2

3
4
5
 Pelan Global UTM (PGU) telah berada di dalam fasa ketiga
di mana UTM telah mensasarkan untuk menjadi 50
Universiti terbaik di dunia pada penghujung fasa 3 iaitu
pada tahun 2020. Perubahan struktur besar Universiti
melalui Sinergi 4.0 adalah atas keperluan semasa iaitu
Pengajian Tinggi Abad ke-21 dan Revolusi Industri 4.0.
Empowerment dan Penyampaian Perkhidmatan Aras
Tinggi sering diperkatakan di dalam menjayakan dan
menyokong kepada Sinergi 4.0 dan PGU fasa 3. Oleh yang
demikian, satu lonjakan melangkaui Penyampaian
Berprestasi Tinggi adalah matlamat Jabatan Pendaftar mengetuai pusat tanggungjawab lain yang
berasaskan perkhidmatan bagi menyokong usaha-usaha tersebut.
Melalui PGU 3 di bawah Key Focus Area 4 (KFA4), Jabatan Pendaftar telah memainkan peranan utama
dalam memastikan Governan, Transformasi Bakat dan Penyampaian Berprestasi Tinggi akan
menyokong kepada sasaran PGU 3 secara keseluruhannya dan selanjutnya menjadi asas kepada
enVision 2025. Melalui inisiatif KFA4, Kerangka Tindakan Governan telah dibangunkan untuk menjadi
panduan kepada tadbir urus Universiti yang lebih mampan merangkumi tadbir urus Akademik &
Penyelidikan, Bisnes dan Korporat. Berpandukan Rangka Tindakan Governan ini juga, penstrukturan
Universiti 4.0 dan penempatan semula (redeployment) sumber manusia telah berjaya direalisasikan
pada tahun 2018 yang seterusnya akan menjadi permulaan kepada pelaksanaan fasa 1 rangka tindakan
tersebut sepanjang 2019. Banyak lagi insiatif yang digemblengkan secara sinergi bersama PTJ-PTJ lain
yang terlibat seperti UTMLead, UTMQRIM, HEK dan CICT telah berjaya memberi impak kepada
pencapaian PGU 3 secara keseluruhannya.

6
Selain KAI di bawah KFA4 PGU 3 UTM, Jabatan Pendaftar juga telah menjajarkan 25 KAI termasuk 10
objektif strategi Jabatan Pendaftar untuk menyokong perancangan strategik Universiti. Daripada
jumlah tersebut Jabatan Pendaftar telah berjaya memastikan 88% KAI berada pada status baik, sangat
baik dan cemerlang.
Jabatan Pendaftar secara berterusan telah memastikan sistem kerja yang dipraktikkan adalah
terancang berasaskan keperluan piawaian antarabangsa. Ia dapat dizahirkan menerusi kejayaan
pensijilan ISO MS 9001:2015 untuk 14 tahun berturut-turut oleh SIRIM Berhad sejak tahun 2004.
Pensijilan ini memberikan impak langsung kepada prosedur kerja dan membuktikan komitmen
berterusan dalam memenuhi kehendak pelanggan secara konsisten. Jabatan Pendaftar juga turut
membuktikan usaha berterusan dalam mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif kepada
pelanggan dan stafnya apabila turut dipersijilkan dengan Sijil Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) dari
Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) bermula 2013 hingga kini.
Penghasilan 10 inovasi baru pada tahun 2018 sama ada dalam bentuk sistem, prosedur ataupun
kaedah kerja menunjukkan staf Jabatan Pendaftar sentiasa berusaha untuk memberikan impak dari
segi penjimatan, mempermudahkan proses,
karenah birokrasi yang minimal,
kemudahcapaian maklumat dan motivasi
yang tinggi dalam kalangan staf untuk
menjana hasil kerja yang lebih baik. Ia juga
dapat digambarkan dengan statistik
sebanyak 44% staf Jabatan Pendaftar
terlibat secara langsung di dalam
pembangunan inovasi-inovasi ini. Semoga
budaya inovasi ini akan terus menjadi
amalan staf Jabatan Pendaftar dalam
memastikan penyampaian perkhidmatan
sentiasa dapat dipertingkatkan.

7
 Daripada 10 inovasi tersebut, 4 daripadanya adalah inovasi yang digunakan secara menyeluruh di
peringkat Universiti yang telah banyak membantu warga Universiti secara keseluruhannya. Salah satu
contoh inovasi tersebut adalah Portal Staf MyUTM yang telah membantu dalam meningkatkan
perkhidmatan pelanggan dalam memudahkan staf menyemak maklumat sumber manusia secara
berpusat dan terkini dengan Single Sign On. Sistem pelaporan yang menggunakan Power BI juga telah
memudahkan pembuatan keputusan menggunakan analisis dataraya.
Melalui inovasi yang dibangunkan ini juga, telah menarik minat jabatan lain dalam dan luar Universiti
untuk menjadikan Jabatan Pendaftar sebagai tanda aras bagi jabatan mereka dalam meningkatkan
prestasi mereka melalui inovasi baharu. Antara jabatan luar yang telah menjemput Jabatan Pendaftar
adalah seperti Jabatan Perkhidmatan Awam dan Universiti Tun Hussein Onn, manakala jemputan dari
PTJ dalaman adalah dari Perpustakaan UTM dan UTMLead.
Dalam memastikan staf bekerja dalam keadaan yang selesa dan sentiasa bermotivasi tinggi, Jabatan
Pendaftar telah mengambil inisiatif untuk mengukur tahap kepuasan staf melalui kaji selidik tahap
kepuasan staf (ESI) secara atas talian kepada semua staf Jabatan Pendaftar. Daripada kaji selidik
tersebut, Jabatan Pendaftar telah berjaya meningkatkan tahap kepuasan staf sebanyak 2.4% iaitu
84.33% berbanding 81.93% pada tahun 2017. Usaha-usaha peningkatan kepuasan staf umumnya
memberi penekanan kepada engagement pengurusan dengan staf, putaran skop kerja staf,
penglibatan staf dalam aktiviti kualiti, aktiviti-aktiviti merapatkan ukhuwah dan pembudayaan ilmu
dalam kalangan staf.
Daripada maklum balas pelanggan pula, Jabatan Pendaftar telah mencapai satu lonjakan besar dalam
penilaian tahap kepuasan pelanggan dengan pertama kali melepasi pencapaian 80% dengan lonjakan
7% perbandingan pencapaian selama 5 tahun daripada tahun 2014. Pencapaian kepuasan pelanggan
sebanyak 80.78% berbanding 73.73% pada tahun 2014 menunjukkan pencapaian konsisten Jabatan
Pendaftar dalam memastikan keperluan pelanggan sentiasa diutamakan.
Menyokong kepada saranan Universiti dalam penjanaan kewangan, Jabatan Pendaftar telah
memberikan KPI penjanaan kepada setiap bahagian di Jabatan Pendaftar. Bagi tahun 2018, Jabatan
Pendaftar telah berjaya memastikan jabatan ini menghasilkan surplus sebanyak RM290,231.51 dengan
penjanaan pendapatan sebanyak RM733,454.30 berbanding perbelanjaan mengurus tahun 2018
sebanyak RM443,222.79*.
*Jumlah peruntukan mengurus ini hanya melibatkan peruntukan mengurus Jabatan Pendaftar di UTM Johor Bahru sahaja.

8
Atas kesedaran warga Jabatan Pendaftar kepada kepentingan
penggunaan sumber yang cekap dan optimum telah
membantu Jabatan Pendaftar dalam penjimatan penggunaan
kertas sebanyak 10% jika dibandingkan dengan tahun
sebelumnya. Secara keseluruhannya juga, Jabatan Pendaftar
telah berjaya mengurangkan kos operasi mengurus
sebanyak 3.91% dan kos overhead sebanyak 5.08%.
Penjimatan ini akan sentiasa diperbaiki dengan
penggunaan inovasi baharu yang dibangunkan setiap
tahun dalam memastikan impak terbaik dengan
penggunaan sumber optimum.
Tahun 2018 merupakan permulaan kepada fasa akhir
Pelan Global Universiti yang akan berakhir pada
tahun 2020 dan kesinambungan kepada pencapaian
PGU akan menjadi catalyst kepada enVision 2025.
Dalam menghasilkan impak besar sebagai sebuah
Universiti masa hadapan yang bersedia
menangani cabaran di peringkat nasional
mahupun global, Jabatan Pendaftar dengan azam
Melangkaui Penyampaian Perkhidmatan
Berprestasi Tinggi – Penyampaian Perkhidmatan
yang Sejahtera, Berimpak dan Lestari akan
memastikan Universiti berjaya menuju ke arah
paradigma baharu di dalam landskap Pengajian
Tinggi.

9
10
13

31

89

115

123

11
12
13
 PELAKSANAAN PROGRAM ATAU PERKHIDMATAN YANG MEMENUHI/
MELEBIHI STANDARD AMALAN
PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN PENDAFTAR 2018
% PENCAPAIAN PERKHIDMATAN YANG MENCAPAI/MELEBIHI STANDARD AMALAN
BAHAGIAN
OBJEKTIF 2018 (OBJEKTIF KUALITI)

Peratus penempatan semula staf yang menepati struktur digariskan

dalam Rangka Tindakan Governans.

Peratus penambahbaikan penilaian prestasi berdasarkan pelbagai
BAHAGIAN laluan kerjaya staf akademik
83%
Peratus staf yang mencapai Indeks Kompetensi Staf ≥ 4.5
SUMBER
Peratus staf yang mengikuti latihan bagi mengurangkan jurang
(5/6)
MANUSIA kompetensi berdasarkan analisa CIS

Peratus penambahbaikan penilaian prestasi staf PPP yang lebih
objektif.

Bilangan staf yang mengikuti program pembelajaran sepanjang hayat

Indeks Kepuasan Pelanggan (%)

Peratus tindakan susulan CSI yang diambil

Peratusan penyelesaian aduan dalaman mengikut tempoh yang
BAHAGIAN ditetapkan
100%
PENGURUSAN
Indeks Kepuasan Terhadap Perkhidmatan Klinik Panel
(6/6)
Peratusan penghantaran mel luaran Universiti mematuhi tempoh
ORGANISASI
yang ditetapkan.

Peratusan pelaksanaan prosedur pengurusan risiko Jabatan
Pendaftar

Peratusan kenderaan berdaftar (Pelekat/Pas Pelawat) ke dalam
50% kampus
BK
Peratusan rondaan keselamatan dilaksanakan 24 jam sehari di dalam
(1/2)
kampus dan premis luar yang dimiliki Universiti

BSM 83% 5

JUMLAH 12/14 BPO 100% 6

BK 50% 1

14 14
PRODUK INOVASI PENGURUSAN DAN TEKNIKAL
PRODUK-PRODUK INOVASI PENGURUSAN DAN TEKNIKAL YANG DIPERKENALKAN
DAN DIGUNA PAKAI

2018

Inovasi Inovasi
Pengurusan Teknikal
JUMLAH
10
10 0

15 15
 PENSIJILAN SEMULA KUALITI
SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

Tarikh Persijilan : 20 Ogos 2004

Sah Sehingga : 10 Ogos 2007
No Siri : 2231

Tarikh Dikeluarkan : 27 Jun 2007

Sah Sehingga : 19 Ogos 2010
No Siri : 2690

Tarikh Dikeluarkan : 19 Oktober 2010

Tempoh Sah : 19 Oktober 2010 -
19 Ogos 2013
No Pensijilan : AR 3346

Tarikh Dikeluarkan : 26 September 2013

Tempoh Sah : 26 September 2013 -
19 Ogos 2016
No Pensijilan : AR 3346

Tarikh Dikeluarkan : 16 Disember 2016

Tempoh Sah : 16 Disember 2016 -
14 September 2018
No Pensijilan : AR 3346

Tarikh Dikeluarkan : 23 Januari 2018

Tempoh Sah : 23 Januari 2018 -
15 Disember 2019
No Pensijilan : QMS 03070

16 16
PENSIJILAN KUALITI
AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI QE/5S

Issue Date : 6 December 2013

Expire Date : 5 December 2014
Certification No : AC 3903

Issue Date : 15 December 2014

Expire Date : 14 December 2015
Certification No : AC 5239

Issue Date : 21 December 2016

Expire Date : 20 December 2017
Certification No : AC 6181

Issue Date : 20 December 2017

Expire Date : 19 December 2018
Certification No : AC 6537

Issue Date : 20 December 2018

Expire Date : 19 December 2019
Certification No : AC 6760

17 17
 TAHAP KEPUASAN PELANGGAN
PERATUS TAHAP KEPUASAN PELANGGAN BERDASARKAN LAPORAN CSI 2013-2018

18 18
PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF DAN HUBUNGAN ANTARA
PENGURUSAN DAN STAF
MEKANISMA PENGUKURAN TAHAP KEPUASAN STAF, TAHAP PENCAPAIAN DAN TINDAKAN
SUSULAN YANG DILAKSANAKAN

19 19
 PORTAL STAF UTM

“One Stop Centre” adalah laman Interaktif yang memaparkan maklumat data staf antaranya keputusan
penilaian prestasi, maklumat cuti, slide kehadiran, data Continuos Professional Development (CPD) &
Competensy Index Staff (CIS) individu, slip gaji, tarikh pengisytiharan harta dan lain-lain maklumat

peribadi

20 20
MAJLIS ANUGERAH PERMATA GEMILANG 2018
ANUGERAH INOVASI & KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)

ANUGERAH INOVASI (KUMPULAN)

Pemenang: "Mobile Backdrop“

Penghargaan: "Sistem Paparan Penerima

Anugerah APC - Citra Karisma 2017“

Penghargaan: "Garis Panduan Penulisan

Surat Rasmi Universiti Teknologi
Malaysia"

ANUGERAH KUMPULAN INOVATIF

& KREATIF (KIK)
Pemenang :
Kumpulan Perintis

21 21
 INDEKS KOMPETENSI STAF (CIS)
100% PENGISIAN INDEKS KOMPETENSI STAF BAGI TAHUN 2018

Peringatan mesra
pengisian CIS oleh
Pegawai Yang Dinilai
(PYD)

Pemakluman Statistik
Pengisian CIS 2018

100%
SELESAI!

Peringatan mesra
penilaian CIS oleh
Pegawai Penilai
Kompetensi (PPC)

22 22
PORTAL STAF MyUTM DAN PELAPORAN DTA STAF MENGGUNAKAN
BUSINESS INTELLIGENCE (POWER BI)

Portal Staf (MyUTM) merupakan gerbang maklumat yang dibangunkan sebagai satu proses mengakses
maklumat secara berpusat dan besepadu menggunakan portal MyUTM. Portal MyUTM membolehkan
kesemua maklumat utama berkaitan staf dan sumber manusia dapat diintegrasikan. Berasaskan
konsep Single Sign On (SSO), pengguna tidak perlu menggunakan ID pengguna yang berlainan bagi
mengakses ke sistem aplikasi UTM.

Pelaporan data staf

menggunakan Power BI pula
merupakan dashboard yang
dibangunkan bagi tujuan
menyediakan pelaporan atau
menganalisa data staf.
Dashboard dibangunkan
menggunakan sumber data dari
sistem UTMHR dan sistem-
sistem utama di UTM.

23 23
 PORTAL MyUTM
PENYATAAN IMPAK PORTAL MyUTM

Memudahkan staf mengakses sistem

utama menggunakan satu ID sahaja
secara Single Sign On (SSO)

Meningkatkan prestasi Memudahkan staf menyemak

perkhidmatan pelanggan maklumat berkaitan sumber
manusia secara berpusat dan
terkini
PORTAL
MyUTM
Memudahkan staf mengisi Membolehkan staf
Penilaian Prestasi Tahunan mengakses perakam waktu
dalam portal yang sama untuk log masuk dan keluar di
mana-mana dalam kawasan

24 24
POWER BI
PENYATAAN IMPAK POWER BI

Carian maklumat lebih cepat

Mengurangkan kesilapan Penyediaan data dan

dalam penyediaan data pelaporan lebih sistematik
berbanding menggunakan dan interaktif
kaedah manual
POWER
BI
Meningkatkan prestasi Memudahkan proses
perkhidmatan pelanggan membuat perancangan
sumber manusia dan
membantu dalam proses
membuat keputusan
Sistem pelaporan data adalah
secara berpusat

25 25
 ANALISA IMPAK PRODUKTIVITI

Sesi Lawatan Ketua

Setiausaha Negara ke
CICT dan penerangan
berkaitan Pelaporan
Data Menggunakan
Power BI

Jemputan dari Jabatan Perkhidmatan

Awam untuk mengetahui lanjut berkaitan
Pelaporan Data Menggunakan Business
Jemputan dari UTHM Intelligence (BI)
untuk mengetahui
lanjut berkaitan
Pelaporan Data
Menggunakan
Business Intelligence
(BI)

Jemputan dari UTM

untuk mengetahui
lanjut Perpustakaan
berkaitan Pelaporan
Data Menggunakan Jemputan UTMLead untuk mengetahui
Business Intelligence lanjut berkaitan Pelaporan Data
(BI) Menggunakan Business Intelligence (BI)

26 26
PENGURUSAN PELESTARIAN
PENJIMATAN PENGGUNAAN KERTAS A4

Statistik Penggunaan Kertas Pejabat Pendaftar 2013-2018

27 27
 PENGURUSAN e-PARCEL
5 FEBRUARI 2018 | UTM KUALA LUMPUR

100% Dilaksanakan di UTM KL

APA e-PARCEL

Pengautomasian Pengurusan bungkusan peribadi secara atas

talian dengan lebih cekap, berkualiti serta mesra pelanggan
yang boleh diakses melalui aplikasi myUTM.

(Cas sebanyak RM2.00/Parcel dikenakan)

BERMULA PADA

Sistem e-Parcel telah dilancarkan penggunaannya pada 5

Februari 2018 dan pada ketika ini hanya dilaksanakan di
UTMKL.

KOS PEMBANGUNAN SISTEM

sebanyak RM5,000.00 secara one off dan telah dibayar

kepada CICT.

28 28
AUDIT PENARAFAN RISIKO KESELAMATAN
28 DISEMBER 2018 | SEKOLAH KEBANGSAAN JALAN GURNEY 1

Menjalankan Audit Penarafan Risiko Keselamatan

kepada agensi kerajaan seperti sekolah
berhampiran UTMKL.

IMPAK/TUJUAN

Memberi khidmat nasihat keselamatan

perlindungan yang berkesan kepada Sekolah
Kebangsaan Jalan Gurney 1.

LAPORAN AUDIT

Laporan hasil pengauditan telah dimajukan kepada

pihak sekolah untuk makluman dan tindakan
selanjutnya.

29 29
30
31
 PRODUK PERKHIDMATAN

PRODUK
PERKHIDMATAN
1
PENGURUSAN
SUMBER
3
MANUSIA & PENGURUSAN
PEMBANGUNAN KESELAMATAN
BAKAT
PENGUKURAN,
ANALISA &
PENAMBAHBAIKAN
Pengurusan
KEPERLUAN
PERANCANGAN
SUMBER MANUSIA 2 
Kawalan
Semakan
PENGURUSAN Keselamatan Pengurusan
PELANGGAN Am
Urusan penyediaan
Perancangan Dasar
bajet perjawatan &  Pengurusan & Objektif Kualiti

Penyampaian perangkaan staf Siasatan
Berprestasi tinggi
Penambahbaikan
PENGIKLANAN &  Pengurusan SPK

Perkhidmatan PEMILIHAN  Pengurusan Pelekat

Penilaian Latihan
Berkualiti Sistem Kenderaan

Tanggungjawab & TEMUDUGA  Pengurusan
Audit Dalaman
 Kebajikan Staf
Bidang Kuasa (Kad Matrik staf, Senjata Api
Penilaian Prestasi

Komunikasi LANTIKAN/ kemudahan
Penilaian Pembekal
PENEMPATAN perubatan, skim & Peralatan
Berkesan perlindungan

Perekodan Data staf, bantuan
Pengukuran dan
Pembangunan Perkhidmatan pengurusan Pemantauan Proses

Kepuasan & Bakat Personel jenazah)
Kegirangan
Pengukuran dan
Pelanggan
 Program  Sistem  Pengurusan Pemantauan produk
Pengesanan Maklumat Kualiti & perkhidmatan
Jawatan Staf

Staf Berprestasi (PTM, SEPT,  Gaji & Elaun  Pengurusan
Kawalan Produk &
Tinggi Peperiksaan)
 Penempatan
Majlis Universiti Perkhidmatan tidak
 Latihan

Nilai Teras (ISES) Pengingkatan
Staf memenuhi
Kompetensi  Pengesahan keperluan

Belanjawan Jawatan
 Talent Pool
 Pengsytiharan

Analisa Data

Kemudahan dan  Pelan Harta Pembekal
Fasiliti Penggantian
 Kenaikan

Persekitaran Kerja Pangkat
Kondusif  Pengurusan PIHAK KEPUASAN
Penilaian
PELANGGAN BERKEPENTINGAN PELANGGAN

Keselamatan –
Tindakan
kawasaan dan  Staf  MPC Pembetulan
harta benda PERSARAAN/TAMAT  PDRM &Pencegahan
PERKHIDMATAN  Pelajar

Penghargaan Staf  SIRIM
Penilaian soal selidik
 PTJ  JPA tahap kepuasan
ALUMNI STAF
 Ibu Bapa  KPM pelanggan (CSI)
 Pelajar  MAMPU
32 32
BAHAGIAN SUMBER MANUSIA
STATISTIK DATA STAF UTM

Keseluruhan Staf UTM 2014-2018

Rajah di bawah menunjukkan statistik keseluruhan staf UTM dari tahun 2014 hingga 2018 meliputi staf
tetap, kontrak dan sementara. Trend menunjukkan terdapat pengurangan staf untuk tempoh 5 tahun
tersebut. Pengurangan ini disebabkan berlaku penurunan jumlah pada staf kontrak dan sementara.
Walaupun berlaku pengurangan staf, beberapa proses kerja utama telah diautomasikan bagi
memastikan proses kerja lebih kejat dan efisien. Selain itu, pelbagai pengukuran kompetensi staf
dibangunkan seperti Competency Index Staff bagi memastikan setiap staf kompeten terhadap tugas
yang dipertanggungjawabkan. Universiti turut menyediakan pelbagai peluang pembangunan diri
bermula dari staf melapor diri sehinggalah persediaan staf menghadapi persaraan.

5600
5400
5200
5000
4800
4600
4400
4200
2014 2015 2016 2017 2018
SEMENTARA 192 166 83 36 20
KONTRAK 560 481 244 166 145
TETAP 4616 4693 4744 4808 4763

Statistik Keseluruhan Staf UTM 2014-2018

33 33
 Statistik Staf Akademik & PPP UTM

Rajah di bawah menunjukkan

1,694 daripada keseluruhan
staf adalah terdiri daripada
staf akademik manakala
3,234 lagi adalah staf
Pengurusan & Profesional
dan Pelaksana.

Staf PPP berstatus Tetap : 3174 |

Kontrak : 60

Pecahan Staf Akademik dan PPP

Rajah menunjukkan daripada
Guru … 32 1694 orang staf akademik,
Tutor 11 seorang darinya adalah JUSA,
DS45 93
184 orang adalah Profesor, 339
DS51 432
orang Profesor Madya, 1,034
Gred Jawatan

DS52 602
DS53 22
orang Pensyarah Kanan, 93
DS54 317
orang Pensyarah. Manakala
VK7 140 selebihnya 11 orang Tutor dan
VK6 31 32 orang Guru Bahasa.
VK5 13
VU4 1
Bilangan Staf Akademik

Pecahan Staf Akademik Mengikut Gred Jawatan pada 31 Disember 2018

34 34
Rajah menunjukkan pecahan
staf Pengurusan & Profesional Gred 11 - 18 667
dan Pelaksana mengikut gred

Gred Jawatan
Gred 19 - 28 1044
jawatan di mana staf dalam
gred 19 – 28 menunjukkan Gred 29 - 40 953
bilangan yang paling ramai iaitu
Gred 41 - 54 507
1044 orang. Ini diikuti oleh staf
dalam gred 29 – 40 seramai JUSA 3
953 orang, gred 11 – 18
0 200 400 600 800 1000 1200
seramai 667 orang dan gred 41
Bilangan Staf PPP
– 54 seramai 507 orang. JUSA
pula adalah seramai dua (2) Pecahan Staf PPP (Status TETAP) mengikut gred jawatan 2018
orang.

Dalam proses pengambilan staf, UTM juga mementingkan konsep ‘diversity’ bagi memastikan wujud
kepelbagaian dalam komuniti UTM. Sehubungan itu, terdapat juga staf akademik yang dilantik secara
kontrak dari pelbagai negara yang mempunyai kepakaran dalam bidang masing-masing serta boleh
menyumbang kepada pengajaran dan pembelajaran di UTM. Merujuk kepada Rajah di bawah, staf
kontrak bukan warganegara
JAPAN 10 UTM sehingga Disember 2018
10
IRAN 7 adalah seramai 55 orang.
6
BANGLADESH 5 Negara Jepun dan Indonesia
3
INDIA 3 menunjukkan angka yang paling
Negara

2
UZBEKISTAN 1 tinggi iaitu masing-masing
1
SINGAPURA 1 seramai 10 orang.
1
PALESTIN 1
1
JORDAN 1
1
CANADA 1
Bilangan Staf Akademik

Pecahan Staf Akademik Mengikut Warganegara

35 35
 TABURAN STAF KONTRAK (2014-2018)

Dalam keadaan peruntukan kewangan yang terhad, UTM telah mengambil langkah mengurangkan staf
kontrak dengan memendekkan tempoh perkhidmatan staf kontrak sedia ada. Rajah di bawah
menunjukkan taburan pengurangan staf kontrak dari tahun 2014 hingga 2018 bagi staf akademik dan
PPP. Tindakan pengurangan staf kontrak ini telah memberikan penjimatan kepada perbelanjaan
emolumen berbanding tahun 2015. Walaupun terdapat pengurangan staf tahun demi tahun, UTM
masih mengekalkan kualiti sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

342
270 AKAD PPP

136
124
218 211 62
136 93 85

2014 2015 2016 2017 2018

Taburan Staf Kontrak UTM 2014-2018

36 36
TABURAN STAF AKADEMIK BERKELAYAKAN DOKTOR FALSAFAH (2014-2018)

Rajah di bawah
menunjukkan taburan staf
akademik yang mempunyai 2018 1,403
kelayakan Doktor Falsafah
bagi tahun 2014 sehingga 2017 1,394

Tahun
2018. Statistik menunjukkan 2016 1,355
peningkatan kelayakan
2015 1,371
Doktor Falsafah dari 1,323
orang pada tahun 2014 2014 1,323
kepada 1,371 orang pada
1,000 1,050 1,100 1,150 1,200 1,250 1,300 1,350 1,400 1,450
tahun 2015. Walau
bagaimanapun, berlaku Bilangan Staf
penurunan pada tahun 2016 Taburan Staf Akademik Berkelayakan Doktor Falsafah 2014-2018
akibat pengurangan staf
kontrak bermula Mei 2016. Walaupun bilangan ini berkurangan, ia masih tidak menjejaskan peratusan
kelayakan Doktor Falsafah yang diperlukan mengikut keperluan MyRA. Pada Disember 2017, jumlah itu
meningkat semula kepada 1,403 orang berbanding 1,394 orang pada 2017.

Proses pengurangan staf kontrak juga dibuat dengan teliti melalui pelbagai proses analisa dan hasilnya
membuktikan bahawa proses pengajaran dan pembelajaran masih boleh diteruskan dengan baik serta
memenuhi keperluan bidang kritikal di fakulti. Kualiti perkhidmatan juga masih dapat dikekalkan. Ini
dibuktikan dengan kejayaan UTM mendapat Tier 6 dalam Audit SETARA dan 6 bintang dalam Audit
MyRA.

Bilangan Tutor juga telah dapat dikurangkan melalui pemantauan yang tegas ke atas Tutor yang sedang
cuti belajar. Ini adalah bagi memastikan mereka dapat menamatkan pengajian mengikut tempoh dan
boleh terus dilantik sebagai pensyarah. Proses pengambilan staf akademik juga dibuat dengan lebih
fokus kepada keperluan bidang kritikal berdasarkan unjuran keperluan bidang yang diperlukan negara
untuk tempoh 5 hingga 10 tahun akan datang.

37 37
 TABURAN KELULUSAN PENGAJIAN TINGGI STAF PPP 2014-2018

Selain staf akademik, staf PPP juga telah menunjukkan inisiatif untuk meningkatkan kualiti
pengetahuan dengan melanjutkan pengajian ke peringkat yang lebih tinggi. Rajah di bawah
menunjukkan peningkatan kelayakan akademik oleh staf PPP. Peratusan staf pengurusan yang
mempunyai kelayakan Sarjana dan Doktor Falsafah meningkat kepada 40.5% (212 orang) pada 2018
berbanding hanya 34.3% pada tahun 2014. Staf daripada kumpulan sokongan juga turut menunjukkan
usaha peningkatan pengetahuan. Staf sokongan yang mempunyai kelayakan Ijazah Sarjana Muda dan
Sarjana meningkat daripada 5.41% pada tahun 2014 kepada 11.8% (320 orang). Walaupun UTM
mengalami masalah kewangan dan kuota staf PPP mengikuti cuti belajar adalah sedikit, perkara ini
tidak mematahkan semangat staf PPP untuk terus berusaha meningkatkan kualiti diri mereka
walaupun terpaksa mengeluarkan perbelanjaan sendiri dan mengikutinya secara separuh masa bagi
mendekatkan jurang pengetahuan mereka dengan staf akademik. Usaha seperti ini wajar dipuji dan
dijadikan contoh kepada staf-staf lain.

45 [] 14

% Bilangan Staff Sokongan

40 36.47 36.56 12
34.33 33.14 11.8
% Bilangan Staf PPP

35
9.53 10
30
25 8.33 8
20 6.7
6
5.41
15
4
10
5 2
0 0
2014 2015 2016 2017 2018
Tahun P&P Sokongan

Taburan Kelulusan Pengajian Tertinggi Staf PPP 2014-2018

38 38
Staf PPP juga telah
melaksan ak an in isiatif
peningkatan kualiti diri melalui
pengiktirafan dalam kelayakan
profesional selain daripada
menyambung pengajian ke
peringkat yang lebih tinggi.
Merujuk kepada Jadual di
bawah, sehingga Disember
2018, 44 orang staf PPP
memp unyai k e layak an
profesional dalam aspek
pembangunan kompetensi diri
dalam bidang kerjaya masing-
masing.

Kelayakan Profesional Bilangan Staf

Jurutera Berdaftar (Ir.) 9
Juruukur Bahan (Sr.) 1
Juruukur Berdaftar 4
Profesional Teknologi (Ts.) 6
Arkitek Berdaftar 3
Arkitek Landskap Berdaftar 3
Kaunselor Berdaftar 7
Statistik Kelayakan Profesional
Akauntan Berdaftar 11 Staf PPP
JUMLAH 44

39 39
 PENGAMBILAN DAN PELANTIKAN STAF UTM

Sepanjang tahun 2018, sebanyak 128 pelantikan telah dapat dilaksanakan oleh BSM bagi mengisi
kekosongan waran semasa mengikut kategori kumpulan perjawatan. Berdasarkan jumlah berkenaan,
62 adalah jawatan Staf Akademik dan 66 adalah jawatan Pengurusan & Profesional dan Pelaksana.

STATISTIK PELANTIKAN STAF TETAP PPP UTM JB

SEHINGGA SUKU TAHUN KE-4/2018 (JAN - DIS 2018)

60
40
20
0
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGS SEP OKT NOV DIS

Kump. Profesional A Kump. Pelaksana B Kump. Pelaksana C Kump. Pelaksana D TOTAL

STATISTIK PELANTIKAN STAF AKADEMIK UTM

SEHINGGA SUKU TAHUN KE-4/2018 (JAN - DIS 2018)

40
20
0
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGS SEP OKT NOV DIS

VK5 VK6 VK7 DS53 DS51 DS45 DS44 DG41 DA41 TOTAL

40 40
KENAIKAN PANGKAT STAF

Kenaikan pangkat merupakan laluan kerjaya dalam perkhidmatan seseorang staf. Ia juga merupakan
salah satu pengiktirafan majikan dan menjadi motivasi kepada staf untuk menunjukkan kecemerlangan
dalam kerjaya serta sumbangan kepada organisasi. Sehubungan itu, urusan kenaikan pangkat
merupakan salah satu fungsi Pengurusan Sumber Manusia yang penting.

Seramai 258 staf

pelbagai kumpulan skim STATISTIK KENAIKAN PANGKAT STAF AKADEMIK UTM
jawatan telah mendapat SEHINGGA SUKU TAHUN KE-4/2018 (JAN - DIS 2018)
kenaikan pangkat dalam JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGS SEP OKT NOV DIS
tahun 2018 berbanding 150
178 dalam tahun 2017. 100
50
Jumlah yang telah
0
mendapat kenaikan
VK5 VK6 VK7 DS54 DS52 DG48 DG44 TOTAL
pangkat adalah 130 bagi
staf akademik dan 128
bagi staf Kumpulan
Pengurusan &
Profesional dan STATISTIK KENAIKAN PANGKAT STAF PPP UTM,JB
Pelaksana SEHINGGA SUKU TAHUN KE-4/2018 (JAN - DIS 2018)
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGS SEP OKT NOV DIS
140
120
100
80
60
40
20
0
Kump. Kump. Pelaksana Kump. Pelaksana Kump. Pelaksana TOTAL
Profesional A B C D

41 41
 PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

Sepanjang tahun 2018, seramai 337 orang staf telah disahkan

dalam perkhidmatan. Daripada jumlah tersebut, seramai 98 orang
adalah terdiri daripada staf akademik dan 239 orang terdiri 98 : 29%
daripada staf Pengurusan & Profesional dan Pelaksana. Menurut
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2012, setiap pegawai yang
dilantik dkehendaki berkhidmat dalam tempoh percubaan antara 1 239 : 70.9%
hingga 3 tahun. Pegawai perlu memenuhi syarat-syarat yang
ditetapkan bagi tujuan pengesahan dalam perkhidmatan tersebut.
STAF AKADEMIK
STAF PPP

42 42
Rajah seterusnya menunjukkan
64
taburan staf akademik
meninggalkan perkhidmatan bagi
tahun 2015 sehingga tahun 2018. 41
45
43
40
Statistik menunjukkan staf 33
31
akademik yang bersara wajib 25
22
paling tinggi adalah pada tahun
2017 iaitu seramai 64 orang. Selain 12 13 13

6 6
daripada itu, berlaku juga 2
5
3
5 4 3 4 5
1
5

pengurangan staf akademik akibat

201 5 2016 2017 2018
penamatan kontrak perkhidmatan BERSARA WAJIB BERSARA PILIHAN BERSARA SEBAB KESIHATAN
staf yang tinggi pada tahun 2016. LETAK JAWATAN DITAMATKAN MENINGGAL DUNIA

Taburan Staf Akademik Meninggalkan Perkhidmatan (2015-2018)

Manakala rajah di sebelah

76
pula menunjukkan taburan
64 staf PPP meninggalkan
perkhidmatan bagi tahun 2015
43
45 45 sehingga tahun 2018. Statistik
40
37 menunjukkan berlaku
31 29 31
27 penurunan peletakan jawatan
19 staf PPP pada tahun 2016
10 12 11 10 12
sehingga 2018 iaitu seramai 76
8
2 4 2
0 0 0 orang pada 2016, 45 orang
2015 2016 2017 2018 pada 2017 dan 19 orang pada
BERSARA WAJIB BERSARA PILIHAN BERSARA ATAS SEBAB KESIHATAN
2018.
LETAK JAWATAN DITAMATKAN MENINGGAL DUNIA

Taburan Staf PPP Meninggalkan Perkhidmatan (2015-2018)

43 43
 PENGANUGERAHAN STAF TAHUN 2017

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)

merupakan penghargaan Kerajaan kepada PENERIMA ANUGERAH
anggota Perkhidmatan Awam yang telah
memberi perkhidmatan yang cemerlang di
mana mutu atau penghasilannya melebihi
daripada keperluan tanggungjawab biasa AJA, 158
bagi jawatannya. Perkhidmatan yang
diberikan itu boleh dijadikan contoh dan APC, 404
ikutan, serta memberi pengaruh yang AJB, 82
menggerakkan kecergasan bekerja dan daya
usaha staf Universiti yang lain.
AJS, 58

Anugerah Jasa Bakti (AJB) diberi kepada

stafnya sebagai menghargai jasa bakti yang
dicurahkan selama 20 tahun perkhidmatan
staf di UTM.

Anugerah Jasa Setia (AJS) adalah anugerah khas kepada staf UTM yang telah berkhidmat penuh setia
selama 30 tahun.

Anugerah Jasa Abadi (AJA) diberi oleh UTM kepada stafnya yang bersara wajib atau pilihan pada tahun
semasa, bagi menghargai jasa dan sumbangan sepanjang berkhidmat di UTM.

Jabatan Pendaftar telah bertindak sebagai urus setia Induk bagi proses pencalonan dan juga majlis
penghargaan ini. Seramai 404 (APC), 82 (AJB), 58 (AJS) dan 158 (AJA) staf telah diberikan penghargaan
pada Majlis Citra Karisma 2018 dan Majlis Anugerah Sanjungan Budi 2018 bagi mengiktiraf prestasi
perkhidmatan staf bagi tempoh tahun 2017.

44 44
PENILAIAN PRESTASI STAF

Penggunaan sistem penilaian

STATISTIK PENGHANTARAN PYD
prestasi staf Universiti Teknologi
Malaysia secara atas talian bermula
dalam tahun 2010 bagi penilaian 2013 2014 2015 2016 2017 2018
prestasi staf 2009. Pelbagai
penambahbaikan telah
dilaksanakan untuk melancarkan e-LPPT 75.4 91.9 98.4 98.5 98.8 99.8
p engur usan prestasi staf.
Berdasarkan kepada statistik di
d alam jadu al di b awah e-LNPT 97.4 98.8 99.2 99.2 99.9 100.0
menunjukkan kesedaran di
peringkat staf untuk melaporkan
prestasi perkhidmatan mereka. PURATA MARKAH

Kepentingan penilaian prestasi

dalam perkhidmatan staf meliputi 2013 2014 2015 2016 2017 2018
antaranya perkara berikut:

Pengesahan jawatan
e-LPPT 83.41 81.64 83.03 84.81 88.48 90.66

Penyambungan perkhidmatan

Kenaikan pangkat

Pemangkuan
e-LNPT 89.20 89.50 88.55 89.61 90.28 92.96

Pinjaman

Pertukaran Sementara

Cuti belajar

Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang /Pingat
Perkhidmatan Cemerlang

Penempatan dan Bidang
Kerjaya

45 45
 PERISYTIHARAN HARTA

Adalah menjadi tanggungjawab staf UTM untuk

mengisytiharkan harta sebaik sahaja melapor diri dalam
perkhidmatan. Selain dari itu, perisytiharan harta juga
merupakan salah satu elemen yang diambil kira dalam perkara
berikut:

Permohonan Kenaikan Pangkat

Pengesahan Jawatan dan;

Bersara Pilihan

Pada tahun 2018,

sebanyak 706 Statistik Perisytiharan Harta Staf
permohonan
perisytiharan harta staf Akademik & PPP UTM
telah diperakukan. 140 130
Jumlah tersebut adalah 120
terdiri dari 245 staf 100
75
akademik dan 461 staf 80
52 55
Pengurusan & 60 44 44
35 32
Profesional dan 40 27 26 23
15 20 12 14 18 20 19
20 5 8 6 7 12 7
Pelaksana (PPP).
0

Akademik PPP

46 46
KETERHUTANGAN KEWANGAN MELEBIHI 60%

Mengikut statistik yang diperolehi dalam tahun 2018, seramai 74 orang staf Universiti Teknologi
Malaysia telah dikenalpasti mengalami masalah keberhutangan serius iaitu status keterhutangan
melebihi 60% dari pendapatan. Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar dari semasa ke semasa
memantau masalah keberhutangan staf. Antara inisiatif yang dilaksanakan ialah mengadakan
pertemuan dan perbincangan dengan staf yang telah dikenalpasti dan surat peringatan telah
dikeluarkan.

P&P

18

KETERHUTANGAN
KEWANGAN
MELEBIHI
PENGURUSAN

1 60% SOKONGAN 1

29

SOKONGAN 2

26
47 47
 PENGURUSAN KAUNSELING STAF

Sebanyak 438 sesi telah dijalankan terhadap staf di UTM JB dan 74 sesi bagi staf UTM KL. Sesi
melibatkan staf ini telah dikendalikan oleh Pegawai Psikologi dari 3 tempat iaitu Pejabat Pendaftar
UTM JB, Pusat Kaunseling UTM JB dan Pusat Kaunseling UTM KL.

Perkhidmatan Bilangan
Kaunseling Individu 56
Kaunseling Kelompok 9
Konsultasi/ 56
Penasihatan 190
Bimbingan Kelompok 25
Bimbingan Individu 39
Biofeedback 1
Kerusi Urut 0
Perbincangan 4
Jumlah 190

Perkhidmatan Dasar
Bilangan
Pemisah
Kaunseling Individu 17
Konsultasi/
43
Penasihatan
Bimbingan AKRAB 100
Bimbingan PPPK 162
Jumlah 322

48 48
DASAR PEMISAH (EXIT POLICY)

Pada tahun 2018, seramai 36 orang staf telah selesai menjalani Tempoh Pemerhatian Dasar Pemisah.
Tempoh Pemerhatian Dasar Pemisah telah dijalankan selama satu (1) tahun bermula pada bulan Julai
2017. Selama tempoh tersebut, staf yang terlibat telah menjalani Fasa Saringan, Fasa Intervensi dan
Fasa Pemantauan. Setelah menjalani fasa-fasa tersebut, staf yang terlibat telah dinilai menggunakan
Laporan Penilaian Prestasi Khas (LNPK).

Berdasarkan pelaksanaan Dasar Pemisah tersebut, seramai dua (2) orang staf telah ditamatkan
perkhidmatan di bawah Penamatan Demi Kepentingan Awam (PDKA) dan seramai dua puluh Sembilan
(29) orang staf telah menunjukkan peningkatan prestasi serta telah dikeluarkan dari Dasar Pemisah
secara bersyarat. Bakinya 3 orang staf telah bersara secara wajib dan pilihan manakala seorang dua (2)
orang staf telah meninggal dunia dan seorang telah dikenakan tindakan tatatertib.

49 49
 PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN BAKAT

Seksyen Pembangunan Bakat (SPB), Jabatan Pendaftar dipertanggungjawabkan untuk pengurusan dan
pembangunan bakat di UTM. Setiap tahun, pelbagai pendekatan dan inisiatif akan ditambah baik dari
masa ke semasa agar bakat-bakat di bawah kelompok staf kumpulan Pengurusan & Profesional dan
Pelaksana (PPP) sentiasa dalam laluan yang tepat dan sesuai dengan keperluan semasa universiti

Bil. Kursus Wajib Tarikh (2018) Kehadiran Catatan

1. Program CREAM
 Ujian Kecergasan 1 dan 8 Julai 110 orang Seramai 125 orang ditawarkan hanya 78
 Ujian Kompetensi 9 Julai 78 orang orang disenarai pendek.

2. Program Orientasi dan Setiap bulan 118 orang Sasaran KAI 12 kali setahun, namun hanya 10
Sosialisasi UTM kali sahaja dapat dilaksanakan kerana tiada
lantikan baru pada bulan tertentu.
3. Program Transformasi
Minda(PTM)
 Bil 12 Siri 1/2018 1-5 April 88 orang Kesemua 187 peserta hadir dengan jayanya
 Bil 13 Siri 2/2018 26-30 Ogos 99 orang

4. Sijil Eksekutif Pengajian

Tinggi (SEPT) 39 orang lulus,
 Minggu pertama 25-28 Jun 41 peserta 2 perlu mengulang
 Minggu kedua 1-5 Julai hadir

5. Peperiksaan
Lulus 83 orang,
Perkhidmatan Staf
 Siri 1/2018 10-12 April 91 orang Lulus sebahagian 59 orang,
 Siri 2/2018 4-6 September 54 orang Gagal 3 orang

50 50
Pengurusan UTM sentiasa berusaha untuk menggunakan kaedah yang terbaik dalam memilih bakat-
bakat yang berpotensi untuk berkhidmat UTM. Keperluan pengisian bakat yang terbaik diperlukan
pada peringkat pegawai PPP Gred 41 kerana pegawai pada gred ini yang akan memacu UTM pada
masa hadapan. Mereka akan membantu menggerakkan inisiatif-inisiatif yang digariskan dalam pelan-
pelan perancangan strategik Universiti.

PENGLIBATAN STAF UTM DAN PENGUMPULAN MATA CPD UNTUK TAHUN 2018

KAMPUS JUMLAH STAF ≥ 42 MATA < 42 MATA TIADA MATA CPD

UTM JB 2620 1409 1163 47

UTM KL 629 467 154 8

UTM Pagoh 58 50 8 -

JUMLAH 3303 1926 1325 55

PERATUS 58.24% 37.86% 1.66%

51 51
 PROGRAM PEMBANGUNAN PROFESIONAL BERTERUSAN (CPD)

Pencapaian staf PPP untuk Program Pembangunan Profesional Berterusan (CPD) Tahun 2018

Bagi meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan staf PPP, perancangan dan pelaksanaan
program-program latihan dan kursus pembangunan diri bagi mengurang jurang kompetensi staf
diteruskan sepanjang tahun 2018. Sasaran bagi tahun 2018 ialah 80% daripada bilangan staf PPP
mendapat ≥ 42 mata CPD. Walau bagaimanapun, sehingga Disember 2018, peratus staf menghadiri
kursus atau latihan pembangunan diri adalah hanya 58.24% atau 1926 orang mendapat ≥ 42 mata
CPD. Manakala seramai 1252 orang atau 37.86% mendapat < 42 mata CPD dan seramai 55 orang atau
1.66% tiada mata CPD. Pecahan kehadiran mengikut mata CPD adalah seperti di Jadual 2.

Sebagai perbandingan, disertakan analisis perkembangan pencapaian mata minimum CPD dari 2016
sehingga 2018. Pengiraan mata CPD digunakan sepenuhnya pada tahun 2016 dan ke atas setelah
diluluskan oleh Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU). Berbeza dengan tahun sebelumnya, kaedah
pengiraan jam latihan adalah berdasarkan konsep 7 hari berkursus bersamaan dengan 40 jam
berkursus untuk setahun. Jadual di bawah menunjukkan pencapaian staf PPP yang berjaya mengumpul
mata minimum CPD sebanyak 42 mata dan ke atas bagi tempoh 2016-2018.

Analisis Pencapaian Mata Minimum CPD

2018 2017 2016

64% 58%
51%

Pencapaian Staf PPP Untuk

Program Pembangunan
Profesional Berterusan (CPD)
2016 2017 2018 2016-2018

52 52
INDEKS KOMPETENSI STAF (CIS)

Indeks Kompetensi Staf (CIS) merupakan salah satu inisiatif yang dilaksanakan untuk mengukur tahap
kompetensi staf PPP. Penilaian akan dibuat setahun sekali dan pencapaian yang ditetapkan oleh
Universiti adalah melebihi skala 4.5/5.0. Staf yang menerima skala melebihi 4.5 – 5.0 menunjukkan
mereka berada di tahap cemerlang manakala staf yang hanya mencapai skala 3.5 – 4.4 menunjukkan
mereka berada pada tahap kompeten. Bagi staf yang menerima skala 2.5 – 3.4 berada pada tahap
sederhana dan staf yang berada di dalam kelompok skala 1.5 – 2.4 berada pada tahap tidak kompeten.
Jadual di bawah menunjukkan pencapaian indeks kompetensi staf bermula pada tahun 2014 sehingga
tahun 2018.

Berdasarkan jadual ini, terdapat sedikit peningkatan skala Indeks Kompetensi Staf (CIS) tahun 2018
berbanding tahun 2017. Program yang dijalankan untuk mengurangkan jurang kompetensi
berdasarkan analisa CIS adalah melalui 23 kursus yang dijalankan pada sepanjang tahun 2018 bagi
memastikan staf dapat mempertingkatkan kompetensi masing-masing. Seramai 791 staf yang
mendapat skala CIS kurang daripada 4.5 menghadiri kursus-kursus pembangunan yang dianjurkan oleh
Seksyen Pembangunan Bakat (SPB).

4.35
4.31
4.25

4.09 4.09

2014 2015 2016 2017 2018

Pencapaian Purata Indeks Kompetensi Staf (CIS) Tahun 2014-2018

53 53
 KURSUS BERDASARKAN KALENDAR LATIHAN

Bagi tahun 2018, sebanyak 63 kursus telah dilaksanakan daripada 95 kursus yang disenaraikan di dalam
Kalendar Latihan. Kursus-kursus ini terbahagi kepada pelbagai teras di antaranya teras teknikal, teras
ICT, teras bahasa, teras komunikasi, teras penulisan dan lain-lain. Sesi pengkayaan ilmu dimasukkan ke
dalam Kalendar Latihan tahun 2018 bagi memberi peluang kepada staf untuk meningkatkan ilmu
pengetahuan berkaitan isu undang-undang, pengurusan dan pentadbiran, kewangan dan sebagainya.
Kursus-kursus bagi tahun 2018 dilihat amat menyeluruh dan dapat memenuhi keperluan individu,
jabatan serta organisasi.

54 54
UTM HIGH INTERNSHIP (UTM-HIT) - PROGRAM ATTACHMENT & ON-JOB TRAINING

Sejak pelaksanaan Projek NewLens pada tahun 2015, penjenamaan UTM – HIT diperkenalkan iaitu
penambahan program On-the-Job Training (OJT) yang dilaksanakan pada tahun 2018. Program OJT
memberi peluang kepada staf untuk mempelajari skop tugas dan praktis amalan terbaik dari organisasi
luar atau dalam UTM. Program Attachment pula memberi peluang kepada staf untuk bekerja sambil
menimba pengalaman di organisasi yang telah dikenal pasti dalam mahupun luar negara.

Pihak pengurusan UTM sentiasa komited dalam usaha memperkasakan bakat di Universiti dengan
menyediakan peruntukan bagi menjayakan program ini. Bagi tahun 2018, seramai 10 orang staf PPP
telah mengikut Pogram Attachment di luar negara, manakala tiga orang staf PPP mengambil peluang
menjalani program attachment di agensi terkemuka dalam negara. Jumlah keseluruhan staf PPP yang
telah mengikuti Program Attachment sejak tahun 2015 sehingga tahun 2018 adalah seramai 50 orang.

55 55
 PROGRAM INTERACTIVE ENGLISH (INTERNPRO)

Merupakan program pemantapan penggunaan kemahiran Bahasa Inggeris secara berpusat dan
berterusan. Konsep yang diketengahkan ini memberi peluang kepada Liason Officer English setiap
Pusat Tanggungjawab bukan sahaja mengetengahkan bakat pengurusan mereka dalam penganjuran
program tetapi juga memantapkan kemahiran staf untuk berbahasa Inggeris dalam budaya pekerjaan
rutin. Pada tahun 2018, sebanyak tujuh (7) siri program INTENPRO telah diadakan. Pencapaian tertinggi
penglibatan staf dalam program ini adalah pada Siri ke-6 yang dihoskan oleh Research Management
Center iaitu seramai 65 orang.

70 BIL. KEHADIRAN STAF

60
50
40
30 65
53 48 53
20
10 23 20
0
Jan Feb Mac & Apr Jun & Julai Okt Nov

56 56
PROGRAM PEMBANGUNAN KELOMPOK BAKAT DAN PELAN PENGGANTIAN STAF
PENGURUSAN & PROFESIONAL UTM

Program Pembangunan Kelompok Bakat Staf PPP UTM sejak tahun 2014-2018

Pada tahun 2018, inisiatif bagi mengenal pasti kelompok bakat (talent identification) staf Pengurusan
Profesional UTM diteruskan lagi dengan pelaksanaan Program Penilaian Pelan Pembangunan Individu
[Individual Development Plan – Assessment (IDP- A)] bagi Gred 44. Program IDP – Assessment adalah
merupakan salah satu kaedah penilaian yang diguna pakai bagi mengukur tahap kompetensi
kepimpinan kelompok bakat di UTM.

57 57
 Sejak pelaksanaan Program IDP – Assessment (IDP – A) daripada Kumpulan 1 pada tahun 2014 sehingga
Kumpulan 7 pada tahun 2018, UTM telah berjaya menyediakan profil kelompok bakat seramai 181
orang yang terdiri daripada tahap pencapaian Fast Track (Skor 80 % ke atas) seramai 60 orang,
manakala tahap pencapaian Prospect (Skor 70 – 79 %) seramai 76 orang dan tahap pencapaian Normal
Track (Skor 69 % ke bawah) seramai 45 orang. Staf yang mengikuti Program Penilaian Pelan
Pembangunan Individu (IDP – A) adalah meliputi semua skim perkhidmatan PPP.

BILANGAN PESERTA PROGRAM IDP-ASSESSMENT (IDP-A) KUMPULAN 1-7

KUMPULAN
TAHAP PENCAPAIAN JUMLAH
1 2 3 4 5 6 7

FAST TRACK
4 2 7 19 28 0 0 60
(80% KE ATAS)

PROSPECT
27 21 6 1 8 3 10 76
(70-79%)

NORMAL TRACK
0 3 5 1 0 14 22 45
(69% KE BAWAH)

JUMLAH 31 26 18 21 36 17 32 181

Bilangan Peserta Program IDP-A mengikut tahap pencapaian

58 58
Bagi Pelan Penggantian Staf PPP UTM, sebanyak 51 Jawatan strategik dan 6 Jawatan Utama Universiti
(Pendaftar, Ketua Pustakawan, Penasihat Undang–undang, Bendahari, Pengarah Kerja dan Pengarah
CICT) yang telah dikenal pasti melalui siri bengkel bersama wakil skim dan diluluskan Mesyuarat
Jawatankuasa Sumber Manusia Bil. 4/2018.

59 59
 MODEL KEMPETENSI STAF PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN PELAKSANA (PPP)
UTM VERSI 2018

Bagi meneruskan kelangsungan pembangunan bakat UTM, Model Kompetensi Staf PPP UTM telah
dikemas kini agar kekal relevan dan sejajar hasrat Universiti dengan memperkenalkan Nilai Teras
Utama bagi warga UTM iaitu Integrity, Synergy, Excellence & Sustainability.

60 60
ASPIRING-PROFESSIONAL DEVELOPMENT PROGRAM (ASPIRE) BAGI STAF GRED 48 & 52

Berlandaskan Model Kompetensi Staf PPP UTM,

Pembangunan Kerangka Program Aspiring –
Professional Development Program (ASPIRE) sedang giat
dimurnikan oleh Ahli Task – Force seramai 20 orang
yang terdiri daripada tenaga pakar dalaman UTM.
Sinergi antara ahli akademik dan staf pengurusan &
profesional Gred 54 yang terlibat secara langsung untuk
membangunkan instrumen ASPIRE ini. Ahli task–force
terbahagi kepada empat kumpulan dalam
membangunkan instrumen ASPIRE dalam lima siri
bengkel kerja yang telah berlangsung sepanjang tahun
2018. Instrumen ini akan digunakan bagi menilai tahap
kompetensi kepimpinan Gred 48 & 52 Staf PPP UTM
pada tahun 2019.

Pengurusan dan pembangunan bakat di UTM

merupakan satu platform yang besar untuk transformasi bakat di UTM dengan kepelbagaian faktor
demografik seperti bidang dan gred jawatan, umur, jantina, pencapaian akademik dan pengalaman
berkhidmat sama ada di UTM dan sebagainya. Kepelbagaian inilah yang akan mencorak jurang
kompetensi yang berbeza antara satu sama lain.

Seksyen Pembangunan Bakat telah mengorak usaha bersungguh-sungguh untuk mengkaji dan
meneliti jurang kompetensi yang wujud melalui projek Analisa Keperluan Latihan (Training Needs
Analysis - TNA) yang siap pada Disember 2018. Unit CREAM yang dipertanggungjawabkan dalam
menguruskan analisis TNA ini telah memulakannya pada tahun 2015 dan telah menyelesaikan analisis
TNA bagi staf Pengurusan & Profesional dan Pelaksana pada tahun 2018.

61 61
 Satu set latihan berasaskan analisis TNA telah dibangunkan dan akan dijalankan pada tahun 2019.
Sebanyak 85% kursus / latihan yang bakal dilaksanakan pada tahun 2019 adalah berdasarkan kepada
dapatan TNA dan juga dapatan daripada Competencies Index Staff (CIS) serta penilaian Laporan
Tahunan (e-LNPT) staf.

Pemilihan staf yang tepat dan sesuai mengikuti latihan bagi mengurangkan jurang kompetensi adalah
lebih tinggi dan lebih diyakini. Gambarajah di bawah menerangkan proses yang terlibat dalam
pengurusan dan pembangunan seorang bakat yang dilantik oleh UTM.

62 62
BAHAGIAN PENGURUSAN ORGANISASI
LAPORAN PENCAPAIAN KAI JABATAN PENDAFTAR BAGI TAHUN 2018

BAHAGIAN Bilangan KAI Cemerlang Sangat Baik Baik Sederhana

Bahagian Pendaftar UTMKL 1 1

Bahagian Keselamatan 2 2

Bahagian Pengurusan Organisasi 12 5 3 3 1

Bahagian Sumber Manusia 10 6 2 2

JUMLAH 25 14 3 5 3

Tahap Pencapaian Bilangan KAI Peratusan (%)

≥ 100% 14 56%

90% - 99% 3 12%

60% - 89% 5 20%

< 60% 3 12%

Jumlah KAI Dilaporkan 25 100%

63 63
 LAPORAN PERBELANJAAN PERUBATAN UTM 2018

2017 = RM6,617,506.33 2018 = RM5,704,911.26

Perbelanjaan perubatan bagi tahun 2018 merangkumi perbelanjaan klinik panel, Pusat Kesihatan
Universiti, Dialisis, Institut Jantung Negara, Ubat-ubatan, Peralatan, Pergigian dan lain-lain. Jumlah
keseluruhan bagi tahun 2018 adalah sebanyak RM5,704,911.26 dan jumlah perbelanjaan perubatan ini
menurun berbanding perbelanjaan perubatan pada tahun 2017 iaitu sebanyak RM6,617,506.33.

64 64
WANG BANTUAN JENAZAH JANUARI-DISEMBER 2018

Bil. Staf Yang Meninggal Dunia PTJ Tarikh Kematian WBJ (RM)
1 PM Dr. Norhan bin Abd Rahman Fak. Kej. Awam 13 Jan 2018 3,000.00
2 Alina binti A. Rahman CICT 4 Feb 2018 3,000.00
3 Prof. Dr. Sugeng Triwahyono Fak. Sains 19 Feb 2018 3,000.00
4 Bazliyah binti Zainol Fak. Alam Bina 16 April 2018 3,000.00
5 Norzarina binti Sulong Akademi Bahasa 20 Mei 2018 3,000.00
6 Datin Fauziah Kasim Fak. Kej. Awam 11 Jun 2018 3,000.00
7 Masliza binti Masror Pejabat Harta Bina 12 Jun 2018 3,000.00
8 Dr. Affandi Zainal Fak. Kejuruteraan 6 Julai 2018 3,000.00
9 Johari bin Abdullah Fak. Kejuruteraan 2 Ogos 2018 3,000.00
10 Sarybanon binti Abd. Ghani Akademik Tamadun Islam 7 Sept 2018 3,000.00
11 Hanizam bin Sulaiman Fak. Kejuruteraan 16 Sept 2018 3,000.00
12 Mohamed Noor bin Muhamad Fak. Sains 27 Sept 2018 3,000.00
13 Kamarulzaman bin Nordin Fak. Sains Sosial & Kemanusiaan 13 Okt 2018 3,000.00
14 PM Dr. Saudah binti Sofian AHIBS 16 Dis 2018 3,000.00
JUMLAH 42,000.00

Tahun Bilangan Kematian Jumlah Bantuan

2014 10 30,000.00
2015 10 30,000.00
2016 14 42,000.00
2017 5 15,000.00
2018 14 42,000.00
65 65
 PERBELANJAAN MEL UTM 2018

Graf di bawah menunjukkan statistik PERBELANJAAN

MEL UNIT
perbelanjaan dan bilangan unit surat yang (RM)
dihantar bagi setiap bulan sepanjang tahun 2018. Mel Biasa 22,523 16,064.40
Jumlah keseluruhan perbelanjaan mel adalah
sebanyak RM73,272.49. Jumlah ini menurun jika Mel Udara 290 500.20
dibandingkan dengan tahun 2017 iaitu sebanyak
RM111,788.03 dan ia merupakan perbelanjaan Surat Berdaftar 1,066 779.15
mel yang terendah untuk tempoh 5 tahun
Pos Laju 3,540 36,669.60
kebelakang. Purata perbelanjaan bagi setiap
bulan adalah RM6,106.05 dengan perbelanjaan
Kurier 259 19,259.14
tertinggi adalah pada bulan Januari iaitu sebanyak
RM10,276.33 melibatkan sebanyak 2,669 JUMLAH 27,678 73,272.49
dokumen diproses.

Statistik
Perbelanjaan Mel
Januari-Disember
2018

66 66
PENGELUARAN KAD MATRIK

Pengeluaran kad matrik pada tahun 2018 adalah

sebanyak 7,362 unit berbanding tahun 2017 iaitu
sebanyak 6,511. Pecahan pengeluaran kad mengikut jenis
adalah seperti carta di bawah. Pengurusan kad matrik
masih diteruskan dengan penggunaan sistem UTM
Smartcard Photo Uploader iaitu sistem memuat naik
gambar kad matrik secara online. Sistem ini telah mula
digunakan semasa pengambilan mahasiswa sarjana muda
sesi 2014/2015.

67 67
 BAHAGIAN KESELAMATAN

Tahun 2018 terus melihat

kepada pelbagai aktiviti telah
dilaksanakan oleh Bahagian
Keselamatan. Rakaman
peristiwa dan aktiviti ini selari
dengan tanggung jawab yang
telah diamanahkan. Ini
termasuk pemantapan
kompetensi dan kesiapsiagaan
anggota Bahagian Keselamatan
dalam melaksanakan tugasan.
Kompetensi staf dalam
menyampaikan perkhidmatan.
yang efisien sentiasa diberi
k e u ta m a a n . K em a h i r a n

kawalan dari fizikal dan mental ditambah baik dari masa ke

semasa. Pemantapan kompetensi ini dibantu dengan
penggunaan teknologi terkini dalam kawalan keselamatan
seperti penggunaan sistem RFID, Digital Guard Tour
System, sistem online e-kunci dan e-pelekat.
Bahagian Keselamatan, UTM JB telah menerima dua
lawatan berimpak tinggi pada 6 Disember 2018 iaitu
lawatan ini ialah dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember,
Indonesia. Seramai 15 orang delegasi dari Institusi
berkenaan telah berkunjung dan bertukar pengalaman
dengan Bahagian Keselamatan UTM Johor Bahru.

68 68
Di samping itu, Bahagian Keselamatan
Johor Bahru juga menerima kunjungan
empat orang pegawai dari UiTM pada
16 Januari 2018. Kunjungan ini dalam
rangka memperkemaskan
perkhidmatan keselamatan antara dua
universiti awam.
Bahagian Keselamatan juga sentiasa
berusaha dan peka dalam pengurusan
keselamatan warga kampus. Selain
menggunakan aplikasi teknologi,
Bahagian Keselamatan turut
melakukan perubahan dalam
penyampaian perkhidmatan kepada
pelanggan. Dalam pengurusan aliran

trafik, pintu-pintu masuk telah ditambah baik dengan

memisahkan laluan masuk ke kampus kepada dua laluan.
Diwujudkan laluan kenderaan berpelekat dan kenderaan
tanpa pelekat. Ini bertujuan melicinkan aliran trafik dan
memudahkan kenderaan pelawat mengambil pas masuk
dua lorong di pintu masuk utama. Lorong sebelah kanan
adalah laluan bagi kenderaan yang memakai pelekat
Universiti dan lorong kiri bagi kenderaan yang tidak
mempunyai pelekat dan memerlukan pengambilan pas
pelawat di pintu masuk. Sistem ini telah memberi
manfaat kepada aliran trafik dan memudahkan Bahagian
Keselamatan memantau kenderaan keluar masuk.

69 69
 KESELAMATAN HARTA BENDA UNIVERSITI DAN PERSENDIRIAN

Keselamatan harta benda Universiti dan

persendirian terus pada tahap yang baik. Walaupun
kampus yang luas dan warga Universiti yang ramai,
hasil pengurusan keselamatan yang endah dan
dengan kerjasama warga kampus serta agensi
kerajaan yang lain, keselamatan kampus tetap
terjaga. Sepanjang tahun 2018, ada 5 kes kehilangan
yang telah dilaporkan kepada Bahagian
Keselamatan. Perangkaan kehilangan harta benda
tersebut adalah seperti di jadual berikut:

HARGA JUMLAH
PTJ PERKARA TARIKH HILANG LOKASI
(RM) KES

KTHO Besi Tutup Longkang 6/2/2018 Longkang KTHO 3,420 1

FABU GPS 27/2/2018 Kaunter FAB 5,500 1

Shear cutter, grinder, drill,

Makmal
SP polishing, jigsaw & 17/10/2018 12,170 1
Automotif
screwdriver

SKE, FK Split Aircond 14/11/2018 Aras 4, SKE 4,000 1

PHB Set CCTV 19/12/2018 Balai Cerap - 1

70 70
KESELAMATAN RUANG DAN PREMIS

Isu yang menjurus kepada masalah

kejadian pencerobohan bangunan dan
kecurian harta benda ialah berpunca dari
masalah kecuaian mengunci ruang
pejabat atau makmal itu sendiri.
Walaupun dari masa kesemasa telah
diperingatkan supaya bekerjasama
menjaga keselamatan ruang, masih
terdapat kes-kes kecuaian ruang pada
tahun 2018. Perangkaan di bawah
adalah statistik masalah ruang berkaitan.

Bil Perkara
1 Pintu tidak kunci
2 Tingkap tidak tutup/selak
3 Lampu tidak tutup
Jumlah Pola masalah ruang pada tahun 2018 telah
menunjukkan penurunan sebanyak 13%
berbanding tahun 2017. Umumnya masalah
35 staf yang tidak memulangkan kunci telah
mencapai sifar peratus sejak tahun 2014. Ini
15 adalah hasil pelaksanaan sistem pengambilan
kunci secara online iaitu e-kunci.
6

4 Penghawa dingin tidak tutup 4

71 71
 PENGURUSAN ADUAN KESELAMATAN

Pada tahun 2018, sebanyak 106 aduan berkaitan keselamatan telah diadukan ke Bahagian
Keselamatan. Aduan ini termasuk kes kecurian, kes moral, kes dadah dan lain-lain. Pecahan Kes aduan
yang dilaporkan adalah seperti jadual berikut:

KEHILANGAN MORAL
HARTA BENDA (KES)
(KES)

58 JUMLAH KES
11
106
JENAYAH LAIN-LAIN
(KES) (KES)

21 16
Sebahagian besar aduan-aduan tersebut di atas telah diselesaikan pada tahun semasa iaitu 92%. 8%
lagi dalam tindakan penyelesaian di tahun baharu. Terdapat juga kes aduan melibatkan kes polis dan
telah mendapat kerjasama sepenuhnya dari pihak PDRM.

72 72
PROGRAM PERSEKITARAN, KESELAMATAN DAN KESIHATAN
PEKERJAAN (OSHE)
STRUKTUR ORGANISASI OSHE

CARTA ORGANISASI
JAWATANKUASA PERSEKITARAN, KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN
JABATAN PENDAFTAR 2018

PENGERUSI

Abd. Karim bin

Hj Abd. Karim

SETIAUSAHA

Mohammad Firdaus
bin Wahyudin

WAKIL PENGURUSAN/MAJIKAN WAKIL PEKERJA

Mohd. Azahari bin Ayob Mohd. Khirie Mutalib bin Mat Kassim
Mohamad Radzi bin Abdul Razak Suhaimi bin Bahrom
Mohd. Faizal bin Abd Latib Zainal Abidin bin Hassan
Madradzi bin Muhammad Maisara Noor binti Md Nooh

73 73
 PENYEDIAAN INFRASTRUKTUR KESELAMATAN

INFRASTRUKTUR/
BAHAGIAN

Alat Pemadam Api ( APA )

Pelan Laluan Kecemasan

Pengesan Asap / wet riser

Alatan Latihan Demostrasi
Kebakaran

Kon Keselamatan

Lampu Keselamatan

Baju Hujan / Vest Keselamatan

Signage Exit/Keluar

Buku Senaman di Pejabat

Buku Lindungi Tulang Belakang
Anda

Loceng Kecemasan Manual

Carta Alir Kecemasan

Laluan Kecemasan Alternatif

Video Senaman 8eleven

74 74
KEBERKESANAN INFRASTRUKTUR DAN PROGRAM KESELAMATAN FIZIKAL

Taklimat Keselamatan
kepada staf baharu

75 75
 Cara Mengangkat
Bebanan
YANG BETUL
Aktiviti Mengatasi
Ergonomik

76 76
BAHAGIAN PENDAFTAR UTM KL
TAHAP KEPUASAN STAF (ESI) PADA SETIAP TAHUN

SASARAN 85%
PENCAPAIAN 82.24% [ 2017: 80.66%, 2016: 81.68%]
STATUS Menghampiri sasaran

ANALISIS PENCAPAIAN
Pada setiap tahun, Bahagian Pendaftar UTMKL (BPKL) akan melaksanakan penilaian Indeks Kepuasan
Staf (ESI). Penilaian ini dilaksanakan bagi melihat tahap kepuasan staf dalam melaksanakan proses
kerja masing-masing. Terdapat lapan (8) kriteria penilaian iaitu Skop Tugas & Tanggungjawab,
Infrastruktur & Persekitaran Tempat Kerja, Ganjaran/Imbuhan/Pengiktirafan, Hubungan & Komunikasi
Dalaman (di Bahagian), Kebajikan Staf, Laluan Kerjaya, Kepimpinan, dan Hubungan & Komunikasi
Dalaman (di Bahagian Pendaftar).
Laporan markah ESI tahun 2018 iaitu 82.24% yang diperolehi oleh BPKL menunjukkan berlaku
peningkatan sebanyak 1.96% berbanding markah tahun 2017 iaitu 80.66% namun tidak mencapai
sasaran yang telah ditetapkan. Terdapat dua (2) kriteria penilaian yang masih memperolehi markah di
bawah 4.0 seperti tahun-tahun
sebelum ini iaitu kriteria Infrastruktur
& Persekitaran Tempat Kerja (3.75)
dan kriteria Ganjaran/Imbuhan/
Pengiktirafan (3.94).
Perbezaan pencapaian mengikut
kriteria bagi tahun 2017 dan 2018
adalah seperti berikut:

PRESTASI ESI PEJABAT PENDAFTAR 2013-2018

77 77
 PEMBAYARAN TUNTUTAN KEWANGAN DIPROSES DALAM 9 HARI BEKERJA SELEPAS TUNTUTAN
DITERIMA
SASARAN 100%
PENCAPAIAN 85%
STATUS Menghampiri sasaran

ANALISIS PENCAPAIAN 2018

Untuk keseluruhan tahun 2018 jumlah tuntutan bayaran yang diproses adalah sebanyak 1426.
Daripada jumlah tersebut hanya 294 permohonan yang diproses melebihi 9 hari bekerja atas faktor-
faktor tersebut:

Januari:
Permohonan bulan Disember
2017 diproses pada bulan
Januari 2018 kerana sistem
UTMFin telah ditutup pada 15
Disember 2017 – 10 Januari
2018

Julai:
UTMFIN tutup sempena
pelaksanaan Sinergy 4.0 &
Hari Raya

Ogos & September:

Staf yang terlibat dalam
pengurusan Perubatan dan
Kewangan telah cuti sakit
selama 2 minggu.

78 78
REKOD PENAMATAN DIDAFTARKAN MELALUI SISTEM HRMIS DALAM TEMPOH 4 BULAN
SEBELUM TARIKH STAF BERSARA
SASARAN 100% (4 bulan)
PENCAPAIAN 100% (23 Pesara)
STATUS Objektif Tercapai

ANALISIS PENCAPAIAN 2018

Urusan penamatan perkhidmatan melalui
PURATA TEMPOH MASA
HRMIS dalam tempoh 4 bulan sebelum tarikh
KATEGORI STAF
staf bersara telah selesai dilaksanakan terhadap BERSARA
BERSARA WAJIB
23 orang staf UTMKL yang bersara wajib/pilihan PILIHAN
tahun 2018 dan ianya mencapai sasaran. 5 bulan 11 hari 4 bulan 7 hari
Staf Akademik
Walaubagaimanapun, SSM telah membuat (163 hari) (129 hari)
analisa purata tempoh masa yang diambil oleh 5 bulan 14 hari 4 bulan 10 hari
staf bagi memproses urusan penghantaran Staf PPP
(166 hari) (337 hari)
melalui HRMIS hingga kelulusan JPA diterima
5 bulan 12 hari 4 bulan 9 hari
seperti berikut: Jumlah Purata
(165 hari) (131 hari)

400
337 Bersara Wajib
350
250
Bersara Pilihan
200 163 166 165
150 131
129
100
50
0
STAF AKADEMIK STAF PPP JUMLAH PURATA

79 79
 BPKL MENGANJURKAN 10 LATIHAN DALAM SETAHUN

SASARAN 100% (10 Latihan)

PENCAPAIAN 100% (17 Latihan)
STATUS Objektif Tercapai

ANALISIS PENCAPAIAN 2018

Sebanyak 17 latihan telah dilaksanakan sepanjang tahun 2018 berbanding hanya 8 kursus sahaja pada
tahun 2017. Peningkatan sebanyak 112.5% ini adalah hasil daripada langkah-langkah penjimatan yang
dilakukan sepanjang tahun 2018. Di antara langkah-langkah yang dijalankan adalah melalui:

Pengurangan kos
makanan terhadap
peserta

Menjalin program
kerjasama antara
pusat tanggung
jawab lain

80 80
PENYELESAIAN PELBAGAI KES ADUAN YANG DILAPORKAN

SASARAN 100%
PENCAPAIAN 100% (Penurunan 62.5%-5/5 Kes (100%) [2017 : 8 Kes]
STATUS Objektif Tercapai

ANALISIS PENCAPAIAN 2018

Siasatan kes selesai mengikut klasifikasi kes
- ≤ 7 hari,14 hari dan 21 hari bekerja
selepas tarikh terima aduan)
Sasaran klasifikasi kes - < 7, 14 dan 21
hari bekerja

LOW MEDIUM HIGH

JUMLAH

<7 hari >7 hari <14 hari >14 hari <21 hari >21 hari

- - 1 - 4 - 5 KES

81 81
 MELAKSANAKAN OPERASI PENGUATKUASAAN SEKURANG-KURANGNYA 4 KALI SEBULAN

SASARAN 100%
PENCAPAIAN 100%
STATUS Objektif Tercapai

ANALISIS PENCAPAIAN 2018

Pelbagai operasi telah dilaksanakan sebagai
langkah mencapai persepsi rasa selamat
seperti mana pecahan berikut:

NO OPERASI JUMLAH

Operasi Penguatkuasaan
1 3 Kali
Larangan Merokok

2 Operasi Pas Pekerja 17 Kali

Operasi Mencegah Najis

3 2 Kali
Dadah
Operasi Pencegahan
4 2 Kali
Khalwat
Operasi Penguatkuasaan
5 3 Kali
Pelekat Kenderaan

6 Operasi Lalu Lintas 11 Kali

7 Operasi Tatalaku Pelajar 11 Kali

8 Operasi Cegah Jenayah 5 Kali

82 82
10% PENINGKATAN JUMLAH KUTIPAN PENDAPATAN DALAMAN DALAM SETAHUN

SASARAN 100%
PENCAPAIAN Peningkatan sebanyak 116.31%
STATUS Objektif Tercapai

ANALISIS PENCAPAIAN
Pecahan pencapaian jumlah pendapatan
adalah seperti berikut;
1. Pas Masuk - RM3,540.00
2. Pelekat Kenderaan - RM 4,365.00
3. Aktivti Bukan Rasmi - RM4, 325.00

PAS MASUK PELEKAT AKTIVITI

RM3,540.00 KENDERAAN BUKAN
RM14,356.00 RASMI
RM4,325.00

83 83
84
85
 USAHA-USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI
PROGRAM PENAMBAHBAIKAN KUALITI YANG DILAKSANAKAN

Bagi memastikan budaya kualiti dapat

terus dikekalkan dan dipertingkatkan
dari semasa ke semasa, Jabatan
Pendaftar komited dalam memainkan
peranannya melalui usaha-usaha
yang digerakkan oleh Jawatankuasa
Kualiti yang terdiri daripada
Jawatankuasa-jawatankuasa kecil
mengikut program:

Sistem Pengurusan Kualiti

MS ISO 9001
MS ISO 9001

RISIKO Pengurusan Risiko

PELANGGAN Pengurusan Pelanggan

Amalan Persekitaran
QE/5S
Berkualiti
Pengurusan Kejat (Lean
KEJAT
Management)

INOVASI Pengurusan Inovasi

Kumpulan Inovatif &

KIK
Kreatif
Keselamatan & Kesihatan
OSH
Pekerja

Lestari Pelestarian /Green Office

86 86
87 87
 PROGRAM PEMBUDAYAAN INOVASI DIKALANGAN WARGA
ORGANISASI
PROGRAM/AKTIVITI YANG DIJALANKAN

Inovasi Jabatan Pendaftar

CATATAN
SASARAN PENCAPAIAN PERATUSAN
KAI (PERINCIAN - STATUS
2018 2018 PENCAPAIAN
TINDAKAN SEMASA / ISU)

PP UTMJB = 10
Bilangan Inovasi 5 11/5 400% PPUTMKL = 1

CATATAN
SASARAN PENCAPAIAN PERATUSAN
KAI (PERINCIAN - STATUS
2018 2018 PENCAPAIAN
TINDAKAN SEMASA / ISU)

JK Inovasi (Borang Daftar

Inovasi = 43orang
Peratus Penglibatan JK 5S (Kaizen) = 68 orang
Staf Dalam Aktiviti 30% 44% 147%
Inovasi Jumlah = 111 orang

111/254 = 44%

88 88
PRODUK INOVASI PENGURUSAN & TEKNIKAL
PRODUK-PRODUK INOVASI PENGURUSAN & TEKNIKAL YANG DIPERKENALKAN
DAN DIGUNA PAKAI

TARIKH
KATEGORI SKOP PERINGKAT
BIL PRODUK INOVASI DIGUNA PENGGUNA
INOVASI KEGUNAAN PERLAKSANAAN
PAKAI

Buku Pengumpulan Program

Resit Bagi Tujuan Tindikan Staf / BSM /
Pengurusan Unit/
1 Pelarasan Program (Attachment) 2018 Pejabat
Bahagian
Attachment (Dalam Staf Bendahari
& Luar Negara)

Penambahbaikan Pengurusan Staf (Bakal

Pengurusan Mei 2018 UNIVERSITI
2 Proses Permohonan Kad Pesara Pesara) / BPO
Kad Pesara UTM

Soal Selidik Tahap

Pengurusan
Kepuasan Staf
Pengurusan Kemudahan Ogos 2018 UNIVERSITI Staf / BPO
3 Terhadap
Staf
Perkhidmatan Klinik
Panel

Pengurusan Unit/
4 Data Berpusat Pengurusan Februari 2018 BSM
Data Bahagian

Borang Peminjaman Tempahan Unit/

5 Pengurusan 2018 BSM
Peralatan Atas Talian Peralatan Bahagian

89 89
 TARIKH
KATEGORI SKOP PERINGKAT
BIL PRODUK INOVASI DIGUNA PENGGUNA
INOVASI KEGUNAAN PERLAKSANAAN
PAKAI

Borang Tempahan
Tempahan Unit/
6 Video Conference Pengurusan 2018 BSM
Peralatan Bahagian
(VC) Atas Talian

Statistik Kaunseling
Unit/
7 Bagi Tahun 2018 Pengurusan Kaunseling Julai 2018 BSM
Bahagian
(Google Form)

Kenaikan Unit/
8 Profail Mapping Pengurusan Februari 2018 BSM
Pangkat Bahagian

Video ID Pengguna
Pengurusan
9 HRMIS Bagi Staf Baru Pengurusan
Data
Februari 2018 UNIVERSITI Staf
Lapor Diri

Interaktif Power BI Pengurusan

10 Pengurusan Februari 2018 UNIVERSITI PTJ
(Staf) Data

90 90
USAHA-USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI
PERLAKSANAAN USAHA PENSIJILAN KUALITI (MS ISO 9001:2015)

91 91
 USAHA-USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI
PERLAKSANAAN USAHA PENSIJILAN KUALITI (AMALAN PERSEKITARAN
BERKUALITI QE/5S)

PENSIJILAN
Management
SEMULA
Walkabout 16 Disember
2018
Audit Silang Disember
2018
April,
September &
Disember
2018
Pensijilan
Semula 5S
Disember
2017

92 92
MEKANISMA PENGUKURAN TAHAP KEPUASAN PELANGGAN (CSI)
KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DAN KAITANNYA DENGAN PERKHIDMATAN TERAS

Daripada keseluruhan 17 perkhidmatan teras di Jabatan Pendaftar, 9 daripadanya mencapai sasaran

kepuasan pelanggan iaitu berada pada nilai 4.25 @ 85% ke atas.

93 93
 PERATUS (%) PENCAPAIAN KESELURUHAN TAHAP KELUASAN PELANGGAN (CSI) JABATAN
PENDAFTAR 2018

SASARAN
KAI 2018
85%
81.22 PENCAPAIAN
KAI
0.98 95.55%

JABATAN
PENDAFTAR

81.39 85.04 75.91 82.54

BK BPO BSM BPKL

2.76 4.76 0.01 3.59

Berbanding Tahun 2017

94 94
PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF DAN HUBUNGAN ANTARA
PENGURUSAN DAN STAF
MEKANISME PENGUKURAN TAHAP KEPUASAN STAF, TAHAP PENCAPAIAN DAN TINDAKAN
SUSULAN YANG DILAKSANAKAN

Mekanisme Pengukuran:

Soal Selidik ESI Online (Employee
Satisfaction Index) diukur setahun
sekali

Menggunakan aplikasi web
Surveymonkey.com

Kajian dibuat pada bulan Disember
2018

Responden: Semua Staf Jabatan
Pendaftar UTM Johor Baharu
Sesi Semakan Soalan ESI 2018
(10 Disember 2018)

95 95
 TINDAKAN KEPADA MAKLUM BALAS PELANGGAN
PENCAPAIAN MAKLUM BALAS SSACD (MENGIKUT BAHAGIAN)

PENCAPAIAN
KESELURUHAN
[Maklum Balas
Dalam Tempoh
≤ 14 Hari Bekerja]

96 96
PENCAPAIAN KEPUASAN PELANGGAN
PERATUSAN TAHAP KEPUASAN STAF TERHADAP PERKHIDMATAN KLINIK PANEL

Pelaksanaan Kajian Tahap Kepuasan Pelanggan iaitu Kepuasan Staf terhadap perkhidmatan Klinik
Panel Atas Talian telah dibuat mulai 15 Ogos 2018 sehingga 26 Oktober 2018.

Pejabat Pendaftar mensasarkan 80% daripada jumlah responden berpuas hati dengan
perkhidmatan rawatan dan perubatan yang ditawarkan oleh Klinik Panel yang dilantik UTM.

Sasaran ini telah diletakkan sebagai KAI/OQ bagi tahun 2018 di bawah KFA 4 bagi memastikan staf
mendapat perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan/staf.

Hasil kajian tahap kepuasan staf terhadap perkhidmatan klinik panel akan digunakan sebagai
indikator untuk membuat penilaian bagi memperbaharui kontrak Klinik Panel UTM.

25%
21 Klinik Panel
Tidak Mencapai
Indeks 80% Capai Sasaran
80%

75% Tidak Capai

Sasaran 80%
63 Klinik Panel
Capai Indeks
80%

97 97
 USAHA-USAHA PROMOSI :
TINDAKAN SUSULAN DARIPADA KAJIAN KEPUASAN
SALURAN HEBAHAN/PROMOSI USAHA PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENYAMPAIAN

LAMAN WEB (http://registrar.utm.my)

MEDIA ELEKTRONIK

Email/Email Group UTM Online E-Buletin

MEDIA SOSIAL

98 98
PENERBITAN

Laporan Tahunan Pekeliling Pentadbiran E-Buletin Minda Sinergi E-Book/Garis Panduan

SUDUT INFO/KAUNTER/SESI BERSAMA PELANGGAN

Papan Kenyataan Kaunter Khidmat Pelanggan Townhall/Roadshow

SALURAN ADUAN & CADANGAN BERKAITAN PERKHIDMATAN PEJABAT PENDAFTAR

Aduan Online Borang Aduan E-Mel Aduan Telefon

http://ssacd.utm.my/ http://ssacd.utm.my/ aduregistrar@utm.my 07-5530382 /

b_aduanManual.pdf 07-5530475

99 99
 USAHA-USAHA PROMOSI :
TINDAKAN SUSULAN DARIPADA KAJIAN KEPUASAN
PROGRAM KHUSUS BERSAMA PELANGGAN

Sesi Engagement TPK BSM Bersama Staf UTMKL

24 Oktober 2018

100 100
 PROGRAM BERSAMA PELANGGAN PROGRAM BERSAMA PELANGGAN

NO PROGRAM TARIKH NO PROGRAM TARIKH

Perjumpaan khas berkaitan Bengkel & Klinik ROC Sinergi 11-12/6/18

11
Beban Tugas Staf Akademik, 4.0 25-26/6/18
1 Succession Planning 5/4/18
(UTMSHARP) dan Kenaikan Bengkel & Klinik ROC KGT Julai
12 2/7/18
Pangkat Staf Akademik 2018
Klinik Pengisian E-LNPT KKA
2 Klinik E-LNPT UTM Johor Bahru 11-12/12/18 13 19/12/18
UTM
Seminar Adakah Anda Bersedia Kursus Pengurusan Persaraan
3 7/2/18 14 23/7/18
untuk Pencen Awal? Untuk Pegawai PSM PTJ
4 Seminar Setiausaha IR 4.0 10/4/18 Bengkel & Klinik ROC KGT
15 10/10/18
Oktober 2018
5 Taklimat CPD & Myline 18/4/18
Kursus Pengurusan Sumber
16 25–27/9/18
Manusia
6 Klinik E-LNPT UTM Johor Bahru 13/12/18
Seminar Persaraan: Apa Yang
17 25/9/18
Taklimat Pegawai Penilai Staf Mesti Tahu?
7 Prestasi (PPP & PPK) - ELPPT / 23/1/18
ELNPT Taklimat Pelaksanaan CIS
18 29/10/18
2018
Klinik E-LNPT UTM Kuala
8 14/12/18 Klinik CIS Bersama Taskforce
Lumpur 19 4-26/11/18
CIS 2018
Bengkel & Klinik ROC KGT
9 9/4/18
Januari dan April 2018
Bengkel & Klinik Pelaksanaan
10 Bayaran Khas Aidilfitri Tahun 23/5/18
2018

101 101
 USAHA-USAHA KEGIRANGAN PELANGGAN :
USAHA PEMANTAUAN MENGEJUT
PELAKSANAAN PEMANTAUAN MENGEJUT (MYSTERY SHOPPING) BESERTA DENGAN BUKTI

STANDARD PEOPLE PRACTICE (SPP)

PRE-TEST (21-24 OGOS 2017) PRE-TEST (4-9 FEBRUARI 2018)

TIDAK JUMLAH TIDAK JUMLAH

BAHAGIAN TEPAT BAHAGIAN TEPAT
TEPAT PANGGILAN TEPAT PANGGILAN

BSM 9 5 14 BSM 31 5 36

BPO 2 4 6 BPO 7 9 16

BKES 3 2 5 BKES 18 28 46

JUMLAH 14 11 25 JUMLAH 56 42 98

PERATUSAN 56% 44% 100% PERATUSAN 57.14% 42.86% 100%

Emel Pemberitahuan
Mystery Shopping :
Post-Test Phone Calls

102 102
PENGURUSAN KESELAMATAN
PROGRAM PERSEKITARAN, KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN (OSHE)

MESYUARAT JKKP PEJABAT PENDAFTAR

4 Kali Setahun

28 Mac 2018

26 Jun 2018

6 September 2018

23 Disember 2018

BENGKEL HIRARC
16 Ogos 2018

LAWATAN KE CIQ
20 Ogos 2018

103 103
 PENGURUSAN KESELAMATAN
KEBERKESANAN INFRASTRUKTUR DAN PROGRAM KESELAMATAN FIZIKAL

BENGKEL HIRARC 2018

1. Dihadiri oleh ahli JKKP Pejabat Pendaftar.

2. Inisiatif JKKP untuk mendapatkan fasilitator tanpa
kos .
3. Fasilitator adalah En Mohd Saiful Izwaan Saadon
seorang fasilitator bertauliah (Sarjana Pengurusan
Keselamatan (SAFETY) yang berkhidmat sebagai
Pensyarah Universiti Malaysia Terengganu .

104 104
AUDIT PEMANTAUAN KALI KE-1 SIRIM MS ISO 9001:2015 TAHUN 2015
5-6 MAC 2018 | BILIK HAMBALI PEJABAT PENDAFTAR UTM KL

AUDITOR
Encik Muhammad Fadhlullah
Rahmat (Ketua Auditor)
Mohd Nasim Zakaria

KEPUTUSAN
NCR : 1
OFI : 1

KLAUSA
7.5.3
Kawalan terhadap maklumat
yang didokumenkan
6.2
Objektif kualiti dan
perancangan untuk
mencapainya

105 105
 PEMBUDAYAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
SEPANJANG TAHUN 201 | ZON TUAH & ZON JEBAT (BPKL)
Merupakan inisiatif
penjenamaan semula
Amalan 5S Sektor Awam
dengan mengambil kira
keperluan bagi
mewujudkan persekitaran
tempat kerja yang
berkualiti dan kondusif
supaya lebih relevan
dengan imej sektor awam
di Malaysia. Pelaksanaan
EKSA di PPKL telah
bermula pada Mac 2016.

PROGRAM

Gotong Royong EKSA
PPKL 2 Minggu Setiap
Bulan

Sharing Knowledge
Pusat Islam UTMKL

Lawatan Penanda
Aras EKSA ke BHEP
UPM

Kursus Taklimat
Kesedaran EKSA Pada
Mei hingga Jun

106 106
ANUGERAH KUALITI STAF DALAMAN (SUPERSTAF)
JUN & DISEMBER 2018 | BAHAGIAN PENDAFTAR UTM KL

BAHAGIAN D: GANJARAN/ IMBUHAN/

PENGIKTIRAFAN (100%)
Penganjuran Anugerah Kualiti Staf Dalaman
(Superstaff) bagi memberi pengiktirafan kepada
staf BPKL secara kerap iaitu 2 kali dalam setahun
(Jun & Dis)

PENGHARGAAN
Sijil Penghargaan, Wang Tunai dan Nama serta
gambar dipamerkan di Sudut Kualiti (SUPERSTAFF)

107 107
 AUDIT PEMATUHAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
8 JANUARI - 30 MEI 2018 | PTJ DI UTM KL

Audit Pematuhan Pengurusan Sumber

Manusia ke Fakulti yang menguruskan PSM
sendiri ini dilakukan adalah bertujuan untuk
memastikan Peratus kepatuhan PT (PSM)
UTMKL terhadap Prosedur Kerja yang
merujuk kepada Pengurusan Kualiti Seksyen
Sumber Manusia BPKL

PENINGKATAN PRODUKTIVITI KEPUASAN PELANGGAN

Memperbaiki sistem dan cara kerja mengikut Memudahkan pelanggan membuat rujukan
prosedur kerja yang telah ditetapkan. berkaitan prosedur kerja yang merujuk kepada
pengurusan kualiti SSM BPKL

PENJIMATAN KOS

Inovasi ini tidak melibatkan sebarang kos

PENJIMATAN MASA

Menjadikan proses kerja beserta keperluan

dokumen adalah lebih teratur, mudah dan
singkat

108 108
AUDIT INSPEKTORAT PENGURUSAN REKOD UTMKL
2 - 7 JULAI 2018 | SEMUA PTJ DI UTM KL
Audit Inspektorat (Borang Inspektorat Pengurusan Rekod)
Borang ini diwujudkan sebagai panduan untuk tujuan Audit Inspektorat ke PTJ/Fakulti. Audit
Inspektorat dilakukan adalah bersifat developmental untuk cuba memperbaiki keadaan yang sedia ada
bersama PTJ/Fakulti yang dilawati melalui tindakan seperti memeriksa, mengesan dan membantu
mengenal pasti kelemahan dan juga masalah pelaksanaan, seterusnya membantu PTJ/Fakulti
mengatasinya.

PENINGKATAN PRODUKTIVITI

Memudahkan urusan pengendalian rekod

jabatan mengikut tatacara yang betul

KEPUASAN PELANGGAN

Memudahkan pelanggan untuk menguruskan

rekod jabatan dengan baik dan cekap

PENJIMATAN KOS

Inovasi ini tidak melibatkan sebarang kos

PENJIMATAN MASA

Menjadikan proses kerja lebih mudah dan

singkat

109 109
110
111
 TADBIR URUS KEWANGAN
STRUKTUR TADBIR URUS KEWANGAN DI PERINGKAT ORGANISASI (BIDANG KUASA &
TANGGUNGJAWAB)

112 112
PROSES PERANCANGAN DAN KAEDAH AGIHAN PERUNTUKAN

113 113
 PENGURUSAN ASET, INVENTORI DAN STOK
MEKANISME PENGURUSAN ASET, INVENTORI DAN STOK (REKOD, KAWALAN, PELUPUSAN,
PENYELENGGARAAN, PENGGUNAAN, VERIFIKASI TAHUNAN)

Pengurusan Aset

Pengurusan aset, inventori dan stok dijalankan berpandukan Pekeliling Bendahari
Bil. 2/2012 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPA)-(Pindaan).

Kawalan penggunaan aset dipertanggungjawabkan kepada pegawai aset bahagian.

Aset direkodkan menggunakan UTMFin. Kesemua rekod aset difailkan di BPO dan
disalinkan ke setiap bahagian.

Laporan Verifikasi tahunan 2018 telah dihantar pada 28 November 2018.

Nilai pelupusan aset seperti berikut :-

JUMLAH NILAI
KENDERAAN ALATAN KOMPUTER PERABOT
PELUPUSAN

Tiada RM800.00 Tiada RM9,880.00 RM10,680.00

114 114
SMART PARTNERSHIP KAD MATRIK PELEKAT KENDERAAN

RM15,485.52
RM205,560.00

PENJIMATAN RM41,398.00
PENGURUSAN KESELURUHAN
PROGRAM PENJANAAN
SAMAN

RM50,032.00 RM44,850.00
RM513,212.52
EXECUTIVE
STAR ELITE SEWAAN RUANG DEVELOPMENT PAS KONTRAK
PROGRAM TRAINING

RM64,468.00
RM88.144.00 RM650.00 RM2,625.00
115 115
 PERBELANJAAN BAGI PEROLEHAN BERBANDING DENGAN
PERUNTUKAN YANG DILULUSKAN

116 116
LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN
PRESTASI PERBELANJAAN BAJET MENGURUS DAN/ATAU PEMBANGUNAN

117 117
118
119
 TAKLIMAT PENGGUBAL SOALAN PEPERIKSAAN
PERKHIDMATAN 2018
26 DISEMBER 2017 | SEKSYEN PERKHIDMATAN & SARAAN BSM

TAKLIMAT PENILAIAN
PELAN
PEMBANGUNAN
INDIVIDU GRED 44
KUMPULAN 7
5 FEBRUARI 2018
2.30 PETANG
BILIK MESYUARAT UTAMA
CICT
ANJURAN SEKSYEN
PEMBANGUNAN BAKAT
JABATAN PENDAFTAR

120 120
 PEMBENTANGAN
CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN
MODUL UTMSmile
5 FEBRUARI 2018
9.00 PAGI
BILIK MESYUARAT PERDANA
CICT UTM

BENGKEL PEMBANGUNAN MODUL

UTMSMILE SIRI 2/2018
6 FEBRUARI 2018
2.30 PETANG
BILIK LATIHAN ICT1 PUSAT LATIHAN UTM

121 121
 LAWATAN AUDIT
TAPAK BUSINESS
PROCESS
TRANSFORMATION
(BPT)
6 FEBRUARI 2018
2.30 PETANG
BILIK LATIHAN ICT1 PUSAT
LATIHAN UTM

INTENPRO (Interactive English Program) ‘ FUN ENGLISH GAME ’

6 FEBRUARI 2018 | ANJURAN FAKULTI ALAM BINA DENGAN KERJASAMA SEKSYEN
PEMBANGUNAN BAKAT JABATAN PENDAFTAR

122 122
 PENGAUDITAN ANUGERAH
KESELAMATAN & KESIHATAN
PEKERJAAN 2017 (KATEGORI
BAHAGIAN/UNIT)
7 FEBRUARI 2018 | 9.00 PAGI | BILIK
MESYUARAT BESTARI PUSAT LATIHAN UTM

BENGKEL TRAIN THE

ASSESSOR IDP-ASSESSMENT
KUMPULAN 7 TAHUN 2018
11 FEB 2018 | 8.30 PAGI | BILIK
SEMINAR 1 PUSAT LATIHAN UTM

123 123
 GAYA HIDUP SIHAT : STRECHING &
WARM UP
22 FEBRUARI 2018 | 8.00 PAGI | DATARAN
SERI PUSAT LATIHAN UTM

BENGKEL
PERBINCANGAN
IPO MODUL
BARU & SISTEM
UTMSmile
25 FEBRUARI 2018
9.00 PAGI
BILIK SEMINAR 1
PUSAT LATIHAN UTM

124 124
 LAWATAN SESI
AUDIT PEMATUHAN
BUSINESS PROCESS
TRANSFORMATION
27 FEBRUARI 2018
11.00 PAGI
BILIK MESYUARAT BISTARI
PUSAT LATIHAN UTM

TAKLIMAT PENGAWAL
DOKUMEN ISO
BAHAGIAN PEJABAT
PENDAFTAR
28 FEBRUARI 2018
9.00 PAGI
BILIK MESYUARAT BAHAGIAN
PENGURUSAN ORGANISASI
Skop Taklimat :
Prosedur Kawalan Dokumen &
Prosedur Kawalan Rekod

125 125
 TAKLIMAT PROGRAM
ATTACHMENT 2018
28 FEBRUARI 2018 | 10.00 PAGI |
BILIK MESYUARAT TNC(A&A) BSCI UTM

LAWATAN PENANDA ARAS

UTEM KE UTM BERKAITAN
KURSUS PERALIHAN
PEMBANTU MAKMAL KE
PENOLONG PEGAWAI
SAINS (PROGRAM
BRIDGING
28 FEBRUARI 2018
2.30 PETANG
BILIK MESYUARAT BESTARI
PUSAT LATIHAN UTM

126
 PROGRAM ORIENTASI &
SOSIALISASI UTM (POSU)
28 FEBRUARI 2018 | 8.00 PAGI |
PUSAT LATIHAN UTM

PRA KURSUS & BENGKEL TRAIN

THE TRAINER PTM
8 MAC 2018 | 8.00 PAGI | BILIK SEMINAR 1
PUSAT LATIHAN UTM

126
127
 KURSUS PERSEDIAAN
PEPERIKSAAN
PERKHIDMATAN
13 MAC 2018 | 8.00 PAGI
DEWAN SEMINAR CICT

SESI PERKONGSIAN
ILMU :
ANUGERAH KUALITI
PERKHIDMATAN 2017
DISAMPAIKAN OLEH
ENCIK AMIR HAMZAH BIN JAMIL,
TIMBALAN PENDAFTAR
BAHAGIAN PENGURUSAN
ORGANISASI
27 MAC 2018
DEWAN SENAT BCSI UTM

128 128
 PERKONGSIAN PENGALAMAN
PROGRAM SANGKUTAN
27 MAC 2018
10.00 PAGI
DEWAN SEMINAR CICT UTM
PENCERAMAH:

PUAN CHE YAH BINTI YAACOB

PUAN NORHAFIZAH BINTI MOHD
HANAPIAH

PROGRAM ORIENTASI &

SOSIALISASI UTM
28 MAC 2018
8.00 PAGI
PUSAT LATIHAN UTM

129 129
 PROGRAM
TRANSFORMASI MINDA
PTM SIRI 2018
DEWAN UTAMA
PUSAT LATIHAN UTM

KURSUS KOMPETENSI STAF BAHAGIAN

KESELAMATAN 2018
8 APRIL 2018
DEWAN UTAMA PUSAT LATIHAN UTM
130 130
PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN
STAF UTM BIL 1/2018
10 APRIL 2018
PUSAT LATIHAN UTM

TAKLIMAT CPD & MYLINE

18 APRIL 2018 | DEWAN KULIAH 8 BLOK N24,
FAKULTI KOMPUTERAN UTM

TAJUK & PENCERAMAH:

MyLine UTM - Prof Madya Fatimah Puteh

CPD Akademik UTM - En Ariffin Basserany

CPD PPP UTM - Cik Siti Zarinah Abd Jalal

131 131
 PROGRAM GOTONG
ROYONG PERDANA
27 APRIL 2018
(Program Sinergi Pejabat Harta Bina &
Pejabat Pendaftar UTM Sempena Majlis
Konvokesyen Ke 60 Ke 60 Tahun)

PROGRAM KHATAM AL-QURAN

& AGIHAN BUBUR LAMBUK
ANJURAN BAKUPEN
11 JUN 2018 | 1.30 PETANG
DEWAN MSI UTM

132 132
 UJIAN KECERGASAN
PROGRAM CREAM
1 JULAI 2018 | 7.30 PAGI
STADIUM AZMAN HASHIM UTM

JAMUAN HARI RAYA

JABATAN PENDAFTAR
ANJURAN BAKUPEN
4 JULAI 2018
DEWAN KOLEJ TUN RAZAK UTM
133 133
 KURSUS
PENGURUSAN MASA
GEMILANG
12 JULAI 2018
DEWAN UTAMA, UTM
TRAINING TRANSFORMATION
CENTRE (UTM TTC), UTM JB

STAF TERBAIK AMALAN

STANDARD PEOPLE
PRACTICE (SPP)
5 OGOS 2018
Setinggi-tinggi tahniah
diucapkan kepada 5 staf terbaik
dari segi amalan SPP Pejabat
Pendaftar UTM
UTMKL : En Muhammad Fitri
Shaharudin
BK : En Nasir Ithnin
BSM : Pn Mazlyna Rosli
& Pn Norzulia
BPO : Pn Syazwani Ahmad
Radzi

134 134
 KEJOHANAN
SUKAN STAF UTM
(USG 2018)

BENGKEL HIRARC JABATAN

PENDAFTAR
12 OGOS 2018
DEWAN UTAMA UTM TTC, UTM JB

135 135
 LAWATAN PENANDA
ARAS BRIDGING
PROGRAMME
UNIVERSITI SAINS
MALAYSIA (USIM) KE
UNIVERSITI TEKNOLOGI
MALAYSIA (UTM)
20 OGOS 2018 | 2.30 PETANG
BILIK MESYUARAT BESTARI
UTM TTC

SYARAHAN SEMPENA BULAN

KEMERDEKAAN 2018
‘Kemerdekaan & Dinamika Negara’
Oleh Prof Madya Dr Hashim Fauzy Yaacob dari
Fakulti Sains Sosial & Kemanusiaan
28 OGOS 2018 | 2.30 PETANG

136 136
 KURSUS
PENGURUSAN
DOKUMEN
4 & 5 SEPTEMBER 2018
DEWAN UTAMA
UTM TTC
ANJURAN BAHAGIAN
PENGURUSAN
ORGANISASI
JABATAN PENDAFTAR

MAJLIS SERAH TUGAS

PENDAFTAR UTM
12 SEPTEMBER 2018
12.30 TENGAHARI
BILIK MESYUARAT UTAMA BCSI UTM JB
Penyerahan Nota Serah Tugas Pendaftar UTM
oleh YBhg. Dato' Wan Mohd. Zawawi bin Wan
Abd. Rahman kepada Encik Abdul Razib bin Haji
Shahuddin disaksikan oleh Timbalan Naib
Canselor (Pembangunan) serta Ahli Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Universiti.

137 137
 MAJLIS
PERSARAAN
STAF BSM
Majlis Penyerahan Surat
Penghargaan / GCR
kepada Pn. Sarimah
Mohamed Dome dan Hj.
Ansar bin Sidek. Selamat
bersara Pn. Terima kasih
atas sumbangan selama
bersama UTM & Pejabat
Pendaftar.

BICARA SANTAI PEJABAT

PENDAFTAR OLEH EN ABDUL
RAZIB BIN SHAHUDDIN
18 OKTOBER 2018
3.00 PETANG | UTM TTC

138 138
 MAJLIS SANJUNGAN
BUDI 2018
22 OKTOBER 2018
DEWAN SULTAN IBRAHIM UTM

TAKLIMAT KEPADA AUDITOR AUDIT

DALAM MS ISO 9001:2015 PEJABAT
PENDAFTAR BAGI TAHUN 2018
25 OKTOBER 2018 | BILIK SEMINAR 2 UTM TTC

139 139
 SESI AUDIT DALAM
ISO 9001:2015
31 OKTOBER 2018
BAHAGIAN PENGURUSAN
ORGANISASI (BPO)
JABATAN PENDAFTAR

PROGRAM GOTONG-
ROYONG PERDANA
UTM 2018

140 140
 PROGRAM LAWATAN
PERKONGSIAN ILMU
Lawatan daripada Pejabat
Hal Ehwal Pelajar UTMJB ke
Pejabat Pendaftar UTMKL
bagi sesi perkongsian
pengalaman pelaksanaan
EKSA
2 NOVEMBER 2018

MAJLIS ANUGERAH
PERMATA GEMILANG 2018 &
PENGHARGAAN YANG
BERBAHAGIA DATO' WAN
MOHD ZAWAWI
21 November 2018 | 7.45 malam
Dewan Sultan Iskandar
Tema : Denim (Smart & Casual)

141 141
 MAJLIS SAMBUTAN MAULIDUR RASUL
21 NOVEMBER 2018 | LINGKARAN ILMU & MSI UTM
Jabatan Pendaftar UTM menang Johan Sepanduk Terbaik
dan Tempat Ketiga Kontinjen Perarakan Terbaik kategori
Institusi Pengajian Tinggi / Sekolah pada Majlis Sambutan
Maulidur Rasul Peringkat Daerah Kulai 2018M/1440H

KURSUS ‘STANDARD
PEOPLE
PRACTICE’(SPP)
JABATAN PENDAFTAR
6 DISEMBER 2018
BILIK SEMINAR 3,
PERPUSTAKAAN SULTANAH
ZANARIAH UTM
142 142
 AUDIT PERSEKITARAN KUALITI (QE/5S)
16 DISEMBER 2018
AUDITOR : PUAN SITI SAKINAH (NPC)

LATIHAN PENGUNGSIAN BANGUNAN

INSIDEN KEBAKARAN BANGUNAN
CANSELERI SULTAN IBRAHIM UTM
19 Disember 2018 | 11.30 pagi
Anjuran Pasukan Petindak Kecemasan (ERT) BCSI dengan
Kerjasama Jabatan Bomba dan Penyelamat, Pusat
Kesihatan UTM, Bahagian Keselamatan UTM dan Talent
Transformation Centre (TTC)

143 143
 BENGKEL PERANCANGAN
STRATEGIK JABATAN PENDAFTAR
BAGI TAHUN 2019
26 & 27 DISEMBER 2018
DEWAN UTAMA UTM TTC

PROGRAM FREE FOOD

“We Love Our Students”
30 DISEMBER 2018 | 12.45 TENGAHARI
LALUAN JALAN KAKI BERBUMBUNG MSI
144
145
146