Tahapan Perencanaan Program Insentif Travel (Studi

Kasus Program Insentif untuk Loyal Customer

PT.Telkomsel)

Raka Andita Hidayat 1 , Christina L. Rudatin 2

1 Program Studi MICE – Politeknik Negeri Jakarta, rakahidayat98@gmail.com

2 Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Jakarta, bisnis@pnj.ac.id

ABSTRACT
Incentive travel planners have many roles in an incentive travel program. They can be motivators,
negotiators, event designers, risk managers, and experts on overall incentive travel trends.
Today, incentive travel planners need that skill and some additional skills such as flexibility and
creativity to manage a travel program when the travel industry is rocked by an unstable global
economy. That makes an incentive program planner must have a good strategy in building a
travel incentive program. The purposes of this study can be used as a benchmark for incentive
program planners in making an incentive travel program by paying attention to various things.
The research method used is a qualitative method by collecting data obtained through case
studies of incentive travel programs for loyal customers of Telkomsel held by PT. Kinarya Selaras
in the practice of field work in companies with related fields and by comparing with theories
related to planning travel tours for corporate. The results of this study are in the stages needed
by the incentive program planner to create an attractive and creative incentive travel program by
planners so that incentive program planners can develop travel incentive programs to attract
customer interest.

Keyword: Award, customer, creative, Incentive, Tour

ABSTRAK
Perencana perjalanan insentif memiliki banyak peran dalam sebuah program perjalanan insentif.
Mereka dapat menjadi motivator, negosiator, perancang acara, manajer risiko, dan pakar tren
perjalanan insentif secara keseluruhan. Dewasa ini, perencana perjalanan insentif membutuhkan
keterampilan itu dan beberapa tambahan keterampilan seperti fleksibilitas dan kreativitas untuk
mengelola sebuah program perjalanan ketika industry travel diguncang oleh ekonomi global yang
tidak stabil. Hal itu membuat sebuah perencana program insentif harus memiliki strategi yang
baik dalam membangun sebuah program insentif travel . Tujuan penelitian ini adalah untuk
digunakan sebagai tolak ukur perencana program insentif dalam membuat sebuah program
perjalanan insentif dengan memperhatikan berbagai macam hal. Metode penelitian yang
digunakan adalah metode kualitatif dengan mengumpulkan data-data yang didapatkan melalui
studi kasus program perjalanan insentif untuk pelanggan loyal PT.Telkomsel yang
diselenggarakan oleh PT.Kinarya Selaras dalam praktik kerja lapangan di perusahaan dengan
bidang terkait dan dengan membandingkan dengan teori yang berhubungan dengan perencanaan
perjalanan wisata untuk corporate. Hasil penelitian ini berupa tahapan-tahapan yang dibutuhkan
perencana program insentif untuk membuat sebuah program perjalanan insentif yang menarik
dan kreatif oleh perencana sehingga perencana program insentif dapat mengembangkan program
insentif travel untuk menarik minat pelanggan.

Kata Kunci: Insentif, Karyawan, Kreatif, Penghargaan, Perjalanan wisata

PENDAHULUAN kedalam bahasa Indonesia maka artinya

menjadi perjalanan insentif. Menurut SITE (
Incentive travel bukan merupakan hal yang baru
Society of Incentive Travel Excecutive ),
terutama dibidang bisnis. Jika diterjemahkan
insentif travel adalah sebuah program
99
Hidayat dan Rudatin. (2021). Jurnal Bisnis Event, 2 (8), 99-103
untuk memotivasi dan/atau merangsang
peserta untuk kinerja yang lebih baik lagi dalam
mencapai suatu tujuan dalam sebuah
organisasi/perusahaan. Dengan program ini,
perjalanan insentif adalah sebuah penghargaan
utama. Peserta dapat memenangkan sebuah
lokasi tertentu dalam sebuah program
perjalanan kelompok, atau mereka dapat
memilih dari berbagai macam paket perjalanan,
baik kelompok maupun individu. Biaya untuk
akomodasi dan berbagai hadiah lainnya
termasuk dalam program ini. Incentive Travel
atau Perjalanan Insentif ini juga berfungsi untuk
meningkatkan motivasi baik bagi karyawan,
mitra perusahaan, maupun pelanggan dalam
bekerja sehingga nantinya bisa lebih
bersemangat dalam mencapai target.
Wujud dari Incentive Travel atau Perjalanan
Insentif ini bermacam-macam mulai dari tour ke
tempat-tempat wisata ataupun hanya sekedar
family gathering.
Namun dalam prakteknya, perjalanan
insentif ini tidak hanya tentang bersenang-
senang dan wisata saja melainkan diadakan
juga sesi meeting atau rapat guna
membicarakan strategi perusahaan dalam
meningkatkan penjualan misalnya. Sehingga
perjalanan insentif masih berkaitan pula dalam
hal pekerjaan. Hal ini seringkali diidamkan oleh
para karyawan guna memberikan semangat
baru setelah bekerja keras demi perusahaan.
Untuk membuat sebuah program insentif
yang menarik diperlukan tahapan-tahapan yang
dilakukan oleh perencana program insentif
sehingga akan menghasilkan sebuah rangkaian
program insentif yang menarik dan memberikan
kesan yang tidak akan pernah dilupakan
sepanjang hidup peserta program insentif
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis
membuat rumusan masalah, yaitu : Tahapan-
tahapan apa saja yang diperlukan perencana
insentif travel untuk membuat sebuah program
insentif travel yang menarik ?
Tujuan peneltian ini adalah untuk digunakan
sebagai tolak ukur perencana program insentif
dalam membuat sebuah program perjalanan
insentif dengan memperhatikan berbagai
macam hal-hal yang akan mempengaruhi
program insentif itu sendiri.
Manfaat penulisan adalah mampu membuat
100
Hidayat dan Rudatin. (2021). Jurnal Bisnis Event, 2 (8), 99-103
program insentif travel yang terstruktur,
menarik, dan memiliki sebuah keunikan
tersendiri yang akan dirasakan langsung
oleh peserta program insentif.
Menurut (Incentive Travel Buyer
Handbook Guide,2008:3), tahapan
membuat program insentif menarik adalah:
1. Setting Goals, tahapan pertama dan
terpenting program insentif adalah
sarana untuk tujuan akhir atau strategi
untuk mencapai tujuan bisnis. Untuk
membentuk sebuah Program Insentif,
langkah pertama adalah
mempertimbangkan dengan cermat apa
yang perencana program insentif
inginkan agar program insentif ini
tercapai. Perencana program insentif
harus membuat sebuah pemikiran apa
tujuan bisnis dan bagaimana mereka
cocok dengan kondisi pasar saat ini.
2. Map a Strategy, Setelah perencana
menetapkan sebuah tujuan untuk
program insentif, langkah selanjutnya
adalah untuk menententukan dengan
tepat siapa yang akan perencana
program insentif untuk diberikan
motivasi dan bagaimana caranya.
Mulailah dengan menunjuk siapa mitra
yang tepat untuk menjalankan Program
Insentif ini kemudian dilanjutkan dengan
siapa saja yang terlibat dalam
bagaimana mendapatkan produk atau
layanan perusahaan perencana program
insentif ke pasar dan apa yang
perencana lakukan, bagaimana banyak
antusiasme untuk insentif yang dapat
perencana program insentif harapkan
dari pelanggan
3. Crunch the numbers, Keuntungan atau
penghematan biaya yang dihasilkan
oleh program insentif yang terstruktur
dengan baik akan menutupi biayanya
sendiri, Aturan praktis yang baik adalah
perusahaan harus menetapkan 5 hingga
10 persen dari keuntungan yang
dihasilkan program (penjualan
tambahan), atau 1 persen penjualan
keseluruhan, untuk biaya program itu
sendiri. Anggaran administrasi harus
mencakup 5 hingga 15 persen dari total
biaya program. Pengeluaran akan
berfluktuasi, tergantung pada seluk
beluknya program, banyak analisis akan
dilakukan pada hasil sebuah Program
Insentif untuk mengetahui seberapa
detail dan berapa banyak jam yang
diperlukan untuk menangani tugas-tugas
 administrasi program insentif itu sendiri 9. Negotiating the incentive experience,
4. Choose the award, Sampai tahapan ini Program Insentif yang sukses
intinya adalah semua program perencanaan membutuhkan sebuah pengalaman
perencana program insentif telah masuk sukses dari setiap penyelenggaranya,
untuk fase tujuan dilaksanakannya Program
dari saat peserta melangkah dari
Insentif, tolak ukur tujuan
diselenggarakanya Program Insentif, dan pesawat mereka hingga kedatangan
anggaran pelaksanaan Program insentif, mereka di hotel dan dengan standar
kemudian dilanjutkan untuk fokus memilih layanan terbaik sepanjang perjalanan.
penghargaan yang akan perencana program
insentif buat
5. Motivate, monitor & measure, Pada setiap METODE PENELITIAN
tahap program perjalanan insentif,
perencana memiliki kesempatan untuk
mengoptimalkan hasil dengan mengambil Metode penelitian yang digunakan pada
pendekatan proaktif terhadap peserta. Tidak penelitian ini adalah observasi langsung
peduli seberapa ambisiusnya sebuah
Program Insentif, program akan berhenti jika terhadap kegiatan program insentif untuk
tidak ada yang tahu tentang itu. Di situlah loyal customer PT.Telkomsel yang
promosi masuk untuk memperkenalkan
Program Insentif kepada para peserta diselenggarakan oleh PT.Kinarya Selaras.
6. Group vs. Individual Travel, Gaya hidup yang Observasi yang dilakukan terhadap program
berbeda membutuhkan kebutuhan yang
insentif untuk loyal customer yang dimaksud
berbeda pula. Untuk menciptakan dampak
terbesar, perusahaan harus menawarkan dilakukan selama 1 bulan mulai dari
program insentif yang mengakomodasi
persiapan di kantor PT.Kinarya Selaras
keinginan, kebutuhan, dan jadwal peserta
sebanyak mungkin. Untungnya, dua kategori hingga observasi penyelenggaraan di Area
penghargaan tersedia yaitu kelompok dan
Venue Asian Games 2018 di kawasan
individu. Sementara setiap pengalaman
menawarkan peserta perjalanan Gelora Bung Karno Jakarta . Alat dan bahan
pengalamaan dan kegembiraan, keduanya
yang digunakan selama observasi dilakukan
memiliki keuntungan dan kerugian yang
berbeda untuk dipertimbangkan adalah buku catatan tentang kegiatan detail
7. Outsourcing, Proses perencanaan insentif acara program insentif untuk loyal customer
program perjalanan bisa menjadi kompleks.
Antara penataan program untuk memenuhi yang didapat penulis setelah mengikuti
tujuan perusahaan, menemukan penyedia meeting dengan divisi loyalty PT.Telkomsel
transportasi dan hotel, dan pementasan
kegiatan hiburan dan rekreasi, beberapa selaku klien dari PT.Kinarya Selaras untuk
perencana telah melihat di luar perusahaan persiapan dan pelaksanaan program insentif
mereka sumber daya untuk cara memenuhi
semua kebutuhan-kebutuhan mereka. ini. Penelitian ini akan menjelaskan
Dengan demikian, keseluruhan industri telah mengenai tahapan-tahapan apa saja yang
berkembang memasuki sektor outsourcing
perjalanan insentif, dengan nilai perusahaan disarankan untuk dilakukan oleh perencana
yang bersedia membantu kelola semua atau program insentif untuk membuat sebuah
bagian tertentu dari program anda
8. Choosing a destination, memilih tujuan yang program insentif yang kreatif, unik, inovatif
tepat adalah salah satu tugas paling penting sehingga mampu menarik minat dari
dalam membangun Program perjalanan
pelanggan.
Insentif yang efektif. Situs wisata yang bagus
bisa menjadi pengalaman ajaib bagi peserta
insentif, dan, sebaliknya, destinasi wisata
yang memiliki masalah dapat membuat
masalah baru bagi peserta dan perencana
101
Hidayat dan Rudatin. (2021). Jurnal Bisnis Event, 2 (8), 99-103
TEMUAN DAN PEMBAHASAN
Temuan
Pelaksanaan Insentif Program untuk Loyal
Customer PT.Telkomsel ini sesuai dengan teori
yang dikemukakan oleh SITE ( Society of
Incentive Travel Excecutive ) Penghargaan
utama yang diberikan kepada loyal customer
PT.Telkomsel akan langsung dirasakan oleh
setiap peseta yang mengikuti program ini.
Peserta akan merasakan 3 hal utama yaitu:
1) Once in life time,pengalaman sekali seumur
hidup untuk bertemu dan merasakan
langsung ‘ngobrol’ bareng , makan bareng
dengan pemain legenda Tim Nasional
Indonesia tentunya adalah sebuah
pengalaman yang tidak akan pernah bisa
diulang oleh peserta.
2) Unforgotable moment, merasakan langsung
pengalaman lebih dekat dengan pemain
legenda Tim Nasioanl Indonesia adalah
sebuah sebuah pengalaman yang tidak akan
pernah dilupakan oleh peserta sampai
kapanpun
3) Memorable, dan yang paling utama adalah
Insentif Program ini merupakan sebuah
penghargaan utama yang tidak akan pernah
dilupakan oleh pelanggan setia
PT.Telkomsel, tentunya mereka akan
semakin melakukan pembelian terhadap
produk-produk PT.Telkomsel karena mereka
telah diberikan sebuah penghargaan utama
dengan mengikuti Insentif Program yang
diselenggarakan oleh PT.Telkomsel.
PT.Kinarya dan PT Telkomsel telah
melakukan tahapan-tahapan dalam membuat
sebuah Program Insentif sesuai dengan teori
yang dikemukakan oleh (Incentive Travel Buyer
Handbook Guide, 2008:3) dengan
memperhatikan setiap proses dari mulai
persiapan sampai pelaksanaannya sehingga
menurut penulis, para peserta setelah
diselenggarakannya Program Insentif ini akan
merasakan sebuah pengalaman yang menarik
dan tidak akan pernah dilupakan seumur
hidupnya, dan dampak untuk PT.Telkomsel
adalah PT.Telkomsel akan semakin memiliki
pelanggan yang loyal yang akan membeli
produk Telkomsel secara berulang dengan
102
Hidayat dan Rudatin. (2021). Jurnal Bisnis Event, 2 (8), 99-103
intensitas yang banyak.
Pembahasan
Pengetahuan mengenai tahapan apa
saja yang harus dilakukan oleh perencana
program insentif, bagaimana untuk
merencanakan program insentif agar tidak
memiliki sebuah kekurangan pada saat
pelaksanaannya, serta apa saja yang harus
diperhatikan dalam menyusun sebuah
program . Observasi langsung yang
dilakukan oleh penulis merupakan
kelebihan dari penelitian ini, sehingga
terpercaya. Kelemahan dari peneltian ini
adalah masih kurangnya artikel di
Indonesia yang membahas tentang sebuah
perjalanan insentif travel yang dikemas
dengan detai dari awal perencanaan,
pelaksanaan, sampai program insentif itu
selesai dan memberikan dampak apa
kepada pesertanya. Pengurusan langsung
dan berkomunikasi dengan pihak-pihak
terkait menjadikan hasil dari penelitian ini
dapat berjalan dengan baik. Penelitian ini
dapat digunakan oleh perusahaan atau
event organizer yang belum pernah
menggunakan tahapan-tahapan ini untuk
menjadi bahan pertimbangan dan acuan
penggunaan tahapan-tahapan untuk
membuat sebuah program insentif travel
yang menarik Kelanjutan dari penelitian ini
sebaiknya dilakukan dengan cara observasi
langsung dan wawancara terhadap pihak-
pihak yang berpengaruh pada beberapa
program insentif travel di Indonesia, beserta
pengamatan lebih dalam mengenai teori-
teori yang membahas insentif travel
tersebut.. Observasi dapat digunakan di
berbagai tipe program insentif sehingga
referensi untuk mempersiapkan tahapan-
tahapan program insentif menjadi semakin
beragam.
KESIMPULAN
Perencana program insentif dalam
membuat sebuah rancangan program
insentif travel untuk karyawan, mitra,
 maupun pelanggan loyal suatu perusahaan
harus membuat sebuah program yang detail,
terstruktur, unik, dan menarik. Program insentif
yang memiliki kriteria diatas akan sangat
menarik untuk setiap peserta yang akan
mengikuti program tersebut. Untuk membuat
sebuah program insentif yang memenuhi
kriteria tersebut, di dalam penulisan artikel ini
terdapat proses bagaimana seorang perencana
program insentif melakukan tahapan-tahapan
membuat sebuah program insentif yang akan
menghasilkan sebuah program insentif yang
unik, terstruktur, menarik, dan tentunya akan
memberikan kesan akhir berupa perjalanan
yang tidak akan pernah terlupakan oleh para
peserta selama hidupnya . Kelebihan bagi
perencana ketika mereka membuat sebuah
program insentif dengan tahapan ini adalah
perencana mampu melaksanakan sebuah
program insentif dengan terencana, namun
kekurangannya adalah perencana akan
memiliki banyak pertimbangan dan akan
berdampak pada waktu perencanaan yang
akansedikit lama dari biasanya.

SARAN

1. Ide untuk membuat tahapan-tahapan yang

harus diperhartikan dalam membuat sebuah
program insentif sangat bagus karena akan
membuat sebuah program insentif akan
terperinci dari awal sampai akhir
pelaksanaan maupun perencanaan.

2. Untuk mengerjakan tahapan-tahapan ini

diperlukan sumberdaya manusia yang
kompeten di bidangnya karena akan fatal
apabila terjadi kesalahan didalam proses
tahapan yang akan sangat berpengaruh bagi
pelaksanaan dan hasil program insentif itu
sendiri.

DAFTAR PUSTAKA
1. SITE (Society of Incentive Travel Excecutive,
2018)

2. Incentive Travel Buyer Handbook Guide,

2008:3

103
Hidayat dan Rudatin. (2021). Jurnal Bisnis Event, 2 (8), 99-103