4.

Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách

4.1) Các phương thức thanh toán qua ngân hàng
a) Thanh toán bằng sụng:
- Séc là chi phiếu hoặc một văn kiện mệnh lệnh vô điều kiện dưới dạng chứng từ của chủ tài khoản đã
mở tài khoản thanh toán ở ngân hàng BIDV, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản thanh toán của
mình một số tiền nhất định để cho người thụ hưởng.
- Thời gian xuất trình của một tờ séc theo quy định hiện hành là 30 ngày kể từ ngày phát hành cho đến
ngày người thụ hưởng nộp séc vào NH kể cả ngày lễ và chủ nhật. Nếu ngày hết hạn rơi vào ngày nghỉ
thì thời hạn được lùi vào ngày làm việc tiếp theo ngày sau ngày nghỉ.
- Tài khoản tiền gửi tại ngân hàng BIDV của người phát hành phải đủ số dư để thanh toán số tiền ghi
trên séc.
- Về nội dung có séc ký danh và vô danh, theo tính chất thanh toán thì có séc lĩnh tiền mặt, séc chuyển
khoản và bảo chi séc.
b) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi (UNC):
- UNC là hình thức mà bên trả tiền( người viết ủy nhiệm chi) sẽ lập lệnh thanh toán với đầy đủ thông
tin cá nhân của hai bên tham gia và thông tin giao dịch, đến trực tiếp ngân hàng BIDV ( người nhận
ủy nhiệm chi) để NH dựa vào ủy nhiệm chi để trích tiền từ tài khoản của người trả sang tài khoản
người nhận.
- Số dư tài khoản của người trả tiền phải đủ để thanh toán cho số tiền ghi trên UNC.
- NH tiếp nhận UNC là có trách nhiệm thực hiện ngay trong ngày làm việc nếu UNC hợp lệ.
c) Thanh toán bằng ủy nhiệm thu (UNT)
- UNT là bên thụ hưởng đề nghị NH BIDV thu hộ số tiền nhất định được trích từ tài khoản thanh toán
của bên trả tiền để chuyển cho bên thụ hưởng được thỏa thuận bằng văn bản từ trước đó làm căn cứ để
trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua trả cho bên bán.
- Người mua phải duy trì số dư trên tài khoản tiền gửi khi đã nhận hàng hóa. Nếu tài khoản không đủ
số dư ngân hàng sẽ theo dõi cho đến khi đủ sẽ thanh toán cho đơn vị bán
d) Thanh toán bằng thư tín dụng (TTD):
TTD do ngân hàng BIDV phát hành theo yêu cầu của người mua cam kết với người bán về việc thanh
toán một khoản tiền nhất định, trong một khoản thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình một bộ
chứng từ hợp lệ.
4.2) Quy trình lưu chuyển và giải thích lưu đồ:
a) Thanh toán bằng séc

(2)
Đơn vị bán Đơn vị mua

(3) (1)
(5) (4)
Ngân hàng
(1) Đơn vị bán giao hàng hóa cho đơn vị mua theo hợp đồng
(2) Đơn vị mua phát hành séc trả cho đơn vị bán
(3) Đơn vị bán nộp séc vào NH trong thời gian hiệu lực
(4) NH kiểm tra séc nếu hợp lệ sẽ ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua
(5) NH ghi có và báo có cho đơn vị bán hoặc cho rút tiền mặt nếu séc lĩnh tiền mặt.
+ Nếu séc được thanh toán tại NH khác NH phát hành, có tham giá thanh toán bù trừ với NH phát
hành:

b) Thanh toán bằng UNC

(1)
Đơn vị bán Đơn vị mua

(2)
(4) (3)

Ngân hàng

(1) Đơn vị bán giao hàng hóa cho đơn vị mua theo hợp đồng
(2) Đơn vị mua lập UNC gửi vào NH
(3) NH sau khi kiểm tra UNC hợp lệ sẽ trích tài khoản đơn mua ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua
(4) Nh ghi tăng TK đơn vị bán và báo Có cho đơn vị bán
+) Trường hợp khác ngân hàng :

(1)
Đơn vị bán
Đơn vị mua

(5)
(2) (3)
 (4)
NH bên bán NH bên mua

(1) Đơn vị bán giao hàng hoá cho đơn vị mua theo hợp đồng
(2) Đơn vị mua lập UNC gửi vào NH
(3) NH sau khi kiểm tra UNC hợp lệ sẽ trích tài khoản đơn vị mua ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua
(4) NH bên mua thanh toán cho NH bên bán
(5) NH bên bán ghi tăng TK đơn vị bán và báo có cho đơn vị bán
c) Thanh toán bằng UNT:

+) Nếu người mua và người bán có TK tại 2 ngân hàng khác nhau:

(1)
Đơn vị bán Đơn vị mua

(2) (6) (4)

(5)

(3) NH bên mua

NH bên bán

(1) Đơn vị bán giao hàng hóa cho đơn vị mua theo hợp đồng
(2) Đơn vị bán lập UNT gửi vào NH bên bán
(3) NH bên bán chuyển UNT về NH bên mua
(4) NH bên mua sau khi kiểm tra và đối chiếu với thông báo bằng văn bản do đơn vị mua gửi trước
đây nếu UNT hợp lệ sẽ trích tài khoản đơn vị mua ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua
(5) NH bên mua thanh toán cho NH bên bán
(6) NH bên bán ghi tăng TK đơn vị bán và báo Có cho đơn vị bán
d) Thanh toán bằng thư tín dụng:

(1) : Hai bên mua, bán ký kết hợp đồng ngoại thương, quy định phương thức thanh toán L/C

(2) : Người nhập khẩu làm đơn đến ngân hàng phục vụ mình đề nghị mở L/C cho người xuất khẩu thụ
hưởng

(3) : Căn cứ đơn đề nghị mở L/C, ngân hàng phát hành mở L/C cho người xuất khẩu thụ hưởng.
Chuyển bản chính cho người xuất khẩu thông quan ngân hàng thông báo

(4) : Ngân hàng thông báo thông báo L/C cho người xuất khẩu

(5) : Người xuất khẩu giao hàng

(6): Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ gửi về NH phục vụ mình (NH thông báo) để
yêu cầu thanh toán

(7) : Ngân hàng thông báo nhận, kiểm tra và chuyển bộ chứng từ bản gốc cho NH phát hành LC yêu
cầu thanh toán

(8) : Ngân hàng phát hành kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp quy định của L/C thì tiến hành thanh
toán

(9 ): Ngân hàng phát hành đòi tiền người nhập khẩu và giao bộ chứng từ cho người nhập khẩu nếu
được chấp nhận

(10) : Nhà nhập khẩu trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

đ) Thanh toán bằng thẻ thanh toán:

(6)
NH phát hành NH thanh toán

(7)

(1) (5)
(8) (4)
(9)
(1) Chủ thẻ là thủ tục xin cấp thẻ
(2) Chủ thẻ mua hàng hóa, dịch vụ tại các cơ sở chấp nhận thanh toán thẻ
(3) Sau khi kiểm tra và thanh toán cơ sở chấp nhận trả thẻ lại cho chủ thẻ
(4) Cơ sở chấp nhận lập các hóa đơn gửi ngân hàng thanh toán
III) Ưu điểm và hạn chế quy trình kế toán trên

1)Thanh toán bằng séc:

- Ưu điểm:
+ Thủ tục đơn giản, dễ dàng, người mua chủ động trong thanh toán, không cần thực hiện các thủ tục
bảo chi hay ký quỹ. Người thụ hưởng séc chủ động rút tiền qua ngân hàng

- Nhược điểm khi thanh toán bằng séc:

+ Người ký phát hành séc sẽ bị phạt trả chậm nếu tài khoản thanh toán tạm thời không đủ tiền. Người
thụ hưởng phải thực hiện một số thủ tục nhận tiền từ ngân hàng làm lãng phí thời gian.

2) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi:

- Ưu điểm:

+Bên trả tiền không cần trực tiếp giao dịch với bên nhận tiền, mà có thể ủy thác hoàn toàn quá trình
đó cho phía ngân hàng. Ủy nhiệm chi giúp tiết kiệm thời gian, công sức của các bên tham gia, phương
thức thanh toán đơn giản, nhanh chóng được thực hiện bởi ngân hàng. Ngân hàng đảm bảo tính an
toàn, bảo mật và có quy trình kiểm tra chặt chẽ, hạn chế tối đa các sai sót không đáng có.
- Nhược điểm
+Bên trả tiền khi lập lệnh ủy nhiệm chi sẽ phải chịu một khoản phí nhất định cho ngân hàng thực
hiện. Tình trạng chậm trễ thanh toán có thể xảy ra khi số dư tài khoản của người trả không đủ so với
mức cần chi trả trong giấy ủy nhiệm chi. Khi đó, ngân hàng sẽ từ chối giao dịch và trả lệnh về. Bên trả
bổ sung tiền vào tài khoản và lập lệnh chi mới.
3. Thanh toán bằng ủy nhiệm thu
- Ưu điểm:
+ Tiện lợi và linh hoạt: Nghiệp vụ UNT cho phép thanh toán cho người thụ hưởng mà không cần có
mặt tại ngân hàng. Bạn có thể ủy quyền cho ngân hàng thực hiện thanh toán thay mặt bạn. Độ tin cậy
cao: Khi sử dụng ủy nhiệm thu của BIDV, NH đảm bảo thực hiện giao dịch theo đúng yêu cầu của
bạn. Theo dõi giao dịch dễ dàng: BIDV cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về giao dịch uỷ nhiệm thu,
bao gồm lịch sử và trạng thái thanh toán. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm tra tình trạng
giao dịch.
-Nhược điểm:
+ Phí dịch vụ: Sử dụng nghiệp vụ uỷ nhiệm thu có thể đòi hỏi một khoản phí từ ngân hàng. Chi phí
này có thể được tính dựa trên giá trị giao dịch hoặc theo cước phí cố định. Uỷ nhiệm thu có thể chịu
một số hạn chế và quy định từ ngân hàng. Ví dụ, có thể có một số giới hạn về số tiền tối đa hoặc loại
giao dịch cụ thể mà bạn có thể sử dụng uỷ nhiệm thu để thanh toán. Khi sử dụng uỷ nhiệm thu, bạn
phải phụ thuộc vào ngân hàng để thực hiện giao dịch. Điều này có nghĩa là nếu có bất kỳ sự cố hoặc
trục trặc nào xảy ra với ngân hàng, có thể ảnh hưởng đến quá trình thanh toán.
3) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi:
- Ưu điểm:
+Bên trả tiền không cần trực tiếp giao dịch với bên nhận tiền, mà có thể ủy thác hoàn toàn quá trình
đó cho phía ngân hàng. Ủy nhiệm chi giúp tiết kiệm thời gian, công sức của các bên tham gia, phương
thức thanh toán đơn giản, nhanh chóng được thực hiện bởi ngân hàng. Ngân hàng đảm bảo tính an
toàn, bảo mật và có quy trình kiểm tra chặt chẽ, hạn chế tối đa các sai sót không đáng có.
- Nhược điểm:
+Bên trả tiền khi lập lệnh ủy nhiệm chi sẽ phải chịu một khoản phí nhất định cho ngân hàng thực
hiện. Tình trạng chậm trễ thanh toán có thể xảy ra khi số dư tài khoản của người trả không đủ so với
mức cần chi trả trong giấy ủy nhiệm chi. Khi đó, ngân hàng sẽ từ chối giao dịch và trả lệnh về. Bên trả
bổ sung tiền vào tài khoản và lập lệnh chi mới
4) Thanh toán bằng thư tín dụng
- Ưu điểm:
+ Hỗ trợ tài chính: Thư tín dụng của BIDV cung cấp nguồn tài chính cho các giao dịch quốc tế. Điều
này giúp đáp ứng nhu cầu vốn cho xuất nhập khẩu, mua bán hàng hóa và dịch vụ trên thị trường quốc
tế. BIDV là một ngân hàng có uy tín và kinh nghiệm trong nghiệp vụ thương mại quốc tế. Thư tín
dụng của BIDV được công nhận và chấp nhận rộng rãi trên toàn cầu, tạo ra sự tin cậy và uy tín trong
quá trình thanh toán.
-Nhược điểm:
+ Phí dịch vụ: Thư tín dụng thường liên quan đến các phí dịch vụ từ ngân hàng, bao gồm phí mở thư
tín dụng và phí xử lý. Các phí này có thể tăng chi phí tổng cộng của giao dịch. Nghiệp vụ thanh toán
bằng thư tín dụng thường có các quy định và điều kiện phức tạp. Các bên tham gia phải tuân theo các
quy tắc và tiêu chuẩn. Thời gian và quy trình: Thư tín dụng yêu cầu một quy trình phức tạp và kiểm
soát nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định. Quá trình này có thể mất thời
gian và cần sự chờ đợi từ các bên liên quan.
5. Thanh toán bằng thẻ thanh toán:
-Ưu điểm:
+Tiện lợi và linh hoạt: Thẻ thanh toán của BIDV cung cấp một phương tiện thanh toán tiện lợi và linh
hoạt. Bạn có thể sử dụng thẻ để thực hiện các giao dịch mua sắm, rút tiền mặt tại cây ATM, thanh
toán trực tuyến và trên điện thoại di động. Chấp nhận rộng rãi: Thẻ thanh toán của BIDV được chấp
nhận rộng rãi tại nhiều điểm chấp nhận trong và ngoài nước. Bạn có thể sử dụng thẻ để thanh toán tại
cửa hàng, nhà hàng, khách sạn, trung tâm mua sắm và các dịch vụ khác. Bảo mật và an toàn: Thẻ
thanh toán của BIDV được bảo vệ bằng mã PIN và công nghệ bảo mật cao như chip EMV. Điều này
giúp bảo vệ thông tin cá nhân và giảm nguy cơ gian lận trong quá trình thanh toán. Tiện ích và ưu đãi:
BIDV thường cung cấp các tiện ích và ưu đãi cho chủ thẻ, bao gồm điểm thưởng, ưu đãi mua sắm,
giảm giá và các dịch vụ khác. Bạn có thể tận dụng những lợi ích này để tiết kiệm chi phí và tăng
cường trải nghiệm của mình.
-Nhược điểm:
+Phí và lãi suất: Sử dụng thẻ thanh toán có thể mắc phải các loại phí như phí thẻ, phí giao dịch quốc
tế, phí nạp tiền và lãi suất trong trường hợp bạn không thanh toán đầy đủ số dư trước hạn. Sử dụng thẻ
thanh toán đòi hỏi sự phụ thuộc vào hệ thống ngân hàng và đối tác chấp nhận thẻ. Nếu có sự cố kỹ
thuật hoặc gián đoạn trong hệ thống, bạn có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện thanh toán. Mặc dù
thẻ thanh toán của BIDV được bảo mật, nhưng vẫn có nguy cơ về an ninh thông tin và lừa đảo. Bạn
cần tuân thủ các biện pháp bảo mật và kiểm tra định kỳ các giao dịch và thông tin trên thẻ để phát
hiện và báo cáo bất kỳ hoạt động nghi ngờ.