BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

HỌC VIỆN HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN: QUẢN TRỊ DỰ ÁN

ĐỀ TÀI:PHƯƠNG PHÁP DỰ ÁN TINH GỌN LEAN

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN KANBAN

GVHD: TS. Nguyễn Thị Cẩm Lệ Nhóm sinh viên thực hiện:

Hồ Nguyễn Thu An 2153410465

Nguyễn Trương Mỹ Anh 2153410173

Nguyễn Thùy Dương 2153410106

Quản Ngọc Minh Hà 2153410190

Nguyễn Ngọc Khánh Hân 2153410196

Nguyễn Bảo Khánh Linh 2153410194

Ly Mengsor 2153410461

Lao Chanthorn 2153410460

Đỗ Thị Ngọc Quyên 2153410053

Đặng Lê Anh Thư 2153410211

Trương Đức Việt 2153410243

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 2 năm 2024
 MỤC LỤC

I. Phương pháp dự án tinh gọn LEAN

1. Phương pháp dự án tinh gọn LEAN..............................................
1.1. Ưu điểm...................................................................................
1.2. Nhược điểm.............................................................................
1.3. LEAN phù hợp với dự án nào...................................................
1.4. Ví dụ........................................................................................

II. Phương pháp quản lý dự án KANBAN

2. Phương pháp quản lý dự án KANBAN..........................................
2.1. Ưu điểm...................................................................................
2.2. Nhược điểm.............................................................................
2.3. KANBAN phù hợp với dự án nào.............................................
2.4. Ví dụ........................................................................................
 CHƯƠNG I. PHƯƠNG PHÁP DỰ ÁN TINH GỌN LEAN

1. Phương pháp dự án tinh gọn LEAN

1.1. Ưu điểm

● Giảm lãng phí (Waste Reduction):

Lean Management tập trung vào việc xác định và loại bỏ các loại lãng phí trong
quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Điều này bao gồm lãng phí về thời gian, vật
liệu, công sức và nguồn lực. Kết quả là tiết kiệm nguồn lực và tài nguyên, cũng như
giảm chi phí sản xuất. Loại bỏ thời gian chờ đợi không cần thiết, giảm thiểu việc di
chuyển không tối ưu, và giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi.

● Tăng năng suất (Increased Productivity):

Lean Management giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm bớt công đoạn không
cần thiết và loại bỏ các hoạt động lãng phí. Điều này dẫn đến tăng năng suất của lao
động và tài nguyên. Tối ưu hóa chu trình làm việc, cung cấp công cụ và thiết bị phù
hợp, tăng sự linh hoạt của nhân viên.

● Cải thiện chất lượng (Improved Quality):

Lean Management tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình để đảm bảo chất lượng
cao cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này giúp giảm thiểu lỗi và cung cấp sản phẩm
đáng tin cậy cho khách hàng. Sử dụng kỹ thuật kiểm tra chất lượng, đào tạo nhân viên
về tiêu chuẩn chất lượng, và sử dụng công cụ đảm bảo chất lượng.

● Tăng sự linh hoạt (Increased Flexibility):

Lean Management giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn trong việc thích ứng
với biến đổi thị trường hoặc yêu cầu của khách hàng. Điều này đảm bảo sự tồn tại và
phát triển bền vững. Tái cấu trúc quy trình để chuyển đổi từ sản xuất một loại sản
phẩm sang loại khác, tạo sự đa dạng trong dòng sản phẩm.

1.2. Nhược điểm

 ● Thay đổi văn hóa tổ chức

Thách thức: Lean Management yêu cầu thay đổi văn hóa tổ chức, bao gồm thái
độ, giá trị và quan điểm về công việc. Điều này có thể gây sự phản đối và khó khăn
trong việc thúc đẩy sự thay đổi.

Giải pháp: Đào tạo và hướng dẫn nhân viên về lợi ích của Lean, thúc đẩy sự
tham gia và đóng góp ý kiến từ tất cả các cấp bậc.

● Đầu tư ban đầu

Thách thức: Triển khai Lean Management đòi hỏi đầu tư ban đầu trong việc đào
tạo, công cụ và công nghệ hỗ trợ. Điều này có thể gây áp lực tài chính cho doanh
nghiệp.

Giải pháp: Lập kế hoạch đầu tư dựa trên tiềm năng lợi ích dài hạn của Lean.
Tính toán ROI (Return on Investment) để đảm bảo sự đầu tư hợp lý.

● Kiên nhẫn và thời gian

Thách thức: Lean Management không phải là một quá trình nhanh chóng. Đòi
hỏi kiên nhẫn, thời gian và kiến thức về quy trình để thấy được kết quả.

Giải pháp: Lập kế hoạch triển khai Lean theo từng giai đoạn, thiết lập mục tiêu
cụ thể và theo dõi tiến trình.

● Đo lường hiệu quả

Thách thức: Đo lường hiệu quả của Lean Management có thể khó khăn và đòi
hỏi các chỉ số phù hợp để đánh giá tiến bộ.

Giải pháp: Sử dụng các chỉ số như tăng tỷ suất sử dụng tài nguyên, giảm tỷ lệ
lỗi, và cải thiện độ hài lòng của khách hàng.

Nhìn chung, mặc dù Lean Management mang lại nhiều lợi ích quan trọng, việc
triển khai nó cũng đòi hỏi sự cam kết và thay đổi trong tổ chức. Tuy nhiên, khi triển
khai một cách hiệu quả, Lean Management có thể mang lại lợi ích lớn cho doanh
nghiệp.

1.3. LEAN phù hợp với dự án nào

 Ta sẽ triển khai quản lý dự án Lean đối với các dự án đặc biệt yêu cầu sử dụng
nguồn lực hạn chế, giảm lãng phí và hợp lý hóa các quy trình để đạt được lợi ích tối
đa.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ cần đến các phương pháp quản lý dự án LEAN trong
các trường hợp sau:

- Hàng tồn kho được tích lũy với mức dự trữ bình ổn.

- Sản phẩm đang trong quá trình sản xuất nhưng bị tồn kho.

- Chất lượng và dòng chảy thông tin kém.

- Các mục tiêu sản xuất hiếm khi có thể đạt được.

- Có nhiều chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất.

- Dịch vụ chăm sóc khách hàng không tốt.

- Dự đoán doanh thu chênh lệch nhiều.

1.4. Ví dụ

- Trong sản xuất (LEAN Manufacturing - Sản xuất không lãng phí): giúp tối ưu
hoá quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tăng cường sản xuất. Toyota là ví dụ
điển hình về áp dụng phương pháp LEAN trong việc sản xuất Ô tô.

- Dịch vụ: cải thiện quy trình cung cấp dịch vụ trong ngân hàng, bảo hiểm, hay
dịch vụ y tế thông qua việc loại bỏ các bước không cần thiết, tối ưu hóa tác vụ và cải
thiện trải nghiệm của khách hàng.

- Phát triển phần mềm: áp dụng Lean trong phát triển phần mềm nhằm giảm
thiểu lãng phí, tối ưu hóa quá trình phát triển và cải thiện chất lượng sản phẩm, ví dụ
như phương pháp Agile Scrum.

- Quản lý dự án: Lean Project Management giúp tập trung vào việc tối ưu hóa
quá trình quản lý dự án bằng cách loại bỏ lãng phí, tăng cường hiệu quả và cải thiện
kết quả.

- Y tế: Lean Healthcare giúp cải thiện quy trình trong các bệnh viện, phòng
khám để tăng cường chất lượng dịch vụ, giảm thời gian chờ đợi, và tối ưu hóa chi phí.
 CHƯƠNG II. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN KANBAN

2. Phương pháp quản lý dự án Kanban

2.1. Ưu điểm

● Tính Linh hoạt (Flexibility):

Kanban giúp tổ chức và nhóm dự án linh hoạt thích ứng với thay đổi. Không có
các chu kỳ cố định như Scrum, và công việc có thể được thêm vào hoặc loại bỏ mà
không cần đến sự can thiệp lớn.

● Tăng cường Tích cực (Positive Reinforcement):

Hệ thống board Kanban giúp đội ngũ thấy rõ công việc đã được hoàn thành và
công việc còn lại, tạo động lực tích cực cho thành viên nhóm. Các thẻ (cards) di
chuyển qua các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc, tạo ra sự hài lòng và niềm
tự hào.

● Quản lý Hiệu suất (Performance Management):

Kanban cung cấp thông tin minh bạch và chi tiết về hiệu suất dự án. Thống kê
và biểu đồ Kanban giúp đánh giá tình hình công việc, thời gian hoàn thành, và đưa ra
cơ hội để cải thiện quy trình làm việc.

● Giảm Thiểu lỗ (Minimizing Waste):

Phương pháp này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lãng phí
(waste). Công việc chỉ được bắt đầu khi cần thiết, tránh sản xuất thêm công việc
không cần thiết.

● Dễ Dàng triển khai (Easy to Implement):

Kanban không đòi hỏi sự thay đổi lớn trong tổ chức. Nó có thể được triển khai
và áp dụng dễ dàng trong nhiều môi trường làm việc khác nhau mà không gây ra sự
xao lạc lớn.

● Phản hồi Nhanh chóng (Quick Feedback):

Thông tin được cập nhật liên tục, giúp đội ngũ có thể phản ứng nhanh chóng đối
với thay đổi và vấn đề xuất mới.

● Tăng cường Tự quản lý (Self-management):

Kanban khuyến khích tính tự quản lý của đội ngũ. Mỗi người có thể theo dõi và
quản lý công việc của mình mà không cần sự can thiệp nhiều từ quản lý.

● Tối ưu hóa Quy trình (Process Optimization):

Thông qua việc liên tục đánh giá và tối ưu hóa quy trình làm việc, Kanban giúp
tổ chức đạt được hiệu suất tối đa và giảm thời gian hoàn thành dự án.

=> Phương pháp quản lý dự án Kanban mang lại sự linh hoạt, minh bạch, và tập
trung vào việc cải thiện liên tục để đảm bảo hiệu suất và chất lượng công việc.

2.2. Nhược điểm

● Thiếu Cấu trúc (Lack of Structure):

Mặc dù tính linh hoạt của Kanban là một ưu điểm, nhưng đôi khi nó có thể dẫn
đến sự thiếu hệ thống và cấu trúc. Điều này có thể làm mất kiểm soát và khả năng theo
dõi toàn bộ dự án.

● Thiếu Sự Dự đoán (Lack of Predictability):

Do tính linh hoạt và sự thay đổi không định kỳ, Kanban khó dự đoán về thời
gian và phạm vi công việc. Điều này có thể gây khó khăn khi cần đưa ra cam kết về
thời gian hoặc nguồn lực.

● Khó Quản lý Dự án Lớn (Challenges with Large Projects):

Kanban thường phù hợp với dự án nhỏ đến trung bình, nhưng có thể gặp khó
khăn khi quản lý các dự án lớn và phức tạp. Thiếu các khung làm việc cụ thể có thể
làm mất đi sự đồng nhất.

● Thiếu quy tắc về Thời gian (Lack of Timeboxing):

Kanban không có khái niệm về sprints như trong Scrum, nơi có một khoảng thời
gian cố định. Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian hoàn thành một công việc
và không giữ được sự tập trung.

● Rủi Ro về Quy trình (Process Overload):

Nếu không được quản lý cẩn thận, Kanban có thể dẫn đến quá trình làm việc quá
phức tạp, với nhiều giai đoạn và bước phức tạp. Điều này có thể làm mất hiệu suất và
tăng rủi ro về lỗi.

● Khó Khảo sát Hiệu suất (Performance Metrics Challenges):

Mặc dù có thể thu thập nhiều dữ liệu từ Kanban, nhưng việc đánh giá hiệu suất
và đo lường tiến độ có thể gặp khó khăn do sự linh hoạt của phương pháp này.
 ● Đòi hỏi Tự quản lý Cao (High Self-Management Required):

Kanban đòi hỏi thành viên nhóm có khả năng tự quản lý cao, điều này có thể là
một thách thức nếu nhóm không có sự tự quản lý mạnh mẽ.

=> Tất cả những nhược điểm trên không có nghĩa là Kanban không hiệu quả,
nhưng chúng là những điểm cần xem xét khi áp dụng phương pháp này vào một dự án
cụ thể. Quyết định sử dụng Kanban hay không nên dựa trên nhu cầu và yêu cầu cụ thể
của dự án và tổ chức.

2.3. Kanban phù hợp với dự án nào?

Kanban là một lựa chọn tuyệt vời cho các đội nhóm cần một bức tranh trực quan
rõ ràng về tất cả các nhiệm vụ và trạng thái của họ trong một dự án: một danh sách
những việc cần làm, đang tiến hành và đã hoàn thành. Kanban là một lựa chọn tốt cho
các nhóm phát triển phần mềm và công việc liên quan đến công nghệ.

2.4. Ví dụ

- Phát triển phần mềm: Kanban cho phép các nhóm phát triển phần mềm theo dõi
và quản lý luồng công việc của họ một cách hiệu quả. Ví dụ, nhóm có thể sử dụng
bảng Kanban để theo dõi các nhiệm vụ như thiết kế, phát triển, thử nghiệm và triển
khai.
- Hỗ trợ khách hàng: Kanban có thể được sử dụng để theo dõi và quản lý các yêu
cầu hỗ trợ khách hàng. Ví dụ, nhóm hỗ trợ khách hàng có thể sử dụng bảng Kanban để
theo dõi các yêu cầu, tiến độ xử lý và mức độ ưu tiên.
- Tiếp thị: Kanban có thể được sử dụng để theo dõi và quản lý các chiến dịch
tiếp thị. Ví dụ, nhóm tiếp thị có thể sử dụng bảng Kanban để theo dõi các nhiệm vụ
như tạo nội dung, thiết kế quảng cáo và quản lý phương tiện truyền thông xã hội.