार्गत एक लाख रुपए तक हो ।
03. पटरचालि कु िलता में सुिार लािे के उद्येश्य से ककए जािे वाले अलाभप्रद निमायण कायों की
लार्गत नजिमें प्रत्येक कायों की लार्गत दस लाख रुपए से अनिक िहीं होिी चानहए ।
04. ऐसे बदलाव एवं िवीनिकरण संबंनित कायों की लार्गत जो पूँजी या मुल्य ह्रास आरनक्षत निनि या
सामान्खय राजस्व को प्रभायय ि हो और नजसका मल्य 01 लाख रुपया तक हो ।
05. निमायण कायों के संबंि में पटरसंपनत्त को तोड़िे उठािे और दसरे स्थाि पर ले जािे की लार्गत
नजसमें भंडार लेखा को देय भाड़ा भी िानमल हो ।
रेल कमयचारी उपयोनर्गता सहकारी सोसायटीमें नवनियोनजत िेयर की पूँजी प्रत्येक सनमनत के नलए यह
सीमा के वल दो हजार पाूँच सौ रुपए तक है ।
चाल लाईि निमायण राजस्व में ककसी ऐसी पटरसंपनत्त नजसका ककसी दसरे पटरसंपनत्त से बदलाव ि ककया
र्गया है और नजसकी मल लार्गत चाल लाईि निमायण राजस्व को प्रभाटरत की र्गई है , उसके नबिय से
प्राि रकम तथा जो कायय चाल लाईि निमायण राजस्व को प्रभाटरत की र्गए थे उिसे प्राि सामग्री तथा
प्राि भंडार एवं नबिय से रकम जुटाई जाती है ।

72
01. यात्री सुनविाओं की सची -
02. सवारी नडब्बे में पािी भरिे के नलए स्टेििों पर निरोपरी अथवा भस्तरीय प्रबंिों की व्यवस्था ,
स्टेििों पर यानत्रयों के उपयोर्ग के नलए पािी का प्रबंि नजसमे ि के वल वह समाजि सप्लाई प्रबंि
िानमल है जो सवारी नडब्बों में पािी देिे के नलए प्रयोर्ग में आते हैं ,बनल्क पािी साफ करिे के
संयंत्र, नबजली के और दसरी तरह के जल िीतल ,पािी की ट्रॉनलयाूँ आकद भी िानमल हैं ।
03. प्रतीक्षालय स्थािों की व्यवस्था नजसमें स्टेििों पर प्रचनलत सीमेंट कं किट िल अन्खय प्रकार की
बेंचों की व्यवस्था । इसके अलावा मौजदा व्यवस्था में सुिार या उिका नवस्तार भी िानमल है ।
04. स्टेििों पर भोजिालय ,नवश्राम र्गृह और रेल यात्री के खाि पाि के नलए सभी प्रकार के व्हेंडर
स्टॉल ।
05. स्टेिि पर रेल यानत्रयों के िौचालय की व्यवस्था या उिमें सुिार ।
06. स्टेििों पर यात्री की जरूरतों को परी करिे के नलए नवनवि प्रकार की सुिार जैसे -प्लेटफॉमय पर
सीट, बर्गीचे और छायादार वृक्ष की व्यवस्था ।
07. यानत्रयों के उपयोर्ग के नलए स्टेििों पर स्नािर्गृह की सुनविा ।
08. रेल यानत्रयों को अनिक सुनविा प्रदाि करिे के उद्येश्य से मौजदा सबारी नडब्बे में सुिार जैसे
पंख,े नवकनसत प्रकाि की व्यवस्था और िौचालय, नडब्बे में जल टंककयोंकी बेहतर कफरटंर्ग की
व्यवस्था इत्याकद ।
09. रेल-यानत्रयों की आवश्यकताओं को परा करिे के नलए स्टेििों के प्लेटफॉमय पर अथवा प्रतीक्षालय
और प्रतीक्षा िेडों में या नबिे ताओं स्टालों पर सुिारी हुई प्रकाि व्यवस्था और पंखों की व्यवस्था ।
10. यानत्रयों की जरूरत को परा करिे के नलए स्टेििों पर काच वाले चौखटों में समय सारणी िीट
प्रदर्त्ियत करिा ।
रेल-यानत्रयों के नलए उपयुक्त सभी िीर्ों के अनिि ऐंसे निमायण कायय नजिकी व्यवस्था मेलों के संबंि में
हों और छ: महीिे से अनिक अवनि के नलए की जािी हो ।
अन्खय रेल के उपयोर्गकतायओं की सुनविा :

73
जो व्यनक्त पासयल यातायात एवं माल यातायात इि सेवाओं का लाभ उठािे हेतु रेलवे के पास आते हैं
उन्खहें अन्खय रेल उपयोर्गकताय कहते हैं ।
1. पासयल कायायलयों एवं माल यातायात के नलए तैयार ककए र्गए र्गोदामों में इि उपयोर्गकतायओं के
नलए निम्ननलनखत सुनविाओं का निमायण ककया जाता है ।
2. पीिे के पािी की व्यवस्था नजसमें िीतल जल की व्यवस्था भी िानमल है ।
3. प्रतीक्षा स्थाि नजसमें नवनभन्न प्रकार के भविों का निमायण आकद िानमल है ।
4. जलपाि आकद की व्यवस्था नजसमें ठै केदारों िारा लर्गाए र्गए नविे ता भी िानमल है ।
5. िौचालयों एवं मत्रालयों की व्यवस्था ।
6. पंखों एवं नबजली की व्यवस्था।
अन्खय प्रकार के कायय जैसे की पछताछ कायायलय ,सचिा कायायलय इत्याकद ।
श्रमकल्याण संबंिी कायय :
1. सामान्खयत: सभी कमयचाटरयों के कल्याण हेतु ककए जािे वाले कायों को श्रमकल्याण संबंिी कायय
कहते हैं । इि कायों की सची निम्ननलनखत है ूं ।
2. िए अस्पतालों ,दवाखािों स्कलों आकद का निमायण तथा पहले से ही उपलब्ि अस्पतालों ,दवाखािों
स्कलों की मरम्मत एवं सुिार ।
3. िए संस्थािों का निमायण , मिोरंजि के न्खद्गों का निमायण खेलकद के मैदाि तैराकी के तालाब तथा
वाचिालयों आकद का निमायण तथं इिके नलए उपलब्ि भविों की मरम्मत एवं उिमें सुिार ।
4. कमयचाटरयों के नलए स्वास््य कें न्खद्गो एवम कल्याण के न्खद्गों तथा कमयचाटरयों के बच्चों के नलए
कल्याणकायों तथा कारखािों में िीतल जल की व्यवस्था इत्याकद।
रेलवे कॉलनिज में जलआपती तथा रास्तों की मरम्मत ,कमयचाटरयों के नलए बाजार आकद की वयवस्था
पर ककया जािे वाला व्यय ।
पटरचालि कु िलता में सुिार के हेतु अलाभप्रद योजिाओं पर ककया जािे वाला व्यय।
1. पटरचालि कु िलता में सुिार हेतु कु छ व्यय प्रिासि िारा करिा अनिवायय होता है। निम्ननलनखत
मदों पर इस िीर्यक के अंतर्गयत व्यय ककया जाता है -

74
2. स्टेििों पर बािाओं को हटािे हेतु ककया जािे वाला व्यय ।
3. रेल-पथ का पुि:ग्रेडडंर्ग करिा तथा विों में सुिार करिा ।
4. स्टेििों पर बंद होिे वाले िीला साइंडडंर्गों को थ्र लप लाईि में बदलािा और अनतटरक्त ल ूप लाईिों
की व्यवस्था करिा ।
5. कै च साइडडंर्गों की व्यवस्था करिा और उिमें नवस्तार एवं आिुनिकीकरण करिा ।
6. िेडों में और स्टेििों पर नबजली की रोििी की व्यवस्था करिा ।
7. दोहरे र्गडयरोंकी व्यवस्था करिा एवम अनतरीक्त सामग्री की सहायतासे उपलब्द र्गडयरोंकी मजबुती
करिा।
8. ड्राइवरों एवं र्गाडों के नलए रडिंर्ग रूम तथा अनिकाटरयों एवं अिीिस्थों के नलए नबश्रामलयों की
व्यवस्था करिा तथा उपलब्ि नबश्रामलयों की सुिार करिा ।
स्टििों पर अनििमि प्रबंिक उपकरणों की व्यवस्था करिा इत्याकद ।

75
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
Rules of Allocation
Lesson No. 1(a)
A careful and well-placed analysis of all expenditure and receipt is

most necessary to effective financial control. It is the primary object
of any accounting classification. It is necessary to secure
uniformity of accounting to render suitable comparison between the
accounts of different railways. It also helps in preparation of budget
and estimates. The labor spent in the classification will be of no
use if accounts office fails to maintain proper record as per
prescribed classification or if the executive omits to review
periodically with the assistance of such record of earning and
expenditure for which they are responsible.
The primary responsibility for correct allocation of the initial record

in support of receipts and payments rests with the executive offices.
The account office is responsible for ensurance of correct
allocation. Allocation is the process of indicating nature of
expenditure (Head of accounts) under which expenditure is to be
finally recorded.
CLASSIFICATION OF EXPENDITURE
The railway expenditure has been classified in to two groups

namely: -
Lesson No. 1(b)
1) Capital Expenditure: Under this category such items of

expenditure are included which pertain to acquisition of
concrete assets, constructions, replacement and renewals of
assets such as cost of land, Construction of staff quarters,
Construction of Bridges etc.
Expenditure incurred on amenities to passengers and other

railway users, amenities to staff, unremunerative operating
improvement works when incurred on acquiring concrete assets
is not treated as capital expenditure but is accounted for
separately under “Development Fund” and “Open Line Works
Revenue”.
The Expenditure on renewals and replacements of railway

assets is made out from a separate fund commonly known as
“Depreciation Reserve Fund”. For the purpose of revenue
allocation the revenue working expenses for the railways are
ZONAL RAILWAY TRAINING INSTITUT E, BHUSAWAL

ACCOUNTS FACULTY
65
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
classified under thirteen major heads with a separate abstract
for each sub major head.
Lesson No. 1(c)
2) REVENUE EXPENDITURE: - These items of expenditure relate

to the working of railway, repairs and maintenance and
operation of rolling stock, Plant and Machinery and equipment’s.
ABSTRACT ACTIVITY DEMAND NO.

A General superintendence and 03
Services
B Repairs and Maintenance 04
Of permanent ways and works
C Repairs and Maintenance of 05
Motive Power
D Repairs and Maintenance of 06
Carriage and wagons
E Repairs and Maintenance of 07
Plants and equipment’s
F Operating expenses Rolling 08
Stock
G Operating expenses Traffic 09
H Operating expenses Fuel 10
J Staff welfare and amenities 11
K Miscellaneous Working Exp. 12
L P.F. ,Pension and other 13
Retirement Benefits
M Appropriation to Funds 14
The items of expenditure which are incurred on repairs and

maintenance of various assets such as railway track, bridges,
service and residential buildings etc. are in the nature of day to day
expenses. To keep the organization running and also to enable the
existing assets to give the same services and to keep them in good
service condition for achieving the above purpose the revenue
working expenses of the railways has been classified in to thirteen
abstracts and each abstract being given a different alphabet to
identity the expenditure.
From first April of 1979 the entire structure of railways Demands for
Grants and the classification of earning and expenditure has
undergone complete revision and accordingly Revenue abstracts
have been utilized for recording the revenue working expenses.
The Demands have been further classified in to main heads, sub
heads and detailed heads to form the allocation for any
ACCOUNTS FACULTY
66
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
expenditure. The allocation will be in eight digits, which will in three
parts.
Part I: - This part gives the demand applicable as per the nature of
expenditure and consists of First 3 digits. The same can also be
denoted by corresponding abstract applicable to the demand.
Part II: - Second group of three numerical digits indicate the main
head of account which individually indicate the minor head, sub
head and detailed head respectively.
Part III: - This part consist of two numerical digits which represents
the primary unit i.e. object of expenditure.
Capital nature of expenditure is mainly divided in to five heads of

allocation i.e. Capital, DRF, DF, OLWR and Capital Fund.
The introduction, abolition and change of nomenclature of any

main/sub head or transfer of detailed head from one main head of
one group to any other group or re-arrangement of the abstract is
not within the power of Railway Administration. FA&CAO with the
approval of GM may open a new detail head or sub head in
extreme emergency.
PRIMARY UNITS
01 Salaries and Wages

02 Dearness allowance
03 Productivity linked bonus
04 House rent allowance
05 City compensatory allowance
09 Wages of casual labors
10 Mileage or K.M. allowance
11 Over Time allowance
12 Night Duty allowance
13 Other allowances
14 Fees and Honorarium
15 Transfer allowance
16 Travelling allowance including air travel
17 Air travel expenses sanctioned in lieu of privilege passes
18 Office expenses
19 Rent for P & T, Telephone charges including trunk calls.
21 Advertisement expenses.
22 Utilities water, electricity etc.
23 Rental for office equipment other than data processing.
24 Printing and stationary including publications.
ACCOUNTS FACULTY
67
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
27 Cost of material from stock.
28 Cost of material direct purchases.
31 Fuel for other than traction.
32 Contractual payments.
33 Transfer of debits and credits from one unit to another.
34 Adjustment of wages on POH and other repairs from WMS
account to revenue heads.
36 Excise duty for purchases of material.
37 Customs duty
38 Sales tax.
39 Other expenses.
The following primary units are used for expenditure for works: -
1 Pay and allowance

2 Payments to casual labor.
3 Payments to contractors.
4 Direct supply of material.
5 Stores supplied from stock.
6 Freight on stores.
7 Credit for released material.
8 Others.
9 Transfer of debits/credits effecting Capital Works
Expenditure.
10 P.L.B.
11 Excise duty for purchases of material.
12 Custom duty.
13 Sales Tax.
The revised classification of expenditure on works irrespective of

whether they are charged to capital, DRF, DF, OLWR will come
under single demand no 16 namely Assets acquisition, construction
and replacement. The accounting classification for works
expenditure is in the form of 7 digits 4-module alphabetical code.
The first module which is an alpha indicates the source of fund

namely capital, DRF, DF, OLWR as the case may be.
The second module of 2-digits is numerical this will represent the

standard plan head.
The third module, which is also numerical, will represent the two
digits corresponding to the sub-detailed head of classification giving
the details of the asset acquired, constructed or replaced.

ACCOUNTS FACULTY
68
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
The last module, which is also numerical 2-digit module, will
indicate the primary unit or object of expenditure.
The following plan heads are often used under demand no 16.
These are also known as minor heads or plan heads.
PLAN HEAD NATURE OF WORK

11 New lines construction.
12 Purchase of new lines
13 Restoration of dismantled lines
14 Gauge conversion
15 Doubling
16 Traffic facilities
21 Rolling stock
31 Track renewals
32 Bridge work
33 Signaling and Telecommunication
works
34 Taking over of live wires from
P&T department
35 Electrification projects
36 Other Electrical works
41 Machinery and Plant
42 Workshops including production
units
51 Staff Quarters
52 Amenities for staff
53 i) Passenger Amenities
ii) Other Railway users
Amenities
61 Investment in Government
commercial undertaking, Road
services
62 Investment in Government
commercial undertaking, Public
undertaking
65 Other specified works
71 Stores Suspense
72 Manufacturing suspense
73 Miscellaneous Advance
81 Metropolitan Transport Project.
The heads of accounts are financed from

CAPITAL: Loan from General Revenues.

ACCOUNTS FACULTY
69
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
DRF, DF, and CAPITAL FUND: Internal Resources.
OLWR, REVENUE: Current Revenue.
Expenditure incurred for creation/acquisition of assets for the

purpose of earnings or possession is termed as capital expenditure
Lesson No. 2(a)
CAPITAL.
Capital bears/is debited with: -

1) The costs of land other than for quarrying and mining purpose.
2) The first cost of construction and equipment of a line under
construction whether commercial or strategic whether
remunerative or unremunerative and New production unit.
3) The cost of maintenance of a section of a line under
construction not opened for traffic.
4) The cost of any additions to the line or equipment estimated to
cost more than Rs1/- lakh (New Minor Works Limit) when not
chargeable to DF or OLWR.
5) The full cost of replacement of an asset where the original cost
was charged to revenue, being within New Minor Works Limit
but is now more than Rs1/- lakh provided it is not chargeable to
DF or OLWR.
6) The cost of any additional plant and machinery not connected
with any specific work where it exceeds the New Minor Works
Limit.
7) The cost of any tools and plant specially purchased and any
post specially created for the supervision or construction of a
work chargeable purely to capital.
8) The cost of construction and equipment of unremunerative new
lines (Other than Rolling stock and Land) and the cost of
Maintenance of a section of new line not opened for traffic
though remunerative.
9) The cost of Quarters w.e.f. 1.4.1974 onwards including the cost
of fans and other amenities in type I and II Railway quarters
constructed prior to 1.4.1974
Capital is credited with : -
1) The cost at the debit of capital of any Asset (other than land)
which is abandoned or disposed off without being replaced.

ACCOUNTS FACULTY
70
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
2) The sale proceeds of any land acquired at the cost of capital
when it is sold or surrendered.
3) The difference between the cost at the debit of capital of a
replaced asset and the cost of its replacement, when the cost of
replacement is chargeable to DRF and is less than the cost at
the debit of capital.
4) The cost of labour originally incurred in laying the assets or part
thereof, when such items are subsequently transfered for the
use on a new work.
5) The original cost at the debit of capital of an asset replaced at
the cost of OLWR / DRF.
Lesson No. 3(a)
Capital fund.
The existing Revenue Reserve Fund has been abolished, with
effect from 1992-93. In order to reduce over capitalization and to
enable Railways to raise internal resources for meeting their
increasing requirements for capital expenditure a new fund
“CAPITAL FUND” has been created. This fund will bear the
expenditure hither to chargeable to capital subject to availability of
funds and provision in the sanctioned budget.
The expenditure on plan head 12 to 16, 21, 31, 32, 34 to 36, 41,
42, 52,53, 61, 62, 64 will be financed from the capital fund where as
expenditure on plan head 11 (New lines) 51(Staff quarters) 81
(MTP) will continue to be financed from the loan capital i.e. General
Revenue.
Lesson No. 3(b)
Depreciation Reserve Fund.

In order to meet the cost of replacement of an asset, the normal life
of which is over, due to wear and tear and requires replacement,
DRF has been created.
Depreciation Reserve Fund bears / is debited with

1) The cost of Replacement and Renewals of works whether
originally provided from Capital, Development Fund, Capital
Fund.
2) The costs of replacement of ballast involving improved type of
ballast.
3) The original cost of an asset at the debit of capital (other than
land) replaced at the cost of OLWR.
4) The cost at the debit of capital or DF of an asset (other than
land) which is abandoned or disposed off without being
replaced.
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
5) All expenditure incurred on replacement of Rolling Stock.
6) The cost of tools and plant specially purchased and of any post
specially created for the supervision of a work purely chargeable
to DRF.
NOTE. Replacement of assets created out of OLWR is chargeable

to OLWR if the cost of replacement is not more than Rs1/- lakh.
Lesson No. 3(c)
Depreciation Reserve Fund is Credited with : -
1) The amount of annual contribution from the Railway Revenue.

2) The amount realized from the disposal of an asset ( at the debit
of capital or DF ) the original cost of which is more than RS
5000 and the amount realized from the disposal of the
materials, released from a work, replaced at the cost of DRF,
after deducting the incidental charges.
3) The amount of interest earned on the balance of the fund.
Lesson No. 4(a)
Development Fund
In order to arrest over capitalization of Railway undertaking the

government have decided that all un-remunerative new lines, works
for passengers amenities, staff welfare and amenities works,
operational improvement works should be charged to this fund.
This fund was instituted with effect from 1/4/1950.
Development Fund is Debited with
DF I The cost of all passenger and other user's amenity works

including additions and replacement of the existing and new works.
DF II Cost of Labour Welfare Works including additions to existing

and new works when cost is exceeding Rs1,00,000/-
The cost of construction of staff quarters including additions
to existing quarters will be charged to capital with effect from
1/4/1974.
DF III The entire cost of works when exceeding RS 10/- lakhs

which are un-remunerative but are required for improvement of
operational efficiency including additions and alterations,
replacement of existing and new works.

ACCOUNTS FACULTY
72
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
DF IV Safety works.
Lesson No. 4(b)
Development fund is credited with
1) Amount transfered from Revenue Reserve Fund.

2) The amount appropriated to it each year from surplus.
3) The cost at the debit of DF of an asset which is abandoned or
disposed off without being replaced.
4) The difference between the cost at the debit of DF of replaced
asset and the cost of its replacement when the cost of
replacement is chargeable to DRF and is less than the cost at
the debit of DF.
5) The amount of interest earned on the balance of the fund.
Lesson No. 4(c)
Open Line Works Revenue
This head is financed from Revenue and bears / debited with

1) Cost of all works other than those related with passenger and
other users amenity works chargeable to DF whether new,
additional improvements, replacement and renewal works when
the cost is less than RS 1,00,000/- i.e. within the limit of new
minor works.
2) Cost of such replacement and renewals costing less than RS
1,00,000/- when not chargeable to capital, capital fund, DRF,
DF, and Revenue.
3) The cost of all un-remunerative works for improving the
operational efficiency when the cost is less than RS 10/- Lakhs.
4) The cost of dismantling handling and shifting including freight to
stores depot in respect of replacement works.
5) The expenditure on investment in share capital of Railwaymen’s
consumer Co-operative societies up to RS 2,500/- per society.
OLWR is credited with the amount realized from disposal of an

asset without being replaced, the original cost of which was
charged to OLWR and amount realized from disposal of the asset
replaced at the cost of OLWR.
List of passenger amenities.

1) Provision of overhead and ground level arrangement at stations
for filling water in carriages, water supply at stations including

ACCOUNTS FACULTY
73
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
purification plants water coolers, or water trolleys provided at
stations.
2) Provision of waiting accommodation including provision of
benches and improvement to the existing arrangements.
3) Provision of refreshment rooms, retiring rooms, vendor stalls of
all description except those which are required to be provided
by the contractors themselves.
4) Provision for improvements to latrines provided at stations for
the use of bonafied Railway passengers.
5) Provision of bathing facility at station for use of passengers.
6) Improvement to existing carriages such as provision of fans
improved lighting, bigger water tanks etc intended to provide
improved facilities to passengers.
7) Improved lighting and provision of fans on platforms or in
waiting hall and sheds etc. to cater to the requirements of
Railway passengers.
8) Exhibition of sheet time table in glass frame or on black board to
cater to the requirements of the passenger.
9) Works under all the above heads meant to cater the Railway
passengers during religious fare (mela) required for a period
exceeding six months.
Other Railway users amenities.

The persons availing the facility of parcels or goods services are
termed as other Railway users. The facilities provided at parcel
office or goods sheds can be termed as other Railway users
amenities.
1) Arrangement for drinking water including water coolers, water

trolley etc.
2) Waiting accommodation including provision of various types of
premises.
3) Refreshment rooms including vendor stalls except those which
are required to be provided by the contractors themselves.
4) Provision of latrines or urinals.
5) Lighting arrangement and provision of fans.
6) Any other work considered essential i.e. inquiry office,
information Centre etc.
Labour Welfare Works.

The works which are carried out as a welfare measure for the work
force in general are called as Labour welfare works. The list of
labour welfare works is as under.
1) Provision of new hospitals, dispensaries, school etc. Additions,
Alterations and improvements to the existing work.

ACCOUNTS FACULTY
74
UNIT MODULE NO. 04
RULES OF ALLOCATION
2) Provision of new institutes, recreation rooms, swimming pools,
sports ground, reading rooms including improvements to the
existing ones.
3) Provision ad improvements to health and welfare services, child
welfare and maternity centers, cooling arrangements for
workshops and rest rooms for workmen.
4) Provision and improvements of sanitation water supply, road
lighting and marketing facilities in Railway colonies.
Un-remunerative works but essential for increasing

operational efficiency.
Works arising out of the need for keeping operational methods upto
the latest requirements and standards are as under.
1) Removal of infringement at stations.

2) Re grading of permanent way and improvements to curves.
3) Converting dead end sidings into through routes and provision
of through loops at station.
4) Provision, extension and modernization of catch sidings.
5) Lighting of sheds and stations whether new works or
improvement to existing works.
6) Duplicating or strengthening girders by adding material.
7) Provision and improvements and additions to drivers and
guards running rooms.
8) Provision of fire fighting equipments at stations.

ACCOUNTS FACULTY
75
रे लवे लेखा संकलि
रेलवे लेखा संकलि
अभ्यास सं्या 01 ए, बी और सी
लेखा संकलि के संबंध लेखा अनधकारी के कर्तव्य इस प्रकार है :-
1. निस रेलवे, नवभाग, मण्डल आदि से वे संबंधीर् हो उसकी अथातर् अपिे लेखा क्षेत्र की सभी
प्राप्तीयों र्था संनवर्रणों को एकत्र करिा और लेखाबध्ि करिा ।
2. उसके क्षेत्र से अन्खय लेखा क्षेत्रों की िो मिें प्रारंभ हो उन्खहें उि लेखा क्षेत्रों को अंर्ररर् करिा और
अपिें क्षेत्र से संबंनधर् और अन्खय लेखा अनधकाररयों व्िारा उसे अन्खर्ररर् की गयी खर्त या प्रानप्त की
मिों को अपिी लेखा बनहयों में समायोनिर् करिा ।
3. हर मनहिे अपिे लेखा सर्कत ल का एक नवस्र्ृर् लेखा र्ैयार करिा ।
4. हर वर्त अपिे क्षेत्र का एक ﾠनवस्र्ृर् लेखा र्ैयार करिा और
प्रबंधकों की सूर्िा और कारतवाई के नलए संगर् नवत्तीय ररपोटत र्ैयार करिा ।
उपरोक्त िुसरे िीर्त के अंर्गतर् ऐसे लेििेि आर्े है निन्खहें या र्ो प्रारंभ से दकसी लेखा अनधकारी व्िारा
नहसाब में दिखाया गया होर्ा है िैसे अंर्रण लेििेि में होर्ा है अथवा वे एक लेखा िीर्त और िुसरे लेखा
िीर्त के बीर् समायोिि के रूप में होर्े है, िैसे रािस्व अिुरक्षण प्रयोििों आदि के नलए दकसी भंडार
नडपों से भंडार िारी करिे के बारे में ।
दकसी िगि लेि िेि का मूल ररकाडत एक कै ि वाउर्र या नबल के रूप में होगा । खार्ा समायोिि के
नलए यह िरिल पर्ी के रूप में होर्ा है । िगि लेि िेि रोकड वही (कै ि बुक ) में दिखाये िार्े है िबदक
िरिल पर्र्तयां िरिल में िित की िार्ी है ।
अभ्यास सं्या 2 ए बी और सी
सामान्खय खार्े और सहायक लेखा ररकाडत -
सामान्खय खार्े :- लेखा अनधकाररयों को अपिे लेखा क्षेत्र के लेि िेि को एकत्रीर् करिे और नहसाब में
लािे के प्रयोिि के नलए और मानसक एवं वार्र्तक लेखों का संकलि करिे के नलए कु छ खास आवश्यक
ररकाडत रखिे र्ानहए निन्खहें संक्षेप में भारर्ीय रेल लेखा संनहर्ा में रेलवे के सामान्खय खार्े िाम दिया
गया है । इसके अंर्गतर् निम्ननलनखर् िानमल है :-
01. िकि लेि िेि का िैनिक सार अथवा सामान्खय रोड बही (कै ि बुक )
02. िकि लेि िेि का मानसक वर्गतकृर् सार अथवा सामान्खय रोकड सार बही
03. िरिल
लेिर

77
इिके बारे में निम्ननलनखर् पैराग्राफों में नवस्र्ारपूवतक बर्ाया गया है ।

िरिल और लैिरों के िो अलग अलग सेट खोले िािे र्ानहए । एक सेट रािस्व लेखों के नलए र्था िुसरा
पुंिी लेखों के नलए क्योदक इि िो श्रेणी के लेि िेि के नलए अलग अलग लेखे रखे िार्े है । रािस्व लेिर
सहायक के रूप में िगि लेििेि का के वल एक िैनिक सार और मानसक सार रखिे की िरूरर् है ।
र्ििुसार पुंिी लेि िेि का आबंटि र्ालू लाईि के िकि लेखे में "अंर्रि, रेलवे
पुंिी " के अंर्गतर् दकया िािा र्ानहए ।
01. खार्ा समायोिि के अंर्तगर्

िगि प्रार्प्तत एवं संनवर्रण
अभ्यास सं्या 3 ए और बी
सामान्खय रोकड पुस्र्क:- यह ररकाडत लेखा अनधकारी के होिे वाले क्षेत्र के सभी लेििेि को पूस्र्को में
लािे के नलए रखा िार्ा है । इस में दकये गये प्रत्येक इन्खगराि की पुष्ठी में लेखा अनधकारी व्िारा
हस्र्ाक्षररर् वाउर्र होिा र्ानहए । इस का हर रोि रोकड िेर् निकाला िािा र्ानहए और इस का
नमलाि रोकﾠनडया की रोकड पुस्र्क से दकया िािा र्ानहए । अिुभाग के इंर्ाित अनधकारी व्िारा इस
की िँाार् करके इस पर हस्र्ाक्षर करिा र्ानहए ।
सामान्खय रोकड सार पुस्र्क :- इस ररकाडत में प्रनर्दिि िगि लेििेि के िैनिक सार में इन्खिदराि दकया
िािा र्ानहए । यह िो भागों में रखा िािा र्ानहए - एक भाग प्राप्तीयों (िाम खार्े की रानियों ) के नलए
और िुसरा संनवर्रणों (िमा खार्े की रानियों ) के नलए होगा । मनहिे के अंनर्म दिि लेििेिों को
इन्खिराि करिे के बाि िोडकर नलया िािा र्ानहए। बैंकों को " धि - प्रेर्ण" र्था " र्ेक और नबल "
िीर्त के अंर्गतर् दकये गये िोड का नमलाि बैंकों से प्राप्त नववरणों से दकया िािा र्ानहए।
िरिल :- िरिल में इन्खिराि सी ओ सेवि या िरिल पर्ीयों से दकया िािा र्ानहए अथवा मूल वाउर्रों
से , नििमें िरिल पर्ी की भांर्ी िाम खार्ा और िमा खार्ा के लेखा िीर्त पृष्ठॉदकर् गये है । िरिल
पर्ीया या इन्खिराि ,कायातलय के संबंनधर् अिुभाग व्िारा र्ैयार दकया िािा र्ानहए और लेखे में िानमल
दकये िािे के नलए लेखा या बुककं ग अिुभाग भेि दिये िािे र्ानहए ।
िरिल पर्ीयों या इन्खिरािों मे क्रमांक िगिी वाउर्रों के क्रमांकों से नभन्न होिे र्ानहए। उन्खहें ऐसे र्ररकों
से फाईल दकये िािे र्ानहए दक दकसी वाउर्रों नविेर् को संिभत के नलए आसािी से निकाला िा सके
और फाईलों कों बार बार प्रयोग में लािे से वाउर्र फटिे ि पायें ।

78
मानसक लेखा भेििे की निधातररर् र्ारीख से पयातप्त समय पूवत िरिल में दकये गये इन्खिरािों का िोड
लगा लेिा र्ानहए । रािस्व िरिल के मामले में मनहिे के िगि लेििेिों को , नििका सार रोकड सार
पुस्र्क में दिया गया हो , पृष्ट के अंर् में फामत में यथा उल्लेनखर् ररर्ी से िोड दिये िायें । िरिल में दकये
गये इन्खिरािों की पररिुध्िर्ा की िँाार् िगि लेििेिों की रानियों को िोडिे के बाि िरिल में प्रत्येक
लेखा िीर्त के अंर्गतर् िाम खार्े और िमा खार्े के िोडों से "ट्रायल बेलेंस" बिाकर की िािी
र्ानहए।ट्रायल बेलेस की िाम खार्े और िमा खार्े की रानियों के िोडों का आपस में नमलािा कर दिया
िािा र्ानहए और यदि कोई अंर्र पाये िाये र्ो उसे ठीक कर दिया िािा र्ानहए ।
इस प्रकार से लेखा संबंधी लेििेि िो अलग अलग िीर्त के अंर्तगर् आर्े है।
लेिर खार्ा:- िरिल के अनन्खर्म िोडो को लेिर मे नवनभन्न लेखा निर्ो के अन्खर्गतर् र्ढाया िार्ा है।
निससे लेखा क्षेत्र दक सभी प्राप्तीया और प्रभार इसमे नवनभन्न लेखा निर्ो के अन्खर्गतर् िित हो िाए और
प्रत्येक लेखा अवनधके अन्खर्में उि लेखा निर्ो के अन्खर्गतर् क्रनमक िेर् रानियॉ प्रकट रहे।
अभ्यास सं्या 5 ए, बी , सी
सहायक लेखा दक पुस्र्के

1. प्रत्येक लेखा क्षेत्र को सामान्खय पुस्र्को के अनर्ररक्त निम्ननलनखर् सहायक रेकाडत भी रखिा आवश्यक
होर्ा है। -
2. आमििी के रनिस्टर
3. रािस्व आबंटि रनिस्टर
4. निमातण कायत के नलये वकत रनिस्टर
5. रेल निनधयों के नलये रनिस्टर
उर्ंर् रनिस्टर
i) िेय मांग रनिस्टर

ii) नवनवध अनग्रम रनिस्टर
iii) एफ - ऋृण एवम अनग्रम रनिस्टर
iv) अित्त वेर्ि रनिस्टर
नवनवध - निक्षेंप रनिस्टर
सामान्खय खार्ों को बंन्खि करिा -

79
दकसी रेल्वे के संकनलर् लेखे को इस प्रकार प्रस्र्ुर् दकया िािा र्ाहीये दक वह रे ल्वे बोडत के पास निस
मनहिे का लेखा हो उससे अगले मनहिे दक 6 र्ारीख्र को पहुर् िाए। िुि नसर्ंबर एवम दिसंबर के मनहिो
के लेखो को उसी प्रकार पुणत रुपसे बंि दकया िािा र्ाहीये िैसे मार्त के लेखे बंि दकये िार्े है। इिके लेखे
क्रमि: अगस्र्, िंवंबर और फरवरी के 16 र्ारीख र्क पहुर्िे र्ाहीये । अनर्ररक्त समय का उपयोग
अन्खर्रण लेििेिो और अन्खय खार्ा समायोििो का नमलाि और अनन्खर्म समायोिि करिेमे दकया िािा
र्ाहीये।
मार्त मनहिे के लेखे रेल्र्े बोडत को 31 िुलाइ अथवा बोडत व्िारा पहेले दक िो र्ाररख र्य दक गई है पहुर्
िािी र्ाहीये। अर्: रेल्वे के सामान्खय खार्े मानसक एवम वार्र्तक लेखे के संकलि के प्रत्येक मनहिे बंि
दकये िार्े है। नवनभन्न सहायक रनिस्टरोंका िोड दकया िार्ा है और लेखे के प्रस्र्ुर् दकये िािे के एक
सप्ताह के नभर्र सामान्खय खार्ो से उिका नमलाि दकया िार्ा है। नमलाि का प्रामाणपत्र सहायक
रनिस्टरों मे प्रत्येक लेखा अनधकारी के हस्र्ाक्षरों के साथ िित दकया िार्ा है।
अभ्यास सं्याﾠ 6 ए
लेखा र्ालु
िब दकसी मनहिेके सामान्खय खार्े बंि करदिये िाए और लेिर नलख नलया गया हो र्ब मानसक लेखा
र्ालुाू लेिर से पुंिी और रािस्व लेििेिों के नलये अलग अलग र्ैयार दकया िार्ा है और निधातररर्
अिुसूनर्योंके साथ रेल्वे बोडत को प्रस्र्ुर् दकया िार्ा है।
लेखा र्ालु के वल एक एैसा नववरण होर्ा है निसमे दकसी लेखा क्षेत्र दक प्रानप्तयॉ और संनवर्रण निधातररर्
लेखा निर्ो के अन्खर्गतर् नवनधवर् वर्गतकृर् रुपमे दिखाये िार्े है।लेखा र्ालु का नसध्िान्खर् यह है दक सभी
इंिराि िुध्ि रुपमे अथातर् पश्च लेखि समायोििों को धटािे के बाि प्रत्येक लेखा निर्त के सामिे दिखाया
िाए। ऋृणात्मक प्रनर्फल को दकसी भी हालर् मे लेखे के िुसरी र्रफ घिात्मक प्रनर्फल के रुपम अन्खर्ररर्
िही दकया िािा र्ाहीये ।
रािस्व लेखा र्ालु
मानसक रािस्व लेखा र्ालु पररनिष्ट xi मे बर्ाये अिुसार र्ैयार दकया िािा र्ाहीये इस फॉमत मे कोई
प्रमुख या लघू निर्त छोडिा या िोडिा हो र्ो रेल्वे बोडत का पुवत अिुमोिि िरुरी है।
पुंिी लेखा र्ालु
र्ालु लाइिों का और िये निमातण कायो का मानसक पुंनि लेखा र्ालु पररनिष्ट xii के अिुसार र्ैयार दकया
िार्ा है ।

80
1. इसलेखा र्ालु के साथ निम्ननलनखर् अिुसुनर्यॉ रे ल्वे बोडत को भेनि िार्ी है।
2. अन्खर्रण रेल्वे को दकये िािे वाले िमा और िामे दक अिुसुनर्
3. ररिवत बैंक के पास निक्षेप दक अिुसुनर्
4. 5002 भारर्ीय रेलो - वानणनययक पर पुाुांनि पररव्यय के अन्खर्गतर् खर्त दक अिुसुनर्
5. 5003 भारर्ीय रेलो - सामररक पर पुंनि पररव्यये के अन्खर्गतर् खर्त दक अिुसुनर्
प्रानप्त और खर्दत दक अिुसुनर्
अंनर्म लेखा र्ालु
िब दकसी नवत्तीय वर्त के खार्े बंि कर दिये िाए र्ो रेल्वे के पुंनिगर् एवम रािस्व संबंनध लेििेिों का
अंनर्म लेखा र्ालु उस प्रकार र्ैयार कर रेल्वे बोडत को प्रस्र्ुर् दकया िाए दक वह आिे वाले अगस्र् माह
दक 30 र्ारीख र्क पहुर् िाए।इस र्ालु लेखे मे लेखे के नवनभन्न अनन्खर्म निर्ो के अन्खर्गतर् वर्त मे हुए
रेल्वे के लेििेि और उर्न्खर् र्था िाम खार्ा निर्ो के अन्खर्गतर् अथिेर् और इनर्िेर् दिखाये िार्े है।
अंनर्म लेखा र्ालु - रािस्व
अंनर्म र्ालु रािस्व लेखा पररनिष्ट xiii के अिुसार र्ैयार दकया िार्ा है।
अंनर्म लेखा र्ालु - पुनिगर्
अंनर्म र्ालु पुंनि लेखा पररनिष्ट xiv के अिुसार र्ैयार दकये िार्े है।
अिुमानिर् र्ालु लेखा
प्रत्येक मनहिे का और नवनत्तय वर्त के प्रारंभ से उस मनहिे के अन्खर् र्क दक प्राप्तीयों और खर्त का एक
नववरण निघातररर् निर्ो के अन्खर्गतर् पररनिष्ट xv मे रे ल्वे बोडत को भेिा िािा र्ाहीये । िो उसके पास
अगले मनहिे के 15 र्ाररख र्क पहुर् िािा र्ाहीये लेदकि िुलाइ, अक्तु बर और ििवरी के मनहिों का
अिुमानिर् र्ालु लेखा अगले मनहिे के 20 र्ाररख र्क पहुर् सकर्ा है। मार्त का अिुमानिर् र्ालु लेखा
3 मई र्क रेल्वे बोडत मे पहुर्िा र्ाहीये
1. अिुमानिर् र्ालु लेखा के साथ निम्ननलनखर् नववरण भेिे िार्े है।

81
2. अिदाुाामानिर् सकल प्रानप्त और रािस्व खर्त के आकडों का नपछले वर्त के उसी अवनध के वास्र्नवक
आकडो से र्ुलिात्मक नववरण
3. अिुमानिर् रेल्वे प्रानप्तया ओैर संनवर्रण ििातिे वाला नववरण
पंादाुांनि और रािस्व के अन्खर्गतर् मांगवार खर्त को घटािे वाले िमा का नववरण्र
नवनभन्न रेलों से प्राप्त दकये गये अिुमानिर् र्ालु लेखों को रे ल्वे बोडत दक लेखा िाखा मे समेदकर् दकया
िार्ा है और रेल मंत्रालय के नलये एक अिुमानिर् र्ालु लेखा र्ैयार दकया िार्ा है। निसे नवत्त मंत्रालय
को भेिा िार्ा है र्ादक वह कें नगय सरकारके अथोपाय पर नवर्ार करर्े समय उसका उपयोग कर सके ।
वार्र्तक लेखे या नववरण
1. नवनत्तय वर्त के लेखे बंन्खि हो िािे और अनन्खर्म र्ालु लेखे भेि दिये िािे के बाि निम्ननलनखर् वार्र्तक
लेखे संकनलर् दकये िार्े है।
2. पुंनि और रािस्व लेखे
3. नवनत्तय लेखे
4. ऋृण निर्त ररपोटत
नवनियोिि लेखे
i) पुंनि और रािस्व लेखे :- पुंनि और रािस्व लेखे इस नलये रखे िार्े है दक उिसे रेल्वे दक
एक वानणनययक उपक्रम के रुपमे नवनत्तय नस्थर्ी दक सनमक्षा सुनवधा पुवतक दक िा सके ।
इसमेलेखे पुंनिगर् व्यय के संबंधमे लेिर और रेल निनधयोंके रनिस्टरों और निमातण कायत
रनिस्टरों से र्ैयार दकये िार्े है। रािस्व व्यय के संबंधमे रािस्व आंबंटि रनिस्टरों और
आमिनि के संबंधमे आमिनि के रनिस्टरों से र्ैयार दकये िार्े है। पुंनि और रािस्व लेखा
दक 15 मुनगर् प्रनर्यॉ रेल्वे बोडत को 15 नसर्ंबर र्क पहूार् िािी र्ाहीये । पुंनि और
रािस्व लेखे के साथ निम्ननलनखर् नववरण भेिे िार्े है।
ii) पुंनिलेखा
iii) वर्त का रािस्व लेखा
iv) पुंनि लेखा मे प्राप्ती और खर्त का नववरण
v) वर्त मे दकये गये पुंनिव्यय का नवस्र्ृर् नववरण
vi) वर्त के संर्ालि खर्त का सारांि
vii) रािस्व संर्ालि खर्त का नवसृर् लेखा
viii) रािस्व आय का नवसृर् लेखा
ix) वर्त के बकाया आय का नववरण

82
x) लाभांर् लेखा
रेल निनधयों को प्रभाररर् व्यय का नववरण
नवत्त लेखे :- नवनत्तय लेखे सरकारी लेखों दक आवश्यकर्ा के अिुसार सरकारी लेखांकि के नलये निघातररर्
लेखा निर्ो मे नवनधवर् वर्गतकृर् कर संकनलर् दकये िार्े है। नवनभन्न रेल्वे लेखा निर्ो के अनधि रेल्वे के
खार्ो मे लेखे मे िित दकये गये लेििेि का सारांि प्रत्येक नवनत्तय वर्त के लेखो के बंन्खि कर दिये िािे के
बाि नवनत्तय लेखे िामक एक नववरण संकलि मे बिाया िार्ा है । इसके संकलि मे (i) नवनभन्न रेल्वे
निर्ो के सार लेखे ब्यौंरेवार अिुंसुनर्यों सनहर् र्था (ii) पररनिष्ठ िानमल है। संकलि दक 6 प्रनर्नलनपयॉ
रेल्वे बोडत मे 20 ससंर्ंबर र्क पहुर् िािी र्ाहीये।
सार लेखे :- सार लेखों मे संबंनधर् वर्त के नलये लेखों के मु्य ओैर लधु निर्ो के अनधि नलनख गयी
वास्र्नवक रानियॉ नपछले वर्त दक रानियों के साथ आमिे सामिे नलनख िािी र्ाहीये ।
नवनत्तय लेखोके पररनिष्ट निम्न नलनखर् है। :-
पररनिष्ट ए :- पुनि और रािस्व लेखो से संबंनधर् अप्रत्यक्ष प्रभारों का नववरण
पररनिष्ट बी :- रक्षा मंत्रालय के औरसे हाथ मे नलये गये निमातण कायत नििपर ब्याि और अिुरक्षण
प्रभार नलया िार्ा है।
पररनिष्ट ए का उद्देश्य ऐसी सुर्िा उपलब्ि करािा है िो संकनलर् लेखों मे िही दि िार्ी है। लदकि
निसका होिा रेल्वे दक नवनत्तय नस्थर्ी को समझिे के नलये िरुरी है ।
पररनिष्ट बी भेिा िािा िरुरी िही है लेदकि दफर भी इसे बिाया िािा र्ाहीये और रक्षा मंत्रालय से
वसुनल करिेके पररयोिि के नलये रेकाडत मे रखिा र्ाहीये ।
अभ्यास सं्या 8 ए, बी
ऋृण निर्त ररपोटत
ऋण निर्ो के अन्खर्गतर् िेर्ों दक एक ररपोटत प्रत्येक नव.स. एवम मु. ले. अ. व्िारा िस नसर्ंबर र्क रेल्वे
बोडत मे पहुर् िािी र्ाहीये ।इसके साथ ही इसदक एक प्रनर् सांनवनधक लेखा पररक्षक को भेिी िार्ी है।
नवनधवर् लेखा पररक्षा के बाि एक प्रनर् रेल मंत्रालय को 25 नसर्ंबर र्क पहुर् िािी र्ाहीये।
यह ररपोटत नवनभन्न िेर्ों के नवश्लेर्ण पर िैसे आई - लघु बर्र्े, भ. नि. , के - निक्षेप एवम अनग्रम , एफ
- ऋण एवम अनग्रम और एम - प्रेर्ण अन्खर्र सरकारी समायोिि लेखो रायय सरकारोंके साथ लेखे पर
आधाररर् होर्ी है।
1. नव. स. एवम मु. ले. अ. व्िारा ऋण निर्त ररपोटत पर निम्ननलनखर् प्रमाण पत्र दिया िार्ा है।
आई - लघु बर्र् और भनवष्य निनध -

83
2. प्रमानणर् दकया िार्ा है दक वर्त के अन्खर्मे सामान्खय खार्ो मे दिखाया गया कु ल िदाेर् कमतर्ाररयों के
अलग अलग व्यनक्तगर् लेिरों के कु ल िेर् के बराबर है र्था 31मार्त ------ को समाप्त वर्त के
कमतर्ारीयोंके लेखे मे िमा कु ल िदाेर्ों दक सुर्िा उन्खहे दि गयी है।
3. के निक्षेप और अनग्रम के संबंधमे -- (i) निक्षेप -प्रमानणर् दकया िार्ा है दक 3 मनहिे से अनधक अवनध
से बकाया र्ली आ रही मिों पर कायतवाही दक गयी है। (ii) िगि --प्रमानणर् दकया िार्ा है दक 31
मार्त ------- को रोकनडया और नवभानगय अनधकारीयों के पास वास्र्व मे -------- रुपये िगि िेर्
थे ।
एफ ऋण और अनग्रम के संबंधमे ए--प्रमानणर् दकया िार्ा है दक वर्त के िौराि वसुनलयॉ नियमो के
अन्खर्गतर् नियनमर् रुपसे दक गयी है
बी-- यह भी प्रमानणर् दकया िार्ा है दक इि िेर्ों का नवश्लेर्ण और पुिररक्षा उपनिर्ो व्िारा दक गयी
है र्था इसमे बटटे खार्े उर्ंर् या िेर्ों मे संनधग्ध पररसंपत्तीयों का कोई मामला िही है। र्था व्याि दक
छु ट के मामलेमे नबिा व्याि या िाममात्र ब्याि के िरपर ऋण की मंिुरी और वसुनल के नलए नबिा
आवश्यक एहनर्यार् के कोई मामला िही है।
सी-- 31 मार्त ----- को संबंनधर् कमतर्ारीयों के िाम बकाया िेर्ोंपर उिदक नस्वकृ र्ी प्राप्त कर नल गयी
है।
एम-- रेनमटन्खस सरकारी समायोिि लेखे -- प्रमानणर् दकया िार्ा है दक बकाया िेर् उस रािी के द्दोर्क
है नििका निपटारा ररिवत बैंक लेखे मे वर्त के िौराि िही दकया िा सका ।
प्रमानणर् दकया िार्ा है दक महाप्रबंधक के नििेिानधि संकनलर् --------वर्त के लेखे ---------रेल्वे के ---
--------रुपये दक िेर् रािी पुिररक्षा दक पररक्षण िॉर् लेखा पररक्षा के पररणाम स्वरुप निर्े दि गयी
रटप्पनणयों के अध्यनधि , िहॉर्क मेरी िािकारी और नवश्वास है , सही ढंग से दकया गया है।
नवनियोिि लेखा :
एक नवत्तीय वर्त के नहसाब -दकर्ाब बंि होिे के बाि सभी रेलवे प्रिासिों एवं उत्पािि इकाइयों द्वारा
यह िेखा िार्ा है दक संबंनधर् वर्त के बिट अिुमाि कहाँ र्क वास्र्नवक व्यय से नमलर्े हैं । इसके नलए

84
एक नववरण र्ैयार दकया िार्ा है इस नववरण में मूल अिुिाि ,अंनर्म अिुिाि और वास्र्नर्क व्यय की
र्ुलिा दिखाई िार्ी है । वास्र्नवक व्यय कम अथवा ययािा होिे पर उसका कारणों सनहर् स्पष्ब्टीकरण
दिया िार्ा है इस नववरण को ही नवनियोिि लेखा कहर्े हैं ।
इस नववरण में प्रत्येक माँग के अिुसार प्राप्त मूल निनध संिोनधर् निनध एवं वास्र्नवक व्यय दिखाया
िार्ा है । लेखा नवभाग में वास्र्नवक खर्त के नलए िो दकर्ाबें रखी िार्ी हैं वह भी प्रत्येक माँग के
अिुसार अलग-अलग रखी िार्ी है इि दकर्ाबों के अिुसार यह नववरण बिाया िार्ा है इस नववरण में
05 प्रनर्िर् या 50 लाख रुपए इि मयातिाओंमेसे िो भी कम हो, (मांग क्रं 16 के नलये 100 लाख) से
ययािा व्यय के नलए स्पष्टीकरण िेिे की आवश्यक्ता होर्ी है ।
नवनियोिि लेखों में ििातई गई रानि को लेखा-परीक्षा नवभाग द्वारा िाँर् दकया िार्ा है । प्रत्येक वर्त के
नसर्ंबर माह में यह नववरण क्षेत्रीय लेखों के कायतकारी अनधकाररयों द्वारा रेलवे बोडत को भे िा िार्ा है ।
सभी क्षेत्रीय रेलों का लेखा संकनलर् होिे पर रेलवे के लेखा परीक्षा ररपोटत के साथ उसे रेल मंत्रालय को
भेिा िार्ा है । अंनर्म रूप से यह नवनियोिि लेखें लोक-लेखा सनमनर् िाम की िो संसिीय समीर्ी
होर्ी है उिको प्रस्र्ुर् दकया िार्ा है । यह सनमनर् इस नववरण की कड़ी िाँर् करर्ी है निसमें खर्त की
गई रकम िो नवनियोिि लेखे में दिखाई गई है वह खर्त के नलए कािूिी र्ौर पर उपलब्ध थी अथवा
िहीं साथ ही साथ िो पुितनवनियोिि दकया गया है वह नियमों के अंर्गतर् दकया गया है अथवा िहीं यह
िेखर्ी है ।
लोक-लेखा सनमनर् अपिा ररपोटत बिार्ी है उसे संसि के सामिे पेि दकया िार्ा है । नवनियोिि लेखे
को संसि की मंिूरी प्राप्त होिे पर उसमें बर्ाए गए सभी खर्त को संसि की मंिूरी प्राप्त हूई ऐसा मािा
िार्ा हैं । लोक लेखा सनमनर् की नसफाररिों पर अमल करिा रेलवे का कत्ततव्य होर्ा है उिके द्वारा की
गइﾠ नसफाररिों को मागत ििति के रूप में सभी रेलों को भेिा िार्ा है ।

85
UNIT MODULE NO. 05
COMPILATION OF RAILWAY ACCOUNTS
In regard to the compilation of Accounts the duties of the Accounts officers are –
i) To collect and bring to account all the receipts and disbursement of his
accounts circle.
ii) To transfer to other accounts circles the items pertaining to them which
originate in his circle and to adjust in his books of account the items of
expenditure receipts pertaining to his own circle and transferred to him
by other accounts officers
iii) To make up a detailed account of his account circle monthly
iv) To make up a detailed account of his circle for each year and
v) To prepare relevant financial reports for management information and
action.
Accordingly transactions fall under two headings
i) cash receipts and disbursements

ii) book adjustments
The latter represent transactions either initially accounted for by another

accounts officers as in the case of transfer transactions or adjustments
between one accounting head and another e.g. for issue of stores from a
stores depot for revenue maintenance purposes etc. The initial record for a
cash transaction is a cash voucher or bill. For book adjustment, it is a journal
slip or voucher. Cash transactions are recorded in the cash book, while
journal slips are entered in the journal.

ACCOUNTS FACULTY
76
UNIT MODULE NO. 05
General Books of the Railways
For the purpose of collections and bringing to account the transactions of an

accounts circle and for compiling the monthly and annual accounts, the accounts
unit maintains certain essential records are called as the general books of the
railway which comprises –
1) The daily abstract of cash transactions or the general cash book

2) The monthly-classified abstract of cash transactions or the general
cash abstract book.
3) The Journal
4) The Ledger
Two sets of journals and ledgers are maintained, one set for revenue
accounts and the other for capital accounts, since separate accounts are
maintained for these two classes of transactions. Only one Daily Abstract and
monthly abstract of cash transactions are maintained subsidiary to the revenue
ledger. All cash transactions of a capital nature are recorded in the cash
accounts of an open line to transfers – Railway Capital.
Lesson No. 3(a) & (b)
1. The General CashBook: - This record is intended to bring to account all cash
transactions taking place in the accounts unit. A voucher duly signed by an
account officer should be forthcoming in support of every entry in it. It is balanced
daily and the balance reconciled daily with that in the cashier's cashbook and it is
checked and signed by the officer-in-charge of the section.
Lesson No. 4(a)
2. The General Cash Abstract Book or the monthly-classified abstract of cash

transactions: - This record is posted from the totals in the General CashBook. It
is kept in two parts, one part for receipts (debits) and the other for disbursements
(credits). There are mentioned so many prescribed heads in Debit and Credit
side in the monthly cashbook. It should be totaled after the transactions of the
ACCOUNTS FACULTY
77
UNIT MODULE NO. 05
last day of the month have been posted. The totals under the heads “ Remittance
into Bank ” and “ Cheques and Bills ” are reconciled with the statements received
from the various Banks.
Lesson No. 4(b)
3. The Journal: - All transactions, which do not involve the actual receipt or
disbursement of cash, are recorded in the Journal. Each entry in the Journal is
supported by a Journal slip or voucher duly signed by an Account Officer. Journal
slips or entries are prepared by the concerned section of the office and sent to
the booking section for incorporation in the accounts. The Journals slips should
bear separate series of numbers district from that for cash vouchers. In the case
of revenue Journal, the cash transactions of the month as abstracted in the cash
abstracted book are added at the foot in the manner indicated in the form.
Lesson No. 4(c)
4. The ledger: - The closing totals of the Journals are posted in the ledger under
the various heads of accounts so that it records all receipts and charges of the
accounting circle under the various heads of account. It also shows the
progressive balances under those heads Accounts at the end of each accounting
period.
Subsidiary Accounts Records or Books: -
In addition to the General Books the following subsidiary books or records

are kept by each accounting circle :-
1) Registers of Earnings
2) Revenue Allocation Registers
3) Registers of works
4) Registers of Railway Funds
5) Suspense Registers :-
i) Demands Payable Registers
ii) Miscellaneous Advance Register
iii) F – Loan and Advances Register
iv) Deposits – Unpaid Wages Register
v) Deposits – Miscellaneous Register
Closing of the General Books: -

The completed accounts of a Railway is submitted as a rule, so as to
reach the Railway Board on the 6th of the Second month following that to which
the accounts related the accounts for the month of June, September and
December are closed completely in all respects in the same manner in which
accounts for the March are closed. Hence, 10 days are given or extended more
ACCOUNTS FACULTY
78
UNIT MODULE NO. 05
for submission to Railway Board i.e. 16th of August, November and February
respectively. The accounts for the month of March may be submitted so as to
reach the Railway Board by the 31st July or an earlier date as fixed by the
Railway Board.
The General Books of the Railway are closed every month in good time
for the compilation of the monthly and annual accounts. The various subsidiary
registers are totaled up and reconciled with the General Books within a week of
the submission of the accounts. The certificate of reconciliation is recorded each
month in the subsidiary registers under the signature of Accounts officers.
Lesson No. 6(a)
Accounts Current: -
After the General Books for a month have been closed and the ledger has
been written up, the monthly accounts current are prepared, separately for
capital and revenue transactions from the ledger and submitted to the Railway
Board together with the prescribed supporting schedules.
An accounts current is simply a statement slowing the receipts and

disbursements of an accounts circle duly classified under the prescribed heads of
account. The principle on which the account current is prepared is that all entries
should be shown net i.e. after deduction of the write back adjustments, against
each head of account. In no account should minus results to transferred as plus
result to the opposite side of the account. The column „ amount to date ‟ in the
accounts form should show the transactions from the beginning of the official
year. The cash balances should be opening balance of the year and the closing
balance of the month to which the account refers.
Revenue Account Current: -
The monthly revenue account current is prepared in Appendix XI. The

prior approval of the Railway Board is necessary for the omission or addition of a
major or a minor head in this form. Railway administration may however,
introduce sub and detailed heads to meet local requirements. The monthly
revenue account current should be accompanied by the schedules listed in the
Appendix XI in support of the transactions shown against the various heads in
the account current.
Capital Account Current: -
The monthly capital account current of open lines and of new

constructions are prepared as in Appendix XII. This should be accompanied by
the following schedules in support of the transactions shown against the various
heads in the account current
ACCOUNTS FACULTY
79
UNIT MODULE NO. 05
1. Schedule of credits debits to Transfer Railways.
2. Schedule of “ Deposits with Reserve Bank ”.
3. Schedule of expenditure under 546 / 547 Indian Railways Capital Outlay
Comm. / Strategic lines.
4. Schedule of expenditure on new construction accounts, which are
maintained by the FA&CAO of an open line Railway separately for each
construction with a summary thereof.
5. Schedule of receipt and expenditure – deposits of branch line companies.
Lesson No. 6(b)
Final Account Current: -
After the books for a financial year are closed, Final accounts current of
the capital and revenue transactions of the railways are prepared and submitted
to the Railway board so as to reach them not later than the 30th August following.
These accounts current are intended to show the transactions of the Railway for
the year under the various final heads of account and the opening and closing
balances under the suspense and debt heads. All capital transactions under final
heads are closed to “ Capital outlay ” account and all revenue transactions on
account of receipts and expenditure under final heads are closed to “ Net
Revenue ” account.
The final Revenue account current is prepared as in Appendix XIII and the
final capital account current is prepared as in Appendix XIV.
The accounts current submitted by the various railways are consolidated
in the office of the Railway Board and a statement of Receipts and charges is
prepared and submitted to Finance Ministry to control the “ Ways and Means ”
arrangements of the Government.
Lesson No. 6(c)
Approximate Account Current: -
A statement of receipts and expenditure of each month and from the

commencement of the financial year to the end of the month under prescribed
heads is sent to the Railway Board in form Appendix XV, so as to reach them not
later than the 15th of the month following that to which the figures relate. The
Approximate account current for the months of July, October and January may
however reach them not later than 20th of the month following that to which
figures relate. The Approximate account current for March should reach the
railway boards office by 3rd May. If, in any case, the statements cannot be sent
on the due date by post, the information contained therein should be telegraphed
to the Railway Board. The code words indicated in Appendix XV being used for
the purpose.

ACCOUNTS FACULTY
80
UNIT MODULE NO. 05
The following statements should accompany the approximate account
current: -
i) Statements comparing the approximate gross receipts and revenue

expenditure with the actual of the corresponding period of the previous
year together with brief explanation for the variations.
ii) Statements showing approximate Railway receipts and disbursements.
iii) Credits booked in reduction of expenditure under capital and revenue
by demands.
The approximate accounts current received from the various railways are
consolidated in the accounts branch of the Railway Board and one
approximate accounts current is prepared for the Railway Ministry. This
account current is sent to the Finance Ministry for use in the consideration of
“ Ways and Means ” of the Central Government. From the statement of Gross
Receipts and Revenue received from the various Railways, a consolidated
statement for the entire Railway Ministry is prepared for the information of the
Railway Board.
Lesson No. 7(a)
Annual Accounts and Records: -
After the books for a financial year have been closed and the final account
current have been submitted, the following annual accounts are compiled: -
1. The capital and revenue accounts
2. The finance accounts
3. The Debt Head Report
4. Appropriation Accounts
Lesson No. 7(b)
1. Capital and Revenue Accounts: - The accounts of a railway presented in

such a form as to facilitate a review of the finances of the railway as a
commercial undertaking are known as capital and revenue accounts.
These accounts of a railway are compiled every year and included in the
Annual Report of the Railway. These accounts are prepared as regards
capital expenditure from the ledger and registers of Railway Funds. As
regards revenue expenditure Accounts are prepared from the revenue
allocation of earnings. Fifteen printed copies of the capital and revenue
accounts are submitted so as to reach the Railway Ministry not later than
the 15th September each year.
The following statements of accounts are included in the capital
and revenue accounts: -
i) Capital Account
ACCOUNTS FACULTY
81
UNIT MODULE NO. 05
ii) Revenue Account for the year
iii) Statement of receipts and expenditure on capital account
iv) Statement showing details of capital expenditure for the year
v) Summary of working expenses for the year
vi) Detailed Accounts of Revenue Working Expenses
vii) Detailed Account of Revenue Earnings
viii) Statement of Outstanding earnings for the year
ix) Dividend Account
x) Statement of expenditure charged to Railway Funds
(Separately)
Lesson No. 7(c)
2. The Finance Accounts: - The accounts maintained in accordance with

the requirements of Government Accounts are collectively termed as the “
Finance Accounts ”. The finance accounts of a railway are compiled
annually, for the purpose of presenting in a condensed form, the various
transactions brought to account in the books of the railway duly classified
in accordance with the heads of account prescribed for Government
Accounting. The compilation comprises abstract accounts of the various
railways heads together with detailed schedules and appendices six
printed copies of the compilation should be submitted so as to reach the
railway board not later than 20th September. If printed copies cannot be
dispatched by the prescribed date, a manuscript copy should be sent in
time.
Abstract Accounts: - These accounts should show the booked actuals by major
and minor heads of accounts for the year concerned in with those for the
previous year.
Appendices: - The following are the appendices to the finance accounts :-
Appendix A: - Statement of indirect charges relating to the capital and revenue

accounts.
Appendix B: - Statements of works under taken on behalf of the Defence Ministry

on which interest and maintenance charges are leviable.
The appendices are intended to give information, which the compiled

accounts do not reveal but which is necessary for the proper understanding of
the financial position of the railway. While submission of Appendix A with the
finance accounts is obligatory, that of Appendix B is not. The latter should
nevertheless be prepared and kept on the record for the purpose of effecting the
necessary recoveries from the Defence Ministry.

ACCOUNTS FACULTY
82
UNIT MODULE NO. 05
3. Debt Head Report :-

A report on the balances under the Debt Heads such as 1 – small savings,
provident fund, K deposits and advances, F – loans and advances and M –
Remittances inter Government Adjustment accounts – Accounts with the
States etc. are submitted by each Railway so as to reach the Railway Board
not later than the 10th September called Debt Head Report. A copy being
furnished at the same time to the statutory auditor. After auditing that should
be submitted to the railway board to reach them by 25 th September. The
report is based on an analysis of the various balances and furnished
explanation for important variations from the previous years balances and
comments on the efficiency of the balances at the end of the year under
review.
The following certificates are furnished by the financial adviser and chief
accounts officer on the debt head report.-
Regarding I – small savings & provident fund – provident fund balances –

Certified that the balances at the end of the year, as per the general books
agree with the total of the balances of the individual members, as per
personal ledgers and that advice slips showing the balances in the fund at the
credit of members on the 31st March have been issued to them.
Regarding K – Deposits and Advances: -

i) Deposits – Certified that action has been taken for the clearance
of items outstanding for more than three months.
ii) Cash – Certified that the cash balance actually in charge of the
cashiers and departmental officers on the 31st March ------ Was
Rs. --- and verified by actual count and found correct.
Regarding F – loans and advances – Loans by the Central Government –

a) Certified that the recoveries during the year were made
regularly as required under the rules.
b) It is also certified that these balances have been analysed
and reviewed by sub – heads and there are no cases of
write – off suspensions or doubtful assets in the balances.
c) The acceptance of the balances outstanding against the
employer as on 31st March ------ have been obtained.
Regarding M – Remittances inter Govt. adjustment accounts – Accounts

with states –
Certified that the outstanding balance represents the amount for which
settlement could not be effected in the Reserve Bank account during the year.
General :- Certified that the balances shown in the report agree with the general
books and are supported by details.
ACCOUNTS FACULTY
83
UNIT MODULE NO. 05
Lesson No. 8(c)
5. Appropriation Accounts :- Railway Budget is an instrument of

parliamentary financial control and an important management tool.
Parliamentary financial control is secured not only by the fact that all voted
expenditure must receive parliaments prior approval, but also by the
system of reporting back to it, through the public accounts committee, the
actual expenditure incurred against the grants voted by parliament and
appropriations sanctioned by the president.
The statements which are prepared for presentation to the Public Accounts
Committee, comparing the amount of actual expenditure with the amount of
grants voted by parliament and appropriations sanctioned by the president are
called the appropriation accounts. The appropriation accounts are signed both by
the Chairman Railway Board, as principal secretary to the Government of India.
Ministry of Railways and by the financial commissioner Railways, as secretary to
the Government of India, Ministry of Railways, in financial matters and
transmitted to the director of railway audit who has been entrusted by the
Comptroller and Auditor General of India with the duty of reporting on these
accounts.

ACCOUNTS FACULTY
84
रे ल्वे बजट
रेल्वे बजट
अभ्यास सं्या 1 (ए)
पहचाि एवम पररभाषा :
बजट यह भारतीये रेल्चे के नलये हरएक नवत्तीय वषष के नलये बिाया जाता है। प्रत्येक नवत्तीय वषष के नलये
पुंनजगत एवम राजस्व के नलये अिूमानित आय एवम व्यय का यह महत्वपूणष नववरण होता है । जो
संनवघाि कक धारा क्रमांक 112 के अिुसार तैयार करके संसद के सामिे प्रस्तुत करिा अनिवायष होता है।
बजट यह संगठि कक योजिा तैयार करिेकी प्रकक्रया कक एक कडी है। भारतीय रेल्चे एक सरकारी उपक्रम
होिे के कारण 1920.21 तक भारतीय रेस्र्हृर्ुुुै का बजट सरकारके आम बजट मे ही िामील था।
लेकीि 1920.21 मे भारतीये रेल्ये के नवत्तीय व्यवस्था का अध्ययि करिे हेतु एक कनमटी का गठि ककया
गया था इस कनमटी का िाम अ‍ॅक्वथष कनमरट था इस कनमरट व्दारा कक गयी निफारीषों के आधारपर
भारतीय रे ल्वे का अलग बजट 1924 से प्रस्तुत करिा प्रारं भ हुवा।इस अ‍ॅक्वथष कनमटी को ही सेपरेिि
कन्खवेंिि कनमटी भी कहा जाता है।
भारतीय संनवधाि के धारा क्रमांक 112 के अिुसार हर वषष फरवरी माह मे भारतीय रेल्वे का बजट
तैयार करके संसद के दोिो सदिो मे उसे प्रस्तुत करिा अनिवायष है।
अभ्यास सं्या 1(बी) एवम 1 (सी)
भारतीये रेल्वे मे जो भी व्यय ककया जाता है वह दो प्रकारोंमे नवभानजत ककया जाता है जैसे की दत्तमत
व्यय और प्रभारीत व्यय। दत्तमत व्यय के नलये संसद कक पुवाषिुमोदि कक आवष्यकता होती है। तथा
प्रभारीत व्यय के नलये राष्ट्रपती के व्ुुुीुंह्णुि्ु कक आवश्यकता होती है।आमतौर पर सभी प्रकारका
व्यय यह दत्तमत व्यय होता है के वल निम्ननलनखत व्यय यह प्रभारीत व्यय मािा जाता है :
1) लोि पर कदया जािे वाला ब्याज, ु्रु.ुु• ुु फं ड के प्रभार, कजष पर कदया जािे वाला ब्याज
ईत्यादी।
2) भारत के नियंत्रक एवम महालेखा पररक्षक एवम उिके कमषचारीयोंका वेति एवम भत्ते आदी पर
ककया जािे वाला व्यय।
3) ककसी लवाद, न्खयायालय अथवा प्रानधकरण व्दारा जारी ककये गये निणषय के अिुसार ककया गया व्यय।
भारत के संनवधाि के अिुसार एवम राष्ट्रपती व्दारा समय समय पर प्रभारीत व्यय के रुपमे घोनषत अन्खय
प्रकारका व्यय।
भारतीय रेल्वे के नलये निनध के मु्य स्रोत

87
भारत कक समेककत निधी
भारतीय संनवधाि की धारा क्रमांक 266 के अिुसार भारत सरकार व्दारा एक निनध का निमाषण ककया
गया है। इस निधी का िाम भारत सरकार की समेककत निधी यह रखा गया है। इस निधी पर भारत के
संसद का नियंत्रण होता है। भारत सरकारके सभी प्रकारके आय इसी निधी मे जमा होते है। और भारत
सरकारके सभी प्रकारके व्यय इसी निधीमेसे संम्पन्न होते है। इस निधीमेसे पैसा खचष करिे हेतु सरकारको
संसद कक अिुमती लेिा आवश्यक होता है।इसके नलये नवनियोजि नबल िामका एक नबल संसद मे प्रस्तुत
करिा अनिवायष होता है।रेल्वे मंत्री व्दारा यह नबल संसद मे रखा जाता है। इस नबल पर संस द मे चचाष
होती है। संसद मे नबल पास होिे के पश्चात इसे राष्ट्रपती के हस्ताक्षर हेतू भेजा जाता है। जब राष्ट्रपती
व्दारा इस नबल पर हस्ताक्षर हो जाते है तब भारत सरकार इस निधी से पैसा खचष करिे के नलये सक्षम
मािा जाता है। राष्ट्रपती व्दारा नवनियोजि नबल पर हस्ताक्षर होिे के बाद यह नबल नवनियोजि कािुि
मे बदल जाता है। और इस कािुि के अन्खतगषत भारत सरकारको समेककत निधी से ुुुरुयुु खचष करिे का
अनधकार प्राप्त होता है।
अभ्यास सं्या 2 (बी)
भारत सरकार की आकनस्मक निनध
सामान्खयता सभी प्रकारके व्यय सरकार व्दारा भारत के समेककत निधी से ही .ुुुीुंरुुुरु करिे चाहीये ।
लेककरु कु छ आकनस्मक घटिाओं को ध्याि मे रखते हुए तथा आकनस्मक धटिा के समय जब व्यय को पुरा
करिे के नलये उपलव्द निधी पयाषप्त िही होता है और सरकारके पास संसद के सामिे मंजुरी के नलये
जािेके नलये पयाषप्त समय िही होता है ऐसे समय खचष करिे के नलये भारतीय संनवधाि के धारा क्रमांक
267 के अिुसार एक निधी का गठि ककया गया है इस निधी को भारत सरकारी आकनस्मक निधी कहते
है। इस निधी पर भारतके राष्ट्रपतीजी का नियंत्रण रहता है । इस नलये इस निधीमेसे जो भी व्यय ककया
जाता है उसे राष्ट्रपतीजी के मंजुरी कक आवश्यकता होती है।प्रायः जब संसद सत्र मे िही होती है अथवा
दुघषटिा अथवा िैस्रगीक आपत्तीयोमे सरकार व्दारा इस निधी का उपयोग ककया जा सकता है । इस
निधी से जो भी व्यय ककया जाता है उसके नलये बादमे राष्ट्रपतीजी कक मंजुरी प्राप्त करिा अनिवायष होता
है। जहा तक भारतीय रे ल्वे का प्रश्न है । यह निधी रेल्वे के नवत्त आयुक्त के नियंत्रण मे होता है।
अभ्यास सं्या 3 (ए,बी,सी ) एवम 4 (ए,बी,सी)
अिुदाि के नलये मांगें
भारत कक समेककत निधी से पैसा निकालिे हेतु जो बजट प्रस्ताव संसद के सामिे प्रस्तुत ककया जाता है
वह अिुदाि के नलये मांगों के रुपमे प्रस्तुत ककया जाता है।

88
रेल्वे बजट पर संसद मे जब चचाष होती है तब मांगे गये निधी से कम पैसा मंजूर करिा अथवा उसे मिा
करिा अथवा उसे मंजूर करिे का पुरा अनधकार संसद को होता है । इसे कट मोिि कहते है। दत्तमत
एवमं प्रभारीत दोिो प्रकारके व्यय का नववरण संसद के सामिे रखा जाता है। यह व्यय अिुदाि के नलये
मांगो के रुपमे रखा जाता है । वतषमाि मे ऐसी सोलह मांगे है । इि मांगोंको नवनवध समुहोंके अन्खतगषत
वगीक्रुत ककया गया है। वतषमाि मे एसे कु ल सात समुह है।यह सात समुह एवम सोलह मांगे निम्ननलनखत
है।
समुह समुह का िाम मांग मांग का िाम सार

क्रमाक क्रमाक
1 निती निघाषरण 1 रेल्वे बोडष ..

2 लेखा परीक्षा,अिुसधाि एवम मािक
संगठि ई.
॥ सामान्खय पयषवेक्षण 3 सामान्खय पयषवेक्षण एवम सेवायें ए
॥। मरम्मत एवम अिुरक्षण 4 मरम्मत एवम अिुरक्षण कायष एवम बी
पटरीयााँ
5 मरम्मत एवम अिुरक्षण सी
चल स्टाक
6 मरम्मत एवम अिुरक्षण डी
सवारी एवम व्ुुुुस्र्ुुुुुळ्ळ् ुुुु
7 मरम्मत एवम अिुरक्षण ई
संयंत्र एवम उपस्कर
IV पररचालि 8 पररचालि व्यय चल स्टाक एवम एफ
संयंत्र
9 पररचालि व्यय यातायात जी
10 पररचालि व्यय ईधि एच
V कमषचारी कल्याण, सेवा 11 कमषचारी कल्याण कायष जे
निव्रुनत्त पश्चात
नमलिेवाले लाभ आदी. 12 नवनवध कायष व्यय के
13 भानवष्य निनध, पेंिि एवम सेवा एल
निव्रुनत्त पश्चात लाभ
VI रेल्वे निनधयोंमे अंिदाि 14 रेल्चे निनधयोमे अंिदार एम
15 अनतपुंनजकरण का निपटारा,सामान्खय ..
राजस्व को अंिदाि आदी

89
VII निमाषण कायषपर व्यय 16 संपत्ती की खरीद, निमाषण, पुि: पी,क्यु,आ
निमाषण, पुि: स्थापिा आदी र, एस
एवम
पुंनजगत
निधी
वार्षषक बजट तैयार करिा
वार्षषक बजट तैयार करिे का कायष रे ल्चे प्रिासिों व्दारा एवम उत्पादि युंनिटो व्दारा ककया जाता है।
चालु नवनत्तय वषष के नलये संिोनधत अिुमाि एवम आिेवाले नवनत्तय वषष के नलये प्राक्कनलत अिुमाि तैयार
करिेका यह कायष रेल्वे के सभी कायाषलयोंमे हर वषष िवम्बर माह मे हो जाता है। यह जािकारी इस माह
मे रल्वे बोडष को भेजी जाती है।
यह अिुमाि निम्ननलनखत तरीके से बिाये जाते है।
1) प्रत्येक मांग के नलये गत वषष का वास्तनवक व्यय

2) प्रुथक मांग के नलये चालु ﾠनवनत्तय वषष के पहले सात माह का वास्तनवक व्यय एवम गत वषष का
वास्तनवक व्यय
चालू नवत्तीय वषष के पहले छ: माह का वास्तनवक व्यय तथा सातवें माह का लगभग व्यय ।
चालू नवत्तीय वषष के बचे हुए पााँच माह का लगभग व्यय का अिुमाि लगाया जाता है और इसे जोड़कर
चालू नवत्तीय वषष के नलए संिोनधत अिुमाि बिाए जाते हैं । इसके आधार पर आिे वाले नवत्तीय वषष के
नलए बजट अिुमाि बिाए जाते हैं यह बजट अिुमाि बिाते समय कु छ नविेष जािकारी का उपयोग भी
ककया जाता है ।
इस प्ररकार से तैयार ककया हुआ बजट हर वषष फरवरी माह में निनश्चत नतनथ पर रेलवे मंत्री द्वारा संसद
के सामिे प्रस्तुत ककया जाता है ।
अभ्यास सं्या : 05 -बी
बजट प्रस्तुत करिा -

90
1. भारतीय रेलवे का एकीकृ त बजट माििीय रेलवे मंत्री जी द्वारा संसद में निम्ननलनखत प्रारूप में
प्ररस्तुत ककया जाता है ।
2. रेलवे मंत्री का भाषण - नपली ककताब ।
3. अिुदाि के नलए मााँगों की ककताब - िीली ककताब ।
4. व्या्यात्मक ज्ञापि -सफे द ककताब ।
5. निमाषण कायष,मिीिरी एवं चल-स्टॉक कायषक्रम - गुलाबी ककताब ।
बजट रटप्पणी - हरी ककताब ।
नवनियोजि नबल -
रेल मंत्री जी द्वारा प्ररस्तुत ककए गए रेल बजट पर संसद में चचाष होिे के बाद संनवधाि की धारा क्रमांक
114(01) के अिुसार इसे संसद द्वारा पाररत ककया जाता है । संसद द्वारा अिुमोदि नमलिे के बाद भारत
की समेककत निनध से पयाषप्त निनध उपलब्ध करािे के नलए संसद द्वारा जो नबल पास ककया जाता है उसे
नवनियोजि नबल कहते हैं । संनवघाि की उपरोक्त धारा के अिुसार यह अनिवायष है । इस नबल के आधार
पर रेलवे द्वारा भारत की समेककत निनध से पैसा खचष ककया जा सकता है ।
पुिर्वषनियोजि के नियम :
01. जो रानि ककसी एक मााँग के अंतगषत मंजूर की जाती है उसे ककसी भी दूसरे कायष के नलए खचष िहीं
ककया जाता है ऐसे कायष को पुिषनवनियोजि कहते हैं । पुिषनवनियोजि के नलए निम्लनलनखत नियम
लागू होते हैं -
02. एक मााँग से दूसरी मााँग के नलए पुिषनवनियोजि अिुमत िहीं हैं ।
03. पूाँजीगत कायष के नलए मंजूर निनध से राजस्व कायष के नलए एवं इससे इसके नवपरीत पुिषनवनियोजि
अिुमत िहीं है ।
04. दत्तमत व्यय से प्रभाररत व्यय के नलए एवं इसके नवपरीत पुिषनवनियोजि अिुमत िहीं हैं ।
05. एक नवत्तीय वषष के नलए खचष ि की गई निनध का उपयोग दूसरे नवत्तीय वषष में िहीं ककया जा
सकता ।
06. एक ही मााँग में पूिषनवनियोजि करिे का अनधकार रेलवे बोडष को होता है ।
एक उपलेखा िीषष में से दूसरे उपलेखा िीषष के अंतगषत एक ही मााँग में पुिषनवनियोजि करिे का अनधकार
महाप्रबंधक को होता है ।
अभ्यास सं्या : 06
बजट की समीक्षा -

91
बजट की समय-समय पर समीक्षा की जाती है यह समीक्षा इसनलए की जाती है कक संसद द्वारा रेल -
प्रिासि को जो निनध नजस मााँग के अंतगषत खचष करिे के नलए कदया गया है , वह उसी मााँग के अंतगषत
खचष ककया जा रहा है अथवा िहीं एवं कदए गए निनध से अनधक खचष तो िहीं हो रहा है यह देखिे के
उद्येश्य से बजट की समय-समय पर समीक्षा करिा आवश्यक होता है ।
अभ्यास सं्या :06-ए
अगस्त समीक्षा -
यह समीक्षा हर वषष के अंतगषत अगस्त माह में सभी खचष करिे वाले कायषकारी अनधकाररयों द्वारा की
जाती है इस समय चालू नवत्तीय वषष के तीि माह का वास्तनवक व्यय और चौथे माह के लगभग व्यय का
पता चलता है । मूल अिुदाि और प्रत्यक्ष व्यय की तुलिा की जाती है साथ ही साथ नपछले वषष के इन्खहीं
माह में ककया गया वास्तनवक व्यय और अगले वषष के नलए अिुमानित व्यय की तुलिा भी अगस्त माह में
की जाती है इस तुलिा के फलस्वरूप िुद्ध अनतररक्त अिुमाि ककतिा चानहए इसकी जािकारी रेलवे बोडष
को दी जाती है । इस समीक्षा के अिुसार मााँगे गए अिुदािों में संिोधि करिे का मौका रेलवे प्रिासि
को नमलता है ।
अभ्यास सं्या: 06-बी
संिोनधत अिुमाि एवं बजट अिुमाि -
01. दूसरी समीक्षा हर वषष के िवंबर माह में की जाती है नजसे संिोनधत अिुमाि एवं बजट अिुमाि
कहा जाता है । इस समीक्षा के अंतगषत चालू नवत्तीय वषष के नलए संिोनधत अिुमाि बिाए जाते हैं
एवं आिे वाले नवत्तीय वषष के नलए बजट अिुमाि बिाए जाते हैं । इसे तैयार करिे के नलए चालू
नवत्तीय वषष के पले 6 माह का प्रत्यक्ष व्यय तथा सातवें माह का लगभग व्यय ध्याि में नलया जाता
है और इसकी तुलिा निम्ननलनखत के साथ की जाती है -
02. बजट अिुपात ।
03. नपछले नवत्तीय वषष में ककया गया प्रत्यक्ष व्यय ।
04. इसी समय का नपछले वषष का प्रत्यक्ष व्यय ।
बजट अिुदाि ।
उपरोक्त तुलिा के आधार पर आवश्यक निनध की मााँग की जा सकती है अथवा अनतररक्त निनध को
समर्पषत भी ककया जा सकता है । यह एक महत्वपूणष बजट समीक्षा है । बजट तैयार करिे की प्रमुख
प्रकक्रया का यह भाग हैं ।

92
अभ्यास सं्या :06 सी
अंनतम आिोधि-
01. यह तीसरी बजट समीक्षा होती है जो फरवरी माह में की जाती है इसे अंनतम आिोधि कहा जाता
है । इस समीक्षा में पहले 09 माह का प्रत्यक्ष व्यय तथा 10वें माह का लगभग व्यय इसकी तुलिा
निम्ननलनखत आाँकड़ों के साथ की जाती है -
02. बजट अिुदाि/संिोनधत बजट अिुमाि यकद प्राप्त हुआ हो तो ।
03. बजटअिुपात ।
04. नपछले वषष का प्रत्यक्ष व्यय ।
इसी समय का नपछले नवत्तीय वषष का प्रत्यक्ष व्यय ।
नवनियोजि लेखा :
एक नवत्तीय वषष के नहसाब -ककताब बंद होिे के बाद सभी रेलवे प्रिासिों एवं उत्पादि इकाइयों द्वारा
यह देखा जाता है कक संबंनधत वषष के बजट अिुमाि कहााँ तक वास्तनवक व्यय से नमलते हैं । इसके नलए
एक नववरण तैयार ककया जाता है इस नववरण में मूल अिुदाि ,अंनतम अिुदाि और वास्तनतक व्यय की
तुलिा कदखाई जाती है । वास्तनवक व्यय कम अथवा ज्यादा होिे पर उसका कारणों सनहत स्पष्टीकरण
कदया जाता है इस नववरण को ही नवनियोजि लेखा कहते हैं ।
इस नववरण में प्रत्येक मााँग के अिुसार प्राप्त मूल निनध संिोनधत निनध एवं वास्तनवक व्यय कदखाया
जाता है । लेखा नवभाग में वास्तनवक खचष के नलए जो ककताबें रखी जाती हैं वह भी प्रत्येक मााँग के
अिुसार अलग-अलग रखी जाती है इि ककताबों के अिुसार यह नववरण बिाया जाता है इस नववरण में
05 प्रनतित या 10 लाख रुपए से ज्यादा व्यय के नलए स्पष्टीकरण देिे की आवश्यक्ता होती है । इसी
प्रकार से 10 प्रनतित अथवा 20 लाख रुपए से कम खचष हुआ तो उसके नलए भी स्पष्टीकरण कदया जािा
चानहए ।
नवनियोजि लेखों में दिाषई गई रानि को लेखा-परीक्षा नवभाग द्वारा जााँच ककया जाता है । प्रत्येक वषष के
नसतंबर माह में यह नववरण क्षेत्रीय लेखों के कायषकारी अनधकाररयों द्वारा रेलवे बोडष को भेजा जाता है ।
सभी क्षेत्रीय रेलों का लेखा संकनलत होिे पर रेलवे के लेखा परीक्षा ररपोटष के साथ उसे रेल मंत्रालय को
भेजा जाता है । अंनतम रूप से यह नवनियोजि लेखें लोक-लेखा सनमनत िाम की जो संसदीय समीती
होती है उिको प्रस्तुत ककया जाता है । यह सनमनत इस नववरण की कड़ी जााँच करती है नजसमें खचष की
गई रकम जो नवनियोजि लेखे में कदखाई गई है वह खचष के नलए कािूिी तौर पर उपलब्ध थी अथवा
िहीं साथ ही साथ जो पुिषनवनियोजि ककया गया है वह नियमों के अंतगषत ककया गया है अथवा िहीं यह
दंखती है ।

93
लोक-लेखा सनमनत अपिा ररपोटष बिाती है उसे संसद के सामिे पेि ककया जाता है । नवनियोजि लेखे
को संसद की मंजूरी प्राप्त होिे पर उसमें बताए गए सभी खचष को संसद की मंजूरी प्राप्त हूई ऐसा मािा
जाता हैं । लोक लेखा सनमनत की नसफाररिों पर अमल करिा रेलवे का कत्तषव्य होता है उिके द्वारा की
गयी नसफाररिों को मागष दिषि के रूप में सभी रेलों को भेजा जाता है ।
व्यय पर नियंत्रण -
01. रेलवे में जो व्यय होता है वह राजस्व अथवा पूाँजीगत व्यय होता है जो राजस्व मााँगे अथवा पूाँजीगत
मााँगों में प्रभाररत होता है ऐसे व्यय पर नियंत्रण निम्लनलनखत पद्धनत्त पर ककया जाता है -
मंजूरी के आधार पर नियंत्रण -
अ) रेलवे बोडष द्वारा महाप्रबंधक तथा अन्खय अनधकाररयों को अनधकार प्रदाि ककए जाते हैं उिके आधार
पर ।
02. आ) उपरोक्त अनधकारों का प्रयोग करिे वाले अनधकाररयों द्वारा नवत्तीय औनचत्य के मािकों का
पालि करिा चानहए ।
रेल्वे पर वास्तनवक रूप से जो व्यय होता है नजसे लेखा नवभाग द्वारा पुस्तकों में दजष ककया जाता है उिके
आधार पर व्यय पर नियंत्रण -
अ) बजट अिुदाि के आधार पर व्यय पर नियंत्रण ।
आ) निमाषण कायष तथा मिीिरी एवं चल स्टॉक कायषक्रम के अंतगषत ककए जािे वाले व्यय पर प्राक्कलिों
के आधार पर व्यय पर नियंत्रण ।
01. संसद द्वारा अिुमोकदत बजट अिुदाि तथा राष्ट्रपनत द्वारा मंजूर ककए गए नवनियोजि के अंतगषत ही
रेलवे नवभाग द्वारा व्यय ककया जा सकता है । यह व्यय इसी के अंतगषत हो रहा है अथवा िहीं यह
देखिे के नलए व्यय पर नियंत्रण रखिा अनिवायष होता है । यह व्यय पर नियंत्रण निम्ननलनखत
पद्धनत से तथा निम्लनलनखत अनधकाररयों द्वारा रखा जाता है -
i) संसद द्वारा व्यय पर नियंत्रण - व्यय को मंजूरी देिे वाले अनधकारी की हैनसयत से संसद
आलोचिात्मक दृनष्ट से भारतीय रेलवे के नवनियोजि लेखा तथा उस पर लेखा परीक्षा नवभाग
द्वारा की गई रटप्पणीयों की जााँच करती है । यह जााँच लोक लेखा सनमनत द्वारा की जाती है ।
इस जााँच में मू्य रूप से यह देखा जाता है कक संसद द्वारा जो निनध नजस कायष के ऊपर खचष
करिे के नलए मंजूर ककया गया है वह निनध उसी कायष पर खचष ककया गया है अथवा िहीं । व्यय
पर नियंत्रण रखिे के नलए संसद द्वारा निम्ननलनखत सनमनतयााँ गरठत की गई हैं -
ii) रेलवे अनभसमय सनमनत ।
iii) प्राक्कलि सनमनत ।

94
iv) राष्ट्रीय रेल उपभोक्ता एवं सलाहकार सनमनत ।
v) सरकार द्वारा कदए गए अनभवचिों की सनमनत ।
vi) रेल बजट पर संसद में चचाष ।
vii) सबोर्डषिेट लेनजस्लेिि सनमनत ।
लोक लेखा सनमनत ।
02. कायषकारीअनधकारी द्वारा -
कायषकारी अनधकारी ककसी कायष पर व्यय करिे के पहले प्राक्कलि तैयार करते हैं तथा लेखा नवभाग की
सहमनत प्राप्त करते हैं और उसके पश्चात् सक्षम अनधकारी से मंजूरी प्राप्त करते हैं । इस प्रकक्रया के आधार
पर कायष की आवश्यक्ता और नवत्तीय औनचत्त्य तथा ककतिी रकम कायष पर खचष करिा आवश्यक है उसका
अिुमाि लगाया जाता है । जब प्राक्कलि स्वीकृ त हो जाता है और निनध उपलबध हो जाती है तभी कायष
प्रारंभ ककया जा सकता है । जब कायष प्रगनत पर होता है तब वह मंजूर ककए गए बजट की सीमा में हो
रहा है अथवा िहीं इस पर कायषकारी अनधकारी का ध्याि रहता है वैसे ही व्यय को मंजूरी देते समय
नवत्तीय औनचत्य के मािकों को भी ध्याि में रखा जाता है इस प्रकार से कायषकारी अनधकारी द्वारा व्यय
पर नियंत्रण रखा जाता है नवत्तयी औनचत्त्य के यह मािक निम्ननलनखत हैं -
01. ककसी भी खचष को मंजूरी देिे के पहले उस खचष को मंजूरी देिे वाले अनधकारी द्वारा निम्लनलनखत
बातों पर ध्याि देिा आवश्यक होता है -
02. प्रसंग के अिुसार ककया जािे वाला व्यय उस प्रसंग की मूल आवश्यक्ता से अनधक िहीं ककया जािा
चानहए । वैसे ही प्रत्येक प्रिासिीक अनधकारी द्वारा जिता का पैसा खचष करते समय उसी प्रकार
से संपूणष सतकष ता का अवलंबि करिा चानहए । जैसे की अपिी जेब से पैसा खचष करते समय एक
आम आदमी संपूणष सतकष रहता है ।
03. ककसी भी खचष के नलए मंजूरी देते समय , मंजूरी देिे वाले अनधकारी को यह देखिा चानहए कक
सामान्खयत: वह आदेि प्रत्यक्ष अथवा अप्रत्यक्ष रूप से उसके अपिे तथा उसके अपिे लोगों के
व्यनक्तगत नहत में िहीं है ।
B. जिता का पैसा व्यनक्तगत या जातीय लाभ के नलए खचष िहीं करिा चानहए , विते की - A. खचष
की जािे वाली निनध िगन्खय है ।
C. मंजूर की गई रकम के नलए न्खयायालय में दावा हो सकता है ।
04. ककसी सरकारी सवषमान्खय िीनत का पालि करिे हेतु पैसा खचष ककया जा रहा है।
भत्तों पर ककया जािे वाला व्यय जैसे कक यात्रा भत्ता आकद का नवनियोजि इस प्रकार से करिा चानहए
कक प्राप्त करिे वाले कर्म्षचारी के नलए वह आमदिी का एक अनतररक्त स्रोत िहीं बििा चानहए ।

95
लेखा नवभाग द्वारा -
व्यय की आंतररक जााँच करिे वाले नवभाग के रूप में यह नवभाग कायषकारी अनधकारी द्वारा तैयार ककए
गए प्राक्कलिों को सहमनत देता है तथा मंजूर ककए गए प्राक्कलिों के आधार पर व्यय पर नियंत्रण रखता
है नबलों तथा व्हाउचरों के आंतररत जााँच लेखा नवभाग द्वारा की जाती है तथा उिका भुगताि ककया
जाता है। भुगताि ककए गए व्हाउचरों के आधार पर लेखा नवभाग में राजस्व आबंटि रनजस्टर और कायष
व्यय के नलए कायष रनजस्टर रखे जाते हैं । इन्खहें सहायक ककताबें कहा जाता है । राजस्व व्यय के नलए
राजस्व आबंटि रनजस्टर और कायष व्यय के नलए कायष रनजस्टर इिमें राजस्व तथा पूु‍ॅजीगत व्यय को
संसद द्वारा मंजूर ककए गए अिुदािों के अंतगषत दजष ककया जाता है तथा यह देखा जाता है कक प्रत्येक
लेखा यूिीट द्वारा दजष ककया जािे वाला व्यय बजट अिुदाि के अंतगषत है अथवा िहीं तथा इस संबंध में
हर माह के अंत में एक नियंत्रण नववरण बिाया जाता है और यह नियंत्रण नववरण संबंनधत खचष करिे
वाले कायषकारी अनधकारी को भेजे जाते हैं नजससे उस अनधकारी को अपिे खचष ककए गए निनध के बारे
में सही समय पर ज्ञाि होता है । इस राजस्व आबंटि रनजस्टर एवं कायष रनजस्टर का नमलाि लेखा नवभाग
में बूककं ग अिुभाग में रखे गए लेजर के साथ भी ककया जाता है तथा कायषकारी अनधकारी के कायाषलय
में रखे गए रनजस्टर के साथ भी ककया जाता है और कायषकारी अनधकारी के हस्ताक्षर कायष रनजस्टर पर
नलए जाते हैं । इस प्रकार से लेखा नवभाग व्यय पर नियंत्रण रखिे में कायषकारी अनधकारी की सहायता
करता है ।
04.लेखा परीक्षा नवभाग द्वारा -
भारत के नियंत्रक एवं महालेखा परीक्षक के प्रनतनिनध होिे के िाते रेलवे का लेखा परीक्षा नवभाग रेल्वे
द्वारा तैयार ककए गए नवनियोजि लेखों का सूक्ष्मपररक्षण करता है और यह देखता है कक सं सद द्वारा
मंजूर ककया गया निनध नजस मााँग पर मंजूर ककया गया था उसी मााँग पर रेलवे द्वारा पैसा खचष ककया
गया है अथवा िहीं। नवनियोजि लेखे पर की गई रटप्पणी के साथ यह नवनियोजि लेखा लोक लेखा
सनमनत िाम के संसदीय सनमनत को प्रस्तुत ककया जाता है ।
कायष संम्पादि के नलये उत्तरदायी बजट
रेल्वे का 60 प्रनतित व्यय निनश्चत रुप का होिे के बावजुद भी उसे ठीक से काबु मे रखिे के नलए कायष
सम्पादि के नलये उत्तरदायी बजट कक प्रणाली कु छ वषष से रे ल्वे मे प्रारंभ हुयी है। इस पद्धनत मे पयाषप्त
निनध की उपलब्दी करािे के नलये अिुरोध करते समय उस निनध का व्यय करिे के पश्चात ककतिा उदेश्य

96
साध्य होिे वाला हेुै यह भी बताया जाता है। सारांि मे यह कहा जाता है की ककतिा पैसा खचष करिे
पर ककतिा कायष संम्पन्न होिे वाला है। और प्रत्यक्ष उतिा पैसा खचष होिे के पश्चात यह देखा जाता है कक
उतिा कायष संम्पन्न हुवा है अथवा िही। मांग क्रमांक दस के नलये यह प्रणाली लागु कक गयी है।
एकीकृ त बजट
रेल्वे के वार्षषक बजट मे आय तथा व्यय का आकलि ककया जाता है। जो कक राजस्व व्यय का अंग होता
है। और निमाषण एवम चल स्टॉक के कायषक्रम से नलये गये निवेि निणषय से संबंनधत होता है। यह मुल
रुप से अलग अलग तैयार ककये जाते है। आय के बजट, राजस्व व्यय के बजट और निमाषण एवम चल
स्टाक के बजट आदी सभी जब एकत्रीत रुपसे संसद के सामिे रखे जाते है तो उसे एकीकृ त बजट कहा
जाता है । यह बजट महाप्रबंध के व्यनक्तगत मागषदिषि के आधारपर बिाये जाते है। इसे तैयार करिेमे
नव. स. एवम मु. ले. अ. की सहायता नल जाती है। इस बजट मे आय, राजस्व व्यय एवम पूाँजीगत व्यय
आदी सभी जािकारी कदखायी जाती है।
िून्खय पर आधाररत बजट-
01. िून्खय पर आधाररत बजट निम्ननलनखत प्रकार का होता है -

02. प्रत्येक प्रबंधक को अपिी बजट प्रकक्रया को प्रारंभ से ही पररभानषत करिा होता है और उसके द्वारा
ककए गए प्रत्येक व्यय का औनचत्य कदखािे की आवश्यकता होती है । नलए गए प्रत्येक निणषय प्रकक्रया
के संबंध में महत्वपूणष आाँकडों का नवश्लेषण सही ढंग से कदखािा आवश्यक होता है ।
03. इसका िब्द सहा अथ्षुं यह होता हे कक पररचालि निमाषण आकद के संबंध में नपछले वषष के आाँकड़ों
को ध्याि में ि रखते हुए िए नसरे से व्यय का प्रारंभ ककया जाता है ।
िून्खय पर आधाररत बजट यह प्रबंधि की एक िीवितम तकिीक हैं । नजसके अंतगषत संगठि के पररचालि
तथा कायष योजिाओं को पुि:आबंटीत ककया जाता है तथा उपलब्ध निधी के स्रोतों के अिुसार व्यय को
आरेनखत ककया जाता है ।
01. िून्खय पर आधाररत बजट की प्रकक्रया में निम्ननलनखत प्रणाली िानमल होती है ।
02. प्रबंधि द्वारा उद्येश्यों एवं निणषय यूिीटों को आरे नखत करिा ।
03. निणषयों पैकेजों का नवकास करिा ।
04. निणषय पैकेजों के लाभप्रदता की समीक्षा करिा ।
निनधयों का आबंटि निणषय पैकेजों के अिुसार करिा ।

97
01. निणषय यूिीट : संगठि के उच्च प्रबंधि द्वारा निनध ककि मदों पर खचष ककया जािा चानहए इसके
संबंध में नलए गए निणषय को निणषय यूिीट कहा जाता है । ऐसे निणषय निम्लनलनखत नसद्धांतों के
आधार पर नलए जाते हैं ।
02. पररचालि हेतु ऐसे निणषय अथषपूणष होिे चानहए ।
03. वररष्ठ प्रबंधि द्वारा ऐसे निणषय लेते समय आवश्यक सूचिा एकनत्रत की जािी चानहए ।
एसे निणषय लेते समय यह ध्याि में रखिा चानहए कक प्रबंधि के निचले स्तर पर ऐसे निणषय िहीं नलए
जािे चानहए तथा निणषय लेिे के नलए अनतररक्त कागजी कायषवाही की आवश्यक्ता िहीं होिी चानहए ।
निणषय पैकेजस :
01. निणषय पेकेजों में निम्लनलनखत जािकारी िानमल होती है -

02. निणषय यूिीट के अंतगषत की जािे वाली कायषवाही का नववरण ।
03. नवनवध कायों के उद्येश्य ।
04. ऐसे कायों पर पैसा खचष करिे से प्राप्त होिे वाला लाभ ।
05. उि कायों का संगठि के उद्येश्यों पर पड़िे वाला असर ।
06. पैसा ि खचष करिे पर होिे वाले नवत्तीय पररणाम ।
07. योजिा खचष ।
08. प्राक्कनलत लागत ।
उद्येश्यों को हानसल करिे के नलए अन्खय तरीके ।
09.

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UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
RAILWAY BUDGET
Lesson No. 1(a)
Introduction and definition: -
Budget is a statement of the estimated annual receipts and expenditure both on

capital as well as revenue transactions of an organization. It is a process of
planning and reviewing the activities of an organization. Railways being a Govt.
of India department, receipts and payments of the system were use to be
merged in the General Budget of the Govt. of India. As a result of the
recommendations of the “ACWORTH COMMITTEE” during 1920-21, it was
decided to separate the finances of Railways from General Finances with the
objects of securing stability for General revenues and to strengthen the
Railways finances. This is generally known as “Separation Convention of
1924”. Since then the Railway Budget is submitted in advance of the General
budget.
In terms of article 112 of the Constitution of India, the budget is presented to

both the Houses of parliament viz. Lok sabha and Rajya sabha.
Lesson No. 1(b) & 1(c)
The expenditure on Railways may be either voted or charged. The expenditure

covered under the former category requires the approval of parliament. But in
respect of charged expenditure the sanction of the President of India is
conveyed without being submitted for the vote of Parliament. The items of
expenditures that are covered under this category are as under: -
i) Interest, sinking fund charges and redemption charges on loan and

debts.
ii) Salary, allowances and pension payable to or in respect of Comptroller
and Auditor General Of India.
iii) Any sum required satisfying any judgment, decree or award of any court
or arbitration tribunal.
iv) Any other expenditure declared by the constitution of India or by
Parliament by law to be so charged.
THE SOURCE OF FUNDS FOR THE RAILWAY ORGANIZATION: -
Lesson No. 2(a)
CONSOLIDATED FUND OF INDIA.
In terms of article 266(I) of the Constitution of India, a fund is created which will
act as a reservoir in which all the earnings flow (credited) and from which the
expenditures of Government as authorized by the Parliament will be made.
Central Government is having Consolidated Fund of India. Any expenditure to
be made from this fund needs Parliament’s sanction/votes. For this purpose, a
ACCOUNTS FACULTY
85
UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
bill known as “Appropriation bill” is required to be introduced by Railway
minister in Parliament. The bill is discussed and when passed by the
Parliament is send to the President of India for his assent. When the assent is
given by the President, the bill gets converted into the “Appropriation Act” and
this act enables to withdraw the money from the Consolidated Fund Of India.
Lesson No. 2(b)
CONTINGENCY FUND OF INDIA.
Normally all expenses incurred by the Government should be met out of

consolidated fund of India with the vote of the parliament or Appropriations
sanctioned by the President. However, to meet unforeseen contingencies when
the expenditures cannot be met out of available grants and the vote of the
parliament cannot be obtained due to the same not being in session or
dissolved the expenditure is met out of fund created for the purpose under
article 267(II) which is known as “Contingency Fund Of India”. The fund is
under the control of President of India. As far as Railways are concerned,
Financial Commissioner (Railways) controls the fund.
This fund is used as and when the contingency arises. Money can be
withdrawn from this fund on an application addressed to the President and is
given as an advance which needs recoupment. The amount from this fund can
be withdrawn when the parliament is not in session and to meet the
unforeseen expenditure, which cannot be met from out of the amount of grant
available.
As soon as parliament comes to session an “Accommodation bill” is passed

and amount is recouped from Consolidated Fund of India.
Lesson No. 3(a), (b), (c) and 4(a), (b) & (c)
DEMANDS FOR GRANTS: -
The budget proposals of the expenditures to be met out from the “Consolidated
fund of India” should be presented in the form of Demands for Grants.
Parliament has got the powers to assent or to refuse to assent or to reduce the
amount proposed by the Railway Ministry during the course of discussion on
Railway budget. Such powers are exercised to cut motion. The voted part of
expenditures together with the charged appropriation are presented to the
parliament in the form of Demands for Grants. At present there are sixteen
demands for Grants which are grouped under seven categories viz.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
Group Group Deman Name of the demand. Classific
no. d no. ation.
I Policy 1 Railway Board -----
formation and
services
common to all 2 Research, Audit and -----
Railways. Miscellaneous Establishment.
II General 3 General Superintendence and A
Superintenden Services.
ce and
Services on
Railways.
III Repairs and 4 Repairs and maintenance of B
Maintenance Permanent way and works.
5 Repairs and maintenance of C

Motive Power
6 Repairs and maintenance of D
Carriage and wagons.
7 Repairs and maintenance of E
Plant and Equipments.
IV Operations 8 Operating expenses Rolling F
stock and Equipments.
9 Operating expenses Traffic G
10 Operating expenses Fuel H
V Staff welfare, 11 Staff welfare and amenities J
Retirements 12 Miscellaneous Working K
benefits & Expenses.
miscellaneous 13 PF, Pension and Retirement L
benefits.
VI Railway funds 14 Appropriation to Railway M
and payment Funds
to General 15 Dividend to General Revenue, -----
Revenue. Repayment of loan taken from
General Revenue and
Amortization of
Overcapitalization.
VII Works 16 Assets – Acquisition, P,Q,R,S
Expenditures Construction and Capital
Replacement. Fund.
Lesson No. 5(a)
PREPARATION OF ANNUAL BUDGET: -
Preparation of annual budget is done by the Railway Administration and other

production units. The revised estimates for the current financial year and the

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UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
budget estimate for the ensuing financial year are prepared and submitted to
Railway board in the month of November every year.
The estimation is done on the basis of –
1) Actual expenditure for the previous year under each demand.

2) Actual expenditure for the first seven months of the previous financial year
under each demand.
3) Actual expenditures for the first six months of the current financial year and
the approximate expenditures for the seventh month.
The revised requirement of the remaining five months of the year are thus
worked out which are known as revised estimates for the current year. The
same become budget estimates for the ensuing financial year after taking into
account special features and known factors for the next financial year.
The budget is presented to the parliament duly compiled by the Railway board
in the month of February each year on the dates fixed for the purpose.
Lesson No. 5(b)
PRESENTATION TO THE PARLIAMENT: -
The consolidated budget proposals are presented before the parliament by

Honorable Railway Minister in the following form –
1) The speech of Railway Minister (Yellow Book)

2) The book of Demands for Grants(Blue Book)
3) The explanatory memorandum(White Book)
4) Works, Machinery and Rolling Stock Programme(Pink Book)
5) Budgetary Notes(Green Book)
APPROPRIATION BILL: -
In terms of article 114(I) of the Constitution of India, after the budget is voted by
the Parliament and Appropriations sanctioned by the President, an
Appropriation bill is introduced in the Parliament, on passing of the same, it
becomes Appropriation Act. This act authorizes Government to withdraw
money from consolidated fund of India to the extent sanction for incurrance of
expenditure.
Lesson No. 5(c)
RULES OF RE-APPROPRIATION: -
The following are the rules of Re-appropriation: -
1) Re-appropriation is not permitted from one demand to another demand.

2) Re-appropriation is not permitted from capital to revenue demands and vice
versa.
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
3) Re-appropriation is not permitted from voted expenditure to charged
expenditure and vice versa.
4) Any surplus amount that remains unutilized by the end of the financial year
lapses with that year and is not available for spending during the next
financial year.
5) Railway Board is empowered to make re-appropriations within the same
demand.
6) GM is empowered to make re-appropriations from one subhead of demand
to another subhead of demand but within the same demand.
Lesson NO. 6
BUDGET REVIEWS: -
In order to ensure that the budget allotments placed at the disposal of the
Railway administration is not exceeded and to ensure that funds allotted are
sufficient to cater to the requirements, the budget is reviewed thrice in a year.
Lesson No. 6(a)
AUGUST REVIEW.
The first review is conducted in the month of August, hence is known as August
review. In this review, the actual expenditure of the first three months and
approximate expenditures for four months is compared with the budget grant
for the current year and actual expenditures for the previous financial year. The
expenditure is also compared with the budget proportion and the actual
expenditures of the corresponding period of the previous financial year.
The variation in above figures are analyzed and net additional requirements(if
any) are asked for during this review.
Lesson No. 6(b)
REVISED ESTIMATES AND BUDGET ESTIMATES.
The second review is conducted in the month of November each year, which is
known as revised estimate for the current financial year and budget
estimates for the ensuing financial year. The actual expenditures for the first
six months and approximate expenditures for the seventh month of the current
financial year is compared with –
1) Budget proportion
2) Expenditure incurred during the last financial year.
3) Expenditure incurred during the corresponding period of the last financial
year.
4) Budget grant.
Additional requirements or surrender of funds, if any can be done at this stage.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
Lesson No. 6(c)
FINAL MODIFICATION.
The third review is conducted in the month of February year and is known as
Final Modification. Actual expenditure during first nine months and approximate
expenditure for the tenth month is reviewed and compared with –
1) Budget grant / Revised grant (if received).

2) Budget proportion.
3) Actual expenditure during the last financial year.
4) Actual expenditure during corresponding period of the last financial year.
APPROPRIATION ACCOUNT: -
After the closure of accounts for the financial year, report is submitted to the
Parliament as to how far the budget estimates have been realized i.e. as to
how the funds voted by the Parliament and Appropriations sanctioned by the
President have been utilized. Three sets of figures are reported namely,
Original Grant, Final Grant and Actual Expenditure. Comparision between latter
two is made and Variations are worked out duly explaining the same.
The Appropriation Accounts along-with Railway’s Audit report thereon are

presented to the Parliament through Public Account Committee, which is a
committee nominated by the Parliament. On passing / acceptance of the
Accounts by the parliament, the excess over sanctioned appropriations is
regularized and thus cycle of Parliamentary control over Railway’s Finance is
ensured.
Lesson No. 7
CONTROL OVER EXPENDITURE: -
The expenditure on railways may be either revenue or capital, chargeable to

works demand. The control over expenditure exercised against these heads
involves two aspects. –
a) Control with reference to sanctions.
i) Delegation of powers i.e. Railway board to General Managers and to

lower sanctioning authorities.
ii) In exercise of their financial powers, the sanctioning authority must pay
due regard to the “Cannons/Standards of Financial Propriety”.
b) Control over actual expenditure incurred/booked in the books of railways.
i) Control over expenditures against the budgetary allotments.

ii) Control over expenditures against the estimated cost as shown in works,
machinery and rolling stock programme.

ACCOUNTS FACULTY
90
UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
In order to ensure that the budget grants as voted by the Parliament and
appropriations as sanctioned by the President are utilized for the purpose they
are voted/sanctioned, the control is exercised. The requirements of railways are
more as compared to the resources available, hence it is important to exercise
control over expenditure. Further, railway is also a commercial organization in
addition to Government organization, hence if railway is to earn profit, it is
necessary to ensure that control over expenditure is exercised. The control
over expenditure is exercised by –
Lesson No. 7(a)
1) THE PARLIAMENT.
As the sanctioning authority for incurrance of expenditure, the parliament

exercises control over expenditure by reviewing the Appropriation accounts and
the audit report thereon critically. The scrutiny is done by the Public Account
Committee on behalf of the Parliament with a view to satisfy that the amount
shown in accounts as having been spent was legally available and was spent
for the purpose for which the amount was made available.
The control over expenditure is exercised by the Parliament through –
i) Railway convention committee.

ii) Estimates committee.
iii) Discussion on Railway budget.
iv) National Railway user’s consultative committee.
v) Committee on subordinate Legislation.
vi) Committee on Government assurances.
vii) Public Accounts Committee.
Lesson No. 7(b)
2) THE EXECUTIVES.
Incurrance of expenditure is subject to preparation or prior vetting of the

estimates by the Accounts department, sanction of the competent authority
being obtained. This is ensured by the executives. He further ensures that the
work progresses as per the sanctioned estimate and budget provision. The
provisions of Cannons/Standards of Financial Propriety are also to be kept in
view, while granting sanctions to the expenditure.
Cannons/Standards of Financial Propriety –
In exercise of their financial powers, the sanctioning authority must pay due
attention to the following principles –
i) The expenditure should not prima facie be more than the occasion
demands and that every Government should exercise the same
vigilance in respect of expenditures incurred from public money as a
ACCOUNTS FACULTY
91
UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
person of ordinary prudence, would exercise in respect of expenditure of
his own money.
ii) No authority should exercise its powers of sanctioning expenditure to
pass an order, which will be directly or indirectly to its own advantage.
iii) Public money should not be utilized for the benefit of a particular person
or section of a community unless –
a) The amount of expenditure involved is insignificant.
b) A claim for the amount could be enforced in a court of law.
c) The expenditure is in pursuance of recognized policy or custom.
iv) The amount of allowances such as travelling allowance granted to meet
expenditure of a particular type should be so regulated that the
allowance are not on a whole a source of profit to the recipient.
Lesson No. 7(c)
3) THE ACCOUNTS DEPARTMENT.
The internal check carried out by the Accounts office on bills, vouchers,
estimates and proposals is primarily to ensure that the same are as per codal
provisions, however, the end goal is to ensure control over expenditure.
On passing of the bills and adjustment of vouchers, the same are entered in
subsidiary registers like Revenue allocation register for revenue expenditure
and Works register for works expenditure. At the end of the month these
registers are closed and Control statements are prepared and submitted to the
executives to enable them to know the pace of expenditure. Control over
expenditure is exercised by comparison of these statements with budget
proportions for the month and to end of the month. Similarly, the totals of works
registers are compared with budget grant/proportion and estimates to exercise
control over expenditure against budget grant and sanctioned estimates.
4) THE AUDIT DEPARTMENT.
The audit department as representative of The Comptroller and Auditor

General Of India, scrutinize the Appropriation Accounts with a view to see that
the accounts are properly maintained and the figures exhibited in the
appropriation accounts are correct as per the books. They also ensure that the
expenditure is regular and properly maintained. The scrutinized Appropriation
Accounts along-with remarks offered by the audit are submitted to the Railway
Board. Railway Board submits the consolidated Appropriation Account to the
Parliament.
Lesson No. 8(a)
PERFORMANCE BUDGET: -
The expenditure on Indian Railways is fixed in nature to the extent of 60%, to

exercise control over expenditure and to know the result of expenditure, a new
scheme known as Performance budget is introduced on the Railways. As per
this scheme, availability of funds and results obtained from its utilization are
ACCOUNTS FACULTY
92
UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
compared to know whether the results are to the extent they were expected. In
other words, the financial input is compared with the physical output. So far this
scheme is put in use for demand no.10 i.e. Operating Expenses – Fuel, since
the norms of comparison could be laid down. The scheme is still in the
experimental basis on the Railways and will take a lot of years before it could
be successfully implemented.
Lesson No. 8(b)
INTEGRATED BUDGET: -
The annual budget of the Railways consist of assessment of earnings and

expenditures for revenue budget and that related to investment decisions taken
through Works, Machinery and Rolling stock programme i.e. Works Budget. In
order to correlate the decisions relating to all aspects, a consolidated budget
called Integrated budget is submitted by Railway for presentation to the
Parliament. This budget includes Revenue as well as Capital budget.
This budget is prepared under personal guidance of General Manager with FA

& CAO’s assistance. The Integrated budget will include the projection of traffic
and earnings, working expenses, estimated financial results for the ensuing
financial year, operating ratio as well as the financial viability of the system.
Lesson No. 8(c)
ZERO BASE BUDGET: -
Zero base budgeting can be defined as –
1) An operating planning and budgeting process which requires each manager

to justify his entire budget request in detail and shifts the burden of proof to
each manager to justify why he should spend any amount. The procedure
requires that all activities and operations be identified in decision packages,
which will be evaluated and ranked in order of importance by systematic
analysis.
2) In most literal sense, Zero base budgeting implies constructing a budget
without any reference to what has gone before, based on a fundamental re-
appraisal of purposes, methods and resources.
3) Zero base budgeting is a technique/management tool which provides a
systematic method for involving all operations and programmes current or
new, allows for budget reduction and allows re-allocation of resources from
low priority programme.
Budget making under Zero base budgeting involves the following: -
i) Identification of Organization’s structures management, decision units

and objectives.
ii) Formulation and development of decision packages.
iii) Review and prioritization of decision packages.

ACCOUNTS FACULTY
93
UNIT MODULE NO. 06
RAILWAY BUDGET
iv) Allocation of resources for the chosen decision packages i.e. preparation
of budget.
Decision units –
A decision unit is an organizational entity for which budget is prepared where

the decisions are taken by the managers regarding the amount to spent, scope,
direction and quality of work to be performed. Identification of decision units
should be made based on following parameters –
i) Decision units should be located where a particular activity/operation

can have a meaningful identification and evaluation.
ii) The identification of the decision unit should be carried out by the
information requirement of higher level managers.
iii) It should be ensured that the basic decision unit selected are not of such
a low level in the organizational structure as to result enormous amount
of paper work and review. On the other hand, the decision unit should
not be so high as to prevent easy assessment and discussion for
meaningful review of work being performed.
Decision package –
A decision package i.e. budget request/proposal should contain the following –
i) A description of the function or activity of the decision unit.

ii) The goals and objectives of various functions of the unit.
iii) Benefits to be derived from the financing the activity.
iv) Relevance of the activity to the overall objectives of organization in the
present context.
v) The consequences of its non-funding.
vi) The yearly phasing of the proposed expenditure/project cost.
vii) The projected/estimated cost of the package.
viii) Alternative ways of performing the same activity or achieving the same
objective.
Review and ranking of decision package –
Once the decision packages (budget requests/proposals) are developed, they

are required to be reviewed and ranked in order of priority. The completed
decision packages are ranked initially by the decision manager who has
developed the decision package. They are then sent upwards through the
management hierarchy where the decision packages are once again reviewed
and ranked along-with the other decision packages at nominated level, the
decision packages are consolidated again bringing a broader perspective at
level of review and ranking.
In case any project is financially justified and provided in programme has not
been undertaken during the year, the sanction of such work should be treated
as cancelled/lapsed. Execution of the work in subsequent financial year will
require fresh justification.
ACCOUNTS FACULTY
94
स्टेशि एवं यातायात लेखा
टटकट मांग पत्र :-
रेलवे स्टेशि व्दारा प्रनतददि ग्राहकों के साथ कई प्रकार के लेिदेि दकये जाते है । प्रत्येक प्रकार के लेिदेि
के नलए एक प्रारंनभक वाउचर जारी दकया जाता है । यात्री यातायात के नलए अनिकांशत कार्ड टटकट
जारी दकये जाते है कार्ड टटकट यात्रा लेखा कायाडलय की सहमती से प्रटटंग प्रेस से मांगवाये जाते है इसके
नलए स्टेशि व्दारा नििाडटरत छपे हुए फामड में आवेदि दकया जाता है । नजसे टटकट मांग पत्र कहा जाता
है । टटकट मांग पत्र तैयार करिे एवं टटकट मांग दकये जािे के नलए सभी स्टेशिों को तीि श्रेणीयों में
बांटा गया है -
श्रेणी ए :- नजि स्टेशिों व्दारा एक मनहिे में औसति 50000 या अनिकक यात्रा टटकट जारी दकये जाते
है ए श्रेणी स्टेशि कहलाते है । इि स्टेशिों व्दारा प्रत्येक चार मनहिे टटकट मांग पत्र तैयार दकये जाते है
अथाडत टटकट मांग दकये जाते है । ए श्रेणी स्टेशिों पर पांच मनहिे की अिुमानित आवश्यकता के बराबर
आरनक्षत भण्र्ार रखा जाता है ।
श्रेणी बी :- नजि स्टेशिों व्दारा एक मनहिे में औसति 20000 या अनिकक यात्रा टटकट जारी दकये जाते
है बी श्रेणी स्टेशि कहलाते है । इि स्टेशिों व्दारा प्रत्येक 6 मनहिे टटकट मांग पत्र तैयार दकये जाते है
अथाडत टटकट मांग दकये जाते है । बी श्रेणी स्टेशिों पर चार मनहिे की अिुमानित आवश्यकता के बराबर
आरनक्षत भण्र्ार रखा जाता है ।
श्रेणी सी :- श्रेणी ए एवं बी के अलावा अन्खय सभी स्टेशि सी श्रेणी स्टेशि होते है अथाडत नजि स्टेशिों
व्दारा एक मनहिे औसति 20000 से कम यात्रा टटकट जारी दकये जाते है सी स्टेशि कहलाते है । इि
स्टेशिों व्दारा 12 मनहिे से टटकट मांग पत्र तैयार दकये जाते है और स्टेशि पर चार मनहिे का आरनक्षत
भंर्ार रखा जाता है ।
स्टेशिों को मण्र्ल वानणज्य प्रबंिक कायाडलय व्दारा टटकट मांग पत्र भेजिे की नतनथयां सुनचत कर दी
जाती है ।
कार्ड टटकट की आवश्यकता :- यदद स्टेशि व्दारा नजि स्टेशिों की दूर 250 दकलो मीटर से कम
है के नलए एक वर्ड में एक ही प्रकार के अथाडत एक सीरीज में चार सौं या अनिक टटकट जारी दकये जाते
है और नजि स्टेशिों की दूरी 250 दक.मी. या अनिक है 200 या अनिक टटकट जारी दकये जाते है तो
स्टेशिों व्दारा कार्ड टटकट रखे जाते है टटकट नवक्री इससे कम होिे पर कोरा कागज टटकट जारी दकये
जाते है ।
क्षेत्रीय रे ल प्रनशक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

101
टटकट मांग पत्र तैयार करिा :- टटकट अिुमाि रनजस्टर

स्टेशि पर एक महत्वपूणड रनजस्टर रखा जाता है नजसमें प्रत्येक मनहिे कार्ड टटकट के प्रत्येक
सीरीज में जारी दकये गये टटकटों की सं्या नलखी जाती है । टटकट अिुमाि एवं टटकट मांग पत्र बिािे
के नलए कार्ड टटकट की प्रत्यकक सीरीज में आवश्यक टटकट सं्या ज्ञात की जाती है । नजसके नलए इस
रनजस्टर के आिार पर प्रत्येक सीरीज में नपछले 12 मनहिों में जारी दकये गये टटकटों की औसत सं्या
निकाली जाती है । भनवष्य की संभाविाओं देखते हुए यदद आवश्यक है तो औसत टटकट सं्या बढाया
जा सकता है और आवश्यक टटकट सं्या ज्ञात की जाती है इस रनजस्टर को टटकट अिुमाि रनजस्टर
कहा जाता है ।
प्रत्येक सीरीज में आवश्यक टटकट सं्या = (मांग अवनि + आरनक्षत भंर्ार अवनि ) X औसत टटकट
सं्या - उपलब्ि टटकट सं्या = ------ (पुणाडकि )
पूणाडकंि कम से कम 1000 में दकया जाता है 1000 से बर्ी सं्याओं का पुणाडकंि अगले 250
तक दकया जाता है यदद सं्या 250 के निचले स्लेप से 125 या अनिक है यदद 125 से कम है तो
पूणाडकंि अगले 250 मे दकया जाता है। जैसे, 1880 का पूणाडकंि 2000 ।
टटकट मांग पत्र एक नििाडरत छपे हुए फामड में पांच प्रनतयांेेें में तैयार दकया जाता है इस की
एक प्रनत स्टेशि टरकार्ड में रखी जाती है और शेर् चार प्रनतयां -नप्रटटंग प्रेस, लेखा कायाडलय , प्राप्ती पत्र
एवं सुपुदगी पत्र यातायात लेखा कायाडलय को भेजी जाती है । टटकट मांग पत्र तैयार करिे के नलए
काबडि का उपयोग दकया जाता है । अलग से कोई प्रनत तैयार िही की जा सकती है । टटकट मांग पत्र में
सुचंक क्रमांक , स्टेशि का िाम , श्रेणी , दकराया दूरी सािारण या मेल एक्सप्रेस , प्राप्त टटकटों का
उच्चतम क्रमांक , आवश्यक टटकट सं्या इत्यादद जािकारी नलखी जाती है । टटकट मांग पत्र में सभी बातें
स्पष्ट नलखी जािी चानहए एवं यह सुनिनित दकया जाता चानहए दक सभी प्रनतयां पढिे योग्य है । एक
टटकट मांग पत्र के माध्यम से के वल छे सीटरज के टटकट मांग दकये जा सकते है अथाडत ज्यादा से ज्यादा
छह प्रनवनि की जा सकती है । स्थािीय एवं इतर यातायात के नलए अलग अलग टटकट मांग पत्र तैयार
दकये जाते हैं ।
सभी टटकट मांग पत्रों की टटकट मांग पत्र रनजस्टर में प्रनवनि की जाती है और नििाडटरत नतनथ
तक यातायात लेखा कायाडलय को भेजे जाते है । लेखा कायाडलय व्दारा उिकी जांच की जाती है । एवं
नप्रटटंग प्रेस को भेजा जाता है । प्प्रंटटग प्रेस व्दारा टटकट प्प्रंट दकये जाते है एवं मुप -त पासडल व्दारा
स्टेशि मास्टर के िाम से भेजे जाते है नजिके साथ में टटकट मांग पत्र की प्राप्ती पत्र एवं सुपुदडगी पत्र
प्रनतयां भेजी जाती है । स्टेशि व्दारा टटकट की गणंिा के पिात प्राप्ती पत्र प्राप्ती रसीद के रूप में लेखा
कायाडलय को भेजा जाता है ।
अभ्यास सं्या -1 सी
टटकट मांग पत्र के प्रकार :- टटकट मांग दकये जािे की प्रनस्थनत के अिुसार टटकट मांग निम्न प्रकार के होते
है -
1. सािारण टटकट मांग पत्र

2. आपात टटकट मांग पत्र

102
3. टेलीग्राम टटकट मांग पत्र
4. पुि: वापसी टटकट मांग पत्र
सािारण टटकट मांग पत्र :- स्टोशि के नलए नििाडरीत की गयी नतनथ पर जो टटकट मांग पत्र तैयार दकये
जाते है उिको सािारण टटकट मांग पत्र कहा जाता है । ये टटकट मांग पत्र ए श्रेणी स्टेशिों व्दारा चार
मनहिे , बी श्रेणी स्टेशिों व्दार छ: और सी श्रेणी स्टेशिों व्दारा 12 मनहिे से तैयार दकये जाते है और
नििाडटरत नतनथ तक लेखा कायाडलय को भेजे जाते है । इिके आिार पर स्टेशि को दो मनहिे में टटकट की
आपूती की जाती है । इिको नियनमत टटकट मांग पत्र भी कहा जाता है ।
आपात टटकट मांग पत्र :- यदद दकसी सीटरज या सीटरजों में यातायात में अत्यनिक बढोतरी होिे के
कारण स्टेशि पर उपलब्ि टटकट भण्र्ार के वल दो मनहिे की अिुमानित आवश्यकता के बराबर रह
जाता है और सािारण टटकट मांग पत्र तैयार िही दकये जा सकते है तो आपात टटकट मांग पत्र तैयार
दकये जाते हैं । ये टटकट मांग पत्र उसी प्रकार तैयार दकये जाते जैसे सािारण टटकट मांग पत्र , के वल
अंतर यह होता है दक इिकी उपरी ओर आपात शब्द नलखा जाता है नजससे लेखा कायाडलय एवं नप्रटटंग
प्रेस व्दारा जल्दी से कायडवाही की जाती है । इिके आिार पर स्टेशि को एक मनहिे में टटकट की आपूती
की जाती है ।
टेलीग्राम टटकट मांग पत्र:- यदद आपात टटकट मांग पत्र के आिार पर स्टेशि को एक मनहिे में टटकट
प्राप्त िही होते है तो लेखा कायाडलय एवं नप्रटटंग प्रेस को अपिी मांग का उल्लेख करते हुए टेलीग्राम ददया
जाता है नजसे टेलीग्राम टटकट मांग पत्र के रूप में जािा जाता है । इस के नलए मण्र्ल वानणज्य प्रबंिक
कायाडलय को भी सुनचत दकया जाता है । यदद स्टेशि व्दारा आपात टटकट मांग पत्र िहीं भेजा गया है
और इसी सीटरज या सीटरजों में उपलब्ि टटकट भण्र्ार के वल एक मनहिे की अिुमानित आवश्कता के
अिुसार है तो टटकट प्प्रंट करिे के नलए प्प्रंटटग प्रेस को टेलीग्राम भेजा जाता है नजसमें आवश्यक सभी
सुचिायें दी जाती है उसकी एक प्रनत लेखा कायाडलय को भेजी जाती है । इसके पिात टेलीग्राम का
संदभड देते हुए नििाडटरत फामड में टटकट मांग पत्र तैयार दकया जाता है । और लेखा कायाडलय को भेजा
जाता है । टेलीग्राम के आिार पर नप्रटटंग प्रेस व्दारा टटकट प्प्रंट दकये जाते है और लेखा कायाडलय व्दारा
आवश्यक जांच की जाती है टटकट मांग पत्र प्राप्त होिे पर लेखा कायाडलय व्दारा उिको नप्रटटंग प्रेस को
भेजा जाता है । नजसके आिार पर प्रेस व्दारा स्टेशि को टटकट भेजे जाते है । दकसी भी पटरनस्थनत में
टटकट पैंकेज स्टेशि कमडचारी को सुपुदडग िही दकये जायेगे जब तक की मण्र्ल वानण्ज्य प्रबंिक का
हस्ताक्षटरत पत्र िहीं हो । इिके आिार पर स्टेशि को 15 ददिों में टटकटों की आपूती की जाती है ।
पुि: वापसी टटकट मांग पत्र :- यदद स्टेशि पर उपलब्ि टटकट भण्र्ार दकर्े माकोर्ो या ददमक कांटे
जािे या पािी आदद से खराब हो गया है या दकसी सीटरज या सीटरजों में उपलब्ि टटकट भण्र्ार के
उपयोग की कोई संभाविा िही है तो इस प्रकार के टटकटों को यातायात लेखा कायाडलय को सुपुदड दकया
जाता है । नजसके नलए पुि: टटकट वापसी टटकट मांग पत्र तीि प्रनतयों में तैयार दकया जाता है। नजसकी
दो प्रनतयां टटकटों के साथ लेखा कायाडलय को भेजी जाती है लेखा कायाडलय व्दारा एक प्रनत प्राप्ती रसीद

103
के रूप में स्टेशि को वापस की जाती है टटकट की वापसी मण्र्ल वानणज्य प्रबंिक व्दारा जारी दकये गये
निदेशें के अंतडगत ही की जायेगी । यदद अनिक मूल्य के टटकट वापस दकये जािे हो तो मण्र्ल वानण्ज्य
प्रबंिक व्दारा दकसी वानणज्य अनिकारी को िाप्मंत दकया जाता है नजसकी व्यनिगत निगरािी हो टटकट
यातायात लेखा कायाडलय को सुपुदडग दकये जाते है।
दैनिक गार्ी वार रोकर् एवं सारांश पुस्तक :-
स्टेशि पर रखी जािी वाली यह एक महत्वपूणड प्रारं नभक पुस्तक होती है इस पुस्तक में कोप्चंग यातायात
एवं उस से प्राप्त आय का लेखा दकया जाता है । यह पुस्तक कार्ड टटकट का मूल पुस्तक होता है अथाडत
स्टेशि व्दारा जारी दकये गये कार्ड टटकटों का पूरा नववरण इसमें नलखा जाता है । उिके अलावा अन्खय
सभी प्राप्तीयों अथाडत यातायात के नलए अलग अलग प्रारंनभक पुस्तक रखी जाती है । नजसके आिार पर
इस पुस्तक में प्रनवनि की जाती है । छोटे स्टेशि जहँेा लगातार बुककं ग िही की जाती है इस पुस्तक में
प्रत्येक गार्ी के प्रस्थाि के पिात पूरा नहसाब नलखा जाता है । और बर्े स्टेशि जहँेा लगातार बुककं ग
की जाती है इस पुस्तक में पारीवार नहसाब नलखा जाता है अथाडत प्रत्येक पारी की समाप्ती पर नहसाब
तैयार दकया जाता है । प्रनतददि गानर्यों या पारीयों के नहसाब के आिार पर प्रनतददि का नहसाब तैयार
दकया जाता है ।
यह पुस्तक चार भागों में अिुरनक्षत की जाती है , जो दक निम्नािुसार है :-
1. यात्री यातायात स्थानिय

2. यात्री यातायात इतर
3. अन्खय कोप्चंग यातायात
4. रोकर् वाउचर
यात्री यातायात स्थानिय:- इस भाग में स्टेशि व्दारा स्थानिय यातायात के नलए जारी दकये गये कार्ड
टटकट और उि से प्राप्त आय का लेखा दकया जाता है कार्ड टटकट की प्रत्येक सीटरज की अलग अलग
प्रनवनि की जाती है । स्टेशि व्दारा दकये गये कोरा कागज टटकटों का अलग नववरण तैयार दकया जाता
है नजसके योग के आिार पर इस भाग में अलग प्रनवनि की जाती है ।

104
यात्री यातायात इतर :- इस भाग में स्टेशि व्दारा इतर यातायात के नलए जारी दकये गये कार्ड टटकट
और उि से प्राप्त आय का लेखा दकया जाता है कार्ड टटकट की प्रत्येक सीटरज की अलग अलग प्रनवनि
की जाती है । स्टेशि व्दारा दकये गये कोरा कागज टटकटों का अलग नववरण तैयार दकया जाता है नजसके
योग के आिार पर इस भाग में अलग प्रनवनि की जाती है ।
अन्खय कोप्चंग यातायात :- इस भाग में स्टेशि व्दारा जारी दकये गये कार्ड टटकट एवं कोरा कागज टटकटों
के अलावा अन्खय सभी यातायात अथाडत आय जैसे पासडल यातायात - स्थानिय एवं इतर , स्थाि शुल्क ,
यात्री समाि , अमािती घर , चल टटकट रोकर् , अनतटरि दकराया इत्यादद का जमा लेखा दकया
जाता है । प्रत्येक प्रकार की आय के नलए अलग अलग रनजस्रर रखे जाते है । नजसके योग के आिार पर
इस भाग में प्रनवनि की जाती है ।
रोकर् वाउचर :- स्टेशि व्दारा बुककं ग के दौराि बुककं ग के नलए या रोकर् बदलिे के नलए रोकर् वाउचर
प्राप्त दकये जाते है ।नजिकी प्रनवनि इस भाग में की जाती है । रोकर् वाउचर का अथड ऐसा कोई भी
प्रपत्र नजसको रोकर् के स्थाि पर प्राप्त दकया जाता है ।
इस पुस्तक में निम्ननलनखत खािे होते है -
1.सुचक क्रमांक
2.स्टेशि को
3.दकराया
4.प्रारंनभक टटकट क्रमांक
5.अंनतम टटकट क्रमांक
6.िही जारी दकये गये टटकट की सं्या
7.जारी दकये गये टटकटों की सं्या
8.रानश
9.नवशेर् कथि
पुस्तक को बंद करिा :- इस पुस्तक के निम्ननलनखत प्रकार से योग दकये गये जाते है अथाडत नहसाब तैयार
दकया जाता है -
1. दैनिक योग :- प्रनतददि भाग एक दो तीि एवं चार का अलग अलग योग दकया जाता है । भाग
एक दो एवं तीि के सामुनहक योग में से भाग चार का योग घटाया जाता है और रोकर् एवं रोकर्
वाउचर का नमलाि दकया जाता है । इसके आिार पर प्रनतददि रोकर् एवं रोकर् वाउचर रोकर् कायाडलय
को भेजे जाते है ।

105
2 समयावनिक योग :- इसके अंतगडत 1 तारीख से 10 तारीख , 11 से 20 तारीख और 21 से अंनतम
तारीख तक के योग दकये जाते है । प्रत्येक प्रकार प्राप्ती का अलग अलग योग दकया जाता है । इसके
आिार पर प्रानप्तयों का अनग्रम नववरण तैयार दकया जाता है एवं यातायात लेखा कायाडलय को भेजा
जाता है ।
मानसक योग :- मनहिे के अंत 10 ददिों के योग के आिार पर मानसक योग ज्ञात दकये जाते है । प्रत्येक
प्रकार की प्राप्ती का अलग अलग योग दकया जाता है । स्टेशि व्दारा तैयार दकये गये स्टेशि नववरण एवं
नववरनणयों के योग का संबंिी मानसक योग से नमलाि दकया जाता है और इसके पिात स्टेशि तुलि
पत्र तैयार दकया जाता है ।
यात्री वगीकरण :-
यह एक मानसक नववरण होता है जो दक प्रत्येक स्टेशि व्दारा तैयार दकया जाता है यह नववरण स्थानिय
एवं इतर यातायात क नलए अलग अलग तैयार दकया जाता है इस नववरण मे मनहिे के दौराि स्टेशि
व्दारा कार्ड टटकट की प्रत्येक सीटरज में जारी दकये गये टटकटों और उिसे प्राप्त आय का पूरा नववरण
ददया जाता है । यह नववरण र्ी.टी.सी के आिार पर तैयार दकया ज ेाता है इसमें सीटरज का प्रारंनभक
टटकट क्रमांक र्ी.टी.सी का मनहिे की 1 तारीख का प्रारंनभक टटकट क्रमांक और ेंअंनतम टटकट क्रमांक
र्ी .टी.सी का मनहिे की अंनतम तारीख का अनतम टटकट क्रमांक नलखा जाता है सीटरज में िही जारी
दकये गये टटकटों की सं्या िही जारी दकये गये टटकटों के मानसक नववरण के आिार पर नलखी जाती
है । इसके पिात पूरा नहसाब तैयार दकया जाता है और इसके योग का र्ी.टी.सी के संबंनित मानसक
योग से नमलाि दकया जाता है और स्टेशि तुलि पत्र में नलये गये र्ेनबट की पृनष्ट में यह नववरएण
यातायात लेखा कायाडलय को भेजा जाता है । इस नववरण के साथ िही जारी दकये गये टटकटों का
मानसक नववरण भेजा जाता है ।
स्टेशि व्दारा मनहिे के दौरि जारी दकये गये कोरा कागज टटकटों का स्थानिय एवं इतर यातायात
के नलए अलग अलग नववरण तैयार दकया जाता है नववरण में प्रत्येक टटकटों अलग प्रनवनि की जाती है
। इसके योग का र्ी.टी.सी के संबंनित यो ग से नमलाि दकया जाता है और यात्री यातायात (बी.पी.टी )
के िाम से स्टेशि तुलि पत्र में र्ेनबट दकया जाता है ।
इस नववरण में उसी प्रकार खािे होते है जैसे र्ी.टी.सी में , जो दक निम्नािुसार है :-
1. सुचक क्रमांक
2. स्टेशि को
3. दकराया
4. प्रारंनभक टटकट क्रमांक
5. अंनतम टटकट क्रमांक
6. िही जारी दकये गये टटकट की सं्या
7. जारी दकये गये टटकटों की सं्या
8. रानश

106
9. नवशेर् कथि
यात्री वगीकरण की यातायात लेखा कायाडलय में नििाककं त जँेाच की जाती है -
1. यात्री वगीकरण प्रत्येक स्टेशि से स्थानिय एवं इतर यातायात के नलए अलग अलग प्रत्येक
मनहिे प्राप्त होता है ।
2. इसमें प्रत्येक सीटरज का प्रारंनभक टटकट क्रमांक नपछले मनहिे के यात्री वगीकरण के अनतम
टटकट क्रमांक से नमलता है ।
3. लेखा कायाडलय में गतव्य स्टेशिों से भेजे गये संग्रानहत टटकटों में से सीटरज के उच्चतम टटकट
क्रमांक का इससे नमलाि दकया जाता है ।
4. टरयायती दकराये पर जारी दकए गए टटकटों की सं्या तथा मुनित टटकटों के नलए यात्री
वगीकरण में उसके नलए ददखाई गए रानश की लेखा कायाडलय द्वारा पूरी जाँच यात्री वगीकरण
के साथ प्राप्त हुए टरयायती आदेशों के साथ नमलाकर की जायेगी । यदद यात्री वगीकरण में कोई
संशोिि करिा अनिवायड हो तो उस उद्येश्य के नलए बिाए गए रनजस्टर में नलखकर उसी समय
संबंनित स्टेशि को त्रूटटपत्र जारी दकया जायेगा ।
5. यात्री वगीकरण के साथ िहीं जारी दकए गए टटकटों का मानसक नववरण प्राप्त दकया जाता है
नजसके आिार पर प्रत्येक सीटरज में िहीं जारी दकए गए टटकटों की जाँच की जाती है ।
6. यदद दकसी सीटरज में आगे की टटकट सं्या जारी कर ददए गए हैं तो क्रमािुसार , िहीं जारी
दकए गए टटकटों को पहले जारी दकया जाता है और ये नियनमत रूप से जारी कर ददए गए
टटकटों को िोट के रूप में साथ-साथ में दशाडया जायेगा , जब तक दक वे क्रमािुसार िहीं हो जाते
हैं ।
7. यात्री बगीकरण के योग को जाँच दकया जाता हे और उसका नमलाि स्टेशि तुलि पत्र में यात्री
यातायात - कार्ड टटकट के िाम से नलए गए र्ेनबर् से दकया जाता है ।
िहीं जारी दकए गए टटकट एवं उिका नववरण -
यदद दकसी यात्री या यानत्रयों को जारी दकए गए टटकट अनग्रम बुक दकए गए टटकटों के अलावा यात्री या
यानत्रयों द्वारा वापस दकए जाते हैं तो स्टेशि द्वारा ऐसे टटकट वापस प्राप्त दकए जाते हैं । नजिकों रद्द
दकया जाता है एवं उि पर रद्द करिे का कारण नलखा जाता है इस प्रकार वापस प्राप्त दकए गए टटकटों
को िहीं जारी दकए गए टटकट कहा जाता है । यात्री द्वारा गाड़ी निकल जािे या यात्रा िहीं करिे को
या दकसी अन्खय श्रेणी या स्टेशि का टटकट प्राप्त करिा हो या टटकट नलनपक द्वारा गलत टटकट जारी कर
ददया गया हो तो टटकट वापस दकया जाता है । यदद टटकट यात्री की आवश्यिा पर वापस नलया जाता
है तो नियमािुसार नलनपक प्रभार रानश की कटौती की जाती है और शेर् रानश यात्री को वापस की जाती
है ।

107
टटकट वापस प्राप्त होिे पर रद्द की जाती है एवं उसका नववरण एक हस्तनलनखत नववरण में नलखा जाता
है नजसे िहीं जारी दकए गए टटकटों का दैनिक नववरण कहा जाता है । इस नववरण में टटकट सं्या ,
रद्द करिे का कारण , वापस की गई रानश , नलनपक प्रभार रानश इत्यादद खािे होते हैं । प्रनतददि इव
नववरण के आिार पर र्ी.टी.सी. में नलनपक प्रभार रानश की प्रनवनष्ट की जाती हैं और िहीं जारी दकए
गए टटकटों को इस नववरण के साथ यातायात लेखा कायाडलय को भेजा जाता है । ले खा कायाडलय में
इिकी जाँच की जाती है यदद कोई नववरण के साथ कोई टटकट िहीं पाया जाता है तो उसके नमलिे के
नलए स्टेशि के नवरुद्ध र्ेनवर् जारी दकया जाता है ।
महीिे के अंत में दैनिक नववरण के आिार पर िहीं जारी दकए गए टटकटों का मानसक नववरण तैयार
दकया जाता है जो दक यात्री वगीकरण के साथ यातायात लेखा कायाडलय को प्राप्त होता है ।
अभ्यास क्रमांक 04 ए
पासडल यातायात :
रेलवे स्टेशिों पर प्राप्त इस प्रकार के प्रेर्ण यात्री सामाि के अलावा नजिका पटरवहि यात्री गानड़यों से
दकया जाता है , पासडल यातायात कहलाता है । पासडल यातायात के नलए प्रारंनभव व्हाउचर के रूप में
पासडल मागड पत्र जारी दकया जाता है। स्थािीय एवं इतर यातायात के नलए पासडल मागड पत्र की अलग-
अलग पुस्तक उपयोग में लाई जाती है । पासडल मागड पत्र चार प्रनतयों में होता है - स्टेशि टरकॉर्ड रेलवे
रसीद , गार्ड प्रनत एवं लेखा कायाडलय प्रनत ।
पासडल रोकड़ पुस्तक :
पासडल यातायात के नलए स्टेशि पर रखी जािे वाली यह एक महत्वपूणड पुस्तक होती है । यह पुस्तक
स्थािीय एवं इतर यातायात के नलए अलग -अलग रखी जाती है । इस पुस्तक में प्रनत ददि जारी दकए
गए पासडल मागड पत्रों की क्रमािुसार प्रनवनष्ट की जाती है । यदद कोई पासडल मागड पत्र रद्द दकया जाता है
तो उसकी क्रमािुसार प्रनवनष्ट करते हुए उसके सामिे रद्द दकया गया नलखा जाता है । इस पुस्तक में
पासडल मागड पत्र क्रमांक ,गंतव्य स्टेशि का िाम,प्रेर्ण का नववरण,भाड़ा इत्यादद जािकारी नलखी जाती
है । इस पुस्तक में प्रत्येक पन्ने की दो प्रनतयाँ होती है . इसनलए इसमें प्रनवनष्ट करते समय काबडि का
उपयोग दकया जाता है । प्रनतददि रोकड़ पुस्तक का योग दकया जाता है नजसके आिार पर र्ी.टी.सी .
में प्रनवनष्ट की जाती है । प्रनतददि के योग के पिात एक तारीख से आज तक का योग दकया जाता है ।
महीिे के अंत में मानसक योग के आिार पर स्टेशि तुलि पत्र में पासडल यातायात के िाम से र्ेनबर् नलया
जाता है । नलए गए र्ेनबर् की पुनष्ट में पासडल रोकड़ पुस्तक की काबडि प्रनत महीिे के दौराि जारी दकए
गए पासडल मागडपत्रों की लेखा कायाडलय प्रनतयों के साथ लेखा कायाडलय को भेजी जाती है ।
इतर यातायात के नलए रखी गई रोकड़ पुस्तक में प्रत्येक क्षेत्रीय रेलवे के नलए अलग अलग खािा होता
है । पासडल मागड पत्र की रानश खािा के अलावा संबंनित रेलवे के खािे में भी नलखी जाती है । इस रोकड़
पुस्तक को खािों वाली रोकड़ पुस्तक भी कहा जाता है ।

108
पासडल रोकड़ पुस्तक की लेखा कायाडलय में जाँच :
1. पासडल रोकड़ पुस्तक की यातायात लेखा कायाडलय में जाँच की जाती है और यह देखा जाता है
दक
2. स्टेशि द्वारा महीिे के दौराि जारी दकए गए सभी पासडल मागडपत्रों की रोकड़ पुसतक में
क्रमािुसार प्रनवनष्ट की गई है ।
3. रोकड़ पुस्तक के सभी खािों में सही प्रकार से प्रनवनष्ट की गई है ।
4. रद्द दकए गए सभी पासडल मागड पत्रों की स्टेशि टरकार्ड प्रनतयों के अलावा अन्खय सभी प्रनतयाँ
प्राप्त की गई है ।
5. इतर यातायात की नस्थनत में पासडल मागड पत्र की रानश खािा के अलावा संबंनित रेलवे के खािा
में प्रनवनष्ट की गई है ।
6. इस पुस्तक के योग की जाँच की जाती है और उसके आिार पर स्टेशि तुलि पत्र में पासडल
यातायात के नलए ,नलए गए र्ेनबर् से नमलाि दकया जाता है ।
पासडल मागड पत्रों की जाँच :
1. यातायात लेखा कायाडलय में पासडल मागडपत्रों की जाँच की जाती है और देखा जाता है दक -
2. प्रत्येक पासडल मागड पत्र के सभी खािों में आवश्यक प्रनवनष्ट की गई है ।
3. स्थािीय एवं इतर यातायात के नलए अलग-अलग पासडल मागड पत्र जारी दकए गए हैं ।
4. पासडल मागड पत्र में प्रभाटरत की गई रानश दर सूची के अिुसार सही है ।
5. यदद भाड़ा का भेुेंगताि,क्रेनर्ट िोट के माध्यम से दकया गया है तो पासडल मागड पत्र पर क्रेनर्ट
िोट की सं्या एवं जारी करिे वाले अनिकारी के बारे में नलखा गया है ।
6. यदद पासडल यातायात के नलए नवशेर् प्रभार जैसे आउट एजेंसी प्रभार प्रभाटरत दकए गए हैेेें
तो उिको पासडल मागड पत्र में अलग से बताया गया है एवं बताई गई रानश दर सूची के अिूसार
सही है ।
7. यदद मूल्यवाि वस्तुएं बुक की गई है और प्रेर्क द्वारा मूल्य घोनर्त करते हुए बीमा प्रभार
भुगताि दकया गया है तो वह नियमािुसार है । यदद मूल्य घाोनशत िहीं दकया गया है तो पासडल
मागडपत्र पर उनचत टरमाकड ददया गया है ।
8. बुककं ग के नलए न्खयूितम भाड़ा,दूरी एवं भार नियमों का पालि दकया गया है ।
माल यातायात :- रेल प्रशासि की ओर से रेलवे स्टेशिों (माल गोदामों ) पर प्राप्त दकए गए इस प्रकार
के प्रेर्ण नजिका पटरवहि मालगानड़यों द्वारा दकया जाता है माल यातायात कहलाता है । माल यातायात
के नलए प्रारंनभक व्हाउचर के रूप में बीजक (रेलवे रसीद ) जारी दकया जाता है । बीजक जावक दत्त
स्थािीय ,जावक देय स्थािीय, जावक दत्त इतर एवं जावक देय एवं जावक देय इतर के नलए अलग-अलग
जारी दकए जाते हैं । स्थािीय यातायात के नलए बीजक चार प्रनतयों और इतर यातायात के नलए पाँच
प्रनतयों में जारी दकया जाता है -

109
स्टेशि टरकॉर्ड,रेलवे रसीद,लेखा कायाडलय प्रनत(बीजक) एवं गंतव्य स्टेशि प्रनत और इतर यातायात के
नलए पटरवहि बीजक । बीजक की प्रथम प्रनत स्टेशि टरकॉर्ड में रखी जाती है ,दूसरी प्रनत रेलवे रसीद के
रूप में प्रेर्क को दी जाती है नजसे प्रेनर्नत को भेजा जाता है । प्रेनर्नत द्वारा इसके आिार पर गंतव्य
स्टेशि से प्रेर्ण की सुपुदडगी प्राप्त की जाती है । तीसरी प्रनत नििाडटरत नतनथयों पर लेखा
कायाडलय को भेजी जाती है । इसकी चौथी प्रनत गंतव्य स्टेशि को भेजी जाती है और इतर यातायात
की नस्थनत में पाँचवी प्रनत प्रेर्ण के साथ गार्ड को सुपुदड की जाती है ।
माल रोकड़ पुस्तक (जाबक माल यातायात का लेखा ) -
माल यातायात के नलए माल गोदाम पर रखी जािे वाली यह एक महत्वपूणड पुस्तक होती है । यह पुस्तक
स्थािीय एवं इतर यातायात के नलए अलग-अलग रखी जाती है । इस पुस्तक में प्रनतददि दत्त जारी दकए
गए रेलवे रसीदों की क्रमािुसार प्रनवनष्ट की जाती है इसमें रेलवे रसीद सं्या ,बीजक सं्या,गंतव्य
स्टेशि का िाम, माल की श्रेणी , प्रेर्ण का नववरण ,दत्त भाड़ा इत्यादद जािकारी नलखी जाती है । यदद
कोई रेलवे रसीद रद्द दकया गया है तो उसकी क्रमािुसार प्रनवनष्ट करते हुए उसके सामिे रद्द दकया गया
नलखा जाता है । प्रनतददि रोकड़ पुस्तक का योग दकया जाता है । नजसके आिार पर रोकड़ का नमलाि
करते हुए निपटारा दकया जाता है ।
महीिे के अंत में इसके मानसक योग के आिार पर जाबक दत्त माल यातायात के नलए स्टेशि तुलि पत्र
में जाबक दत्त माल यातायात के िाम से र्ेनबट नलया जाता है ।
बीजक प्रनतयाँ लेखा कायाडलय को भेजिा -
स्टेशि द्वारा स्टेशि के नलए नििाडटरत की गई नतनथयों पर रेलवे रसीद की बीजक प्रनतयाँ बीजकों की
सुची तैयार करते हुए वानणज्य कोटरयर के माध्यम से यातायात लेखा कायाडलय को भेजी जाती है । इसके
नलए स्टेशि द्वारा जावक दत्त स्थािीय, जावक देय स्थािीय ,जावक दत्त इतर एवं जावक देय इत्तर के
नलए बीजक सूनचयाँ तीि प्रनतयों में तैयार की जाती है नजसमें रेलवे रसीद सं्या एवं बीजक सं्या
नलखी जाती है । इिकी दो प्रनतयाँ बीजक पैकेट के साथ कोटरयर को दी जाती है । कोटरयर द्वारा बीजक
प्रनतयाँ लेखा-कायाडलय में जमा की जाती है और प्रानप्त रसीद के रूप में बीजक सूची की एक प्रनत प्राप्त
की जाती है नजसे स्टेशि को सुपुदड दकया जाता है ।
अभ्यास सं्या 05 सी, 6 ए एवम बी
आवक माल यातायात -

110
माल सुपुदडगी पुस्तक एवम मशीि निर्मडत सार -
माल सुपुदडगी पुस्तक :
आवक माल यातायात के नलए स्टेशि पर रखी जािे वाली यह एक महत्वपूणड पुस्तक होती है । इस
पुस्तक में स्टेशि द्वारा आबक यातायात के नलए प्रनत ददि प्राप्त की गई रेलवे रसीद की गंतव्य स्टेशि
प्रनतयों के आिार पर प्रनवनष्ट की जाती हैं । इसमें प्रनवनष्ट करिे से पहले रे लवे रसीदों की शत-प्रनतशत
जाँच की जाती है और पाए गए अवप्रभार /अनिप्रभार को रे लवे रसीद के नििाडटरत खािे में नलखा जाता
है । यह पुस्तक स्थािीय एवं इतर यातायात के नलए अलग-अलग रखी जाती है । इस पुस्तक में रेलवे
रसीद सं्या ,बीजक सं्या,प्रस्थाि स्टेशि का िाम,माल की श्रेणी ,पेर्ण प्राप्ती का समय एवम
नतनथ,प्रेर्ण का नववरण,दत्त भाड़ा, देय भाड़ा, अवप्रभार , अनिप्रभार, स्थाि शुल्क एवम नवलंब
शुल्क,सुपुदडगी का समय एवम नतथी, पाटी का हस्ताक्षर इ. खािे होते है।
मनशि निर्मडत सार नववरण -
यातायात लेखा कायाडलय में स्टेशिों से प्राप्त की गई बीजक प्रनतयों की जाँच की जाती है और पाए गए
अव प्रभार /अनि प्रभार को बीजक प्रनत के नििाडटरत खािे में नलखा जाता है , इिकी आवश्यक कोप्र्ंग
भी की जाती है । महीिे के दौराि प्राप्त की गई बीजक प्रनतयों की जाँच के पिात इिको मशीि अिुभाग
(ई.र्ी.पी.)/कम्प्यूटर सेक्शि को भेजा जाता है । वहाँ इिको कम्प्युटर में दफर् दकया जाता है इसके पिात
कम्प्यूटर द्वारा जाबक दत्त यातायात के नलए प्रत्येक स्टेशि के नलए दत्त नववरण तैयार दकया जाता है ।
प्रत्येक स्टेशि के नलए आबक यातायात के नलए एक नववरण तैयार दकया जाता है नजसमें यह बताया
जाता है दक महीिे के दौराि अन्खय सभी स्टेशिों द्वारा इस स्टेशि को कौि-कौि से रेलवे रसीद जारी दकए
गए हैं अथाडत कु ल दकतिा माल यातायात बुक दकया गया है उसका पूरा नववरण ददया जाता है । इस
नववरण को मशीि निर्मडत सार कहा जाता है । इसमें रेलवे रसीद सं्या , बीजक सं्या,प्रस्थाि स्टेशि
का िाम, माल की श्रेणी,माल का नववरण,दत्त भाड़ा,देय भाड़ा,अव प्रभार,अनि प्रभार इत्यादद खािे होते
हैं ।यह नववरण स्थािीय यातायात के नलए तीि प्रनतयों और इतर यातायात के नलए चार प्रनतयों में
तेयार दकया जाता है । इसकी दो प्रनतयाँ स्टेशि को भेजी जाती है और एक प्रनत लेखा कायाडलय द्वारा
टरकॉर्ड में रखी जाती है । इतर यातायात के नलए स्टेशि प्रनतयाँ मंर्ल वानणज्य प्रबंिक कायाडलय के
माध्यम से भेजी जाती है और एक प्रनत संबंनित रेलवे के यातायात लेखा कायाडलय को भेजी जाती है ।
बीजकों की जाँच करते समय यह देखा जाये दक :-
1. बीजक काबडि पद्धनत्त से तेयार दकया गया है । यदद प्रनतनलनप भेजी जाती हे तो यह देखा जािा
चानहए दक इसे स्टेशि मास्टर िे सही प्रमानणत दकया है ।
2. फामड में अपेनक्षत सभी ब्यौरे नवनभन्न कालमों में यथोनचत रूप से भरे गए हैं ।
3. बीजक में ददए गए माल के नववरण के अिुसार वगीकरण सही है ।
4. दर सूची नियमों के अंतगडत " दत्त " बुक की जािे वाली वस्तुएं "देय" रूप में बुक िहीं की जाती
है ।

111
5. जब "बर्जडत वस्तुएं" बुक की जाती है तो उिका घोनर्त मूल्य बीजक पर ददखाया जाता है और
यदद दकसी पैकेट में ऐसी वस्तुओं का मूल्य पाँच सौ रुपए से अनिक हो जाये तो शुल्क दर सूची
दरों पर प्रनतशत प्रभारों का पूवड भुगताि दकया जाता है और उन्खहें बीजक पर अलग से ददखाया
जाता है । ऐसी वस्तुएं अलग से बुक की जाती है ि दक उसी बीजक पर नजस पर अन्खय पैकेज भी
बुक दकये गए हों । जब दर सूची नियमों के अिुसार मंर्ल अिीक्षक को प्रानिकार अपेनक्षत
हो,बीजक पर यह उद्धटरत दकया जाता है ।
6. यदद "वर्जडत वस्तुओं " का बीमा िहीं दकया गया है तो बीजक पर यह संकेत
7. देते हुए उपयुि टट्पणी दी जािी चानहए दक भेजिे वाले िे मूल्य पर प्रनतशत
8. प्रभार देिा मंजूर िहीं दकया है ।
9. इतर यातायात के मामले में, यातायात के मागड नििाडरण और वसूल दकए जािे वाले प्रभारों के
पटरकलि के संबंि में सही अिुपालि दकया गया है ।
10. वास्तनवक और प्रभारीय दोिों वजि दजड दकए गए हैं ।
11. दर नजस पर भाड़ा पटरकलि दकया गया है दर सूनचयों में दी गई
9. उि मामलों में ,जहाँ कम दरें प्रभाटरत की जाती है वहाँ कम दरों से संबंनित दर शतों को
यथोनचत रूप से पूरा करिे का प्रमाण ददया गया है और जहाँ वैकनल्पक - रेलवे या मानलक की
जोनखम दरें प्रभाटरत की जाती है तो बीजक पर पेृिांकि दकया गया हेेै दक रेलवे जोनखम दरें
चुिी गई और भेजिे वाले िे एक प्रमाण पत्र ददया है ।
12. न्खयूितम प्रभारों के संबंि में लागू नियमों का अिुपालि दकया जाता है ।
13. यदद भाड़े का भुगताि ,अग्रेर्क स्टेशि पर क्रेनर्ट िोट द्वारा दकया जाता है तो क्रेनर्ट िोट की
सं्या और तारीख बीजक पर दजड की जाती हे ।
माल यातायात के नववरण -

स्टेशि व्दारा माल यातायात के नलये निम्ननलनखत नववरण यातायात लेखा कायाडलय को भेजे जाते है
।
दैनिक नववरण:-
1. रोंकर् प्रेशण पत्र
2. फु टकर एवम नवनवि रोकर् नववरण
समयावनिक नववरण
1. प्राप्तीयोंका अनग्रम नववरण
2. नबजक सुप्चंया
मानसक नववरण
1. मनशि निर्मडत सार दक प्रती -(पटरवर्तडत सार नववरण)
2. पटरनशष्ट ए - प्रत्येक क्षेत्रीय रेल्वे के आवक दत्त एवम देय यातायात के योग का नववरण

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3. पटरनशष्ट बी - स्याही व्दारा दक गयी प्रनवनश्टयोंका नववरण
4. पटरनशष्ट सी - अंतर वाले प्रनवनष्टयोंका नववरण
5. पटरनशष्ट र्ी - दुबारा जमा लेखा दक गयी प्रनवनष्टयोंका नववरण
6. स्थाि शुल्क एवम नवलंब प्रभार नववरणी
7. वैगि पंनजकरण शुल्क नववरण
8. क्रेि प्रभारोंका नववरण
9. साईप्र्ंग प्रभारोंका नववरण
10. त्रुटीपत्रोंका नववरण
11. सरकारी प्रकाशिोंका नववरण
12. जमा सुचिा पत्रोंका नववरण
13. कटौती सुची
14. छु ट आदेशों का नववरण
15. खोया सामाि कायाडलय नववरण
16. टरबुककं ग नववरण/ पुि:बुककं ग पर-देय प्रभार नववरण
17. वापसी सुची
18. प्रमानणत अनिप्रभार पत्र नववरण
19. स्टेशि बकाया का नववरण
20. माल तुलि पत्र
अभ्यास सं्या 7 ए,बी, एवम सी
अवप्रभार एवम अनिप्रभार और उिका निपटारा
अवप्रभार
आवक यातायात के नलये स्टेशि को प्रनतददि पासडल मागड पत्र दक गार्ड प्रनतनलपीयॉ /नबजक दक गन्खतव्य
स्टेशि प्रनतयॉ प्राप्त होती है। स्टेशि व्दारा इिदक शत प्रनतशत जॉच दक जाती है। यदी जॉच के दौराि
यह पाया जाता है की प्रस्थाि स्टेशि व्दारा प्रभाटरत दकया गया प्रभार दर सुनचयों के अिुसार कम है तो
पायी गयी कम राशी को अवप्रभार कहा जाता है । और पाये गये अवप्रभार राशी रेल्व रनसद के नििाडटरत
खािे मे नलनख जाती है और इसदक सुपुदडगी पुस्तक मे प्रनवष्टी दक जाती है। सुपुदडनग के समय अवप्रभार
राशी वसुल दक जाती है। प्रनतददि संग्रहीत राशी दक रोकर् पुस्तक मे प्रनवष्टी दक जाती है।
माह के अंतमे सुपुदडगी पुस्तक के आिारपर अवप्रभार नववरण तैयार दकया जाता है। नजसके योग के
आिारपर स्टेशि तुलि पत्र मे र्ेनबट नलया जाता है। माल यातायात के नलये अवप्रभार राशी आवक देय
भार्ा मे शानमल दक जाती है।
अनिप्रभार

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आवक यातायात के नलये स्टेशि को प्रनतददि पासडल मागड पत्र दक गार्ड प्रनतनलपीयॉ /नबजक दक गन्खतव्य
स्टेशि प्रनतयॉ प्राप्त होती है। स्टेशि व्दारा इिदक शत प्रनतशत जॉच दक जाती है। यदी जॉच के दौराि
यह पाया जाता है की प्रस्थाि स्टेशि व्दारा प्रभाटरत दकया गया प्रभार दर सुनचयों के अिुसार अनिक है
तो पायी गयी अनिक राशी को अनिप्रभार कहा जाता है । अनिप्रभार राशी रे ल्वे रनसद के नििाडटरत
खािेमे नलनख जाती है ओैर इसदक सुपुदडगी पुस्तक मे प्रनवनष्ट दक जाती है।
अनिप्रभार दक वापसी निम्ननलनखत प्रकारसे दक जाती है।

1. स्टेशि व्दारा -यदी आवक देय यातायात पर अनिप्रभार पाया जाता है तो उसदक वापसी सुपुदडगी के
समय स्टेशि व्दारा दक जाती है। अथाडत स्टेशि व्दारा के वल सही प्रभार वसुल दकया जाता है।
अनिप्रभार राशी वापस दक गयी मािा जायेगा। इस प्रकार वापस दक गयी राशी के नलये स्टेशि
व्दारा वापसी सुची तैयार दक जाती है। नजसके मानसक योग के आिारपर स्टेशि तुलि पत्र मे नवशेर्
जमा नलया जाता है।
2. दावा कायाडलय व्दारा - यदी आवक दत्त यातायात पर अनिप्रभार पाया जाता है। या देय यातायात
के नलये अनिक राशी वसुल कर नल गयी है तो इसदक वापसी गन्खतव्य स्टे शि व्दारा िही दक जा
सकती है। इसके वापसी के नलये पाटी व्दारा माल बुक करिे दक तारीख से 6 माह दक नसमा के
अन्खदर दावा अनिकारी को आवेदि दकया जा सकता है। दावा कायाडलय व्दारा प्राप्त दकये गये आवेदि
पत्र यातायात लेखा कायाडलय को भेजे जाते है। लेखा कायाडलय व्दारा दावा प्रमानणत दकया जाता है
एवम उसदक वापसी के नलये भुगताि आदेश तैयार दकये जाते है। नजिको दावा कायाडलय के माध्यम
से संबंनित पाटीयांको भेजा जाता है। पाटी व्दारा इसके बदलेमे स्टेशि से रोकर् प्राप्त दक जाती है
एवम इसे रोकर् वाउचर के रुपमे लेखा दकया जाता है।
3. लेखा कायाडलय व्दारा स्वैनछछक रुपसे - यातायात लेखा कायाडलय व्दारा आंतटरक जॉच के दौराि
पाये गये अनिप्रभारोंकी सुनच तैयार दक जाती है। और एक निनित राशी से अनिक पायी गयी राशी
के वापसी के नलये भुगताि आदेश तैयार दकये जाते है एवम दावा कायाडलय के माध्यम से पाटी को
भेजे जाते है।
अभ्यास सं्या 8 ए , बी, एवम सी
स्टेशि आय से वापसी
1. स्टेशिो व्दारा प्रनतददि संग्रहीत रोकर् नियमािुसार रोकर् कायाडलय को भेजी जाती है। एवम रोकर्
कायाडलय व्दारा उसे रेल्वे के खाते मे जमा कर ददया जाता है। इस सामान्खय नियम के अपवाद स्वरुप
कु छ नवशेर् पटरनस्थतीयोंमे स्टेशि रोकर् का उपयोग नवभानगय व्यय के नलये दकया जा सकता है।
जो दक निम्नािुसार है।
2. नव.स.एवम मु.ले.अ. या उसदक औरसे अन्खय लेखा अनिकारी व्दारा जारी दकये गये चेक का भुगताि।
3. रेल मंत्री कल्याण निनि से जारी दकये गये चेक का भुगताि ।
4. रेल प्रशासि के नवरुध्द दकये गये दावों के निपटारे के नलये जारी दकये गये भु गताि आदेंशोंका
भुगताि ।

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5. रेल्वे कमडचारी सहकारी बँक व्दारा जारी दकयेगये भुगताि आदेश का भुगताि।
6. रेल्वे कमडचारी सहकारी बँक व्दारा जारी दकये गये लाभांर् वारंट का भुगताि ।
7. अग्रीम बुक दकये गये टटकटोंपर ििवापसी ।
8. वैगि पंनजकरण शुल्क दक वापसी
9. कु ली लायसेंस दफस दक वापसी ।
10. नशध्र पटरवहि प्रभार दक वापसी ।
11. िाशवाि वस्तुओं के नलये जमा दक गयी सुरक्षा जमा राशी दक वापसी ।
12. वेति भुगताि अनिनियम का पालक करिे के नलये कमडचारीयोंको वेति का भुगताि।
13. रोर्साईर् स्टेशि पर मृत कमडचारी के अंनतम संस्कार के नलये अनग्रम राशी का भुगताि।
14. रेल्वे के प्रनत दावों का निपटारा करिेंके नलये नियुि सवेअर को भुगताि।
15. लदाि उतराि के नलये ठे का ददया गया हो लेदकि ठे केदार व्दारा आवश्यक मजदुर उपलघ्द ि करािे
पर अनतटरि मजदुरों को मजदुरी का भुगताि।
16. छोटे स्टेशिोंपर लदाि उतराि के नलये स्टेशि व्दारा मजदुरी का भुगताि।
17. दुघडटिा के समय यात्रीयोंको खािपाि के नलये दकया गया भुगताि।
18. दुघडटिा, बाढ, भुकंप आदी पटरनस्थतीयोंमे नवभानगय खचड।
19. दुघडटिा मे घायल यात्रीयोंको अस्पताल पहुेचािे के नलये वाहि व्यय।
20. दुघडटिामे मरिे वाले यात्रीयोंके शवों को ढाँकिे हेतू कफि हेतु कपर्ा।
21. संचार व्यवस्था भंग होिपर र्ईव्हरो को ददयाजािे वाली अनग्रम राशी का भुगताि ।
22. बाहरी व्यनिको सरकारी गवाह के रुपमे बुलाये जािेपर ददया जािेवाला दैनिक भत्ता।
23. न्खयायालय मे उपनस्थत होिे वाले कमडचारी को अनग्रम यात्रा भत्ता राशी का भुगताि।
24. स्टेशि रोकर् को बँक मे जमा करिे हेतू वाहि खचड।
25. यातायात लेखा निटरक्षकोंका वेति का भुगताि।
26. दुिडटिा मे घायल यांत्रीयोंको एवम मरिे वाले यात्रीयोंके टरश्तेदारोंको सािुग्रह राशी का भुगताि।
27. िाशवाि वस्तुए खरीदिे हेतु नवभानगय खािपाि नवभाग को ददये जािेवाली अनग्रम राशी का
भुगताि।
28. हाल्ट एजंटों को ददया जािेवाला कनमशि ।
29. िाशवाि वस्तुओं के नलये वसुली गयी जमाित राशी दक वापसी ।
30. श्रनमक क्षनतपूती अनिनियम के अिुपालिा के नलये दकया जािेवाला भुगताि।
31. नवक्रेताओं को ददया जािेवाला कनमशि।
32. चेि पुल करिे वाले को पकर्िे मे सहायता करिेवाले यात्री को पुरस्कार राशी का भुगताि।
त्रृटी पत्रों प्राप्ती जमालेखा एवम निपटारा

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स्टेशि व्दारा नवनभन्न नववरण एवम नववरणीयॉ तैयार दक जाती है । एवम जारी दकये गये प्रारंनभक
वाउचरो दक लेखा कायाडलय प्रनतनलपीयों के साथ यातायात लेखा कायाडलय को भेजी जाती है। लेखा
कायाडलयमे इिदक जॉच दक जाती है। जॉच के दौराि पायी गयी इस प्रकारदक गलतीयॉ जैसे रे ल प्रशासि
को नवनत्तय िुकसाि हो गया है। उसदक वसुली के नलये संबंनित स्टेशि के नवरुध्द एक वाउचर जारी दकया
जाता है नजसमे संबंनित लेिदेि एवम नवनत्तय िुकसाि का पुरा नववरण ददया जाता है। इसे त्रृटटपत्र कहा
जाता है। त्रृटटपत्र 3 प्रनतयोंमे जारी दकया जाता है। नजसदक 2 प्रनतयॉ स्टेशि को भेजी जाती है। यदद
मु्य वानणज्य प्रबंिक के कायाडलय मे बकाया शाखा कायडरत होती है तो त्रृटीपत्र चार प्रनतयोंमे जारी
दकया जाता है नजसकी एक प्रनत बकाया शाखा को भेजी जाती है।
स्टेशि पर त्रृटीपत्र प्राप्त होिे पर स्टेशि मास्तर व्दारा स्टेशि टरकार्ड के साथ जॉच करके देखा जाता है
दक त्रृटटपत्र सही है या िही । यदद त्रृटटपत्र सही पाया जाता है तो उसे नस्वकार दकया जाता है। और यदद
सही िही पाया गया है तो त्रृटटपत्र पर कारण नलखते हुए अनस्वकार दकया जाता है। इसदक एक प्रनत
स्टेशि टरकार्ड मे रखी जाती है एवम एक प्रनत नस्वकार या अनस्वकार करते हुए लेखा कायाडलय को भेजी
जाती है/ मनहिेके दौराि प्राप्त दकये गये त्रृटटपत्रोंके राशी के नलये स्टेशि तुलि पत्र मे नवशेर् िामे नलये
जाते है। नस्वकार दकये गये त्रृटटपत्रों की राशी के नलये गये र्ेनबट को नस्वकृ त िामे कहा जाता है। और
अनस्वकार दकये गये त्रृटटपत्रो की राशी के नलये , नलये गये र्ेनबट को अनस्वकृ त िामे कहा जाता है।
नस्वकृ त िामे के निपटारे के नलये नजम्पमेदार कमडचारीयों व्दारा रोकर् जमा दक जाती है। मनहिेके दौराि
जमा दक गयी राशी के नलये स्टेशि तुलि पत्र मे जमा नलया जाता है एवम शेर् राशी स्टेशि बकायामे
नलखी जाती है।नजसका निपटारा अगले मनहिे मे कमडचारीयों व्दारा रोकर् जमा करिे पर होगा यदी
कमडचारी चाहता है तो अपिे वेति मे कटौती नस्वकार कर सकता है। मनहिे के दौराि वेति मेसे दक गयी
कटौती के नलये कटौती सुची के िामसे नवशेर् जमा नलया जाता है। चदद दकसी कमडचारी का स्थािांतरण
हो गया है तो उसका नस्वकृ त िामे संबंनित स्टेशि को हस्तांतरीत दकया जाता है और नवशेर् जमा नलया
जाता है/
अनस्वकृ त िामे के निपटारे के नलये यातायात लेखा कायाडलय व्दारा स्टेशि व्दारा बताया गया कारण
सही पाये जािे पर जमा सुचिा पत्र जारी दकया जाता है। मनहिे के दौराि स्टेशि व्दारा प्राप्त दकये गये
जमा सुचिा पत्रोकी राशी के नलये स्टेशि तुलि पत्र मे नवशेर् जमा नलया जाता है । यदी स्टेशि व्दारा
अनस्वाकार करिे का कारण सही िही पाया गया है तो स्टेशि को र्ेनबट नस्वकार करिे के नलये कहा
जाता है। स्टेशि के नवरुध्द चल लेखा निटरक्षक व्दारा भी त्रृटटपत्र जारी दकये जाते है एवम अनस्वकार
दकये गये त्रृटटपत्रों के नलये जमा प्रानिकार पत्र जारी दकया जा सकता है।
आंतटरक जॉच सुंचिा पत्र- फामड िं. टट.ए.44 एफ
यातायात लेखा कायाडलय स्टेशिों व्दारा भेजे गये स्टेशि तुलि पत्रों दक शत प्रनतशत आंतटरक जॉच दक
जाती है। स्टेशि तुलि पत्र दक जॉच के पटरणाम स्वरुप आंतटरक जॉच सुचिा पत्र तैयार दकये जाते है
एवम संबंनित स्टेशि को भेजा जाता है। इसम जॉच के पटरणाम स्वरुप स्टेशि बकाया मे आये बदलाव
को दशाडया जाता है।
अभ्यास सं्या 9 ए एवम 10ए
स्टेशि तुलि पत्र

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कोप्चंग तुलि पत्र
स्टेशि तुलि पत्र यह स्टेशि मास्टर व्दारा तैयार दकया जािे वाला एक महत्वपूणड नववरण होता है। हर
माह के अन्खत मे इसे तैयार दकया जाता है। इस नववरण मे स्टेशि पर होिे वाले समस्त आर्थडक व्यवहारोंको
नििाडटरत नशर्ो के अन्खतगडत ददखाया जाता है। स्टेशि तुलि पत्र को दो पक्ष होते है। एक पक्ष को िामे
पक्ष कहते है और दुसरे पक्ष को जमा पक्ष कहते है। बाये पक्ष को िामे तथा दाये पक्ष को जमा पक्ष कहते
है। जो राशी स्टेशि कमडचारी व्दारा वसुल दक जाती है अथवा उसदक वसुली के नलये स्टेशि के कमडचारी
नजम्पमेदार होते है एसी राशी स्टेशि तुलि पत्र मे िामे दक तरफ ददखायी जाती है। तथा जो राशी स्टेशि
के कमडचारीयों व्दारा वसुल करके मु्य खजांची को भेजी जाती है एसी राशी स्टेशि तुलि पत्र मे जमा
दक तरफ नलखी जाती है। िामे ओैर जमा मे जो अन्खतर होता है उसे स्टेशि तुलि पत्र मे जमा दक तरफ
इनतशेर् नशर्ड मे ददखाया जाता है। इनतशेर् नलखले के बाद िामे और जमा का कु लयोग समाि होिा
चाहीये ।
तुलि पत्र के िामे और जमा मे अनिक अन्खतर िही होिा चाहीये। यह एसी राशी होती है जो स्टेशि के
कमडचारी वसुल करिेके नलये नजम्पमदार होते है लेदकि उसदक वसुनल बकाया है। इसे ही स्टेशि बकाया
भी कहते है। स्टेशि तुलि पत्र मे जो राशी ददखायी जाती है वह सारांश के रुपमे होती है। स्टेशि पर रखे
गये सभी दकताबो से यह राशी नल जाती है। स्थानिय एवम इतर रेल्वे के साथ होिेवाले व्यवहारो दक
राशी एकही तुलि पत्र मे नलखी जाती है। जब दक इिके नवस्तृत नववरण अलग अलग बिाये जाते है।
कोप्चंग एवम माल यातायात के नलये अलग अलग तुलि बिाये जाते है।
कोप्चंग तुलि पत्र
स्टेशि का िाम -------------- माह एवम वर्ड-----------------
िामे राशी जमा राशी
नववरण नववरण
अनिशेर् मू्य खजांची को भेजी गयी रोकर्
1. अग्रदाय िि एवम वाउचसड नजसके नलये पावती प्राप्त
2. खजांची से प्राप्त िामे हुयी है
3. नस्वकृ त िामे
4. अनस्वकृ त िामे

117
5. स्थाि शुल्क
6. सरकारी प्रकाशि
वतडमाि िामे नवशेर् जमा
1. स्थानिय यात्री L(PCT) 1. लेखा कायाडलय से प्राप्त जमा
2. इतर यात्री F(PCT) अनिकार पत्र
3. स्थानिय यात्रीL(BPT) 2. वापसी सुची
4. इतर यात्रीF(BPT) 3. कटौनत नववरण
5. सामाि,पशु पक्षी इ. 4. माफी आदेश
6. अनतटरि दकराया 5. र्ेनबट रान्खसफर
7. टट.टट.इ.कश
8. अमािनत सामाि घर का दकराया
9. पासडल यातायात L
10. पासडल यातायात F
11. स्थाि शुल्क
इनतशेर्
नवशेर् िामे 1. अग्रदाय िि
1. खजांची से प्राप्त िामे 2. खजांची से प्राप्त िामे
2. लेखा कायाडलये से प्राप्त त्रृटटपत्र 3. नस्वकृ त िामे
3. फु टकर और नवनवि आय 4. अनस्वकृ त िामे
4. सरकारी प्रकाशि 5. स्थाि शुल्क
कु ल योग कु ल योग
स्टेशि व्दारा लेखा कायाडलय को भेजी जािेवाली नववरणीयॉ
कोप्चंग यातायात के नलये रेल्वे स्टेशि व्दारा लेखा कायाडलय को नवनवि प्रकारके नववरण भेजे जाते है।
कोप्चंग यातायात के अन्खतगडत स्टेशि व्दारा लेखा कायाडलय को निम्ननलनखत नववरण भेजे जाते है।
1. दैनिक नववरण
2. िगदद प्रेर्णा पत्र
3. रद्द दकये गये टटकटोंका दैनिक नववरण
4. संग्रनहत दकये गये टटकटोंका दैनिक नववरण
सामनयक नववरण
1. कोप्चंग यातायात के नलये कु ल कमाइ और संचानलत दक गयी यातायात का अनग्रम नववरण

2. टटकट मांग पत्र

118
मानसक नववरण
1. रद्ददकये गये टटकटोंका मानसक नववरण
2. यात्री वर्गडकरण
3. पासडल रोकर् पुस्तक दक एक प्रनतनलपी
4. अनतटरि दकराया टटकटोंका मानसक नववरण
5. स्थाि शुल्कोंका मानसक नववरण
6. त्रृटटपत्रोंका मानसक नववरण
7. सरकारी प्रकाशिोंका मानसक नववरण
8. कटौनत सुनचयोंका मानसक नववरण
9. मादफ आदेशांेेका मानसक नववरण
10. लेखा कायाडलय से प्राप्त जमा अनिकार पत्रों का मानसक नववरण
11. प्राप्त दकये गये प्रमानणत अनिप्रभार पत्रोंका मानसक नववरण
12. दुसरे स्टेशिोंको भेजे गये र्ेनबट का नववरण
13. दुसरे स्टेशिों से प्राप्त र्ेनबट का नववरण
14. फुं टकर एवम नवनवि आय का नववरण
15. स्टेशि बकाया का नववरण
अभ्यास सं्या 10 बी एवम सी
माल तुलि पत्र

स्टेशि का िाम ------------- माह एवम वर्ड-------
िामे राशी जमा राशी
नववरण नववरण
अनिशेर् मू्य खजांची को भेजी गयी रोकर्
1. अग्रदाय िि एवम वाउचसड नजसके नलये पावती
2. खजांची से प्राप्त िामे प्राप्त हुयी है
3. नस्वकृ त िामे
4. अनस्वकृ त िामे
5. स्थाि शुल्क एवम नवलम्पब
शुल्क
7. आवक देय माल यातायात
- माल आया है
- माल िही आया है
चालु िामे नवशेर् जमा

119
1. स्थानिय जावक दत्तशुल्क 1. लेखा कायाडलय से प्राप्त
माल यातायात। जमा अनिकार पत्र
2. इतर जावक दत्तशुल्क माल 2. वापसी सुची
यातायात। 3. कटौनत नववरण
3. स्थानिय आवक देयप्रभार 4. माफी आदेश
माल यातायात। 5. र्ेनबट रान्खसफर
4. इतर आवक देयप्रभार 6. प्रमानणत अनिप्रभार पत्र
माल यातायात। 7. पुिडबुककं ग परदेय
5. स्थािशुल्क, नवलम्पबशुल्क। 8. खोया सामाि िर को भेजे
6. आवक दत्तशुल्क माल गये प्रेर्ण
यातायात से वसुल दकये 9. दुबारा जमालेखा दकये गये
गये अवप्रभार। वाउचसड
7. कोयलािि व पशुिि। 10. निलामी दक राशी
नवशेर् िामे इनतशेर्

1. खजांची से प्राप्त िामे 1. अग्रदाय िि
2. लेखा कायाडलये से प्राप्त 2. खजांची से प्राप्त िामे
त्रृटटपत्र 3. नस्वकृ त िामे
3. फु टकर और नवनवि आय 4. अनस्वकृ त िामे
4. सरकारी प्रकाशि 5. स्थाि शुल्क
- माल आया है
- माल िही आया है
कु ल योग कु ल योग
लेखा कायाडलय मे स्टेशि तुलि पत्र प्राप्त होिे पर निम्ननलनखत जॉच दक जाती है।
लेखा कायाडलय मे तुलि पत्र प्राप्त होते ही यह देखा जाता है दक वह निघाडटरत प्रारुप मे तैयार दकया गया
है।
तुलि पत्र मे ददखाया गया अनिशेर् पुरािे तुलि पत्र के इनतशेर् के अिुसार बराबर है अथवा िही।
वतडमाि िामे दक जॉच नवनवि प्रकारके नववरणों के साथ दक जाती है। उदा . यात्री वर्गडकरण, पासडल
रोकर् पुस्तक दक प्रनतनलपी,स्थािशुल्क एवम नवलम्पब शुल्क के नववरण ,आदद नववरणों के साथ वतडमाि

120
िामें दक जॉच दक जाती है।माल यातायात के मामलेमे पटरवर्तडत सार नववरण के आिारपर जाँच दक
जाती है। त्रृटटपत्रों दक जाँच रेकार्ड कापी के आिारपर दक जाती है।
जमा प्रनवनियाँ भी नति भागो मे होती है । जैसे 1- रोकर् एवम रोकर् वाउचसड, 2- नवशेर् जमा , 3-
इनतशेर्. इसमे रोकर् एवम वाउचसड दक जाँच खजांची से प्राप्त िगदद प्रेर्णा पत्र दक प्रनतनलनपयों के साथ
दक जाती है। खजांची से प्राप्त दकये गये रोकर् एवम वाउचरोंको एक रनजस्टर मे चढाया जाता है । और
तुलि पत्र प्राप्त होिेंपर तारीख के अिुसार दजड दक गयी राशी की जाँच दक जाती है।
नवशेर् जमा दक जाँच तुलि पत्र के साथ प्राप्त दकये गये नववरणों के आिारपर दक जाती है। जैसे दक
प्रमानणत अनिप्रभार पत्र, वापसी सुेूनचयाँ, पुिडबुककं ग परदेय नववरण, कटोेैती नववरण, जमा अनिकार
पत्र जो स्टेशि तुलि पत्रोंके साथ यातायात लेखा कायाडलयमे प्राप्त होते है उिके साथ जॉच दक जाती
है।
इनतशेर् दक जाँच स्टेशि मास्टरों व्दारा इनतशेर् के नलये जो नववरण भेजे जाते है उसके साथ दकजाती है
। तुेूलि पत्र दक िामे एवम जमा का कु लयोग बराबर होिा चाहीये।
तुलि पत्र पर लेखा कायाडलय मे जो जाँच दक जाती है उसके पटरणाम तुिन्खत स्टेशिोंको सुनचत दकये जाते
है। इसके नलये लेखा कायाडलय व्दारा आंतटरक जॉच का सुचिा पत्र तैयार दकया जाता है।
स्टेशि बकाया
स्टेशि कमडचारीयों व्दारा अछछे प्रयास करिे के बावजूद भी कु छ मद ऐसे होते है जो दक स्टेशि तुलि पत्र
के इनतशेर् मे बकाया के रुपमे ददखािा आवश्यक हो जाता है।
नजि मदोंके वसुनल के नलये स्टेशि कमडचारी नजम्पमेदार होते है उसे स्टेशि बकाया कहा जाता है। यह
स्टेशि पर काम करिे वाले कमडचारीयों दक व्यनिगत नजम्पमेदारी होती है दक ऐसे बकाया का नवसृत लेखा
स्टेशि पर अिुरनक्षत करें।
सामान्खयत: स्टेशि बकायामे निम्ननलनखत बाते शानमल होती है।
1) अग्रदाय िि : - यह राशी यातायात के नलये खोले गये सभी स्टेशिों पर होती है । इसका उद्देश यह
होता है दक जो यात्री टटकट लेिे आते है उिके पास छु ट्टे पैसे ि होिे पर उन्खह छु ट्टे पैसे लौटाये जा सके
। इसनलये इसे निपटाया िही जा सकता। जबतक स्टेशि यातायात के नलये खुला है तबतक यह राशी
स्टेशि पर होिा चाहीये।

121
2) खजांची से प्राप्त िामे :- यदद स्टेशि व्दारा खजांची को दैनिक िगद भेजते समय फटट, पुरािी, जाली
िोटे अथवा खोटे नसक्के अथवा कम राशी भेजी गयी हो तो खजांची व्दारा िगदद प्रेर्णा िोट मे कम
नस्वकृ ती दद जाती है। इसे खजांची से प्राप्त िामे कहते है। यह हमेशा के नलये नस्वकृ त िामे होते है।
नजम्पमेदार कमडचारी से इसे वसुलकर मु्य खजांची को भेजिा चाहीये और बकाया का निपटारा
करिा चाहीये।
4) नस्वकृ त िामे :- यातायात लेखा कायाडलय व्दारा स्टेशि से प्राप्त नववरणों दक जांच करते समय जो
अनियनमतताए अथवा त्रृटटया घ्यािमे आनत है और जहाँ रेल्वे को नवनत्तय हािी होती है वहॉ स्टेशि
के िाम से त्रृटटपत्र जारी दकये जाते है। यह त्रृटटपत्र जब स्टेशि को नस्वकायड होते है तब उन्खहे नस्वकृ त
त्रृटटपत्र कहते है। स्टेशि कमडचारीेे व्दारा इसे तुरन्खत जमा करके अथवा वेति से कटौती करके इस
बकाया का निपटारा करिा चाहीये ।
5) अनस्वकृ त िामे :- इन्खहे दो प्रकारसे निपटाया जाता है 1- लेखा कायाडलय से जमा अनिकार प्राप्त होिे
पर । 2- पहेले अनस्वकृ त मािे गये तृटटपत्रों को बादमे नस्वकायड मािकर राशी जमा करके ।
6) देय नबजक - माल आया है :- इि मामलोंमे प्रेशक एवम प्रेर्ती को सुचिा पत्र भेजे जाते है। इस
सुचिा पत्र मे उन्खहे माल दक नर्नलव्हरी निनित समय मे लेिे के नलये अिुग्रह दकया जाता है । यदद
पार्टड व्दारा माल दक नर्नलव्हरी नल जाती है तो भार्ा वसुल दकया जाता है और स्टेशि बकाया का
निपटारा दकया जाता है। यदद पाटी नर्नलव्हरी लेिे िही आती है तो ेंस्टेशि मास्तर व्दारा उसे
यातो लॉस्ट प्रॉपर्टड कायाडलय को भेजा जाता है। अथवा निलाम करके भार्े दक राशी वसुली जाती
है और स्टेशि बकाया का निपटारा दकया जाता है।
7) देय नबजक माल िही आया है - इि मदों का निपटारा करिे के नलये स्टेशि मास्टर व्दारा अग्रेर्ण
स्टेशि को पत्र नलखिा चाहीये और माल के नर्नलव्हरी के नववरण प्राप्त करिा चाहीये अथवा
अनिप्रभार पत्र तैयार करिा चाहीये । यदद अग्रेर्ण स्टेशि व्दारा माल के नर्स्पच पर्टडक्युलसड ददये
जाते है तो माल आिे तक राह देखिा चाहीये और माल आिे के बाद नर्नलव्हरी देकर बकाया का
निपटारा करिा चाहीये । अन्खयत: प्रमानणत अनिप्रभार पत्र के आिारपर बकाया का निपटारा करिा
चाहीये।
8) नवक्रय हेतू रखे सरकारी प्रकाशन्खस :- दकराये मे पटरवतडि अथवा समय तानलकाओं मे पटरवतडि इ.
कारणों से स्टेशि पर रखा गया सरकारी प्रकाशिोंका स्टॉक अनतटरि हो जाता है। अथवा स्टेशि पर
जरुरत से अनिक स्टॉक प्राप्त होिे पर उसे दुसरे स्टेशि को भेजकर अथवा मुिणालय को भेजकर
स्टेशि बकाया का निपटारा करिा चाहीये।
नवनवि मद :- इसमे दकराया,पािी प्रभार, नबजली प्रभार, क्रेि प्रभार , लायसेन्खस दफज, साइप्र्ंग प्रभार
आदी दक राशी होती है नजसके नलये स्टेशि मास्टर वसुनल के नलये नजम्पमेदार हो जाते है। स्टेशि मास्टरोंके
नियंत्रण के बाहर के कारण तुरन्खत वटरि अनिकारीयोंको सुनचत दकये जािे चाहीये और बकाया का
निपटारा दकया जािा चाहीये ।
स्टेशि बकाया यह ऐसी आय से संबंनित राशी होती है नजसके नलये यातायात ढोयी गयी है । अथवा
कायड दकया गया है लेदकि वसुनल बादक है। इसनलये स्टेशि बकाया का नशघ्र निपटारा करिा अनत
आवश्यक होता है। दुसरे शब्दों मे हम यह कह सकते है दक यह उिार बेची गयी यातायात है इसनलये भी
इसदक वसुंली करिा आवश्यक हो जाता है।

122
स्टेशि बकाया का निपटारा
अग्रदाय िि : - इसका निपटारा करिे दक आवश्यकता िही होती है । क्योंकी यह राशी स्टेशिपर हमेशा
के नलये रखी जाती है। के वल यह देखिा आवश्यक होता है दक यह राशी हमेशा स्टेशि मे है। क्यों दक यह
सरकारी राशी होती है इसमे कम जादा होिे पर अिुशासिात्मक कारवाइ हो सकती है।
खंजांची के िामे :- इन्खहंेेें प्राप्त होते ही नति ददिोंके अन्खदर निपटाया जािा चाहीये । नजम्पमेदार रेल
कमडचारी व्दारा यह राशी तुरन्खत जमा करके इसे निपटािा चाहीये।
i) नस्वकृ त िामे :- इन्खहे निम्ननलनखत प्रकार से निपटाया जाता है।

ii) िगद रुपसे राशी जमा करके
iii) वेति नबलसे कटोेैती करके
सक्षम अनिकारी व्दारा माफ करिे पर
अनस्वकृ त िामे :- इन्खहे निम्ननलनखत तटरके से निपटाया जाता है।
a) लेखा कायाडलये जमा अनिकार पत्र जारी करिेपर

b) चल लेखा निटरक्षकों व्दारा जमा अनिकारी पत्र जारी करिेपर
जब अनस्वकृ त िामे लेखा कायाडलय व्दारा वापस कर ददये जाते है तब उन्खहे नस्वकृ त िामे मािकर ।
5. आवक देय माल यातायात - माल आया है-- इि मामलोंमे प्रेशक एवम प्रेर्ती को सुचिा पत्र भेजे जाते
है। इस सुचिा पत्र मे उन्खहे माल दक नर्नलव्हरी निनित समय मे लेिे के नलये अिुग्रह दकया जाता है ।
यदद पार्टड व्दारा माल दक नर्नलव्हरी नल जाती है तो भार्ा वसुल दकया जाता है और स्टेशि बकाया का
निपटारा दकया जाता है। यदद पाटी नर्नलव्हरी लेिे िही आती है तो ेंस्टेशि मास्तर व्दारा उसे यातो
लॉस्ट प्रॉपर्टड कायाडलय को भेजा जाता है। अथवा निलाम करके भार्े दक राशी वसुली जाती है और स्टेशि
बकाया का निपटारा दकया जाता है।देय नबजक माल िही आया है - इि मदों का निपटारा करिे के नलये
स्टेशि मास्टर व्दारा अग्रेर्ण स्टेशि को पत्र नलखिा चाहीये और माल के नर्नलव्हरी के नववरण प्राप्त
करिा चाहीये अथवा अनिप्रभार पत्र तैयार करिा चाहीये । यदद अग्रेर्ण स्टेशि व्दारा माल के नर्स्पच
पर्टडक्युलसड ददये जाते है तो माल आिे तक राह देखिा चाहीये और माल आिे के बाद नर्नलव्हरी देकर
बकाया का निपटारा करिा चाहीये । अन्खयत: प्रमानणत अनिप्रभार पत्र के आिारपर बकाया का निपटारा
नवक्रय हेतू रखे सरकारी प्रकाशन्खस :- दकराये मे पटरवतडि अथवा समय तानलकाओं मे पटरवतडि इ.
कारणों से स्टेशि पर रखा गया सरकारी प्रकाशिोंका स्टॉक अनतटरि हो जाता है। अथवा स्टेशि पर
जरुरत से अनिक स्टॉक प्राप्त होिे पर उसे दुसरे स्टेशि को भेजकर अथवा मुिणालय को भेजकर स्टेशि
बकाया का निपटारा करिा चाहीये।

123
6. नवनवि मद :- इसमे दकराया,पािी प्रभार, नबजली प्रभार, क्रेि प्रभार , लायसेन्खस दफज, साइप्र्ंग
प्रभार आदी दक राशी होती है नजसके नलये स्टेशि मास्टर वसुनल के नलये नजम्पमेदार हो जाते है। स्टेशि
मास्टरोंके नियंत्रण के बाहर के कारण तुरन्खत वटरि अनिकारीयोंको सुनचत दकये जािे चाहीये और बकाया
का निपटारा दकया जािा चाहीये ।
अभ्यास सं्या 12 ए, बी, सी
लेखा नवभागका तुेूलि पत्र
कु छ सरकारी नवभागो एवम कु छ िानमत कं पनियों व्दारा रेल्वे को भार्ा िगद मे िही ददया जाता बल्की
िगद के स्थाि पर नमनलटरी वारंट, क्रेर्ीट िोटस जैसे वाउचसड ददये जाते है। यह वाउचसड स्टेशिों व्दारा
यातायात लेखा कायाडलय को भेजे जाते है।
यह वाउचसड यातायात लेखा कायाडलयमे प्राप्त होिे पर यह यातायात लेखा कायाडलय दक नजम्पमेदारी हो
जाती है दक इि वाउचरों के आिारपर इि नवभागों अथवा कं पनियों से भार्े दक राशी दक वसुली जल्द
से जल्द करें। इसके नलये यातायात लेखा कायाडलय व्दारा वाहि नबल तैयार दकये जाते है।
इसके अलावा कु छ यातायात के मामलेमे यातायात लेखा कायाडलय व्दारा नसिे राशी दक वसुली भी दक
जाती है/ जैसे दक टुटरस्ट कु पन्खस, नवज्ञापि, इसे रेल्वे के खाते मे जमा करिे दक नजम्पमेदारी भी यातायात
लेखा कायाडलय दक होती है। इस प्रकारसे नसिे रुपसे प्राप्त आय एवम वाउचरों से प्राप्त आय पर निगरािी
रखिे के नलये यातायात लेखा कायाडलय व्दारा भी एक तुलि पत्र तैयार दकया जाता है। इसे लेखा कायाडलय
का तुलि पत्र कहते है। यह भी कोप्चंग एवम माल यातायात के नलये अलग अलग तैयार दकया जाता
है।इसके िामे पक्ष मे वह राशी ददखायी जाती है नजसके नलये वाउचसड तो प्राप्त हुये है लेदकि वाहि नबल
तैयार होिा और राशी वसुल करिा बाकी है। तथा जमा पक्ष मे जो वाहि नबल बिाकर भेज ददये गये है
और संबंनित सरकारी नवभागों व्दारा उसके नलये नस्वकृ ती नमल गयी है उसे ददखाया जाता है। इसका
शेर् हमेशा िामे शेर् ददखाता है । जो यह दशाडता है दक लेखा कायाडलय मे दकतिे वाउचसड बकाया पर्े
है। नजिके नलये वाहि नबल तैयार करिा बाकी है।

124
UNIT MODULE NO. 07
STATION AND TRAFFIC ACCOUNTS

Introduction to Station Accounts
Indian Railway is a Government organization as well as a Commercial organization. The

Indian railway is a Government organization as the capital is invested on it by the
Government of India from the Consolidated funds of India. It is so called as a commercial
organization as it earns profit by dealing in the business of sale of transportation, thereby
paying dividend to the Government of India on the capital invested on Indian Railway.
Each transaction has to go from the following procedure: -
1) For every transaction there should be a voucher

2) The voucher should be entered in to the preliminary book
3) Return must be prepared based on the preliminary book and should be submitted to the
Traffic accounts office.
In the accounts office the internal check is carried out on the returns and statements and
vouchers etc.
Lesson No. 1(a)
Ticket Indent
Ticket Indent is a periodical return through which the printed card tickets are obtained by the
Station from the Printing press in due consultation with the Traffic Accounts.
Lesson No. 1(b)
PREPARATION OF TICKET INDENT
TICKET ESTIMATE REGISTER: -
To enable the station staff to prepare indent for card ticket one important register is
maintained by each station namely Ticket Estimate Register. This register is used to watch
and ensure the requirement of tickets to be indented. Estimate of tickets is arrived at the
basis of previous year consumption and also anticipated traffic to occur in the current year
i.e.
(ACTUAL SALE OF PREVIOUS 12 MONTHS)/12 = MONTHLY AVERAGE SALE
This register in revised after every three year unless abnormal variation warrants
earlier revision. Estimate is prepared in three copies out of which one copy is submitted to
Traffic account office, first copy is kept as record and the third is sent to the printing press.

ACCOUNTS FACULTY
95
UNIT MODULE NO. 07
Estimate should be prepared separately for different series of tickets. Assistance of
Commercial inspector should be called for and the estimate should be got verified by
Travelling Inspector of Accounts.
Lesson No. 1(c)
Types of ticket Indent
1. ORDINARY TICKET INDENT
Ordinary Ticket indent is a document by which the printed card tickets are demanded
from the printing press. The date for the submission of ticket indents are fixed by the FA &
C.A.O in consultation with Chief Commercial Manager and Superintendent Printing Press.
For the purpose of submitting the indents, stations are classified in 3 categories, which are
as under.
Category of Average sale of tickets Periodicity Reserve stock

station Per month
A 50000 or more 4 months 5 months
B 20000 or more but less 6 months 4 months

than 50000
C Less than 20000 12 months 4 months
The indent for the printed cards ticket should be placed for all stations for which the
annual requirement is 400 tickets or more for distance up to 250 Kms and 200 tickets for
distance beyond 250 Kms. If the annual consumption of tickets in respect of any one series
at a station is less than 1000 the indent should in every case be a minimum of 1000 tickets
Tickets indent is prepared in five copies as under
1) Record
2) Printing press
3) Accounts
4) Receipt Note
5) Delivery Note
In order to arrive at the requirement of tickets to be indented, the monthly average

sale is multiplied by the summation of periodicity and reserve stock. The stock on hand is
then subtracted from the quantity obtained.

ACCOUNTS FACULTY
96
UNIT MODULE NO. 07
If the required no. Of ticket = R (T), Monthly Average Sale = M,
Periodicity = P, Reserve = R and Stock on hand = S,
Then, R (T) = M X (P + R) - S
Rounding off: - If the figure arrived is more than 1000, it should be rounded off to the next
250. If the figure arrived at is less than 1000, the same should be rounded off to 1000.
After preparing the estimate, the Ticket indent is prepared in 5 copies. One copy
should be retained on station as record and 4 copies should be sent to traffic account office.
Account office will exercise the internal check of the tickets indent and ensure that the name
of station to, spelling, distance, class and fare are written correctly and forward all copies to
the printing press.
After receipt of ticket indent duly checked by account office the printing press will start
the printing of card tickets and stock of printed cards tickets will be sent to the station
directly along-with receipt note and delivery note. One copy will be retained by the printing
press and Account office copy is sent to the Traffic Accounts office.
On receipt of ticket bundle at station, station staff will check the stock of contents
with record file and summary of ticket bundles sent by press. Then they should count
careful and should examine each tickets in all respect i.e. class, progressive
number, distance, fare , name of stations etc. shortage, disagreements, wrong
printing, illegible printing, duplicate tickets and other irregularities should be reported
immediately. Duplicate tickets and irregularities etc. should be at once return to the
printing press and report should be submitted to traffic account office and the receipt note
should be promptly sent to the traffic accounts office and delivery note should be pasted to
the record file of the tickets indent based on this delivery note ticket stock register should
be maintained . On the basis of Ordinary Ticket Indent, the ticket is supplied to the station
within a period of two months.
EMERGENT TICKET INDENT
An emergent ticket indent should be prepared and submitted by station only if ticket
stock runs out unexpectedly due to unforeseen rush and traffic arising from festivals,
conferences, fairs etc. This indent should be prepared in the same fashion as the Ordinary
ticket indent. These indents should be clearly marked as "Emergent Indent" in red ink in
bold letters.
Proper reasons for preparation of Emergent Indent should be recorded in the indent
register. This indent should be prepared when only two months stock is available at the
station in the particular series and if no new stock is expected in near future. On the basis of
Emergent Ticket Indent, the ticket is supplied to the stations within a period of one month.
ACCOUNTS FACULTY
97
UNIT MODULE NO. 07
TELEGRAPHIC TICKET INDENT :-
This indent should be prepared in case no supply of stock is received even after
submission of Emergent Ticket Indent and the stock on hand is likely to be sufficient for one
month requirements. Telegrams are issued to traffic account office, SPS Byculla and
Divisional Commercial Manager. All information pertaining to the printing of tickets is
furnished in the telegram clearly. Printing press prints the ticket on the basis of telegram
received. After submission of telegram, ticket indents are prepared in prescribed form
indicating the reference of telegram already issued. Account office will exercise the internal
check on top priority and send this to the printing press and the press will submit the stock of
printed card tickets as early as possible to the station.
RECALLED TICKET INDENT :-
The stock of tickets with the station may become obsolete due to closing of stations
or may be damaged due to termite, rain or improper stocking. Such obsolete or damaged
stocks of tickets are required to be returned to Traffic Accounts Office by the station. Such
stock is returned to Traffic Accounts Office with due approval of Divisional Commercial
Manager. In case the value of tickets being returned is more than Rs. 3,000/-, these tickets
should be returned per bearer nominated by the competent commercial authority. The
indent through which such tickets are returned to Traffic Accounts Office is known as
Recalled Ticket Indent.
Recalled Ticket Indent is prepared in three copies. One copy is retained at the station
as record and other two copies are sent to the Traffic Accounts Office along-with the tickets.
Of the two, one copy is returned to the station duly acknowledged by Accounts.
Presently, as per local instructions, stock of obsolete or damaged tickets are not
required to be sent to Traffic Accounts Office, but are destroyed at the station in presence of
representative of Commercial, Accounts and RPF department.
LESSON NO. 2
DAILY TRAIN CASH CUM SUMMARY BOOK (DTC BOOK): -
Lesson No. 2(a)
Introduction: -
DTC Book is a complete and composite record which brings into account the
realization of cash and cash vouchers in respect of all coaching transactions of station, date
wise and for the whole month. It is a primary record maintained by each and every station. It
is maintained shift-wise in the stations where continuous booking takes place. Where there
is no continuous booking, the same is maintained Train-wise i.e. posting of DTC Book will
be made at the end of the Shift or after departure of train.

ACCOUNTS FACULTY
98
UNIT MODULE NO. 07
Lesson No. 2(b)
DTC Book is maintained in the following parts: -
Part-I : The sale of Printed card tickets for Local destination stations is accounted for in
this part . Total amount against Blank Paper Tickets issued for local traffic as per BPT
statement is also accounted for in this part separately.
Part-II : The sale of Printed card tickets for Foreign destination stations is accounted for in
this part. Total amount against Blank Paper Tickets issued for foreign traffic as per BPT
statement is also accounted for in this part separately.
Part-III : Other Coaching earnings such as Passenger luggage, Horse Carriage Dogs traffic,
Parcels, wharfage & demurrage, clerical charges, TTE Cash, Cloak Room charges etc. are
accounted in this part. For each type of traffic, separate Cash registers are maintained, the
total of which is entered in this part daily.
Part-IV : The part will deal only with vouchers which are received in-lieu of cash; such as
refund vouchers, Pay orders, Dividend Warrant, ECC Society pay orders, MLA/MLC/MP
Coupons, Police/Military Warrants etc.
Columns in the DTC Book: -
DTC Book is maintained with the following columns.
1) Index Number
2) Station To.
3) Fare
4) Opening Ticket Number.
5) Closing Ticket Number.
6) Total number of Tickets issued.
7) Total number of Non Issued Tickets.
8) Total number of Tickets to be accounted for.
9) Amount.
10) Remarks
Lesson No. 2(c)
Closing of DTC Book: -
Daily : - The totals of all the 4 parts is taken individually. Cumulative total of Part I, II & III will
also be obtained, individual total of part IV will be subtracted from the Cumulative total. The
total obtained will indicate the total Cash collected at station for the day from Coaching
Earnings. On the basis of Cash collected for the day, Cash Remittance Note is prepared
and the cash is remitted to the Chief Cashier.

ACCOUNTS FACULTY
99
UNIT MODULE NO. 07
Periodical: - Periodical totals of DTC will be obtained i.e. totals for 1st to 10th day, 11th to 20th
day and 21st to last day of the month. Advance statement of coaching earnings is prepared
on the basis of periodical total and submitted to Traffic Accounts Office.
Monthly: - Monthly total of DTC is made on the last day of the month separately for each
type of receipts/traffic, which represents the Coaching earnings made through various
services during the month. These totals are reconciled with the statements or returns
concerned and thereafter, necessary entries in the Coaching Balance Sheet is made.
Lession No. 3
PASSENGER CLASSIFICATION: -
Lesson No. 3(a)
DEFINITION
It is a monthly return prepared by the Station Master and submitted to the Traffic
Accounts for the passenger earnings of the Station during a period of a month. It is
prepared separately for the printed card tickets and blank paper tickets as well as separately
for local and foreign traffic. Passenger Classification is the monthly return which is prepared
on the basis of daily Train Cash cum Summary Book. The columns of passenger
classification and DTC Book is almost similar.
The passenger classification will have following columns: -
1) Index number
2) Station To
3) Fare
4) Opening ticket number
5) Closing ticket number
6) Number of Non-issued tickets
7) Number of total tickets issued
8) Amount
9) Remarks
First 3 columns i.e. Index No., Station To and Fare is not written by hand but a list is
supplied by the accounts office which is known as "Roneoed List ". This list is pasted on
these columns.
Passenger Classification received from the stations is checked to see that: -
i) They are received from every station monthly.

ii) Separate classifications are prepared for local and Foreign Traffic and also for printed
card tickets and blank paper tickets.

ACCOUNTS FACULTY
100
UNIT MODULE NO. 07
iii) The commencing Number of each class of tickets shown in the classification
corresponds with the closing number as shown in the previous classification.
iv) The closing number in case of printed card tickets should be checked with the
highest number of collected ticket at destination station.
v) When there is no sale of printed card ticket for any destination station during
the month commencing and closing number should be the same.
vi) When separate series of printed card tickets are supplied to station due to different
routes it should be seen that such series is accounted for separately.
vii) The paper tickets should be accounted for individually and in consecutive number.
viii) Number of non issued tickets shown against each station and series for printed
card tickets is checked with checked summary of non-issued tickets.
ix) The calculation of No. of Tickets sold and amount collected for tickets sold at full
rates and concessional rates will be checked with the help of machine.
x) Paper tickets are not issued to a destination station for which printed card tickets
have been supplied and are available .
xi) If a paper ticket is not accounted for the debit is raised provisionally against the
station as if the ticket had been issued to the farther most station to which would
have been issued .
xii) If the tickets are issued at concessional rate or at reduced rates on the authority of
same vouchers, it is seen that the same is received along with the classification and
that they are valid and fares have been collected in accordance with tariff rates.
xiii) All the series of printing Card Tickets Supplied to the station are accounted for in the
Passenger Classification.
xiv) When tickets are issued out of Regular order, the regular and irregular series are
shown separately till the regular number is absorbed. (A register to note the tickets
issued " out of Order" should be maintained in the Account Office.
xv) In case of foreign traffic the ticket issued to each Railway for each class by each
Via are accounted for together at one place.
xvi) The total amount of the return is correct and accounted for in the balance sheet on
Debit side under the Head "Passenger Traffic ".
Lesson No. 3(b)
PREPARATION AND SUBMISSION OF
NON-ISSUED TICKETS.
When purchased tickets (except advance booked tickets) are returned by the
passengers for any of the reasons such as the passenger missed the train, he do not want
to make journey or wants to go to some other station or in any other class etc or when
wrong ticket is issued by a station staff, the ticket thus returned and cancelled is known
as "Non issued ticket". Such tickets should be marked as "Non issued " with reasons for
non issued. Such tickets should bear the dated initial of the Station Master/Concerned
clerk. The necessary entries of all the non issued tickets are made in a daily statement
called “Daily statement of non –issued tickets.” All non issued tickets are sent to the
Accounts office daily duly entered in the daily statement of Non issued tickets through
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 07
cash office. In Accounts office check is exercised on such tickets and subsequently these
tickets are destroyed. At the end of the month, on the basis of their daily returns, one
summary will be prepared by the stations in duplicate and one copy of the summary will be
sent to Traffic A/Cs office along with Passenger Classification . This summary is called
Monthly statement of non-issued tickets. In case of any non issued ticket is found missing,
debit against the station is raised equal to the value of the missing non issued ticket.
Lesson No. 3(c)
CHECKING BY TRAFFIC ACCOUNTS OFFICE: -
The following checks are exercised by the accounts office on the returns of NIT:-
1) Whether all tickets which are included in the returns are submitted along-with
the return to traffic accounts office.
2) There is no delay in submission of daily return on NIT to traffic accounts office

the clerical charges are properly deducted from the passengers.
3) The amount of clerical charges is shown in the balance sheet on the current debits.
4) The amount shown in the monthly return will be tallied with the amount shown in the
passenger classification.
5) On account of mistakes of commercial staff the tickets should not be cancelled more and
if quantity of such tickets are more action should be taken.
Lesson No. 4
PARCEL TRAFFIC
Lesson No. 4(a)
Introduction
Consignments carried by trains carrying passengers are known as parcels and the traffic is
known as parcel traffic. The initial voucher issued for parcel traffic is called Parcel Way Bill,
which issued separately for local and foreign traffic. It is prepared in four copies namely;
Station record, Railway Receipt, Guard Copy and Accounts foil.
Lesson No. 4(b)
Parcel cash book
Parcel way bills are accounted for in the parcel cash book. Separate cash book is
maintained for local and foreign traffic daily in duplicate by carbon process. The original
ACCOUNTS FACULTY
102
UNIT MODULE NO. 07
copy is kept at the station and the Carbon copy is sent to Traffic Accounts Office monthly
with the Accounts foils of parcel way bills. All parcel way bills issued are accounted for
in the Cash Book in order of their printed serial number. In case Parcel Way Bill is
cancelled, the number of such Parcel Way Bill should be entered at its respective order
without any particulars but "Cancelled" remarks should be passed against such Parcel
Way Bill. If there is no paid parcel traffic in a month, a nil cash book must be sent to Account
Office recording there in the number and date of Parcel Way Bill issued last time. The
amount of Parcel Way Bill issued for foreign traffic is shown in the columns of the Railway
to which the destination station belongs. At the end of each date the amount shown in
each are totalled and this is reconciled with the figure which is shown in total receipt
column. The daily progressive total of each Zonal Railway column and total column are
worked out for the month to arrive at the monthly total of freight booked to each zonal
Railway and to all non Indian Government Railways During the month. The total of the
parcel cash book for the date is posted in the summary and the monthly total struck after
the transactions of all the dates are posted in the summary. The total of the paid parcel
cash book for the month is accounted for in the coaching Balance Sheet on the debit
side under the Head "Out ward parcel Traffic".
Lesson No. 4(c)
DELIVERY OF PARCELS
WHARFAGE CHARGES:-
These are the charges levied by the Railway Administration after the expiry of the
free time allowed on consignments awaiting despatch or those available for delivery but
not delivered to the party concerned. The charges are levied for the use of Railway
premises and the basis of charging will be per day, per hour on actual weight of the
consignment . If actual weight is not known then wharfage charges should be levied for the
charged weight of the consignment .
Demurrage Charges :-
These are the charges levied by the Railway Administration for the detention to the
wagons or Rolling Stock beyond free time allowed, caused either by consignor in loading
the consignment or by the consignee in unloading the consignment . The charges will be
levied only on carrying capacity on the wagon or van.
CHECK OF PARCEL WAY BILLS: - These are checked to see that
1. Full particulars required in the form have been shown in the Columns provided for the
purpose.
2. Separate Parcel Way Bill's are issued for local and foreign parcel traffic.
3. The amount of freight has been correctly calculated on the chargeable weight by
the rates as shown in tariff.

ACCOUNTS FACULTY
103
UNIT MODULE NO. 07
4. When freight is paid by credit notes, the number and date together with the
issuing office thereof are shown in the Parcel Way Bill's.
5. When special charges such as out-agency charges due, it should be
seen that they are separately shown on the parcel way bill and are correct .
6. If excepted articles are insured the value of the articles is declared by the
consignor and insurance charges are prepaid as per rates.
7. If excepted articles are not insured, suitable remarks to that effect is given
on the Parcel Way Bill.
8. When there are alternative rates for consignment to be booked at owner's
risk or at Railway’s risk a remark to that effect is given on the Parcel Way Bill.
9. The rules regarding minimum freight, distance/weight are observed strictly.
10. When empties are returned to the Booking station at reduced rates the
Particulars of original booking are given on the Parcel Way Bill and are correct.
CHECK ON PAID PARCEL CASH BOOK
The carbon copy of paid parcel cash book is received in the Accounts office monthly
along with the Accounts foils of the paid parcel way bills. This should be checked to see
that: -
1. All the Parcel Way Bill issued during the month have been posted in the Cash Book in
the order of their serial number.
2. All the Columns in the Cash Book have been duly filled in.
3. Accounts foil of the Parcel Way Bill issued and accounted for in the Cash book have
been received along with the Cash Book.
4. Parcel Way Bills cancelled have also been accounted for in the cash book in the order
of their serial number and all the foils except record foil have been received along with
the Cash Book.
5. In case of foreign paid parcel Cash Book, the amount of Parcel Way Bill is posted in the
column of the Railway to which the destination station belongs.
6. In case of foreign traffic, the progressive total have been worked out in respect of
each Zonal Railway and Indian Government Railway columns.
7. The total amount of traffic booked to each Railway as per Cash Book is apportioned
between the Railways concerned in accordance with the percentage .
8. The freight is shown on Parcel Way Bill and separate total is shown Railway-wise. This
total is compared with that in the Cash Book. If their total agree no further reconciliation
is required. Otherwise difference will be located and necessary steps will be taken to
remove the defects.
9. The total of the Cash Book is correctly taken and accounted for in the Coaching
Balance Sheet on debit side under the head "Outward paid Parcel Traffic." The
amount of local and foreign railway will be shown in the respective column
provided in the Station Balance sheet.

ACCOUNTS FACULTY
104
UNIT MODULE NO. 07
Lesson No. 5(a)
INTRODUCTION
GOODS TRAFFIC
Consignment when tendered for carrying by goods train are called "Goods Traffic"
The vouchers issued to the consignor in this connection is called as invoice.Seperate
invoices are prepared for local and foreign traffic as well as for paid and to-pay
consignments. All the invoices are serially numbered and these numbers are known
as Railway Receipt Numbers.These are supplied in bound book in series of 4 copies in
case of local and in sets of 5 copies in case of Foreign Traffic respectively. Out of these 4
copies 1st copy of the foil will be for station record. Second foil will be Railway receipt, which
will be handed over to the party. Third foil is for Accounts, which will be sent to Traffic
Accounts Office periodically 4th foil will be called as Invoice which will be sent to
destination by post and 5th copy in case of Foreign traffic only will be called as Transit
invoice, which will be sent to destination station along with the Goods.
All the consignment booked are given invoice number by forwarding station.
This number will be generally three degit number in addition to R. R. NO. The Invoice NO
.is given serially to consignment booked to each station separately This number is posted
in the invoice column provided for in the R.R.
OUTWARD GOODS TRAFFIC
The accounts foil of all the invoice issued by the stations are collected and
arranged in 4 Bundles i.e. Local to pay, Local Paid ,Foreign to Pay and Foreign paid.
These are then entered in covering memo which is prepared in Triplicate for each bundle
separately 2 copies of the covering memo and bundles of Invoice are handed over to
the courier on his nominated train. The courier carries the bundles of invoices (Accounts
Foils) to Accounts Office and delivers them with the copy of the covering memo obtaining
signature on the other copy as an acknowledgement copy of the covering memo is returned
to the forwarding station by the courier on his next visit.
In the accounts office, the Accounts foils of Invoices received from various forwarding
stations are checked and stored on the basis of "One Destination Station " These are then
listed in separate abstracts and sent to EDP Centre after giving code numbers to
the information available on Accounts foil. With the help of computer Machine one abstract
is prepared in Triplicate which is known MPA or Machine Prepared Abstract.
These are then sent to the receiving station in duplicate through courier by 15 th of the
following month.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 07
Lesson No. 5(b)
GOODS CASH BOOK
All cash collected by the station in connection with the goods traffic will be recorded in the
Goods Cash Book. The separate cash book will be maintained for the local outward paid
traffic and foreign outward paid traffic. The cash collected in inward to-pay traffic will be
recorded based on the delivery book in the inwards to pay goods cash book.
Lesson No. 5(c) 6(a)&(b)
INWARD TRAFFIC .
Goods delivery book & M.P.A.
At the receiving station (Destination Stn.) the invoices received from the
forwarding Stn. are checked with reference to freight charges shown therein, under charges
or overcharges detected during the check should be entered in the respective columns of
the invoice. These invoices are subsequently entered in primary book commonly
known as GDB. The GDB for a month is kept open up to 15 th of the following month. The
Balance sheet for goods traffic for a month is submitted to the Accounts office by 20 th of
the following month.
The entries of the invoices in the abstract received from the Accounts Office are
compared with those entered in the “Goods Delivery Book " when an invoice is found at
both the places i.e. in MPA as well as Goods Delivery book, the entry is ticked in both the
copies of MPA, when the entries of the invoices in delivery book are not found in the MPA,
such invoices are entered in MPA in ink and this process is known as Inked entry". In the
same manner whatever the items remain un-ticked in MPA are carried out and written in
Goods delivery book forceably and this process is known as "Forced Entry." When
comparison of Invoices entered in the Delivery Book and the tallied MPA is over, "To-Pay
" and undercharges column of the Delivery Book/MPA are to be totaled up and should be
accounted for in the Goods Balance Sheet on the debit side under the Head "Inward To-
Pay Goods Traffic." One copy of the compared abstract is retained at the station and one
copy is enclosed along with the Balance Sheet.
Over charge it will be entered in the respective column of the Invoice and
automatically it will be recorded in GDB and which will be helpful in case of claim of refund
cases. The copy of the MPA which is compared at the station and sent along with Goods
B/Sheet will be known as converted abstracts.
In the Accounts Office the bundles of Invoices received along with the covering
memo from each station are entered in the register and each bundle is given a serial No.
for the month. These invoices are sent to punching section after they are checked and
various column required to be filled in by the Accounts Office. After completion of this work
separate cards are punched for different commodities in an invoice . The punch cards are
ACCOUNTS FACULTY
106
UNIT MODULE NO. 07
checked on another machine. Incorrect Cards are rechecked, corrections are sometimes
due to wrong coding etc. in the Accounts Office. Certain invoices are wrongly included
in the MPA of the station for which station takes debit in the Goods B/Sheet. When
subsequently that station takes special credit to remove this error on the authority of a
letter from the forwarding station it should be seen that the invoices have correctly been
accounted for by the station to which, it was actually issued, if not, it should be included in
the current months abstract of the station.
All the MPA, received by the destination station have been returned as converted
abstracts and total freight of such abstracts have been correctly accounted for in the
respective Goods Balance sheet.
The amount accounted for in the converted abstracts agrees with the amount
shown in the Goods B/Sheet on debit side under the Heading "Inward To-Pay Goods
Traffic ".
CHECK OF CONVERTED ABSTRACTS.
When comparison of Invoices entered in the D Book with Invoice as shown in the
abstract is over at the station, one copy of the MPA is returned to accounts office along
with Goods B/Sheet . This compared copy of MPA is known as converted abstracts. On
receipt of converted abstracts in the Accounts Office, it should be checked to see that :-
1. The converted abstract shown in addition to the invoice shown by the Accounts Office,
fresh invoices accounted for in the D-Book but not in MPA i.e. inked entries,
undercharges detected at the destination station The total freight charges of fresh invoices
and undercharges should be checked and necessary corrections made in the total.
2. The additions and the alterations made by the destination station in freight charges
should be checked regarding its corrections with the Accounts Foils of the Invoices
available in the Accounts Office. in the case of Local Traffic. In case of Foreign traffic the
concerned Accounts office should be intimated accordingly.
3. Destination station also includes some invoices included in MPA by scoring amount,
the entry in the converted abstract with the remarks that have already been included in the
previous month, abstract, In such cases it should be ensured that the remarks given by Stn.
Master are correct and in this regard previous MPA should be verified.
CHECK OF INVOICE
1. It should be seen that all the column and boxes in the form required to be filled in by
the station have been filled in neatly and within the space provided for the purpose.
2. It has been prepared by the Carbon process and if a copy is sent it should be ensured
that it is a certified copy and which is signed by station master.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 07
3. The arithmetical calculation of freight charges is correct.
4. The classification of Goods Booked is correct according to the description given in the
Invoice.
5. The articles required to be booked paid under traffic Rules are not booked as "To Pay" .
6. In the case of booking of "Excepted articles" goods, Gold, Silver, It should be

seen that declared value of the consignment is given and the insurance charges on value
declared are pre-paid if not insured the remark of this effect should appear in the
Invoice.
7. The actual and charged weight are shown correctly.
8. The remarks at Owner's risk or at Railway’s risk as the case may have been entered on
the Invoice. The packing conditions of the Goods Tendered for dispatch have been given
on the Invoice.
9. The Rules regarding Minimum weight distance and charges have been correctly
observed.
10. If freight is paid by credit note, the number and date therein as well as the name of the
issuing office etc. are shown in the Invoice.
11. Where the loading and unloading are required to be prepared by the consignor and the
consignee a remark to this effect is given in the Invoice by showing the alphabet "L" When
consignment is re-booked the charges due at the rebooking station and further charges
for new destination are shown separately .
Lesson No.6(c)
GOODS RETURNS
Following are the returns in respect of Goods traffic required to be submitted by the station
to the Accounts office. They are categorized as per the period of submission.
Daily: -
1. Cash Remittance Note
Periodically: -
1. Advance statement of Goods earnings.

2. Invoice list along with copies of Invoices.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 07
Monthly: -
1. Wharfage & Demurrage statement.

2. Wagon Registration Fees statement.
3. Crane charges statement.
4. Siding charges statement.
5. Statement of error sheets received.
6. Converted Abstract along with annexures.
7. Refund list.
8. Deduction list.
9. Statement of debits transferred to other stations.
10. Statement of debits transferred by other stations.
11. Remission order statement.
12. Statement of Certified Overcharge sheet.
13. Statement of Credit advice note received.
14. Statement of Station Outstanding ( Separate for each item )
15. Goods Balance Sheet. Etc…… .
Lesson No.7(a)(b)&(c)
UNDERCHARGES AND OVERCHARGES AND ITS CLEARANCE.
UNDERCHARGES:-
While collecting the fare or freight from the customers the railway employees should collect
the correct fare and freight from the party as per Tariff Rate. But if the railway employees of
commercial department have collected less fare/freight than the actual, then the difference
is called as undercharge.
If the undercharges are detected by the accounts office during the course of their internal
check the same will be intimated through the error sheet to the concerned station staff.
OVERCHARGES:-
While collecting the fare or freight from the customers the railway employees should collect
the correct fare and freight form the passengers according to the extent rules. But if the
railway employees of commercial department have collected the more fare than the actual
fare as per rule, the difference is called as Overcharges.
The Overcharges are cleared as under :-
1) If the overcharges are detected by the station the same will be refunded by them in
case of to-pay traffic

ACCOUNTS FACULTY
109
UNIT MODULE NO. 07
2) Where the overcharges can not be refunded by the station masters the same will be
refunded by the Chief Claim Officer on the basis of the application received from the
concerned party, but this application must be received to him within the limit of 6
months from the date of booking of the consignment.
3) Voluntary refund by accounts office :- In this case if the overcharge is detected by

the accounts office during the course of internal check of the returns or vouchers the
accounts office will arrange the refund in consultation with the Chief Claim Officer.
WITHDRAWALS FROM STATION EARNINGS
As a general rule the station earning should be remitted by the station masters on the same
day to the respective nationalized banks or to the chief cashier as per the procedure. But
following are the special circumstances where the station masters are empowered to use
the station earning for the departmental expenses. These items are generally published by
the railway board in their gazette which are published by the director of railway board. The
following are the items that are published by the Railway Board vide letter no.
__________________________________________Dated________________ :-
1. Encashment of cheques issued by the Accounts Officer in favour of Chief

Cashier/Divisional Cashier.
2. Payment to the railway employee under the Payment of Wages Act in certain cases
where pre-check and payment by accounts office is not possible for want of time in
settlement of staff where services are terminated by the administration.
3. Payment of wages of Temporary and Permanent staff who can not be paid by the
cashier’s within the ten days of the wage period.
4. Payment of handling chargers of a station where the station masters are goods handling
contractors.
5. Encashment of pay orders issued by the competent authority for payment of claims for
compensation for goods lost or damaged etc.
6. Payment of agent/vendors, overcharge sheets or other documents issued by the
competent authority for refund of fares and freights.
7. Refund of Wagon Registration fees.
8. Departmental Expenditure necessitated by floods, accidents, earthquakes etc.
9. Handling charges for transhipment due to accident hot axles etc.
10. Payment of fees to surveyors engaged in assessment of value of damaged
consignments.
11. Payment of decreetal and settlement amount in court cases when the parties insist on
immediate payment under the threat of execution or in discharge of legal attachment of
Railway earning in the station.
12. Refund of deposits for perishable consignment taken at the time of delivery on
production of necessary particulars by the claimant of such consignments.
13. Refund of deposit money to the licensed porters.

ACCOUNTS FACULTY
110
UNIT MODULE NO. 07
14. Cost of obtaining decrees judgements from the court under the orders of the HODs only
in cases where an appel has to be filed within a specified period.
15. Cost of transport of sick and wounded persons to hospitals when the ambulances are not
available.
16. Payment of Labours engaged by the station masters when handling contractors failed to
provide adequate labour in emergent cases.
17. Payment of expenses of special catering when the imprest is exhausted in emergent
cases only duly authorised by an officer.
18. Payment in case to staff governed by the workmen Compensation Act.
19. Refund of fares of un-used or partial used tickets.
20. Payment of salaries of Travelling Inspectors of Accounts against the cheques issued by
the F.A. & C.A.O.
21. Refund of earnest money to un-successful bidders in case of auction.
22. Ex-gratia payment to persons involved in train accidents.
23. Advance of Travelling Allowance in an emergency and a court attendance at shout
notices.
24. Refund of Security of Deposits on account of hiring of lockers at railway stations.
25. Payment of the reward to the person who helped in apprehending prosecution of un-
authorised alarms chain pooling.
26. Refund of Quite Transportation Services in respect of paid consignment to the consignor
at the forwarding station on receipt of pay order in favour of the consignor from the
station master of the destination station.
27. Payment of grant sanctioned from the Railway Ministers Welfare and Relief Fund
through pay order encashable at station.
28. Payment of commission to halt agents.
29. Expenses in departmental catering establishments for purchases of perishables, fish,
meat, butter, milk etc.
30. Encashment of pay orders issued by the Railwaymens Co-operative credit
societies/banks against fortnightly deposits made with the railway administration by the
society/banks.
31. Payment of commissions to vendor’s bearers engaged on commission basis.
32. Spot payment of daily allowance to public witnesses attending departmental enquiry’s in
vigilance cases against railway employees.
33. Payment of immediate relief to the families of non-gazetted railway servants who die
while in service.
34. Advance to running staff marooned due to breach of communication.
35. Payment of advances from provident fund sanctioned by the competent authority to meet
the funeral expenses of the deceased railway employee at roadside station.
36. Payment for shrouds to cover dead bodies of victims of accident on railways.
37. Payment of rickshaw/tongas hire charges to remit the station cash to the banks/local
treasuries.
RECEIPT, ACCOUNTAL AND DISPOSAL OF ERROR SHEET
Error Sheets are issued by Traffic Accounts Office whenever any financial loss is
caused to the Railway Administration or likely to be caused. This will be ascertained at
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 07
the time of exercising internal check on the returns submitted by the various stations.
The E/Sheets are prepared in Triplicate in case of Goods traffic and in 4 copies in case of
Coaching Traffic , out of these Error Sheet 1st copy will be Accounts Office's record.
2nd will be for station Record and 3rd copy will be returned by the station after giving
suitable remark on back side of the Error Sheet. Error Sheet will be showing the
invoices, P.W.B. or Ticket particulars, the amount of Under Charges and how the
same has been arrived at. These are prepared separately for coaching and Goods Traffic.
These are serially numbered for each station separately and are sent to station
concerned in duplicate. If the debit raised by Accounts Office is acceptable to the station
as result of comparison of Error Sheet and primary record available at Station, it is
called as "Admitted Error Sheet or Admitted Debit" .On the back side of the error sheet the
word “Admitted”, Name, and Designation of the responsible employee is written. Also the
signature of the employee is obtained. One copy of Error sheet will be returned to Traffic
Accounts Office within 7 days from the date of receipt, whether the Error sheet is admitted
or otherwise.
If the debit is raised by Accounts Office through E/sheet is not accepted by the
station, it will be called not admitted Error sheet and in such case as remark to this effect
should be given on the back side of the error sheet & justified reasons will be
quoted in support of non acceptance of Error sheet. The total amount of all the error
sheet received during the month should be accounted for in the respective B/sheet for
that month whether the E/sheet are admitted or not admitted.
In the Accounts Office one copy of the E/Sheet received from the station is
examined to see that the nature of the reply where no action is taken in respect of admitted
debit, the debits which are not admitted can be re-checked in the light of objection
recorded there on by the station. If it is found that the debit realized was incorrect, the
Accounts office will withdraw such Error Sheet by issuing credit advice notes to the
concerned station to enable the station to take special credit in the B/sheet to clear and
debit. It the debit is found to have been correctly raised, the station will be asked to
transfer the not admitted debit in to accepted debit or admitted debit.
In case of admitted debit, it should be seen that these are cleared early by the
staff responsible for either by payment in Cash or recovery through pay sheet. In case
of non-Clearance of accepted debit within a reasonable time the commercial officer should
be approached for necessary steps for early clearance.
In case of irrecoverable accepted debit which are cleared of by "Write off" it should
be seen that these are written off by a competent authority early and sanction of wrote off
is received in A/Cs office and duly checked in A/Cs office.
While checking the Balance Sheet received from the station it should be ensured
that all the Error Sheet issued during the month have been accounted for in Balance
Sheet for that particular month by the Station. If an Erroe Sheet issued in a month is

ACCOUNTS FACULTY
112
UNIT MODULE NO. 07
found not accounted for in the Balance Sheet for the same month, the same should be
forced in the A/Cs office through the advice of internal check.
Advice of internal check ( Form No.TA44F.)
While checking the station B/Sheet in the Traffic A/Cs office, it is seen that all
E/Sheet issued during the month have been accounted for in the relevant B/Sheet . This
is checked with reference to the Error Sheet register maintained in the T-Accounts office.
Any Error Sheet which is not accounted for by the station in the Balance Sheet of that
particular month, it should be forced in the Accounts office while exercising internal
check and this will be forced through "Advice of Internal Check" .
Advice of internal check is prepared by the traffic Account Office into two parts showing the
result of check of Balance Sheet. Part I will show "Col. A" the details of Error Sheet and the
amount in-connection with debits raised against the stations. Part II "Col. B" shows the
details of credits objected by the Traffic Accounts office while exercising checks over the
items of special credit. Every month this advice will be sent to the Station concerned
showing therein the closing Balance altered Traffic Accounts office and also the balance
shown by Station while preparing B/Sheet and the difference between the two balances
will be explained suitably . In next month or subsequent month, it will be ensured by Traffic
Accounts office that Station has taken opening balance correctly which has been intimated
by traffic Accounts office.
Lesson No.9(a)& 10(a)
STATION BALANCE SHEET (COACHING BALANCE SHEET)
Station Balance Sheet is a statement of Account prepared by Station Master in the duly
prescribed proforma and under prescribed Heads of Accounts showing the liabilities
accrued at Stn. on account of sale of Transport services. The Stn. B/Sheet will have two
sides. Left hand side is known as debit side where as Right Hand Side is known as credit
side. All such items will be shown on the debit side for which SM is responsible to recover
the charges for rendering of different types of services. In short, debit side will show
the liability of Station Master for recovery of charges. Credit side will show the mode of
clearance liability either by means of cash, cash vouchers or any other authorised voucher.
The debit side and credit side of Balance Sheet should be equal in amount. But in
practice generally total of debit side will be more than the credit side because every time it is
not possible to recover the freight charges accrued during the month in the same months
account and there is difference between debit side and credit side. To equal the amount
of debit and credit side the difference between debit side and credit side is shown as
"Closing Balance " on credit side of the Balance Sheet . This closing balance in the other
words is known as Station Outstanding comprising of different items. Whatever the
figures shown in the Balance Sheet are summarized figures extracted from different books
and it is the responsibility of the Station Master to prove the figures by enclosing certain
returns. Information regarding Local and foreign traffic will be given in the same Balance

ACCOUNTS FACULTY
113
UNIT MODULE NO. 07
Sheet although returns for Local and foreign traffic will be prepared separately.
Separate Balance Sheets are to be prepared for coaching and goods traffic.
Lesson No.9(b)
STATION BALANCE SHEET
(COACHING BALANCED SHEET)
NAME OF STATION :_----------------------___________ MONTH AND YEAR :-----

Debit Credit
PARTICULARS AMOUNT PARTICULARS AMOUNT
1 To Opening Balance 1. By Cash and cash Vouchers

i) Floating cash for which acknowledgement is
ii) Cashiers Debit received .
iii) Accounts office debits or
error sheet.
a) Admitted Debits
b) NotAdmitted Debit
iv) Wharfage charges
v) Govt. Publications
2 To Current Debits 2. By Special Credits

i) Passenger Traffic (PCT)-L i) Cr. Advice Notes.
ii) Passenger Traffic (PCT)-F ii) Refund list.
iii) Passenger Traffic BPT-L iii) Deduction list
iv) Passenger Traffic BPT-F iv) Remission Orders
v) Luggage,Animals & Birds v) Dr. Transferred to
vi) Excess fare Other Stn.
vii) TTE Cash vi) Transfer to LPO
viii) Cloakroom charges vii) Return to supply
ix) Parcel Traffic –L officer
x) Parcel Traffic –F
xi) Wharfage Charges

ACCOUNTS FACULTY
114
UNIT MODULE NO. 07
3.To Special Debits 3. By Closing Balance(Station
i) Floating Cash Outstanding)
ii) Cashiers Debits i) Floating cash
iii) Accounts Office debit or ii) Cashiers Debit
error sheet. iii) Accounts office debits
a) Admitted debits or error sheet.
b) Not Admitted debits a) Admitted Debits
iv) Sundry and Miscellaneous b) Not Admitted Debit
earning iv) Wharfage charges
v) Government Publications v) Govt. Publications
Total Total
Lesson No.9(c)
Station Returns (Coaching Traffic)
Following are the returns required to be submitted by the stations to the Accounts Office.
They are categorized as per the periodicity of their submission.
Daily:-
1. Cash remittance note.

2. Daily return of non-issued tickets
3. Daily return of collected tickets.
Periodical :-
1. Advance statement of coaching earnings.

2. Ticket Indent.
Monthly :-
1. Monthly Statement of non-issued tickets.

2. Passenger Classification.
3. Parcel Cash Book.
4. Excess fare return.
5. Wharfage and Demurrage return.
6. Statement of Error sheet received.
7. Statement for supply of Government publication.
8. Deduction List
9. Remission orders statement.
10. Statement of Credit advice note received.
11. Statement of certified overcharge sheet received.
12. Statement of Debit transferred to other stations.
13. Statement of Debits transferred by other stations.
ACCOUNTS FACULTY
115
UNIT MODULE NO. 07
14. Statement of sundry and miscellaneous Earnings.
15. Statement of Station outstanding (Separate for each item.)
16. Coaching Balance Sheet.
Lesson No. 10(b)&(c)
GOODS BALANCE SHEET
NAME OF STATION :_----------------------___________ MONTH AND YEAR :-----

Debit Credit
PARTICULARS AMT. PARTICULARS AMT.
1 To Opening balance 1. By Cash and cash Vouchers for

i) Floating cash which acknowledgement is
ii) Cashiers Debit received .
iii) Accounts office Debits or error
sheet
a) Admitted Debits
b) Not Admitted Debits
iv) Wharfage Charges
v) Cost of Govt . publications.
vi) Inward to pay freight
2 To Current Debits 3. By Special Credits

i) Outward Paid GoodsTraffic-L i) Cr. Advice Notes.
ii) Outward Paid Goods Traffic-F ii) Refund list.
iii) Inward To-Pay Traffic –L iii) Deduction list
iv) Inward To-Pay Traffic-F iv) Remission Orders
v) Wharfage and Demurrage v) Dr. Transferred to Other
vi) Wagon Registration Fees Stn.
vii) Crane Charges vi) Certified Overcharge
viii) Siding Charges sheets.
vii) Rebooking or paid on
charges.
viii) Consignments sent to
LPO
ix) Twice Accounted
invoices
x) Auction sales.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 07
3.To Special Debits 3. By Closing Balance
i) Floating cash i) Floating cash
ii) Cashiers Debits ii) Cashiers Debit
iii) Accounts Office debits or error iii) Accounts office Debits or
sheet. error sheet
a) Admitted debit a) Admitted Debits
b) Not Admitted debit b) Not Admitted Debits
iv) Sundry and Miscellaneous iv) Wharfage Charges
earning v) Cost of Govt . publications.
v) Government Publications vi) Inward to pay freight
Total Total
Checks on station Balance Sheet.
The debit side may be divided into 3 parts opening balance, current debits and special
debits ( accountal of Error Sheet).
Opening balance is checked with the closing balance which is shown in the previous
months Balance sheet. Current debits are checked with reference to various returns
such as passenger classification copy of outward paid cash book, inward to-pay parcel
abstracts and summaries, Warf. &Dem. statements and wagon registration fees statement.
In addition to this, accountal of Goods traffic for current month will be checked with
converted abstracts. The amount of E/sheet accounted for in the 3rd part will be checked
with reference to entries of E/sheet recorded in the E/sheet register by the T/Accounts
office.
The credit side of the station B/sheet is also divided into 3 parts (1)Cash and cash
voucher duly acknowledged by chief cashier (2)Special Credit (3)Closing balance. Cash
and cash vouchers as acknowledged by the chief cashier are checked with the cash
remittance foil received from the cashier .The amount of cash remittance Note is posted
in the register and checked with date-wise posting of cash remittance Note in the station
B/sheet.
Special credits are checked with the enclosed documents such as refund list, paid on to-
pay statement certified over charges deduction list credit advice Notes etc. received in
T-Accounts office along with the station B/sheet.
Closing balance must be supported by the statements showing full particulars of the
amounts yet to be cleared by the Station Master. The totals of the debit and credit side of
the Stn. B/sheet should be checked to see that they are correct and both the sides totals
are equal in amount. If the amount of the returns received in the Traffic Accounts is in
excess of the amount shown in the station Balance Sheet, the amount of the Station
Balance Sheet is corrected and difference of amount is debited against station. If the
amount shown in the Balance Sheet is in excess of amount of return received , it is
taken into consideration that a part of the return is missing and such differences are
entered in the register of missing returns and the same are called for from the station.
ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 07
If the amount of credit taken in the station Balance Sheet exceeds the amount of
Special credit taken under the supporting documents enclosed to the station Balance
Sheet , the difference is debited against the station and closing balance in subject
balance sheet is increased to the tune of difference.
The result of check of the Station Balance Sheet in the traffic Accounts office is
intimated to the station through advice of Internal Check, showing closing balance as per
Stn. Balance Sheet and the closing Balance Sheet as worked out by the Traffic Accounts
office during the course of internal check. The difference between the two will be
explained in detail in respective column of the advice of internal check.
STATION OUTSTANDING.
Lesson No.11(a)
Despite of best efforts by the Station staff, the items/amount which could not be
realized/ collected by the staff at the close of the month for which the Balance Sheet
indicate closing items are otherwise known as Station outstanding.
The Station Master is personally held responsible for keeping a proper account of
such items as also timely clearance. The following items will generally constitute Station
outstanding.
Lesson No.11(b)
1) Floating cash -Since this sum has been provided by the Adm. to enable the
Stn for daily transactions no action is generally called for from Station Master to
clear this item until either the money is withdrawn or the Stn is closed for traffic.
2) Debit Received from cashier-Debits are received from cash office on Account of
torn/soiled notes, counter foil notes, coins are also short remittances by Station. As
soon as receipt of debit advice the Station Master has to identify the responsible
person and action needs to be taken to make good the amount within 3 days.
3) Admitted Error Sheet (Debit)-The Admitted Error Sheet are the error sheet through
which the financial loss sustained by the Railway on account of
irregularities/mistakes from Station staff, pointed out by Accounts office, which has
been accepted by the Stn from time to time. The amount admitted by the Stn will have
to be cleared either in lumpsum or in installment by the responsible official. Action
taken in this direction by the Stn will have to be recorded in the error sheet register
maintained by the Stn besides advising concerned office for recovery in case of
installment payable through salary.

ACCOUNTS FACULTY
118
UNIT MODULE NO. 07
4) Not admitted error sheet -These are cleared in two ways -
(1) Either by obtaining credit Advice from Account Office by withdrawing the debits
intimated through error sheet .
(2) Subsequent admission of the not Admitted error sheet by the Station by realizing
the mistakes pointed out by the Account office later.
In case of remarks offered by the Station are acceptable to the account office then,
it will withdraw the debit by issuing credit advice which will nullify the debit or debit will be
accepted by the station and necessary action will be taken to remit the amount by the
responsible official as stated above.
5) To-pay Invoice (Consignment received)
Advice to consignor and consignee regarding arrival of the consignment will

be issued, advising the party to take delivery within a specified period. In case the party
request for diversion of the articles the administration has to act upon this
immediately and clear the item. If on the other hand party does not turndown within the
specified time, Station Master has to take speedy action by way of either to divert the
consignment to Lost Property Office or action for auction and clear the item without any
further delay.
6) To-Pay Invoice (consignment not received) -
In order to clear such items the Station Master has to initiate action by
confirmation from forwarding station the particulars of Booking as also enquiry and
personal contacts. Similarly via station also needs to be contacted for the movements
of the consignment. Necessary certified over charge sheets are prepared, get this
certified by forwarding station in case it is confirmed the consignment has not been
booked to that station or consignment has been withdrawn after preparation of PWB/
Invoice . In the both cases SM is responsible for timely action and speedy clearance of
such items particularly the irregular items i.e. more than one month old.
7) Unsold timetable, indemnity bonds, publications: -Due to revision in timings of

trains, the timetables which has been supplied to Stations for sale become surplus on
account of non sale which contributes an outstanding to Station & thereby in the balance
sheet month after month. The unsold timetables are therefore to be returned to
Divisional Commercial Manager duly preparing statement of same indicating the total
value of the unsold timetables, with a request to advice necessary credit for the
same. Similarly the indemnity bonds & other publications which fetches value on it's
disposal also required to be returned to the department, if they are time barred and
necessary credit obtained from dept to wipe off the corresponding outstanding debit from
the Station Balance sheet.

ACCOUNTS FACULTY
119
UNIT MODULE NO. 07
8) Miscellaneous Items:-This comprises rent, water charges, electric charges,
crane charges, license fee etc to which the Station Master is responsible for realization as
& when it become due. In the case of non realization due to certain reasons beyond the
capacity of Station Master, reasons for the non-recovery should be conveyed to
higher authorities for taking necessary & timely action appropriate so that outstanding
items could be realized and there by the debit could be cleared
Amount accounted for in a particular month but could not be realized / cleared up
to the end of the month is termed as station outstanding and as the non
realization/clearance pertains to earnings which originate at station the outstanding is
called as station outstanding. In short the station outstanding means unrealized
earnings or un cleared liabilities. All amount received by the Station Master are shown on
debit side of the station balance sheet and amount sent to chief cashier is shown on
credit side of station Balance Sheet. Hence the difference of debit side and credit side of
station Balance Sheet may also be termed as station outstanding.
Lesson no.11(c)
CLEARANCE OF ITEMS OF STATION OUTSTANDING.
1) Floating Cash :- All stations which are opened for traffic are provided with some
amount in shape of small coins . This amount is known as floating cash . This amount is
supplied to the station with the object that the passenger if comes to purchase a ticket
and if they do not have sufficient change, to enable the banking clerk to refund the
balance amount in the shape of small coins .
This amount should always remain at station forever and as it is. No

addition/deletion is permitted from this amount.
2) Cashier's Debit :- This debit is raised by chief cashier for the amount short received
or the defaced coins or spoiled or torn notes received along with station remittance
through cash remittance note. The cashier debit is to be cleared immediately with in
three days by remitting the shortages or replacing the notes and coins because there debit
are always accepted debits.
3) Admitted Debit or Admitted error Sheet :- Error Sheet is documents issued

by the Account's Office . It is the result of the internal check conducted by Account's
Office on the written/documents submitted by the station. Any short Account , Short
collection notice by the Account Office is advised to the station through this document .
The Error sheet after scrutiny may be admitted or disputed. Admitted error sheet can be
cleared as under: -
a) Clearance by payment in cash.
b)Recovery through paysheet.

ACCOUNTS FACULTY
120
UNIT MODULE NO. 07
c)Write off ---under competent authorities sanction.
4) Not Admitted Debits :-If the undercharges shown by the accounts office in error
sheet is not acceptable to the station staff, the Station staff should write on the back side
of the error sheet 'Not Admitted. This (not admitted)error sheet must show clear remark
on the back side for disputing the debit raised. Non admitted error sheets are cleared as
under.
a) Credit advice issued to accounts office to withdraw the debit on paying the convinced
by the reason put forth by the special station staff.
b) Credit advice note/credit authority letter being issued by the Travelling Inspector Of
Accounts on verification of the concerned document and having convinced of
wrong/irregular debit.
c) When not admitted debits are returned back by accounts debit for not accepting
the reason put forth by the station staff such error sheets are cleared according to the
admitted debit or admitted error sheets.
d) Undercharges in inward paid parcel traffic :-Areas of undercharges means the

undercharges pertaining to the way of bills or invoices of previous month or and parcel or
goods not delivered in end of the current month. All such undercharges should be shown
as accounts and whenever the parcels or goods are delivered amount should be
forwarded to chief cashier and accounts should be cleared.
5) Freight Outstanding on inward to pay consignment for which consignments on hand-

Such outstanding will be cleared on collection of freight at time of delivery or a notice
will be issued to the party concerned and in response to the notice if the application
are received for rebooking, the station master in such case will issue a fresh way bill
or invoice for the rebooking of the consignment to new station. All charges due at
the rebooking station in addition to the fresh freight are shown in this fresh way bill or
invoice . The outstanding due on account of paid or to pay charges at the rebooking
station will be cleared by accounting them under special credit in the concerned Balance
Sheet. If no responses is received from party, the outstanding may be cleared by
auction sale or transferring the to the lost property office, only after obtaining the
approval of the competent authority.
6) Inward to pay freight for which consignment not on hand :- Wagon load consignment
may get delivered with the approval of DCM to some other destination. In such cases
the freight changes if any outstanding and the old destination station will be cleared
by the exchange of document called certified overcharge sheet. The overcharge
sheet will be prepared and certified by booking station and sent to the station when
the debit outstanding and required to be cleared. The amount shown in the
overcharged sheet will be taken under special 'Credit' to clear the outstanding.

ACCOUNTS FACULTY
121
UNIT MODULE NO. 07
7) Govt. Publication for sale and indemnity bonds:- The unsold Govt. publication will
be cleared when they are sold out by taking cash credit . If more stock is received
than the requirement of the station such stock of sellable publication should be
transferred to printing press or Divisional Commercial Manager’s office to clear the
outstanding.
8) OTHER MISC. ITEMS :- Generally, Wharfage & demurrage worked on for which
authority issued by the competent authority if not forwarded to traffic accounts office.
Traffic account office will object such 'credit' entries ; in such cases wharfage ,
demurrage for gone authority for the competent authority should be obtained and a
copy should be sent to traffic account office to clear the outstanding.
ACCOUNTS OFFICE BALANCE SHEET
Fare and freight for the carriage of passenger and consignments offered by various
Govt. Dept. and certain firms of Good reputation are paid for at the station through
warrant and credit Notes instead of Hard cash. such warrants and credit Notes
received at the station are forwarded to cash office as cash vouchers.
The responsibility for the realization of Railway dues represented by such cash
vouchers from various Departments and firms rest with the Traffic Accounts. The Traffic
Accounts Office prepares carriage and miscellaneous bills against the Departments and
party's concerned for the purpose of realization of amount against such vouchers.
There are direct traffic receipt such as amount towards tourist coupons sold by
tourist agents, advertisement fees deposited with chief publicity officer, amount collected
on sale of School concession form by DRM's office etc. which do not pass through
stations returns such amounts are also to be realized by the Traffic Accounts Office. In
order to account for the earnings through carriage and Miscellaneous bills and
direct traffic receipts and also to watch the progress of recovery of such amounts from
the party's concerned , traffic accounts office compiles monthly balance Sheet
commonly known as “Accounts office Balance Sheet " . The account office Balance Sheet
is compiled separately for Coaching and goods transactions. It is shown on the debit side
the amount due against carriage, bills and miscellaneous bills where as credit side will
show the amount realized or adjusted and amount unreleased and un-adjusted in
connection with such bills.

ACCOUNTS FACULTY
122
भंडार लेखा
अभ्यास सं्या-01 ए
भंडार लेखा िाखा के मु्य कर्त्तव्य :
01.दानयत्वों का निपटारा -
क) पूर्त्र्त्त आदेिों की जााँच करिा ।
ख) पूर्त्र्त्तकर्ात के निलों की जााँच करिा ।
ग) भंडार के संिंध में अन्खय सरकारी नवभागों द्वारा प्राप्त डेनवट का समायोजि करिा ।
02. मूलयांकि खार्ें का अिुरक्षण करिा ।
क) व्हाउचरों की निरंर्रर्ा की जााँच करिा र्था प्रानप्त एवं निगतम व्हाउचरों की जााँच करिा ।
ख) व्हाउचरों का मूलयांकि करिा ।
ग) व्हाउचरों को मूलयांकि खार्े में दजत करिा ।
घ) मूलयांकि खार्ों की समीक्षा करिा ।
च) मूलयांकि खार्े का सांनखकीय खार्े से एवं सामान्खय पुस्र्कों के साथ समाधाि करिा ।
03. भंडार मूलयों की वसूली करिा ।
क) अन्खय सरकारी नवभागों, दूसरी रेलों र्था अपिी रेलवे के अन्खय नवभागों से भडार मूलयों के नलए प्राप्त
डेनवड का समायोजि करिा ।
ख) िेचे गए भंडार के मूलयों की वसूली करिा ।
04. भंडार के संिंध में लेखों का अिुरक्षण करिा एवं नवनवध प्रकार के नववरणों को मु्यालयों को भेजिा
1
क) नवनभन्न भंडार संिंधी व्यवहारों का लेखा-जोखा रखिा ।
ख) सहायक रनजस्टरों का अिुरक्षण करिा।
ग) नवनभन्न प्रकार के नववरण र्ेयार करिा ।
घ) खरीद लेखा ,निक्रय लेखा ,भंडार का स्टॉक खार्ा आदद भंडार उच्चंर् लेखों का अिुरक्षण करिा ।
च) भंडार सत्यापि ।
भंडार नवभाग का प्रिासि मु्य भडार नियंत्रक के अनधि कायत करर्ा है । मु्य भडार नियंत्रक यह
महाप्रिंधक के अनधि भंडार नवभाग के नवभाग प्रमुख के रूप में कायत करर्ा है । भंडार नवभाग का प्रमुख
कर्त्तव्य यह होर्ा है दक रेलवे की भंडार की खरीद के मामले में आवश्यक्ता निनिर् करिा और आवश्यक
भंडार को कु िलर्ा पूवतक जलद-से-जलद एवं कम-से-कम लागर् में प्राप्त करिा और भडार की खरीद के
समय सरकार द्वारा जारी की गई क्रय -िीनर् का समुनचर् पालि करिा इत्यादद ।
मु्य भडार नियंत्रक यह देखिे के नलए भी नजम्मेदार होर्ा है दक भंडार की प्रानप्त भंडार का स्टॉक करिे
की प्रणाली एवं समय-समय पर भंडार का निरीक्षण करिे की व्यवस्था करिा और यह भी देखिा की
भंडार का स्टॉक करर्े समय उनचर् सुरक्षा व्यवस्था उपलब्ध है अथवा िहीं ।

131
मु्य भडार नियंत्रक अन्खय कायतकारी अनधकाररयों द्वारा प्राप्त भंडार संिंधी मांगों को ध्याि में रखर्े हुए
समय-समय पर सभी कायतकारी अनधकाररयों को भंडार की आपूर्त्ीर् ﾠ करिे के नलए नजम्मेदार होर्े हैं ।
भंडार नवभाग के व्यवहारों की आंर्ररक जााँच करिे के नलए नव.स.एवं.मू.ले.अ. (कारखािा एवं भंडार )
के अनधि उप-मु्य नव.स.एवं.मू.ले.अ. भंडार के अध्यक्षर्ा में भडार लेखा िाखा कायत करर्ी है । यह
भंडार लेखा िाखा भंडार के निगतम प्रानप्त एवं स्टॉक के संिंध में प्रारं नभक व्हाउचरों की जााँच करिे सनहर्
नवनवध नववरणों को र्ैयार करिे के नलए भी नजम्मेदार होर्ी है । साथ ही साथ सभी भंडार नडपुओं में
पड़े हुए भंडार का भंडार सत्यापि करिे की नजम्मेदारी भी इस भंडार लेखा िाखा की होर्ी है ।
अभ्यास सं्या 01.-िीﾠ
01. स्थािीय क्रय आदेि : स्थािीय क्रय आदेि यह भंडार नवभाग के अनधकारी द्वारा भंडार की पूर्त्र्त्त
कर्ात के िाम पर जारी दकया जार्ा है । इस आदेि में ददए गए िर्ों के अिुसार एवं िमूिों के
अिुसार आदेि में नलनखर् नर्नथ र्क भंडार की पूर्त्र्त्त कर्ात द्वारा भंडार की आपु्र्ी करिा आवश्यक
होर्ा है । सामान्खयर्: क्रय आदेि की छ: प्रनर्नलनपयााँ जारी की जार्ी है नजसमें से एक प्रनर्नलनप
भंडार नवभाग में ररकॉडत के रूप में रखी जार्ी है दूसरी प्रनर्नलनप भंडार के पूर्त्र्तकर्ात फमत को दी
जार्ी है । र्ीसरी प्रनर्नलनप भंडार के प्राप्त करिे वाले की होर्ी हे । चौथी प्रनर्नलनप लेखा कायातलय
की होर्ी है , पााँचवी प्रनर्नलनप मु्यालय में नस्थर् भंडार लेखा कायातलय को होर्ी है र्था छठी
प्रनर्नलनप प्राप्त कर्ात अनधकारी के नियेंत्रण अनधकारी के पास भेजी जार्ी है । इि स्थािीय क्रय
आदेिों की लेखा कायातलय में निम्ननलनखर् पद्धनर्त् से जााँच की जार्ी है -
02. स्थािीय क्रय आदेि क्रमािुसार जारी दकए गए हैं अथवा िहीं ।
03. स्थािीय क्रय आदेि सक्षम अनधकारी द्वारा जारी दकया गया है अथवा िहीं ।
04. स्थािीय क्रय आदेि जारी करर्े समय सरकार के सवतमान्खय क्रय िीनर् का पालि दकया गया है
अथवा िहीं ।
05. जारी दकए गए क्रय आदेि में भंडार का ऐसा कोई मद िानमल िहीं है जो भंडार नवभाग से स्टॉक
में से आसािी से प्राप्त हो सकर्ा है ।
06. स्थािीय क्रय आदेि में ददखाए गए दर , सही है अथवा िहीं नपछली वार खरीद दकए गए भंडार
के दरों में कोई अिावश्यक अंर्र िहीं होिा चानहए ।
07. मंजूर दकए गए दर र्था िर्ें करार के अिुसार है अथवा िहीं ।
08. स्थािीय क्रय आदेि में कोई कॉट-छााँट या गलर्ी िहीं होिा चानहए ।
स्थािीय क्रय आदेि पर भंडार नवभाग के सक्षम अनधकारी के हस्र्ाक्षर होिा चानहए ।
प्रानप्त पची
01. भंडार नवभाग में माल प्राप्त होिे पर प्रानप्त अिुभाग द्वारा जो पत्र र्ैयार दकया जार्ा है उसे प्रानप्त
पची कहर्े हैं । इस प्रानप्त पची की पााँच प्रनर्नलनपयााँ ििाई जार्ी है नजसमें से एक प्रनर्नलनप ररकॉडत

132
की प्रनर्नलनप होर्ी है , दूसरी प्रनर्नलनप लेखा कायातलय की होर्ी है,र्ीसरी भ्ंंडार के पूर्त्र्त्त कर्ात
को दी जार्ी है ,चौथी प्रनर्नलनप लेजर सेक्िि को भेजी जार्ी है र्था पााँचवी प्रनर्नलप मूलयांकि
अिुभाग को दी जार्ी है । प्रानप्त पची पर लेखा कायातलय में निम्ननलनखर् जााँच की जार्ी है -
02. प्रानप्त पची में स्थािीय क्रय आदेि का क्रमांक एवं नर्नथ नलखिा चानहए ।
03. प्रानप्त पची पर स्थािीय क्रय आदेि के साथ जााँच कर ली गई है ,यह नलख्ंंिा चानहए ।
04. प्रानप्त पची में दर एवं मात्रा स्थािीय क्रय आदेि में नलखे गए दर र्था मात्रा के अिुसार होिा
चानहए ।
नवर्त्ीय दृनि से प्रानप्त पची सही होिी चानहए नजसमें कोई कााँट-छााँट र्था संिोधि िहीं होिा चानहए ।
पूर्त्र्त्तकर्ात के निलों की जााँच -
01. लेखा कायातलय में पूर्त्र्तकर्ात के निल प्राप्त होिे पर भुगर्ाि करिे से पहले लेखा कायातलय द्वारा
उिकी जााँच की जार्ी है । यह जााँच करर्े समय निम्लनलनखर् िार्ों पर ध्याि ददया जािा चानहए
।
02. पूर्त्र्त्तकर्ात के निल की क्रय रनजस्टर में क्रेनडट की र्रफ की गई प्रनवनि के साथ जााँच कर लेिा चानहए
र्था निल को भुगर्ाि के नलए पाररर् करिे से पहले क्रय रनजस्टर में क्रेनडट प्रनवनि के सामिे प्रानप्त
पची के आधार पर डेनिड की र्रफ प्रनवनि कर लेिा चानहए ।
03. निल निनहर् प्रारूप में होिा चानहए ।
04. निल मूल प्रनर्नलनप में होिा चानहए र्था स्याही से नलखा होिा चानहए अथवा टंकनलनखर् अथवा
संगणक पद्धनर्त् से र्ैयार दकया जािा चानहए ।
05. निल पर पूर्त्र्त्तकर्ात के एवं भंडार नवभाग के अनधकारी के हस्र्ाक्षर होिा चानहए।
06. निल में कोई अप्रमानणर् संिोधि िहीं होिे चानहए ।
07. निल में नलखे गए दर मात्रा एवं सामग्री का वणति स्थािीय क्रय आदेि में नलखे गए वणति के अिुसार
होिा चानहए ।
08. भंडार की खरीद सक्षम अनधकारी द्वारा की गई है अथवा िहीं यह देखिा चानहए ।
09. भंडार के स्टॉक के मद िाजार से िहीं खरीदिे चानहए ।
10. निल में ददए गए आाँकड़े अंकों में र्था िब्दों में प्रमानणर् होिे चानहए ।
11. निल के साथ प्रानप्त पची भेजी जािी चानहए र्था उस पर दकए गए हस्र्ाक्षर लेखा-नवभाग में रखे
गए िमूिा हस्र्ाक्षर के साथ नमलिे चानहए ।
12. निल में अनर्ररक्त प्रभार यदद कोई लगाए गए हो र्ो वह करार के अिुसार होिे चानहए ।
पूर्त्र्तकर्ात से यदद कोई रकम की वसूली करिी हो र्ो निल पास करर्े समय ऐसी रकम की वसूली की
जािी चानहए ।
01. पूर्त्र्त्तकर्ात को दुिारा भुगर्ाि ि हो इसनलए निम्लनलनखर् िार्ों पर ध्याि देिा भी आवश्यक होर्ा
है -

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02. पूर्त्र्त्त कर्ात को दुिारा भुगर्ाि ि होिे के उद्येश्य से भुगर्ाि दकए गए सभी निलों का नववरण
स्थािीय क्रय आदेि पर नलखा जार्ा है और इसको ध्याि में रखा जार्ा है दक आदेनिर् मााँग से
अनधक भंडार की आपूर्त्र्त्त िहीं की गई है ।
03. निल के साथ भेजे गए प्रानप्त आदेि की प्रनवनियााँ स्थािीय क्रय आदेि के साथ की जार्ी है और
प्रानप्त पची पर नलखा जार्ा है दक स्थािीय क्रय आदेि के साथ जााँच दकया गया है और क्रय आदेि
पर यह नलखा जार्ा है दक प्रानप्त पची क्रमांक ------------- के द्वारा प्राप्त दकए गए भंडार का
भुगर्ाि ए. व्ही.06 क्रमांक ............. नर्नथ .................. एवं सी.ओ.07 क्रमांक ............नर्नथ
................ के अुिसार पाररर् दकया गया है ।
04. निल में ददखाई गई रकम खरीद लेखा पंजी के संिंनधर् पूर्त्र्त्त कर्ात के खार्े में क्रेनडट प्रनवनि के साथ
सत्यानपर् की जार्ी है और जमा रानि के सामिे िामे की र्रफ रानि नलखी जार्ी है ।
05. सी.ओ.07 पर हस्र्ाक्षर करर्े समय संिंनधर् अनधकारी द्वारा ए.व्ही.06 पर दकया गया पृिांकि
काट ददया जार्ा है ।
सी.ओ.07 का रेफरेंस ए.व्ही.06 रनजस्टर में नलखा जार्ा है ।
अभ्यास सं्या 02 ए एवम िी
खरीद लेखा- पंजी :
सामान्खयर्: रेलवे में माल की खरीद पहले की जार्ी है और भुगर्ाि िाद में दकया जार्ा है इसनलए समय-
समय पर दकए जािे वाले खरीद व्यवहारों को दजत करिे के नलए र्था दकर्िे व्यवहारों में भुगर्ाि करिा
अभी िाकी है यह देखिे के नलए खरीद लेखा-पंजी का अिुरक्षण दकया जार्ा है ।
भंडार की प्रानप्त ठीक र्रह से होिे के िाद भंडार नडपों के प्रानप्त नवभाग द्वारा एक प्रानप्त पची र्ैयार की
जार्ी है । इस प्रानप्त पची के आधार पर खरीद लेखा-पंजी का अिुरक्षण दकया जार्ा है । प्रानप्त पची की
एक प्रनर् नलनप लेखा -कायातलय को भेजी जार्ी है नजसके आधार पर पूर्त्र्त्तकर्ात को भुगर्ाि दकया जार्ा
है , जि माल प्राप्त होर्ा है र्ि इस रनजस्टर में संिंनधर् पूर्त्र्त्तकर्ात का खार्ा खोला जार्ा है उस खार्े में
जमा की र्रफ प्रनवनि की जार्ी है । जि निल का भुगर्ाि दकया जार्ा है र्ि इस रनजस्टर में संिंनधर्
जमा प्रनवनि के सामिे िामे की र्रफ प्रनवनि की जार्ी है और पूर्त्र्त्तकर्ात का निल पाररर् दकया जार्ा है
। इस रनजस्टर में के वल उसी समय पहले िामे प्रनवनि की जार्ी है जि कु छ नविेष िर्ों के आधार पर
पूर्त्र्त्तकर्ात को अनग्रम भुगर्ाि कर ददया जार्ा है अन्खयथा इस रनजस्टर में हमेिा जमा िेष होर्ा है जो
यह ददखार्ा है दक माल प्राप्त हुआ है लेदकि भुगर्ाि करिा अभी िाकी है।
सांन्यकीय खार्ा:
01. भंडार की प्रानप्त र्था िेषों का ररकॉडत रखिे के नलए भंडार नडपों से संलग्न एक महत्वपूणत अिुभाग
होर्ा है नजसे खार्ा अिुभाग कहर्े हैं । इस खार्ा अिुभाग में एक भंडार का खार्ा अिुरनक्षर् दकया

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जार्ा है नजसे भंडार का खार्ा अथवा भंडार का सांन्यकीय खार्ा कहर्े हैं । इस खार्े में र्ीि
नवभाग होर्े हैं -
02. नडपों में नस्थर् भंडार के नलए आवक मााँगों का आरक्षण ददखािे वाला नववरण
03. प्रानप्त, निगतम एवम िेषोंका नववरण
माल के आपूर्ी के नलये जारी दकये गये आदेिों का नववरण
मेलयांकि खार्े
भंण्डार लेखा िाखा व्दारा अिुरनक्षर् दकया जािे वाला यह एक महत्वपुणत रनजस्टर होर्ा है। इसमे भंडार
के सभी मामलो से संिंनधर् प्राप्ती, निगतम एवम िेषों के साथ उिका मुंलयांकि ररकाडत भी रखा जार्ा है।
नडपो मे रखे गये लेजर खार्ा अथवा सांनखकीय खार्े का संदभत देर्े हुए मुलयाकि खार्े भंडार के वगत
क्रमािुसार अिुरनक्षर् दकये जार्े है। भ्रंडार के प्रानप्त, निगतम एवम िेष के व्यवहारोंके पररणाम वाउचरोंके
आधारपर दजत दकये जार्े है। सभी वाउचर इस अिुभा् ग मे प्राप्त होर्े है उिका कोडींग दकया जार्ा है।
मूलयाकि भी दकया जार्ा है। ऐसे वाउचसत संं्गणक को भेजे जार्े है। आजकल मुलयाकि खार्े का
अिुरक्षण संगणक व्दारा दकया जार्ा है।
मुलयाकि खार्े के अिुरक्षण मे निम्ननलनखर् प्रणाली िानमल होर्ी है।
1. वाउचरोंकी प्राप्ती एवम जााँच र्था उिका मलयांकि

2. नडपो अनधकारी के सुचिा अिुसार िये खार्े खोलिा या िन्खद करिा एवम सभी खार्ों का समाधाि
करिा।
3. मुलयांकि खार्ो मे दजत दकमर्ो मे समय समय पर संिोधि करिा।
4. मुलयाकि खार्ों का सांनखदकय खार्ों के साथ एवम सामान्खय पुस्र्कोंके साथ समाधाि करिा।
आपर्त्ी जिक मदोंका निपटारा करिे हेर्ू उनचर् कारवाई करिा।
6. भण्डार मुलयों की वसुली करिा एवम नवनवध लेखों का अिुरक्षण करिा।
क) डेनवट रेज करिा - जि भंडार नडपो से कोई भंडार मरम्मर् एवं अिुरक्षण कायत के नलए जारी दकया
जार्ा है अथवा कारखािे में भेजा जार्ा है र्ि भंडार का स्टॉक खार्ा इस लेखा िीषत को जमा की र्रफ
प्रनवनि की जार्ी है और संिंनधर् कारखािा उत्पादि उच्चंर् लेखा िीषत को िामे दकया जार्ा है । जि
कायत पूरा हो जार्ा है और संिंनधर् नवभाग को अथवा संिंनधर् मंडल को हस्र्ांर्ररर् कर ददया जार्ा है
र्ि उस नवभाग अथवा मंडल के िाम से डेनिट रेस दकया जार्ा है । ऐसे व्यवहारों का समायोजि करिे
के नलए ट्ांस्फर नडनवजिल िाम के लेखा-िीषत खोले जार्े हैं और ऐसे डेनिट रेज करिे के नलए ए.टी.डी.
अथवा ए.टी.सी. ििाए जार्े हैं । इि व्यवहारों को इन्खट्ा रेलवे व्यवहार कहर्े हैं ।

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जि दकसी दूसरी रेलवे को डेनवड रेज करिा आवश्यक होर्ा है र्ो ऐसे समय भी ए.टी.डी. ििाई
जार्ी है जो मु्यालय के माध्यम से संिंनधर् रेलवे को भेजी जार्ी है । इि व्यवहारों को इन्खटर रेलवे
व्यवहार कहर्े हेंैंं ।
अभ्यास सं्या : 03 िी
ख) िेचे गए भंडार मूलयों की वसूली - िेचे गए भंडार मूलयों की वसूली पर निगरािी रखिे के नलए
पूाँजीगर् 7140 इस लेखा िीषत का अिुरक्षण दकया जार्ा है । जि रेलवे को िेचे गए भंडार का मूलय
अनग्रम रूप से प्राप्त होर्ा है र्ि इस लेखा-िीषत को पहले जमा की र्रफ प्रनवनि होर्ी है । सामान्खय र्ौर
पर जि भंडार िेचा जार्ा है र्ि भडार का स्टॉक खार्ा इस खार्े को जमा की र्रफ प्रनवनि करर्े हुए
भंडार का निक्रय खार्ा इस लेखा-िीषत को िामे की र्रफ प्रनवनि होर्ी है । जि भंडार मूलयों की वसूली
की जार्ी है र्ि रोकड़ खार्े को िामे र्था भंडार के निक्रय खार्े को जमा की र्रफ प्रनवनियााँ की जार्ी
है । इस खार्े के अिुरक्षण से लेखा-अनधकारी को िेचे गए भंडार मूलयों की वसूली पर निगरािी रखिे के
नलए आसािी होर्ी है ।
अभ्यास सं्या: 03 सी
01. ग) नवनभन्न लेखा िीषतकों के अंर्रगतर् भंडार लेखों का अिुरक्षण - नवनभन्न भंडार व्यवहारों का लेखा
-जोखा रखिे के नलए भंडार लेखा िाखा द्वारा नवनभन्न प्रकार के उच्चंर् लेखा िीषों का अिुरक्षण
दकया जार्ा है । यह उच्चंर् लेखािीषत निम्लनलनखर् होर्े हैं -
02. पूाँजीगर् 7110 भंडार का क्रय खार्ा !
03. पूाँजीगर् 7140 भंडार का निक्रय खार्ा ।
04. पूाँजीगर् 7160 भंडार का स्टॉक खार्ा ।
05. पूाँजीगर् 7210 कारखािा उत्पादि उच्चंर् खार्ा ।
06. पूाँजीगर् 7180 भंडार समायोजि खार्ा ।
पूंंाँजीगर् 7310 नवनवध पेिगी अनग्रम ।
अभ्यास सं्या: 04 ए
01. सहायक रनजस्टरों का अिुरक्षण

मूलयांकि खार्े में प्रनवनियााँ - मूलयांकि खार्े के अिुरक्षण में निम्लनलनखर् प्रदक्रया िानमल होर्ी है ।

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i) समूह ए .
ii) प्रानप्त एवं निगतम व्हाउचरों की जााँच र्था उसे संगणक नवभाग को भेजिा ।
iii) िीयर् कालों के आधार पर व्हाउचरों की सूनचयााँ र्ैयार करिा र्था उन्खहें संगणक को भेजिा ।
iv) नडपों अनधकारी की सूचिा के आधार पर िए खार्े खोलिा अथवा पुरािे खार्ों को िंद करिा
।
v) संगणक द्वारा ििाए गए डाटा को चेक करिा /
संगणक की सहायर्ा से मूलयांकि खार्े का अिुरक्षण करिा ।
i) समूह िी -
ii) ऐसे खार्ों के व्हाउचरों को दुिारा जााँच करिा नजिमें की अनियनमर् िकाया है अथवा संगणक
द्वारा नजन्खहें अस्वीकृ र् कर ददया है ।
छपे हुए मूलयांकि खार्े की जााँच करिा र्था अनियनमर् िकाया के व्यवहारों को नियनमर् करिे के नलए
कायतवाही करिा ।
i) समूह सी -
ii) दरों में संिोधि करिा ।
मूलयांकि खार्े की समीक्षा करिा ।
उपरोक्त कायों को मूलयांकि खार्ा अिुभाग द्वारा सही र्रीके से योजिापूवतक संपन्न करिा चानहए ।
अभ्यास सं्या : 04 िी
नववरणों को भेजिा -
भंडार लेखा िाखा का यह भी एक प्रमुख कर्त्तव्य होर्ा है दक रेलवे िोडत द्वारा मााँगे गए नवनभन्न प्रकार
के नववरणों को र्ैयार करिा र्था उनचर् समय पर ऐसे नववरणों को रेलवे िोडत को भेजिे की व्यवस्था
करिा । रेलवे िोडत से प्राप्त निनध का िंटवारा करिा और प्राप्त निनध का नवनियोजि के संिंध मंंेंं रेलवे
िोडत को समय-समय पर उनचर् नववरणों को भेजिा र्था प्राप्त निनध एवं प्रत्यक्ष व्यय में यदद कोई अंर्र
हो र्ो उसके नलए रेलवे िोडत को स्पिीकरण भेजिा ।
भंडार उच्चंर् लेखा िीषत -
क) पूाँजीगर् 7110 भंडार का क्रय खार्ा - खरीद लेखा भंडार के क्रय संिंधी दानयत्व के लेखा-जोखा की
नजम्मेदारी भंडार लेखा कायातलय की होर्ी है । उपर नलखे हुए उच्चंर् िीषत अिुरनक्षर् करके भंडार संिंधी
लेखा-जोखा र्था भुंूगर्ाि दानयत्व का निपटारा दकया जार्ा है ।
भंडार खरीद के व्यवहारों में नजिका भुगर्ाि िाद में दकया जार्ा है । इस उच्चंर् खार्े में जमा की र्रफ
एवं भंडार उच्चंर् खार्े के िामे की र्रफ खरीदी गई भंडार की कीमर् नलखी जार्ी है । जि प्राप्त भंडार
सामग्री को नडपों में स्टोर करिा होर्ा है , यदद भंडार सामग्री निमातण कायत पर जारी की गई है र्ो अंनर्म
लेखा िीषत को िामे दकया जार्ा है । जहााँ भंडार प्राप्त होिे के पहले अनग्रम भुगर्ाि के रूप में 90 प्रनर्िर्

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भुगर्ाि दकया गया है । वहााँ इस उच्चंर् खार्े को पहले िामे दकया जार्ा है और नडपो द्वारा भंडार की
प्रानप्त होिे पर प्रानप्त पची र्ैयार करिे के िाद और लेखा-कायातलय को भेजिे के िाद इस उच्चंर् िीषत के
जमा की र्रफ व्यवहार का मूलय नलखा जार्ा है ।
अभ्यास सं्या:05 ए
पूंंजीगर् 7140 भंडार का निक्रय -
िेचे गए भंडार सामग्री का नहसाि-दकर्ाि रखिे के नलए और प्राप्त धिरानि का जमा लेखा करिे के
नलए इस उच्चंर् िीषत का अिुरक्षण दकया जार्ा है । जि भंडार सामग्री का निक्रय दकया जार्ा है र्ो इस
िीषत के िामे की र्रफ िेचे गए भंडार सामग्री की कीमर् नलखी जार्ी है र्था भंडार उच्चंर् िीषत 7160
भंडार खार्ा के जमा की र्रफ रानि नलखी जार्ी है । जि रकम वास्र्व में वसूल की जार्ी है इस खार्ा
के अिुरक्षण के नलए यह देखा जार्ा है दक भंडार सामग्री की निक्री सक्षम प्रानधकारी की स्वीकृ नर् से की
गई है र्था अन्खय प्रभार जैसे- वाहि भाड़ा आदद नियमों के अिुसार वसूल दकया गया है ।
अभ्यास सं्या 05 िी
पूाँजीगर् 7160 भंडार का स्टॉक-
यह उच्चंर् लेखा िीषत इंजीनियररं ग एवं सामान्खय भंडार से संिंनधर् लेखा-जोखा करिे के नलए अिुरनक्षर्
दकया जार्ा है । उपर नलखे गए उच्चंर् खार्ों की 7110,7140 क्रय लेि-देिों से िामे नलखा जार्ा है और
निक्रय या मरम्मर् कायत के नलए जारी दकए गए भंडार से इस खार्े को जमा दकया जार्ा है । इस खार्ों
का िेंष हमंिा िामें िेष होंर्ा है जो यह ददखार्ा है की भंडार के स्टाक मे िचे भंडार का मुलय दकर्िा
है। भंडार का स्टाक खार्ा यह भंडार उचन्खर् लेखा निषो के अन्खर्गतर् अिुरनक्षर् दकया जािे वाला सिसे
महत्व पुणत उचंर् लेखा निषत होर्ा है।
इस उचंर् लेखा निषत को प्रमुख नर्ि भागों मे अिुरक्षीर् दकया जार्ा है।
1) नडपो अन्खर्रण
2) उचन्खर् भंडार
चलीर् भंडार (स्टोअसत इि ट्ानन्खजट अकाउं ट)
पुनजगर् उचंर् 7210 कारखािा उत्पादि उचंर् लेखा
कारखािेमे होिे वाले सभी व्यय से यह उचंर् लेखा निषत िामे दकया जार्ा है। और जि कारखािेमे कोई
भी कायत पुरा हो जार्ा है और उसके नलये संिंनधर् लेखा अनधकारी व्दारा डेनिट रेज कर ददया जार्ा है
। और यह डेनिट संिंनधर् अनधकारी व्दारा नस्वकार कर नलया जार्ा है। र्ि इस उचंर् लेखा निषत को
जमा दक र्रफ प्रनवष्ठीया दक जार्ी है। इस उचंर् लेखा निषत का िेष हमेिा िामे िेष रहर्ा है। और वह
यह दिातर्ा है दक , दकर्िा पैसा वसूल करिा िाकी है नजसके नलये कारखािेमे कायत संपन्न हुवा है।और
दकर्िा कायत कारखािेमे अभी िकाया पडा है नजसपर पैसा खचत हो चुका है।

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पुनजगर् 7310 नवनवध अग्रीम
जि कोई भंडार दकसी अन्खय रेलवे को जारी दकया जार्ा है अथवा उधार ददया जार्ा है। र्ि भंडार के
स्टाक खार्े को जमा करके इस उचंर् लेखा निषत को िामे दकया जार्ा है। जि उस रेलवे व्दारा भंडार
वापस दकया जार्ा है । अथवा डेनिट नस्वकार दकया जार्ा है र्ि इस लेखा निषत को जमा दकया जार्ा
है। ठे केदारोंको फे निके िि के नलये जि भंडार ददया जार्ा है । उसका जमालेखा भी इसी लेखा निषत के
अन्खर्गतर् दकया जार्ा है। सामान्खयर्ा: इस लेिा निषत का िेष हमेिा िामे िेष ददखार्ा है। जो यह
दिातर्ा ह ंैकी दकर्िा भंडार दुसरी रेलों को अथवा ठे केदारों को ददया गया है।
नवनवध पेिगी
ठे केदारोंसे अथवा निनवदा कर्ातओ से वसुल दक जािे वाली रािी इस लेखा निषत को िामे दक जार्ी है।
जि ऐसी रािी संिंधीर् ठे केदारों को वापस लौटायी जार्ी है र्ि इस लेखा निषत को जमा दक र्रफ
प्रनवनि दक जार्ी है।
पुंनजगर् 7180 भंडार समायोजि लेखा
देंैिंददि कायत करर्े हुए नवनभन्न कारणों से भंडार के िेषोंमे पाये गये अन्खर्र का समायोजि करिे के
उद्देष्य से इस लेखा निषत का अिुरक्षण दकया जार्ा है। इस लेखा निषत को निम्ननलनखर् र्रीके से नर्ि
भागो मे अिुरनक्षर् दकया जार्ा है।
(ए) भंडार के प्रत्यक्ष स्टाक र्था लेजर के अिुसार ददखाये गये भंडार के स्टाक मे जो अंन्खर्र पाया जार्ा
है। उसका समायोजि इस भाग मे दकया जार्ा है। एंंेंंसा अन्खर्र भंडार के लेखा सत्यापि के कारण
ध्याि मे आर्ा है। अथवा नवभानगय भंडार सत्यापि के दौराि भी ध्याि मे आ सकर्ा है।
(िी) िाजार मुंलयों मे पररवर्ति के कारण लेजर के अिुसार आिेवाला भडार का मुलय व भंडार का
प्रत्यक्ष मुलय इसमे पाये गये अन्खर्र का समायोजि इस भाग मे दकया जार्ा है।
(सी) अन्खय कारणोंसे भंडार मे पाये गये अन्खर्र का समायोजि इस भाग मे दकया जार्ा है। जैसे दक आग
से हािी, चोरी से हािी अथवा ित्रु के आक्रमण से हािी ईत्यादी।

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उपरोक्त कारणोंसे भंडार मे जो अन्खर्र पाया जार्ा है । उस अन्खर्र से भंडार का स्टाक खार्ा इस लेखा
निषत को जमा दक र्रफ प्रनविी दक जार्ी है। और भंडार समायोजि लेखा इस लेखा निषत को िामे
दकया जार्ा है। इसनलये इस लेखा निषत का िेष हमेिा िामे िेष होर्ा है। जो यह ददखार्ा है दक
दकर्िा भंडार कम हुवा है। इस लेखा निषत को प्रत्येक अधतवषत मे निपटाया जार्ा है। इसे निपटािे हेर्ू
महाप्रिंधक के आदेिािुसार कन्खजुममंग नवभागो को डंनिट रेज दकया जार्ा है।
नवनवध पेिगी अग्रीम :-
दुसरी रेलों से उधार नलये गये भंडार का लेखा जोखा रखिे हेर्ू इस लेखा निषत का अिुरक्षण दकया
जार्ा है। इस लेखा निषत को इस भंडार के मुलय से जमा दकया जार्ा है। और भंडार का स्टाक खार्ा इस
लेखा निषत का िामे दकया जार्ा है। जि एैसा भंडार वापस लौटाया जार्ा है र्ि इस लेखा निषत को
िामे दकया जार्ा है ।और इस लेखा निषत का निपटारा दकया जार्ा है।
भंडार सत्यापि
भंडार नडपुओ मे रखे गये भंडार का एवम अन्खय नवभानगय अनधकारीयों के कायातलयो मे रख्रे गये सभी
भंडार का लेखा भंडार सत्यापको व्दारा सत्यापि करिेके मु्य उद्देि निम्ननखर् होर्े है।
1) भंडार से संिंनधर् रखे गये लेजर मे जो भंडार का िेष ददखाया गया है वह िेष र्था भंडार का
प्रत्यक्ष िेष सभी वणतिो सहीर् एवम मात्रा सहीर् िरािर है अथवा िही यह देखिा।
2) भंडार का अनर्ररक्त अथवा अिनधकृ र् स्टाक िही है यह प्रमानणर् करिा।
भंडार दक प्राप्ती, निगतम अथवा स्टाक रखिेकी प्रदक्रया िरािर अपिायी गयी है अथवा िही यह
देखिा।
उपरोक्त उद्देिोंकी पुर्ी के नलये लेखा भंडार सत्यापको व्दारा भंडार नडपुओ मे रखे गये भंडार एवम
अन्खय कायातलयोंमे रखे गये सभी भंडार का सत्यापि निम्ननलनखर् पध्दनर्से दकया जार्ा है।
1. भंडार नडपुओमे रखे गये सामान्खय भंडार का सत्यापि सामान्खयर्: साल मे एक िार होिा आवश्यक
होर्ा है।
2. कायतस्थल सामग्री एवम उचंर् भंडार का सत्यापि दो साल मे एक िार होिा चाहीये।
मनििरी एवम संयंत्रो का सत्यापि नर्ि वषोमे एक िार होिा चाहीये।

140
उपरोक्त निदेंिों के अलावा भंडार का लेखा सत्यापि करर्े समय एवम उस संिेध मे वार्त्षतक कायतक्रम
र्ैयार करर्े समय निम्ननलनखर् निदेिों का पालि भी करिा चाहीये।
भंडार सत्यापि का कायतक्रम निम्ननलनखर् र्ालीका के अिुसार करिा चाहीये।
क्लास भंडार का उपयोनगर्ा मुलय सत्यापि दक अवनध
ए वार्त्षतक उपयोनगर्ा मुलय 125000 से अनधक एक वषत मे दो िार

िी वार्त्षतक उपयोनगर्ा मुलय 20000 से अनधक वषत मे एक िार
एवम 125000 र्क
सी वार्त्षतक उपयोनगर्ा मुलय 20000 रु से कम दो वषत मे एक िार
डी नपछले 12 माह मे उपयोग मे ि लाया गया वषत मे एक िार
भंडार
नव.स. एवम मु.लें.अ. व्दारा उपरोक्त र्ानलका मे िदलाव दकया जा सकर्ा है।नजसके नलये महाप्रिंधक
दक पुवत अिुमनर् लेिा आवश्यक होर्ा है।
जि भंडार सत्यापक दकसी भी भंडार नडपो मे जार्ा है र्ो उसिे अपिे साथ एक दफलड िुक लेकर जािा
चाहीये। भंडार नडपो मे जाकर पहले लेजर के अिुसार आिेवाले िेषों की जााँच करिी चाहीये और
उसके अिुसार आिेवाले िेषोंको अपिे दफलड िुंक मे उर्ार लेिा चाहीये । इसके पिार् भंडार के स्टाक
धारक के समक्ष भंडार का सत्यापि करिा चाहीये और सत्यापि के परीणाम दफलड िुक मे दजत करिा
चाहीये । जि भंडार का प्रत्यक्ष िेष लेजर मे ददखाये गये िेष से कम होर्ा है र्ि लेखा भंडार सत्यापक
व्दारा भंडार सत्यापि पत्र र्ैयार दकया जार्ा है।
भंडार नडपो का लेखा भंडार निरीक्षक व्दारा भी निरीक्षण दकया जार्ा है । उिके व्दारा लेखा रटप्पणी
र्ैयार दक जार्ी है।
अभ्यास सं्या 8 िी एवम सी
भंडार सत्यापि पत्र नर्ि प्रनर्नलपीयोंमे ििाया जार्ा है। नजसमेसे दो प्रनर्नलपीयॉ संिंनधर् भंडार नडपो
के रक्षक को दद जार्ी है । र्था एक प्रनर्लीपी भंडार लेखा निररक्षक के कायातलय मे जमा दक जार्ी है।
नजसका निपटारा करिे दक नजम्मेदारी भंडार लेखा निरीक्षकों की होर्ी है।

141

142
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
STORES ACCOUNTS
Lesson No.1(a)
Main functions of stores accounts branch: -
1. Discharge of liabilities: -
(a) Check of L.P.O.
(b) check of supplier‟s bills.
(c) Adjustment of debit received from other government
dept./Railways.
2. Maintenance of Price Ledger:-

(a) Watching of continuity of vouchers for issue
and receipts.
(b) Pricing of vouchers
(c) Costing of vouchers in price Ledger.
(d) Review of prices Ledger.
(e) Reconciliation of price ledger with numerical
ledger and General Books.
3. Recovery of cost of stores:-

(a) Raising of Debits against various Departments
of home railways, other railway and other
government departments.
(b) Recovery of cost of stores sold.
4. Maintenance of Accounts and submission of returns :-

(a) Accountal of stores transactions under various
heads of accounts.
(b) Maintenance of subsidiary registers.
(c) Submission of returns.
(d) Maintenance of suspense accounts i.e.
purchases accounts sales accounts, etc.
(e) Stock Verification.
The Administration and control of stores on Zonal Railway is done by

C.O.S. who is working under General Manager. The duty of stores
department is to ascertain the need of the railways in the matter of
material and stores and to arrange for their procurement in the most
efficient, economical and expeditious manner possible, subject to
overall government policy of utilizing the general agencies of supplies
and disposal.
C.O.S. is responsible for receipt, inspection, stocking of stores and

material in various depots, for custody of stores, for issue to consuming
departments. The C.O.S. is responsible for procurements of stores on
requisitions received from various authorized officials.
The stores accounts branch of railways under F.A.&C.A.O. (W.S.T.) is
responsible for all the accounts work and the work of finance of stores
departments. Stores accounts branch is also responsible to check initial
ACCOUNTS FACULTY
123
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
documents of receipts and issues, compilation/preparation of periodical
returns and to verify effectively stores lying in depots as well as at site of
works.
Lesson No.1(b)
LOCAL PURCHASE ORDER: - It is an order placed by the stores

department on a vendor or supplier to supply the stores mentioned
therein on specified conditions. It is prepared in six copies. One copy
to supplier, second copy to the accounts office, third copy to stores
holder, fourth copy to C.O.S. and fifth copy to F.A. & C.A.0. (SAB) and
sixth copy for controlling officer of the consignee.
In the Accounts Office, the check of LPO is followed by check of Receipt

Order or Receipt Note and maintenance of purchases accounts register
CHECK OF LPO’S: -
In the Accounts Office the check of LPO‟s when received from the
C.O.S. is checked to see that: -
1) The continuity numbers of the Purchases Order is maintained and

there is no missing number.
2) The authority issuing the LPO‟s is competent to make purchases.
3) It is in order with the purchase policy of the government.
4) The purchase order does not include any item of stores required to
be purchases through ISD unless under emergency.
5) There is no unreasonable variation in the rates obtained from time to
time in respect of the same material.
6) The rates and other particulars are in accordance with the
agreement.
7) There are no erasures or over-writing and unattested correction in
the LPO.
8) The LPO is signed by an officer of stores department.
CHECK OF RECEIPT ORDERS (BY PL SECTION)
It is checked to see that: -
1) Number and date of R.O.is entered in the Purchase Order.

2) The rare and quantity are the same as shown in the Purchase Order.
3) The Receipt Order is endorsed “CHECKED WITH PURCHASE
ORDER”.
4) The calculations are correct.

ACCOUNTS FACULTY
124
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
Lesson No.1(c)
CHECKS OF SUPPLIERS BILLS
The following checks are exercised before suppliers bills are passed for
payments: -
1) The bill is verified with the corresponding credit appearing in the

purchases register in the accounts of supplier and corresponding
debit entry for the amount of bill passed is posted in the register. In
case no credit is received through RO the bill should be kept
pending till the receipt of such credit from the Depot (Except in case
90% advance payment as per agreement.).
2) The bill is prepared in Standard Form.
3) It is prepared in ink and marked Original.
4) It is sighed by the supplier as well as stores officer.
5) It does not contain unattested correction.
6) The rate, quantity specifications etc. shown on the bill is tallying with
those given in the LPO.
7) The purchases is made by the authority competent to purchases it.
8) The stock items should not be purchased locally.
9) The amounts are given in words and figures.
10) The receipt order is send along-with the bill is signed by the
competent authority and his specimen signature is tallies with the
records maintained in booking section.
11) Any extra charges claimed are accepted by the competent authority
and are in terms of agreement with the supplier.
12) All recoveries due to be made from the supplier have been correctly
made.
To see that no double payment is made to the supplier of the same item
and same supply order the following steps are taken: -
1) The particulars of the bill passed are entered on the LPO to avoid
double payment and watch that the supply of stores does not exceed
the quantity ordered.
2) The entries in there RO attached with the bill are checked with the
LPO and the RO endorsed with Remark “ checked with the LPO”
with red pen and defaced with the stamp “ stores supplied under RR
No------------- has been passed for payment vide AV6 No------------
DT--------- and CO7 No-----------DT-----------.
3) The amount of bill is compared with the credit in the purchase
register and the debit is entered against the entry in the register.
4) The Audit enfacement on the bill is crossed by the AO while signing
the C.O.7
5) Reference to the C.O.7 No should be given in the A.V.6 register.

ACCOUNTS FACULTY
125
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
Lesson No.2(a)(b)
Purchase accounts register
Generally the purchases are made first and payment is made afterward.
In order to record each transaction as it takes place purchase account
register is maintained by the stores Accounts Branch. On correct
receipt of the material by Stores Depot stores holder is to prepare a
Receipt Note or Receipt Order of which one copy is sent to Accounts
Office and the amount payable to the supplier is posted as credit in the
Purchase Accounts Register from the particulars available on the
Receipt Note. Separate pages are kept for transaction of each supplier.
When the bill for stores supplied is received, before passing the
payment it should be checked against credit in this register.
NUMERICAL LEDGER: -
These are maintained in depot ledger section to record receipts, issues and
balance of the stores. These are maintained in three parts.
Part: I: - Part I dealing with receipt, issue and balance which are posted from
R.O. and issue notes.
Part II: - Part II detailing with the reservation made for in carrying demands
against the stock available as well as demands pending against the stock still
to be received.
Part III: - Part III detailing the orders placed but material not supplied or
partially supplied.
Lesson No.2 (C)
PRICE LEDGER: -
These are the initial records maintained in the Stores Accounts Branch to
record all the stores transactions regarding issue and receipt of stores
wherein addition to numerical accounting of each transaction the monitory
value of each transaction is also given or recorded.
Price Ledger is maintained by classes of stores with the corresponding
numerical ledger in the Depot.
All receipts and other transaction of stores in the Depot are recorded through
vouchers, which are received in the Accounts Office from the Depot after the
transactions have been noted down in the Depot Ledger. These vouchers are
priced in the Accounts Office at the supplier‟s rate and posted in the price
ledger.
An Index of price ledger is also maintained which indicates: -
1. The receipt and check of vouchers and pricing the same.

ACCOUNTS FACULTY
126
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
2. Opening and closing of the ledger on the advice of the Depot Officer,
posting of ledger and preparation of reconciliation statement of the items
posted in the price ledger.
3. The revision of the rate and review of the ledger.
4. Reconciliation with numerical ledger.
5. The action taken by the Accounts office to secure clearance of items under
objection should be stated briefly but clearly in the column provided for the
purpose.
Lesson No.3(a)
RECOVERY OF COST OF STORES AND MAINTENANCE OF

ACCOUNTS:-
A) Raising of debits:- When the material issued to the workshop for use of the
same on repairs and maintenance of plant and equipment, it will be
credited to stores and stock account. The transfer workshop head will be
debited. On completion of the job, this will be transferred to concerned
division or department by raising of debit by the accounts department.
The transactions arising in the accounts of one accounting unit which are
adjustable in the accounts of another unit should be transferred to the later by
operating the head “ TRANSFER DIVISIONAL” and by issuing ATD/ATC.
These are known as “INTRA RAILWAY TRANSACTIONS”.
All transfer transactions between two railways will be adjustable by central

accounts office of that railway. These are known as “INTER RAILWAY
TRANSACTIONS”.
Lesson No.3(b)
B) Recovery of cost of stores sold:- The subhead 7140 and 7150 are
operated to record the transactions pertaining to sales. In case of cash
sale, auction sale or sale by tender, where the value of material sold by
the railway is received in advance of the actual issue of stores, the credit
to this head will appear earlier than the debit. The accountal will be done
by according credit to stores and debit to cash. In other cases i.e direct
sale to other railways or Govt. department, the debit will appear first by
credit to stores. The credit will be received through “TRANSFER CREDIT”
or exchange of debit to “TRANSFER RAILWAYS”. This procedure will help
Accounts officer to recover the cost of stores sold.
Lesson No.3(C)
C) Accountal of stores in various heads of accounts:- The Accountal of

transactions connected with stores, certain suspense head registers are
maintained in the Accounts office. These are known as „Suspense
Registers‟. The same are as under:-
i) Capital - 7110 – Purchases imported.

ACCOUNTS FACULTY
127
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
ii) Capital - 7120 – Purchases indigenous.
iii) Capital – 7130 – Purchases through DGS & D.
iv) Capital - 7140 – Sales other than fuel.
v) Capital - 7150 – Sales fuel.
vi) Capital – 7160 – Stores.
vii) Capital - 7170 – Stores in transit.
viii) Capital – 7180 – Stock Adjustment Account.
ix) Capital – 7300 – Miscellaneous advances.
Lesson No.4(a)
MAINTENANCE OF SUBSIDIARY REGISTER:-
1) Posting of price ledger:- The maintenance of price ledger of stores

involves different groups of operation.
Group A :-
i) The receipts and check of vouchers and forwarding the same to

data center.
ii) Periodical listing of transactions and forwarding the same to data
center.
iii) Opening and closing of price ledger as advised by the depot officer
after due check.
iv) Checking of punched data as per data processing procedure.
v) Accurate and timely maintenance of price ledger through EDP
Center.
Group B:-
i) Scrutiny of all unmatched vouchers, vouchers causing irregular

balance items and other rejected vouchers and their clearance.
ii) Scrutiny of printed ledgers for abnormal and unreasonable results
and their elimination.
Group C:-
i) Revision of rates.
ii) Review of price ledger.
The operation detailed above should be carefully planned and the work
should be done accurately.
Lesson No.4(b)
2) Submission of returns:- Various reports to the Railway Board are

submitted in these returns. The actual disbursements during the period
against each sanctioned grants and non-budgeted items of disbursements
in the prescribed form should be submitted. The Railway Board will
scrutinize to see the progress of cash expenditure vis-à-vis the
authorization so that the Railway Administration may be cautioned against
ACCOUNTS FACULTY
128
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
the possibility of over stepping the authorized limits. Any variation shall
also be explained.
STORES SUSPENSE ACCOUNTS: -
Lesson No.4(c)
(A) Capital Suspense 7110 Stores Purchases Accounts :-
This suspence head is maintained to watch the progress of the booking of

liabilities for purchase of stores on credit and the extant to which these
liabilities have been liquidated, either by cash payment or by receipt of
transfer of debits.
The credit under this head shall appear first by debiting Capital 7160
(stores in stock) in case materials are stocked in Depot or by debiting the
final head of account in case the stores issued to the work or for
consumption on the maintenance work.
But in case where 90% payment is made in advance pending receipt of

stores, the debit will be appearing first in purchase account. This
suspense head of a/c will generally show the credit balance, which
represent the cost of material yet to be paid.
Lesson No.5(a)
(A) Capital Suspense 7140 Stores Sales Accounts:-

This suspense head is maintained to keep a record of value of materials
sold and to watch the progress of realization of the value either by cash or
by receipt of credit. The value of material sold is debited to this head by
credit to Cap. 7160(Stores in stock) or by credit to the head by debiting the
cash in case of value received in cash or by crediting party‟s account in
case credit is received from receiving party. In maintaining the suspense
head of account it should be seen that sale of stores has been made with
the sanction of the sanctioning authority and that all prescribed charges
such as freight, incidental and supervision charges are recorded according
to rules in force. This suspense head always shows debit balance, which
represents that the amount of material sold is yet to be realized.
Lesson No.5(b)
(B) Capital suspense 7160 (Stores in stock Account.)

The value of stores purchased or received is debited to this suspense
head and when material is issued or sold this head is credited. This
suspense head will always show a debit balance, which represents the
cost of material purchased but not yet issued. The suspense head is
divided into the following sub-suspense heads.
1) Depot transfer.
2) Imprest stores.
3) Stores in transit.
ACCOUNTS FACULTY
129
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
Lesson No.5(c)
(C) Capital suspense 7210 Workshop Manufacturing suspense Account.

This head is debited with all expenditure incurred in the workshop and is
credited when the job is completed and work is closed by debiting the final
head of account. The balance under this head will always be a debit
balance representing the cost of unfinished work orders.
Lesson No.6(a)
(D) Capital 7310 Miscellaneous Advance.

Stores issued to other Rlys. On loan are adjusted in this account. When the
stores are received back and acknowledged through receipt note Misc.
advance is credited. When the material is issued to other Rlys., this head will
be debited with credit to capital 7160. At the time of receiving back the
material capital 7160 will be debited. Stores issued for fabrication is also
adjusted in this account which is cleared when the fabricated stores is
received back. This suspense head of account will always show a debit
balance.
Lesson No.6 (b)
Deposit Miscellaneous
The amount collected from the tenderers and auctioners is credited to this
head of account. This account will be credited on refund of the amount to the
party.
Lesson No.6(c)
(E) Capital 7180 STOCK ADJUSTMENT ACCOUNT:-
The stock adjustment account is maintained to make adjustment of the

following type of differences noticed during the course of day to day
working:-
(a) Difference in actual stock and the stock shown in the ledger noticed as
a result of the Accounts stock verification or at the time of departmental
stock verification.
(b) Difference in value due to market fluctuation or depreciation in market
rates etc.
(c) Difference in stock due to other reasons such as loss by fire, loss by
theft, loss by enemy action etc.
The above difference is debited to the stock adjustment account by

crediting the stores in stock account. This account will always shows a
debit balance which will be cleared half yearly with the approval of the
G.M. by debiting the various demands of the respective departments
according the percentage of issue of material to them during that half year.

ACCOUNTS FACULTY
130
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
(F) Deposit Miscellaneous:- Stores received on loan from other railways is
credited to this head of account by debiting the stores in stock account.
This head will be cleared when the material will be returned to the
concerned railway.
STOCK VERIFICATION :-
Lesson No.7(a)
The Object of stock verification by the Accounts stock verifier of the stores in
depot and other departmental offices is to ensure that :-
1. The actual material in stock is in accordance with the description and

specifications shown in the numerical ledger. The actual balance of such
stock agrees with those appearing in the books and that excess and
shortages noticed on such verification are properly investigated and
accounted for.
2. There are no excess or unnecessary or unauthorized purchases of stores.
3. The proper arrangement exists for custody, accountal and issue of stores.
Lesson No.7(b)
The stores whether in the stores depot or in a departmental offices should be

verified by the Accounts Stock verifier in such a way that :-
1. All material in the depot are ordinarily verified once in a year.
2. The material at site and stores with the imprest holder once in 2 year.
3. All tools and plants once in 3 years.
Lesson No.7(c)
In addition to above, the following is the schedule fixed for Capital Stores
Verification:-
Class Value of Material Period of verification.

A Annual usage value Twice in a year.
Rs.125000 and above.
B Annual usage value Once in a year.
Rs.20000 and above but
upto Rs. 125000
C Annual usage value less Once in two years.
than Rs.20000
D The material not used in Once in a year.
the last year.
The Chief Accounts Officer may extend the period between two verifications
or curtail the items to be verified if agreed by GM.

ACCOUNTS FACULTY
131
UNIT MODULE NO. 08
STORES ACCOUNTS
Lesson No.8(a)
The A.S.V. carries out stock verification and note down the results of each
item in the field book. The discrepancies noticed during verification are
brought out in the stock verification sheets which are prepared for all items
discrepancies. The Accounts of Stores Depot are examined by ISA and
discrepancies noticed are pointed out through Accounts Notes.
Lesson No.8(b)(c)
The Stock verification Sheet is prepared in three copies, out of which two
copies are sent to the controlling officer of the stores holder and one copy is
handed over to the ISA for watching the further disposal of the Stock
verification sheet. One manuscript register is maintained by the ISA for
watching the disposal of the Stock Verification Sheets.

ACCOUNTS FACULTY
132
कारखािा लेखा
अभ्यास सं्या 01-ए, बी एवम सी
रेलवे कारखािों में होिे वाले मरम्मत एवं अिुरक्षण के कायय तथा उत्पादि कायों का मूलयांकि करिा यह
कारखािा लेखा अनिकारी का कर्त्यव्य होता है इसी प्रकार से कारखािे में होिे वाले आय एवं व्यय का
उनित जमा लेखा रखिे का कायय भी कारखािा लेखा अनिकारी का कर्त्यव्य होता है ।
नवर्त् सलाहकार एवं मु्य लेखा अनिकारी का रेलवे कारखािों में प्रनतनिनि होिे के िाते कारखािा लेखा
अनिकारी का कारखािे के काययकारी अनिकारी को समय समय पर नवर्त्ीय मामलों में सलाह प्रदाि करिे
का और नवर्त्ीय मामलों से संबंनित सभी प्रकार की सहायता करिे का कारखािा लेखा अनिकारी का
कर्त्यव्य होता है । रेलवे कारखािों से संबंनित नवर्त्ीय व्यवहारों की आंतररक जााँि करिे की व्यवस्था
करिा तथा बजट आदद नववरण नििायररत समयािुसार प्रस्तुत करिा यह कायय भी कारखािा ले खा
अनिकारी को सौंपा गया हे ।
कारखािे से संबंनित कारखािा लेखा अनिकारी को यह देखिा भी जरूरी होता है दक नवनभन्न कायों के
नलए प्राप्त भंडार सही तरीके से जमा लेखा दकया गया है और उसी कायय के नलए उपयोग में लाया गया
है नजसके नलए वह भंडार कारखािे में मंगवाया गया था ।
कारखािे में निमायण तथा उत्पादि होिे वाले हरेक उत्पादि के नवर्त्ीय पररणाम निकाले जाते हैं और
उिकी समय-समय पर समीक्षा की जाती है यह समीक्षा करिे का उद्येि कारखािे की आर्थयक
काययकुिलता बढ़ािा तथा अिावश्यक खिय को रोकिा यह होता है इसी प्रकार से कारखािे में काम करिे
वाले श्रनमकों के वेति के भुगताि की व्यवस्था करिा यह भी कारखािा लेखा अनिकारी का कर्त्यव्य होता
है ।
अभ्यास सं्या:02 ए
कायय आदेि - रेलवे कारखािे में दकया जािे वाला कोई भी कायय कारखािे से संलग्न उत्पादि नियंत्रण
संगठि द्वारा नलनखत रूप से जारी दकए गए कायय आदेि के आिार पर ही रेलवे कारखािों में कोई भी
कायय प्रारंभ दकया जा सकता है कायय आदेि जारी करते समय उन्खहे नविेष तरीके से अिुक्रमांदकत दकया
जाता है तादक अलग-अलग कायों के नलए जारी आदेिों की िीघ्र जािकारी प्राप्त हो सके ।
01. कारखािे में प्रस्तानवत कायय से संबंनित पूरा नववरण कायय आदेि में ददया जािा अनिवार्रयय होता
है । कायय आदेि जारी करिे की तारीख,कायय पूरा होिे की तारीख कारखािे के कौि-कौि से
अिुभाग में कायय दकया जािा है । इसकी जािकारी, कायय की अिुमानित लागत ,लागत का आबंटि
आदद जािकारी ददखािे के नलए कायय आदेि में पयायप्त जगह रखी जाती है । कायय आदेि जारी
करते समय निम्ननलनखत बातों पर नविेष ध्याि ददया जाता है नजसके पररणाम स्वरूप वह
काययआदेि एक आदिय कायय आदेि बि सकता है ।

144
02. कारखािे में होिे वाला व्यय नवनभन्न कायों के आिार पर वगीकृ त होिे के कारण कायय आदेि में
प्रस्तानवत कायय के लागत का आबटि उसी पद्धनर्त् से दकया जािा िानहए तादक बाद में लागत का
वगीकरण निकालिे में आसािी हो ।
कायय आदेि बिाते समय यह देखिा जरूरी है दक उसमें िानमल नवनवि उप-कायों के पररिालि में कम-
से-कम खिय दकया गया है तथा अिावश्यक व्यय के मामलों को पूणयत: हटाया गया है नजससे कारखािे में
संबंनित कायय पूरा करते समय होिे वाले व्यय पर कु िलतापूवयक नियंत्रण रखा जा सके ।
अभ्यास सं्या: 02 बी
01. कायय आदेिों के प्रकार -

02. जॉब कायय आदेि - यह कायय आदेि उस समय तक निरंतर मािा जाता है जब तक उसमें प्रस्तानवत
कायय पूरा िहीं होता है और उसमें प्रस्तानवत कायय पूरा होिे के पश्चात अपिे आप बंद मािा जाता
है । कु छ नविेष प्रकार के कायों के नलए ही ऐसे आदेि जारी दकए जाते हैं नजसमें कलपूजो का
निमायण तथा अन्खय नविेष कायय िानमल होते हैं ऐसे कायय पूरे हो जािे के बाद इि कायय आदेिों पर
कोई व्यय िहीं दकया जा सकता ।
स्थाई कायय आदेि - स्थाई कायय आदेि यह ऐसे कायय आदेि होते हैं नजिहें जारी करिे के बाद नबिा बंद
दकए हमेिा के नलए निरंतर रूप से उि पर कायय संपन्न दकया जा सकता है जब तक ऐसे कायय आदेि बंद
करिे के नलए अलग से आदेि िहीं जारी दकए जाते हैं तब तक ऐसे कायय आदेिों पर निरंतर कायय संपन्न
होता है । मरम्मत एवं अिुरक्षण के कायों के नलए ऐसे कायायआदेि जारी दकए जाते हैं ।
स्थाई कायय आदेिों के निम्ननलनखत प्रकार होते हैं -
क) राजस्व निरंतर कायय आदेि - कई वषों तक िलाए जािे वाले मरम्मत एवं अिुरक्षण से संबंनित
कायय करिे के नलए तथा राजस्व व्यय के नलए जारी दकए जािे वाले कायय आदेिों को राजस्व निरंतर कायय
आदेि कहते हैं ।
ख) उपरी लागत निरंतर कायय आदेि - कारखािे में होिे वाले सीिे खिय के अलावा जो अन्खय प्रकार का
खिय दकया जाता है उसको दजय करिे के उद्येश्य से यह कायय आदेि जारी दकए जाते हैं । कारखािे में होिे
वाले समान्खय उपरी लागत तथा अलग-अलग उप-अिुभागों से संबंनित उपरी लागत को दजय करिे के
नलए उपरी लागत निरंतर कायय आदेि जारी दकए जाते हैं ।
ग) उत्पादि कायय आदेि : कारखािे के नवनवि अिुभाग जैसे लेबर अिुभाग , आरा मिीि अिुभाग आदद
अिुभागों में होिे वाली उत्पादि प्रदक्रया से संबंनित कायों के नलए यह कायय आदेि जारी दकए जाते हैं ।
घ) समूह कायय आदेि अथवा एकनत्रत निरंतर कायय आदेि - नजस कायय की लागत पॉि सौ रुपए से अनिक
िहीं होती है और जो अन्खय सरकारी नवभागों अथवा सावयजनिक संस्थाओं अथवा व्यनियों के नलए

145
स्वीकृ त दकए जाते हैं उिसे संबंनित व्यय का लेखांकि करिे के नलए ऐसे कायय आदेि जारी दकए जाते हैं
।
कायय आदेि जारी करते समय निम्ननलनखत बातोंपर ध्याि ददया जािा आवश्यक होता हेैै।
1) यदद अन्खय सरकारी नवभागो के नलये रेलवे के कारखािे मे कायय करिा है। अथवा नजि कायो का
समायोजि स्थािांतरण व्यवहारो से दकया जा सकता है। ऐसे कायों के नलये संबंिीत नवभागो से पूवय
अिुमती प्राप्त कर ली गयी है।
2) बाहरी व्यनियोंके नलये नस्वकृ त दकये गये कायो के नलए सक्षम अनिकारी की मंजुरी प्राप्त है। और
अिुमानित लागत रेलवे के खाते मे जमा कर दद गयी है।
3) अन्खय नवभागोंके नलये कारखािेमे होिेवाले कायो से संम्बनित व्यय के नलये सक्षम अनिकारी की
मंजूरी प्राप्त कर ली गयी है। और कायय दक लागत मे संभानवत परीवतयि के नलये सं बंनित नवभागसे
नस्वकृ ती के साथ पयायप्त रकम रेलवे के खाते मे जमा कर ली गयी है। और यह ितय रखी गयी है की
ऐसे प्रभार जमा दकये जािे तक कायय सौपा िही जायेगा।
मरम्मत एवम अिुरक्षण के कायो के नलये उनित अिुमाि तैयार कर नलया गया है।
कारखािो मे दकये जािेवाले कायो की लागत -
रेलवे कारखािो मे दकये जािेवाले व्यय सामान्खयत: भंडार व्यय और श्रनमक व्यय इि दो श्रेणीयोमे
नवभानजत दकया जाता है। क्योंकी कारखािो मे होिेवाले कायय अथवा उत्पादि की लागत निनश्चत करिे
के नलये इि दो प्रकार के व्यय का ही आिार नलया जाता है। भंडार और श्रनमक व्यय को इसनलये प्रत्यक्ष
खिय अथवा नसनि लागत अथवा प्रारंनभक लागत कहते है। रेलवे कारखािोमे इस व्यय के अलावा और
भी आवश्यक व्यय दकया जाता है । लेदकि यह व्यय दकसी एक कायय पर लागु िही दकया जा सकता
अथवा प्रभाररत िही दकया जा सकता है। ऐसे व्यय को उपरी लागत अथवा उपरी व्यय कहते है।
प्रारंनभक लागत :-
कारखािो के श्रनमक और भंडार के नलए जो खिय नसिे - नसिे दकसी एक कायय के नलए दकया जाता है उसे
प्रारंनभक लागत अथवा नसिी लागत कहेते हेैै।
इस प्रकार के खिय को उस काययपर प्रभाररत दकया जा सकता है। ऐसा खिय बढिे से कायय दक लागत
बढती है । और ऐसा खिय िटिे से कायय दक लागत िटती है।
दुसरे िब्दो मे हम यह कह सकते है इस व्यय के कारण कायय दक लागत पर नसिा असर होता है।

146
उपरी लागत :-
श्रनमक लागत एवम भंडार लागत के अलावा जो अन्खय खिय कारखािो मे दकया जाता है। उन्खहे उपरी
लागत कहेते हेैै।
काखािोमे होिेवाले नवनवि कायय जैसे की उत्पादि कायय एवम मरम्मत कायय आदी से संबंनित उनित
एवम सही लागत प्राप्त करिे हेतू उपरोि प्रांरनभक लागत के साथ अन्खय आवश्यक व्ययोंको जोडिा
अनिवायय होता है । यह उपरी लागत प्रभारीत करिे के नलये नपछले वषय के आघारपर प्रनतित निनश्चत
दकया जाता है। और इस प्रनतित के आघारपर उपरी लागत प्रभारीत दकया जाता है।
उपरी लागत के निम्ननिनखत प्रकार होते है।
प्रारुप उपरी लागत:-
1) प्रारुप उपरी लागत उस लागत को कहेते है जो मु्यालय अथवा अन्खय ऐसे नवभागोपर व्यय होता है
जो कायय करिे हेतु अप्रत्यक्ष रुप से सहायक होते है।जैसे की :-
2) सामान्खय प्रिासि एवम पययवेक्षण करिे वाले सेवा नवभाग जैसे लेखा नवभाग, भंडार नवभाग और
कार्मयक नवनभाग इत्यादी।
3) भनवष्य निनि मे िासदकय अंिदाि , सेवानिवृर्त्ी पश्चात ददये जािे वाले लाभोंपर दकया गया व्यय,
इत्यादी।
4) कारखािेमे लगे मनििरी एवम संयंत्रो दक मरम्मत एवम अिुरक्षण कायोपर दकया गया व्यय।
5) मुलयहास आरक्षण निनि मे योगदाि।
श्रनमक क्षनतपूती अनिनियम के अन्खतगयत दकया जािे वाला क्षनतपूती का भुगताि।
सामान्खय उपरी लागत
1) प्रारुप उपरी लागत के अलावा जो व्यय सामान्खय रुप से नवनभन्न कारणों पर दकया जाता है उसे
सामान्खय उपरी लागत कहेते है। यह व्यय एक कारखािे मे संपन्न होते है। लेदकि एक से अनिक उप
अिुभागों मे व्यय दकये जाते है। इसनलये इन्खहे सामान्खय उपरी लागत कहेते है। जैसे की :-
2) कमयिारी योंकी औसत वेति अवकाि अथवा अस्पताल अवकाि के दौराि देय वेति।
3) दकसी एक नवनिष्ठ िाला से संबघ्ि ि रहिे वाले कमययारीयों का वेति एवम भर्त्ो पर दकया जािे
वाला व्यय।
4) कारखािे के नलये आवश्यक कच्चा माल भंडार नडपो से कारखािे तक लािे के नलया ददया जािे
वाला गाडी भाडा ।
5) कारखािे मे पुि: स्थानपत दकये गये अथवा गुम हुए भंडार का मुलय।

147
कारखािे मे आवश्यक साफ सफाई की व्यवस्थापर दकया गया व्यय।
अभ्यास सं्या 4 बी एवम सी
कारखािा उपरी लागत-
01. कारखािा उपरी लागत उस लागत को कहते हैं जो कारखािे के एक काययिाला व्यय होता है लेदकि
दकसी एक नविेष कायय पर वह सभी व्यय आबंरटत िहीं दकया जा सकता । ऐसे अप्रत्यक्ष व्यय को
कारखािा ऊपरी लागत कहते हैं । कारखािा ऊपरी लागत के उदाहरण निम्न प्रकार के हैं -
02. कारखािे में काम करिे वाले िाजयमेि अथवा नमस्त्री अथवा अन्खय पययवेक्षकों का वेति भर्त्े इत्यादद
।
03. कारखािे में उपयोग में लाई जािे वाली लेखि-सामग्री तथा मािक फामों पर दकया जािे वाला
व्यय ।
04. कारखािे में उपयोग में लाया जािे वाला भंडार जैसे दक छोटे-मोटे हनथयार आदद पर दकया जािे
वाला व्यय ।
05. कारखािे में उपयोग में लाया जािे वाला इंिि ।
कारखािे में इस्तेमाल की जािे वाली नबजली के नलए नबजली प्रभार इत्यादद ।
श्रनमक और भंडार लागत के नलए होिे वो व्यय के नलए सामान्खय ऊपरी लागत के बारे में अलग-अलग
कायय आदेि जारी दकए जाते हैं और नपछले वषय के वास्तनवक व्यय के आिार पर प्रारंनभक व्यय निनश्चत
करिे के बाद सही लागत निकालिे के उद्येश्य से ऊपरी लागत के नलए एक वार्षयक बजट तैयार दकया
जाता है और इसके आिार पर कारखािा ऊपरी लागत और सामान्खय ऊपरी लागत निनश्चत प्रनतित के
आिार पर सीिी लागत के साथ जोड़ी जाती है ।
प्रारूप ऊपरी लागत के नलए भी वार्षयक बजट तैयार दकया जाता है और उसे भी गत वषय के वास्तदक
व्यय के आिार पर कायय की लागत में जोड़िे काह प्राविाि होता है ।
रेलवे प्रिासि के नलए रेलवे के कारखािों में जो मरम्मत एवं अिुरक्षण के कायय संपन्न होते हैं उिकी सही
लागत निकालते समय प्रारूप ऊपरी लागत नहसाब में िहीं जोड़ी जाती है लेदकि बाहरी संस्थाओं अथवा
अन्खय नवभागों के नलए जो कायय रेलवे के कारखािे में दकए जाते हैं उिकी लागत निकालते समय
प्रारूपऊपरी लागत भी जोड़ी जाती है । और इस प्रकार से प्रारूप ऊपरी लागत के रूप में जो रानि वसूल
की जाती है उसे रेलवे की आय का सार-नववरण झेड के अंतगयत आबंरटत की जाती है । रेलवे कारखािों
में बाहरी संस्थाओं के नलए जो कायय दकया जाता है उस पर इि सभी प्रभारों के अलावा 12.5 प्रनतित
की दर से प्रारूप ऊपरी लागत का व्यय जोड़िे का प्राविाि भी है ।
प्रोत्साहि बोिस प्रणाली -

148
पंिवषीय योजिाएं िुरू दकए जािे के पररणाम स्वरूप रेलवे के यात्री एवं माल यातायात में बहुत ज्यादा
वृनद्ध हुई इस प्रकार से बढ़ी हुई यातायात को स्वीकार करिे के नलए रेलवे को अपिे अनिकृ त िल स्टॉक
की सं्या बढ़ािा आवश्यक हो गया । अथवा उपलब्ि िल स्टॉक के मरम्मत एवं अिुरक्षण की
गनतनवनियों में तेजी लािे का प्रयास दकया गया । क्योंदक अनिकृ त िल स्टॉक में बढ़ोर्त्री करिा बहुत
ज्यादा खिीला था । उसके नलए पूाँजीगत व्यय बढ़िे की संभाविा ददखाई देती थी इसनलए रेलवे
कारखािों में मरम्मत एवं अिुरक्षण के कायों में गनत देिे के नलए प्रयास करिे की कोनिि की गई । यह
देखा गया दक कारखािे में काम करिे वाले कमयिारी अथवा श्रनमक इिको देय वेति की तुलिा में इि
कमयिाररयों द्वारा दकया गया उत्पादि पयायप्त िहीं था । कारखािे में तीि प्रकार के कमयिारी काम करते
थे ! कु छ कमयिारी तेज गनत से काम करिे वाले थे कु छ िीमी गनत से काम करते थे तो कु छ काम टालिे
वाले थे , लेदकि सभी को एक जैसा वेति नमलता था । इसनलए िीघ्र गनत से काम करिे वाले कमयिाररयों
को अनिक वेति देिे के उद्येश्य से तथा उिकी और काम टालिे वाले कमयिाररयों की उत्पादि क्षमता में
वृनद्ध करिे के उद्येश्य से रेलवे कारखािों में प्रोत्साहि वोिस प्रणाली लागू की गई ।
अभ्यास सं्या:05 बी एवं सी
01. प्रोत्साहि बोिस प्रणाली की नविेषताएं -

02. प्रत्येक जॉब के नलए एक निनश्चत समय अिुमत दकया गया और प्रत्येक कमयिारी के नलए एक जॉब
काडय बिाया गया । इस जॉब काडय में उत्पादि कायय के नलए प्रत्येक प्रदक्रया के नलए नििायररत समय
ददया गया ! नििायररत समय ,कमयिारी द्वारा नलया गया प्रत्यक्ष समय और कमयिारी द्वारा बित
अथवा अनतररि नलया गया समय आदद जािकारी इस जॉब काडय में नलखी जाती है ।
03. प्रत्येक प्रदक्रया के नलए नििायररत समय निनश्चत करिे के नलए अनत कु िल श्रनमक द्वारा नवनिनि
प्रदक्रया के नलए नलया गया समय और औसत क्षमता रखिे वाले श्रनमक द्वारा समय दोिों को ध्याि
में रखते हुए औसति समय को निनश्चत समय के रूप में नििायररत दकया जाता है ।
04. कमयिारी द्वारा िीध्र गनत से काम करिे के कारण जो समय की बित होती है उस समय पर
नििायररत दर से प्रनत घंटा वेति दर के अिुसार संबंनित श्रनमक को प्रोत्साहि बोिस के रूप में
अनतररि वेति ददया जाता है ।
05. जॉब कॉडय में स्वीकृ त कायय की पूवय निनश्चत समय के आिार पर प्रोत्साहि बोिस का नहसाब दकया
06. प्रत्येक प्रदक्रया को ददए गए नििायररत समय के नलए अनिकतम 50 प्रनतित तक बित समय पर
प्रोत्साहि बोिस ददया जा सकता है ।
07. इस प्रणाली के अिुसार प्रत्येक श्रनमक द्वारा उत्पाददत कायय के पररणामों को ध्याि में ि लेते हुए
श्रनमकों का मूल वेति नबिा कोई पररवतयि के निनश्चत होता है । यदद दकसी प्रकार का घाटा अथवा
िुकसाि ददखाई देता है तो वह उसी माह में होिे वाले लाभ में से समायोनजत दकया जाता है ।
08. इस प्रणाली में प्रनिक्षु कमयिारी भाग िहीं ले सकते ।
कारखािे में काम करिे वाले िाजयमैि इस प्रणाली में भाग ले सकते हैं लेदकि इन्खहें नमलिे वाला प्रोत्साहि
बोिस कमयिाररयों को नमलिे वाले औसत बोिस के 80 प्रनतित के बराबर देय होता है ।
अभ्यास सं्या :06 ए

149
निनष्क्रय समय : -
कारखािे में मिीि एवं संयंत्र खराब होिे के कारण अथवा नबजली की सप्लाई बंद होिे के कारण अथवा
अन्खय दकसी भी कारणों से होिे वाली बािाओं या नबलंव के नलए प्रोत्साहि बोिस नमलिे वाले श्रनमक
नजम्मेदार िहीं समझे जाते हैं और इस प्रकार का समय एक अलग काययआदेि पर प्रभाररत दकया जाता
है । ऐसे समय के अंतगयत ददया जािे वाला वेति निनष्क्रय समय के अंतगयत लेखांदकत दकया जाता है ।
यह निनष्क्रय समय दजय करते समय कारणों के अिुसार दजय दकया जाता है । उसे दजय करिे के नलए
संबंनित िाजयमैि व्दारा हस्ताक्षरीत निनष्क्रय समय काडय दक आवश्यकता होती है। निनष्क्रय समय के
रुपमे लेखांदकत समय का मनििो मे खराबी, भंडार एवम संयंत्र मे कमी, आदी नवनवि कारणो के अन्खतगयत
नवश्लेषण दकया जाता है। उनित स्तर पर नजम्मदारी निनश्चत दक जाती है/ और उनित काययवाही हेतू
नववरण सक्षम अनिकारीयोंको प्रस्तूत दकया जाता है। भनवष्य मे दुबारा समय का इस प्रकार से िुकसाि
िा हो इसनलये कदम उठाये जाते है।
रेलवे कारखािोमे व्यय को लेखांदकत करिा
ए) श्रनमक लागत -
समय पनत्रका
यह कारखािोमे अिुरनक्षत दकया जािेवाला एक महत्वपुणय ररकाडय होता है। नजसमे नवनभन्न कायायदेिो के
नलये श्रनमको व्दारा दकये गये कायय के घंटो का नववरण ददखाया जाता है। अलग अलग कायायदेिों के
नलये श्रनमक व्दारा दकया गया कायय और उसके व्दारा अर्जयत वेति ददखाया जाता है। हर श्रनमक के नलये
अलग अलग समय पनत्रका होती है। समय पाल व्दारा हररोज श्रनमक व्दारा दकतिे घंटे क्या कायय दकया
है यह नलखा जाता है। समय पनत्रकामे नलखा गया कायय का कु ल समय और गेट पर रखे गये काडय के
अिुसार आिेवाला समय इसमे अिावश्यक अन्खतर िही होिा िाहीये ।
गेट पर रखे गये काडय के अिुसार श्रनमकों का कु ल समय और समय पनत्रका के अिुसार आिेवाला कु ल
समय इसमे यदी कोई अन्खतर हो तो उसके कारणों का पता लगािे हेतु जाि पडताल दक जाती है। हर
माह के अन्खत मे समय पनत्रकाऐ कारखािा लेखा अनिकारी को भेजी जाती है। जहॉ हर कायायदेि पर
श्रनमकों व्दारा दकतिे घंटे कायय दकया इसके आिारपर प्रनतघंटा वेति दर के आिारपर श्रनमक लागत
निकाली जाती है और श्रनमक उपखाता बिाया जाता है।
बी) श्रनमक उपखाता अथवा श्रनमक वर्गयकरण :-

150
प्रत्येक कायय आदेि के नलए खिय होिे वाली श्रनमक लागत को निकालिे के उद्येश्य से समय पनत्रकाओं के
आिार पर एक सारांि तैयार दकया जाता है । इस सारांि के अिुसार प्रत्येक कायय आदेि पर कु ल दकतिी
श्रनमक लागत प्रभाररत होती हैं उसकी रानि निकाली जा सकती है । नवनवि कायों में लगी श्रनमक
लागत इस श्रनमक उपखाता अथवा श्रनमक वगीकरण में ददखाई जाती है । इसकी तुलिा कु ल व्यय के
साथ की जाती है यह तुलिा करिे के नलए भुगताि दकए गए नबलों के कु ल रानि की सहायता ली जाती
है । इस प्रकार का समािाि करते समय यदद कोई अंतर ददखाई देता है तो उसे कारखािा लेखा अनिकारी
के आदेिाथय प्रस्तुत दकया जाता है श्रनमक वगीकरण के संबंि में यह भी देखा जाता है दक उपरोि अंतर
सामान्खय तौर पर ही ददखाया गया है अथवा कु छ नवनिनि पररनस्थनतयों के अिुसार ही यह अंतर आया
है । यदद सामान्खय पररनस्थनत के अिुसार अंतर पाया गया है तो नविेष जााँि पड़ताल करिे की
आवश्यिा िहीं होती है और उसका समायोजि सभी कायय आदेिों पर समाि रूप से कर ददया जाता है
। श्रनमक वगीकरण के आिार पर आिे वाली श्रनमक लागत को कारखािा सामान्खय लेखा पंजी में दजय
कर ददया जाता है ।
अभ्यास सं्या :06 सी
भंडार मानसक सारांि -
01. रेलवे कारखािे में नस्वकृ त कायों के नलए आवश्यक भंडार सामान्खयत: निम्लनलनखत स्रोतों से प्राप्त
दकया जाता है -
02. कारखािे से संलग्न मु्य भंडार नडपो द्वारा ।
03. भंडार नवभाग के सामान्खय भंडार नडपों द्वारा ।
04. अन्खय सरकारी नवभागों अथवा अन्खय रेलों से उिार ।
05. स्थािीय खरीद आदेिों के माध्यम से अथवा मु्य भंडार नियंत्रक के द्वारा सीिी खरीद ।
कारखािे में उत्पाददत भंडार ।
उपर नलखे हुए स्रोतों से प्राप्त भंडार की लागत कायय आदेिों पर प्रभाररत करिे के नलए भंडार मानसक
सारांि बिाया जाता है । इस भंडार मानसक सारांि में नतनथ के अिुसार तथा कायय आदे िों के अिुसार
उपयोग में लाए गए भंडार की मात्रा एवं मूलय ददखाए जाते हैं ।
इस भंडार मानसक सारांि के अिुसार प्रत्येक कायय आदेि पर दकतिा भंडार लगाया गया उसकी रानि
निकाली जाती है । कु ल भंडार लागत का समािाि निम्ननलनखत के साथ दकया जाता है ।
सामान्खय भंडार नडपों द्वारा जारी दकए गए निगयम पत्रों के अिुसार आिे वाली भंडार की रानि ।
स्थािांतरण प्रमाण-पत्रों द्वारा इतर रेलों से अथवा अन्खय नवभागों से प्राप्त भंडार की मात्रा , भंडार की
सीिे खरीद के पररणाम स्वरूप रोकड़ पंजी में ददखाई गई रानि तथा कारखािे में उत्पाददत भंडार की
लागत ।

151
कारखािा सामान्खय पंजी -
कारखािे में स्वीकृ त कायय आदेिों से संबंनित सभी प्रकार के व्यय का जमा लेखा करिे के नलए कारखािा
लेखा अनिकारी के कायायलय में जो सहायक दकताब अिुरनक्षत की जाती है उसे कारखािा सामान्खय पंजी
कहते हैं । इस कारखािा सामान्खय पंजी में िामें और जमा दो पक्ष होते हैं - िामे पक्ष में सीिे श्रनमक
लागत, सीिी भंडार लागत , कारखािा ऊपरी लागत और सामान्खय ऊपरी लागत आदद की प्रनवनियााँ की
जाती है । इस पंजी का अिुरक्षण कायय आदेिों के अिुसार हर माह के नलए दकया जाता है । यािी की
प्रत्येक कायय ओदि के नलए प्रत्येक माह के नलए अलग-अलग पन्ना आबंरटत दकया जाता है ।
इस पंजी में जमा की तरफ कारखािा उत्पादि नववरण इस नववरण के आिार पर प्रनवनियााँ की जाती
हैं । कारखािा उत्पादि नववरण के भाग -01 में जो रानि नलखी जाती है उसके आिार पर कारखािा
सामान्खय पंजी में प्रनवनियााँ की जाती हैं। उसी प्रकार से अन्खय कायय आदेिों के संबंि में भी कारखािा
उत्पादि नववरण के आिार पर कारखािा लेखा पंजी में जमा की तरफ प्रनवनियााँ की जाती है । इस पंजी
में सभी प्रनवनियााँ पूरी होिे के पश्चात िामे तथा जमा पक्ष का योग नलया जाता है । दोिों में जो अंतर
आता है उसकी तुलिा कारखािा उत्पादि नववरण के भाग क्रमांक 02 से की जाती है वह समाि होिा
िानहए ।
कारखािा सामान्खय पंजी की प्रत्येक माह के अंत में समीक्षा की जाती है इस समीक्षा के अंतगयत यह देखा
जाता है दक उसमें ददखाए गए सभी कायय आदेि नियनमत हैं । नजि कायय आदेिों पर लगातार तीि माह
तक कोई व्यय लेखांदकत िहीं दकया जाता है ऐसे कायय आदेिों की सूिी कारखािा प्रबंिक को भेजिी
िानहए और उिके संबंि में उनित जािकारी प्राप्त कर लेिी िानहए ।
कारखािा उत्पादि नववरण -
कारखािा उत्पादि नववरण यह कारखािा उत्पादि पंजी का सारांि मािा जाता है। कारखािा उत्पादि
नववरण नििायररत प्रारूप में तैयार दकया जाता है । कारखािे में नस्वकृ त कायय आदेिों पर होिे वाला
व्यय उनित लेखा िीषयकों के अंतगयत लेखांदकत करिे के उद्येश्यों से तथा उस व्यय का समायोजि करिे
के उद्येश्य से कारखािा उत्पादि नववरण हर माह के अंत में तैयार करिा आवश्यक होता है । कारखािा
प्रबंिक द्वारा प्राप्त उत्पादि नववरण के आिार पर लेखा अनिकारी द्वारा कारखािा उत्पादि नववरण
तैयार दकया जाता है । यह उत्पादि नववरण दो भागों में तैयार दकया जाता है - भाग क्रमांक 01 में ऐसे
कायय आदेि ददखाए जाते हैं नजि पर कायय पूरा हो िुका है और उस संबंि मे डेनबट रेज कर ददया गया
है । भाग क्रमांक 02 में ऐसे काययआदेि ददखाए जाते हैं नजिपर कायय अभी अिूरा है और नजिका
समायोजि िालू माह में िहीं दकया जा सकता है ।

152
उत्पादि नववरण तैयार करते समय निम्ननलनखत बातों पर ध्याि ददया जािा िानहए ।
01. उत्पादि नववरण नििायररत फॉमय में तैयार दकया गया है ।

02. उत्पादि नववरण के सभी खािों में उनित जािकारी नलखी गई है ।
03. उत्पादि नववरण के इनत िेष अगले माह के प्रारंनभक िेष से नमलते हैं ।
04. जहााँ तक भाग क्रमांक 01 का संबंि होता है उसमें दकसी प्रकार के इनतिेष िहीं ददखाए गए हैं ।
05. भाग क्रमांक 02 में अन्खय संस्थाओं के नलए दकए जािे वाले कायों के नलए प्राक्कलि तैयार दकए गए
हैं और ऐसे प्राक्कलि संबंनित संस्थाओं द्वारा स्वीकृ त दकए गए हैं ।
06. उत्पादि नववरण में दकसी भी प्रकार का जमा िेष िहीं ददखाया जािा िानहए।
उत्पादि नववरण में ददखाया गया इनतिेष कारखािा उत्पादि उच्चंत लेखे के साथ नमलिा िानहए ।
कारखािा उत्पादि उच्चंत लेखा -
रेलवे कारखािों में नवनवि कायों का उत्पादि एवं मरम्मत एवं अिुरक्षण के कायय जब संपन्न होता है तो
ऐसे कायों पर पहले पैसा खिय दकया जाता है और उसकी वसूली बाद में की जाती है । इस नलए कारखािे
में होिे वाला व्यय िाहे वह मरम्मत तथा अिुरक्षण से संबंनित कायों पर दकया गया हो अथवा निमायण
कायों के नलए दकया गया हो ऐसे व्यय का अंनतम लेखािीषय के अंतगयत आबंटि करिा आवश्यक होता है
। नजस समय यह व्यय दकया जाता है उस समय उसका अंनतम वगीकरण ज्ञात िहीं होता है । इसनलए
ऐसे व्यय को लेखांदकत करिे हेतु कारखािा उत्पादि उच्चंत लेखा िाम से एक उच्चंत लेखा िीषय अिुरनक्षत
दकया जाता है । कारखािे में होिे वाले सभी प्रकार के व्यय को इस लेखा िीषय को िामे दकया जाता है ।
जब कायय पूरा हो जाता है तब उत्पादि नववरण के आिार पर उस कायय पर लगी कु ल लागत की रानि
निकाली जाती है और कारखािा लेखा अनिकारी द्वारा डेनबट रेज दकया जाता है ।
जो कायय बाहरी व्यनियों के नलए रेलवे कारखािों में दकए जाते हैं उिकी वसूली िकद रूप से की जाती
है ।
कारखािों में नस्वकृ त कायय जो दक अिूरे होते हैं नजिकी वसूली करिा बादक होता है उिका व्यय करखािा
उत्पादि उच्चंत लेखा िीषय में लेखांदकत दकया जाता है ।
कारखािे में नवनवि प्रकार के कायों के नलए समय-समय पर होिे वाला व्यय इस उच्चंत लेखा िीषय के
अंतगयत डेनबट दकया जाता है । जब ऐसा कायय पूरा हो जाता है तब कायय आदेि बंद दकए जाते हैं तथा
उि कायय आदेिों की कु ल लागत का डेनबड संबंनित अनिकारी को भेजा जाता है । जब यह डेनबट उिके
द्वारा स्वीकार कर नलए जाते हैं तब कारखािा उत्पादि उच्चंत लेखा िीषय को क्रेनडट दकया जाता है । इस
नलए इस उच्चंत लेखा िीषय में हमेिा डेनबट िेष रहता है वह यह दिायता है दक कारखािे में दकतिे कायय
आदेिों पर कायय िल रहा है अथवा अिूरा है ।

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कारखािे में काम करिे वाले श्रनमकों को ददए जािे वाले वेति भुगताि की पद्धनर्त्-
कारखािे में काम करिे वाले श्रनमकों के वेति के भुगताि की व्यवस्था करिा यह कारखािा लेखा
अनिकारी का कर्त्यव्य होता है । कारखािा लेखा अनिकारी यह वेति का भुगताि लेखा -नलनपकों के
माध्यम से अिुभाग अनिकारी के पययवेक्षण में करता है । अिुभाग अनिकारी मंडल खजांिी से पयायप्त
रकम प्राप्त करता है और भुगताि करिे के नलए नजम्मेदार लेखा-नलनपकों को सुपुदय करता है इसके नलए
अिुभाग अनिकारी द्वारा एक रनजस्टर अिुरनक्षत दकया जाता है इस रनजस्टर में लेखा-नलनपकों के रानि
प्राप्त करिे के नलए हस्ताक्षर नलए जाते हैं ।
कारखािा प्रबंिकों द्वारा तैयार दकए जािे वाले श्रनमकों के वेति पत्रकों को वेति पर्िययों के साथ लेखा
कायायलय में भेजा जाता है । वेति पर्िययााँ दो प्रनतनलनपयों में तैयार की जाती है और भुगताि करिे वाले
लेखा नलनपकों द्वारा उिकी वेति पत्रकों के साथ जााँि की जाती है । जााँ ि की गई यह प्रनतनलनपयााँ
कारखािा प्रबंिक को वापस लौटाई जाती है इसमें से एक प्रनतनलनप संबंनित श्रनमक को वेति नवतरण
के समय वेति रटकट के रूप में उपयोग में लाई जाती है और दूसरी प्रनतनलनप संबंनित िाजयमैि द्वारा
वॉक्स में रकम के साथ रखिे के नलए उपयोग में लाई जाती है ।
भुगताि करिे वाले लेखा नलनपक द्वारा पयायप्त रकम प्राप्त होिे के बाद िाजयमैि की सहायता से बक्िे में
रकम रखिे का कायय िूरू दकया जाता है । बक्िे में रकम रखिे के नलए नविेष प्रकार के पेरटयों की
व्यवस्था की जाती है इि पेरटयों में सभी बक्िे क्रमांक के अिुसार रखे जाते हैं वेति भुगताि के ददि जो
श्रनमक छु टटी पर होते हैं उिके बक्िे अलग रखे जाते हैं । सभी बक्िों में वेति पत्रकों के अिुसार रकम
रखिे के बाद पेरटयों को ताले लगाए जाते हैं । प्रत्येक पेटी को दो ताले होते हैं - नजसमें से एक की िाभी
िाजय मैि के पास तथा दूसरे की िाभी लेखा नलनपक के पास होतेी है ।
बॉक्स में वेति भरिे के बाद िाजयमैि द्वारा लेखा नलनपक को एक प्रमाण-पत्र ददया जाता हे नजसमें यह
नलखा होता है दक वेति पत्रक के अिुसार सभी बक्िों में सही तरीके से वेति भरा गया है ।
अभ्यास सं्या: 08सी
वेति भैुैंगताि िुरू करिे से पहले वेति कक्ष के बाहर सभी श्रनमकों को रटकट क्रमांकों के अिुसार
पंनियों में खड़े रहिे के नलए कहा जाता है । उस समय हर श्रनमक के पास एक वेतिपिी और पररिय
पत्र रखिा आवश्यक होता है । यह देखिे के नलये बाहर एक िाजयमेि दक नियुनि दक जाती है।श्रनमक
व्दारा नजस िंबर की पिी लेखा नलनपक को दद जाती है उसी क्रमांक का बक्सा लेखा नलपीक व्दारा उस
श्रनमक को ददया जाता है । पिीपर नपछे दक तरफ श्रनमक का एवम उसके सुपरवाइजर का हस्ताक्षर

154
होिा अनिवायय होता है। यह पिी इस बात का प्रमाण होती है की उस श्रनमक को वेति ददया गया है।
श्रनमक को वेति का बक्सा नमलिे के बाद उसिे तुरन्खत बाहर खडे िाजयमेि के समक्ष रािी की जॉि कर
लेिी िाहीये। श्रनमक व्दारा खाली बक्सा वही छोडकर जािा िाहीये।
इस पध्दती मे लेखा अनिकारी व्दारा आकनस्मक निररक्षण भी करिा िाहीये दक सभी बक्सो मे रकम
बराबर भरी है अथवा िही।
वेति भुगताि का समय समाप्त होिे के पश्चात जो बॉक्स ट्रे मे बिते हेैै उिकी रकम निकालकर
वापस खजांिी को भेजी जाती है। िाजयमेि के हस्ताक्षर वेति पत्रकोंपर नलये जाते है। नजि श्रनमकोंको
वेति का भुगताि िही दकया गया है उिकी एक सुिी तैयार दक जाती है। इसे अदर्त् वेति सुिी कहते है
। इसपर लेखा अनिकारी के हस्ताक्षर नलये जाते है। और खजांिी को भैेजी जाती है। नजसके आिारपर
खजांिी व्दारा इि श्रनमकोंको बादमे वेति का भुगताि दकया जा सकता है।

155
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
WORKSHOP ACCOUNTS
Lesson No. 1(a)(b)(c)
The WAO is responsible for the costing of all the articles manufactured in the
Railway workshop and for the correct Accountal of the expenditure incurred in
these workshops.
The WAO, as representative of FA & CAO in the workshops has to render

financial advice and co-operation to the Head of the Workshop. He is
required to arrange for internal check of financial transactions in the workshop
and he has to ensure correct and timely submission of various returns.
The Accounts Officer attached to the Workshop is required to check and verify
that the stores received in the workshop has been promptly accounted for and
that the issue of stores against work order is properly controlled and it is in
order in all respects.
For manufacturing operation, the cost of manufacturing should be worked out

and the financial results of manufacturing should be arrived at. This should
be reviewed from time to time to eliminate wastage and ensure overall
efficiency.
The accounts maintained in the Workshop should be scrutinized to see that

tthose are accurate and complete in all respects. The accounts are
maintained in the proper form. The accounts so maintained in the workshop
should exhibit complete and correct picture of all the transactions affecting the
finance of the workshop.
It is also one of the responsibilities of the Accounts Officer attached to the

workshop to arrange for payment of wages to the workshop staff in a
specialized manner. (Box payment system)
Lesson No. 2(a)
WORK ORDER
The work order in a workshop is undertaken under a work order issued in

writing by the Production Control Organization (PCO) of a workshop. This is
assigned in number by which it is referred there after. Full particulars of work
to be taken up are furnished in the work order with provision for making date
of issue of work order, date of completion of work order shop/shops in which
the work is to be executed and allocation of the expenditure. A well defined
work order system should satisfy the following point:-
1. Confirming with the Accounts classification to ensure correct allocation of

expenditure incurred in the required details.
2. Possibility to admit of future analysis if required or necessitates for
ascertaining and controlling expenditure on individual operations.

ACCOUNTS FACULTY
132
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
Lesson No. 2(a)
CLASSIFICATION OF WORK ORDER
The work order can be classified as under:-
i Job Order:-
These work orders are current as long as the work is in progress and closed
on the completion of work. These are issued for specific jobs and also can
be issued as sub division of the standing work orders.
ii Standing work order:-
These are current for all the times without being closed. These work orders
are further divided into following to record the expenditure of different
classification of work executed in the workshop.
a) Revenue Standing Work Order:-
These are issued in respect of revenue accounts classification and remain

unchanged from year to year.
b) On Cost Work Order:-
These are issued for booking on cost charges. Separate work order are
issued for shop on cost and general on cost.
c) Manufacturing Work Order:-
These are issued for process shops like saw mills, smithy etc.
d) Grouping Work Order:-
These are issued for booking of expenditure on all works when the estimated
cost of each work is less than RS. 500 individually.
Lesson No. 2(c)
Before a work order is issued it is seen that :-
1. For works to be undertaken for other Government Departments where

charges are to be adjusted through transfer transactions, formal
acceptance of the estimated cost has been obtained.
2. For works to be undertaken for railway employee it must be seen that
the sanction of competent authority has been received and the
estimated cost has been deposited with railways.

ACCOUNTS FACULTY
133
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
3. For works to be undertaken for outsiders, it should be seen that the
work has been sanctioned by the competent authority and the
estimated cost has been deposited with the Railways.
No formal work order needs to be issued in case of normal repairs and

maintenance works, other than those for which estimates have been
prepared.
ANALYSIS OF WORKSHOP EXPENDITURE
Lesson No.3(a)
I PRIME COST:-
The expenditure which is incurred on labour and material in the workshop

and which directly affects the cost of article manufactured or work done in the
Railway Workshop are known as direct expenses and those are called Prime
Cost.
Lesson No.3(b)
II ON COST CHARGES:-
In addition to direct expenses on labor and materials, there are certain items
of expenditure which are incurred in the workshop but can not be charged to
the individual job undertaken in the workshop. Such items of expenditure are
classified as indirect charges and those are known as on cost charges.
The indirect charges being very essential for the manufacture of the article or
work done, it is essential that these charges are added to the Prime Cost in
some proportion to arrive at the correct manufacturing cost of works done in
the railway workshop. The on cost charges are further divided into three
categories which are as under:-
Lesson No.3(c)
PROFORMA ON COST
The following important items of expenditure are included in proforma on cost

chargers.
1. General Administration and supervisory establishment of service

departments such as Accounts, Stores and Personal etc.
2. Contribution to pension fund, provisions for payment of gratuity in
respect of workshop staff etc.
3. Repairs and maintenance of plants and machines other than those
charged to the cost of manufacture and repairs of buildings yards etc.
4. Interest and depreciation charges.
5. Payment under Workmen's Compensation Act.

ACCOUNTS FACULTY
134
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
Lesson No.4(a)
GENERAL ON COST
It includes all indirect expenditure other than proforma on cost, which is

incurred in common with more than one shop or department within the
workshop. These are as under:-
1. Leave, sick and holiday pay paid to workshop employees.

2. Wages, overtime etc. Paid to the staff not attached to the particular
shop such as yard staff etc.
3. Fright charges and electric charges, which cannot be allocated to a
particular shop.
4. Replacement cost of articles stolen or lost.
5. Sanitary arrangements.
Lesson No.4(b)(c)
SHOP ON COST
It includes all cost incurred within the accounting unit such as shop or
Department or section and can not directly charged to the works concerned
such as
1. Wages, overtime etc. Of chargeman, Mistry, and other supervisors.

2. Stationary and forms used in the shop.
3. Consumable stores and small tools for shop use.
4. Charges of coal. Coak, etc.
5. Lighting charges in the shop.
Separate standing work orders are prepared for booking of the expenditure
chargeable to general on cost and shop on cost for labour and stores
separately. Annual Budgets are prepared for shop on cost and general on
cost for fixing the percentage for the purpose of leaving the same on the
various jobs undertaken during that year. These are based on the actuals for
the previous calendar year.
This is worked out and levied on the direct labour of each work job.
Proforma on cost budget is also prepared annually and percentage fixed

separately for supervision, PF, pension etc. This is worked out on the basis of
actual figures under each head during the previous calender year. Proforma
on cost is levied in respect of work undertaken on behalf of outsiders and
when recovered credited to earnings.

ACCOUNTS FACULTY
135
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
Lesson No.5(a)
INCENTIVE SCHEME
Due to introduction of five years plans, the traffic increased and the Railways
were required to meet the ever increasing tempo of traffic requirements either
by increasing the authorized stock of rolling stock or gearing by repairs and
maintenance facilities in the railway workshop. The first alternative of
increasing rolling stock was not favored as it involved additional capital outlay.
For increasing the repairs and maintenance facilities, it was felt necessary
either to construct more workshop or to increase the productivity of men and
machinery already available in the workshops. It was considered that all the
workers in the workshop were not turning out full worth of their wages and
there was possibility of increasing the outturn by these workers. The quick
workers, shirkers and slow workers were treated at par in respect of payment
of wages.
The payment of Incentive Bonus was therefore introduced on Indian Railways

to increase the productivity of men and machines already available in the
railway workshop and to give incentive to the capable workers to improve their
outturn.
Lesson No.5(b)(c)
SALIENT FEATURES OF THIS SCHEME
1. Time taken, Time allowed and time saved or lost is worked out in the
job card for each operation
2. Time allowed for each operation is pre-determined on the basis of time
taken by an average worker for doing that job.
3. Time saved is multiplied by the standard hourly rate fixed by the
Railway Board from time to time to give the amount payable to the
workers.
4. Incentive bonus is calculated in respect of total quantity passed for
each operation as shown in the job card.
5. The ceiling limit of Incentive bonus is 50% of the time allowed for each
operation.
6. The basic wages of all workers are guaranteed irrespective of their
result of incentive scheme but the losses during any particular month
are adjusted against the profit for the month.
7. It time saved or time lost goes beyond 50% of the time allowed, the
time allowed is reviewed again.
8. Apprentices are not permitted to participate in the incentive scheme.
Lesson No.6(a)
IDLE TIME
The time taken up in delays and hold ups due to break down of services or
plant and machinery or due to any other reason for which the incentive worker
ACCOUNTS FACULTY
136
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
cannot be held responsible is called idle time. All the idle time periods are
recorded in the idle time card for each worker and for each month. The
posting of idle time in the idle time card is done on the authority of idle time
slips duly signed by the chargeman concerned. All the time so booked is
analyzed reason wise such as machine repairs, power failure, shortage of
material etc. These are carefully investigated, responsibilities fixed and put
up to the competent authority to take such steps as deemed desirable to
prevent recurrence of such waste in future. The idle time lost is booked to
shop on cost and not to the work order concerned.
Lesson No.6(b)
BOOKING OF EXPENDITURE IN THE RAILWAY WORKSHOP:-
A) Labour Charges: -
Time Sheets: - Time sheets is a record which shows the time for which wages
are earned by each worker during a wage period as distributed over various
work orders on which he has been engaged during that period. It is a record
of allocation which shows the booking of labor against different work orders.,
It is opened for each work separately and posted from Chargeman's time
book. The Chargeman's time book is maintained in two sets namely one set
for even dates and the second for odd dates. It provides for means by which
the time for which wages are paid and which can be interlinked with the time
distributed against various work orders. For this purpose the timekeeper
notes daily in each time sheet the time lost or gained by the worker concerned
as per his gate attendance card. Reconciliation between the time recorded in
the gate attendance card and the time booked in the time sheet is effected in
each of time sheet daily as well as the end of the month. The difference in the
time recorded in the gate attendance card and the time sheet must be
investigated and set right before the time sheets are passed on to the
Accounts Office duly evaluated where these are posted in a "Labor sub
ledger"
B) Labour sub Ledger:-
It is a summary of timesheets in which the amounts against each work order

is summarized. Separate sub ledgers are maintained for each shop. Amount
chargeable to Shop on Cost is posted from the statements of indirect charges.
The total labor charges distributed amongst the jobs in the "Labour sub
Ledger" are compared with the total charges for each shop as arrived at the
register of Shop labor charges which is posted from the payment vouchers.
The difference found in this reconciliation is put up to the WAO through the
register of reconciliation to see that the differences are reasonable and do not
require any detailed investigations. The labor charges incurred on each job as
appearing in the labor sub ledger are posted in the Workshop General
Register.

ACCOUNTS FACULTY
137
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
Lesson No.6(c)
C) Stores Charges:- The material required for jobs undertaken in the

Railway workshop are obtained from the following sources:-
1.Workshops main stores depot.

2.General stores depot.
3.Other Govt. Dept and other railways.
4.Supplies or direct purchases by C.O.S or by other officers.
5.Items manufactured in the workshop itself.
The value of stores received from the above stores is abstracted work-wise in
the stores sub ledger date-wise. At the end of the month, the stores sub
ledger are totalled and the grant total of all stores sub ledgers are struck. The
grand summary of all the stores sub ledgers is reconciled with the following
records.
1. The last summary received from the workshop stores main depot as well as
from the General stores Depot.
2. Debits raised by other Government Depots, other railways.
3. Cashbook debits for payments made for direct purchases from stores.
4. Issues from workshop mfg. Suspense accounts.
The charges summarized in various stores sub ledgers shop-wise and work
order wise is transferred to main stores sub ledgers of the respective shops.
These charges are then posted in the workshop general register shop by
shop.
Lesson No.7(a)
WORKSHOP GENERAL REGISTER
This is a subsidiary register maintained in the workshop to record the details

of expenditure on various work orders. The total of the labor charges for the
month as also the stores and miscellaneous charges are posted on the debit
side of the workshop General Register from the labor and stores sub ledger.
This is maintained work orderwise and shopwise. It should be seen that no
item of expenditure is left out.
After the posting of all sub ledgers in the workshop general register is over,
the on cost charges in respect of each work order should be calculated on the
direct charges booked against each workorder at the fixed percentages in
force and those should be posted in the column provided for in the workshop
general register.
To check the correctness of the posting of labor and stores including

miscellaneous charges in the workshop general register, a check sheet is
prepared on the prescribed form. In this check sheet all the sub ledgers are
summarized shopwise and workwise This check sheet should be totaled

ACCOUNTS FACULTY
138
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
down, cross total agrees and it should be ensured that these totals tally with
the totals the workshop general register (debit side).
The credit side of the workshop general register is posted from the issue
notes, bills and debit schedules. After posting debit and credit sides of these
registers the balances are struck and tallied with the corresponding balance in
the outturn statement Part II.
This register should be reviewed monthly to see that all the works shown
therein are current. The work orders on which no expenditure is booked for 3
consecutive months should be reported to workshop executives and advice if
completion should be called for.
Lesson No.7(b)
WORKSHOP OUT TURN STATEMENT
The total debit for the month in respect of each work order under labour,
stores and on cost charges as appearing in the workshop general register are
posted in a separate statement which is called out turn statements. It is a
summary of workshop general register and is maintained in prescribed form.
This statement is necessary for the purpose of charging the total expenditure
incurred in the railway workshop to proper heads of accounts.
In this statement the expenditure incurred in various work orders whether

competed or on hand is consolidated. This indicates the expenditure incurred
to end of last month, credits realized during the month and balance of
expenditure remaining unadjusted against each work order at the end of the
month.
It is prepared from workshop general register in 2 parts. Part I consolidated

expenditure incurred on various work orders, which are adjusted in the same
month. Part II consolidates expenditure on incomplete works, which are
awaiting acceptance by the party and are under adjustment. Both parts are
consolidated by taking totals of part II and Part I.
The following checks are exercised on the out turn statement:-
1) It is prepared on the prescribed form and all the columns provided there in
are properly filled in.
2) The opening balance agrees with the closing balance of the previous
month.
3) Debit and Credit of the closing balance in the statement against individual
work order agree with those in the work shop general register.
4) There should not be opening balance and closing balance in part I, as all
the expenditure incurred during the month is adjusted in the same month.

ACCOUNTS FACULTY
139
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
In case of Part II it should be seen that:-
1) The work orders on which no expenditure is booked for 3 consecutive

months are reported to work shop manager.
2) Where work done for outsiders, the estimate exists and that the party
concerned has advised its acceptance for the same.
3) There are no credit balances and if there are any, those should be
investigated properly.
4) The closing balance in the out turn statement agrees with the outstanding
balance under W.M.S. Difference if any, should be supported by details.
Lesson No.7(c)
WORKSHOP MANUFACTURING SUSPENSE ACCOUNTS
In the Railway workshops the expenditure is incurred in manufacturing articles

or work done for the repairs and maintenance of Rolling stock or for stores
department other home lines departments or for other railways, the
expenditure is transferable to final heads of accounts. Jobs are also
undertaken for the railway employees, private bodies and individual for which
till the completion of the job and its delivery, the expenditure incurred is held
under suspense accounts known as workshop manufacturing suspense
accounts. This head is debited with expenditure incurred in the wor4kshop
and is credited with that amount when the job is completed and work order is
closed by debiting the final heads of account. Balance under this head will be
always a debit balance representing the cost of unfinished work orders.
The debit and credit sides of workshop manufacturing suspense are posted
as under:-
1. Labour charges from Labour schedules.

2. Cash debits from monthly-classified abstract of cash transactions.
3. Stores debits from debit summary of stores transactions.
4. Other charges from concerned statements.
5. On cost charges from the schedule of on cost.
Credit side :-
This is posted from the out turn statement part I.
The opening balance of WMS is posted from the closing balance of the
previous month and the closing balance for the month is arrived at by adding
debits to the opening balance and deducting therefrom the credits during the
month. The closing balance thus arrived at should tally with the balance of
out turn statement part II.

ACCOUNTS FACULTY
140
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
Lesson No.8(a)
PAYMENT TO WORKSHOP LABOUR
The payment of wages to the workshop labor is arranged by the WAO through
the account clerks working in this office with the held of the cashier. The
accounts clerks selected for payments are changed every month is such a
way that they are not allotted one and same group or shop every month. The
clerk checking the pay sheet are not employed on the payment work of the
pay bills of the same batch. The procedure in this respect in as under.
A section officer or accounts assistant is nominated as a payment supervisor

by the WAO. The payment supervisor will obtain the total amount of all the
pay sheets from the cashier and will hand over the same to the accounts pay
clerks concerned. The signature of the accounts pay clerk is obtained in a
Cashbook, which is maintained by the payment supervisor for the purpose in
token of having received the correct amount by each account clerk.
Along-with the pay sheets the workshop executive is required to furnish the
WAO the pay slips in duplicate in the prescribed form and in respect of each
worker. The pay slip shows the token number of the worker, gross amount,
deductions and net amount payable. After the internal check of the pay sheet
is over the slips are checked with reference to the pay sheet. This pay slip
will serve the purpose as pay tickets. The duplicate copy of the pay slip is
handed over to the chargeman.
Lesson No.8(b)
This copy will be placed by the chargemen in the boxes with the help of his
staff. On receipt of the cash from the cashier the accounts clerks has to
commence boxing of wages with the help of the chargemen deputed for this
purpose. The account clerks will call out the ticket number of the worker as
per serial order of the pay sheet and correct amount will be counted and
handed over to the chargemen.
The charge men should also count the cash and keep in the proper box. After
completing the boxing the trays of the boxes are double locked one key will be
kept by chargemen and another will be with the accounts clerks.
Chargeman becomes fully responsible for the accuracy of the amount kept in
each box and if any shortage is complained and subsequently proved he
should be asked to make good the shortage. Chargeman should see that no
amount is either left with the account clerk.
Lesson No.8(c)
The workmen should be asked to line up in the serial order of their ticket
number as per pay sheets for arranging payment. The workmen should bring
with him the identity card as well as pay slip distributed before
commencement of payment. The other charge man is deputed outside the
ACCOUNTS FACULTY
141
UNIT MODULE NO. 09
WORKSHOP ACCOUNTS
payment booth whose duty is to line up the workmen and call out the ticket
number from the identity card. The charge man inside the payment booth
should hand over the pay box bearing the same number as called out in
exchange of the pay slip. The collected pay slip are handed over to the
accounts clerks who will stand by the side of charge man and he will watch
carefully that for every payment box is given out of the payment booth the
correct pay slip is received in exchange. The workman on receipt of pay box
has to open the same, verifying the amount as per the pay slip in the box
itself. Workmen should satisfy that the correct amount is received by him in
presence of other chargemen outside the payment booth.
The WAO should carry out surprise check at the time of boxing of wages and
also when payment is being made to ensure that proper procedure in this
respect is followed at all the stages.
When the payment is over the chargemen should check the unclaimed boxes
in his possession with the help of pay sheets and should write against those
items "Not paid" over his dated signature. These items will also be signed by
the account clerks over the dated signatures. The unpaid pay boxes after
preparing the list of unpaid wages are kept in a special tray locked out by the
pay clerks and brought in a strong room where it will be kept till unpaid wages
are returned to the cashier through payment supervisor.
After payment is over a list of unpaid boxes is prepared showing the ticket
number and amount payable. The amount is taken out from the boxes and
handed over to the cashier through payment supervisor along with unpaid
wages list.

ACCOUNTS FACULTY
142
संस्थापि लेखा
संस्थापि पररभाषाएं :
के डर - एक नविेष यूिीट के रूप में मंजूर की गई सेवा को के डर कहते हैं ।

राजपनत्रत पद - नजस पद पर ककसी अनिकारी की नियुनि राजपत्र में िोरटकिके िि जारी करते हुए की
जाती है उस पद को राजपनत्रत पद कहते हैं ।
लीि- लीि का मतलब होता है कक ककसी भी रेल-कममचारी का वह अनिकार जो मूल पद पर कायम करते
हुए उसे प्राप्त होता है । इसे िारणा अनिकार भी कहते हैं। अस्थाई अथवा सावनि पद पर कायम करते हुए
मूल नियुनि के रूप में नमलिे वाले अनिकारों को इस प्राविाि के तहत बिाए रखा जाता है ।
नविेष वेति- ककसी पद पर कायम करते हुए नविेष कायमभार को संभालिे के कारणअथवा नवनिनि
पररनस्थनत के कारण कममचारी को मूल वेति से अनतररि जो वेति प्राप्त होता है उसे नविेष वेति कहते
हैं । यह वेति अनिक कायमभार संभालिे के कारण अथवा अनिक नजम्मेदारी का कायम करिे के कारण
अथवा नविेष वातावरण में कायम करिे के नलए कदया जाता है ।
क्षनतपूरक भत्ता - नवनिि पररनस्थनतयों में कममचारी को मंजूर ककया जािे वाला ऐसा भत्ता होता है जो
कक उस पररनस्थनत के कारण कममचारी द्वारा ककए जािे वाले अनतररि व्यय को पूरा करिे के नलए
कममचारी को कदया जाता है । अलग-अलग स्थािों के अिुसार क्षनतपूरक भत्ता अलग-अलग हो सकता है
। के न्खगीय वेति आयोग द्वारा ककए गए नसिाररिों के आिार पर क्षनतपूरक भत्ता मंजूर ककया जाता है ।
अिुमानित वेति- जब ककसी रेल कममचारी के संबंि में अिुमानित वेति इस िब्द का उपयोग ककया जाता
है तो उसका अथम यह होता है कक मूल अनिकार के रूप में नजस पद पर कायम करिे के नलए वह कममचारी
नियुि ककया जाता है उस पद पर कायम करते हुए आिे वाला उसका मूल वेति इस वेति में नविे ष वेति
सनम्मनलत िहीं होता है ।
वेति - प्रनतमाह रेलवे कममचारी को दी जािे वाली रानि को वेति कहते हैं । यह वेति कममचारी के
व्यनिगत गुणों को ध्याि में रखते हुए तथा नजस पद पर वह कायम करता है उस पद के अिुसार वेति
आयोग द्वारा ककए गए नसिारीिों के आिार पर कममचाररयों को कदया जाता है ।

158
िूल्क -िूल्क यह आवर्त्त्तम अथवा अिावर्त्त्तम रूप में कममचारी को भारत की समेककत निनि से अनतररि
स्रोतों से प्राप्त होिे वाली आय को कहते हैं । िूल्क कममचारी जहााँ कायम करता है उस के कायामलय प्रमुख
के माध्यम से कदया जा सकता है ।
मािदेय-रेल कममचारी को भारत के समेककत निनि से नविेष प्रसंगोपात ककए गए अनतररि कायम के हेतु
कदया जाता है । यह कायम कममचारी द्वारा दैनिक कायम के अनतररि ककए गए नविेष कायम के नलए कदया
जाता है । यह मािदेय आवतमक अथवा अिावतमक हो सकता है ।
वैयनतत्तक वेति - रेल कममचारी को अनतररि रूप से कदए जािे वाले वेति को वैयनिक वेति कहते हैं ।
यह वेति स्थाई पद से अनतररि सावनि पद पर कायम करिे के नलए अथवा पररवार नियोजि जैसे
योजिाओं के अंतगमत कदया जाता है ।
स्थाई पद - कोई भी पद जो निनित वेति दर के अिुसार मंजूर ककया गया हो ,लेककि नबिा ककसी सीनमत
काल के नलए उसे मंजूरी दी गई हो ।
अस्थाई पद - कोई भी ऐसा पद जो निनित दर के अिुसार मंजूर ककया गया हो,परंतु ककसी निनित
सीनमत अवनि के नलए सक्षम अनिकारी द्वारा मंजूर ककया गया हो ।
सावनि पद- कोई ऐसा पद जो स्थाई अथवा अस्थाई रूप से मंजूर ककया गया हो ऐसे पद पर कायम करिे
वाला व्यनि सीनमत काल के पिात वह पद िारण िहीं कर सकता ।
समयमाि-वेति - यह ऐसा वेति होता है जो निनित समयावनि के नलए मंजूर ककया जाता है तथा
नजसके अंतगमत न्खयूितम वेति वार्त्षमक वेति वनि एवं अनिकतम वेति इत्याकद बातें िानमल होती है ।
स्थािांतरण - एक स्थाि से दूसरे स्थाि पर काम के नलए भेजिे की प्रकिया को स्थािांतरण कहते हैं
नजसमें मु्यालय बदलिे की प्रकिया सनम्मनलत होती है । स्थािांतरण कमम चारी के स्वयं आवेदि के
अिुसार अथवा प्रिासिीक कारणों के अिुसार भी हो सकता है ।
यात्रा भत्ता - यह रेल कममचारी को कदया जािे वाला भत्ता होता है जो उस कममचारी को देय होगा जो
जिता की सेवा के नलए अथवा प्रिासि द्वारा कदए गए आदेिािुसार अपिे मु्यालय से आठ ककलोमीटर
से अनिक दूरी पर यात्रा करता है।

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सक्षम अनिकारी - राष्ट्रपनत द्वारा कदए गए अनिकारों के अिुसार तथा रेलवे बोडम तथा महाप्रबंिक द्वारा
प्रदाि ककए गए अनिकारों की सूची के अिुसार मंजूरी देिे वाले अनिकाररयों को सक्षम अनिकारी कहते
हैं ।
कायामरंभ काल - जब कोई कममचारी एक स्थाि से दूसरे स्थाि पर प्रिासिीक आदेिािुसार स्थािांतररत
होता है तब उसे िई जगह जाकर कायम संभालिे के नलए कु छ अवनि कदया जाता है । ऐसे कदए जािे वाले
समय को कायामरंभ काल कहा जाता है । यकद पूणम रूप से अथवा आंनिक रूप से कोई अवनि उपयोग में
िहीं लाया गया हो तो ऐसे अवनि को पूणमवेति अवकाि के रूप में कममचारी के छु ट्टी लेखा खाते में जोड़ा
प्रिासनिक कममचारी - ऐसे कममचारी नजिकी सेवा पूणमत: नलनपक श्रेणी में मािी जाती है तो उसे
प्रिासनिक कममचारी मािा जाता है अथवा जब कोई सक्षम अनिकारी ककसी नवनिि सेवा को प्रिासनिक
सेवा घोनषत करता है तब उस पद पर कायम करिे वाले कममचाररयों को प्रिासनिक कममचारी मािा जाता
है ।
स्थािांपन्न - जब कममचारी ककसी ऐसी पद का कायमभार ग्रहण करता है नजस पर ककसी अन्खय कममचारी
का िारिानिकार होता है या सक्षम अनिकारी ककसी कममचारी को अन्खय ककसी ररि स्थाि पर पदोन्नत
करता है तब उसे उसकी नियुनि स्थािापन्न नियुनि मािी जाती है ।
प्रनिक्षु - जब कोई एक व्यनि नजसकी भती व्यवसाय या उद्योग में प्रनिक्षण देिे के ितम के अंतगमत नियुनि
होती है और ऐसे कममचारी प्रनिक्षण के दौराि अलग-अलग दर से प्रनिक्षण वेति पाते हैं तो उन्खहें प्रनिक्षु
कहा जाता है । प्रनिक्षण काल के पिात इन्खहें ितों के अिुसार नियनमत सेवा में नलया जा सकता है अथवा
िहीं भी नलया जा सकता । ऐसी नियुनि पर प्रनिक्षुओं का हमेिा के नलए कोई अनिकार िहीं रहता है ।
परीनवक्षािीि - कोई रेल कममचारी नजसकी नियुनि , नियुनि के समय दी गई ितों के अिुसार परीनवक्षा
के आिार पर की जाती है तो उसे परीनवक्षानिि कहा जाता है । परीनवक्षा के समयोपरांत नियनमत
नियुनि के नलए ऐसे कममचारी का अनिकार होता है ।
संस्थापि लेखा परीक्षा के नसिांत -
01. लेखा नवभाग के संस्थापि अिुभाग में संस्थापि से संबंनित कममचाररयों के वेति-पत्रकों की जो
आंतररक जााँच की जाती है वह आंतररक जााँच राजपनत्रत अनिकाररयों एवं अराजपनत्रत कममचाररयों

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के वेति पत्रकों से संबंनित होती हैं । इस जााँच के दौराि निम्ननलनखत मदों पर ध्याि देिा आवश्यक
होता है -
02. नजस पद पर वेति पत्रक में कममचारी काम करते हुए कदखाया गया है उस पद के नल ए सक्षम
अनिकारी द्वारा मंजूरी प्रदाि की गई है ।
03. नजस पद के नलए वेति का दावा ककया गया हे वह पद वानस्वतक रूप से उस कममचारी द्वारा िारण
ककया गया है ।
कममचारी को नमलिे वाले नवनवि भत्तों के नलए य देखिा चानहए कक ऐसे भत्तों के नलए वह कममचारी
पात्र है अथवा िहीं ।
वेति लेखा परीक्षा रनजस्टर -
इस रनजस्टर में राजपनत्रत अनिकाररयों के वेति तथा भत्तों के संबंि में सारी जािकारी दजम की जाती है
प्रत्येक अनिकारी के नलए इस रनजस्टर में दो पन्ने अिुरनक्षत ककए जाते हैं । इि पन्नों पर उस अनिकारी
के संबंि में सारी जािकारी दजम की जाती है । जहााँ अनिकाररयों की सं्या ज्यादा हो वहााँ पर अलग-
अलग नवभाग के नलए अलग-अलग रनजस्टर भी खोला जा सकता है ।
आंतररक जााँच के पिात ककसी अनघकारी को देय वेति इस रनजस्टर में दजम ककया जाता है । यकद वेति
में वेति-वृनि के कारण अथवा पदोन्ननत के कारण अथवा अन्खय ककसी भी कारण से बदलाव हो तो उसके
नलए इस रनजस्टर में नविेष
प्रनवि की जाती है । ऐसे अनिकाररयों का वेति स्वीकार िहीं ककया जा सकता नजसका िाम इस रनजस्टर
में ि नलखा गया हो । इस रनजस्टर में िाम नलखिे के नलए रेलवे राजपत्र में जारी ककए गए िोरटकिके िि
के आिार पर महाप्रबंिक अथवा मंडल रेल प्रबंिक द्वारा जारी ककए गए आदेिों के अिुसार इस रनजस्टर
में राजपनत्रत अनिकारी का िाम नलखा जा सकता है । इस रनजस्टर में वेतिएवं भत्तों को कदखािे के
नलए तथा उिमें ककए गए बदलाब के नलए म नि कााँलम खोला जाता है । स्थािांतरण पर आिे वाले
अनिकाररयों का िाम पहले कायामलय द्वारा जारी ककए जािे वाले अंनतम वेति प्रमाण-पत्र के आिार पर
नलखा जा सकता है लेककि ऐसे अंनतम वेति प्रमाणपत्रों पर संबंनित लेखा अनिकारी के हस्ताक्षर होिा
अिनवायम है । इस रनजस्टर में की गई प्रनवनियों पर लेखा-नवभाग के अनिकारी के हस्ताक्षर होिा
अनिवायम होता है ।
िया वेति लेखा पररक्षा रनजस्टर खोलते समय पुरािे रनजस्टर के आिार पर िए रनजस्टर में सारे खाते
खोलिे चानहए तथा िए रनजस्टर के पन्नों पर पुरािे रनजस्टर के पन्नों का संदभम िमांक नलखिा चानहए
तथा पुरािे रनजस्टर में बकाया अनग्रमों आकद का सारा नववरण िए रनजस्टर में दजम करिा चानहए ।
सावनि अथवा अस्थाई पद पर कायम करिे वाले अनिकारी के मामले में उस पद की मंजूरी नजस तारीख

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को समाप्त होती है वह तारीख लाल स्याही से इस रनजस्टर में नलखिी चानहए तथा इस तारीख के बाद
वेति रोककए ऐसा नविेष कथि नलखिा चानहए ।
स्के ल चेक और कै डर चेक रनजस्टर -
वेति पत्रकों की जााँच करते समय सबसे महत्व पुणम बात होती है पदोंकी मंजुरी कक जॉच। ककतिे पदों के
नलये मंजुूूरी प्राप्त हुयी है। अराजपत्रीत कममचारीयों के मामले मे पदों की जो जााँच कक जाती है उसे स्के ल
चेक कहते है। राजपत्रीत अनिकारीयोंके पदों कक मंजुरी कक जो जााँच कक जाती है उस कै डर चेक कहते है।
स्के ल चेक :-
लेखा कायामलय व्दारा नियनमत वेति पत्रकों के मामलेमे तथा नविेष वेति पत्रकों के मामलेमे मंजुर पदों
की जााँच करिा आसाि हो सके इसनलये कायमकारी अनिकारी व्दारा अथवा कार्त्ममक नवभाग व्दारा लेखा
कायामलय को वेति पत्रक भेजते समय उसके साथ एक नववरण भेजिा चाहीये इस नववरण मे मंजुर पदों
का पुरा नववरण, मंजुरी सं्या एवम नतथी आदी जािकारी देिा चाहीये। इस नववरण मे पदिाम, ग्रेड,
पदों की सं्या, स्थायी अथवा अस्थायी, मंजुरी िमांक, एवम नतथी, अस्थायी पदोंके मामलेमे समयाविी
आदी जािकारी भी कदखािी चाहीये।
साथ ही साथ वेति पत्रक मे ककतिे पद अ‍ॅूापरेट ककये गये है यह भी नलखिा चाहीये।लेखा कायामलयमे
वेति पत्रक प्राप्त होिे के पिात पहले स्के ल चेक अिुभाग मे जााँच कक जाती है। उसे एक रनजस्टर मे
चढाया जाता है । इस रनजस्टर को स्के ल चेक रनजस्टर कहते है। इस रनजस्टर मे प्रत्येक वेति पत्रक तैयार
करिे वाले कायमकारी कायामलय के युनिट के अिुसार अलग अलग पन्ने छोडे जाते हेूै।
यदी मंजुर पदोंसे अनिक पदों के नलये वेति पत्रक तैयार ककया गया हो अथवा अस्थाई पदों के मामले मे
अविी समाप्त हो जािे के बाद भी वेति पत्रक तैयार ककया गया हो तो ऐसे वेति पत्रकों को आपत्तीजिक
मािा जाता है। लेककि उस पद पर कायम करिेवाला कममचारी वेति भुगताि अनिनियम के अन्खतगमत आता
हो तो वेति िही रोका जा सकता। अन्खय मामलो मे भी वेति का भुगताि अस्थाई यािे कक प्रोनवजिली
ककया जा सकता है। इसके नलये एक प्रोनवजिल पेमेंट रनजस्टर खोला जाता है।इस रनजस्टरमे ऐसे मदों
की प्रनविी कक जाती है। यह रनजस्टर लेखा अनिकारी के हस्ताक्षर हेतु प्रस्तुत ककया जाता है।
लेखा नवभाग व्दारा हर माह के अन्खत मे एक िामंजुर पदों का नववरण तैयार ककया जाता है। यह नववरण
संबंनित कायमकारी अनिकारीयों को भेजा जाता है। उिके व्दारा इि पदों के नलये मंजुरी प्राप्त करिे के

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नलये उनचत कायमवाही कक जाती है। जबतक ऐसी मंजुरी प्राप्त िही हो जाती तबतक ऐंसा व्यय अनियनमत
व्यय मािा जाता है।
कै डर चेक:-
राजपनत्रत अनिकारी यों के मामले मे कदया जािेवाला वेति मंजुर पदों के अिुसार कदया जा रहा है
अथवा िही यह देखिे के नलये जो जॉंच कक जाती है उसे कै डर चेक कहते है। इस जााँच मे यह देखां जाता
है कक राजपनत्रत अनिकारीयों को जो वेति कदया जा रहा है , वह मंजुर पदों के अिुसार ही कदया जा रहा
है। इसके नलये लेखा कायामलयमे राजपत्रीत संस्थापि अिुभाग मे स‍ॅलरी ऑडीट रनजस्टर खोला नववरण
मु्यालय को नवत्त संलाहकार एवम मु्य लेखा अनिकारी के कायामलय को भेजा जाता है। इस नववरण
मे ककतिे राजपनत्रत अनिकारीयो को भुगताि ककया गया है , इसकक जािकारी भेजी जाती है।
वेति पत्रक -
वेति पत्रक यह एक ऐसा दस्तावेज होता है नजसके व्दारा रे ल कममचारीयो को वेति का भुगताि ककया
जाता है। कायमकारी अनिकारीयों व्दारा अथवा कार्त्ममक िाखा व्दारा वेति पत्रक तैयार ककया जाता है।
वेति पत्रक लेखा कायामलय को भेजा जाता है। राजपत्रीत अनिकारीयो के नलये और अराजपत्रीत
कममचारीयों के नलये वेति पत्रक अलग अलग तैयार ककये जाते है। वेति पत्रक मे कममचारी का िाम,
पदिाम, वेतिमाि, वेतिदर, मुल वेति, भत्ते, ग्रास वेति, वेति से कक जािेवाली नवनभन्न कटौनतयॉ तथा
िेट पेमंूेूंट ककतिा ककया जािा है यह जािकारी नलखी जाती है। वेति रोकड मे करिा है अथवा बैंक
व्दारा , बैंक अकाउं ट िमांक इत्यादी जािकारी भी वेति पत्रक मे होती है। वेति पत्रक पर कममचारी को
नियुनि के समय कदया जािे वाला आठ आकडो वाला कममचारी िमांक भी नलखा जाता है।नवनभन्न
नवभागो मे काम करिे वाले कममचारीयों के नलये अलग अलग वेति नतथीया होिे के कारण वेति पत्रक
लेखा कायामलय मे प्रस्तुत करिे के नलये अलग अलग नतथीयॉ निनित कक गयी है।
सामान्खयत: सभी वेति पत्रको पर पुवम जााँच करिा अनिवायम है। लेककि निम्ननलनखत मामलो मे वेति
पत्रकों की पि जॉच नस्वकार कक जाती है।
जब यह देखा जाता है कक वेति भुगताि अनिनियम का पालि करिे हेतू वेति पत्रको कक पि जॉच
करिा जरुरी है।
जब सक्षम अनिकारी व्दारा नविेष पररनस्थती को ध्यािमे रखते हुए पि जााँच के आदेि कदये जाते है।

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जब भुगताि स्टेिि कमाई से कदया जाता है।
उपरोि सभी मामलोमे वेति पत्रको की आंतररक जााँच भु गताि करिे के बाद करिा अनिवायम होता है।
राजपनत्रत अनिकारीयों के वेति पत्रको की आतररक जााँच -
राजपनत्रत अनिकारीयों के वेति पत्रक लेखा कायामलयमे प्राप्त होिे के बाद उिपर निम्ननलनखत जााँच कक
जाती है।
नजस अनिकारी का िाम वेति पत्रक मे नलखा गया है। उस अनिकारी व्दारा प्रत्यक्ष रु पसे वह पद ग्रहण
ककया हुवा है इस बातका प्रमाणपत्र वेति पत्रक के साथ होिा जरुरी है।
वेति पत्रक के भुगताि कक सारी जािकारी स‍ॅलरी ऑडीट रनजस्टर मे नलखिा जरुरी है।
नजस अनिकारी के नलये वेति पत्रक तेूैयार ककया गया है उसका पदिाम पहले से ही स‍ॅलरी ऑडीट
रनजस्टर मे नलखा होिा चाहीये ।
वेति पत्रक मे अनिकारी का छू टटी नपरीएड, सस्पेंिि नपरीएड यदी कोई हो तो कदखािा चाहीये।
दुबारा भुगताि िा हो इसनलये स‍ॅलरी ऑडीट रनजस्टर मे प्रनवनि करिा अनिवायम होता है।
अराजपनत्रत कममचारीयों के वेति पत्रकों की जॉच करते समय निम्ननलनखत बातोंपर नविेष ध्याि कदया
जािा चाहीये।
वेति पत्रक मे नलखी गयी रािी प्रचनलत नियमों के अिुसार होिा आवश्यक है।
नपछले माह का वेति और चालु माह का वेति इसमे यदी कोई अन्खतर हो तो वह वार्त्षमक वेति वृध्दी के
अिुसार होिा चाहीये।
वार्त्षमक वेति वनध्द का नववरण वेति पत्रके के साथ आवश्यक होता है।
वेति पत्रक मुल प्रनतनलपीमे ही होिा चाहीये ।
वेति पत्रक पर सक्षम अनिकारी के हस्ताक्षर होिा चाहीये।

निनि उपलब्ध्द हेूै यह प्रमाण पत्र होिा आवश्यक है।

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व्यय को प्रभारीत करिे के नलये सही आंबंटि नलखा जािा चाहीये।
वेति पत्रक मे अ ूंकगनणनतय िुध्दता होिी चाहीये।
वेति पत्रक के साथ सभी प्रकारकी कटोूैती नववरण जोडिा चाहीये।
ग्रहीत वेति:-
वेति भुगताि अनिनियम का पालि करिे हेतु सभी कममचारीयों का वेति पत्रक 15 कदिों के प्रत्यक्ष
उपनस्थती के आिारपर तैयार करिे का कायम प्रारंभ कर कदया जाता है। मस्टर के अिुसार जो कममचारी
ककसी भूी माह मे पहले 15 ﾠकदि उपनस्थत होते है उिका वेति पत्रक बिाया जाता है । बादके 15
कदिोंके समय को ग्रनहत उपनस्थती मािी जाती है। यदी इस समयावनि मे कममचारी अिुपनस्थत रहता है
ओैर इस कारण उसे अनिक वेति कदया जाता है। तो यह अनिक कदया हुवा वेति अगले माहे के वेति
पत्रक से काट नलया जाता है।
1) वेति पत्रकोंके साथ निम्ननलखीत नववरण भेजिा अनिवायम होता है।
2) आबंटि नववरण
3) स्के ल चेक नववरण
4) वेति वृध्दी का नववरण
5) यात्रा भत्ता नववरण
6) आयकर का नववरण
7) समयोपरी भत्ता का नववरण
8) मकाि ककराया कटौती नववरण
9) नबजली प्रभार कटौती नववरण
10) भनवष्य निनि कटौती नववरण
11) कारखािा डेनबट के कटोूैती का नववरण
12) भंडार डेनबट के कटौती का नववरण
13) स्टेिि लेखा संबंनित कटौती का नववरण
14) रलवे इनन्खस्टटयुट कटौती का नववरण
15) रेल्वे को ऑपरे रटव्ह सोसायटी के कटौती का नववरण
16) रेल्वे उपभोिा भंडारों के कटोूैती का नववरण
17) इ . सी. सी. बैंक का नववरण
18) भोजि प्रभारों का कटोूैती का नववरण
19) पोस्ट ऑकिस नबमा योजिा का कटौती नववरण
20) आयुमनवमा कटौती नववरण

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21) त्यौहार अनग्रम का कटौती नववरण

22) साईककल अग्रीम का कटौती नववरण
23) स्कू टर अग्रीम का कटौती नववरण
24) मकाि अग्रीम का कटौती नववरण
25) बाढ अग्रीम का कटौती नववरण
26) चतुथम श्रेणी के कममचारीयों को कदये जािे वाले पंखा अग्रीम के कटौती का नववरण
27) अग्रीम वेति का नववरण
28) कोटम कक कटोूैती का नववरण
अन्खय सभी आवश्यक नववरण
उपरोि नववरणों के अलावा वेति पत्रकोंके साथ निम्ननलनखत नववरण भी जोडिा आवश्यक होता है।
यदी ककसी कममचारी के मामलेमे पहली बार वेति पत्रक लेखा कायामलयको भेजा जा रहा हो तो उस
संबंिमे स्थाई अथवा अस्थाई पद पर है इस संबंि मे नववरण भेजा जािा चाहीये।
उपरोि नववरणों के आिारपर लेखा कायामलय मे वेति पत्रकों की जॉच कक जाती है।
नवनवि नवषय
यात्रा भत्ता
यात्राﾠभत्ता नबल के नलये निम्ननलनखत बातों की आवश्यकता होती है।
i. यात्रा भत्ता नबल सक्षम अनिकारी व्दारा मंजुर होिेचाहीये।

ii. यकद कममचारी हवाई यात्रा अथवा जल यात्रा करते हुए यात्रा भत्ता लेिा चाहता हेूै तो एसे
पररनस्थती मे हवाई अथवा जल यात्रा के नलये प्रमाणपत्र प्रस्तुत करिा चाहीये और एसी यात्रा
नियमो के अिुसार सक्षम अनिकारी व्दारा मंजुरी के पिात कक गयी है यह प्रमाणीत करिा चाहीये।
iii. यात्रा भत्ता नबलोंकी जॉच करते समय निम्ननलनखत बातो पर ध्याि कदया जािा आवश्यक होता
है।
iv. यात्रा भत्ता नबलोंपर नियंत्रण अनिकारी अथामत कायामलय के प्रमुख अनिकारी के हस्ताक्षर होिा
आवश्यक है।
v. यात्रा करिे वाले अनिकारी व्दारा मुव्हमेंट प्रमानणत करिे वाला प्रमाणपत्र यात्रा भत्ता नबल पर
उसके पयमवेक्षक व्दारा प्राप्त करिा चाहीये।

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vi. यात्रा भत्ता नबल प्रचनलत नियमो एवम दरों के अिुसार तैयार करिा चाहीये।
vii. यात्रा का कारण यात्रा भत्ता नबल पर नलखा होिा चाहीये।
viii. गाडीयों का प्रत्यक्ष समय नलखिा चाहीये । यदी गाडीयॉ देरीसे चल रही हो तो संबंनित स्टेिि
मास्तर व्दारा प्रमाणपत्र प्राप्त करके यात्रा भत्ता नबल के साथ जोडिा चाहीये।
ix. यात्रा भत्ता नबल अनिकतम नति माह मे प्रस्तुत करिा चाहीये।
x. यात्रा भत्ता नबल पर यात्रा करिे वाले अनिकारी का हस्ताक्षर होिा चाहीये।
xi. एक ही कारण के नलये एक से अनिक यात्रा भत्ता नबल िही भेजिे चाहीये।
xii. अंकगनणतीय िुध्दता होिी चाहीये।
xiii. यदी कममचारी नपछली तारीख से लागु होिे वाली पदोन्नती पाता है अथवा पदाविती पाता है तब
ऐसी पररनस्थतीयोमे यात्रा भत्ते का अनतररि भुगताि िही ककया जाता है । अथवा अनतररि कदये
गये यात्रा भत्ते की कटौती िही कक जा सकती है।
यदी कोई यात्रा भत्ता अग्रीम कदया गया हो तो उसकी कटौती यात्रा भत्ते का भुगताि करते समय कर
लेिा चाहीये।
यात्रा भत्ते के प्रचनलत दर:-
वेति दर सािारण बी तलास िहर ए तलास िहर ए 1 तलास

िहर िहर
16400 रु से उपर 135 170 210 260

8000 रु से अनिक लेंककि 16400 120 150 185 230
रु तक
6500 रु से अनिक लेककि 8000 105 130 160 200
रु तक
4100 रु सं अनिक लेककि 6500 90 110 135 170
रु तक
4100 रु तक 55 70 85 105
जब दौरेपर जािेवाले कममचारी व्दारा बस से यात्राﾠकी गयी हो तो प्रत्येक कक.मी. यात्रा कं ूेूं नलये 60
पैसे प्रनत कक. मी. के दर से कममचारी को मायलेज अलावन्खस कदया जा सकता है , ट‍ॅतसी एवम ररक्षा व्दारा
कक गयी यात्रा के नलये 4 रुपये प्रती कक. मी. दर से यह मायलेज अलावन्खस देय होगा।
यात्रा भत्ता पािे के नलये िहरोंका वर्त्गमकरण निम्ननलनखत है।

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बी 1 ए ए1
नविाखापटटंूिम,पटिा, हैदराबाद,अहमदाबाद, देलही,मुंबइ,चेन्नइ,
सुरत,वडोदरा,कोची, बैगलौर,पुणे,कािपूर कलकत्ता
भोपाल,इंदोर,िागपूर,
लुनियािा,जयपुर,
कोइंबतुर,मदुराइ,लखिौ,वाराण
सी
बाकी अन्खय सभी िहर अवर्त्गमकृत श्रेणीमे आते है।
यात्रा भत्ते का दावा करिेके नलये कदि का प्रारंभ रात के 12 बजे से मािा जाता है। ककसी भी कदि के रात
के 12 बजेसे दुसरे कदि के रात के 12 बजे तक एक नतथी मािी जाती है।पहेले 6 घंटो के नलये 30% के
दरसे यात्रा भत्ता देय होता है। 6 से 12 घंटों के नलये 70% एवम उससे अनिक के नलये 100% यात्रा
भत्ता देय होता है।
दावा करिे वाले अनिकारी व्दारा यह देखिा चाहीये कक ककसी भी कदि 100% से अनिक यात्रा भत्ते के
नलये दावा िही करिा चाहीये। यात्रा के दौराि कदया जािेवाला यात्रा भत्ता अवर्त्गमकृ त श्रंूेूंणी के िेहरो
के नलये लागु दरसे नमलेगा।
एकककृ त स्थािांतरण भत्ता -
पॉचवे वेति आयोग कक निि ूाररषों के अिुसार स्थािांतरण भत्ता अब एकककृ त दरसे कदया जाता है।जो
कममचारी कदिांक 1.5.1976 के बाद सेवा मे नियुंि ककये गये है । ऐसे कममचारीयों को स्थािांतरण भत्ते
के रुपमे एक माहके वेति के बराबर की रािी यात्रा भत्ते के रुपमे कद जाती है।
रेल प्रिासिके नहतमे ककये गये सभी स्थािांतरणों के मामलो मे यह स्थािांतरण भत्ते देय होते है। चाहे
वह स्थािांतरण प्रमोिि के कारण हुवा हो। अथवा नडमोिि के कारण अथवा उसी पद पर स्थािांतरण
हुवा हो नजस पद पर कमामचारी नियुंि हो।
नजि कममचारीयों कक नियुिी ददंिांक 1.5.1976 के पेहेले कक गयी हो ऐसे कममचारीयांके मामलेमे
स्थािांतरण भत्ते मे 25% कक कटौती कक जाती है।

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कममचारी के आवेदि पर ककये गये स्थािांतरण के मामलोमे स्थािांतरण भत्ता देय िही होता है।
वार्त्षमक वेति वृध्दी
एक वषम की अहमक सेवा पुरी करिे पर प्रत्येक रेल कममचारी को नििामररत दरसे वार्त्षमक वेति वृध्दी कद
जाती है। अलग अलग समयमाि वेति श्रेंणी के अिुसार वार्त्षमक वेति वृध्दी का दर अलग अलग होता
है। कममचारी के अिुपनस्थती के अिुसार वार्त्षमक वेति वृध्दी कक नतथी बदल सकती है। कममचारी कक
नियुंनि कक नतथी कोई भी हो कममचारी को उस माह के एक तारीख से वेति वृध्दी लागूं हो जाती है।
वेति वृध्दी अिुिासिात्मक कारवाई के पररणाम स्वरुप आवती अथवा अिावती रुपसे रोकी जा सकती
है। यदी कोई कममचारी अपिे वेति माि मे अनिकतम स्टेज पर पहुू‍ॅच जाता है तो प्रत्येक दो वषो के
नलये उसे एक वेति वृध्दी कद जाती है । उसे स्ट‍ॅग्नेिि इंकिमेंट कहते है। यह सभी उददेिोके नलये लागुं
मािा जाता है।के वल प्रमोिि के कारण ककये जािेवाले पे कितसेिि के मामलोंमे यह लागु िही मािी
जाता है।
कायामरंभ काल -
जब कोई कममचारी प्रिासि के नहतमे एक मु्यालय से दुसरे मु्यालय मे स्थािांतरीत हो जाता है तब

ऐसी पररनस्थतीयो मे कममचारी को कायामरंभ काल मंजुर ककया जाता है । अस्थायी स्थािांतरणों के
मामलोमे एवम कममचारी व्दारा आवेदि पत्र के आिारपर ककये गये स्थािांतरण के मामलोंमे कायामरंभ
काल मंजुर िही ककया जा सकता। कायामरंभ काल निम्ननलनखत दर से मंजुर ककया जाता है।
पुरािे एवम िये स्टेििों मे अन्खतर अिुमत कायामरंभ काल

1000 कक मी से कम दुरी के नलये 10 कदि के वल
1000 कक.मी. से अनिक लेककि 2000 कक.मी. 12 कदि के वल
तक
2000 कक.मी. से अनिक दुरी के नलये 15 कदि के वल
पूणम रुपसे कायामरंभ काल उपयोग मे ि लायें जािे पर बचा हुवा कायारंभ काल छु टटी लेखा खाते मे िे डीट
ककया जाता है। और कममचारी उसे कभी भी छु ंटटी के रुपमे ले सकता है।
िेतसट नबलो रुल -

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नजस के टेगरी मे कममचारी अपिा िारणानिकार रखता है। उस के टेगरी से हटकर एतस के डर पदोंपर कायम
करते समय कममचारी के मुल के टेगरी मे खाली पदोंपर पदोन्नती देिे के प्रकिया को िेतसट नबलो रुल
कहते है।
छु ंटटी नियम -
1. छु टटीयोंके प्रकार
2. आकनस्मक अवकाि
3. नविेष आकनस्मक अवकाि
4. औसति अवकाि अथवा पुणम वेति अवकाि
5. अिम वेति अवकाि
6. अस्पताल अवकाि
7. अदेय वकाि
8. अनत नवनिि अवकाि
9. मातृत्व अवकाि
10. नपतृत्व अवकाि
11. प्रनतरोि अवकाि
12. नविेष असमथमता अवकाि
13. प्रनतपुरक अवकाि
अध्ययि अवकाि
आकनस्मक अवकाि
नजि कममचारीयोंको 16 कदि राजपत्रीत छु टटीया एवम 2 कदि प्रनतबंनित छु ंटटीया प्राप्त होती है। ऐसे
सभी कममचारीयों को एक के लेंडर वषम मे 8 कदि आकनस्मक अवकाि कदया जाता है। तथा अन्खय कममचारी
योंको 12 कदि आकनस्मक अवकाि कदया जाता है। के लेंडर वषम एक जिवरी से प्रारंभ मािा जाता है ।
और 31 कदसंबर को समाप्त मािा जाता है। यह अवकाि अन्खय ककसी भी अवकाि के साथ जोडकर िही
नलया जा सकता। लेककि सामान्खय छु ंटटीया, िनिवार, रनववार तथा प्रनतबंनित अवकाि के साथ आगे,
नपछे अथवा नबचमे लगातार रुपसे जोडकर आकनस्मक अवकाि ग्रहण ककया जा सकता है। एसे छु टटीयोंके
कदि आकनस्मक अवकाि के रुप मे िही मािे जायेंगें। यह छु टटी जमा िही कक जा सकती और आगें के
वषम मे िही नल जा सकती। यह छु टटी आिे कदि के नलये भी मंजुर कक जा सकती है।
नविेष आकनस्मक अवकाि :-

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यह अवकाि कु छ नविेष पररनस्थतीयों मे दये हो जाती है। जैसेﾠ कक र‍ॅलीज,क‍ॅ म्पस , नमटटंगज, स्काउट
या गाईड जैसे संगठि अथवा युनियिो के कायमिम आदी के नलये नियमािुसार यह अवकाि मंजुर ककया
जा सकता है। इस अवकाि को निम्ननलनखत कारणों से मंजुर ककया जा सकता है।
खेल कु द मे नहस्सा लेिे के नलये जब ककसी कममचारी को प्रनतनिनित्व करिा हो तो अनिकतम 30 कदिके
नलये मंडल रेल प्रबंिक व्दारा, 90 कदि तक महाप्रबंिक व्दारा एवम 120 कदिों तक रेल्वे बोडम व्दारा
यह अवकाि मंजुर ककया जा सकता है।
न्खयायालयमे दावा लडिे हेतु नवनिि दावों के नलये तथा यात्रा के नलये नविेष आकनस्मक अवकाि कदया
जाता है।
नवग्याि एवम तकनिकक नवषया होिेवाले सेनमिार मे भाग लेिे हेतु।
पररवार नियोजि कक नवनभन्न योजिाओ तहत वेसतटोमी आपरेिि के मामलो मे परुष वगम के नलये 7
कदि, पहली बार आपरेिि असिल होि पर दुबारा आपरेिि के नलये 7 कदि तक डॉतटर व्दारा कदये गये
प्रमाण पत्र के आिारपर यह अवकाि कदया जाता है।
टयुबोतटोमी के ऑपरेिि के मामलो मे महीला रेल कममचारी को 18 कदि तथा इस ऑपरेिि के कारण
उत्पन्न जटीलताओ के नलये डॉतटर व्दारा जारी प्रमाण पत्र के आिारपर यह अवकाि मंजुर ककया जाता
है। पुरुष कममचारी के पत्नी के ऐसे ऑपरेिि के मामलोमे कममचारी को देखभाल हेतु 7 कदि का अवकाि
मंजुर ककया जाता है।
रिदाि के नलये एक कदिका अवकाि कदया जाता है।

रेल कममचारी उपभोिा सनमतीयोंके कायम हेतु एक वषम मे 30 कदि तक अवकाि कदया जाता है।
अिुिासि एवम अपील मामलों के अन्खतगमत जॉच करिे के नलये प्रत्यक मामलेमे 3 कदितक अवकाि ﾠ
कदया जाता है।
निनित कालांतर के बाद होिेवाले नियनमत नचककत्सा परीक्षा के नलये आकनस्मक अवकाि कदया जाता
है।
पी.एि.एम. कक नमटींग मे भाग लेिे हेतू यह अवकाि कदया जाता है।

भारत सरकारके गृह मंत्रालय व्दारा नल जािेवाली पररक्षामे भाग लेिेवाले कममचारीयोंको यह अवकाि

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3) पूणम वेति अवकाि:-
प्रत्येक रेल कममचारीको एक वषम मे नतस कदि के नहसाब से यह अवकाि उसके छु ंटटी लेखा खातेमे जमा
कक जाती है । एक जिवरी एवम एक जुलाई को 15/15 कदि के नहसाबसे इसे जमा ककया जाता है। यह
अनग्रम रुपसे जमा होती है। यह इस आिारपर जमा कक जाती है कक इस छह माह मे कममचारी सेवा मे
उपनस्थत रहेगा और इतिी छु टटी अर्त््जमत करेगा। यदी कममचारी इस काल मे नविा वेति छु टटी लेता है
तो प्रत्येक दस कदिोंके नलये एक कदि के नहसाब से अगले छह माहमे होिवाले जमा मे कटौती होगी। इस
तरह से छु टटी जमा करिे की अनिकतम नसमा 300 कदि होंगी । उसके पिात अनिक 15 कदि कदखाये
जायेंगे लेककि उन्खहे कममचारी व्दारा ि नलये जािेपर वह ल‍ॅप्स मािे जायेंगे।यह अवकाि सक्षम अनिकारी
के मंजुरी के आिारपर अनिकतम 120 कदि तक लगातार नलया जा सकता है। कारखािे मे कायम करिेवाले
कममचारीयों को छोडकर अन्खय कममचारीयोंको आिा कदि अवकाि िही कदया जा सकता।
अभ्यास सं्या 5 संूी
अिम वेति अवकाि
पुणम वेति अवकाि कक तरह यह छू टटी भी 1.7.86 से सालमे दो बार जमा हो रही है। हर छ माही के
नलये 10 कदि के नहसाब से यह जमा होती है।
इस छु टटी को छु टटी लेखा खाते मे जमा करिे के नलये कोई अनिकतम नसमा िही है।यह छु टटी कममचारी
व्दारा आवेदि करिे के बाद अथवा नचककत्सा कारणो से मंजुर ककया जा सकता है।
5) पररवर्त्तमत अवकाि :-
अघमवेति अवकाि जब भी पुणम वेति अवकाि मे पररवर्त्तमत करिे कक मंजुरी कद जाती है तब कममचारी
को पररवर्त्तमत अवकाि कदया गया ऐसा मािा जाता है। यह पररवतमि दो अिमवेति अवकाि को एक पूणम
वेति अवकाि के रुप मे पररवतीत ककया गया है यह मािकर ककया जाता है। यह पररवतमि के वल
नचककत्सा प्रमाणपत्र के आिारपर नह ककया जाता है। इसके नलये कोई नसमा निनित िही है। इस सुनविा
के कारण कममचारी को पुणम वेति अवकाि ि लेते हुए पुणम वेति पािे का लाभ प्राप्त हो सकता है।
6) अदेय अवकाि :-

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स्थाई कममचारी के नलए तथा अस्थाई कममचारी के मामलो मे नबमारी के नलये यह अवकाि कदया जाता
है। जब कममचारी के छु ंटटी लेखे मे ककसी भी प्रकारकी छटटी बकाया िही होती है। तब सक्षम अनिकारी
व्दारा इस प्रकार का अवकाि मंजुर ककया जा सकता है। सेवाकाल मे अनिकतम 360 कदि तक अदेय
अवकाि मंजुूूर ककया जा सकता है। एक बार अनिकतम 90 कदि तक यह अवकाि कदया जाता है। यकद
कममचारी सेवा छोड कर जाता है। तब उस देय रािी से इसकी कटौती कक जाती है।
7) असािारण अवकाि :-
नविेष पररनस्थतीयो मे जब कोई भी अवकाि बकाया िही होता है। और कममचारी को छु टटी देिा
आवश्यक समझा जाता है , तब ऐसे पररनस्थती मे कममचारी व्दारा प्राप्त आवेदि के आिारपर यह छु टटी
मंजूर कक जा सकती है। स्थायी कममचारी को अनिकतम 5 साल तक ऐसी छु ंटटी मंजुर कक जा सकती है।
यह अवकाि नविा वेति अवकाि होगा। डातटरी प्रमाण पत्र के आिारपर कद गयी छु ंटटी पेंिि के नलये
अहमक सेवा मािी जायेगी।
8) मातृत्व अवकाि
रेल्वे नवककत्सा अनिकारी व्दारा जारी ककये गये प्रमाणपत्रों के आिारपर मनहला रेल कममचारी को 135
कदि तक इस प्रकार का अवकाि कदया जाता है। यह अवकाि प्रसुती के समय कदया जाता है। गभमपात के
मामले मे 42 कदि तक यह अवकाि कदया जाता है। इस अवकाि के साथ जोडकर अन्खय अवकाि भी 60
कदि तक कदया जा सकता है/ अनिकतम 3 बार यह छु टटी मंजुर कक जा सकती है। यह अवकाि अवकाि
खाते मे अन्खय ककसी अवकाि से डेनबट िही ककया जाता है।
9) नपतृत्व अवकाि:-
पॉचवे वेति आयोग के नििाररषों के अिुसार यह अवकाि प्रारंभ हुवा है। अपत्य प्राप्ती पर पुरुष रेल
कममचारी को 15 कदि तक यह अवकाि कदया जा सकता है। अनिकतम 2 बार यह अवकाि कदया जा
सकता है। यह अवकाि 6 माह तक कक अविी मे कभी भी नलया जा सकता है।

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10) प्रनतरोि अवकाि:-
यह अवकाि उस कममचारी को कदया जाता है नजसके पररवार मे ककसी व्यनि को छु त कक नबमारी जैसे
कक चेचक , हैजा, महामारी, टाईिाईड आकद रोगो से नपडीत हो । नजसके कारण कममचारी को काम पर
आिे से प्रनतबंि ककया जा सके । यह अवकाि 21 कदि तक कदया जा सकता है। नविेष पररनस्थतीमे 30
कदि तक भी कदया जा सकता है। परंतू यदी कममचारी स्वयं नबमार हो तो उसे यह अवकाि िही कदया जा
सकता ।
11) अस्पताल अवकाि :-
सेवारत कममचारी जब ककसी कारण वि घायल हो जाता है। अथवा नबमार हो जाता है। तब इि
पररनस्थतीयोंमे नचककत्सा अनिकारी व्दारा जारी ककये गये प्रमाण पत्र के आिारपर रेल कममचारी को
अनिकतम 5 वषम तक इस प्रकार का अवकाि कदया जा सकता है।
12) नविेष अस्पताल अवकाि:-
जो कममचारी कामगार क्षनतपुती अनिनियम 2000 के अन्खतगमत िही आते है। तथा उन्खहे उपरोि अवकाि
देय िही होता है ऐसे कममचारीयों को नबमारी के समय डॉतटरी प्रमाणपत्र के आिारपर यह अवकाि
अभ्यास सं्या 7सी
अध्ययि अवकाि :-
i) यह अवकाि उि रेल कममचारी यों को कदया जाता है। जो वैग्यानिक व तकनिकी मामलेमे अथवा
नवषयोंमे अनिक अध्ययि करिा चाहते है। इस अध्ययि का लाभ भनवष्य मे भारतीय रे ल्वे को
होिे वाला है।
ii) कममचारी की कमसे कम पॉच साल कक सेवा होिा आवश्यक है।
iii) कममचारी कक उम्र 55 वषम से कम होिा चाहीये।
iv) अध्ययि के पाठयिम कक सीमा अनिकतम 12 माह होिा चाहीये।
अध्ययि पुंरा हो जािे के पिात कममचारी व्दारा कमसे कम 3 साल कक सेवा करिे का वादा रेल्वे के साथ

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उपरोि ितो के आिारपर रेल्वे बोडम व्दारा यह अवकाि ककसी भी राजपत्रीत अनिकारी को मंजुर ककया
जा सकता है। अराजपनत्रत कममचारी के मामलेमे यह अनिकार माहा प्रबंिक को कदये गये है।
14) प्रनतपुरक अवकाि :-
पयमवेक्षण कममचारीयोंको छोडकर कायामलयोंमे कायम करिे वाले समुह सी एवम समुह डी के कममचारी यों
को यदी िनिवार, रनववार अथवा सावमजनिक अवकाि के कदि कायामलय मे कायम करिे हेतुूू बुलाया
जाता है। तब ऐसे पररनस्थती मे कममचारी को देय साप्ताहीक नवश्राम के बदलेमे उसे प्रनतपुरक अवकाि
मंजुर ककया जा सकता है। इसे मंजुर करिे का अनिकार कायामलय प्रमुख अनिकारी का होता है। सामान्खयत:
एक माह कक सीमा के अन्खदर इसे नलया जािा चाहीये।
अभ्यास सं्या 8 ए , बी एवम सी
पुंनज निवेि संलग्न नबमा योजिा :-
1) रेल कममचारीयों के पररवारके सदस्यों को इस योजिा के अन्खतगमत नबमे का लाभ कदया जाता है। यह
नबमे की रािी रेल कममचारी के सेवा काल मे मृत्यु हो जािे पर कदया जाता है। कदया जािे वाला
भुूगताि कममचारी के भनवष्य निनि मे बकाया िेष रािी पर निभमर होता है। कममचारी के मृत्यु के
समय उसके भनवष्य निनि खातेम जो रकम िेष होती है उसके औसत के बराबर कक रकम अथवा
अनिकतम 60000 रुपये इिमे से जो भी कम हो का भुगताि पररवारके सदस्योंको कदया जाता है।
बषते कक कममचारी के वेति के अिुसार उसके खातेमे जमा रािी निम्ननखत नसमा से अिीक होिा
चाहीये:-
2) जो कममयारी ऐसी श्रेणीमे काम कर रहे हो नजसकी अनिकतम नसमा 12000 अथवा उससे अनिक
है उिके नलये भनवष्य निनि खातेमे िेष 25000 रु से अनिक होिा चाहीये।
3) जो कममचारी ऐसे श्रेणीमे काम कर रहे हो नजसकी श्रेणी 12000 रु से कम लेकीि 9000 रु से अनिक
है। उिके भनवष्य निनि खाते मे कमसे कम िेष 15000 रु से अनिक होिा चाहीये।
4) जो कममचारी ऐसे श्रेणीमे काम कर रहे हो नजसकी श्रेणी 9000 रु से कम हो लेकीि 3500 रु से
अनिक हो उिके भनवष्य निनि खाते मे 10000 रु से अनिक रािी जमा होिा आवश्यक हेूै।
3500 रु से कम श्रेणी मे काम करिेवाले कममचारीयोंके मुत्यु के समस उिके भनवष्य नििी खाते मे जमा
िेष 6000 रु से अनिक होिा चाहीये
उपरोि पररनस्थतीमे ﾠनजि कममचाररयों की मुत्यु सेवाकाल मे रहते हुए हो जाती है। एैसे सभी
कममचाररयों के परीवारके सदस्योंको अनतम भुगताि के समय उिके नपछले 36 माहके औसति िेष के

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बराबर अथवा अनिकतम 60000 रु कक रािी अनतरीि कद जाती है । इस योजिा को पुजी निवेि संलग्न
नबमा योजिा कहते है।
अभ्यास सं्या 9 ए,बी एवम 7 सी
भनवष्य निनि खाते से निकासी
भारतीय रेल्वे संस्थापिा संनहता के प‍ॅरा िमांक 923 से 925 मे भनवष्य निनि से निकासी के नियम कदये
गये है। इि नियमों के अिुसार भनवष्य निनि से निम्ननलनखत कारणो से निकासी अिुमत है।
1) अस्थाई निकासी
2) नचककत्सा के नलये अवकाि पर बाहरी देिों मे यात्रा के नलये जाते समय यात्रा खचम के बराबर कक
रािी अस्थाई रुपसे भनवष्य निनि से निकालि ूेके नलये अिुमती है।
3) अपिे खुद के नलये एवम पररवार के ककसी सदस्य के नलये आगे की पढाई के नलये भनवष्य निनि से
अग्रीम अिुमत है।
4) पुरुष आश्रीत की िादी के नलये अथवा सगाई के नलये 3 माह के वेति के बराबर कक रािी अिुमत
है।
5) मनहला आश्रीत कक िादी के नलये अथवा सगाई के नलये 6 माह के वेति के बराबर कक रािी अिुमत
हेूै।
6) मकाि बिािे हेतू जनमि खरीदिे के नलये प्लॉट के 50 % के बराबर कक रािी अिुमत है।
7) नबमारी के मामलेमे अराजपत्रीत कममचारी को 500 रु एवम राजपत्रीत अनिकारर को 1000 रु
अिुमत है।
रटव्ही, किज, वाशिंग मनिि, नब.सी.आर.,नगजर,कम्प्युटर,कु दकं ग रेंज जैसी उपभोग्ता नचजें खररदिे हेतु
3 माहे के बराबर कक रािी अथवा भनवष्य नििी खाते मे जमा रािी के 50% प्रनतित के बराबर कक
रािी कक निकासी अिुमत है।
अंनतम निकासी
1) रोड साईड स्टेिि पर सेवाकालमे मरिे वाले रेल कममचारी के अन्खतेिी किया के नलये 8000 रु कक
निकासी अिुमत है।

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2) पुरािे मकाि के मरम्मत हेतु 10000 रु कक निकासी अिुमत है ।

3) 15 वषम तक सेवा पुरी करिे वाले रेल कममचारी यों के नलये मकाि बिािे हे तु जनमि खरीद िे के
नलये अपिे खाते मे जमा रकम के 50% के बराबर कक रािी कक निकासी अिुमत है।
4) आश्रीत पुरुष कक िादी के नलये 6 माह के बराबर कक रािी कक निकासी अिुमत है।
5) आश्रीत मनहला कक िादी के नलये 10 माह के बराबर कक रािी कक निकासी अिुमत है।
6) बच्चोंके पढाई के नलये 6 माहे के वेति के बराबर कक रािी कक निकासी अिुमत है।
7) पररवार के ककसी सदस्य के नबमारी के मामलेमे 6 माह के वेति कक निकासी अिुमत है।
रटव्ही, नव.सी.आर.,नब.सी.पी., वाशिंग मनिि,नगजर,कं म्प्युअर,आदी उपभोिा मुल्य कक वस्तुए खररदिे
के नलये जमा रानि के 6माह का वेति अथवा 50% वेंति के बराबर कक रािी कक निकासी अिुमत है!
अभ्यास सं्या 10 ए एवम बी
1) रेल कममचारीयो को कदये जािेवाले अग्रीम -

2) मोटर कार खररदिे हेतु देय अग्रीम :- नजि रेल कममचारीयोंका मुल वेति 10500/- रुपये से अनिक
होता है ऐसे रेल कममचारीयों को मोटर कार खररदिे हेतु अनग्रम मंजुर ककया जा सकता है। पहली
बार कदया जािेवाला अनग्रम 180000 रु से अनिक िही होिा चानहये । अथवा कममचारी के 11 माह
के वेतिे के बराबर दोिो मे से जो भी कम हो के बराबर कक रािी अथवा कार का मुल्य इि सब मे
जो कम रािी होगी उसके बराबर कक रािी अनग्रम के रुपमे मंजुर कक जा सकती है। दुसरी बार भी
मोटर कार अनग्रम कदया जा सकता है । लेककि अनग्रम कक रािी 11 माह का वेति अथवा कार का
मुल्य अथवा 160000 रु इसमे से जो भी कम हो के बराबर कक रािी मंजुर कक जा सकती है। इस
अनग्रम कक कटौती 200 ककश्तोंमे होगी।
3) मोटार साईककल अथवा स्कु टर खररदिे हेतु अनग्रम :- नजि कममचारीयोंका मुल वेति 4600/-
रुपयोंसे अनिक होता है।ऐसे कममचारीयों को मोटर साईककल अथवा स्कु टर खररदिे हेतू यह अनग्रम
कदया जाता है। यह अनग्रम पहली बार के नलये 30000/- रुपये तक कदया जा सकता है। बषते कक यह
रािी कममचारी के 6 माह के मुलवेति एवम स्कु टर कक प्रत्यक्ष ककमत इिसे कम हो । यािे कक कममचारी
को 6 माह का वेति अथवा स्कु टर कक प्रत्यक्ष ककमत अथवा 30000/- रुपये इिमेसे जो भी कम हो
तक कक रकम स्कु टर अनग्रम के रुपम मंजुर कक जा सकती है। स्कु टर अनग्रम दुबारा भी कदया जा सकता
है। लेककि यह के वल 24000/- तक कदया जा सकता है। स्कु टर अनग्रम कक कटौती 70 ककश्तोमे होिी
चाहीये । ब्याज कक रािी कक कटौती करते समह यह देखिा चाहीये कक यकद कममचारी चाहे तो ब्याज
कक ककश्त कक कटौती मुल रािी कक कटौती कक ककश्त से अनिक िही होिा चाहीये। ब्याज कक कटौती
के नलये ककश्त कक सं्या नििामरीत िही है।
4) त्यौहार अनग्रम :- नजि कममचारीयोंका मुल वेति 8300/- रुपयो तक है । एसे सभी रेल
कममचारीयोंको सुनचबध्द त्योूैहारोंके नलये त्यौहार अनग्रम कदया जा सकता है। अनिकतम 1500/-
रुपयोंतक यह अनग्रम कदया जाता है। इसकी कटौती 10 ककश्तोंमे कक जाती है। यह ब्याज मुि अनग्रम
होता है।

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5) साईककल अनग्रम :- नजि कममचारीयोंका मुल वेति 5000/- रुपयोंतक होता है। एसे सभी
कममचारीयोंको साईककल अनग्रम मंजुर ककया जाता है । ईस अनग्रम के रुपमे साईककल कक ककमत
अथवा 1500/- इसमेसे जो भी कम हो कक रकम मंजुर कक जा सकती है। इसकी कटौती अनिकतम
25 ककश्तोंमे कक जा सकती है। नजसमे ब्याज कक ककश्ते िानमल िही है। ब्याज समाि ककश्तोंमे उसी
तरह वसुल ककया जायेगा नजस तरह से शप्रंनन्खसपल अमाउं ट वसुला गया हो।
6) टेबल ि‍ॅ ि अनग्रम :- इस अनग्रम के रुपमे चतुथम श्रेंणी के कममचारी योंको टेबुल ि‍ॅ ि खरीदिे हेतु
1000/- रुपये अथवा ि‍ॅ ि कक ककमत इिमेसे जो भी कम हो के बराबर कक रािी मंजुर कक जायेगी।इस
अनग्रम कक कटौती 10 ककश्तों मे कक जायेगी।
7) गरम कपडे खररदिे हेतू अनग्रम :- नविेष इलाको मे यह अनग्रम अनिकतम 1500 रुपयों तक मंजुर
ककया जाता है।
निनज कम्प्युटर खररदिे हेतु अनग्रम :- कम्पूुटर कक ककमत अथवा 80000 रुपये इिमे से जो भी कम हो
। पहली बार के नलये । एवम दुसरी बार के नलये कम्प्युटर कक ककमत अथवा 75000 रुपये दोिो मे से
जो भी कम हो के बराबर कक रकम मंजुर कक जा सकती है ।
उपरोि सभी अनग्रमोंके नलये अन्खय नविेष िते भी लागू होती है। वेूैसेही ब्याज कक दरें भी समय समय
पर सरकार व्दारा िोनषत कक जाती है। इसनलये ब्याज दरें एवम नविेष ितो को िोटसंू मे िानमल िही
ककया है।
मकाि बिािे हेतु अﾠनग्रम :-
इस अनग्रम के नलये मकाि कक पुरी लागत के नलये एक नसलींग नलनमट निनित ककया गया है। नजसके
अिुसार कममचारी के मुल वेति के 200 गुिा रकम 7.5 लाख रुपये से कम होगी उिके नलये अनिकतम
कक नसशलंग नलनमट 7.5 लाख रखी गयी है। लेककि नजि कममचारीयों के मामले मे वंति के 200 गुिा
रकम 7.5 लाख रुपये से अनिक है उिके नलये नसशलंग नलनमट वेति के 200 गुिा रकम के बराबर कक
रािी इतिी होगी।
अनग्रम कक रािी वेति के 50 गुिा रकम के बराबर कक रािी अथवा मकाि कक लागत अथवा कममचारी
कक अनग्रम वापसी कक क्षमता इिमे से जो भी कम हो के बराबर कक रािी होगी।
बिे बिाये मकाि के नवकास के नलये भी दुबारा अनग्रम कदया जा सकता है । नजसकी रािी 50 माह के
मुल वेति के बराबर कक रािी अथवा 180000 रुपये इिमेसे जो भी कम हो के बराबर होगी।
ब्याज दर समय समय पर सरकार व्दारा िोनषत दरों के अिुसार होगे।

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अनग्रम कक कटौती 240 ककश्तों मे मुल रािी 180 ककष्तो में एवम 60 ककश्तोंमे व्याज कक रािी इस
प्रकार से हो सकती है।
अंनतम निपटाि
भनवष्य निनि
सभी रेल कममचारी नजिकक एक साल कक सेवा पुरी हो गयी हो । उिके वेति से भनवष्य निनि कक कटौती
कक जाती है। के वल ऐसे कममचारी नजिकक नियूनि सेवा निवूृूात्ती के पिात िैनमत्तीक रुपमे कक गयी
है, को छोडकर सभी कममचारीयों के वेति 8.33% के दरसे भनवष्य निनि कक कटोूैूंती कक जाती है ।
इस कटौती को कममचारी के िाम से खोले गये लेजर खाते मे जमा ककया जाता है।जो कममचारी स्वैनछछक
रुपमे भनवष्य निनि मे अनिक रकम जमा करिा चाहते है । उिके मामलेमे भी ऐसी रकम इसी खाते मे
जमा होती है।
सेवा निवृनत्त के समय इसका भुगताि कममचारी को कर कदया जाता है ।
हर कममचारी िे अपिे भनवष्य निनि खाते के नलये िॉनमिेिि करिा चाहीये। तयों की मृत्यु के मामलेमे
भनवष्य निनि कक रकम का भुगताि इस िॉनमिेिि के आिारपर नह ककया जाता है।
मृत्यु एवम सेवा उपदाि कक रािी :-
रेल कममचारी कक सेवानिवृत्ती के समय अथवा उसकी सेवा कालमे मृत्यु होिे के कारण कमचारी को अथवा
उसके पररवार के सदस्यों को इस रािी का भुगताि ककया जाता है। अथामत सेवा निवृत्ती के समय इसका
भुगताि कममचारी को एवम मृत्यु के समय इसका भुगताि पररवार के सदस्योंको ककया जाता है। जो
कममचारी पेंिि पािे के हकदार होते है के वल वैसे ही कममचारी मृत्यु एवम सेवा उपदाि प्राप्त करिेके
अनिकारी होते है। तयों की मृत्यु एवम सेवा उपदाि यह एक पेंििरी लाभ मािा जाता है।
मृत्यु एवम सेवा उपदाि के नलये निम्ननलनखत प्राविाि होते है।
सेवा उपदाि
सेवा उपदाि कक गणिा करिे के नलये निम्ननलनखत िॉमुुंले का उपयोग ककया जाता है।
अंनतम वेति एवम मंहंगाई भत्ता के चौथे भाग को अहमक सेवा के छ माहीयों से गुणा ककया जाता है।
जो कक अनिकतम 66 तक हो सकती है।
मृत्यु उपदाि
कममचारी के मृत्यु के समय उसके पररवार को मृत्यु उपदाि कक रािी का भुगताि ककया जाता है। यह
भुगताि निनम्ननलनखत तानलका के आिारपर ककया जाता है।

179
कममचारी कक कु ल सेवा देय रािी

एक वषम से कम अवनि के नलये 2 माहे के वेति के बराबर कक रािी
1 वषम से अनिक लेककि 5 वषम तक 6 माह के वेति के बराबर कक रािी
5 वषम से अनिक लेककि 20 वषम तक 12 माह के वेति के बराबर कक रािी
20 वषम से अनिक प्रत्येक छ माही के नलये आिे वति के बराबर कक
रािी ,अनिकतम 33 माह के बराबर कक रािी
अथवा 3.50 लाख रुपये इिमेसे जो भी कम हो।
नलव स‍ॅलरी अथवा छु टटी वेति

रेल कममचारी सेवा निवृत्ती के समय अनिकतम 300 कदि तक जमा छु टटी के नलये नलव स‍ॅलेरी अथवा
छु टटी वेति पािे का हकदार होता है। छु टटीवेति मे निम्ननलनखत लाभ कममचारी को कदये जाते है।
आखरी माह का वेति + मंहंगाई भत्ता + नविेष देय भत्ता + माईलेज कक रािी को बकाया छु ंटटी के
कदिो से गुंणा करके आिेवाली रािी को 30 से नवभानजत करिे से आिेवाली रािी का भु गताि कममचारी
को ककया जाता है।
मृत्यु के मामलेमे नलव स‍ॅलेरी का भुगताि पररवार को ककया जाता है।
समुह नबमा योजिा
रेल कममचारी नबमा योजिा का प्रारंभ 1.7.77 से ककया गया था । इस योजिा के अन्खतगमत रेल कममचारी
का 5000 रुपयो का नबमा ककया गया था। कदिांक 1.11.1980 से समुह नबमा योजिा का प्रारंभ हुवा
इस योजिा के अन्खतगमत रेल कममचारीयोंके समुह के अिुसार समुह D,C,B और A के नलये िमि:
10000,20000,40000 और 80000 रुपयो का नबमा ककया गया था । इसके नलये कममचारी के वेति
से िमि: 10,20,40 और 80 रुपये दर से कटौती होती थी। कदिांक 1.1.90 से इस योजिा मे 50%
कक बढौतरी कक गयी । और समुह डी, सी, बी और ए के कममचारीयों से िमि: 15,30,60 और 120
रुपये नबमा कक कटौती करिे का प्रारंभ ककया गया। कममचारी के मृत्युपर उसके पररवारको िमि:
15000,30000,60000 और 120000 रुपये का भुगताि नबमा के रुपमे ककया जाता है। इसके अनतररि
सभी कममचारी के मामलेमे सेवा निवूत्ती के समय 70% के दर से बचत निनि कक रािी कक वापसी भी
इय योजिा के अन्खतगमत कममचारी को ककया जाता है। मत्यु के मामलेमे इस रािी का भुगताि भी कममचारी
के पररवार को ही ककया जाता है।
पेंिि का संरािी करण अथवा कॉम्युंटेिि ऑि पेंिि -

180
पेिि के संरानिकरण का मतलब होता है कक पेूेूंिि के कु छ नहस्से का सरंडर करके उसके बदलेमे
लंपसम रािी का भुगताि पािा।पॉचवे वेति आयोग कक नसिाररिोंके अिुसार अनिकतम 40%
संरानिकरण अिुमत है। संरानिकरण के बदलेमे नमलिे वानल रािी निम्ननलनखत तालीका के आिारपर
निनित कक जाती है।
पेंििर कक आयु 1 रुपये का मुल्य
32 209.52
33 201.48
34 205.32
35 203.04
45 175.68
46 172.44
47 169.20
48 165.84
49 162.48
55 140.76
56 137.04
57 133.20
58 129.6
59 125.52
60 121.56
61 117.72
िॉनमिेिि पेंिि एवम निपटाि के नलये महत्व -

रेल कममचारी कक सेवा समाप्ती के समय चाहे वह सेवा समाप्ती सुपर अ‍ॅ न्खयुंएिि के कारण , रे नसग्नेिि,
नडसनमसल, ररमुव्हल, मेनडकल अिकिट, डेथ अथवा अन्खय ककसी भी कारण से तयो ि हुवा हो,
नियमािुसार उसे सेवा समाप्ती के समय देय रािी का भुगताि उसे अथवा उसके पररवार के सदस्योंको
कदया जाता है। कममचारी नजनवत हो तो पहला अनिकार उसका होता है। लेककि उसके मूत्यु हो जािे के
कारण अंनतम देय रानि का भु गताि कममचारी व्दारा भरे गये िॉनमिेिि के आिारपर ककया जाता है।
इसके नलये हरएक कममचारी व्दारा सेवा मे रहते हुए नह अपिे पररवारके सदस्यों के िाम से िॉनमिेिि
भरके देिा चाहीये ।

181
िॉनमिेिि ि देिे पर अंनतम देय रािी का भुगताि पररवारके संदस्योंको समाि नहस्सों मे ककया जाता
है। नववाद के मामलेमे न्खयायालय से सतिेिि सरटकिके ट के आिारपर मामले निपटाये जाते है।
पररवार पेंिि -
कदिांक 1.1.1964 से पररवार पेंिि का प्रारंभ हुवा है। ककसी रेल कममचारी कक सेवा काल मे मत्यु होिे
पर अथवा रेल्वे पेंििर कक मत्यु होिे पर उसके पररवार को यह पेिि देय होती है। पररवार पेंिि देिे के
नलये ककसी प्रकारकी न्खयुितम सेवा का होिा आवश्यक िही है। के वल अनिक दर से पररवार पेंिि देिे के
नलये कम से कम 7 साल कक सेवा होिा आवश्यक मािा गया है। िॉममल के सेस मे पररवार पेिि का दर
पाचवे वेति आयोग के अिुसार अंतीम माह के वेति के 30% के बराबर कक रािी अथवा कमसे कम
1275 रुपये के बराबर होिा चाहीये । इस मुल पेंिि पर समय समय पर लागु महंगाई भत्ते के बराबर
ररनलि कदया जाता है।पररवार पेंिि का संरानिकरण अिुमत िही है। पेंििर को अपिे पेंिि के साथ
पनत अथवा पत्नी कक पेंिि भी नमल सकती है। कममचारी के मत्यु के बाद पहले सात वषम अथवा कममचारी
65 साल का होिे कक नतथी तक बढे हुवे दर से पेंिि कदया जाता है। यह दर िॉममल पररवार पेिि के दो
गुिा अथवा कममचारी नजनवत होता तो उसे नमलिेवाला पेिि इसमेसे जो भी कम हो के बराबर होता है।
पररवार पेंिि नविवा,नविुर,25वषम आयु तक का िौकरी ि करिेवाला पुत्र,25वषम तक कक अनववानहत
एवम िौकरी ि कर रही पुत्री अथवा अिि बालक को आनजवि कदया जा सकता है। मािनसक रुपसे
नवकलांग बालकोंको पररवार पेंिि अनभभावक के व्दारा कदया जाता है। लेककि यह गाडीयि प्रामाणपत्र
न्खयायालय व्दारा जारी ककया जािा आवश्यक होता है।
1) प्रत्येक रेल कममचारी को सेवानिृत्ती के समय निम्ननलनित प्रकारके भुगताि ककये जाते है।
2) भनवष्य निनि मे जमा रािी
3) मृत्यु एवम सेवा उपदाि
4) आखरी माह का वेति
5) नलव स‍ॅलरी
6) समुह नबमा योजिा कक रािी
7) समुह नबमा योजिा कक बचत निनि कक रािी
8) पुंनज संलग्न नबमा योजिा कक रािी
9) पेंिि के संरानिकरण का मुल्य
10) पेंिि
11) पररवार पेंिि
12) स्थािांतरण भत्ता
13) मंहंगाई भत्ते कक रािी
14) नलव स‍ॅलरी एवम नडसीआरजी के नलये मंहंगाई भत्ते का अन्खतर

182
ियुचर डेनबट कक वापसी
अंनतम भुगताि का निपटारा जल्द से जल्द हो और कममचारीयोंको अनतम भुगताि जल्द से जल्द नमले
इसनलये निम्ननलनखत कायमवाही करिा चाहीये।
कायमकारी अनिकारी एवम कार्त्ममक अनिकारीयों व्दारा
इि अनिकारीयोव्दारा सेवानिवुत्त होिे वाले कममचारीयों के के सेस पुणम रुपसे तैयार करके लेखा
नवभागको कमसे कम 3 माह पहले भेजिा चाहीये।
लेखा अनिकारी व्दारा -
लेखा अनिकारी व्दारा ऐसे मामले प्राप्त होते ही तुरन्खत उिपर कायमवाही करिा चाहीये। ए िामम तैयार
करिा चाहीये मुव्हमेंट नस्लप तैयार करिा चाहीये। भनवष्य निनि के खाते सही करिे चाहीये एवम उन्खहे
सेवानिवृत्ती अिुूूभाग को भेजिा चाहीये । यह दे खिा चाहीये कक इि मामलोमे भुगताि होिे मे एक
कदिका भी नवलंम्ब िही होिा चाहीये।
अनिवार्त्षमकक सेवा निवत्ती के मामलो को छोडकर अन्खय मामलो मे लेखा नवभाग व्दारा एवम कायमकारी
नवभाग एवम कार्त्ममक नवभाग व्दारा नविेष ध्याि देिे कक आवश्यकता है। तयों कक इि मामलोमे अनिक
नवलंब होि कक निकायते प्रात होती है।
आजकल पेंिि अदालत भरिे लगी है। हरसाल मे दो बार पेंिि अदालते होती है। नजि मामलोमे अंनतम
भुगताि िही होता है ऐसे मामले पंिि अदालत मे निपटाये जाते है।.
पेंिि के निम्ननलनखत प्रकार है।
सुपर अ‍ॅन्खयुएिि पेंिि
पेंिि योजिा का प्रारंभ कदिांक 16-11-57 से हुवा है। लेककि यह योजिा उि कममचारी योंको अनिवायम
रुपसे लागुं कक गयी है जा कक कदिांक 1-4-1057 से रेल्वे मे भती हुए है। 1-4-57 संूेूं पेहेले रेल्वे मे
कायम करिे वाले कममचारी यों को इस योजिा मे िानमल होिे के नलये नवकल्प कदया गया था। इस योजिा
के अन्खतगमत रेल कममचारी को सेवा निवृत्ती के पिात निनित दर से पेंिि कदया जािे का प्राविाि ककया
गया है। इस योजिा के अन्खतगमत पेंिि पािे के नलये न्खयुितम 10 वषम कक अहमक सेवा आवश्यक होती है।
जो कममचारी अपिी 60 वषम कक आयु समाप्त करते है ऐसे कममचारीयोंको सेवानिवृत्त मािा जाता है। और
उन्खहे यह पेंिि कद जाती है।इस पंिि के नलये अनिकतम अहमक सेवा 33 वषम मािी जाती है।
पेिि निम्ननलनखत दरसे कद जाती है।
नपछले दस माह का औसत वेति को 2 से नवभानजत ककया जाता है । आिेवाली रािी को अहमक सेवा के
वषोसे गुणा ककया जाता है और 33 से नवभानजत ककया जाता है।
रशिंग कममचारी योंके मामले मे औसत वेति मे माईलेज अलावन्खस का 55% जोडा जाता है।

183
स्वैनछछक सेवा निवृत्ती पेंिि
नजस रेलकममचारी कक 20 वषम अथवा उससे अनिक अहमक सेवा हो चुकी है ऐसा कममचारी स्वयं कक इछछा
से इस प्रकार कक सेवा निवृत्ती ूप्रात्प कर सकता है।इस योजिा के अन्खतगमत अनिकतम पॉच वषमतक अहमक
सेवा मे बढौतरी कद जाती है। एवम उसके बाद पेिूंि कक गणिा कक जाती है। लेककि इस प्रकारकी
बढौतरी देते समय यह देखिा चाहीये कक इि पॉच वषोंके जोडिेसे कु ल सेवा 33 वषमसे अनिक िही होिा
चाही ये और इतिे ही वषम कममचारी के आयु मे जोडिेसे वह 60 वषम से अनिक िही होिी चाहीये। बाकक
सभी नियम सुपर अ‍ॅन्खयुएिि पेंिि के समाि ही है।
कम्पेन्खसेिि पेंिि
जब ककसी पद को रदद कर कदया जाता है तो उस पद पर कायम करिे वाले कममचारी को दुसरे पद को

नस्वकार करिे के नलये ऑिर कदया जाता है । ऐसे मामलेमे यकद रेल प्रिासि व्दारा कदया जािेवाला पद
कममचारी को नस्वकायम िही है तो उसे सेवानिवृत्ती का नवकल्प भी कदया जा सकता है। एसे मामले मे सेवा
निवृत्त होिेवाला कममचारी इस पूेिि का हकदार होता है। इस मामलेमे भी अहमक सेवा मे बढौतरी कद
जाती है।
अनिवायम सेवानिवृनत पेंिि -
जो रेल कममचारी अिुिासि एवं अपील नियमों के अंतगमत रे लवे से अनिवायम रूप से सेवानिवृत्त कर कदए
जाते हैं उन्खहें इस प्रकार का पेंिि कदया जाता है । यह पेंिि िाममल दर से नमलिे वाले पेंिि से दो नतहाई
तक कम करके कदया जा सकता है ।
इन्खवैनलड पेंिि-
जो रेल कममचारी रेलवे डॉतटरों द्वारा मेनडकली अिकिट घोनषत कर कदए जाते हैं उन्खहें वैकनल्पक काम
देिे की पेिकि की जाती है । जब ऐसे कममचारी वैकनल्पक कायम की पेिकि को ठु कराते हैं तब उन्खहें
मेनडकल अिकिट होिे के कारण रेल सेवा से मुि कर कदया जाता है । एसे समय पन्खगह वषम से अनिक
सेवा करिे वाले कममचाररयों को यह पेंिि मंजूर ककया जाता है ।
कम्पेंििेट अलावन्खस -
जब रेल कममचारी को अिुिासि एवं अपील के मामलों में कारमवाई के कारण अथवा अन्खय कारणों से
सेवा से निष्कानसत कर कदया जाता है अथवा िौकरी से निकाला जाता है । तब ऐसे मामलों में कममचारी

184
द्वारा सक्षम अनिकारी को जो मसी अपील की जाती है उसके आिार पर यह पेंिि मंजूर ककया जाता है
। यह िॉममल पेंिि से दो नतहाई हो सकता है ।
एतस्रा ऑर्त्डमिरी पेंिि -
नजि रेल कममचाररयों की सेवाकाल में मृत्यु हो जाती है अथवा सेवा के कारण ककसी बीमारी का निकार
हो जािे के कारण सेवा निवृनत्त लेिा आवश्यक हो जाता है और ऐसे कममचारी कामगार क्षनतपूर्त्त्तम
अनिनियम के अंतगमत िहीं आते हैं तब ऐसे कममचाररयों के मामले में यह पेंिि कदया जाता है । यकद एसे
कममचारी कामगार क्षनतपूर्त्तम अनिनियम के अंतगमत क्षनतपूर्त्त्तम प्राप्त करते हैं तो उन्खहें िाममल पेंिि के दर से
डेढ़ गुणा पेंिि मंजूर ककया जा सकता है ।
8) एतसग्रानियााँ पेंिि -
जो कममचारी रेल सेवा से 1957 से पहले सेवानिवृत्त हो चुके हैं और जो कममचारी पेंिि योजिा के अंतगमत
िहीं आते हैं ऐसे सेवानिवृत्त कम्रचाररयों को एवं उिके नविवाओं को तथा पेंिि नियमों के अंतगमत आिे
वाले बच्चों को इस प्रकार का पेंिि कदया जाता है ।
9) एतसग्रानिया भुगताि -
पॉचवे वेति आयोग के नििाररिो के अिुसार नसनवल वार अथवा आतंकवादी हमले जैसी घटिाओ मे
मरिे वाले रेल कममचारी के पररवारको एकमुश्त 5 लाख रुपये एवम उिके नवरुध्द कारवाई करते समय
मरिे वाले कममचाीयोंके पररवार को 7.5 लाख रुपये का एकमुश्त भुगताि करिे का प्राविाि ककया गया
है।
प्रोनवजिल पेंिि -
नजि कममचारीयोंके मामलोमे नवभानगय जॉच का काम अथवा कोटम मे मामला नवलंनबत पडा हो ऐसे
कम्रमचारी योंको प्रोनवजिल पेिि मंजुर ककया जाता है।
अ‍ॅन्खटीनसपेटरी पेंिि -

185
10) यह प्रोनवजिल पेंिि कक तरह ही होता है/ के वल यह अंतर होता हेूै कक इस मामलेमे कममचारी कक
कोई गलती िही होते हुए भी प्रिासनिक कारणोंसे अंनतम भुगताि के मामले के निपटाि मे नवलंम्ब
होता है। ऐसे समय इस प्रकारका पेंिि मंजुर ककया जाता है।
नडस एनबनलटी अथवा नडपेंडंट पेिि -
यह 1986 से प्रारंम्भ हुवा है। जब कममचारी आंतकवादी हमलो मे घायल अथवा मुत्यु होिे पर सेवा काल
को ध्याि मे ि रखते हुए उसके पररवार को नति चौथाई दर से पेंिि मंजुर ककया जाता है। ब‍ॅचलर
कममचारी के मामलेमे उसके माता नपता को पेंिि मंजुर ककया जाता है।

186
UNIT MODULE NO. 10
ESTABLISHMENT ACCOUNTS
Lesson No.1(a)
ESTABLISHMENT DEFINITIONS:-
CADRE: - Cadre means strength or part of a service sanctioned as a separate

unit.
GAZETTED POST: - It is a post on which appointment is made by notification

issued in the gazette of Government of India.
LIEN: - It means that the title of Railway servant to hold substantively either
immediately or after the termination of a period or periods of absence including
tenure post to which the Railway servant has been appointed substantively. It will
thus mean that one person can hold a lien on any permanent post unless the
competent authority has suspended the same.
SPECIAL PAY : - It means an addition of the nature of pay to the emoluments of

the Railway servant granted in consideration of –
1. The nature of duties.

2. A specific addition to the work or responsibility.
3. Unhealthiness of the locality in which the work is performed.
Lesson No.1(b)
COMPENSATORY ALLOWANCE: - It means the allowance, which is granted to

meet personal expenses necessitated in special circumstances in which the duty
is performed. (Travelling allowance is also an example of compensatory
allowance.) The rate of compensatory allowance is different in different locations
and the same is fixed as per the recommendations of the central pay commission
according to the status and rate of pay.
PRESUMPTIVE PAY: - The term presumptive pay of a post when used with
reference to any particular Railway servant, means the pay to which he will be
entitled if he held the post substantively. (It also includes the special pay.)
PAY: - Pay means the amount drawn by the Railway servant. The pay other than
special pay or pay granted in view of the personal qualifications which has been
sanctioned for a post held by a Railway servant substantively or in an officiating
capacity or to which he is entitled because of his position in a cadre. Any other
emolument, which may be so, termed as “Pay” by the president of India.
FEES: - This is the recurring or non-recurring payment made to the Railway

servant from the sources other than the consolidated fund of India. The fees are

ACCOUNTS FACULTY
142
UNIT MODULE NO. 10
paid to the Railway servant through the head of the office under whom the
Railway servant is working.
HONORARIUM: -It means recurring or non recurring payment made to the

Railway servant from the consolidated fund of India as a remuneration for a
special work or occasional nature of work of intermittent character.
PERSONAL PAY: - It is an additional pay granted to the Railway servant to save

him from loss of substantive pay in respect of a permanent post other tan a
tenure post due to revision of pay or due to any reduction of such substantive
pay otherwise than as a disciplinary measure.
Lesson No.1(c)
PERMANENT POST: - It is a post carrying a definite rate of pay sanctioned

without limit of time.
TEMPORARY POST: - It is a post carrying a definite rate of pay for a limited

period of time.
TENURE POST: - It is a permanent or temporary post, which may not be held by

individual Railway servant for more than a limited period.
TIME SCALE OF PAY: - Means a scale of pay which is subject to prescribed

conditions and raises by periodical increments from the minimum to the
maximum.
TRANSFER: - It is the movement of the railway servant from one headquarter to

another either to take up the duties of a new post or in consequence upon
change in headquarter.
TRAVELLING ALLOWANCE:- An allowance granted to the railway servant to

cover the expenses, which he incurs in travelling in the interest of public services.
The travelling distance should be more than radius of 8 kilometres from his
headquarters.
COMPETANT AUTHORITY: - It is in relation to exercise of any power. In case of

railway servant it may be President of India, the Railway Board or any authority
to which the powers are delegated.
JOINING TIME: - Means the time allowed to a railway servant under orders of
transfer and has to join a new station and to travel to a station to which he is
posted.

ACCOUNTS FACULTY
143
UNIT MODULE NO. 10
MINISTERIAL STAFF:- Means a Railway servant of subordinate service whose

duties are entirely clerical or any other servant specially defined as such by
general or special orders of a competent authority.
OFFICIATE: - A Railway servant is said to officiate in a post when he performs

the duties of the post on which another railway servant holds a lien or when a
competent authority appoints him to officiate in a vacant post on which no other
railway servant holds a lien.
APPRENTICE: - The person who is employed and he is being trained on

payment of stipend which is a fixed amount not differs from year to year. The
stipend is paid monthly to the person who is appointed as an apprentice. After
completion of Apprenticeship such persons can be absorbed in a government
service but their apprenticeship is not with reference to any clear vacancy in any
particular cadre.
PROBATION: - This appointment is with a reference to a clear vacancy in a

particular cadre and the person employed as a probationer is continued in the
cadre after completion of his training. The probationer gets regular wages at the
cadre during his probationary period.
Lesson No.2(a)
PRINCIPLES OF ESTABLISHMENT AUDIT
The establishment section of the Accounts office deals with the internal check of
personnel claims of all the railway employees, Gazetted as well as non-Gazetted.
While checking the claims of the Railway Employee it must be seen that :-
1. There is a post sanctioned by the competent authority against which the

railway servant is working.
2. The post is actually held by the railway employee in question.
3. The grant of various allowances is subject to the conditions governing the
eligibility of such allowance.
Lesson No.2(b)
SALARY AUDIT REGISTER:-
Salary Audit Register is meant for recording the pay and allowances of Gazetted
officers only. Two pages of the Register are kept for each officer so that a record
for few years is kept at one place without changing the register. Separate
register may be kept for each department as may be convenient.

ACCOUNTS FACULTY
144
UNIT MODULE NO. 10
The pay admitted for an officer in internal check should be shown in the
money column of this register for the period (Month) concerned. No pay can be
passed to Gazetted officers whose name does not appear in the register.
The name of the officer newly appointed to the Railway service should be
entered in the salary audit register on receipt of the notification in the gazette of
India and on receipt of charge report. A money column should be opened in the
salary audit register showing the rate of pay and allowances admissible to him
under the extent rules. The compulsory deductions to be made from the salary
of the officer should also be shown.
In case of a Gazetted officer arrived on transfer from another railway the

necessary entries in SAR should be made from the gazette notification or the
charge report or LPC received from the accounts officer by whom he was last
paid or the statement of his services signed by the accounts officer of another
accounting unit. The Gazetted officer should sign all the entries made in the
SAR.
While opening new salary audit register it should be seen that the names
of the Gazetted officers whose posts are in operation in the current register are
carried forward in the new register and all orders still in force, UN-expired leave,
outstanding advances etc. brought forward in the new SAR.
In case of the sanction to temporary appointments of Gazetted officers as

an additional precaution „STOP‟ should be written in pencil in the payment
column of the month in which sanction of the post is expired.
Lesson No.2(c)
SCALE CHECK AND CADRE CHECK
While checking of pay sheets an important point to be seen in with reference to

the sanctioned strength. The check exercised in respect of non Gazetted staff
against the sanctioned strength is called „scale check‟ where as in respect of
Gazetted officer it is called „cadre check‟.
SCALE CHECK: - To facilitate the scale check being exercised in the accounts
office the regular pay sheet or special pay sheet of regular wages is supported by
a scale check statement. This statement will show the name of the post, grade,
number of posts, permanent and temporary, sanction number and date, number
of posts included or operated in the pay sheet and remarks. After the pay sheet
is subjected to scale check with reference to this statement, it is posted in the
scale check register maintained by the account office. This register is poster
every month and it is maintained separately for each pay sheet-preparing unit.
In case of excess operation of post or the operation of the post beyond the
period of currency the payment will be held under objection. However, if the

ACCOUNTS FACULTY
145
UNIT MODULE NO. 10
employee whose post has no currency is governed by the payment of wages act,
the payment will not be with held. In other cases the payment may be passed for
payment provisionally for which purpose a provisional payment register will be
maintained and through this register the sanction of competent authority for the
expenditure will be watched.
A statement of un-sanctioned post will be prepared by the account office

monthly after the check is complete and will be sent to the executive concerned
for obtaining competent authorities sanction. Till such time the competent
authority‟s sanction is received the expenditure will be shown as irregular or
under objection.
CADRE CHECK:- In respect of Gazetted establishment to see that the payment

is arranged only to the number of officers for whom sanction of the competent
authority exists the cadre check is conducted. For this purpose the necessary
information is recorded in the „SAR‟ itself. After the internal check is completed a
statement showing the names of officers for whom the wages have been paid is
prepared department wise and is being submitted monthly by the divisional
accounts officer to FA & CAO for further disposal and maintenance of
necessary records by FA& CAO.
Lesson No.3(a)
PAY SHEETS: - It is a document through which the wages of employee are

drawn for submission to the account office for internal check and passing for
payment. It is prepared separately for Gazetted and non-Gazetted staff and sent
to the account officer concerned for internal check and for arranging payment.
The pay sheet will show the rate of pay and all other permissible allowances and
details of deductions as well as the net amount payable to the employee. Beside
the indication of the pay sheet preparing unit, month, designation, grades, names
of the employees and their eight digit numbers are shown in the pay sheets. As
there are different wages period of the different departments, the Personnel
branch submits different department pay sheets on different due dates to the
Accouts department. The cashier also separately draws out the payment
program.
Normally all the pay sheets are subjected to pre check. But in the following
circumstances post check is conducted.
1. When it is felt that pre check of pay sheet will result in violation of payment of
wages act 1936.
2. When ever post check is felt convenient.
3. The pay sheet, which could not be pre checked, will be subsequently post
checked. However pay sheets in respect of the following staff will be subject
to post check.
4. Bills which are paid through station earning.

ACCOUNTS FACULTY
146
UNIT MODULE NO. 10
5. Payment to staff other than Gazetted officers and administrative staff under
special circumstances.
INTERNAL CHECK OF PAY SHEETS OF GAZETTED STAFF :-
The following are the important points to be seen during the course of internal
check of pay sheets of Gazetted staff:-
1. The officer shown in the pay sheet is actually holding the post and he is
eligible for the pay drawn.
2. The amount is posted in the salary audit register to avoid duplicate payment
being arranged for the same officer for the same month.
3. The pay sheet should also show the duty period, leave period and suspension
period if any for ascertaining the correct payment of the salaries of the officer.
4. The post for the officer is being passed for payment is appearing in the salary
audit register to avoid double payment on account of one post sanctioned.
Lesson No.3(b)
INTERNAL CHECK OF PAY SHEETS OF NON GAZETTED STAFF:-
The officer preparing the pay sheet is fully responsible for the correct preparation
of the pay sheet. However the following checks are exercised on the pay sheets
of non-Gazetted staff.
1. The amount shown in the pay sheet should be according to the prescribed
rules and regulations.
2. The variation between the wages and allowances of the employees shown in
the pay sheet should be as per the increment sheets.
3. The pay sheet should be prepared in prescribed form.
4. The same should be sent in original.
5. The same should be signed by the concerned officer.
6. The availability of funds should be certified.
7. The correctness of allocation should be ensured.
8. All the columns of the pay sheet should be correctly totaled.
9. The pay sheet should be accompanied with all recovery statements.
ASSUMED WAGES :-
The pay bill are prepared and signed by the officers authorized to do so a few
days before the end of the wage period for which these are prepared on the
basis of assumed attendance (Maximum 15 days) for the remaining days of the
wage period. The wages of this period of assumed attendance are known as
assumed wages. If the employee remains absent during the assumed
attendance his absence will have to be regularized by debiting his leave account
or other wise the overpayment will be recovered from the next month pay bill.

ACCOUNTS FACULTY
147
UNIT MODULE NO. 10
ACCOMPANIMENTS OF PAY SHEETS:-
The following are the accompaniments of pay sheets:-
1) Allocation statements
2) Scale check statement
3) Increment statement
4) T. A. Journals.
5) Income Tax Recovery statements
6) O. T. Slips.
7) House Rent Recovery Statements.
8) Electrical chargers Recovery Statements.
9) P.F. Recovery statements.
10) The list of Workshop Debits.
11) List of stores debits.
12) List of Station Debits.
13) The Recovery statements for Railway Institute fee.
14) Recovery Statement for Railway Co-operative Society.
15) Recovery statement for Railway co-operative stores.
16) Recovery statement for Loans taken from Employees credit co-operative
Banks.
17) Recovery statement for Diet Charges.
18) Recovery statement for Postal life insurance.
19) Recovery statement for L.I.C.
20) Recovery statement for Festival advance
21) Recovery statement for Cycle Advance
22) Recovery statement for Scooter Advance
23) Recovery statement for House Building Advance.
24) Recovery statement for Flood Advance.
25) Recovery statement for Fan Advance in case of class IV employees.
26) Recovery statement for Advance Pay on Transfer.
27) Recovery statement for Court attachments.
28) Memorandum of difference. etc.
In addition to above accompaniments of the pay sheets the following statements

are also required to be submitted along with the pay sheets:-
1. Statement of declaration of temporary service for the first time of

appointment.
2. Statement for re employed person‟s report of joining along with the health
certificate.
3. All the accompaniments are essential for the effective check of pay bill and
the internal check is conducted with the help of these accompaniments with
the help of existing rules.

ACCOUNTS FACULTY
148
UNIT MODULE NO. 10
Lesson No.4(a)
Miscellaneous Topics
TRAVELLING ALLOWANCE:-
The following documents are necessary for the T.A. Bills.
1. The Travelling allowance journals are sanctioned by the controlling officer.

2. Competent authorities sanction for special Travelling Allowance.
3. If the employee is travelling by Air or by Ship a certificate is forth coming from
the air authorities or ship companies in proof of the employee having so
travelled.
CHECK OF TRAVELLING ALLOWANCE BILLS.:-
1. The following points should be seen while carrying out the internal check on
the T.A. Bills.
2. Travelling Allowance bills are signed by the controlling officer.
3. His movements are certified by the controlling officer.
4. The rates shown in the travelling allowance bills are permissible as per extent
rules.
5. The purpose of journey should be clearly mentioned.
6. The actual arrival and departure timings of the trains are shown in the
travelling allowance journal.
7. The travelling allowance bills should be submitted within three months.
8. The claimant‟s signature must appear in the travelling allowance bill.
9. More than one travelling allowance bill should not be submitted for the same
reason.
10. The totals are correct.
11. If an employee is promoted or reverted with back date effect no arrears or
recoveries will be made unless specific instructions given about arrears or
recoveries.
12. Travelling allowance is permissible if travel distance is beyond a radius of 8
kms. from the headquarter of the employee.
13. If the travelling allowance advance is given it should be seen that the same is
adjusted from the travelling allowance bill of that period.

ACCOUNTS FACULTY
149
UNIT MODULE NO. 10
RATES OF TRAVELLING ALLOWANCE :-

(As Recommended by Vth Pay Commission.)
PAY RANGE ORDINARY B 1 CLASS A CLASS A 1 CLASS
LOCATION
16400 and above 135 170 210 260
8000 and above but less 120 150 185 230
than 16400
than 8000
than 6500
Below 4100 55 70 85 105
For actual tour by Bus when bus is available milage allowance is permissible @
60 paise per Km. This is also permissible in case of travel by foot or bicycle or by
any other conveyance.
CLASSIFICATION OF CITIES FOR TRAVELLING ALLOWANCE
Classification of Cities Name of the Cities

A 1 Class Delhi, Mumbai, Chennai, Calcutta.
A Class Hyderabad, Ahmedabad, Bangalore, Pune, Kanpur
B 1 Class Vishakhapatnam, Patna, Surat, Vadodara, Kochi,
Bhopal, Indore, Nagpur, Lucknow, Ludhiana, Jaipur,
Coimbatur, varanasi, Madurai.
Ordinary Class All other Cities, except above.
The day for the purpose of TA is reckoned from midnight to midnight. If the
journey performed is beyond a radius of 8 k. m. and the traveled hours are as
under. The rates applicable will be as shown below:-
Up to 6 hours : 30% of ordinary locality

Between 6 to 12 Hrs : 70% of ordinary locality
Beyond 12 hours : 100% of ordinary locality
It should also be ensured that the T. A. does not exceed 100% during any one
day, for stay at A1 class, A class and B1 class cities rates are applicable at
respective rates for that city.
Lesson No.4(b)
COMPOSIT TRANSFER GRANT
With the introduction of Vth pay commission report the Transfer allowance is now
converted in to composite transfer grant. This is limited to one months salary for
employee those who are appointed after 1-5-76.
ACCOUNTS FACULTY
150
UNIT MODULE NO. 10
This composite transfer grant is permissible in all cases of transfer whether on

promotion or reversion or on same grade and post but which is in the interest of
administration. If it is a request transfer the composite transfer grant is not
permissible.
The above rate of composite transfer grant will be reduced by 25% in respect of
railway servants employed before 1/5/76.
The employee who is being transfered on administrative ground within 20 KMS

will be eligible for a composite transfer grant equal to 1/3 of his basic pay.
Lesson No.4(c)
ANNUAL INCREMENT: -
On completion of one year service the annual increment is granted to the

employee at the rates of annual increment. The rate of increment differ from
grade to grade and also in the same grade after certain stage. Ordinarily the
annual increment is drawn as a matter of course where efficiency bar test is
prescribed. The increment will be postponed for the period of absence of the
employee during the year. However increment will be drawn on 1 st of the month
in which the employee has been appointed irrespective the actual date of
appointment or promotion. The increment will be postponed without cumulative
effect or with cumulative effect if the employee is under going punishment under
discipline and appeal rules where penalty of with holding of increment is
imposed.
STAGNATION INCREMENT:-
If an employee stagnates at a maximum of the grade for 2 years he is granted

one increment at the rate of last drawn rate as personal pay. This increment is
known as stagnation increment and this is treated as pay for all purpose. This is
not counted for the fixation for promotion and this is not granted when disciplinary
action is pending against the employee under D & AR rules.
JOINING TIME:-
If an employee is transferred in the interest of administration from one place to

another place for carrying out the duties of same post or another post the joining
time is admissible to him. If a temporary transfer involved not exceeding 180
days the joining time is not permitted.
Number of days joining time allowed depends on the distance between to
stations of transfer of the employee, which is as under:-
Distance from Old to New Station Joining time permissible

ACCOUNTS FACULTY
151
UNIT MODULE NO. 10
Less than 1000 K. M. 10 days

1000 K.M. and above up to 2000 K. M. 12 days
2000 K. M. and above 15 days
The un-availed joining time whether fully or partially is credited to the full pay
leave account of the employee concerned subject to maximum of 300 days
accumulation.
NEXT BELOW RULE :-
The intention of the next below rule is an officer out of his regular line should not
suffer by forfeiting acting promotion which he would otherwise have received
had he remained in his regular line. It should be necessary that all officers senior
to the officer who is out of the regular line have been given acting promotion.
Lesson No.5(a)
LEAVE RULES
KINDS OF LEAVE:-
1) Casual leave
2) Special Casual Leave
3) Full Pay Leave or Average Pay Leave
4) Half Pay Leave
5) Commuted Leave
6) Leave Not Due
7) Extra Ordinary Leave
8) Maternity Leave
9) Paternity Leave
10) Hospital Leave
11) Quarantine Leave
12) Special Disability Leave
13) Study Leave
14) Compensatory Leave
1) CASUAL LEAVE: -All employees enjoying 16 days Gazetted holidays and 2

Restricted Holidays are eligible to get 8 days Casual Leave during the calendar
year and the others will get 12 days Casual Leave during a calendar year.
Calendar year starts from 1st January and ends on 31st December of the same
year. This leave cannot be combined or joined with any other kind of leave. This
leave can be pre-fixed, inter fixed and suffixed with periodical or complementary
rest and general holidays as well as restricted holidays and the same are not
counted as leave. This leave cannot be accumulated and carried forward in the
next year. This leave can be granted in the form of 1/2-day leave.

ACCOUNTS FACULTY
152
UNIT MODULE NO. 10
2) SPECIAL CASUAL LEAVE:- This is granted in the following circumstances :-

Rally, camps, meetings of scout and Guides Organizations. (Maximum 30 days
in a calendar year.
Sports events and injuries in sports events overall limit of 120 days in a calendar
year.(DRM-30 days, GM-90 days, Railway Board-120 days)
For attending court cases and journey period.
For attending annual meetings of scientific or technical associations.
For family welfare planning scheme for vasectomy operation the male employee
will get 7 days which is extendable in complications on the certificate of the
Doctor. For Tubectomy operation a female railway servant will get 14 days
further extendable up to the certificate issued by the Doctor.If a wife of employee
undergoes Tubectomy operation the railway servant will get 7days special casual
leave to look after her. For insertion of IUD the female worker may get one day
special casual leave, any other kind of leave can be combined with this leave.
For blood donation one day plus journey period.
For attending railway employees co-operative credit societies meeting 30 days in
a calendar year.
For working as defence counsel or ARE in DAR cases, for inspection of

documents up to 3 days.
For attending periodical medical examinations.
For attending PNM.
For attending examinations conducted by Ministry of Home Affairs.
Lesson No.5(b)
3) FULL PAY LEAVE (APL) :-
This leave is credited on 1st of January and 1st July for the half year ending 30th
June and 30th December, respectively in advance to the extent 15 days on
assumption that the employee will remain on duty and will avail any kind of leave
other than without pay leave during those 6 months. If the employee is appointed
in the middle of the month credit will be given proportionately at the rate of 21/2
days per month. The leave is rounded off and is credited in case of staff other
than workshop staff. The credit will be reduced in the following half year for the
total period of leave on without pay during the previous half year at the rate of
one day for every 10 days leave without pay. The credited leave if not availed
will be carried forwarded and can be accumulated up to 300 days during the
service period. FPL can be sanctioned up to 120 days at a time in case of leave
prior to retirement the same may be sanctioned up to 180 days at a time. The
balance at the time of retirement or death while in service of an employee can be
encashed to the extent of 300 days. The joining time if not availed or partly

ACCOUNTS FACULTY
153
UNIT MODULE NO. 10
availed the balance of joining time can be credited to leave account. Full Pay
Leave can not be sanctioned for half day. (Except workshop staff).
Lesson No.5(c)
4) HALF PAY LEAVE : -
From 1.7.86 Half Pay Leave at the rate of 10 days for each half year is being
credited in advance i.e. on 1st January and on 1st July @ 10 days to the leave
account of the employee. If this leave is not availed of it is carried forward and
can be accumulated without limit of number of days. This leave can be granted
either on application or on medical ground up to 24 months at a time. No en-
cashment of this leave is being made.
Lesson No.6(a)
5) COMMUTED LEAVE -
It means conversion of two days HPL in one day FPL. It is admissible in the
following circumstances only.
For undergoing training in scientific or technical courses limited to 90 days in
entire service.
On account of employees sickness without any limit.
Lesson No.6(b)
6) LEAVE NOT DUE -
This leave is granted only when no other kind of leave is at the credit of the
employee. This leave is granted in advance but only HPL and the commutation
is not permitted. The sanctioning authority should satisfy that the employee
availing the leave would come back to duty and earn leave to that extent. This is
limited to 360 days in entire service, and is granted for employee‟s sickness or
urgent affairs. This can be sanctioned maximum for 90 days at a time. If the
employee quits the railway service the recovery of overpayment will be made
through settlement dues payable to the employee.
7) EXTRA ORDINARY LEAVE : -
This leave can be granted on application in connection with any other kind of
leave or otherwise the limit is up to 5 years at a stretch to the permanent staff.
For temporary staff having less that one-year service this can be sanctioned up
to 3 months at any time. A temporary employee with minimum one-year service
can be granted 6 months leave at a time for his own sickness covered by medical
certificate. This period can be extended to 18 months in cases of TB, Leprosy,

ACCOUNTS FACULTY
154
UNIT MODULE NO. 10
cancer, mental illness and pleurisy. The overstay beyond 5 years is treated as
resignation from service and such employee can be taken back on duty on the
merit of the case but as a fresh entrant only.
Lesson No.6(c)
8) MATERNITY LEAVE :-
On production of Railway Medical Certificate only female railway employees can

be granted 90 days FPL on each confinement. For abortion purpose 42 days
FPL can be granted. Any other kind of leave up to 60 days can be taken in
continuation of maternity leave. More than 60 days can be granted on a
certificate on railway medical officer. This leave is granted to permanent or
temporary railway employee. This leave is not debitable to the leave account of
the female railway employee. For abortion this leave can be granted for 3 times
during entire service.
9) PATERNITY LEAVE:-
With the introduction of 5th pay commissions recommendation this leave can be
sanctioned maximum up to 15 days to the male railway employees on each
confinement up to 2 occasions in entire service.
Lesson No.7(a)
10) HOSPITAL LEAVE: -
This leave is granted to an employee injured on duty either on full pay or half pay
depending upon railway doctor‟s certificate. This leave can be granted to a
maximum of 5 years. This leave is not debitable to the employees leave
account.
Lesson No.7(b)
11) QUARANTINE LEAVE: -
Quarantine leave means prevention of the railway employee form his place to
duty place if any person or house hold of the employee is suffering from any
infectious diseases. This leave is sanctioned on full pay up to 21 days which can
be extended up to 30 days in special cases as recommended by railway or state
medical authorities. However it is not sanctioned if the employee himself is
suffering form any such disease (he has to take his own leave). This leave is not
debited to the leave account of the employee in the case.
12) SPECIAL DISABILITY LEAVE: -

ACCOUNTS FACULTY
155
UNIT MODULE NO. 10
This leave is granted to a railway servant who is injured on duty but is not
covered under the provisions of workmen compensation act 1923. This leave
can be granted for a maximum period of 24 months out of which 4 months is on
full pay and 20 months on half pay. The G. M. Is the sanctioning authority to
grant this leave? This leave is not debited to leave account of the employee.
Lesson No.7(c)
13) STUDY LEAVE: -
This leave is granted to a railway employee to undergo scientific or technical

course either in India or abroad provided acquiring of knowledge in such courses
will considered as an asset to the railway administration or in the interest of the
public. Following are the conditions for grant of this leave.
i) Minimum five years service.

ii) He must be below 55 years of age at the time of completion of the course.
iii)The course duration must be limited to12 months.
iv) In case of leave in India it will be on full pay and out of India on half pay with
study allowance.
v) An agreement indicating re-payment of all expenses if the employee resigns
railway service within 3 years after completion of the course is required to be
executed.
Railway board is competent authority for sanctioning such leave to Gazetted

officers and G.M. to non-Gazetted staff. The administration will decide whether
the course is in the interest of public or not. This leave can be granted for 12
months at a time.
15) COMPENSATORY LEAVE: -
The ministerial staff who is not eligible for over time is eligible for this kind of
leaves. The employee those are called to work on weekly rest are eligible to
avail their weekly rest on any other working day such rests are called as
compensatory leave or compensatory rest. This should be availed within one
month.
Lesson No.8(a),(b)&(c)
DEPOSIT LINKED INSURANCE SCHEME :-
This is a deposit linked insurance scheme, which is related with the balance
available in the Provident Fund Account of the employee while in service at the
time of his death, while in service.

ACCOUNTS FACULTY
156
UNIT MODULE NO. 10
The balance at the credit of the subscriber will not at any time during the three
years preceding the month of death have fallen below the limits mentioned
below:-
1) Rs. 25,000 in case of subscriber holding a post in the scale of pay the
maximum of which is Rs. 12000/- or more.
maximum of which is Rs. 9000/- or more but less than Rs. 12000/-
maximum of which is Rs. 3500/- or more but less than Rs.9000/-
4) Rs. 6,000/- in case of a subscriber holding a post in the scale of pay the
maximum of which is less than Rs. 3500/-.
It will be the sole responsibility of the account officer to arrange the payment of
the amount of deposit linked insurance scheme to the dependents of the
deceased railway servant.
Lesson No.9(a),(b)7(c)
WITHDRAWALS FROM PROVIDENT FUND:-
AS PER PARA 923 OF R-I THE FOLLOWING TEMPORARY WITHDRAWALS

ARE PERMITTED:-
1) The actual cost of passage when the employee is going out of India on
Medical certificate of self treatment or the treatment of the member of his family.
2) 3 months basic pay to meet the cost of education of self or dependant.
3) 3 months pay/6 months pay for marriage of his/her children and dependant
relative respectively for male/female.
4) 50% cost of flat or construction on submission of plan duly approved by local
municipal body.
5) Rs.500 for wife‟s sickness.
6) Advance not exceeding three months of pay or half of the amount standing to
his credit in the fund whichever is less to purchase consumer durable such as
TV, VCR, Washing Machine, Cooking range, Geyser, Computer etc.
FINAL WITHDRAWALS FROM PROVIDANT FUND :-
AS PER PARA NO. 924 OF R-I THE FOLLOWING WITHDRAWALS ARE

PERMITTED.
1) Rs. 5000/- in case of death of an employee while in service to meet the cost
of funeral and incidental expenditure.
2) Rs. 10000/- to meet the cost of repairs of old house.
3) On completion of 15 years service. 1/2 of the amount at the credit or actual
cost of plot whichever is less may be withdrawn for purchase of plot for
construction of own house.
4) Six months pay/Ten months pay or three months pay/six months pay for
daughters /sons marriage or the marriage of dependant relative.

ACCOUNTS FACULTY
157
UNIT MODULE NO. 10
5) Six months pay or 90% of balance may be withdrawn for the purpose of
education of children.
6) Six months pay to meet the cost of medical expenses for any person in the
family.
7) Six months pay or 1/2 of the amount standing to his credit in the P.F. account
to meet the cost of purchase of consumer durable such as TV, VCR, VCD,
Washing Machine, Cooking range, Geyser, Computer etc.
Lesson No.10(a)&(b)
ADVANCES TO THE RAILWAY EMPLOYEES :-
1) THE ADVANCE FOR THE PURCHASE OF A MOTOR CAR: - The

advance for the purchase of a motor car shall be granted to those
government/railway servants whose basic pay is Rs. 10500/-. The total amount
of advance which may be granted to a railway servant for the purchase of a
Motor car for the first occasion shall not exceed Rs. 1,80,000/- or eleven months
basic pay of the railway servant or the anticipated price of the Motor car to be
purchased by the Railway servant, which ever is the lease.
The quantum of advance that may be granted on the second or subsequent

occasions for the purchase of a Motor car shall not exceed Rs. 1,60,000/- or
eleven months basic pay of the Railway servant or anticipated price of the Motor
car to be purchased whichever is the least.
The recovery of the above advance will be done in maximum 200 installments.
The rate of Interest will be 15% w.e.f. 1.4.97.
2)THE ADVANCE FOR THE PURCHASE OF A MOTOR-

CYCLE/SCOOTER/MOPED: - The advance for the purchase of a motor-
cycle/scooter/moped shall be granted to those Railway servants whose basic pay
is Rs. 4600/- per month or more.
The amount of advance for the first occasion shall not exceed Rs. 30000/- or six
months basic pay or the anticipated price of the Motor Cycle/Scooter/Moped
whichever is least.
The quantum of advance that may be granted on the second or subsequent

occasion for the purchase of a Motor-Cycle/Scooter/Moped shall be restricted to
Rs. 24000/- or five months basic pay or the anticipated price of the Motor-
Cycle/Scooter/Moped whichever is the least.
The recovery of the advance will be done in 70 installments and the Interest will
be charged @ 11.5% p.a.
Formula for calculation of interest is as under :-

ACCOUNTS FACULTY
158
UNIT MODULE NO. 10
30000 X 70 + 1 X 11.5 % / 24 = Amount of interest.
If the recovery is made in 70 installments. The amount of interest will be

recovered in installments as desired by the employee and should not normally
more in amount of installment in which principal amount is recovered.
3) FESTIVAL ADVANCE:- The non-Gazetted Railway servants who are in receipt

of basic pay not exceeding Rs.8300/- per month shall be eligible for Festival
Advance and the amount of Advance shall be increased from the existing Rs.600
to Rs. 1500/-. The recovery of this advance will be done in 10 installments and
no interest will be charged on this advance.
4) CYCLE ADVANCE :- A Government/Railway servant who is in receipt of basic

pay not exceeding Rs. 5000/- per month may be granted an advance for the
purchase of bicycle. The amount of such advance shall not exceed Rs.1500/-
and shall be restricted to the anticipated price inclusive of sales tax of the bicycle.
This will be recovered in 25 installments and the interest will be charged @ 9%.
5) TABLE FAN ADVANCE:- The amount of such advance shall not exceed
Rs.1000/- or anticipated price of the Table Fan which ever is less. The table fan
advance will be granted to only class IV staff. The recovery will be made in 10
installments. The rate of interest will be 9% p.a..
6)ADVANCE FOR PURCHASE OF WARM CLOTHING:- The amount of such

advance shall not exceed Rs. 1500/-
7) PERSONAL COMPUTER ADVANCE:- The amount of such advance shall not

exceed Rs.80000/- on the first occasion and Rs. 75000/- on the second or
subsequent occasion or the anticipated price whichever is less.
Lesson No.10(c)
8) HOUSE BUILDING ADVANCE:-
A) The existing cost ceiling limit as prescribed is revised to 200 times where 200
times of the basic pay comes to an amount lower than Rs. 7.5 lakhs, cost ceiling
up to Rs.7.5lakhs may be permitted.
B) The existing maximum limit of House Building advance viz. 50 months basic
pay subject to a maximum of Rs. 2.5 lakhs is revised to 50 months basic pay
subject to a maximum of Rs. 7.5 lakhs or cost of the house or repaying capacity
whichever is the least for new construction/purchase of new house/flat.
c) The existing limit of 50 months basic pay subject to a maximum of Rs. 60000/-
is revised to 50 months basic pay or Rs. 1.80 lakhs whichever is less for

ACCOUNTS FACULTY
159
UNIT MODULE NO. 10
enlargement of existing house, or cost of the enlargement or repaying capacity

whichever is the least.
D) Rate of Interest:- Existing rates of interest on House Building Advance as on

01/04/2000 are as under:-
Amount of Advance Rate of Interest

Upto Rs.50,000/- 7.5%
Upto Rs.1,50,000/- 9%
Upto Rs.5,00,000/- 11%
Upto Rs.7,50,000/- 12%
Lesson No.11(a)
Final Settlement
PROVIDENT FUND: -
All Railway Servants except those who are re-employed after retirement are
compulsory monthly subscribed to provident fund except when on without pay
and under suspension.
The amount of provident fund are recovered through the pay bills of railway
servants and shown in the provident fund deduction statement and posted to his
ledger account. Voluntary contribution is also posted to this account. On
termination of the service the provident fund amount needs to be paid to him or
his family as per Nomination executed by the employee. The Nomination should
be submitted as under: -
At the time of retirement or death the payment of balance at the credit of P.F.
ledger is paid as under :-
In case of retirement it is paid to the employee.
In case of death it is paid as per nomination executed by the employee or in

equal shares in the family members i.e. widow, children i.e. sons and daughters
etc.
In case of minor sons and daughters the amount is paid to natural guardian or to
him on attaining the age of maturity.
To any other person as per succession certificate.
DEATH CUM RETIREMENT GRATUITY :-
The person who is eligible to draw pension is also eligible for D.C.R.G.
ACCOUNTS FACULTY
160
UNIT MODULE NO. 10
Service Gratuity :-
It is paid according to the following formula:-
1/4 X L.P.D. + D.A X 6 Monthly periods of Q.S.

{ Here L.P.D is Last Pay Drawn, D.A is Dearness Allowance and Q.S is
Qualifying Service. }
In this formula the maximum no of half monthly periods will be sixty-six only. For
calculation of the half monthly periods three months and above will be rounded
off to next half year. However the period less than 3 months will be ignored.
Death Gratuity :-
If an employee dies while in service D.C.R.G. is paid to his family as under :-
Length of Service Rate of D.C.R.G

Less than one year 2 times of emoluments
1 to 5 years 6 times of emoluments
5 to 20 years 12 times of emoluments
More than 20 years ½ months pay for each 6 months
period of qualifying service subject to
maximum of 33 months pay or Rs. 3.5
lakhs
Lesson No.11(b)
LEAVE SALARY :-
Encashment of leave salary is allowed Maximum up to 300 days, this includes

following items:-
Last Months Emoluments = Basic + DA + Teaching Allowance + 55% Milage
Formula = (Last Months Emoluments X No. of days APL) / 30
GROUP INSURANCE SCHEME :-
This scheme was started as R.E.I.S. in 1977 and renewed from time to time. The
present scheme was started as G.I.S. 1980 W.E.F. 1.11.80 Revised w.e.f.
1.1.82. The recovery of subscription is credited to General Fund created for the
purpose. 70% of monthly subscription is credited to saving fund and 30% to
insurance fund. The amount of saving fund with interest is refunded to the
employee at the time of his retirement or death etc.

ACCOUNTS FACULTY
161
UNIT MODULE NO. 10
In case of death in addition to the amount of refund of saving fund the family will
get the amount of insurance as under:-
Class IV- Rs.15000, Class III – Rs.30000, Class II – Rs. 60000, and
Class I – Rs. 120000.
Lesson No.11(c)
COMMUTATION OF PENSION:-
It means surrender of portion of monthly pension in exchange of lumpsum

amount. Other than superannuation and voluntary retirement cases the medical
examination is necessary for commutation of pension. The maximum amount
can be commuted is 40% of the monthly pension. Commutation of Family
pension is not allowed.
The Commutation Value is calculated as per following formula: -
Commutation Value = Amount of Commuted pension X Factor X 12
The factors for commutation are as under: -
Age on next Commutition value Age on next Communitition

Birthday expressed as Birthday value expressed
number of years‟ as number of
purchase years‟ purchases
17 19.28 52 12.66
18 19.20 53 12.35
19 19.11 54 12.05
20 19.01 55 11.73
21 18.91 56 11.42
22 18.81 57 11.10
23 18.70 58 10.78
24 18.59 59 10.46
25 18.47 60 10.13
26 18.34 61 09.81
27 18.21 62 09.48
28 18.07 63 09.15
29 17.93 64 08.82
30 17.78 65 08.50
31 17.62 66 08.17
32 17.46 67 07.85
33 17.29 68 07.53
34 17.11 69 07.22
35 16.92 70 06.91
36 16.72 71 06.60
ACCOUNTS FACULTY
162
UNIT MODULE NO. 10
37 16.52 72 06.30
38 16.31 73 06.01
39 16.09 74 05.72
40 15.87 75 05.44
41 15.64 76 05.17
42 15.40 77 04.90
43 15.15 78 04.65
44 14.90 79 04.40
45 14.64 80 04.17
46 14.37 81 03.94
47 14.10 82 03.72
48 13.82 83 03.52
49 13.54 84 03.32
50 13.25 85 03.13
51 12.95
Lesson No.12(a)
PENSION AND SETTLEMENT ACCOUNTS: -
On the termination of the services of the Railway servant either due to retirement,
resignation, dismissal, removal, medical unfitness or death, following settlement
benefits are required to be paid to the employee or his family as the case may
be. If the employee is alive, the amount shall be paid to him. In case of
deceased employee amount shall be paid to the nominee or nominees if such
nomination exists according to the shares mentioned therein.
In case there exists no nomination or the one existing for a part of amount for
which no nomination is there shall be paid to the family members of the
deceased employee in equal shares. If there are no family members to any
person the amount will be payable to the person who produces succession
certificate issued by the court of law to receive the settlement dues.
Lesson No.12(b)
FAMILY PENSION :-
With effect form 1.1.1964 this pension scheme has been started. In case a
railway pensioner or a railway servant dies the family is entitled for monthly
pension.
No condition in regard to the length of service, status of the employee is laid

down for grant of family pension. But if the employee at the time of his retirement
is not eligible for pension the question of family pension does not arise.

ACCOUNTS FACULTY
163
UNIT MODULE NO. 10
The pension is based on the last pay drawn and payable @ 30% of the last pay
drawn subject to minimum of Rs. 1,275 p.m. plus D. A. admissible from time to
time. This is called as relief.
No commutation of family pension is allowed.
If the family pensioner is employed she is not eligible for d. a. relief on her
pension.
The pensioner may get family pension of his/her spouse.
Family pension is payable to :-
1. Widow or widower for life or till remarriage whichever is earlier.

2. Sons below 25 years and not earning.
3. Daughter below 25 years of age and not married and not earning.
4. Physically handicapped child for life if not earning.
In case of dispute the settlement dues are paid on the basis of the succession
certificate issued by the court of law.
In case of blind or mentally retarded son/daughter the family pension is payable

through guardian appointed by the court.
Following amounts are payable at the time of final settlement: -
1) N.C.S.R.P.F. Due at the credit of the employee.

2) D.C.R.G.
3) LAST MONTHS SALARY
4) ENCASHMENT OF LEAVE SALARY
5) REFUND OF G.I.S.
I) SAVING FUND
II) INSURANCE FUND
6) D.L.I.
7) COMMUTATION
8) PENSION
9) FAMILY PENSION
10) LUMPSUM TRANSFER GRANT
11) REFUND OF FUTURE DEBIT
12) DIFFERENCE OF D.A ETC.

ACCOUNTS FACULTY
164
UNIT MODULE NO. 10
For ensuring prompt payment of the settlement dues to the employee quitting
Railway Service the following steps are to be taken by the Administration.
Executive Department: -
It should submit the settlement papers complete in all respect to the Accounts
Office well in advance so that the internal check can be conducted by the
Accounts Office on the service register, leave accounts, debits to be revered etc.
and payment can be arranged on next day of retirement of the employee. For
this purpose a register should be maintained indicating the names of the
employee retiring in a particular month or year and shall be circulated to all
concerned authorities for necessary action.
Accounts Office: -
In the Accounts Office on receipt of the settlement papers top priority should be
given and internal check conducted on all the documents received along-with
settlement papers in different section.
Now a days the settlement papers are being submitted in the form book-lets
containing all prescribed form's duly filled in so that all settlement papers remain
in one file only.
On receipt of the settlement case by the account office Movement slip and „A‟
form are prepared and circulated to various sections of account office. P. F.
section is immediately advised by issuing 'A' form to complete the ledger account
of the employee and submitted to the settlement section within 7 days time.
On receipt of PF ledger and on ascertaining the due amount payable to the

employee after deducting the recoveries due the net payment is passed and final
settlement is arranged on next day to the employee by Cheque as desired by the
employee.
It should be the duty of the Executive office as well as the account office to
ensure that prompt settlement of all dues of the employee is ensured and
payment arranged on the next day of retirement of the employee.
Now a days pension Adalat are being held at frequent intervals so that
grievances of the retired employee regarding any matter related with his
settlement dues can be ensured promptly.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 10
How to calculate the settlement dues and how the payment is to be

arranged is given below: -
The Settlement dues of an employee can be grouped into following broad

categories:-
1. Pension
2. Commutation of Pension
3. Gratuity
4. Leave Encashment
5. G.I.S.
6. Provident Fund
7. D.L.I.
8. V.P.F
9. Last months salary
10. Transfer and packing charges
11. Refund of Future Debit
12. Difference of DA etc.
PENSION: -
1) SUPERANNUATION PENSION: -
The pension scheme was introduced w. e. f. 16/11/1957. All Railway servants

who were in service as on 1/4/1957 or who have been appointed between
1/4/1957 to 16/11/1957 were given an option to join pension rules. The scheme
was compulsory to all other employees.
An employee retiring on the age limit prescribed by the government of India
(previously which was 58 years and now which is 60 years) is eligible for this
pension provided he has put at least minimum 10 years qualifying service till the
date of his retirement.
The amount of pension depends on the Average emoluments of last ten months
and qualifying service, which is subject to maximum of 33 years.
Qualifying service means, total service minus without pay leave except sick
without pay etc.
In case of running staff 55% of Basic pay is added for calculation of average
emoluments.
The pension is calculated on the basis of the following formula:-
50% of A. M. W. x Q. S. (in years subject to maximum of 33) / 33

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UNIT MODULE NO. 10
In case the employee has put more than 33 years of qualifying service he will get
the pension equivalent to 50% of A. M. W. If the service is less than 33 years the
pension will be reduced proportionately.
2) RETIRING PENSION (IN CASE OF VOLUNTARY RETIREMENT): -
Railway employee with a minimum of 20 years of Q. S. may retire voluntary after

giving three months notice.
Under this scheme five years weightage is given in Q. S. Subject to the condition
that his actual Q. S. and weightage taken together should not exceed the Q. S.
he would have rendered if he retire at the age of superannuation or maximum
Q.S. of 33 years.
3) COMPENSATION PENSION :-
It is granted to an employee on discharge from service due to the abolition of

post and suitable alternative or equal status not being available or an offer of a
lower post not being acceptable to the employee. Weightage is given in this
case.
4) COMPULSORY RETIREMENT PENSION:-
It is granted to the employee on being compulsory retired under the D & A R

rules. In this case the competent authority may reduce the pension up to 2/3 rd of
normal pension.
5) IN-VALID PENSION :-
If the employee is declared medically unfit for all classes or medically de-
categorized but has refused the alternative job will get this type of pension
weightage as per V. R. cases is allowed in this case if the Q. S. is more than 15
years.
6)COMPASSIONATE ALLOWANCE :-
When an employee is dismissed or removed from service he is not entitled for

pensionary benefits. In such cases the employee is given a compassionate
allowance up to 2/3rd of his normal pension.
7)EXTRA ORDINARY PENSION :-
It is granted to those employee who are incapacitated or killed or die of injury or

disease attributable to or aggravated by the government service, and provided
they are not covered by the workmen compensation act 1936. If the employee is

ACCOUNTS FACULTY
167
UNIT MODULE NO. 10
governed by the W. C. A, this pension is payable at one and half time of the
normal rate.
Lesson No.12(c)
8) EX-GRATIA PENSION :-
It is granted to those employees who retired prior to the introduction of the

pension scheme in 1957. This is also granted to the widows of the railway
employees those have not opted for the pension scheme.
Special benefit in case of death and disability in service:-
Payment of Ex-gratia lumpsum compensation to families of central government

civilian employees who dies in harness as per recommendation of Vth pay
commission are as under :-
In case of death due to Accidents Rs. 5 lakhs.
Death due to act of violence by terrorists or anti social elements Rs. 5 lakhs.
Death during enemy action or action against militants, terrorists, extremists etc.
Rs.7.50 lakhs.
9) PROVISIONAL PENSION :-
It is granted to an employee whose settlement dues have not been finalized

because of pending departmental or judicial proceeding against him. The sum
paid provisionally is adjusted against the final payment.
10) ANTICIPATORY PENSION ;-
This is similar to provisional pension, except that the delay in finalization of

settlement dues of an employee is not due to any fault of his, but due to
administrative reasons.
11) DISABILITY AND DEPENDANT PENSION :-
This scheme was started in 1986 to cover those cases where an employee may
become disabled or die as a result of terrorist, extremists, dacoits or other
antisocial elements, internal wars or border skirmish.
If the employee dies his dependant get a disability pension @ 3/4 th of Last Pay
Drawn. If he dies bachelor his parents get a dependant pension.

ACCOUNTS FACULTY
168
सामान्खय व्यय लेखा
पहचाि -
सामान्खय व्यय लेखा अिुभाग में निम्ननलनखत कायय होते हैं -
सामान्खय व्यय लेखा अिुभाग में रेलवे नवत्त से ककए जािे वाले व्यय के नलए प्राप्त प्रस्तावों की जााँच की
जाती हे तथा काययकारी अनिकाररयों को नवत्तीय मामलों में सलाह दी जाती हे । इस अिुभाग में प्राक्कलिों
एवं करारों की जााँच की जाती हे तथा राजस्व एवं पाँजीगत व्यय को लेखांककत ककया जाता है । ठे केदारों
द्वारा ककए गए कायों के संबंि में तथा रेलवे को दी गई सेवाओं के नलए जो नबल प्राप्त होते हैं उि नबलों
की आंतररक जााँच करिे के बाद उिका भुगताि ककया जाता हे । व्यय पर नियंत्रण रखिे का कायय ककया
जाता है इसके नलए नियंत्रण नववरण तैयार ककए जाते हैं तथा हर माह के अंत में इि नियंत्रण नववरणों
को काययकारी अनिकारी को भेजा जाता है ।
सवेक्षण -
1. रेलवे में सभी प्रकार की योजिाओं के नलए व्यय का आकलि ककया जाता है । यह आकलि करते
समय प्राप्त होिे वाली यातायात तथा आय एवं व्यय का सं पणय नवचार ककया जाता है । पररयोजिा
नवकास के इस कायय के दौराि निम्ननलनखत बातों पर ध्याि देिा आवश्यक होता हे ।
2. भनवष्य की आवश्यक्ताओं का आकलि ।
3. पररयोजिा का निमायण नजसमें मााँग को परी करिे के नलए नवनभन्न नवकल्पों का अध्ययि िानमल
4. चुिे गए नवकल्पों की जााँच तथा व्यावहाररकता का ररपोटय तैयार करिा ।
5. पररयोजिा का मल्यांकि करिा एवं ऐसी मल्यांककत पररयोजिा का सामानजक लाभप्रदता की दृनि
से तथा नवत्तीय दृनि से नवश्लेषण करिा ।
6. उपरोक्त नवश्लेषण के आिार पर एक नवनिनि योजिा का चुिाव करिा ।
7. ऐसी चुिी हुई योजिा की अनिक नवस्तार से जााँच करिा और अंनतम मागय नििायरण सवेक्षण करिा
।
योजिा निनित करिे की इस प्रकिया में अंनतम उद ेेश्य साध्य करिे के नलए उपलब्ि नवकल्पों का
अध्ययि िानमल होता है ।
ककसी भी योजिा पर खचय करिे के पहले पाँजी निवेष पवय अध्ययि करिा अनिवायय होता है । पाँजी-निवेि
पवय अध्ययि की इस प्रकिया में नवनभन्न नवकल्पों का अध्ययि भी िानमल होता है साथ ही साथ उपलब्ि
संिाििों का पयायप्त उपयोग होता है अथवा िहीं और नवत्तीय एवं पररचालि के दृनिकोण से एक पररपणय
191
निणयय लेिे की कोनिि की जािी चानहए ।िए लाईि के निमायण, दोहरीकरण, गेज कन्खवयजि यात्री टर्मयिल
तथा यार्य पररवतयि आकद कायों के नलए प्रारं नभक सवेक्षण की आवश्यक्ता होती है । ऐसे सवेक्षण को
तकिीकी तथा आर्थयक सवेक्षण कहा जाता है । इि सवेक्षणों में योजिा पणय होिे के पिात यातायात में
होिे वाली वृनि तथा उससे प्राप्त होिे वाली अनतररक्त आमदिी की तुलिा पररयोजिा पर ककए जािे
वाले व्यय के साथ की जाती हे और पररयोजिा नवत्तीय दृनि से लाभप्रद है अथवा िहीं इस बात का
अध्ययि ककया जाता है । यह अध्ययि आमतौर पर इतिा िजदीकी होिा चानहए कक उसके आिार पर
सवेक्षण प्रारंभ ककया जा सके अथवा िहीं इसका निणयय रेलवे बोर्य द्वारा नलया जाय ।
सवेक्षणों का वगीकरण :
यातायात सवेक्षण -
यह एक नवस्तृत अध्ययि है । जो इसनलए ककया जाता है कक िई लाइिों के मामलों में यातायात की

सभाविाओं की भनवष्यवाणी की जा सके ताकक सवायनिक आिाजिक मागय के प्रोजेक्िि के नििायरण में
सुनविा हो अथवा बिाई जािे वाली लाईि की कोरट या श्रेणी नििायररत की जा सके । साथ-ही-साथ यह
सवेक्षण इसनलए भी महत्वपणय है कक मौजदा लाईि पर यातायात की मात्रा का आकलि ककया जा सके
और निणयय नलया जा सके कक उस लाईि पर कौि-कौि सी सुनविाएं देिा रेलवे के नलए नवत्तीय दृनि से
लाभप्रद होगा यह सवेक्षण टोह सवेक्षण एवं प्रारंनभक अनभयांनत्रकी सवेक्षण के साथ भी ककया जा सकता
है ताकक नसफारीि बिाते समय वैकल्पीक प्रस्तावों की तकिीकी व्यावहाररकता तथा लागत को ध्याि
में रखा जा सके ।
टोह सवेक्षण -
यह िब्द ककसी भी क्षेत्र के ऐसे सभी स्थल तथा दृत अन्खवेषण पर जो ककसी पररयोनजत लाईि के एक
अथवा अनिक मागय की तकिीकी व्यावहाररकता एवं स्थल लागत मालम करिे के नलए ककया जाता है ।
उस कायय को लाग होता है । यह अन्खवेषण कफल्र् में अनिक साविािी पवयक सवेक्षण ककए नबिा के वल
भारतीय सवेक्षण नवभाग के काउं टर माि-नचत्र और अन्खय उपलब्ि सामग्री की सहायता से की जािे
वाली सािारण एवं कु छ जल्दबाजी में की जािे वाली जााँच के आिंर पर ककए जाते हैं और उिमें के वल
192
ऐसे उपकरणों का उपयोग ककया जाता है नजिसे के वल स्थल दररयााँ या उचाईयााँ दृत गनत से मालम की
जा सकती है जैसे की प्रीज्मेरटक कम्पास ,ढालमापी,कलाइिोमीटर या हैंर् लेवल रेंज फाइंर्र तथा अन्खय
ऐसे ही उपकरणों की सहायता से यह सवेक्षण ककया जाता है ।
अभ्यास सं्या : 01-र्ी
03. प्रारंनभक सवेक्षण -
इस सवेक्षण में उस मागय अथवा उि वैकल्पीक मागों की नवस्तृत उपकरणीय जााँच की जाती है जो टोह
सवेक्षण के पररणामस्वरूप चुिे गए हो ताकक इस सवेक्षण के अनिि एक नवनिि पररयोनजत रेल लाइि
की निकटतम संभानवत लागत का अिुमाि लगाया जा सके । लेककि , इस सवेक्षण में अंनतम मागय नििायरण
सवेक्षण के अिुसार पररयोनजत एवं प्रस्तानवत रेल लाईि के दोिों ओर खंटे लगािे के नलए नथयोर्ोलाईट
की अपेक्षा िहीं होती है ।
यातायात सवेक्षण के साथ इस सवेक्षण के पररणामों का नवचार करके जो अंनतम पररणाम निकलते हैं
सामाियत: उिके आिार पर यह निणयय नलया जायेगा कक प्रस्तानवत एवं पररयोनजत रलवे लाईि बिाई
जाए अथवा िहीं ककन्खतु निमायण कायय का प्रारंभ करिे की स्वीकृ नत देिे से पहले रेलवे बोर्य द्वारा अंनतम
मागय नििायरण सवेक्षण के पररणामों पर आिाररत प्राकलिों की मााँग की जा सकती है ।
अभ्यास सं्या : 01- ई
04. अंनतम मागय नििायरण सवेक्षण :
सामान्खयत: पाँजी निवेष के निणययोंपरांत यह सवेक्षण ककया जाता है । प्राक्कलि तैयार करिे तथा सभी
मामलों में पररयोनजत रेलवे लाईि की निकटतम लागत निकालिे के नलए नविष निणययोंपरांत सवेक्षण
के रूप में अंनतम मागय नििायरण सवेक्षण ककया जाता है । इस सवेक्षण में अपेनक्षत कायय तथा प्रारं नभक
सवेक्षण में अपेनक्षत कायय के बीच प्रमुख अंतर यही होता है कक अंनतम मागय नििायरण सवेक्षण के दौराि
चुिी गई रेल लाईि के दोिों तरफ जमीि पर नथयोर्ोलाइट अथवा टेकोमीटर की सहायता से परी तरह
खुंटे गार्. कदए जाते हैं । अंनतम मागय नििायरण सवेक्षण के आिार पर बिाया गया ररपोटय पररपणय होिा
चानहए तथा उसके साथ नवसृत िकिें एवं सेक्िि आकद प्रस्तुत ककए जािे चानहए ।

193
प्राक्कलि -
संपनत्त की खरीद, निमायण, पुि: निमायण ,नवकास आकद के प्रस्ताव सक्षम अनिकारी की मंजरी के नलए
प्राक्लिों के प्रारूप में प्रस्तुत ककए जािे चानहए ताकक सक्षम अनिकारी नवस्तृत अध्ययि के बाद प्रस्तानवत
व्यय को मंजरी प्रदाि कर सके । ककसी भी कायय से पवय प्राक्कलि तेयार करिा आवश्यक होता है । कायय
पर ककए जािे वाले श्रनमक एवं भंर्ार की लागत को दिायिे का एक सािि के रूप में प्राक्कलि को
पररभानषत ककया जा सकता है ।
प्राक्कलि तैयार करते समय इस बात पर ध्याि कदया जािा चानहए कक प्राक्कलि द्वारा प्रस्तानवत कायय का
िजदीकी अिुमानित व्यय दिायया जािा चानहए । प्राक्कलि यह व्यय पर नियत्रण रखिे का एक महत्वपणय
सािि होता है कायय की भौनतक तथा नवत्तीय प्रगनत पर प्राक्कलि के आिार पर निगरािी रखी जा सकती
है ।
1. प्राक्कलिों को मु्यत: दो भागों में वगीकृ त ककया जा सकता है जैसे कक चाल लाईि िाखा द्वारा तैयार
ककए जािे वाले प्राक्कलिों तथा निमायणें िाखा द्वारा तैयार ककए जािे वाले प्राक्कलिों वैसे ही
प्राक्कलिों को निम्ननलनखत तीि भागों में भी वगीकृ त ककया जा सकता है ।
2. कायय प्रारंभ करिे से पहले बिाए जािे वाले प्राक्कलि।
3. कायय प्रगनत पर रहते समय बिाए गए प्राक्कलि।
कायय समानप्त पर बिाये जािे वाले प्राक्कलि।
रेल्वे में समय-समय पर तैयार ककए जािे वाले प्राक्कलिनिम्ननलनखत

हैं -
सार नववरण प्राक्कलि(िमांक 702 इंजी.) -
सार नववरण प्राक्कलि उस समय तैयार ककया जाता है जब सक्षम अनिकारी से प्रस्तानवत व्यय के नलए
प्रिासनिकक अिुमनत लेिा आवश्यक है यह प्राक्कलिइस प्रकार से तैयार ककया जाता है कक इसके आिार
पर सक्षम अनिकारी को उस कायय पर ककए जािे वाले व्यय के बारे में उनचत जािकारी प्राप्त हो सके ।
अत: उनचत हो तो ऐसे अनिकारी द्वारा उस कायय के नलए प्रिासनिक अिुमनत देिां संभव हो सके इस
प्राक्कलिके साथ उस कायय की औनचत्तयता का एक नवस्तृत ररपोटय जोड़िा आवश्यक है साथ-ही-साथ चाल
नवत्तीय नवषय में निनि की उपलब्िता है अथवा िहीं तथा व्यय का आबंटि ककस लेखािीषय में होगा आकद
जािकारी देिा भी आवश्यक होता है ।
नवस्तत प्राक्कलि(पेरा िमांक 703 ईंजी) -

194
सार नववरण प्राक्कलिके नलये प्रिासनिक नस्वकृ ती प्राप्त होिे पर नवसृत प्राक्कलितैयार ककया जाता है।
इसे तैरूयार करिे का प्रमख उददेि यह होता है की सक्षम अनिकारी से संबंकदत कायय के नलये तकनिकी
नस्वकृ ती प्राप्त कक जा सके । सामान्खय नियम के अिुसार कोई भी कायय तब तक िरु िही ककया जा सकता
जबतक उसके नलये नवसृत प्राक्कलितैयार ि ककया गया हो और उसके नलये सक्षम अनिकारी दवारा
तकनिकी नस्विती प्राप्त ि कक गयी हो। नवसृत प्राक्कलिको तकनिकी नस्वकृ ती देिेका मतलब यह होता है
की उस कायय के नलये उस नवत्तीय वषय मे नििी उपलब्ि ककया गया है और कायय पर पैसा खचय करिे के
नलये पयायप्त नििी उपलब्ि है।
परक प्राक्कलि(पेरा िमांक 707 इंजी) -
जब ककसी कायय के नलये प्राक्कलि बिाते समय कोई एसा मद छ्रट गया हो नजसे नवसृत प्राक्कलि मे िही
कदखाया गया हो । और नजसे कदखाये बगैर कायय पुरा िही मािा जा सकता है। कोई ऐसा कायय जो की
नवसृत प्राक्कलि मे कदखाया जािा आवश्यक था लेकीि ि कदखाया हो। तब ऐसे छु टे हुये कायय के मद के
नलए मुल प्राक्कलि का अनवभाज्य भाग के रुपमे यह प्राक्कलि तैयार ककया जाता है। यदी ऐसे मद पर
ककया जािेवाला व्यय आकनस्मक व्यय के नलये उपलब्ि रािी से ककया जा सकता है तो उसके नलये पुरक
प्राक्कलि तैयार करिे कक आवश्यकता िही होती है।
04.संिोनित प्राक्कलि (पेरा िमांक 708 इंजी) -
यह प्राक्कलि उस समय तैयार ककया जाता है जब यह मालुम होता है की उस काययपर ककया जािेवाला
व्यय उस कायय पर जो अिुेमानित व्यय कदखाया गया है उस व्यय से अनिक होिे वाला है। यह प्राक्कलि
भी रठक उसी प्रकार से तैयार ककया जाता है नजस प्रकार से मुल प्राक्कलि तैयार ककया गया हो। इस
प्राक्कलि मे जो अनतरीक्त व्यय होिे वाला है उसे प्रत्येक लेखा निषय के अिुसार अलग अलग कदखािा
चाहीये और सक्षम अनिकारी कक मंजुरी नल जािी चाहीये।
परीयोजिा सारनववरण प्राक्कलि (पेरा िमांक 709 इंजी) -
यह प्राक्कलि उस समय तैयार ककया जाता है जब ककसी परीयोजिा के नलये रल्वे बोर्य कक नस्वकृ ती कक
आवश्यकता होती है। यह प्राक्कलि ककसी भी पररयोजिा के नलये रठक उसी प्रकार से तैयार ककया जाता
है नजस प्रकार से ककसी भी कायय के नलये सार नववरण प्राक्कलि तैयार ककया जाता है। उस परीयोजिा मे
िानमल सभी कायोके नलये सार नववरण प्राक्कलि तैयार ककये जाते है और उन्खहे एकत्रीत रुपसे सक्षम
अनिकारी के नस्वकृ ती के नलये प्रस्तत ककया जाता है । इसे ही परीयोजिा सार नववरण प्राक्कलि कहते
है।
निमायण प्राक्कलि(पैरा िमांक 710 इंजी.) -

195
05. जब ककसी परीरयोजिा के नलए पररयोजिा सार नववरण प्राक्कलि तैयार ककया जाता है और उसके
आिार पर रेलवे बोर्य से प्रिासनिक अिुमती प्राप्त हो जाती है तब ऐसी पररयोजिाओं के नलए जो
नवस्तृत प्राक्कलि तैयार ककया जाता है ,उसे निमायण प्राक्कलि कहते हैं । जो कायय पररयोजिा सार
नववरण प्राक्कलि में कदखाये जाते हैं उि सभी के नलए ये नवसृत प्राक्कलि होते हैं । इि नवस्तृत्त
प्राक्लिों को ही एकनत्रत रूप से निमायण प्राक्कलि कहा जाता है और ऐसे कायों के नलए रेलवे बोर्य
से तकिीकी स्वीकृ नत प्राप्त की जाती है जब तक ककसी पररयोजिा के नलए निमायण प्राक्कलि तैयार
करते हुए रेलबे बोर्य की तकिीकी स्वीकृ नत प्राप्त िहीं की जाती है ककसी भी पररयोजिा पर कायय
प्रारंभ िहीं ककया जा सकता ।
समापि प्राक्कलि( पैरा िमांक : 713 इंजी.) -
1. निमायण प्राक्कलि के आिार पर पररयोजिा में सनम्मनलत कायों का निमायण ककया जाता है । कायय
समाप्त होिे के बाद समापि प्राक्कलि तैयार ककए जाते हैं । जब िई लाईि यातायात के नलए खोली
जाती है तब ऐसी लाईि यातायात के नलए खोलिे के बाद प्रथम तीि अियवार्षयक नवत्तीय वषों के
समानप्त के पहले समापि प्राक्कलि तैयार करिा आवश्यक होता है । इस प्राक्कलि में निम्ननलनखत
जािकारी दिायई जाती है ।
2. स्वीकृ त प्राक्कलि की रानि ।
3. समापि प्राक्कलि तैयार करिे की तारीख तक पररयोजिा पर ककया गया वास्वनवक व्यय ।
4. पररयोजिा पर देय दानयत्व ।
5. भनवष्य की अिुमानित लागत ।
6. कु ल प्राक्कनलत व्यय ।
मंजर प्राक्कलि एवं अिुमानित लागत में अंतर ।
समापि प्राक्कलि एक करोड़ रुपए से अनिक मल्य के लागत की पररयोजिाओं के नलए ही के वल तैयार
ककए जाते हैं ।
समापि ररपोटय -
अंनतम मंजर प्राक्कलि में सक्षम अनिकारी द्वारा स्वीकृ त की गई रानि तथा कायय पर ककया गया प्रत्यक्ष
व्यय इि दोिों की तुलिा करिे के उद्येश्य से समापि ररपोटय तैयार ककया जाता है । ककसी भी पररयोजिा
के नलए समापि ररपोटय काययकारी अनिकारी द्वारा तैयार ककया जाता है तथा संबंनित लेखा अनिकारी
द्वारा उसे सत्यानपत ककया जाता है । ऐसे सत्यानपत ककए गए समापि ररपोटय नजस नवत्तीय वषय में समापि
प्राक्कलि प्राप्त हुआ है उसके बाद पहले तीि (03) नवत्तीय वषों के समानप्त के पहले रेलवे बोर्य को भेजिा
अनिवायय होता है । समापि ररपोटय में व्यय का ब्यौरा उसी प्रकार से कदया जािा चानहए नजस प्रकार से
196
सार नववरण प्राक्कलि तैयार ककया गया था तथा रेलवे बोर्य से मंजर ककया गया था । अगर ककसी प्रकार
से अंतर हो,तो उसे समापि ररपोटय में कदखाया जािा चानहए ।
1. समापि ररपोटय में निम्ननलनखत के नलए स्पिीकरण देिा आवश्यक होता है -

2. 10 प्रनतित अथवा रुपए 25000/- दोिों में से जो भी कम हो के नलए प्राक्कलि से अनिक ककया
गया व्यय ।
20 प्रनतित अथवा 01लाख रुपए /- दोिों में से जो भेंेी कम हो के नलए की गई बचत ।
01 करोड़ रुपए से कम मल्य के लागत के कायों के नलए समापि ररपोटय तैयार करिे के संबंि में रेल -
प्रिासि द्वारा सचिाएं जारी ककया जािा चानहए जहााँ तक संभव हो सके ऐसे कायों के नलए भी उसी
प्रकार से समापि ररपोटय तैयार ककए जािे चानहए नजस प्रकार से 01 करोड़ रुपए से अनिक मल्य के
कायों के नलए समापि ररपोटय तैयार कर के रेलवे बोर्य को भेजते हैं । समापि ररपोटय में प्रत्यक्ष व्यय तथा
स्वीकृ त रानि की तुलिा की जािी चानहए । संबंनित लेखा -नवभाग द्वारा सत्यानपत ककया गया समापि
ररपोटय उसी अनिकारी के पास भेजिा चानहए नजसिे कायय के नलए प्रिासिीक सवीकृ नत प्रदाि की थी ।
समापि नववरण :
1. सामान्खय निमय के अिुसार प्रत्येक पणय ककए गए कायय के नलए समापि ररपोटय तैयार करते हुए भेजी
जािी चानहए, लेककि इस प्रकार के कायय नजिकी स्वीकृ नत महाप्रबंिक द्वारा दी जाती है । उिके नलए
नििायररत फोरम में एक औपचाररक ररपोटय तैयार करिे की आवश्यक्ता िहीं होती है । इस प्रकार के
कायों के नलए समापि नववरण तैयार ककया जाता है नजसमें लेखा अनिकारी का प्रमाण-पत्र,सक्षम
पदानिकारी की स्वीकृ नत समापि ररपोटय में दी जािे वाली सचिाएं इत्याकद । निमायण कायय रनजस्टर
से उनचत लेखा िीषय के अंतगयत दी जाती है । समापि नववरण में निम्नांककत सचिाएं ,सक्षम
पदानिकारी के आदेि और लेखा सत्यापि के अनिि नलखी जाती है -
2. अिुमाि का संदभय ।
3. स्वीकृ त अिुमाि की रानि ।
4. वास्तनवक खचय जो कक अंनतम रूप से बुक ककया गया है ।
आनिक/कनम के नलए संनक्षप्त स्पिीकरण ।

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अभ्यास सं्या : 03-र्ी
प्राक्कलि/अिुमाि का सत्यापि ( पैरा 742 इंजी.) -
1. रेलवे खचय पर नियंत्रण रखिे की एक व्यवस्था यह है कक सक्षम पदानिकारी की नस्वकृ ती से पहले

प्राक्कलिों की लेखा अनिकारी द्वारा जााँच की जाती है । इस जााँच का मु्य उद्येश्य खचय की अनियनमत
स्वीकृ नत को रोकिा होता है । इस जााँच के दौराि निम्ननलनखत बातों की जााँच की जाती है -
2. खचय की उपयुक्तता ।
3. आय तथा खचय का वगीकरण ।
4. गलनतयााँ एवं भलचक ि हो ।
5. बजट प्राविाि ।
स्वीकृ नत की सक्षमता ।
1. अिुमािों की जााँच के दौराि निम्नांककत बातों की भी जााँच की जाती है -

2. जो निमायणय कायय ककया जािा है उसका नववरण ब्यौरेवार कदया जाये तथा रोकड़ और भंर्ार के
बीच प्राक्कलीत खचय का उनचत नवतरण ककया जाय ।
3. प्रत्येक मद के नलए आबंटि बताया जाये और आबंटि का सारांि भी बिाया जाये ।
4. सभी प्रत्यानित खचों की प्राक्कलि में व्यवस्था की जाये ।
5. िवीिीकरण,बदलाव या उखाड़ी गई लाइिों के मामले में मुक्त हुई सामग्री के नलए जमा की व्यवस्था
की जाये ।
6. अन्खय सरकारी नवभागों,अन्खय रेलों और प्राईवेट इकाइयों के नलए ककए जािे वाले निमायण कायय के
मामले में आवश्यक नवभागीय प्रभारों के नलए व्यवस्था की जाये ।
7. उत्पादि कायों के नलए प्राक्कलि के मामले में पररव्यय और उत्पादि अलग-अलग कदखाया जाय ।
कमयचाररयों के क्वाटयरों और ककराया देिे वाले अन्खय इमारतों के प्राक्कलि के मामले में प्राक्कलि के साथ
एक ककराया नववरण भी भेजा जाये ।
निनवदाएं -

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काययकारी अनिकारी का यह पहला कतयव्य है कक खचय ककए गए िि के नलए यथासंभव अनिक-से-अनिक

मल्य प्राप्त हो और सभी मामलों में टेंर्र प्रणाली को प्रनतयोगात्मक दरें प्राप्त करिे का सबसे अनिक
कारगर तरीका मािा गया है ।
टेंर्र या निनवदा उसे कहते हैं जो ककसी कायय या भंर्ार की आपर्त्तय के नलए ठे केदारों से आमंनत्रत ककए
जाते हैं । काययकारी अनिकारी द्वारा अल्प मल्य के निमायण कायों के मामले में नबलंब ि हो, इसके नलए
निनवदा आमंनत्रत िहीं ककए जािे का निणयय ककया जा सकता है ।
पररनस्थनतयााँ नजिमें निनवदा मााँ गिे की आवश्यक्ता िहीं है -
जहााँ सावयजनिक नहत में महाप्रबंिक यह निणयय करे की टेंर्र मंगािा व्यावहाररक या लाभप्रद िहीं है ।
ऐसे मामलों को छोड़कर दस हजार रुपए से अनिक मल्य के बाकी सभी ठे के टेंर्र मगािे के बाद ही कदए
जािे चानहए । ये टेंर्र सवायनिक खुले और सावयजनिक तरीके से काफी समय रहते िोरटस देकर मंगाए
जािे चानहए । रेलवे पर चाल दरों की अिुेसची पर आिाररत निमायण कायों के पच्चास हजार रुपए मल्य
तक के ठे कों के बारे में महाप्रबंिक टेंर्र मााँगे नबिा काम चला सकते हैं ओर उसके नलए ककसी कारण का
उल्लेख करिा आवश्यक िहीं है । अन्खय सभी मामलों में नजिमें की महाप्रबंिक टेंर्र ि मंगािे का निनिय
करें कारण का उल्लेख ककया जािा चानहए और उसकी सचिा नवत्त सलाहकार एवं मु्य लेखा अनिकारी
को दी जािी चानहए ।
निम्न पररनस्थनत में निनवदा आमंनत्रत करिे के स्थाि पर कोटेिि आमंनत्रत करके कायय ककया जा सकता
है । कोटेिि आमंनत्रत करिे के नलए सोपजेि 89 की मद सं्या 1.13 में निम्नांककत िनक्तयााँ दी गई है -
िनक्त का प्रत्यायोजि प्रत्येक कायय के नलए नवत्तीय वार्षयकनसललंग लनमटस
िनक्त
वररष्ठ अनिकारी 20000/- 200000/-
अवर प्रिासनिक ग्रेर् 40000/- 400000/-
प्रवर प्रिासनिक ग्रेर् 50000/- 400000/-
1. कोटेिि आमंनत्रत करिे की पररनस्थती में निम्नांककत बातों पर नविेष ध्याि कदया जािा चानहए ।
2. कोटेिि ठे कदारों की अिुमोकदत सची में से कम से कम तीि ठे केदारों से आमंनत्रत ककए जािे चानहए
।
3. कायय की आकनस्मकता हो ।
4. कायय को िनक्त के प्रत्यायोजि के अंतगयत लािे के नलए नवभानजत िहंेीें ककया जािा चानहए ।
5. वार्षयक सीललंग नलनमटस पर नविेष ध्याि कदया जािा चानहए ।
संबंनित लेखा अनिकारी से पवय सहमनत ली जािी चानहए ।

199
अभ्यास सं्या 04-सी
खुली निनवदा प्रणाली :
10000/- हजार रुपए से अनिक मल्य के सभी निमायण कायों के नलए खुली निनवदा प्रणाली का उपयोग
ककया जािा चानहए । इस निनवदा प्रणाली के अंतगयत कम से कम तीि वृत्त पत्रों में निनवदासचिा
प्रकानित की जािी चानहए । वृत्त पत्रों का चयि करते समय यह ध्याि में रखा जािा चानहए कक कम
से कम एक वृत्त पत्र अंग्रेजी भाषा में ,एक नहन्खदी भाषा में तथा एक स्थािीय भाषा में प्रकानित होिा
चानहए । कम-से-कम तीस कदि का समय निनवदाकतायओं को निनवदा फामय खरीदिे के नलए कदया जािा
चानहए । सोपजेि के मद िमांक 01.16 के अिुसार निनवदा आमंनत्रत करिे के अनिकार निम्ननलनखत
हैं -
अनिकारी का स्तर अनिकारी का पदिाम नवत्तीय अनिकार
मु्यालय मु्य नवभाग प्रमुख परे अनिकार
मु्यालय वररष्ठ प्रिासनिक ग्रेर् पॉच करोड़ रुपए तक
मु्यालय /मंर्ल नसलेक्िि ग्रेर् दो करोड़ रुपए तक
मु्यालय /मंर्ल जनियर प्रिासनिक ग्रेर् एक करोड़ रुपए तक
मु्यालय /मंर्ल सीनियर स्के ल पच्चास लाख रुपए तक
सीनमत निनवदा प्रणाली :
जहााँ सावयजनिक नहत में महाप्रबंिक यह निणयय करें की टेंर्र मंगािा लाभप्रद िहीं है ऐसी
पररनस्थनतयों में 20 लाख रुपए तक के मल्य के नलए इस प्रणाली के आिार पर कायायरम्भ ककया जा
सकता है । इस प्रणाली के अंतगयत ठे केदारों की अिुमोकदत सची में से कम-से-कम 10 ठे केदारों को
आमंनत्रत ककया जािा चानहए । यकद ककसी नविेष नवभाग िे ठे केदारों की अिुमोकदत सची उपलब्ि
िहीं है ऐसी पररनस्थनत में सीनमत निनवदा प्रणाली के आिार पर निनवदा बुलािे के नलए नवत्त
सलाहकार एवं मु्य लेखा अनिकारी की सहमनत से महाप्रबंिक की मंजरी लेकर ्यानत प्राप्त फमों से
निनवदाएं बुलाई जा सकती है । निनवदा कतायओं को कम-से-कम 21 कदि का समय कदया जािा चानहए
। सीनमत निनवदा प्रणाल के अंतगयत अनिकाररयों के अनिकार निम्ननलनखत हैं -
अनिकारी /ग्रेर् नवत्तीय अनिकार
महाप्रबंिक 20 लाख रुपए तक
मु्य नवभाग प्रमुख 15 लाख रुपए तक
वररष्ठ प्रिासनिक ग्रेर् (DRM/ADRM) 10 लाख रुपए तक
जनियर प्रिासनिक ग्रेर् 05 लाख रुपए तक

200
सीनियर स्के ल 01 लाख रुपए तक
अभ्यास सं्या : 05 ए
एकल निनवदा प्रणाली -
जब ककसी नविेष कायय करिे के नलए ककसी एक फमय का नविेषानिकार होता है या ककसी नवनिि
कं पिी का भंर्ार खरीदिा आवश्यक होता है ऐसे समय इस निनवदा प्रणाली का उपयोग ककया जा
सकता है । यकद ककसी कायय के नलए अन्खय ककसी व्यनक्त अथवा कं पिी से निनवदा प्राप्त होिे की संभाविा
िहीं होती है ऐसी पररनस्थनत में भी इस प्रणाली का उपयोग ककया जाता है । वैसे ही आपातकाल में भी
जब रेलवे लाईि का कम्युनिके िि पुियस्थानपत करिा हो, कक दुियटिा या िैसर्गयक आपनत्त के कारण टट
गया हो ऐसी पररनस्थनत में भी एकल निनवदा प्रणाली का उपयोग ककया जा सकता है । इस प्रणाली के
अंतगयत रेलवे अनिकाररयों के अनिकार निम्ननलनखत हैं -
कायय का स्वरूप काययकारी नवत्तीय अनिकारी प्रत्येक कायय के वार्षयक नवत्तीय
अनिकारी नलए सीमा सीमा
मोिोपॉली मद महाप्रबंिक नव.स.एवं म.ले.अ. कोई सीमा िहीं कोई सीमा िहीं
यातायात की मु्य नवभाग नव.स.एवं.म.ले.अ. 20 लाख रुपए 01 करोड़ रुपए
पुियस्थापिा प्रमुख तक तक
यातायात की वररष्ठ प्रिासनिक वररष्ठ मंर्ल नवत्त 10 लाख रुपए 50 लाख रुपए
पुियस्थापिा अनिकारी प्रबंिक तक तक
04 जागनतक निनवदा :
जब कोई कायय भारतीय कं पनियों द्वारा परा िहीं ककया जा सकता है अथवा अंतरायष्ट्रीय कं पनियों को
निनवदाओं के नलए आमंनत्रत करिे का निमंनत्रत करिे का निणयय नलया जाता है तब जागनतक निनवदा
प्रणाली का पालि ककया जाता है । इस प्रणाली के अंतगयत निनवदा आमंनत्रत करिे का अनिकार के वल
रेलवे बोर्य को कदया गया है ।
निनवदा सुचिा
ठे केदारोंकी अिुमोदीत सुचीपर रखें गये ठे केंदारोंसे अथवा जितासे कायय के नलये अथवा भंर्ार के आपतीं
के नलये दर निनवदाओंके माघ्यमसे मंगाये जाते है। इसके नलये निनवदा सुचिा जारी की जाती है। निनवदा
सुचिा मे निम्ननलखीत जािकारी कद जाती है।

201
1) कायय का िाम नजसमे कायय का स्वरुप एवम काययस्थल भी िामील होता है।
2) कायय की अिुमािीत लागत।
3) निनवदा के साथ आवश्यक बयािा रािी।
4) बयािा रािी के नस्वकृ त प्रारुप।
5) निनवदा फॉमय ककस कायायलयमे उपलब्ि है उस कायायलयका पता।
6) निनवदा फॉमय का मुल्य।
7) तारीख एवम समय जबतक निनवदा फॉमय बेचे जायेंगेेें।
8) तारीख एवम समय कबतक निनवदा फॉमय जमा करिे होंगें।
9) तारीख एवम समय व स्थाि जहा निनवदा खाली जायेंगी।
काययपुती की अविी।
अभ्यास सं्या 5 र्ी
निनवदा एवम करार -
1) एक बार यह निणयय नलया गया हो की कायय निनवदा बुलाकर ठें के व्दारा करिा है। तब निम्ननलनखत
ितोका पालि करिा अनिवायय होगा।
2) क्या रल्वे ठे केदारको कायय स्थल की भुमी कायय के िक्िो एवम योजिाओ सहीत हस्तांतरीत कर
सकती है।
3) रेल्वे को करार एवम कायय के प्रती पुेरा ग्याि होिा चाहीये ।
4) रेल्वे के पास कायय के नलये ड्राईंग, नर्जाईि, िक्िे एवम प्लाि आदी तैयार होिे चाहीये।
5) ड्राइंग, नर्जाईि, िक्िे एवम प्लाि मे बादमे ककसी प्रकार का बदलाव िा हो इसनलये भुमी का
नमटटी परीक्षण कर लेिा चाहीये ताकी बादमे फाउं र्ेिि कायय करते समय ककसी प्रकार का बदलाव
िा हो।
6) यदी 10 लाख रुपये से अनिक मुल्य का नवदेिी मुद्गा खचय करिे की आवष्यकता हो तो रे ल्वे बोर्य
कक पुवयअिुमती प्राप्त कर लेिा चाहीये।
निनवदा सुचिा जारी करिे की तारीख से ही निनवदा फॉमय उपलब्द होिा चाहीये।
करार:
जब दो या अनिक व्यक्ती अपिे नबच ककसी बाघ्यता का सृजि करिेﾠेे के नलये ककसी आिय को परस्पर
संसुनचत करते है। तो उसे करार कहते है जो करार कािुि व्दारा प्रवतयनिय होता है उसे ठे का कहते है।
भारतीय संनवदा अनिनियम की िारा 10 ेे के अिुसार के वल वही करार कािुि व्दारा प्रवतयनिय होते
है जो ठे का करिे के नलये सक्षम पार्टययो कक मुक्त सहमती से ककसी नवनिसंमत प्रनतफल के नलये अ ेौर
ककसी नविी संमत उददेंश्य से ककया जाता है।

202
करार निमायण कायय के नलये अथवा मरम्मत एवम अिुरक्षण के कार्य्य के नलये भी ककया जा सकता है।
1. करार िामे तैयार करिे के पहले निम्ननलखीत बातोंपर ध्याि कदया जािा चाहीये।
2. ठें के की िते स्पि और सुनिनित होिी चाहीये और उिमे एक से अनिक अथय निकालिे या गलत
अथय निकल सकिे की गुंजाइि िही होिी चाहीये और नजि मामलो मे करार होिा है उिमे
निम्ननलखीत बाते ब्यौरे वार िानमल की जािी चाहीये।
3. ठे केदार को क्या करिा है कब, कहा, ककसकी संन्खतुिी के नलये।
4. रेल प्रिासि को क्या करिा है और ककि ितोपर ।
5. ककतिा भुगताि ककयाजािा है। ककस ककस नचज के नलये ककया जािा है, ककसको ककया जािा है,
और ककस तरीके से और ककस आिारपर ककयाजािा है।
6. पयायप्त पययवेक्षण एवम सरकारी सम्पत्ती की देखभाल और बाहरी व अंतयगत नहतोंकी सुरक्षा के संम्बि
मे ठें केदारोंकी नजम्मेदारी स्पि होिी चाहीये।
7. यदी कोई परीवतयि या आिोिि करिा हो तो उसके नलये अिुमती देिे की िते उक्त परीवतयि या
आिोिि का आदेि देिे और नििायरण करिें के नलए सक्षम अनिकारी और ऐसे नििायरण के अवसर
और आिार।
8. यदी कोई पक्ष ठे के अथवा करार को भंग करे तो उस नस्थती में क्या उपाय ककए जायेंगे और इसे
निनित करिे का सही तरीका और आिार क्या होगा की करार भंग हुआ है ।
9. नववादों को तय करिे का तरीका ।
10. जहााँ तक संभव हो अंनतम रूप से ठे का करिे से पहले मसौदा तैयार करिे में काििी और नवत्तीय
सलाह ली जािी चानहए ।
11. जहााँ कहीं संभव हो ठे के के नलए मािक फामों का उपयोग ककया जािा चानहए और उिकी ितों को
पहले से छािनबि कर ली जािी चानहए ।
12. ठे का नजि ितों पर एक बार कर नलया जाये उिमें नबिा ककसी सक्षम काििी ओर नवत्तीय प्रानिकारी
की राय नलए नबिा कोई ठोस पररवतयि िहीं ककया जािा चानहए ।
13. सक्षम काििी और नवत्तीय अनिकारी की सहमनत के नबिा कोई ऐसा ठे का िहीं ककया जािा चानहए
नजसमें कोई अनिनित ,अस्पि तथा असामान्खय ककस्म की कोई ितय अन्खतगयत हो, या कोई दानयत्व
अन्खतगयत हो ।
14. ठे कों में ऐसी व्यवस्था की जािी चानहए कक ठे केदार को सौंपी गई सरकारी संपनत्त सुरनक्षत रहे ।
15. दीिय कानलि ठे के करते समय रेल-प्रिासि को नबिा ितय इस बात का अनिकार देिे की वांछनियता
पर नवचार ककया जािा चानहए कक छ: महीिे की िोरटस की अवनि के आिार पर करार को ककसी
भी समय रद्द ककया जा सके ।
ककसी खास ठे के या ककसी लेि-देि आकद से ठे केदार के नवरुि उत्पन्न होिे वाले सभी दावों को मंजर या
रद्द करिे की िनक्त रेल-प्रिासिके पास सरनक्षत रहिी चानहए ।
अध्याय सं्या : 06 ए
203
बयािा रकम :
1. यह वह रानि होती है नजसे निनवदा के साथ निनवदाकतायओं द्वारा रेलवे में जमा करिा आवश्यक
होता है यह रानि निनवदाकत्तायओं की निनवदा स्वीकार करिे के ﾠबाद उसके द्वारा कायय करिे के नलए
मिा करिे पर रेलवे को िुकसाि से बचिे के नलए ठे केदारों द्वारा जमा की जाती है । कयोंकक एक
बार निनवदा स्वीकृ त होिे के बाद ठे केदार द्वारा कायायरम्भ करिे से इिकार करिे पर रेलवे को
िुकसाि हो सकता है । उि ठे केदारों को बयािा रकम तुरंत वापस कर दी जाती है नजिकी निनवदा
तुरंत अस्वीकृ त हो जाती है तथा उि ठे केदारों की जमाित रानि अथवा बयािा रकम सुरक्षा जमा
के रूप में पररवर्तयत कर ली जाती है नजिके निनवदा स्वीकृ त की गई है । बयािा रकम को ठे केदार
के इच्छा के अिुसार सुरक्षा जमा की रानि भरिे पर वापस भी लौटाया जाता है । बयािा रकम
निम्ननलनखत प्रारूप में ली जा सकती है -
2. रोकड़ मु्य खजांची अथवा मर्ल खजांची अथवा स्टेिि मास्टर के कायायलय में जमा करके ।
3. नर्मांर् ड्राफ्ट संबंनित लेखा अनिकारी के िाम पर ।
4. सावनि जमा रसीद - संबंनित लेखा अनिकारी के िाम से नलनख हुई ।
नवकास-पत्र - इन्खहें भी संबंनित लेखा-अनिकारी के िाम पर नलखकर रेलवे के पास जमा करिा चानहए
।
कदिांक 08.06.1996 से बयािारकम के नलए बैंक गारंटी अस्वीकार की गई है ।
बयािा रानि के नलए दर निम्ननलनखत हैं - बयािा रानि का दर
कायय की अिुमानित लागत
05 लाख रुपए तक के कायों के नलए । 2.5 प्रनतित जो कक अनिकतम 10 हजार रुपए ।
05 लाख रुपए से अनिक लेककि 20 लाख रुपए 2 प्रनतित जो कक अनिकतम 20 हजार रुपए ।
तक के नलए ।
20 लाख रुपए से अनिक लेककि 50 लाख रुपए 01 प्रनतित जो की अनिकतम 35 हजार रुपए ।
तक ।
50 लाख रुपए से अनिक के कायों के नलए । 3/प्रनतित जो कक अनिकतम 50 हजार रुपए ।
स्थाई बयािा रकम :
स्थाई बयािा रकम यह ठे केदारों की अिुमोकदत सची पर रखे गए ठे केदारों से संबंनित नवभाग द्वारा
संकनलत की जाती है । नजि ठे केदारों द्वारा ऐसी स्थाई बयािा रकम रेलवे के पास जमा कर दी जाती है

204
उिको उस नवभाग द्वारा जारी निनवदा सचिाओं के संबंि में जमा ककए जािे वाले निनवदा फामो के साथ
हर समय बयािा रकम भरिे की आवश्यक्ता िहीं होती है ।
स्थाई बयािा रकम की दर निम्ननलनखत हैं - बयािा रकम की रानि

कायय की अिुमानित लागत
05 लाख रुपए तक के कायों के नलए 10 हजार रुपए
05 लाख रुपए से अनिक 20 लाख रुपए तक के 20 हजार रुपए
नलए
20 लाख रुपए से अनिक 50 लाख रुपए तक के 50 हजार रुपए
नलए
50 लाख रुपए से अनिक के नलए 01लाख रुपए
सुरक्षा जमा रानि -
1. सुरक्षा जमा यह रानि ठे केदार द्वारा कायय को सुरनक्षत रूप से परा करिे के उद्येश्य से जमा की जाती
है । सामान्खयत: ठे के की लागत के 10 प्रनतित के नहसाब से सुरक्षा जमा ली जाती है । यह इसनलए
ली जाती है कक ठे केदार कायय करिे से इन्खकार कर दे या कायय छोड़कर चला जाये तो उस समय रेलवे
का िुकसाि ि हो । ठे केदार द्वारा कायय करिे के दौराि यकद कोई गलती हो जाती है इसके कारण
रेलवे को िुकसाि होता है तो एसी पररनस्थनत में ठे केदार को दंर् ककया जा सके इसनलए भ ेंेी
सुरक्षा जमा का उपयोग ककया जाता है सुरक्षा जमा उस समय वापस की जाती है जब ठे केदार सही
तरीके से कायय परा कर देता हे ओर करार के अिुसार उस कायय का मरम्मत एवं अिुरक्षण का समय
परा हो जाता है सुरक्षा जमा निम्ननलनखत प्रारूपों में ली जाती है ।
2. नर्मांर् ड्राफ्ट - लेखा अनिकारी के िाम पर ।
3. मु्य खजांची ,मंर्ल खजांची अथवा स्टेिि मास्टर के पास जमा िगद रानि।
4. लेखा अनिकारी के िाम पर सावनि जमा रसीद ।
5. लेखा अनिकारी के पास जमा ककए गए नवकास पत्र
ककसी भी राष्ट्रीयकृ त बैंकों द्वारा ठे केदार को दी गई बैंक गारं टी ।

205
सुरक्षा जमा की दर निम्ननलनखत हैं - सुरक्षा जमा की दर

करार का मल्य
01 लाख रुपए तक करार के मल्य की 10 प्रनतित
01 लाख रुपए से अनिक लेककि 02 लाख रुपए पहले एक लाख रुपए के नलए 10 प्रनतित उससे
तक अनिक रकम के नलए 7.5 प्रनतित
02 लाख रुपऐ से अनिक 02 करोड़ रुपए तक पहले 01 लाख रुपए के नलए 10 प्रनतित 02
लाख रुपए तक 7.5 प्रनतित उससे अनिक की
रकम के नलए 05 प्रनतित जो कक अनिकतम 10
लाख रुपए
02 करोड़ रुपए से अनिक के नलए करार के मल्य के 05 प्रनतित के बराबर की रानि
जो कक अनिकतम 03 लाख रुपए िगद में ली
जायेगी तथा उसे अनिक रानि चाल लेखा नबलों
से 10 प्रनतित के बराबर के नहसाब से वसल की
जायेगी ।
अभ्यास सं्या 06 र्ी
बयािा रानि व सुरक्षा जमा रानि में अंतर :
बयािा रानि सुरक्षा जमा रानि

बयािा रानि निनवदा फामय के साथ ली जाती है । सुरक्षा जमा निनवदा स्वीकृ त होिे के पिात ली
बयािा रानि सभी निनवदा कतायओं -ारा जमा की सुरक्षा जमा सफल निनवदा कतायओं -ारा जमा की
जाती है । जाती है ।
बयािा रानि एकमुश्त जमा की जाती है । सुरक्षा जमा ककश्तों में वसल की जा सकती है ।
बयािा रानि असफल निनवदाकतायओं को तुरंत सुरक्षा जमा कायय सफलतापवयक परा करिे के
वापस की जाती है । पिात वापस की जाती है ।
बयािा रानि 2.5 प्रनतित 2 प्रनतित,01 प्रनतित सुरक्षा जमा 10 प्रनतित , 7.5 प्रनतित तथा 5
तथा 3/4 प्रनतित के दर से ली जाती है । प्रनतित की दर से वसल की जाती है ।
बयािा रानि सुरक्षा जमा में पररवर्तयत की जा सुरक्षा जमा बयािा रानि में पररवर्तयत िहीं की
सकती है । जा सकती है ।

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अनिकतम बयािा रानि 50 हजार रुपए ली जा सुरक्षा जमा के नलए कोई अनिकतम सीमा िहीं है
सकती है । ।
बयािा रानि बैंक गारंटी के रूप में िहीं ली जा सुरक्षा जमा बैंक गारंटी के रुप में ली जा सकती है
सकती । ।
बयािा रानि स्थाई बयािा रानि के रूप में भी ली सुरक्षा जमा के मामले में स्थाई रानि का प्राविाि
जा सकती है । िहीं है
ठे का
01. ठे के की नविेषताएं :
02. मानलक के नलए न्खयितम लागत ।
03. निमायण कायय के नलए तीव्रतम गनत ।
04. उच्चतम काययकुिलता ।
पवय अिुभव के आिार पर मानलक और ठे केदार इि दोिों में होिे वाले व्यवहार ।
अभ्यास सं्या :07 ए
01. ठे कों के प्रकार :

02. एकमुश्त ठे का ( पैरा िमांक 1205 इंजी.)
एकमुश्त ठे का वह ठे का होता है नजसके अंतगयत ठे केदार यथा नवर्ियकदि निमायण कायय या सामाि
की आपर्त्तय एक निनित अवनि में एक नियत समग्र ििरानि के नलए करता है । उसे इस ििरानि
का प्राप्त होिा इस बात पर निभयर करता है कक वह निमायण कायय या सामाि की आपर्त्तय नवनिियों
के अिुसार तथा ितों के अिुसार ठीक समय से परा करे । भले ही उसे परा करिे में उसे वस्तुतः
चाहे नजतिा और चाहे नजस प्रकार का काम करिा पड़े और सामाि की आपर्त्तय करिा पड़े ।
ऐसे ठे कों के मामले में दरों या कीमतों के एक स्के ल पर समझौता ककया जाता है ताकक बाद में सक्षम
प्रानिकारी के आदेिों के अंतगयत यकद यथा नवर्ियकदि निमायण कायय या सामाि की आपर्त्तय में कोई
पररवतयि ककया जाए तो एक टोटल लागत के नविेष स्के ल के अिुसार ठे के के मल्य में वृनि या कमी की
जायेगी ।
अभ्यास सं्या : 07बी
अिुसनचत ठे का : (पैरा िमांक 1207 इंजी )

207
अिुसनचत ठे का एक ऐसा ठे का होता है नजसके अंतगयत ठे केदार यथा नवर्ियकदि कायय या सामाि की
आपर्त्तय एक िीयत अवनि में और उस कायय या सामाि की नवनभन्न मदों में प्रत्येक के नलए िीयत यिीट
दरों पर या कीमतों पर करता है । उसे जो ििरानि प्राप्त होती है वह इस बात पर निभयर होती है कक
यथा नवर्ियकदि और यथा समय काम या सप्लाई परी करिे के नलए वस्तुतः ककतिा और ककस प्रकार का
कायय ककया गया है और सामाि की आपर्त्तय की गई है । ऐसे ठे कों में स्थल मािकों और िीयत यिीट दरों
के आिार पर ठे कों की स्थल रानि कदखलािा उपरोक्त पररभाषा के नवपरीत िहीं होता है । ऐसे ठे कों के
मामले में ठे केदार को समयसमय पर िपाई ककताब के आिार पर नबलों का भुगताि ककया जा सकता
है ।
अभ्यास सं्या : 07सी
फटकर ठे का : (पैरा िमांक 1208 इंजी.)
इस ठे के का अथय यह होता है कक नजसके अंतगयत नवनभन्न प्रकार के निमायण कायय या सामाि की आपर्त्तय
के वल यिीट दरों के कीमतों के बारे में ही करार ककया जाता है और ठे का कदया जाता है इस ठे के में इस
बात का नजि िहीं ककया जाता है कक कल ककतिा निमायण कायय करिा है या ककतिे सामाि की आपर्त्तय
करिी है या ककतिी अवनि में यह सब करिा है । रेलों पर प्रचनलत क्षेत्रीय ठे के इस कोरट में आते हैं इस
ठे के के अंतगयत कायय परा करिे हेतु अथवा सामाि की आपर्त्तय हेतु समय समय पर ठे केदार को प्रिासि
-ारा कायय आदेि जारी ककए जाते हैं ।
अभ्यास सं्या : 08ए
ठे केदारों के नबल :
1. सभी व्यनक्तगत ठे केदार अथवा फमों -ारा रेलवे के नलए जो कायय ककए जाते हैं अथवा जो भंर्ार की
आपर्त्तय की जाती है उसके नलए रेल प्रिासि -ारा नवनभन्न प्रकार के नबलों के आिार पर भुगताि
ककया जाता है । इि नबलो के म्य प्रकार निम्ननलनखत हैं
2. खुदरा नबल यह उस समय तैयार ककया जाता है जब ककसी कायय के पर्तय के नलए ककसी छोटेमोटे
ठे केदार को ठे का कदया जाता है और वह कायय परा ककया जािे पर या भंर्ार की आपर्त्तय करिे पर
एकमुश्त रानि में ककए हुए कायय का तथा की गई भंर्ार की आपर्त्तय का भुगताि कर कदया जाता है
जैसे की कायायलय मिीिरी का मरम्मत एवं निमायण आकद ।
3. ठे केदारों का नबल इस नबल के मु्य दो प्रकार होते हैं जैसे कक चाल कायय के नलए नबल तथा अंनतम
नबल जब ठे केदार को नजतिा कायय ककया गया है उसके नलए भुगताि ककया जाता है तब उसे चाल
कायय के नलए देय नबल कहा जाता है तथा जब कायय समाप्त हो जाता है और उसके पिात बचा हुआ
भुगताि ककया जाता है उसे अंनतम नबल कहते हैं ।
208
4. नवनवि कायय नबल इस श्रेणी में सामान्खयतः वह नबल आते हैं जो नवनभन्न के न्खर सरकार के नवभागों
अथवा राज्य सरकार के नवभागों को भुगताि ककया जाता है जैसे स्टेट इलेनक्िसीटी बोर्य अथवा
भारतीय र्ाकतार नवभाग तथा स्थािीय स्वराज्य संस्था इत्याकद ।
भंर्ार आपर्त्तय के नलए नबल यह नबल भंर्ार की आपर्त्तय करिे वाले ठे केदारों -ारा अथवा कं पनियों -ा
रा रेलप्रिासि के नवरुि दानखल ककए जाते हैं इिके भुगताि के संबंि में अनिक जािकारी भंर्ार लेखा
नवषय में कदखाई गई है ।
ठे केदारों के नबलों की लेखाकायायलय में जााँच
01. लेखा कायायलय में ठे केदारों के नबल प्राप्त होिे पर व्यय अिुभाग में उसकी जााँच की जाती है । इस
जााँच में निम्ननलनखत मदों पर ध्याि कदया जाता है
02. नबल मल प्रनत में होिा चानहए ।
03. नबल प्रॉपर िमिे में होिा चानहए तथा वह स्याही से अथवा टंक नलनखत अथवा संगणक -ारा
तैयार ककया जािा चानहए ।
04. नबल लहंदी या अंग्रेजी में होिा चानहए ।
नबल पर ठे केदार का िाम करार सं्या एवं नतनथ ,नबल का िमांक एवं नतनथ आकद जािकारी होिा
चानहए ।
05. नबल में दिायई गई मात्रा एवं रानि अंको तथा िब्दों में प्रमानणत होिी चानहए ।
06. नबल पर कोई काटछाट िहीं होिा चानहए । यकद कोई काटछाट है तो उसे संबंनित अनिकारी -ा
रा प्रनतहस्ताक्षररत करिा चानहए ।
07. नबल पर संबंनित काययकारी अनिकारी के तथा ठे केदार के हस्ताक्षर होिा अनिवायय है ।
08. नबल पर िपाई ककताब का िंबर नलखिा चानहए ।
09. िपाई ककताब में प्रनवनि करिे के पिात नबल तैयार करिे में नबलंव िहीं होिा चानहए ।
10. नबल पर लेखािीषय का आबंटि नलखा हुआ होिा चानहए । यह आबंटि सही होिा चानहए ।
11. नबल में ककसी प्रकार की सांख।नेकीय गलती िहीं होिी चानहए ।
12. नबल में दिायए गए दर,मात्रा आकद करार में दिाए गए दर एवं मात्रा के साथ नमलिा चानहए ।
यकद कोई अंतर हो तो सक्षम अनिकारी की पवय अिुमनत होिा आवश्यक है ।
13. ठे केदार से की जािे वाली कटौतीयााँ जैसे की आयकर,सुरक्षाजमा ठे केदार को सप्लाई ककए गए
भंर्ार की रानि,भाड़े की रकम ,पािी तथा नबजली प्रभार की रानि आकद कटौनतयााँ नबल में से
की जािी चानहए ।
14. नबल का भुगताि करिे से पहले यह सुनिनित ककया जािा चानहए कक इस भुगताि के कारण
नवत्तीय औनचत्य के मािकों का उल्लंिि िहीं हो रहा है ।

209
15. काययकारी अनिकारी -ारा नबल पर यह प्रमानणत ककया जािा चानहए कक ठे केदार -ारा करार के
अिुसार एवं ितों के अिुसार काययकारी अनिकारी के पणय समािाि के नलए कायय संपन्न ककया गया
है ।
16. काययकारी अनिकारी -ारा यह भी प्रमानणत करिा चानहए कक इस ठे के के मामले में कोई लेखा एवं
लेखा परीक्षा आपनत्त बकाया िहीं है ।
17. काययकारी अनिकारी -ारा यह भी प्रमानणत करिा चानहए कक ठे केदार के पास कोई भंर्ार एवं
मिीिरी एवं हनथयार या औजार आकद बकाया िहीं है।
18. नबल पर मु्य िक्िा िवीस अथवा ड्राईग नवभाग के प्रमुख के हस्ताक्षर तकिीकी जााँच हेतु प्राप्त
करिा चानहए ।
19. ठे केदार -ारा कोई दावा बकाया ि होिे का प्रमाणपत्र कदया जािा चानहए।
20. काययकारी अनिकारी -ारा यह भी प्रमानणत करिा चानहए कक कायय का निमायण संनहताओं में दी
गई ितों के अिुसार परा ककया गया है ।
नबल पर निनि उपलब्ि होिे का प्रमाणपत्र होिा चानहए ।
िपाई ककताब ( पैरा िमांक 1313 इंजी.)
िपाई ककताब यह एक महत्वपणय ककताब होता है नवभागीय श्रनमकों के अलावा रेलों पर ककए गए सभी
कायों के नलए तथा सामाि की आपर्त्तय के नलए भुगताि िपाई पुनस्तका में दजय की गई िापतौल के आिार
पर नियमों के अिुसार ककया जाता है । िपाई ककताब को एक महत्वपणय मलभत ररकॉर्य मािा जाता है
क्योंकक ठे केदारों का भुगताि का आिार इस ककताब में दजय ककए ककए िाप होते हैं । इसके प्रत्येक पृि पर
मिीि -ारा िंबर अंककत होते हैं जो कक िमािुसार होते हैं इसका कोई भी पन्ना फाड़िा या खराब करिा
मिा है । यकद िपाई का ररकॉर्य करते समय कोई गलती होती है तो उस समय इस पन्ने पर एक सीिी
लाईि खींचकर दसरे स्थाि पर सही िाप नलखिा चानहए तथासंबंनित अनिकारी के हस्ताक्षर नलए जािे
चानहए इसमें जो प्रनवनियााँ की जाती है वह काययस्थल पर ही करिा चानहए तथा ठे केदार एवं सक्षम
अनिकारी दोिों के हस्ताक्षर लेिा आवश्यक है ।
01. िपाई ककताब के नलए एक रनजस्टर अिुरनक्षत ककया जािा चानहए । नजसे िपाई ककताब का
मवमेंट रनजस्टर कहते हैं । इस रनजस्टर में निम्ननलनखत खािे होते हैं ।
02. िपाई ककताब का अिुिमांक ।
03. नजस अनिकारी को जारी ककया है उसका िाम ।
04. जारी करिे की नतनथ ।
05. वापस करिे की नतनथ ।
210
06. प्राप्तकत्ताय के हस्ताक्षर ।

ररकॉर्य में ककताब प्राप्त करिे वाले के हस्ताक्षर ।
01. िपाई ककताब में प्रनवनियााँ नलखते समय निम्ननलनखत बातें ध्याि में रखिी चानहए
02. िपाई ककताब में की जािे वाली प्रनवनियााँ स्याही से की जािी चानहए ।
03. िपाई ककताब पर प्रनवनियााँ काययस्थल पर ही करिा चानहए ककसी कच्चे कागज पर िापतौल
नलखकर बाद में इस ककताब में कॉपी करिा मिा है।
04. इस ककताब में कोई कााँटछााँट अिुमत िहीं है यकद कोई काटछाट हो तो उसे रद्द करके दसरी जगह
िापतौल नलखिा चानहए ।
िपाई ककताब का कोई पन्ना कोरा िहीं छोड़िा चानहए ।
िपाई ककताब में प्रनवनियााँ करते समय कायय का िाम, ठे केदार का िाम ,करार की नतनथ आकद जािकारी
नलखिा चानहए ।
िपाई ककताब पर ठे केदार एवं सक्षम अनिकारी दोिों के हस्ताक्षर होिे चानहए ।
लेखा कायायलय में प्राप्त व्हौचर की यात्रा
01. लेखा कायायलय में भुगताि करिे के नलए जो व्हाउचर प्राप्त होते हैं उन्खहें भुगताि की प्रकिया में
नवनभन्न अिुभागों से गुजरिा पड़ता है । यह प्रकिया निम्ननलनखत है
02. लेखा कायायलय में व्हौचर प्राप्त होते ही उसे ए.व्ही.06 िंबर र्ालिे हेतु एक रनजस्टर में दजय ककया
जाता है अथवा कम्प्यटर में कफर् ककया जाता है ।
03. ऐसे व्हाउचर पर एन्खफे समेंट लगाया जाता है ।
04. एन्खफे समेंट पर ए.व्ही.06 िंबर नलखिे के पिात ऐसे व्हाउचर सबंनित अिुभाग में आंतररक जााँच
के नलए भेजा जाता है ।
05. व्हाउचर की आंतररक जााँच की जाती है ।
06. यकद व्हाउचर भुगताि करिे लायक पाया जाता है तो ऐसे व्हाउचर के नलए सी.आ.07 बिाया
07. सी.ओ.07 के नलए कम्पयटर -ारा िंबर प्राप्त ककया जाता है अथवा रनजस्टर से यह िंबर प्राप्त
ककया जा सकता है ।
08. व्हाउचर पर अिुभाग अनिकारी, लेखा अनिकारी के हस्ताक्षर नलए जाते हैं ।
09. सी.ओ.07 बिाया जाता है उसे एक रनजस्टर में चढ़ाया जाता है तथा अनिकारी के हस्ताक्षर प्राप्त
ककए जाते हैं ।
10. सी.ओ.07 तथा व्हाउचर खजांची के कायायलय को चेक समरी बिािे हेतु भेज कदए जाते हैं ।
211
11. सी.ओ.07 तथा चेक समरी बुककं ग अिुभाग को भेजी जाती है ।

12. बुककं ग अिुभाग -ारा चेक तैयार ककए जाते हैं तथा व्हाउचर,चेक सी.ओ.07 आकद खजांची के
कायायलय को भेजे जाते हैं ।
13. खजांची के कायायलय में इसे खजांची के भुगताि रनजस्टर में दजय ककया जाता है ।
14. खजांची -ारा भुगताि करिे हेतु व्हाउचर तथा चेक एवं िगद अनििस्थ खजांनचयों को कदए जाते
हैं नजिके -ारा भुगताि प्रारंभ ककया जाता है ।
15. सी.ओ.07 चेक समरी तथा रोकनड़ए का कै िबुक लेखाकायायलय के हस्ताक्षर के नलए भेजा जाता
है ।
भुगताि करिे के पिात भुगताि ककए गए व्हाउचर संबंनित पार्टययों के अनभस्वीकृ नत के साथ तथा अद त
सची के साथ लेखाकायायलय को वापस लौटाया जाता है ।
अिुभाग अनिकारी लेखा के कत्तयव्य :
काययकारी अनिकारी के साथ संलग्न अिुभाग अनिकारी लेखा की नियुनक्त की जाती है इसका प्रमुख कत्तयव्य
होता है कक काययकारी अनिकारी को नवत्तीय मामलों में सहायता प्रदाि करें अिुभाग अनिकारी होिे के
कारण उसके पास नजतिे भी व्हाउचर या नबल प्राप्त होते हैं उिकी जााँच करके उिमें कोई नवत्तीय
अनियनमतताएं तथा गनणतीय अिुिता िहीं है इसका ध्याि रखिा आवश्यक होता है । सभी व्हाउचरों
अथवा नबलों की जााँच करते समय सभी प्रचनलत नियमों के अिुसार यह जााँच करिा आवश्यक है तथा
इि नबलों अथवा वाउचरों के आिार पर उस काययकारी अनिकारी के लेखों का अिुरक्षण करिा आवश्यक
होता है । वैसे ही लेखा प्रनतनिनि होिे के िाते खुली लाईि के लेखा कायायलय -ारा व्हाउचरों की नजस
प्रकार से आंतररक जााँच की जाती है ठीक उसी प्रकार की आंतररक जााँच इस अिुभाग अनिकारी -ारा
करिा चानहए। नवत्तीय सहायक होिे के िाते निमायण नवभाग के प्रलेखों के संबंि में अथवा बजट के संबंि
में काययकारी अनिकारी को सलाह देिा उसका कत्तयव्य है। काययकारी अनिकारी से जो भी आदेि प्राप्त होते
हैं नजिका सीिा असर नवत्तीय मामलों पर होता है उसकी परी जािकारी रखिा आवश्यक होता है ।
नवत्तीय मामलों के संबंि में काययकारी अनभयंता को सझाव देिा चानहए तथा प्रचनलत नियमों एवं ओदिों
का पालि करिा चानहए । अगर कोई लेिदेि नवत्तीय नियमों के अिुसार अनियनमत होता है तब उसकी
और काययकारी अनभयंता का ध्याि आकर्षयत करिा चानहए इसके बावजद यकद काययकारी अनभयंता -ारा
उस पर उनचत काययवाही िहीं की जाती है तो उसे एक रनजस्टर में रेकॉर्य करिा चानहए और यह रनजस्टर
लेखाअनिकारी को निरीक्षण के दौराि प्रस्तुत करिा चानहए ।
अभ्यास सं्या : 10ए

212
लेखा कायायलय में आंतररक जााँच
01. लेखा कायायलय में रेलवे के नवत्तीय व्यवहारों की जो जााँच की जाती है इसे आंतररक जााँच कहते हैं
इस जााँच का उद्येश्य यह होता है कक रेलवे -ारा जो भी कायय ककया गया है वह नियमों के अिुसार
ककया गया है अथवािहीं । इसे आंतररक जााँच इस नलए कहते हैं कक भारत के नियंत्रक एवं
महालेखा परीक्षक -ारा जो लेखा परीक्षण ककया जाता है उससे इस जााँच को अलग सनचत ककया
जा सके इसनलए लेखा कायायलय -ारा की जािे वाली जााँच को आंतररक जााँच कहते हैं । आंतररक
जााँच के नलए नियम निम्ननलनखत हैं
02. समयसमय पर भारत के राष्ट्रपनत,रेलवे बोर्य , महाप्रबंिक तथा अन्खय अनििस्थ अनिकाररयों -ा
रा उिको कदए गए अनिकारों के तहत जारी मंजरी एवं आदेिों के आिार पर ।
03. रेलवे बोर्य -ारा जारी ककए गए नवनभन्न संनहताओं में कदए गए नियमों के आिार पर ।
मान्खयता प्राप्त नवत्तीय औनचत्य के मािक सत्रों के आिार पर ।
जब तक की नविेष रूप से सक्षम अनिकारी -ारा अिुमनत प्राप्त ि की गई हो लेखा कायायलय -ारा पाररत
ककए गए सभी भुगतािों की 100 प्रनतित आंतररक जााँच करिा अनिवायय होता है ।
मंजरी एवं आदेिों की आंतररक जााँच
01. रेलवे बोर्य -ारा अथवा अन्खय सक्षम अनिकाररयों -ारा अथवा महाप्रबंिकों -ारा जारी ककए गए
मंजरी एवं आदेि नजिका रेलवे के नवत्तीय व्यवस्था पर पररणाम होता है उिको जारी करिे के
पहले नवत्तीय सहमनत लेिा आवश्यक होता है । रेलवे बोर्य से प्राप्त मंजरी आदेि सवयप्रथम
महाप्रबंिकों को भेजे जाते हैं । महाप्रबंिक -ारा इसकी एक प्रनतनलनप संबंनित नव.स.एवं म.ले.अ.
को भेजी जाती है । नजिके -ारा मंजरी एवं आदेिों की आंतररक जााँच की जाती है । लेखा अनिकारी
-ारा इि आदेिों की एवं मंजररयों की जााँच में निम्ननलनखत बातों पर ध्याि कदया जाता है
02. नजस अनिकारी -ारा नियम बिाया गया है या मंजरी दी जा रही है वह उसके नलए सक्षम है अथवा
िहीं ।
03. क्या मंजरी एक निनित रकम के नलए है और उसके नलए अन्खय वररि अनिकारी की अिुमनत
आवश्यक िहीं है ।
04. मंजरी अथवा नियम ककसी प्रचनलत आदेि के अथवा अन्खय वररष्ठ अनिकारी -ारा दी गई मंजरी के
नवपरीत तो िहीं है ।
सभी प्रकार की मंजररयााँ निनित रानि के नलए तथा निनित समय के नलए होिा चानहए और दी जािे
वाली मंजरी के आदेि में उसे नवनिि रूप से प्रमानणत ककया जािा चानहए ।

213
यकद लेखा अनिकारी के सोच के अिुसार जारी की गई मंजरी एवं ओदि अनियनमत हैं अथवा आपनत्त
जिक हैं तो ऐसे मामलों को लेखा अनिकारी -ारा रेलवे बोर्य को अथवा भारत के राष्ट्रपनत को ररपोटय
ककया जा सकता है अन्खय मामलों में लेखा अनिकारी -ारा मंजरी देिे वाले अनिकारी के ध्यािाकषयण हेतु
ररपोटय ककया जा सकता है तथा इस आपनत्त का निपटरा करिे हेतु क्या कदम उठाए जा सकते हैं इसके
बारे में नवत्तीय सलाह मंजरी देिे वाले अनिकारी को दी जािी चानहए ।
मंजरी एवं आदेिों का रनजस्टर
सभी मंजररयााँ जो व्यय के नलए होती है उिके एक रनजस्टर में ररकॉर्य करिा आवश्यक होता है क्योंकक
इि मंजररयों के आिार पर प्राप्त होिे वाले दावों एवं नबलों की आंतररक जााँच करिा आसाि हो सके ।
मंजररयााँ जो कक बहुत ही लंबी अवनि के नलए अथवा स्थाई अवनि के नलए होती है उिको भी समयसमय
पर ररकॉर्य करिा आवश्यक होता है । नजस अवनि के नलए मंजरी दी गई है वह अवनि भी इस रनजस्टर
में नलखी जाती है उस अवनि के समानप्त के बाद इस मंजरी के आिार पर कोई नबल अथवा दावा पास
िहीं ककया जा सकता और सक्षम अनिकारी को इसकी सचिा दी जाती है । यकद जरूरी हो तो आगे के
नलए सक्षम अनिकारी -ारा अलग से मंजरी प्रदाि की जा सकती है । सामान्खय रूप से मंजरी उस समय से
लाग होती हैं नजस नतनथ से उसे जारी ककया गया है यकद उस मंजरी के अंतगयत कोई नवनिनि नतनथ दी
गई हैं तो मंजरी उस नवनिि नतनथ से लाग मािी जाती है ।
व्यय की आंतररक जााँच :
1. लेखा कायायलय में की जािे वाली आंतररक जााँच को दो श्रेनणयों में नवभानजत ककया जासकता है ।
पवय जााँच सामान्खय नियम के अिुसार रेलप्रिासि के नवरुि सभी दावों का भुगताि उसकी आंतररक
जााँच करिे के बाद ही ककया जाता है जो जााँच लेखाकायायलय -ारा दावे का भुगताि करिे से पहले की
जाती है । उस जााँच को पवय जााँच कहते हैं ।
पि जााँच उपरोक्त नियम के अपवाद स्वरूप कु छ नविेष मामलों में भुगताि पहले ककया जाता है तथा
उसकी आंतररक जााँच लेखा कायायलय -ारा बाद में की जाती है । जैसे की ककसी कािि का पालि करिे
हेतु नविेष रूप से ककए जािे वाले भुगताि । यह भुगताि पहले ककए जाते हैं और आंतररक जााँच बाद
में की जाती है इसनलए इसे पि जााँच कहते हैं । निम्ननलनखत मदों पर भुगताि पहले ककया जाता है
और आंतररक जााँच बाद में की जाती है
क) अग्रदाय िि से ककया जािे वाला भुगताि ।
ख) स्टेिि आय से ककया जािे वाला भुगताि ।
214
ग) कु छकु छ मामलों में वेति नबलों का भुगताि जहााँ की वेति भुगताि अनिनियम का पालि करिा हो
।
ि) निलाम कताय -ारा निलामी के नलए वसल ककया गया कमीिि ।
र्) सक्षम अनिकारी -ारा कदए गए आदेि के अिुसार ककया गया अन्खय भुगताि ।
1. रेलप्रिासि के नवरुि सभी दावों की आंतररक जााँच करते समय निम्ननलनखत बातों पर ध्याि देिा
आवश्यक होता है
2. क्या खचय ऐसे अनिकाररयों के हाथों से ककया जाता है जो ऐसा करिे के नलए सक्षम हैं ?
3. क्या राजस्व में खचय करिे के नलए इस सक्षम अनिकारी -ारा स्वीकृ नत दी गई है ?
4. क्या खचय से पवय सभी नििायररत औपचाररकता का अिुपालि ककया गया है ? जैसे कक निमायण कायय
के व्यय के नलए समुनचत अिुमाि तैयार करके सक्षम अनिकाररयों -ारा स्वीकृ त कर कदए गए हैं ।
5. क्या यह खचय करिे वाले अनिकारी को उपलब्ि कराए गए अिुदाि या इस प्रयोजि के नलए सक्षम
प्रानिकाररयों -ारा पियनवनियोनजत निनियों के अंतगयत हैं ?
6. खचय ककसी प्रचनलत नियम और आदेि या सक्षम प्रानिकारी -ारा जारी ककसी सामान्खय या नविेष
आदेि के प्रनतकल तो िहीं ककए गए हैं ।
7. खचय से नवत्तीय औनचत्य के मािकों से ककसी मािदंर् का उल्लंिि िहीं होता है ।
8. ककसी सीनमत अवनि के नलए स्वीकृ त ककए गए खचय को उस अवनि की समानप्त के बाद आगे अिुमनत
िहीं दी जािी चानहए ।
9. क्या ऐसे आवर्त्तय प्रभारों के मामलों में जो ककसी खास ितों के परा होिे पर या ककसी िटिा नविेष
के िटिे पर ही देय हो,खचय करिे वाले अनिकारी -ारा यह प्रमानणत ककया गया है कक आवश्यक
ितों को परा कर नलया गया है या जो िटिा िटिे पर खचय ककया जािा हो वह िटिा िट चुकी है
।
10. क्या खचय की समुनचत एवं पणयरूप से पुनि की गई है और क्या भुगताि का अनभलेख इस प्रकार से
तैयार ककया गया है कक इस संबंि में दसरा दावा असंभव हो ।
11. क्या प्रभार को सही रूप से वगीकृ त/आबंरटत ककया गया है ।
यकद कोई प्रभार ककसी ठे केदार, कमयचारी या अन्खय वयनक्तक के व्यनक्त्गत लेखे में िामे खाते में र्ाला
जािा जरूरी हो अथवा ककसी नियम या आदेि के अंतगयत वसल ककया जािा आवश्यक हो तो उसे
नििायररत लेखे में ककसी रूप से दजय ककया गया है ।
राजस्व आबंटि पंजी (पेरा िमांक 1469 इंजी.)
राजस्व आबंटि पंजी या राजस्व आबंटि रनजस्टर यह एक सहायक ककताब है नजसमें राजस्व व्यय का
परा ररकॉर्य रखा जाता है ।

215
यह व्यय एक लेखा यिीट -ारा पास ककया जाता है । व्यय पर नियंत्रण रखिे के नलए तथा वार्षयक एवं
मानसक लेखे तैयार करिे के नलए तथा नििायररत प्रणाली के अंतगयत रेलवे के व्यय को दजय करिे के नलए,
एकत्र करिे के नलए तथा उसका सार बिािे के नलए इस रनजस्टर का उपयोग ककया जाता है । इस
रनजस्टर में जो प्रनवनियााँ की जाती है वह नवनभन्न प्रकार के भुगताि ककए जािे पर तैयार ककए जािे वाले
सी.ओ.07 एवं उिके साथ तैयार ककए जािे वाले आबंटि नववरणों के आिार पर की जाती है तथा
समायोजि के मामलों में जरिल व्हाउचर के आिार पर की जाती है । प्रत्येक राजस्व सार के नलए
अलगअलग आबंटि रनजस्टर रखा जाता है ।
1. लेखा कायायलय में काययकारी अनिकाररयों से जो नबल प्राप्त होते हैं उिकी आंतररक जााँच की जाती
है तथा उसके पिात उिका भुगताि ककया जाता है । भुगताि करिे के नलए जो सी.ओ.07 बिाए
जाते हैं उिके साथ जो आबंटि नववरण बिाए जाते हैं उिके आिार पर बककं ग अिुभाग में रोकड़
ककताब नलनख जाती है और नबल पास करिे के बाद आबंटि नववरण व्यय अिुभाग में कदए जाते हैं
। प्रत्येक आबंटि नववरण पर सी.ओ.07 िंबर नलखे जाते हैं और इि आबंटि नववरणों के अिुसार
राजस्व आवंटि रनजस्टर अिुरनक्षत ककया जाता है । अब राजस्व आबंब्न रनजसटर कम्प्यटर -ारा
बिाए जाते हैं । राजस्व आबंटि रनजस्टर में निम्ननलनखत दो कु ल योग कदखाए जाते हैं
2. चाल माह के नलए कु ल व्यय ।
चाल माह के अंत तक कु ल व्यय (यह व्यय नवत्तीय वषय के प्रारं भ से चाल माह के अंत तक का व्यय कदखाता
है ) !
प्रत्येक मंर्ल के नलए जो बजट अिुदाि प्राप्त होता है इस बजट अिुदाि को 12 से नवभानजत करिे से
अिुमानसक बजट अिुदािप्राप्त होता है इस अिुमानसक बजट अिुमाि के आिार पर तथा वास्तनवक व्यय
के आिार पर यह देखा जाता है कक निनि अनिक है या कम है अगर यह देखा गया की निनि अनिक हैं
तो संबंनित अनिकाररयों
-ेारा आवश्यक्ता से अनिक निनि को उपयुक्त बजट समीक्षा में समर्पयत ककया जा सकता है अथवा निनि
कम हो तो बजट समीक्षा के समय आवश्यक्ता के अिुसार अनिक निनि की मााँग की जाती है । रोकड़
ककताबों के मिीिीकरण के साथ राजस्व आवंटि रनजस्टर भी कं प्यटर -ारा बिाए जा रहे हैं ।
माह के अंत में राजस्व आबंटि रनजस्टर के आिार पर प्रत्येक सार के नलए नियंत्रण नववरण तैयार ककए
जाते हैं । इस नियंत्रण नववरण में अिुमानसक बजट अिुदाि , बजट अिुदाि प्रत्यक्ष व्यय माह के नलए
तथा माह के अंत तक आकद जािकारी दिाययी जाती है । प्रत्यक्ष व्यय तथा बजट अिुदाि में अंतर भी
निकाला जाता है और यह नियंत्रण नववरण काययकारी अनिकाररयों को भेजे जाते हैं । काययकारी
अनिकाररयों -ारा इस नियंत्रण नववरण के आिार पर व्यय पर नियंत्रण ककया जाता है ।
कायय रनजस्टर ( पैरा िमांक 1473 इंजी.)

216
1. कायय रनजस्टर यह भी एक सहायक रनजस्टर है नजसके अंतगयत प्रत्येक कायय के नलए ककए गए व्यय
का ररकॉर्य रखा जाता है । जब कोई भी कायय ककसी सक्षम अनिकारी -ारा स्वीकृ त ककया जाता है
तब इस रनजस्टर में प्रत्येक कायय के नलए अलगअलग पृि खोले जाते हैं । प्रत्येक पृि पर निम्ननलनखत
जािकारी नलनख जाती है
2. कायय का िाम ।
3. स्वीकृ नत का िमांक एवं नतनथ ।
4. स्वीकृ त रानि ।
5. आबंटि ।
6. चाल वषय के नलए बजट अिुदाि ।
7. कायय प्रारंभ की नतथी ।
8. कायय समानप्त की नतनथ ।
9. नियंत्रण आनिकारी का पदिाम ।
नविेष कथि ।
इस रनजस्टर में लेखा िीषों के अिुसार प्रत्येक कायय पर ककया गया व्यय कदखाया जाता है । जब
लेखाकायायलय में नबल और व्हौउचर भुगताि के नलए प्राप्त होते हैं तब उिकी पणय रूप से आंतररक जााँच
की जाती है और उिको भुगताि करिे हेतु पास ककया जाता है । पास करते समय सी.ओ.07 बिाए जाते
हैं । सी.ओ.07 के साथ आबंटि नववरण तैयार ककए जाते हैं इि आबंटि नववरणों के आिार पर कायय
रनजस्टर में व्यय को दजय ककया जाता है । जब ककसी नबल अथवा व्हाउचर में लेखाकायायलय -ारा पररवतयि
ककया जाता है अथवा कोई आपनत्त उठाई जाती है तो उसकी सचिा संबंनित काययकारी अनिकारी को दी
इस प्रकार से जब एक महीिे के सारे व्हाउचरों को कायय रनजस्टर में दजय कर कदया जाता है ( रोकड़ और
समायोजि ) तब उस माह का जो कु ल व्यय होता है उसे इस रनजस्टर में अलग से कदखाया जाताहै इस
प्रकार से प्रत्येक माह के व्यय के साथ प्रत्येक नवत्तीय वषय के नलए जो कु ल योग होगा उसे भी अलग से
कदखाया जाता है । नजससे यह पता चलता है कक उस कायय पर उस नवत्तीय वषय में ककतिा व्यय ककया
गया है । इस व्यय की तुलिा नवत्तीय वषय के नलए जो बजट अिुदाि की रानि प्राप्त होती है उसके साथ
की जाती है । इस प्रकारसे एक माह के वास्तनवक योग से यह पता चलता है कक उस माह में उस कायय
पर ककतिा व्यय ककया गया है ।
कायय रनजस्टर को दो सेटों में भी रखा जाता है ऐसे दो सेट के वल निमायण िाखा -ारा रखे जाते हैं । चाल
लाईि िाखा में के वल एक सेट काययकारी अनिकारी के कायायलय में रखा जाता है और लेखा अनिकारी
के कायायलय में र्ेबुक रखे जाते हैं , लेककि निमायण लेखा िाखा में एक सेट कायय रनजस्टर काययकारी
अनिकारी के कायायलय में तथा दसरा सेट लेखाकायायलय में रखा जाता है प्रत्येक माह के अंत में दोिों के
बीच में समािाि ककया जाता है ।
217
एक महीिे के व्यय की खतौिी परी करिे पर कायय रनजस्टर के आिार पर लेखाकायाय लय -ारा नियंत्रण
नववरण तैयार ककए जाते हैं नजसमें प्रत्येक कायय पर उस महीिे में ककतिा व्यय ककया गया है यह कदखाया
जाता है । उसके साथसाथ उस माह के अंत तक उस नवत्तीय वषय में ककतिा व्यय ककया गया है यह भी
कदखाया जाता है । वैसे ही कायय प्रारंभ की नतनथ से उस माह के अंत तक कु ल ककतिा व्यय हुआ है इसे भी
कदखाया जाता है उपरोक्त कु ल योग की तुलिा बजट अिुदािएवं कायय की कु ल प्राकनलत लागत के साथ
की जाती है और व्यय पर नियंत्रण रखा जाता है ।
लेखा कायायलय से भेजे गए नियंत्रण नववरणों के आिार पर काययकारी अनिकारी -ारा उस कायय के नलए
होिे वाले व्यय पर नियंत्रण ककया जाता है औरयकद आवश्यक हो तो अनिक निनि के नलए बजट की
समीक्षा के समय मााँग की जाती है और यकद उपलब्ि निनि जरूरत से ज्यादा हो तो उसे समर्पय त भी
ककया जाता है ।
आंतररक जााँच के पररणाम
1. नजस व्यय के बारे में पवय आंतररक जााँच की गई है उसके संदभय में कोई अनियनमत भुगताि िहीं
होिा चानहए । वह दावे नजिकी आंतररक जााँच िहीं हो सकती उिको संबंनित काययकारी
अनिकाररयों को वापस करिा आवश्यक होता है और उिसे स्पिीकरण मााँगिा आवश्यक होता है ।
यकद ककसी नवनिि मामले में दावे में दावा या संिोनित दावा प्रस्तुत करिे वाले अनिकारी का
स्पिीकरण स्वीकार िहीं ककया जा सकता या आंतररक जााँच में लेखा अनिकारी दावे को
नियमािुसार िहीं समझता है तो िीचे ेेुब्वेररेुेै गए नियमों के अिुसार दावा अस्वीकार कर
कदया जाता है या अंतररम रूप से पास कर कदया जायेगा नजसका नवनियमि बाद में होगा ।
सामान्खय नियम के अिुसार ककसी दावे को के वल तभी स्वीकार ककया जािा चानहए जब इस बात का
प्रत्यक्ष प्रमाण हो कक वह सही है और उसके भु गताि से रेलवे को हानि िहीं हो सकती है । दसरे िब्दों में
दावे को के वल तभी अस्वीकार ककया जािा चानहए जब इस बात का प्रत्यक्ष प्रमाण हो कक वह गलत है
और उसके भुगताि से रेलवे को हानि हो सकती है ।
2. जो दावे तकिीकी नि से आपनत्त योग्य हो , उदाहरण के नलए उलचंत आबंटि का आभाव होिा अथवा
बजट आबंटि का अभाव होिा अथवा सक्षम अनिकारी की मंजरी का अभाव होिा इत्याकद ।यकद ऐसे
दावों के सही होिे का प्रत्यक्ष प्रमाण उपलब्ि हो तो लेखा अनिकारी -ारा उसे स्वीकार कर नलया जा
सकता है ।
जो दावे अंनतम रूप से िामंजर कर कदए गए हैं उन्खहें लेखा कायायलय -ारा बचत पंजी में नलखिा चानहए
।
आपनत्त सची रनजस्टर

218
1. माह के अंत में लेखाकायायलय -ारा आपनत्त सची रनजस्टर में की गई प्रनवनियों के आिार पर एक
आपनत्त सची नववरण तैयार ककया जाता है । आपनत्त सची रनजस्टर में जो आपनत्त जिक मदों को
दजय ककया जाता है वह निम्ननलनखत वगीकरण के आिार पर ककया जाता है
2. स्वीकृ त प्राक्कलिकी आवश्यक्ता ।
3. स्वीकृ त प्राक्कलि में मंजर रानि से अनिक ककया गया व्यय ।
4. स्वीकृ त नवनियोजि की आवश्यक्ता ।
5. स्वीकृ त नवनियोजि से अनिक ककया गया व्यय ।
नवनवि मद ।
अनियनमत रूप से ककए गए भुगताि को नियनमत करिे के नलए की जािे वाली काययवाही
लेखा अनिकारी की यह मल रूप से पणय नजम्मेदारी बिती है कक यकद कोई भुगताि पाररत करते समय
आपनत्त जिक हो और उसे आपनत्तजिक मदों के रनजस्टर में दजय ककया गया हो तो भुगताि करिे के बाद
उस पर उनचत काययवाही की जाय और उस मद को नियनमत कर कदया जाय । यकद नव.स.एवं.म.ले.अ.
यह मािता है कक अनियनमत भुगताि की सचिा रेलवे बोर्य को देिा आवश्यक है तो वह वैसा कर सकता
है । यकद लेखा अनिकारी यह समझता है कक अनियनमत भुगताि की सचिा काययकारी अनिकारी अथवा
महाप्रबंिक को दी जाय तो उसे उनचत काययवाही करिी चानहए ।
अभ्यास सं्या :12 बी .
आपनत्तजिक मदों का अियवार्षयक नववरण :
आपनत्तजिक मदों के रनजस्टर के आिार पर हर वषय में नसतंबर तथा माचय के अंत में एक अियवार्षयक
नववरण बिाया जाता है और उसे रेलवे बोर्य को भेजिा आवश्यक होता है । आपनत्तजिक मदों के इस
अियवार्षयक नववरण में निम्ननलनखत जािकारी दिाययी जाती है
आपनत्तजिक मदों का अियवार्षयक नववरण 30 नसतंबर तथा 31 माचय तक के नलए बिाए जाते हैं इसमें
वह सारे मद िानमल होते हैं जो इस अवनि के अंत तक आपनत्तजिक मदों के रनजस्टर में दजय ककए गए
हों ।
इस नवनवरण में जो आपनत्तजिक मद कदखाए जाते हैं वे निम्ननलनखत िीषयकों के अंतगयत कदखाए जािे
चानहए ।
219
क) मंजर प्राक्कलि की आवश्यक्ता ।

ख) मंजर प्राक्कलि से अनिक व्यय ।
ग) नवनवि अनियनमतता ।
कु ल आपनत्त जिक मद तथा कु ल आपनत्तजिक रानि को निम्लनलनखत समहों में कदखािा आवश्यक
होता है
क) रेलवे बोर्य की मंजरी की आवश्यक्ता ।
ख) जहााँ लेखा अनिकारी यह समझता है कक रेलप्रिासि -ारा उनचत काययवाही िहीं की गई
है ।
ग) जहााँ रेल प्रिासि -ारा उनचत काययवाही तो की गई है लेककि कहीं अन्खय स्थाि पर ध्यािाकषयण की
आवश्यक्ता है ।
प्राक्कलि से अनिक व्यय की आपनत्त के मामले में स्वीकृ त रानि को स्पि रूप से कदखािा आवश्यक है ।
आपनत्त जिक मदों के इस नववरण में आपनत्त जिक मदों का निपटारा करिे के नलए लेखा अनिकारी -ा
रा कया काययवाही की गई है इसका परा व्यौरा देिा आवश्यक है।

220
Unit Module No.11
General Expenditure Accounts
GENERAL EXPENDITURE ACCOUNTS
Lesson No.1(a)
INTRODUCTION.
Expenditure section mainly deals with the following items: -

Scrutiny of all the proposals effecting Railway finance and tendering,
financial advice to the executive concerned is one of the functions of the
Finance Expenditure section. (FX) This section also critically examines
the tender documents including contract agreements, estimates etc. To
book the expenditure on all the works as well as revenue expenditure, to
prefer bills against the public and private bodies for services rendered, to
make prompt payment of all the bills submitted against the railways
including contractors, suppliers bills, timely preparation of control
statements are the other items of work carried out in this section.
SURVEYS
Any project to be taken up in Railways will be based on assessment of

traffic likely to accrue and the anticipated expenditure to be incurred for
taking up the project. The project development process consists of the
following sequence: -
1. Assessment of future needs and requirement.

2. Project formulation, which is to determine the various options to
meet the demand.
3. Project investigation, which is to examine some selected
alternatives.
4. Project evaluation, which may involve economic analysis or social
profitability analysis in addition to financial analysis and financial
appraisal.
5. Selection of scheme based on such appraisal.
6. Further detailed examination of the selected scheme by conducting
a detailed survey i.e. Final location survey.
7. Project formulation is an essential part of the planning process and
the project investigation must be given clear indications regarding
the objectives to be achieved and options to be investigated.
Pre-investment decision investigation may relate to long term planning

and to decide the priorities. Pre investment decision investigation may
also involve examination of various alternatives including optimization of
existing facilities to decide the best alternatives from financial and
operating point of view to make an ideal investment decision. Such
investigations relating to a new line, doubling, Gauge conversion
schemes, yard remodeling, passenger terminals etc. involving preliminary
Zonal Railway Training Institute, Bhusawal
Accounts faculty
167
Unit Module No.11
engineering cum traffic surveys are termed as “TECHNO-ECONOMIC
SURVEYS”. In this survey data regarding the growth of traffic is collected
the existing facilities are evaluated the possibilities of optimizing them
and new alternative schemes are examined. An estimate is prepared
based on such investigation should under ordinary circumstances be
sufficiently accurate to permit commencement of examinations straight
way.
Lesson No. 1(b)
The various kinds of surveys, which are carried out as part of

investigation of Railway project, are indicated below
CLASSIFICATION OF SURVEYS –
1. TRAFFIC SURVEY: - This is a detailed study to make a forecast of

traffic prospects to facilitate the projection of most promising routes and
category of line to be constructed in the case of new lines and to assess
the quantum of traffic to determine the traffic facilities to be provided on
existing lines. These surveys are to be undertaken in conjunction with the
Reconnaissance or Preliminary engineering survey. The technical
feasibility and cost of alternative proposals should be taken into account
while formulating the recommendations. This is a detailed study of traffic
prospects, technical feasibility of alternative proposals and the cost of
alternative lines.
Lesson No. 1(c)
2. RECONNAISSANCE SURVEY: - This term should apply to all

rough and rapid investigations of an area with a view to determine the
technical feasibility and approximate cost of one or more routes for a
projected Railway line from the general or some what hasty examination
with the help of counter survey map of India and other available material
without a more careful investigation in the field and with the use of only
those instruments that will rapidly give approximate distance and heights
such as prismatic compass, clinometer and similar other instruments.
Lesson No. 1(d)
3. PRELIMINARY SURVEY: - This consists of a detailed instrumental

examination of the route or routes selected as a result of reconnaissance
survey in order to obtain a close estimate of the probable cost of
projected line under this survey. However stacking of the alignment with a
theodalite is not required. Whether a line is to be built or not will usually
be decided on the result of this survey considered in consultation with
traffic survey. The Railway board may however require the submission of
Accounts faculty
168
Unit Module No.11
an estimate based on final location survey before sanctioning the
commencement of construction.
Lesson No. 1(e)
4. FINAL LOCATION SURVEY: - A final location survey will generally

be a post investment decision, investigation to prepare working details
and to make accurate costing in all cases. The principal difference
between the work required in final location survey and that in a
preliminary survey is that the alignment finally selected during a final
location survey is fully stacked on the ground with a theodolite or
techometer, the report should be full and detailed plans and sections
should be submitted.
Lesson No. 2(a)
ESTIMATES
The proposals for acquisition of assets, purchase of assets,

renewal and replacement of assets are to be presented to the competent
authority in the form of estimates to enable the competent authority to
accord his sanction after scrutiny.
Estimate can be termed as a tool to assess the cost likely to be incurred

on labour, material etc.
Due care is taken to assess the estimated cost as accurately as possible

as the provision of funds will be based on the estimated cost. Estimate is
also an important tool for expenditure control as the physical as well as
financial progress of the works watched with reference to the estimated
cost of the individual work.
The estimates may be bifurcated in two groups i.e. estimates prepared in

open line organization and estimates prepared in construction
organization. The same can be further bifurcated as under: -
1. Estimates prepared prior to commencement of work.

2. Estimates prepared during the execution of the work.
3. Estimates prepared after completion of the work

Accounts faculty
169
Unit Module No.11
Following are different types of estimates prepared for open line and
construction organization.
Lesson No. 2(b)
1) ABSTRACT ESTIMATE. (Para 702-E) This is prepared to enable the

competent authority to give administrative approval to the nature and
magnitude of expenditure contemplated and details to form a
reasonable and accurate idea of the probable expenditure and to
gauge adequately the financial prospects of the proposal. A brief report
regarding the justification of the work, specifications, availability of
funds in current year and allocation of expenditure are also indicated in
this estimate.
2) PROJECT ABSRTACT ESTIMATE. (PARA NO. 709 E) This estimate

is prepared in respect of a construction project and submitted for the
approval of Railway Board. This estimate is accompanied by: -
i) An abstract estimate of junction arrangement.

ii) A narrative report bringing out the salient features and major items
of expenditure and
iii) Detailed estimates prescribed for a construction estimate.
Lesson No. 2(c)
3) DETAILED ESTIMATE. (Para 703-E) On receipt of administrative

approval detailed estimates for various works are prepared and submitted
for technical sanction of the competent authority. No work, which is
included in the abstract estimate, should be commenced till the detailed
estimate for the same is sanctioned and adequate funds are allotted by
the competent authority. The detailed estimate of an open line work will
comprise-
i. A statement showing details of estimated cost.
ii. An outer sheet showing abstract cost of work, financial

justification and allocation.
4) CONSTRUCTION ESTIMATE (PARA 710 E) – when it is decided to

undertake the execution of a new line, gauge conversion or doubling of
lines, a final location survey should be made. Based on the details
collected in that survey, detailed estimates for all the works included in the
project should be prepared. These detailed estimates are collectively
known as “CONSTRUCTION ESTIMATE” of the project. Based on this
estimate, technical sanctions for various works included in the project is
accorded.

Accounts faculty
170
Unit Module No.11
Lesson No. 2(d)
5) REVISED ESTIMATE. (Para 708-E) When it is known that the

expenditure on a project or a work is likely to exceed the amount provided
in the detailed estimate, a revised estimate should be prepared for the
sanction of the competent authority. This is prepared in the same form and
the same degree of details as the original estimate was prepared and will
be accompanied by a comparative statement showing the excess or
saving under each sub-head of account.
Lesson No. 3(a)
6) SUPPLEMENTARY ESTIMATE. (Para 707-E) This is prepared for any

item of work which ought to have been included in the estimate already
sanctioned but has not been so included or for such work considered latter
as a part or phase of an estimate already sanctioned and cannot be met
out of contingencies. This estimate is prepared in the same form and in
the same degree and manner of details as the main estimate was
prepared and will be treated as a part of the main estimate.
Lesson No. 3(b)
7) COMPLETION ESTIMATE (PARA 713-E) – A completion estimate is

prepared in suppression of a construction estimate. It is prepared in one
of the first three financial half years after the opening of a new line for
traffic. It gives the following estimates: -
(i) Amount of sanctioned estimate

(ii) Actual expenditure on all works up to the date of completion
estimate.
(iii) Commitments on that date
(iv) Anticipated further outlay
(v) Total estimated cost.
(vi) Difference between the sanctioned estimate and total estimated
cost.
The completion estimate is prepared in case of projects costing above RS

1 crore.

Accounts faculty
171
Unit Module No.11
Lesson No.3(c)
COMPLETION REPORT
The object of a completion report is to compare the cost of work actually

constructed with those provided for in the last sanctioned estimate. A
completion report of a project duly verified by the accounts officer should
be submitted to the Railway board within eighteen months after the end of
the financial half-year in which the completion estimate is submitted. It
should state the expenditure in the same details as abstract estimate
sanctioned by the Railway board and should indicate material modification
if any.
The completion report should be prepared in prescribed form and brief

explanation should be furnished for: -
i) Excess of not less than 10% or Rs25000/- which ever is less over
the estimated provision under each work.
ii) Saving of not less than20% or Rs1,00,000/- which ever is less

occurring under each sub-work.
A completion report for work costing Rs one crore and less should be
subjected to the detailed instructions issued by the Railway administration
and should be prepared in the same form for works costing above Rs one
crore. It should compare the actual expenditure incurred with the
sanctioned amount and should give details under each sub-work. Brief
explanation should be furnished for all excess and savings of over 5% or
Rs10,000/- which ever is less. A completion report duly verified by the
accounts officer should ordinarily be submitted to the authority that
accorded the administrative approval to the work for information or
regularization.
COMPLETION STATEMENT
As a general rule a completion report should be submitted in respect of
each completed work. Nevertheless in the case of works, the expenditure
on which is within the competence of G.M. to sanction, a formal report on
the prescribed form is not required to be prepared. In such cases all the
information required in the completion report, the certificate of the
accounts officer, the sanction of the competent executive authority may be
recorded in the register of works under relevant accounts and completion
statement showing the following information recorded under the order of
competent authority and verification by accounts officer.
1. Reference to estimate
2. Amount of sanction estimate
3. Actual expenditure as finally booked
Accounts faculty
172
Unit Module No.11
4. Brief explanation for excess or saving.
Lesson No.3(d)
VERIFICATION OF ESTIMATES (para 742 E)
One phase of the Control over Expenditure on Railway is the regular

check of all estimates by the account officer prior to sanction of the
competent authority. The object of this pre-check is to avoid irregular
sanction to expenditure. The main points, which require consideration,
are as under: -
1. Propriety of Expenditure.
2. Incidence and classification of expenditure.
3. Freedom from errors and omissions.
4. Budget provisions.
5. Competency of sanction.
The following are the subsidiary points to be checked while verifying the
estimates.
1. Allocation of each item is given and that an abstract allocation is made.

2. The particulars of the work to be done are furnished in sufficient
details.
3. That all-incidental expenditure that can be foreseen has been provided
for in the estimates.
4. That in case of replacement, renewal or dismantlement credit for
released material has been provided for.
5. That in case of works to be done for other government departments
and private bodies provision has been made for necessary
departmental charges.
6. That in case of estimates for manufacturing operations the outlay and
the outturn are distinctly shown.
7. That in case of estimate for staffs quarters and other rent returning
buildings, a rent statement is submitted along with the estimate.
8. It may also be ensured that distribution of cash and adjustment is
correctly provided for in the estimate.
9. That all estimates verified by the account officer should bear a
certificate of such verification, duly indicating that the incident and
classification has been verified indicating the competency of sanction
with the reference to SOPGEN items.

Accounts faculty
173
Unit Module No.11
Lesson No.4(a)
TENDERS.
Tender can be termed as invitation extended to the general public for

supply of material or carrying out work in exchange of consideration.
Tenders are most effective means to keep the rates at the lowest level. It
is the duty of the executive officer to obtain the best value for the money
spent hence utmost care should be taken while inviting tenders. Executive
may decide not to invite tenders in cases to avoid delay in completion of
work or where the cost of work involved is of a small value.
CIRCUMSTANCES WHERE TENDERS NEED NOT BE CALLED FOR
Except where the reasons which should be in the public interest the GM
decides that it is not practicable or advantageous to call for tenders or for
all contracts over Rs10000/- in value should be placed after tenders have
been called for in the most open and public manner possible and with
adequate notice. For works contract based on schedules of rates in force
in the Railway calling of tenders upto a value of Rs50000/- can be
dispensed with by the GM without recording reasons for doing so. In all
other cases where the GM decides not to call for tenders the reasons
should be recorded and communicated to his FA&CAO.
Lesson No.4(b)
As an exception to the rule invitation of tenders may be dispensed with

and the work can be taken up by invitation of quotations. The powers for
invitation of quotations are available under item 1.16 of SOPGEN‟2001.
Which are as under.
Powers delegated to Financial powers Annual ceiling limit

in individual work
Senior scale officer Rs.20,000/- Rs.2,00,000/-
Junior Administrative Grade Rs.40,000/- Rs.4,00,000/-
Senior Administrative Grade Rs.50,000/- Rs.4,00,000/-
In case of invitation of quotations following pre-requisites should be

ensured.
1) Quotations should be invited from minimum three contractors placed

on approved list of contractors.
2) Urgency of work should be established.
3) Work should not be split to bring the work within these powers.
4) Annual ceiling limit being strictly enforced.
5) Prior concurrence from associate finance being obtained.
Accounts faculty
174
Unit Module No.11
Lesson No.4(c)
OPEN TENDER SYSTEM
All tenders for execution of work estimated to cost over Rs.10,000/- in

value are finalized under this type of tender system. Tender notice should
be published in minimum three news papers i.e. the papers to be selected
should be English, Hindi and one news paper in local language. Under this
type of tenders minimum thirty days notice is required to be given. The
powers for invitation in terms of item 1.19 of SOPGEN‟2001 are as under.
LEVEL INVITING AUTHORITY FINANCIAL POWERS

H.Q. P.H.O.D. FULL
H.Q. S.A.G Rs5/- Crores
H.Q./DIVN SELECTION GRADE Rs2/- Crores
H.Q./DIVN J.A.G. Rs1/- Crores
H.Q./DIVN SR. SCALE Rs50/- Lakhs
Lesson No.4(d)
LIMITED TENDERS
This system may be adopted when it is considered to be advantageous

and for works costing up to Rs.20/-lakhs. The invitation should be given to
minimum 10 contractors borne on approved list of contractors. In case
approved list of contractors is not being maintained by the concerned
department and it is proposed to invite reputed firms under this system
FA&CAO‟S concurrence and G.M.‟S sanction will be necessary. Notice
period prescribed under this type of tender is minimum 21 days. The
following officers may invite limited tenders from contractors borne on
approved list up to the limit shown against eachin terms of item 1.18 of
SOPGEN‟2001.
OFFICERS\GRADE FINANCIAL LIMIT

GM Rs20/-Lakhs
P.H.O.D. Rs15/-Lakhs
S.A.G.(DRM/ADRM) Rs10/-Lakhs
J.A.G. (Sr.DEN) Rs05/-Lakhs
SR. SCALE (DEN) Rs01/-Lakh.
Lesson No.5(a)
SINGLE TENDER

Accounts faculty
175
Unit Module No.11
This type of tender is resorted to where only one firm is holding monopoly
for supply of material or carrying out a specialized nature of work. Since
there is no likely hood of response from any other firm/individual the
firm/individual holding monopoly is invited to take up the work under this
system.
In addition work can be taken up under this system in case of emergency

for restoration of through communication in case of accident or
disturbance of communication due to natural calamity.
The powers delegated to various officials and their associate finance

officers whose concurrence is to be obtained is as under in terms of item
1.17 of SOPGEN‟2001.
Nature of work Sanctioning Financial Ceiling limit in Annual

Authority. Authority individual ceiling limit.
case
Monopoly item GM FA&CAO Full powers Nil
Restoration of P.H.O.D. FA&CAO Rs20/-Lakhs Rs1/-crore
traffic
Restoration of S.A.G.(DRM) SR.D.A.O. Rs10/-Lakhs Rs50/-Lakhs
traffic
Lesson No.5(b)
GLOBAL TENDER
This type of tender is resorted to when the work cannot be done

indigenously and hence international firms are invited to quote their rates.
The powers for invitation have not been re-delegated and the same rest
with RAILWAY BOARD.
Lesson No.5(c)
TENDER NOTICE
Invitation of bids from general public or from contractors borne on

approved list is done through tender notice. The following information is
given through tender notice.
1) Name of the work, which includes nature of work as well as the

location of work.
2) Approximate cost of the work.
3) Earnest money to be submitted along with the tender.
4) Form of earnest money.
5) Official from whom tender documents can be obtained.
Accounts faculty
176
Unit Module No.11
6) Cost of tender booklet.
7) Date & time up to which tender booklets will be available for sale.
8) Date, Time and place for submission of tender.
9) Date, time and place for opening of tender.
10) Period of completion.
Lesson No.5(d)
TENDERS & CONTRACTS
Once it is decided to execute the work through the agency of contract by

calling tenders, the following conditions should be fulfilled.
1) That the Railway is in a position to hand over the site of work and
plans to the contractor.
2) That the Railway should be ready with full knowledge of contract and
spot of the work.
3) That Railway is ready with design of work, detailed drawings, schedule
of drawing etc.
4) Soil exploration should have been carried out at site to avoid change in
the design of foundation and structure at a latter stage.
5) That the Railway administration has obtained Boards approval before
invitation of tenders where foreign exchange involved is more than
Rs.10/-Lakhs.
6) That tender documents for the said items are ready for issue from the
day notified.
A Contract is an agreement enforceable by law that relates to supply of

material or execution of work. The following items may be kept in view
while framing of contract document.
1) The terms of contract should be precise and definite. There should be

no room for ambiguity or misconstruction. The matter to be agreed
upon should include in detail the following.
i) What the contractor is to do, when, where and to whose

satisfaction it is to be done.
ii) What the Railway administration is to do and on what terms.
iii) What payment is to be made what it is to cover, to whom it is to be
made and method and basis of making it.
iv) The responsibility of the contractor in respect of adequate
supervision, care of government property and the protection of
outside interest and those of staff and workmen.
v) The terms on which the variations and modifications if any are to
be permitted. The authority competent to order and assess them
and occasion and basis of such assessment.
Accounts faculty
177
Unit Module No.11
vi) The measures to be adopted in the event of breach of the contract
by the either party thereto.
vii) The method of settling disputes.
2) As far as possible legal and financial advice should be taken in the
drafting of contract before they are finally entered into.
3) Standard forms of contract should be adopted wherever possible. The
terms should be subjected to prior scrutiny.
4) The terms of contract once entered into should not be materially varied
except in consultation with the competent financial and legal authority.
5) No contract involving an uncertain or indefinite liability or any condition
of unusual character should be entered into without the previous
consent of the competent legal and financial authority.
6) Provision should be made for safeguarding government property
entrusted to the contractor.
7) In entering into long term agreements or contracts consideration
should be given to the desirability of providing for the Railway
administration to have unconditional power to cancel the contract with
notice period as desirable.
8) The power to retain and set off all claims whether arising out of a
particular contract or out of any other transaction or claim what so ever
against the contractor should be secured for the Railway
administration.
Lesson No.6(a)
EARNEST MONEY
Earnest money is an amount required to be paid at the time of submission

of tender for supply or execution of work. The amount so collected is taken
so as to safeguard the interests of Railway administration in the event of
contractor refusing to take up the work after acceptance of the tender. The
amount of earnest money collected should be sufficiently large to be
security against loss to the Railway administration.
The earnest money of the successful tenderer can be adjusted against

security deposit or can be refunded to him. Earnest money collected from
unsuccessful tenderers is to be refunded to them immediately.
The tenderers should submit the earnest money in one of the following
form.
1) CASH- with Divisional/Chief cashier or StationMaster.

2) DEMAND DRAFT- drawn in favor of concerned Accounts Officer.
3) FIXED DEPOSIT RECEIPT-Kept in favor of concerned Accounts
Officer.

Accounts faculty
178
Unit Module No.11
4) VIKAS PATRA-these should be pledged in favor of the concerned
Accounts Officer.
NOTE: - Acceptance of earnest money in the form of BANK GURANTEE

has been discontinued with effect from 08/06/96.
The scale of earnest money to be submitted along with the tender is as

follows.
ESTIMATED COST OF WORK SCALE/AMOUNT OF EARNEST

MONEY
For works costing up to Rs5/-Lakhs 2 ½ % Advalorum subject to
maximum of Rs10,000/-
For works costing above Rs5/-Lakhs 2% Advalorum subject to maximum
but uptoRs20/-Lakhs of Rs20,000/-
For works costing above Rs20/-Lakhs 1% Advalorum subject to maximum
but up to Rs50/-Lakhs of Rs35,000/-
For works costing above Rs50/-Lakhs 3/4% Advalorum subject to
maximum of Rs50,000/-
Lesson No.6(b)
STANDING EARNEST MONEY
Standing earnest money is an amount collected from contractors placed

on “APPROVED LIST” maintained by the concerned department. The
amount is collected in lumpsum and the contractors are allowed to quote
the rates for one or more works against the S.E.M. Contractors who have
submitted S.E.M. are not required to submit separate earnest money
along with individual tender.
The scale of standing earnest money is as follows.
ESTIMATED COST OF WORK STANDING EARNEST MONEY

For works costing up to Rs5/-Lakhs Rs10,000/-
For works costing above Rs5/- but up to Rs20,000/-
Rs20/-Lakhs
For works costing above Rs20/-Lakhs Rs50,000/-
but up to Rs50/-Lakhs
For works costing above Rs50/-Lakhs Rs1,00,000/-
Lesson No.6(c)
SECURITY DEPOSITS

Accounts faculty
179
Unit Module No.11
Security Deposit is an amount submitted by the contractor in token for due
fulfillment for contract. It is required to be recovered from the contractor
so as to safeguard the Railway‟s interest in the event of the contractor
stopping the work/non completion of the work as per specifications. The
contractor can also be penalized for any laps on his part in execution of
the work. The security deposit is refunded to the contractor on expiry of
prescribed date as indicated in the contract agreement.
The security deposit can be submitted in the form of :–
1. Demand Draft- drawn in favor of concerned accounts officer.

2. Cash- deposited with divisional/chief cashier or any stationmaster.
3. Fixed deposit receipt- drawn in favor of concerned accounts officer.
4. Vikas patra- Pledged in favor of concerned accounts officer.
5. Bank guarantee- issued by nationalized/nominated co-operative
banks. Securities can be accepted in this form as Railway
Administration is in a position to get the same verified from law officer.
The scale for collection of Security Deposit is as follows: -
Value of contract Scale of Security Deposit.

For contract up to Rs1/-lakhs. 10% of value of contract
For contracts more than Rs.1/- 10% of first 1/-lakhs, 7½% of the balance
lakhs but up to Rs.2/- lakhs. value of contract.
For contracts more than Rs.2/- 10% of first 1/-lakhs, 7½ % of 2nd 1/-lakhs
lakhs. But up to Rs.2/-crores. and 5% of the balance value of contract
subject to maximum of Rs.3/-lakhs
For contracts above Rs.2/- 5% of value of contract. The value over and
crores. above Rs.3/-lakhs to be recovered from the
on account bills at the rate of 10% of the bill
till it reaches 5% of the value of contract.
Lesson No.6(d)
DIFFERENCE BETWEEN EARNEST MONEY AND SECURITY

DEPOSIT
EARNEST MONEY SECURITY DEPOSIT
E.M. is submitted along with the S.D. is submitted after acceptance
tender. of the tender.
E.M. is submitted by all tenderers. S.D. is collected from successful
tenderers.
E.M. is submitted in lumpsum i.e. in S.D. can be submitted in
one instalment. instalments by deduction through
on account bill.
E.M. is refunded to unsuccessful S.D. is refunded only after
tenderers immediately. successful completion of work.
Accounts faculty
180
Unit Module No.11
E.M. is collected at the rate of 21/2%, S.D. is collected @ 10%, 7½% and
2%, 1% and ¾% of value of tender. 5% of value of contract.
E.M. can be converted in to S.D. S.D. can not be converted in to
E.M.
Maximum E.M. collected is Rs.50000/- No maximum limit is fixed for S.D.
.
E.M. can not be collected in the form S.D. can be collected in the form of
of B.G. B.G.
E.M. can be collected as standing No provision for collection of
amount i.e. Standing Earnest Money. Standing amount for S.D.
Lesson No.7
CONTRACTS
SALIENT FEATURES OF CONTRACTS: -
1) Lowest cost to the owner.

2) Speed of construction.
3) Best workmanship.
4) Future business between the owner and contractor based on past
experience.
FORMS OF CONTRACTS: -
Lesson No.7(a)
1) LUMPSUM CONTRACT (1205-E): - The lump sum contract is a

contract under which the contractor engages to carry out a work as
specified within a given period for a fixed total sum. The payment of the
sum being dependent on completion of the work as specified within the
specified time. In such contracts a scale of rate may be agreed upon by
which the payment of lump sum amount being regulated in the event of
departure from the work. The reduction in work, if any, may be made at
the discretion of competent authority for failure of the contractor or
administration to get the work executed fully.
Lesson No.7(b)
SCHEDULE CONTRACT (1207-E): - The schedule contract is a contract

under which the contractor engages to carry out a work or effect supplies
as specified and within a period at fixed unit rate or price for each of the
various items comprising such work or supplies. The sum he is to receive
depending on the actual quantities and kinds of work done or material
supplied in completing the work or supply to specification and time. In this
Accounts faculty
181
Unit Module No.11
type of contract interim payment can be arranged through on account bill
or running bills.
Lesson No.7(c)
PIECE WORK CONTRACT (1208-E): - This means contract under which

only unit rates or prices for various kinds of work or materials are agreed
upon without reference either to the total quantity of work to be done or
material supplied within a given period. The zonal contracts adopted on
the Railway fall under this category. The execution of the items will be
done on the basis of work orders placed by the administration on the
contractor.
Lesson No.8(a)
CONTRACTOR BILLS
Payment made to the firm or individual contractor is on the basis of bills

submitted by them or bill preferred by Railway administration. The bills can
be bifurcated into following categories.
1) Petty bills: - Bills submitted by outside parties for petty nature of work
carried out by them or material supplied by them to the Railway
administration are treated as petty bills. Bills for repairs and
maintenance of office appliances plant and machinery etc. also fall
under this category.
2) Contractor bills: - This type is further bifurcated in two parts i.e. on
account bills/running bills and final bills. Under this category payment
arranged for contracts entered into as a result of finalization of
tenders.
3) Miscellaneous bills: - Under this category of bill payment made to
other Government organizations including State Government are
included. Payment to MSEB, P&T, Local self-governments and
sewerage board for services rendered to Railway Administration are
categorized.
4) Bills for stores supplied - These are the bills preferred by private
parties for stores supplied to the Railway Administration. Checks of
these bills are separately dealt in stores syllabus.
Lesson No.8(b)
CHECK OF CONTRACTOR BILLS: - On receipt of the bill in accounts

office for internal check it should be ensured that: -
1) The bill should be in original.

Accounts faculty
182
Unit Module No.11
2) The bill should be prepared in ink or should be typewritten.
3) The bill should be prepared in Hindi or English.
4) Name of the work, Contract agreement No. and date, Bill number and
date etc. should be available in the bill.
5) The amount, rate and quantity should be certified in words.
6) There should be no unauthorized scratching/overwriting etc. The
competent authority should attest any correction made.
7) The bill should be signed by the executive as well as the contractor in
token of correctness and acceptance respectively.
8) Measurement book number etc. should be quoted in the bill.
9) There should be no delay in preparation of bill from the date of
measurement.
10) The allocation to which expenditure is proposed to be charged should
be available in the bill. Correctness of the allocation should be
ensured.
11) The arithmetical accuracy should be checked.
12) The rate, quantity should be checked with reference to contract
agreement. Variation if any should be with the competent authorities
approval.
13) Recovery such as Income Tax, Security Deposit, Cost of material
supplied, Hire charges, Penalty, Risk and cost amount (if any), Water
and Electrical charges should be ensured.
14) It should also be ensured that the expenditure has been incurred in
respect of sanctioned work only and that it does not involved breach
of standards of financial propriety.
15) Certificates regarding satisfactory completion of work, the work being
as per the terms and conditions of the contract should be recorded by
the executive.
16) Certificate regarding outstanding audit and accounts objections
should also be recorded by the executive.
17) Certificate regarding return of balance material and tools and plants
should be recorded by the executive.
18) Certificate regarding Technical Check i.e. The work has been carried
out/completed as per specification and is acceptable to the railway
administration should be recorded by the Chief Draftsman.
19) The contractor should record no claim certificate.
20) Executive should also certify that the work has been carried out as per
codal provisions.
21) Availability of funds should be certified.
Lesson No.9(a)
MEASUREMENT BOOK (E1313): -

Accounts faculty
183
Unit Module No.11
Measurement book is one of the important initial records. Payments for
all works done or supplies made other than by departmental labor is
made on the basis of the measurements recorded in the measurement
book, popularly known as Measurement Book. All Measurement books
allotted to a division are serially numbered. The pages of book are also
machine numbered. The Measurement books are to be preserved for the
period of 10 years so that the same may be produced in the court of law
as evidence in the event of dispute between contractor and the Railway
Administration.
A movement register is maintained so as to watch the eventual return of

the book on completion. The movement register should contain following
columns.
1. Serial number of measurement book.

2. Name and designation of the official to whom the book is issued.
3. Date of issue.
4. Date of return.
5. Receivers signature in token of acknowledgement.
6. Signature of the receiver in token of returning the book.
Since this is an important initial record entries in this book should be made
carefully. Precautions to be taken while making entries in this book are as
follows: -
1. All entries made should be in ink or copying pencils so as to render it

difficult to tamper with the entries.
2. All entries should be made directly in the Measurement book at the
site of work. Copying of entries from rough notes is forbidden.
3. Scratching/overwriting is not permissible in case rectifications are to
be made the original entry should be encircled and the recording
authority should attest the new entry.
4. No page should be left blank or torn. All cancellations should be
attested by recording authority duly recording the reasons thereof.
Measurements in the measurement books should commence with the

details such as Name of work, Contract agreement and date, name of the
contractor and date of measurement.
On completion of entries in the measurement books the measurement

recording authority and the contractor in token of correctness and
acceptance should sign the same respectively.
Lesson No.9(b)
JOURNEY OF VOUCHER: -
Accounts faculty
184
Unit Module No.11
Vouchers received in account office have to pass through various

sections and are required to undergo process prior to the receipt back in
accounts office after arranging payment, for record. The process that a
voucher undergoes is as follows.
1) On receipt of voucher it will be posted in AV6 register serially and date
wise.
2) Enfacement will be marked on the voucher.
3) Voucher will be handed over to the concerned section for internal
check.
4) Internal check will be carried out on the voucher.
5) If the voucher is found to be in order CO7 No. will be obtained with
necessary entry in the CO7 number taking register.
6) CO7 will be prepared and signed by the concerned clerk and checked
by the section officer.
7) The bill/voucher will be recorded in the concerned recurring/passing
register.
8) Voucher along with CO7 and relevant record will be will be submitted
to Accounts officer for passing the same.
9) Voucher along with CO7 will be sent to Divisional Cashier for
preparation of cheque summery.
10) Voucher along with CO7 and summary will be returned to Booking
section for preparation of Cheque.
11) Voucher, cheque, CO7 and summary will be sent to Divisional
Cashier.
12) Voucher and Cheque will be entered in the pay masters register.
13) Cheques and vouchers will be handed over to the cashier by the
Divisional Cashier for arranging payment.
14) CO7 along with summery, cashier‟s cashbook will be sent to accounts
office for necessary accountal.
15) Paid vouchers/unpaid vouchers should be submitted to accounts
office after one month along with unpaid list for record.
Lesson No.9(c)
DUTIES OF DIVISIONAL ACCOUNTANT:-
SO(A/CS) attached to the executive is known as Divisional Accountant.

He will assist the executive in discharge of his duties. The duties of
SO(A/Cs) are to check the arithmetical accuracy of all accounts and
returns received from senior supervisors. He will be responsible for check
of bills and other claims received from the contractors, compilation of
divisional accounts and other returns accurately as per the forms
prescribed. He will assist the executive in all matters relating to
expenditures of cash and stores in his division. He is also responsible for
bringing out to the executive‟s notice any irregularities that comes to light
Accounts faculty
185
Unit Module No.11
while examining the accounts. The SO(A/Cs) should see that all rules
and orders enforce are observed in respect of transactions of his division.
If he considers that any transaction or order affecting the expenditure or
receipt is objectionable and will be challenged in the internal check by the
Accounts office will be brought to the notice of the executive through
register for Internal check. The executive may record the reasons for his
decision in the internal check register. This register will remain in the
personal custody of the SO(A/Cs) except when submitted to the
executive. The register should be made available to the Accounts officer
at the time of his inspection or whenever demanded.
SO(A/Cs) will work under the professional control of Accounts Officer and
under the Administrative control of the executive.
Lesson No.10(a)
SCOPE & METHOD OF INTERNAL CHECK
The checks exercised by Accounts Officer on the financial transactions of

the Railway on behalf of Railway Administration is known as internal
check. Since Accounts Officer is a part of Railway Administration the
check so exercised is known as internal check so as to distinguish the
same from check exercised by Audit on behalf of C&AG.
(COMPTROLLER AND AUDITOR GENERAL OF INDIA)
The internal check is exercised on the basis of: -
1) Rules and orders issued by the President, Railway Board, General

Manager and other subordinate authorities to which powers for issue
of sanctions and orders have been delegated.
2) Instructions contained in the Indian Railways code for accounts
department and Indian Railways codes for other than accounts
department. In addition instructions issued for correction to the code
from time to time.
3) The recognized STANDARDS OF FINANCIAL PROPRIETY (Para
116 of financial code.)
Unless exceptions to the above are made or specially permitted in a

particular case all transactions relating to receipts or expenditure should
be subjected to 100% check. No transaction should be taken into account
before internal check is exercised.
Lesson No.10(b)
INTERNAL CHECKS OF SANCTIONS AND ORDERS.

Accounts faculty
186
Unit Module No.11
All sanctions and orders issued by Railway Board or authority competent
to issue orders and sanctions involving financial considerations that are
effecting receipts and expenditure are sent to the General Manager of the
concerned Railway in duplicate. The duplicate copy of the sanction or
order will be made available to FA&CAO promptly by GM. No sanction or
order should be acted upon unless internal check on the same is
completed by FA&CAO. The sanction accorded by the authority
subordinate to Railway Board will also be communicated to FA&CAO for
internal check. The Accounts Officer/FA&CAO should examine every
rule, order or sanction issued to ensure that: -
1) The authority framing the rule/according sanction is competent to do
so.
2) The sanction is definite and thus needs no reference to higher
authority.
3) The rules or orders do not contravene any general rule/order provided
in code or issued by the higher authority.
4) All orders conveying sanction to expenditure are for a definite amount
and time limit if any is specified. The amount of sanction is specified in
words and figures.
If in the opinion of the Accounts Officer rule, order or sanction is open to

objection in view of the facts known to him, the matter should be reported
to Railway board or President of India. In other cases the facts should be
brought to the notice of the sanctioning authority. The nature of
impropriety or irregularity with suggestion for proper and just course of
action under the extent rules should be conveyed to the sanctioning
authority.
Lesson No.10(c)
REGISTER OF SANCTIONS AND ORDERS
All sanctions to the expenditure should be noted in a prescribed register

or other record against which the check of expenditure is to be
conducted. Recovery to be effected should also be recorded prominently
so as to ensure recovery of the same from the concerned party. Sanction
with a long period of currency or of a permanent nature should be
reviewed periodically so that the sanctioning authority can be requested
to revise the sanction if necessary. Similarly sanction for a short period
of currency should also kept in view while carrying out internal check so
as to avoid payment after expiry of the currency of sanction.
All sanctions take effect from the date of issue unless a specific date is
indicated in the order while communicating sanction.

Accounts faculty
187
Unit Module No.11
INTERNAL CHECK OF EXPENDITURE
Internal check of expenditure can be sub-divided into two categories they

are: -
1) PRE CHECK: - As a general rules all claims against the Railways

should be checked by the Accounts Officer before arranging the
payment. Since the check is being exercised prior to arranging
payment, such check is known as pre check.
2) POST CHECK: - As an exception to the general rules certain claims of
payment can be arranged for payment prior to internal check for
Administrative convenience or for compliance to the provisions of
some other act. Since the payment is being arranged prior to internal
check and checks are to be done after arranging payment this check
is known as post check. The following payments can be arranged and
then post check carried out.
I) Payment from imprest.
II) Payment of certain class of pay bills, particularly payment
made to discharged casual labour to ensure compliance of the
provisions of payment of wages act.
III) Payment from station earnings in cases provided/permitted
under the rules.
IV) Commission deducted by the auctioneer from sale proceeds as
per agreement.
V) Any other item so allowed by the competent authority.
All claims against the Railway should be scrutinized to ensure that: -
1) An officer competent to do so incurs the expenditure and the same is

within his powers of competence.
2) The competent authority sanctions the remission of revenue.
3) All the prescribed preliminaries to the expenditure have been
complied with.
4) The expenditure is covered by grant at the disposal of the officer
incurring it or by re appropriation of funds with competent authorities
approval.
5) The expenditure does not contravene any rule or order in force, which
is issued by the competent authority.
6) The expenditure does not involve any breach of financial propriety.

Accounts faculty
188
Unit Module No.11
7) The expenditure sanctioned for a limited period is not admitted
beyond the period without the sanction of the original sanctioning
authority.
8) In case of recurring charges, where the payment is to be made on
fulfillment of certain condition or till occurrence of a certain event a
certificate is forth coming from the drawing officer that necessary
conditions have been fulfilled.
9) That the expenditure has been properly and fully vouched for and the
payment has been so recorded so as to render a second claim on the
same account impossible.
10) That the charges have been correctly classified.
11) If any charge is debitable to the personal account of contractor,
employee or an individual, an entry to that effect is recorded in the
account.
Lesson No.11(a)
REVENUE ALLOCATION REGISTER (1469 E)
Revenue allocation register is a subsidiary register maintained in

expenditure section of accounts office to record the revenue expenditure
incurred in respect of revenue work of accounting circle. This register is
used as a tool to exercise control over expenditure.
Separate pages are maintained for each revenue demand/abstract. The

posting in this register is made with reference to payments arranged and
adjustments made. After internal check is completed CO7 is prepared
which is the authority based on which cashbook is maintained. The
allocation statements received from the executives along with bills are
handed over to the expenditure section by the internal checking section
duly endorsing the CO7 number and date. These allocation statements
are the authority for posting the revenue allocation register. The posting
is done CO7 wise and date wise. After posting the cash transactions the
adjustments carried out by the different sections affecting the revenue
allocation register are posted. Journal voucher is the authority for posting
the adjustments duly authorized by the nominated competent authority.
After completion of posting totals are taken. The totals in the register
show: -
1) Total expenditure for the month.

2) Total expenditure to end of the month( From the commencement of
the financial year)
In respect of expenditure of each division Budget Grants are the limits up

to which expenditure can be incurred expenditure can be incurred during
the year. To watch the trend of expenditure, budget grants available are
Accounts faculty
189
Unit Module No.11
bifurcated into expenditure likely to be incurred during the individual
month based on previous experience and known facts about the
expenditure anticipated. The bifurcation so arrived at is known as Budget
proportion or proportionate Budget. The expenditure for the month and to
end of the month is compared with proportionate budget grant and
budget grant to end of the month.
After the month‟s accounts are closed the Accounts Officer prepares
control statement in respect of individual abstract. The statement shows
monthly budget proportion, budget proportion to end of the month, budget
grant and expenditure for the month and expenditure to end of the month.
The variations are also worked out. These control statements are sent to
the concerned executives to enable them to know the trend of actual
expenditure with reference to the budget grant. The executives are also
advised to exercise control over expenditure. Where ever necessary,
decision regarding requirement of additional funds or surrender of funds
where the trend of expenditure is low is taken based on control statement.
The maintenance of revenue allocation register is presently being done

with the help of computer along with cashbook and journal.
Lesson No.11(b)
WORKS REGISTER (1473 E)
This is a subsidiary register maintained in the expenditure section to

record the expenditure in respect of sanctioned works. Separate pages
are allotted for each work or separate register is maintained for each work
depending on the quantum of work involved. Work register is a collective
record of expenditure designed for effecting control over expenditure on
work with reference to estimates by facilitating comparison between the
expenditure incurred on each work and the detailed provision made in the
estimate of work.
Works register is a collective record of expenditure designed to record the

following information at each page.
1) Name of the work.

2) Authority or Sanction number and Date.
3) Amount sanctioned.
4) Allocation.
5) Budget allotment for the year.
6) Date of commencement of work.
7) Date of completion of work.
8) Controlling officer.
9) Remarks if any.
Accounts faculty
190
Unit Module No.11
This register is maintained allocation wise. When the bills are received in
account office, the internal check section checks them and they are
passed for payment. The allocation statements which are prepared duly
endorsing CO7 numbers are the authority for posting in this register.
When any correction/ disallowance is made in the bill during the course of
internal check, the same will be advised to the executive concerned.
After the posting for the month is over, the total will be struck to show the
total expenditure booked for the month (This will be compared with budget
proportion) total for the financial year (This will be compared with budget
grant) and the total expenditure up to the date from the beginning of the
work (This total will be compared with the estimated cost of the work)
Similar registers are maintained by the executives. In this register the

postings are made with reference to the bills and vouchers sent to
accounts office for arranging payment. After the accounts for the month
are closed, reconciliation between these two sets is done and differences
if any are sorted out. At present double set of works registers are
maintained in Construction organization only.
In respect of open line works only one set of works register is maintained
by the executive. In the accounts office only day book and voucher file is
maintained.
After the months accounts are closed, control statements are prepared by
the Accounts Office showing the work wise expenditure booked during the
month, to end of the month and to end of the month from the
commencement of the work. This statement is sent to the concerned
executive to enable them to review the expenditure on each work and
whether any additional funds are required to be obtained at the
appropriate budgetary review stage.
Lesson No.12
RESULT OF INTERNAL CHECK:-
There should ordinarily be no irregular payments in connection with

expenditure subjected to pre-check. Claims which are not acceptable
during internal check should be returned for necessary amendment or
explanation as the case may be. If explanations submitted is not
acceptable to the Accounts officer, the same be disallowed or passed
provisionally pending regularization. As a general rule, if it is felt that the
payment may result in loss to the Railways, the payment should be
disallowed outright. However, some claims may have to be admitted to
avoid hardship to the payee.
Accounts faculty
191
Unit Module No.11
Payments made before scrutiny by the accounts if found to be irregular in

post check should be placed under objection. All objectionable items
noticed in the internal check of bills other that establishment bills should
be communicated to the concerned officer through objections statements.
The reason for objection should be clearly stated duly endorsing the rules
and orders for objection. The department offices are expected to record
the replies to the objections itemwise in the column provided for the
purpose.
Lesson No.12(a)
After closing of accounts for the month, all objection statements should be
carefully scrutinized and all items still held under objection should be
recorded in the “OBJECTIONABLE ITEMS REGISTER”. For the purpose
of posting, the various items of expenditures held under objection are
classified as under:-
1. Want of sanctioned estimate.

2. Excess over sanctioned estimate.
3. Want of sanctioned appropriation.
4. Excess over sanctioned appropriation.
5. Miscellaneous irregularities.
Regularization
It is the duty of the Accounts Officer to take all necessary action without
avoidable delay to get the items regularized. If FA & CAO considers that
any irregularity is so serious that it should be brought to the notice of
Railway
Board at once, or if it is felt that executive has not taken sufficient action to
regularize the issue, he should request the GM to report the matter to the
Railway Board.
Lesson No.12(b)
HALF YEARLY OBJECTIONABLE ITEMS STATEMENTS:-
A half-yearly statement of all objections which are outstanding for more

than six months at the close of the accounts for September and March
should be prepared and forwarded to the Railway board. The following
instructions should be kept in view while preparing the statement:-

Accounts faculty
192
Unit Module No.11
1. The statement of half year ending 31st March should include items of
objections which are not cleared up to the close of the accounts of
following September.
2. The items of rejection included in the statement should be indicated
under the following heading:-
a) Want of sanctioned estimate.
b) Excess over sanctioned estimate.
c) Misc. irregularities.
3) The total no. of items and the total amount of expenditures under
objection should be shown group wise with following details:-
a) Those requiring Railway Board‟s sanction.

b) Those in which Accounts officer considers that sufficient action
has not been taken by the Administration.
c) Those in which action taken by the Administration is sufficient but
the regularization is delayed for want of attention elsewhere.
4) In case of objections under the group „Excess over estimate‟, the
amount of sanctioned estimate should be shown under separate
column.
5) The action taken by the Accounts office to secure clearance of items
under objection should be stated briefly but clearly in the column
provided for the purpose.

Accounts faculty
193
रोकड एवम वेति नवभाग
पेहचाि :- पेरा क्रमांक 1901 - ए 1
रोकड एवम वेति नवभाग का प्रमुख नव. स. एवम मु. ले. अ. होता है। रेल नवभाग व्दारा वसुली गयी
रािी को रेलवे के बैंक खाते मे जमा करिा एवम रेल्वे नवभाग के प्रनत लेखा नवभागव्दारा पास ककये गये
दावों का भुगताि करिे कक महत्वपूणण नजम्मेदारी इस नवभाग व्दारा निभायी जाती है। मु्यालयमे यह
कायण मु्य रोकडीये व्दारा ककया जाता है। तथा मंडलोमे यह कायण मंडल खजांची व्दारा ककया जाता है
। सभी मंडल खजांची एवम मु्य खजांची उप मु्य नवत्त सलाहकार एवम मु्य लेखा अनिकारी के
अनिि कायण करते है।
उपमु्य नवत्त सलाहकार एवम मु्य लेखा अनिकारी (रोकड एवम वेति) और उसके कमणचारी नवत्त
सलाहकार एवम मु्य लेखा अनिकारी के प्रिासनिक नियंत्रण मे कायण करते है। रोकड एवम वेति नवभाग
के मु्य कतणव्य , रोकड, ििादेि, एवम वाउचरों का निपटारा आदी के संबंिमे नवस्तृत नियम भारनतय
रेल्वे लेखा संनहता भाग एक मे कदये गये है।
रोकड नवभागके कायण -
रोकड नवभाग मु्य रुपसे रोकड कक वसुली एवम उिको लेखांककत करिे के नलये नजम्मेदार होता है।
इसके नलये उपमु्य नवत्त सलाहकार एवम मु्य लेखा अनिकारी तथा मु्य खजांची नजम्मेदार होते है।
सहायक मु्य खजांची झांसी भी इसके नलये नजम्मेदार होते है।
अभ्यास सं्या 1 सी, 2 ए और 2 बी
स्टेिि रोकड को जमा करिे कक प्रकक्रया अथवा िगकद प्रेषणा-(पेरा क्रमांक 1921 से 1929) -
रेल्वे स्टेिि पर एक कदिके सभी व्यवहार पुरे हो जािे के बाद एवम रोकड पुस्तक बंद करिे के बाद रोकड
पुस्तक के अिुसार आिेवाली रािी और ड्रावर कक रािी इिकक तुलिा करिे के बाद स्टेिि कमणचारी
व्दारा िगकद प्रेषणा िोट तैयार कक जाती है। एक कदिमे वसुल कक गयी रािी एवम िगकद वाउचरोंका
पुरा नववरण इस िगकद प्रषणा िोट पर नलखा जाता है। यह िगकद प्रेषणा िोट नति प्रनतनलनपयोंमे तैयार
कक जाती है। यह िगकद प्रेषणा िोट कोचचंग एवम माल यातायात के नलये अलग अलग तैयार कक जाती
है। दैनिक िगद मु्य खजांनच को भेजिे के नलये हर स्टेिि को कु छ चमडेकी थेैैनलया सप्लाइ कक जाती
227
है। इि चमडेकक थेैैनलयोंमे िगद एवम िगकद वाउचरस तथा िगकद प्रेषणा िोट कक दो प्रनतनलनपयॉ रखी
जाती है। और इि चमडेकक थेैैनलयोंको नसलबंद ककया जाता है । नसलबंद चमडेकक थेैैनलयोंकक
जािकारी एक अलग रनजस्टरमे दजण कक जाती है। इसे गाडणस नसग्नेचर बुक कहते है। इसके पश्चात इि
थेैैनलयोंको गाडण के समक्ष कु छ िानमत गाडीयों व्दारा जािेवाली सफरी नतजोंररयों मे डाला जाता है।
ककतिी थैनलया डानल गयी इसके निये गाडण के हस्ताक्षर गाडण नसग्नेचर बुक मे नलये जाते है।गाडण व्दारा
यह सफरी नतजौररयॉ मु्य खंजांची के कायाणलय मे सौपी जाती है।
मु्य खजांची के कायाणलयमे यह नतजौररयॉ खोली जाती है । उसमेसे चमडेकक थैनलया निकाली जाती
है। सभी चमडेकक थेैैनलयॉ खोली जाती है। और यह देखा जाता है कक िगकद प्रेषणा िोट के अिुसार
रािी भेजी गयी है अथवा िही। यह देखिे के पश्चात िगद और िगकद वाउचरों के नलये अनभनस्वकृ ती कद
जाती है। यह अनभनस्वकृ ती देिे के नलये िगकद प्रेषणा िोट पर खजांची के कायाणलय के प्रनतनिनि के साथ
साथ यातायात रोकड साक्षी अथवा वानणज्य रोकड साक्षी के हस्ताक्षर भी होते है। यह अनभनस्वकृ ती
उसी चमडेकक थैनलमे भेजी जाती है नजस के व्दारा स्टेिि मास्टरिे रोकड एवम वाउचसण भेजे थे।
सामान्खयता: यह अनभनस्वकृ ती लाल स्याही से कद जाती है। इस प्रकारसे मु्य खजांची से प्राप्त
अनभनस्वकृ ती स्टेिि व्दारा अपिी ररकाडण कक कॉपी के साथ नचपकाकर रख्री जाती है।
रोकड नवभाग व्दार िगकद प्रेषणा िोट कक एक प्रनतनलपी को यातायात लेखा कायाणलय को भेजकदया
जाता है। इसे भेजते समय सभी वाउचरों को भी यातायात लेखा कायाणलय को भेज कदया जाता है। लेखा
कायाणलय मे इि वाउचरों के आिारपर नवनभन्न सरकारी नवभागों के नलये वाहि नबल तैयार ककये जाते
है। रोकड नवभाग व्दारा कॅ ि चेक निट भी तैयार ककया जाता है। इसके व्दारा सभी स्टेििोंसे प्रात्प कु ल
रोकड का पता चलता है। िगकद प्रेषणा िोट कक प्रनतनलनपयॉ तुलि पत्र अिुभाग को सौपी जाती है।
कु छ िानमत स्टेििोंको अपिी रोकड राष्ट्रीकृ त बैंको मे अथवा स्थानिय राजकोि मे जमा करिेकक
अिुमनत कद जाती है। ऐसे स्टेििो व्दारा बैंक चालाि तैयार ककया जाता है । और इस चालाि के साथ
रोकड बैंको मे जमा कक जाती है। रोकड बैंक मे जमा करते समय चालाि के 3 प्रनतयोंमेसे 2 प्रनतयॉ वापस
नमलती है नजसमेसे एक प्रनतनलपी िगकद प्रेषणा िोट के साथ लगाकर मु्य खजांची को भेजी जाती है।
रोकड नवभाग व्दारा कॅ ि चेक निट तैयार करते समय इन्खहे नभ ध्याि मे नलया जाता है। इस प्रकारसे एक
कदिमे प्राप्त सभी रोकड को कॅ ि बुक मे दजण ककया जाता है। िगद ररजवण बैंक मे जमा कर कद जाती है।
रािी डेनबट पक्ष मे नलनख जाती है। और यह रोकड पुस्तक लेखा अनिकारी के हस्ताक्षर के नलये भेजा
जाता है। लेखा अनिकारी कक यह नजम्मेदारी होती है कक यह सुनिनश्चत करें कक एक कदिमे प्राप्त रािी
रेल्वे के खाते मे बैंक मे जमा हो रही है अथवा िही।
हर वषण 31 माचण को रोकनडयों के पास प्रत्यक्ष रोकड ककतिी है इसकक जॉच भी लेखा अनिकारीयों व्दारा
कक जाती है।
अभ्यास सं्या 3ए एवम 3 बी

228
वेति अिुभाग के कतणव्य -
भारनतय रेल्वे लेखा संनहता के पॅरा क्रमांक 1945 के अिुसार रेल्वे के सभी भुगतािों का निध्र निपटारा
करिे कक नजम्मेदारी वेति अिुभाग पर सौपी गयी है। यह अिुभाग लेखा नवभाग के अनिि कायण करता
है। रेल्वे के दावों का निपटारा करिे के नलये सामान्खयता: प्रत्येक मंडल पर एक मंडल वेति खंजांची कक
नियुनि कक गयी है।
कॅ ि ऑडणर क्रमांक 7 को तैयार करिा अथवा पास ककये गये नबल का सार तैयार करिा - पैरा क्रमांक
1107 ए 1 -
जो नबल लेखा कायाणलय व्दारा आंतररक जॉच के दौराि नस्वकार कर नलये जाते है। उिके नलये लेखा
नवभाग व्दारा खंजांची के िामपर एक रोकड आदेि जारी ककया जाता है। उसें नस. ओ. 7 कहते है। अथवा
पास ककये गये नबलोंका सार कहते है। इस नस.ओ.7 मे नबल कक संनक्षप्त जािकारी नलनख जाती है। एवम
भुगताि कक रािी तथा भुगताि ककसे और कै से करिा है इस संबंिमे जािकारी नलनख जाती है।
नबल पास करिे के बाद एवम ििादेि आदी तैयार कर लेिे के बाद यह ििादेि एवम वाउचसण आदी
लेखा कायाणलय व्दारा रोकड कायाणलय को भेज कदये जाते है। रोकडीये कक नजम्मेदारी होती है कक नबलोंमे
नलखे गये जािकारी के अिुसार एवम नस.ओ.7 के अिुसार नबलों का भुगताि करें। इस कायणवाही के नलये
रोकड कायाणलयमे निम्ननलनखत रनजस्टर अिुरनक्षत ककये जाते है।
मंडल रोकनडये का रोकड पुस्तक ( पैरा क्रमांक 1946 ए ।)
लेखा कायाणलय से प्राप्त ििादेिों एवम नबलों कक रािी इस रोकड पुस्तक मे प्राप्ती के तरफ अथवा िामे
कक तरफ नलनख जाती है। इसी तरह ककसी रोकडीये व्दारा जो रािी अदत्त रािी के रुपमे वापस लौटायी
जाती है उसे भी इस रोकड पुस्तक मे िामे कक तरफ नलखा जाता है। मंडल रोकडीये के अनिि कायण करिे
वाले ककसी भी रोकडीये व्दारा जो भुगताि ककया जाता है उसकक रािी इस रोकड पुस्तक मे जमा कक
तरफ दजण कक जाती है । उसी तरह अदत्त रािी जब रेल्वे के बैंक खाते मे जमा कर कद जाती है उस समय
भी इस रोकड पुस्तक मे जमा कक तरफ प्रनवष्टी कक जाती है।
खजांची का रोकड पुस्तक पॅरा क्रमांक 1954 ए ।

229
मंडल खजांची के कायाणलयमे कायणरत प्रत्येक खजांची व्दारा यह रोकड पुस्तक अिुरनक्षत ककया जाता है।
इस रोकड पुस्तक मे मंडल रोकडीये से जो रािी एवम चेक आकद प्राप्त होते है उिकक जािकारी डेनबट
पक्ष मे नलनख जाती है । तथा नजि नबलों के बारे मे भैुगताि ककया गया है उिकक जािकारी जमा पक्ष मे
नलनख जाती है। जब अदत्त रािी बँक मे जमा कक जाती है उसकक प्रनवष्टी भी जमा कक तरफ कक जाती है।
अदत्त वेति सुची तैयार करिा - पॅरा क्रमांक 1959 तथा 1060 - ए 1
प्रत्येक खजांची व्दारा एक माह के पश्चात सभी भुगताि ककये हुए एवम अदत्त नबल एवम वाउचसण मंडल
खंजांची को वापस लौटािे चाहीये ओैर मंडल खंजांची व्दारा इन्खहे लेखा कायाणलय को लौटािा चाहीये।
सामान्खयत: खंजांची व्दारा कोइ भी नबल अनिकतम एक माह तक अपिे पास रखा जा सकता है । लेखा
अनिकारी व्दारा नविेष अिुमनत के आिारपर यह समह 3 माह तक बढाया जा सकता है। इसके बाद भी
यकद कोई नबल अदत्त रह जाता है तो उसके नलये खजांची व्दारा अदत्त सुची तैयार कक जािी चाहीये।
यह अदत्त वेति सुची 3 प्रनतनलनपयोंमे तैयार कक जाती है। नजसमेसे एक प्रनतनलपी खजांची के कायाणलयमे
कायाणलय प्रनत के रुपमे रख्री जाती है। तथा एक प्रनतनलपी लेखा कायाणलय को भेजी जाती है। और एक
प्रनतनलनप संबंनित कायणकारी अनिकारी के कायाणलय को भेजी जाती है। अदत्त वेति सुनच के आिारपर
रोकडीये व्दारा अपिे रोकड पुस्तक मे प्राप्ती के तरफ प्रनवष्टी करिा चाहीये। और यह रािी बैंक मे जमा
करिी चाहीये। चलाि और अदत्त वेति सुची लेखा कायाणलयमे जमा करिा चाहीये।
लेखा अनिकारी व्दारा रोकड एवम वेति कायाणलय का निररक्षण - पॅरा क्रमांक 1903 और 1920 - ए1
1) रेल्वे व्दारा वसुली गयी रािी रेल्वे के खाते मे जमा करिा एवम रे ल्वे के प्रनत भुगताि के नलये लेखा
कायाणलय व्दारा पारीत ककये गये दावोंका भुैूगताि करिा यह रोकड एवम वेति नवभाग का प्रमुख
कतणव्य होता है। अपिे दैिंकदि कायण के नलये इस नवभागके अनिकारी एवम कमणचारी उप मु्य नवत्त
संलाहकार एवम मु्य लेखा अनिकारी के अनिि कायण करते है। उपमु्य नवत्त सलाहकार एवम
मु्य लेखा अनिकारी ( रोकड एवम वेति) के अनिि मु्य खजांची एवम सहायक मु्य खजांची
कायण करते है। वेैैसेही सभी मंडलोंपर कायण करिे वाले मंडल खंजांची भी इसी अनिकारी के
प्रिासनिक नियंत्रण मे कायण करते है। नवत्त सलाहकार एवम मु्य लेखा अनिकारी व्दारा इिके
कामकाज के नियम बिाये जाते है। लेखा अनिकारी व्दारा रोकड एवम वेति कायाणलय का समय
समय पर निररक्षण करिे के नलये निम्ननलनखत नियम बिाये गये है।
2) रोकड एवम वेति नवभाग के सभी कमणचारीयो व्दारा रोकड के आदाि प्रदाि के संबंि मे होिे वाले
व्यवहारों कक आंतररक जॉच करिा

230
3) लेखा अनिकारी व्दारा यह भी देखिा चाहीये कक रोकड एवम वेति नवभाग का प्रबंिि रिक प्रकारसे
चल रहा है एवम रोकड एवम वेति अिुभाग मे रोकड कक सुरक्षा के नलये पयाणप्त व्यवस्था है।
4) लेखा अनिकारी व्दारा नबिा ककसी सुचिा के यह जॉच करिा चाहीये कक वेति एवम रोकड नवभाग
मे उपलब्द वाउचसण एवम रोकड का िेष आकद एक दुसरे से नमलते है अथवा िही ।
अनभयांत्रीकी नवभाग व्दारा भी रोकड कक नतजौररयों कक पयाणप्त सुरक्षा के बारे मे समय समय पर
निररक्षण ककया जािा चाहीये ।
नवत्त सलाहकार एवम मु्य लेखा अनिकारी (का.भ.या.) कक यह भी नजम्मेदारी होती है कक समय
समय पर निररक्षण करे और यह देखें कक रोकड एवम वेति नवभाग मे अपिायी गयी कायणप्रणाली लेखा
संनहता मे कदये गये नियमों के अिुसार चल रही है अथवा िही । वैसेही नविेष पररनस्थतीयो मे बिाये
गये नियमोंका पालि ककया जा रहा है अथवा िही।

231
UNIT MODULE NO. 12
CASH AND PAY DEPARTMENT
Lesson No. 1(a)
Introduction:-(Para No. 1901 A I )
The cash and pay department is headed by Dy F.A.&C.A.O. (cash and pay). The
banking of all cash received by the railway and the disbursement of all payments
on behalf of the railway are mainly the responsibilities of the cash and pay
department. On the divisions there are divisional cashiers who functions in the
same way as, and subordinate to the Dy. FA & CAO (cash and pay).
The Dy. FA & CAO (cash and pay) and his staff work under the
administrative control of FA & CAO. The detailed rules of procedure for the
internal check and inspection of cash and pay work subject to the general rules
regarding cash, cheques, vouchers, disposal of pay and allowance and
witnessing of the payments are laid down in the Indian Railway codes.
Lesson No. 1(b)
Functions of cash departments
The Cash Department is responsible for collection and accountal of cash. The
responsibility mainly rests with Dy FA & CAO (Cash and Pay) and Asstt. Chief
Cashier Jhansi.
Lesson No. 1(c), 2(a) & 2(b)
Remittance of Station Cash: - (Para 1921 to 1929 A I)
After a days transactions are completed at the Station the cashbook

maintained at the station are closed and the total collection as shown by the
books is reconciled with the actual amount in hand. The details of this amount
are entered in the "Cash Remittance Note " which is prepared in the prescribed
printed form having 3 foils, complete details of cash, cash Vouchers and sundry
and misc. cash are entered on all the 3 foils. These Cash Remittance notes are
prepared separately for coaching and goods Traffic. The Cash, cash vouchers
and the 2 foils of the Cash Remittance notes are placed in leather cash bag
specially provided for the purpose. Then cash bag is sealed by the Station
Master with the Station seal. The particulars of sealed cash bag are entered in a
separate Register called as “Guard Signature Book". These cash bags are
deposited or dropped in the Travelling cash safe which are placed in the
Guard’s brake van of nominated trains only. The cash bags are dropped in
presence of guard of the train for which his signature is obtained in the "Guard
signature Book". Then this travelling cash safe is handed over to the Chief
Cashier duly escorted with the RPF staff.
ACCOUNTS FACULTY
191
UNIT MODULE NO. 12
In the cash Office the travelling cash safes are opened and the cash bags are
taken out from the cash safe. Each cash bag is opened and it is ensured that
cash & cash vouchers are in accordance with the Cash Remittance note.
Subsequently the acknowledgement is given for the cash and cash vouchers.
Both the foils of CR Notes are sealed and signed with date . The cash
Remittance note is acknowledged by the chief cashier as well as the cash
witness who is one of the representative of commercial / operating department.
This acknowledgement is sent to concerned station in the same cash bag in
which remittance of cash and cash vouchers were forwarded to the chief
Cashier. Usually, this acknowledgement is done in Red Ink. The
acknowledgement received from chief Cashier i.e. (Third Foil) is pasted on the
record copy of the cash remittance note available at concerned Station. One
copy of the CR note is sent to the Traffic accounts office by Cash office along
with the vouchers and Traffic cash check sheet. In the accounts office the
vouchers are handed over to the respective section for preparation of carriage
bills and cash remittance notes are made available to the Balance Sheet
section for posting in the Cash and vouchers register.
Some of the nominated Stations are permitted to deposit their daily

cash into the local treasury, State Bank of India or nationalized banks. The
Stations prepare Treasury Remittance Note or Bank Challan in 3 foils. Challan
along with the cash are sent to the Bank after proper scrutiny. One of the foil is
returned by the bank in the form of acknowledgement. This acknowledgment
foil along with cash vouchers are sent to Cash Office duly entering in the CR
Notes. Total collection for a day is counted and recorded in the Cashier's cash
book on the debit side and deposited into SBI/RBI on the subsequent day.
Necessary entry for remittance made into the bank is recorded on the Credit
side of the Cash Book. If any balance of cash is on hand, it is recorded in red
ink at the bottom of the cash book with a statement showing details of cheques
and cash on hand.
The cash book and all the vouchers are submitted to the Accounts
officer concerned daily for his check. It is the responsibility of Accounts
officer to ensure that daily collections are duly and promptly remitted into the
Treasuries or Bank. The Accounts officers shall also be responsible for verifying
the cash balances by actual count on 31st March every year. Besides this
monthly surprise checks should also be conducted.
FUNCTIONS OF PAY OFFICE: -
Lesson No. 3(a) & 3(b)
To ensure expeditious payment of claims the railway is divided into pay districts,
the location of which should be fixed by FA&CAO. Each division is provided with

ACCOUNTS FACULTY
192
UNIT MODULE NO. 12
one pay office under the control of Divisional Cashier who is assisted by
Sr.Cashiers and Jr. Cashiers. (Para 1945 AI)
Preparation of Abstract of Bills passed for payment (C07) (Para 1107 AI)
The bills admitted in the internal check are passed for payment by the
Accounts officer every day. Such bills are passed for payment either in cash or
by cheque which are posted in an abstract passed for payment commonly
known as C07.
The abstract should give full particulars of every bill i.e. the amount for
which it is passed, deductions made, net amount payable, the name of the
party concerned and the mode of payment .
After the bills are passed for payment and cheques are prepared by
the Accounts office these are sent to Divisional cashier or Divisional pay
Master, for arranging the payment to the party concerned. To record these
transactions, the following books are maintained in the Divisional Pay Master’s
office.
Lesson No. 3(c)
1) Divisional Cashier's Cash Book (Para 1946 AI)
The amount of cheques and bills received from the A/Cs office will be
shown on the receipt side of this book (debit side ). In the same manner the
unpaid amount received back from the Cashier is also recorded on the receipt
side. Whenever the distribution of amount and cheques is arranged to the
cashier working under Divisional Cashier such items will be recorded on the
payment side of the Cash Book. When the unpaid amount is deposited in the
bank , this item will also be shown on payment side (Cr. Side).
Lesson No. 4(a)
2) Cashier Cash Book ( Para 1954 AI)
Each Cashier maintains a cash book which will show the details of
receipt and disbursement of Cash and cheques. The receipt side is posted
with the amount of cash and cheques received from Divisional Cashier.
Payment side is posted as and when the actual payment is arranged. The
amount of unpaid bills returned back to Divisional Cashier will also be shown on
the credit side of the cash book. This cash book is to be checked by the
Accounts officer with the relevant voucher.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 12
Lesson No. 4(b)
PREPARATION OF UN-PAID WAGES LIST. (Para 1959 & 1060 AI)
A list of unpaid items should be prepared by each cashier while returning

the bills to divisional cashier. Normally cashier should retain any bill with him upto
one month from the date of its receipt. At the discretion of the A/Cs officer, the
period can be extended upto 3 months. The unpaid wages list is prepared in
triplicate on the prescribed form. One copy is retained as office copy and out of 2
copies, one is submitted to the incharge cashier or Divisional Cashier for onward
submission to the Accounts office and the another copy is sent to the Department
concerned. Immediately on receipt of unpaid money, the DC should enter the
amount in his cash book on the receipt side (Dr. side) and if it is clear that the
payment is not likely to be disbursed, the amount should be deposited into
Treasuries or bank by preparing the slip known as Treasury Remittance Note
(TR Note) or Challan. This Challan will be prepared on prescribed form and the
amount so deposited into bank should be shown on payment side (Cr. side) by
quoting Ref. No. of Challan. The challan along with unpaid, vouchers are
received in the Accounts office from the Divisional Cashier.
Lesson No. 4(c)
INSPECTION OF CASH AND PAY OFFICES (Para 1903 & 1920 AI)
The banking of all cash received and timely disbursement of all duly
authorized payment of the Railway Administration is the main function of cash
and pay dept. For day-to-day functioning, the officer of this dept. are under the
control of Dy.FA & CAO (Cash and Pay) who is in turn under the Administrative
control of FA&CAO (WST). The Dy.FA & CAO(Cash and Pay) is assisted by
Assistant Chief Cashier and Divisional Cashiers or Divisional Pay Masters.
FA&CAO (WST) prescribes the rules for the conduct of the business to be dealt
with Cash and pay office from time-to-time. For the inspection of this offices
following rules have been provided.
1) Internal check of the Accounts of the money passing through the hands of
cashier and other officials of cash and pay officers.
2) A continuous review of the arrangement existing in cash and pay offices for
expeditious disposal of money, safe custody thereof and prompt & correct
disposal of un-disbursed balances.
3) Adequate reconciliation preferably without any previous notice verifying the
cash balances in the Account outstanding against the custodian of their
balances.
4) The periodical inspection by Engineering department of the strong room and
other structural parts of the cash and pay offices buildings to ensure safety of
the cash.

ACCOUNTS FACULTY
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UNIT MODULE NO. 12
It is one of the responsibility of the FA & CAO (WST) to satisfy himself at regular
intervals by way of inspection and surprise visit and to ensure that procedure
prescribed by him are in the code book and under special order are carried out
efficiently in certain cases.

ACCOUNTS FACULTY
195
मसौदा लेखि
अभ्यास सं्या 1 ए एवम 1 बी
कायाालयों मे काम करते समय आम तौरपर निम्ननलनखत प्रत्र लेखि करिे कक आवश्यकता पडती है। कू छ
महत्वपूणा पत्रोंके प्रकार निम्ननलनखत है।
1) साधारण पत्र
2) अधा िासककय पत्र
3) गोंपनिय पत्र
4) अनत गोपनिय पत्र
5) स्मरण पत्र
6) ग्यापि
7) सुचिा
8) प्रसारण पत्र
9) तार
10) वतामाि पत्रोंक ेे नलये जारी पत्र
11) टटप्पणी
12) प्रसारीत पत्र
13) निजी कं पनियोंको पत्र
ZRTI/BSL
14) पत्रोंपर नलखे गये नविेष कथि
15) वायरलेस मसेज
नमिटस
उपरोक्त के अलावा निम्ननलनखत का उपयोग कायाालय के अन्खतगात पत्राचार मे ककया जाता है ।
1)कायाालय टटप्पणी
2)अिूभाग कायाादेि
3)प्रकिया कायाादेि अथवा कायाप्रणाली कायाादेि
233
साधारण पत्र -
सभी कायाालयों मे आमतौर पर इनन्खह प्रकारके पत्रों का प्रयोग ककया जाता है। साधारण प्रकारके पत्राचार
के नलये सामान्खयत: इसी प्रकारके पत्र नलखे जाते है। एसे पत्रों मे मु्य रुपसे निम्ननलनखत बाते होिा
आवश्यक होता है।
1) पत्र का निषाक
2) पत्र का िमांक एवम नतथी
3) पत्र भेजिे वाले का पदिाम
4) पत्र नजसे भेजा जा रहा है उस अनधकारी का पदिाम
5) अनभवादि
6) नवषय
7) संदभा
8) मु्य मसौदा
9) भेजिे वाले का हस्ताक्षर एवम पदिाम
संलग्न
अधा िासककय पत्र -

ZRTI/BSL
ककसी भी कायाालय के एक अनधकारी व्दारा दुसरे कायाालय के सम पद पर अथवा उचे पद पर कायारत
अनधकारी को ककसी नविेष मामले मे व्यनक्तगत ध्यािाकषाण हेतु जब पत्र नलखा जाता है तो उसे
अधािासककय पत्र कहते है। भेजिे वाला अनधकारी यह पत्र अपिे व्यनक्तगत हैसीयत से नलखता है। ककसी
मामलेमे जब अवांछनिय नवलंब हो जाता है तब ऐसे मामलोंमे उस कायाालयके प्रमुख का ध्याि आकषाण
करिे की आवश्यकता महसुस होती है। ऐसे समय अधािासककय पत्र नलखा जाता है।इि पत्रोंमे व्यनक्तगत
रुपसे नलखावट होती है। बराबरीके पदपर काया करिे वाले अनधकारी एक दुसरे को मेरे नप्रय यह िब्द
नलखते है। नलखिे वाला अनधकारी अपिे से उचे पदपर काया करिे वाले अथवा मनहला अनधकारी को पत्र
नलखते समय नप्रय श्रीमती/प्रीय श्री यह िब्द नलखता है। अधािासककय पत्र हमेिा प्रथम पुरुष मे नलखे
जाते है।
गोपनिय पत्र -

234
यह साधारण पत्र के तरह ही नलखे जाते है लेककि इसमे जो नववरण नलखा जाता है वह अत्यंत गोपनिय
होता है । एवम प्रिासि चाहता है की इसे आम आदमी से गूप्त रखा जाये इसनलये इस पत्र पर सबसे उपर
गोपनिय पत्र यह िब्द नलखे जाते है और ऐसे पत्र बंद नलफाफे मे भेजे जाते है। नजस नलफाफे मे यह पत्र
रखे जाते है उि नलफाफें के उपर भी गोपनिय पत्र ऐसे िब्द नलखिा आवश्यक होता है। प्रिासनिक
अनधकारीयों के साथ काम करिे वाले गोपनिय सहायकों व्दारा एसे पत्रो पर कायावाही कक जाती है।
गुप्त अथवा अनत गोपनिय पत्र -
ऐसे पत्रों को नलखिे के नलये अलग से फाईले अिुरनक्षत कक जाती है। इिको आम लोंगो से दुर रखा जाता
है। क्योंकी इसमे अत्यंत गोपनिय मामलोंके संबेधमे पत्राचार होता है। इि फाईलों पर नसिे ट एसे िब्द
नलखे जाते है। इि पत्रोंपर भी नसिे ट एसे िब्द नलखे जाते है।इन्खहे भेजते समय बंद नलफाफें मे नसल बंद
करके भेजे जाते है। एंेेेंसे पत्रोंको रनजस्टर पोस्ट व्दारा भेजा जाता है। और रनजस्टर कक पावती फाईलमे
लगाकर रखी जाती है ताकी यह नसध्द हो सके कक पत्र ककसिे नस्वकार ककया था। सामान्खय तौर पर ऐसे
पत्रोंको स्मरण पत्र िही नलखिे चाहीये।
प्रसारीत पत्र -
जब मु्यालय द्वारा सारे मंडलों को कू छ नविेष सूचिा प्रसाटरत करिा आवश्यक समझा जाता है तब
क्षेत्रीय रेलवे के मु्यालय द्वारा अथवा मंडल प्रबंधक द्वारा ऐसे पत्रों को जारी ककया जाता है । सामान्खयत:
ZRTI/BSL
ऐसे पत्र कम्पप्यूटर द्वारा मुनित होते हैं अथवा स्टेंनसल कटटंग द्वारा टाइपराइटर पर तैयार करके
सायक्लोस्टायल मिीि पर छपवा कर भेजे जाते हैं । ऐसे प्रसाटरत पत्रों पर सरक्यूलर िंबर एवं तारीख
होिा आवश्यक होता है ।
सूचिा -
जब रेलवे के कमाचाटरयों को कायाालय के प्रमुख द्वारा कोई जािकारी देिी होती है तब इस प्रकार के
साधि का उपयोग ककया जाता है । रेल कमाचाटरयों की जािकारी हेतु रेल -राजपत्र में भी सूचिा जारी
की जा सकती है । सूचिा दो प्रकार की होती है - 1. िोटटस बोडा पर जारी की जािे वाली सूचिा ।
2. रेलवे राजपत्र में जारी की जािे वाली सूचिा ।
निजी संस्थािों को नलखे गए पत्र -
ऐसे पत्र साधारण पत्र की तरह ही होते हैं । के वल ऐसे पत्रों में नजस संस्थापि को पत्र नलखिा होता है
उस संस्थापि के िाम के सामिे मेससा यह िब्द नलखे जाते हैं और पत्र समाप्त होिे पर हस्ताक्षर करिे से
पहले आपका भवदीय ऐसे िब्द नलखे जाते हैं उसके पश्चात नलखिे वाला अनधकारी अपिा हस्ताक्षर
करता है और हस्ताक्षर के िीचे अपिा िाम एवं पदिाम नलखता है ।
235
कायाालय अिुभाग काया आदेि -
जब ककसी नवनिष्ट कायाालय के ककसी एक नवनिष्ट अिुभाग में लागू करिे के नलए कोई आदेि जारी ककया
जाता है नजसके अंतगात उस कायाालय में ककए जािे वाले काया प्रणाली में कोई मामूली बदलाव लागू
ककया जाता है ऐसे समय कायाालय अिुभाग काया आदेि जारी ककया जाता है । इि अिुभाग आदेिों पर
अिुभाग अनधकारी के हस्ताक्षर होते हैं । इसमें कायाालय का पता होिे की कोई आवश्यक्ता िहीं होती है
। जारी करिे वाले अिुभाग अनधकारी के हस्ताक्षर इस अिुभाग आदेि पर होते हैं ।
काया प्रणाली काया आदेि -
जब कोई िई काया-प्रणाली ककसी कायाालय में अथवा ककसी नवभाग में अथवा ककसी नवभाग के ककसी
नविेष िाखा में अथवा ककसी कायाालय में लागू करिा आवश्यक समझा जाता है तब नवभागाध्यक्ष अथवा
कायाालय प्रमुख द्वारा इस प्रकार के आदेि जारी ककए जाते हैं । ऐसे आदेि साधारणतया िई िीनत का
निमााण अथवा अवलंबि करते समय जारी ककए जाते हैं । ऐसे आदेिों पर नवभागाध्यक्ष के हस्ताक्षर होते
हैं जब एक से अनधक नवभाग के अध्यक्षों द्वारा ऐसे आदेि जारी ककए जाते हैं तो उन्खहें संयुक्त कायाप्रणाली
काया आदेि कहते हैं । इि पर कायाप्रणाली काया आदेि सं्या ------ ------------ वषा के नलए
यह िब्द होिे आवश्यक होते हैं , क्योंकक इसके आधार पर इस कायाप्रणाली काया आदेि का संदभा कदया
जा सकता है ।
ZRTI/BSL
नवत्त अिुभाग द्वारा वटरष्ठ मंडल लेखा अनधकारी के नलए निनवदा पत्रों की जााँच करते समय पाई गई
त्रुटटयों को दिाािे हेतु एक कायाालय टटप्पणी नलनखए ।
कायाालय टटप्पणी
मध्य रेल वटरष्ठ मंडल नवत्त प्रबंधक
का कायाालय , भेुेंसावल ।
सं्या: व.म.ले.अ./नवत्त/221/45
नतनथ: 01/05/2003
नवषय : निﾠनवादा िमांक 56 के आंेंतटरक जााँच के समय पाई गई त्रुटटयााँ ।

236
*****
भुसावल मंडल के अनभयांनत्रकी नवभाग द्वारा नगट्टी की आपूर्त्त्ता के नलए बुलाए गए निनवदा जााँच करिे
हेतु इस कायाालय में प्राप्त हुए हैं । इि निनवदा फामों की जााँच करते समय निम्ननलनखत आपनत्तयााँ ध्याि
में आई है -
निनवदा की कु ल लागत निकालते समय संबंनधत नवभाग द्वारा इस बात की तरफ ध्याि िहीं कदया गया
है कक प्रथम तथा नद्वतीय िमांक पर न्खयूितम दर देिे वाले ठे के दारों िे यह िता रखी है कक उिके दरों में
स्थािीय करों को िानमल िहीं ककया गया है । यकद स्थािीय कर िानमल ककए जाते हैं तो इिकी पोनजिि
बदल सकती है ।
प्रथम स्थाि पर आिे वाले निनवदाकताा िे अपिे नपछले अिुभव के नलए कोई प्रमाण-पत्र िहीं जोड़े हैं जो
की एक आवश्यक िता है । कायाकारी अनधकारी से यह निवेदि ककया जा सकता है कक निनवदा कमेटी की
मीटटंग के पहले ऐसे प्रमाण-पत्र प्रस्तुत करिे के नलए निनवदाकताा को कहा जाये ।
उपरोक्त ककसी भी निनवदाकताा द्वारा निनवदा के साथ नगट्टी के िमूिे िहीं भेजे गए हैं । नजसका कारण
कायाकारी अनधकारी को पूछा जा सकता है ।
चौथे और पॉचवें िमांक पर जो ठे केदार आये हैं ऐसे ठे केदारों द्वारा निनवदा फामा के साथ बयािा रानि
जमा िहीं की गई है इसनलए उिकी निनवदा फामा िामंजूर की जा सकती है ।
ZRTI/BSL
यकद सहमत हों तो कायाकारी अनधकारी को टेंडर कमेटी की मीﾠटटंग के पहले उपरोक्त स्पष्टीकरण मााँगा
आदेिाथा प्रस्तुत ।
लेखा सहायक (नवत्त अिुभाग )
अिुभाग अनधकारी ( नवत्त अिुभाग )
मंडल नवत्त प्रबंधक
वटरष्ठ मंडल नवत्त प्रबंधक

237
ससंगल फाईल प्रणाली -
इस प्रणाली के अंतगात दो कायाालयों के अलग-अलग िाखाओं के अंतगात जो पत्राचार चलता है उसे एक

ही फाईल में रखा जाता है नजसके कारण अनधक पत्राचार को कम ककया जा सकता है । एक नवषय के
नलए एक फाईल रखी जाती है और उस कायाालय से आिे वाले सभी पत्रों को उसी फाईल में रखा जाता
है नजसके कारण अलग-अलग नवषयों के नलए अलग अलग फाइलें रखिे की आवश्यक्ता िहीं होती है ।
01. इस प्रणाली के अंतगात फाईल के एक तरफ आिे वाले पत्र तथा फाईल की दूसरी तरफ कायाालय
टटप्पनणयों को रखा जाता है । कायाालय टटप्पनणयों पर जो आदेि नलए जाते हैं उि आदेिों के
आधार पर दूसरी तरफ पत्राचार ककया जाता है और उसे भी उसी फाईल में रखा जाता है यह फाईल
लेखा नवभाग में माचा 1969 से लागू ककया गया है । इस प्रणाली की नविेषता निम्ननलनखत हैं-
02. प्रत्येक फाईल दो भागों में रखी जाती है । एक तरफ कायाालय टटप्पनणयााँ तथा दूसरी तरफ सभी
पत्राचार को फाईल ककया जाता है ।
03. फाईल में ककए गए पत्राचार को तथा टटप्पनणयों को िीचे से ऊपर तक िमांक कदए जाते हैं ।
04. लेखा नवभाग में ककए गए सभी पत्राचार इस प्रकार से अिुरनक्षत ककए गए ससंगल फाईल में उपलब्ध
हो जाते हैं!
05. अंतर अिुभागीय पत्राचार को इस पद्धनत्त से कम ककया जा सकता है ।
06. मंडल लेखा कायाालयों द्वारा मु्यालयों को जो पत्र नलखे जाते हैं अथवा मंडल लेखा कायाालय में
जो मामले ऐसे होते हैं नजिके जबाव मु्यालय में बैठे अनधकाटरयों द्वारा देिा आवश्यक होता है
ZRTI/BSL
ऐसे समय मंडल लेखा कायाालय द्वारा पत्र का मसौदा फाईल में बिाकर ऐसी फाईल मु्यालय को
भेजी जाती है और मु्यालय द्वारा उस नवषय का सारा पत्राचार उसी फाईल में देखकर उनचत
जबाव बिाया जा सकता है ।
ऐसी फाइलों के नलए हर अिुभाग के नलए नवनिष्ट िंबर अिुरनक्षत कर कदए जाते हैं । एक फाईल समाप्त
होिे के बाद दूसरी फाईल िुरू करते समय इि आरनक्षत िंबरों मेﾠ से अगले िंबर की फाईल संबंनधत
अिुभाग द्वारा प्रारंभ की जाती है के वल फाईल िमांक देखकर ककस अिुभाग का पत्राचार होगा यह
दिााया जा सकता है ।
वटरष्ठ मंडल लेखा अनधकारी की ओर से वटरष्ठ कार्त्माक अनधकारी को पत्र नलनखए नजसमें इस बात की
तरफ ध्यािाकषाण कीनजए की नियनमत वेति-पत्र भेजिे में होिे वाले नवलंब को ककस प्रकार दूर ककया
मध्य रेल वटरष्ठ मंडल नवत्त प्रबंधक

का कायाालय, भुसावल ।

238
सं्या: व.म.नव.प्र./नव.एस.एल./सं./42
नतनथ : 14/02/2003
वटरष्ठ मंडल कार्त्माक अनधकारी

भुसावल ।
नवषय : नियनमत वेति-पत्र भेजिे में नवलंब के मामले में ।
**** *
नियनमत वेति-पत्रकों की आंतटरक जााँच करते समय प्राय: यह देखा गया है कक भसावल मंडल के अिेक
यूिीटों द्वारा नियमीत वेति-पत्रक समय पर लेखा कायाालय में िहीं भेजे जाते हैं । ऐसे कायाालयों की एक
सूची नपछले छ: माह में उिके द्वारा नियनमत वेति पत्रक ककतिे नवलंब से भेजे गए हैं उिकी नतनथयों
सनहत इस पत्र के साथ संलग्न की जा रही है । इस सूची से यह स्पष्ट होता है कक अनभयांनत्रकी नवभाग के
तथा वानणज्य नवभाग के वेति पत्रक लेखा कायाालय में नबलंब से प्राप्त होते हैं ।
नियनमत वेति पत्रक नवलंब से प्राप्त होिे के कारण लेखा नवभाग द्वारा ऐसे वेति पत्रकों की पयााप्त
आंतटरक जााँच करिा असंभव होता है नजस कारण से कमाचटरयोको अनतटरक्त वेति देिे की संभाविा
का इंकार िहीं ककया जा सकता, जो कक आंतटरक जााँच के मूल प्रावधाि के नवरुद्ध है । कमाचाटरयों को
निनश्चत नतनथ पर नियﾠनमत वेति का भुगताि करिा अनिवाया होता है इसनलए सही समय पर वेति-
ZRTI/BSL
पत्रक लेखा कायाालय में प्राप्त होिा चानहए ।
अत: आपसे अिुग्रह है कक इस संबंध में कायारत कमाचाटरयों को उनचत निदेि कदए जाएं और वेति-पत्रक
लेखा कायाालय में नियत नतनथयों पर भेजिे की व्यवस्था करें।

संलग्न: 01 भुसावल ।
अभ्यास सं्या : 04 डी
वटरष्ठ मंडल नवत्त प्रबंधक की ओर से वटरष्ठ मंडल कार्त्माक अनधकारी को लेखा पटरक्षा टरपोटा भाग - 01
के निपटारे हेतु अधािासकीय पत्र नलनखए -
श्री एस.एस.िमाा
भुसावल । वटरष्ठ मंडल नवत्त प्रबंधक
भुसावल का कायाालय ।

239
मध्य रेल
सं्या: व.म.नव.प्र./नव.एस.एल./442
नतनथ: 14/02/2003
मेरे नप्रय दीनक्षत
नवषय: लेखा -परीक्षा टरपोटा भाग 01 के निपटारे हेतु ।

संदभा: आपका पत्र सं्या : .................. नतनथ : .....................
*****
मेरे इस पत्र के साथ लेखा -परीक्षा टटप्पणी भाग -01 के बकाया टरपोटो की सूची संलग्न कर रहा हाँ
नजससे इस बात का पता चलता है कक सबसे पुरािा बकाया लेखा-परीक्षा टरपोटा वषा 2001 का है ।
लेखा-परीक्षा टरपोटा के िीध्र निपटारे का महत्व मेरे द्वारा अलग से बतािे की आवश्यक्ता िहीं है । लेखा
-परीक्षा नवभाग इस मामले में पहले ही बहुत बार स्मरण-पत्र भेंज चुका है । लेखा परीक्षा नवभाग द्वारा
प्राप्त पत्राचार का अवलोकि करिे के पश्चात मैं इस ितीजे पर पहुाँचा हाँ कक इस मामले में एक त्रीसदस्यीय
मीटटंग बुलाई जािी चानहए नजसमें आप , मैं और लेखा परीक्षा अनधकारी इस बकाया लेखा परीक्षा
टरपोटा के निपटारे के संबंध में नवचार-नवमिा कर सकते हैं ।
मैं आपसे अिुरोध करता हाँ कक आपको जो नतनथ उपरोक्त मीटटंग के नलए उनचत लगती है वह नतनथ
तुरंत बतािे की व्यवस्था करें ताकक बकाया लेखा परीक्षा टरपोटा भाग -01 का निपटारा नबिा नवलंब
ककया जा सके ।
ZRTI/BSL
आपसे प्राप्त होिे वाले पत्र की प्रतीक्षा में ।
आपका भवदीय
(एस.एस.िमाा)
संलग्न : 01
श्री ए.के .दीनक्षत
वटरष्ठ मंडल कार्त्माक अनधकारी
भुसावल ।
अभ्यास सं्या : 04 ई
नवत्त सलाहकार एवं मु्य लेखा अनधकारी की ओर से सभी मंडल रेल प्रबंधकों को एक अद्धािासकीय पत्र
नलनखए नजसमें बाहरी व्यनक्तयों से प्राप्त नबलों के बकाया के संबंध में चेताविी दीनजए ।
श्री वी.भी.पाटटल
नवत्त सलाहकार एवं मु्य लेखा अनधकारी
छत्रपनत निवाजी टर्त्मािस मुंबई ।

240
मध्य रेल नव.स.एवं.मू.ले.अ.

का कायाालय
छ.नि.ट.मुंबई ।
सं्या: लेखा /प्राप्य नबल/1303
नतनथ: 14/02/2003
मेरे नप्रय
देिमुख/िमाा/वमाा/देसाई .
नवषय : प्राप्य नबलों की नबगड़ती हुई नस्थनत के बारे में ।

सदभा:
*****
मेरे इस पत्र के साथ मैं 31.12.2002 तक बकाया प्राप्य नबलों की सूची को भेज रहा हू ं । इस सूची में
सभी मंडलों में बाहरी व्यनक्तयों से बकाया नबलों की जािकारी दिााई गई है । इसके आधार पर आप स्वयं
देख सकते हो कक 31.12.2002 के अंत तक 04 करोड़ 89 लाख रुपए बाहरी व्यनक्तयों से वसूल करिे के
नलए बकाया पड़े हैं जो जिवरी 2003 तक 06 करोड़ 84 लाख रुपए बकाया हुए हैं ।
भुसावल तथा जबलपुर मंडल में ऐसे बकाया का निपटारा करिे के नलए काफी अच्छे कदम उठाए गए
हैं अन्खय मंडलों द्वारा प्राप्य नबलों का निपटारा करिे के नलए उनचत कदम उठाए जाएं ऐसी अपेक्षा करता
हाँ ।
ZRTI/BSL
प्राप्य नबलों के बकाया का निपटारा करिे के नलए सभी मंडलों द्वारा हर समय नविेष कदम उठाए जािे
की आवश्यक्ता है ।
इस मामले में की गई कायावाही की जािकारी मुझे तुरंत देिे की व्यवस्था करें ।
आपका भवदीय
(वी.भी.पाटटल)
श्री देिमुख
श्री िमाा
श्री वमाा
श्री देसाई
सभी मंडल रेल प्रबंधक ।

241
UNIT MODULE NO. 13
DRAFTING
DRAFTING
The following are some of the important letters or communications dealt with in
the office: -
1) Ordinary letter. 2) Demi official letter

3) Confidential letter. 4) Secret or top Secret letter.
5) Reminder. 6) Registered letter.
7) Memorandum. 8) Notification.
9) Notice. 10) Circulars.
11) Endorsement. 12)Resolutions.
13) Press Note. 14) Telegrams.
15) Wireless Message. 16) Letters to Private Bodies.
However the following forms are used for internal correspondence within the
office: -
1) Office Note.
2) Sectional office orders.
3) Procedural office orders.
ZRTI/BSL
Lesson No. 2
ORDINARY LETTER
These are the most common forms used for all formal communications between
any two parties. The following are essential contents of any ordinary letter.
1) Letter head
2) No and date of communication
3) Name of the issuing office
4) Designation of the addressee
5) Salutation.
6) Subject.
7) Reference.
8) Main text of the letter.
9) Signature and Designation of the sender.
10) Enclosure.

ACCOUNTS FACULTY
195
UNIT MODULE NO. 13
DRAFTING
Lesson No. 3
DEMI OFFICIAL LETTER(D.O.LETTER)
One officer writes these letters to another officer at the same level or in equal
status or higher status also. This communication is also in the personal capacity
of the sender. Such letters are written to draw the attention of the officer
concerned about abnormal delay or calling of urgent information. Such letters
have some personal touch in them and should be started with “ My dear” or
“Dear Shri” as per the level of the corresponding officer. D.O. Letters should be
written in first person only.
CONFIDENTIAL LETTER
These are just like ordinary letters, but contains the matters, which are
confidential in nature. These letters are marked as “Confidential” on top of the
envelope. The cover containing these letters should be handed over to despatch
section and are issued from confidential files maintained in confidential section or
by confidential assistants.
SECRET OR TOP SECRET LETTERS
These letters are issued from the files separately maintained by the officer
ZRTI/BSL
concerned or by confidential section. Absolute secrecy is maintained regarding
such letters. These are to be marked as “Secret” or “Top secret” as the case
may be. After closing the cover it will be despatched either by register post or by
railway dak acknowledgement due or otherwise. If a reply is not received for a
letter within a fortnight or a particular period a reminder is to be issued which may
be on a printed reminder form. If a reply in not received despite a reminder a
special reminder or D.O. reminder may be issued bringing out importance of the
case. Generally reminders stereo type in nature should be avoided.
CIRCULAR LETTERS
When the instructions or orders are to be communicated to a large number of

individuals of all offices situated in a Zonal Railway, these letters are issued and
are known as circular letters. This is generally arranged by cutting stencils on
typewriters and getting required number of copies printed on duplicating
machines after obtaining the signature of the concerned officer. These bear
circular number and date.
NOTIFICATION
When a communication is of interest to a large number of Railway Staff

“Notification” is issued in the gazette by the Railway Administration. In such
cases Notification is sent to press before publication in railway gazette.
ACCOUNTS FACULTY
196
UNIT MODULE NO. 13
DRAFTING
NOTICE
When a matter of importance and is in interest of not only the railway staff but
general public at large Notices are issued and pasted on Station Notice Board
and office notice board. It is also necessary to publish the notices in approved
newspapers.
LETTERS TO PRIVATE BODIES
The letters to the private bodies will be in official form like an ordinary letter with
following exceptions.
1. My dear or dear Shri will be replaced by M/s.

2. Sincerely will be replaced by yours faithfully.
SECTIONAL OFFICE ORDER(S.O.O.)
The sectional office order is issued for the section branches or the offices in
connection with the staff changes, other minor changes in the day to day working
of the office. These are to be signed by the section officer or by the branch
officer. These are also issued like a letter but do not have any office address the
officer signing the order signs these under his own signature. Such S.O.O.’s are
issued under a memo.
ZRTI/BSL
PROCEDURAL OFFICE ORDERS (P.O.O.)
The P.O.O. is issued when the existing procedure is to be changed which may
effect working of one or more sections, branches or offices. These are also
issued when a new policy is to be adopted or given effect. These are signed
under the designation of the H.O.D. These will also appear in the form of an
ordinary letter but do not have any office address. This will have an
endorsement as “P.O.O. Number ------“ for the year. These are also issued under
memo.

ACCOUNTS FACULTY
197
UNIT MODULE NO. 13
DRAFTING
Lesson No. 4(a)
Write a office note from Finance section to Sr.DAO bringing out the
discrepancies noticed during the check of Tender.
CENTRAL RAILWAY. OFFICE NOTE Sr. DAO’s Office

Bhusawal.
N0. SDAO/FX/221/45
Date. 01/05/2001.
SUBJECT: - Discrepancies noticed during the check of Tender No.56

for supply of Ballast.
****
The tenders for supply of Ballast were checked and following
observations are made: -
1) The lowest and the second lowest tenderers have quoted there rate with
stipulation that local taxes will be extra which has not been taken into
consideration while working out the total cost of the offer. This will lead to
change in the inter-se position.
2) The credentials of the lowest tenderers have not been submitted along with
ZRTI/BSL
the offer, which are necessary for consideration of their offer. Executive will
be asked to submit the before fixing the date of Tender committee meeting.
3) None of the tenderers have submitted samples along with the tenders, the
reason for the same will be asked for from the Executive.
4) Third and the Forth lowest have not submitted Earnest money along with their
offer, hence their tenders should be summarily rejected and remark to the
effect should be given on the comparative statement
If agreed to, Executive will be asked to clarify the above before the
tender is admitted for internal check.
A.A (FX)
S.O.(FX)
D.A.O
SR.D.A.O.
ACCOUNTS FACULTY
198
UNIT MODULE NO. 13
DRAFTING
Lesson No. 4(b)
SINGLE FILE SYSTEM.
Under this system the correspondence between two branches of the two offices
will be avoided. There will be only one file for one subject separately allotted to
be dealt with by one branch. Instead of opening several files by different
branches, only one file will be opened for one subject.
Under this system, ideas are exchanged and information, opinions, decisions and
orders are given through file noting. The files are being sent along with the notes
as and when necessary. This will eliminate writing of letter from one branch to
another or at least there will be reduction in number of correspondence.
This system has been introduced in Accounts department with effect from
March’69. The salient features of the working of this system are as under.
1) Each file is in two parts, one part being for noting and the other part for
correspondence.
2) Page numbering on the correspondence and noting is processed from bottom
to top.
3) All correspondence will be in the offices of the Accounts department located
at the same place or Division will be carried out by means of noting side of
ZRTI/BSL
the file.
4) Inter sectional correspondence will be avoided.
5) In case of Divisional Accounts office or unit office if they have to issue a letter
to other HOD of Administrative level, the draft of the letter with a self
contained note is submitted with the connected file to the concerned Deputy
for the issue of letter under his or under the signature of FA&CAO. If the old
files are closed and new files are opened, then reference of previous file
should be given and dealing should be separated.
6) The numbers are allotted in block to each section. The allotment of the
numbers to the sub-section is done within the block itself. If any file or a case
is to be opened, the new file number will be within the allotted number of the
files. A register will be maintained to record the file number and subject to be
dealt with by each branch/section and the section will be responsible for
dealing of the subject allotted.
Under this system, In case investigation is necessary before a reply can be given
to a note, the receiving branch will retain a spare copy of the note and the file will
be returned to the original branch.

ACCOUNTS FACULTY
199
UNIT MODULE NO. 13
DRAFTING
Write a ordinary letter from Sr.DAO to Sr.DPO regarding delay in
submission of regular pay sheet.
CENTRAL RAILWAY Sr.D.A.O.’S Office

Bhusawal
No. SDAO/BSL/ESTB/42/65
Date. 28/04/2001
Sr.DPO/BSL.
Subject: - Delay in submission of Regular pay sheet.
Reference: -
Lately it is observed that the Regular pay sheets are being submitted late to this
office for internal check. A list indicating the date of receipt and the date of
submission as per schedule is enclosed here with. It will be very clear from the
list that there is inordinate delay in submission of pay sheet particularly in case of
pay sheet preparing units listed at serial numbers 41, 61, 64, 102.
The delay in submission of pay sheets is resulting in curtailment of period in
ZRTI/BSL
internal check. This could lead in overpayment to the employees and defeat the
very purpose of pre-check. Your office may be aware the pay sheets are required
to be passed on to pay office for arranging payment in time after they are passed
for payment.
It is therefore requested that the machinery at your end may be tightened so that
in future, the target dates fixed for submission of pay sheets are strictly adhered
to.
The line of action taken in this matter may kindly be intimated to this office.
Enclosures: -
SR.D.A.O./ BSL

ACCOUNTS FACULTY
200
UNIT MODULE NO. 13
DRAFTING
Write a D.O. letter from Sr.DAO to Sr.DPO regarding expeditious disposal
of Part I Audit Inspection Report.
S.S.SHARMA
Sr.D.A.O./BSL
CENTRAL RAILWAY Sr.DAO’S Office

No.SDAO/BSL/INSP/442/21 BHUSAWAL.
Date. 29/04/2001
My dear Dixit,
Subject: - Expeditious disposals of part I Audit Inspection Report.
Reference: - Your letter No. Dated.
***
I am enclosing herewith a list showing the year wise position of part I Audit
Inspection reports. From the list you will find that the oldest report pertains to the
year 1987 which is still outstanding.
I need not emphasis the importance of expeditious clearance of all Audit
objections. Audit Department is constantly reminding me for quick disposal of
ZRTI/BSL
outstanding Audit Inspection Reports. Having gone through Audit Officers
reference I have concluded that most of the Reports are outstanding for want of
final replies to 0ne or two paras. I would, therefore suggest that we hold a
tripartite meeting for clearance of all such outstanding Audit Inspection Reports.
May I, therefore, request you to suggest a convenient date for the above
purpose, so that Audit Officer may will also be requested to attend the meeting.
As regards the other outstanding Audit references, I suggest that senior
supervisor of your department may be asked to contact his counterpart in my
office and finalize the replies so that substantial clearance is achieved.
I would also like to bring to your notice that the outstanding position of
Audit Reports is highlighted in the monthly and periodical reports being submitted
to FA&CAO and other higher officials.
Your reply by return will be appreciated.
Yours Sincerely,
(S.S.SHARMA)
Shri. A.K.DIXIT
Sr.DPO/BSL.

ACCOUNTS FACULTY
201
UNIT MODULE NO. 13
DRAFTING
Write a D.O. letter from FA&CAO to all DRM’S bringing out the deteriorating
position of bills recoverable from outsiders.
B.V.PATIL
FA&CAO/CSTM
Central Railway FA&CAO’s office
CSTM.
No.AC/XBR/1303/89
Date. 30/04/2001
My dear Deshmukh / Sharma / Verma / Patil/
Subject: -Deteriorating position of Bills Recoverable.
Reference: -
***
I am enclosing herewith the position of outstanding bills to be
recovered from outsiders as on 31/12/2000 in respect of various divisions. It may
be seen from the position brought out that the total outstanding as on 1/4/2000
was to the tune of Rs.4.79 crores where as the same has increased to
Rs.6.84crores as on 31/12/2000.
There is appreciable clearance of outstanding as far as BSL and JBP
division, it will be necessary for all other divisions to initiate action for early
ZRTI/BSL
realization of the outstanding.
I would request you to pay special attention to the clearance of these
dues in order to bring down the outstanding.
I am also enclosing a statement showing service wise details of dues
to be recovered which will indicate the areas where the outstanding are
substantial.
Action taken in this regard may be kindly intimated to me.
Yours sincerely,
(B.V.PATIL)
Shri. B.K.DESHMUKH.
DRM/BSL.

ACCOUNTS FACULTY
202
साांनिनिक लेखा परिक्षा
अभ्यास सां्या 01 ए एिम बी
01. भाित के नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक सिकाि के सभी लेखों का लेखा पिीक्षण कििे के नलए
अनिकािी मािे जाते हैं । सांिनिाि की िािा 149 से 151 में दिए गए प्राििािों के अिुसाि भाित
के नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक एक अनतनिनिनि अनिकािी होते हैं । इिके मु्य कर्त्तव्य
निम्ननलनखत होते हैं -
02. भाित के समेदकत निनि से होिे िाले सभी व्यय के व्यिहािों के नलए अिुिनक्षत लेखों का लेखा
पिीक्षण कििा एिां यह िेखिा की नजस कायत के नलए सांसि िे पैसा खर्त कििे के नलए मांजूिी िी
थी िह पैसा उसी कायत पि सिकाि द्वािा खर्त दकया गया है अथिा िहीं ।
03. भाित की आकनस्मक निनि से होिे िाले व्यय का लेखा पिीक्षण कििा ।
सांबांनित निभागों द्वािा अिुिनक्षत दकए गए उत्पािि खाते तथा लाभ एिां हानि खातों का तथा तुलि
पत्रों का लेखा पिीक्षण कििा तथा उसके सांबांि में एक निस्तृत रिपोटत तैयाि कििा यह रिपोटत तैयाि
किते समय भाित के नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक द्वािा निम्ननलनखत मिों पि ध्याि िेिा आिश्यक
अभ्यास सां्या : 01 सी
01. भाित के नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक के इस सांबांि में मु्य कर्त्तव्य निम्ननलनखत होते हैं -
02. सिकािी निभाग नजसमें की िाजकोि तथा लेखा निभाग भी िानमल होते हैं इिके द्वािा अिुिनक्षत
दकए गए लेखों का लेखा पिीक्षण कििा ।
भाित के नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक ऐसे लेखों का लेखा पिीक्षण तथा पुस्तकों का लेखा पिीक्षण
कििे हेतु अपिे प्रनतनिनि को नियुांक्त कि सकता है
इि प्रनतनिनियों द्वािा तथा लेखा पिीक्षकों द्वािा सांबांनित निभागों के अनिकारियों को सांबांनित व्यिहािों
का लेखा पिीक्षण कििे हेतु उनर्त प्रश्न पूछे जा सकते हैं औि इस नििीक्षण के आिाि पि नििीक्षण रिपोटत
तैयाि दकए जा सकते हैं ।
अभ्यास सां्या: 02
िेलिे लेखा पिीक्षा -
01. िेलिे द्वािा अिुिनक्षत लेखों की लेखा पिीक्षा कििे के नलए भाित के नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक
की नजम्मेिािी भाित के अनतरिक्त उप-नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक (िेलिे िाखा) इिकी होती
ACC/ZRTI/BSL
क्षेत्रीय िे ल प्रनिक्षण सांस्थाि भुसािल
243
लेखा सांकाय
है । इिकी सहायता के नलए लेखा पिीक्षा नििेिक(िेलिे) होते हैं । प्रत्येक क्षेत्रीय िेलिे के मु्यालय
में भी लेखा पिीक्षा नििेिक ,मु्य लेखा पिीक्षा अनिकािी, मांडल लेखा पिीक्षा अनिकािी तथा
लेखा पिीक्षा निभाग का सांगठि कायत किता है । लेखा पिीक्षा निभाग के प्रमुख कर्त्तव्य भाितीय
िेलिे के लेखों का लेखा पिीक्षण किते समय निम्ननलनखत होते हैं -
02. भािती य िेलिे के अनिकारियों द्वािा िी गई ऐसी मांजूरियों का लेखा पिीक्षण नजिका परिणाम
दकसी एक क्षेत्रीय िेलिे के अथिा भाितीय िेलिे के निर्त्ीय व्यिस्था पि होता है ।
03. िाष्ट्रपनत द्वािा जािी दकए गए ऐसे मांजूरियों का लेखा पिीक्षण कििा नजिका परिणाम भाितीय
िेलिे के निर्त्ीय व्यिस्था पि होता है ।
04. निमातण कायत तथा भांडाि की खिीि के सांबांि में बुांलाए गए तथा स्िीकृ त दकए गए निनििाओं का
लेखा पिीक्षण कििा ।
05. िेलिे बोडत के कायातलय में िखे गए लेखों का लेखा पिीक्षण कििा ।
06. िेलिे के लेखा निभाग में आांतरिक जााँर् के नलए अपिाई गई प्रणाली रठक तिह से लागू की
गई है अथिा िहीं यह िेखिा ।
07. आांतरिक जााँर् के नलए जो पद्धनर्त् िेलिे के लेखा निभाग द्वािा अपिाई गई है िह पयातप्त है अथिा
िहीं यह िेखिा ।
यह िेखिा की िेलिे के सभी निर्त्ीय व्यिहािों का लेखा-जोखा बिाबि िखा जा िहा है तथा लेखा निभाग
द्वािा िेलिे के निर्त्ीय नहतों पि पयातप्त ध्याि दिया जा िहा है ।
नििेिक लेखा पिीक्षा उपिोक्त कायों के अलािा इसनलए भी नजम्मेिाि होते हैं दक िेलिे के लेखों का पूणत
रूप से लेखा पिीक्षण होता है तथा िेलिे के लेखा निभाग में तथा निनभन्न कायात लयों में िखे गए रिकॉडत
का समय-समय पि लेखा पिीक्षण कििा यह भी लेखा पिीक्षा निभाग की एक महत्िपूणत नजम्मेिािी
होती है ।
इस नजम्मेिािी के तहत लेखा पिीक्षा निभाग द्वािा िेलिे के सभी आय एिां व्यय के व्यिहािों का लेखा
पिीक्षण दकया जाता है र्ाहे िह व्यिहाि निमात ण निभाग द्वािा दकए गए हों अथिा र्ालू लाईि निभाग
द्वािा अथिा भांडाि खिीिी सांबांिी हो अथिा उत्पािि सांबांिी हो ।
साांनिनिक लेखा पिीक्षा की लागत िेलिे िाजस्ि द्वािा िहि की जाती है औि 345-भाितीय िेलिे िीनत
नििातिण ,नििेिक सांिोिि तथा निनभन्न सांगठि इस लेखा िीर्त में इस व्यय को िजत दकया जाता है ।
अभ्यास सां्या : 03 ए, बी एिम सी
लेखा पिीक्षा निभाग से पत्रार्ाि -
01. सामान्खयत: साांनिनिक लेखा पिीक्षा के परिणाम निम्ननलनखत पत्रार्ाि के रूप में लेखा निभाग में
प्राप्त होते हैं -
02. लेखों औि निभागीय कायातलयों तथा स्टेिि रिकॉडत की लेखा-पिीक्षा के िौिाि पाई गई नििेर्
एिां महत्िपूणत तथा गांभीि अनियनमतताओं को सूनर्त कििे हेतु तैयाि दकए गए निनिि रिपोटत ।
03. लेखा कायातलय के रिकॉडत की लेखा पिीक्षा किते समय दिखाई गई छोटी-मोटी अनियनमतताओं
को ििातिे हेतु तैयाि की गई लेखा पिीक्षा रटप्पनणयााँ ।
ACC/ZRTI/BSL
244
कायतकािी कायातलयों तथा स्टेििों के प्रािांनभक रिकॉडत की लेखा पिीक्षा किते समय ध्याि में आिे िाली
अनियनमतताओं को ििातिे हेतु तैयाि दकए जािे िाले लेखा पिीक्षा नििीक्षण रिपोटत ।
लेखा पिीक्षा आपनर्त्यों का निपटािा -
सभी लेखा पिीक्षा आपनर्त्यााँ, लेखा पिीक्षा रटप्पनणयााँ एिां लेखा पिीक्षा नििीक्षण रिपोटत प्राप्त होते ही
सांबांनित लेखा अनिकािी द्वािा उस पि तुिांत ध्याि िेिा र्ानहए। लेखा पिीक्षा आपनर्त्यााँ या तो ऐसे
मामलों से सांबांनित हो सकती हैं नजन्खहें कायतकािी अनिकािी से नबिा नबर्ाि-निमित दकए निपटाया जा
सकता है अथिा ऐसे मामलों से सांबांनित हो सकती है नजि पि के िल कायतकािी अनिकािी द्वािा ही
कायतिाही की जा सकती है । पहले प्रकाि में लेखा-पिीक्षा निभाग द्वािा उठाई गई आपनर्त्यों का निपटािा
लेखा कायातलय द्वािा दकया जािा र्ानहए । लेदकि िूसिे प्रकाि में लेखा अनिकािी को लेखा पिीक्षा
आपनर्त्यों के निपटािे के नलए कायतकािी अनिकािी से सहायता मााँगिी र्ानहए औि सभी कायतकािी
अनिकारियों को ऐसे मामलों में उन्खहें सहयोग िेिा र्ानहए । लेखा पिीक्षा निभाग द्वािा उठाई गई
आपनर्त्यों पि लेखा-निभाग द्वािा िैसी ही कायतिाही कििी र्ानहए । यदि िह गलती उिके आांतरिक
जााँर् के िौिाि पाई जाती तो जो कायतिाही की अपेक्षा की जाती थी िैसी ही कायतिाही लेखा निभाग
द्वािा इि मामलों में कििा र्ानहए ।
लेखा पिीक्षा रटप्पनणयााँ एिां नििीक्षण रिपोटत :
नििीक्षण रिपोटत के िो भाग होते हैं । भाग एक में अनिक महत्िपूणत मामले िानमल होते हैं औि भाग िो
में िेर् छोटे-मोटे मामले िानमल दकए जाते हैं ।
मानसक लेखा पिीक्षा के परिणाम लेखा पिीक्षा रटप्पनणयों में दिखाए जाते हैं । लेखा पिीक्षा रटप्पनणयों
के भी िो भाग होते हैं । भाग एक में अनिक महत्िपूणत मामले होते हैं औि भाग िो में छोटे -मोटे मामलों
को िानमल दकया जाता है ।
लेखा पिीक्षा रटप्पनणयााँ एिां नििीक्षण रिपोटत के भाग क्रमाांक िो का निपटािा लेखा अनिकारियों द्वािा
दकया जा सकता है । नजसके नलए लेखा पिीक्षा अनिकारियों को औपर्ारिक उति भेजिे की आिश्यक्ता
िहीं होती है । लेदकि, इिके बािे में सांबांनित लेखा पिीक्षा अनिकािी को समय-समय पि उनर्त जािकािी
िी जािी र्ानहए ।
नििीक्षण रिपोटत औि लेखा पिीक्षा रटप्पनणयों के भाग एक के निपटािे के नलए जहााँ भी आिश्यक हो
निभागीय अनिकािी की सहायता ली जाती हैं तथा लेखा अनिकारियों द्वािा औि निभागीय अनिकारियों
द्वािा की गई कायतिाही की पूिी जािकािी यथािीघ्र लेखा पिीक्षा निभाग को िेिा अनििायत होता है ।
बकाया लेखा पिीक्षा रटप्पनणयों तथा नििीक्षण रिपोटों के पैिाग्राफ के सांबांि में समीक्षा की जािी र्ानहए
। जब तक की लेखा पिीक्षा निभाग द्वािा उठाई गई आपनर्त् का पूणत रूप से निपटािा िहीं होता है तब
तक सांबांनित रिकॉडत को िि िहीं कििा र्ानहए। इसकी नजम्मेिािी सांबांनित लेखा निभाग की तथा
कायतकािी अनिकािी की होती है।
ACC/ZRTI/BSL
245
लेखा निभाग द्वािा कायतकािी अनिकारियों से प्राप्त जबािों की समीक्षा कििी र्ानहए औि यदि िे र्ाहें
तो अनतरिक्त जािकािी मााँगिी र्ानहए । निभागाध्यक्षों की सलाह ली जािी र्ानहए उसके पश्चात ही
लेखा पिीक्षा निभाग को अांनतम जबाि दिया जािा र्ानहए । ऐसे जबाि िेते समय लेखा अनिकािी िे
लेखा पिीक्षा निभाग एिां कायतकािी अनिकािी इि िोिों के बीर् में एक महत्िपूणत कड़ी के बीर् में कायत
कििा र्ानहए तादक अांत में कोई नििाि बाकी ि हो ।
अभ्यास सां्या :04 बी एिम सी
भाित के अनतरिक्त उप-नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक (िे लिे िाखा) भाितीय िेलिे के लेखों का लेखा
पिीक्षण के सांबांि में अांनतम रिपोटत तैयाि कििे के नलए नजम्मेिाि होते हैं ।
लेखा पिीक्षण के िौिाि ध्याि में आिे िाले सभी महत्िपूणत मामले जहााँ नििेिक लेखा पिीक्षा यह मािते
हैं दक इन्खहें नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक के अांनतम िेलिे रिपोटत में िानमल कििा आिश्यक होता है ।
ऐसे मामलों के सांबांि में नििेिक लेखा पिीक्षक पहले िेलिे प्रिासि को तथा सांबांनित निभागाध्यक्ष को
एक नििेर् पत्र द्वािा सूनर्त किते हैं । िेलिे प्रिासि द्वािा यह अपेक्षा की जाती है दक ऐसे नििेर् पत्रों
की छािबीि किते हांए सीनमत समय में इि नििेर् पत्रों के जबाि लेखा पिीक्षा निभाग को िेिी र्ानहए
। इन्खहीं नििेर् पत्रों के आिाि पि आगे र्लके लेखा पिीक्षा रिपोटत बि सकता है इसनलए इिका जबाि
िेिा बहत ही महत्िपूणत होता है । यदि इिका जबाि रठक तिह से िहीं दिया जाता है तब लेखा पिीक्षा
नििेिक यह निणतय ले सकता है दक ऐसे मामलों को िेलिे के लेखा पिीक्षा रिपोटत में िामील कििा
र्ानहए ।
लेदकि, ऐसा कििे से पहले लेखा पिीक्षा नििेिक ऐसे मामलों को ड्राफ्ट पैिा के माध्यम से सांबांनित िेलिे
के महाप्रबांिक को सूनर्त किता है नजसकी प्रनतनलनप सांबांनित नि.स.एिां.मू.ले.अ.तथा सांबांनित
निभागध्यक्ष को भी िेता है । नजसे ड्राफ्ट पैिा कहते हैं । ऐसा ड्राफ्ट पैिा प्राप्त होिे के बाि लेखा निभाग
का यह कर्त्तव्य होता है दक सांबांनित मामले की सांपूणत रूप से छािबीि किते हए यदि अनतरिक्त जािकािी
की आिश्यक्ता हो तो सांबांनित कायतकािी अनिकािी से उसे प्राप्त किते हए लेखा पिीक्षा निभाग को
समािाि कििे िाला अांनतम जबाि तैयाि किें । ऐसा जबाि तैयाि कििे के नलए िेल -प्रिासि के पास
के िल आठ सप्ताह का समय होता है ।
01. िेलिे प्रिासि द्वािा ड्राफ्ट पैिा का अांनतम जबाि िेलिे बोडत को भेजते समय िेलिे बोडत की उनर्त
जािकािी हेतु निम्ननलनखत अनतरिक्त जािकािी भेजिी र्ानहए ।
02. सांबांनित मामले का सांपूणत इनतहास तथा सभी पत्रार्ाि की प्रनतनलनपयााँ ।
03. ड्राफट पैिे का िब्ििह उर्त्ि ।
04. मामले का क्रमािुसाि तैयाि दकया गया सािाांि ।
05. ऐसे मामले िुबािा ि हों, इसनलए की गई कायतिाही की जािकािी ।
जहााँ व्यनक्तगत गैि नजम्मेिािी के कािण िुकसाि होता है िहााँ अिुिासिात्मक कायतिाही की जािकािी
।
ACC/ZRTI/BSL
246
भाित के नियांत्रक एिां महालेखा पिीक्षक द्वािा िेलिे के सांबांि में लेखा पिीक्षा रिपोटत बजट सत्र में सांसि
के सामिे प्रस्तुत दकया जाता है । नजसे लोक लेखा सनमनत द्वािा पढ़ा जाता है । लोक लेखा सनमनत द्वािा
इस रिपोटत के अध्ययि के बाि िेलिे प्रिासि को मागतििति हे तु सलाह िी जाती है नजसका पालि िेल
प्रिासि द्वािा भनिष्य के नलए दकया जाता है ।
ACC/ZRTI/BSL
247
UNIT MODULE NO. 14
STATUTORY AUDIT
STATUTORY AUDIT
Comptroller and Auditor General of India (C & AG) is the final audit authority in
India. As per article no. 149 to 151 of the Indian constitution, he is responsible for
the audit of the Accounts of the Indian Railways. The main duties of the C & AG
are as under: -
a) To audit all expenditures from Consolidated fund of India with a view to

ascertain whether the money shown in the Accounts as having been
disbursed were legally available for and applicable to the service or purpose
for which those have been applied and whether the expenditure confirms to
the authority governing the same.
b) To audit all the transactions relating to Contingency fund and Public accounts.
Lesson No. 1(c)
c) To audit all trading, P & L A/Cs and manufacturing A/Cs and balance sheet
together with the subsidiary accounts maintained by the department
concerned and in each case, to report on the expenditures, transactions of all
accounts so audited by him. The C & AG in connection with the performance
of his duties has authority –
i) To inspect any office of the Accounts including Treasuries and such

offices responsible for keeping the records.
ii) To call for any accounts, books, papers and other documents which
deal with the basis of accounts and are relevant to the transactions to
which his duties in respect of audit is extended. He shall appoint his
authorized representatives for inspection of the documents.
iii) To put such questions or to make such observations as he may
consider necessary to the person in-charge of the office or to call for
such information, which he may require for preparation of accounts of
the report.
Lesson No. 2
Railway Audit
The responsibility of the C & AG in respect of audit of the Railway Accounts is

discharged through Additional C & AG (Railway wing) and Director of Audit, who
conducts the audit on behalf of and the direction of C & AG. For this purpose at
each Zonal Railways HQr, have been attached with the Director of Audit for
discharging the duties for Auditing of a particular Railway Accounts.
ACC/ZRTI/BSL
ACCOUNTS FACULTY
203
UNIT MODULE NO. 14
STATUTORY AUDIT
Lesson No. 2(c)
Divisional Audit Officers/Asstt.Audit Officers further assist the Directors of Audit

at Divisional level. The main responsibilities of the Audit department are as
under:-
1. To audit sanctions having financial effects and those pertaining to an

individual Railway or Railway Accounts offices.
2. To audit sanctions regarding financial rules and general orders issued by the
President which are exclusively applicable to the Railway Department.
3. To audit tenders invited and accepted by the Railway for purchase of
materials.
4. Audit the accounts maintained in the Railway Board’s office.
5. To ensure that the system of Accounts used by the internal check authority is
correct.
6. To see that the method of check applied at every stage of the Accounts is
sufficient.
7. To see that the Accounts are maintained properly and arrangements exists in
the accounts office to ensure attention to the financial interest of the Railway
on the part of all accounts.
The Director of Audit of a Railway is also responsible for detailed auditing of the
accounts of the Railway and for conducting inspection of records of various
offices of that Railway. Thus his responsibility further extends to audit all
expenditure and receipt of Railway whether under construction or open line
including traffic accounts, accounts of stores and manufacturing stock etc.
The cost of Railway audit is borne by the Railway Revenue and is debited to
minor head “Statutory Audit” including pensionary charges which is operated
under the major head’345’-Indian Railways- Policy formulation, Director
Research and Miscellaneous Organization.
Lesson No. 3
Communication from Audit: -
Ordinarily the results of Statutory Audit are communicated to Accounts

department through: -
1. Specific reports of more important and serious irregularities discovered during

the course of Audit of Accounts department, Departmental Offices and station
records.
ACC/ZRTI/BSL
ACCOUNTS FACULTY
204
UNIT MODULE NO. 14
STATUTORY AUDIT
2. Audit Notes detailing minor irregularities noticed during the course of Audit of
Accounts Office records.
3. Inspection reports showing the results of Audit of initial records of the

Executive offices and stations.
Disposal of Audit objections: -
The Accounts Officer should promptly attend to all audit objections and notes.
Audit objections may either relate to matters, which can be disposed off by the
Accounts Officer himself without referring to the Executive concerned, or the
matters, which can be well explained by the executives concerned only. The
matters where the executives are not to be consulted, the objections should be
made out directly by the Accounts officer and reply will be given to the Audit
department. In the other cases, the executives should be referred to for obtaining
necessary information in order to give a suitable reply to the Audit department.
An Accounts officer is expected to take generally the same action on the defects
and irregularities brought out to his notice by the Audit department as he could
have taken if he would have detected the same.
Audit Notes and Inspection reports: -
An Inspection report consists of 2 parts, Part I dealing with more important

matters and Part II dealing with the rest of the items containing minor routine
matters of objections. Audit Notes detailing the results of monthly test Audit
similarly consist of 2 parts and should be promptly attended to by the Department
Concerned or the Accounts Office without any delay.
The final disposal of Part II of the Audit notes and Inspection reports, whether on
accounts or executive officers rests with the Accounts Officer and no final reply to
the Audit department is necessary. Disposal of such Audit notes and Inspection
reports should, however being made available to the Audit department.
Replies to Part I Inspection reports and Audit notes including specific reports on
the more important irregularities should be sent to the Audit officer as soon as
possible showing clearly the action taken thereon.
A record of specific reports, Audit Notes Part I & II, Inspection reports Part I & II
etc. received from the Audit department should be kept and reviewed periodically
to ensure prompt disposal of all outstanding paras. The collected records on
which objections have been raised should not be destroyed till such time the
objections have been settled.
ACC/ZRTI/BSL
ACCOUNTS FACULTY
205
UNIT MODULE NO. 14
STATUTORY AUDIT
Replies to Inspection Reports: -
Replies to inspection reports of Executive officers should be sent by those

officers through the Accounts Officer concerned. In scrutinizing them the
Accounts Officer should call for additional information if required and consult the
Head of the Department concerned wherever desirable before giving a reply to
the Audit officer. The Accounts officer while giving replies to the Audit
Department should act in close collaboration with the Administrative authorities
concerned, so that the information given to Audit may be an authority to
statements of facts on behalf of Railway Administration and there may be no
possibility of any dispute at a later stage.
Audit report on Railways: -
Additional Dy.C&AG of India (Rlys.) and the Director of Audit are responsible for
preparation of a report of the C & AG (Rlys.) which also includes the comments
on the appropriation accounts of the Railways compiled by the Ministry of
Railways.
All important cases coming to the notice of the Audit department during the
course of Inspection or regular audit which in the opinion of the Director of Audit
must be included in the reports of the C & AG are ordinarily brought to the notice
of the Railway Administration /Executive concerned through special letters. The
Railway Administration and Executives are expected to promptly scrutinize the
facts brought out therein and sent the replies to the Audit department within the
time prescribed for the purpose. Since, the special letters and relevant
documents etc. forms the basis of the material for the Audit report, the
Executives should deal with them at sufficiently high level and bring out their
point of view in a convincing manner so that the Director of Audit may have full
presentation of the Railways case before he proceeds to prepare a draft para for
incorporation in the Audit report.
The Director of Audit prepares a draft para and sent to the G.M endorsing copies
to the FA & CAO and the head of the department concerned. On receipt of the
Draft para in the Accounts office, it is the responsibility of the Accounts
department to fully examine the objections brought out therein with relevant
records/documents etc. already available with him. If required additional
information should be obtained from the Executives concerned so that a
convincing reply can be prepared and submitted to the Audit department. The
time limit for submission of replies to the Audit department in respect of draft para
is of 8 weeks from the date of receipts in the Accounts office.
ACC/ZRTI/BSL
ACCOUNTS FACULTY
206
UNIT MODULE NO. 14
STATUTORY AUDIT
To enable the Railway Board to approve the draft reply prepared by the Railway
Administration, the following additional information should also be sent.
1. The history of case with copies of the relevant correspondence.

2. Sentence-wise comments on the Draft para.
3. A chronological summary of the case where there has been unusual delay in
the case.
4. Remedial action proposed to be taken to avoid recurrence in future.
5. Disciplinary aspects where individual lapses have been brought out.
The report of C & AG (Rlys.) including the Draft para is presented to the
Parliament generally in the Budget session where it is taken up for consideration
by the PAC which is a Parliamentary committee itself. The committee examines
this report very critically and the views / recommendations are communicated to
the Railway Ministry. Based on the recommendations, the Railway has to initiate
action on certain points wherever acceptable.
ACC/ZRTI/BSL
ACCOUNTS FACULTY
207

ZRTI Bhusawal Bilingual (Accounts)

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युनिट मोड्युल सन्ख्या एक

अभ्यास सं्या 01(ए)

1. यात्री और माल के पररवहि के नलये पयाथप्त व्यवस्था उपलब्ध करिा।

भारतीय रेल्वे संगठि की नविेषतायें

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

अभ्यास सं्या 01(बी)

क्रमांक सं्या क्षेनत्रय रे ल्वे का िाम मंडलों की मु्यालय

अभ्यास सं्या 01(सी)

रेल राज्य मंत्री

रेल मंत्रालय में उप मंत्री

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

अध्यक्ष, रेल्वे बोडथ

सदस्य सदस्य सदस्य सदस्य सदस्य नवत्त

अभ्यास सं्या 02(ए,बी,सी)

निम्ननलनखत निदेिालय रेल्वे बोडथ के कायाथलय में कायथरत है।

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

1. नचत्तरंिि लोकोमोरटव कारखािा, नचत्तरंिि ।

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

निम्ननलनखत संस्थायें भी सीधे रे ल्वे बोडथ के नियंत्रण में कायथ करती है ।

1. अनखल भारतीय रेल पथ प्रयोनगक संस्था, पुणे ।

अभ्यास सं्या 02(ए)

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

क्षेनत्रय रे ल्वे का संगठि -

अभ्यास सं्या 02(बी)

अनतररक्त महाप्रबंधक अनतररक्त महाप्रबंधक वररष्ठ उप महा-

अभ्यास सं्या 02(सी)

क्रमांक नवभाग प्रमुख कायथ

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

नवत्त सलाहकार एवं मु्य आय तथा व्यय का लेखा िोखा

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

भंडार पयाथप्त मात्रा में हमेिा

अभ्यास सं्या 03(ए)

मंडल कोड मु्यालय

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

अभ्यास सं्या 03(बी , सी)

मंडल स्तर पर संगठि निम्नािुसार है –

अनतररक्त मंडल रेल प्रबंधक मंडल रेल प्रबंधक के अनतररक्त मंडल

लेखा नवभाग का कायथ -

लेखा नवभाग का मु्य कायथ निम्नािुसार है -

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

लेखा कायाथलय के नवनभन्न अिुभागों क ाा कायथ -

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

यातायात लेखा िाखा -

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

रोकड़ एवं वेति नवभाग -

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

भंडार लेखा िाखा -

कारखािा लेखा िाखा -

अभ्यास सं्या 03(सी)

मंडल स्तर - निमाथण स्तर - कारखािा स्तर -

वरर.मं.नवत्त प्रबंधक वरर.लेखा अनध.(निमाथण) कारखािा ले.अनध.

मं . नवत्त. प्रबंधक लेखा अनधकारी / सहा. कारखािा.

सहायक मंडल नवत्त प्रबंधक

लेखा नवभाग का क्षेनत्रय स्तर का संगठि

नव.स.एवं मु.ले.अनध. नव.स.एवं मु.ले.अनध. नव.स.एवं मु.ले.अनध.

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं

वरर.सहा. वरर. सहा. वरर. सहा. वरर. सहा.

नव.स.एवं मु.ले.अनध. नव.स.एवं मु.ले.अनध.

उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं उप.नव.स.एवं

•क्षेत्रीय रेल प्रनिक्षण संस्थाि भुसावल लेखा संकाय

The Railways in India are Government concern as well as a Commercial concern.