1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ-LUẬT

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1. THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC

ĐIỀU KIỆN MÔN HỌC

TÊN TIẾNG ANH Office Administration and Aministrative Skills
MÃ MÔN HỌC NV03
THUỘC KHỐI KIẾN THỨC
SỐ TÍN CHỈ 02
LÝ THUYẾT: 20
SỐ TIẾT HỌC: 30, chia ra 10 tuần
THỰC HÀNH: 10
MÔN HỌC TIÊN QUYẾT
MÔN HỌC SONG HÀNH

2. TÀI LIỆU PHỤC VỤ MÔN HỌC

1. Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao động
– Xã hội
Giáo trình được biên soạn tuân theo các tiêu chuẩn quản trị hành
chính văn phòng hiện đại mà các nước ASEAN và các nước công
nghiệp phát triển đang áp dụng, kết hợp với kinh nghiệm giảng dạy,
Giáo trình
nghiên cứu và làm việc thực tế tại các nước Mỹ, Canada, Anh, Úc và
chính
Hồng Kong của tác giả.
Các văn bản pháp quy về công tác hành chánh tại Việt Nam cũng được
cập nhật trong giáo trình
Các ví dụ và minh họa sử dụng trong giáo trình được thu thập từ thực
tiễn hoạt động văn phòng và quản trị hành chính văn phòng.

2. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Quản trị
văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân.
Tài liệu tham
khảo thêm 3. Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Ngọc An (2009), Quản trị hành chính
văn phòng, NXB Thống kê.
4. Nguyễn Minh Tuấn, Nguyễn Nam Hà, Đặng Công Tráng, Nguyễn Thị Ngọc
 2

Bình (2011), Quản trị văn phòng, NXB Chính trị Quốc gia.
5. Mike Harvey (1996), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê.

3. MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC

Môn học cung cấp cho người học các kiến thức lý thuyết, rèn luyện những kỹ năng và
nghiên cứu các ứng dụng thực tế về những vấn đề liên quan đến quản trị hoạt động hành chính
văn phòng như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản; tổ chức hội họp và giao tiếp hành chính văn
phòng,...

Môn học tập trung nhấn mạnh đến hoạt động hành chính trong các doanh nghiệp (hành
chính kinh doanh). Những kiến thức về quản trị hoạt động hành chính trong các văn phòng là
nền tảng cho việc điều hành và xử lý các công việc văn phòng nhằm phục vụ mục tiêu phát triển
doanh nghiệp.

Sau khi kết thúc môn học, sinh viên có thể soạn thảo các văn bản hành chính thông thường
và tham gia quản trị các hoạt động hành chính trong cơ quan, tổ chức. Mức độ đáp ứng được
phân loại trên cơ sở bộ thang đo 6 mức độ nhận biết của Benjamin S.Bloom (1956).

4. MÔ TẢ MÔN HỌC (COURSE DESRIPTION)

Môn học đề cập đến hoạt động hành chính của văn phòng trong các tổ chức và các chức
năng quản trị hành chính văn phòng. Nội dung môn học tập trung vào việc lập kế hoạch và tổ
chức thực hiện, giám sát việc cung cấp các dịch vụ hành chính văn phòng, tổ chức văn phòng và
nhân viên văn phòng. Sinh viên sẽ tham gia với vai trò dự kiến như là một nhà quản lý văn
phòng và sẽ được cung cấp các kiến thức, kĩ năng, tham gia thực hành tương tác trong vai trò
này.

Sau khi học xong môn học quản trị hành chính văn phòng, sinh viên có thể vận dụng các
kiến thức đã học để thực hiện các công việc hành chính tại các đơn vị trong cơ quan; tham gia
các vai trò lãnh đạo, quản trị và tự quản trị các công việc hành chính nhằm trợ giúp hiệu quả cho
việc hoàn thành tốt công việc chuyên môn của mình trong tương lai.

5. CHUẨN ĐẦU RA CỦA MÔN HỌC

Về kiến thức:

 Biết và hiểu các kiến thức cơ bản của nghiệp vụ hành chính văn phòng và quản trị
hành chính văn phòng

 Vận dụng kiến thức thực hành các nghiệp vụ hành chính văn phòng tại cơ quan, tổ
chức
 3

Về kỹ năng:

 Có kỹ năng soạn thảo văn bản đúng về nội dung và thể thức

 Có kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp

 Có kỹ năng quản trị văn bản đi và đến, và quản trị hồ sơ hiệu quả và tối ưu

 Có kỹ năng giao tiếp hành chính linh hoạt, hiệu quả và phù hợp với môi trường công
sở

Về thái độ:

 Biết được vai trò của công việc hành chính văn phòng trong tổ chức

 Tự tin đảm nhận các vị trí công việc trong phòng hành chính tổng hợp

6. PHƯƠNG THỨC ĐÁNH GIÁ, CHẤM ĐIỂM

LOẠI HÌNH ĐÁNH GIÁ MÔ TẢ CẤU TRÚC ĐIỂM

Đánh giá mức độ biết, hiểu
ĐÁNH GIÁ QUÁ BÀI THỰC HÀNH TẠI
và vận dụng kiến thức được 100%
TRÌNH (25%) LỚP
học của sinh viên
1. ĐỀ ÁN MÔN HỌC
(Chia sinh viên thành 5 - 9 Đánh giá khả năng hiểu,
nhóm. Các nhóm thực hiện bài tiếp thu và vận dụng kiến 60%
báo cáo thu hoạch theo hình thức của sinh viên.
thức tiểu luận. Thời gian thực
hiện trong 1 tuần, theo đó sinh
viên không tham gia học lý
thuyết trên lớp mà đi tham
Đánh giá khả năng tư duy
quan thực tế tại các cơ quan,
hệ thống, trình bày mạch
tổ chức, doanh nghiệp…để
lạc, lập luận chặt chẽ, cấu
tìm hiểu và thu thập tài liệu, 40%
trúc hợp lý, logic và kỹ
thông tin cho bài tiểu luận.
năng viết một báo cáo khoa
Nội dung tiểu luận là đánh giá
học.
ĐÁNH GIÁ GIỮA công tác lập, quản lý hồ sơ
KỲ THEO MỘT trong thực tế của một cơ quan,
TRONG HAI HÌNH tổ chức. Mỗi nhóm chủ động
THỨC (TÙY NĂM chọn 1 tổ chức bất kỳ.
HỌC) (25%) Đánh giá khả năng hiểu và
vận dụng kiến thức môn
2. TÌNH HUỐNG MÔ
học và kiến thức chung về 50%
PHỎNG
ngành học vào giải quyết
(Thực hành theo nhóm: tổ
tình huống giả định cụ thể.
chức cuộc họp với chủ đề “tìm
Đánh giá khả năng nhập
kiếm ý tưởng để giải quyết
vai, cách thức hoạt động
một vấn đề kinh doanh trong 20%
nhóm và kỹ năng vận dụng
tổ chức”. Mỗi nhóm có 30
các công cụ hỗ trợ phù hợp
phút để thực hiện mô phỏng
Đánh giá đánh giá tính
tình huống và xử lý, giải quyết
logic, tính sáng tạo của tình 10%
vấn đề. sau đó tham gia tương
huống mô phỏng
tác, phản biện trước lớp học)
Đánh giá được khả năng
10%
tương tác trực tiếp giữa
 4

sinh viên với nhau, với

giảng viên nhằm củng cố
kiến thức, đón nhận những
phát hiện mới với tinh thần
cầu thị.
Đánh giá thái độ làm việc
tích cực của các thành viên 10%
trong nhóm
ĐÁNH GIÁ CUỐI Đánh giá mức độ hiểu biết
KỲ (50%) BÀI THI TỰ LUẬN và tiếp thu kiến thức của
(Bài thi 60 phút, bao gồm cả sinh viên, khả năng hệ 60%
lý thuyết và bài tập) thống hóa và áp dụng kiến
thức.
Đánh giá khả năng phân
tích thông tin và giải quyết 30%
tình huống đặt ra
Đánh giá khả năng trình
bày logic, mạch lạc, rõ 10%
ràng, sạch sẽ

CHUYÊN MỤC ĐÁNH GIÁ (RUBRIC FOR ASSESSMENT: ON A SCALE OF 1-10)

Score
Tiêu chí <5 5-<7 7-<9 9-10
(Thang đo Bloom)
Có khả năng Biết sử dụng kiến Vận dụng được Vận dụng được
nhớ và hiểu thức vào để giải kiến thức và hiểu biết sâu rộng,
được kiến quyết vấn đề. phương pháp một kiến thức và
Nội dung kiến thức môn
thức. Biết lắng nghe và cách hợp lý. phương pháp.
học
Chưa cần phản biện. Phân tích sâu vấn Phân tích vấn đề
(70%)
đến khả đề. sâu và logic.
năng phân
tích.
Phong cách viết, lập
Viết dễ hiểu, lập
luận và hình thức trình Viết tương
Viết dễ hiểu Viết dễ hiểu, logic luận chặt chẽ.
bày đối khó hiểu
Trình bầy đẹp.
(30%)
 8. KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY – ((COURSE PLANS)
HOẠT ĐỘNG
TUẦN NỘI DUNG MÔ TẢ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG GIẢNG DẠY ĐÁNH GIÁ
WEEK CONTENT CHAPTER DESCRIPTION TEACHING AND LEARNING ACTIVITIES ASSESSMENT
EVIDENCE
Chương 1: Tổng quan quản trị hành chính văn phòng
1.1 Văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
1.1.2. Các yếu tố cấu thành văn phòng
1.1.3. Hình thức hoạt động của VP: VP truyền thống
và VP ảo
1.2 Hành chính văn phòng
1.2.1. Khái niệm
1.2.2. Chức năng của HCVP Giới thiệu chung về môn học, tài liệu học
1.2.3. Nhiệm vụ của HCVP tập, thời lượng, điều kiện tham gia môn
1.3 Quản trị hành chính văn phòng học.
Trao đổi các
Các phương pháp đánh giá môn học, cấu
1.3.1. Khái niệm QTHCVP Thuyết giảng, giới thiệu gợi mở vấn đề, sử dụng kiến thức trong
trúc điểm đánh giá.
1.3.2. Vai trò của QTHCVP các công cụ hỗ trợ như PowerPoint. chương.
1 Qui định chung về lớp học và qui chế học
Tương tác với sinh viên thông qua các câu hỏi, Chia sẻ và đánh
1.3.3. Chức năng của QTHCVP vụ.
và các ví dụ tình huống thực tế. giá các tình
1.4 Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng Phân chia lớp thành 9 nhóm chuẩn bị cho
Các nhóm sinh viên sẽ cùng trao đổi và nhận xét. huống minh họa.
1.4.1. Hình thức tổ chức VP tiểu luận môn học.
Giới thiệu các nội dung cơ bản về văn
1.4.2. Cơ cấu tổ chức VP phòng, công việc hành chính văn phòng,
1.5 Cấp bậc hành chính văn phòng quản trị hành chính văn phòng.
1.5.1. Nhà quản trị
1.5.2. Thư ký
1.5.3. Nhân viên
1.6 Tổ chức không gian văn phòng
1.6.1. Mục đích và yêu cầu
1.6.2. Phương pháp bố trí VP
1.6.3. Trang thiết bị VP
1.6.4. Các điều kiện vật lý trong VP
Chương 2: Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản Giới thiệu lại một số nội dung về nguyên Thuyết giảng, giới thiệu gợi mở vấn đề, sử dụng Trao đổi các
2,3 2.1 Khái niệm, vai trò và chức năng của văn bản tắc và quy trình soạn thảo văn bản hiệu các công cụ hỗ trợ như PowerPoint. kiến thức môn
quả, cũng như tập trung tìm hiểu sâu về Tương tác với sinh viên thông qua các câu hỏi, học
2.2 Phân loại VB một số văn bản hành chính thông dụng: và các ví dụ tình huống thực tế. Đánh giá theo
 6

2.3 Thể thức văn bản Quyết định (cá biệt), công văn, thông báo, Các nhóm sinh viên sẽ cùng trao đổi và nhận tình huống và
2.4 Phong cách ngôn ngữ trong VB hành chính – công tờ trình, báo cáo, biên bản. xét. bài thực hành tại
vụ Tìm hiểu văn bản pháp luật về hướng dẫn Hướng dẫn sinh viên thực hành theo nhóm về lớp
thể thức và kỹ thuật trinh bày văn bản hành soạn thảo văn bản một số văn bản thông thường.
2.5 Soạn thảo và ban hành VB chính do Chính phủ quy định
2.5.1. Nguyên tắc soạn thảo
2.5.2. Yêu cầu đối với soạn thảo văn bản hành chính
2.5.3. Quy trình soạn thảo và ban hành VB
2.6 Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông thường
Thực hành: soạn thảo văn bản
Chương 3: Lập và quản lý văn bản - hồ sơ trong các
cơ quan, tổ chức
3.1. Công tác văn thư
3.1.1. Khái niệm
3.1.2. Vai trò của công tác văn thư
3.1.3. Những yêu cầu đối với công tác văn thư
3.1.4. Nhiệm vụ của bộ phận văn thư
3.2. Quản lý văn bản đi – đến
3.2.1. Quản lý văn bản đến
3.2.2. Quản lý văn bản đi Thuyết giảng, giới thiệu gợi mở vấn đề, sử dụng
Trao đổi các
Giới thiệu và thực hành quy trình lập và các công cụ hỗ trợ như PowerPoint.
3.3. Tổng quan về lập và quản lý hồ sơ kiến thức môn
quản lý văn bản và hồ sơ tài liệu để đáp Tương tác với sinh viên thông qua các câu hỏi,
3.3.1. Một số khái niệm cơ bản học
4,5 và các ví dụ tình huống thực tế.
ứng hiệu quả việc quản lý thông tin trong Đánh giá theo
3.3.2. Vai trò của việc lập và quản lý hồ sơ Các nhóm sinh viên sẽ cùng trao đổi và nhận
tổ chức. tình huống và
3.3.3. Yêu cầu của việc lập và quản lý hồ sơ xét.
bài thực hành
3.3.4. Trách nhiệm đối với việc lập và quản lý HS Hướng dẫn sinh viên thực hành theo nhóm về
tại lớp
quản lý văn bản.
3.4. Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ
3.2.1. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
3.4.2. Quy trình lập hồ sơ
3.4.3. Quản lý và sử dụng hồ sơ
3.5. Lập hồ sơ điện tử
3.5.1. Một số khái niệm
3.5.2. Một số vấn đề về nội dung và phương pháp
lập hồ sơ điện tử
Thực hành: Lập và quản lý hồ sơ trên một số phần mềm
 7

Chương 4: Tổ chức, điều hành hội họp và các chuyến

công tác
4.1 Tổ chức, điều hành hội họp
4.1.1. Khái niệm hội họp
Giới thiệu các hình thức hội họp khác
4.1.2. Phân loại hình thức hội họp nhau, để từ đó xác định được các giai đoạn
4.1.3. Vai trò của hội họp của cuộc họp – hội nghị - hội thảo để
4.1.4. Quy trình tổ chức hội họp chuẩn bị các thủ tục, nội dung tương ứng Thuyết giảng, giới thiệu gợi mở vấn đề, sử dụng Trao đổi các
Tổ chức, điều hành các cuộc họp nội bộ thông cho phù hợp. các công cụ hỗ trợ như PowerPoint. kiến thức môn
6 thường Chương này tập trung vào tìm hiểu và gợi Tương tác với sinh viên thông qua các câu hỏi, học
mở các kỹ năng của người chủ trì trong và các ví dụ tình huống thực tế. Đánh giá các
Tổ chức, điều hành hội nghị, hội thảo điều hành cuộc họp, vai trò của thư ký và Các nhóm sinh viên sẽ cùng trao đổi và nhận tình huống
Tổ chức, điều hành hội nghị từ xa các thành viên trong cuộc họp nhằm góp xét. minh họa.
4.2 Tổ chức các chuyến công tác phần làm cho cuộc họp diễn ra thuận lợi và
4.2.1. Khái niệm đạt mục tiêu.
4.2.2. Phân loại
4.2.3. Các công việc chuẩn bị cho chuyến công tác
4.2.4. Các công việc trong chuyến công tác
4.2.5. Các công việc sau chyến công tác
Chương 5: Giao tiếp hành chính văn phòng
5.1 Tổng quan về giao tiếp hành chính
5.1.1. Khái niệm
5.1.2. Đặc điểm
5.1.3. Vai trò
5.1.4. Nguyên tắc giao tiếp hành chính Thuyết giảng, giới thiệu gợi mở vấn đề, sử dụng
các công cụ hỗ trợ như PowerPoint. Trao đổi các
5.2 Các kỹ năng giao tiếp hành chính cơ bản Giới thiệu và thực hành các hình thức giao
Tương tác với sinh viên thông qua các câu hỏi, kiến thức môn
5.2.1. Kỹ năng nghe tiếp, kỹ năng giao tiếp và nghi lễ giao tiếp
7, 8 và các ví dụ tình huống thực tế. học
hành chính cơ bản trong công sở. Qua đó,
5.2.2. Kỹ năng nói Các nhóm sinh viên sẽ thực hành bài tập tình Đánh giá các
chú ý các lỗi cần tránh trong giao tiếp hành
5.2.3. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ huống đóng vai. tình huống
chính văn phòng.
5.2.4. Kỹ năng giao tiếp thông qua một số phương Các nhóm sinh viên sẽ cùng trao đổi và nhận minh họa.
xét.
tiện truyền thông hiện đại
5.3. Một số lỗi cần tránh trong giao tiếp hành chính
5.3.1. Lỗi của người lãnh đạo, quản lý trong giao
tiếp hành chính
5.3.2. Lỗi của người thực thi, thừa hành trong giao
 8

tiếp hành chính

5.4. Một số nghi lễ giao tiếp hành chính văn phòng cơ
bản
5.4.1. Xưng hô
5.4.2. Giới thiệu
5.4.3. Bắt tay
5.5. Bài tập tình huống đóng vai
Các nhóm giới thiệu nội dung đã chuẩn bị theo Chuẩn bị nội
các đề tài đã phân chia trước. dung thuyết
Công cụ hỗ trợ có thể: Powerpoint, Excel trình.
Các nhóm thuyết trình với thứ tự xác định
Chọn 1 trong 2 hình thức Nhóm phân chia các thành viên tham gia thuyết Tương tác với
thông qua bốc thăm ngẫu nhiên.
trình, phản biện, tương tác trước lớp và trước các nhóm.
Giảng viên và các nhóm khác tham gia
giảng viên. Đánh giá kết
1. Làm việc nhóm: Tổ chức cuộc họp nhận xét, đặt câu hỏi tương tác, phản biện
9 Giảng viên nhận xét nội dung thuyết trình và quả theo thang
và đánh giá.
phản biện của nhóm và tổng kết các nội dung điểm của tình
cần chú ý cho việc tổ chức và điều hành cuộc huống mô
họp hiệu quả. phỏng
Đánh giá kết
2. Thực tế tại doanh nghiệp và viết đồ án môn học Nhóm sinh viên tham quan thực tế tại cơ Đề ra yêu cầu về nội dung tiểu luận
quả theo thang
quan, tổ chức để tìm kiếm thông tin, tài Hướng dẫn sinh viên cách trình bày, bố cục bài
Nội dung: Lập hồ sơ điểm của Đề
liệu cho bài tiểu luận. báo cáo
án môn học
Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của
quá trình dạy và học.
Tương tác giữa giảng viên với sinh viên.
Giải đáp những vấn đề khúc mắc của sinh
10 Tổng kết môn học Giảng viên trả lời các thắc mắc liên quan đến
viên về môn học.
nội dung môn học, phương pháp đánh giá các
Công bố điểm quá trình, giữa kỳ.
bài giữa kỳ, quá trình và thi cuối kỳ.
Thông tin về thi cuối kỳ và cấu trúc điểm
đánh giá.
 9

9. QUY ĐỊNH CỦA HỌC PHẦN:

Sinh viên phải tuân thủ các quy định học vụ của nhà Trường
10. ĐỀ CƯƠNG ĐƯỢC CẬP NHẬT VÀ BIÊN SOẠN NGÀY: Ngày 20/06/2023

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2023

GIẢNG VIÊN LẬP ĐỀ CƯƠNG PHÒNG ĐÀO TẠO

Nguyễn Thị Bình Minh Nguyễn Hoàng Dũng