SEYAHAT MASRAFI OLUŞTURMA

SAP CONCUR

Corporate Store Device Training Department

01. SAP CONCUR - GENEL BAKIŞ
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
01. GENEL BAKIŞ
1.1 SAP Concur Nedir?

• SAP Concur çalışanların masraflarının

oluşturulmasını sağlayan bir uygulamadır.

• Web ve mobile tüm cihazlardan bu

uygulamaya erişim sağlanabilir.

• Uygulamayı kullanarak masraflarınızı

dijitalleştirebilirsiniz.

• Çoklu dil tanıma özelliği bulunmaktadır.

• Inditex sistemi ile entegrasyon halindedir.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 3
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
01. GENEL BAKIŞ
1.1 SAP Concur Nedir?

• Sürdürülebilirlik • Hareketlilik

• Verimlilik • Güvenilirlik

• Uyum
• Standardizasyon
on

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 4
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
01. GİRİŞ
1.2 Uygulamaya Giriş

Android ve IOS tüm cihazlardan SAP CONCUR uygulaması indirilir.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 5
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
01. GİRİŞ
1.2 Uygulamaya Giriş

• Inditex uzantılı mail adresi olanlar için: inet

• Uygulama üzerinden oturum kullanıcı adı@tr.inditex.com
açılır • Inditex uzantılı mail adresi olmayanlar
için: inet kullanıcı adı@inditex.com

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
01. GİRİŞ
1.2 Uygulamaya Giriş

• Inditex uzantılı mail adresi olanlar, inet kullanıcı

adı@tr.inditex.com
• Örnek: mehmetg@tr.inditex.com
• Parola kısmına inet şifresi girilir
• Inditex uzantılı mail adresi olmayanlar, inet kullanıcı
adı@sedes veya inet kullanıcı adı@store
• Örnek: mehmetg@sedes veya mehmetg@store
• Parola kısmına inet şifresi girilir.

7
Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
01. Genel Bakış
1.3 Uygulamaya Genel Bakış (web ve mobile)

Bu uygulama ile birlikte kamera yardımıyla fişlerinizi ekleyerek masraflarınızı

kolaylıkla rapor haline getirebilirsiniz. Aynı zamanda harcamalarınızı
onaylatabiilir ve inceleyebilirsiniz.

1 Giderler: Tüm ödenmemiş masraflarınızı yönetebilirsiniz.

2 Gider Raporları: Devam eden giden raporlarınızı incelemenize ve yeni bir gider raporu
oluşturmanıza olanak tanır.

1 3 Onaylar: Yalnızca onay yetkisi olan kullanıcılar tarafından kullanılır.

2
4 Talepler: Avans talebi oluşturmanıza olanak tanır.

3
• “ExpenseIT” Fişin fotoğrafını çekmek için kamerayı açmanıza olanak tanır. Uygulama
görüntüyü OCR sistemi ile tarar, gideri oluşturur. Böylece fişi dijitalleştir.
4 • “+ Oluştur” Manuel bir gider oluşturmaya izin verir.
• “Katedilen Yol” Girilen kilometreye göre geri ödenecek tutarın, otomatik
olarak hesaplanması için bir seyahat rotası eklememizi sağlar.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 8
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
01. Genel Bakış
1.3 Uygulamaya Genel Bakış (web ve mobile)

SAP Concur web sürümü, mobil sürüm ile aynı işlevselliğe sahip olmakla
1
birlikte bazı gelişmiş özellikleride içerir (başka bir kullanıcıya erişim izni
2
verme, nakit avans talep etme ve araç plakası tanımlama vb)

3 1 Menu . Temel işlevlere erişmek için kullanılır.

4 Quick tasks bar. Görev sayısını hızlı bir şekilde görüntülemenizi ve

2
bunlara doğrudan erişmenizi sağlar.
‘+’ New: Yeni bir nakit avans talebi oluşturmaya, bir gider talebi
başlatmaya veya fişleri yüklemeye hızlı bir şekilde erişim sağlar.
Available Expenses: Tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilir. Mevcut
tüm giderlerin, fişlerin ve raporların listesini içerir.
Open claims: Masrafları karşılayabilen tüm kullanıcılar tarafından
kullanılabilir. Devam etmekte olan raporların sayısını gösterir.
Required Approvals: Yalnızca onay verebilen kullanıcılar için aktifir,
onay bekleyen isteklerin sayısını gösterir.
Cash Advances: Aktif nakit avanslarını tüm kullanıcılar görebilir, devam
etmekte olan süreçlerin sayısını gösterir.
3 Company notes: Inditex’in seyahat ve harcama politikası ile ilgili
https://adfs.inditex.com/adfs/ls/idpinitiatedsign bilgileri, tavsiyeleri, bağlantıları veya uyarıları gösterir.
on.htm?logintoRP=https://www.concur.com 4 My Tasks: Bekleyen görevlere doğrudan erişim sağlayan bir kontrol
panelini gösterir.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 9
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
01. Genel Bakış
1.3 Uygulamaya Genel Bakış (web ve mobile)
Profil güncelleme
Uygulamanın web sürümünü kullanarak kullanıcı profiline erişebilir ve
kişisel bilgiler, sistem ayarları ve diğer tercihler ile ilgili yapılandırmayı ve
yetkilendirmeleri gözden geçirebilirsiniz.
1 1 Ana ekrandan profile sekmesine gidilip kullanıcıların
profil ayarlarına erişebilirsiniz.

2 Kullanıcı bilgilerini incelemek ve gerekirse telefon, e-posta gibi

bilgileri tanımlamak için ‘’kişisel bilgiler ‘’ bağlantısına erişebilrisiniz.
2 3
3 Bazı seçenekleri yapılandırmak için sistem ayarları bağlantısına
4
gidebilirsiniz:
5 • Ülkeniz için farklı diller arasından uygulama dili seçimi
yapabilirsiniz.
• Tarih ve saat biçimleri
3
• Takvim, haftanın başlangıç gününü Pazartesi veya Pazar
olarak ayarlayabilirsiniz ya da aylık görünüm olarak
değiştirebilirsiniz.

4 Gider raporları hazırlamak ya da göndermek için görev atadığımız

başka kullanıcıların olup olmadığını incelemek için ‘’expense
delegates’’sekmesine tıklayabilirsiniz.
5 Alınacak bildirimleri (durum değişiklikleri gibi) gözden geçirmek veya
yapılandırmak için ‘’expense preferences’’ tıklayabilirsiniz.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
10
02.GİDER RAPORU
OLUŞTURMA
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.1 Gider Raporu Oluşturma

• Gider raporları • Sağ üstte bulunan + • Açılan ekranda rapor adı

sekmesine girilir. ikonuna tıklanır. yazılır.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 12
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.1 Gider Raporu Oluşturma

• Rapor adı yazıldıktan sonra sağ • Bu ekranda yapılan harcamaları • İlgili ekranda yeni gider ekle
üstteki oluştur butonuna basılır. eklemek için + butonuna basılır. seçilir.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 13
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.1 Gider Raporu Oluşturma

• Taksi olarak seçildiğinde yukarıdaki

• Yukarıdaki ekrandan yapılan harcama seçilir.
ekran üzerinden, belge ekle
butonuna basılarak taksi fişi eklenir.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.1 Gider Raporu Oluşturma

• Fişin eklendikten sonra yukarıda

• Belge ekle butonuna basıldıktan sonra, • Fişin eklenmiş halinin görüntüsünü
doldurulması gereken her bir alan
fotoğraf çek sekmesine girilip, ilgili fiş yukarıda bulabilirsiniz.
tamamlanması gerekmektedir.
eklenir.
Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
15
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.1 Gider Raporu Oluşturma

• Yukarıdaki fişte tutar 170,00 TL • Tutar girildikten sonra zorunlu olan • İlgili alandaki gerekli tüm sekmeler
olarak manuel bir şekilde girilir. alanlar doldurulur ve kaydet doldurulur.
butonuna basılır.
Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
16
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.1 Gider Raporu Oluşturma

• İlgili alanlar tamamlandıktan sonra <

• Açıklama kısmına taksinin güzergahları yazılır.
geri ikonuyla dosya
oluşturma ekranına dönülür.
Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.1 Gider Raporu Oluşturma

• Dosya içerisine ekleyeceğiniz ek masraflar • Tekrar gönder butonuna basılır.

bulunmuyor ise Gönder butonuna basılarak
onaya gönderilir.
Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
18
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.1 Gider Raporu Oluşturma

• Göndeme işlemi gerçekleştikten sonra, • Gönderilen raporda eksik belge veya hata • Geçmiş sekmesinden, gerçekleşen
etkin sekmesinden ödemenizin durumunu olması durumunda, onay masraflarınızın durumlarını kontrol
takip edebilirsiniz. yetkiliniz tarafından geri gönderilecektir. edebilirsiniz.
Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
19
03.KİŞİSEL ARAÇ KULLANIMI
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.2 Kişisel Araç Kullanımı

• Oluşturulan dosya bölümünde + • Yeni gider ekle sekmesine • Kişisel araçla katedilen
ikonuna basılır. girilir. yol sekmesi seçilir.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department
21
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.2 Kişisel Araç Kullanımı

• Rota ekle ikonuna basılır. • Yukarıda belirtildiği şekilde, başlangıç ve
bitiş rotaları yazılır, kilometre kısmına
basılarak devam edilir.
Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V.
• Zorunlu alanlar doldurulduktan son
kaydet ikonuna basılır.
Corporate Store Device Training Department
22
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.3 Seyahat Harcırahı

1 Seyahat ödeneği hesaplaması için uygulama, seyahat

güzergahını temel alır.

Seyahat programı kalkış yeri, varış yeri ile, bunlara ait tarih ve
zamanlamasını dikkate almalıdır.

1 Gider raporuna harcırah eklemek için + düğmesini

kullanarak gider raporundan yeni bir gider oluşturmanız
gerekmektedir.

2 Standart olarak Turkey Travel Allovance seçeneğini

varsayılan olarak, harcırah kategorisinde
görebilirsiniz.

Seyahat ödenekleri varış yeri, zamanlamalar ve Inditex’in seyahat

politikasına göre hesaplanacaktır.
2

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 23
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.3 Seyahat Harcırahı Oluşturma

Seyahat ödeneğini hesaplamak için öncelikle seyahat

güzergahını oluşturmanız gerekmektedir:
4 1
1 Başlangıç konumu şehir/havaalanı lokasyonu,
kalkış tarih ve saati ile varış yeri bilgisi
kaydedilir.
1
2 Seyahat programınızla alakalı daha fazla
ayrıntıyı belirtmeye ihtiyaç duyuyorsanız,
1 ‘’ayrıntılı seyahat planı ‘’kısmındaki ayrıntılı
seyahat planı sekmesi aktif hale getirilir ve
seyahat programının lokasyon ve zaman bilgileri
2
tekrar girilip kaydedilir.
3 Kaydet tuşuna basıldıktan sonra, sistem
Inditex’in politikalarına göre seyahat ödenek
3 tutarınızı otomatik olarak hesaplayacaktır.
6

Birden fazla lokasyona seyahat edecekseniz,

+ hedef ekle butonuna tıklayarak seyahat
programınızı detaylandırabilrsiniz.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 24
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.3 Seyahat Harcırahı Oluşturma

Güzergah oluşturduktan sonra günlük harcırah ücreti

otomatik olarak hesaplanacaktır.ancak bunu gözden
geçirerek dahil olan ya da olmayan yemekleri
ayarlamanız gerekmektedir.
5
1 Hesaplanan harcırah tutarını gözden geçirin.
1
1
2 Harcırah miktarının günlük detayını görüntülemek için
2 ‘’ayarlamalar’’ sekmesine tıklayın.
3 Düzenleme yapmak istediğiniz günü seçin.
5
1 Mavi renkli butonla aktifleştirilmiş olan yemekler, onlar için
4
4 ödeme yapmanız gerekmediğinden geri ödeme almayacağınız
anlamına gelir. Örneğin: öğle yemeğine davet edildiyseniz
harcama yapmadığınızı belirtmek için, öğle yemeğinin
3
yanında bulunan butonu etkinleştirmeniz gerekir.
5 Birkaç günlük seyahatlerde veya tek günlük seyahatlerde
sadece ilk güne ait kahvaltı harcırah tutarına
dahildir.Spesifik olarak bu iki durum için, ödeme
yapılmaması gerekiyorsa dahil olan kahvaltıyı kontrol
edebilirsiniz.
Önemli Not: Kahvaltı genellikle otel rezervasyonuna dahildir, bu nedenle birkaç günlük seyahatlerde sadece
ilk gün veya tek günlük seyahatlerde kahvaltı fiyata dahil edilecektir. Herhangi bir nedenle ( örneğin erken 6 Günlük harcırahınızı düzenledikten sonra kaydet
check out) kahvaltı ücretinin iadesi gerekiyorsa özel bir harcama türü aracılığıyla kahvaltı harcırahı talep tuşuna basarak rapora eklemeniz gerekmektedir.
etmek mümkün olacaktır. SAP Concur özel bir harcama türü talebinizi , seyahat programınıza göre otomatik
olarak hesaplar,bu nedenle seyahat programı dışındaki öğünleri seçmemeli veya seçimlerini
kaldırmamalısınız.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 25
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.3 Seyahat Harcırahı Oluşturma

1 Kahvaltıların karşılanması için özel bir gider türü

2
oluşturulmuştur,bu harcama türü herhangi bir nedenle
3
otelde kahvaltı yapmadığınızda kullanılabilir.(erken
check out veya otelde kahvaltı servisinin olmaması)

1 Ana ekranda gider ekle seçilir.

2 Sonraki ekranda yeni gider ekle butonuna tıklanır.

3 Harcırah türü olarak kahvaltı seçilir.

4 Bir sonraki ekranda işlem tarihi seçilir.

7
5 Harcama yapılan şehir seçilir.
6
6 Miktar bildirilir, bildirilen tutarın Inditex’in
4 politikalarına göre olduğuna dikkat edin.

7 Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 26
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. GİDER RAPORLARI
2.3 Seyahat Harcırahı Oluşturma

Seyahat harcırahı düzenlenmesi tamamlandıktan sonra,

değiştirmeniz gereken, eklemeniz ya da silmeniz gereken
bir seyahat programı varsa raporun başlığındaki seyahat
harcırahı kısmını seçebilirsiniz.
3
1 Başlıktan detaylar seçilir.

2 Seyahat harcırahı butonuna tıklanır.

1
3 Aşağıdaki seçeneklerden bir tanesini seçiniz:

• Seyahat harcırahı ekle: köşedeki + butonuna

2 basın, önceden belirtilenden farklı bir güzergah
eklenmesine izin verilir.
• Seyahat harcırahını düzenle:Daha önce
oluşturulan seyahat programına tıklayın,hali
hazırda oluşturulmuş seyahat programlarının
düzenlenmesine ve ayarlamalar yapmanıza izin
verir.
• Seyahat harcırahını sil: Daha önceden
oluşturduğunuz seyahat harcırahını silmenize
izin verir.

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 27
03. SEYAHAT AVANSI TALEPLERİ
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. SEYAHAT HARCIRAHI YÖNETİMİ
3.1 Nakit Avans Talepleri

Yeni nakit avans talebi, bir seyahatin masraflarını

karşılamak için para talebinde bulunmanıza olanak tanır.
2

4 1 Ana menüden talepler kısmı seçilir.

3
3 2 2 Sağ üstte bulunan + butonuyla yeni talep eklenir.
2
3 Talep tipi varsayılan olarak belirtilir, sadece
2 talep adını ve ana varış lokasyonu
belirtilmelidir.
4 Zorunlu kısımlar tamamlandıktan sonra, oluştur
1 3 sekmesine tıklayarak talebinizi oluşturabilirsiniz.
2

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 29
 Travel Expense
MANAGEMENT APPLICATION
02. SEYAHAT HARCIRAHI YÖNETİMİ
3.1 Nakit Avans Talepleri

2 Yeni talep oluşturduktan sonra, onaylanmasını talep ettiğiniz

miktarı belirtmelisiniz.
4
3 3 1 Bu alanda nakit avans butonuna tıklanır.
2 2
2 Ekle butonuna basılır.
1 3 Talep edilen avans miktarını giriniz.
2
4 Oluştur butonuna basılır.
3
52 Gönder tuşuna basılır.
2

5
2

Published by: ITX Merken B.V. - Nieuwezijds Voorburgwal 307 - 1012 RM Amsterdam, Netherlands | Copyright © 2021 ITX Merken B.V. Corporate Store Device Training Department 30